地質檔案管理匯總十篇

序論：好文章的創作是一個不斷探索和完善的過程，我們為您推薦十篇地質檔案管理范例，希望它們能助您一臂之力，提升您的閱讀品質，帶來更深刻的閱讀感受。

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檔案管理人員要不斷地提高自身素質，以擔負起檔案事業賦予的歷史使命。不能簡單的認為檔案管理工作只是借借還還、取取放放、抄抄寫寫、修修補補保管式的工作；其專業知識與管理觀念要更新，運用現代高新技術工具和信息開發的能力要提高，要具有敏銳的信息意識。本人對地質科技檔案管理人員應具備的基本素質談談以下幾點看法。

一、檔案管理工作現狀

1 檔案意識不足

由于長期以來受傳統觀念影響,檔案工作經常一直被視作輔工作,部分領導的檔案意識不強,對檔案工作缺乏足夠重視,影響到檔案管理人員本身對檔案工作的積極性不夠,責任心不強。

2 專業人才匱乏

目前，檔案隊伍中經過檔案專業系統教育和正規培訓的人員較少, 特別是熟悉檔案內容,能進行檔案信息深層次研究和開發的人才匱乏。

尤其是在有些單位對檔案工作不夠重視的環境下,有相當部分檔案管理人員屬于“兼職”, 專業上是“半路出家”。他們既沒有檔案管理既沒有檔案管理實踐經驗,也沒有經過檔案專業培訓,再加上不重視檔案工作,檔案業務素質較差, 造成應歸檔的材料收集不全,整理不規范,且由于兼職檔案員在本單位一般身兼數職,經常無暇顧及檔案的收集、整理、鑒定工作,難以保證檔案管理的質量。

3 技術能力單一

現今檔案管理人員大多技能比較單一,缺乏掌握現代科學技術和專業知識、綜合素質較高的復合型人才。隨著新技術的不斷產生和發展,檔案管理人員要及時學習更新知識,僅僅憑借過去的工作經驗和單一的工作技能,無法適應和滿足新形勢下的檔案工作。

4 新技術發展帶來挑戰

在信息、網絡技術的沖擊下,檔案管理的服務方式和服務手段發生了變化, 這就對檔案館員或管理人員帶來了新的挑戰。

比如互聯網的使用,使讀者足不出戶就可登錄檔案館網站。檢索自己所需要的文獻。這使得檔案管理人員與檔案使用者的直接接觸機會相應減少,導致服務能力的弱化。

另外,新技術的發展也對檔案管理人員的電子、網絡數據庫的熟練使用提出一定的要求,以適應網絡環境下的讀者檢索的需求,適應時展。

二、思想方面

檔案管理較強的專業性就要求從業人員必須有高度的工作責任感以及良好的職業道德。熱愛本職工作、忠于職守是每一位檔案管理工作人員都必須具有的基本職業素養。從業人員還需要樹立正確的價值觀和人生觀，對待檔案管理工作勤勤懇懇，真心實意為企業生產服務，在平凡的崗位中貢獻自己的一份力量。

在新形勢下，檔案管理人員要以科學發展觀為工作指導思想，不斷與時俱進、解放思想、更新觀念，從傳統的檔案管理向現代新型檔案管理轉變。相對于注重檔案保存的傳統檔案管理，現代檔案管理更傾向于對檔案實體的開發、利用，同時也由注重檔案的憑證到更注重檔案信息的內容。

檔案管理的根本目的是為了使企業獲得長遠利益，因此，能使檔案管理工作保持長久活力的主要推動因素是對檔案的利用。這也是檔案管理工作對社會的最大貢獻，通常也常作為檔案管理工作合格程度的一個評價指標。

三、檔案管理人員應具備的素質

1具備較高的政治素質

地質科技檔案是國家的寶貴財富之一，是國家、地勘單位花費巨資及地質工作者辛勤勞動的成果。它蘊藏著無限的、潛在的價值。檔案管理人員肩負著各地質勘探單位檔案資料的收集、歸檔、整理、保存以及借閱利用工作等職責；其管理工作的好壞直接關系到檔案資料的完整與安全及利用效果，還直接關系到地勘單位乃至國家的重要機密。在市場經濟條件下，面對種種利益誘惑和復雜的人際關系，檔案管理人員首先要樹立正確的人生觀、價值觀，必須具有堅定、正確的政治方向，忠于黨和人民的利益，具有強烈的事業心和高度的責任感，這是檔案管理人員應具備的首要素質。

2 要遵紀守法、嚴守秘密

檔案工作者的職責是維護檔案的完整與安全，便于提供利用，嚴格執行保密紀律和檔案管理規定，確保檔案的完整與安全。

《中華人民共和國檔案法》為檔案工作的依法開展奠定了堅實的基礎。檔案工作人員必須認真嚴格遵守《檔案法》，做到嚴格執法，加強依法治檔，不斷提高執法的自覺性和執法能力。

3 具備良好的職業道德和端正的工作態度

檔案管理工作是一項復雜、細致的工作，堅持原則、嚴守秘密、忠于職守、樂于奉獻、勤懇敬業、精通業務、甘于清苦、提高工效，這是作為檔案管理人員應具有的職業道德。檔案管理人員要有全心全意的服務意識，既方便又快捷的為社會各界利用者進行檢索查詢提供更便捷的服務，還要有熱情主動、和藹耐心、周到及時的服務態度，又要有嚴肅認真、求真務實、兢兢業業干好本職工作的工作的態度，以及任勞任怨、一絲不茍的工作作風。

4 要具備過硬的業務素質

地質檔案管理工作即是一項管理性的工作，又是一項業務性較強的工作，這就要求從事檔案工作的管理人員有扎扎實實的業務功底。

⑴ 要具備科技檔案管理方面的知識。地質科技檔案從收集整理、分類鑒定、保管統計到借閱利用都有相關的規定和要求，管理人員必須熟練掌握檔案管理方面的知識，懂得科技檔案工作的基本原則、規則和具體要求。才能在管理工作中做到心中有數、有的放矢。如根據《原始地質資料立卷歸檔規則》對原始地質資料進行分類整理、立卷歸檔和驗收；根據《地質資料管理條例》和《實施細則》接收、整理、復制和匯交成果地質資料及電子文件資料。

⑵ 要具備地質專業方面的知識。檔案管理人員具備相關的專業知識是保證地質科技檔案的真實準確、完整齊全的前提，對檔案質量起著保證作用。在市場經濟的今天，地質行業也不例外的在追求經濟效益，有的項目組或個人認為檔案管理者不具有地質專業方面的知識，不能嚴格把關，只要能把地質資料交到檔案室，就萬事大吉，一旦那些不符合歸檔要求的地質資料被接收到檔案室長期、永久保存，無凝會今后的利用帶來不良的影響。因此檔案管理人員應掌握地質勘查和科研工作各階段使用的勘探手段、方法不同形成的資料也不同，依據地質資料文件形成的自然規律、形式特征和內在聯系對地質資料質量進行檢查驗收、嚴格把關。

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中圖分類號：G27 文獻標志碼：A 文章編號：1002-2589（2012）24-0069-02

地質檔案是地質信息的重要載體，是開展地質工作、總結工作經驗的主要信息源。地質檔案是指對地質工作活動的記錄和成果，它是在地質調查研究、礦產勘探等活動中形成的科技檔案。地質檔案有地質原本檔案和地質復制本檔案兩種形式。地質檔案一般可劃分為區域地質調查檔案、固體礦產地質檔案、石油地質檔案、海洋地質檔案、物探和化探檔案、水文地質和工程地質檔案。因此，實現地質檔案管理的規范化顯得尤為重要，更是加強檔案管理的重要方式。

對煤田地質這種國有事業單位而言，檔案管理規范化是非常重要的一項內容，是決定著能否做好檔案工作的關鍵所在。地質檔案管理工作不僅關系到煤田地質單位每一位員工的切身利益，更是關系到每一位員工工作情緒及積極性的重要工作。在對地質檔案進行管理時，應當盡可能地將所有材料及時收集及時整理歸檔，并注意對檔案進行檢查整理，保證其完整性，并根據檔案中展現的各項信息積極為地質工作的開展進言獻策，使其成為煤田地質工作的重要信息來源。地質檔案資料是地質勘探開發過程中取得和形成的原始地質資料、信息的載體和成果地質資料，是地質工作不可缺少的重要基礎資料。尤其是近幾年煤田地質的勘探和開采不斷擴大，歸檔數量也日益增長，怎樣解決電子檔帶來的規范化問題、網絡利用安全問題、資料共享和知識產權保護問題，都值得我們進一步探討。

近年來，由于國家對煤田地質越來越重視，使得地質檔案管理得到了較大程度的改變，對檔案管理的規范化也隨著社會的需求發生了改變，這就使得地質檔案管理對象和范圍越來越大，同時工作人員對自身的要求也隨之提高。我們要將地質檔案管理工作定位為一項專業服務性工作，提高工作的主動性，創建實際成效，實現地質檔案管理為科研服務、為企業建設服務的目標。結合時代形式加強煤田地質單位的地質檔案管理規范化是推進煤田地質單位發展的必然趨勢，同時在工作中，應當盡可能地使其更加規范，使地質檔案管理工作更加符合發展的需要，具備規范化的特色。

一、建立健全規范的地質檔案管理制度

不管是何種崗位，制度必然是有效約束崗位行為的重要法門。我們地質檔案管理的歸檔范圍是凡有記錄和反映本隊勘察、設計、施工活動，具有保存價值的技術資料和技術成果以及以隊為名收集的科技資料。由于時代的變化，制度也應當隨著新形勢、新任務進行及時的調整改革，并圍繞地質檔案管理工作進行逐步的完善，使地質檔案管理工作制度更加規范化、科學化。在對重要的地質檔案材料進行收集時，必須做到及時、整齊；同時在對檔案材料進行審核時，需嚴格按照有證有據、真實可靠來開展工作；在進行材料的整理和收集時，要確保檔案材料的嚴謹性；在借閱檔案時，應嚴格按照檔案的借閱條例進行，經過負責人批準后再進入查閱，若需借出則應當經過上級領導批準方可外借，并且一定要注意將地質檔案的各個部分區分開來，防止出現檔案混淆或者不安全情況；管理人員需注意對檔案進行隨時的更新，多渠道地開展收集工作確保檔案的完整性，根據時代對檔案材料的新需求，積極主動地對地質檔案材料進行補充完善。

二、對相關規章制度進行完善，對操作流程進行規范

首先，在對具體的地質調查研究、礦產勘探等地質檔案實施規范化管理的過程中，需要對相關制度進行完善，并且要以實際情況為出發點，例如，文件保密制度、歸檔制度、用戶身份確認制度等等，從而最大限度地保障地質檔案規范化管理的安全程度。加強制度建設，是實現檔案規范化的重要前提。最后，在實際的工作過程中，應該構建一個相對規范的管理制度與操作標準，需要加強地質資料歸檔接收、庫房管理、借閱利用等，將檔案館各個區域的儲存格式、處理手段進行統一，對保管、使用、收集等各個環節的標準進行完善與規范，最大限度地防止在轉換過程中或者兼容性的問題導致檔案文件被破壞，杜絕在實際操作過程中出現漏洞，每個環節做到有章可循、有記錄可查。同時更要保障文件制作與檢索過程中與檔案管理及時同步，最終實現地質檔案管理的規范化。

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（一）地質檔案項目實施人員檔案匯交意識淡薄。地質工作中，有些項目實施人員缺乏完整匯交原始資料的意識，這就造成相關檔案資料的不完整性。在地質檔案匯交過程中，口述歸納原始地質資料的情況屢見不鮮。而這類行為說明項目人員在匯交檔案方面缺乏嚴謹的意識，完全屬于不負責任的行為，從而造成地質檔案原始資料不全或缺乏一定的權威性。

（二）地質檔案管理人員專業背景不足。地質檔案涉及的內容十分復雜，檔案種類繁多。在管理方面，各種資料的歸檔十分重要。在歸檔地質資料時，需要根據地質資料的內在聯系、形式特征等進行歸類整理，形成齊全成套的地質資料。在實際工作中，常常由于管理人員的專業背景不足，缺乏相關的專業知識，導致無法按照相關標準或要求進行資料分類、歸檔等，造成一些地質資料不齊全、地質檔案存放混亂等現象。

（三）地質檔案利用不當。地質工程、環境評價、道路橋梁工程等很多工程項目會涉及到地質檔案的借閱。大多數工程項目的周期較長，一些地質資料可能長期處于借閱狀態，借閱地質檔案的人員需要反復翻閱、查看，加快地質檔案的耗損。而且長時間的借閱，借閱人員的保密意識及檔案保護意識的淡化，常造成檔案損壞或丟失等現象。很多工程項目施工環境惡劣，導致地質資料得不到應有的保護，加快了地質資料的損耗速度。

（四）地質檔案管理保密措施不當。很多地質檔案中都含有保密要求高的數據內容。管理人員在工作中，主要采用以項目作為歸檔單位進行分類歸檔。因此，在同一個項目中，管理人員將未涉及保密的文件和涉及保密的文件共同歸檔保管，進而使該項目列為保密的檔案。雖然采用這一方法可以增加保密性，但實際上由于涉密文件與非涉密文件混合保存，在使用這些地質檔案時，很容易出現泄密的問題，反而沒有達到保密的目的。

二、基層地質檔案管理策略分析

（一）做好地質檔案匯交工作。以往地?|檔案管理部門在地質檔案匯交過程中，主要以“交什么就收什么的”的態度接收資料，導致地質檔案的匯交工作沒有很好地完成，尤其是基層檔案管理中，人們在地質檔案匯交方面的重視度不夠。因此，檔案管理部門應制定完善資料匯交的相關制度，運用有效的管理體系確保地質資料的完整性和齊全性。在地質資料匯交的過程中，檔案管理人員要認真復核地質工作中各項目的實施方案、技術手段及工作精度等，嚴格杜絕隨意口頭匯交資料的行為。

（二）加強涉密地質檔案的管理。由于地質資料中涉密的數據多，保密級別也有一定的差異，管理人員在分類歸檔地質檔案時，要嚴格鑒別文件是否需要保密，并采取相應的歸檔和保管措施。涉密的地質資料要單獨裝訂和保存，避免與非涉密資料混合保存，造成管理混亂等現象。對于涉密的資料，檔案管理部門應制定相應的借閱、歸還等制度，制定地質資料丟失、損壞的追責制度。地質資料歸檔后，檔案管理人員要及時做好資料的備份工作。在借閱時，檔案管理人員有義務告知借閱者資料的保密性，并簽訂相應的檔案借閱保密協議。資料歸還時，檔案管理人員要仔細檢查其完整性及耗損情況，一旦出現破損，應及時進行修復和復制，以免影響日后使用。

（三）規范化地質檔案工作管理。地質檔案的歸檔整理要遵循“從一而終”的原則，也就是由立項者來歸檔地質資料。項目的負責人要負責立項、勘察到資料匯總整理的過程。項目負責人在勘察過程中獲取一系列地質數據，對其進行整理后，編寫報告及驗收等資料，最后形成一份完整的地質檔案，并移交至相應的檔案管理部門。檔案管理部門的工作人員在接收到地質檔案資料后，要嚴格檢查地質資料的完整性、涉密情況等等，做好地質檔案的審查工作。地質檔案通過審查和入庫以后，檔案管理人員要對檔案進行整理。在整理時，應該按照相關規定標準認真執行，將地質資料做好分類、裝訂、編目、裝盒等工作。在資料的管理過程中，應該加強檢查，保證地質檔案的完整性。在地質檔案變更中，應該做好登記工作，確保庫存檔案和目錄信息相符合。

（四）加強基層檔案管理信息化建設。由于紙質、實物等地質檔案借閱不便，而且很容易耗損、丟失。現階段很多基層檔案管理部門十分重視檔案管理的信息化建設。相比紙質資料，電子資料具有可重復利用、耗損低等優勢。基層檔案管理應該加強檔案管理信息化，建立全文數據庫，完整保存原始資料的掃描件和電子元件。地質檔案管理人員可以通過計算機將檔案進行歸類整理，形成一個完整的電子檔案。在檔案的借閱中，管理人員無需再手工一個個翻閱資料，直接從數據庫中提取相應的檔案，使地質檔案的保存更加安全。而且將地質檔案信息化后，能夠有效防止檔案被篡改，更好地保證了檔案的真實性和完整性。目前，雖然在地質檔案管理中采用實物和虛擬共同管理的方式，但是依然存在一定的安全隱患。檔案管理部門可以運用大容量存儲設備進行資料保存，異地存放，避免所有地質檔案存放一處，有效降低地質檔案損壞甚至丟失的風險

（五）加強地質檔案相關人員的綜合素質。在檔案管理過程中，檔案管理人員應嚴格按照相關標準和規范來要求自己，認真做好檔案的接收登記、整理歸檔和借閱審批等工作。在地質檔案管理信息化的背景下，不斷提高自身的計算機能力，并學習地質方面的相關知識，從而提高個人的業務能力。在技術人員借閱地質檔案時，管理人員要告知其關于地質檔案的涉密情況，做好登記、簽訂協議等工作，以嚴格舉措來增強借閱人員的保密意識。

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目前，我國經濟雖然得到了不斷發展，并且發展迅速。但是許多方面還是跟不上時代的潮流，許多傳統的管理模式已經不能滿足目前的發展需求，因此，某些特殊的行業需要進一步更新技術，變換模式，以達到更好地管理效果。就如同檔案管理的信息化建設一樣，新時代的檔案部門也需要向現代化的檔案管理邁進。地質勘查單位的檔案管理仍然使用著傳統的管理模式，這樣就導致工作效率不高且跟不上檔案生成的速度。因此，實施檔案信息化建設是十分必要的。

2、地質檔案信息化建設的主要內容

所謂的地質檔案信息化建設就是要借助于現代的計算機、掃描儀、電子科技以及網絡等現代化科學技術的設備來完善管理模式。檔案信息化建設的主要管理體制就是要建立一個更為高效、快捷、健全的系統，使得檔案的管理更為科學、系統，在收集或者查找時更為方便快捷，這樣還可以使得地質檔案的信息能夠上傳到云端得到共享，并且突破空間與時間的限制，最大限度地實現資源的經濟效益和社會效益。

二、地質檔案信息化建設存在的問題

1、目前我國地質檔案管理現狀

在我國，大部分地質勘查單位的檔案管理工作都是較為簡單的，其主要任務就是做好相關資料的收集，并且將這些資料進行分類整理，做好相應的記錄然后保存好。由于目前我國大部分的檔案都是傳統的紙質檔案，這樣的管理方式不僅不環保，還有許多弊端：第一，由于檔案是紙質的，隨著檔案的增多，其所占據的空間也會不斷加大，工作人員在管理過程中的工作量也會增多，而且檢索的難度也隨著數量的增多而加大；第二，紙質的檔案對于其存放的環境和條件有著較高的要求，不能在潮濕或者陰暗的地方存放檔案，對存放文檔的地方還要經常進行殺蟲防蟲工作，除此之外，要做好存放檔案地點的消防工作；第三，紙介質容易老化并且容易磨損，因此稍微保管不善就容易造成損失，嚴重的則會丟失原始數據。由此可見，我國的檔案管理現狀目前還不能適應經濟和社會發展需要。

2、地質檔案信息化建設存在的不足和問題

（1）檔案管理人員的觀念落后。大部分的管理工作人員都認為信息化建設跟目前的檔案管理工作并沒有直接關系。無論是領導班子還是普通的管理人員，都不認為信息化管理優于手工管理，甚至有人認為利用現代科學技術的管理模式存在著會將數據丟失的更大風險等弊端，比如在沒有保存的情況下斷電，黑客入侵導致信息泄露。

（2）部分地質檔案的管理人員素質較低。在我國，有許多地質單位中的檔案管理人員都不是專業的管理人員，有些是在單位里面身兼二職、或者三職，甚至有些只是兼職。這樣就導致了在管理工作上，管理人員的工作熱情不高，積極性不強，技術水平也處于低下水平，以至于更增加了傳統管理模式帶來的弊端，并且管理人員的能力低下阻礙了檔案信息化建設的進一步提升。

（3）地質單位的檔案管理設備較為落后。由于大部分管理人員都不愿打破傳統的管理模式，并不認為信息化管理會優于目前的管理模式，因此，這就導致部分單位的檔案管理設備仍是以前陳舊的設備。這些設備并不能滿足目前如此大的檔案容量，所以某些單位的檔案資料堆放雜亂，甚至有些單位直接將檔案放在一些陳舊的倉庫里，導致了部分檔案資料或者數據有所損失。

三、加強地質檔案信息化管理的對策建議

1、各級管理者要重視地質檔案信息化建設工作

領導班子和直接管理人員若是不重視檔案信息化建設，那么就算引進再多的現代化設備也是不能夠解決目前存在的問題。因此，要從檔案信息化的優勢出發，修正管理人員對信息化建設的錯誤認識，以改善檔案管理模式和工作方式為目標，加強各層管理人員的管理工作并且要求他們必須重視信息化建設。由于人們對檔案信息化建設還存在著一些認識誤差，因此，在思想觀念上還需要進一步地更新和突破。除此之外，還需要對管理人員進行每周一次的再教育，使得他們的技能水平上升一個層次。

（1）更新檔案管理觀念。一直以來，地質單位檔案的管理模式都受我國計劃經濟管理模式的影響，部分檔案工作者的思想觀念陳舊，認為一個完整的管理庫才是一個最安全的“保險箱”。因此，這些人往往都是不信任現代化的科技管理，要想改變目前的現狀，必須要更新檔案管理者的陳舊觀念。

（2）樹立檔案信息共享的觀點。要想突破目前的區域界限，就要懂得共享資源。要更好地共享資源，就要在保證不泄露自己信息和檔案資料的前提下，利用因特網將信息和檔案結合起來，這樣才能更大限度的發揮檔案的自身價值。

2、重視引進新設備并加強地質檔案管理人員的培養

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2）檔案管理工作水平有待提高。目前，我國部分地質勘查單位的檔案管理水平，還停留在人工收集、整理與檢索階段，可接觸和獲取的信息量較小，非常不利于檔案的二次開發和利用。

3）檔案管理工作開展欠缺協調、合作。部分地質勘測單位的檔案管理工作人員與同單位負責其他工作人員之間欠缺協調、合作，沒有更好的利用協調、合作支持檔案管理工作開展，導致檔案管理工作變成了單位里的一塊“世外桃源”，檔案管理工作效果始終不甚明為。

4）檔案管理工作未與地勘行業建設實現同步規劃、發展。任意一個地勘單位都有自己的近期、遠期規劃，規劃涉及地勘單位的未來規模、發展技術水平、形成何種人員結構等都會做出詳細規劃；而這些規劃中卻很少涉及單位的檔案管理，導致單位的檔案管理工作水平落后于地勘事業發展，勢必會影響地勘單位整體管理工作水平的提高。

5）監督、指導工作不到位問題。本級檔案管理部門工作離不開上級檔案管理部門的監督、指導，起到把關下屬單位檔案管理的作用。但在實際工作過程中，由于欠缺上級部門的監督、指導，本級檔案管理部門不能及時發現、糾正工作過程中存在的問題，導致本級檔案管理部門工作水平難以得到有效提高。

6）管理經費不足問題。部分地勘單位由于經濟效益不高影響，可用于檔案管理的經費嚴重不足，這樣用于檔案管理的設施、設備就難以及時得到更新，嚴重限制單位檔案管理工作水平的提高。

7）工作人員隊伍素質問題。較高的地勘單位的檔案管理工作水平，離不開高素質的檔案管理工作人員，特別是工作人員高水平的專業素質支持。存在部分地勘單位檔案管理工作由其他工作人員兼職現象，這些“兼職”人員的檔案管理專業素質勢必不高，加之這些人員的頻繁調動、調整也會進一步影響到單位的檔案管理工作。

8）不能得到有效開放和利用問題。新時期的我們必須充分發揮檔案及其管理工作作用，使檔案能真正的為社會主義經濟建設、社會發展服務，而這些目標的實現離不開檔案的開放和利用。開放恰恰是地勘單位檔案管理工作的短板，原因一方面是數字化檔案工作相對滯后，不能很好支持檔案開入工作，另一方面則是受到管理觀念落后影響不能大膽進行檔案開放、利用工作。

二、地質勘查單位檔案管理工作問題對策與建議

（一）建立、健全檔案管理制度，拓展檔案歸檔范圍

通過建立科學的檔案管理體系來進一步健全地勘單位檔案管理工作規章制度，是提高地勘單位檔案管理工作水平的關鍵。伴隨社會的轉型與發展，必須建立與現代社會發展相適應的檔案管理制度，必須建立與現代社會發展相適應的檔案管理體系。比如，在地勘單位內部建立專門的檔案科室，明確檔案管理工作職能，以及將檔案管理工作與單位其他工作共同納入到單位發展規劃、制度制定和考核范圍之中。

（二）做好檔案收集、整理、歸檔工作

文件收集是檔案歸檔的重要環節，收集人員要與各部門定期進行溝通聯系，建立良好的協作關系，做到重要文件、材料不分散、遺失，能夠完好無缺的歸檔。

（三）促進檔案的科學化、規范化管理

為保證地勘單位檔案管理工作的科學化、規范化，首先要增強地勘單位領導、職工的檔案管理工作意識，領導干部的檔案管理工作意識尤為重要。因為領導重視是地勘單位檔案管理工作順利開展的前提和基礎，必須視作為地勘單位重要的工作內容來抓，地勘單位檔案管理工作與其他工作同樣重要，同樣需要制定相關發展規劃來促進檔案管理工作的科學化、規范化發展。

（四）加強對檔案管理工作的監督和指導

上級檔案管理部門有責任、有必要對下級部門的檔案管理工作進行監督和指導；首先，在做好本級檔案管理工作基礎上，要加強對下級檔案管理工作的監督和指導，工作效果的堅決予以表彰，不符合相關要求、規范的堅決予以通報、批評，并限期整改；其次，逐步擴大對下級檔案管理工作的監督、指導范圍，除對工作進行成果監督外，還要嘗試監督其工作過程，保證檔案管理工作的規范化操作。

（五）加大檔案管理投入，保證管理質量

各級地勘單位都應該有計劃的加大檔案管理工作經費投入，目的在于確保地勘單位檔案管理工作的順利開展和工作水平的順利提高。無論是硬件條件還是軟件條件都需要一定經費的投入。檔案管理專用設施是檔案管理工作的硬件條件，例如檔案消毒滅菌機、防磁聲像柜、除濕機、移動密集架等對檔案具有極強的保護作用，而檔案管理系統則是軟件條件，它也是檔案管理工作逐步實現信息化的關鍵條件。

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地質工作信息化建設是一項復雜的系統工程，而地勘單位的信息化建設與基礎數據也就是檔案是密不可分。地質檔案數據是在地質勘查活動中直接形成的、有保存價值的文字、圖表及聲像載體材料等，它既是野外勘測過程的真實反映和記錄、地勘經濟發展的重要基礎和依據，也是單位維權的憑證和依據。基礎的地質數據文件具有內容的單一性、載體的多樣性、形式的特殊性等特點，隨著社會信息化的飛速發展，地勘單位數據文件的內容、形式、載體等屬性也發生了較大的變化，特別是以地質找礦項目為中心所形成的檔案材料具有全面化、精確化、系統化的成套性和現實性、專業性要求，而一個完整的地質項目要經過立項、設計、施工、竣工等階段，要經過主管局等上級部門的審批和驗收，因此收集整理符合標準的數據文件本身就有很多工作要做，那么如何做好管理工作，更好地為地質找礦和社會經濟發展服務？本文就結合著地勘單位的資料管理工作實際談幾點粗淺的認識。

1加強領導，建立組織 ，收集數據

抓好基礎數據文件工作，首先要從思想上重視檔案管理工作，提高認識，從監與管兩方面入手，分管檔案工作的領導應給予多方面的支持和提供資源保障，用規范化、信息化、標準化來要求檔案的收集、整理、歸檔、保管和開發利用工作，建立起“內外”有別而又相互統一的檔案管理體系。“內”就是要協調內部各職能部門增強檔案意識，注重收集與及時移交，防止檔案材料的散失；“外”就是要抓住每一個環節的檔案收集，積極與主管部門、設計、施工等單位負責人及檔案人員通力協作，以保證歸檔案卷數據的完整、準確、系統。建立健全檔案管理組織，不僅是行政管理的重要組成部分，而且是必須做好的一項基礎性工作，因此，要明確有關人員與部門的職責，用制度管人，用制度辦事，將數據文件工作作為硬任務列入地勘項目指標條款，在單位規章制度體系中將地勘單位檔案工作以法律文書的形式規定下來，鼓勵和支持檔案管理人員深入現場收集檔案資料，作為檔案人員應有針對性地列出所需收集的資料名目，自始至終參與到項目管理中去，保質保量地獲取第一手資料。另外，還要與外購、有關單位進行交換、復制索取以及標準化的網絡收集等。形成完整有效的地質數據文件。

2建立制度，編制方案，完善規則

長期以來，地勘工作執行和延續計劃經濟的管理體制，缺少市場經濟體制中的競爭意識和對原始數據質量問題的關注意識。只有調動全員的積極性，以完善科學的管理制度做指導，按標準建立質量管理體系，使一切工作有章可循，才能從根本上解決原始地質數據的完整性和質量問題。制度要健全，執行要堅決。按照檔案管理的法律法規及相關規定的有關規定與標準，對已經收集的文字、圖紙、圖片、聲像等資料，應根據數據文件形成的規律和特點，在便于保管和利用的前提下，進行科學分類整理，設置相應的歸檔類目，按原始地質立卷歸檔規則如：范圍、規范性引用檔、術語與定義、歸檔范圍與分類、編號與編目、立卷歸檔要求等，還包括地質項目的設計檔案、設施工檔案和竣工檔案等。應根據本單位的實際情況和具體要求，制定本單位的數據文件管理實施細則，細則應主要明確本單位數據文件的范圍，歸檔的基本要求和基本內容，數據文件的移交與整理、保存與借閱的要求等。

數據要齊全，內容要完整。要達到此目標要求，應該重視抓好資料的收集工作，堅持地質項目建檔工作按照檔案管理規范要求與項目施工、竣工驗收同步，堅持檔案部門與基層單位相結合，編制分類方案，正確區分和把握依據檔、設計檔、項目管理檔、施工竣工驗收及檔等的分類工作，齊抓共管，進一步做好基礎檔案歸檔工作。

管理要及時，立卷要規范。為確保數據文件齊全、完整、系統，就要把數據文件工作與項目計劃、檢查、總結、驗收各個環節的工作相聯系，同步進行，立卷做到格式統一、字跡工整、圖像清晰，同時根據內容、價值、數量和載體形式進行系統整理，按項目組卷，使檔案數據做到文件齊全、分類準確、體系鮮明、方便管理，方便利用，保持其整體功能。并將立卷好的檔案按規定移交有關檔案管理部門，嚴格交接手續，認真核查案卷質量并確保檔案的完整。

3加強培訓依法制檔

目前，地勘單位的數據文件管理工作遠不能跟上飛速發展的地勘形勢的要求。一個單位數據文件管理的好壞，不僅與本單位的檔案規章制度健全與否、主管檔案的領導的思想觀念、檔案管理人員水平的高低息息相關，更與檔案數據的組織者對檔案數據的重視程度有著極大的關系。數據文件作為科技檔案的重要組成部分，它服務于今天，有利于未來，為歷史查找、產權查證、經濟糾紛以及科學研究提供素材，針對某些領導和技術人員檔案意識薄弱、檔案管理人員素質差的現狀，一是要結合地勘單位的特點，加強對數據文件管理人員的培訓，應該組織其學習、貫徹《中華人民共和國檔案法》。《中華人民共和國檔案法》明文規定，一個國家機關、武裝力量、政黨、社會團體、企業事業單位和公民都有保護檔案的義務。但目前地勘單位的數據文件管理缺乏有力的檔案執法機制是一個比較突出的問題。在檔案未形成時，就有檔案資料散落在工程技術人員及合同管理人員或是一些領導者個人手中的現象，根據現存在情況，應檔案法宣傳列入全年工作計劃和責任目標考核內容，并認真制訂宣傳計劃，采取多種形式、通過不同媒體進行宣傳，不斷強化監督指導功能，特別是主管部門和業務指導部門，既要做好執法檢查和業務指導，又要做到定期或不定期抽查，做到點面結合、跟蹤督辦。結合正在實施的保密協議簽定工作形成有法必依、執法必嚴的局面，推動檔案工作向規范化、標準化的方向發展。認真學習檔案管理的有關法律法規及辦法，強化崗前培訓。從目前看，許多檔案部門缺乏現代高科技人才，其中檔案、信息處理復合型人才就更加奇缺，大部分檔案人員現代技術水準偏低，甚至有現代文盲現象。盡管引進了現代化設備，仍不能充分發揮作用，就難以實現檔案信息化了。因此，信息化建設人才需要深厚的檔案學基礎理論，熟悉檔案工作的規律，從而創新科學先進的管理方法，因此必須通過各種不同形式的培訓，提高檔案人員業務能力和管理水平，自覺增強責任意識，把檔案提升一個新臺階。

4檔案信息電子化 紙質檔案數字化

資料檔案信息化建設是一項長期復雜的系統工程，行業不同，信息化管理模式也不同。面對信息化帶來的挑戰與機遇，地勘單位與其它企業一樣面臨市場化和國際化競爭的挑戰。為提高地勘單位的整體素質，推動地勘單位的改革與發展，充分利用好信息化這個武器，走出一條適合自己的信息化建設之路。所謂檔案信息電子化，就是以館藏檔案數據紙質或機讀形式的為主要物質對象，用微機對檔案進行收集、篩選、加工，使之轉化為微機軟件形式的二次文件信息電子文文件數據供利用的過程。把地質資料數據文件歸檔電子化，充分利用計算機、掃描儀把紙質檔案數字化，建立全文數據庫，以便于存儲查找和利用，既是地質工作現實要求，也是檔案管理必然取向。因此地勘單位必須快速更新觀念，迅速實現檔案工作網絡化，為地質找礦工作服務，推動其它各項工作的現代化進程。

參考文獻

篇（7）

Abstract: the geological archives is the embodiment of geological work, is the precious wealth of the country, it is necessary to carry out the production and construction basis and conditions. The author connecting with the work practice, talk about how well the geological file management.

Keywords: geological exploration units, geological material, the archives management

中圖分類號：G271文獻標識碼：A 文章編號：

地質檔案是地質工作者在地質勘測和勘探即區域測量、普查勘探、物理勘探、化學勘探等活動中形成的具有利用價值的資料，包括成果資料、水文資料、樣品分析資料、鉆探資料、測量資料、設計和科研資料等一系列地質工作必備的科學依據性資料。在激烈的市場競爭中要立于不敗之地，關鍵是能否抓住地質信息這一重要的戰略資源，地質信息的及時獲取是取得事業成功的關鍵。現就地勘單位如何更好地加強地質檔案資料管理工作提出幾點思考。

一、嚴把地質資料歸檔質量關

地質資料的形成，貫穿于質勘查工作的全過程，有立項、設計、野外勘測、綜合整理、成果報告編寫、審查驗收等六個階段。為確保形成的地質文件材料的完整性、準確性，筆者認為應做到以下四個同步：

（1）計劃任務的下達與文件材料的歸檔要求同步。一個項目的計劃任務書一經下達，就標志這個項目的工作已經開始啟動。為使地質技術人員在項目實施過程中保證形成的科技文件材料符合歸檔質量，應依據國家相關法規及《地質資料管理條例》、《地質檔案的立卷分類標準》制定地質資料歸檔要求及地質資料立卷分類標準，并下發給各項目組。各項目負責人指派一位地質專業技術人員為兼職項目資料管理員，負責收集本項目科技文件資料，建立好六個階段的科技文件材料積累袋，先把立項建議書、計劃任務書、設計書等收集起來，收集率要達到100%，分類存放到資料袋中。

（2）項目野外工作過程與科技文件材料形成情況同步。這個同步是全面收集科技文件材料的關鍵，因為大量的地質資料在這一階段產生，所以，地質技術人員要依據地質檔案的立卷分類標準積累材料。工程編錄過程中，每個工程記錄表要分開，做到每個工程都有一個素描圖和工程記錄表相對應。在工作過程中，以立卷分類為標準，把積累的技術文件材料分類裝入資料袋中，以便后一階段的立卷、分類、歸檔。

（3）室內綜合整理與科技文件材料歸檔要求同步。室內綜合整理包括原始資料的整理、綜合圖件編制、報告編寫等。對野外形成的地質資料，要從地質工作項目各階段形成的科技文件材料是否齊全，每一件科技文件材料反映的內容是否完整，原始數據是否準確，責任簽署是否完備，科技文件材料的內容是否與審批文件一致，歸檔范圍、立卷類別劃分是否準確合理等諸多方面考慮。然后將地質科技文件材料進行分類、整理、立卷，由項目負責人正式填寫“原本地質檔案明細卡”并進行歸檔。這樣就保證了地質檔案材料的完整性、準確性、系統性。

（4）質量管理體系控制及成果報告驗收與檔案驗收同步。按照IS09001《質量管理體系一要求》標準的要求建立質量管理體系，對立項、設計、實施作業、綜合整理及綜合研究、成果報告編制、資料歸檔等六大過程進行嚴格控制。按照“誰形成的地質科技文件材料，誰立卷歸檔”的原則，利用質量管理體系的要求，明確項目負責人就是地質科技文件材料形成積累的第一責任人，使文件材料的形成積累、立卷歸檔工作得到有效保證。可見，質量體系與地質檔案密切相關，質量管理體系的有效運行對地質檔案管理工作起到推動作用。另外，在成果報告提交驗收之前，應對原始地質資料的立卷、歸檔進行驗收，加快項目進程。

二、運用現代化的管理方法，改變傳統的地質檔案管理現狀

傳統的地質檔案管理工作，其主要任務在于收集資料以及保存、保管資料，檔案利用工作只是被動等用戶上門查詢，地質檔案保存方式則為傳統的紙介質檔案排架式管理，存在諸多弊端：一是紙介質存儲方式占用空間大；二是對存放環境要求高；三是紙介質易老化、易磨損，造成原始數據的大量丟失；四是科技檔案管理方式落后，技術上不能實現信息共享，給用戶查詢造成諸多不便。

以計算機多媒體技術為標志的現代化信息處理技術的發展和應用，正在改變檔案管理的傳統方式和手段，首先是信息的采集更為簡便、快捷；網絡傳遞電子掃描和各種輸入方法使信息的采集產生了質的飛躍，存貯在計算機的信息類型與信息量大大增加。其次，這些信息可以運用計算機技術高效、高質量地加以整理、編碼、標引成為有序的可供檢索和輸出的信息。計算機技術為地質檔案現代化建設提供了堅實基礎，快速方便的服務方式，也提高了地質檔案的服務質量，所以利用計算機技術管理地質檔案是現代化的必要手段。地質檔案現代化建設是實現地質檔案管理跨越性發展的表現形式，是地質事業發展的迫切需要。

三、實現地質檔案現代化管理的技術措施

（一）建立原本地質檔案目錄檢索數據庫，提高地質檔案檢索效率

地勘單位可根據國土資源部《地質資料檔案著錄細則》，參照成果地質資料目錄數據庫著錄要求，結合原本地質檔案的具體構成，對原本地質檔案進行著錄，建立相應的目錄數據庫，開發適合本單位原本地質檔案目錄檢索系統，實現原本地質檔案的計算機管理。地勘單位地質檔案管理人員，可以利用該檢索系統，根據使用者的要求，只要輸入任意一項關鍵詞，如資料名稱、類別、礦種、勘查程度、編著或幾項關鍵詞的組合等，均可從數據庫中，檢索出有關的地質檔案信息，為利用者提供方便快捷地服務。

（2）逐步施行館（室）藏檔案數字化，有效保護重要地質檔案

在現代化管理條件下，要轉變傳統的檔案利用方式，就必須實現傳統館藏檔案的數字化。館（室）藏檔案數字化就是把館（室）藏的各種紙質、照片、聲像、膠片等傳統介質的檔案信息通過計算機技術轉換成能被計算機系統識別、處理的檔案信息，按一定格式存儲在磁帶、磁盤或光盤等介質上，并可在網絡上傳送。檔案數字化主要目的就是最大限度地延長檔案壽命；充分發揮檔案的作用，迅速、準確地提供檔案信息。檔案數字化的第一步就是首先把館藏檔案目錄數字化，第二步就是將現有館藏紙質檔案根據其特點和利用情況逐步進行數字化處理。對于重要的、利用率高的并且紙張出現破損和文字漸變模糊不清的檔案逐步進行電子掃描與文字錄入，并刻錄成光盤作為永久保存，逐步達到了完善保護紙質檔案原件的目的。

四、加強地質檔案保密與利用工作

（1）地質檔案管理人員的職責

地質檔案管理人員的職責是要維護檔案資料的完整與安全。貫徹落實《保密法》和《關于開展地質資料清理工作的通知》的精神，這既是地質檔案管理人員基本要求,也是地質檔案工作當前主要任務。對于地質科技資料不僅要做到不壞、不丟、不散、不亂,還要保證地質資料實體安全和地質檔案資料的安全。

（2）正確處理的地質檔案保密與利用的關系

日常工作中，地質檔案管理人員十分重視地質檔案保密,工作盡心盡職，但由于在傳統的保密觀念影響下，地質檔案工作普遍存在著重保輕用、利用不足的現象，由此產生一些弊端:大批地質檔案得不到充分的利用，甚至有些很有價值的地質檔案長期被束之高閣，變成一文不值的廢紙,造成地質檔案浪費；不能有效地利用地質檔案，失去地質檔案的價值。

五、加強業務培訓

地質資料規范化管理對人員素質提出了更高的要求，除了具有廣博的專業知識外，還必須有計算機、網絡技術及開發地質檔案信息的能力。一要廣開門路吸引人才，建立高素質、高質量的專業隊伍。二要實施素質教育。以創新精神與實踐能力為重點，對地質檔案管理人員進行素質教育。這些都是實現地質資料信息化的重要保證。

結語

地質檔案的現代化建設是一項系統工程，是知識經濟和信息技術時代對地質檔案工作的要求，為此，我們要不斷加強專業知識的學習，積極探索新的管理模式和管理方法，以新思維、新技術、新舉措對待地質檔案的現代化建設工作。

參考文獻：

篇（8）

地質檔案部門作為行業信息的重要組成部分，以嶄新的面貌服務于地質工作。隨著地質工作的廣泛開展，生產不斷發展，地質檔案數量急劇增加，地質檔案利用率也不斷提高，傳統的手工整理檔案，手工檢索已經越來越不適應現實需要，如何以較少的人力，物力更好地整理加工檔案信息，為利用者提供準確.快捷的服務，全面推廣計算機在地質檔案管理的應用勢在必行。

1 計算機在地質檔案管理中的應用

運用現代計算機信息處理技術，實現地質檔案工作技術現代化、信息傳遞網絡化。地質檔案信息傳遞網絡的主要功能和優越性主要表現為有利于檔案信息資源共享，實現遠距離檢索和傳遞。盡管計算機在地質檔案工作的所有領域都有著廣泛的應用前景，但從目前的情況來看，在地質檔案工作的每一個業務環節和每一個管理項目都應用計算機，似乎沒有多大的必要，也不太現實。比方說，每一套地質報告都有十幾張、幾十張乃至幾百張圖紙，假設平均每個地勘單位有500卷(件)檔案，每卷有50張附圖，共有25000張圖，每張圖規格為40厘米x40厘米，MAPGIS成圖每張得5天時間才能完成，且不說計算機容量及文字數量問題，單是把這些圖件送進檔案數據庫，就需要300多人手；有些業務環節和管理項目，采用手工管理的方式還沒有遇到很大的困難，還可以勝任，并且更符合效益原則，那就可以暫不采用計算機。這點和我國整個現代化建設既要考慮應用先進技術，又要充分利用豐富的勞動力資源是同樣的道理。根據檔案工作現代化基本決策目標的要求，先進技術的應用必須具有經濟上的合理性。如果用計算機把地質檔案工作的一切領域全副武裝起來，那么，技術的先進程度雖然提高了，而經濟的合理程度卻因此而降低了。這不符合檔案工作現代化的基本決策目標。筆者認為，檔案部門當前應用計算機的重點應放在編目檢索及借閱管理上，這是地質檔案工作現代化進程中的主要一步，是地質檔案部門應用計算機的重點領域。

2 對計算機地質檔案管理的研究

2.1 自動編目，地質檔案目錄，按照一定的原次序和方法，編排組織成具有一定體系的地質檔案。條目組合是地質檔案管理檢索和報道的工具:每年的報告成千上萬，手工編目太慢.而計算機能大大改善檔案手要檢索工具的質量。

2.2 聯機自動檢索，是推進地質檔案開發利用的主要手段。地質檔案是地質工作服務于我廠生產的主要載體。我廠有內部網、可以使檔案室和技術部門聯網，從而使檔案利用者直接通過計算機查到所需的檔案信息.有效地發揮檔案的價值。

2.3 地質檔案的借閱實現自動管理，可隨時掌握利用者正在調閱地質檔案數量、密級、時間、復制、摘抄等情況.

2.4 地質檔案的統計，計算機根據地質檔案數據庫的信息制作地質檔案進庫統計，利用統計進行庫房的匯總。

2.5 地質檔案的保密，計算機可以根據地質檔案密級程度設置密碼，使具有保密性質檔案做到不泄密。

2.6 地質檔案的編研，計算機系統根據地質檔案數據庫。總之后計算機技術的飛速發展為地質檔案管理提供了便捷的手段，提高了地質檔案管理的工作效率，提高了地質檔案查全率，查準率、加快了檔案的檢索速度，從而使地質檔案為我廠的領導決策，經濟建設以及地質開發部門的勘探提供了準確、便捷、快速的服務，發揮了地質檔案最大的利用價值

3 計算機地質檔案管理中的應用

3.1 計算機在地質檔案編目檢索中的應用

計算機是理想的地質檔案資料檢素設備，有了它，不僅可以提高查找資料速度，節省時間，還可以提高查全率和準確率，節約勞動力資源。在應用計算機管理地質檔案過程中，筆者曾嘗試過3種方式:FOXBASE數據庫、EXCEL文檔、地質檔案管理系統軟件。考慮到各種檢索方式的需要，要從多方面設計庫(文檔)結構。如:按檔案號、資料名稱、比例尺、作者、工作時間、工作單位、找礦手段、礦種、地區、地名進行編目。

用FOXBASE數據庫進行檢索要求很嚴，半角/全角、大/小寫狀態、語句、標點不能有一點差錯，查找起來很不方便。

用EXCEL文檔管理，它的優點是輸入文字或數字時可以用向下充填、等差/等比序列充填，非常方便快捷。缺點是查找時，只能一下一下地點“查找下一個”，一條一條地查，不能一次顯示查到符合條件的所有的內容。

地質檔案管理系統軟件檢索地質檔案資料，就解決了一次顯示一條的缺陷。而且它有單條件和多條件查詢。從利用者的角度上看，檢索系統的開發利用解決了查詢難的問題。使用地質檔案管理系統軟件后跨類別檢索不再是一個難題，只需輸入幾個關鍵詞，用鼠標輕松一點就能找到所要的檔案資料目錄。從管理者的角度上看，地質檔案管理系統軟件的開發利用為檔案管理提供了管理平臺，初步實現了信息化，促進了檔案管理規范化和現代化的進程，同時也解決了人工統計繁雜、不準確的間題。以往每年做年報統計是一件頭痛的事，要每個類別一頁一頁地統計，既煩瑣又容易出錯。利用地質檔案管理系統軟件只需輸入統計的時間段，就能得到準確的數據，管理工作也因此上了一個新臺階。從功能上看由可以隨時增加模塊，具有修改容易、操作簡單等特點，為不斷持續改進創造了條件。

3.2 計算機在地質檔案資料借閱中的應用

應用計算機進行地質資料借閱管理，首選當屬地質檔案管理系統軟件，它的檢索系統與借閱管理系統是相互關聯的。通過檢索查詢可以生成借條:點擊某一編號，計算機就會自動把這一條內容存到借條中去，并且可隨時修改，最后確定，自動打印成借條。通過借閱管理系統，能夠進行去向查詢--把某一編號輸入去向查詢，計算機會提示:“這份資料在下列人員手中”。并列出借閱時間、借閱者姓名、檔案號、資料名稱等。還可以統計使用率--使用某一份資料的人次、回次；已借出的資料有多少份，歸還了多少份，未還的多少份。避免了人工一筆一筆地統計，既節約人力，又節省時間，而且非常準確。

參考文獻

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【中圖分類號】D035.2 【文獻標識碼】A 【文章編號】2095-3089（2015）06-0015-01

一、前言

人力資源是第一資源，人才，每個單位都渴望。怎樣知人善用？往往人事檔案就是提拔人才的重要依據。人事檔案是詳細地記錄著每一個工作人員的工作經歷、業績和才能的文件，包含著種種的個人隱私。目前，隨著地質部門的不斷改革，尤其是在地質部門人才戰略上，人們越發地感受到人力資源的重要性。為了提高地質部門人事檔案上的管理水平，我們就必需充分利用人事檔案的優勢及其作用，改進改革中出現的問題。

二、改革中地質部門人事檔案管理存在的問題

1.人事檔案管理人員的數量不足

人事檔案的管理工作繁瑣、復雜，任務龐大，并且具有極高的系統性與連續性，因此，其這樣的特點對于人力數量上的投入也是相當多的，不然人事檔案管理的質量就難以保證。在地質部門當中，會出現專門管理人事檔案的工作人員較少，或者沒有的一種現象。這樣的現象會大大的淡化了大家對人事檔案管理工作的重要性，而且也會一定程度上降低了人事檔案管理的水平及其質量。

2.人事檔案管理的設備與制度不完善

領導對人力資源的管理越來越重視，但是在人事檔案管理的工作的投入還是不夠。比如，在設備上，人事檔案管理依舊采取紙質記錄，缺乏時效性和先進性。在制度上，條文規定通常都籠統地制定，沒有與本部門的特點和文化相結合，缺乏科學性和針對性。加上“手工模式”的管理會很大程度上拖慢管理工作的進度，降低人事檔案保存的質量和工作人員的效率。

3.人事檔案記錄材料作用不理想

在審核人事檔案內容的過程中，發現其中的某些項目內容單一而且參考價值低，某幾項項目內容相似，造成資料繁雜多余。同時，浪費人力物力，導致管理成本的增加。另外，由于部分職工對人事檔案的不重視，對資料的填寫隨意不真實，內容前后不一致。這樣的行為將會導致檔案所傳遞的信息失去其作用，也會使領導者得不到可靠的人事信息和人事檔案就不會產生其應有的價值。

4.低下的人事檔案管理水平

沒有專門的管理人員，在資料審核的這一階段的工作就會做得相對馬虎。一大部分的材料還是靠手工分類排序再分別加工，整理裝訂，整個程序不僅復雜費時，而且一環扣一環，前面誤則后面錯，這樣就會降低效率。

三、改進地質部門人事檔案管理的建議

1.務求檔案管理員專業化

人事檔案的管理工作是具有高度的系統性、條理性與嚴密性。在其位則謀其政。檔案管理工作人員必須具有相當的職業素養和高度的責任感，不得隨意傳播檔案中的隱私而影響地質部門的團結與工作。對檔案管理人員需進行具有地主部門特色的教育培訓，提高自身的專業程度。再深一層，必須增添人事檔案工作團隊的人數，務必做到量上與質上的改變。除此之外，為了跟上時代的步伐，必須挑選熟悉信息技術的年輕工作人員擔任本職務，確保有精力有耐心的對待檔案的繁瑣工作。

2.保證檔案管理制度規范化

為了使得本部門人事檔案管理透明化、規范化，對人事檔案管理的措施和規章制度進行的進一步的完善是勢在必行。特別是地質部門的上級領導們的對人事檔案管理提高相應的重視，不然，人事檔案的管理工作就難以落到實處，人事檔案的價值就不易體現。對于檔案材料的收集的制度，檔案管理人員必須嚴格執行，本單位非管理人員必須遵守。

3.確保人事檔案內容真實化

結合地質部門發展的特點，更深一層根據個人事實豐富材料的內容，目的是未來得到更加全面更加完整的人事資料，強化地質部門的人才發展戰略，增強地質部門人才建設服務的功能。建議根據地質部門職工崗位的類別設置對人事檔案進行重新分類，制定對各類型人才的材料的收集、審核、管理的標準，增強針對性和具體性。

4.力求檔案管理設備先進化

一改以往的手工模式，跟進科技的步伐，把人事檔案管理信息化，數字化。把先進的計算機技術和相關的應用程序應用到人事檔案管理中，構建管理信息化的高效模式，爭取最大限度發揮人力物力資源的價值。建立人事檔案的數據庫系統，利用掃描儀等先進的現代化設施，把數據錄入系統，不僅高效，而且文字圖片并存，實現了形式多樣化，信息具體化。實行人事檔案動態管理，對本部門的職工個人情況及時更新，提高效率，而且電子化的檔案占用空間少，使用期限卻很長，可謂功能強大。

四、結束語

地質部門人事檔案管理的改革是必然的。破舊立新，管理才能得以完善，才能符合新環境下的地質部門對人事的需求。積極改善部門人事檔案的信息化建設，加強管理人員的能力和提高管理人員的職業素養，利用檔案的信息資源，才能夠為地質部門的各個崗位提供更有能力的人才，才能盡最大的可能為本部門提供優質的服務。

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一、地勘檔案管理存在的問題

近幾年，我局已經基本實現了由傳統模擬勘探技術體系向數字化勘探技術體系的轉變，而且正向信息化勘探技術體系的方向加速發展。然而，一些基層單位的地勘技術檔案管理水平還很低下，主要存在以下問題：

1　地勘科技檔案仍處在傳統手工管理階段。應收集的檔案信息無從查找，主要依靠上門方式進行收集。

2　批量歸檔的地勘技術資料不能及時建賬、建且，日積月累，造成目前地勘技術檔案數量和種類不清。

3　檔案進出庫手續基本上還是手工辦理。

4　檔案沒有形成電子文檔，查詢檢索仍以手工目錄為主，而且只有專管人員才能檢索清楚。

5　統計方法落后，無法提供及時、準確的統計數據。

6　檔案查用仍使用原件，速度慢、費人費工、原件易破損，而且頻繁進出擋案室，影響整個檔案室的存儲環境，降低了所有原件的存儲壽命。

二、地勘檔案管理的發展方向

建立現代化的地勘檔案管理的主要標志是自動化，主要包括以下幾個方面：

1　檔案工作計算機化。計算機應用于檔案管理的檢索、編目、統計、借閱、管理等方面，如果與現代化通信技術相結合，可實現遠距離傳遞檔案信息。

2　現代化存儲技術在檔案管理中的應用。光盤、硬盤以及磁盤陣列與計算機的結合，提供了實現檔案全文圖像存貯和自動化檢索、網絡化利用的可能，增強了計算機在檔案管理中的廣度和深度。

3　縮微技術在檔案管理中的應用。縮微品不但能如實反映檔案文件的原貌，而且具有保存壽命長、規格統一、通用化、規范化、標準化、可提供多樣化產品等特點。在今后相當長的時期內，該技術都將是檔案管理方面應用的主要手段。縮微技術對保護、搶救檔案文獻，開放、交流、傳遞檔案信息都有重要意義。

三、檔案的收集和利用

隨著社會各界對地勘成果檔案尤其是數字地勘成果檔案管理的需求快速增長，如何更好地服務用戶，使地勘檔案更高效地體現其應有的價值，是我們急需解決的一個重要課題。因而應盡快地建立地勘成果檔案資料目錄數據庫及計算機管理系統，實現快速查詢檢索，滿足用戶的需求。

四、現代化地勘檔案管理的主要任務

建立地勘檔案發展面臨的主要任務是建設數字化地勘檔案資料室，這將是今后一個時期的檔案建設工作的一個主要目標。數字化檔案室的特征是：

1　檔案都具有模擬和數字化兩種存儲形式。

2　從檔案的形成、數字化到管理、提供實現全過程計算機管理。

3　實現網絡化查詢及多媒體服務。概括起來包括檔案原件全數字化和檔案管理全信息化兩部分。具體內容有室藏檔案資料規范化整理組卷、數據錄入。

4　對破損圖件進行修復。

5　研究檔案資料信息化管理的新模式，制定相關的地勘檔案管理技術標準。