電子檔案管理要求匯總十篇

序論：好文章的創(chuàng)作是一個(gè)不斷探索和完善的過程，我們?yōu)槟扑]十篇電子檔案管理要求范例，希望它們能助您一臂之力，提升您的閱讀品質(zhì)，帶來更深刻的閱讀感受。

篇（1）

        隨著信息時(shí)代的高速發(fā)展，醫(yī)療技術(shù)及醫(yī)療相關(guān)信息技術(shù)也日新月異，醫(yī)院檔案的管理范圍也從以往的傳統(tǒng)的文書文檔發(fā)展為多層次，多形式的檔案模式，電子文檔管理是醫(yī)院檔案管理中的新內(nèi)容及新要求，如何提高醫(yī)院的電子文檔檔案管理質(zhì)量，是醫(yī)院檔案管理中亟待解決的問題。加強(qiáng)檔案管理的現(xiàn)代化建設(shè),是醫(yī)院檔案實(shí)行現(xiàn)代化管理的根本任務(wù)[1]。通過對電子文件管理存在問題及對策進(jìn)行探討，推進(jìn)電子檔案的管理。

        1  醫(yī)院電子檔案管理中存在的問題

        1.1  檔案管理職責(zé)不明確，管理線條多

        醫(yī)院檔案管理一般由設(shè)在行政辦公室的綜合檔案室負(fù)責(zé)，綜合檔案室一般只管理文書檔案、科技檔案、會(huì)計(jì)檔案、人事檔案等，由于醫(yī)院歷史的原因及醫(yī)院行業(yè)管理的要求，醫(yī)院的醫(yī)療病歷檔案由專門的病案室管理，而臨床的一些x線檔案、病理切片檔案、檢驗(yàn)檢查檔案、各種影像檢查圖文檔案及一些日常網(wǎng)絡(luò)辦公產(chǎn)生的電子資料檔案分屬于各個(gè)業(yè)務(wù)科室自己管理，電子病歷及一些醫(yī)療電子網(wǎng)絡(luò)信息則由信息科管理，在一個(gè)單位內(nèi)形成了多部門管理的現(xiàn)狀，導(dǎo)致檔案管理職責(zé)不明確，管理線條多，管理不到位的現(xiàn)象。

        1.2  醫(yī)院電子檔案管理的意識(shí)和制度不健全

        有些醫(yī)院雖然建立了檔案管理，但實(shí)際運(yùn)行效果不夠理想，不少部門人員檔案意識(shí)較淡薄，一些人員經(jīng)常把檔案材料隨意存在自己的辦公室，不能及時(shí)歸檔，導(dǎo)致檔案材料丟失或欠缺。平時(shí)單位組織的學(xué)習(xí)多與專業(yè)技術(shù)有關(guān)，很少組織檔案管理方面的學(xué)習(xí)，檔案管理的宣傳力度及認(rèn)識(shí)均不夠。同時(shí)，由于對醫(yī)院電子檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)及范疇還不夠明確，導(dǎo)致醫(yī)院電子檔案管理的制度建設(shè)相對落后，跟不上檔案管理的需求。

        1.3  電子檔案管理不規(guī)范，缺失、損壞現(xiàn)象較普遍

        由于醫(yī)院的電子檔案多頭管理的原因。目前很多電子檔案材料多由科室自行保管，缺乏統(tǒng)一和規(guī)范的管理，同時(shí)由于電子檔案需要依賴計(jì)算機(jī)貯存，科室在日常計(jì)算機(jī)管理時(shí)對網(wǎng)絡(luò)安全、病毒防范、權(quán)限管理、資料存貯和保管等方面均存在不到位現(xiàn)象，同時(shí)如何對電子檔案進(jìn)行規(guī)范地收集、整理、鑒定、歸檔及檔案管理的具體要求等知識(shí)均十分匱乏，導(dǎo)致了電子檔案的缺失和損壞現(xiàn)象較普遍。

        1.4  檔案管理人員素質(zhì)有待提高

        由于醫(yī)療是一門專業(yè)性很強(qiáng)的專業(yè)，目前醫(yī)院的檔案管理人員在文化程度、醫(yī)療技術(shù)知識(shí)、醫(yī)療管理流程、電子信息技術(shù)、檔案專業(yè)知識(shí)等方面均有待提高，在醫(yī)療人才培養(yǎng)中，多重視醫(yī)療技術(shù)人員素質(zhì)方面的提高，對檔案管理人員的素質(zhì)提高的意識(shí)不夠，投入不足，導(dǎo)致許多檔案管理人員的思想觀念、管理水平跟不上時(shí)代的發(fā)展，直接影響了檔案管理水平的進(jìn)一步提高。

        1.5  檔案管理硬件不能滿足要求

        醫(yī)院的電子檔案管理涉及科室面廣，計(jì)算機(jī)在醫(yī)院已廣泛應(yīng)用，部分科室已經(jīng)實(shí)現(xiàn)聯(lián)網(wǎng)，但全院網(wǎng)絡(luò)統(tǒng)一規(guī)范管理還有待完善，相應(yīng)的檔案管理需要的硬件投入不足，能夠適合電子檔案管理的計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)相對較少，導(dǎo)致電子檔案管理往往不能滿足要求。

        2  提高醫(yī)院電子檔案管理的對策

        2.1  建立完善醫(yī)院的檔案管理網(wǎng)絡(luò)

        醫(yī)院檔案信息量大、類別多，可采取相應(yīng)的高科技手段，為數(shù)據(jù)庫無紙化創(chuàng)造契機(jī)[2]。建立健全醫(yī)院檔案管理的醫(yī)院、檔案室、科室三級管理網(wǎng)絡(luò)是醫(yī)院檔案管理的重要保證，通過三級檔案管理網(wǎng)絡(luò)的建立，明確醫(yī)院電子檔案管理的職責(zé)、線條及要求，這種管理模式有利于統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、統(tǒng)一機(jī)構(gòu)、統(tǒng)一制度、統(tǒng)一操作、統(tǒng)一保管，有利于組織監(jiān)督各相關(guān)部門的檔案管理工作；有利于明確各部門的職責(zé)；有利于電子檔案保管的安全、完整和規(guī)范，同時(shí)有利于通過網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)多元化信息資源的共享及權(quán)限的統(tǒng)一規(guī)劃。

        醫(yī)院的電子檔案管理可以實(shí)行檔案管理與其他信息管理分開的方式，這種方式主要由信息科和綜合檔案室兩部分組成，信息科負(fù)責(zé)醫(yī)院病案統(tǒng)計(jì)管理、圖書管理和計(jì)算機(jī)管理，綜合檔案室主要對各種門類、載體的檔案進(jìn)行統(tǒng)一管理，并對本單位的檔案工作進(jìn)行監(jiān)督、指導(dǎo)和檢查。二個(gè)部門職責(zé)明確，互相配合，共同協(xié)作。

        2.2  制定相應(yīng)的電子檔案管理制度

        要做好醫(yī)療電子檔案的管理工作，制度建設(shè)的重要環(huán)節(jié)，醫(yī)院建立相應(yīng)的電子檔案管理制度的內(nèi)容應(yīng)包括建立電子檔案收集和歸檔制度，電子檔案的利用、保管制度，制訂電子檔案的保管期限、歸檔范圍等規(guī)定，并將這些制度和規(guī)定納入醫(yī)院的崗位責(zé)任制和考核辦法中去，建立健全醫(yī)療電子檔案的動(dòng)態(tài)管理制度，使醫(yī)院的電子檔案管理按規(guī)范化的流程進(jìn)行管理。

        2.3  加強(qiáng)培訓(xùn)，提高認(rèn)識(shí)

        檔案管理人員應(yīng)當(dāng)學(xué)習(xí)和了解醫(yī)療活動(dòng)的規(guī)律、工作流程、信息技術(shù)應(yīng)用、網(wǎng)絡(luò)安全、醫(yī)學(xué)管理等知識(shí)。特別是對于數(shù)字化醫(yī)療信息手段、數(shù)字化設(shè)備、數(shù)字化醫(yī)療管理、網(wǎng)絡(luò)管理安全等技術(shù)的應(yīng)用，需要檔案管理人員需要及時(shí)更新自己的知識(shí)才能有效地參與到醫(yī)院電子檔案管理的工作中去。要提高科研人員對電子檔案的認(rèn)識(shí),要有科研人員在一絨的自覺收集保存才能使電子檔案完整[3]。相關(guān)人員應(yīng)當(dāng)學(xué)習(xí)檔案管理的法律法規(guī)、規(guī)章制度及本單位的檔案管理規(guī)定，提高對檔案管理知識(shí)的認(rèn)識(shí)及理解。

        2.4  加大檔案管理的投入

        電子檔案管理的好壞，關(guān)系到醫(yī)療安全及檔案信息的完整，也是醫(yī)院教學(xué)、科研的需要，最終達(dá)到檔案能夠得到充分利用的目的。醫(yī)院應(yīng)當(dāng)重視對檔案管理硬件及軟件方面的投入，配置各方面性能較優(yōu)越的計(jì)算機(jī)、軟件，刻錄儀器及選擇科學(xué)的存貯方式。還要配置高性能的保障網(wǎng)絡(luò)安全的軟件，如防火墻技術(shù)、數(shù)據(jù)加密技術(shù)等，保障電子檔案的正常、有序運(yùn)行。

        隨著科學(xué)技術(shù)及信息技術(shù)的不斷進(jìn)步和發(fā)展，醫(yī)院檔案的管理也出現(xiàn)了許多新的變化，醫(yī)院檔案管理必須不斷地從管理思想、管理方法、管理手段及管理創(chuàng)新等方面不斷改進(jìn)，緊跟時(shí)代的步伐，檔案管理人員也要不斷學(xué)習(xí)，不斷提高自己，不斷以創(chuàng)新的精神去改進(jìn)工作，以滿足醫(yī)院對檔案管理不斷提高的需要，為醫(yī)院的檔案管理事業(yè)做出貢獻(xiàn)。 

參 考 文 獻(xiàn)

篇（2）

2新時(shí)期運(yùn)動(dòng)員電子檔案管理存在的問題

2.1基礎(chǔ)設(shè)施薄弱，檔案信息化程度低

雖說我國經(jīng)濟(jì)體育管理水平不斷提高，但是，許多體校和運(yùn)動(dòng)隊(duì)都缺乏體育信息化建設(shè)意識(shí)，技術(shù)化管理思想淡薄，在檔案管理方面的投入也較少，致使檔案管理部門技術(shù)基礎(chǔ)薄弱，設(shè)備短缺，運(yùn)動(dòng)員檔案管理只好沿用傳統(tǒng)方法，以紙質(zhì)檔案和手工管理為主。一些運(yùn)動(dòng)員人才庫雖然也在運(yùn)動(dòng)員檔案信息化建設(shè)上做出了諸多努力，但是由于我國運(yùn)動(dòng)員電子檔案管理工作起步晚、發(fā)展慢，運(yùn)動(dòng)員檔案管理模式不成熟，電子檔案管理存在諸多漏洞。

2.2電子檔案管理體系不健全

就目前來說，我國運(yùn)動(dòng)員電子檔案管理處于兩難局面。一方面，運(yùn)動(dòng)員層次多、訓(xùn)練類型也較多，這對運(yùn)動(dòng)員電子檔案管理來說是個(gè)嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)。另一方面，我國運(yùn)動(dòng)員管理信息化體系還不夠健全，如我國還沒有完善的有關(guān)運(yùn)動(dòng)員電子檔案管理的法律法規(guī)，并且電子檔案管理標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范不科學(xué)、不統(tǒng)一，許多運(yùn)動(dòng)員的電子檔案在生成過程中常常會(huì)遇到刪改、丟失等問題，電子檔案材料的真實(shí)性也沒法保證。再則，檔案部門在電子檔案管理方面缺乏有效的風(fēng)險(xiǎn)防范措施，沒有制定長期管理規(guī)劃，檔案的安全和長久性都有待加強(qiáng)。

2.3缺乏專業(yè)的電子檔案管理人才

缺乏專業(yè)的電子檔案管理人才，是許多檔案部門、運(yùn)動(dòng)員檔案庫在運(yùn)動(dòng)員電子檔案管理中遇到的主要問題。如許多體校都沒有按運(yùn)動(dòng)員電子檔案管理工作要求配備專門的電子檔案管理人才，運(yùn)動(dòng)員電子檔案管理都由專業(yè)運(yùn)動(dòng)員兼任，精通檔案管理人員大多不具備專業(yè)的體育知識(shí)，而專業(yè)運(yùn)動(dòng)員出身的檔案管理人員但是在信息系統(tǒng)開發(fā)和運(yùn)用上都有所欠缺，致使電子技術(shù)在檔案管理中的作用難以體現(xiàn)出來。

3運(yùn)動(dòng)員電子檔案管理優(yōu)化策略

3.1提高認(rèn)識(shí)，革新檔案管理模式

在電子技術(shù)快速發(fā)展的大背景下，體育主管部門應(yīng)對運(yùn)動(dòng)員人才庫提高認(rèn)識(shí)，明確自身職責(zé)，做好運(yùn)動(dòng)員電子檔案分管工作，并以電子技術(shù)為核心，結(jié)合運(yùn)動(dòng)員檔案管理特點(diǎn)，分析、預(yù)測運(yùn)動(dòng)員電子檔案管理工作的作用和價(jià)值，建立運(yùn)動(dòng)員檔案歸檔范圍和管理制度，探索運(yùn)動(dòng)員檔案管理新路徑。這就要求體育主管部門、運(yùn)動(dòng)員人才庫盡快將運(yùn)動(dòng)員電子檔案管理工作提升日程，運(yùn)用電子數(shù)據(jù)壓縮技術(shù)、電子掃描技術(shù)等，對運(yùn)動(dòng)員檔案中的各種信息、數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)、對比和數(shù)字化轉(zhuǎn)換，盡快建立系統(tǒng)性、智能化的電子檔案數(shù)據(jù)庫。其次，加大檔案信息化管理投入，借助電子技術(shù)實(shí)現(xiàn)電子檔案管理手法革新，實(shí)現(xiàn)運(yùn)動(dòng)員檔案管理工作的自動(dòng)化、信息化。

3.2完善電子檔案管理規(guī)范

在社會(huì)主義新時(shí)期，運(yùn)動(dòng)員電子檔案數(shù)量會(huì)大量增加，這就要求體育主管部門加強(qiáng)電子檔案法律建設(shè)，完善電子檔案管理法規(guī)、規(guī)范運(yùn)動(dòng)電子檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，就運(yùn)動(dòng)員電子檔案生成、歸檔、保管、利用中應(yīng)注意的問題做出明確規(guī)范，以確保運(yùn)動(dòng)員電子檔案信息的可靠性。運(yùn)動(dòng)員人才庫則要盡快研制、開發(fā)，采用數(shù)據(jù)格式標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一、可以兼容的檔案管理軟件，同時(shí)嚴(yán)格依據(jù)運(yùn)動(dòng)員電子檔案管理法規(guī)，制定科學(xué)的運(yùn)動(dòng)員電子檔案工作計(jì)劃，規(guī)范運(yùn)動(dòng)員電子檔案積累、整理、鑒定、歸檔、保存等基礎(chǔ)工作，逐步提高運(yùn)動(dòng)員電子檔案管理水平。

3.3組建高素質(zhì)的電子檔案管理隊(duì)伍

運(yùn)動(dòng)員電子檔案管理具有一定的特殊性，要想解決電子檔案管理人才不足問題，體校和運(yùn)動(dòng)員人才庫要加強(qiáng)專業(yè)運(yùn)動(dòng)員人才庫檔案管理隊(duì)伍建設(shè)，以滿足新時(shí)期運(yùn)動(dòng)員電子檔案管理需求。具體來說，體校和運(yùn)動(dòng)員人才庫首先要加大專業(yè)電子檔案管理人才引進(jìn)力度，用薪酬和人性化管理留住人。其次，開展檔案管理人員專業(yè)理論知識(shí)教育和技能培訓(xùn)，對原有檔案管理培訓(xùn)體系進(jìn)行升級，要求檔案管理人員通過自主學(xué)習(xí)、組織培訓(xùn)等途徑，全面了解檔案信息系統(tǒng)的功能和特性，不斷提高電子檔案管理水平。

篇（3）

1 引言

檔案是記載“歷史”的原始文獻(xiàn)，是人類了解“歷史事件”的重要參考資料。其中，傳統(tǒng)的檔案以紙質(zhì)檔案為代表，其與電子檔案的區(qū)別如表1所示。

根據(jù)表1，電子檔案與紙質(zhì)檔案各有優(yōu)缺點(diǎn)，而通過整合利用，可實(shí)現(xiàn)勢互補(bǔ)。從目前的形勢來看，電子檔案與紙質(zhì)檔案并存發(fā)展的局面會(huì)長期存在，這就要求檔案管理人員主動(dòng)認(rèn)清這一新形勢，并制定全面、科學(xué)的檔案管理策略。下面，筆者首先分析電子檔案與紙質(zhì)檔案的整合利用，再進(jìn)一步探究其并存發(fā)展。

2 電子檔案與紙質(zhì)檔案的整合利用

目前，檔案管理正試圖建立基于電子信息技術(shù)的網(wǎng)絡(luò)辦公平臺(tái)，以期實(shí)現(xiàn)對現(xiàn)代檔案的高效管理。但傳統(tǒng)檔案管理的對象是紙質(zhì)檔案，而現(xiàn)代檔案管理的對象是電子檔案，且在這一過程中，也需高效管理紙質(zhì)檔案。據(jù)此，筆者建議從如下方面來對電子檔案與紙質(zhì)檔案進(jìn)行整合利用：

2.1 同步歸檔

無論紙質(zhì)檔案或電子檔案，在收集、檢驗(yàn)和審核以后，都應(yīng)按歸檔要求進(jìn)行歸檔，其中針對電子檔案的歸檔，其應(yīng)先存入特定的計(jì)算機(jī)硬盤中，再標(biāo)上歸檔標(biāo)記。

2.2 同步整理

電子檔案與紙質(zhì)檔案的檔案號(hào)一致及其錄入的信息基本相同，則為了高效開展檔案整理工作，建議采用折中（或合二為一）的方法來同步整理電子檔案和紙質(zhì)檔案，如此可在同一時(shí)間完成電子檔案與紙質(zhì)檔案的整理歸檔。

2.3 同步利用

針對電子檔案與紙質(zhì)檔案的同步利用，具體表現(xiàn)如下：在檔案查閱時(shí)，可利用同一著錄來檢索同一檔案的紙質(zhì)與電子形式；在檔案利用時(shí)，可重點(diǎn)選取電子檔案，而若要求選用紙質(zhì)檔案，則可按同一檔案來獲取紙質(zhì)檔案。如此一來，既可實(shí)現(xiàn)高效利用檔案，又可長期保存紙質(zhì)檔案。從這一角度來講，電子檔案與紙質(zhì)檔案的整理利用強(qiáng)調(diào)的是在傳統(tǒng)檔案生命周期理論的指導(dǎo)下，實(shí)現(xiàn)檔案的分階段電子化管理。

3 電子檔案與紙質(zhì)檔案的并存發(fā)展

電子檔案與紙質(zhì)檔案的并存發(fā)展存在一定的必要性，而這種必要性主要表現(xiàn)在如下方面：一是電子檔案與紙質(zhì)檔案的優(yōu)勢都能為現(xiàn)代社會(huì)所用，前者不能輕易取代后者；二是紙質(zhì)檔案不可取代，究其原因是紙質(zhì)檔案的使用時(shí)間相當(dāng)長，且在法律體系范圍內(nèi)，紙質(zhì)檔案的權(quán)威性無容置疑，外加電子檔案的安全保證要求較高，則其尚無法在可預(yù)見的時(shí)間內(nèi)取代紙質(zhì)檔案。針對電子檔案與紙質(zhì)檔案的并存發(fā)展，筆者提出如下建議：

3.1 完善電子檔案管理體系

為了提高電子檔案與紙質(zhì)檔案的管理成效，創(chuàng)新管理思路、手段和模式是必經(jīng)之路。對此，筆者建議做到如下幾點(diǎn)：一是強(qiáng)化檔案管理意識(shí)，檔案部門的屬性改為直屬單位及要求其在人員編制、資源開發(fā)等上有所創(chuàng)新；二是解放思想，摒棄“重館藏、輕利用”的理念；三是豐富館藏內(nèi)容及提高其質(zhì)量；四是完善電子檔案標(biāo)準(zhǔn)及提高其館藏要求，并按需改變檔案管理手段、流程等；五是紙質(zhì)文件改為電子文件的組合形式，并進(jìn)一步完善紙質(zhì)檔案的管理程序與其信息化的轉(zhuǎn)換流程；六是利用電子檔案的著錄與組盤，進(jìn)一步完善電子檔案的管理，以實(shí)現(xiàn)交叉管理電子檔案與紙質(zhì)檔案。

3.2 建設(shè)檔案保管設(shè)施

無論是紙質(zhì)檔案或電子檔案，其都需在一定的物質(zhì)條件下進(jìn)行有效保管，即要求保管條件安全及保管設(shè)施完備。對此，企事業(yè)單位應(yīng)重視對檔案保管設(shè)施的建設(shè)，即：統(tǒng)籌檔案庫房的安排，以保證檔案庫房的合理布局、檔案保存環(huán)境的保密性與安全性，亦或說檔案庫房應(yīng)遠(yuǎn)離危險(xiǎn)場所，且在防塵、防盜、防火、防水和防潮上滿足檔案管理的要求。因此，建議企事業(yè)單位按如下檔案管理要求來選擇檔案用房的地址及布置庫房：一是檢查庫房窗、門的防盜與加固效果；二是檢查排水管道有無從庫區(qū)穿過；三是購置與國家標(biāo)準(zhǔn)相符的檔案保險(xiǎn)柜、密集架等保險(xiǎn)設(shè)施；四是配備一定數(shù)量的消毒柜、刻錄盤、掃描儀、打印機(jī)、去濕機(jī)及復(fù)印機(jī)等，以保證檔案保管設(shè)施與檔案管理規(guī)范相符。

3.3 深入學(xué)習(xí)檔案管理理論

電子檔案是社會(huì)發(fā)展的產(chǎn)物，其對檔案管理理論與實(shí)踐的影響尤其深遠(yuǎn)。對此，檔案管理部門應(yīng)組織檔案管理人員開展如下學(xué)習(xí)活動(dòng)：一是深入學(xué)習(xí)電子檔案管理理論，以期對電子檔案的種類、特點(diǎn)、概念及地位等進(jìn)行全面了解；二是深入研究電子檔案管理制度，并在充分認(rèn)清現(xiàn)狀的基礎(chǔ)上，建立健全電子檔案管理制度，用以指導(dǎo)對電子檔案的管理；三是在實(shí)踐中積累電子檔案的管理經(jīng)驗(yàn)，并在分析表1的基礎(chǔ)上，整合利用電子檔案與紙質(zhì)檔案，從而實(shí)現(xiàn)兩者的相互牽制、相互補(bǔ)充和良性發(fā)展。

3.4 健全檔案管理制度

在信息技術(shù)發(fā)展的推動(dòng)下，出現(xiàn)了新的檔案載體及檔案管理也更具智能化特征。對此，檔案部門應(yīng)逐漸健全檔案管理制度，以保證電子檔案與紙質(zhì)檔案的成功對接、轉(zhuǎn)化和管理。對此，首先，檔案部門應(yīng)以電子檔案的特征為依據(jù)制定電子數(shù)據(jù)格式標(biāo)準(zhǔn)、電子檔案著錄與標(biāo)引規(guī)則等；其次，應(yīng)實(shí)現(xiàn)電子數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)的統(tǒng)一，并明確規(guī)定電子檔案的信息載體、轉(zhuǎn)換與存儲(chǔ)格式及硬件設(shè)備標(biāo)準(zhǔn)等；第三，檔案部門應(yīng)根據(jù)紙質(zhì)檔案管理經(jīng)驗(yàn)，完善紙質(zhì)檔案的管理制度，并建立為電子檔案與紙質(zhì)檔案并存發(fā)展服務(wù)的管理制度；第四，加強(qiáng)紙質(zhì)檔案的整合利用與鑒定工作，并在檔案管理內(nèi)部推定“雙套制”，即同時(shí)提交、保存和歸檔電子檔案與紙質(zhì)檔案。

4 結(jié)語

21世紀(jì)是信息化的時(shí)代，要求整合利用電子檔案與紙質(zhì)檔案，并促進(jìn)其并存發(fā)展。其中，針對電子檔案與紙質(zhì)檔案的并存發(fā)展，應(yīng)從制度建設(shè)、理論學(xué)習(xí)及基建投入等上做出努力，同時(shí)還應(yīng)注重對人力資源的培養(yǎng)，即：組織檔案管理人員學(xué)習(xí)社會(huì)主義核心價(jià)值觀，以提高其使用感與責(zé)任感；培養(yǎng)高尚的職業(yè)道德，使其認(rèn)清檔案管理對保密性的要求；學(xué)習(xí)專業(yè)知識(shí)，使其成為為電子檔案與紙質(zhì)檔案并存發(fā)展服務(wù)的專業(yè)管理人才。

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[4]張冬梅.紙質(zhì)檔案管理與電子檔案管理的融合探究[J].卷宗，2014，（11）：49-49.

篇（4）

隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)在醫(yī)學(xué)高校中的普及應(yīng)用，醫(yī)學(xué)高校中的電子檔案數(shù)量也越來越多，如何對這些電子檔案進(jìn)行規(guī)范管理成為檔案管理人員的工作重點(diǎn)。有很多高校檔案室缺少必要的電子檔案管理規(guī)范，管理人員在對電子檔案進(jìn)行整理時(shí)由于缺少一定的規(guī)范，各自整理的結(jié)果都不相同，反而增加了電子檔案的管理困難。同時(shí)在檔案安全方面，醫(yī)學(xué)高校中也缺少必要的安全管理規(guī)范，很多教師和管理者對電子檔案進(jìn)行處理時(shí)只是簡單地進(jìn)行邏輯歸檔，并沒有采取相應(yīng)的安全措施對電子檔案加以保護(hù)，同時(shí)，部分檔案管理者對計(jì)算機(jī)技術(shù)了解過少，對于如何利用計(jì)算機(jī)技術(shù)對電子檔案進(jìn)行安全管理不甚了解，這就使得學(xué)校的電子檔案處于危險(xiǎn)境地中，一旦計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)出現(xiàn)問題，就會(huì)造成電子檔案的丟失。

1.2缺乏電子檔案管理人才

有的醫(yī)學(xué)高校中對于電子檔案管理并不重視，也沒有設(shè)置專門的管理機(jī)構(gòu)進(jìn)行管理，而即使設(shè)立了管理部門對電子檔案進(jìn)行管理，但管理部門的人員很多都缺少必要的電子檔案管理知識(shí)，對網(wǎng)絡(luò)技術(shù)了解又很少，這就使得電子檔案管理不符合相關(guān)檔案管理要求，而高校電子檔案由于缺少有效的管理，導(dǎo)致電子檔案丟失、泄露等問題經(jīng)常發(fā)生，歸結(jié)起來都是缺少相應(yīng)的管理人才造成的。而現(xiàn)有的管理人員自身素質(zhì)又較低，導(dǎo)致整個(gè)醫(yī)學(xué)高校的電子檔案管理處于低效狀態(tài)中。

2信息時(shí)代電子檔案管理的策略

2.1建立相關(guān)電子檔案管理規(guī)范

醫(yī)學(xué)高校應(yīng)該針對電子檔案的特殊性質(zhì)，并結(jié)合學(xué)校自身檔案文件情況，建立相關(guān)電子檔案管理規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，對電子檔案的歸檔工作、信息采集工作、整合工作以及安全管理等方面進(jìn)行明確，并健全相關(guān)電子檔案信息化管理機(jī)制，推動(dòng)醫(yī)學(xué)高校電子檔案管理的信息化發(fā)展。同時(shí)，針對電子檔案管理中存在的歸檔問題，學(xué)校應(yīng)該建立相應(yīng)的歸檔制度，從檔案的形成到開發(fā)利用每一個(gè)環(huán)節(jié)都要進(jìn)行明確，實(shí)施對電子檔案的全過程管理，對每個(gè)環(huán)節(jié)管理人員的職責(zé)進(jìn)行明確，以保證醫(yī)學(xué)高校中的電子檔案管理能夠有規(guī)范可依。

2.2加強(qiáng)電子檔案形成管理

針對于電子檔案在歸檔前很多信息流失或是不加篩選地全部歸檔的問題，檔案管理人員應(yīng)該加強(qiáng)對歸檔前的電子檔案形成管理，既要確保電子檔案的完整性，又要仔細(xì)進(jìn)行篩選。而為了做到這一點(diǎn)，有必要建立相關(guān)的歸檔政策，在保證管理人員在收集電子檔案時(shí)妥善對檔案文件進(jìn)行保管，減少信息流失，同時(shí)還可指派專人進(jìn)行電子檔案的累積工作，對于公務(wù)性電子文件，不論是網(wǎng)上上傳的還是網(wǎng)上下發(fā)的都應(yīng)該進(jìn)行歸檔保存，并且要及時(shí)進(jìn)行打印處理，以防止檔案在計(jì)算機(jī)出現(xiàn)問題時(shí)丟失。在具體的處理措施上，主要有以下幾點(diǎn)，一是將歸檔的檔案文件通通用漢字處理軟件進(jìn)行歸檔處理，并用文本形式進(jìn)行保存；二是對于歸檔的電子檔案應(yīng)該統(tǒng)一保存在檔案室的電腦硬盤上，并且定期檔案管理人員要將其刻錄在光盤上以防丟失；三是對于從各個(gè)部門中收集來的電子檔案文件應(yīng)該統(tǒng)一用殺毒軟件進(jìn)行殺毒處理，以保證檔案的安全。

2.3加強(qiáng)對電子檔案的安全管理

制定相應(yīng)的安全管理規(guī)范，從電子檔案的形成到存儲(chǔ)、處理和利用都應(yīng)該制定相應(yīng)的安全措施，例如在存儲(chǔ)電子檔案時(shí)要選取性能好的存儲(chǔ)載體進(jìn)行保存，同時(shí)要加強(qiáng)對光盤保存環(huán)境的管理，避免光盤受到有害氣體或是強(qiáng)光的危害造成電子檔案丟失。再者，對于存儲(chǔ)在電腦中的檔案文件，管理人員應(yīng)該在電腦上建立相關(guān)的安全保護(hù)系統(tǒng)，加強(qiáng)病毒防護(hù)措施，包括安裝殺毒軟件和防護(hù)墻等，保護(hù)電子檔案安全。

2.4提高電子檔案管理人員素質(zhì)

電子檔案管理與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理相比，其對管理技術(shù)的要求更高，因而對管理者的素質(zhì)要求更高。學(xué)校應(yīng)該加強(qiáng)對檔案管理室人員的培訓(xùn)工作，豐富其在電子檔案和計(jì)算機(jī)技術(shù)方面的知識(shí)，提升管理人員對電子檔案的管理能力。同時(shí)，要注意培養(yǎng)和引進(jìn)具有專業(yè)電子檔案管理技術(shù)的人才，提高電子檔案管理的人員素質(zhì)，促進(jìn)電子檔案管理水平的提升。

篇（5）

檔案管理工作作為當(dāng)前醫(yī)院管理的重要組成部分，在市場經(jīng)濟(jì)飛速發(fā)展的現(xiàn)代社會(huì)，有著其獨(dú)特而重要的意義。隨著科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步，計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在醫(yī)院管理中的廣泛運(yùn)用，醫(yī)院管理手段不斷進(jìn)步，運(yùn)用計(jì)算機(jī)管理檔案已迫在眉睫。本文通過對電子文件管理的現(xiàn)狀、存在問題及對策進(jìn)行探討，推進(jìn)電子檔案的管理。

【關(guān)鍵詞】

檔案管理；電子文件

隨著醫(yī)院現(xiàn)代化的建設(shè)，辦公自動(dòng)化的進(jìn)一步擴(kuò)展和深化，特別是電子計(jì)算機(jī)和通信技術(shù)相結(jié)合形成了信息技術(shù)產(chǎn)業(yè)，過去用紙墨形成的個(gè)人履歷表、工資變動(dòng)等信息都可用電子計(jì)算機(jī)進(jìn)行管理，由此而產(chǎn)生電子文件。對電子文件進(jìn)行及時(shí)的收集和歸檔并使之得到長期保存，是檔案信息化建設(shè)的一項(xiàng)重要內(nèi)容。

1.電子檔案的優(yōu)缺點(diǎn)

1.1電子檔案的優(yōu)勢特點(diǎn)

（1）便于傳輸和共享性。使同一份文件可以在同一時(shí)間，不同地點(diǎn)，被不同利用者共享。

（2）多樣性。利用者可以結(jié)合自身所需，利用計(jì)算機(jī)可以進(jìn)行多種形式的信息處理和分析，很大程度上提高電子文件信息的利用效率。

（3）經(jīng)濟(jì)環(huán)保性。利用者可以直接在計(jì)算機(jī)上閱讀電子文件，而不必在紙張上閱讀，這樣紙張的用量少了，使檔案管理的發(fā)展更經(jīng)濟(jì)環(huán)保。

（4）保護(hù)原件性。因?yàn)閿?shù)字化檔案的重復(fù)利用是無損耗性的，所以并不存在著重復(fù)利用會(huì)使電子文件損耗、老化的現(xiàn)像。

1.2 電子檔案的劣勢特點(diǎn)

（1）不穩(wěn)定性。電子檔案在利用過程中，其信息內(nèi)容是很容易被修改和被破壞。

（2）對設(shè)備的依賴性。必須借助一定的計(jì)算機(jī)或相似的設(shè)備才能進(jìn)行，對計(jì)算機(jī)等設(shè)備有很強(qiáng)的依賴性。

（3）不安全性。由于一些不法份子利用非法技術(shù)侵襲保存檔案的計(jì)算機(jī)，計(jì)算機(jī)中的檔案很容易就會(huì)被竊取，從而導(dǎo)致珍貴檔案泄漏出去。

2.醫(yī)院電子檔案管理中存在的問題

2.1 檔案管理職責(zé)不明確，管理線條多

醫(yī)院檔案管理一般由設(shè)在行政辦公室的綜合檔案室負(fù)責(zé)，綜合檔案室一般只管理文書檔案、科技檔案、會(huì)計(jì)檔案、人事檔案等，由于醫(yī)院歷史的原因及醫(yī)院行業(yè)管理的要求，醫(yī)院的醫(yī)療病歷檔案由專門的病案室管理，而臨床的一些X線檔案、病理切片檔案、檢驗(yàn)檢查檔案、各種影像檢查圖文檔案及一些日常網(wǎng)絡(luò)辦公產(chǎn)生的電子資料檔案分屬于各個(gè)業(yè)務(wù)科室自己管理，電子病歷及一些醫(yī)療電子網(wǎng)絡(luò)信息則由信息科管理，在一個(gè)單位內(nèi)形成了多部門管理的現(xiàn)狀，導(dǎo)致檔案管理職責(zé)不明確，管理線條多，管理不到位的現(xiàn)象。

2.2 醫(yī)院電子檔案管理的意識(shí)和制度不健全

有些醫(yī)院雖然建立了檔案管理，但實(shí)際運(yùn)行效果不夠理想，不少部門人員檔案意識(shí)較淡薄，一些人員經(jīng)常把檔案材料隨意存在自己的辦公室，不能及時(shí)歸檔，導(dǎo)致檔案材料丟失或欠缺。同時(shí)，由于對醫(yī)院電子檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)及范疇還不夠明確，導(dǎo)致醫(yī)院電子檔案管理的制度建設(shè)相對落后，跟不上檔案管理的需求。

2.3 電子檔案管理不規(guī)范，缺失、損壞現(xiàn)象較普遍

目前很多電子檔案材料多由科室自行保管，缺乏統(tǒng)一和規(guī)范的管理，同時(shí)由于電子檔案需要依賴計(jì)算機(jī)貯存，科室在日常計(jì)算機(jī)管理時(shí)對網(wǎng)絡(luò)安全、病毒防范、權(quán)限管理、資料存貯和保管等方面均存在不到位現(xiàn)象，同時(shí)如何對電子檔案進(jìn)行規(guī)范地收集、整理、鑒定、歸檔及檔案管理的具體要求等知識(shí)均十分匱乏，導(dǎo)致了電子檔案的缺失和損壞現(xiàn)象較普遍。

2.4 檔案管理硬件不能滿足要求

醫(yī)院的電子檔案管理涉及科室面廣，計(jì)算機(jī)在醫(yī)院已廣泛應(yīng)用，部分科室已經(jīng)實(shí)現(xiàn)聯(lián)網(wǎng)，但全院網(wǎng)絡(luò)統(tǒng)一規(guī)范管理還有待完善，相應(yīng)的檔案管理需要的硬件投入不足，能夠適合電子檔案管理的計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)相對較少，導(dǎo)致電子檔案管理往往不能滿足要求。

3.提高醫(yī)院電子檔案管理的對策

3.1 建立完善醫(yī)院的檔案管理網(wǎng)絡(luò)

建立健全醫(yī)院檔案管理的醫(yī)院、檔案室、科室三級管理網(wǎng)絡(luò)是醫(yī)院檔案管理的重要保證，通過三級檔案管理網(wǎng)絡(luò)的建立，明確醫(yī)院電子檔案管理的職責(zé)、線條及要求，這種管理模式有利于電子檔案保管的安全、完整和規(guī)范，同時(shí)有利于通過網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)多元化信息資源的共享及權(quán)限的統(tǒng)一規(guī)劃。

3.2 制定相應(yīng)的電子檔案管理制度

要做好醫(yī)療電子檔案的管理工作，制度建設(shè)的重要環(huán)節(jié)，醫(yī)院建立相應(yīng)的電子檔案管理制度的內(nèi)容應(yīng)包括建立電子檔案收集和歸檔制度，電子檔案的利用、保管制度，制訂電子檔案的保管期限、歸檔范圍等規(guī)定，并將這些制度和規(guī)定納入醫(yī)院的崗位責(zé)任制和考核辦法中去，建立健全醫(yī)療電子檔案的動(dòng)態(tài)管理制度，使醫(yī)院的電子檔案管理按規(guī)范化的流程進(jìn)行管理。

3.3 加強(qiáng)培訓(xùn)，提高認(rèn)識(shí)

檔案管理人員應(yīng)當(dāng)學(xué)習(xí)和了解醫(yī)療活動(dòng)的規(guī)律、工作流程、信息技術(shù)應(yīng)用、網(wǎng)絡(luò)安全、醫(yī)學(xué)管理等知識(shí)。特別是對于數(shù)字化醫(yī)療信息手段、數(shù)字化設(shè)備、數(shù)字化醫(yī)療管理、網(wǎng)絡(luò)管理安全等技術(shù)的應(yīng)用，需要檔案管理人員需要及時(shí)更新自己的知識(shí)才能有效地參與到醫(yī)院電子檔案管理的工作中去。

3.4 加大檔案管理的投入

醫(yī)院應(yīng)當(dāng)重視對檔案管理硬件及軟件方面的投入，配置各方面性能較優(yōu)越的計(jì)算機(jī)、軟件，刻錄儀器及選擇科學(xué)的存貯方式。還要配置高性能的保障網(wǎng)絡(luò)安全的軟件，如防火墻技術(shù)、數(shù)據(jù)加密技術(shù)等，保障電子檔案的正常、有序運(yùn)行。

隨著科學(xué)技術(shù)及信息技術(shù)的不斷進(jìn)步和發(fā)展，醫(yī)院檔案的管理也出現(xiàn)了許多新的變化，醫(yī)院檔案管理必須不斷地從管理思想、管理方法、管理手段及管理創(chuàng)新等方面不斷改進(jìn)，緊跟時(shí)代的步伐，檔案管理人員也要不斷學(xué)習(xí)，不斷提高自己，不斷以創(chuàng)新的精神去改進(jìn)工作，以滿足醫(yī)院對檔案管理不斷提高的需要，為醫(yī)院的檔案管理事業(yè)做出貢獻(xiàn)。

參考文獻(xiàn)：

［1］蔣莉君.談醫(yī)院檔案管理.西部醫(yī)學(xué)，2008（20）02：444445

篇（6）

新形勢下的檔案管理，對檔案管理的制度、檔案管理人員的水平、檔案管理的辦法提出了更高的要求。隨著學(xué)校檔案每年遞增，檔案規(guī)模日益擴(kuò)大，內(nèi)容日益豐富，信息載體日益多元，管理手段日益先進(jìn)，檔案資料的歸集、管理與查閱、利用之間的矛盾也越發(fā)突出。因此，建立健全規(guī)范的檔案管理制度，提升檔案管理專員素質(zhì)，實(shí)行檔案科學(xué)管理的同時(shí)充分利用信息化管理，對于推動(dòng)學(xué)校檔案事業(yè)的科學(xué)、和諧、可持續(xù)發(fā)展尤為重要。

一、強(qiáng)化檔案管理制度的意義

1.1，加強(qiáng)制度建設(shè)，嚴(yán)格依法治檔，做好學(xué)校檔案管理工作，嚴(yán)格遵守檔案管理各項(xiàng)規(guī)章制度是關(guān)鍵。制度建設(shè)是檔案工作的基礎(chǔ)性工作，是新形勢下對檔案工作的迫切要求。

1.2健全和完善檔案管理業(yè)務(wù)流程和技術(shù)規(guī)范，細(xì)化檔案工作環(huán)節(jié)和步驟，統(tǒng)一檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，制定必要的安全措施，特別對電子文件和電子檔案，是確保電子檔案的安全性與完整性的必要條件，是實(shí)施檔案信息化、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范化建設(shè)的重要基礎(chǔ)。

1.3加強(qiáng)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化，是推行檔案整理標(biāo)準(zhǔn)、統(tǒng)計(jì)標(biāo)準(zhǔn)、服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)、各項(xiàng)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)的基礎(chǔ)，是衡量工作效率高低的尺度。如果沒有這些標(biāo)準(zhǔn)，檔案數(shù)據(jù)庫中的信息資源就無法建立；如果相關(guān)檔案部門不按統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)去做，各搞一套，自成體系，那么檔案信息網(wǎng)絡(luò)就無法暢通，資源共享也就難以實(shí)現(xiàn)。

二、當(dāng)前學(xué)校檔案管理急需完善的相關(guān)制度

檔案管理制度，是學(xué)校的工作制度，特別是檔案歸檔制度，必須要認(rèn)真落實(shí)。制度制定容易，掛到墻壁上容易，但要落實(shí)就不容易，必須認(rèn)真執(zhí)行才能出成果。

2.1立卷歸檔制度，主要包括歸檔范圍、歸檔時(shí)間和歸檔要求。

2.2檔案保管制度，主要包括檔案的安全保護(hù)和庫房、設(shè)備管理措施。

2.3檔案保密制度，主要包括檔案的保密措施和對檔案人員的保密要求。

2.4檔案利用制度，主要包括利用范圍、方式、要求、批準(zhǔn)手續(xù)。

2.5檔案人員崗位責(zé)任制，主要包括每個(gè)檔案人員的職責(zé)、權(quán)限、任務(wù)、考核和獎(jiǎng)懲措施。

三、檔案管理員與檔案管理的關(guān)系及素質(zhì)要求

3.1檔案管理對管理人員的要求。隨著學(xué)校的檔案業(yè)務(wù)不斷地更新和拓展，特別是信息時(shí)代的到來，給檔案工作提出了更高的要求。檔案管理人員要熟悉電子文件的特征和電子檔案的全程規(guī)范管理，同時(shí)還要掌握檔案信息化操作技能，掌握計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)、信息工程等方面的知識(shí)，以及計(jì)算機(jī)系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)知識(shí)，以確保檔案信息的完整性與信息的安全性。

3.2檔案管理員素質(zhì)決定檔案管理的質(zhì)量。學(xué)校檔案管理人員綜合素質(zhì)的高低直接影響著檔案業(yè)務(wù)工作的效率、水平和質(zhì)量，因而對檔案工作整體效能的發(fā)揮有著無可替代的作用。

3.3檔案管理影響檔案管理人員的素質(zhì)。檔案業(yè)務(wù)人員應(yīng)具備的素質(zhì)是由檔案工作的性質(zhì)、任務(wù)、目的和內(nèi)容所決定的。《檔案法》第九條明確規(guī)定：“檔案管理人員應(yīng)當(dāng)忠于職守，遵守紀(jì)律，具備專業(yè)知識(shí)。”這是從法律的高度對檔案管理人員的政治素質(zhì)和業(yè)務(wù)素質(zhì)提出的要求。

3.4檔案管理人員必備的素質(zhì)要求。具有較高的政治素質(zhì) ，高尚的職業(yè)道德、嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ髯黠L(fēng)；能堅(jiān)持依法治檔，完善檔案管理的規(guī)章制度建設(shè)；具有大膽的創(chuàng)新精神；能夠嚴(yán)守強(qiáng)化服務(wù)意識(shí)，提高服務(wù)水平；加強(qiáng)業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，通過專業(yè)培訓(xùn)、繼續(xù)教育等方式及時(shí)更新檔案管理知識(shí)，掌握過硬的業(yè)務(wù)技能，具備多元化知識(shí)和技能。

四、傳統(tǒng)檔案管理與電子檔案管理的差異

4.1傳統(tǒng)的檔案管理，就是以紙質(zhì)、照片、錄音、錄像等載體作為檔案管理的實(shí)體，這些檔案如果只是隨意存放，使用的時(shí)候常常找不到，傳統(tǒng)檔案需以手工操作為主完成檔案的收集、整理、編目、鑒定、保管、編研、統(tǒng)計(jì)和提供利用等方面的檔案管理過程，其工作量巨大，步驟也繁瑣。

4.2電子檔案和傳統(tǒng)檔案的分類存檔同樣重要。在工作中，電子文檔在查找過程中比傳統(tǒng)檔案的查找要快速的多。所以日常工作中對電子檔案的分類存檔不容忽視。電子檔案，是具有保存價(jià)值的已歸檔的電子文件及其相關(guān)資料。目前電子文件所采用的介質(zhì)主要有磁盤、磁帶和光盤。電子檔案歸檔主要用磁帶和光盤。在云計(jì)算時(shí)代，電子檔案大部分采用云存儲(chǔ)方式，其電子檔案文件即可以存儲(chǔ)在磁盤、光盤等介質(zhì)中，也可以存儲(chǔ)在云端的網(wǎng)絡(luò)空間，比如360云盤，學(xué)校各部門的檔案管理人員將分類編目好的檔案可以存放在云盤，方便學(xué)校各個(gè)部門之間、科室各個(gè)工作人員查閱使用，大大提高工作效率。

五、提高學(xué)校檔案管理的措施

篇（7）

一、企業(yè)電子檔案管理存在的問題

（一）對企業(yè)電子檔案管理重視不夠。

少數(shù)企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)錯(cuò)誤地認(rèn)為企業(yè)電子檔案管理就是收收管管的事務(wù)性工作，和企業(yè)安全生產(chǎn)以及發(fā)展建設(shè)比較來說是微不足道的，也不理解電子檔案管理的重要作用和意義。與此同時(shí)，一些基層的檔案管理人員也存在思維方式和觀念陳舊的問題，對企業(yè)電子檔案管理沒有足夠的認(rèn)識(shí)，對電子檔案管理存在不少誤解，有些人習(xí)慣上認(rèn)為紙質(zhì)文件材料才是檔案，而將電子檔案拒之門外，或者只作為資料或副本保管。正是由于一些領(lǐng)導(dǎo)的不重視和部分企業(yè)的檔案管理人員自身就對電子檔案管理不夠重視，導(dǎo)致企業(yè)電子檔案會(huì)出現(xiàn)歸檔不及時(shí)、遺漏等現(xiàn)象的發(fā)生。

（二）企業(yè)電子檔案管理規(guī)章制度不健全。

一些企業(yè)電子檔案管理規(guī)章制度不健全，企業(yè)電子檔案管理規(guī)章制度相對滯后，對企業(yè)電子檔案管理的要求不夠明確，使企業(yè)電子檔案管理往往無規(guī)可蹈、無章可循，不能滿足企業(yè)電子檔案管理的需要。由于缺乏企業(yè)電子檔案管理規(guī)章制度，現(xiàn)有規(guī)章制度對電子檔案的管理問題沒有針對性的規(guī)定，一旦電子檔案出現(xiàn)受損情況時(shí)，往往無法通過相應(yīng)的法律法規(guī)進(jìn)行有效的界定。有些企業(yè)雖然已經(jīng)建立了一些管理規(guī)章制度，但是在實(shí)際的執(zhí)行方面力度不夠，效果自然也不夠好。

（三）企業(yè)電子檔案存在一定的安全隱患。

隨著全球化、信息化和網(wǎng)絡(luò)化時(shí)代的到來，企業(yè)電子檔案在發(fā)送、接收、保管、歸檔時(shí)面臨著病毒的入侵，同時(shí)也存在被竊聽、泄密、篡改和偽造的可能性。尤其是對于企業(yè)檔案部門來說，由于電子檔案的修改、復(fù)制相對容易，并且能夠在極短的時(shí)間就將原電子檔案材料進(jìn)行變更而不留處理痕跡；另外，互聯(lián)網(wǎng)病毒也會(huì)侵入到企業(yè)電子檔案管理系統(tǒng)，并在網(wǎng)絡(luò)中不斷擴(kuò)散，一旦造成到病毒侵犯，電子檔案將會(huì)出現(xiàn)丟失、打不開、無法正常使用等情況。

（四）企業(yè)電子檔案管理人員素質(zhì)有待提高。

很多企業(yè)電子檔案管理人員都不是檔案專業(yè)畢業(yè)的，缺乏較強(qiáng)的專業(yè)知識(shí)和技能，對電子檔案管理也是相當(dāng)?shù)哪吧M(jìn)而在實(shí)際工作過程中經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)各種各樣的問題。從目前來看，許多企業(yè)檔案部門缺乏現(xiàn)代高技術(shù)人才，其中檔案、信息處理復(fù)合型人才就更奇缺，企業(yè)電子檔案管理人員中缺乏既懂計(jì)算機(jī)技術(shù)、通訊技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，又精通檔案業(yè)務(wù)的復(fù)合型人才，無法對電子檔案進(jìn)行有效管理，企業(yè)檔案隊(duì)伍的素質(zhì)與企業(yè)電子檔案管理的發(fā)展還不相適應(yīng)。

二、加強(qiáng)企業(yè)電子檔案管理的對策

（一）提高對企業(yè)電子檔案管理的重視程度。

電子檔案的出現(xiàn)也就是近些年的事情，對許多人來說還是一件新鮮事物，對這樣的新鮮事物只有通過宣傳，才能提高人們的認(rèn)識(shí)。尤其是提高檔案管理人員，還包括企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)及文件工作者、計(jì)算機(jī)技術(shù)人員等的檔案意識(shí)。通過增強(qiáng)檔案意識(shí)，使企業(yè)從上到下擺脫傳統(tǒng)管理理念的束縛，真正認(rèn)清電子檔案管理的重要意義。因此，我們要想將企業(yè)電子檔案管理做好，就必須說服企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)及有關(guān)人員，讓他們能真正地意識(shí)到電子檔案管理的重要性，進(jìn)而支持電子檔案管理。只有不斷地提高企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)及有關(guān)人員對電子檔案管理的重視程度，才能使電子檔案管理快速、健康地發(fā)展。

（二）健全企業(yè)電子檔案管理的規(guī)章制度。

企業(yè)電子檔案管理僅有理念引導(dǎo)和技術(shù)支持是不夠的，還需要有完備的管理制度作保障，做到有法可依、有法必依。企業(yè)電子檔案管理，首先必須遵循國家已有的電子文件標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范，還必須制定符合自身實(shí)際的電子檔案管理規(guī)章制度。這些規(guī)章制度的制定必須體現(xiàn)技術(shù)的前瞻性、包容性和可操作性，立足當(dāng)前，著眼未來，反映企業(yè)檔案信息化的應(yīng)用水平。對于企業(yè)來說，必須不斷健全現(xiàn)有的電子檔案管理相關(guān)規(guī)章制度，將責(zé)任明確到部門和個(gè)人，對電子檔案在生成到利用進(jìn)行嚴(yán)格和全過程的管理和控制。要通過完善規(guī)章制度，探索企業(yè)電子檔案管理規(guī)范化的道路。

（三）確保企業(yè)電子檔案的絕對安全。

對電子檔案面臨的信息安全問題，企業(yè)必須給予足夠的重視，及時(shí)采取有效的措施，不斷加強(qiáng)對電子檔案的安全管理。首先，可以在系統(tǒng)內(nèi)部設(shè)置專門的訪問控制技術(shù)，即要求必須輸入密碼才可進(jìn)入，此外，還應(yīng)該構(gòu)建文件的備份和恢復(fù)系統(tǒng)，一旦發(fā)生信息的丟失，只需?_啟這個(gè)系統(tǒng)就能將丟失的信息恢復(fù)。對各種網(wǎng)絡(luò)病毒進(jìn)行預(yù)防，要建立防火墻、入侵檢測系統(tǒng)等措施，進(jìn)而能夠在一定程度上避免其受到外來侵犯。在電子檔案接收、鑒定、存儲(chǔ)、應(yīng)用等環(huán)節(jié)，也要提前做好各種準(zhǔn)備工作，科學(xué)防范人為破壞、病毒侵?jǐn)_、傳遞丟失等風(fēng)險(xiǎn)。

（四）強(qiáng)化企業(yè)電子檔案管理人員的素質(zhì)。

篇（8）

隨著時(shí)間的推進(jìn)，檔案管理的文件也隨之越來越多，如何對復(fù)雜多樣的檔案文件進(jìn)行高效、科學(xué)的管理，增加檔案管理工作的效率，滿足其他部門工作對檔案文件的需要，是現(xiàn)代檔案管理部門當(dāng)下的首要工作內(nèi)容，更是檔案管理工作的主要目的。特別是對于電子文件檔案來說，電子文件檔案的管理更為復(fù)雜、繁瑣，建立一個(gè)有效的電子文件檔案管理系統(tǒng)非常關(guān)鍵。本文將對電子文件檔案管理進(jìn)行闡述，并分析如何設(shè)計(jì)并實(shí)現(xiàn)電子文件檔案管理系統(tǒng)。

對于一個(gè)國家來說，檔案管理工作的開展成果不僅會(huì)對這個(gè)國家的社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展產(chǎn)生影響，也會(huì)對政治和文化等方面產(chǎn)生影響。檔案管理工作的發(fā)展，會(huì)隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展而發(fā)展，內(nèi)容也會(huì)隨之不斷增多，檔案管理的工作經(jīng)驗(yàn)的增多，促進(jìn)了檔案管理方法的改進(jìn)。隨著互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)的快速發(fā)展，通過互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)文件，傳播具有方便、快捷和高效等特點(diǎn)，電子文件檔案也隨之而生。一般來說，檔案管理對于檔案文件的保密性和安全性有一定的要求。電子文件檔案的載體是先進(jìn)的現(xiàn)代互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)和計(jì)算機(jī)系統(tǒng)等高科技，所以對于檔案管理部門來說，要對電子文件檔案進(jìn)行有效的管理，就需要建立一個(gè)健全的電子文件檔案管理系統(tǒng)。本文將根據(jù)電子文件檔案管理的工作的特點(diǎn)要求，對于電子文件檔案管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)提出個(gè)人建議，希望能夠?qū)﹄娮游募n案管理系統(tǒng)的建立有所幫助。

1.電子文件檔案管理工作的概述

隨著互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)的快速發(fā)展，通過互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)文件，傳播具有方便、快捷和高效等特點(diǎn)，電子文件檔案也隨之而生。檔案管理是檔案管理部門的工作人員對需要進(jìn)行存儲(chǔ)的一些文件檔案資料通過收集整理，然后進(jìn)行歸納分類，再進(jìn)行收藏保管的活動(dòng)，最終目的是為了在工作中需要借閱參考檔案文件的其他部門提供工作上的幫助。電子文件檔案管理與傳統(tǒng)紙質(zhì)文件檔案管理從宏觀上來講，主要工作內(nèi)容大同小異，但是從微觀上來講又有許許多多的差別，比如其載體不再是紙質(zhì)材料，其形成與管理都是依靠信息技術(shù)和計(jì)算機(jī)系統(tǒng)，形式多種多樣又較為分散，管理起來具有一定的難度性。

一般檔案管理都有一定的保密性要求，尤其是對電子文件檔案來說，無論是從收集、儲(chǔ)存、保管，還是從服務(wù)于檔案利用者、交接等方面來說，電子文件檔案依附于計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)，其管理在安全保密性方面的保障要求也比較高，檔案管理部門的工作人員要確保電子文件檔案的完整性，要防止被黑客入侵、病毒感染以及計(jì)算機(jī)故障等不確定因素造成的電子文件檔案泄露、丟失等問題的發(fā)生。

總的來說，電子文件檔案的載體是先進(jìn)的現(xiàn)代互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)和計(jì)算機(jī)系統(tǒng)等高科技，所以對于檔案管理部門來說，要對電子文件檔案進(jìn)行有效的管理，就需要建立一個(gè)健全的電子文件檔案管理系統(tǒng)。

2.電子文件檔案管理存在的問題

電子文件檔案的載體是先進(jìn)的現(xiàn)代互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)和計(jì)算機(jī)系統(tǒng)等高科技，是一種新的文件檔案資料形式，由于發(fā)展的時(shí)間較短，經(jīng)驗(yàn)相對不足，所以在目前的電子文件檔案的管理工作中存在著一些題有待改善：

1.電子文件檔案在形成與收集過程中容易發(fā)生被篡改、刪除、遺漏等問題，對于其是否是原始的電子文件檔案，又是否具有真實(shí)性都很難得到判斷。

2.電子文件檔案的形成與收集過程中依靠的是信息技術(shù)、計(jì)算機(jī)系統(tǒng)、硬件設(shè)施、軟件等載體，這些載體的安全性較難掌控，存在一定的安全隱患，比如載體損壞、黑客入侵、病毒感染和操作失誤等問題都可能使電子文件檔案出現(xiàn)遺失、損毀、泄露等現(xiàn)象，所以要永久性儲(chǔ)存電子文件檔案面臨著一定的考驗(yàn)。

3.電子文件檔案管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)

為了更好地對電子文件檔案進(jìn)行管理，更好地服務(wù)于檔案利用者，設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)一個(gè)完善、安全有效的電子文件檔案管理系統(tǒng)是當(dāng)下檔案管理部門的一大任務(wù)。通過西方學(xué)者的研究分析得出，文件檔案可以分為文檔階段、文件階段、檔案階段這三個(gè)不同的生命周期，電子文件檔案管理系統(tǒng)的建立可以參照這三個(gè)階段的不同特點(diǎn)進(jìn)行設(shè)計(jì)：

1.電子文檔管理系統(tǒng)。由于電子文檔的載體與紙質(zhì)文檔的載體不同，所以在收集過程中可能會(huì)有被改動(dòng)、遺失或者被惡意刪除等現(xiàn)象存在。所以為了保證電子文檔的真實(shí)完整性，在這一環(huán)節(jié)中要對其進(jìn)行嚴(yán)格審核。

2.電子文件管理系統(tǒng)。在保證電子文檔的真實(shí)完整性后，檔案管理部門的工作人員就要建立電子文件管理系統(tǒng)，對收集的電子文檔進(jìn)行合理分類、整理，然后儲(chǔ)存。對電子文檔的分類、整理要尊重規(guī)律符合邏輯思維，才能提高工作效率。

篇（9）

一、引言

現(xiàn)代辦公技術(shù)下的檔案管理工作是指，依托計(jì)算機(jī)及計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的檔案管理工作。現(xiàn)代辦公技術(shù)在檔案管理工作中的應(yīng)用其基礎(chǔ)在與檔案的無紙化與電子化。電子文件相較于紙質(zhì)文件有以下的特點(diǎn)：首先，電子文件需要借助一定的現(xiàn)代辦公設(shè)備進(jìn)行讀取；其次，電子文件可以在計(jì)算機(jī)等其他電子設(shè)備上進(jìn)行傳輸與分享；最后，對于電子文件的管理不需要有場地的要求，但是計(jì)算機(jī)設(shè)備對環(huán)境的要求較高。分析現(xiàn)代辦公技術(shù)對檔案管理工作的影響需要建立在對電子文件的理解上進(jìn)行。

二、現(xiàn)代辦公技術(shù)對檔案管理工作的影響

第一，電子文件易于修改，難以追蹤修改痕跡。由于在現(xiàn)代辦公技術(shù)下的檔案都是電子化的文件，電子文件的篡改和偽造就成為檔案管理工作人員不得不關(guān)注的問題。電子文件相較于紙質(zhì)的文件，文件極易被人文修改，雖然當(dāng)前已經(jīng)具備先進(jìn)的技術(shù)防止文件被篡改，但是文件容易被修改的特性依舊存在，文件保管事故也時(shí)常發(fā)生。此外，電子文件修改后極難識(shí)別修改的痕跡，雖然當(dāng)前檔案管理工作中應(yīng)用了許多先進(jìn)的檔案修改識(shí)別技術(shù)，但是仍舊不能保證百分之百的追蹤。電子文件易于修改且難以追蹤修改痕跡的特性對檔案管理工作的安全管理提出新的要求。第二，現(xiàn)代辦公技術(shù)更新?lián)Q代較快。現(xiàn)代辦公技術(shù)是依托計(jì)算機(jī)系統(tǒng)及網(wǎng)絡(luò)開展的，而現(xiàn)代電子計(jì)算機(jī)軟件的更新?lián)Q代是較快的，這要求電子文件必須不斷改變格式適應(yīng)新的技術(shù)。這種更新?lián)Q代表現(xiàn)在兩個(gè)方面：一方面，計(jì)算機(jī)硬件更新較快，使用年限較短。在存儲(chǔ)電子文件時(shí)，通常將電子文件存儲(chǔ)在瓷盤中，而電腦的磁盤壽命是有限的，通常說，磁盤的壽命是4年左右，這要求計(jì)算機(jī)進(jìn)行定期的檢修，更換磁盤。另一方面，計(jì)算機(jī)管理軟件更更新較快。在使用電子軟件進(jìn)行檔案管理后，軟件不會(huì)是一成不變的，軟件會(huì)適應(yīng)檔案管理工作的開展進(jìn)行系統(tǒng)的升級與換代。在硬件與軟件的快速更新下，檔案的損壞與丟失成為檔案管理工作中的難題，這要求檔案管理工作做到完整和準(zhǔn)確。[1]第三，電子化文件原件難以界定。由于電子文件的制作與傳播是無實(shí)物化的，這就導(dǎo)致電子文件與紙質(zhì)文件相比難以界定文件的原件。紙質(zhì)的文件樂意通過文件的復(fù)印程度辨別是否是原件，而電子文件由于可以在計(jì)算機(jī)上顯示，許多人都可以使用移動(dòng)設(shè)備拷貝文件，不管主體是誰，在何處拷貝，何時(shí)拷貝，他們獲得的文件都是與原件一般無二的文件。電子文件原件難以界定的特性，要求在檔案管理工作的開展中做到精確。[2]

三、現(xiàn)代辦公技術(shù)下檔案管理工作開展的對策

第一，做好電子文件的歸檔及保存工作。針對電子文件的以上特性，現(xiàn)代辦公技術(shù)下的檔案管理工作應(yīng)當(dāng)注重對檔案的歸檔及保存工作。首先，檔案管理人員需要加強(qiáng)對檔案的記錄和查證工作，避免檔案在管理的過程出現(xiàn)被篡改和丟失的現(xiàn)象，保證檔案的完整；其次，檔案管理人員需要做好原件區(qū)別工作，保護(hù)原始文檔的原始信息，對于文件通過技術(shù)處理保障文件安全。例如，將歸檔文件的屬性設(shè)置為“只讀”，文件只可以被讀取卻不能輕易被改寫；最后，檔案管理人員需要確保檔案的安全，做好保存工作。檔案管理人員需要保障放計(jì)算機(jī)的機(jī)房達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)的溫度及濕度，確保計(jì)算機(jī)硬件與軟件的不損壞，不影響硬件的運(yùn)行與工作。此外，檔案管理人員需要加強(qiáng)檔案讀取及傳播授權(quán)制度的建設(shè)，保證文件的傳播及接觸有跡可循，確保文件不被修改。第二，電子文件與紙質(zhì)文件進(jìn)行雙套管理。在當(dāng)前機(jī)關(guān)單位的檔案管理工作中，不少單位選擇將紙質(zhì)文件轉(zhuǎn)化為電子文件進(jìn)行保管，這樣的保管方式雖然減輕了檔案管理的工作量，但是對于檔案管理工作的開展卻是極為不利的。由于當(dāng)前電子文件無法全面替代紙質(zhì)文件，電子文件在管理制度建設(shè)、管理技術(shù)與方法上仍有待提升，全面的電子化將在日后的檔案管理工作開展中埋下較大的隱患。針對這一現(xiàn)狀，筆者認(rèn)為在開展檔案管理工作中應(yīng)當(dāng)采用電子文件與紙質(zhì)文件同時(shí)進(jìn)行的雙套管理體系做到電子文件及紙質(zhì)文件的一一對應(yīng)，注意紙質(zhì)文件的歸檔工作。這樣做的目的是在電子文件遭到損壞及丟失時(shí)可以及時(shí)參考紙質(zhì)文件進(jìn)行恢復(fù)，不至于影響工作開展的進(jìn)度。第三，提高檔案信息安全意識(shí)，加強(qiáng)檔案管理工作人員培訓(xùn)。現(xiàn)代辦公技術(shù)下的檔案管理工作與傳統(tǒng)檔案管理工作有很大的區(qū)別，電子文件的管理過程中需要檔案管理人員熟悉計(jì)算機(jī)及軟件，可以熟練操作系統(tǒng)。由于大部分檔案管理人員缺乏對現(xiàn)代檔案管理技術(shù)的學(xué)習(xí)，大部分工作人員對于信息安全缺乏一定的意識(shí)，業(yè)務(wù)能力也較為生疏。筆者認(rèn)為，部門應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，只有組成高素質(zhì)的工作隊(duì)伍，檔案管理工作才能有序展開。

四、結(jié)束語

綜上所述，隨著信息時(shí)代的到來，各個(gè)領(lǐng)域在工作方式和內(nèi)容上都有了巨大的變化。檔案管理工作作為信息管理層面的重要工作，更應(yīng)該跟上現(xiàn)代辦公技術(shù)的普及腳步，細(xì)化管理制度，提升檔案管理認(rèn)識(shí)，加強(qiáng)技術(shù)人員培養(yǎng)，為更好地開展檔案管理工作打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)！

參考文獻(xiàn)：

篇（10）

長久以來，紙質(zhì)檔案一直是各單位存儲(chǔ)相關(guān)信息不可或缺的手段。以紙張為載體的紙質(zhì)檔案，通過檢索手段就可查詢相應(yīng)信息資料，無需使用科技設(shè)備，而且只要紙張防腐措施得當(dāng)就能夠?qū)崿F(xiàn)長久保存，這點(diǎn)與電子檔案存在較大的差異。地質(zhì)單位的資料同樣如此，通過建檔相應(yīng)地質(zhì)資料，形成可供查詢的地質(zhì)資料信息庫，能夠?yàn)閱挝徊块T提供區(qū)域內(nèi)各類地質(zhì)資源信息。紙質(zhì)檔案具有可查詢、可長久保存的特點(diǎn)，其管理特點(diǎn)也比較突出。紙質(zhì)檔案管理的特點(diǎn)具體可概括為三個(gè)方面：第一，紙質(zhì)檔案存儲(chǔ)所需空間巨大，工作量大，管理難度高。紙質(zhì)檔案依托紙張的存儲(chǔ)形式，決定了其需要投入相應(yīng)數(shù)量的人力資源用以維持檔案的日常維護(hù)。尤其是對于地質(zhì)資源檔案這類涉及信息門類復(fù)雜的檔案來說，更加需要一定數(shù)量的工作人員保證各類資源檔案的安全，同時(shí)，也需要保證相關(guān)地質(zhì)資料信息能夠被及時(shí)地獲取。第二，紙質(zhì)檔案整理編修難度高，工作強(qiáng)度大。對于紙質(zhì)檔案管理者來說，最具挑戰(zhàn)性的工作是整理和編修檔案。從地質(zhì)資料檔案具體情況來看，當(dāng)單位對某個(gè)區(qū)域的地質(zhì)資料進(jìn)行重新調(diào)研時(shí)，或者是勘探出新的資源儲(chǔ)量、類型等信息之后，就需要對原有的紙質(zhì)檔案信息進(jìn)行更新，這時(shí)就需要對檔案進(jìn)行重新整理乃至編修。由于紙質(zhì)檔案完全依托檔案管理人員手動(dòng)錄入，在更新這些資料的時(shí)候也需要使用同樣的手段，這時(shí)就必須根據(jù)新加入的地質(zhì)資源信息資料的情況，對原存檔的檔案進(jìn)行編修。第三，紙質(zhì)檔案管理涉及的預(yù)防性內(nèi)容較多。例如，紙質(zhì)檔案涉及場所內(nèi)防火、防腐、防盜等，在管理上都需要采取相應(yīng)的措施，而這些也只是預(yù)防性基本措施，當(dāng)不可抗力和意外事件發(fā)生時(shí)，對紙質(zhì)檔案造成的損害往往也是不可逆的，諸如地震、洪災(zāi)等都是無法采取有效措施的，只能在管理中設(shè)置相應(yīng)預(yù)防性措施，這些都為紙質(zhì)檔案管理增添了難度。

電子檔案管理

電子檔案特點(diǎn)依托電子信息技術(shù)存在的電子檔案，其本身的特點(diǎn)十分鮮明，一方面體現(xiàn)在內(nèi)容的多樣性，另一方面體現(xiàn)在存儲(chǔ)空間的小型化。從內(nèi)容上看，由于引入了電子信息技術(shù)，電子檔案的內(nèi)容存儲(chǔ)不再局限于文字信息和紙質(zhì)的圖片信息，視頻影像、音頻成為電子檔案存儲(chǔ)信息的全新形式。全新的信息載體形式豐富了檔案內(nèi)容，讓更多信息形式存入檔案成為可能。以地質(zhì)資料為例，過去紙質(zhì)檔案中收納資源地貌、資源構(gòu)成等方面的信息，只能通過文字和照片形式進(jìn)行初步認(rèn)識(shí)，要對地質(zhì)信息進(jìn)行深度了解，只能借助專家分析。而電子檔案能夠通過視頻和音頻形式存儲(chǔ)當(dāng)時(shí)專業(yè)的評價(jià)，這對獲取地質(zhì)信息之后對其進(jìn)行二次加工具有重要幫助，增強(qiáng)了信息使用效率。而從存儲(chǔ)空間上看，電子信息技術(shù)通過對信息的數(shù)字化，將占據(jù)大量空間的紙質(zhì)資料信息轉(zhuǎn)入磁盤中，極大地降低了存儲(chǔ)空間，更降低了檔案管理的難度。電子檔案管理特點(diǎn)從電子檔案的特點(diǎn)來看，電子檔案的管理也具有一定的特色，可以從三個(gè)方面進(jìn)行概括：第一，電子檔案管理技術(shù)含量高，對管理人員素質(zhì)有著一定要求。不同于紙質(zhì)檔案，電子檔案管理除了要求具備檔案管理基本職業(yè)能力之外，還需要有一定的信息技術(shù)使用能力。例如，地質(zhì)資源電子檔案在涉及相關(guān)地質(zhì)資料更新時(shí)，需要管理人員具備對其中文字、圖片、視頻與音頻的操作能力，以保障信息更新的準(zhǔn)確性。第二，電子檔案整理編修難度雖然降低，但工作量依然不小。由于電子檔案涉及更多內(nèi)容的承載形式，例如對文字圖片與音視頻信息的編修，不再是簡單的文字編輯工作，涉及更多視頻及音頻的上傳、下載、說明等編輯工作，這些在海量信息之下的工作依然是比較艱巨的。第三，電子檔案管理涉及更多的是數(shù)據(jù)庫的安全。盡管存儲(chǔ)電子檔案的數(shù)據(jù)庫多是由專業(yè)技術(shù)人員指導(dǎo)，但檔案管理人員也需要關(guān)注數(shù)據(jù)庫安全問題，及時(shí)對存儲(chǔ)檔案數(shù)據(jù)庫情況進(jìn)行了解，檢查是否存在漏洞乃至被入侵等問題。

紙質(zhì)檔案與電子檔案管理比較

對紙質(zhì)檔案與電子檔案的差異進(jìn)行比較，有助于提高目前正處于紙質(zhì)檔案信息化階段的各單位的風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)，降低其存在問題帶來的影響，從而更好地進(jìn)行檔案信息化工作。存儲(chǔ)形式?jīng)Q定的管理環(huán)境的異同將紙質(zhì)檔案與電子檔案差異置于同一視角進(jìn)行比較，能夠更加清楚地認(rèn)識(shí)到兩者之間的差異。從風(fēng)險(xiǎn)視角來看，紙質(zhì)檔案的存儲(chǔ)是以實(shí)物空間實(shí)現(xiàn)的，這種存儲(chǔ)形式受到紙張保存要求的限制，對其所在場所濕度、溫度等都有一定要求，否則信息保存將面臨很大的風(fēng)險(xiǎn)。電子檔案盡管存儲(chǔ)形式不同，不受限于物理空間，但同樣面臨這種風(fēng)險(xiǎn)，其內(nèi)部的存儲(chǔ)元器件對所處環(huán)境的塵埃、磁場等因素都有著要求，一旦存儲(chǔ)元器件受到傷害，其保存的信息同樣會(huì)面臨巨大風(fēng)險(xiǎn)，這是兩者在面臨風(fēng)險(xiǎn)時(shí)的相似之處。而兩者所面臨風(fēng)險(xiǎn)的不同則較為直觀，相對來說，紙質(zhì)檔案對物理環(huán)境的要求較高，需要在能夠達(dá)到長久保存效果的物理場地進(jìn)行持續(xù)的人為干預(yù)，即便采用某些設(shè)備進(jìn)行溫度和濕度控制，也依然需要人為的干預(yù)。而電子檔案的存儲(chǔ)元器件對防塵、防磁場等方面也有著一定要求，目前大部分場所基本都能夠達(dá)到這種要求。也就是說，除了極端塵埃和磁場的場所外，電子檔案存儲(chǔ)元器件因受物理環(huán)境影響而消失的風(fēng)險(xiǎn)概率是很低的。從兩者比較的結(jié)果來看，紙質(zhì)檔案對管理環(huán)境的要求更為嚴(yán)苛，而電子檔案管理的要求則相對更為寬松。但同時(shí)必須注意到的一點(diǎn)是，傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理環(huán)境對紙張?jiān)斐傻挠绊懯情L時(shí)間的，不會(huì)瞬間導(dǎo)致信息湮滅，其發(fā)現(xiàn)問題是可以修復(fù)的，只是需要做大量的工作；但是電子檔案如果受到極端環(huán)境影響，將會(huì)出現(xiàn)所有信息瞬間湮滅的可能，且難以修復(fù)。信息查詢方式的異同從查詢方式來看，紙質(zhì)檔案和電子檔案的查詢邏輯是一致的，兩者都是通過一定的查詢方式來定位信息所在存儲(chǔ)位置，從而獲取信息。區(qū)別在于紙質(zhì)檔案完全依靠人工的檢索方式，需要耗費(fèi)更多的時(shí)間和精力先定位信息位置，再獲取信息。而電子檔案依靠算力極高的計(jì)算機(jī)進(jìn)行，其檢索方式可以有多種，包括關(guān)鍵詞、時(shí)間等定位信息的存儲(chǔ)位置，進(jìn)而獲得所查詢的信息。相較于紙質(zhì)檔案信息查詢，電子檔案信息查詢能夠短時(shí)間內(nèi)定位到所需的信息，無疑是更為高效、精確的。當(dāng)然，電子檔案的這種高效、精準(zhǔn)查詢信息的優(yōu)勢也并非完全優(yōu)于傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的信息查詢方式。這主要是因?yàn)閭鹘y(tǒng)紙質(zhì)檔案信息查詢依靠人工實(shí)現(xiàn)，而人類具有機(jī)器所欠缺的“智慧”。以地質(zhì)資源信息為例，若要查詢“內(nèi)蒙古地區(qū)”相關(guān)信息，計(jì)算機(jī)所定位的只是單純的字段、指令，但是通過人工檢索就能夠甄別出信息中哪些更貼近查詢者所想要了解的“內(nèi)蒙古地區(qū)”的資料。

檔案管理信息化對策

通過對紙質(zhì)檔案與電子檔案管理的對比可以看到，對于當(dāng)前事業(yè)單位進(jìn)行檔案管理信息化而言，要進(jìn)行高效的檔案信息化建設(shè)工作，不是簡單地將信息化技術(shù)引入檔案管理工作中，而是需要在明確兩者異同的基礎(chǔ)上，同時(shí)考慮到當(dāng)前檔案管理在制度、管理人才方面的不足。對此，提出幾條紙質(zhì)檔案管理信息化的對策。強(qiáng)化檔案管理信息化建設(shè)目前，事業(yè)單位紙質(zhì)檔案管理的模式已經(jīng)十分成熟，但是檔案管理信息化程度有限，紙質(zhì)檔案管理在轉(zhuǎn)向電子檔案管理的過程中存在一定風(fēng)險(xiǎn)，因而各事業(yè)單位需要強(qiáng)化檔案管理信息化建設(shè)力度。通過對比紙質(zhì)檔案與電子檔案，得知應(yīng)當(dāng)在梳理目前事業(yè)單位紙質(zhì)檔案管理現(xiàn)狀的同時(shí)，加強(qiáng)對電子檔案管理的深刻認(rèn)識(shí)，以便能有效、有步驟地將信息化技術(shù)引入當(dāng)前紙質(zhì)檔案管理中，使其為本單位檔案管理工作改革助力，這是當(dāng)前檔案管理信息化建設(shè)的重點(diǎn)。基于這種觀點(diǎn)，事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)強(qiáng)化工作不僅是對單一信息技術(shù)的使用，更追求傳統(tǒng)與新型管理模式的有效對接。一方面，事業(yè)單位傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理模式不能被拋棄，在向電子檔案轉(zhuǎn)型的過程中要考慮兩者并行。以地質(zhì)資源檔案管理為例，要選擇性地對部分類型地質(zhì)資源檔案進(jìn)行電子化，尤其是一些傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理模式下查詢比較費(fèi)時(shí)費(fèi)力的內(nèi)容，同時(shí)，對于一些比較重要的地質(zhì)資源檔案，還是應(yīng)以安全性為第一要?jiǎng)?wù)。另一方面，事業(yè)單位強(qiáng)化檔案管理信息化建設(shè)。在加強(qiáng)紙質(zhì)檔案信息化建設(shè)的過程中，必須使檔案管理全方位覆蓋到整個(gè)管理周期，要求傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理模式與電子檔案管理模式實(shí)現(xiàn)有效對接，即不僅要涉及傳統(tǒng)檔案管理模式存儲(chǔ)和使用這兩個(gè)主要過程，還要在建檔、存儲(chǔ)、銷毀等所有環(huán)節(jié)實(shí)現(xiàn)銜接，通過信息化手段讓傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案在所有環(huán)節(jié)欠缺的部分得以完善，這樣才能發(fā)揮出檔案管理信息化的作用。

強(qiáng)化紙質(zhì)檔案管理與電子檔案管理的依存性

在事業(yè)單位檔案管理信息化過程中，紙質(zhì)檔案管理不能簡單地被電子檔案管理模完全取代。從另一個(gè)角度來看，這意味著在工作推進(jìn)的過程中兩者必然是共存的，且存在一定的影響。要規(guī)避這種影響帶來的風(fēng)險(xiǎn)，并且最大程度地發(fā)揮出兩者的作用，就必須強(qiáng)化紙質(zhì)檔案管理與電子檔案管理的依存性。以地質(zhì)資源檔案為例，地質(zhì)資源紙質(zhì)檔案在信息化過程中，對極為重要的地質(zhì)資料檔案采用傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理模式的同時(shí)，要對部分檔案進(jìn)行電子化，這并不意味著兩者完全不相關(guān)，而是可以將重要的紙質(zhì)檔案電子化當(dāng)作新增備份，同時(shí)電子化的部分地質(zhì)資料也并不是從紙質(zhì)檔案中完全剔除，而是管理重點(diǎn)有所側(cè)重。未被電子化的地質(zhì)資料檔案側(cè)重于紙質(zhì)檔案管理模式，電子化的則側(cè)重于電子檔案管理模式。信息檢索過程同樣如此，檢索復(fù)雜的地質(zhì)資源信息檔案依托電子檔案優(yōu)勢，實(shí)現(xiàn)檢索流程優(yōu)化，同時(shí)紙質(zhì)檔案也能夠發(fā)揮出電子檔案目前難以實(shí)現(xiàn)的作用，即前文提到的人工檢索所具備的“智慧”，彌補(bǔ)計(jì)算機(jī)檢索信息匱乏的不足。強(qiáng)化兩者的依存性，讓檔案管理逐漸從傳統(tǒng)模式向新的電子信息模式過渡，可以避免不必要的風(fēng)險(xiǎn)。提高檔案管理人員素養(yǎng)通過紙質(zhì)檔案和電子檔案管理的對比發(fā)現(xiàn)，管理人員的素養(yǎng)在檔案管理信息化過程中極為重要。事業(yè)單位要想更好地實(shí)現(xiàn)檔案信息化，必須擁有除掌握傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理技術(shù)之外的信息化管理人才。對此，研究認(rèn)為目前各事業(yè)單位在檔案信息化推進(jìn)過程中必須重視從傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理人才隊(duì)伍中挑選出業(yè)務(wù)精通、學(xué)習(xí)能力強(qiáng)、善于鉆研的人員進(jìn)行信息化管理培養(yǎng)。研究通過對比傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案與電子檔案管理，提出檔案管理信息化的對策。當(dāng)下事業(yè)單位對檔案管理信息化的重視程度越來越高，在充分考慮傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案與電子檔案管理各自存在的風(fēng)險(xiǎn)的基礎(chǔ)上，對兩者進(jìn)行直觀對比，能夠相對客觀地認(rèn)識(shí)到這一過程中的重點(diǎn)工作，并最大程度地規(guī)避工作開展過程中的不利因素。基于這一觀點(diǎn)，當(dāng)前事業(yè)單位在實(shí)際檔案管理信息化工作推進(jìn)中，應(yīng)兼顧傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案與電子檔案兩者，根據(jù)自身實(shí)際情況進(jìn)行調(diào)整。

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