電話禮儀匯總十篇

序論：好文章的創作是一個不斷探索和完善的過程，我們為您推薦十篇電話禮儀范例，希望它們能助您一臂之力，提升您的閱讀品質，帶來更深刻的閱讀感受。

篇（1）

打電話的具體方法，人們一學就會，一點都不困難。困難的是，有一些公關人員對于自己乃至本單位、本部門的電話形象卻一無所知，甚至不自覺地對其有所損害，這樣會影響個人或單位的電話形象。

所謂電話形象，是指人們在通電話的整個過程之中的語音、聲調、內容、表情、態度、時間等的集合。它能夠真實地體現出個人的素質、待人接物的態度以及通話者所在單位的整體水平。

正是因為電話形象在現代社會中無處不在，而商務交往又與電話難解難分 ，因此凡是重視維護自身形象的單位，無不對電話的使用給予高度的關注。在國內外，許多單位給剛剛進入商界的人所上的第一課，通常就是教給他們如何合乎禮儀規范地打電話、接電話，以及如何得體地在公共場合使用各種各樣的與電話有關的通訊工具，甚至連打電話、接電話時開口發言的第一句話，許多商業單位都有各自統一的規定。由于電話形象在人際交往中發揮著重要的作用，商務人員有必要在使用電話時注意維護自身的電話形象，維護公司的電話形象。為了正確地使用電話，樹立良好的電話形象 ，無論是發話人還是受話人，都應遵循接打電話的一般要求。

(一)態度禮貌友善

不管你的另一方是什么人，你在通電話時都要注意態度友善、語調溫和、講究禮貌。不管是在公司還是在家里，從電話里講話的方式，就可以基本判斷出其教養水準。

(二)傳遞信息簡潔

由于現代社會中信息量大，人們的時間概念強，因此，商務活動中的電話內容要簡潔而準確，忌海闊天空地閑聊和不著邊際地交談。

(三)控制語速語調

由于主叫和受話雙方語言上可能存在差異，因此，要控制好自己的語速，以保證通話效果;語調應盡可能平緩，忌過于低沉或高亢。善于運用、控制語氣、語調是打電話的一項基本功。要語調溫和、音量適中、咬字要清楚、吐字比平時略慢一點。為讓對方容易聽明白，必要時可以把重要的話重復一遍。

(四)使用禮貌用語

對話雙方都應該使用常規禮貌用語，忌出言粗魯或通話過程中夾帶不文明的口頭禪。

撥打電話的禮儀

(一)選好通話的時間

撥打電話，首先要考慮在什么時間最合適。如果不是特別熟悉或者有特殊情況，一般不要在早7 點以前、晚10 點以后打電話，也不要在用餐時間和午休時打電話，否則，有失禮貌，也影響通話效果。

(二)禮貌的開頭語

當對方拿起聽筒后，應當有禮貌地稱呼對方，親切地問候您好 。只詢問別人，不報出自己是不禮貌的。如果需要講的內容較長，可問：現在與您談話方便嗎?

(三)用聲調傳達感情

講話時語言流利、吐字清晰、聲調平和，能使人感到悅耳舒適。再加上語速適中、聲調清朗、富于感情、熱情洋溢，使對方能夠感覺到你在對他微笑，這樣富于感染力的電話，一定能打動對方，并使其樂于與你對話。

(四)有所準備，簡明有序

如果要談的內容較多，可在紙上列出。尤其是業務電話，內容涉及時間、數量、價格，有所記錄是非常必要的。

(五)電話三分鐘原則

在正常的情況下，一次打電話的全部時間，應當不超過3 分鐘。除非有重要問題必須字斟句酌地反復解釋、強調，一般在通話時都要有意識地簡化內容，盡量簡明扼要。通話不超過3 分鐘的做法又稱打電話的3 分鐘原則 ，它是所有商務人員都要遵守的一項制度。一般來講，在打電話時要貫徹3 分鐘原則，主要的決定權在發話人手里，因為在通話時先拿起、先放下話筒的通常都是發話人。在通話時，切忌沒話找話、不談正題、東拉西扯，更不要在電話里跟別人玩捉迷藏 ，說什么你猜猜我是誰 、你知道我在哪兒 、想知道我在干什么嗎 、不想問一問還有誰跟我在一起嗎等。為了節省通話時間，不但通話時要長話短說，而且在撥電話時，也要少出或不出差錯。需要總機接轉

時，應主動告知分機號碼，不要等人家詢問。若不知分機號碼，則應提供受話人的部門和姓名。若對此不清楚，則最好不要去麻煩話務員。

(六)禮貌的結束語

打完電話，應當有禮貌寒暄幾句再見 、謝謝 、祝您成功等恰當的結束語。

接聽電話的禮儀

(一)及時、禮貌地接聽電話

電話鈴響了，要及時去接，不要怠慢，更不可接了電話就說請稍等 ，撂下電話半天不理人家。如果確實很忙，可表示歉意，說：對不起，請過10 分鐘再打過來，好嗎?

在正式的商務交往中，接電話時拿起話筒所講的第一句話，也有一定的要

求常見的有以下三種形式：

(1)以問候語加上單位、部門的名稱以及個人的姓名。這種形式最為正式，例如，您好! 大地公司銷售部劉翔。請講。

(2)以問候語加上單位、部門的名稱，或是問候語加上部門名稱。它適用于一般場合，例如：您好! 大地公司銷售部。請講。或者：您好! 辦公室。請講。后一種形式，主要適用于由總機接轉的電話。

(3)以問候語直接加上本人姓名。它僅適用于普通的人際交往。例如：您好! 余文。請講。需要注意的是，在商務交往中，不允許接電話時以喂，喂或者你找誰呀作為見面禮 。特別是不允許一張嘴就毫不客氣地查一查對方的戶口 ，一個勁兒地問人家你是誰或有什么事兒呀 。

(二)自報家門

自報家門是一個于人方便、自己方便，且節約時間、提高效率的好方式。

(三)認真傾聽，積極應答

接電話時應當認真聽對方說話，而且不時有所表示，如是 、對 、好 、請講 、不客氣 、我聽著呢 、我明白了等等，或用語氣詞唔 嗯 、嗨等，讓對方感到你是在認真聽。漫不經心、答非所問，或者一邊聽一邊同身邊的人談話，都是對對方的不尊重。

(四)認真清楚地記錄

在電話中傳達有關事宜，應重復要點，對于號碼、數字、日期、時間等，應再次確認，以免出錯。隨時牢記5W1 H 技巧，所謂5W1 H 是指： When(何時) ，Who(何人) ， Where(何地) ，What(何事) ，Why(為什么) ;How(如何進行) 。在工作中這些資料都是十分重要的，對打電話、接電話具有相同的重要性。電話記錄既要簡潔又要完備，這有賴于5W1 H 技巧。

(五)友善對待打錯的電話

如果對方打錯了電話，應當及時告之，口氣要和善，不要諷刺挖苦，更不要表示出惱怒之意。正確處理好打錯的電話，有助于提升組織形象。

(六)正確代接電話

替他人接電話時，要詢問清楚對方姓名、電話、單位名稱，以便在接轉電話時為受話人提供便利。在不了解對方的動機、目的是什么時，請不要隨便說出指定受話人的行蹤和其他個人信息，比如手機號等。

(七)巧問對方姓名

如果對方沒有報上自己的姓名，而直接詢問上司的去向，應禮貌、客氣地詢問對方：對不起，您是哪一位?

(八)禮貌地掛斷電話

掛電話一般由上級、長輩先掛，雙方職級相當時，一般由主叫方先掛。掛斷電話前的禮貌不可忽視，要確定對方已經掛斷電話，才能輕輕掛上電話。

使工作順利的電話術

第一，遲到、請假由自己打電話;

第二，外出辦事，隨時與單位聯系;

第三，外出辦事應告知去處及電話;

第四，延誤拜訪時間應事先與對方聯絡;

篇（2）

萬一對方撥錯了電話或電話串了線，也要保持風度。切勿發脾氣耍態度。確認對方撥錯了電話，應先自報一下家門，然后再告之電話撥錯了。對方如果道了歉，不要忘了以沒關系去應對，而不要教訓人家下次長好眼睛、瞧仔細些。

如果有可能，不防問一問對方，是否需要幫助他查一下正確的電話號碼。真的這樣做了，不是吃飽了撐的，而是借機宣傳了本單位的以禮待人的良好形象。

在通話途中，不要對著話筒打哈欠，或是吃東西。也不要同時與其他人閑聊。不要讓對方由此來感到在受話人的心中無足輕重。

結束通話時，應認真地道別。而且要恭候對方先放下電話，不宜越位搶先。

在接電話時，再次要注意給予對方以同等的待遇。堅持不分對象地一視同仁。

極其個別的人，長著一對挑肥揀瘦的勢利眼。即使是接電話地，也極為庸俗地因人而宜、對象化的傾向十分明顯。他們在接電話時，一開始總是拿架子，打官腔。先是愛搭不理地問上幾句誰呀、什么事呀，然后能推的事情就推，能踢的皮球就踢，事不關己，高高掛起。不過他們的 天氣也不總是永遠這般陰沉，一旦聽出來對方是上司、是家人、是朋友，或是自己正在求助的人，立即就會雨過天晴云散盡，低聲下氣，細語柔聲，卑躬屈膝，有求必應，不怕旁人說自己是一副奴才腔。這種不能平等待人的做法，既容易得罪人，也會讓旁人看不起。

篇（3）

1、電話自薦的時機。一般來說，電話自薦應在對用人單位較為了解的情況下使用，比如自己曾經實習過的單位、曾經寄過求職信的單位或曾經有過聯系的單位。這樣的單位，自己比較了解，容易掌握更多的信息，尤其是人事部門的信息，也能夠找到更多的話韙溝通。

2、打電話的時間。一般應選在上午9至10點鐘較為合適。最好不要一上班就來電話，要給對方一個安排工作時間。一般情況下，下午4點以后不宜再打電話。

3、注意音量、語速的控制。通常說業，打電話的音量要比平常略高，以保證對方能夠聽得清楚；另外，語速也應稍快于平常講話，但應保持平穩。

4、通話時間。隨著時代的發展，人們的時間顯得越來越寶貴。為了取得較商的工作效率，人們都希望能夠用最短的時間做最多的事情。因此，電話自薦要注意控制雙方通話時間，尤其要控制自我介紹的時間，力爭在不超過兩分鐘的時間里，把自己的情況介紹清楚，并且能夠引起對方的注意。這需要求職者在通話之前要做好充分準備。

5、尊稱和禮貌用語的使用。尊稱和禮貌用語的使用要貫穿通話過程的始終。短短幾分鐘的通話時間，也能夠體現出一個人的修養和人際交往水平。一個彬彬有禮的人，最容易取得別人的好感。

（二）電話自薦的技巧

打電話前的準備工作,打電話之前，一定要做好充分的準備工作。

篇（4）

學會通話可以樹立良好的電話形象。如果缺乏電話使用常識， 沒有掌握通話的技巧和禮儀規范， 就會影響公務活動的開展， 甚至損害機關單位的形象。

怎樣打電話？

“誰不會打電話？”也許你會發出這樣的疑問。打電話確實是一種最常見的交際方式。但是要正確掌握打電話的方法， 還是需要注意一些問題的。

1、時間選擇。

公務通話一般要在辦公時間內進行， 不要在下班之后打， 更不能在深夜、凌晨及午休、用餐、公休假時間打， 除非有特別緊急的事情。如果是撥打國際長途電話， 要注意時差， 不要擾人清夢。要掌握通話的時間， 一般不宜過長， 以不超過五分鐘為好。如果要通話較長時間， 最好用面談的方式。如果只能通話， 必須征詢對方是否方便， 否則就要另約時間聯系。

2、表述得體。

通話表述要符合禮儀規范， 不能高調門， 語驚四座； 口氣謙恭有禮， 熱情、溫和、親切、自然。語速適中， 過快了容易讓人聽不清楚， 產生匆忙應付的感覺； 慢條斯理， 拿腔拿調， 也容易引起人的反感。

3、舉止得當。

打電話要輕拿輕放， 不要急不可耐， 一遇到無法接通的情況就表現得很不耐煩， 甚至甩話機。電話接通后， 要等鈴聲響過六遍后， 確信對方無人接聽， 才掛斷話機。通話時不要抱著電話四處走動； 仰坐、斜靠、歪躺或趴在桌上通話都是不適宜的。通話時也不要吃東西、抽煙、喝水、翻報紙雜志，甚至與旁邊的人閑聊。

4、注意環境。

打電話要注意周圍環境。移動電話不要在嘈雜的大街上、一些公共場所通話。辦公室打電話， 要避免談話聲、嬉笑聲、咳嗽聲。如果有急事， 可以先“整頓”一下通話環境， 待安靜下來再撥通電話。

怎樣接電話？

接電話要注意以下禮儀：

1、及時接聽。

電話鈴聲一響， 要及時接聽， 不要慢騰騰地任由鈴聲響個不停。一般在聽到完整的鈴聲響后接起電話。同時響起電話， 要先接起一個， 詢問對方是否介意接聽另一個電話， 征得同意后才能接聽另一個電話。不要同時接聽兩個電話。

2、文明應答。

接聽電話要做到有問必答， 依問作答。鈴聲響起， 要拿起話筒問候對方， 并自報家門：

“你好！ 這里是xx（ 單位） ” 或“你好！ 我是xx”， 或者詢問對方： “你好！ 請問找哪位？” 如果要找的人不在， 最好告訴對方不在的原因， 或告訴對方聯系方法。一般不宜用“ 你是誰”、“ 你找誰”、“有什么事”之類的話發問。與對方通話， 要盡量每問必答，但不要答非所問， 東拉西扯， 大聊其天。對方交談內容結束要即時道別， 說聲“再見”。

3、做好記錄。

篇（5）

接聽電話不可太隨便，得講究必要的禮儀和一定的技巧，以免橫生誤會。無論是打電話還是接電話，我們都應做到語調熱情、大方自然、聲量適中、表達清楚、簡明扼要、文明禮貌。

1、及時接電話

一般來說，在辦公室里，電話鈴響3遍之前就應接聽，3遍后就應道歉：“對不起，讓你久等了。”如果受話人正在做一件要緊的事情不能及時接聽，代接的人應妥為解釋。如果既不及時接電話，又不道歉，甚至極不耐煩，就是極不禮貌的行為。盡快接聽電話會給對方留下好印象，讓對方覺得自己被看重。

2、確認對方

對方打來電話，一般會自己主動介紹。如果沒有介紹或者你沒有聽清楚，就應該主動問：“請問你是哪位？我能為您做什么？您找哪位？”但是，人們習慣的做法是，拿起電話聽筒盤問一句：“喂！哪位？”這在對方聽來，陌生而疏遠，缺少人情味。接到對方打來的電話，您拿起聽筒應首先自我介紹：“你好！我是某某某。”如果對方找的人在旁邊，您應說：“請稍等。”然后用手掩住話筒，輕聲招呼你的同事接電話。如果對方找的人不在，您應該告訴對方，并且問：“需要留言嗎？我一定轉告！”

3、講究藝術

接聽電話時，應注意使嘴和話筒保持4厘米左右的距離；要把耳朵貼近話筒，仔細傾聽對方的講話。

最后，應讓對方自己結束電話，然后輕輕把話筒放好。不可“啪——”的一下扔回原處，這極不禮貌。最好是在對方之后掛電話。

4、調整心態

當您拿起電話聽筒的時候，一定要面帶笑容。不要以為笑容只能表現在臉上，它也會藏在聲音里。親切、溫情的聲音會使對方馬上對我們產生良好的印象。如果繃著臉，聲音會變得冷冰冰。

打、接電話的時候不能叼著香煙、嚼著口香糖；說話時，聲音不宜過大或過小，吐詞清晰，保證對方能聽明白。

5.用左手接聽電話，右手邊準備紙筆，便于隨時記錄有用信息。

打電話禮儀

打電話時，需注意以下幾點：

1、要選好時間。打電話時，如非重要事情，盡量避開受話人休息、用餐的時間，而且最好別在節假日打擾對方。

2、要掌握通話時間。打電話前，最好先想好要講的內容，以便節約通話時間，不要現想現說，“煲電話粥”，通常一次通話不應長于3分鐘，即所謂的“3分鐘原則”。

3、要態度友好。通話時不要大喊大叫，震耳欲聾。

4、要用語規范。通話之初，應先做自我介紹，不要讓對方“猜一猜”。請受話人找人或代轉時，應說“勞駕”或“麻煩您”，不要認為這是理所應當的。

手機使用注意事項

在手機越來越普及的今天，我們在使用手機時，應遵循以下幾點原則：

1、不要在醫院或者是在機場用手機，以免影響機場及醫院的電子設備。

2、打電話時，請注意一下，有些地方是不允許使用手機的。如加油站，一些餐館，酒吧，劇院，電影院以及火車行李站都禁止使用手機。

3、當不使用手機時，請鎖住手機按鈕，以防意外撥打諸如119、110、120等特殊的電話號碼。

接、打電話常用禮貌用語

1.您好!這里是×××公司×××部(室)，請問您找誰?

2.我就是，請問您是哪一位?……請講。

3.請問您有什么事?(有什么能幫您?)

4.您放心，我會盡力辦好這件事。

5.不用謝，這是我們應該做的。

6.×××同志不在，我可以替您轉告嗎?(請您稍后再來電話好嗎?)

7.對不起，這類業務請您向×××部(室)咨詢，他們的號碼是……。(×××同志不是這個電話號碼，他(她)的電話號碼是……)

8.您打錯號碼了，我是×××公司×××部(室)，……沒關系。

9.再見!(與以下各項通用)

10.您好!請問您是×××單位嗎?

11.我是×××公司×××部(室)×××，請問怎樣稱呼您?

12.請幫我找×××同志。

篇（6）

在日常工作中，掌握了接聽電話的禮儀，讓對方在您親切的話語中心平氣和地談事情，通話結束后，對方會對您公司有極佳的印象。

通話時聲音不宜太大，讓對方聽得清楚就可以，否則對方會感覺不舒服，而且也會影響到辦公室里其他人的工作。

接起電話時首先應自報單位名稱及所屬部門。

接聽電話時，要詢問對方單位名稱及所屬部門，接轉電話時為指定受話人提供便利。

當對方要找的人不在時，在不了解對方的動機、目的是什么時，請不要隨便傳話。未授權的情況下不要說出指定受話人的行蹤。

當你正在通電話，又碰上客人來訪時，原則上應先招待來訪客人，此時應盡快和通話對方致歉，得到許可后掛斷電話。不過，電話內容很重要而不能馬上掛斷時，應告知來訪的客人稍等，然后繼續通話。

在電話中傳達事情時，應重復要點，對于數字、日期、時間等，應再次確認以免出錯，。

如果對方沒有報上自己的姓名，而直接詢問上司的去向，此時應客氣而禮貌地詢問：對不起，請問您是哪位?

要轉告正在接待客人的人有電話時，最好不要口頭轉達，可利用紙條傳遞口信，這樣不僅可以避免泄露秘密，也可以避免由于打岔引起的尷尬和不悅。

聽不清楚對方說話的內容時，最好不要猶豫，應立即將狀況明確告知對方，請對方給予改善。

如果碰到對方撥錯號碼時，不可大聲怒斥，或用力掛斷電話，應該禮貌告知對方撥錯電話。相反如果是你撥錯了電話，應該馬上向對方表示道歉。

如果電話突然發生故障導致通話中斷，此時務必換另外的電話再撥給對方，向對方解釋清楚。

掛斷電話前的禮貌不可忽視，要確定對方已掛斷電話，才能放下聽筒。

秘書打電話的注意事項

1.選準時間。一般情況下，撥打電話要避開對方不愿被打擾或精力可能松懈的時間，如周五下午、周一上午、上班后的前半個小時及下班前的最后幾分鐘避開影響對方生活或休息的時間，如假期、午休、深夜或就餐時間。當然，緊急事務除外。比如：下班前領導臨時安排緊急事情，需聯系相關部門處理，這時就要毫不猶豫地撥打電話，但通話一定要客氣。

2.做好準備。撥打電話前應做好準備，如將電話號碼、備用號碼、通話要點、強調之處等列個清單，以免遺漏通話內容，影響工作進度。

3.禮貌撥打。撥打電話要注意禮貌，尤其是打給陌生人。一般情況下，以你好，請問你是不是(姓名+職務或職業)作為開始語，而不是喂，避免對方不是自己所找之人而誤事。

4.強調要點。為保證溝通效果和把事情落到實處，務必對要點加以強調。一是通話要點宜少忌多，每次通話最好只有一個要點。二是通話結束前應再次對要點加以強調。如果事情非常重要，可以禮貌地請對方做一下筆錄。

秘書接電話的要求

1.來電必接。不論工作多忙多累，只要有來電就必須接聽。即使當時不宜通話，亦應先接電話說明原因后請其指定時間，由自己回電話。

2.認真確認。接聽電話后應進行確認：一是問候對方以確認有人接聽，二是自報單位、部門名稱確認對方沒有找錯地方，三是自報姓名以確認對方沒有找錯對象。

3.專心致志。接聽任何電話均應聚精會神，否則難以確保聽得清、記得準。如果來電時你正在伏案做緊急工作或接聽另一個電話，應禮貌地告訴對方自己正忙，寒暄之后約定回撥時間，然后掛斷。

4.善待錯撥。如果發現對方打錯了，不僅不能惱怒，還應態度和藹地告知對方，然后禮貌地指明對方所錯之處。

代接電話除注意接聽電話的基本方法外，還應遵守以下幾項規則：

1.表明身份。首先應當說明自己的身份，告知對方自己的職務及與對方所找之人的關系，然后誠懇地告知對方： 如果方便的話，我可以代勞或轉達。假如對方婉拒，則不必勉強。

2.區別情況。被找之人不在的情況主要有以下三種：一是忙于他事，不能立即接聽;二是不在現場，幾分鐘或一小會就回來;三是因事外出，一段時間內不能返回。代接電話，僅說一句他(她)不在顯得過于生硬、不禮貌。代接者要針對不同情況選擇以下用語：你好，他(她)正在忙(剛出去)，如果不急的話，麻煩你過幾分鐘再打過來， 你好，他(她)出差了，是否方便由我代勞或轉達，如不方便，請直接撥打其手機(手機號是否能夠告知對方要先征得本人的同意。)。

篇（7）

電話會議準備禮儀

1、安靜的區域

在開電話會議的時候，參加會議的人員一定要找一個安靜的地方，如果你是在家里附近有小孩玩耍或有嘈雜的狗，這時候會很分心給其他的參與者，所以在這里建議，一定要找一個不被打擾的地方，如果是在家里或者是辦公室，最好是提前給家里人或者同事下屬提前講清楚，你要開電話會議，這段時間不要打擾你，我想在電話會議上的其他參與者將對你不勝感激。

2、話機檢查

參加電話會議的人員在會議開始之前要對自己的電話進行檢查，確保沒有任何問題，以免影響到會議的進行，如果使用固話進行電話會議，請檢查自己的線路是否磨損;使用手機進行通話請檢查是否信號問題或者附近有其他電磁波之類的干擾，如微波爐等;在使用手機耳機的時候，要使用品質和良好的手機耳機，確保音質的良好。

3、制定會議基本規則

會議組織者需要在會議開始之前，申明必須遵守的基本規則，包括：會議的主題、會議參加的人員、會議的時間、會議阻止人員分工、會議的紀律等，以保證會議的有效進行。

電話會議時的禮儀

1、準時參加會議

在參加會議時必須要準時到場，特別是在有地區時間差的時候，參會人員更要有時間觀念。守時是一種專業性的標志，因為它是使參加者很難在電話會議上閑聊，同時又為后來者等待。電話會議不應該暫停，因為參與者將被迫聽你持有的音樂，否則將無法確定何時和是否會繼續通話。

2、做介紹的禮儀

作介紹包括會議主持人做介紹和參與會議的人員做自我介紹，在所有的參與者都將抵達，主持人應引入每個人，并提供一個簡短的背景或在電話會議上說人的責任的說明。這個介紹是必要的，因為可能有客人或在電話會議上新人。 個人做自我介紹也是非常有必要的，雖然大家不能見面，然而互相介紹是建立良好關系的過程，尤其是當您的客戶或客人參加電話會議時。

3、會議發言禮儀

所有參加會議的人員要把電話會議看作是面對面的溝通，參會者在發言時一定要放松心情，按事先準備的內容，有條理地發表個人觀點或建議，參會者在表達觀點時一定要簡單、清楚，避免重復詢問帶來的不便，發言結束后一定要向參會者表示感謝。

電話會議禮儀避免

1、避免噪音

篇（8）

1、要把握時間。一般情況下，不要過早或過晚給對方打電話，以免影響對方休息。盡量節約雙方通話時間，一般打一次電話不要超過三分鐘。力求做到簡明扼要、干凈利落。

2、要文明禮貌。打電話時要吐字清楚，語音適度，語氣親切，語言文明。向對方恭敬地道一聲“您好”之后，緊接著主動介紹單位的名稱和自己的姓名，不要讓對方去猜。結束通話前，要道一聲“謝謝”或“再見”。

3、要集中精力。打電話時要聚精會神、簡明扼要地表達所要表達的內容。不要嘴里嚼著東西，不要邊打電話邊與旁人聊天，不要邊打電話邊做其它的事情，以免給對方產生心不在焉的感覺。

4、要端正態度。使用電話要輕拿輕放，通話時要站好或坐端正，不能坐在桌角上或椅背上，不要趴著、仰著、斜靠著或雙腿高架著。

、“打擾您了”向對方表示歉意，不可一言不發，掛斷電話了事。當電話突然中斷時，應由主叫方再拔通電話向對方作以說明，不應等接聽方把電話打過來。

6、要明確優先權。如果雙方關系平等，優先掛斷電話的權力應在主叫方。如果雙方關系特殊，優先掛斷電話的權力應在領導、上級、長輩、賓客。

（二）接聽電話的禮儀

1、電話鈴一響，應立即放下其他工作，及時接聽電話。接電話有“鈴響不過三”的說法，就是說鈴響三聲接電話最為合適，不要故意拖延時間。

2、拿起話筒后，要主動問好并自報家門。問候對方是禮貌的表示，自報家門則是為了讓對方驗證是否拔錯了電話或找錯了人。

3、接聽電話時，要誠心實意，不要裝腔作勢；要熱情親切，不要冷淡漠視；要專心致志，不要心不在焉。如有重要內容，要認真做好記錄。

4、如果對方打錯電話，要耐心向對方說明，不要抱怨對方，甚至口出惡語。通話時如果突然中斷，要等對方再次打通電話，不要遠離電話或責備對方。

5、會晤重要客人或出席重要會議時，應自覺將手機調整到振動或關機狀態。如有重要電話打來，應到會客廳或會場外接聽，或向對方說明情況表示歉意。并另約時間讓對方打過來或主動打過去。

篇（9）

使用電話的禮儀

你每天都在使用電話進行聯絡和溝通，但是，你是否正確地使用了電話，既達到聯絡和溝通的目的，又表現出自己的職業素養了呢？下面，中國外交禮儀專家金教授就撥打電話、接聽電話與代接電話三個方面，全方位指導你的電話禮儀。

接聽電話當OL作為受話人接聽電話時，下述幾個方面通常都是需要注意的。

1.來話必接&接聽及時

工作多忙多累，都不允許不接聽電話。即使當時不宜通話，亦應先接電話說明原因后請其指定時間，由自己回電話。接聽電話時，應在電話鈴聲響起三聲時接起。此規定，在電話禮儀中稱做“鈴響三聲法則”。

2.認真確認&善待錯撥

接聽電話后應進行確認，一是問候對方以確認有人接聽；二是以自報公司、部門確認對方沒有找錯地方；三是自報姓名以確認對方沒有找錯對象。確認后如果發現對方打錯了，不僅不能氣惱，還要善待對方，應態度和藹地告知對方打錯了電話，然后再幫助對方核對一下錯在何處。

3.專心致志&認真兼顧

接聽任何電話，均應聚精會神，否則難以確保自己聽得清、記得準。如果新來電是在你伏案工作、接待客戶或接聽另一個電話時，應盡快告訴對方自己正在忙于何事，寒暄之后約定自己過后打電話給對方的時間，然后將其掛斷。

4.終止有方

終止通話時，具體由哪一方首先掛斷電話，在禮儀上很有講究。當通話雙方具體地位相仿時，通常被求于人的一方掛斷電話，有求于人的一方則不宜如此。若雙方通話并不涉及實質性問題，應由主叫方首先掛斷電話。當通話雙方是上下級關系時，則應由上級首先掛斷電話。例如，與上司通話時，應由上司先掛斷；與客戶通話時，應由客戶先掛斷。

撥打電話當OL作為發話人撥打電話給別人時，下述幾個方面通常都是需要注意的。

1.慎選時間

若非緊急事務須立刻通報，那么打電話最好避開對方精力可能松懈的時間，如周五下午、周一上午、上班后的前半個小時，下班前的最后幾分鐘。避開影響對方生活或休息的時間，如假期、午休、深夜或就餐時間。

2.做好準備&禮貌待人

打電話前應做好準備，給對方干練之感。打電話前，最好列出電話號碼、備用號碼、通話要點、強調之處等諸多問題。打給陌生人時，應以“你好”作為開始語，然后自報家門。最正式的方式為報出公司、部門與姓名。

3.確認要點

為了保證溝通效果，務必在電話里對要點加以確認。首先，通話要點宜少忌多，每打一次電話最好只有一個要點。其次，通話時應明確地對要點加以強調。最后，通話結束前再次對要點進行復述，以強化受話人的印象。

4.適可而止

一名訓練有素的OL理應長話短說，縮短通話時間。最好有意識地將每一次普通通話時間限定在三分鐘以內。此要求被稱為“通話三分鐘法則”。情況特殊，通話時間可能較長，須向受話人提前說明征得對方同意。

代接電話在代接電話時，除要遵守接聽電話的基本禮儀外，還有下述幾條規則必須予以遵守。

1.表明身份&主動幫助

首先應說明本人的身份，關鍵是要告知對方本人職務及與對方所找之人的關系，以便對方斟酌是否可請自己代勞或由自己代為轉達。然后可誠懇地告知對方：“方便的話，我可以代為轉達”。假如對方拒絕，則不必勉強。

2.區別情況&不使久候

被找之人不在的情況，可分為以下三種，一是忙于他事，不能立即接聽；二是不在現場，不過一會兒有可能回來。三是因事外出，一段時間內不會返回。代接電話時，僅說一句“他(她)不在”會過于生硬。征得對方同意后，代接者可替對方去找人。但是，決不能讓對方等待超過兩分鐘。

3.認真記錄&及時辦理

代接電話時，接聽者要做好筆錄。筆錄的基本內容按慣例應為“5W1H”（即何人、何事、何因、何時、何地與如何做）。所謂“5W”，指的是Who、What、Why、When、Where；所謂“1H”，則是指How to do。需要自己處理的事情，要馬上處理。

4.保守秘密

自己代接的電話，不論涉及公務還是私事，接聽者都不應擅自向其他人透露與此相關的任何信息。

商務饋贈禮儀

在公務交往中，經常會遇到與饋贈相關的問題。送禮表明在一個特殊的場合或事件中，你愿意花費時間與精力關心他人的生活。按照禮儀規范，饋贈禮儀的核心問題是“送什么”與“如何送”，二者是饋贈禮儀的基本要素。

選擇禮品在商務饋贈中，“送什么”是基本問題。應從以下幾個方面來考慮選擇何種禮品。

1.禮品定位

禮品定位應考慮以下四點：

宣傳性。以公司名義贈送禮品，要具有明顯的目的性，即要宣傳自己，如本公司的主打產品，宣傳畫冊。

紀念性。為了紀念一些重要事件而贈送的禮品，如紀念冊以及各類印有紀念性字句或圖案的物品。

趣味性。以公司名義贈送禮品，不一定非要強調其“含金量”，還應考慮其趣味性，如書籍、字畫、雕塑等。

業務性。向同行贈送的禮品，往往與受贈者的業務有關，如名片夾、記事簿等，或手表、化妝品等。

2.因人而異&因事而異

在選擇禮品時堅持因人而異，才是尊重受贈對象的最佳表示。選擇禮品時要考慮到受贈對象的性別、長幼、行業、興趣，以及與自己公司的關系親密程度，然后根據不同的事由選擇合適的禮品。商務饋贈一般有以下幾個目的：宣傳、紀念、慶祝、慰問、感謝、賀喜和示好。若想真正達到目的，選擇禮品時就必須注意因事而異。

用以進行宣傳的禮品，既要達到自我推介、激發好感、爭取認同的目的，又要力戒生硬、乏味，或者千人一面，毫無特色可言。

用作紀念某一重要事件、重要時刻的禮品，應當著重突出其親切、溫馨之感，能夠令人愛不釋手，難以忘懷。禮品若在這些方面一無是處，便是失敗。

當交往對象有值得慶賀之事時，理當奉上慶祝之禮，如鮮花、賀幛等，為對方的喜慶氣氛增添色彩。

用以慰問的禮品，多在對方遭逢困難、挫折或其他不幸之事時送出。重在表達支持、鼓勵之意。

以適當的具有個性的禮品專門向幫助、支持過自己的公司或人士致以謝意十分必要。

選擇交往對象所需要或所愛好之物作為禮品相贈，可以表現出對對方的友好與親善。

3.公私有別

在商務饋贈中，就受贈對象而言，有公司與個人之分。向個人贈送禮品，又有向多人贈送與向一人贈送之別。在贈送時，要注意公私有別。

送給公司vs送給個人

向公司贈送的禮品講究外觀醒目，風格凝重，寓意明確，易于陳設。鮮花、匾額、雕塑、瓷瓶等藝術品、紀念品都是首選。向個人贈送的禮品，側重于品牌、品位、材質，時尚、功能等方面。向個人贈送禮品比向公司贈送禮品的選擇余地要大。

送給多人vs送給一人

同時向多人贈送禮品，首先要適應大多數人的需要，然后要注意具體的品種要基本相同，最后，一定要在總體數量上確保人人有份。向一人贈送禮品，更注重兼顧對方的獨特偏好，能匠心獨具。

贈送禮品專家告訴我們，在商務饋贈中，要處理好時間、地點、人員、方法等四個方面問題。

1.贈送時間

進行商務饋贈時主要應當考慮常規時機與具體時刻兩點。常規時機包括：節假日、慶賀日、紀念日、拜訪日和告別日等。具體時刻要視情況而定。拜訪他人時一般應先贈予禮品，通常在對方告辭之前再向對方回贈禮品。

2.贈送地點

通常講究送給公司禮品應在辦公地點贈送，送給私人禮品則宜在私人居所贈送。

自己是主人時，贈送多在本公司；作客時在對方公司贈送。

舉辦招待會、座談會、會時，多選擇在工作現場相贈。

禮品具有一定的寓意時，可選擇一些公開場合以擴大影響。

向個人所贈送的一般性禮品，通常可在對方的家中或者其臨時性的住所之間進行。

3.贈送人員

在受贈者看來，贈送人員往往是禮品檔次的重要組成部分。在公務交往中，進行商務饋贈的具體人員，可能會有以下幾類：

由負責人親自出馬，能表現出本公司對此事的重視。

負責人因故不能親自出面，可指定部門負責人作為代表到場。

為簡化程序，很多公司會派本公司的公關、禮賓專員出面。

贈送普通的禮品時，也可由與對方直接接觸的工作人員負責。

向身處異地者贈送禮品，亦可出資通過郵局、快遞等贈送。

4.贈送方法

進行商務饋贈時，對一些具體的做法必須重視。根據禮儀規范，應分為以下三個部分進行。

篇（10）

1、及時接電話

一般來說，在辦公室里，電話鈴響3遍之前就應接聽，3遍后就應道歉：“對不起，讓你久等了。”如果受話人正在做一件要緊的事情不能及時接聽，代接的人應妥為解釋。如果既不及時接電話，又不道歉，甚至極不耐煩，就是極不禮貌的行為。盡快接聽電話會給對方留下好印象，讓對方覺得自己被看重。

2、確認對方

對方打來電話，一般會自己主動介紹。如果沒有介紹或者你沒有聽清楚，就應該主動問：“請問你是哪位？我能為您做什么？您找哪位？”但是，人們習慣的做法是，拿起電話聽筒盤問一句：“喂！哪位？”這在對方聽來，陌生而疏遠，缺少人情味。接到對方打來的電話，您拿起聽筒應首先自我介紹：“你好！我是某某某。”如果對方找的人在旁邊，您應說：“請稍等。”然后用手掩住話筒，輕聲招呼你的同事接電話。如果對方找的人不在，您應該告訴對方，并且問：“需要留言嗎？我一定轉告！”

3、講究藝術

接聽電話時，應注意使嘴和話筒保持4厘米左右的距離；要把耳朵貼近話筒，仔細傾聽對方的講話。

最后，應讓對方自己結束電話，然后輕輕把話筒放好。不可“啪——”的一下扔回原處，這極不禮貌。最好是在對方之后掛電話。

4、調整心態

當您拿起電話聽筒的時候，一定要面帶笑容。不要以為笑容只能表現在臉上，它也會藏在聲音里。親切、溫情的聲音會使對方馬上對我們產生良好的印象。如果繃著臉，聲音會變得冷冰冰。

打、接電話的時候不能叼著香煙、嚼著口香糖；說話時，聲音不宜過大或過小，吐詞清晰，保證對方能聽明白。

5.用左手接聽電話，右手邊準備紙筆，便于隨時記錄有用信息。

打電話禮儀

打電話時，需注意以下幾點：

1、要選好時間。打電話時，如非重要事情，盡量避開受話人休息、用餐的時間，而且最好別在節假日打擾對方。

2、要掌握通話時間。打電話前，最好先想好要講的內容，以便節約通話時間，不要現想現說，“煲電話粥”，通常一次通話不應長于3分鐘，即所謂的“3分鐘原則”。

3、要態度友好。通話時不要大喊大叫，震耳欲聾。

4、要用語規范。通話之初，應先做自我介紹，不要讓對方“猜一猜”。請受話人找人或代轉時，應說“勞駕”或“麻煩您”，不要認為這是理所應當的。

手機使用注意事項

在手機越來越普及的今天，我們在使用手機時，應遵循以下幾點原則：

1、不要在醫院或者是在機場用手機，以免影響機場及醫院的電子設備。

2、打電話時，請注意一下，有些地方是不允許使用手機的。如加油站，一些餐館，酒吧，劇院，電影院以及火車行李站都禁止使用手機。

3、當不使用手機時，請鎖住手機按鈕，以防意外撥打諸如119、110、120等特殊的電話號碼。

接、打電話常用禮貌用語

1.您好!這里是×××公司×××部(室)，請問您找誰?

2.我就是，請問您是哪一位?……請講。

3.請問您有什么事?(有什么能幫您?)

4.您放心，我會盡力辦好這件事。

5.不用謝，這是我們應該做的。

6.×××同志不在，我可以替您轉告嗎?(請您稍后再來電話好嗎?)

7.對不起，這類業務請您向×××部(室)咨詢，他們的號碼是……。(×××同志不是這個電話號碼，他(她)的電話號碼是……)

8.您打錯號碼了，我是×××公司×××部(室)，……沒關系。

9.再見!(與以下各項通用)

10.您好!請問您是×××單位嗎?

11.我是×××公司×××部(室)×××，請問怎樣稱呼您?

12.請幫我找×××同志。