電子檔案管理系統匯總十篇

序論：好文章的創作是一個不斷探索和完善的過程，我們為您推薦十篇電子檔案管理系統范例，希望它們能助您一臂之力，提升您的閱讀品質，帶來更深刻的閱讀感受。

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2我國電子檔案管理的現狀

目前在我國，檔案管理工作已經開始廣泛應用電子信息技術，再加上電子檔案與文件越來越多，更的促使了電子檔案管理工作的快速發展。從整體來看，我國的電子檔案管理著三個特點。即過于依賴計算機，存儲系統存在分離性以及電子檔案管理的不穩定性等。首先，過于依賴計算機在指目前我國的電子檔案信息資源大都是以計算機為主要的存儲介質與管理手段，也就是說電子檔案是要借助于計算機才能實現有效管理的，而并非用傳統的紙質介質進行管理使用。若沒有計算機，電子信息就無法保存、管理以及應用。為此，當前我國的電子檔案管理工作是必須要依靠計算機才能進行的。其次，電子檔案在保存的過程中是以某些有規律的數字編碼來實現的，當要使用電子檔案時，還必須要借助計算機來進行檔案信息的還原與顯示。這樣以來，就使電子檔案管理系統與結構是存在分離現象的。第三，電子檔案是借助于計算機才實現有效管理的，并通過網絡來傳遞信息，實現資源共享。而由于計算機與網絡系統自身的不穩定性，使得電子檔案在生成、存儲、共享的過程中，容易受到網絡病毒侵害，或者因為計算機自身硬件問題導致信息丟失。這些都給電子檔案管理系統帶來了很大的不穩定性。除此之外，目前我國的電子檔案管理系統在運行中還存在著一定的問題，例如對傳統紙質檔案管理工作的摒棄，只是大力發展電子檔案，而忽視了傳統紙質檔案的重要性與必要性。再者，電子檔案管理的安全性問題沒有得到很好的解決，在拷貝或存儲電子檔案時不能做到有效安全防范，對于一些重要的資料文件來講，這是非常不安全的。因此我們要不斷的改進，促使其更好的實現現代化發展。

3實現電子檔案管理系統

現代化發展的措施我國對電子檔案管理系統的研究時間并不長，由于起步較晚，所以管理制度還不夠完善，而且管理工作中存在著較多的問題，為了實現電子檔案管理系統的現代化發展，必須采取有效的措施，對工作中的問題進行改善以及妥善的解決。下面筆者結合自身經驗，提出了一些改進的措施，具體內容如下：

3.1加強電子檔案的分類管理

隨著社會發展進程的加快，電子檔案信息的數量越來越多，內容也越來越廣泛，為了使檔案資料發揮出最大的價值，必須做好檔案分類工作，分類必須按照一定的要求，還要制定出統一規章制度，要以提高使用者方便性為原則，還要保證電子檔案利用的安全性，尤其是一些保密文件，一定要加強管理與約束，防止信息泄露問題的發生。另外，管理人員還要對特別重要的檔案文件進行備份處理，以免其丟失而造成較大損失。

3.2提高電子檔案網絡系統的安全性

電子檔案管理系統不但借助了多項電子設備，還利用了網絡傳播技術，網絡傳播的速度比較快，實現了電子檔案的共享，但是網絡系統的安全性并不高，檔案管理部門一定要做好權限管理工作，還要健全監督機制，避免不法分子竊取保密檔案現象的發生。檔案管理部門的領導者要加強網絡安全建設，極大資金的投入，還要引進安全防盜技術，定期對計算機殺毒軟件進行更新與維護，防止病毒的侵入。另外，管理人員還要建立完善的制度，加大內部監管力度，加強對員工的管理，做好內部控制工作。

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一. 電子文件檔案的概念及特點

根據2002年國家質量監督檢驗檢疫總局的《電子文件歸檔與管理規范》，可以得知電子文件是指“在數字設備及環境中生成，以數碼形式存儲于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計算機等數字設備閱讀、處理，并可在通信網絡上傳送的文件”[1]。通過此定義可以看出，電子文件與其他形態的文件檔案相較而言具有其自身的特殊性。

電子文件檔案信息與載體的可分割性。電子文件檔案的儲存位置可以隨著互聯網等發生變化，但是本身的內容不會隨著復制和粘貼而發生變化，這種特性可以使得一份信息在不同的地方備份，而不會占用太多的空間和時間，同時還能保證信息的原始性和永恒性。

電子文件檔案信息的非人工識別性。電子文件檔案是以阿斯科碼的形式存儲于計算機或者硬盤中，是數字化的信息，只有通過計算機的智能解碼才能夠被轉換成人類可以識別的文字，而電子文件檔案信息不管在計算機內部還是其他載體之間進行傳遞，都是以阿斯科碼的形式進行。

電子文件檔案信息依賴于設備及環境。電子文件檔案信息的存儲、閱讀、傳遞等都需要借助于一定的設備才能實現，沒有這些計算機系統的存在，電子文件檔案信息只能是不能被解讀的且沒有利用價值的文件。同時，由于電子文件檔案信息的存儲嚴重依賴與計算機系統，所以計算機系統所處的環境，包括濕度、溫度等都將對電子文件檔案信息的完整性、可讀性造成影響。

電子文件檔案信息的可共享性和相對不安全性。因為電子文件檔案信息需要借助于計算機系統，所以互聯網的存在使得電子文件檔案信息可以實現世界范圍內的共享和利用，且共享文件的使用不受時間和空間的限制。另外，依賴于計算機系統的電子文件檔案信息也會受到計算機系統漏洞的影響，所儲存的信息有可能會被駭客竊取，這也使得電子文件檔案信息具有相對不安全性。

二. 我國目前電子檔案文件管理系統存在的問題

隨著電子文件檔案管理系統在企事業單位的普遍應用以及各機構對文件檔案信息化管理認識的不斷加深，電子文件檔案信息管理工作愈來愈受到人們的關注。雖然電子文件檔案管理系統隨著科學技術的發展而得到了一定的發展，但是在實際生活工作的應用中，依然存在許多問題。

電子文件檔案信息的原始性難以保證。電子文件檔案不同于紙質的文件檔案，它是依托于計算機技術和辦公自動化的一種數字化信息，紙質版文件的復制稿與原稿，正本與副本之間存在一定的差異，具有可區別性。但是電子文件檔案的可共享性使得，電子文件檔案信息的管理者難以區別信息的原始性，每個電子文件檔案的享有者都可以根據自身的需求和存儲的習慣，依靠自動化的辦公實現對信息的整合、分類以及修改，因此，電子文檔的管理者很難追溯文件的原始性。

電子文件檔案的安全易受威脅。該文原載于中國社會科學院文獻信息中心主辦的《環球市場信息導報》雜志http：//總第547期2014年第15期-----轉載須注名來源電子文件檔案信息的安全性受到多方面的影響，主要包含：網絡環境的安全性，網絡環境中病毒等的存在會造成文檔信息被竊取或丟失；電子文件檔案數據更改的不可逆性；電子文件檔案信息的載體容易受到環境等影響，載體理化性質的改變會造成數據的丟失等；第四，電子文件檔案中包含的某些重要信息，會誘使利益相關者的破壞或篡改，優勢甚至吸引網絡駭客的關注。

電子文件檔案的管理缺乏高素質的管理人員。電子文件檔案管理系統的應用，不僅需要檔案管理硬件上的配備，也需要高素質的電子文檔管理人員的存在。而目前，許多機構中電子文檔的管理者的工作能力有待提高，管理理念有待更新。雖然，組織或機構中引進了先進的管理設備，但是沒有高技術人才的操作和監管，仍然不能很好的發揮電子文件檔案管理系統的最大效用。

三. 電子文件檔案管理系統的優勢

電子文件檔案存儲量大， 形式豐富。電子檔案載體的體積雖然小，但是存儲量卻異常大。一個2G的閃存盤大致可以儲存40960張A4紙資料上的全部文字信息，相比之下，電子文件檔案的儲存節省了相當大的空間。另外，依托于計算機的電子文件檔案不僅僅可以保存文字信息，也能實現對聲音、圖像、影像的存儲和處理。

電子文件檔案便于歸檔和查閱。電子文件檔案可以在任意的時間進行規整，并且根據文件內容、文件保密度、文件儲存時間進行特別的歸檔，以供不同的人員和不同的部門進行檢索和查閱。同時，電子文檔管理者可以對電子文檔添加主題詞、著錄、檔案分類號等信息，以供使用者方便快捷的查閱所需信息。另外，隨時對電子文檔進行規整，可以避免文件的缺漏。

有利于信息整合和開發利用。與紙質文件檔案相比， 電子文件檔案信息能夠實現更為快捷的傳遞，建立科學的電子文件檔案管理系統，有利于實現信息資源的流通和信息價值的共享，能使檔案信息潛在的價值得到充分發揮，并為將來檔案管理工作全面深入的信息化打下基礎。

四. 意見及建議

加快電子文檔工作的現代化進程。電子文件檔案的管理部門要轉變思維，從紙質檔案工作的思路中走出來，加大對檔案管理工作的投入和重視，優化配置現代化的電子文件檔案管理系統，配備優良的硬軟件工作環境，最大程度上確保電子文檔現代化的可實施性

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在社會各個領域中，檔案管理是一項非常重要的系統工作。在傳統檔案管理中，一般都是采用紙質檔案與人工管理這兩種方式。隨著現代網絡技術和信息技術的應用，電子檔案大量使用與其復雜性也同時增加，以往的檔案管理模式已經無法滿足現實的需求。由于電子信息技術的快速發展和大量的電子文件的產生使用、流轉、歸檔、保管、移交等等，于是，在電子檔案管理系統設計中，流程管理得到了普遍重視與應用，并且取得了很好的效果。

一、電子檔案管理系統中存在的問題及解決措施

（一）問題。在電子檔案管理系統中，主要存在以下問題：一是安全性問題。檔案信息安全性指得就是信息載體安全性與傳輸安全性。電子檔案載體主要為光盤、磁盤、磁帶等，其種類多且較為復雜，由于電子文件的生成、流轉與利用都會受到硬軟件和網絡等構成的技術系統及數字環境的制約，這使得電子文件數字信息難以維持永久存取，導致電子文件性能不穩定，容易出現失真的情況。同時對環境濕度、溫度、防磁等條件的要求也非常高，容易被破壞，導致載體不安全。而傳輸安全性主要為網絡安全性，網絡黑客與計算機病毒是影響傳輸安全的主要因素。此外，電子文件非常容易被篡改，并且毫無痕跡，導致數字信息失真。二是電子文件的可識讀性問題。與傳統紙質檔案不同，電子檔案載體是依賴系統，借助計算機來完成操作利用，因此不能從載體外表去判定正常與否，極易受整個系統環境等因素的影響，導致儲存信息無法識讀，因此影響了檔案的有效利用。

（二）措施。針對電子檔案管理系統問題而言，主要可以采取以下措施：一是加強網絡安全建設。在查閱利用檔案的過程中，設置通過驗證用戶信息、輸入調閱口令等權限限制訪問與閱讀，按照國家相關網絡安全定級規定對檔案館（室）的數字檔案信息利用平臺進行安全保護，并對局域網、政務網、互聯網進行物理隔離，以此提高檔案數據庫的安全性。同時，安裝較為先進的防火墻、防毒殺毒軟件等，以此避免計算機黑客、病毒的惡意攻擊入侵，確保檔案信息安全。二是強調檔案備份。檔案部門應對重要檔案及電子文件實行異地和異質備份，確保電子文件的長期可讀和檔案信息資源的絕對安全，異地備份應選擇地理距離相距300公里以上，不屬于同一江河流域、同一電網、同一地震帶地方為宜；異質備份應做好靜電復印、翻拍、數字化、縮微、仿真復制等工作，以確保檔案信息資源安全。在登記備份的要求上應實行三套式，以滿足保存、備份和日常使用。

二、流程管理在電子檔案管理系統中的應用

（一）流程管理概念。美國管理學家MichaelHammer指出：流程就是將一個或者多個輸入轉變成對用戶有價值的輸出活動；而達文波特教授認為：流程就是一系列結構化的可測量活動的集合，并且為特定市場或者與用戶提供特定輸出。由此可以看出，兩人均認為：流程是以用戶（人）為導向（本），并且在輸出過程中重視體現用戶（人）價值。在某種程度上而言，流程主要包括六個要素：輸入資源、活動、結構、輸出結果、用戶、價值。

（二）流程管理應用。在電子檔案管理系統的設計規劃與建設實施引入流程管理，具有十分重要的現實意義，即工程龐大、環節眾多、復雜、涉及面廣。所以，在設計與實施電子檔案管理系統的時候，一定要重視流程管理的運用。首先，在電子檔案管理系統建設中，應以改善傳統檔案館業務流程為新導向。在建設數字檔案館的時候，主要包括三個方面，即收集電子文件與檔案資源的數字信息、傳統檔案的數字化處理、整合與開發利用檔案數字資源。一般而言，電子檔案管理系統擔負著管理任務，需要在建設過程中強化以檔案需求者的利用為核心理念，以此保證電子檔案管理系統的有序建設。不管是數字信息收集，數字化處理，還是資源整合利用，都是圍繞檔案利用者的實際需求進行，貫徹落實以人為本的原則，強化檔案利用者需求的導向作用。新的需求導向必然會沖擊傳統檔案管理的業務流程，對原有工作職責與形式提出更全面、更高的要求。所以，需要合理調整原有業務流程，對工作流程中的業務關系加以梳理，以此實現和改進檔案管理業務流程的目標，規范檔案信息資源建設。其次，流程管理可以顯著降低建設風險，減少建設成本。

在建設電子檔案管理系統的同時，應嚴格遵照有關國家規范標準進行檔案資源數字化與信息資源安全儲存，以此實現流程管理控制與電子檔案價值鑒定的有效性，否則就會出現電子檔案失真、系統安全等風險，影響電子檔案管理系統作用的發揮。除此之外，在建設電子檔案管理系統的時候，實行前端控制，通過流程管理的引入，使每個業務環節的管理成為不可或缺的統一程序，并且盡量減少管理流程環節，提高管理效能，最大限度地降低建設成本。基于流程管理理論，對電子檔案管理系統模型予以設計。在設計模型中，首先收集與選擇要納入管理序列的檔案種類、范圍、內容、歸檔時間等信息，并錄入系統，自動根據歸檔日期予以分析，對信息是否需要歸檔、保管多長時間等予以初步確定；之后由檔案管理科室牽頭，組建專家鑒定小組，鑒定信息來源，確定不可公布或有限制的文件、檔案，列出清單予以報備審批。在審核通過之后，編制數字化檔案；然后對檔案予以檢索設置，并且充分考慮其訪問權限設置；最后，重視檔案的存儲與更新，并且進行合理的備份，確保檔案的安全、準確，提高檔案利用率。

三、結束語

綜上所述，隨著電子檔案的產生與日益增加，為檔案管理帶來了新的挑戰與機遇。并且隨著電子檔案的應用與推廣，有效提高了檔案管理的效率與利用率。為此，在建設電子檔案管理系統的時候，為了確保系統的安全、有效，一定要重視流程管理的應用，從而充分發揮電子檔案管理系統的作用。

參考文獻

[1]潘志立.流程管理在電子檔案管理系統中的應用研究[D].中南大學,2013.

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一、引言

伴隨著信息化技術的快速發展，人們對于電子公文檔案管理提出了更高的要求，不僅需努力提升電子公文檔案的網絡化與智能化，更需注重其安全性。為此電子公文檔案管理部門必須加強對其的安全管理，制定科學合理的管理機制，為管理系統的安全運行提供保障。

二、強化安全管理理念的運行

眾所周知，理念具有先導性作用。隨著網絡的不斷發展，網絡安全隱患問題層出不窮，因此使得電子公文檔案管理也出現較多的安全隱患，進而使得電子公文檔案無法發揮其應有的作用。因此對于電子公文檔案管理部門的領導而言必須從戰略的高度重視對電子公文檔案的管理，制定科學合理的安全管理機制，安排專業的人員進行管理。同時加強對部門人員的培訓工作，增強其管理專業知識，始終在腦海中形成安全管理的理念，只有如此才能確保電子公文檔案得到安全的管理。

三、制定安全管理制度的制定

安全的管理制度可有效的為電子公文檔案的管理提供制度保障，只有確保電子公文檔案在規范的環境下運行，才能有效的加強對電子公文檔案的管理。為進行上述的工作，電子公文檔案管理部門人員必須按照相關的安全要求制定科學合理的安全管理制度，同時確保管理人員嚴格按照管理制度開展工作，使工作流程完全處于安全管理制度的監督之下。例如，對于管理人員而言，必須對管理人員的使用權限加以確定，切勿隨意登記電子公文檔案管理系統，避免出現人為因素。除此之外，還需加強對物理隔離模式的應用，嚴格執行身份認證制度，禁止管理人員以外的人員進入電子公文檔案管理系統，同時還必須加強對制度執行力的監督，避免是安全管理制度有名無實。

四、加強安全管理系統的建設

對于電子公文檔案的管理而言，只有加強各部門之間的協調配合，才能真正實現對其的安全管理。關于某個單位，其電子公文檔案管理系統需要由管理部門與管理人員組成，而安全管理體系則必須將單位中的所有部門進行整合，全部納入到安全管理體系中，以避免出現安全管理漏洞。除此之外，還必須加強各部門之間的工作與技術的協調性，避免使安全管理出現“空白點”，以此來真正發揮安全管理體系的作用。

五、加強數據庫的安全建設

所謂的數據庫安全建設即是指避免使數據庫中的數據遭到非法的入侵與非法下載及使用。目前較為成熟的數據庫管理系統為非關系全文檢索數據庫Trip。其安全機制分為不同的層面，對于數據庫的訪問在數據庫級、記錄級、字段級三個層面予以授權，對用戶的訪問權限與訪問內容進行控制。當數據庫被破壞時，可根據相應的日志文件對原因進行查找，并進行恢復，同時還可對數據庫進行備份，便于相關管理人員的使用。此數據庫擁有四級用戶權限，即系統管理員、文件管理員、用戶管理員與一般用戶（如圖1所示的用戶權限圖）。系統管理員擁有最高的系統管理權限，只有通過系統管理員才可以有效的生成文件管理員與用戶管理員，以實現對電子公文檔案的有效管理，若未經過系統管理員的授權，則任何人不可以進入電子公文檔案的管理系統，使電子公文檔案始終處于安全的運行管理之下。

六、加強應用程序安全的管理

應用程序安全通常被視為電子公文檔案管理系統的安全核心，只有從源頭上杜絕安全隱患的出現，才能有效的確保電子公文檔案系統的安全運行。電子公文檔案管理單位可使用共同的電子公文檔案管理系統，然而必須注意的是不同的部門需要建立不同的數據庫，并建立嚴格的使用權限。為確保系統的安全，管理部門必須不定期的對數據庫資料進行備份并進行歸檔處理。一旦歸檔，數據庫資料將完全被寫入不可擦除的光盤中，使其真正成為不可被刪除的檔案，為日后管理人員的查看提供便利，最為重要的是避免了數據庫資料的丟失。除此之外，為確保系統的安全運行，電子公文檔案管理部門還必須采用安全設計技術。系統可自動的記錄用戶對于系統的任何操作并形成日志文件，使系統管理員可以及時的發現系統存在的安全隱患。

七、拓展安全管理的內容

若想加強電子公文檔案的管理，除做好日常的管理工作外，還必須對安全管理內容進行拓展，以此為加強電子公文檔案管理系統的安全運行提供額外的保障。為實現上述目標，安全管理部門必須加大進行物理安全管理、技術安全管理與軟件安全管理的工作，只有如此才能確保安全管理更為全面的開展工作。為此必須發揮協調機制的作用，各部門各司其職并加強溝通，對于安全隱患及時的發現并排除，尤其是在數據安全方面，管理者需要在U盤、光盤與云存儲中同時進行備份，實現“三管齊下”。

八、結束語

綜上所述，電子公文檔案管理是檔案管理的重要內容，與紙質檔案共同構成了檔案管理體系，雖然我國已進行范圍較廣的電子公文檔案管理應用，然而對于其中存在問題也不容忽視，只有加強全方位的安全管理，才能有效確保電子公文檔案管理系統的正常運行。

參考文獻：

[1]張慎武,王玉霞,李國偉.電子公文檔案管理系統安全機制研究[J].檔案管理,2013(4):48-49.

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高速公路檔案是指從高速公路項目立項審批開始到竣工驗收結束的全過程產生的反映高速公路項目進度、費用和安全管理等基本情況，對建成工程管理、維護、改建和擴建具有考查利用價值的，通過系統整理并完成歸檔的公路建設項目文件[2]。電子檔案（DigitalProjectArchive）指具有保存價值并已存檔的相關電子文檔和相關過程信息的集合[3]。因此，高速公路電子檔案是高速公路檔案依據大數據背景形成的新的載體記錄方式。在高速公路建設項目過程中，電子檔案是整個項目建設過程中產生的有機體，是高速公路建設項目的基礎和重要組成部分。

1.高速公路電子檔案研究現狀，包括電子檔案管理系統研究、高速公路電子檔案管理、高速公路檔案電子化以及高速公路檔案信息化。檔案管理系統研究目前取得以下三項成果：建立項目電子檔案管理系統、成立交通在線電子認證平臺、組建“交通工程項目電子檔案數據本地、異地備份及恢復管理體系”[4]。在高速公路電子檔案管理方面，針對公路建設項目電子檔案的主要形式為pdf、jpeg、doc或txt格式以及mpeg格式，提出了公路建設項目電子檔案無論采用哪種格式,相對傳統紙質檔案均具有占用空間小、便于查找等特點，并提出了公路建設項目電子檔案注意事項、存檔程序及要加強公路建設項目電子檔案安全管理[5]。對于高速公路檔案電子化提出對策，一是確保整體運行處于標準化范疇內,管理行為產生的信息也轉變為標準化的格式；二是在信息處理上，辦公自動化OA系統、路政信息系統等各種相關信息系統與指揮調度應急信息系統、ETC咨詢投訴受理系統,相互連接處理各業務系統的信息；三是提高檔案信息的價值[6]。高速公路檔案的信息化建設正面臨著資金缺口偏大、管理流程不夠規范與管理方式不夠先進的諸多挑戰。應采取加大資金投入力度、規范管理體制、加強電子檔案使用中的控制、建立適應檔案信息化建設的人員隊伍的措施[7]。

2.公路電子檔案實踐現狀。廣東省先試先行，取得了三項成果，建立了“交通工程項目電子檔案管理系統”“交通在線電子認證平臺”及“交通工程項目電子檔案數據本地、異地備份及恢復管理體系”。目前，該研究成果在廣東省連州（湘粵界）至懷集段（國家高速公路網第6縱———二連浩特至廣州高速公路重要組成部分）、廣東省信宜（桂粵界）至茂名段（國家高速公路網第7縱———包頭至茂名高速公路重要組成部分）、梅州梅縣至大埔高速公路、梅州梅縣至大埔高速公路東延線、佛江高速公路佛山段等多條高速公路項目中應用[8]。廣東的深中通道項目，利用通道BIM信息化管理平臺，創新性引入電子簽名；以工程建設大數據平臺為依托，實現項目“雙套制”檔案管理，并在此基礎上探索廣東省交通建設項目電子文件和電子檔案“單軌制”管理模式[9]。隨后，黑龍江高速公路建設檔案信息化，項目檔案目錄數據庫初具規模，但并未能實現項目檔案與項目實體建設的“同步管理”，也存在項目檔案歸檔不規范的問題[10]。山西省高速公路的檔案數字化系統地開展了在線檔案利用服務，健全了省級公路電子文件（檔案）數據管理機構，完成了山西省公路管理局所有（電子）文件的自動收集和分類，充分實現了自動化和智能化。堅持在工作中開展網絡在線服務[11]。江蘇交通業務工作的開展，借助了現代計算機等技術，交通檔案所包括的文書、科技、基建、會計、科研等各種門類文件材料，都是在一定的技術條件下所形成的[12]。3.現狀綜述。以上研究成果從各個方面對高速公路檔案工作進行了系統研究，尤其在研究現狀上對建設項目檔案的管理進行了內至理念思路、外至系統技術的指導，在實踐現狀中介紹了實踐成果及管理模式，總體來看比較全面，但是以上研究成果中對高速公路電子檔案的管理系統架構及具備功能的闡述較少。因此，筆者以廣西荔玉高速公路為研究對象，就高速公路電子檔案管理系統功能要求進行研究。

二、荔玉高速公路檔案管理系統功能

廣西荔玉高速公路的數字檔案管理系統具有人性化、效率高、時效性、成本低的特點。該系統既可線上填表，也可以線下填表，提高了作業效率。傳統計量中，需要打印一大堆質保資料，很多時候到最后會被廢掉重來。廣西荔玉高速公路全部采用電子化，降低了成本，提高了功效。廣西荔玉高速公路是廣西第一個實現項目計量與質保資料掛接的單位，促進了資料的及時收集，并采取高速公路影像與質保資料同時采集與上傳。電子檔案管理系統即立足于檔案，形成或管理活動數據的計算機信息系統。一般的電子檔案管理系統功能首先包括電子檔案的歸檔、收集與整理、編目等檔案六項工作相關要求，以形成收集、整理、歸檔電子文件及其元數據等的歸檔處理功能；接著電子檔案管理系統功能還應具有電子檔案服務利用功能，包括查詢、借閱、打印以及高速公路修建日志管理等；最后，電子檔案管理系統的安全維護功能主要負責對收集、歸檔的高速公路電子檔案進行備份以及恢復數據、修復漏洞等管理工作。對高速公路檔案管理系統功能的認識旨在實現高速公路電子檔案的價值，為今后的高速公路電子檔案利用的完善及借鑒等工作奠定基礎。系統初步的整體功能構成如圖1。根據高速公路檔案的專一性、成套性、唯一性和可重復使用性的特點[13]，將高速公路電子檔案管理系統整體功能劃分為歸檔處理功能、服務利用功能與安全維護功能。

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房產管理部門在實施信息化管理過程中，需要整理大量的房產信息檔案資料、對房地產開發商房屋買賣進行監管、精簡房地產辦公業務流程等。在房地產檔案管理過程中，運用計算機技術，建立電子檔案管理系統，該系統能夠快速的查詢房產檔案信息、降低產權檔案變更率、有效的整合大量房產數據信息，極大的提高了房產檔案管理水，為房地產業又好又快的發展做出貢獻。

1 房地產電子檔案管理系統設計理念

1.1 可擴展性

計算機技術具有發展速度快、硬件設備更新快等特點。將計算機技術應用在房地產檔案管理中可以極大促進房地產市場的發展，增添更多的房地產業務、刺激住房需求，因此，設計科學的房地產電子檔案管理系統是房地產業發展的大趨勢，在設計過程中要充分考慮電子檔案管理系統的可擴展性。

1.2 統一性

房地產業作為國民經濟發展的支柱產業，建立電子檔案管系統需要處理大量的數據信息和各種業務。房屋的數據信息是交易辦證、產權管理的重要依據，電子檔案管理系統通過統一的測繪數據管理，采用接口入庫的方式，統一房屋的各項數據信息，有效的避免了一房多買的現象發生，防止企業利用虛假信息欺騙購房者。建立房地產電子檔案管理系統后，房屋產權所有者對于房屋信息的修改變得方便快捷，只要在其企業相關部門登記修改，即可實現各個子系統的數據統一。采用統一性的理念設計房地產電子檔案管理系統，有利于開放系統，根據房地產業務發展的需要進行更深層次的應用開發。

1.3 安全性

房地產電子檔案管理系統設計過程中需要充分考慮房地產商、購房者、網絡系統的安全性需求，阻止外部的非法訪問和入侵。系統可以根據需要設置身份認證和管理權限。在系統授權數據信息資源的基礎上，確保用戶能夠快速游覽房屋信息，不同的用戶對應不同應用層次，有效的阻止非法訪問和非法入侵。

2 房地產電子檔案管理系統構架

2.1 網絡硬件層

為了滿足房地產業務的發展需求，適應系統技術的發展，方便Internet應用下面將以多層B/S體系為例對網絡硬件層進行介紹。網絡應用層包括各種硬件結構與實體，實體泛指數據信息的存儲、傳輸、處理等各類硬件產品。例如：硬盤、U盤、數據線等。

2.2 數據服務層

數據服務層包括圖形數據、房產數據、檔案數據等各種房屋信息數據的定義、維護與更新。數據服務層能夠有效的處理房產業務服務過程中的多種數據請求，通過管理數據信息來完成相關業務操作。

2.3 業務邏輯層

業務邏輯層是房地產電子檔案管理系統中的核心層，該層也是用戶服務連接數據服務的橋梁。業務邏輯層接收用戶發來的請求，并通過容器管理對請求進行相應的處理，業務邏輯層還可以與數據服務層相互交數據，通過系統將數據反饋給用戶。將計算機技術應用在房地產檔案管理中，形成完整的房地產檔案管理業務，這種業務主要功能為數據的匯總、提取、修訂和校驗。

2.4 表現層

表現層具有較大的開放性，它主要是面對廣大普通用戶，用戶通過游覽器登陸相關網站，根據網站上的界面提示訪問所需要的數據信息資源，確保用戶界面的適用性和數據信息的統一性。

3 房地產電子檔案管理信息系統總體設計

3.1 數據庫設計

數據庫信息設計需要建立以下六種信息表：第一，權限信息表。權限信息表在系統中顯示不同用戶的操作權限；第二，用戶信息表。用戶信息表主要是對用戶的基本信息進行存儲，如編號、姓名和用戶權限等；第三，房地產權屬基本信息表。房地產權屬基本信息表主要是管理房屋權屬信息；第四，街道坐落表。街道坐落表是儲存房屋周圍的街道地址、交通狀況等信息；第五，抵押信息表。抵押信息表主要用于儲存抵押類型、受理時間、受理人等基本抵押信息；第六，查封登記表。查封登記表是用來記錄房屋權屬查封的基本信息。圖1為房地產工程信息系統圖。

3.2 房地產電子檔案管理系統功能

建立房地產電子檔案管理系統對于房地產業的發展至關重要，它可以實現全方位的信息共享，方便了解房產業務以及相關業務的數據信息，并將數據信息劃分為相互關聯但又獨立存在的各個子系統，房地產企業的各個部門可以根據業務需求，選擇不同的子系統功能。例如：測繪管理系統是測繪部門將采集的實測、預測數據信息存儲在系統中，系統會根據業務需要將生成任務；遠程合同備案系統用于開發商遠程房屋買賣管理和合同樣本管理等，該系統可以根據房產審批的預售樓盤情況，控制開發商預售權限；企業建立專門的房產網站，用戶只需要通過網站窗口就可以查詢房屋信息、各項業務的收費信息、辦理備案申請等。

4 結束語

綜上所述，房地產電子檔案管理系統的建立有利于房地產業的發展，本文闡述了可擴展性、統一性、安全性等房地產電子檔案管理系統設計理念，探討了房地產電子檔案管理系統構架的網絡硬件層、數據服務層、業務邏輯層和表現層，分析了房地產電子檔案管理信息系統的數據庫設計和子系統功能，為房地產電子檔案管理系統的總體設計提供參考。

參考文獻：

[1]趙東.天津市大港區房地產權屬檔案管理系統的設計與實現[D].2012.

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隨著國民經濟的逐步發展，我國社會保險的參保數迅速增加，社會保險檔案管理也將面臨著嚴峻的挑戰，因此做好社會保險檔案管理的根本點是加強創新。只有通過對新時期社會保險檔案管理創新的必要性以及現存的問題分析，將紙介檔案與數字檔案的轉換，才是需要對新時期提出社會保險檔案管理創新的途徑策略。

一、社會保險檔案管理現狀分析

（一）社會保險的參保人數增長迅速

我國社會保險的參保數，增長迅速。2009年底，全國參加城鎮基本養老保險人數為23550萬人，比2008年末增加了1659萬人。參加基本養老保險的農民工人數為2647萬人，比2008年末增加231萬人。根據《國家人權行動計劃（2011－2012年）》指出，到2012年，中國城鎮基本養老保險參保人數超過2．23億，基本醫療保險參保人數超過4億，失業保險參保人數超過1．2億，工傷保險參保人數超過1．4億，生育保險參保人數超過1億。參加農村社會養老保險和企業年金的人數逐年增長。可見，我國社會保險檔案與日俱增，當今社會的發展對社會保險檔案的要求也在提高，需要對社會保險檔案進一步創新。

（二）社會保險經辦機構實施改革計劃

近幾年來，國內社會保險經辦機構全面實施了各種改革計劃，早在2009年最后一次國務院常務會議決定將在2010年內開展全國范圍的城鎮企業職工基本養老保險關系“跨省轉移接續制度”。從2010年7月1日起，流動就業人員基本醫療保險可跨省轉移接續。2011年11月15日，人保部就《社會保險費申報繳納管理規定(草案)》征求意見。根據草案，企業繳納險種從養老、醫療、失業險三項擴至五項，新增工傷和生育險。這些政策改革都為新時期的社會保險事業的進一步發展營造了很大的發展空間以及機遇。

（三）負責社會保險檔案管理的部門分散

我國公民個人社保檔案分散在不同的管理部門中管理。現行社會保障管理體制是分散型的。具體情況是：社保中心管理著養老、醫療、工傷等法定的基本保障檔案；民政局管理著社會救助、社會福利、社會優撫、城市最低生活保障金；商業保險公司管理著公民個人補充保障的一系列保險金。這種現狀造成多頭經辦，政出多門，業務交叉，資源浪費，政令難以統一的局面。由于管理機構分散、不集中，使人們在利用公民個人社保檔案時，存在著許多不便。例如，我們如果需要了解公民個人就業及保險金交納情況，需要到幾個不同的管理機構去了解，這樣就給公民個人和組織在查詢工作中帶來了很大的不便；而且這種分散的管理，使整個社會保障體系出現了許多漏洞，于是就出現了一些奇怪的現象：如“涉保”人死亡以后，其所涉及的個人保險賬戶并未隨之終結，仍有人代領保險金。

（四）社會保險檔案工作缺乏硬指標考核

社保檔案數量巨大，工作環節繁瑣，相對于社會保障工作，社保檔案工作沒有硬指標來考核，也沒有統一的管理辦法和標準，因此讓部分檔案工作者放松了對工作的要求。社會保險的五個險種檔案并非一個部門管理，進而導致不同的開發商參與系統建設，相互之間的互不信任以及人為設置壁壘，或者同一家系統開發商采用了不同的標準和技術架構，導致系統割裂。數據只能采用共享或交換的形式，只有極少數地區實現基本信息的共用。比如2008年1月央視報道深圳農民工的“退保潮”現象，就是因為不同的省市之間不能共享社保繳費信息，從而導致社保對于“候鳥型”的打工者來說只是帶不走、挪不動的“地方糧票”。

（五）社會保險的經辦效率和范圍需要擴大

社會保險覆蓋范圍不斷擴大，經辦管理效率也越來越引起人們的關注。近年來伴隨著生活中網絡的普及和對稅務、銀行等網上業務的接受，熱切期待社會保險經辦業務網際申報模式的實現，而傳統性紙質檔案管理約束將無法從根本上解決參保者要求簡化手續、便捷服務的利益訴求，因而我們應從社會保險事業發展的戰略高度認知社會保險檔案管理問題，再繼續討論介質原始性問題顯然已是過去時了。現今解決檔案數字化的關鍵是討論如何確保數據歸檔前后原始性認證和原始性保證問題。

二、我國社會保險檔案管理系統存在的問題

（一）對社會保險檔案管理工作不夠重視

由于社會保險檔案管理工作是比較新的工作，人們還不是很重視。社會保險工作的重點都集中在擴大基本社會保險的覆蓋面，強化社會保險基金的征繳和確保企業離退休人員基本養老金按時足額發放等方面，忽視了社會保險檔案管理，使社會保險檔案管理工作處于無序狀態，其作用無法得到充分發揮。

（二）社會保險檔案管理體制不規范

由于我國目前的社會保險檔案管理制度缺乏統一的規范和標準，造成歸檔范圍不明確，社會保險文件材料收集不齊全，檔案管理方法不健全等現象時有發生，嚴重影響社會保險檔案管理的規范化、標準化。社會保險檔案專職人員難落實。有些社會保險部門檔案機構不健全，沒有專職或兼職人員管理檔案，即使有，也是臨時抽調，沒有經過專職培訓，嚴重影響社會保險檔案的質量。

（三）社會保險檔案存檔的條件差

由于場地限制和經費不足等問題無法解決，社會保險檔案管理始終未能列入社保經辦機構的議事日程，大多數社保經辦機構至今未設立固定的場所存放檔案，歷年累積的社會保險檔案只能由經辦人員分別保管。由于沒有專有的庫房，只能存放在潮濕的房間里，致使社會保險檔案存在諸多安全因素。這種不規范的檔案管理方式不僅查閱起來非常困難，也給日常經辦工作帶來許多不便。

（四）缺乏專業社保檔案的管理標準和規范

社保檔案管理缺乏國家標準，職工檔案管理仍在執行1992年勞動部與國家檔案局共同制定的《企業職工檔案管理規定》，而該項制度中的部分條款如適用范圍、歸檔范圍、管理形式、交接流轉等規定已經不適應現實工作的需要，亟須修改。在沒有統一標準的情況下，有的制訂了一些社保檔案的地方標準，有的地市制定和公布了醫療保險檔案管理辦法、低保檔案管理辦法，而全國許多地市則沒有建立相關管理標準和規范，造成社保檔案的各地管理方法不統一。在不同專業類別中，管理的規范和水平也不一致。

三、社會保險檔案管理的解決辦法

（一）將紙質檔案轉換成數字檔案存檔

社會保險經辦機構出于業務辦理需要，會在辦理過程中出現大量的紙質材料或證明，各類保單合同、證件掃描件以及各種需要存檔備查的檔案資料，是非常龐大的一個數字。紙質材料保存起來不方便，但是將這些材料進行電腦掃描儲存，就可以將紙質檔案轉變成數字檔案。根據檔案工作的實際需要，可靈活運用，如目錄數據適宜采用文本錄人；全文數據則可以采用圖像掃描錄入；而一些當前常用的數據可制作成光盤。

（二）根據社保檔案類別進行分類管理

根據不同檔案的類型進行分類管理，方便查找、儲存，可以防止檔案的丟失與缺漏。應針對不同門類的檔案，確定不同的歸檔整理方法。首先，確定立卷原則。遵循文件材料的形成規律，保持文件之間的有機聯系，按社保檔案不同價值性質分類，以便于保管和利用。其次，確定歸檔形式。根據各社保經辦單位文件材料形成的類型，確定以“件”或“卷”進行整理、歸檔的文件材料范圍。最后，根據社會保險檔案的保存價值確定“永久”、“長期”和“短期”三種保管期限。

（三）建立全國統籌的社保管理系統，規范標準

建立全國統籌的社保檔案管理體系可以為社會保障事業的進一步發展和不斷完善奠定重要的基礎。以電子政務標準體系和勞動及社會保障標準體系為指導，以投融資與運營模式和項目實施監理模式為依托，按照多層架構的模式將系統自上而下構架成為組件與業務組件、業務運作支撐平臺、IT基礎設施三個層次，樹立以監控及管理、信息安全為主的貫穿三大層次的兩大體系模式。為適應勞動者的流動和工資收入的變動，對每個勞動者按號碼設立檔案卡，并用計算機儲存，記錄公民個人歷年的工資收入情況。在全國設立計算機網絡，對每個勞動者的情況進行追蹤記錄；并建立全國范圍內統一的網絡查詢接口，允許公民定期查詢，同時也可替他們預測，比如退休時可拿到多少養老金，以提高工作的透明度。

（四）在全國統一管理下設分支機構

在國家勞動和社會保障部的領導下成立一個全國統籌的社保檔案管理中心，結束社保檔案管理分散問題，實行高度統一的管理，改變目前政出多門、決策分散、管理混亂的局面，使其成為統一管理全國社保檔案的領導和決策機構，負責擬訂社保檔案的發展規劃、改革計劃、重大決策和有關法規、規章制度，參與制定社保檔案的管理標準和規范。其次，全國統籌的社保檔案管理中心還可以在全國各地設置分支機構，包括地區局、地方辦事處、數據處理中心和項目服務中心。負責公民社保檔案內容的定期增加和更新，并送交國家勞動和社會保障部統一保管。

（五）統一公民社保檔案管理號碼，可供查詢

實行對每個公民發放社會保障號碼的制度，讓公民個人檔案號碼與本人身份證號碼、勞動保險號碼統一起來，由國家勞動和社會保障部的分支機構負責公民個人社保檔案內容的定期增加和更新，送交國家勞動和社會保障部統一保管。從發放的號碼上就可以反映出從什么時候起、在什么地方發的，便于記錄公民的工資收入和保障費的繳納情況，同時便于投保者本人的查詢。

參考文獻：

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[2]張靜.農村社會養老保險檔案管理的困境及對策分析[J].蘭臺世界,2010(08).

[3]鍋彩虹.淺議社會保險業務檔案管理[J].中小企業管理與科技(下旬刊),2010(04).

[4]張予軍.對檔案工作創新的思考[J].決策探索,2005(06).

本課題為浙江經貿職業技術學院大學生創新一般扶持項目。

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電力企業是我國重要的能源企業，電力企業的穩定運行可以保證當地居民的正常用電。文書檔案管理系統是電力企業管理系統的重要組成，隨著科技的不斷發展，電力企業文書檔案實現了電子化的管理方式，電子文件逐漸成為了電力企業文件的主導形式，為了提高電子文書檔案的管理水平，一定要合理應用計算機技術以及網絡技術，還要重視文書檔案收集、整理、保管這項工作，這也有助于提高電力企業的服務水平。在優化電子檔案管理系統時，需要確定檔案管理的架構，這樣才能提高管理的效率。

1.電子文書檔案與傳統紙質檔案的關系

電子文書檔案是一種新型的檔案管理形式，由于電子文書檔案應用的時間不長，相關制度還不夠完善，而且還不具備法律效力，所以，在應用這一管理措施時，需要與傳統的紙質檔案管理方式結合，這樣才能保證文書檔案的法律效力，還可以提高檔案管理的現代化水平，有利于檔案的查找、目錄的檢索以及文件的借閱。電子文書檔案與傳統的紙質檔案有著緊密的關系，只有將二者緊密的結合在一起，才能保證文書檔案管理的有效性。

2.電力企業電子文書檔案規范化管理的作用

2.1有利于檔案目錄信息的管理

文書檔案管理系統與文件處理系統連接后，檔案目錄信息可以自動生成，實現對電子文書檔案的規范化管理，可以減輕工作人員的工作量，還可以提高檔案目錄管理的水平。

2.2可以實現文書檔案的全文儲存以及檢索

電子文書檔案的規范化管理，可以實現對文書檔案的全文儲存，可以實現全文目錄檢索，這有利于提高檔案文件的利用率，在對全文進行存儲后，可以實現遠距離檔案信息傳輸，實現了資源的共享。

2.3有利于實現多媒體檔案的統一管理

在現代化的電力企業中，文書檔案的種類越來越豐富，規范化管理可以實現對多樣化信息的集中管理，利用計算機技術，可以提高檔案檢索的效率，其不但可以對文字圖像進行歸類管理，還可以對動態影像、聲音媒介等檔案信息進行集中管理。

2.4可以實現檔案業務的計算機輔助管理

檔案業務的種類越來越繁多，檔案管理可分為多項環節，在進入信息時代后，利用計算機輔助技術，可以實現對檔案的收集、整理以及存儲，規范化管理可以實現檔案業務的計算機輔助管理，可以及時掌握檔案信息的動態變化情況，這有利于提高檔案管理的預測能力，可以促進電力企業電子文書檔案管理工作效率不斷的提高。借助計算機技術，可以了解文書檔案的借閱情況，可以掌握檔案機構以及檔案管理系統的架構，還可以了解檔案動態變化情況，實現檔案業務的計算機輔助管理，提高電力企業電子文書檔案管理的水平。

總之，加強電力企業電子文書檔案的規范化管理，可以有效提高檔案業務的管理質量以及工作效率，可以減輕檔案工作人員的工作量以及勞動強度，降低檔案管理的成本，實現現代化、電子化、自動化化的檔案管理，借助互聯網技術，可以隨時隨地的對檔案進行檢索、借閱，還能減少檔案丟失、泄密的危險。

3.電力企業電子文書檔案管理系統應具備的原則

（1）開放性。基于業界開放式標準，并為未來的業務發展奠定基礎。

（2）規范性。系統要符合中華人民共和國檔案行業標準（DAT/22-2000）《歸檔文件整理規則》和《檔案管理軟件功能要求暫行規定》及集團公司制定的檔案管理辦法。

（3）靈活性與可擴展性。方便擴展設備容量和提升設備性能，具備支持業務處理的靈活配置、業務功能的重組與更新的靈活性。

（4）安全可靠性。提供良好的安全可靠性策略，支持多種安全可靠性技術手段，制定嚴格的安全可靠性管理措施。

（5）先進性和前瞻性。采用先進成熟的設備和技術，確保系統的技術先進性，保證投資的有效性和延續性。

4.電子文書檔案管理系統的特點

4.1安全性

因為是網上檔案室，所以安全性是極為重要的要求。系統必須確保只有經過授權、認證的用戶才能使用本系統，而且普通用戶不能修改、刪除檔案庫里的歸檔文件。用戶能直接查看符合用戶查閱權限的檔案的內容，超過用戶查閱權限的檔案，只能查看檔案的索引信息，如需查閱檔案的內容，經過授權流程后，方能查閱檔案內容。絕密文件，系統不提供網上檢索、查閱功能，用戶可以在網上提出查詢申請，由檔案管理員審批后，在指定地點和時間由機要員陪同觀看。

4.2易用性

檔案管理系統的主要使用者并不是計算機專業人員，因此，系統的用戶界面必須確保盡可能方便用戶的使用，尤其在檔案的錄入部分，應該提供統一的界面，使檔案管理員能方便的錄入，減少文本轉換的次數，用最少的操作完成最多的功能。

4.3高效性

系統應提供更多的功能，盡量的減少檔案管理員的工作量。。另外，系統還需具備良好的提示幫助功能，減少用戶的學習時間。

4.4和紙質文檔管理充分結合

在現行條件下，電子文檔仍然代替不了紙質文檔。紙質文檔仍然需要精心保管，妥善維護。紙制檔案的管理方法應該在電子檔案的管理方法中得到充分的體現，電子檔案的管理方法應該盡量的減少手工管理檔案的工作量。其次，系統管理主要目的是保證文書檔案管理系統的穩定、可靠運行；減輕系統維護人員的工作負擔，提高工作效率；實時掌握各級節點系統資源的利用情況，為升級擴容提供數據依據。系統管理主要包括：主機系統管理、網絡管理、數據庫管理、應用系統管理、安全管理等。而且要支持集團公司的系統管理能夠與各省的系統管理實現互聯，即可實現部分垂直管理。

5.結束語

綜上所述，電子文書檔案已經成為當前社會電力企業文件管理的主要形式，隨著科技的不斷發展，電力企業的管理者一定要做好電子文書檔案管理系統的完善與優化工作，建立文書、檔案一體化的管理系統，這樣可以提高目錄檢索的效率，可以節省檢索的時間，提高資源的利用率。電力企業在不斷發展的過程中，需要先確立電子文書檔案管理系統架構，這樣才能實現文書檔案的規范化管理，才能促進電力企業更加長遠、健康的發展。

【參考文獻】

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中圖分類號 P333.9 文獻標識碼 A 文章編號 1007-5739（2013）15-0236-01

遼寧省水文局成立于1902年，經歷了一個世紀的漫長歲月，檔案見證了水文事業的發展，具有很高的歷史價值。水文局大部分檔案都存放在資料庫內，由于年頭久遠，有些歷史資料出現發黃、丟失等情況，因此在現有的檔案管理的基礎上引進先進的檔案管理系統才能使歷史資料得以保存。電子檔案管理系統是水文系統正常運行管理十分重要的組成部分。選用適合本單位的檔案管理系統，對于提高檔案管理和服務的水平有重大的意義，對于水文系統檔案管理統一集中管理的模式，水文系統選取了適合本單位檔案管理的一套電子化文書檔案管理系統[1-4]。

1 系統結構分析

遼寧水文檔案管理系統是采用B/S 3層結構體系，各部門的檔案管理員可以通過IE瀏覽器來訪問檔案軟件服務器，查詢需要的檔案，大大提高了工作效率，簡化了工作步驟。軟件開發采用SUN公司的J2EE架構的JSP技術作為顯示邏輯，并使用JAVABEAN，JAVABEA是JAVA編程語音里面的一個面向對象的類，該類封裝的各種對象的性質和方法來定義某個業務對象，可以直接被JSP頁面所調用，使用J2EE架構的該系統不僅便于開發，而且提高了開發速度，同時該系統的伸縮性和安全性也得到了很好的處理。在數據庫的使用方面，由于檔案軟件電子圖片等數據量較大，所有選用了SQLSERVER2003出來的這些數據，由于檔案種類繁多，在實現智能查詢、批量掛接及管理等方面，需要對數據庫的表結構進行很多的操作。

2 實現功能

2.1 高級管理模塊

2.1.1 系統設置。系統設置模塊包括6個子模塊，即全宗定義、機構設置、口令修改、主題詞維護、分類庫維護、原文服務器設置，其中全宗定義用來增加和刪除全宗號和全宗名稱。機構設置用來定義單位所有的機構名稱，如新成立的機構可以隨時添加進去。口令修改模塊主要是在忘記密碼時使用的，可以用來修改密碼。主題詞維護模塊主要修改主題詞，也可以打印報表。分類庫維護主要是機構設置的一個子系統，修改分類信息。原文服務器設置主要修改服務器一些信息包括路徑、FTP用戶名、系統用戶這些權限設置。

2.1.2 權限管理模塊。權限管理模塊主要是從系統的安全角度出發來分配權限，檔案錄入員和查詢用戶，可以修改這些用戶的一些細小的權限，如著標引、打印輸出、檔案利用等。

2.1.3 數據管理。數據管理主要對錄入的數據進行及時備份，如發生服務器系統崩潰，不至于數據無從導入。每個月進行數據備份，使數據得以完整保存。

2.2 檔案管理模塊

2.2.1 定義檔案模塊。主要包括9個子模塊，即結構定義、錄入字段、檔號規則、報表維護、排序設置、字段設置、檔案庫相關、網頁發表字段、條形碼字段設置。結構定義：主要對文書檔案、會計檔案、科技檔案、基建檔案、固定資產檔案進行字段名稱的設定，包括案卷級和文件級別及字段字符的大小等定義。錄入字段：對錄入字段進行定義，確定最重要的錄入字段。檔號規則：字段是否追加，比如全宗號后面追加目錄號等。報表維護：在這里可以勾選新增的報表，再進行自定義，以達到本單位檔案報表的要求。排序設置：主要對要定義的字段進行排序，如檔號排在項目號前就要用到此功能。字段設置：對字段時候補零累加可以在這里進行操作。檔案庫關聯：對字段進行累加、求和及起止值的操作。網頁字段：對需要在網頁上體現的字段，進行定義。

2.2.2 檔案庫管理及檔案著錄。對文書檔案的年份及卷內目錄的修改和調整順序的操作。檔案著錄是檔案管理軟件最重要的組成部分，可以對檔案進行錄入、刪除、修改、查詢等操作，還有原文顯示及原文掛接等功能。

2.2.3 字段代碼維護。對所定義的字段進行數字定義，比如秘密、絕密、公開分別可以用1、2、3等數據進行代替。

2.2.4 批量上傳掃描文件及掃描路徑設置。掃描好的電子圖片通過批量上傳功能可以把某一年所有文件一次性全部上傳，既節省時間又不容易出現錯誤。對上傳文件路徑進行設置，包括檔案庫和文件庫2類。

3 使用效果

遼寧水文檔案管理系統的使用是在經過緊張、細致的掃描加工工作后完成的，順利地完成了文書檔案從1984—2006年的掃描工作。原本發黃、發霉、破損等瀕臨毀壞的檔案通過檔案管理軟件的整理后，檔案保管資料得到根本性的改變，并有利于這些珍貴檔案資料的長期保存，在使用該軟件過程中通過整理、搶救、掃描等工作的成功積累，成為水文系統檔案電子化的樣版。

4 參考文獻

[1] 姚全珠，楊盛泉.基于C/S與B/S混合架構的高校數字化檔案管理系統[J].計算機工程與應用，2005（12）：209-211.

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紙質檔案單位面積上存儲的信息量很少，當今的信息存儲技術，可以將一幅詳細地圖中的成千上萬個信息存儲在小小的一張光盤上，這無疑是技術上的一大進步。但是，當存儲載體的記錄信息能力高速增長時，存儲信息的新型載體的壽命卻不如紙質。手工紙的手稿可保存上千年，而電子檔案載體的壽命非常短。磁帶最多只有十多年，而光盤生產廠商的承諾至多也沒有超過100年。另外，紙張的損壞很易被發現，電子檔案載體的損壞只能由設備來檢驗。影響電子檔案保存壽命的另一個重要因素是將來的設備可能無法讀出今天記錄在載體上的信息內容。

（二）電子計算機的技術更新

除載體的自然損壞外，影響信息存取的還有設備和軟件問題。在數字世界里，技術設備與存儲載體緊密聯系在一起，高密度的信息存儲必須依賴于復雜的電子設備和有關的軟件，而這些設備及軟件總是在隨著技術的進步而不斷地更新，一旦硬件或軟件被淘汰，其記錄在存儲載體上的信息將無法讀取。例如，CD光盤的壽命比其他新型數字存儲載體壽命都長，然而最初給它記錄信息的電子計算機系統，可能早已更新換代多少次了，這就使得CD盤上的信息可能無法讀取。

檔案館主要是保存永久檔案，有的幾十年后才能對外開放。幾十年后不但載體可能自然損壞，其讀取設備可能早就更新換代多次了。環境技術的生命周期對于電子檔案的保存提出了嚴重的挑戰，數字技術的軟硬件一旦過時，廠家就可能不再提供該產品，沒有相應的軟硬件平臺信息就無法讀取。這是電子檔案管理人員必須面對的現實。

（三）信息的真實性

電子檔案存儲載體存在的另一個嚴峻問題，是數字信息可以不留痕跡地被修改。檔案館提供給用戶的電子檔案信息是否準確可靠，也是對電子檔案管理提出的另一挑戰。

二、電子計算機軟硬件技術過時的對策

電子檔案管理在技術上有三個大問題：存儲載體不耐久；讀寫信息的電子計算機軟硬件技術過時，電子信息內容的真實性。

電子檔案存儲載體的壽命一般都超過了讀寫它的電子計算機軟硬件技術生命周期，使得載體壽命相對于軟硬件技術過時而言，顯得并不十分重要。世界上幾乎沒有一個廠家可以保證，它生產的電子計算機硬件和軟件不會過時。技術過時使得各種信息的壽命受到威脅，幾乎都不安全。下面列舉幾種對策方法也只能作為參考。

（一） 再生性技術保護

這里所說的再生性技術保護，是指將技術過時的存儲載體上的信息適時地轉移到紙張或縮微品上，不再使用電子計算機軟硬件讀取。這種方法為長期保存信息提供方便并避免軟硬件技術過時帶來的任何麻煩，對于電子計算機技術人員來說，這可能是最希望采取的方法。但卻存在幾個現實問題：一是有些信息無法轉移到紙張或縮微膠片上，如聲音信息、超文本信息、多媒體信息等；二是上述信息即使可以轉換，也必將失去它原有的風格和能力，如將電子檔案的文本格式信息轉移到穩定長久載體上，使之具有壽命長、人的眼睛可直接閱讀，不受軟硬件技術過時的限制等優點，但卻失去了數字化的傳遞與使用的靈活性。因此，這種方法適用于利用率很低的電子檔案。

（二）建立電子計算機技術檔案館

建立一個過時的電子計算機技術檔案館，收集技術過時的電子計算機軟件、硬件，提供利用，讀取那些過時技術記錄在載體上的信息內容。例如，收集過時的磁帶驅動器和過時的操作系統。這種方法要廣泛收集保管過時技術的全套硬件與軟件，還必須保持操作這些過時技術的某些技能。由于設備的老化，原生產廠家不再生產這些設備的備件，存儲載體在不斷損壞等原因，使得代價十分昂貴，不是檔案部門自己力所能及的可以采取的措施。

（三）拷貝和遷移

拷貝是在原來的技術環境下定時重寫信息數據，防止由于存儲載體理化性能變化引起的信息丟失。這應該成為檔案館管理電子檔案的一種基本方法。這只是常規的管理工作，而不能解決電子檔案由于軟硬件技術過時引起的長期保管問題，解決這個問題的可供考慮的方案是遷移。

將數字信息從一種技術環境轉換到另一種技術環境上的復制稱為遷移。遷移是隨技術變化適時改變數字信息格式的一種處理過程，這個過程使得信息在將來也可以被存取。遷移意謂著基于字符的數據，可以從一個存取載體轉移到另一個存取載體上，以進行數字信息的保護，

即便是純文本的電子文件也是如此。

三、信息真實性的對策