學校檔案升級驗收匯總十篇
時間：2023-03-03 15:45:12
序論：好文章的創作是一個不斷探索和完善的過程，我們為您推薦十篇學校檔案升級驗收范例，希望它們能助您一臂之力，提升您的閱讀品質，帶來更深刻的閱讀感受。
篇（1）
農業院校 科研檔案 管理工作
科研檔案是農業院校檔案的重要構成部分，是學校科研活動的真實記載，是保護學校知識產權的重要依據，因此，搞好科研檔案工作對農業院校來說有著極其重要的意義。
1 農業院校科研檔案工作的現狀
1.1 立卷單位多而分散
根據檔案材料形成單位立卷的原則，一所學校，每年都有上百個課題結題，也就有上百個立卷單位。要對這眾多的課題組進行具體的檔案業務指導，這對于面向全校、統管門類眾多而只有少數人員編制的學校檔案部門來說，其有效指導難免會顧此失彼，從而影響課題的及時歸檔和立卷的質量。
1.2 課題組成員的臨時性與檔案工作的專業技術性產生矛盾
檔案工作是一項專業技術性工作，即使是一個專業檔案員，也需要經過專業基礎的學習，再加上一定的工作實踐經驗積累，才能逐步熟練。由于課題組是隨科研任務的需要而組合的單元組織，其成員的臨時性和流動性使其難以熟練掌握立卷的原則、方法和技能，加上科研人員大多數是雙肩挑的，工作繁忙，確實很難有時間按檔案工作的要求做專門的資料收集。保管，整理、加工等歸檔立卷工作，從而影響了課題立卷的質量和落實。
1.3 科研檔案形成的渠道多
一項科研任務從選題申報，評議審批、組織實施到驗收鑒定，涉及到項目主管部門，學校管理部門以及課題組三個系統，其檔案原始材料產生于這三個系統，歸檔時需要人為地將它們有機組合在一起，否則就有可能造成檔案被分離而欠準確、完整和系統。這也增加了科研檔案工作操作上的困難，例如從立題到實施過程中，課題組處于被管理的位置，項目和成果報批、評審的材料不可能到達他們的手中，因而課題組就無法按基層單位立卷的要求獨立完成科研檔案的全部立卷任務。
1.4 科研檔案材料形成的周期長，集合材料需要跨年度進行
一項科研任務往往需要一年，有的甚至跨年之久，所涉及的范圍廣、參與的人員多，檔案內容復雜，極易產生分割和疏漏現象。由于學校檔案管理部門不直接參與科研管理工作，不掌握全校科研活動的狀況，因此難以做到及時督促歸檔或清楚地知道是否該歸檔的都已全部歸檔了。由于不了解科研的全過程，對各個案卷的內在有機聯系也就不大了解，不易發現遺漏、分割或重復的現象。如課題的研究材料和成果材料，可能會因時間的差別而被分割為兩個檔案。
1.5 科研檔案材料的定級具有滯后性
就單項研究課題而言，其預研期和立項后的前期、后期各階段重要程度可能發生變化，也就是在不同階段，其級別可能發生變化。例如，某個課題在啟動時可能是校級自選，隨著進展，可能升級為省部級項目以至國家級項目，其形成的檔案材料的重要程度和級別也隨著發生了變化。但從檔案材料的系統性，完整性來說，這個課題各階段的檔案材料是不可分割的，這就為確定進館檔案的級別內容和數量造成困難。特別是不掌握科研的動態變化過程，就難以做好立卷工作。
1.6 科研檔案歸檔工作尚未建立統一的約束機制
雖然《高等學校檔案工作規范》中規定凡申報成果獎必須要有檔案部門出具的歸檔證明方可受理。但由于目前檔案工作的領導體制上還存在缺陷，我國有些科研主管部門還未統一制定這一規定，致使有些項目可以不經過歸檔審查便被授予獎勵。此外，申報獎勵的畢竟只是少數，許多已結題而不報獎或暫緩報獎的項目更沒有歸檔的約束，從而有可能造成大量檔案材料長期游離在外，甚至流失。
2 加強學校科研檔案管理的辦法
為解決科研檔案管理中存在的問題，筆者認為應從以下方面進行思考
2.1 堅持依法治檔，強化規范管理，實行集中統一管理
《高等學校檔案工作規范》明確規定：“科研檔案必須集中統一管理，確保完整、準確、系統和安全，便于開發和利用。”學校要根據有關法律法規及結合本校的實際，制定相應管理制度和措施，規范科研檔案歸檔的質量、數量，時間要求等細則，明確相應的獎懲措施，做到有法可依、有章可循，確保科研項目檔案的完整性和科技含量。具體措施有在科研項目課題立項之初，項目課題組應指定專人全程負責科研材料和管理，檔案部門應對科研材料的收集，積累。整理進行專業指導：科研項目完成后，由項目負責人將平時積累的科研文件材料整理歸檔，在上報成果、申報獎勵時，由學校檔案部門加蓋檔案驗收專用章，同時審查歸檔材料是否齊全完整，歸檔材料不完整的不予驗收、鑒定、申報獎勵；項目獲獎后，獲獎材料也應歸檔，學校對達到規定級別的獲獎項目進行表彰獎勵時。必須由學校檔案部門出具歸檔材料合格證明，否則，學校不予獎勵。
在日常管理中，要堅持“三納入”、“四同步”。“三納入”即科研檔案工作必須納入科研管理制度，納入科研工作計劃、納入科研人員的工作職責范圍。同時做到“四同步”，即下達計劃任務與提出歸檔要求同步，檢查計劃進度與檢查科研文件材料形成情況同步，驗收，鑒定科技成果與驗收、鑒定科研檔案材料同步，上報登記、評審科技成果與檔案部門出具科研課題歸檔情況的證明材料同步。此外，檔案部門不能“守株待兔”，消極等待科研檔案的自動歸檔，應主動深入到各科研課題組，協助、指導做好科研文件材料的形成、積累、整理和歸檔工作，使科研文件材料從形成之日起便進入有序的控制狀態，并將這種有序控制貫穿于整個科研活動。
2.2 加強宣傳力度，增強科研人員的檔案意識
采取多渠道與多種形式廣泛學習、宣傳，貫徹《檔案法》和《高等學校科學技術研究類檔案工作規范》，進一步提高學校各級領導，科研管理部門，檔案管理部門、科研人員對科研檔案重要性的認識，使廣大科研人員了解、熟知檔案法規，增強科研人員的檔案意識，使他們認識到在科研活動中，材料的形成、積累、整理，歸檔是科研活動必不可少的環節，是科研人員不可推卸的職責。
有的科研人員認為自己的科研成果、材料應歸自己所有，這是錯誤的。《檔案法》第十條規定“對國家規定的應當立卷歸檔的材料，必須按照規定，定期向本單位檔案機構或者檔案工作人員移交，集中管理，任何個人不得據為己有”，明確科研人員在科研檔案方面的法定權利與義務，設法消除他們利用檔案不便的后顧之憂，從而調動其積極性，使其從思想上重視科研檔案工作，并在日常的管理中自覺積累科研檔案資料，推動學校科研檔案管理工作的發展。
2.3 加大開發利用力度，提高對科研檔案價值的認識
篇（2）
為提高檔案工作的科學化、規范化和現代化水平，充分發揮檔案資料的開發利用價值，按照“以評促建、以評促改、以評促管”的原則，從去年11月起，我局嚴格按照四星級測評細則的相關要求和標準，組織開展了檔案工作晉升四星級創建工作。創建中對局機關及下屬6個單位各個門類130多個類目的檔案進行了整理和完善，建成了室藏全部檔案案卷級、文件級目錄數據庫，建立了紙質檔案的全文數據庫、電子目錄數據庫;建成了單位榮譽室、環保宣教展示廳。至此創建各項工作均已完成。現對照《江蘇省機關團體企事業單位檔案工作規范》進行自查，自評得分為114.5分，符合檔案管理四星級標準。現特向貴局申請對我局檔案工作達四星級標準予以評審。
特此請示
附件：
1.泰州市環境保護局檔案晉升四星級標準情況匯報;
2.《江蘇省機關團體企事業單位檔案工作規范》測評申報表;
3.《江蘇省機關團體企事業單位檔案工作規范》測評打分表;
4.泰州市環境保護局檔案工作晉升四星級達標自檢報告;
泰州市環境保護局
20XX年11月25日
抄送：泰州市檔案局
泰州市環境保護局辦公室
20XX年11月25日印發
檔案室升級改造請示二中心領導：
中心辦公室使用的檔案系統是20XX年購買的單機版，20XX年XXX信息科技有限公司為我們免費升級成小型網絡版。隨著中心業務擴大，檔案資料(電子原文)逐年增加，小型網絡版已不能滿足現檔案工作管理的需求。
為保證檔案資料齊全完整、安全保管和有效利用的基礎和前提，做到中心檔案資料的規范化管理，擬購買“XXX檔案系統3.2.1大型網絡版”，升級安裝費約需XXX元。
妥否，請批示。
附：XXX檔案系統升級方案及費用
經辦人：XXX
辦公室
二〇XX年十二月八日
檔案室升級改造請示三市、縣檔案局：
縣鎮人民政府機關檔案管理工作在市、縣檔案局的幫助指導下，于20XX年通過北京市檔案管理工作二級標準驗收，并于20XX年、20XX年、20XX年通過了滿三年復查。為進一步深入貫徹《中華人民共和國檔案法》和北京市實施《中華人民共和國檔案法》辦法，使檔案管理工作更加規范化、標準化、科學化，更好地為鎮各項事業發展、領導決策以及社會提供服務。我鎮于今年初提出了檔案管理工作在原來的基礎上再晉升北京市檔案管理工作一級的奮斗目標，同時開始了升級的準備工作。
篇（3）
近年來，我國高等職業教育管理體制改革取得了重大進展，合并升格的高職院校達1100多所，進一步完善了國家的高等教育結構，優化了教育資源配置，提高了辦學質量和辦學效益。合并后的高職院校是我們面臨著許多新的管理利問題。干部人事檔案管理作為學校的一項重要工作也存在著許多問題。
一、合并高職院校干部人事檔案管理與利用存在的問題
許多合并高職院校是由一些不同學科、不同層次的學校（如中等職業學校）合并而來，原來的學校對干部人事檔案沒有自主管理權，長期以來不能引起學校領導層的足夠重視，從而出現了諸多問題。
（一）領導重視不夠，專業人員缺乏
合并的高職院校，干部檔案管理實現了由被動式管理向主動式管理轉變的模式，師資隊伍迅速膨脹，干部人事檔案管理的工作任務加重，然而，部分高職院校沒有配備專用的檔案庫房，沒有設立單獨的編制，配備專職的人事檔案管理人員，僅由組織人事部門配備兼職人員兼管這項工作，這樣勢必影響了組織人事部門其他工作的順利開展，而且這種管理模式，缺乏對管理人員政治素質、業務能力、管理水平的培訓與提高，使高職院校干部人事檔案管理工作的理論探討與深化，自身改革與發展受到限制。
（二）檔案管理制度不規范，管理手段落后
合并高職院校由于先前的隸屬關系、辦學規模、管理方式不同等歷史原因，導致出現檔案管理制度規范不一，質量參差不齊、人員構成復雜、管理手段落后等問題。如歸檔材料沒有統一的規格；收集過程中紙張大小不統一；檔案材料沒有進行規范整理，有的甚至沒有進行科學的分類和裝訂；現代化的管理技術和手段尚未得到有效的應用。
（三）信息開發利用率差，發揮服務作用程度低
干部人事檔案信息管理還處于封閉或半封閉狀態和被動服務局面，人事檔案信息資源的開發利用程度不高，往往大多只限于干部考察和發展黨員等方面，在師資培養、人才選拔、人才穩定與年度考核等方面未能真正起到應有的作用。
（四）升級達標工作任務繁重
很多學校合并升格后，就趕上了中央組織部要求開展干部“三齡一歷”審核工作的通知，這對干部檔案管理提出了很高要求，而原先幾所學校檔案工作起步不同，有的學校已經經過了上級部門的檢查驗收，達到干部檔案管理目標一級，二級或三級標準，有的規模甚至都沒有按新標準整理過，為了達到同一個等級或更高水平，除“三齡一歷”需要審核準確外，檔案管理人員僅技術加工就有相當大的工作量。
二、解決高職院校干部人事檔案的管理與利用問題的途徑
（一）領導高度重視，提高檔案管理人員素質
干部人事檔案是記載干部個人經歷、政治思想、品德作風、業務能力、工作表現、工作業績等內容的材料，是歷史地、全面地考察了解和正確選拔任用干部的重要依據，關系到每位教職工的切身利益。作為學校領導，尤其是主管組織人事工作的領導，應充分樹立起檔案意識，合并高職院校應在機構設置和人員編制上給以充分保證；在檔案經費上落實到位，增添必要的硬件設施；主動關心檔案工作者的工作、學習、生活，當他們在工作中取得了成績或圓滿完成了工作任務時，主管領導應及時給以表揚和認可，同時還要讓他們享受同等的升遷機會，這些措施最終可以促進人事檔案工作績效的提高。提高檔案管理人員素質，是做好這項工作的重要依據。要做好人事檔案管理工作，必須不斷提高人事檔案管理人員的自身素質，對在崗人員進行業務培訓，系統地學習黨和政府制定組織人事工作的政策、法規和檔案專業理論知識，用檔案方面的新理論知識武裝頭腦，開闊眼界，指導工作，以適應新時期高等職業教育事業發展對高校干部人事檔案管理的新要求。
（二）加強規章制度建設，提高檔案管理的現代化水平
建立健全一套完整科學的干部人事檔案管理工作規章制度，使工作有序，有據可依，保證人事檔案工作逐步法制化、制度化、規范化，真正發揮人事檔案“見證歷史”的作用。完善檔案的保管、利用、借閱、保密、歸檔、鑒別制度，及時收集、補充、更新和完善人事檔案材料，對收集檔案材料，從手續是否完備，表述是否準確、精練，觀點是否明確等方面進行認真細致的鑒別，使人事檔案的收集和歸檔工作真正做到不丟失、不積壓、客觀真正地反映事實。順應時代的發展，增加資金投入，嚴格執行現代化管理標準，注重信息的準確性、唯一性，做到劃分準確、排列有序、條目清楚、查找便捷。
（三）建立信息網絡，充分發揮服務效能
干部人事檔案管理信息化包括兩層含義：一是要把檔案中的手寫文字信息電腦化、數字化；二是要把數字化的信息網絡化，要能實現網上人事信息的接收、傳遞、儲存和資源共享。當前，人事檔案管理系統計算機信息軟件已在大多數高校使用，但其發揮的作用程度比較低，高職院校要逐步吸收一批精通信息技術的人才和從事檔案信息管理構件或善于制作檔案管理網頁的人才，更好的組建干部人事檔案管理隊伍，建立一套完整的人事檔案信息數據庫，利用計算機技術和網絡
（下轉第51頁）（上接第43頁）技術，實現對人事檔案的信息共享，大大提高檔案的利用效率。
（四）充實干部檔案管理隊伍
為切實做好干部“三齡一歷”審核工作，順利實現干部檔案升級達標任務，組織人事部門應當按照政策規定配備適當數量的專職干部從事此項工作，適當時間抽調部分政治素質高、原則性強的同志協助從事那些耗費時多、工作量大、技術性強的工作，這樣可以保證干部檔案工作的長效性，促進干部人事檔案管理上水平。 【參考文獻】
[1] 周永娟，馬躍.合并升格院校人事檔案管理工作存在的問題及解決途徑[J].黑龍江檔案．
[2]湯靜霞，李文清.高校合并后的干部人事檔案工作[J].檔案與建設，2003，（7）．
[3] 劉淑霞.淺談合并高校干部人事檔案管理[J].浙江檔案，2004，（1）．
篇（4）
Abstract:HigherCollegesofthecadreandpersonnelrecordsmanagementandutilizationofsomeproblems,theauthorofthearticletowork,andtoexploreanumberofpracticesandrecommendations.
Keywords:highervocationalcolleges;ofthecadreandpersonnelfiles;managementanduseof
前言
近年來，我國高等職業教育管理體制改革取得了重大進展，合并升格的高職院校達1100多所，進一步完善了國家的高等教育結構，優化了教育資源配置，提高了辦學質量和辦學效益。合并后的高職院校是我們面臨著許多新的管理利問題。干部人事檔案管理作為學校的一項重要工作也存在著許多問題。
一、合并高職院校干部人事檔案管理與利用存在的問題
許多合并高職院校是由一些不同學科、不同層次的學校（如中等職業學校）合并而來，原來的學校對干部人事檔案沒有自主管理權，長期以來不能引起學校領導層的足夠重視，從而出現了諸多問題。
（一）領導重視不夠，專業人員缺乏
合并的高職院校，干部檔案管理實現了由被動式管理向主動式管理轉變的模式，師資隊伍迅速膨脹，干部人事檔案管理的工作任務加重，然而，部分高職院校沒有配備專用的檔案庫房，沒有設立單獨的編制，配備專職的人事檔案管理人員，僅由組織人事部門配備兼職人員兼管這項工作，這樣勢必影響了組織人事部門其他工作的順利開展，而且這種管理模式，缺乏對管理人員政治素質、業務能力、管理水平的培訓與提高，使高職院校干部人事檔案管理工作的理論探討與深化，自身改革與發展受到限制。
（二）檔案管理制度不規范，管理手段落后
合并高職院校由于先前的隸屬關系、辦學規模、管理方式不同等歷史原因，導致出現檔案管理制度規范不一，質量參差不齊、人員構成復雜、管理手段落后等問題。如歸檔材料沒有統一的規格；收集過程中紙張大小不統一；檔案材料沒有進行規范整理，有的甚至沒有進行科學的分類和裝訂；現代化的管理技術和手段尚未得到有效的應用。
（三）信息開發利用率差，發揮服務作用程度低
干部人事檔案信息管理還處于封閉或半封閉狀態和被動服務局面，人事檔案信息資源的開發利用程度不高，往往大多只限于干部考察和發展黨員等方面，在師資培養、人才選拔、人才穩定與年度考核等方面未能真正起到應有的作用。
（四）升級達標工作任務繁重
很多學校合并升格后，就趕上了中央組織部要求開展干部“三齡一歷”審核工作的通知，這對干部檔案管理提出了很高要求，而原先幾所學校檔案工作起步不同，有的學校已經經過了上級部門的檢查驗收，達到干部檔案管理目標一級，二級或三級標準，有的規模甚至都沒有按新標準整理過，為了達到同一個等級或更高水平，除“三齡一歷”需要審核準確外，檔案管理人員僅技術加工就有相當大的工作量。
二、解決高職院校干部人事檔案的管理與利用問題的途徑
（一）領導高度重視，提高檔案管理人員素質
干部人事檔案是記載干部個人經歷、政治思想、品德作風、業務能力、工作表現、工作業績等內容的材料，是歷史地、全面地考察了解和正確選拔任用干部的重要依據，關系到每位教職工的切身利益。作為學校領導，尤其是主管組織人事工作的領導，應充分樹立起檔案意識，合并高職院校應在機構設置和人員編制上給以充分保證；在檔案經費上落實到位，增添必要的硬件設施；主動關心檔案工作者的工作、學習、生活，當他們在工作中取得了成績或圓滿完成了工作任務時，主管領導應及時給以表揚和認可，同時還要讓他們享受同等的升遷機會，這些措施最終可以促進人事檔案工作績效的提高。提高檔案管理人員素質，是做好這項工作的重要依據。要做好人事檔案管理工作，必須不斷提高人事檔案管理人員的自身素質，對在崗人員進行業務培訓，系統地學習黨和政府制定組織人事工作的政策、法規和檔案專業理論知識，用檔案方面的新理論知識武裝頭腦，開闊眼界，指導工作，以適應新時期高等職業教育事業發展對高校干部人事檔案管理的新要求。
（二）加強規章制度建設，提高檔案管理的現代化水平
建立健全一套完整科學的干部人事檔案管理工作規章制度，使工作有序，有據可依，保證人事檔案工作逐步法制化、制度化、規范化，真正發揮人事檔案“見證歷史”的作用。完善檔案的保管、利用、借閱、保密、歸檔、鑒別制度，及時收集、補充、更新和完善人事檔案材料，對收集檔案材料，從手續是否完備，表述是否準確、精練，觀點是否明確等方面進行認真細致的鑒別，使人事檔案的收集和歸檔工作真正做到不丟失、不積壓、客觀真正地反映事實。順應時代的發展，增加資金投入，嚴格執行現代化管理標準，注重信息的準確性、唯一性，做到劃分準確、排列有序、條目清楚、查找便捷。
（三）建立信息網絡，充分發揮服務效能
干部人事檔案管理信息化包括兩層含義：一是要把檔案中的手寫文字信息電腦化、數字化；二是要把數字化的信息網絡化，要能實現網上人事信息的接收、傳遞、儲存和資源共享。當前，人事檔案管理系統計算機信息軟件已在大多數高校使用，但其發揮的作用程度比較低，高職院校要逐步吸收一批精通信息技術的人才和從事檔案信息管理構件或善于制作檔案管理網頁的人才，更好的組建干部人事檔案管理隊伍，建立一套完整的人事檔案信息數據庫，利用計算機技術和網絡（下轉第51頁）（上接第43頁）技術，實現對人事檔案的信息共享，大大提高檔案的利用效率。
（四）充實干部檔案管理隊伍
為切實做好干部“三齡一歷”審核工作，順利實現干部檔案升級達標任務，組織人事部門應當按照政策規定配備適當數量的專職干部從事此項工作，適當時間抽調部分政治素質高、原則性強的同志協助從事那些耗費時多、工作量大、技術性強的工作，這樣可以保證干部檔案工作的長效性，促進干部人事檔案管理上水平。
【參考文獻】
[1]周永娟，馬躍.合并升格院校人事檔案管理工作存在的問題及解決途徑[J].黑龍江檔案．
[2]湯靜霞，李文清.高校合并后的干部人事檔案工作[J].檔案與建設，2003，（7）．
[3]劉淑霞.淺談合并高校干部人事檔案
管理[J].浙江檔案，2004，（1）．
篇（5）
檔案是人類活動形成的真實記錄,是認識和把握客觀規律的重要依據。借助檔案,我們可以較好地了解過去,把握現在,預見未來;借助檔案,能夠促進各項工作順利開展。隨著信息技術廣泛普及和應用,計算機網絡逐漸走進校園,成為學校各項工作中不可或缺的好助手,在此條件下,信息技術與檔案管理的結合也顯得尤為重要。在學校日常檔案管理工作中應借助信息技術來管理檔案,使檔案管理工作更加規范、合理、科學。我校現在有比較完整的校園信息網絡,可以實現資源共享,便捷的信息傳遞,那么如何使其在檔案管理工作中發揮作用,我有如下幾點看法。
一、借助校園網絡平臺宣傳,提高檔案利用率及效果
檔案是一個單位保留下來有參考和借鑒價值、幫助單位順利開展各項工作、給單位以后的工作提供啟示、開闊思路的可利用的重要資料。為了使這些靜態的資料變為可靈活利用的資料,我們借助校園網絡平臺進行宣傳,教師們只要進入校園網絡平臺就能接收到有關檔案宣傳的信息,這樣既省時省力,又提高了工作效率。比如,每個學期初和學期末,各班班主任可借閱班級工作計劃總結做參考,這樣就為開展班級教學工作開闊了思路,特別是對年輕班主任的成長起到了引路的作用。因為每位班主任都要全盤考慮班級各項工作,并撰寫班級工作計劃和總結。作為一名年輕教師初次擔任班主任,班級管理方面的經驗比較欠缺,借助信息技術與檔案管理結合就顯得非常重要。如何使教師利用好校園信息網絡,用好學校可參考的教學檔案,使之更好地服務于學校教學工作,我認為應當是學校進一步改進和完善的工作。教師們通過辦公平臺,了解檔案的作用與益處后,借閱檔案資料的次數就會增加。根據學校工作崗位的不同,教師所借閱檔案的類別也就不同。例如,教研組長借閱教研檔案、財會人員借閱財務檔案、醫務人員借閱衛生保健檔案等。這樣就有效地幫助并支持了學校各個崗位的工作人員開展各項工作,能夠真正發揮檔案所應有的作用。當教師們在工作中遇到困難時,都會想到利用校園網絡來查詢檔案,從而更好地發揮校園信息網絡的共享資源作用。
二、借助多媒體,提高檔案案卷質量
檔案管理從某種程度上講可以體現一個單位的管理水平,是展現一個單位精神風貌的窗口,所以,檔案的質量至關重要。檔案要體現出它的最大價值,發揮出最大的作用,質量是起著關鍵的作用,利用信息技術正好實現了這一點。首先,運用信息技術,可以使歸檔資料格式和紙張統一,字體統一,這樣避免了手寫體的字體和筆的色跡不統一。原來檔案的格式、紙張雖然能保證統一,但不能保證整齊規范。現在統一打印的檔案資料字跡清晰、整齊,便于借閱和閱讀。其次,在檔案管理工作中,利用電腦技術打印卷皮,既充分體現了辦公自動化,又可以實現無紙化辦公。我們可以根據卷皮的大小,固有的格式來設計打印格式,根據卷皮題日內容、起止年月、保管期限、件數、頁數及案卷號等所在卷皮的位置,來進行調整,使打印的內容正好處在恰當的位置,卷皮上沒有手寫字,為整個案卷增色添彩。比如,在參與省級示范校驗收工作的檔案資料整理中,我校檔案室充分運用了信息技術,對所有的案卷材料統一格式用電腦打印,整個學校的檔案材料清晰、規整,得到領導和專家組的廣泛贊譽,特別是打印的案卷皮,更是得到充分的認可和肯定,為我校評選省級示范校發揮了極大的作用,同時為學校2007年檔案升級考核順利通過奠定了基礎。利用信息技術對檔案進行整理,提高了檔案的質量,為更好地保存檔案、確存檔案的利用效果、實現檔案的價值、發揮檔案的作用提供了有利的保證。綜上所述,信息技術是檔案工作發展的技術依靠,它將滲透到學校檔案管理的方方面面,發揮越來越大的作用。
篇（6）
（一）綜合目標
1、以《檔案法》和《檔案法實施辦法》為依據，執法檢查9個以上單位（部門）的檔案工作。
20*年6月至9月，區檔案局組織人員先后對區教育局、密地街辦、區統計局等9個單位開展了執法檢查。從檢查情況來看，大部分單位能認真學習貫徹《中華人民共和國檔案法》和《中華人民共和國檔案法實施辦法》，但個別單位存在著領導對檔案工作重視不夠，檔案人員更換頻繁，工作積極性不高，重經濟輕檔案的工作觀念一時難以改變。
2、監督、指導和認定5個以上區級機關檔案規范化建設。
20*年，區檔案局按照《四川省機關檔案工作規范化管理標準》積極開展檔案業務規范化認定工作。經過努力，已完成了南山街辦、區公安分局、弄弄坪街辦等10個部門、單位的檔案規范化認定、升級和復查工作。其中區公安分局在省一級規范化檔案考評中以99．2分的高分順利通過認定，創造了攀枝花市檔案規范化工作開展以來全市最好成績，提升了**檔案工作形象。
3、監督、指導和認定10所以上區屬學校檔案規范化建設。
截至10月中旬，區檔案局陸續完成了對8小、16小、20中小等10所區屬學校檔案規范化建設的監督、指導和認定工作。
4、征集5件以上反映**重大社會活動的重要資料入館。
先后完成了《20*年**統計》、《20*年攀枝花市**國民經濟統計資料》、《20*年**年鑒》、《四川省攀枝花市**群眾工作資料匯編》、《攀枝花鄉鎮年鑒20*》等資料的征集進館工作。目前，正著手爭取將“花雨金沙”晚會光盤資料、“創衛”檔案資料作為重大活動檔案進館保存。
5、檔案信息化建設，完成檔案全文數字化2.5萬件以上。
經向市檔案局業務處咨詢，該項工作由市檔案局購置相關掃描錄入設備后統一開展，現暫不進行。盡管如此，我們仍然盡最大努力接收了一些單位的檔案目錄數據和實體，極大地縮短了檔案查閱時間。
6、查閱利用檔案，接待查閱利用300人次以上。
20*年1月至10月，區檔案局共提供群眾查閱檔案服務350余人次，預計全年至少接待400人次以上。
7、加強宣傳報道工作，上報信息8條以上。
1至10月，區檔案局在《攀枝花日報》上發表檔案信息4條，上報區委辦《**動態》信息23條，累計份數25份，已超額完成區委宣傳部下達全年目標20份的任務。
8、加強基礎設施和業務建設，為創建省規范化建設一級檔案館標準做好積極準備。
區檔案局以書面和口頭方式向區委、區政府主管領導匯報了創省一級檔案館的籌備工作情況，此項工作按照領導的要求和指示，正有序地開展。
9、舉辦全區檔案業務培訓班1至2期。
4月份和8月份，區檔案局先后在區建管局和銀江鎮舉辦了兩期檔案業務培訓班，來自全區機關、學校、鎮、社區和行政村的近100名檔案人員參加了培訓。
10、積極爭取上級專項資金，不低于20*年總額。
檔案系統情況特殊，各級檔案部門經費都很緊張，向上級爭取資金支持十分困難。“8．30”地震發生后，區檔案局向省、市檔案局書面匯報檔案館和辦公室受損情況并請求支持，由于今年全省各地均不同程度受到地震災害波及，目前看來得到上級支持的希望不大。今后如有機會和可能，我們將積極向上級檔案部門爭取必要的資金支持。
（二）保證目標
1、全面推行依法行政，切實做好群眾工作。
2、建設一支團結、低耗、高效、廉潔的職工隊伍。
3、認真做好組織、宣傳、黨風廉政建設、人才、精神文明建設、工會、信息、辦理提案和意見、綜治及維護穩定工作、保密、政務服務等工作。
4、全面完成“三定方案”確定的其它職能工作及區委、區政府和上級部門交辦的工作任務。
20*年，區檔案局從工作全局出發，主動服務和服從于全區工作大局，努力在單位內部營造風清氣正、團結合作的工作局面。一是按照新時期群眾工作要求，認真配合區群眾工作局，做好北京奧運會、殘奧會和紀念改革開放三十周年期間群眾工作，排除了不穩定因素阻礙檔案工作發展。二是組織學習區紀委孫超書記在全區廉政警示教育大會上的講話，加強檔案干部職工隊伍素質建設，以良好的心態和工作狀態完成區委、區政府交辦的工作任務。三是以機關效能建設為契機，制訂了與當前檔案工作發展相適應的人員考核考勤制度，不斷提高機關工作效率。
（三）單項目標
1、監督、指導、參與“創衛”后續檔案資料整理掃尾工作，為“創衛”工作的最終完成盡職盡責。
2、監督、指導“創模”檔案資料準備、歸檔工作和參與論證“創模”檔案資料迎檢方案，確保“創模”工作檔案順利通過考評驗收。
5月初，在區檔案局的監督、指導、參與下，區創衛辦后續檔案資料整理工作圓滿結束，國家愛衛會正式命名攀枝花市為國家衛生城市，“創衛”工作取得圓滿勝利。“創衛”工作結束后，區檔案局立即將工作重心轉移到監督、指導“創模”檔案資料準備、歸檔工作中，確保“創模”工作檔案順利通過省專家組組織的考評驗收。
（四）超額目標
1、在區委、區政府的支持下，正著手建立**檔案局愛國主義教育基地，陳列展覽反映**社會風貌的圖片資料。
2、經過協調努力，區編辦同意在**檔案局增掛“現行文件利用中心”牌子，為居民提供現行文件查閱利用服務。
二、2009年工作思路
2009年，我們將在20*年工作基礎上，把參與社會主義和諧社會建設同抓好檔案工作結合起來，以昂揚的斗志、開拓進取的勇氣和奮發有為的精神狀態努力開創**檔案工作新局面。2009年工作思路如下：
（一）堅持以人為本為核心，更加關注民生，促進社會和諧，大力推進檔案事業科學發展。重點抓好社保檔案、醫保檔案、社區衛生檔案、重大建設項目檔案等涉及人民群眾根本利益的檔案，逐步建立起覆蓋全區各個部門、單位的檔案資源體系和方便個人和廣大人民群眾的檔案查詢利用體系。
篇（7）
近年來，在政府主導下，各級教育部門更加重視學校的基礎建設，每年都有大量的資金用于各級學校的基建工作，從而產生了大量的基建竣工檔案。可以說，基建工作中存留的原始材料對于每一個工程中都有著深刻的影響。基建檔案會包含很多項目，主要是一些可行性研究、設計、技術和施工管理等基本建設程序內容，它們可以深刻地展示工程、反映項目建設的整個過程。同時，出于建設法治社會的要求，政府陸續出臺了《中華人民共和國檔案法》、《關于做好基本建設項目檔案資料管理工作的通知》等相關文件以及法律法規對于基建檔案管理起到了推動作用，促進校園基建檔案管理的現代化、標準化以及規范化發展。因此，做好校園基建檔案管理工作，對推動教育事業又好又快地發展具有重要意義。
1 對整個基建工作的建設過程進行了詳實的材料記錄
學校基建檔案主要是指學校基建工作發展中積累的文字以及圖表信息，在檔案中真實的記載了校園建筑物、管線位置等相關信息，并且在建筑過程中真實的反應了校園建筑物建筑的全過程的數據記錄。學校基建檔案貫穿于基建工程的整個建設過程當中并且涉及多個部分的施工文件管理工作，突顯了基建檔案管理的及時性和全面性的重要特性。基建檔案是項目施工過程中的重要記錄數據，在項目工程的施工過程、檢驗環節、驗收環節以及后期維修工作都有十分重要的作用。它就為后期學校在投資建設其它項目或者對原有的項目進行維修或者改建、擴建提供原始的信息依據。通過查閱相關檔案，就在很大程度上減少不必要的錯誤或者糾紛。所以說，學校基建檔案管理在學校標準化建設發展的過程之中起著不可忽視的作用。
完整的基建檔案通常對于基建檔案進行了統籌管理，通過全面收集，分類處理，對于任何一個項目都要進行資料安排和歸檔工作，形成了系統的分類檔案。具體來說，高質量的基建檔案都做到了以下幾點：對于基建檔案管理進行了資料收集工作；對于基建檔案收集進行了基礎性分類管理；對于整個工程實施中出現的問題，進行了整套的記錄與管理，全面地收集了工程施工進度的相關資料，及時地收集了各種檢查工作的相關數據，此外還要對所收集的資料進行了審核記錄等。筆者認為，零散的檔案資料總會為后期信息的查找帶來眾多的困難和麻煩，特別是基建檔案，由于其信息繁雜，種類多，為了更好地做好基建檔案管理工作及方便之后的信息查找工作，學校的基建檔案管理必須將每個項目工程在檔案文件中成套地記錄。
2 對整個基建工作的檔案信息進行了有效的價值重構
筆者認為，完整并且較為系統的基建檔案能夠為學校的再建設以及維護方面帶來有利影響，對校園建設者予以相應的啟示。這是因為學校基建檔案當中包含了大量的信息，特別是在工程施工部門的檔案信息，得到了具體施工的驗證，能夠證明相關信息的科學性與合理性。而在學校基建工作開展過程中，這些信息不止一次地被重復利用。因此，便捷地提取相關基建檔案信息就對開展學校整體的基建工作起到了積極作用，它能夠在加快建筑工程速度的同時，提升工作效率，從而保證學校基建工作的有效開展。特別指出的是，因學校辦學標準的提升，當前許多學校都需要進行改擴建工程，因此，學校基建檔案中所包含的大量歷史性信息在現代校園擴建的過程中能夠將當時的基建檔案作為重要數據進行參考與利用。可以說，有序的、完整的、真實的基建檔案中能夠準確的反應建筑的原貌與現狀，為學校改擴建工作在提升設計質量的同時，又節省了工程的成本預算。
另一方面，在現代化學校發展中，通過對于基建材料的查閱與掌握，能夠在未來學校基礎建設的過程中起到估值的效果，隨著時間的推移，基建檔案對于學校基建的價值就會隨之增大。比如，A學校在進行工程建設時，由于資金短缺等因素，某建筑單體在初建過程中只建設了三層。但由于現階段小班額的要求，該校參考了歷史基建檔案中的信息，得知該建筑實際可承載六層，那么它就可以進行二次改擴建而不用新建，從而滿足建筑加層的需求。又如，B學校對學校當中的舊圖書樓進行改造時，參考的是在舊圖書樓建造初期的基建檔案，與改造時間相差十五年之久。根據原有檔案信息，舊圖書樓在改造的過程中進行比較順利，在節省了人財物的成本的同時，使得改造工期大大縮短，從而保證學校新學期的教學工作的正常有序開展。
3 對整個基建工作的后期維護提供了可靠的數據參考
學校基建完成之后，需要對建筑進行后期維護。由于基建檔案資料具有載體多、數量大、價值高等特點，因此在行政擴建、管網維修的過程中需要將學校基建檔案作為重要的參考依據。可以說，基建檔案里面包含了關于學校基建的全部內容，不僅包括建筑工程的結構、管線的布置等資料，還包括了后期工程建設完成后存在的各種文件、簽訂的合同等。此外，當原有的基建人員離任后，新的接任人員對于學校建筑各項基礎設施的檢修、改造工作，都需要參考以往形成的基建檔案資料。
學校基建檔案就是通過文字、影像等形式對整個基建過程進行全程記錄，換言之，就是以靜態的形式記錄學校建筑工程動態的發展過程，真實、全面地呈現學校建筑工程項目建設在不同施工階段的施工進展情況，體現了學校基建的質量和實際情況，從而為學校的建設工作、學校的規劃工作、學校的管理工作提供了重要的依據。如果沒有這些具體的記錄資料，很多后期維護工作因無法獲取第一手資料，就需要進行再次測量與計算，勢必在進行后期維護以及改造中追加不必要的成本。
4 完整的基建檔案真實地反映了學校的總體建設與發展
學校的基建檔案在一定程度上反映了學校的發展速度和學校的整體規模。因為，可以從學校的基建檔案中詳細了解到學校的各個工程建設的規模大小及各個項目建設的設施設備配置等方面的情況。同時，還可以從學校的基建檔案中看出未來學校的發展規劃。基建檔案真實地記錄著學校的發展歷史，也記錄著學校在各個階段的發展變化。學校想要一直持續良好的發展，必須依據學校基建檔案進行統籌規劃，一旦學校的基建檔案丟失或者不完備，那么將會對學校未來的發展起著不同程度的制約影響。
在實踐中，我們常常會發現當學校想要進行建筑內配裝修時，就要根據基建檔案進行施工。當學校想要進行重新改建或者升級消防報警系統，就要想做到施工的安全性及后期使用的便捷性，學校就需要依照基建檔案進行科學規劃改建。這樣不僅可以用很少的資金升級消防報警系統，還可以保障學校建設工程的有序進行。
總之，隨著教育改革的深入與校園標準化建設的推廣， 基建檔案管理工作在校園基建過程中地位日益突出。同時檔案利用工作將面臨許多的新情況、新問題。因此，學校在進行基建檔案管理過程中需要提升重視程度，對未來基建工作的開展奠定基礎。
參考文獻
篇（8）
【Abstract】With the development of higher education， the informatization management of instruments and equipments is the inevitable trend of the development of colleges and universities. In this paper， the main problems in the development of equipments’ informatization management are analyzed， the constructions and the management methods of the informatization management system are discussed.
【Key words】Colleges and universities； Equipments； Informatization； Management
0 引言
高等院校儀器設備固定資產是支持高校順利開展教學、科研及管理等各項日常工作的物質基礎。近年來，隨著我國對教育事業投入的增加，高校儀器設備總量迅速增長，不斷擴大的設備總量在強有力地保障我國高等教育事業穩步發展的同時，也為高校的管理工作帶來新的問題和挑戰。如何使儀器設備的管理工作信息化、規范化與標準化，優化資源配置，提高辦學效益，防止資產流失成為目前高校亟待解決的問題之一。將信息化技術應用于儀器設備的管理是高校發展的必然要求[1-2]。
1 高校儀器設備信息化管理進程中存在的主要問題
為了加強儀器設備的管理工作，國內一些地區和學校進行了深入研究，開發了一系列固定資產管理軟件，這使得高校儀器設備的管理效率在一定程度上得到了提高。但隨著時代的進步和科技的發展，這些固定資產管理軟件的弊端逐漸顯現了出來。他們大部分是對脫離了實物的賬務進行細化管理，雖然在資產查詢、數據統計等方面發揮了一定作用，但卻未能從全局上對設備進行管控，設備信息依然處于分割、封閉的狀態，并沒有從根本上改變高校設備管理滯后和被動的局面[3]。
1.1 設備信息無法實現共用共享[4-6]
首先，設備管理部門內部信息流不通暢。目前，應用于儀器設備管理的軟件過于偏重對資產賬務的管理，缺少對儀器設備購置論證、招標競價、合同簽訂、進口免稅、實物驗收、使用跟蹤和報廢處置等儀器設備全生命周期的管理，使得設備管理部門內部信息無法共享，不能對儀器設備的生命進程和運行狀態實現有效監督。
其次，設備管理部門與設備使用單位的縱向信息流銜接不暢。儀器設備生命進程和運行狀態的變動，只能在設備管理部門獨立運行和操作，其他單位及個人只能靠人工數據傳輸了解設備管理信息，信息滯后，十分被動。
第三，學校各職能部門間的橫向信息流閉塞。由于建設初期缺乏統一組織和系統規劃，使得高校財務、人事、資產等業務聯系密切的職能部門無法整合已有的信息資源，相互之間無法實現信息共享和交互，形成眾多的“信息孤島”。
1.2 儀器設備檔案信息不全面[7]
目前高校的管理軟件采集的儀器設備固定資產相關信息，依然停留在設備名稱、型號、生產廠商、領用人、經手人等方面，缺少購置發票、設備圖片及相關技術參數等信息，同時，設備的購置論證報告、招標競價資料、合同資料、驗收資料和隨機資料等也基本使用紙質資料歸檔，定期送檔案館封存，費時費力且無法隨時查閱，這對設備使用單位及教學科研人員在購置及選用設備時起不到參考作用，大大降低了設備檔案的利用價值。
1.3 缺乏對儀器設備的動態跟蹤管理
對儀器設備使用情況進行動態監控，包括對儀器設備的使用、維修、維保、年檢、故障以及事故情況進行跟蹤，目前大部分高校都沒有這樣細致的實物管理，管理部門無法掌握設備真實的使用和管理情況，無法真實有效的統計大型儀器設備的使用機時情況，缺乏對輻射設備和特種設備等特殊設備安全操作的有效監控，同時也無法為新設備的購置論證，舊設備的報廢鑒定提供有效的參考和依據。
2 高校儀器設備信息化管理體系的構建
高校儀器設備的管理要經過購置論證、招標競價、合同簽訂、進口免稅、實物驗收、賬務報增、使用跟蹤以及報廢處置步驟，根據各步驟的需求和特點分析，集成儀器設備全生命周期管理各環節的信息化管理體系應包含三個部分（圖1）。
2.1 業務流程體系[8]
設備的業務流程管理是設備管理的基礎工作和日常工作。從圖1可以看出，集成儀器設備各業務環節的管理體系應由購置管理系統、賬務管理系統和使用管理系統3個部分組成。其中，儀器設備購置管理系統應包含購置可行性論證、招標競價、合同簽訂、進口設備免稅以及到貨實物驗收5個模塊；賬務管理系統應包含報增、報廢、報損、校內調劑、校外調撥、資產清查等模塊；使用管理系統應包含維修維護、大型儀器設備共享平臺、儀器設備動態監控平臺以及特種、輻射設備安全使用管理等模塊。通過該體系，可自動集成有關1臺設備的采購、安裝、運行、變動、維護保養、報廢等全程管理的數據記錄，形成包含動態數據在內的完整的設備管理技術檔案，既有助于部門工作的合理規范、公開透明和交流傳承，亦有助于決策層宏觀把握儀器設備存量與增量、全方位了解儀器設備運行參數與使用效益、合理分配人力、物力和財力資源。
2.2 數據管理體系
數據信息的管理是高校儀器設備管理系統的主體和基礎，是設備管理工作的重點。從圖1可以看出，與各業務環節相關聯的數據管理體系應包含設備信息、專家信息、經費信息和電子檔案等。
2.2.1 設備信息
包括儀器卡片基本信息以及歷史信息變動記錄等數據，它是數據統計、分析、對賬、清查等工作的基礎，需各級管理人員進行時時更新維護。
2.2.2 專家信息
是指在購置論證、到貨驗收和報廢鑒定等需要專家鑒定的環節可邀請的校內外專家人員信息，它應包括人員身份信息、研究方向、鑒定記錄及報酬發放情況等記錄。加強對專家信息的維護、管理和共享，既可以在很大程度上提高專家鑒定環節的前期準備效率，亦可以提升專家鑒定的效果，避免流于形式。
2.2.3 經費信息
包括用于部門內部工作的管理成本、分配給使用單位的設備購置及維護經費、索賠及設備處置殘值等收入3個部分。加強經費管理體系建設，完善預算申請審核、經費分配及使用情況等方面的信息，將對設備更新、維護、改造升級等決策行為提供有力支持，使經費使用分配更加科學合理。
2.2.4 電子檔案
包括設備的購置發票、設備圖片、隨機資料、購置論證報告、合同資料、招標競價資料和驗收資料等，它們是儀器設備維修服務、更新改造、報損報廢的重要依據，對設備檔案實行信息化管理便于調閱查詢和歸類整理，并且不容易丟失，檔案的安全性和完整性都能得到極大地改善。
2.3 信息交互體系
高校儀器設備管理是高校建設工作的重心之一，它對教學、科研工作的正常開展有著重要意義，因此設備管理工作與高校各職能部門間的業務既獨立又相互聯系。比如，設備各級管理人員的基本信息以及管理人員的績效考核等工作，與人事部門的工作密切相關；設備經費的劃撥和使用情況、設備的財務賬與實物賬對應情況以及財務報表填報等工作則需與財務部門密切溝通；每年提供給省市及國家各級管理部門的固定資產報表與資產管理部門密切相關。由此可見，設備管理工作與高校財務、人事、資產等部門的工作密不可分，因此在系統中需按不同的需求給予相關部門不同的權限設定，進而建立順暢而又有序的信息流通渠道。
3 高校儀器設備信息化管理體系的管理[9-10]
3.1 制訂針對系統使用的管理制度
儀器設備信息化管理的最終目標是將圍繞設備管理的各個環節高度集成到一個信息化系統中，這個系統將是設備管理的核心工具，系統的全面推行將對當前的工作方法帶來極大的改變。因此，為了保證工作的順利進行，對它的管理和使用必須形成制度，制度需對系統的使用、備份、維護和保密規則做出詳細說明，明確各崗位的職責權限，并對可能發生的故障提出應急措施等。
3.2 對各級管理人員進行培訓
在網絡環境下，高校的儀器設備管理者既要有固定資產管理方面的知識，又要具備網絡軟件操作的能力。目前，高校的行政人員年齡差距較大，接受能力不同，計算機水平良莠不齊，因此必須持續廣泛展開全方位、多層次、針對性的培訓，避免因誤操作而帶來不必要的麻煩，使他們能夠盡快的適應網絡環境下高校儀器設備管理的要求。
3.3 加大后續的經費投入
建設信息化管理系統不是一勞永逸的，它不僅需要巨大的前期建設資金，使用中仍需不斷投入管理成本，包括人員培訓、軟硬件運行維護和升級等，缺少這部分投入，系統功能就得不到良好的發揮，并且會逐漸落后，無法適應不斷改進的管理方法。因此，建立一定額度的、持續不斷的經費投入機制，是信息化基礎設施與管理系統能夠正常運轉的基礎，是用戶能夠真正依賴信息化管理系統開展工作的保障。
4 結束語
在飛速發展的信息化社會，只有對儀器設備的整個管理周期實行多維、動態、實時的監管，才能解決設備管理中存在的弊病與問題，實現資源共享，提高工作效率，因此，將儀器設備管理中的各個環節整合成信息化管理體系，是高校發展的必然趨勢，它必將隨著社會的發展和科技的進步而最終得以實現。
【參考文獻】
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篇（9）
1.1 高校檔案數字化外包前，要明確檔案數字化的形式、經費、范圍
1.1.1 數字化形式。檔案數字化的形式主要有兩種，一種是檔案館組織人員對檔案進行數字化，一種是外包。前者涉及的檔案數量不多，或自身數字化力量強大，不需要外包。后者主要是檔案數字化的數量較多，難度較大，自身力量不足等。如果外包，就牽涉到經費、招標、與外包單位的對接等一系列需要協調解決的問題。
1.1.2 數字化經費。在高校檔案數字化前期準備工作中，要根據學校下達的經費來選擇檔案數字化的形式和范圍。選擇檔案數字化外包，要充分考慮是否包括檔案管理軟件、設備和數字化經費等，其中，檔案管理軟件是沿用原來的還是重新購置（或自行開發），設備是否購掃描儀、電腦等，都需要事先明確。
1.1.3 數字化范圍。在高校館（室）藏檔案中，哪些類別的檔案要數字化？哪些保管期限的檔案要數字化？這些都要在檔案數字化外包前確定。一般情況下，具有長期（或30年）及其以上保管期限的檔案要進行數字化。但要根據高校檔案的保存和利用等實際情況而定，如有些高校在經費允許的情況下，所有檔案都可以進行數字化。有些高校受經費限制只能將利用率高且具有長期（或30年）及其以上保管期限的檔案進行數字化。
1.2 確定外包要對檔案數字化公司進行資質、業績等方面調研
1.2.1 資質調研。檔案數字化公司的資質調研要考察其是否具備“四個專業化”，第一，是否具有專業的檔案數字化加工處理團隊；第二，是否具有專業的文檔、圖紙、書刊掃描設備；第三，是否具有專業的數字化加工業務管理系統；第四，是否具有專業的質量標準、現場管理、安全保密等項目管理體系。
1.2.2 業績調研。重點考察檔案數字化公司是否具有檔案數字化加工的經驗和業績。由于高校檔案的類別較多，各個類別的檔案數字化都能滿足標的要求并不是每個檔案數字化公司都能做到的。業績的要求就成為調研考察的重要內容，缺少高校檔案數字化業績會影響高校檔案數字化的質量和效率。
1.3 調研的方式
1.3.1 實地調研。高校檔案館應會同校內相關部門組成考察組進行實地調研考察。考察的對象主要有兩個方面，一是正在進行檔案數字化的高校，主要考察數字化公司對項目的執行力；二是已經完成檔案數字化的高校，主要考察檔案數字化中標單位、檔案數字化質量和運行狀態等，以此來提高招標階段的判斷能力。
1.3.2 通訊調研。除了實地調研外，還可以通過網絡、電話、信函、QQ等通訊形式進行調研。一是通過上述途徑調研有哪些檔案數字化公司；二是對一些有影響、實力較強的檔案數字化公司的業績進行調研。通訊調研的好處是調研成本低，調研的范圍大，選擇的調研路徑寬，但缺少感性認識，直觀感不強。
2 招標階段
2.1 選擇招標方式
2.1.1 公開招標。在高校校園網、校報或其他媒體上刊登檔案數字化招標公告，邀請不特定的檔案數字化公司投標。這種競爭性招標，能夠吸引眾多檔案數字化公司參加競爭，高校從中擇優選擇中標單位的余地比較大。缺點是由于高校校園網、校報的覆蓋面不大，會出現流標，即投標的檔案數字化公司過少導致無法開標。
2.1.2 邀請招標。在前期調研的基礎上，高校選擇一定數量的檔案數字化公司，向其發出投標邀請，由被邀請的檔案數字化公司參加有限競爭投標，高校對其進行資格預審后再從中比質比價選定中標者。這種招標形式的特點是參與投標的檔案數字化公司數量有限，但能夠保證檔案數字化招標工作的順利進行。
2.1.3 談判招標。高校物色一至多家檔案數字化公司來直接協商談判的這種非公開、非競爭性招標或稱指定性招標方式，適用于檔案數字化數量不大、工期較緊、專業性強的檔案數字化工程。其優點是可以節省時間，容易達成協議，迅速展開檔案數字化工作；缺點是無法獲得有競爭力的報價。
2.2 確定招標范圍
2.2.1 整體招標。作為檔案數字化建設系統工程，購買硬件（電腦、服務器）、檔案掃描加工、購買檔案管理軟件、建立檔案網站等都屬于檔案數字化建設范圍。整體招標即對上述所有項目或幾個項目進行組合招標，這能解決檔案數字化公司與軟件供應商就數據掛接和利用等相互“扯皮”的現象。
2.2.2 單體招標。對硬件齊全、軟件功能強大的高校，不必整體招標，只要對硬件（電腦、服務器）、掃描加工、管理軟件、網站等進行分段招標，其中的檔案掃描加工必須進行單獨招標。
2.3 起草招標文件
2.3.1 招標內容及要求。要明確館藏檔案數字化建設內容及工作量，對提供檔案管理軟件、硬件（電腦、服務器）、檔案掃描加工、目錄數據錄入、數據掛接、數據刻錄光盤等招標的范圍要界定清晰；對檔案數字化加工的圖像掃描、分類、檢索的要求均需符合《紙質檔案數字化技術規范》（DA/T31-2005）等相關要求；對檔案管理軟件的招標要求要達到與OA系統無縫銜接的接口功能等。
2.3.2 提供資質材料。資質材料主要包括投標人的營業執照副本復印件、稅務登記證副本復印件（加蓋投標人公章），投標人承接的地、市級國家檔案館、高校以及大型企業檔案數字化加工的單份合同原件等。
2.3.3 投標報價。報價應為完成招標項目范圍內的檔案數字化建設全部費用。屬于整體招標的要注明總投標價、分塊投標價和免費項目。在掃描加工方面，不同型號的紙張、照片、圖紙、報紙的價格是否有區別？實物與錄像帶、錄音帶的數字化如何報價？數據錄入、掛接、刻錄光盤是否包含在報價范圍內？等等。
2.3.4 工期要求與付款方式。檔案數字化招標范圍內的各項內容要求自合同簽訂之日起的工作日內要注明是否包含節假日在內。付款的階段、比例、保證金都要在合同中明確。
2.4 評標與定標
2.4.1 組成評標小組。高校招標辦要組織審計、檔案館、現代信息中心等部門的專家組成評標小組進行評標，也可以通過地方招標辦抽調其他單位的檔案數字化專家參加評標，同時邀請高校紀委派人現場監督。
2.4.2 確定評分辦法。檔案數字化評分辦法應包括評分內容、指標、得分標準等項目。評標時，評標小組有權要求投標人對其投標文件進行書面澄清、說明，投標人應派授權代表按通知的時間、地點接受詢標。
2.4.3 簽訂合同。高校要與中標的檔案數字化公司簽訂合同，明確雙方的權責，商定合同爭議的解決措施、標的技術要求和驗收標準等。合同簽訂前，雙方需共同審閱，仔細研讀每一個條款，必要時請律師把關。
3 過程管理階段
3.1 做好后勤保障
3.1.1 提供數字化加工現場。檔案數字化掃描加工要有一個相對獨立的場所，配置相應的桌、椅，符合國家規定的檔案保管場所和檔案數字化掃描加工的要求。
3.1.2 保證網絡暢通。對分內外網的高校，要給數字化公司臨時提供獨立的網絡用戶名，供其在數字化期間正常使用網絡。在檔案數字化建設工程結束后，要及時取消。
3.2 組織數字化公司進場
3.2.1 加強人員培訓。高校要對中標的檔案數字化公司從業人員加強業務培訓，使其盡快熟悉高校檔案的分類體系，了解高校檔案的特點，適應高校檔案數字化加工需要。
3.2.2 簽訂保密協議。保密協議應列入合同條款，其內容要求數字化公司人員不論何時何地要保證對高校實體檔案及其信息保守機密。未經高校同意，不得以泄露、告知、公布、、出版、傳授、轉讓或者其他任何方式向對第三方泄露檔案信息或帶出工作場所。任何一方違約，另一方均有權向人民法院提起訴訟，追究其刑事責任。
3.3 辦理檔案進出庫房手續
3.3.1 核對檔案進出庫房數量。高校檔案歸檔的形式有兩種，一是以卷歸檔，二是以件歸檔。無論哪一種形式，檔案進出庫房時都要認真核對數量，對重要檔案不僅要核對卷數和件數，還要核對頁數。
3.3.2 填寫檔案進出庫房單。檔案出庫房前和檔案進庫房前都要填寫進出庫房單，其內容包括進出庫房時間、檔案類別、保管期限、數量以及雙方責任人等。需要注意的是，出庫房單與進庫房單要保持內容的一致性。
3.3.3 檔案歸位。對完成掃描加工任務的檔案要按照原來的存放位置及時歸位保管，防止錯亂，影響實體檔案的統計和利用。歸位時間要計劃好，原則上按全宗、類別、年代、保管期限等結合起來考慮。
3.4 加強數字化過程監督指導
3.4.1 安排專人管理檔案數字化外包。安排專人負責答疑和協調檔案數字化建設過程中的有關問題。安排人員管理的形式有兩種，一是安排專門人員負責管理檔案數字化外包工作；二是安排人員分段負責管理，即在不同全宗或不同類別安排不同的人員專門負責管理檔案數字化外包工作。通過檔案工作人員常態性檢查、指導，保證檔案數字化項目的有序進行。
3.4.2 制定合理的數字化業務流程。與數字化公司共同商定檔案數字化的業務流程，使提卷、登記、檢查檔案、拆卷、組卷、整理、掃描、圖像處理、數據掛接、掃描數據質檢、修改、二次質檢、著錄標引、打印目錄、裝訂（裝盒）、還歸、登記、歸檔、備份、抽檢等各個業務流程有效銜接，確保各環節設計縝密。[1]
3.4.3 落實合同中的獎懲制度。按照合同的要求檢查檔案數字化每一個環節的質量，減少后續驗收的工作量。對于合同中的漏項部分，要與數字化公司協商解決。對于在數字化過程中出現的問題要依據合同進行獎懲，通過獎懲建立起數字化公司人員的責任心和質量關。
4 驗收階段
4.1 確定驗收人員
4.1.1 驗收人員組成。檔案數字化項目驗收人員的組成應包括三方，一方是專家，聘請地方檔案館和企事業單位有關檔案數字化方面專家；一方是高校相關部門人員；一方是數字化公司的項目經理、技術人員。
4.1.2 驗收依據。三方人員根據檔案數字化建設的法規、標準和雙方合同的約定，進行最終驗收工作，以保證驗收的公正性、客觀性、準確性和科學性。
4.2 確定驗收方式
4.2.1 全檢。對照合同要求和招投標文件的約定，對所有數字化的檔案進行質量檢查。這項工作的好處是能夠確保檔案數字化工程的整體質量達標，使“質量控制深入到檔案數字化加工的每一個環節、每一個細節”。[2]但缺點是工作量太大，人手不夠，事實上沒有必要也不可能。
4.2.2 抽檢。選取不同全宗、年代、類別、保管期限、載體的檔案樣本進行抽檢。驗收小組對檔案數字化成品數據進行一定的百分比抽查驗收，抽驗時主要對圖像數據的亮度、歪斜、錯頁、重頁等質量方面進行檢查，確保圖像合格率、影像（索引）數據匹配準確率、索引數據錄入合格率等達到一定的比例。
4.3 確定驗收內容
4.3.1 是否滿足合同要求。對照合同要求逐項驗收，檢查檔案數字化加工規范、標的技術等方面的每一個環節、每一項指標是否達到合同約定的要求。對于未達標項目應予重新處理，直至達標為止。
4.3.2 軟件的運行情況。對于檔案數字化整體招標的高校不僅要驗收檔案數字化掃描加工的質量，還要驗收軟件的運行情況。重點檢查軟件是否具備與OA系統無縫銜接的接口功能，軟件對多格式數據的容載能力，軟件提供的數據轉換功能可支持多種數據庫，等等。
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中圖分類號：G4 文獻標識碼：A 文章編號：1673-9795（2013）04（a）-0209-01
1 對教學檔案的認識
（1）教學檔案是高校檔案的重要組成部分，是高等學校在組織教學活動和教學管理過程中形成的、對日后教學工作具有參考利用價值的、需要歸檔保存和開發利用的一切文件、資料、圖表、聲像、數據等信息資源的總合。它是學校教學活動的原始記錄和歷史憑證，是學校發展的縮影，也是學校組織開展各項教學活動的重要基礎和詳實的參考，是用之不竭的寶貴資源和歷史財富。
（2）教學檔案在教學管理和學院發展實際作用：①它是衡量教學水平高低、教學質量好壞的曲線圖。通過對教師的講稿、教案、CAI課件、課堂記錄、學生考卷、考試成績等反映了教師的講課水平、整體素質、教學質量；通過學生實習、實踐能力考評、學生考取國家資格比例、畢業生跟蹤調查反饋報告，反映學校整體教學質量的評價；通過專業設置、教學計劃、課程安排、實用教材反映學校的整體教學思路，和對國家教育整體規劃的執行情況。為了適應社會需要，國家對高職院校的教學方向不斷改革，教學內容不斷調整，教學活動中誕生的各種規章制度又是教學管理水平的標志。②它還為國家對高校辦學水平評估提供最基礎資料。國家對各高校的全面評估，最重要的是教學質量的關注，教學檔案資料就成了必備內容，專家正是通過對評估單位提供的大量的教學檔案進行系統的分析、對其做出合理評定，給國家對高校的監管提供可靠的依據。
2 教學檔案收集整理中存在的問題
2.1 檔案意識薄弱，領導重視不夠
教學檔案對歷史是記載，對現在是借鑒參考，所以在高校以教學為主的大背景下，很難進入前臺被人們所關注。經費不足，設施不全，人員配備不合理是普遍現象，對檔案員不重視培訓，對檔案室不重視監察，該升級進館的不及時升級，造成寶貴的教學檔案的浪費。
2.2 規范化管理不到位使得收集整理困難
由于教學規模的擴大，專業面越來越廣，檔案形成涉及的范圍也越來越大。許多材料分散在各系中，一般人們把教學作為重點，對檔案意識淡化，而且系里一般不配備兼職檔案員，只有教務管理處才有，且工作量大，再加之檔案收集范圍內容不細化，讓人理解不透也勢必造成有價值的教學檔案的丟失或漏收，影響收集的質量。整理困難：教學檔案本應由檔案形成部門按文件材料形成規律和特點，保持文件間的有機聯系，便于保管和利用的原則進行整理，即誰形成誰立卷，然后交由檔案管理部門監查驗收、上架。但在實際工作中，兼職檔案員都身兼數職，加之有些教師不配合，在造成材料零亂、不完整、不連續的基礎上，要求其按檔案標準化整理，勢必積極性不高和整理質量難以符合標準，檔案部門還得進行二次整理，造成人力物力的巨大浪費。
3 加強教學檔案管理的改進措施
3.1 加強領導，強化意識
人們普遍認為只有檔案管理人員才需要提高檔案意識，增強檔案法制觀念，其實，我們每個社會人（包括領導、教師、學生）都是檔案形成的主體，每個人都需要了解檔案知識，了解檔案的相關法律常識。比如與教師相關的科研材料、教案、課件等，都應按相關制度存檔。
3.2 范圍明確，方法得當，內容具體
由于與形成檔案有關的所有人，都不可能達到專業檔案人員應達到的專業水平，對收集檔案材料的認識也不一致，對應歸檔的文件很可能理解為不需要而放棄收集，所以，我們只有把歸檔范圍盡可能細化到具體材料或文件，落實到人員頭上，再由兼職或專職人員進行全面管理從而避免文件的丟失。其實現在大部分工作都在計算機上完成，如果在形成定稿后步驟化的將其通過電子郵箱直接發送到檔案管理部門進行保存更是可取之法。以下是教學檔案收集的具體內容：
（1）綜合類：主要有上級主管部門下達的有關文件、學院規劃實施計劃、教學要點、教學工作記錄、簡報等；學院制定的教學制度、規定、辦法、條例及教學工作的文件、教改項目的立項報告、教學工作的數據統計、分析資料、每學期評教、評學的相關材料及教學檢查的記錄、總結。
（2）教學管理類：教師教學有關規程、教學工作檢查、評估有關材料、教師教學任務安排及開課有關資料、教師教學情況調查表、教學質量檢查、師資建議規劃、實施情況、教師進修培訓材料、學籍管理材料、學籍變更材料、課程安排表、學年校歷。
（3）教學業務類：重點課程、精辟課程及一般課程建設的規劃、實施方案、總結等有關材料；培養方案、課程標準、教學進度計劃、教學任務書、教學日志等有關材料；教材建設、教材自編或主編及使用教材的目錄、教師制作的CIA課件等材料；優秀教師講課的典型教案、教學模型、標本，青年教師教學比武材料、教學實習的有關材料、各種考試試卷與試卷分析材料，學生畢業論文及評審意見、學生在校期間發表的論文和獲獎有關材料；教研相關資料、教師業務檔案、教學儀器設備材料。
（4）教學研究與教學改革類：系教學工作特色相關材料、教學管理干部及教師發表的教學研究論文目錄及論文復印件（按年度匯總）、開展教育思想學習與討論的有關材料（文件論文集、報告會記要）、各級教改項目總表及附件（含申報、任務書、結項報告、鑒定表、成果）、教學內容、方法和手段改革及考試內容等相關材料。
3.3 健全制度，規范管理
依照《中華人民共和國檔案法》《高等學校檔案管理辦法》《高等學校檔案管理規范》等法律法規，制定符合本校實際，利于教學管理的切實可行的各項教學檔案管理制度，對管理人實行一系列的考核制度與辦法，大力加強教學檔案的管理體制，從而進行規范化管理。
3.4 開發資源，提高利用
不論教學檔案收集的多完整、整理的多科學、管理的多先進，沒有利用的檔案就是死檔，就是對前期工作的否定，就是對人力物力的極大浪費。檔案的利用是體現其價值的最終目的，要充分利用現有技術手段及設備，將優秀教師的風采、事跡、成果，典型的教案、課件、模型，科研內容、圖片，先進的教學技術和先進的教學設備等信息通過網絡、多媒體、大型展覽等進行宣傳，最大化的開發利用檔案資源。加強與教學管理部門的有機聯系，讓教學管理者及時了解掌握教學檔案的動態，及時進行教學資源的整和與共享，借鑒歷史，把握現在，不斷調整和改進教學管理思路，最終達到提高教學水平和教學質量的目的。
總之，教學檔案管理是一項復雜艱巨的工程，也是高校檔案工作的重中之重。我們要珍惜教學檔案這一寶貴歷史資源，從領導到每一位教師都要樹立檔案意識，樹立檔案的法制觀念，注意身邊檔案資料的收集與整理，讓教學檔案最大化的發揮其作用。
