醫院檔案分類管理研究

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一、醫院檔案管理的意義

醫院檔案管理工作是整個系統醫療事業中非常重要的一項工作。深入了解和研究醫院的所有檔案，就能夠知道醫院在發展和建設時期中的全部重大歷史事件和最具代表性的病例，對于領導層科學決策、全面提升醫護技術能力、特別是更好地服務患者、更有效地緩解醫患關系的緊張、真正地減少現當下層出不窮的醫療糾紛問題，具有最直觀洞見的反思與借鑒意義。所以可以這樣說，優良的醫院檔案管理工作能夠對醫院的未來宏觀發展帶來指導和推動作用，是確保醫院最健康地運作和發展的核心武器。

二、醫院檔案管理的現狀

雖然，我國各醫院管理層都早已意識到醫院檔案管理的重要性所在，然而由于較長一段時期的整體醫療衛生事業的落后，醫院檔案管理工作仍然存在著較多急需改進的問題。

（一）我國專門從事醫院檔案管理的人員

其整體素養、專業知識體系和工作經驗都十分匱乏，這導致醫療檔案在這種傳統落后、甚至工作人員在極為封閉的工作環境中所導致的十分單一的思維模式下，只能發揮出一般的記錄和保管功能，其能發揮出更深層效益的查用和借鑒意義則非常有限，這嚴重影響了醫院檔案信息的真正開發和豐富的功能。

（二）我國醫院檔案管理部門缺乏統一的管理監督

由于過往很長一段時期的醫院政權部門不分的歷史弊端，也給醫院檔案管理部門帶來了內部管理不統一、彼此之間相互分割、檔案管理部門之間各自負責、各自為政的特色情況。這種長期形成的弊端，既不能凸顯出檔案信息資源分享的意義，也完全對醫院的未來發展沒有積極作用。

（三）我國醫院檔案管理系統的標準化程度不高

由于我國很多醫院建設基礎的信息化檔案時，基于的都是醫院自身的經濟和技術水平，對其計算機的硬件設備進行擇定，尚未形成統一的設備機型，這導致其各硬件設備的能力高低有別。即便是專業的計算機檔案系統開發技術人員，其研究技能也十分有限，導致醫院檔案系統軟件功能不齊全，缺乏完整的技術數據，不能真正從實際中做到檔案信息資源共享。這些情況都是嚴重阻撓醫院信息化建設的阻撓。

（四）我國醫院普遍存在著醫院經費緊張的問題

這個問題一方面受制于醫院的整體經濟社會效益問題，一方面也跟醫院領導層對醫院檔案管理工作和資源分享，仍然匱乏足夠的重視有關，由此導致不愿意投入太多經費用來建設醫院檔案信息管理系統，更不愿意將搭建其醫院檔案管理系統納入到醫療事業的整體規劃發展中。

三、醫院檔案管理的主要類別

要想切實有效地建設醫院檔案管理系統，就需要對醫院檔案進行類別配置，源于醫院不同于普通事業單位，而是一個部門非常多、且復雜的綜合性大型事業機構。所以，根據醫院檔案管理的現狀和其類別，在進行醫院檔案分類管理具體工作前，需要確定好所有類別，才能更好地執行更細化的工作。在進行醫院檔案實體分類時，需要遵循的分類原則為：將醫院的所有檔案作為分類對象，并且在充分參考醫院管理職能的基礎上，有效結合醫院檔案的形成特點與大體內容，從而充分保證不同檔案之間存在的相應聯系，為日后的科學開發利用與管理奠定基礎。根據很多文獻調研，醫院檔案管理的主要類別有：

（一）文書檔案

醫院文書檔案所記載的都是醫院行政管理的方針政策和重大行政管理事件。醫院文書檔案種類繁雜，所涉及的范圍十分廣，主要包括政府和醫院上級以及醫院本部下發的所有具有政策指導性和業務性指標的內容。醫院文書檔案的意義主要是用以記錄醫院重大事件和發展方針和所有活動，是醫院檔案管理工作中的最重要的部分。

（二）基建檔案

醫院基建檔案是隨著國家政策的改變和社會經濟的發展所致使的醫療環境的變化而逐漸完善的。為了保障醫院能夠完整且專業地記錄醫院各項基建工作，就需要專門設立更系統的基建檔案。通常初期建立基建檔案時，為了保障檔案信息的準確完整，醫院需要安排指定的基建部門來記錄管理，等一個基建周期完結后，再由醫院檔案管理部門進行統一封存管理。

（三）影像、音像及照片檔案

醫院為了更完好地保存重大事件和所有對醫院的宣傳內容，就需要利用更真實、便捷、且能備份的影像、音像和照片來進行檔案管理。尤其，這些能夠更好地展現醫院品牌影響力的形式，能夠提升醫院的整體實力，推廣品牌，在日趨激烈的醫院競爭中出彩。

（四）人事檔案

醫院人事檔案是醫院檔案管理中另一重要的檔案管理工作。由于醫院規模都是越來越大的，一方面導致醫院部門的增多，另一方面也導致了醫院人員流動更加頻繁，這些現狀都提示醫院人事檔案管理的重要性所在。

（五）財務檔案

醫院財務檔案也是檔案管理工作中的重點。由于現當下患者越來越多，外加上醫院建筑建設和醫療設備儀器采購等，醫院的財務變化幅度變化愈加增大。通過科學的檔案管理部門對財務支出的財務票據整理，能夠有效為以后的財務清查提供便捷服務，有利于財務部門取用財務票據，保證醫院經營合理開展，確保領導層能夠更好地監督資金流向，直接規避了醫院資金濫用的風險。

（六）設備檔案

醫院設備檔案管理的重要性也不言而喻，它能夠直觀反映醫療設備的維修和使用現狀。醫院設備檔案主要包括從設備申請論證、招標采購到調試安裝、驗收使用、保養維修、淘汰報廢等所有歷史資料。通過建立一套科學完善的設備檔案管理系統，可以有效提高全部醫療設備的使用期限。

（七）病歷檔案

醫院病歷檔案是保障全部病人的病情得到及時有效治療的關鍵，也是進行醫療科研活動的重要資料來源，對提高醫療技術水平有著無與倫比的作用。醫院病歷檔案主要包括病人住院病歷、急診病歷、婦產科產婦生產資料、新生兒出生醫學證明等。

四、醫院檔案分類管理的重要性

醫院檔案管理的弊端上文已經贅述，這更加突顯出醫院檔案分類管理的重要性，因為其分類管理是細化和完善整個醫院檔案管理工作的重點工作之一，具體到其細分類別的重要性主要有：第一，醫院檔案分類管理能夠通過不同類的信息進行精準篩選，確保所有信息都得到有效且充分地利用。第二，社會的高速進步和時代的快速變化，導致社會公眾對檔案管理的意識越發深化，從一個過去對檔案完全不重視變革到越來越意識到檔案的重要性，而且會竭盡全力來利用檔案達成自己的需求，而檔案分類正是幫助領導層、在職員工以及外界醫療專家更高效快速地尋找出自己需求的信息資源。第三，醫院檔案分類管理其實也是在檔案管理或者醫院檔案管理專業的基礎上，進一步所細化的分支領域，那么這就對學科建設和學院選擇又有了更好地指向性，有利于培養適合現當下形勢的專業性人才，尤其是更適合現當下醫療背景中，不同檔案管理部門所希求的不同人才。第四，醫院檔案細分管理能夠有效彌補醫院檔案管理的分散混亂現象，能夠確保全部檔案信息被真正切實有效地利用。

五、總結

綜上所述，醫院檔案類別管理對醫院的發展建設和其品牌影響力具有的重要作用不言而喻，其不僅有利于醫院各項工作的順利進行，更能切實為管理層、在職人員和患者創造更優質、高效、便捷的服務，尤其是彌補現當下醫院檔案管理的一些弊端。在進行醫院檔案分類與管理時，必須要結合醫院的特點和各部門實際功能來進行歸類設置，從而確保醫院各類檔案使用效率。發揮出不同類別檔案的最大化功能，為醫院未來發展和經濟與社會的利益創收打下最穩固的基礎。

【作者簡介】王晨（1986-），男，本科，助理館員。

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