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序論：好文章的創作是一個不斷探索和完善的過程，我們為您推薦十篇檔案管理資料員范例，希望它們能助您一臂之力，提升您的閱讀品質，帶來更深刻的閱讀感受。
綜合性文書檔案包括了很多的內容，這些材料是在日常工作中不斷積攢下來的，這些材料對醫院日常的辦公活動和重大的事件和決策都進行了詳細的記錄，這些檔案資料在搜集的過程中可以選擇定期移交的方法，也就是在實際的工作中安排專人對這一類材料進行搜集，然后按照季度或者是月份對收集的內容進行具體的報告，然后再讓專業人員對其進行有效的帥選，將其按照一定的標準進行分門別類，這樣就能夠滿足醫院的不時之需。但是這類檔案在實際的工作中具有非常強的復雜性，而且涉及到不同的領域，資料的具體數量也非常大，所以在進行分類的時候一定要更加仔細專業的對檔案進行有效的識別，使其能夠更加的齊全完整。
二、人事檔案的收集
人事檔案是對員工的個人經歷和工作能力以及工作表現的記載，這也是人力資源管理中十分重要的一個信息，人事檔案的資料收集需要包括很多方面，因為這和個人的相關信息有著十分密切的聯系，所以一定要在收集的過程中加強對其準確性的把握，同時還要在管理工作中做好相關檔案信息的保密工作，這一部分檔案一定要由專門的人員對其負責，平時要將工作的重點放在檔案信息的收集上，在檔案信息的管理中一定要對檔案的范圍進行嚴格的控制，對個人的信息一定要經過相關部門規范嚴格的審查，對不屬于這一范圍的檔案信息不能歸入到檔案資源信息庫當中，收集后還要對相關的信息進行審核，在審核合格后定期將其移交到檔案室歸檔。
三、財務檔案的收集
財務檔案是在醫院經濟管理中所產生的一個數據資料，這個檔案對醫院的收支有著十分重要的作用，它能夠記錄醫院運行中收支情況。財務檔案的專業性是非常強的，應該在實際的工作中設立專門的機構和人員，對一些重要的檔案要專職的檔案人員和文書檔案工作不斷配合，兩個部門之間的人員一定要負責，各司其職，不能相互推諉。同時還要重視經濟報表的搜集，在日常的工作中就要做好財務報表搜集，在搜集材料的過程中還要重視材料的客觀性和真實性，對于這類材料一定要在平時就很重視對其的收集，年終再將其移交給檔案人員保管。
四、科室檔案的收集
科室檔案是在醫院研究的過程中形成的文字或者是圖表等數據資料，這也是醫院科研活動的一個十分重要的憑借，這種檔案的專業性相對較強，在收集的過程中存在著一定的難度。所以在收集的過程中可以選擇在一定時期內移交給相關的管理部門，也可以由專門的部門和機構專門向科研人員索要和收集。這都是比較有效果的方式，所以在日常的工作中可以選擇用多種方式進行資料的收集工作。
五、基建檔案和設備檔案的收集
基建檔案是醫院在基礎建設中建立的檔案，這些檔案在醫院發展中都發揮了十分重要的作用，這一資料包括基建的工作計劃、總結和項目估計等，也包括一些非常重要的施工執照和文件等，這些材料在收集的過程中一般都是要在醫院專門的機構和專門人員負責下完成，收集工作完成以后再統一交給檔案室，在這類檔案的收集中還要有一些設備的相關內容，在收集這一部分檔案內容時可以向設備維修和養護人員收集，檔案管理者在收集工作完成后要對其進行分類管理。
六、影像學檔案和病理標本檔案的收集
影像學檔案是在病人就診過程中形成的影像檢查資料，包括核磁共振、CT、CR、X線片、超聲影像、心電圖、內窺鏡影像等，影像學資料是醫療輔助診斷的重要依據，也是醫院檔案管理收集的重要內容，在醫療、科研、教學中起著重要作用。對于影像學資料的收集分為兩個方面，一是對傳統影像學資料的收集。傳統的影像學資料一般以膠片或打印圖像的形式存在，這就需要檔案管理的專（兼）職人員按檢查時間、病人檢查號碼逐一收集整理，確保資料連續、完整，及時歸檔。二是對數字化影像資料的收集。數字化影像資料是指保存在計算機中的病人檢查資料，這部分資料收集起來較為容易，只需定期做出備份，按病人的檢查號碼排列即可。病理標本是病理科在進行病理學檢驗中制作的標本涂片，由病理科安排專人收集保存。
七、病歷檔案的收集
一、醫療機構人力資源檔案信息化管理的必要性
醫務人員檔案信息管理系統是一種有別于傳統管理方法的并通過計算機信息技術和網絡技術來管理文件的，比傳統管理方法具有更大管理優勢的一套管理方式。一方面，它對醫務人員工作的基本信息的更新和修改比傳統檔案整理人員更加方便和快捷。另一方面，由于目前很多醫療機構通過績效考核來考查醫務人員的工作態度和能力，考察的頻率高、醫護人員的各項指標隨時變化，這些大大增加了檔案整理人員的工作量，不僅浪費時間而且拉低了工作效率。但若是利用檔案信息管理系統就能輕易解決這些問題。就能更加輕松快捷地解決對檔案的更新、修改以及儲存等問題。并且能夠極大地實現及時、準確的管理。其次人力資源檔案不僅是醫療機構各個職工從事醫療行業的主要憑證，同時也是其考評職稱、升職加薪的一個重要依據。因此檔案管理在一定程度上對人力資源部門的管理上起到輔助決策的作用。另外，在為職工分配新的工作時，通過調取職工檔案匹配合適的工作，信息化管理強大的運算搜索能力比人工查閱要節約時間。可見，建立醫療機構人力資源檔案信息化管理是多么的重要。
二、如何構建醫療機構人力資源檔案信息化管理
（一）全面建立醫療機構檔案電子化管理。檔案電子化管理，是實現醫療機構人力資源檔案信息化管理的重要基礎。它能通過把醫務人員在工作過程中產生的紙質、圖片、圖像等通過數字化轉化用來表現人力資源信息。要實現這一目的，首先要實現對現有非電子檔案的數字化轉化。其次要開發新的系統軟件，資源管理部門存在的一個關鍵問題是：人力所形成的信息資料無法直接轉化成檔案管理信息。因此，需要開發一個直接在檔案管理系統服務器上運行，能通過這個系統把各種格式的反映醫務人員信息的文檔轉化成一種格式，儲存到人力資源檔案中的軟件，實現人力資源管理所需電子文件與檔案管理系統的有效兼容。最后是加強電子化檔案真實性、完整性管理。將職工每個時期的電子文件都備份并實時對新的文件進行修改，以保證電子文檔的正確性和完整性。（二）加強系統防病毒安全管理。隨著計算機水平的不斷提高，計算機病毒的攻擊能力也越來越強。對檔案管理的安全與保密帶來了極大的挑戰，檔案資料一旦被篡改或信息丟失，所造成的后果將無法估量。為了保證檔案電子化管理的安全性，在任何網絡環境下都需要安裝并及時更新防毒軟件，確保在人力資源管理過程中免受病毒的攻擊和對數據信息的篡改。此外，還要對密級信息資料進行加密、多道加密等操作，以確保檔案數據免受惡意破壞和刪改。同時要完善備份和恢復制度，防止因操作失誤而導致的數據丟失，確保電子檔案和數據能夠順利找回。（三）加強檔案管理系統的維護。利用現代信息技術和網絡技術來提高人力資源檔案管理的效率需要不斷加強對檔案系統的維護工作。首先，要根據開發的檔案管理系統制定安全規范的操作流程和方法，減少在錄入職工信息過程中的錯誤操作以及錯誤信息的輸入和保存。其次，定期檢查并檢修相應的硬件設備，解決好發現的各種問題，在資金允許的情況下可成批次地替換成新的設備，以保證系統和網絡的安全可靠性。第三，要培養一批敬業的技術管理人員，要求他們時刻關注網絡的安全動態，切實解決日常發現的小問題，嚴防各種可能危險因素對人力資源信息管理系統造成的損害。（四）加強檔案管理隊伍建設。要實現人力資源檔案現代化管理，不僅要有先進的設備，更重要的是要有一批勝任這份工作的優秀人才，他們不僅要擅長檔案整理工作和計算機技術，還要有敬業、認真、高尚的人格魅力以及理解和熟悉醫療機構的法規。只有這樣，醫療機構人力資源檔案才能實現合理的分級管理，在完成不同層次干部或職工的人事檔案信息系統的同時掌握醫療機構人力資源管理基本情況、干部和職工概況，以完成對網絡的分層設計和管理。（五）建立信息化檔案管理制度。只有建立合理的制度，醫療機構人力資源檔案信息化管理才能規范有序。管理人員才不會在工作過程中松懈、開小差。檔案信息化管理才能達到預期的效果，提高管理人員的工作效率。建立健全人力資源檔案管理工作的各項規章制度，禁止非工作人員操作專門的機器，禁止工作人員利用職務之便泄露人事檔案信息。嚴格規范各級管理部門業務人員的行為，確保檔案工作的準確性。（六）嚴格處理好訪問權限的控制問題。醫療機構人事檔案管理人員要認真學習相關政策，致力于用自己的努力來服務醫療機構人力資源職能部門。要正確和熟練使用好計算機的加密功能，對實施過分類的網絡信息資料的各個層次進行加密。認真落實用戶訪問認證機制。確保信息被正確的人員瀏覽，防止人力資源信息的外泄。同時對非法用戶訪問的次數進行設定與自動鎖定。
關鍵詞：
醫療機構；檔案資源建設；檔案資源管理；醫療改革；檔案事業
在經濟全球化、信息高速發展的時代背景下，全面實現檔案管理信息自動化已經成為醫療機構檔案事業的發展趨勢。但是從當前的情況來看，我國醫療機構檔案資源管理自動化水平不高，還存在著很多弊端和漏洞，根本無法滿足日益增長的現代醫療服務需求。為此，醫療機構檔案管理部門應該要努力借助互聯網優勢，對現有的管理模式進行改革和創新，采取各種科學合理的檔案管理措施，借此從根本上進一步提高檔案工作效率和服務質量。
1當前我國醫療機構檔案資源建設中存在的主要問題
1.1檔案信息化建設意識不高很多醫療機構對于檔案信息化建設意識不足，只注重本院的經濟效益和業務的發展，忽略對檔案資源的管理，沒有把檔案資源管理當成是醫院管理中一個重要的組成部分，導致整體的檔案管理水平停滯不前。隨著計算機技術的高速發展和大力普及，醫療機構的信息化建設步伐也得到了加快。很多醫院都已經從過去手動管理逐步轉型為計算機管理，并開始創建醫院局域網、應用辦公自動化系統以及醫院信息系統等來對檔案進行管理。但是由于部分醫療機構對信息化的認識不夠深入，檔案信息化建設的重視程度不高，導致檔案管理信息化水平還較為落后。
1.2缺乏一套檔案信息化建設管理標準檔案管理是否規范與標準是實現檔案信息化建設的重要前提條件，更是提高檔案信息化水平的一個決定性因素。但從實際的檔案管理工作來看，還缺乏一套嚴格的管理制度和標準的操作流程，導致在開展檔案管理收集、整理、歸檔、立卷、保管和利用這些工作環節的時候無法可依、無據可循，整體管理工作毫無秩序、混亂不堪。在很多醫療機構中，人事管理系統、收費系統等層次與所屬的部門實際要求不符，導致管理工作出現脫節現象。例如：檔案管理的數據儲存的方式與接口存在著技術問題，導致數據信息沒有得到有效的轉換、對接以及共享，這些都給醫院檔案工作實現信息化管理產生了不同程度的阻礙。
1.3缺乏統一的軟件應用系統很多醫療機構在檔案管理工作中采取的管理模式主要為多部門、分散式共同管理。例如文書檔案、基礎檔案等都是由檔案部門來進行保管和儲存，健康檔案以及財務檔案等都是由保健科與財務科來進行保管，這種分散式、多部門的管理方式促使整個管理工作沒有統一的軟件系統作為指導，在操作過程中形式不一，大大降低了檔案的信息化水平，最終導致很多文檔的缺失。同時很多醫療機構所應用的管理軟件還較為落后，部分還依然應用單機版系統來進行檔案管理工作，導致系統難以順利的實現兼容、對接、升級以及更新，給系統維護增加了難度，以至于無法滿足現代化管理的需求。
1.4醫療機構基礎設施建設資金投入有限經濟決定上層建筑，只有以強大的經濟作為后盾，各項工作才得以順利開展。醫療機構也不外乎此，加強醫療機構的基礎設施投入，是順利實現檔案信息化建設的重要保障。但是，從當前的實際情況來看，很多醫療機構對于基礎設施建設資金投入是非常有限的，如果僅僅依靠當地財政的預算來購置大量的先進設備是遠遠不夠的，資金投入的局限性導致檔案管理部門所需的設備無法得到完善，加之現有設備在逐漸老化和陳舊，成為了檔案管理工作順利實現信息化的絆腳石。
1.5檔案管理人員專業技術以及職業素養偏低很多醫療機構對于檔案的管理工作沒有形成一個全面正確的認識，部分醫療機構還采用兼職人員來負責檔案管理工作，導致管理人員的素質水平參差不齊。很多管理人員的知識文化水平和技能水平都較低，沒有接受過系統的培訓，加之年齡較大，導致他們無法正常使用計算機網絡來進行檔案管理，這些因素都對檔案的信息化的建設與發展產生了阻礙。此外，部分管理人員責任心缺失，缺乏創新精神，不符合現代檔案管理工作人員的規定與要求。
2加強醫療機構檔案資源管理的有效措施
2.1努力完善檔案管理信息化建設基礎設施為了要充分發揮出檔案部門的管理作用，應該要努力完善檔案部門的基礎設施的配置。例如掃描儀、打印機、計算機一級數碼相機等這些設備都應該缺一不可，實現檔案部門數字化管理，進一步提高數據處理的能力，確保檔案部門具備強大的數據存儲功能。同時，還要努力完善影像存貯系統、通訊系統、財務收費系統、實驗室信息系統等現代化管理系統，配置完善各種子系統，應用各種現代化新型軟件，進一步滿足現代化管理的需求。在收集、分類、歸檔、查閱、存儲等工作環節上充分利用計算機來進行管理，從根本上來提高檔案管理的信息化建設水平。
2.2加強檔案信息化建設同時保留傳統保管方式充分借助計算機互聯網的優勢，加強對檔案的管理工作。在檔案查詢以及存儲方面，應該要努力提高檔案的信息化和數字化水平。由于當前的電子文檔依然不具備法律作用和憑證作用，為此還無法完全替代實物文檔。所以在實際的檔案管理工作當中，除了要努力加強檔案管理工作的信息化建設水平之外，還應該要適當保留傳統檔案保管工作方式，把重要的實物檔案保管好，確保電子文檔和紙質文件同時進行歸檔保存，方便日后的查找和閱讀，充分保證紙質文件自身所具備的憑證以及法律作用。
2.3提高檔案信息安全管理性在檔案管理信息化建設過程當中，還應該要重視信息的安全管理工作，保證檔案在網絡保管中具有高效的安全性。檔案屬于一種原始性的文件，應保證文件的完整性，防止文件在途中被惡意篡改。為此，檔案管理部門的工作人員一定要努力提高自身的管理技術水平，采用利用防火墻、網關等技術來提高檔案的安全性，防止檔案受到網絡的攻擊以及黑客的不法侵入。在整個檔案的網絡中心系統當中，設置出難以破解的密碼權限，采用數字簽名、實臉認證等高級機密技術，對電子文檔實行嚴密的防護。同時，加強對紙質文件以及實物檔案的保管，把其放置在保險箱內，保險箱設置好密碼，防止密碼的外泄。任何人想要得到查詢文件，需要經過有關部門領導的同意簽字，方可由檔案部門管理工作人員提供。此外，對于各種檔案數據需進行備份，加強對電子文檔的監測以及維護工作，保證檔案的安全性。
2.4擴大基礎設施資金的投入基礎設施的完善離不開強大資金支持。為此，醫療機構要努力通過各種渠道來擴大資金的投入。在資金籌集的過程中，不能完全依賴于財政的預算，還應該要力促政府的檔案事業經費的投入，努力爭取把檔案信息化建設的項目加入到專項建設經費當中去，獲得更多的資金支持。首先，醫療機構本身應該要努力地利用現有的資源，創建出一個多元化的檔案信息工程系統。例如，醫療機構的相關部門可以通過與電子部門的洽談與協商，爭取獲得電信部門在網絡上的支持，獲取他們提供的各種優惠政策；其次，醫療機構的檔案管理部門在采購設備的同時，應該要根據自身的實際能力合理購買信息設備，確保信息設備具有強大的實用性和有效性；最后，檔案管理部門在對設備進行更新的同時，應該要努力提高對現有設備的利用率。通過多渠道的努力，爭取利用有限的資源發揮出最大的經濟效益。
2.5提高檔案管理工作人員的專業技能和職業素養聘用具有一定知識文化的人員專門負責檔案的管理工作，同時醫院相關管理部門應努力為他們構建各種學習的平臺和深造的機會，定期地對他們進行檔案管理技術知識的培訓，促使他們與時俱進，緊跟時代步伐，促使他們掌握最先進的檔案管理模式和技術并在實際管理工作中得以應用。此外，醫院管理部門還應該要采取獎勵的機制，激發他們工作的積極性，促使他們追求更高的職業理想，在實際檔案管理工作中，要求他們秉持高度責任心，在工作崗位中做出應有的貢獻。提高他們的信息化意識和管理意識，加強對新人才的培養力度，為醫院的檔案管理工作提供充足的人才支持，確保醫院檔案各項管理工作得以順利開展與實施。
3結語
綜合上述可知，在醫療機構的檔案資源管理工作中，還存在著信息化建設重視度不高、缺乏一套檔案信息化建設管理標準、缺乏統一的軟件系統、基礎設施建設資金投入有限、檔案管理人員素質偏低等問題。為此，只有在針對這些問題上努力完善管理制度，積極采取各種有效的措施，加強對檔案的保管工作，提高檔案保管的安全性，才能夠促使醫療機構檔案資源管理工作順利實現信息化，根本上提高醫療機構檔案管理的工作水平。
參考文獻
[1]王桂蘭．檔案信息資源開發應注意的三個問題[J]．北京檔案，2014，18（11）．
[2]趙婷．醫療機構檔案信息化建設淺析[J]．黑龍江檔案，2014，11（2）．
1 資料與方法
1.1 一般資料
筆者醫院為大型省屬三甲醫院，估算資本接近3個億，設床位1500張，擁有大量的高精尖影像學檢查與治療設備，其中超過500萬醫療設備有40臺以上。本研究主要將2014年12月至2015年12月本院100例次大型醫療影像設備相關檔案資料管理經驗進行總結，按照不同資料管理方式分為兩組，其中2015年1月之前者為對照組，2015年之后者為觀察組，各100例次。
1.2 方法
對照組實施常規管理，主要以保存相關資料，并監測儀器設備運行狀況，一旦發生故障及時維修或報廠家修理；觀察組實施近年來針對醫療設備資料的集中管理措施，首先分析醫院現有醫療設備檔案資料管理中所存在的相關問題，并制定相應解決對策，比如提高工作人員操作規范性，加強對醫療設備檔案管理工作的主觀認識性，促進其主動參與醫療設備的管理工作，同時建立并健全相關醫療設備檔案資料管理的相關工作制度，并嚴格依據已經制定的制度規范實施。同時對醫院現有醫療設備檔案資料管理工作相關內容進行總結，了解干預前后相關醫療設備的運轉情況以及醫療工作完成情況。其中醫院醫療設備檔案資料管理的主要包括：相關儀器設備采購及安裝、調試過程的原始資料，主要有設備采購過程的申請單、上級批準文件、招標投標中標書、購買過程簽訂的合同、安裝調試過程相關報告、儀器設備的發票原件及其復印件、使用說明書、使用操作手冊、儀器設備的合格證等等相關資料均進行存檔備用。在相關醫療設備投入使用后，定期監測其運行狀況，并對維修記錄進行統計，其中包括維修時間、維護人員、維修原因、是否更換配件以及所更換配件名稱、維修結果等，做到有據可查，且組織相關工作人員定期對大型醫療設備資料進行定期清查與整理，達到有效規范醫療設備檔案管理工作的目的。
1.3 觀察指標
比較干預前后醫療設備運轉情況，并對干預前后兩組醫療設備整體運行狀況進行評價。
1.4 評定標準
醫療設備整體評價：由設備科主任牽頭對全院在運行醫療設備進行抽檢，并進行環節質控，根據可使用科室提供的每月?|控評分進行總結與計算，總分100分，分值越高整體醫療設備運行狀況越良好。
1.5 統計學處理 應用SPSS13.0進行，計量資料以均數±標準差（ ）表示，兩組間均數的比較使用t檢驗，組間率的比較采用χ2檢驗，P
2 結果
2.1 干預前后醫療設備運轉情況比較
兩組干預前醫療設備運轉情況中資料齊全率、資源浪費率及正常運行率之間差異無統計學意義（P>0.05），干預后觀察組資料齊全率、資源浪費率及正常運行率均高于干預前及干預后對照組（P
2.2 干預前后兩組醫療設備整體評價比較
兩組干預前醫療設備整體評價得分差異無統計學意義（P>0.05），干預后觀察組醫療設備整體評價得分顯著優于對照組（P
3 討論
進入信息時代后，我國檔案數量與日俱增，其中，地質行業資料有以地球系統科學為核心的基礎地質研究成果，研究方法，以及圖文地質資料，實物地質資料，圖書文獻等館藏資源。以上信息主要以新聞，出版物，期刊，圖件、數據庫、圖集、應用系統、實時數據、科普等方式展示。實現檔案工作規范化管理的根本目標就是要實現檔案保管的系統化和案卷的完整化，進而促進檔案信息資源的價值最大化和利用便捷化。要充分地開發和利用檔案信息資源，基礎和前提是要實現檔案管理的規范化，這兩者是相輔相成、互相促進的。
1 更新觀念，提高檔案信息資源服務的主動性
要充分做好檔案信息資源的開發利用工作，就必須樹立社會服務觀念和市場經濟觀念。一是要確立主動服務的觀念。檔案部門工作人員只有確立主動服務的觀念，才能產生自覺的服務行動。二是要確立開放觀念。檔案工作者只有從封閉走向開放，主動融入社會，了解并把握檔案利用的需求，才能有效地開發和傳遞檔案信息。三是要確立競爭的觀念。檔案工作者必須增強憂患意識，從而產生開發檔案信息資源的強大動力。四是要確立市場觀念。在市場經濟條件下，所有工作都必須以市場需求為導向，并與市場經濟競爭相適應。
2 豐富館藏，深層次開發檔案信息資源
要按照《檔案法實施辦法》和《檔案法》的相關規定，多渠道、多層次地征集和收集檔案資料，特別要收藏科技、經濟和地方特色等方面的檔案資料，豐富館藏，提高館藏質量。要逐步擴大檔案信息的開發規模，系統地開發和利用各級檔案館的館藏檔案信息，深入研究經濟活動方面的檔案資料，根據研究成果寫成論文或報告，提供給有關方面作為參考。要針對社會熱點問題開發檔案信息資源，把現實信息和館藏信息加以整理匯編，提供給有關部門作為解決熱點問題的參考，為推動本地區的社會經濟發展做貢獻。
3 擴大科技檔案的利用范圍
檔案工作的根本目的是為了使檔案得到更好的利用。要按照《檔案法實施辦法》和《檔案法》的規定及時進行調整，根據情況適當放寬對部分檔案的限制。特別是科學、經濟、文化、技術等類檔案，要擴大向社會開放的范圍，進行科技檔案信息的交流和成果的推廣，實現知識和信息的共享。檔案部門要積極參與成果的轉讓，建立科技檔案信息中心，對檔案進行加工和整理，并開展科技檔案信息的交流，以促進科技成果盡快轉化為現實生產力。
3.1 加強網絡環境建設，創新檔案服務手段。加快檔案信息的互聯網絡建設，實現檔案信息的網絡化，以達到資源共享的目的。建立檔案管理部門網站，開展網上利用等相關服務。積極組織上網數據和信息，實現檔案信息的網上檢索。以網站為基礎，進一步加快檔案信息資源的數據庫建設，實現檔案信息資源的數據庫化和數字化。
在網上公開部分檔案目錄，以方便利用者查詢檢索。
開展在線服務，方便利用者在網上與檔案管理部門進行信息交流，并提供查詢和資信服務。
3.2 加強橫向聯合，實現信息資源共享。在這個高速發展的信息時代，人類的信息和知識總量在急劇增長，單獨一個文獻部門不可能將所有信息和知識全部加以收集、整理、保存和利用。因此，包括檔案管理部門在內的所有文獻部門應當建立一個完整的社會信息系統，建立聯合目錄，形成網絡，實行資源共享，方便信息利用者更多也更廣泛地獲取信息和知識，更好地滿足社會多方面的需要。
3.3 規范新老檔案員的工作交接手續。過去有的單位老檔案員在調換工作時，幾乎不清點收藏檔案數量，鑰匙一交，“拍屁股走人”，這就致使新檔案員在接工作后，不熟悉檔案家底，不知道各種門類、各種載體檔案的分類方案和檔案保管期限的規定，最終在整理檔案時無從下手。這樣草率的交接工作影響了單位檔案業務工作的正常開展。為避免今后再發生這類情況，《認證標準》要求新老檔案員在交接工作時，必須當面點清收藏檔案的數量和門類，登記臺賬必須與實物相符，雙方或三方（主管檔案工作的辦公室主任參加）在交接清單上履行簽字手續，以分清責任（認證時，查近10 年的交接手續）。
4 提高個人業務素質，搞好檔案編研
要實現檔案工作的規范化管理，檔案工作人員必須提高自己的業務素質。關于檔案工作的基本理論知識和具體操作的業務知識，可以通過參觀學習和業務培訓等方式逐步提高。檔案工作者學習掌握外語，是新形勢下對檔案管理人員提出的一項新任務，因為隨著越來越多的部門對外開放步伐的加大和加快，很多檔案部門中不可避免地會出現一些外事檔案，如果管理人員不會外語，也就不認識自己管理的對象，不利于工作的正常開展。
檔案工作者要努力學習并掌握計算機知識，逐步學會使用計算機管理檔案。隨著辦公現代化的發展，越來越多的現代化辦公設備進入了檔案館（室），這些設備逐步變成了檔案人員的工具，如果檔案工作者不會使用工具，那么就不能正常地開展工作，因此學習使用各類現代化設備，也是檔案工作人員必須學習的知識。
5 結束語
為社會發展提供地學信息和檔案查詢等專項服務，是新時期國家賦予地質調查檔案管理工作的重要職責和使命。作為地質調查機構的專門處室，應該站在的季度上，加強，積極推進，充分挖掘、整合和展示中國地質調查工作的信息資源，為提高地質調查工作服務，提升地質檔案管理和開發利用工作做好支撐。
參考文獻
中圖分類號：R197 文獻標識碼：A 文章編號：1009-914X（2016）24-0091-01
1 前言
當前，我國醫療衛生事業發展比較快，醫療衛生水平也取得了很大提高。與此同時，涉及到的醫療檔案資源越來越多，增加了檔案管理工作難度。醫療檔案主要是對診斷病例、病人健康情況、設備設施配備情況及科研成果的記錄，它是對醫院各項資源及醫療信息的有效匯總。醫療檔案管理質量直接關乎醫院發展水平，醫院負責人和檔案管理人員要結合醫院發展背景，將醫療檔案資源管理與建設工作落實到位，推進醫院各項工作的順利進行。
2 醫療檔案資源管理與建設必要性
醫療檔案資源對醫院日常醫療服務過程中的各項工作進行詳細記錄和整理，并對醫務人員具體工作情況和實踐治療成果等進行總結。網絡信息化背景下，醫療檔案的形式比較多，包括紙質檔案、電子檔案、視頻、音頻等。當前，仍然有部分醫院在檔案管理工作中沿用傳統的信息收集、歸納及整合方法，管理制度缺失，且檔案管理人員素質普遍偏低，制約了現代化醫院的建設及發展。醫療改革背景下，對醫療檔案進行科學管理，可實現醫院的高效運行和發展，使醫院的整體醫療衛生水平及管理水平不斷提高[1]。
3 醫療檔案資源管理與建設現狀
3.1 醫療檔案資源管理建設基礎條件不完善
醫院檔案管理人員受制于自身文化水平，使醫療檔案管理工作質量比較低，而醫院不重視檔案管理人員的培訓工作，并未對他們進行過系統培訓;醫療檔案管理人員的工作內容決定了他們不僅要具備專業醫療知識，而且要具備較好的管理能力及統籌能力。但是，檔案管理人員并未達到該種水平;沒有結合醫院發展背景，制定醫療檔案管理制度，僅對國家檔案法律法規進行照搬，使其針對性不強;尚未認識到醫療檔案管理的重要性，醫療檔案與人事檔案混淆，基礎設施不完善。
3.2 沒有充分利用醫療檔案信息資料
醫療檔案是對醫療信息的書面記錄，很多醫院對醫療檔案進行記錄和存檔之后，將其積壓起來，無人問津，當有需求時，才進行查詢;對部分科研醫療檔案進行保密管理，無法實現醫療研究成果的共享;醫院負責人和檔案管理人員沒有認識到醫療檔案的重要性，并對部分檔案實施保密管理，從而降低了醫療檔案的使用價值，使醫療水平難以提高，制約了醫院發展及各項工作的順利進行[2]。
3.3 醫療檔案管理信息化建設滯后
計算機網絡背景下，對醫療檔案提出了信息化管理要求。然而，部分醫院因資金短缺、信息化人才缺失等，仍采用傳統袋裝和卷宗形式對醫療檔案進行保存，使醫療檔案管理混亂，增加了日常查詢難度，且容易丟失。部分醫院雖將實施了醫療檔案信息化管理，但是，受檔案管理人員水平限制，醫療信息錄入時，經常出現錯錄、漏錄情況等，無法提高醫療檔案管理效率，也對醫療改革工作的推行產生了制約。
4 基于醫改背景的醫療檔案資源管理與建設方法
4.1 完善醫療檔案管理基礎設施建設
（1）財務部門要結合醫院發展背景，調配一定的資金數額，為醫療檔案管理工作配備辦公設備、檔案材料收集室和計算機等硬件設施，營造一個專業的醫療檔案管理環境，使醫院檔案管理工作更加專業、正規，便于后期信息查詢，為醫院各項工作的順利進行奠定良好的基礎;（2）依據醫療檔案管理工作內容、部署和要求等，對檔案管理人員進行裁撤，使他們各司其職，以保障醫療檔案管理工作的有序進行。從高校選聘優秀畢業生，重點招收醫療專業人才，結合醫療檔案管理工作要求，向他們培訓相關專業知識，并注重道德培養，實現綜合性人才培養目標，不斷提高醫療檔案管理工作水平，使其更加專業;（3）完善醫院各項規章制度，結合醫院實際情況及發展需求，對醫療檔案管理工作進行細化，使其更加具體，并將獎懲措施落實到位，提高醫療檔案資源管理及建設質量[3]。
4.2 合理開發醫療檔案，提高檔案資料信息利用率
檔案管理部門對醫療檔案實施保密時，也要采取正確的方式，對醫療檔案資源進行充分開發和利用。依據醫療檔案資源管理和建設情況，成立醫療檔案開發組，定期組織探討會，對最新醫療科研成果進行研究、論證和總結，不斷引進新型醫療設備、器械、藥物等，對疾病治療方法進行創新，為人們提供優質的醫療服務，不斷提高醫療技術水平。醫院也要對醫療檔案進行合理開發，對病例情況和患者就醫情況等進行總結，增加對該科室的資金劃撥數額，實現醫院財政資金的合理配置及優化利用。注重醫療檔案的實用性，對其進行不斷開發，提高檔案資料信息利用率。
4.3 注重醫療檔案管理信息化建設
為了適應醫療改革需求，將信息化建設用以醫療檔案資源管理與建設中，使管理過程更加數字化，可提高醫療檔案管理質量及效率。醫院要結合自身發展背景及實際醫療、科研情況，借助人工錄入、電子掃描和照相等方法，改變傳統的紙質檔案存儲方式，以信息化模式，對醫療檔案進行保存，構建完善的醫療檔案信息化收集平臺，借助該平臺對醫療檔案進行匯總，并以數據庫形式對它們進行保存。醫院工作人員可通過密碼或權限設置，獲取醫療檔案或相關數據信息，降低醫療檔案管理人員的工作量，提高檔案利用率，使它的應用過程更加便利。完成信息平臺和數據庫建設工作之后，在醫院內部將數據庫管理醫療檔案宣傳工作落實到位，并對檔案管理人員進行定期培訓，提高檔案管理水平[4]。
例如，國外一家醫療信息管理公司，推出了一款名為Queue的醫療信息整合系統。醫院可應用該款軟件進行醫療檔案資源管理與建設，患者只需將姓名、住址、藥物過敏史、家族病病史等基本信息輸入到云文件中，醫院即可通過該系統及時提取病人信息，縮短患者等候時間。醫院也可通過該軟件對某時段就診人數進行管理，對病人醫療檔案進行有效存儲，提高醫療服務質量，避免病人檔案丟失，極具快捷性和便利性，有效降低檔案管理工作難度。
4.4 創新醫療檔案管理方法
隨著醫療改革工作的深入，傳統醫療檔案管理方法及模式已經不具備適用性。醫院要依據外部環境，對醫療檔案管理方法進行不斷創新，深入臨床一線進行各種調研活動，明確檔案利用及反饋信息，使其更好的服務于醫療工作，對醫療檔案進行充分利用，實現資源共享。近年來，醫療改革力度不斷加大，各基層醫院也逐漸認識到了醫療檔案管理工作的重要性，依據醫院實際情況及具體醫療工作內容，對檔案管理方法進行不斷創新，實時更新醫療檔案內容，不斷提高醫療檔案資源管理及建設水平，推進自身快速穩定發展。
5 結語
綜上所述，醫療改革背景下，醫療檔案管理及建設工作非常重要。醫院負責人和檔案管理人員要充分認識到醫療檔案管理的重要性，結合醫院發展背景，對醫療檔案資源管理和建設中存在的問題具備清晰的認知，并提出具體改革建設方法，以對醫院各項服務進行優化，提高醫療檔案管理質量，實現檔案資源的充分利用，推進我國醫療事業的快速發展及科研水平的不斷提高，為人們提供良好的就醫服務。
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檔案部門負責全公司的型號產品生產研制加工、經營管理、行政業務、基本建設等活動產生的科技文件和檔案管理，檔案來源復雜、種類繁多、內容豐富，涉及12個門類，分別有文書檔案、經營檔案、會計檔案、科研檔案、航天產品檔案、質量檔案、基建檔案、設備儀器檔案、教學檔案、特種載體檔案、民品檔案、其他檔案等。根據公司的職能設置和所擔負的工作任務，由各職能部門分別負責本部門形成文件資料的收集、整理、組卷等預立卷工作，如公司辦公室負責文書檔案的預立卷，財務部門負責會計檔案的預立卷，設備部門負責設備儀器檔案的預立卷，基建部門負責基建檔案的預立卷。
檔案系統的應用是建設數字檔案館的基礎工作，檔案系統從安全性、實用性和可操作性等方面著手，進行各項功能設計，其中預立卷管理功能包括了用戶登錄、檔案案卷新建與修改、卷內文件錄入與修改、案卷（卷內文件）順序調整、案卷間文件調整、生成卷內目錄、生成脊背標簽、生成移交清單、查閱統計等功能。本系統在公司辦公網絡平臺下運行，有檔案部門系統管理員確定并設置可使用系統的部門及用戶的初始登錄密碼，預立卷部門的資料員按照文件資料收集整理和組卷規范登錄檔案信息內容。組卷完成后由檔案部門進行組卷審核，審核修改后進行后期的歸檔工作。
二、檔案系統預立卷存在的問題
（一）對預立卷功能模塊功能了解不夠。檔案系統的功能設計很靈活實用，經過3年的應用預立卷部門仍有不會使用的現象，對相關字段的適用范圍不清楚，相關字段的使用存在混淆和錯誤的情況，案卷順序顛倒時不會調整，卷內文件排列順序錯誤也不會調整，不同案卷下的卷內文件可以進行調卷的功能幾乎都不會用，也不會通過系統進行查找檢索。
（二）著錄不規范。預立卷資料員對著錄規則缺乏正確認識，特別是在案卷和文件題名上，題名不能揭示檔案內容、過于冗長、不適當省略等問題常見。以一臺設備的檔案為例，設備檔案一般包括設備采購申請審批、招投標資料、隨機資料和安裝調試驗收資料，但在組卷時資料員是按收集的順序，將資料裝入多個檔案盒，再按檔案盒數量分別建立了幾個案卷，題名分別是設備資料+（一）（二）（三）......，這樣的題名過于省略，不能揭示案卷內的內容。
（三）重點檔案未進行數字化處理。有價值、意義重大的文件未轉化為電子文件，文件為電子文件的又未利用檔案系統歸入檔案數據庫。如固定資產投資項目立項階段的項目建議書、可行性研究報告、初步設計等文件，均有紙質和電子文件，但現在只歸檔了紙質文件。
（四）預立卷資料員檔案業務能力有限。公司多年實行信息化管理，OA系統得到了迅速普及，預立卷資料員本身所具備的計算機操作技能足以勝任文件著錄的工作，但資料員多數是兼職資料員，日常工作繁雜，處理文件時間少，沒有系統的檔案專業知識，對歸檔范圍、分類整理、著錄要求等理解有限，難以專心搞好預立卷工作。
三、具體解決措施
（一）預立卷部門要了解掌握歸檔范圍、組卷原則，隨時或分階段進行預立卷工作。檔案部門根據國家檔案局、航天集團檔案館的有關標準和規則，制定下發了企業檔案的管理規范和標準，明確了各類檔案的收集范圍、分類整理、組卷的原則，對預立卷工作有很好的指導意義。預立卷部門主管領導和資料員首先要掌握這些規程和標準，根據工作實施情況按類別收集分類文件，及時在檔案系統上設立案卷和著錄卷內文件。
檔案歸檔時間一般是隔年歸或按階段歸，日常就應做好預立卷工作，避免歸檔前的突擊工作。像基建部門主要是對新建廠房和改擴建工程的基建檔案進行預立卷。資料員可按工程實施的進度進行資料的收集，如勘察設計階段的工作完成后，負責這項工作的主管工程師就應將手中的文件移交給資料員，并同資料員一起對照基建檔案管理標準中的歸（下轉第132頁）（上接第127頁）檔范圍進行查漏補缺，檢查文件是否符合歸檔的要求，再按文件的有機聯系、邏輯關系進行分類和文件排序，最后由資料員在檔案系統上進行案卷和卷內文件的著錄，并提請檔案部門對所著錄的內容進行審核把關。這樣就能全過程對基建檔案進行管理，確保基建檔案的完整、準確、系統、齊全。
（二）完善設備設施。公司的網絡體系在多年運行的基礎上已經發展完善，具有較高的安全性能，預立卷部門全部配有聯網計算機，在設施方面保障了檔案系統的穩定運行。但針對有價值的紙質檔案，需要將其轉化為數字信息，采用檔案管理軟件實現檔案歸檔，這就需要有掃描儀和鑒定電子文件有效性的設備。
（三）提高預立卷人員素質。檔案部門要不定期對預立卷人員進行檔案管理專業知識和信息化知識培訓，培訓的主要內容應當包含檔案管理系統的具體設計、檔案歸檔范圍、分類規則、檔案著錄規則，使預立卷人員既要精通檔案專業又要熟悉檔案系統功能構架。
（四）完善規則規范著錄。檔案著錄數據是檔案檢索中的重要信息，題名、責任者著錄時檔案著錄的重要部分，是進行檢索的最常用入口，題名與責任者的不規范著錄極易造成數據的不標準，導致檢索查閱的不確定。大多數檔案部門的檔案著錄時按照國家檔案局所制定的《檔案著錄規則》（DA/T18-1999）進行，檔案部門應在此規則的基礎上，在工作中不斷總結經驗，結合公司的相關規定，制定出適合本公司的著錄規則或標準。
一、前言
近年來，城市建設迅猛發展，建筑施工企業施工項目不斷增加，形成了大量的基建檔案資料。作為建筑施工項目管理的重要組成部分，基建檔案反映了建設工程施工過程、管理過程、質量狀況，也是建筑工程后期維修，擴建、改造的重要檔案資料，可由檔案資料總結出改進提升施工管理經驗，進一步提升企業核心競爭力，基建檔案的妥善保管和利用，勢必為企業高效發展的提供助力。
二、基建檔案管理工作中存在的問題
1.基建檔案歸檔不及時
按照制度規定，一般情況下工程檔案資料應從工程項目竣工驗收之日起3個月內向檔案室移交，但實際操作中卻很難在規定期限內實現。工程建設過程中，各類資料分散在不同人員手中，過程中未系統性形成檔案資料，當工程即將完工時，大部分工作人員都陸續撤離了施工現場，資料一時難以找齊；另外，基層項目上一般只配置資料員而沒有配置專職檔案管理人員，導致后方專職檔案管理人員很難了解到前方施工項目哪些已經具備移交條件，致使檔案接收工作處于被動狀態。
2.基建檔案資料不齊全，復印件比重偏高
檔案資料不齊全不完整，是建筑工程檔案存在的主要問題。工程項目管理較好的單位歸檔率能達到百分之八十至九十，過程管理較差的施工單位甚至存在施工許可證、安裝及質量證明文件不齊全，施工主材進場合格證、主材實驗文件等工程檔案缺失的情況。有些項目原件制作份數不夠，在滿付業主單位和城建檔案館后，交本單位檔案室只有復印件，曾經對四川華西集團公司承包部移交的一個項目工程檔案做過一次統計，復印件率達到62%。而復印件在法律訴訟中不被認可，因此，高復印件不利于日后工程檔案利用、企業經濟利益的維護。
3.歸檔文件質量有待提高
移交的工程檔案質量有待提高，很多資料中施工記錄不真實、不準確、不規范，部分資料有明顯事后補填痕跡，有些資料存在工作人員隨意代簽現象，導致資料歸檔后失去了利用價值。
三、出現上述問題的原因
1.施工單位對檔案歸檔工作重視程度不夠
（1）思想重視程度不夠。在很多企業里，檔案管理工作“講起來重要，心里面次要，做起來不要”的現象相當普遍，由于資料整理瑣碎，施工現場工作繁忙，施工人員絕大部分精力集中在工地，資料整理處于被動應付狀態，不認真進行督導檢查，到移交階段時才發現工程檔案管理一塌糊涂，資料大量缺失，無法彌補。（2）追求經濟利益，人員配備不足。有些企業連起碼的專職檔案管理人員還未配備，還有些企業只是辦事員兼職或代管；個別企業領導還把本單位的檔案員當作“吃閑飯，不創收”的閑雜人員，收入待遇列為二等公民，嚴重打擊檔案人員的工作積極性。
2.缺少管理機制和相關制度，日常管理混亂
現行的工程檔案規范與制度較多側重建設單位和城建單位的歸檔范圍和要求，對于施工單位來說，檔案缺少統一的制度、標準和要求。施工單位在竣工后為了盡快辦理結算，將完整的檔案資料移交業主及城建檔案館，造成本單位檔案室無法收集到完整的檔案資料。在項目建設過程中，專業檔案管理人員對現場資料員缺少必要的業務指導，導致資料員不了解本單位檔案室應該保存哪些資料，有些項目施工工期較長，人員變動頻繁，重要資料存在遺失或被帶走的可能，導致資料收集不齊全。
3.缺少復合型檔案管理人才
資料員有一定的建筑工程專業的知識，但缺乏檔案管理業務知識，只進行資料收集，而不能形成檔案，資料收集和歸檔不能較好地結合起來，影響了建筑工程文件檔案的整編與管理。
四、做好基建檔案管理工作的方法
1.企業重視檔案管理工作
目前建筑市場競爭激烈，提高經濟效益為企業的當務之急，檔案工作短期利益不明顯，致使檔案工作在建筑施工企業里得不到重視。現階段，工程實體的質量越來越受到國家各級部門的重視，竣工檔案的重要作用也日顯突出，企業要長期發展，必須保管好工程檔案資料，改變觀念，確立檔案是企業的重要資產的觀念，投入必需的人力、物力、財力，過程中做好檔案工作，實行領導負責制，切實加強領導協調作用，提高重視程度，立足長遠，以維護企業經濟利益。
2.建立健全制度建設
健全的檔案管理制度是做好工程檔案管理的基礎，為了加強對工程建設各階段資料的有序管理，保證歸檔資料及竣工圖紙的準確、齊全、規范，提高檔案管理人員工作規范性，企業應根據國家對現場施工檔案的具體法規要求，結合企業自身特點，制定與企業發展相適應的檔案管理制度，實現制度管檔。
3.創新檔案管理模式
在傳統的檔案管理中，企業相關部門移交多少資料檔案室就接收多少資料，不移交就視為沒有，這種管理模式的弊端在于檔案管理員責任心不夠，造成項目檔案資料收集不齊全。站在服務企業發展角度上看，必須要發揮檔案室信息中心的作用，檔案管理工作需要改變以往被動接收的檔案管理的模式，創新檔案管理手段，強化過程控制，加快檔案管理實施，采用管理與服務的模式。（1）前期介入控制檔案部門專業人員要提前介入施工項目過程管理。在工程準備階段，檔案專業人員要深入基層，到施工項目部交底檔案管理注意事項，把檔案管理方面的規定、要求向資料員和相關部門進行宣傳，制定工程檔案歸檔程序手冊，明確施工各階段檔案收集范圍及歸檔份數及具體要求。落實責任，做到預防為主，避免檔案資料移交時出現大量復印件。（2）中期跟蹤服務基建檔案的收集與工程進度同步，檔案人員應及時了解工程計劃、規模、進展，資料員變動等，經常與項目上兼職檔案員溝通聯系，采取追蹤、分階段收集、強制性收集等方法，使檔案的跟蹤收集工作從工程動工開始就與工程同步進行，避免出現檔案缺失現象。（3）后期監督檢查監督檢查是做好檔案管理工作不可或缺的一個環節，其目的不僅僅在于檢查檔案歸檔情況及質量，更在于強化施工項目部及兼職檔案人員對檔案工作重要性的認識，固化檔案管理模式，進而提高檔案管理工作水平。（4）實行獎懲激勵機制激勵機制產生效應遠遠大于管理本身，企業可以組織考評，建立獎懲分明的激勵機制，對檔案工作做得好的單位給予經濟上的獎勵，對管理混亂的單位實行處罰，或實行單位內部的歸檔保證金制度，可以充分調動各方對檔案管理的積極性，提升各單位對檔案管理的重視程度。4.加強培訓力度，培養復合型人才檔案管理工作是一項科學性、管理性工作，檔案管理人員需要高業務能力、高責任心的職業素養。施工現場多為資料員擔當兼職檔案管理員，缺少檔案管理專業能力，資料員要做好工程項目檔案管理工作，就必須加強檔案管理專業知識的培訓與學習，并對其進行考核，培訓出既懂建筑專業知識，有豐富現場項目資料收集經驗，又了解檔案管理的復合型人才。
五、結束語
綜上所述，建筑工程檔案資料的有效管理是整個建設項目不可缺少的重要組成部分，施工企業做好基建檔案管理工作，需要單位領導層的高度重視，需要專業檔案人員轉變思路，勇于創新管理模式，深入基層強化管理，還需要現場資料員提升檔案整編職業素質并做好配合工作。
作者:陳明 單位:四川華西集團有限公司
一、工程檔案的歸檔范圍及質量要求
（一）工程檔案的歸檔范圍
對于工程建設有關的重要活動，記載工程建設主要過程和現狀，具有保存價值的各種載體的文件，均應收集齊全，整理立卷后歸檔。（詳附件一）
（二）歸檔文件的要求
1、歸檔的工程文件應為原件。
2、工程文件的內容必須真實、準確、清晰、幅面整潔。
3、工程文件簽字不得用鉛筆、圓珠筆等不具耐久性的書寫工具。
4、工程文件尺寸統一采用 A4 規格歸檔。
二、工程檔案的管理機構
各工程部設資料員，主要負責本部門工程項目從工程準備階段到竣工備案驗收過程中程建設文件的收集、整理、立卷、編目、裝訂、檔案預驗收及移交。
三、工程檔案的收集、整理、立卷、編目、裝訂、歸檔、移交、索引、保管、統計
（一）工程檔案的收集
文件形成后，文件形成責任人（經手人）必須于當天交一份原件給資料員，資料員收到文件后，當天登記入盒。
（二）工程檔案的整理
按照單位工程分部分項工程及文件形成的時間先后順序進行分類排列。
（三）工程檔案的立卷
1、工程文件可劃分為工程準備階段文件、監理文件、施工文件、竣工圖、竣工驗收文件五部分。
2、工程準備階段文件按建設程序組卷。
3、監理文件按單位工程、分部工程組卷。
4、施工文件按單位工程、分部工程組卷。
5、竣工圖按專業組卷。
6、竣工驗收文件按單位工程組卷。
（四）工程檔案的編目
1、每卷單獨編號，頁號從"1"開始，案卷不宜超過 30MM;頁號編寫在單頁右下角，雙面書寫的，正面在右下角，背面在左下角，折疊后的圖紙一律在右下角。
2、卷內目錄："序號"以一份文件為單位，"責任者"填文件的直接形成單位和個人，
有多個責任者的，選擇兩個主要責任者，其余用"等"代替。"文件編號"填寫工程文件原 有的文號或圖號；"文件題名"填寫文件標題的名稱。"日期"填寫文件形成的日期。
未按要求編目的，每項扣罰部門資料員 5 元。
（五）工程檔案的裝訂
案卷可采用裝訂與不裝訂兩種形式，文字材料必須裝訂。既有文字材料，又有圖紙的案卷應裝訂。裝訂應采用線繩三孔左側裝訂法。
（六）工程檔案的歸檔
1、單位工程竣工驗收完成后 30 日內，部門資料員要完成該工程檔案的歸檔工作，未按時歸檔的扣罰部門資料員 5 元。
（七）工程竣工檔案移交
工程竣工驗收完成后 60 日內，部門資料員將完整的工程竣工檔案一份移交給城建檔案館，一份移交給工程檔案室，未及時辦理移交的，扣罰部門資料員 5元。
（八）工程檔案的索引（待討論工程代號、檔號）
工程代號由集團公司統一規定，檔號由工程檔案中心根據工程代號填寫。
案卷號
如：第 1 卷 1.1.1-1
專業號
如：基建類 1 為 1.1.1
工程代號 如XX花園首期為 1.1
樓盤代號 如XX花園代號為 1
（九）工程檔案的保管
工程檔案管理人員必須確保工程檔案的安全和不被流失。保持檔案室的干燥和通風，保證工程檔案不被腐蝕。
（十）工程檔案的統計
工程檔案管理人員必須每月對收集、歸檔、移交、借閱情況進行統計，及時催促借閱到期文件的歸還。
四、工程檔案保管期限
保管期限分為永久、長期、短期（具體詳附件一）
1、永久：是指工程檔案需永久保存。
2、長期：是指工程檔案的保存期限等于該工程的使用壽命。
3、短期：是指工程檔案保存 20 年以下。
同一案卷內有不同保管期限的文件，該案卷保管期限應從長。
五、工程檔案密級
密級分為機密、秘密兩種。同一案卷有不同密級的文件，應以高密級為本卷密級。
工程準備階段文件為機密級，監理文件、施工文件、竣工圖、竣工驗收文件為秘密級。
六、工程檔案的借閱及銷毀
一、資料管理的重要性
隨著建筑業的發展迅速，國家對基礎設施的投入大大加強，對建筑工程的質量，進度等各方面要求的更加嚴格，也更加規范。由于工程項目一般都具有隱蔽性的，所以對于工程質量的檢查以及規范，必須通過資料來體現，一個工程項目資料的完整與質量的好壞，直接影響到這個工程項目的好壞，所以工程資料的管理是一個非常重要的工作環節。建筑工程資料是記載建筑工程施工過程中的一項重要內容，它是城建檔案的重要組成部分，也是工程竣工交付使用的必備文件，又是對工程進行檢查、驗收、移交、使用、管理、維修、改建和擴建的原始依據。建筑資料管理工作直接反映了一個建筑施工企業的管理水平。建設部要求建立并管好城市基礎設施建設檔案，進一步加強對工程項目建設檔案管理的重要性和緊迫感的認識，并明確指出：任何一個工程，如果技術資料不符合有關標準規定，則判定該工程不合格，對工程質量具有否決權。足見資料管理的重要性。
二、資料管理工作必備的條件
1、資料管理工作的態度
一般人都認為資料員的工作看似輕松，其實做好也是很不容易的。資料員如何去完成項目交給的每一項工作，是值得深思熟慮的問題。我們要經常提醒和捫心自問，在做資料的工作中是否及時、準確、完整；怎樣配合好技術負責人做好施工組織、方案、技術交底等工作；我們是否對項目前期工作施工組織設計等進行了審核，用字是否恰當和規范，是否有遺漏和不全面；怎樣和監理、業主用虛的態度及規范的語言進行了溝通；你是否對監理、業主提出的意見和建議虛心接受了；你是否在第一時間熟悉施工圖并發現問題，你是否在第一時間和業主、設計單位進行了聯系和溝通，并在最短時間段內解決；對各條線的管理人員在工作過程中所提出的建議是否樂于接受并落實到項目管理中去；是否對以前的工作進行了總結，留下好的一面，改正了不好的一面。并用踏實、勤奮、認真及科學的態度去工作、去做好資料這些都是我們資料員都要考慮和必須考慮的問題。在項目施工資料工作中，工作的復雜性、艱巨性，相信每個人都會遇到。如何去完成好每一個施工項目的所有資料，就需要在日常工作中多思考、多交流、多學習、多協調，并用認真的態度去工作、去落實。作為一個公司的員工要有危機感、責任感，要珍惜和熱愛自己的工作。對公司各級領導交給你的工作不論大與小，都要盡己所能。仔仔細細、認認真真的去做好、完成好。在做好本職工作的同時對工作的各個環節都要有補位意識，并加強協調和配合，用團隊精神來增加凝聚力、向心力。不斷加強學習和廣泛涉獵施工資料相關的書籍和有利于文化素養的書籍。來提升我們自身的素質，讓企業整體文化素養上一個臺階，同時在工作中不斷地總結、再總結。找出不足之處，使每個工程項目的資料都能做到最好，都能得到大家的認可和好評。
2、資料管理必備的專業技能
當然做好資料的管理，做好資料員，不光在態度上再思想上有能動性，還必須具備一定的的建筑專業知識， 因為建筑工程資料員的工作是一項集工程建設管理、檔案管理知識為一體的復合專業工作，所以必須具備一定的建筑專業知識、工程檔案專業知識及操作計算機建筑應用軟件的能力。隨著中國建設的不斷升溫，建筑資料員社會需求量逐年提高，現在資料員已成為工程行業必不可少的專業人才。首先崗位必備知識：熟悉國家、省、市城市檔案工作法律、法規、政策、規定、規范、標準；能看懂一般建筑工程施工圖，能編制修改工程竣工圖（包括重新繪制基礎竣工圖）了解各種建筑結構施工技術和方向。能正確填寫各種施工記錄、隱蔽工程記錄及竣工技術資料表格；熟悉城市建設工程檔案的內容、范圍。掌握工程檔案收集、編制、整理的方法；了解計算機在檔案管理中的作用及基本知識。
3、明確資料管理職責也是做好資料管理的重要前提
