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時間：2023-05-29 16:09:19
序論：好文章的創(chuàng)作是一個不斷探索和完善的過程，我們?yōu)槟扑]十篇智能化檔案管理范例，希望它們能助您一臂之力，提升您的閱讀品質(zhì)，帶來更深刻的閱讀感受。
二、加強(qiáng)信息化檔案管理的相關(guān)措施
雖然信息化的管理措施有著極大的優(yōu)越性，但是在使用的過程中我們?nèi)匀灰龅较嚓P(guān)的更新和加強(qiáng)措施，使它可以在原有的基礎(chǔ)上不斷的完善。首先從人員配備上，要提高管理員的專業(yè)技能知識，面對繁雜的人事資料和龐大的數(shù)據(jù)信息可以有條不紊的操作計算機(jī)程序，熟練掌握計算機(jī)技術(shù)對檔案錄入、核實(shí)的一系列操作流程。同時要求他們具有較高的專業(yè)素養(yǎng)和職業(yè)操守，在面對工作中的困難時可以努力尋找解決的辦法，具備相當(dāng)?shù)陌踩庾R，能有效預(yù)防并及時發(fā)現(xiàn)各種安全隱患，確保檔案信息的高效、合理利用。其次，從硬件設(shè)施方面，要加大資金投入引進(jìn)先進(jìn)的機(jī)械和軟硬件設(shè)備，建設(shè)網(wǎng)絡(luò)管理數(shù)據(jù)庫讓全校人員可以參與數(shù)據(jù)的共享，確保學(xué)校檔案信息可以實(shí)現(xiàn)無障礙的傳遞和服務(wù)。同時加強(qiáng)對相關(guān)關(guān)聯(lián)數(shù)據(jù)的挖掘，讓原有數(shù)據(jù)可以在程序的分析解算中被用于印證和核算，充分體現(xiàn)個性化、智能化特征，不斷提升檔案信息系統(tǒng)的智能化管理水平。
0 引言
現(xiàn)代化的煤礦人事檔案智能化管理主要可以分為兩個部分，一部分是人事檔案室實(shí)體的智能化，一部分是人事檔案管理的智能化，兩個部分各為不同又互為依靠、相輔相成。其中煤礦人事檔案管理的智能化又可以分為：①實(shí)體管理智能化；②信息管理智能化。核心是煤礦人事檔案信息管理的智能化，主要體現(xiàn)是煤礦人事檔案信息的智能化檢索，因此前提必然是要建立煤礦人事檔案的信息數(shù)據(jù)庫，之后才能開展煤礦人事檔案信息的查詢、輸出等智能化操作，以及檔案信息的完善和維護(hù)。
1 煤礦人事檔案管理中的智能化現(xiàn)狀
隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，尤其是計算機(jī)技術(shù)的發(fā)展以及應(yīng)用，用計算機(jī)來代替人進(jìn)行煤礦人事檔案智能化的管理也越來越普遍，之所以得到大量的應(yīng)用主要?dú)w功于計算機(jī)強(qiáng)大的數(shù)據(jù)處理能力。計算機(jī)將實(shí)體的煤礦人事檔案室和無形的人事檔案信息巧妙的結(jié)合起來，大大的提高工作效率和管理的便利性，從最初的設(shè)想到設(shè)計、施行、建立和維護(hù)無不體現(xiàn)了計算機(jī)的絕妙應(yīng)用在煤礦人事檔案的智能化管理方面，智能化的檔案管理現(xiàn)已成為主流的檔案管理。
1.1 智能化煤礦人事檔案室的建設(shè) 煤礦人事檔案管理的重要的第一步是智能化的煤礦人事檔案室的建設(shè)，而其中的重點(diǎn)又是在實(shí)體的煤礦人事檔案室中實(shí)現(xiàn)計算機(jī)的各方面融合，如計算機(jī)在其中的普及和應(yīng)用以及計算機(jī)的網(wǎng)絡(luò)建設(shè)、聯(lián)接網(wǎng)絡(luò)、區(qū)域網(wǎng)建設(shè)，這些都是建設(shè)智能化人事檔案管理的基礎(chǔ)。現(xiàn)階段我國的人事檔案智能化管理仍處于起步階段，尤其是在煤礦的人事檔案管理方面，還需要大量的工作和科研人員付出大的努力。
1.2 煤礦人事檔案存放位置索引智能化 煤礦人事檔案存放位置能否通過智能化的系統(tǒng)便利快捷的進(jìn)行索引是監(jiān)測煤礦人事檔案管理的智能化與否的一個很好的指標(biāo)。它是對所有存放的實(shí)體人事檔案進(jìn)行虛擬分門別類的如同一種“金字塔”的形式來檢索。智能化的煤礦人事檔案的準(zhǔn)確索引能夠幫助檔案管理人員快速準(zhǔn)確的定位實(shí)體檔案的定位，大大提高工作效率，節(jié)省查找的時間。
1.3 煤礦人事檔案智能化管理系統(tǒng)軟件設(shè)計 隨著計算機(jī)在煤礦人事檔案管理中的應(yīng)用越普遍，因此順勢出現(xiàn)了相應(yīng)的煤礦人事檔案管理方面的軟件，軟件應(yīng)勢變成了整個檔案管理的核心，檔案的智能化管理也就體現(xiàn)在了設(shè)計者能否根據(jù)實(shí)際設(shè)計便捷的軟件和管理者能否很好的運(yùn)用這些軟件對人事檔案進(jìn)行智能化的檢索和管理。智能化人事檔案管理軟件的設(shè)計要遵循以下原則：簡便、迅速、智能化、人性化。
2 煤礦人事檔案智能管理系統(tǒng)的功能設(shè)計
對于煤礦人事檔案管理的智能化的系統(tǒng)軟件的功能設(shè)計，是一個很重要的決定管理能否智能化的因素。對于各種不同的檔案管理以及不同的管理水平的智能化要求，他們都有一些共同的特點(diǎn)，那就是在進(jìn)行功能設(shè)計時必須要遵循以下基本思想：①煤礦人事檔案管理的普適性和通用性，有多個管理的類別項目可供選擇；②能夠很方便和快捷的錄入建立、維護(hù)、修改、增加刪除人事檔案；③能夠很方便和很快捷的查詢、定位以及完整的顯示檔案；④能夠?qū)﹀e誤操作有必要的防護(hù)措施，避免誤操作而導(dǎo)致人事檔案的消失；⑤能夠具有較好的安全性從而保護(hù)檔案的隱私性，能夠保證設(shè)置密碼的文件的安全性，以防信息被盜和惡意篡改以及流失和失真；⑥能夠分別對內(nèi)網(wǎng)和外網(wǎng)進(jìn)行分等級顯示和隱藏。
3 煤礦人事檔案智能化管理系統(tǒng)軟件的應(yīng)用
就目前常用的人事檔案管理軟件而言，其在功能設(shè)計方面已基本滿足上敘功能設(shè)計方面的要求，基本符合設(shè)計思想，但仍存在較大的改進(jìn)和完善的空間，日益完善的人事檔案智能化管理軟件的開發(fā)和利用必將大大推進(jìn)煤礦人事檔案智能化的進(jìn)步。下面就以目前煤礦人事檔案管理常用的軟件做一下簡單的介紹，以看其普適性和實(shí)用性。
3.1 通用人事檔案管理智能軟件V4.3
軟件大?。?.78M
軟件語言：簡體中文
軟件類別：國產(chǎn)軟件／行政管理
應(yīng)用平臺：Win2003/WinXP/Win2000/WinNT/Win9x
開 發(fā) 商：http：//省略/
軟件介紹：該系統(tǒng)是根據(jù)人事檔案管理工作的實(shí)際需要而設(shè)計開發(fā)的，內(nèi)容詳細(xì)且全面，查詢、搜索、統(tǒng)計及打印等比較完善，而且便于操作，可在各類企、事業(yè)單位中廣泛應(yīng)用，它對單位（公司）實(shí)施人事檔案電腦化管理，有助于改進(jìn)工作質(zhì)量，提高工作效率。除此之外，該軟件還便于安裝，用戶注冊后，只需要進(jìn)行簡單的設(shè)置，使它成為適用于用戶單位（公司）的“人事檔案管理系統(tǒng)”。下面簡要分析一下這款軟件的幾個特點(diǎn)：
①具有多種操作方式可供用戶進(jìn)行瀏覽和查詢：如根據(jù)身份證號碼或姓名、編號等信息進(jìn)行查詢；單個記錄以及全體記錄瀏覽。②可按當(dāng)前日期自動計算員工的年齡、工齡。③可設(shè)置十個以上的搜索條件，可設(shè)置員工的工齡段和年齡段來查詢員工記錄。④便于統(tǒng)計出各類職稱、各類學(xué)歷、各類戶口、男女職工、已婚未婚以及正編、聘用、臨時的員工人數(shù)。⑤可設(shè)置各種格式打印報表，如：員工一覽表、個人檔案表、自定義打印、輸出到電子表格文件*.xls進(jìn)行排版打印等。⑥提供“數(shù)據(jù)備份”、“導(dǎo)入備份數(shù)據(jù)”、“導(dǎo)入注冊信息”等功能，保證了數(shù)據(jù)的安全性，消除了用戶擔(dān)心因系統(tǒng)故障而需要重新注冊的憂慮。
3.2 求索人事檔案智能管理系統(tǒng)8.3
軟件大?。?.25M
軟件語言：簡體中文
軟件類別：國產(chǎn)軟件／行政管理
應(yīng)用平臺：Win7/Win2003/WinXP/Win2000/WinNT/
Win9x
開 發(fā) 商：http：//省略/
軟件介紹：本系統(tǒng)適用于各機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位進(jìn)行人事檔案管理。內(nèi)容涵蓋人事檔案錄入、查詢、統(tǒng)計、報表、導(dǎo)出EXECL、打印輸出等，操作簡便、功能卓越。是人事檔案管理人員的得力助手。該系統(tǒng)具有以下幾個顯著特點(diǎn)：
①主界面采用樹型分類結(jié)構(gòu)，可切換列表、卡片、表格三種顯示模式，操作方便、直觀易用；②基于HR理念設(shè)計，集成基本資料、就職資料、學(xué)歷信息等諸多方面的檔案資料管理全面詳盡；③靈活的基本信息設(shè)置，用戶可以自定義部門、職務(wù)、職稱等多種信息，實(shí)用性更強(qiáng)，支持多級部門劃分，滿足集團(tuán)化企業(yè)需要；④強(qiáng)大的查詢系統(tǒng)，快速定位所需信息，可按任意條件進(jìn)行查詢、排序，并可自定義打印項目輸出報表，或?qū)С鰹镋XCEL或文本文檔；⑤規(guī)范的人事調(diào)動管理，全程記錄和管理員工的人動信息，包括員工調(diào)動、離職、復(fù)職，并可實(shí)時查詢所有變動情況及其原始檔案資料；求索人事檔案管理系統(tǒng)；⑥強(qiáng)大的統(tǒng)計分析功能，可按任意部門、工齡、職務(wù)、職稱、性別、基本工資、文化程度、民族等多種方式進(jìn)行各種統(tǒng)計分析等，統(tǒng)計方式多達(dá)數(shù)十種，統(tǒng)計結(jié)果以三種圖形方式一種表格形式直觀顯示并可保存或打印。⑦完善的數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)功能，可確定您的數(shù)據(jù)萬無一失，并獨(dú)用基本設(shè)置備份功能，在您重新安裝本系統(tǒng)，可快速恢復(fù)至您的原始設(shè)置狀態(tài)；軟件還提供了EXCEL格式的導(dǎo)入與導(dǎo)出功能，可完成EXCEL格式原始檔案的導(dǎo)入工作，可大量節(jié)省人工錄入的麻煩，提高您的工作效率，輕松快捷的完成從手工到自動信息化管理的過渡。⑧多種輔助功能：日常記事、通訊錄、會議記錄、全國郵編區(qū)號速查等附加工具會給你的工作帶來諸多的便利。
特色功能：
自定義字段項目功能，靈活的適用于各行業(yè)使用；多條件查詢功能，含自定義項查詢；餅形圖、柱形圖、曲線圖、表格四種統(tǒng)計方式；自定義檔案卡，配合報表設(shè)計器可實(shí)現(xiàn)多種模板；支持從攝像頭直接照片，證件掃描圖管理；批量處理調(diào)動、離職、復(fù)職，可查看歷史檔案卡。
4 趨勢
實(shí)現(xiàn)真正意義上的煤礦人事檔案管理的智能化，需要廣大的檔案工作者和計算機(jī)科技工作者攜手并進(jìn)，共同創(chuàng)造研發(fā)更高級、更人性化的智能化系統(tǒng)來滿足煤礦人事檔案的需求。
總之，目前國內(nèi)外大力倡導(dǎo)智能化的設(shè)備、建筑和管理的今天，智能化的人事檔案管理是必不可少的，尤其在現(xiàn)今大力倡導(dǎo)建設(shè)高產(chǎn)高效高科技礦井的大背景下，煤礦人事檔案管理必將越來越完美。
參考文獻(xiàn)：
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中圖分類號：G72文獻(xiàn)標(biāo)識碼：B文章編號：1672-1578（2015）05-0433-01
1.前言
電子商務(wù)檔案管理的智能化發(fā)展歷程是同步于圖像信息智能技術(shù)的發(fā)展歷程，它體現(xiàn)在智能化的市場預(yù)測、營銷策略和客戶關(guān)系的管理之中。電子版的檔案管理不同于傳統(tǒng)的紙質(zhì)版檔案管理，它能夠通過計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)以極快的傳輸速度將資料進(jìn)行讀取和保存，最后形成一份直觀的電子檔案。電子商務(wù)時代所產(chǎn)生的大量信息包括：電子郵件、電子合同、電子簽名、產(chǎn)品資料、交易及支付過程等信息，有別于平常的紙質(zhì)文件信息，而企業(yè)在電子商務(wù)運(yùn)營期間會累積越來越多的檔案信息，為了能夠?qū)⒕薮蟮碾娮訖n案進(jìn)行有效收集、歸類，保證電子檔案的真實(shí)性、完整性、有效性和安全性，智能化的電子商務(wù)檔案管理是不可阻擋的必然趨勢。
2.電子商務(wù)檔案管理的特點(diǎn)
電子商務(wù)是利用簡單、快捷、低成本的電子方式進(jìn)行買賣雙方不謀面的商貿(mào)活動，存在著大量的原始文件、客戶真實(shí)信息、交易信息等重要文件，以虛擬的形式記錄在檔案管理中[1]。電子商務(wù)檔案管理的特點(diǎn)有以下四點(diǎn)：（1）虛擬性。首先，電子商務(wù)活動發(fā)生的行為是虛擬行為，所產(chǎn)生的活動交易信息和文件記錄都具有虛擬性，電子商務(wù)的虛擬性特征在與紙質(zhì)檔案上的比較中有明顯體現(xiàn)。例如：在電子商務(wù)交易過程中，通過網(wǎng)絡(luò)對存貨的查詢、產(chǎn)品的展示到確定交易，產(chǎn)生出各個過程的信息記錄等都是具有虛擬性特征的檔案。（2）復(fù)雜性。計算機(jī)系統(tǒng)擁有復(fù)雜而準(zhǔn)確的操作技能，能夠?qū)㈦娮由虅?wù)活動中的數(shù)字信息進(jìn)行解碼并記錄給人類查詢存檔，客觀上形成了電子商務(wù)檔案信息的復(fù)雜性。（3）集成性。電子商務(wù)檔案信息不同于紙質(zhì)版，不僅具有了虛擬性還有集成性的特點(diǎn)，它可以將文字、數(shù)字、圖片、視頻、聲音等基本信息集成在一份檔案中，然后把這些信息對外或?qū)?nèi)完整、真實(shí)地呈現(xiàn)出來。（4）危險性。由于電子商務(wù)活動是虛擬的，都是通過不同的介質(zhì)在進(jìn)行，存儲和攜帶的過程中容易受到黑客的攻擊，利用木馬等病毒程序?qū)﹄娮由虅?wù)內(nèi)部存儲信息進(jìn)行破壞，具有易被破壞危險性等特點(diǎn)。
3.電子商務(wù)檔案管理智能化發(fā)展
電子商務(wù)檔案管理智能化發(fā)展可分為電子商務(wù)檔案信息存儲的智能化發(fā)展、電子商務(wù)檔案信息處理與搜索的智能化發(fā)展、電子商務(wù)檔案信息應(yīng)用的智能化發(fā)展三大類，第一：信息存儲的智能化發(fā)展需要經(jīng)過計算機(jī)精密的操作系統(tǒng)得以實(shí)現(xiàn)，通過計算機(jī)系統(tǒng)將電子檔案放入某種存儲介質(zhì)中得到有效的存儲能力。要實(shí)現(xiàn)信息存儲的智能化發(fā)展，就必須進(jìn)行對存儲系統(tǒng)不斷優(yōu)化，才能達(dá)到智能化水平，同時還突出了信息存儲智能化的高可用性和高可靠性[2]。第二：信息檢索的智能化發(fā)展不僅存在著必要性，也是提高市場競爭的有效途徑，智能化的圖像信息檢索的產(chǎn)生對我國智能化檢索水平有著非常重大的意義 。在智能化存儲過程中，對于一些加密過或者未加密過的信息，要實(shí)現(xiàn)智能化檢索才能提高商務(wù)化水平。第三：將存儲的電子商務(wù)檔案信息進(jìn)行合理運(yùn)用，為企業(yè)未來的發(fā)展帶來相對的良好保障，為未來市場預(yù)測、營銷策略和客戶關(guān)系之間的管理提供有效信息。
4.結(jié)語
綜上所述，有效利用計算機(jī)科學(xué)系統(tǒng)為電子商務(wù)創(chuàng)造出無限智能化水平，結(jié)合電子商務(wù)的虛擬性、復(fù)雜性、集成性、危險性的特點(diǎn)研究出突破每一項技術(shù)難題的軟件，加快企業(yè)信息智能化建設(shè)步伐，將電子商務(wù)智能化管理走進(jìn)人們的日常生活中，把電子商務(wù)信息時代推向更高的領(lǐng)域。
進(jìn)入21世紀(jì)，信息技術(shù)和科學(xué)手段成為了各行各業(yè)開展工作不可缺少的重要構(gòu)成要素，信息化管理已經(jīng)成為商務(wù)、學(xué)校等辦公效率迅速提升的重要“法寶”。對于高中來說，檔案管理工作是極具保密性、復(fù)雜性的工作之一，隨著信息化腳步的不斷加快，學(xué)校電子辦公的信息量和工作量必然會不斷增加，由此引發(fā)的各種信息化檔案管理問題不能坐視不管。如何實(shí)現(xiàn)電子文件的實(shí)時網(wǎng)絡(luò)歸檔，科學(xué)有效地管理和利用電子檔案資料，達(dá)到信息高效提取、傳輸、利用的目的，是現(xiàn)階段高中檔案管理工作需要鉆研的課題。
一、高中檔案管理傳統(tǒng)模式的弊端
（一）檔案管理工作量大，效率低下。高中學(xué)校每年、每學(xué)期都有大量的學(xué)生信息需要錄入、管理，再加上由于升學(xué)、轉(zhuǎn)學(xué)、就業(yè)等問題帶來的數(shù)據(jù)的變動，需要管理的信息量很多。采用傳統(tǒng)人工錄入的管理方式費(fèi)時費(fèi)力不說，在信息的準(zhǔn)確程度和記錄時間上也難免會存在差錯和漏洞。在信息的查找和整理時，大量的信息查找起來十分困難，耗時耗力，使得高中檔案管理工作的效率不斷降低。
（二）檔案信息安全保密性差。在傳統(tǒng)的高中檔案管理模式下，檔案信息都是由管理人員手動錄入和管理的，因此，檔案管理的效率相對低下，信息錄入和保管的安全性也較低。即使在傳統(tǒng)的檔案管理中有使用計算機(jī)開展信息管理的情況，使用的人員由于對計算機(jī)知識和操作掌握不準(zhǔn)，在信息的錄入過程中經(jīng)常會出現(xiàn)張冠李戴的失誤，導(dǎo)致檔案信息的管理出現(xiàn)差錯和漏洞。再加上傳統(tǒng)管理模式下，沒有完善的安全保障機(jī)制，接觸檔案信息的主體較多，會輕易將重要的檔案泄漏出去，給檔案管理造成安全隱患。
（三）檔案信息查找困難，更新和維護(hù)程序繁瑣。在傳統(tǒng)的高中檔案管理模式下，隨著時間的流逝，檔案信息的增加使得檔案管理起來更加繁瑣、復(fù)雜，龐大的信息量超出了人工作業(yè)所能達(dá)到的極限，用手查信息數(shù)據(jù)、更新和維護(hù)檔案系統(tǒng)都十分困難。查找目標(biāo)文件時耗時許久，猶如大海撈針，在緊急時刻無法快速找到目標(biāo)文件，會造成很大的不便。
（四）檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)低下，缺乏專業(yè)人員。傳統(tǒng)的高中檔案管理聘用的工作人員一般都是有一定的檔案管理知識，但是計算機(jī)實(shí)際操作水平普遍低下，在操作過程中效率低下，時常發(fā)生人為錯誤，造成檔案管理工作質(zhì)量的低下。
二、對高中檔案實(shí)施信息化管理的必要性
（一）有利于增強(qiáng)高中檔案信息的保密性。智能化檔案管理模式下，采用功能強(qiáng)大的計算機(jī)處理檔案信息，不但提高了存儲速度、存儲數(shù)量，計算機(jī)獨(dú)特復(fù)雜的安全保護(hù)系統(tǒng)還極大地提升了高中檔案信息的保密性。為了更好地實(shí)現(xiàn)信息的保密，通過計算機(jī)將學(xué)校內(nèi)的檔案信息做成單份文，促進(jìn)檔案信息整理、保存、編目質(zhì)量的提升。在減輕檔案管理人員工作量和負(fù)擔(dān)的同時，還極大地提升了檔案管理的現(xiàn)代化和信息化。
（二）提升檔案管理人員的素質(zhì)，實(shí)現(xiàn)無紙化辦公。智能化檔案管理的實(shí)現(xiàn)使得以往的人工檔案管理被計算機(jī)檔案管理所取代，無紙化辦公成為了現(xiàn)代化高中檔案管理的潮流。這種檔案信息管理系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)了文件從產(chǎn)生、運(yùn)輸?shù)秸系囊幌盗泄ぷ鳎【喠藗鹘y(tǒng)檔案管理模式下人工標(biāo)記、打印、裝訂等一系列環(huán)節(jié)，辦公過程中的紙張、筆墨等資源得到了節(jié)約，人力、物力、財力消耗得到了大大的降低。
（三）極大地提升了高中檔案管理工作效率。智能化計算機(jī)的運(yùn)用能夠一次性處理所有的檔案信息，將各種數(shù)據(jù)按照預(yù)設(shè)的順序進(jìn)行排序、整理，絲毫不費(fèi)人工力氣，且運(yùn)行起來準(zhǔn)確性高、差錯極少，維護(hù)和升級也是全自動化運(yùn)行。給原本繁瑣的高中檔案管理工作帶來了現(xiàn)代化的曙光。以運(yùn)行高度有序的現(xiàn)代化化信息處理體系為中心，把校內(nèi)檔案資料加工成電子形式，建立起網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)庫，使得高中檔案管理的一切工作環(huán)節(jié)都變得信息化、智能化、高效率。
三、智能化計算機(jī)在高中檔案管理中的應(yīng)用
（一）創(chuàng)新服務(wù)手段，建立現(xiàn)代化檔案管理模式。信息技術(shù)的發(fā)展不會止步不前，隨著新一輪科學(xué)技術(shù)成果的產(chǎn)生和應(yīng)用，高中信息化檔案管理也必須與時俱進(jìn)，跟隨檔案管理數(shù)字化程度的提升而改善檔案利用方式。越來越多的用戶通過計算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)平臺來獲取檔案信息，這一變化要求檔案管理的工作方式和手段必須隨之改變，甚至連檔案信息的管理模式也在從實(shí)體管理向信息管理、知識管理等方面轉(zhuǎn)變。為此，高中檔案管理部門必須改變服務(wù)手段，創(chuàng)新符合信息化發(fā)展的新服務(wù)方式，建立起現(xiàn)代化的檔案管理模式，推動智能化發(fā)展在高中檔案管理工作中的應(yīng)用。
（二）加強(qiáng)檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施的完善。檔案管理信息化基礎(chǔ)設(shè)施是開展校務(wù)現(xiàn)代化改革的基礎(chǔ)組成部分，具體包括計算機(jī)軟件、網(wǎng)絡(luò)以及其他相關(guān)輔助設(shè)施。不同高中根據(jù)自身檔案管理實(shí)際情況的需要，必須在管理部門配備齊全相關(guān)設(shè)施，包括計算機(jī)、掃描儀、光盤刻錄機(jī)以及檔案管理系統(tǒng)軟件等。建立好網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)庫、電子目錄和電子檔案錄入接受中心，保證電子文件及時高效得到收錄和采集。要注意選擇的信息化檔案管理系統(tǒng)軟件必須能夠具備強(qiáng)大的功能，集采集、存檔、整理、搜索、編目等功能于一身，能夠兼容各種數(shù)據(jù)，保證和其他數(shù)據(jù)庫、校園網(wǎng)之間相互交換的流暢。
（三）加大信息化檔案管理的宣傳力度。信息化時代的到來需要高中領(lǐng)導(dǎo)和管理人員樹立起智能化檔案管理的意識，重視信息化檔案管理在現(xiàn)代社會中的作用，意識到智能化檔案管理模式的建立是現(xiàn)階段高中檔案工作深入改革的重要環(huán)節(jié)。提高領(lǐng)導(dǎo)和師生對信息化檔案管理的認(rèn)知和重視，能夠推動校務(wù)改革的深入發(fā)展。高中檔案管理部門必須秉持創(chuàng)新、努力的理念，不斷提升檔案管理工作的質(zhì)量和效率，以真實(shí)的業(yè)績和務(wù)實(shí)的科學(xué)態(tài)度來表決心，穩(wěn)扎穩(wěn)打，用實(shí)力來爭取上級對校務(wù)改革的資金等各方面支持，全面深入推進(jìn)校務(wù)改革。
（四）建立健全檔案信息安全保障體系。高中檔案管理工作中最重要的可以說是檔案信息的安全性和保密性。因此，在開展校務(wù)管理改革的過程中，必須把信息化與安全性能相結(jié)合，建立起安全保障體系，促進(jìn)智能化發(fā)展在高中檔案管理模式的應(yīng)用。首先要做好安全備份工作，加強(qiáng)信息化檔案管理工作人員的安全意識，確保數(shù)據(jù)不被人為泄露。在內(nèi)部管理方面，要制定好完善的安全保障管理規(guī)章和檔案信息責(zé)任制度，確保檔案管理工作人員的身份安全。
（五）加強(qiáng)檔案管理規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)。信息化時代的到來要求高中智能化檔案管理工作必須實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化。所謂的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化，指的是信息錄入、傳輸、整理、編目、存檔等環(huán)節(jié)的按部就班，首先，上級檔案部門必須制定出詳細(xì)的規(guī)范化管理規(guī)章制度，從工作人員本身和檔案管理工作過程兩方面出發(fā)，首先要求工作人員必須樹立起維護(hù)檔案管理規(guī)范的意識。其次要求工作人員在開展各項檔案管理工作環(huán)節(jié)時按照規(guī)章制度行事，絕不私自決定棘手問題的處理。從而推動高中檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化建設(shè)。
綜上所述，進(jìn)入21世紀(jì)，科學(xué)技術(shù)在教育教學(xué)方面的應(yīng)用越發(fā)普遍，信息化辦公成為高中檔案管理的重要手段。信息化計算機(jī)辦公不僅極大地提升了辦公效率，更增強(qiáng)了高中檔案信息的安全保密性和管理工作的質(zhì)量。目前，高中在利用計算機(jī)開展信息化辦公的同時，還存在很多不足和缺陷，需要根據(jù)實(shí)際情況一一改正，只有創(chuàng)建起完善的安全保障體系，加大信息化檔案宣傳力度，使管理人員樹立起信息化意識，才能夠促進(jìn)智能化辦公在高中檔案管理中更好地應(yīng)用。
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中圖分類號：G271文獻(xiàn)標(biāo)識碼： A
業(yè)擴(kuò)報裝工作是客戶與供電企業(yè)建立供用電關(guān)系的首要環(huán)節(jié)，業(yè)擴(kuò)工作質(zhì)量和效率直接影響著供電企業(yè)形象。業(yè)擴(kuò)報裝各工作環(huán)節(jié)產(chǎn)生的各種工作單及答復(fù)單等紙質(zhì)資料直接體現(xiàn)全過程的工作質(zhì)量。同時，電力監(jiān)管機(jī)構(gòu)對于客戶提交的各類申請資料是否完備合法，供電企業(yè)的服務(wù)行為是否規(guī)范等問題進(jìn)行檢查時，查閱紙質(zhì)資料也是一項重要內(nèi)容。但是營業(yè)檔案長期以來以紙質(zhì)形式流轉(zhuǎn)存放，存在的保管難、查詢難、監(jiān)督難等問題。業(yè)擴(kuò)過程中各類資料連貫性較強(qiáng)，各工作環(huán)節(jié)均會產(chǎn)生檔案資料，下一工作環(huán)節(jié)需要查閱前一環(huán)節(jié)的資料。以前這些工作都是通過紙質(zhì)傳遞、手工簽收的方式完成的，容易出差錯或造成丟失，造成信息傳遞不及時，無形中影響了服務(wù)的響應(yīng)速度，延長了業(yè)擴(kuò)時長，影響了服務(wù)質(zhì)量。如何實(shí)現(xiàn)無紙化辦公和檔案的電子化管理，從而實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)統(tǒng)一管理、業(yè)擴(kuò)全過程監(jiān)督，是當(dāng)前業(yè)擴(kuò)工作中的瓶頸。智能化客戶檔案管理系統(tǒng)有效地解決了這一難題。
1智能化客戶檔案管理的技術(shù)實(shí)現(xiàn)
通過拓展?fàn)I銷業(yè)務(wù)應(yīng)用系統(tǒng)功能，采用圖像高清采集技術(shù)，將業(yè)務(wù)申請、許可文件、客戶證照等客戶營業(yè)資料在業(yè)務(wù)受理時全部轉(zhuǎn)化成電子檔案，實(shí)現(xiàn)了客戶檔案從實(shí)物管理向數(shù)字化管理的重大轉(zhuǎn)變。除客戶報裝申請資料外，現(xiàn)場勘查記錄、方案答復(fù)單、設(shè)計審核、中間檢查、竣工檢驗(yàn)、供用電合同等過程記錄相關(guān)資料在業(yè)擴(kuò)流程對應(yīng)環(huán)節(jié)全部形成電子圖檔錄入系統(tǒng)進(jìn)行數(shù)字化管理，各流程相關(guān)參與部門可實(shí)時在線查詢，專業(yè)管理人員可根據(jù)權(quán)限隨時遠(yuǎn)程調(diào)閱，為全面監(jiān)控營業(yè)質(zhì)量、規(guī)范業(yè)擴(kuò)報裝管理提供了有力支撐。
1.1功能設(shè)計
1.1.1圖檔登記
通過高拍儀進(jìn)行文件的拍照登記，記錄電子圖檔信息，與客戶工單關(guān)聯(lián)并根據(jù)業(yè)務(wù)內(nèi)容自動生成圖檔業(yè)務(wù)信息，歸入指定業(yè)務(wù)類別卷宗。業(yè)務(wù)發(fā)入下一環(huán)節(jié)前對圖檔的完整性進(jìn)行校驗(yàn)或提示。
1.1.2圖檔調(diào)閱
業(yè)務(wù)處理過程中查閱與工單相關(guān)業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的電子圖檔資料，進(jìn)行圖檔的瀏覽和查看。根據(jù)權(quán)限可進(jìn)行部分檔案的下載。
1.1.3圖檔審查
審批人員在審核業(yè)務(wù)時，查看相關(guān)圖檔信息，對電子圖檔的準(zhǔn)確性、清晰度進(jìn)行審查。對于不符合規(guī)范的圖檔予以標(biāo)記，由責(zé)任人重新上傳。
1.1.4圖檔補(bǔ)錄
對于無法及時登記的圖檔，應(yīng)由業(yè)務(wù)責(zé)任人按照客戶或工單進(jìn)行圖檔的補(bǔ)錄，并說明原因。
1.1.5圖檔歸檔
對圖檔檔案中有時限的資料，如：供用電合同、各種協(xié)議等在業(yè)務(wù)工單歸檔時或按規(guī)定時限及時歸入歷史圖檔庫。
1.1.6圖檔視圖與檢索
圖檔的視圖分為客戶視圖、工單視圖、卷宗視圖，支持按照客戶的維度查看圖檔目錄結(jié)構(gòu)，按照工單環(huán)節(jié)查看圖檔的目錄結(jié)構(gòu)，按照檔案卷宗結(jié)構(gòu)查看圖檔的目錄結(jié)構(gòu)，允許業(yè)擴(kuò)客戶統(tǒng)一視圖、工作單查詢視圖調(diào)用相關(guān)圖檔視圖，進(jìn)行圖檔信息的查閱，并提供檢索功能。
1.1.7圖檔電子化監(jiān)控
提供圖檔監(jiān)控管理關(guān)鍵數(shù)據(jù)，對圖檔電子化情況進(jìn)行展示，為管理者提供生動的管理視圖，包括圖檔總體登記情況，已登記圖檔信息的工單，未及時登記圖檔信息的業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)，圖檔的完整性準(zhǔn)確性有問題的圖檔電子文件等。點(diǎn)擊相應(yīng)的圖檔柱狀圖與表格，可以查看圖檔缺失、差錯業(yè)務(wù)的明細(xì)。
1.1.8
圖檔總體情況統(tǒng)計統(tǒng)計圖檔總體情況，包括圖檔卷宗數(shù)、圖檔件數(shù)、圖檔頁數(shù)、統(tǒng)計業(yè)務(wù)流程圖檔覆蓋率情況。
1.1.9輔助功能
（1）圖檔目錄管理
對系統(tǒng)登記的文檔、掃描圖片、影音等各種類型的資料按照業(yè)務(wù)類別進(jìn)行分類，便于檢索和日常管理。
（2）圖檔權(quán)限管理
主要進(jìn)行權(quán)限管理和查詢、維護(hù)對應(yīng)操作員對應(yīng)崗位對圖檔中相應(yīng)文件類型的讀寫權(quán)限，讀權(quán)限指查詢時的讀文件權(quán)限，寫權(quán)限是指圖檔建檔和編輯時的文件上傳權(quán)限。默認(rèn)部門內(nèi)部人員有查閱權(quán)限，外部人員可根據(jù)業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)自動授權(quán)，分配下載上傳權(quán)限需要進(jìn)行指定授權(quán)。
（3）圖檔日志管理
對圖檔的增加、刪除、修改、借閱、歸還、鑒定作廢等操作記入日志?？梢圆榭磮D檔的操作軌跡。
1.2系統(tǒng)功能測試
1.2.1營銷系統(tǒng)改造
依據(jù)圖檔系統(tǒng)的建設(shè)要求，對SG186營銷業(yè)務(wù)應(yīng)用系統(tǒng)進(jìn)行相應(yīng)的改造，涉及新裝增容及用電變更、合同管理、核抄管理、用檢管理、資產(chǎn)管理、計量點(diǎn)管理、計量體系管理等業(yè)務(wù)。
1.2.2功能測試
挑選工作環(huán)節(jié)較為復(fù)雜的高壓新裝流程，對24個業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)逐個進(jìn)行測試、查詢，重點(diǎn)是測試每個工作環(huán)節(jié)是否都增加了圖檔管理模塊，是否可順利拍入電子檔案并存儲，是否可實(shí)施查詢。
2系統(tǒng)應(yīng)用
根據(jù)智能化檔案管理的基本要求，按照國家電網(wǎng)公司制定的業(yè)擴(kuò)流程存檔資料目錄，規(guī)范業(yè)擴(kuò)各環(huán)節(jié)需錄入的電子資料明細(xì)，明確各環(huán)節(jié)負(fù)責(zé)人。各基層單位根據(jù)要求，開展高壓新裝、高壓增容、裝表臨時用電流程檔案電子化操作測試，對電子圖檔權(quán)限分配進(jìn)行設(shè)置。對業(yè)擴(kuò)報裝流程涉及的崗位配備高拍儀，調(diào)試設(shè)備與系統(tǒng)對接。對于已歸檔的高壓業(yè)擴(kuò)資料可以由檔案室補(bǔ)拍完成，在途的電子圖檔資料由營銷部門各單位根據(jù)職責(zé)分工在業(yè)擴(kuò)報裝流程各節(jié)點(diǎn)拍入圖檔資料，由檔案室歸檔前核對歸檔。
3應(yīng)用效果
3.1客戶檔案更加完整清晰
在營銷業(yè)務(wù)系統(tǒng)中擁有完整的客戶檔案信息，能更清晰地反映出客戶用電管理全過程，方便的從系統(tǒng)中查詢到客戶受理申請、供電方案、業(yè)務(wù)收費(fèi)、受電工程設(shè)計審查、受電工程竣工驗(yàn)收、送電各環(huán)節(jié)的內(nèi)容，實(shí)現(xiàn)客戶業(yè)擴(kuò)過程的全痕跡數(shù)字化管理。
3.2檔案查閱更加方便快捷
解決了業(yè)擴(kuò)報裝各參與部門互相移交業(yè)務(wù)資料的問題，需要查看業(yè)擴(kuò)資料的部門可實(shí)時在線查詢，業(yè)擴(kuò)人員對工程的整體把控有了顯著的提高，資料的收集更加清晰、條理化，查閱、調(diào)取更加快捷，降低了工作強(qiáng)度，提高了工作效率。
借助于數(shù)字信息以及存儲介質(zhì)可以將電子商務(wù)檔案完成，而在進(jìn)行電子商務(wù)檔案管理的時候，是沒有辦法直接做到手動進(jìn)行關(guān)于電子商務(wù)檔案的操作或者是管理的，這個時候，計算機(jī)系統(tǒng)就是最不可或缺的存在。正是計算機(jī)科學(xué)技術(shù)以及網(wǎng)絡(luò)的不斷發(fā)展以及智能化的深入，當(dāng)電子商務(wù)檔案其信息是存儲在不一樣的儲存介質(zhì)上時，對于其中的信息規(guī)范與格式要求也會有所不同。因?yàn)椴煌木W(wǎng)絡(luò)服務(wù)商而導(dǎo)致的傳輸協(xié)議或者網(wǎng)絡(luò)鏈接方式的差異，同樣會讓其儲存形式、數(shù)字化程度以及計算機(jī)功能都不一樣，這些情況的存在讓電子商務(wù)檔案信息變得復(fù)雜起來。電子商務(wù)檔案信息和過去的紙質(zhì)檔案信息存在很不一樣的地方，首先是其未被單一的數(shù)字，或者文字信息局限，并且可以讓信息得到系統(tǒng)的、全方位的存儲。無論是圖像信息還是音頻視頻之類的音像信息，都是可以用合適的形式在文件當(dāng)中進(jìn)行完整記錄的。在查找讀取信息的時候，這要打開文件夾就可以完成，并且可以記錄得更加詳細(xì)與真實(shí)。
（二）電子商務(wù)檔案管理的缺陷
電子檔案并不會受到時間或者是地點(diǎn)的限制就能夠做到查找信息或者是信息共享，并且和紙質(zhì)檔案對于保存的環(huán)境與條件要求高不一樣，電子檔案其在進(jìn)行保存的時候主要是對防磁性以及溫濕度要求高，但是其保存所需空間并不大。只不過，在對電子商務(wù)檔案進(jìn)行管理的時候，關(guān)于電子文件的歸檔管理存在復(fù)雜性，也就讓其檔案管理工作變得更有難度。這是因?yàn)楹芏嘭?fù)責(zé)電子文件檔案處理的工作人員其在工作的時候，受到關(guān)于紙質(zhì)檔案管理思想的影響，對于電子文件歸檔管理意識不夠高?；蛘呤怯械墓ぷ魅藛T為了減輕自己的工作負(fù)擔(dān)，并沒有主動關(guān)注關(guān)于電子文件的歸檔工作。還有可能是工作人員其本身的技術(shù)不足，對于計算機(jī)的使用操作并不熟練，既無法對電子文件在歸檔管理當(dāng)中遇到的問題做好正確處理，也沒有辦法做好點(diǎn)子文件的歸檔管理工作。
對于檔案而言，其原始記錄性是很重要的屬性，并且體現(xiàn)在了檔案的內(nèi)容與形式上，正是因?yàn)闄n案具有原始記錄性，它才擁有法律憑證的作用。電子商務(wù)檔案屬于電子文件，它的形式和內(nèi)容之間是相對對立的，而其內(nèi)容很容易被改動，固有形式會有所變化，也就會影響到其原始記錄性。和紙質(zhì)檔案不同，電子檔案不但容易被篡改，且篡改之后還可以不留下痕跡，因而在進(jìn)行管理的時候，容易造成一些問題。電子文件本身還存在虛擬性，那么關(guān)于原件的界定就會很困難。即使信息技術(shù)發(fā)展迅速，但是數(shù)字簽署技術(shù)并沒有得到普及，要在電子文件上進(jìn)行蓋章或者簽名也并不存在可行性，那么在對電子文件進(jìn)行真?zhèn)舞b別的時候也就會變得艱難。正因如此，在討論電子商務(wù)檔案其原始記錄性的時候，必須有全新的概念才行。
在電子文件越來越多的現(xiàn)在，對于文件原始順序的來源原則得到了更多的關(guān)注。想要做好電子檔案管理，尊重其來源是非常重要的一點(diǎn)，也能夠更好的從行政管理與法律責(zé)任的角度去對電子文件歸檔管理問題進(jìn)行處理。在實(shí)際使用當(dāng)中，工作人員可以根據(jù)需要來進(jìn)行電子文件的隨時復(fù)制，又再對其信息內(nèi)容進(jìn)行重新的組合，這么一來，電子文件原有的順序就很容易被打亂。這樣的情況就意味著，當(dāng)電子文件在運(yùn)轉(zhuǎn)期間，要把握好它的原始性并不容易，而在進(jìn)行文件整理的時候，關(guān)于文件原始聯(lián)系的說明不可或缺。要讓來源原則變得更加豐富，也可以以所有生命周期當(dāng)中的文件其組合變化以及電子文件管理實(shí)踐作為基礎(chǔ)與依據(jù)。只是這樣的方式對于電子文件來源的明確判定要求比較高，不單單是將檔案與文件維護(hù)好，在進(jìn)行整理時要根據(jù)原始順序來進(jìn)行。
二、電子商務(wù)檔案管理的發(fā)展趨勢
（一）信息存儲智能化
1.借助智能存儲設(shè)備 電子商務(wù)檔案在進(jìn)行信息保存的時候需要借助于電腦、服務(wù)器和相關(guān)的移動存儲設(shè)備等，而在對電子檔案文件進(jìn)行訪問的時候也離不開這些設(shè)備的支持。電子商務(wù)其發(fā)展方向在于信息提取的及時性、便利性，以及不受到時間地點(diǎn)等的約束與限制，能夠達(dá)到隨時獲取檔案信息的標(biāo)準(zhǔn)。對于將來的智能化存儲設(shè)備來說，這是基本的要求，對電子檔案進(jìn)行智能化管理的一個特征也在于電子檔案存放之后的提取方式的轉(zhuǎn)變。當(dāng)智能化信息存儲在進(jìn)行輸出的時候，應(yīng)該是能夠?qū)Σ煌闹悄芑O(shè)備都支持的，而且對于擁有權(quán)限的智能化設(shè)備還應(yīng)該給與其關(guān)于電子檔案信息的編輯、備份、安全管理等特別操作的權(quán)利，這也是為了讓檔案信息可以得到更好的保護(hù)。
2.存儲設(shè)備智能化管理 未來信息儲存的發(fā)展方向就在于信息存儲智能化，這種電子檔案管理模式讓存儲和管理結(jié)合在了一起，也讓計算機(jī)系統(tǒng)、工作模式以及連接方式都發(fā)生了很大的改變，也將一些不必要的行為省略了，還可以讓電子商務(wù)檔案信息其安全以及實(shí)時訪問得到保證。實(shí)際上，電子商務(wù)檔案存儲的智能化是由計算機(jī)系統(tǒng)當(dāng)中的軟件與硬件來進(jìn)行決定的，而所謂智能化存儲就需要讓計算機(jī)其部分的運(yùn)算以及控制功能可以下放到存儲設(shè)備當(dāng)中，讓存儲設(shè)備不只是能夠進(jìn)行數(shù)據(jù)存儲，還可以擁有一定的運(yùn)算與控制的功能。借助于智能存儲技術(shù)，電子商務(wù)檔案管理可以獲得更多效益，不但可以讓人工操作得帶減少，也能夠讓過去對于檔案管理所需空間得到節(jié)約，更能夠縮短時間以及讓運(yùn)輸、倉儲相關(guān)費(fèi)用得到節(jié)約。智能化存儲管理技術(shù)能夠?qū)崿F(xiàn)對于存儲系統(tǒng)當(dāng)中存在的問題相關(guān)監(jiān)控與調(diào)整工作，從而第一時間發(fā)現(xiàn)問題與潛在隱患，并且采取一定的措施進(jìn)行處理，讓數(shù)據(jù)存儲的安全與持續(xù)得到保證，也讓電子商務(wù)檔案存儲智能化水平得到提升。
（二）信息檢索智能化
1.智能檢索 對于諸多檔案信息而言，電子商務(wù)檔案信息只是其中之一，也是電子商務(wù)的興起才出現(xiàn)的。通常情況下，對于檔案信息的檢索主要發(fā)展在于自然檢索、手動檢索、計算機(jī)輔助檢索以及計算機(jī)智能檢索，對于電子商務(wù)檔案信息其檢索來說，也是類似的。計算機(jī)的智能技術(shù)不斷帶動著電子商務(wù)檔案學(xué)信息檢索的智能化，而面對擁有各式各樣信息存儲方式的電子商務(wù)檔案，因?yàn)槠湫畔?nèi)容可能包含文字、數(shù)字、圖片、圖像、聲音等，還可能有加密信息與不加密信息的區(qū)別以及本地存儲與其他存儲等情況，關(guān)于電子商務(wù)檔案信息有關(guān)的智能檢索就擁有了更為重大的意義。對于智能檢索而言，其基礎(chǔ)就在于文獻(xiàn)以及檢索詞的相關(guān)度，并且對文獻(xiàn)重要性進(jìn)行綜合考察作為指標(biāo)，再對檢索的結(jié)果進(jìn)行排序，從而讓檢索效率得到提升。
2.相關(guān)性分析 在進(jìn)行智能檢索結(jié)果排序的時候，相關(guān)性與重要性都是需要考慮的，而相關(guān)系選擇各個字段其加權(quán)混合索引能夠分析得更加準(zhǔn)確，而重要性則是與文獻(xiàn)來源權(quán)威性有關(guān)系。通過這樣的方式，讓檢索結(jié)果得到更加準(zhǔn)確的排序，也讓檢索的效率得到提升。電子商務(wù)的發(fā)展快速也讓其活動越來越具有全球化特征，而電子商務(wù)檔案信息其全球性、信息管理系統(tǒng)的分布性、交易語言復(fù)雜性以及交易方式多樣性等特點(diǎn)越來越顯著。這樣的事情勢必導(dǎo)致過去的檔案信息檢索工具無法讓用戶需求得到滿足，而智能檢索工具開發(fā)的必然性與必須性也得到了凸顯。
3.推理化分析 計算機(jī)科學(xué)技術(shù)的發(fā)展讓電子商務(wù)檔案信息的智能檢索擁有技術(shù)支撐。計算機(jī)推理思想對于檔案管理其智能化的應(yīng)用，可以讓檔案管理其檢索系統(tǒng)做到對于基于模式識別以及物景分析的圖形圖像檢索系統(tǒng)，也更有利于檔案信息搜索工具借助于別的基礎(chǔ)理論實(shí)現(xiàn)更智能的模式開發(fā)。
（三）檔案應(yīng)用智能化
1.客戶管理智能化管理 電子商務(wù)檔案其應(yīng)用智能化，首先在于客戶關(guān)系管理的智能化。對于電子商務(wù)檔案而言，客戶檔案是重要的組成部分，而電子商務(wù)檔案也相當(dāng)于是讓商家客戶之間有了新的交流方式，那么企業(yè)的管理者在對客戶關(guān)系進(jìn)行管理的時候也應(yīng)該變化思維方式。智能化的客戶關(guān)系管理可以讓企業(yè)對客戶的服務(wù)得到加強(qiáng)，也讓客戶的滿意度以及忠誠度得到提升，更能夠讓企業(yè)的效率與效益得到提升，這同樣需要加強(qiáng)關(guān)于客戶關(guān)系管理系統(tǒng)以及智能化的客戶數(shù)據(jù)庫開發(fā)以及應(yīng)用。
2.商情智能化預(yù)測 智能化的商情預(yù)測，是電子商務(wù)檔案應(yīng)用智能化的另一個重點(diǎn)?？蛻魯?shù)據(jù)龐大，而企業(yè)的營銷信息、銷售信息以及服務(wù)信息也非常多，只有高度商業(yè)智能的數(shù)據(jù)分析以及數(shù)據(jù)處理系統(tǒng)才能夠很好的實(shí)現(xiàn)對于它們的分析與管理。智能化的商情預(yù)測系統(tǒng)，借助于數(shù)據(jù)挖掘思想以及數(shù)據(jù)倉庫的管理技巧，一對一的營銷策略、以及個性化的售后服務(wù)智能化的數(shù)據(jù)分析與處理，可以使得客戶的需求得到滿足，也能夠讓企業(yè)的盈利能力與盈利空間得到拓展與提升。
杭州市房產(chǎn)檔案館成立于2003年，2008年搬入新館后，在新庫房管理中率先采用了智能電動密集架和庫房溫濕度自動控制兩大新技術(shù)，極大的減輕了工作人員的勞動強(qiáng)度和庫房的日常性管理工作，但隨著近幾年房地產(chǎn)市場房產(chǎn)交易的日益火爆，房產(chǎn)檔案量急劇增加，目前館藏各類房屋權(quán)屬檔案已近400余萬卷（冊），原有的庫房管理方式已不能滿足日益增長的檔案入庫需要，給檔案管控工作帶來了不少壓力。同時作為“民生檔案，服務(wù)民生”的查檔服務(wù)窗口，檔案的利用接待量也呈幾何倍數(shù)增長。隨著“互聯(lián)網(wǎng)+”時代到來，大數(shù)據(jù)、云計算、物聯(lián)網(wǎng)、移動互聯(lián)網(wǎng)、智能制造業(yè)等信息技術(shù)培訓(xùn)的發(fā)展與運(yùn)用，深刻影響到檔案的特性和檔案管理工作的邊界。
1 面臨問題
1、房產(chǎn)檔案的增容面臨檔案管控手段單一的問題
2005年，杭州市房產(chǎn)檔案館主城區(qū)全年房產(chǎn)檔案入庫量為14萬卷，到了2015年入庫量為41萬卷，十年間增加了2.88倍，截止2016年11月15日，杭州市房產(chǎn)檔案館當(dāng)年度已接收主城區(qū)各類房產(chǎn)檔案350447卷，隨著住房保障類檔案的接收入庫，預(yù)計2016年度檔案接收量將突破45萬卷。大量檔案的接收入庫，對檔案接收的上下架、位置管理、庫房的巡檢及盤點(diǎn)、檔案統(tǒng)計、利用調(diào)閱等帶來不少困難，而目前的檔案管控手段相對單一，工作效率較低，已不能滿足日益增長的檔案管理需要。
2、實(shí)體檔案調(diào)閱利用需要提質(zhì)增效的問題
杭州市房產(chǎn)檔案館作為“民生檔案，服務(wù)民生”的查檔服務(wù)窗口，查檔接待任務(wù)日益繁重。據(jù)《房管時迅》數(shù)說房管有關(guān)數(shù)據(jù)統(tǒng)計，2005年，杭州市房產(chǎn)檔案館房產(chǎn)檔案查詢接待量為0.9萬人次，到2015年房產(chǎn)檔案查詢接待量達(dá)42.3萬人次，十年間房產(chǎn)檔案查詢接待量增加了45倍。截止2016年11月15日，杭州市房產(chǎn)檔案館當(dāng)年度窗口累計接待11.4萬人次，出具查檔記錄41萬份，電子檔案10.8萬頁，核查61.5萬人次。檔案管理部門如何在如此大接待量的情況下，及時高效的提高調(diào)閱實(shí)體檔案的速度，降低百姓的調(diào)檔等待時間，提質(zhì)增效是當(dāng)前的主要問題。
2 功能實(shí)現(xiàn)
1、檔案智能密集架控制系統(tǒng)
在此次庫房改造中，我們采用了智能電動密集架，其架體控制系統(tǒng)采用了目前最先進(jìn)的工業(yè)級、寬電壓、可靠性高、抗干擾能力強(qiáng)的PLC集成控制系統(tǒng)，規(guī)避了智能電動密集架單片機(jī)控制系統(tǒng)所存在的功能單一，無法升級等弊端，并與手持PDA、工作電腦等進(jìn)行了工作聯(lián)網(wǎng)，并實(shí)現(xiàn)了以下功能：
⑴、智能電機(jī)配備24V無刷電機(jī)基礎(chǔ)上加配了5A電磁離合器，使架體在開閉合過程中更加安全、更加高效，架體移動聲音輕盈，無噪音。且手動、電動可自動切換。
⑵、架體左右功能：具備左動、右動及左右架體功能，當(dāng)固定列在中間時，支持左右兩側(cè)架體同時進(jìn)行打開操作，滿足兩人進(jìn)入同一區(qū)域固定列兩側(cè)同時調(diào)閱檔案的需求。
⑶、一鍵式操作功能：通過一個觸控導(dǎo)向按鈕完成架體的開啟、停止、關(guān)燈等所有操作，|控開關(guān)上配有LED導(dǎo)向指定燈。
⑷、應(yīng)急助推功能：當(dāng)調(diào)檔目標(biāo)列出現(xiàn)電機(jī)故障，無法打開架體時，架體控制系統(tǒng)能智能識別故障位置，并自動指示故障列相鄰架體將故障列推動，故障列打開后，該助推列自動復(fù)位。
⑸、架體通風(fēng)功能：架體控制系統(tǒng)上自帶溫濕度控制系統(tǒng)，能實(shí)時檢測架體內(nèi)溫濕度值，該架體環(huán)境溫濕度能人工設(shè)定，當(dāng)架體環(huán)境溫濕度值達(dá)到設(shè)定值時，系統(tǒng)能自動打開每列架體來實(shí)現(xiàn)通風(fēng)和閉架，也可直接在固定列上通過觸摸屏上進(jìn)行手動操作，實(shí)現(xiàn)開架通風(fēng)，使架體內(nèi)的溫濕度達(dá)到恒溫恒濕。
⑹、自動安全保障功能：架體除有防傾倒、防鼠、防塵、防光等基本功能基礎(chǔ)上，架體內(nèi)立柱、底盤和入口處分別安裝了紅外保護(hù)裝置，腳踢桿等應(yīng)急保護(hù)裝置，當(dāng)有人在架體開啟通道內(nèi)或有異物進(jìn)入移動架體通道時，架體立即啟動自鎖保護(hù)功能，同時系統(tǒng)進(jìn)入安全保護(hù)狀態(tài)，只有當(dāng)人員離開通道或異物清除，架體才能啟動，確保人身安全。
⑺、架體自照明功能：架體自帶照明系統(tǒng)，該系統(tǒng)采用無紫外線LED燈具，能隨架體開啟或人員進(jìn)入架體通道而自動激活，當(dāng)架體系統(tǒng)閑置或無人時，3分鐘后照明系統(tǒng)自動關(guān)閉。
⑻、電路保護(hù)功能：架體電力回路、操作回路各有專用的斷路器，當(dāng)漏電或馬達(dá)超負(fù)荷時，密集架立即停止，回路切斷，即過載保護(hù)。
2、檔案實(shí)體管理系統(tǒng)
在此次庫房改造中，我們將8個標(biāo)準(zhǔn)化庫房全部通過VPN實(shí)現(xiàn)了WIFI無線網(wǎng)絡(luò)的全覆蓋，通過手持PDA，在庫區(qū)內(nèi)就可實(shí)現(xiàn)檔案的入庫、借閱、歸還、批量上架、批量位置管理等工作。檔案借閱或調(diào)檔時可以通過調(diào)檔指令，利用PDA可遠(yuǎn)程開啟相應(yīng)的電動密集架，實(shí)現(xiàn)高效、精準(zhǔn)，大大提高了調(diào)檔等待時間，尤其在窗口服務(wù)中，調(diào)檔時間由原先約30分鐘縮短至5分鐘左右，為服務(wù)群眾贏得了時間。
3、檔案庫房智能環(huán)境監(jiān)控系統(tǒng)
庫房的恒溫恒濕對檔案的保管至關(guān)重要，在此次庫房增容改造中，我們將除濕器，空調(diào)、空氣凈化器、加濕器等設(shè)備進(jìn)行有機(jī)組合，并利用新技術(shù)，將庫房內(nèi)各區(qū)域安裝的溫濕度監(jiān)控點(diǎn)進(jìn)行統(tǒng)一聯(lián)網(wǎng)，形成檔案庫房智能環(huán)境監(jiān)控系統(tǒng)。根據(jù)預(yù)先設(shè)定的溫濕度值，在一定內(nèi)范圍達(dá)到異常告警、自動調(diào)節(jié)、實(shí)時采集、快速響應(yīng)、定時上傳數(shù)據(jù)到指定服務(wù)器等，實(shí)現(xiàn)了對庫房內(nèi)溫度、濕度、PM2.5、CO2等進(jìn)行全天候智能監(jiān)測、控制和治理。在確保庫房達(dá)到恒溫恒濕基礎(chǔ)上，有效凈化微塵、細(xì)菌、塵螨、微生物和各種氣態(tài)污染物，消除空氣中的異味，在保護(hù)檔案本身安全的同時確保從業(yè)人員的身體健康，同時將除濕器的排水進(jìn)行了集中排放，避免了人工倒水的問題。
4、檔案庫房安全管控系統(tǒng)
檔案庫房安全管控系統(tǒng)中我們采用了庫房磁卡門禁系統(tǒng)、重點(diǎn)庫房加裝了雙指紋門禁系統(tǒng)、庫房進(jìn)出紅外線監(jiān)測系統(tǒng)，庫區(qū)內(nèi)視頻監(jiān)控系統(tǒng)，其中門禁系統(tǒng)使用的磁卡需經(jīng)專門授權(quán)，方可使用，實(shí)現(xiàn)對進(jìn)入庫房人員全方位的實(shí)時監(jiān)控和管理，庫房進(jìn)出紅外線監(jiān)測系統(tǒng)和庫區(qū)內(nèi)視頻監(jiān)控系統(tǒng)則與大樓的物業(yè)管理監(jiān)控室進(jìn)行有序?qū)?，使得庫?4小時都能實(shí)現(xiàn)全方位的管控，達(dá)到了人防、技防、物防的三位一體的庫房安全防范體系，確保了檔案庫房的安全。
5、主控系統(tǒng)
以上各項系統(tǒng)都通過一套庫房管理主控系統(tǒng)來集中進(jìn)行管理，與館的檔案綜合管理系統(tǒng)和檔案綜合業(yè)務(wù)系統(tǒng)通過端口進(jìn)行對接，互聯(lián)互通，與大樓安保系統(tǒng)進(jìn)行進(jìn)行對接，實(shí)現(xiàn)庫房一體化智能管控，大大提高了工作效率。
3 結(jié)語
隨著“互聯(lián)網(wǎng)+”時代的到來，創(chuàng)新檔案日常管理模式，創(chuàng)建立體檔案館庫管理辦法，檔案館庫的智能化建設(shè)必將是發(fā)展趨勢，本文只根據(jù)了本館情況對智能化館庫建設(shè)進(jìn)行了初步的實(shí)踐與探索，對智能化館庫管理提出了一些思路和方法，供其他單位檔案管理工作者借鑒與參考。
參考文獻(xiàn)
DOI：10.16640/ki.37-1222/t.2017.01.105
0 引言
本文主要通過業(yè)務(wù)系統(tǒng)開發(fā)招投標(biāo)及合同檔案歸檔接口，基于檔案管理系統(tǒng)開辟專項管理平臺，進(jìn)行招投標(biāo)及合同檔案統(tǒng)一管理和利用。招投標(biāo)及合同檔案存儲在非結(jié)構(gòu)化平臺，基于非結(jié)構(gòu)化平臺的大數(shù)據(jù)研究成果，開展適合招投標(biāo)及合同檔案的智能查詢、自動分類、特征建模等應(yīng)用建設(shè)，及提供可視化的文檔分析管理工具，提升檔案管理及利用水平。
1 應(yīng)用開發(fā)的基本目標(biāo)
（1）梳理ERP系統(tǒng)及電子商務(wù)系統(tǒng)中的招投標(biāo)文件及合同檔案數(shù)據(jù)，研發(fā)基于檔案管理系統(tǒng)的批量數(shù)據(jù)歸檔傳輸接口，存儲于非結(jié)構(gòu)化平臺，利用數(shù)據(jù)分析、挖掘技術(shù)，研究各階段招投標(biāo)資料及合同檔案非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)的自動歸檔、提取、分類、聚類及語義關(guān)聯(lián)。為招投標(biāo)資料及合同檔案利用奠定基礎(chǔ)。（2）開發(fā)歷史招投標(biāo)檔案及合同檔案遷移工具，開展歷史數(shù)據(jù)的遷移工作，并對遷移后的數(shù)據(jù)進(jìn)行驗(yàn)證，保證數(shù)據(jù)遷移的完整性和準(zhǔn)確性。（3）基于非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)管理平臺，提供招投標(biāo)及合同檔案的信息統(tǒng)計分析功能，構(gòu)建公司全量招投標(biāo)檔案及合同檔案數(shù)據(jù)一站式搜索服務(wù)，實(shí)現(xiàn)對不同類型的招投標(biāo)檔案及合同檔案數(shù)據(jù)的集中檢索，解決跨系統(tǒng)、跨業(yè)務(wù)的多源信息分散搜索問題，實(shí)現(xiàn)一對一的精確檢索。實(shí)現(xiàn)圖譜化的招投標(biāo)檔案及合同檔案數(shù)據(jù)動態(tài)關(guān)聯(lián)檢索、實(shí)現(xiàn)基于用戶興趣域的非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)自動推送；（4）研發(fā)可視化分析技術(shù)，提供智能交互界面，實(shí)現(xiàn)招投標(biāo)檔案及合同檔案的可視化分析、挖掘。最終達(dá)成招投標(biāo)檔案及合同檔案資料在非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)平臺上的統(tǒng)一存儲及智能、快速、準(zhǔn)確的利用。（5）開展招投標(biāo)及合同檔案權(quán)限控制研發(fā)，用戶的根據(jù)當(dāng)前職位、當(dāng)前崗位、工作歷程、參與的事項，建立用戶權(quán)限模型及實(shí)現(xiàn)檔案查詢、管理及利用的統(tǒng)一權(quán)限控制。
2 技術(shù)方案
2.1 系統(tǒng)架構(gòu)
本文研究主要要求通過技術(shù)手段從數(shù)據(jù)平臺中發(fā)現(xiàn)并歸集招投標(biāo)及合同檔案，具體則指通過設(shè)計的自動分類、聚類等規(guī)則實(shí)現(xiàn)招投標(biāo)及合同的整理歸類，自動篩選?？傮w架構(gòu)如圖1：
招投標(biāo)及合同檔案專項管理應(yīng)用，基于檔案管理系統(tǒng)提供的統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)歸檔接口，從ERP、電子商務(wù)等系統(tǒng)采集招投標(biāo)及合同檔案數(shù)據(jù)，并通過非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)管理平臺進(jìn)行數(shù)據(jù)存儲等。實(shí)現(xiàn)招投標(biāo)及合同檔案專項業(yè)務(wù)管理水平提升。
2.2 架構(gòu)遵從
本文在概要設(shè)計、詳細(xì)設(shè)計中均遵照前期項目中的業(yè)務(wù)架構(gòu)、應(yīng)用架構(gòu)、數(shù)據(jù)架構(gòu)、技術(shù)架構(gòu)進(jìn)項細(xì)化。
2.3 技術(shù)架構(gòu)
應(yīng)用展示層：主要包括綜合檢索、關(guān)聯(lián)檢索、自動推薦和可視化展現(xiàn)功能。采用JSP、Flex、Html等關(guān)鍵技術(shù)確保數(shù)據(jù)可視化效果和瀏覽器兼容性，增強(qiáng)用戶體驗(yàn)。接口層：采用JAVA API、WebService和Http RestFull方式預(yù)留統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)接口，提供系統(tǒng)集成使用。服務(wù)層：主要包括基礎(chǔ)公共服務(wù)、業(yè)務(wù)建模及算法解析組件服務(wù)、分布式調(diào)度任務(wù)、搜索引擎服務(wù)和數(shù)據(jù)可視化組件，采用“微服務(wù)”形式隔離各個服務(wù)，為系統(tǒng)提供柔性支撐能力，并支撐應(yīng)用層實(shí)現(xiàn)。存儲層：主要包含非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)存儲、索引數(shù)據(jù)存儲和關(guān)系數(shù)據(jù)庫。數(shù)據(jù)集成：通過統(tǒng)一的集成接口實(shí)現(xiàn)平臺、業(yè)務(wù)系統(tǒng)的多源異構(gòu)系統(tǒng)數(shù)據(jù)的集成。
3 研究成果
非結(jié)構(gòu)化平臺的智能招投標(biāo)檔案管理系統(tǒng)的建設(shè)成功徹底避免了紙質(zhì)檔案批量大，查詢不方便的問題，并且信息檢索按照檢索內(nèi)容的廣度、深度、關(guān)聯(lián)度以及智能化程度不同，檢索的結(jié)果也不盡相同。結(jié)合檔案管理系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)的自動歸集，為跨業(yè)務(wù)關(guān)聯(lián)使用檔案數(shù)據(jù)奠定基礎(chǔ)。以及開發(fā)了可視化工具，可以直觀、迅速地揭示數(shù)據(jù)趨勢和外露層。按目的，可視化技術(shù)又可分為三類：探索型、驗(yàn)證型、表示型?？傊?，各項技術(shù)的完成都是一次重大的進(jìn)步，都是順應(yīng)大數(shù)據(jù)信息時代下的潮流方向，接下來需要更加多元化的探尋非結(jié)構(gòu)化平臺的研究方向，為推動信息時代進(jìn)一步發(fā)展做出應(yīng)有的貢獻(xiàn)。
具體而言，可以從以下三個方面來認(rèn)識突出檔案管理社會化職能的意義：
1、提升高校辦學(xué)質(zhì)量
目前高校都逐步強(qiáng)化了職業(yè)化教育的辦學(xué)理念和辦學(xué)實(shí)踐，而增進(jìn)高校教育的職業(yè)化特質(zhì)則需要與企業(yè)展開深度合作。然而，由于高校與企業(yè)分屬于不同的組織類型，且受到不同體制環(huán)境的影響，使得校企合作更多體現(xiàn)在形式建構(gòu)領(lǐng)域，而在深度互動和互利雙贏上卻做得不夠。為此，通過挖掘高校的科研檔案資源來助力企業(yè)的技術(shù)創(chuàng)新和管理創(chuàng)新，便能在雙贏的基礎(chǔ)上提升高校的辦學(xué)質(zhì)量。
2、助力地方經(jīng)濟(jì)發(fā)展
高校所在區(qū)域的地方經(jīng)濟(jì)發(fā)展，主要依托于產(chǎn)業(yè)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展推動。如，物流產(chǎn)業(yè)、旅游產(chǎn)業(yè)、電子商務(wù)產(chǎn)業(yè)等。通過調(diào)研發(fā)現(xiàn)，許多地方產(chǎn)業(yè)發(fā)展存在著各自為陣的發(fā)展態(tài)勢，而未能在循環(huán)經(jīng)濟(jì)視角下獲得范圍經(jīng)濟(jì)效應(yīng)。為此，通過利用高校的科研檔案資源、專家檔案資源，便能在智力和人力支持下幫助地方產(chǎn)業(yè)經(jīng)濟(jì)走上一條綠色、健康的發(fā)展道路。
3、培養(yǎng)共生環(huán)境生態(tài)
盡管高校在隸屬關(guān)系上存在著不同的類別，但其在具體的區(qū)域內(nèi)辦學(xué)，必然會受到該區(qū)域社會經(jīng)濟(jì)政治環(huán)境的影響，而且在拓展高校辦學(xué)空間的潛在要求下，高校管理層也需要主動與地方政府接觸?？梢?，培養(yǎng)環(huán)境共生的生態(tài)，對于高校而言是至關(guān)重要的。高校通過突出檔案管理的社會化職能，便能為實(shí)現(xiàn)環(huán)境共生建立起良好的社會聲譽(yù)。
二、高校檔案管理的社會化職能分析
結(jié)合本人的工作體會，可以從以下兩個方面進(jìn)行分析：
1、助推社會主體的發(fā)展
實(shí)現(xiàn)高校檔案管理的社會化職能，不能只見物不見人，其根本仍在于轉(zhuǎn)換高校檔案管理思路，并在高校管理層的牽頭下積極建立與社會各類主體的聯(lián)系。本文以科研檔案管理為視角，那么社會主體也主要指向了企業(yè)。正如上文所提到的，通過將高?？蒲袡n案資源在知識產(chǎn)權(quán)保護(hù)的基礎(chǔ)上，與企業(yè)技術(shù)創(chuàng)新、管理創(chuàng)新實(shí)踐相結(jié)合，則能為企業(yè)帶來知識紅利。但這里也需要明確，即高校檔案管理若要切實(shí)助力社會主體的發(fā)展，其本身也需要進(jìn)行信息重構(gòu)。
2、實(shí)現(xiàn)社會化辦學(xué)目標(biāo)
貫穿本文的中心思想便是，突出高校檔案管理的社會化職能將實(shí)現(xiàn)雙贏的目標(biāo)。那么雙贏在高校這一側(cè)便體現(xiàn)在，促進(jìn)高校借助社會辦學(xué)資源來提升人才培養(yǎng)質(zhì)量。之所以能夠?qū)崿F(xiàn)這一目標(biāo)歸因于：首先，高校檔案管理的社會化助力社會主體發(fā)展，進(jìn)而社會主體將愿意與高校建立在教學(xué)上的深度合作；其次，高校通過與社會主體間建立起基于?n案信息交互的人員往來，便能優(yōu)化師資隊伍的知識結(jié)構(gòu)；再次，通過與當(dāng)?shù)厣鐣?jīng)濟(jì)發(fā)展建立深度互動，來倒逼高校專業(yè)設(shè)置和教學(xué)體系的優(yōu)化和整合。
從以上兩個方面所做的職能分析中可以看出，需要在辯證視角下來理解高校檔案管理的社會化職能。而且，實(shí)現(xiàn)高校檔案管理的社會職能，構(gòu)成了高校開放式辦學(xué)的重要支撐力量。
三、實(shí)踐措施
根據(jù)以上所述，以科研檔案管理為例，實(shí)踐措施可從以下四個方面來進(jìn)行構(gòu)建。
1、充分理解企業(yè)對檔案信息的需求特點(diǎn)
高校在實(shí)現(xiàn)檔案管理的社會化職能時，其本質(zhì)也屬于供給側(cè)結(jié)構(gòu)性改革。眾所周知，高校科研檔案內(nèi)容主要以公開發(fā)表的論文、已申報的專利，以及課題結(jié)題等信息為主。這些信息分屬于不同的學(xué)科范疇，且所基于的問題導(dǎo)向也不盡相同。因此，無法直接與企業(yè)的需求結(jié)構(gòu)相對接。因此，高校專業(yè)所在院系的教學(xué)團(tuán)隊，應(yīng)與企業(yè)接觸充分理解企業(yè)對檔案信息的需求特點(diǎn)，然后再針對專業(yè)教師的科研檔案信息進(jìn)行資源重構(gòu)。
2、具體掌握企業(yè)技術(shù)和管理創(chuàng)新的短板
在與企業(yè)進(jìn)行接觸時，還需要掌握企業(yè)在技術(shù)創(chuàng)新、產(chǎn)品研發(fā)，或者組織架構(gòu)調(diào)整的長期愿景和近期所遇困境。只有在問題導(dǎo)向下來進(jìn)行檔案信息資源重構(gòu)，才能提升高校檔案管理的供給側(cè)優(yōu)勢。為此，這里就需要夯實(shí)企業(yè)一線調(diào)研的績效。所以建議，高校應(yīng)組建校企聯(lián)席會議制度，并在該會議召開的地點(diǎn)分別設(shè)置在高校專業(yè)所在院系和企業(yè)方。通過這種長效機(jī)制做保障，不僅能優(yōu)化科研檔案供給質(zhì)量，還能引導(dǎo)教師建立符合實(shí)踐需要的研究方向。
3、高校多部門協(xié)同對科研檔案資源進(jìn)行整合
在對高校科研檔案資源進(jìn)行整合時，需要發(fā)揮多部門協(xié)同的工作優(yōu)勢。在組織建設(shè)上，需要將專業(yè)所在院系、科研處、圖書館、學(xué)報編輯部等部門納入其中，在職能定位上則需要重點(diǎn)發(fā)揮院系、科研處的職能。圖書館依托自身的電子檔案信息采集能力，可以為科研檔案電子資源重構(gòu)提供技術(shù)支持。而且，之后所開展的檔案信息線上交互活動，也需要借助圖書館的信息平臺來實(shí)現(xiàn)。學(xué)報編輯部借助自身的職能優(yōu)勢，可以為具體的科研信息提供文獻(xiàn)梳理工作。
4、開展線上信息交互線下人員往來活動
為了實(shí)現(xiàn)檔案社會化管理對高校人才培養(yǎng)的助推作用，這里還需要開展線上信息交互和線下人員往來的活動。不難知曉，在本文以上的論述中已經(jīng)提及，這里需要強(qiáng)調(diào)的是：高校在實(shí)現(xiàn)其它類別檔案管理的社會化職能時，應(yīng)深刻理解檔案信息背后人力資源的主體作用，且正是依靠了這種主體作用才真正實(shí)現(xiàn)了檔案管理的雙贏目標(biāo)。
正如同志所說：“檔案是人類活動的真實(shí)記錄，是黨和國家事業(yè)發(fā)展不可缺少的方面，是人們認(rèn)識和把握客觀規(guī)律的重要依據(jù)，電子商務(wù)檔案管理智能化事業(yè)是一項典型的功在當(dāng)代利在千秋的可持續(xù)性發(fā)展的事業(yè)”。目前電子商務(wù)檔案管理朝著智能化發(fā)展的過程中存在著或多或少的問題，這會直接導(dǎo)致企業(yè)的發(fā)展受到阻礙。由此可見可見，在新形勢下加強(qiáng)電子商務(wù)檔案管理工作十分重要，隨著我國科學(xué)技術(shù)水平的不斷提高，電子商務(wù)檔案管理工作也需要逐步的完善，因此加強(qiáng)電子商務(wù)檔案智能化管理工作是我們當(dāng)前所面臨的一項緊迫任務(wù)。
2目前電子商務(wù)檔案智能化管理的特征
首先，與傳統(tǒng)的檔案管理相比較，電子商務(wù)檔案管理具有自身的特征，其不是可以直觀看見的，都是以光盤、U盤、硬盤等方法進(jìn)行存儲的，因此其網(wǎng)絡(luò)性、虛擬性程度較高，電子商務(wù)的活動中信息存儲和檔案管理相同，都是虛擬的，例如：支付寶、網(wǎng)銀、淘寶等廣泛應(yīng)用，都不需要開出具體的紙質(zhì)的票據(jù)。換言之，電子商務(wù)中檔案文本的管理都具有智能化、虛擬化的特征。其次，由于電子商務(wù)檔案管理并不能夠通過肉眼來定位，也不需要管理人員對檔案進(jìn)行管理和抄寫，都是通過人工計算機(jī)智能模式來完成的，因此其存儲形式、信息數(shù)字化程度都不同，這就導(dǎo)致了電子商務(wù)檔案管理具有繁瑣性、復(fù)雜性。最后，電子商務(wù)檔案管理具有集體性、系統(tǒng)性。電子商務(wù)檔案管理的數(shù)據(jù)信息不僅集中于一種文字或者數(shù)字上，而是能夠?qū)崿F(xiàn)全方位的信息儲存，例如音頻、音效、圖表、視頻、錄音等。
3提高電子商務(wù)檔案管理智能化水平的有效策略
一方面，電子商務(wù)檔案管理工作應(yīng)該嚴(yán)格按照國家下發(fā)的相關(guān)文件進(jìn)行合理有效的歸檔，電子商務(wù)行業(yè)必須重視檔案管理工作的重要性，尤其是要把電子商務(wù)檔案管理工作作為行業(yè)發(fā)展重中之重，這樣不但能提高電子商務(wù)檔案管理工作水平，同時還能確保其朝著智能化趨勢發(fā)展。因此在企業(yè)進(jìn)行電子商務(wù)的過程中，電子商務(wù)行業(yè)要為企業(yè)與客戶建立一種新型的溝通模式，讓企業(yè)通過智能化管理方法，提高檔案管理的質(zhì)量和水平。從而提高企業(yè)的競爭力，實(shí)現(xiàn)經(jīng)濟(jì)效益和社會效益的最大化。另一方面，當(dāng)前改革開放政策不斷深入，這就要求電子商務(wù)檔案管理也要與時代接軌，改變過去單一老化的檔案管理模式，做到與時俱進(jìn)。在實(shí)踐的基礎(chǔ)上創(chuàng)新，在創(chuàng)新的基礎(chǔ)上實(shí)踐，朝著智能化趨勢發(fā)展。電子行業(yè)必須及時變革電子商務(wù)檔案管理方式，轉(zhuǎn)變管理模式建立完善科學(xué)有效的管理體系，促進(jìn)電子商務(wù)檔案管理的建設(shè)。運(yùn)用智能化存儲數(shù)據(jù)，滿足不同的客戶要求，將電子商務(wù)檔案所帶來的社會效益和潛在的經(jīng)濟(jì)效益發(fā)揮到最大化，從根本上完善電子商務(wù)檔案管理制度。在新時期下電子商務(wù)檔案管理工作是電子商務(wù)行業(yè)重要組成部分，它對今后企業(yè)和行業(yè)發(fā)展具有十分深遠(yuǎn)的影響。因此電子商務(wù)行業(yè)要加快進(jìn)行電子商務(wù)檔案管理工作的改革、重視提高電子商務(wù)檔案管理工作的水平和效率、提升工作人員的計算機(jī)水平和整體服務(wù)素質(zhì)，使電子商務(wù)檔案管理工作，真正發(fā)揮積極作用。
