業務檔案管理論文匯總十篇

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篇（1）

防疫業務檔案兩級管理是指在衛生防疫站檔案工作管理委員會的統一領導下，將防疫業務形成的技術檔案實行分別站級、科級兩級管理。其內容有以下四個方面：

1將衛生防疫業務檔案納入站檔案工作管理體系：同其他門類的檔案一樣，業務檔案的管理也應在接受站檔案工作管理委員會的統一領導，由站檔案室負責具體組織實施。

2將業務檔案分為站科兩級：對業務活動中形成的大量疾病防治、衛生監督監測檔案分別為站級業務檔案和科級業務檔案兩個層次。

3站級業務檔案管理：凡劃歸的站級管理的業務檔案，由各科兼職檔案員負責收庥、整理、立卷，定期向站檔案室歸檔，交由站檔案室統一保管和提供利用。

4科級業務檔案管理：凡劃歸為科級管理的業務檔案，交科保存，由各科兼積檔案員負責收庥、整理、立卷，并負責保管和提供利用。二、站科兩級檔案范圍的確定

(一)站級業務檔案的劃分及范圍

在確定站級業務檔案的范圍時，應本著總體性、綜合性、分析性及學術性的原則對檔案進行劃分。即要將那些反映主要業務工作的總體水平的材料以及在基礎監督監測上形成的綜合性、分析性并具有一定學術價值且保管期限長的材料確定為站級檔案，以確保站存業務檔案能夠全面反映和概括本機構業務活動及工作水平。總體來看，站級業務檔案的范圍有以下幾個方面：

1業務工作法規、標準及技術方法的研究檔案。包括有關證書、研究報告、編制說明及驗證報告等。

2年度或跨年度的法定傳染病、地方病及中小學生常見病等疾病防治方案及總結、疫情流行病學分析、疫情流行趨勢預測等。

3年度或跨年度的衛生監督、監測的總結分析。

4重大事故、疫情暴發、中毒調查處理的有關材料包括調查報告及現場調查記錄及有關的行政行政處罰材料等或年度綜合性分析總結。

5專題調查。包括調查設計、調查報告或總結，統計匯總等材料。

6各項業務工作的統計月報、年報。

7省市級以上刊物上發表的業務論文。

(二)科級業務檔案的劃分及范圍我國各級防疫站在日常業務活動中更大量地、更直接地是形成服務對象檔案，即在對其所轄區內或對被劃定為本站管理的單位所提供的經常性的疾病控制、衛生監督監測服務中所形成的材料。這些材料的保管周期不易確定，需隨所服務的企業的存亡而定，而且不少材料還因工作需要逐年加以補充，因此存科保管更為便利。此外，衛生防疫工作成果的取得周期長，其疾病流行及防治規律得自于長期的大量的日常性監督監測材料的積累。這些常規性監督監測材料不僅對當年的疫情分析有用，更可能是在若干年以后，能從中發現和分析出疫情流行規律。因此，這些一般性、經常性業務活動形成的材料不能因為有了綜合性或總結性報告，就可以隨意處置，而應做為科級業務檔案存科保管。科級業務檔案的范圍有以下幾個方面：

1衛生監督材料

(1)預防性衛生監督材料：包括所轄區內或直管單位許可證審批、復驗材料；新、改、擴建項目審查材料。

(2)常規性衛生監督監測材料：包括對所轄地區或監測點或直管單位公共衛生監測材料，包括監測記錄、記事，監測小結，控制結果，監測報告以及經常性衛生監督檢查、抽查材料。

2一般性違法案例、疫情、污染事故、食物中毒的調查處理材料，包括個案調查表，現場調查記錄(筆錄)，人員尋訪記錄，檢驗結果及處理報告等。

3行政處罰材料，包括監督筆錄、檢驗報告、合議記錄、聽證記錄、處罰決定書、結案單及送達回執等。

4各類所轄產品鑒定及出具證明材料；廣告登記管理材料。

5從業人員健康體檢、衛生知識培訓材料，包括體檢表、檢驗單、統計表；培訓計劃、教材及小結等。

6咨詢工作材料，包括咨詢登記、記錄及小結等。

7各種毒理檢驗、化驗材料。

三、實行兩級管理的意義

1兩級管理有利于解決檔案儲藏空間與業務檔案數量間的矛盾

我國各級防疫機構中，檔案室檔案庫房大多狹小，根本無法容納全部的業務檔案，因此，只能將那些保存價值更大、保存期更長的檔案集中到站檔案室中，而一般性的，基礎性的材料只能分散在科室保存。但這種分散管理也是納入全站檔案工作統一布署和指導下進行的。

2站級管理有利于防疫業務工作整體水平的提高

首先，站級業務檔案管理可使站檔案能夠反映業務工作全貌和工作水平，對于站領導及時把握全局，做出正確決策提供了有力依據。其次，由于站級業務歸檔范圍明確將具有總結分析性、學術性的材料交站歸檔，從而要求各科業務人員不能再僅停留在做一般性工作小結，而是要在大量的監督監測材料上做進一步的加工，形成分析性報告，從而促進了業務工作的提高。第三，站檔案室人員針對業務檔案開展信息加工，通過各種編研材料為全站科研防病工作服務，有利于防疫機構科研工作的開展。第四，站級檔案管理便于開展站際防疫信息的交流，為全市甚至全國的防疫工作提供利用。

3科級管理是有利于滿足防疫業務工作日常的需要

防疫業務有延續性，在對監測點、直管單位的監督監測中，要經常使用其前一年或前幾年形成的監督監測檔案；特別是隨著生產經營單位的變化，有些檔案還要不斷進行補充或注銷。如直管單位許可證檔案、建設項目檔案等就屬這種情況。因此科級管理就可以及時滿足衛生防疫的日常需要。

四、兩級管理的實施

1建立健全檔案工作網絡

兩級管理是通過檔案工作網絡層層的管理而實現有序的實施。因此，建立健全檔案工作網絡是這產行衛生防疫檔案兩級管理的組織保障。

建立檔案工作網絡即在站一級設立由主管站長牽頭、各科主任參加的全站檔案工作管理委員會，負責全站包括業務檔案在內的檔案工作的領導、規劃，提出業務檔案工作的總體要求，并協調解決在實行兩級管理中的各種困難。站綜合檔案室則依據站檔案管理委員對業務檔案的總體要求，具體制定業務檔案的各項管理制度，除管理站級業務檔案外，還要對科級業務檔案管理進行督促指導。各

科設兼職檔案員，在站檔案室的指導下進行站級業務檔案的歸檔及科級業務檔案的管理。這樣的檔案工作網絡使業務檔案由無序變為有序的管理。

2建立切合實際的業務檔案管理制度

對種類繁多、形式各異的業務檔案，要實行科學規范的管理，就必須建立切合實際的業務檔案管理制度。首先，在制定業務檔案歸檔范圍和歸檔制度時，站檔案室人員應深入各科室，了解各科主要業務活動，再結合衛生部“全國衛生防疫工作規范”關于業務活動形成材料范圍的規定，經與各科密切協商，具體確定符合業務實際的各科站級和科級業務檔案的歸檔范圍。其次，對于各科的科級業務檔案也要同站級業務檔案一樣，提出統一的立卷要求，以確保科級檔案立卷的規范，但可使用不同的卷皮，以示區分；第三，嚴格科級秋檔案的保管及利用制度，任何個人不得將檔案據為已有。

3加強對兼職檔案員的培訓和指導

各科兼職檔案員大多熟悉本科室的業務，檔案知識相對貧乏。因此，要做好業務檔案的立卷歸檔，就必須加強對他們的培訓和指導。檔案室可定期舉辦檔案業務培訓班，并將檔案業務學習列入兼職檔案員繼續教育的學習內容，進行學分評定，以提高他們學習檔案業務的積極性。同時，檔案室人員也要主動指導科室立卷和編目。

篇（2）

1檔案的價值

檔案是企業在生產經營中直接形成的歷史記錄。檔案在內容上是原始記錄，是信息和知識的源頭，一旦形成一般不能隨意修改。檔案不僅內容紛繁，而且種類多樣，如文書檔案、財務檔案、人事檔案、業務檔案等。檔案的價值是檔案在利用過程中產生的實際效益。

1.1歷史文化價值

檔案的價值是“對歷史負責，為現實服務，替未來著想”。檔案作為一種特殊的文獻，是人類活動的產物，具有特殊的價值，其憑證價值是任何資料都無法替代的。檔案的珍貴在于原始性、真實性和多樣性。

1.2經濟價值

對于人事檔案和業務檔案來說，人事檔案記錄著一個人的學習經歷、工作經歷、職務職稱以及個人的基本信息。這些材料已經成為很多商家關注的目標，往往擁有的信息越多，商家謀利的概率也就越高。業務檔案被視為企業重要的無形資產，是企業知識產權檔案的組成部分，具有極高的市場價值。

1.3情報價值

傳統的檔案信息主要發揮參考價值和憑證價值。如今，越來越多的人已經意識到檔案材料作為一種知識資源所具有的情報價值。企業檔案是企業知識的重要組成部分，其完整的記錄了企業的宏觀和微觀發展情況，具有無可比擬的資源優勢，也是情報信息的重要來源。

2檔案管理在物資企業經營中的作用

物資企業的檔案是在各項生產、經濟活動中形成的對國家、社會和本企業具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。檔案管理是物資企業管理的一部分，是保存企業歷史真實面貌的一項重要工作。

2.1參考作用

檔案是物資企業發展的重要憑據，是企業發展的原始記錄。對重大項目的實施方案、計劃、策略、業務的評審材料等進行保管，可為后續物資管理型企業的發展提供參考。

2.2憑證作用

由于財務的原始記錄即原始憑證，是記載各單位經濟活動的最初的書面材料。通過一定的單、表、卡片、臺賬等形式反映企業生產經營活動，是企業會計核算中最原始、最基本、使用最多、數量最龐大的憑證材料，是進行經濟核算的重要依據。財務檔案有很強的憑證依據性，不僅是經濟決策的重要依據，還對保護國家財產、執行國家財經紀律起到監督作用。

2.3可追溯作用

當物資企業與其他企業發生糾紛、訴訟時，檔案可發揮證據作用，提供了與爭議企業進行談判及可追溯的依據。

3檔案管理存在問題

3.1重視不夠

長期以來，部分人員包括部分領導干部對檔案工作的認識存在一些誤區，認為檔案工作就是抄抄寫寫、一收一放的事務性工作，不是主要工作，不能創造經濟效益。對檔案工作缺乏了解，忽視檔案工作，無法適應企業追求精細管理的需要。

3.2標準化程度較低

對檔案工作標準化重要性認識不足，檔案部門所執行的標準與國家標準有所偏差。一些基層檔案管理人員認為檔案工作標準化只是推薦實行而不是強制執行，其價值和意義不大，所以沒有嚴格執行。在檔案的處理、保存和管理等細節上，僅是執行標準化管理的一部分規定，管理過程粗放。

3.3隊伍建設方面

隨著企業管理信息化水平不斷提高，為檔案管理提供了先進的科技手段，也對檔案管理人員提出了新的要求。由于企業將發展重點放在經營上，對檔案工作重視支持不夠，導致愿意投身檔案管理事業的人員逐年減少，即便在崗人員，也因長期缺乏專業培訓而致使業務能力無法適應檔案管理工作的發展需求。

3.4電子歸檔實施效果不佳

信息技術在各領域的廣泛應用實現了社會的快速化、智能化建設。目前許多企業的歸檔已將紙質檔案改為電子檔案，更有利于保存、分類和整理。但是，由于信息技術在檔案應用上不夠普及，檔案人員思想認知不清，操作技術不熟，導致由紙質檔案到電子檔案的轉變承接不夠全面，制約了檔案硬件的更新換代。

4改進檔案管理的措施

4.1做好檔案宣傳，強化服務意識，提高服務水平

利用多種形式宣傳檔案的歷史文化價值、經濟價值、情報價值，提高對檔案工作重要性的認識，取得各方面的高度重視和支持。檔案人員要樹立服務觀念，增強服務意識，明確服務方向，端正服務態度，提高服務質量。服務質量高低是衡量檔案工作者職業道德標準的重要尺度，發揮好檔案信息資源的作用，使其充分地為社會主義現代化建設服務，是檔案工作者義不容辭的責任。

4.2加強檔案標準化建設

要保證檔案工作標準化質量，加強對檔案標準化實施的培訓和監督。培訓和監督可以由檔案行政管理部門組織，更新檔案標準化的相關知識，及時糾正標準化實施過程中偏離標準的做法，促進標準化活動正常有序的開展。

4.3建立健全檔案工作規章制度

完善的制度是進行高效管理的手段，任何一項工作的順利開展，都需要相關的制度做保障。檔案部門應建立健全檔案的歸檔制度、保管制度、保密制度、查閱制度及利用制度，并納入崗位責任中監督考核。

4.4加強檔案隊伍建設

提高檔案管理專業性，增強檔案人員的的責任感與使命感，不斷提升專業能力，培養高度的職業敏感性，及時做好檔案歸檔工作。企業應重視對檔案管理人員的選拔，定期對其進行專業培訓，保證持證上崗，建設一支具有較高專業水平和職業素養的檔案管理隊伍。

篇（3）

由于電力企業實物檔案的歸檔意識不強，存在認識上的誤區，歸檔范圍的不明確以及實物種類繁多；再加上電力行業的工作范圍廣、技術層次多，使得電力企業實物檔案管理工作既具有復雜性又具有很強的專業性。這都導致我國電力企業在實物檔案管理工作上困難重重、問題多多。雖然，由于社會科技的不斷發展，電力企業實物檔案管理工作取得了不少的成就，但其依然存在著不少的難點和問題。因為實物檔案管理是企業檔案管理中的重要組成部分，而企業檔案管理工作又是企業經營管理的重要環節。所以，采取必要的措施解決實物檔案管理工作中的問題、降低實物檔案管理工作的難度已是刻不容緩的事實。

1.2電力企業實物檔案管理工作存在的問題

1.2.1電力企業高層對實物檔案管理工作不重視

大多數電力企業高層領導認為實物檔案管理只是一項文字工作，對企業的發展來說可有可無，這使檔案工作得不到應有的重視。正是因為這個原因，電力企業對實物檔案管理工作并不重視，不僅投入的資金很少，管理手段和保管條件落后，也沒有設置專門的部門進行管理。并且大多數電力企業實物檔案管理工作的人員并不是專業的檔案人才，甚至有的電力企業的檔案管理人員根本就不懂檔案管理，以為檔案管理只是簡單的進行收集和分類。有的電力企業只是讓其他員工兼任這項工作，沒有設置專門的職位。這些實物檔案管理人員的專業素質并不高，其責任心也不強。再加上沒有設立獨立的檔案室，致使一些該保存的資料沒有得到保存。由于缺乏歸檔范圍、保管期限的科學界定導致管理成本加大。

1.2.2對電力企業實物檔案管理的理論研究和業務指導與時代脫軌

隨著電力企業的不斷發展，其發展過程中實物檔案資料也隨之增加。但是，現在電力企業在實物檔案管理方面的理論研究及其業務指導思想沒有隨之發展，與新時期、新時代脫軌。而實物檔案管理工作又日益變得重要，加強這方面的理論研究和業務指導已成為電力企業亟需解決的問題。要解決這個問題，這需要有關部門在實踐中不斷完善實物檔案管理的模式，還要制定相關政策來指導實物檔案管理工作的開展。

1.2.3電力企業實物檔案利用率不高

近年來，雖然有的電力企業已認識實物檔案管理對企業經營管理和發展的重要性，組織員工學習《檔案法》、《檔案管理條例》及有關規章制度，開展檔案知識競賽活動和檔案知識培訓，以此來提高全員檔案管理意識。但是由于電力企業的管理高層大多只注重電力基礎設施建設和企業經營發展，對實物檔案管理工作并不重視。再加上實物檔案管理人員變換頻繁，沒能形成穩定的隊伍。這些都導致了電力企業出現對實物檔案利用率不高的現象。除此之外，電力企業實物檔案管理工作中還存在因實物檔案目標管理不完善而導致資料遺失、實物檔案管理不當而有安全隱患以及其他的問題。例如，有的電力企業檔案庫房不符合安全防護的要求：檔案庫房使用玻璃門、玻璃窗，設置在潮濕的角落里或直接放在陽臺上。還有的電力企業檔案庫房設計布局不合理，沒有專門的、獨立的檔案室。

2做好電力企業實物檔案管理工作的對策

2.1電力企業管理高層要重視實物檔案管理的工作，增強實物檔案管理意識

要做好電力企業實物檔案管理，首先必須增強電力企業實物檔案管理的意識。不僅要提高電力企業管理高層對實物檔案管理工作的重視，還要增強企業全體員工的實物檔案管理意識，這兩者缺一不可。電力企業實物檔案管理若缺少管理高層的支持，工作將無法順利開展。同理，提高全體職工的實物檔案管理意識是做好檔案工作的根本保證。要做到這一點，電力企業可以組織員工學習《檔案法》等規章制度，以此來增加員工檔案方面的知識，提高其檔案管理意識。同時對管理實物檔案的工作人員不斷進行檔案知識方面的培訓，提高其專業能力。

2.2電力企業要建立健全實物檔案管理制度

電力企業之所以在進行實物檔案管理的工作中出現難點和問題，最主要的是缺乏相應的管理制度。雖然我國已經頒布了《中華人民共和國檔案法》、《企業檔案管理規定》、《工業企業檔案分類試行規則》等一系列檔案管理法規，但很多電力企業并沒有嚴格按照這些政策法規整理電力企業實物檔案資料。因此，電力企業要做好實物檔案管理方面的工作，必須根據企業的實際情況建立健全實物檔案管理制度。同時，還需建立和健全相應的約束、激勵、監督機制，對實物檔案管理的工作進行監督和激勵，并要嚴格執行獎懲制度。

2.3定期對實物檔案管理的工作人員進行培訓，提高其專業素質

隨著電力企業的不斷發展，實物檔案的歸檔范圍也在不斷變化，因此對電力企業實物檔案管理工作提出了更高層次的要求。這就必須加強檔案人員的業務培訓，重視檔案人才的教育和培養，提高檔案人員的工作能力。電力企業可以根據實物檔案管理人員的水平制作定期的培訓計劃，并將培訓的檔案知識同實際操作結合起來。因實物檔案管理工作的特殊性，還必須保持實物檔案管理工作人員的穩定。電力企業要制定一些能留得住檔案管理人才的方案，提高實物檔案管理人員的工資待遇。電力企業可以制定相應的獎懲制度，這樣既可以激勵實物檔案管理人員的工作熱情，又能提高他們的待遇，使其能留下來。電力企業要做好實物檔案管理工作，就必須提高實物檔案管理人員的素質，并穩定工作隊伍。

2.4加快實物檔案管理信息化建設，提高檔案的利用率

現在，計算機和信息技術已被人們廣泛應用到社會工作的各個領域。在這種大環境背景下，對電力企業實物檔案管理工作也產生了巨大的影響。沿用以前的方法對實物檔案進行管理，已經不適合現在電力企業的發展要求。因此，電力企業必須加快實物檔案管理信息化建設。要做到這一點，電力企業要借助現代信息技術，同時還要引進先進的管理理念，對實物檔案管理進行改革。電力企業可以根據本企業的需要，充分利用現代數字化設備，開展檔案管理信息化建設工作。同時，電力企業還要提高實物檔案的利用率，使其真正發揮對企業發展的意義和價值。要做到這一點，電力企業可以拓展利用途徑、優化利用服務、提升利用層次等。

篇（4）

防疫業務檔案兩級管理是指在衛生防疫站檔案工作管理委員會的統一領導下，將防疫業務形成的技術檔案實行分別站級、科級兩級管理。其內容有以下四個方面：

1將衛生防疫業務檔案納入站檔案工作管理體系：同其他門類的檔案一樣，業務檔案的管理也應在接受站檔案工作管理委員會的統一領導，由站檔案室負責具體組織實施。

2將業務檔案分為站科兩級：對業務活動中形成的大量疾病防治、衛生監督監測檔案分別為站級業務檔案和科級業務檔案兩個層次。

3站級業務檔案管理：凡劃歸的站級管理的業務檔案，由各科兼職檔案員負責收庥、整理、立卷，定期向站檔案室歸檔，交由站檔案室統一保管和提供利用。

4科級業務檔案管理：凡劃歸為科級管理的業務檔案，交科保存，由各科兼積檔案員負責收庥、整理、立卷，并負責保管和提供利用。二、站科兩級檔案范圍的確定

(一)站級業務檔案的劃分及范圍

在確定站級業務檔案的范圍時，應本著總體性、綜合性、分析性及學術性的原則對檔案進行劃分。即要將那些反映主要業務工作的總體水平的材料以及在基礎監督監測上形成的綜合性、分析性并具有一定學術價值且保管期限長的材料確定為站級檔案，以確保站存業務檔案能夠全面反映和概括本機構業務活動及工作水平。總體來看，站級業務檔案的范圍有以下幾個方面：

1業務工作法規、標準及技術方法的研究檔案。包括有關證書、研究報告、編制說明及驗證報告等。

2年度或跨年度的法定傳染病、地方病及中小學生常見病等疾病防治方案及總結、疫情流行病學分析、疫情流行趨勢預測等。

3年度或跨年度的衛生監督、監測的總結分析。

4重大事故、疫情暴發、中毒調查處理的有關材料包括調查報告及現場調查記錄及有關的行政行政處罰材料等或年度綜合性分析總結。

5專題調查。包括調查設計、調查報告或總結，統計匯總等材料。

6各項業務工作的統計月報、年報。

7省市級以上刊物上發表的業務論文。

(二)科級業務檔案的劃分及范圍我國各級防疫站在日常業務活動中更大量地、更直接地是形成服務對象檔案，即在對其所轄區內或對被劃定為本站管理的單位所提供的經常性的疾病控制、衛生監督監測服務中所形成的材料。這些材料的保管周期不易確定，需隨所服務的企業的存亡而定，而且不少材料還因工作需要逐年加以補充，因此存科保管更為便利。此外，衛生防疫工作成果的取得周期長，其疾病流行及防治規律得自于長期的大量的日常性監督監測材料的積累。這些常規性監督監測材料不僅對當年的疫情分析有用，更可能是在若干年以后，能從中發現和分析出疫情流行規律。因此，這些一般性、經常性業務活動形成的材料不能因為有了綜合性或總結性報告，就可以隨意處置，而應做為科級業務檔案存科保管。科級業務檔案的范圍有以下幾個方面：

1衛生監督材料

(1)預防性衛生監督材料：包括所轄區內或直管單位許可證審批、復驗材料；新、改、擴建項目審查材料。

(2)常規性衛生監督監測材料：包括對所轄地區或監測點或直管單位公共衛生監測材料，包括監測記錄、記事，監測小結，控制結果，監測報告以及經常性衛生監督檢查、抽查材料。

2一般性違法案例、疫情、污染事故、食物中毒的調查處理材料，包括個案調查表，現場調查記錄(筆錄)，人員尋訪記錄，檢驗結果及處理報告等。

3行政處罰材料，包括監督筆錄、檢驗報告、合議記錄、聽證記錄、處罰決定書、結案單及送達回執等。

4各類所轄產品鑒定及出具證明材料；廣告登記管理材料。

5從業人員健康體檢、衛生知識培訓材料，包括體檢表、檢驗單、統計表；培訓計劃、教材及小結等。

6咨詢工作材料，包括咨詢登記、記錄及小結等。

7各種毒理檢驗、化驗材料。

三、實行兩級管理的意義

1兩級管理有利于解決檔案儲藏空間與業務檔案數量間的矛盾

我國各級防疫機構中，檔案室檔案庫房大多狹小，根本無法容納全部的業務檔案，因此，只能將那些保存價值更大、保存期更長的檔案集中到站檔案室中，而一般性的，基礎性的材料只能分散在科室保存。但這種分散管理也是納入全站檔案工作統一布署和指導下進行的。

2站級管理有利于防疫業務工作整體水平的提高

首先，站級業務檔案管理可使站檔案能夠反映業務工作全貌和工作水平，對于站領導及時把握全局，做出正確決策提供了有力依據。其次，由于站級業務歸檔范圍明確將具有總結分析性、學術性的材料交站歸檔，從而要求各科業務人員不能再僅停留在做一般性工作小結，而是要在大量的監督監測材料上做進一步的加工，形成分析性報告，從而促進了業務工作的提高。第三，站檔案室人員針對業務檔案開展信息加工，通過各種編研材料為全站科研防病工作服務，有利于防疫機構科研工作的開展。第四，站級檔案管理便于開展站際防疫信息的交流，為全市甚至全國的防疫工作提供利用。

3科級管理是有利于滿足防疫業務工作日常的需要

防疫業務有延續性，在對監測點、直管單位的監督監測中，要經常使用其前一年或前幾年形成的監督監測檔案；特別是隨著生產經營單位的變化，有些檔案還要不斷進行補充或注銷。如直管單位許可證檔案、建設項目檔案等就屬這種情況。因此科級管理就可以及時滿足衛生防疫的日常需要。

四、兩級管理的實施

1建立健全檔案工作網絡

兩級管理是通過檔案工作網絡層層的管理而實現有序的實施。因此，建立健全檔案工作網絡是這產行衛生防疫檔案兩級管理的組織保障。

建立檔案工作網絡即在站一級設立由主管站長牽頭、各科主任參加的全站檔案工作管理委員會，負責全站包括業務檔案在內的檔案工作的領導、規劃，提出業務檔案工作的總體要求，并協調解決在實行兩級管理中的各種困難。站綜合檔案室則依據站檔案管理委員對業務檔案的總體要求，具體制定業務檔案的各項管理制度，除管理站級業務檔案外，還要對科級業務檔案管理進行督促指導。各

科設兼職檔案員，在站檔案室的指導下進行站級業務檔案的歸檔及科級業務檔案的管理。這樣的檔案工作網絡使業務檔案由無序變為有序的管理。

2建立切合實際的業務檔案管理制度

篇（5）

【關鍵詞】財務檔案電算化檔案管理信息化

所謂會計電算化,是指計算機技術在會計工作中的應用,即采用電子計算機替代人工記賬、算賬、報賬,以及對會計信息進行分析和利用的工程。會計電算化后,提高了會計核算與物資管理的準確性、規范性和工作效率,減輕財會人員的勞動強度,使財會人員從繁重的手工勞動和繁瑣的核算事務中擺脫出來,更好地參與單位的經營決策,加強財務管理。加強會計檔案管理信息化是企業會計電算化改革和發展的客觀需要,是時展的必然,是會計檔案管理發展方向。管好用好財務檔案是企業財會工作向高水平發展的重要前提。

一、會計電算化特點

1、數據處理方式發生了變化

在傳統手工會計工作環境下,科目匯總表、資產負債表、借貸試算平衡以及相關的財務報表分析均需要進行人工匯總計算,使得財務人員的工作量很大,同時也容易造成數據上的計算錯誤。在電算化會計環境下,只需錄入原始數據或通過外部系統轉入機制憑證并在計算機財務軟件的指導下進行會計分錄,通過憑證的審核、修改、確認由計算機自動完成打印輸出,科目匯總、借貸平衡等工作均由計算機自動完成,同時可以根據需要生成會計報表,這大大降低了財務人員的工作量,也避免了計算加總等工作出現的錯誤。

2、數據記錄方式和保存介質發生了變化

手工會計方式下,數據記錄主要依靠工作人員的手工記錄,出現記錄錯誤的可能性加大,而且同一類數據可能會重復多次記錄。數據保存介質是“紙”介質,保存這些介質需要占用很大的空間,還需進行防火、防水、防潮、防盜等工作。在電算化會計工作環境下,數據保存介質是“磁盤”,磁性介質。磁性介質的采用節約了數據的保存空間,也使數據存取方便,同時通過數據拷貝、轉入等方法避免了手工記錄中出現重復記錄的現象。磁性介質的保存除了需要紙介質保存所需的部分工作外,還要進行防病毒、防磁化等工作。由于磁盤存在著物理易損性,需要對磁盤進行備份工作。

二、會計電算化會計檔案的特點

眾所周知,傳統的會計檔案是指會計憑證、會計賬簿和會計報表等會計核算專用材料,它是記錄和反映經濟業務的重要史料和證據。這些史料和證據具有嚴格的數據平衡性、時序性和嚴肅性,不得隨意篡改。在企業信息化建設的過程中,財務保障范圍的拓展和管理要求的提高,迫切需要會計檔案管理手段的變革和管理效能的提高。建設電子財務檔案,實現財務檔案的網絡化管理,是搞好企業財務檔案管理的必然選擇。各級企事業單位實行會計電算化以后,由于產生了許多依附于計算機磁性介質上的數據與文件,財務人員的所有日常工作以及歷年會計資料的調閱均在計算機上完成,隨之而使會計檔案賦予了許多新的特點。本文根據工作的實踐,總結出會計電算化會計檔案具有以下顯著特點。

第一,較之傳統的財務檔案,會計電算化檔案存儲的范圍和領域擴大了。

第二,傳統的會計檔案具有直觀可視性,而存儲在磁性介質上的會計檔案必須在特定的計算機硬件與軟件系統環境中才可使用。即會計電算化檔案的調用需要一定的軟硬件環境。

第三,會計電算化檔案的載體不僅是通過打印等輸出的傳統意義上的紙張,更主要的是磁性介質或光盤。即會計電算化檔案的保管不僅是作為會計資料信息載體的紙張而且更重要的是磁性介質或光盤。

第四,電子財務檔案便于計算、分析,快捷獲得所需結果。如果電子財務檔案上網,通過計算機操作和網絡交流,不僅滿足了日常條件查詢、統計分析、制作數據報表、開展數據交換的需要,達到檔案信息資源共享、無紙化查閱和方便快捷的目的,節約了辦公成本,避免了原始檔案由于頻繁翻閱而帶來的磨損,還有利于專業管理,便于檔案資源的統一整合,極大地提高了工作效率和工作質量。

第五,電子財務檔案易于修正、拷貝和重置,便于糾錯、攜帶和傳遞。

正如上面所述,電子財務檔案或財務檔案信息化有很多優點,但也有不足的一面。如具有系統依賴性,即需要一定的軟硬件環境支持,只能在特定的條件下才能打開,不具備傳統檔案的直接可視性,還具有易遭毀損、難查痕跡的特點,同時它們又受載體的質量、載體存放環境、載體存儲信息的有效期等條件的影響,即對會計電算化檔案的安全性、完整性要求更高。實行電算化的時間越長,會計檔案與財務軟件的版本數越多,即會計電算化檔案更需要科學的管理。因此,即使實現了財務檔案管理的信息化,在歸檔中也需要實行所謂的“雙套制”,即將同一份檔案的紙質版和電子版同時歸檔。

三、電算化會計檔案工作的內容

1、搞好數據挖掘和整理,建好數據庫,并及時采集動態數據

檔案信息的數字化是整個檔案管理信息化的基礎,其他的一切工作都建立在此基礎之上。傳統的檔案大都以紙質為載體,實現檔案管理的信息化,必須向數字化檔案管理轉變。未來的財務檔案室就是財務檔案的數據采集源泉和基地,是數據存儲、管理、處理、查詢、檢索、傳遞的數字化信息服務工作基地。在財務檔案數字化的基礎上,必須建立企業財務檔案數據庫,可以按企業財務檔案的內容分類建立若干個主要的數據庫,如按標準制度、原始憑證、會計賬簿、指標文件、工作資料等建立幾個主要基本數據庫。數據庫一經建立,立即著手數據的錄入,將本單位的財務檔案資料都錄入計算機。

2、搞好財務檔案信息網絡建設,提高檔案使用效率

檔案的最大價值在于利用,檔案管理信息化的實現將為檔案信息的充分利用提供廣闊天地。建立完善的財務檔案信息網絡,一方面可以將業務上級的文檔以及本級各單位的相關文件直接進入或轉換進入檔案數據庫,減少檔案人員的重復錄入工作,保證檔案信息的完整性。另一方面也可以實行聯機公共目錄查詢、光盤遠程檢索服務,也可以通過電子郵件或BBS等方式開展財務檔案信息咨詢。總之,網絡財務檔案的在線管理和使用功能,可以大大減少檔案在形成、調閱上的時空差,實現財務檔案管理由靜態管理向動態管理的跨越,整合財力資源、人力資源,提高財務檔案管理能力和質量。

3、搞好財務檔案管理輔助決策系統建設,做到定量分析與定性分析相結合,科學管理使用檔案

財務檔案信息通過采集整理和網絡傳輸,最終要提供給各級領導、決策部門、財務人員處理和運用。由于信息量大、保障要求高,僅憑有關人員的經驗來處理問題是不行的,必須依賴于先進的、智能化程度較高的輔助決策系統。以管理科學、計算機科學、行為科學和控制論為基礎,以計算機技術、人工智能技術、經濟數學等為手段,建立決策支持系統。該系統能對一個問題提出多種方案,并對方案進行比較、分析和優化,最大限度地提高財務保障的決策水平和決策質量。

四、如何做好電算化會計檔案工作

電算化會計檔案是電算化會計活動的產物,又是電算化會計活動的客觀表現,在經濟活動中具有史料和查證作用。所以加強電算化會計檔案管理是電算化會計工作連續進行的保證,是電算化會計信息系統內數據安全完整的保證,是電算化會計信息系統正常運行的保證。因此,必須做好會計憑證的收集和整理、會計賬簿的收集和整理、會計報表的收集和整理、會計電算化系統開發文檔資料的收集和整理、磁盤數據的收集和整理。

1、加強企業財務檔案管理的基礎設施建設

軟硬件基礎設施是檔案信息化建設不可缺少的基本條件,是檔案信息資源開發利用和信息技術應用的基礎,而其核心是檔案信息網絡。它是檔案信息傳輸、交換和資源共享的必要手段。在工程規劃初期,應該由財務部門和檔案部門人員共同協商,分別從財務管理角度和檔案管理角度提出設計思路,考慮各方面的需要,從而避免在系統運行過程中出現空缺或重疊,提高效率。在財務軟件方面,應采用一定的安全保密措施,實行電子簽單制度,建立和健全財務檔案管理責任制、電子文件簽入、簽出制、安全日志制,從而保障財務檔案不被篡改或便于追溯使用過文件的人員。此外,為便于財務軟件升級,保證不同開發商提供的軟件能夠相互兼容,必須提高財務數據存貯形式的標準性、一致性和可續性。

2、做好電算化會計檔案的收集

所謂電算化會計檔案的收集是指在一定的時間間隔內(如一個會計年度),把計算機系統中的所有會計數據拷貝(備份)存儲到磁性介質或光盤上,從而形成脫離于原計算機系統的會計檔案。財務部門應把財務數據的備份文件保存好,以防計算機硬件系統損壞后能在最短的時間內、在最小的損失下恢復原有的會計電算化系統。除了備份之外,還應收集計算機硬件系統的型號、存儲空間的大小、外部設備的配套類型等;計算機操作系統、網絡操作系統以及漢字操作系統;財務軟件的編程語言、數據庫系統類型;財務軟件的系統名稱、版本號;財務軟件的銷售與維護公司的名稱、地址、電話與聯系人以及與會計電算化軟件系統相配套的各種說明書及使用手冊。

3、做好電算化會計檔案的管理與保存

由于電算化會計檔案是存儲在磁性介質或光盤上的,根據這些信息載體的物理特性,在形成這些檔案時應準備雙份即采用“AB備份法”進行數據的備份,并且每份上要注明形成檔案的時間與操作員姓名,貼上保護字樣,存放在兩個不同的地點,以防止地震或火災等意外情況引起的整個會計電算化系統的毀滅與系統的不可恢復性。在保存這些檔案時應遠離磁場,注意防潮、防塵等。對采用磁性介質保存的檔案,還應定期進行檢查,定期進行復制,防止由于磁性介質的損壞,而使會計檔案丟失,造成無法挽救的損失。

此外,還應注意電算化會計檔案與對應的財務軟件版本的一致性。因為在不同版本軟件下形成的會計檔案其會計數據的結構有可能不同,這就有可能產生會計檔案不能被調閱或者產生某些預料外的錯誤。因此,本文建議會計電算化檔案除保存各版本的備份財務數據外還應保存對應版本的會計電算化軟件系統版本,二者的一致性是非常必要的。顯然,其收集與管理工作也是比較艱巨的。

4、做好電算化會計檔案的整理和利用

電算化會計檔案通過整理有著與傳統意義上的會計檔案所無法比擬的優勢。通過整理可以利用歷年的數據對本單位、本部門進行歷史會計數據的比較與分析,從而為企業或部門的決策者提供可靠的決策依據。另外還可以得出本單位、本部門,甚至某一地區過去、現在與將來的發展情況與發展趨勢,使決策者在遵循市場經濟規律的前提下,制定出適合自身發展的行為規范,改善經營管理、提高經濟效益。我們還可以利用會計電算化會計檔案的數據設計出一些有利于管理與決策的數據模型,建立一整套比較完善的決策支持系統,以實現會計電算化會計檔案的再利用。在長期開展會計電算化的過程中,隨著軟件系統的不斷升級,我們所調閱的會計檔案會有下述兩種情況:(1)所調閱的會計檔案的版本號與當前會計電算化系統版本號一致,此時只需將您所需調閱的檔案通過電算化軟件系統中的檔案調閱(或數據恢復)功能進行調閱即可;(2)所調閱的會計檔案的版本號與當前會計電算化系統版本號不一致,此時您只需在另外一臺電腦上安裝與此檔案相對應版本的電算化系統,然后再進行調閱。

5、提高財務檔案管理人員的信息化素質

財務檔案管理信息化是不斷完善、優化的過程,始終要依賴于檔案人員素質的提高。建設一支高素質的財務檔案干部隊伍,是財務檔案管理信息化的重要基礎。財務部門要補充具有計算機、通信、微電子等學歷背景的技術人員,逐步改變現有業務人員隊伍專業結構單一的情況,滿足信息化建設工作的需要;加強財務檔案人員的繼續教育,以分層次、分階段和根據業務需要進行培訓為原則,著重加強財務檔案管理人員的信息化技術培訓及應用新技術、新設備、新方法的培訓,提高其掌握和運用信息技術和信息手段的意識和技能。建立合理的財務檔案管理人員的效績考核評價規定,對財務檔案管理信息化能力強、成績好的單位和個人要及時進行表彰,激勵大家學信息化、用信息化。此外,還要對計算機信息化技術人員進行一定的檔案工作、財務管理工作知識和技能的介紹,使其了解財務檔案工作的客觀規律,更好地為財務檔案管理信息化提供技術支持。

五、電算化會計檔案應注意的問題

1、實行會計電算化之后,存貯在硬盤上的會計數據必須建立軟盤備份

根據《賬務系統管理制度》和《報表系統管理制度》的規定,賬務數據和報表數據的備份由數據管理員建立。備份次數每月不得少于一次;備份的軟盤與檔案管理員辦理存檔手續;用做備份的軟盤必須妥善保管;備份軟盤應貼上保護標簽并用印章或封條簽封;備份軟盤應裝在保護封條和包裝盒內,存放在安全、潔凈、防熱、防潮、防磁的場所,并定期進行轉貯;雙備份下的兩套備份軟盤應存放在不同的地點保管。

2、會計電算化系統數據執行主體和保存介質存在安全隱患

會計電算化系統數據執行主體是計算機。計算機系統由硬件和軟件構成。由于硬件系統存在物理易損性,一旦硬件系統出現故障或因停電等其他非人為原因,將導致數據不能被處理,會計工作不能進行。數據處理的準確、高效主要依賴于財務軟件的質量和性能。一旦軟件質量出現問題將會影響到數據處理的準確和速度。一旦程序中出現嚴重的病毒,將會嚴重危害系統的安全,若不能及時排除病毒很有可能擴大損失。會計數據主要保存在計算機的磁盤或者外在軟盤、光盤中,一旦磁介質由于受熱、受潮、折損等原因出現損壞,保存的會計數據將會丟失,如果沒有相關備份的話,將給會計電算化系統造成嚴重的損失,嚴重影響到企業的會計工作。磁性介質以磁信號存儲信息,如果數據被人惡意修改不會留下任何痕跡。所以我們還應對整個計算機系統的安全性、穩定性做一定的工作,如計算機病毒的防范。

3、電算會計檔案必要有專人管理

會計電算化系統的實施主體是“人”,但無論軟件質量如何優良,規章制度如何完善,作為電算化會計系統實施主體的“人”不能發揮作用,有制度而不去執行,甚至惡意地修改軟件程序,修改數據庫中的數據,非法取得口令,都是不行的。因此,企業管理者應當重視對檔案工作人員的選用與培養,增強檔案工作人員的職業道德水準和業務水平,達到電算會計檔案管理系統的主體誠信。這就要求會計電算化系統在處理業務時所產生的各種賬簿、報表、憑證均應由專人管理,并制定相應的管理制度。

4、加強會計電算化系統網絡環境的管理與維護

篇（6）

對于服務質量的定義有很多,目前最常用的一個是指服務能夠滿足規定和潛在需求的特征和特性的綜合,是服務工作能夠滿足被服務者需求的程度,是企業為使目標客戶滿意而提供的最低服務水平,也是企業保持這一預定服務水平的連貫性程度。①服務質量是客戶感知的對象,比有形產品的質量更難被客戶評價,因此,服務質量既要有客觀方法加以制定和衡量,更要按客戶主觀的認識加以衡量和檢驗,服務質量的評價不僅要考慮服務的結果,而且涉及服務的過程。

服務質量的內容包括客戶接受的產出(what)和客戶接受的方式(how),即技術質量和功能質量。所謂技術質量是指客戶從服務過程中所得到的東西,即服務的結果;功能質量是指服務過程的質量。②所以,要提高服務質量,一方面要重視提高技術質量,精心設計服務體系;另一方面要重視服務人員與客戶之間的接觸,加強服務過程的質量管理。

二、企業檔案信息服務質量的含義和內容

企業檔案信息服務是指從企業的實際情況出發,以充分發揮檔案信息的作用、滿足利用者需求以及為企業效益服務為目標,根據企業信息用戶對檔案信息的需求,組織用戶獲取和利用檔案信息的工作。企業檔案信息服務質量是企業檔案信息服務能夠滿足用戶需求的特征和特性的綜合,是滿足用戶檔案信息需求的程度。其內容同樣包括技術質量和功能質量,此處的技術質量,主要指用戶從檔案信息服務中所得到的東西,比如檔案原件、各種編研成果等等;功能質量是指企業檔案信息服務過程的質量,如服務人員的理念、態度等等。

計劃經濟時代,企業的生產經營完全按照國家的計劃指令開展,企業沒有任何的生存壓力,使得原本具有重大價值的企業檔案變得毫無用武之地,企業檔案工作也備受冷落。然而,知識經濟的興起,標志著人類社會正在步入一個以智力資源為主要依托的時代,正如世界經濟合作與發展組織(OEDC)報告對知識經濟進行的界定那樣,“知識經濟是建立在知識和信息基礎之上的經濟,以知識和信息的生產、分配和使用為直接依據的經濟,知識是提高生產率和實現經濟增長的驅動器”,③它將對我們的工作、生產、生活和思維方式等產生重大的影響。企業的檔案信息中,蘊藏著企業生存發展所需的大量知識,如何充分發揮企業檔案信息的重要作用,深入挖掘企業檔案信息所蘊含的大量知識,成為了企業檔案信息服務工作不可推卸的職責,企業檔案信息服務工作質量的高低,直接影響著企業檔案信息能否充分發揮其應有的價值,為企業的效益與競爭增加砝碼。如何提高企業檔案信息服務質量成為各企業共同關注的問題。

三、企業檔案信息服務質量分析

1、企業檔案信息服務質量的影響因素

1982年,格羅魯斯首先提出客戶感知服務質量的定義,即客戶對服務的期望與實際服務效益之間的比較。在服務行業,通常將感知服務質量的決定因素歸結為服務的可靠性、響應性、保證性、移情性、有形性等五個方面。筆者認為,作為企業內部的企業檔案信息服務與服務行業雖有種種差異,但二者在很多方面不乏相通之處,以上五個方面同樣是企業檔案信息服務質量的影響因素。

(1)可靠性。對于服務行業而言,可靠性是指企業準確地履行服務承諾的能力,客戶對服務承諾做出反應并確認服務組織當初的承諾是否會兌現。對于企業檔案信息服務而言,我們的客戶即我們的用戶,既包括企業內部的用戶,也包括企業外部的用戶。在知識經濟大潮的沖擊下,企業越來越意識到檔案信息的重要作用,投入相當的人力、物力、財力,成立相關的服務部門,開展企業檔案信息服務活動。這其中,有些企業做得很成功,比如劍南春集團等,檔案信息服務部門確實發揮了其應有的作用,久而久之形成了需求——服務——用戶滿意——需求——服務……的良性循環;然而,很多企業,檔案信息服務轟轟烈烈地上馬,在服務過程中,需求——服務——用戶不滿——無需求……,最終只能是不了了之。二者結局不同的關鍵就在于,前者在服務過程中兌現了對用戶的承諾,實現了檔案信息服務的初衷,即服務具有較高的可靠性,服務質量相對較高,后者在服務過程中,沒有滿足用戶的需求與期望,沒有兌現對用戶的承諾,檔案信息服務的價值沒有充分體現出來,因而導致服務可靠性較差,用戶所感知的服務質量較差。可見,可靠性是影響企業檔案信息服務的一個重要因素,服務可靠性越高,服務質量則越好。

(2)響應性和保證性。響應性是指企業隨時準備為客戶提供快捷、有效的服務;保證性是指服務人員所具有的友好態度和勝任工作的能力。對于企業檔案信息服務來說,響應性和保證性是指企業檔案信息服務人員具備正確、積極的態度,具有為用戶提供信息服務所需的知識和能力,能夠隨時為用戶提供準確、有效、方便用戶獲取信息的服務。時代賦予了檔案工作新的內涵,檔案工作者不再扮演簡單的“倉庫保管員的角色”,而是要讓用戶在這個信息爆炸的時代,方便快捷地獲取自己所需的有效信息。如果檔案信息服務工作者仍滿足于原有的知識結構,拘泥于以往的工作理念,沒有創新,沒有突破,企業檔案信息服務的響應性和保證性將無從談起。較高的響應性和較強的保證性是高質量檔案信息服務的決定性因素,是檔案信息服務得以蓬勃發展的強大推動力。

(3)移情性。企業要設身處地的為客戶著想,了解他們的實際需要并予以滿足,對客戶予以特別的關注。面對日益激烈的競爭,企業要在競爭中取勝,高質量的服務越來越重要,服務的根本目的是滿足客戶的需求,所以企業必須從客戶的角度出發,以客戶為中心,才可能提供優質的服務。對于企業檔案信息服務來說,其客戶就是檔案利用者,檔案信息服務部門因為占有獨特的信息資源,所以其服務過程中不存在與他人的競爭,然而,如果我們忽視用戶的需求,只從自己——即檔案信息服務人員的角度來提供服務,結果未必能令用戶滿意,服務質量難免令用戶質疑。如在廣東省韶關鋼鐵集團有限公司的檔案信息管理系統中,檔案被分成“文書檔案”、“基建檔案”、“聲像檔案”、“實物檔案”、“產品檔案”、“科研檔案”等幾大類。用戶登陸檔案信息管理系統檢索、利用檔案時,需要首先選擇檔案類別,然后才能在相應類別內查找檔案。這種檔案類別的劃分,與其實體檔案整理體系是相一致的,十分符合檔案館工作人員的思維習慣。但是,并不符合用戶的需求,因為用并不需要知道什么是文書檔案,什么是基建檔案,他們只是想得到自己需要的檔案。由此,企業檔案信息服務必然會陷入一種被動的局面,一種尷尬境地——擁有獨特的信息資源,卻門可羅雀。資源難以被有效利用,就是源于長久以來,檔案信息服務工作在開展中以自我為中心,忽視用戶的需求而造成的。

(4)有形性。有形因素主要包括物理環境、設施設備、服務人員的儀表等,客戶往往在真正接受服務之前會通過有形因素對服務質量進行預先評價。有形因素是提供服務必不可少的物質基礎。在企業檔案信息服務過程中,有形因素往往是用戶“第一印象”的重要影響因素,信息服務部門的整體環境、設施設備、工作人員的儀態,都將直接影響用戶接受信息服務的心理,對有形因素的肯定,往往使用戶事先具有一種愉悅、接受的心理,而對有形因素的不滿,無形中會使用戶產生一種排斥的心理,直接影響了服務質量。

2、企業檔案信息服務質量的全面提升

基于以上對企業檔案信息服務質量影響因素的分析,結合檔案信息服務質量的兩大重要構成部分——技術質量和功能質量,筆者以外化“以客戶為中心”的服務理念為落腳點,提出以下幾點提升企業檔案信息服務質量的建議。

一提到檔案工作,“理念”往往會首先映入我們的腦海。然而,長久以來,“理念”卻是雷聲大,雨點小,說起來容易,做起來難。所以,在此,筆者強調“理念”的外化,即將所具有的理念落實、體現在具體工作中。

首先,全面調查研究,深入認識用戶群。所謂知己知彼,百戰不殆,要做到“以用戶為中心”,對用戶的了解是第一位的,對于企業檔案信息服務而言,其用戶的范圍相對來說比較狹窄,但是,麻雀雖小,五臟俱全,所以必須對用戶做一個細分,以全面了解我們的用戶,才談得上以其為中心。這其中包括:我們的用戶有哪些?按照不同的標準,可以分為哪些類別?各自具有什么特點?在利用過程中具有哪些特點?有哪些需求?適合哪種服務方式,等等。不同規模、不同性質的企業,其用戶群差異也是比較大的,所以各企業在對用戶群進行細分的過程中,應深入調查研究,不可盲目照搬其他企業。

其次,正確理解何為“中心”。長久以來,企業檔案信息服務工作,是工作人員以自身為中心,從檔案信息管理者的角度來開展的。比如,對于檔案的收集工作,我們往往嚴格按照我們檔案部門制定的規章制度來進行,確實,工作需要規章制度的約束,但是,一方面,我們應該考慮到我們的制度是否反映了用戶的意愿,另一方面,隨著新情況新問題的不斷出現,我們的規章制度是否依舊科學合理。再如,對于檔案信息的提供利用,我們往往以我們熟悉、慣用的手段來提供服務,這些方式方法一定是我們用戶樂于接受的嗎?以用戶為中心要求我們想用戶所想,急用戶所急,以用戶為導向來開展工作。在開展每項工作之前,積極了解用戶的需求,然后站在用戶的位置,換位思考,以做出科學決策。

再次,全方位把握“服務”的內涵。在企業檔案信息服務中,服務主要由兩大部分構成,一是有形的服務產品,二是將服務產品與用戶聯系起來的無形的意識、態度等等,二者缺一不可,二者的完美結合才能構成完整的服務,這兩部分直接決定著檔案信息服務的技術質量和功能質量。對于服務產品,究竟什么樣的服務產品才是用戶滿意的服務產品,這是我們檔案信息服務工作者應該思考的一個重要問題。在網絡環境下,在知識經濟時代,“信息爆炸”使得很多信息用戶產生了一種無所適從的恐懼。如果我們所提供的服務產品仍需要用戶的甄別、選擇、判斷,無異于加重了用戶的信息負擔,違背了提供服務的初衷。所以,我們所提供的服務產品,應該是用戶“即取即用”的,不需要做任何的額外功課,也就是說,針對用戶,為其提供有效的、確有價值的信息,或者說是能夠簡單、快捷地應用到實際工作中,解決實際問題的信息。對于無形的意識、態度,我們應該意識到,沒有用戶,沒有信息需求,就沒有我們的信息服務工作,從這個意義上講,用戶就是我們的“上帝”,正確的服務理念,周到、熱情的服務態度,將為我們信息服務的開展提供不可替代的情感支持。

注釋:

①劉北林.現代服務學概論.中國物資出版社,2008年1月第一版:193.

②劉北林.現代服務學概論.中國物資出版社,2008年1月第一版:194.

②吳季松.《知識經濟》.北京科學技術出版社,1998年.

③徐擁軍,陳玉萍.從傳統檔案服務向知識服務過渡研究.北京檔案,2009年第4期.

篇（7）

交通運輸業的檔案管理是非常重要的，尤其是它不僅能夠反映運輸的經濟運行能力，而且能為管理工作提供重要依據。但是，在具體工作中，檔案管理是被經常忽視的，不被重視的，這就造成了檔案工作質量下降，水平不高、人員素質得不到提升等問題，要解決好運輸檔案管理工作存在的問題是目前的當務之急。

一、交通運輸業檔案管理存在的問題

由于領導認識不足，管理人員相對較少，工作能力相對較差，而工作又相對較繁雜，所以出現很多不盡人意的地方：

1.對檔案管理工作不重視。一些檔案管理人員甚至包括少數領導干部在日常工作中，對檔案工作的重要性缺乏足夠的認識，認為檔案工作無足輕重，無關緊要，覺得檔案工作是整理整理材料，存儲存儲數據，分分類，歸歸檔，不能給單位創造直接的經濟效益，只要不丟，不漏，可以應付外調就行了。在思想上存在輕視檔案管理工作的誤區，沒有把這項工作列入全局工作日程，使檔案資料的收集、整理被忽視。

2.檔案室設施不齊全。檔案管理有些必要的設備、用品、工具不健全，有的個別單位沒有專用檔案室，即使有檔案室也是一些采光條件不好，空間狹小，潮濕的房間、內部設備不配套，不完善極容易造成檔案材料霉變、蟲蛀，影響檔案的整潔、完整及使用。

3.檔案管理不規范。沒有檔案管理機構就不能保證檔案管理工作的順利進行，建立良好的檔案管理機構是檔案管理工作的前提和保證。但是，在實際工作中，檔案管理工作分工模糊，由非專業人員兼職，很多交通運輸單位沒有設置檔案管理機構。

4.檔案管理人員素質低。目前，在很多交通行業中缺乏檔案管理專業人員，檔案管理主要是由一些非專業人員來兼職。這些非專業人員沒有經過專業技術的培養，缺乏檔案管理知識，只是憑借主觀臆斷，照貓畫虎，這使得整理出的檔案個人因素明顯，缺乏共性，檔案質量受到影響。

二、加強檔案管理工作的幾點措施

1.加強組織領導，不斷完善檔案管理責任體系。檔案管理要始終如一地嚴格執行上級的規定和要求，積極構建覆蓋全面、責任明晰的檔案管理體系。一是完善管理網絡。要建立單位檔案管理領導小組，配齊基層檔案管理負責人和檔案管理網絡員，做到領導力量不弱化。二是落實具體責任。要將檔案管理納入運管部門總體工作規劃及年度計劃，明確檔案管理工作目標，不斷加大檔案管理的檢查考核和獎懲兌現力度，確保責任落實、工作到位。單位檔案管理領導小組要不定期地聽取檔案工作人員的匯報，對檔案收集、整理和利用情況進行檢查，對查出的漏洞和問題，及時整改，保障檔案工作健康發展。

2.加大宣傳力度，不斷增強全員檔案管理意識。為了全面提高單位全體職工的檔案資源意識，要對《檔案法》進行宣傳教育。一是強化檔案重要作用宣傳。通過申報檔案利用成果、撰寫檔案管理論文等形式，強化檔案重要作用的宣傳，讓全體職工充分認識到檔案是單位的重要資源，對規范管理行為、挖掘管理潛力、提升管理效能、維護單位利益具有重要作用。二是強化檔案基礎知識教育。為了提高檔案收集和歸檔效果，確保檔案資料的完整有效，要對單位各相關業務科室網絡員進行培訓。通過組織學習、發放宣傳資料、進行考試等形式，提高單位各相關科室網員的檔案意識和工作能力。三是強化檔案法律法規學習。要根據《檔案法》的重點內容，采用發放宣傳單、懸掛宣傳標語、出黑板報等形式進行檔案法律法規集中宣教活動，有效提高單位全體職工的檔案意識和法律意識。

3.加強信息化建設，不斷提高檔案管理現代化水平。交通運輸部門檔案管理要實現信息化應做好以下三項工作：一是建立一個實用的檔案信息網站。以網頁的形式提供信息和服務相關的文件，文件信息在線咨詢、搜索、電子文檔、實時歸檔和直接訪問的使用。二是加強電子文件的管理。這就要求檔案管理人員必須對儲存和處置工作中產生的大量電子文件進行指導。確保電子文件的可靠性，使之與紙質文件一樣發揮社會效用。三是做到檔案信息的規范化、標準化。在進行檔案管理信息化過程中，應該嚴格按照國家推薦的信息化管理標準，在實踐中按照自身發展的需求和特點不斷進行完善，制定出符合自身需要的管理標準體系。

4.加強培訓、教育，不斷提高檔案管理人員素質。一是專業培訓，提高檔案管理人員的專業知識。只有掌握扎實的知識技能，專業的管理知識，才能在對檔案進行收集、整理、保管、編研、提供利用中發現新情況，解決新問題。二是自我修養。在任何情況下運輸部門的檔案管理人員，都要堅持實事求是的原則，根據實際情況，尊重歷史，恪盡職守，盡職盡責的記錄歷史的真實面貌。總而言之，道路運輸行業的檔案管理工作雖然還存在一些問題需要不斷改進與完善，但是我們有理由相信，在行業主管部門的指導下，只要各級領導加強重視，檔案管理工作一定能推陳出新、走出一條新路，為建設小康社會服務，為經濟建設服務，為振興道路運輸事業服務。

參考文獻：

[1]孫艷麗.檔案信息網絡化的問題[J].檔案管理,1999(04).

[2]朱祥.信息時代檔案管理工作者應具備的素質和能力[J].企業家天地,2008(5).

篇（8）

1.民營企業檔案管理的意義

隨著經濟結構的調整，我國民營經濟出現了迅猛發展的良好勢頭。民營企業發展較快，經濟總量提升，已成為我國經濟發展的一支新生力軍，在國民經濟發展中發揮著越來越大的作用。

非公有制經濟是社會主義市場經濟的重要組成部分。民營企業在生產、經營、科研、管理等各項活動中形成的大量檔案已成為經濟發展的重要信息資源，這些檔案真實地記錄了民營企業誕生、發展的歷史過程，記錄了民營企業在國民經濟和社會發展中所發揮的重要作用。如果不加強民營企業檔案管理，一是不利于企業檔案的齊全完整，無章可循，無約無束機制，形成的材料處理分散，無序狀態，不能完整地記述和反映企業發展的歷史面貌。二是不利于企業檔案材料安全。民營企業主與員工之間雖訂有勞動合同關系，但員工流動的隨意性較大，材料的分散管理，尤其是“秘方”等核心材料，因缺乏有效的監督管理機制，一旦出現人員“跳槽”，輕則使企業的管理發生斷層，工作無法延續，增大管理成本。重則會導致企業的獨有知識產權流失，造成無法彌補的損失，甚至危及企業的生存。三是不利于企業的做大做強與創新發展。企業檔案材料的分散，無序保存，少數人占有企業重要的檔案信息資源，一旦發生利益沖突，持有者可能會以占有核心材料的條件，要挾企業主，造成企業管理的被動，尤其是入世后，市場競爭的日趨白熱化，沒有資料，信息數據的科學管理，就會在瞬息萬變的市場經濟中失去商機，嚴重阻礙企業的持續發展，為此，加強檔案資料管理對于規范民營企業行為、維護企業利益、規避市場經營風險具有十分重要的意義。

2.民營企業檔案管理工作現狀

2.1從檔案管理體制上看：大部分民營企業將檔案工作納入企業發展規劃和年度工作計劃，成立了檔案工作領導組織，明確了領導分管，設有檔案工作人員，各部門也有專（兼）職檔案人員。但還有些民營企業沒有開展檔案工作，即使開展了檔案工作，管理人員多為兼職，沒有參加檔案行政管理部門組織的專業培訓，缺乏基本的檔案專業知識，也沒有做到持證上崗。

2.2從檔案管理模式上看：有部分民營企業檔案集中統一管理，絕大多數還有分散管理的形式。具體表現為辦公室、生產、設計和營銷等業務部門的檔案資料各自保管。企業領導檔案意識淡薄，認為檔案工作只是簡單的收集、整理、裝訂，并不能創造社會價值，不需規范的管理模式。

2.3從檔案工作制度上看：部分民營企業建有單獨的檔案管理制度，企業在相關管理制度中涉及檔案資料管理的內容，普遍存在著檔案規章制度不健全的情況，多數只有檔案員責任制一項，還不能堅持嚴格考核。

2.4從檔案內容種類上看：科技檔案構成了民營企業檔案的主體，也存在特殊載體的檔案。民營企業是自主經營，將形成的材料，尤其是涉及到生產工藝流程、產品制作秘方等核心材料，往往分散在家族“少數”人手中，實行“封閉”管理。檔案管理處于分散、無序狀態，各項檔案業務建設薄弱，收、管、用三個環節存在一些待解決的問題。

2.5從檔案基礎設施上看：有的民營企業建有檔案室，并且配有檔案柜等檔案裝具和裝訂機、復印機、滅火器、空調等必要設備。但多數企業沒有專用的檔案庫房和必要的設備。

3.民營企業檔案現代化管理的必備條件

3.1確定民營企業檔案的管理模式原則

不同類型民營企業應該選擇不同的檔案管理模式。各種管理模式各有所長，關鍵是哪種更適合本企業當前的要求。在確定具體管理模式時建議考慮以下原則：首先，檔案管理層次要與企業規模形態相適應。一般而言，中小型民營企業可以實行單極管理，大型企業集團可以實行以法人為基礎的多級管理。例如上海新黃浦（集團）公司屬混合型大型民營企業集團總公司檔案部門對總部形成的檔案實行綜合管理，對各子公司檔案工作實行統一領導、分級管理，全資與控股公司由總公司檔案部門與之簽訂“檔案管理協議書”,明確規定檔案所有權歸總公司，日常則 尤其代管。其次，檔案管理形態要與企業管理形態相適應。企業檔案管理按形態劃分有檔案實體管理、檔案信息管理與檔案信息資源管理。從整體上看企業檔案管理形態具有共存性與漸進性，至于某一企業采取哪種管理形態應與企業管理形態相適應，不宜盲目追求檔案信息化管理。民營企業中有不少高新技術產業，這種企業可實行檔案信息化管理。最后，檔案管理手段要與企業技術形態相適應。檔案管理中的手工管理、計算機輔助管理、檔案信息網絡化管理是檔案管理運用現代技術的不同階段，企業檔案管理手段應緊跟企業信息化的步伐，但不能脫離企業技術管理形態盲目追求檔案管理手段的更新。在建有辦公自動系統或內部局域網的企業，大量電子文件的生成會促進企業文檔一體化管理；而尚未實現網絡管理的民營企業可采取手工管理或計算機輔助管理的方式。

3.2配備檔案管理人才，制定科學的歸檔范圍和管理制度

目前，民營企業大多重經營、輕管理，一味追求眼前的利益，對于檔案工作這種短期內很難見到效益的工作不太重視。很多企業沒有專人負責檔案工作，缺乏必要的規章制度，檔案管理隨意性大。因此配備相應的電子檔案管理人才是民營企業電子檔案建設不可缺少的必要環節。作為應用性很強的檔案工作、為了培養檔案管理人才，我們必須加強檔案人員的繼續教育，使他們掌握新知識、新技能，以滿足時代的需要。民營企業自身也要加快檔案信息化管理規范的制定和使用，包括電子文件歸檔，計算機管理和檢索，以及庫房的管理等。民營企業要將規章制度建設置于企業發展的大背景下研究，重新審查、整理和進一步完善原有規章制度，使規章制度適應新形勢發展的需要。

3.3全面提升企業檔案實體與企業信息整體管理水平

首先要強化檔案綜合管理。要按集中統一管理的原則，由綜合檔案機構對企業檔案實行統一整理和開發利用。對企業檔案實行綜合管理是當前國有企業轉制而成民營企業的檔案管理模式的主流，但在具體實施中往往有差異。可以實行集中統一式的綜合管理，也可以實行統一領導、分級管理式的綜合管理，該管理模式有利于企業檔案工作的全面建設，充分發揮企業檔案的整體功能。其次要強化文檔一體化管理。指在企業內對文件、檔案實行統一管理，一般多見于信息化程度較高的企業。檔案部門除管理檔案外，作為企業信息化管理的一個職能部門對企業網上文件與紙質文件同時予以管理，對網上傳遞的電子文件實行邏輯歸檔，相應紙質文件適應另行歸檔。該管理模式能使企業檔案工作與企業信息化進程同步進行，有利于推動檔案現代化管理。

篇（9）

醫院病案記載著各個時間段的患者診療狀況以及疾病演變狀況，其中關鍵的病案信息包含患者家族史、患者本身的病史、醫院診療過程、病情檢查與病情診斷得出的報告等。

由此可見，醫院病案信息牽涉各項日常的醫院業務，有關部門對此有必要予以全方位的信息審核、信息收集以及檔案存儲。但從現狀來看，當前仍有某些醫院并沒能全面關注綜合性的病案信息管理，而與之有關的病案管理措施也沒能真正實現健全。在此前提下，醫院應當嘗試在現階段的病案管理中全面使用大數據模式，以此來全面保障病案信息管理的成效性。

醫院對于病案信息管理運用大數據手段的重要意義

第一是提升醫院當前利用各類病案信息的整體水準。大數據手段在客觀上有助于實現多層次的數據與信息整合，從而顯著提升了利用醫院病案的水準。醫院在全面集成當前現有的病案信息基礎上，應當能夠妥善劃分各項相應的患者信息，確保將其分成收費信息、患者檢查信息、患者診療信息、門診信息、報告與檢驗信息等。在劃分上述各類信息以后，運用大數據手段還能創建針對各個患者的識別身份編碼，以便于實現多層次的信息關聯集成。

第二是全面支撐醫療決策。醫院由于具備了大數據手段作為管理病案信息的必要輔助，因此針對實時性的病案信息都能著眼于精確進行搜集。在決策系統的全面支撐下，有關科室就能全面明晰現階段的患者病情種類、院內患者分布與其他相關要素。相比于傳統模式，大數據手段更加有助于匯總信息以及統計信息，對于某些潛在誤差也能予以徹底杜絕。除此以外，醫院針對當前入院的各科室危重患者應當予以側重關注，以便于提供日常各項醫療決策必需的信息支撐。

第三是拉近護患關系并且突顯以患者為本的宗旨。在集成病案信息的基礎上，醫護人員針對當前階段的各項患者信息都能予以全方位的精確掌握，上述措施有助于增強現有的患者滿意度，拉近護患關系。例如近些年來，患者已經能夠憑借電腦或者手機等工具來隨時查找個人診療信息，對于實時性的自身健康狀態也能全面加以了解。在某些情形下，患者一旦表現為某些危重病情，臨床醫師對其就要及時進行處理，全面保障患者健康并且提升患者生活水準。

醫院當前病案信息管理現狀

目前各地已有較多醫院正在嘗試引進病案信息的大數據管理模式，并且逐步將大數據手段滲透于管理醫院病案信息的各個流程中。但是不應忽視，各地醫院在現階段仍然表現為相對較低的病案管理綜合水準。探究其中根源，就在于醫院及其有關部門針對病案管理仍然欠缺必要的關注度，同時也沒能著眼于引進大數據手段作為其中必要的輔助與支撐。

此外，多數醫院并沒能設置獨立性的病案管理專門科室，醫院現存的病案管理部門體現為較強的附屬性特征。作為管理醫院病案信息的專門人員來講，上述人員本身應當具備優良的病案管理水準。與此同時，上述人員也要掌握涉及到大數據的有關常識，并且將其靈活適用于當前的醫院病案管理。但是截至目前，負責管理醫院病案信息的專門人員仍然表現為滯后性的專業素養，甚至沒能熟悉日常性的病案信息匯總、信息分析以及信息處理操作。除此以外，醫院部門針對此類管理人員也沒能給予專門性的管理技能培訓，甚至聘用某些兼職人員代替專職性的病案管理人員。

探求改進舉措

增設專門的病案信息管理機構

醫院如果要著眼于優化病案管理的綜合效果，那么關鍵在于設置專門的病案管理部門，有關領導對此也要引發更多的關注。近些年以來，各地醫院都在致力于建成病案管理的專門委員會，在此前提下助推信息化的醫院建設。與此同時，醫院還需結合自身的真實狀況來增設病案信息的新科室，確保該科室在整個醫院體系內占據獨立的位置并且擁有獨立職能。

通過運用上述的改進舉措，病案管理機構就能全面突顯其具備的價值與意義，確保該科室能夠覆蓋于醫院臨床管理、制定病案管理規劃以及收集病案信息等領域。每隔相應的時間段，管理委員會針對當前的醫院病案信息要予以全方位的歸納匯總，此舉措有助于保障病案管理能夠達到的綜合水準。

運用信息化手段來輔助管理

在目前階段中，各地醫院已經能夠憑借信息化技術來顯著增強病案管理的實效性，在這其中包含自動式的條碼識別、微縮光盤技術、數字化的病案管理與其他相關技術。醫院通過靈活使用上述大數據手段，就能夠著眼于挖掘深層次的患者病案信息，確保現有的病案信息符合準確性與真實性的基本要求。近些年各地醫院都在致力于創建資源共享的病案管理網絡，在此前提下誕生了新型的電子病案。此外，醫院在存儲各類患者病案時，也能夠借助大數據手段予以完成。這是由于運用電子化存儲的方式有助于在線查詢各項病案信息，從而服務于現階段的臨床治療優化與完善。針對出院后的患者來講，運用大數據手段就能打印并且查詢患者現有的各項病歷信息。數字化管理應當能夠覆蓋于醫院當前的各項日常管理工作，此項舉措在根本上保障了病案信息共享，同時也便于利用與存儲病案信息。

全面提升人員素養

從目前現狀來看，各地醫院針對自身保存的患者病案都給予了更多關注，同時也認識到了病案具備的價值。在此基礎上，作為管理醫院病案的專門人員而言，應當全面提升自身具備的綜合素養，針對醫學統計學、外語、計算機與其他學科的有關知識都要予以相應的掌握。

因此可見，病案管理人員是否擁有優良的專業素養，在根本上關乎病案信息管理的整體效果。病案信息管理牽涉多領域以及多層次的學科與專業，因此作為管理人員而言，上述人員應當能夠精確檢索各項信息，以便于實現全方位的信息獲取。在此前提下，醫院針對各類臨床信息應當予以全方位的傳遞，確保病案信息能夠體現其應有的臨床價值、科研教學價值以及其他價值。在目前階段中，醫院針對原有的病案管理思路應當予以相應轉變，確保將病案管理的側重點全面落實于分析收集以及匯總各類病案信息。

結束語

醫院病案信息在醫院現有的管理系統中占據了重要位置，這是由于病案信息記載著全過程的醫療信息。與此同時，醫院如果要給出相應的醫療決策，那么也必須憑借病案信息予以完成。

截至目前，醫院及其有關部門正在逐步意識到醫院病案管理與大數據手段相互融合的必要性，對于醫院當前的各項管理舉措也能夠予以相應的優化。因此在病案信息管理的有關實踐中，醫院針對信息化手段有必要著眼于靈活加以運用，在此前提下服務于病案信息管理實效性的提升。

信息管理畢業論文范文模板(二)：信息管理到知識管理過程中檔案價值重新發現論文

【摘要】基于信息與知識、信息管理與知識管理之間的關系，分析在知識管理過程中檔案價值的新特征。檔案價值的實現主要是通過將其主體與客體之間的關系顯現化，通過知識管理對檔案信息進一步挖掘使檔案更好地實現其應有的價值。

【關鍵詞】信息管理；知識管理；價值特征

一、信息管理到知識管理

對于知識管理與信息管理之間的關系，我們可以從信息與知識之間的關系入手。有關知識與信息之間的關系有很多種觀點。一種觀點持有者們認為，信息存在于自然環境、人類社交活動以及人們思維之中，而知識的存在局限在人們的社交活動范圍之中，因而信息包涵了知識。另一種觀點持有者認為，信息是可編碼化的知識或顯性可視的知識，而知識除了顯性之外，還包涵隱性知識，即存在于人類大腦之中、不可編碼化的知識，因而知識包涵了信息。對于以上兩方觀點，有學者認為，從本質上來說，信息是一種具有物質屬性并以物質存在的方式反映呈現給大眾，這種物象化及其存在方式可以廣泛地包含人類活動及其成果。而知識是人們對這種反映的一種主觀性的認識結果，是一種智力成果。因而，就信息與知識兩者之間的關系而言，信息是具有知識屬性的，并以知識成果作為其具體的表現形式。知識管理這一概念最早是在企業管理中被提出來的，知識管理的概念可能會因為其所涉及的學科領域的差異而存在各種不同的版本，但是知識管理的目標大抵是相同的，即知識管理想要實現的是在最恰當的時間將信息傳遞給最需要的人，以便于此人可以利用這一信息做出最恰當的決策并付諸實踐活動。然而檔案又是如何與知識管理存在聯系的呢？檔案根據其定義我們可以了解到，其最明顯的特征為原始記錄性。檔案的這種原始記錄性的特征奠定了檔案不可動搖的地位，也是將檔案區別于圖書、信息等的重要憑證。因此檔案憑借其固有的原始記錄性的根本屬性無可厚非的可稱其是信息的最根本來源。知識是我們依靠自身主觀能動性對信息進行篩選的結果，故檔案也可以稱為是知識的源頭。

二、知識管理的檔案價值

當今由于知識管理層次的不斷深入，檔案的使用價值呈現出來了新特征，因此對于知識管理中檔案價值的重新發現，筆者認為是必要的。知識可以分為顯性知識與隱性知識。檔案是一種直接呈現在人們眼前的顯性知識，是知識的來源，因此檔案也是知識管理的核心部分。

（一）從理論基礎角度分析。理論基礎角度主要可以從檔案后保管范式與檔案雙元價值理論兩個方面。檔案后保管范式包括新來源觀、宏觀價值鑒定論、知識服務三個方面。1.新來源觀。新來源觀就是對于文件的來源問題進行一種全新的認識，傳統意義上，我們是在文件轉化為檔案之后才開始對檔案進行管理，而新來源觀理論則強調對于文件的管理工作應該從文件形成之初就著手開始進行，從開始形成時就開始對其管理，即強調的是一種“前端控制”“全過程管理”，通過這種管理方式可以方便人們從文件形成之初的背景，文件形成過程的結構層次以及文件未來可能會涉及的研究發展的方向進行全面系統的管理。2.宏觀價值鑒定論。宏觀價值鑒定論強調的是對于檔案價值的鑒定我們不能僅僅局限于對其本身形成部門、機關所產生的價值作用上來判斷是否對其進行保存，而應將價值的鑒定提升到對整個社會層級上來。使更廣大的人群可以受益，進而實現檔案的第二價值，這也正是謝倫伯格所強調的檔案雙元價值理論中的第二價值。3.知識服務。知識服務顧名思義主，要是將檔案信息上升為知識層次對其進行管理，這一理論主要表現在傳統檔案保管員身份的變化上，可以說檔案保管員的工作并非只局限于對檔案的排列、檔案、上架等一些基礎性的工作。在知識服務中檔案保管員的工作主要是將檔案中的文字信息加工、提煉出有價值的部分，對這些有價值的部分進行整理，使有價值的信息可以提供給人們利用，即提高了檔案信息的質量，也節省了檔案利用者篩選檔案的時間。以上就是檔案后保管范式中所包括的三個方面的基本內容，檔案后保管范式是在電子文件不斷產生的背景下提出來的，將檔案價值鑒定工作與知識服務有機結合起來，從而肯定了檔案價值在知識管理中的地位。4.檔案雙元價值理論主要指檔案的工具價值與檔案的信息價值。工具價值所指的就是檔案產生之初所賦予的價值。正如一個事物的產生是有其原因的，并能在其產生的基礎上發揮其應有的價值，為社會提供利用服務。信息價值主要是依據信息接收者，即知識主題與知識客體之間的關系而形成的一種價值關系。這種價值的實現是需要一定的載體對信息進行傳遞實現的。知識主體的不同對知識的需求自然就會不盡相同。主體帶著目的和需求查詢接受信息，并且由于每個人的知識素養，知識儲備的不同，對同一信息的理解也是大相徑庭的。正如每個人讀研究生的目的是不同，每個人的人生經歷也是不同的，所以對待同樣的問題我們會有自己的想法，我們會根據自身的經驗分析理解所獲取的信息。

（二）從實際理論角度分析。實踐基礎主要表現在公共檔案管提供利用的層面上，主要包括知識獲取、知識管理與知識服務三個方面。1.知識獲取是實踐的前提保障工作。正所謂沒有原材料我們就無法進行生產加工一樣。所以要想使公共檔案真正體現價值，首先我們需要獲取到一定的知識。知識管理權主要指的不再是對紙質文件的有序化整理過程，而是對文件上所反映出來的知識內容進行整理加工，對文件上面的信息進行分析，挖掘出更有價值的部分，對其進行管理。2.知識服務體現在政府信息公開這一層面上，檔案館作為政府信息公開查詢的場所，具有提供知識服務的合法地位，同時主動提供信息查詢等方面的服務也是其應當履行的義務，滿足公眾的需求是其應當做的。同樣也是公共檔案管發展的動力所在。在知識服務提供利用方面，公共檔案館可以借鑒公共圖書館的成功措施，如舉辦展覽，提供遠程服務，提供電子化檢索平臺等等。公共檔案館通過提供新的利用服務方式可以吸引更多的公眾，進而實現其公共服務的價值。

三、知識管理中檔案價值實現的特征

傳統檔案管理活動中只有有價值的文件才可以轉換成檔案進行管理、保存。而在知識管理活動過程中，檔案的價值與使用價值時同等重要的。檔案的價值主要體現在隱性知識層面，檔案的使用價值主要體現在顯性知識層面。因此對于知識管理中檔案的這種價值與實用價值并重的條件下，檔案價值也呈現出了新的特征。

（一）集成化與靈活性。傳統的檔案價值體現在主題對客體的需要，對主體需要的檔案進行歸檔保存以實現其價值。而知識管理中更加注重的則是知識，并且這一管理從文件形成之初就需要開始著手進行了，體現在外在內在結合的全過程中，在整個過程中因可能涉及的不同人提出的不同要求，故靈活性也是必不可少的。

（二）多元化與共享性。公眾對于檔案的利用可能是間接的，而公眾對于知識的獲取則不同，這是一種主動性的活動。正如約翰奈斯比特曾經提到的“我們淹沒在信心之中，但我們仍處于知識的饑渴中”。作為知識個體的人因其自身處于不斷發展中，所以人作為知識個體是渴望獲得知識的。知識管理的過程中則強調的是，將檔案中的知識以一種共享的方式傳播開來，呈現在公眾面前，以便于公眾根據自身的需要獲取知識。這種共享性是多元化的，可以是一對一、一對多、多對一、多對多的方式。正如我們需要完成一項工作可能一份文件就包括了我們所需要獲取的全部信息，也有可能我們需要通過搜集不同文件中的部分信息，進行整合后的信息才是我們真正需要的。個體的需求可能是單一的也可以是多元化的。

（三）顯性化與增值型。知識管理需要的是主體通過交流的方式將隱形的知識顯性化，知識管理中側重于人力資源管理、成本投入管理、技術管理三個方面，這三點主要是依據企業知識管理所提出的。而當前就檔案而言為了實現檔案的價值應更加趨于主動性。主動性主要指主動提供服務，知識管理重視的是個體之間，個體與組織之間的知識共享過程，進一步促進知識創新以實現檔案信息的增值型。

四、檔案價值在知識鏈中的體現

（一）知識獲取。知識獲取包括信息采集與信息創造兩個方面。采集的過程我們強調的是對于信息的獲取要注重其完整性與信息的可靠性。創造則更加側重于，將隱形信息顯性化的過程。檔案室信息是一種外在存在形式，因此可以說檔案室信息的承載體，也就是知識獲取的主要來源，對于有價值的信息獲取應該對其加以記錄以便日后更多人利用。

（二）知識開發。知識開發的過程是對信息進行分析，加工，處理，存儲整合的過程。使信息有序化、體系化。這種信息開發的過程要遵守信息本身的客觀性原則，知識開發者不可以根據個人的主觀意識對信息進行任意的更改，要保持信息的原貌。知識開發就是檔案工具價值和信息價值轉換的過程。

（三）知識利用。知識獲取與知識開發的過程都是為了知識最終能被有效地利用，利用過程中的個人與組織之間的信息傳播、信心交流、信息之間的轉移，到最后的信息共享過程都是檔案價值實現的體現。

篇（10）

        我院是一所開放床位756張，年門診人次約46萬，年出院病人近4萬的大型綜合性醫院，每年產生的歸檔病案材料是大量的，如果依靠傳統的歸檔方法 ，不僅占用大量的庫房空間，也增加了病案調閱、查找的難度。真對這一難題，近幾年來，我院對病案信息采取了計算機和電子化管理，不但節約了大量的庫房空間，也使病案信息管理脫離了純手工操作，減輕了勞動強度，提高了檢索速度、病案利用率和工作效率。 

        一、實行電子病案檔案的重要性 

        病案信息是醫院管理的重要組成部分，病案信息不僅能為醫院管理、臨床、教學、科研提供幫助，也能對公安、司法、保險等部門提供幫助。隨著社會的發展，人們對法律意識、保險意識的增強，對病案資料的真實性和科學性的認識都有很大提高，各方面對病案信息的需求也不斷增強。隨著《檔案法》的貫徹執行，醫院檔案意識的提高，醫院病案檔案實行規范管理已成為共識，人們對反映病人診療情況的病歷、檢查影像等特種信息資料已經納入檔案系列管理的一個種類。 

        目前 ，我院共保存著45萬人次的病案檔案材料，和們把1976年—1990年這部分病歷采取縮微膠片的形式進行保存，把1990年—2000年的病歷變成了光盤病歷，即對這十年的病歷進行逐個掃描，再制成光盤，做成備份，拷備到計算機的硬盤里，把原始的病人檔案資料移交到院里進行統一管理，這樣即節約了空間，也為醫務人員撰寫論著提供了第一手材料，間接地為提高醫務人員技術水平提供了詳實的服務。 

        二、實行電子病案檔案的方法 

        病案是一種寶貴的信息資源，利用計算機技術建立功能完善的病案信息系統，深入開發信息資源，對提高醫院的醫療、科研和管理都具有重要意義，病案是病人在醫院整個醫療過程的珍貴資料，它不僅具備歷史見證的一般檔案性質，還具有總結醫學規律、探索研究疾病的病因、發展過程的醫療檔案，它具有特殊的含義。病案電子化需要解決電子文件的法律效應、證據、原始性等問題。電子病案主要體現在病歷首面上，首頁共有約70項選擇或填空問題，其中選擇性的12項，它包含了病人家庭情況、入出院診斷、手術與病理、住院費用等五方面內容。 病案首頁實行電子化管理具有幾個特點：1、病歷首頁是病案中最集中、最重要、最核心的部分，無論是統計報表、醫院管理、病案檢索等到都離不開病案首頁提供的信息。首頁反映的病人基本情況，在實際工作中經常會遇到查找、詢問等情況，因此，首頁的電子化管理對電子檢索和統計都具有實際意義。2、在沒實行電子病案前，首頁中的內容是由醫生用手工來填寫的，在書寫上會出現字跡潦草，甚至無法辨認，還可能出現漏填的現象。實行首頁電子化后，規范了書寫，也在一定程度上降低了漏填現象的發生。

  三、實行電子病案檔案的對策 

        1、必須建立完善的信息網絡系統，實行網絡化管理，必須進行全面的規劃。由于各種資料在采取存貯、檢索等方面由不同的系統組成，因此必須對此進行整合，從而規范醫院電子病案檔案。 

        2、建立完善的備份機制。電子檔案最大的特點是較易遭受黑客、病毒攻擊侵犯或發生設備故障。實行備份制可以防止數據丟失或系統癱瘓造成負面影響，對于保障電子病案的完整性是十分必要的，同時應安裝網絡安全隔離設備或軟件，防止病毒侵犯。 

        3、要及時修補管理軟件的安全漏洞，對防火墻和病毒軟件實現全天侯升級，搞好病案上傳、下載的安全等級和訪問權限，要進一步完善電子病案和計算機設備的保管設施和使用環境，同時強化防磁化設施的完善和維護。 

        4、提高病案管理人員的素質是病案管理信息化建設的重要保證，病案管理者不但要掌握臨床醫學知識，還要熟煉掌握病案專業知識和計算機的操作技術、網絡技術和現代化管理知識等，對此，一方面要培養一批即懂醫學知識又懂病案管理和計算機應用的復合型人才，另一方面，不斷完善現有在崗人員的培訓。病案管理是一門多學科邊緣的科學，涉及的范圍廣，它包括基礎醫學、臨床醫學、疾病分類、醫院管理、檔案管理、統計學及計算所應用等知識，因此，病案人員應通過不同的途徑獲得新理論、新技術、新知識、新方法和完善知識結構，在工作中提高自身的業務素質和管理水平。加強各醫院病案管理人員之間的交往，使病案管理隊伍的整體素質得到全面提高，只有掌握一定的計算機操作技能，懂得檢索的基本技能，才能有效地進行信息的收集、電子建檔、日常維護和數據庫管理等。因此，提高病案管理人員的整體素質是一項任重道遠的艱巨工作。 

        隨著電子計算機和數字化技術的迅速發展，醫療領域信息化的必然趨勢，電子病案作為醫療信息化建設的重要組成部分，將面臨一個嶄新的階段，如何管理好電子病案，發揮電子病案的最大作用，作為病案管理人員還將要在各方面提高自我管理水平，完善管理措施，真正實現電子病案信息共享和網絡化服務。 

參 考 文 獻