檔案管理創新建議匯總十篇

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篇（1）

在信息化技術急速發展的今天，不少機關、企事業單位檔案管理工作仍然存在一些問題。管理模式上仍以紙質檔案記錄為主，手工檢索造成了檔案材料更新速度慢、整理歸納周期長、編制檢索工具求“多”不求“精”，管理科學化水平低下，檔案管理現代化意識不強，檔案管理資金短缺，硬件設備和技術落后，檔案現代化的基礎薄弱等。這些問題的存在嚴重影響了檔案工作的順利進行，阻礙了企業發展的步伐，將原本地位重要的檔案管理部門變得猶如雞肋，檔案工作的創新日顯緊迫。信息化、人性化、服務化的發展趨勢對當前的檔案管理提出了新的挑戰，要求檔案主管部門在管理手段、管理方式上區別于傳統檔案管理，突破人工整理檔案的局限，逐步實現檔案管理的現代化。

二、檔案管理創新的必要性和緊迫性

1.管理方式需要創新。不管是所屬基層人員還是各層次領導都有查閱檔案的需要，因此，在檔案管理方式上，做到分類明晰，方式多樣化就顯得尤為重要。不管是信息化平臺還是紙質檔案包括實物檔案等都有各自的特性與優勢，多樣化的選擇能使工作人員在查閱過程中有的放矢，選擇更適合自己的方式，同時明晰分類也便于快速找到利用者所需的資料，實現檔案管理的系統化。

2.擴大檔案資料收藏和管理范圍。除了傳統的紙質資料、實物資料之外，在高度信息化的今天，對電子形式的檔案資料也要加以收集儲藏。檔案管理范圍擴大之后，能更加仔細準確地記錄各機關、企事業單位的一切動態，通過編研形成有效的、系統的事業數據分析，不僅能彌補紙質與實物資料的漏洞，完善檔案，同時也為檔案利用者提供更豐富詳實的資料庫，為檔案利用者運用檔案籌謀發展提供更好、更有效的服務。

3.將檔案工作正式列入各機關、企、事業單位工作計劃。將檔案工作正式列入各機關、企事業單位工作計劃，是對檔案管理重要性的體現與承認，不僅能制定出更加切實可行的工作計劃，對實際工作的執行也大有益處。同時，還能使員工認識到檔案管理工作的必要性與重要性，在檔案工作中遇到問題與困難時，群策群力，共同解決，對于發揮工作人員的個體智慧，增強員工的凝聚力有著積極作用。

三、在新時期中對于檔案管理創新的建議

1.對思想觀念進行創新。對于管理觀念進行的創新是檔案管理的基礎，只有對觀念進行創新，才能真正的實現對于管理的創新及服務的創新。假如檔案的工作人員自身就沒有創新意識，即使有一流的檔案管理設施，也不能為社會提供高水平的信息資源服務。檔案的工作人員需要樹立起依靠科技進步及科學的管理觀念，建立與時代合拍的檔案創新意識，真正的改變傳統檔案管理中的重管理而輕利用的這種思想觀念，實現對檔案的被動式服務向主動式的服務轉變，把封閉式的服務轉化變為開放式的服務，使檔案工作能夠更好的為經濟的建設、教學的科研、編史修志來進行服務。

2.人才的培養創新。人才的培養是管理創新的重要基礎。隨著社會的發展，高新技術為檔案管理提供了物資基礎，計算機的應用對檔案管理帶來了極大的便利，在現代檔案管理工作中，推動檔案工作向更高層次邁進，人才的培養是關鍵。要不斷加強檔案管理人員的培訓力度，加強對自身素質的培養，不僅具有良好的思想觀念、創新性的思維，并且擁有更豐富的專業知識，懂得更多的信息技術。要通過不斷的學習，豐富專業知識，優化知識結構，開闊視野，提高綜合素質，正確的運用科學化、規范化、現代化的檔案管理技能，做好新時期的檔案管理工作。要敢于開拓，提出新方案，創新新理論，用新的管理方法和技巧，讓檔案管理工作具有獨特性、新穎性、靈活性、潛在性，不斷的為教學、科研、編史修志等各個行業服務。

3.理論知識的創新。建立健全檔案管理模式，應保證檔案的完整、安全、高效。這就要求檔案管理者要與時俱進，樹立新的科學觀念和工作態度，正確掌握和應用科學的理論、方法、技術，在新的領域中探討、創新，讓傳統的人工管理方法與現在的科學信息方法相結合，在保證檔案記載原始性、真實性的基礎上，在遵守檔案信息化的管理法律法規的前提下，充分運用網絡信息技術，改變管理水平和管理手段的落后局面。

4.服務手段的創新。要不斷完善服務手段，用創新服務來滿足檔案管理的需要。既不能完全脫離老的檔案管理的方法和經驗，又要逐漸引導檔案管理者樹立正確的新觀念，充分運用現代化的工具，加強計算機技術在檔案管理中的運用，加強網絡信息服務，增強檔案管理的質量，使得檔案管理信息物暢其流。通過檔案管理的多樣化、現代化，來滿足檔案管理全方位的需求。

篇（2）

為了配合醫療改革的發展，醫院的基建檔案管理工作也需要積極地展開創新，使其能夠為醫療事業提供更加便捷、高效的服務，只有不斷的創新能夠跟上時展的步伐，具體的創新工作應該從細節入手，醫院基建檔案的創新發展能夠提升實際的工作效率，基建檔案得到更加充分的利用，在今后的發展中需要注重對基建檔案管理中的不足進行改進，為其創新發展提供一個良好的基礎條件。

一、醫院基建檔案管理創新的意義

從一定意義上來看，醫院的基建檔案反映的是建筑物的演變與發展歷程，是醫院某個時期建設活動最原始的資料，能為歷史查找、產權查證、經濟糾紛及科研提供素材。由此可見，基建檔案所具備的服務價值是非常長遠、重要的。對醫院基建檔案管理進行不斷的創新可以更好地為醫院的未來計劃、建設提供完整、真實的參考依據，對于推動醫院的可持續發展有著積極的意義。另外，醫院基建檔案管理也是時展的一種內在要求，對于醫院中檔案管理工作人員的綜合素質的提升有著重要的促進作用。分析醫院基建檔案管理的內容可見，這一工作主要就是借助合理的管理方法將基建檔案所具備的價值功用充分地發揮出來，為醫院其他工作的順利開展提供支持，這也說明了，醫院基建檔案管理工作的不斷創新是非常必要的一項工作。具體的醫院基建檔案管理的創新，需要相關管理人員不斷提升自身專業素養，樹立創新意識，提升管理能力，為基建檔案管理工作的順利開展打好基礎。

二、醫院基建檔案管理的不足

（一）專業的管理人員及管理設備不足。醫院基建檔案包含醫院內部的各種重要的資料與信息，是醫院研究工作的重要參考，但是許多醫院忽略了基建檔案管理工作的重要性。大部分醫院更愿意將預算支出安排在專業的醫療設備的更新換代上，而對檔案管理設備的更新則比較忽視，這使得檔案管理設備的功能嚴重弱化，在檔案的查找過程中只是能進行簡單的檢索，稍微復雜的操作都不能完成，更不用說對檔案實現科學的分類了，最終造成了檔案查找效率的低下。另外，醫院配備的檔案室管理人員通常都缺乏專業的檔案管理素質與能力，有的醫院因為相關人員的缺乏，還會安排醫院的醫生到檔案室進行值班，沒有經過專業知識技能培訓的人員缺乏實際的檔案管理經驗，也沒有正確的檔案分類管理意識，容易降低檔案管理的實際效率，有的情況下還可能會出現重要檔案的遺失等問題，嚴重制約了檔案規范化管理的進步。

（二）系統的檔案管理制度不完善。醫院對基建檔案管理工作的開展缺乏足夠的重視，相關的檔案管理制度也不夠完善，這也給醫院其他工作的順利開展帶來了一定的不利影響。比如，在對病人的資料進行管理的時候沒有一個系統的管理機制，同一個病人在不同科室檢查后產生的病例資料不能集中進行存放，這樣容易出現病例遺失的情況，對以后病人病例資料的查閱工作帶來了困難。另外，因為檔案管理制度上的缺陷，各個科室的資料通常都會存放在自己的科室里，這種存放方式容易出現資料遺失的情況，還會阻礙醫院形成系統化的資料查閱機制。所以，為了能夠正確地解決資料查閱過程中存在的各種問題，就需要形成一個完善的資料存放與管理制度。

（三）檔案管理模式封閉，只注重病例檔案。醫院對送交保管的資料，尤其是病人資料和診斷病例資料都是要求保密保管的，所以，檔案管理人員一般不會對送交保管的資料進行審閱，只是依據送管者的描述進行分類存放。這種情況下，服務對象是比較單一的，而且按照保密的相關要求，檔案不能對外開放，這樣很多優秀的治療方法就不能及時地被發現，這對于醫療的進步是一種損失，長久之后也就形成了一種封閉式的管理模式。病人的病歷檔案在了解病人的病情、制定治療方案等工作中都有著重要的作用，通過病例上的信息就可以掌握病人在醫院就診的全部過程，并且還能詳細的看到病人的真實治療過程，可以在評價醫院的治療水平上發揮重要的參考意義。病例資料中所記載的各種新型治療方法也可以為醫學的進步提供確切的依據。一部分醫院也已經開始意識到了病例資料的重要性，并且設置了專門的存放科室，但是對其他類型資料的存放依然缺乏完善的制度。

三、醫院基建檔案管理創新策略

（一）加強觀念創新，實現基建檔案管理理念現代化。正確的基建檔案管理工作的創新對于醫院基礎管理工作與醫院信息化發展有重要的指導作用，基建檔案工作面臨著電子檔案的普及、信息技術的應用、新檔案載體的保管等挑戰。基建檔案管理人員在這種要求之下需要不斷進行自我學習與創新，從傳統的手工型管理模式向現代化管理轉變，突出資源優勢，建立公共檔案管理的新思想。在實際的基建檔案管理人員的發展中需要以現實情況為基礎，實現檔案管理理念的創新，使自身的工作素質及水平得到提升，使得醫院基建檔案信息的存儲、傳遞及共享工作得到進一步的強化，借助資源優勢理念，發揮出檔案信息在管理、創新中所具備的深遠的潛力。另外，醫院的醫務工作人員需要不斷提升自身對檔案管理工作的認識，確立檔案管理工作為醫院中心工作服務的使命，實現觀念上的更新，讓基建檔案管理能夠在創新中獲得發展。

（二）加強硬件建設，促進基建檔案管理技術現代化。通過計算機去管理醫院基建檔案能夠方便對資料的查找及利用，節省人力、物力，提高工作效率，也能減少檔案占用的空間，保存信息更加方便，提高了保密工作水平。計算機能夠存儲大量的檔案文件信息，而且能實現自動分類，信息的檢索過程也非?？旖莺唵巍Ｒ虼?，在基建檔案管理的創新中，需要積極進行基礎設施及辦公設備的更新，在檔案室配置計算機、復印機等設備，實現檔案的電子化、自動化的管理，充分發揮出高新科技所具備的優勢，提升工作質量水平，使得醫院基建檔案管理能夠朝著規范化、現代化的方向發展。在創新中還應該采用與醫院檔案管理相適應的軟件類型，對管理人員進行必要的計算機操作知識技能的培訓，使其能夠快速地適應現代化醫院發展中各項工作的信息化發展模式。

（三）完善規章制度，構建規范的基建檔案管理體系。醫院基建檔案管理工作的創新也離不開相關規章制度的不斷完善，制定質量體系及管理程序相關的文件，并且定期對其開展內審與外審工作。使得基建檔案管理工作的各項制度、電子文檔的收集歸檔制度等都能夠得到持續的完善，基建檔案的管理應該與檔案的各項標準化內容相一致，其分類、編號、目錄等的設置也需要符合要求。在基建檔案管理的工作全過程之中，都應該做到條理清晰、分類明確，最大程度地確保檔案的完整性，防止出現遺漏或丟失檔案的問題。使基建檔案管理能夠真正地實現規范化、現代化發展。

四、結束語

在現代社會發展中，醫院應該充分認識到基建檔案創新工作開展具備的重要意義，形成整體性的創新意識，在這種氛圍之下，基建檔案的創新建設才能更加順利地開展，通過創新使得基建檔案的發展空間更加廣闊，工作效率也會得到顯著提升，與醫院的發展步伐保持一致，滿足醫院相關工作開展的內在需求，提升管理工作水平以及服務能力。

【參考文獻】

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[2]李師軍.關于醫院基建檔案管理的創新研究[J].城建檔案，2015（09）：79-80.

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醫院檔案包含了醫院在各種社會背景下的一系列社會活動，他是醫院在不同的歷史時期中形成的一種原始的記錄。從醫院的檔案當中可以看出醫院的發展過程以及制度變革的起因與結果，為當代的醫院改革提供一個可靠的現實依據。由此可以看出，檔案在醫院的發展中扮演著一個十分重要的角色，因此，醫院應當提高檔案管理的工作水平，從而進一步地幫助醫院利用檔案資源，做出真正對醫院的發展有利的決策。

一、檔案的作用

1.傳承歷史，記錄過去。通常情況來講，檔案是指指機關（構）、組織或個人在各種業務活動過程中所形成的一種記錄、文件或影像資料等。它是一種對歷史的記錄與傳承，通過現存的各種各樣的檔案材料，使得歷史上發生的事情得以完美的保存下來，鮮活地呈現在我們的眼前，再通過現代的人們將其中的精神傳承下去，并讓未來的后代了解其中的事情。

2.借鑒歷史，吸取經驗。檔案當中清楚地記載了歷史上發生過的事情，特別是對醫院的發展產生深遠影響的事件，我們可以從當中吸取經驗教訓，并且分析該事件的利弊，然后再根據現存的狀況，借鑒歷史的教訓，制定出適合現下醫院發展的計劃來。

3.有利于系統組織的科學發展。檔案當中所記錄的內容對于當代醫院的發展是有進步意義的，根據其中涉及到的以前的管理模式以及在該管理模式下醫院運營的效果，可以促進現代醫院的管理系統科學地發展，然后保證管理模式趨向規范化。

二、醫院檔案管理現存的問題

1.檔案管理工作混亂。由于歷史原因的制約，我國的大多數醫院在管理方面存在一定的混亂，缺乏科學系統的管理模式，這一點在檔案管理方面尤為明顯。許多的檔案材料甚至還存在虛假信息，也沒有專門的部門或人員對檔案進行審核。國家有關文件規定：“除病案外，其余檔案都應歸到醫院綜合檔案室集中管理?！比欢t院的現有狀況則是將不同的檔案放置在了不同的部門，這便需要在每一個部門都設置一個管理檔案的機構，這樣一來，財務部門有財務部的檔案管理，人事部門又有人事部門的檔案管理，檔案管理的機構就顯得過多了，便很難做到將其進行統一的有效的管理，也相當的耗費醫院的人力物力以及財力。長期下去，則會造成醫院檔案管理的混亂，歸檔的信息片面或重復，甚至混入虛假材料，嚴重影響了醫院的發展。

2.檔案管理方式落后，管理制度不完善。隨著世界科技的不斷發展，電子信息技術早已席卷全球，成為了新時代下一種核心的技術。國際上的許多醫院已經運用信息技術保存自己的檔案以及開展一些醫院的事項，但是國內的大多數醫院仍舊采用的是手工的方式來制作檔案并管理，這是一種十分落后甚至于趨近原始的管理方式，完全無法跟隨現代醫療衛生事業改革的腳步，也遠遠無法滿足醫院發展的需求，并且嚴重阻礙了醫院實現檔案網絡化的目標。再者，手工管理檔案的模式容易出錯，很難保證檔案資料的正確性以及完備性，這樣一來，便無法發揮出檔案在對于醫院發展當中所起到的積極作用。更有甚者，長期發展下去之后，醫院的檔案管理工作便會一塌糊涂，從而拖累醫院本身的發展，還會造成醫療技術水平與檔案管理水平嚴重不協調的畸形局面。

3.醫院檔案管理的重視程度不高。由于檔案管理的作用通常是潛在的，平常無法注意到的，大多數的醫院便會因此而忽略了檔案管理的重要性，并且毫不在意檔案管理的具體工作。這便造成了檔案管理的工作人員責任心不高，工作起來萬分懈怠，長期處于三天打魚兩天曬網的情況，待到需要使用檔案時才會發現檔案管理混亂不堪，許多的檔案出現錯誤或者遺失的情況。

4.檔案管理的工作人員業務水平低下。因為檔案管理的工作并未受到大部分醫院的重視，所以檔案管理的相關工作人員大多數也并不是專業的檔案管理人才，甚至沒有受到過相關的培訓便開始上崗，這更加制約了醫院檔案管理的有利發展。

三、改善檔案管理現狀的措施

1.改善檔案管理的制度。醫院檔案的歸檔工作應該嚴格地按照國家頒布的相關文件進行合理有效地開展，除病案外，將其他各種檔案都歸置在一處。醫院應當設立專門的檔案管理部門，由該部門的工作人員進行針對性地資料收集，整理以及w檔等工作，避免工作內容交叉，以致于有些工作被重復做，而有些工作卻又被遺漏的情況出現。除此之外，相關工作人員還應當注意及時地核實檔案的真實性、可靠性，防止出現檔案錯誤或是出現虛假信息的現象。

2.建立檔案信息化機制。為了適應當代醫療技術的發展步伐，檔案管理也應該與時俱進，采用信息化的管理模式，簡化管理流程，節省管理成本，減少人力的過多投入，與此同時，還能夠做到檔案處理的正確性，真實性，有效性。

3.提高醫院對檔案管理的重視程度?！八肌毕騺硎窍扔凇靶小钡?，先有了想法，才會將其付諸于行。醫院必須先認識到檔案管理的重要性，然后才能夠根據其現狀制定具體的解決方案。相關的政府部門的工作人員可以定期開展關于檔案管理的一些宣講會，將檔案管理的優越性灌輸到醫院工作人員的腦海當中去，并且，讓他們充分意識到檔案管理與醫院的發展是密不可分的，只有將檔案管理的機制完善，醫院才能夠有長足的發展。

4.提高檔案管理人員的業務水平。醫院可以對檔案管理的工作人員進行相關的培訓，對他們的業務能力進行針對性的提高，并且在每個培訓階段的完成時設置一個小的任務，充分地幫助工作人員將學習的內容都運用到具體的工作當中去，從而達到培訓的目的。在招聘檔案管理的工作人員時也應當選擇相關專業或是從事過相關工作的人才。

四、結語

總的來說，醫院的檔案管理是醫院的發展過程當中的重要助力，做好檔案的管理工作，對今后醫院的發展有著十分深遠的影響。完善檔案管理的機制，提升檔案管理人員的職業素養，正確定位檔案管理工作的地位，從而推進我國醫療事業的發展進程，并為我國的醫療事業走向國際頂尖水平打下堅實的基礎。

參考文獻：

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前言

檔案事業發展離不開創新。21世紀信息社會對檔案工作提出了更高要求，檔案工作要想很快地適應此要求，就必須有新的思維方式、新的理論體系、新的工作方法。同時在檔案工作的過程中要解放思想，及時破除因循守舊的觀念；堅持與時俱進，樹立全新的服務理念，擺正自己的位置，在發展文化事業的大環境中適時地發展自己。

一、檔案工作創新前提

（一）創新在實踐中進行：事業的發展離不開創新，但創新一定要有一定的根據，不能隨心所欲的創新，理論創新、方法創新都需要實踐對其進行檢驗，一切有利于事業發展的創新，都要積極地進行推廣，在實踐中接受檢驗并要不斷地完善。

（二）創新與現實相結合：現今社會，檔案工作依然處于初級發展階段，計劃經濟模式向市場經濟模式的轉變過程中，很多問題并沒有很好的解決，多種條件限制著檔案工作的有效進行，檔案事業發展呈現出后勁不足狀態、社會檔案意識不強、發展緩慢、檔案部門工作不徹底。創新不應該脫離現實、不能忽略現實，一切要從實際出發，解決現實中存在的一系列問題，在現實中打好基礎，尋找突破口。

（三）創新在基礎上進行：創新一定要在原有基礎之上進行，不能胡亂創新。建國一直到現在，我國檔案工作經歷了半個多世紀的發展，逐步形成了一整套關于檔案的理論、方法、工作經驗，檔案事業發展較快，形成了有特色的工作體系，這些基礎對我們日后的檔案工作的進行仍然具有較強的指導意義，是創新的基礎，因此，創新不能離開基礎，需要認真研究，及時地總結過去的基礎，對現在和將來的形式進行分析，在發展的過程中尋找新的突破點。

（四）多學習、借鑒才能創新：創新的基礎是學習，創新的階梯是借鑒，學習的動力、目的是創新。檔案工作要學習好本專業中好的方法、經驗，同時也要借鑒其他行業中好的方法、經驗，本專業和其他行業的成功的方法、經驗相結合才能更好地做到“推陳出新”。

二、創新服務手段

（一）開展現行文件閱覽服務：伴隨著改革開放的步伐不斷加快，越來越多的黨政機關及有關部門人員到檔案館（室）進行查閱。特別是我國在加入世貿之后，公民的需求越來越多，如維護自身合法權益、投資興業等，希望了解到有關政策信息。開展現行文件閱讀服務可以適應不斷變化發展的形式，進而轉變工作職能，促進黨和政府與人民群眾之間的聯系，維護廣大人民群眾的根本利益。

（二）利用網絡創制檔案管理平臺：當今社會的信息技術水平高度發達，建立檔案內部局域網，檔案部門可以制作自己的網頁，在網上填寫數據和信息，使企事業單位的網站和檔案管理服務系統緊密相連，使檔案信息在網上檢索成為可能，為廣大用戶提供更加方便、快捷的服務。

（三）電子文件實現自主收集、上傳：檔案管理部門不應該忽視單機上形成的電子文件的收集工作。與傳統紙質檔案收集的不同之處是，大部分的電子文件的形成是通過下載和上傳完成的。因此，檔案部門可以在網頁上建立電子文件使用自動上傳的工作窗口，第一時間對收集來的電子文件進行歸檔。

（四）實行在線的服務方式：在信息化時代里檔案的利用方式也發生了改變。社會的全面信息化注重信息的時效性，人們在工作、學習過程中希望通過信息系統、信息網絡更加及時準確地獲得多種信息。因此，主動的、現代化的檔案服務方式必將代替被動的、手工式的檔案提供利用方式。

三、服務領域的延伸

（一）深入挖掘檔案信息，及時“反饋”：檔案信息資源開發利用時經常使用“反饋方法”。利用反饋信息資源開發利用中產生的結果，對其進行分析研究，能夠提高信息資源開發利用的合理性、科學性、系統性。通過對產品質量的反饋材料不斷的分析、不斷的研究，在這樣的基礎上，企業要進行自我調節，檢查企業自身制定的目標是否已經達到。

（二）信息服務的社會化、多主體：社會全方位服務成為檔案管理者的共識。因為檔案部門要針對不同的人群來制定不同的服務目標。在信息化高度發達的社會，人們需要了解各種各樣信息。隨著科學技術的水平的不斷提高，人們從事的各個領域的工作都離不開信息服務。檔案信息的單一需求逐漸向綜合需求方面發展。

（三）做到信息資源的共享：21世紀信息技術高速發展的時代，人類的知識的占有量逐漸增加，信息總量在急劇增長，文獻情報紛繁復雜，文獻部門很難對所有知識和信息加以收集、整理、保存、利用。因此，建立一個社會信息系統，來打破檔案、圖書、情報等部門各自為政的舊局面，管理一體化，發揮整體優勢。利用信息資源建立聯合目錄，讓資源得以共享。信息資源的共享是建立社會信息系統的前提條件也是其核心內容之一。

（四）發展檔案產業，服務實體化：在信息化高度發達的社會，檔案人員不單單是檔案的保管員，還是檔案信息財富的擁有者、提供者；檔案館（室）變成了檔案信息的聚集中心、交流中心與信息技術的用戶，已經不是單純的收藏機構了。檔案館（室）的改革創新方向在知識經濟時生了變化，開始走信息化道路，開始創建檔案信息服務產業，檔案信息工作的主要內容包括搜集、加工、貯存、檢索、服務，使檔案產業的服務實體。

結語：總之，21世紀信息化時代的到來對檔案工作的要求也逐步提高，要想做好檔案工作，就必須及時的尋找創新的途徑，運用合理的方式進行創新，這樣才可以應對檔案工作中出現的不同問題，把檔案工作推向一個新的階段。

參考文獻

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檔案管理工作的完善和創新需要不斷進行管理理念和服務方式的創新，促進檔案管理制度建設，促進檔案管理工作的發展與時代特色相結合，從整體上促進檔案管理工作的有效價值的發揮，促進科學發展觀的合理建設。

1 當前檔案管理中存在的問題

近年來我國檔案管理工作得到快速的發展，從總體情況來看，檔案工作的發展需要不斷進行完善和創新。當前我國檔案管理工作不免存在一些問題，有待我們進行積極解決。

檔案管理工作是各項工作開展的可靠的基礎，對于各項工作的開展起著重要的推動作用，因而加強檔案管理工作的有效性，對于單位的經濟效益和社會效益的提升具有重要意義。在檔案管理工作中，部分管理人員的管理意識存在不足，并不能夠實現對檔案資源的充分合理利用，導致檔案信息資源的實際價值未得到有效的發揮，一定程度上局限了檔案資源的開發和利用。當前我國部分單位檔案管理的制度不夠健全和不夠規范對檔案管理工作產生一定影響。尤其是檔案的檔號和案卷標題不符合相關標準，不利于相關人員對檔案進行查找和利用。部分案卷缺少有效的卷內目錄，并且存在嚴重的組卷混亂現象，對檔案的收集和借閱產生嚴重的阻礙。部分單位雖然建立了檔案管理制度，但是在制度的執行上缺乏力度，從而嚴重影響了檔案管理工作的規范有序的進行，對于實際的檔案借閱、保管等管理工作產生一定影響，不利于檔案的實際使用價值的有效發揮。

部分單位檔案管理上缺乏科學合理的檢索方式，導致相關人員進行檔案資料檢索時極為不便。當前傳統的手工檢索方式仍然存在，盡管該檢索方式不但進行形式的創新，但對于檢索服務效率的提高仍然存在一定不足，對于檔案管理工作的完善和發展產生一定的局限性。部分檔案管理人員的專業素養和綜合能力有待提升，工作中的責任心和服務意識存在明顯不足，檔案管理隊伍的整體理論水平缺乏一致性，這些都在一定程度上對檔案管理工作產生嚴重影響，難易滿足時代進步對檔案管理工作所提出的要求。計算機科技及網絡技術的發展，促進了檔案管理工作的發展和創新。但部分檔案管理工作缺乏與科學技術的有機結合，檔案信息的收集和檢索等仍然采用人工操作進行，對于檔案的收集、利用產生嚴重影響，不利于檔案資源實現合理的共享。并且存在部分檔案室的格局不符合國家相關標準，檔案保管的條件簡陋，并且其中的各項防潮防火設施等不符合檔案管理的實際要求，硬件投入不夠，且缺乏足夠的檔案管理經費。

2 提高檔案管理效率的對策

在當前社會經濟發展和科技進步的大環境下，若想要切實提高檔案管理的效率，就應黨不斷進行檔案管理思想意識和管理方式上的創新，促進檔案管理工作服務理念的提高，深入落實國家相關法律政策，結合時代特色進行科學的檔案管理工作，促進檔案資源的利用和開發。就當前我國檔案管理工作實際情況來看，應當從整體上促進檔案管理的規范化，提高檔案管理的有效性。

2.1 提高檔案管理的認識

要充分認識檔案工作對促進企業發展的重要作用，切實增強做好企業檔案工作的使命感和責任感，進一步明確檔案工作是各級領導義不容辭的責任和義務。

2.2 規范檔案管理機制，強化工作責任

建立科學的檔案管理體系，健全檔案管理的規章制度，是檔案管理的關鍵。隨著科學技術的發展，檔案管理手段的更新和管理水平的提高，必須建立與之相應的科學的檔案管理體系，明確職能，將各個門類、不同載體的檔案統一管理，使檔案管理與企業工作同步考核、同步發展。

2.3 實現檔案管理現代化

檔案管理必須適應信息化要求，把電子文件妥善保管起來。特別是信息管理系統、資源管理系統、ERP系統、CAD/CAM系統等。在這種情況下，檔案部門要知難而上，積極參與企業信息化建設，使檔案管理成為信息化管理的一個重要組成部分。

2.4 提高檔案工作人員專業技能和素質及充分調動檔案管理人員工作積極性

提高檔案工作者素質，是加速檔案科技進步，推動檔案事業發展的關鍵。首先要把住人才入口關，注意引進招聘一些有文化專業知識，有專業技術、技能的人才充實檔案隊伍。同時，加強現有人員的繼續教育是目前和今后一段時間內一項刻不容緩的工作任務。

3 對檔案管理工作創新的認識

3.1 創新是社會發展的必然。創新是一個民族進步的靈魂，是一個國家興旺發達的不竭動力。在我國進入全面建設小康社會的新時期，檔案工作作為黨和國家的一項重要事業，也必須根據時代和實踐的發展要求持續發展。要實現檔案事業的可持續發展就必須在檔案管理工作中不斷創新，這也是檔案管理所面臨的社會性、開放性的必然要求。

3.2 創新是檔案事業可持續發展的保障。檔案事業的可持續發展，意味著其社會功能的改善和提高，與經濟社會協調同步發展的同時，重點把人的發展擺到檔案事業發展的中心位置上來。這就需要我們從社會需求的角度來把握檔案事業發展的規模及方向，著力于提高檔案館（室）的工作效率和檔案信息資源的開發利用率，最終使檔案事業與社會建立起相互促進、相互協調的緊密關系。

4 實現檔案管理工作創新的途徑

要想促進檔案管理工作的創新，就需要相關檔案管理人員在實際工作中，不但進行思想觀念上的創新，通過新的管理方式和服務方式的發展，從整體上促進檔案管理工作發展到新的高度。創新是一個民族進步的靈魂，使用一個國家發展的動力，也是檔案管理工作發展的必經之路。檔案管理工作的創新，應當積極樹立現代化的管理意識，充分結合時代特色，實現檔案管理的信息化和網絡化，進而從整體上促進檔案管理工作的發展和創新。在管理方式上，應當不斷充實檔案館的實際館藏內容，提高館藏的質量，不斷對檔案資源進行優化和組織，促使檔案資源逐漸系統化和規范化，以使其更好的為用戶服務，促使檔案管理工作的價值得到充分的發揮。在服務方式的創新上，應當不斷提高檔案服務的主動性和及時性，在工作中，充分考慮用戶的實際需求，促進檔案資源得到合理的利用和開發。

結束語

從宏觀層面來看，檔案管理工作的有效性和創新性對于檔案資源的開發和利用具有重要意義，因而加強檔案管理工作的分析和研究是當前社會發展形勢下檔案管理工作面臨的一項重要任務，加強檔案管理工作的創新滿足時展的需求，是檔案管理工作未來的主要發展趨勢。

參考文獻

[1]夏晴.高校檔案的系統管理[M].南京：南京大學出版社，22.

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在醫院中其重要的工作任務之一便是醫療服務，進行信息化的醫院管理，能夠對醫療工作的需求進行滿足，對醫療時間進行準確、及時的獲取，充分發揮醫療醫療工作的作用，促進檔案信息開發服務在發展過程中能夠更加多樣化。同時，醫院檔案管理信息化建設，能夠清晰明了患者信息，使得醫生能夠參照患者詳細的信息判斷患者的病情，從而在醫院醫療工作順利開展的基礎上，對醫院的檔案管理水平進行提升。

（二）對醫院內部管理工作開展起到促進作用

對醫院檔案管理工作進行加強，能夠提供依據促進獎懲制度的制定、對醫院聘用崗位和績效考核進行確定、促進醫院工作人員素質的提高、促進醫院工作實現制度化和規范化、促進醫院內部管理增強、防止不正之風的出現、促進醫風醫德的建設。

（三）促進檔案管理工作人員工作效率提升

醫院的日常工作具有數量龐大、種類繁多的特點，因此管理工作開展起來也十分困難。根據醫院檔案形式進行劃分，可以劃分為是實物檔案、聲像檔案和紙質檔案等，按照類別可以劃分為財務檔案、基礎檔案、人事檔案、病例檔案。因此醫院負責檔案管理的工作人員具有相當繁重的任務，通過信息化的方式管理檔案能夠促進工作人員效率的提升，使得檔案管理的準確性提高，工作量減少。

二、新形勢下醫院檔案管理信息化建設存在的問題

（一）基礎設施不完善

目前，沒有完善的局域網建設、不夠重視醫院檔案信息化建設是我國醫院普遍存在的問題。部分地區醫院只對使用、購買先進的醫療器械和醫療水平予以重視，對于檔案管理工作卻毫不在意，這就會造成無法共享患者信息，這對提高醫療效率來說非常不利。例如，在進行檔案管理時運用信息化，需要將軟硬件設施引進來，但是在醫院不重視檔案管理的情況下，醫院就不會在設施購買上花費資金，這就會導致醫院在檔案管理信息化建設上存在問題。

（二）不完善的制度

目前，許多醫院在管理檔案的時候，都沒有嚴格的規范相關工作人員，對其職責和分工進行明確，監督機制也沒有建立起來。這些情況出現的原因在于醫院在管理檔案的過程中，沒有進行管理制度的建設，保證其規范性，從而造成工作人員對檔案管理不夠重視。除此之外，目前醫院使用的技術都是信息安全技術，這種技術缺乏管理功能，這在一定程度上對信息管理制度的健全和發展會起到一定的阻礙作用。

（三）信息化建設人員不足

在醫院中負責檔案管理工作的人員往往年齡較大，也沒有進行過專業的檔案管理學系，沒有全面、系統的檔案管理知識，這就容易影響到醫院的檔案管理工作的有效開展。

三、新形勢下醫院檔案管理信息化建設創新措施

（一）對檔案管理軟硬件設施建設進行加強

目前，在進行醫院檔案管理的過程中，記錄檔案時往往會使用圖片和紙質的方式進行，這種記錄方式較為傳統，容易受到通風、濕度等外部環境的影響，都是醫院檔案，使得工作人員在開展檔案管理工作時難度也會增加。所以，醫院需要將檔案管理軟硬件設施進行積極的購買和引進，將現代化信息技術進行有效的運用。計算機中具有數據庫功能，這一功能能夠實現大量信息和檔案資料的保存，從而節省空間，方便查找。醫院應該對數據庫軟件，計算機、儲存和多媒體的查詢系統及設備等軟硬件設施進行及時的建設。

（二）實現數字化檔案管理

醫院一直以來在管理、記錄檔案時使用的都是紙質的方式，隨著時代的發展，醫院如果想進行檔案管理信息化建設，就需要將數字化進行充分利用，尤其是在文件規范制定方面，在進行數據信息和檔案內容的展示時，可以通過文檔的形式來實現。與此同時，還要充分整理過去的檔案信息資料，在計算機中進行詳細的錄入，從而使得工作人員查找起來更加方便。

（三）對檔案管理工作過人員的素質進行加強

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Abstract: the file is to point to the past and the present state organs, public organizations and individuals engaged in the political, military, economic, scientific, technical, cultural, religious and other activities of the form directly to the state and society has the preserved of the writing, the graph of value, audio-visual, electronic documents and other different forms of recorded history. This paper mainly on the state-owned enterprise as an example, this paper files the problems existing in the management, and puts forward to the state-owned enterprise files management advice and basic train of thought.

Keywords: file; Information; Management; State-owned enterprises; File management

中圖分類號：C29文獻標識碼：A 文章編號：

前言

隨著廣佛同城建設進程的加快以及五區開發項目的迅速啟動，使佛山早日成為廣東省第三大城市的步伐也得到了快速提升。與此同時，佛山市的水業、電力和燃氣等企業檔案信息化管理工作面臨嚴峻的考驗，科學規劃管理好各類國有企業的檔案，是提高廣佛同城綜合能力和運行效 成為當務之急。特別是做好我市水行業的檔案信息化管理這一至關重要的基礎性工作，對于提高城市管理水平，增強城市應急和應對突發事件的能力等方面具有重要意義。

一 、目前國有企業檔案管理的現狀和存在問題。

（一）由于歷史原因，當前國有企業檔案存在的主要問題是散、亂、缺。散：檔案管理存在多頭管理，資料分散；亂：首先是各分公司在收集檔案，特別是在企業里從事檔案的人員應當轉變觀念，不要坐在辦公室里等，由于對工作流程不熟悉，存在有些工程建設前不查驗，竣工后不組織竣工驗收，驗收完后不按規定移交檔案信息資料，出現管理程序不規范。缺：在收集檔案時對檔案與資料鑒定能力差，缺乏完整高質量的企業檔案資料。

近年來，特別是在佛山的城市建設過程中，檔案信息化管理以科技檔案為例存在局限性，造成有些單位施工時不慎將道路的供水管挖爆，出現停水和水壓低等事故頻發，給國家和人民造成巨大損失，其他單位在供水建設和道路拓寬改造建設過程中，由于對科技檔案缺乏學習，因而造成很大的經濟損失和不良的社會影響。希望政府和公民都能積極參與檔案信息化管理，這樣才能把佛山共同建設成為和諧富裕的美麗家園。

（二）國有企業檔案管理的制度不夠健全和完善。

國有企業檔案工作作為企業管理的一部分，檔案信息化是適應現代企業和新時期發展的需要，樹立新觀念，建立新的體制，實行新的管理制度，改變以往國有企業檔案管理守舊的思想，跳出檔案管理僅僅局限于單一領域這一活動的圈子，把檔案管理看成是企業所有部門全體員工共同參與才能得成效的一項事業中去，國有企業沒有創新

就沒有活力和希望，盡快加強檔案信息化管理，早日完善和健全國

有企業檔案管理的各項制度。

二、做好國有企業檔案信息化管理的建議

（一）加強法制建設是抓好國有企業檔案信息化管理工作的保證。

建立完善的國有企業檔案信息化管理的法規體系，是保障檔案锝到有效利用的前提。以國有企業佛山市水業集團有限公司為例，依照水行業的特點，制定了檔案管理的相關規定，集中統一管理，明確了制度、技術標準和要求，明確了檔案管理部門的職責和義務，嚴格執行檔案的報送程序及要求，為今后國有企業管理建立檔案動態信息化系統提供強有力的保障。

（二）建立對國有企業檔案損失責任追究制度。

針對國有企業檔案的重要性，建立起追究企業檔案損失責任制度已經走向必然的趨勢。以佛山水業為例，在扎實開展檔案管理工作的同時，率先提出檔案要有效為公司的各項建設服務的要求，在綜合檔案室進一步完善制度的同時，加強檔案管理，向下屬公司推行二級檔案管理制度。集團公司綜合檔案室執行年檢考核制度，在公司小范圍內對各類檔案以及對已實行二級檔案管理制度的部門進行年度考核，通過年檢，及時發現解決檔案工作中的問題，共同促進工作質量的全面提高，加快推進國有企業檔案信息化建設的進程。

(三)重視協調配合是做好國有企業檔案信息化管理工作的關鍵。

由于行業的特殊性，以國有企業佛山水業為例，檔案管理工作要實行集中統一管理的原則，抓好這項工作最好是政府和全體公民積

極參與，在檔案局專業人員指導下規范管理工作，并成立相應檔案管理領導小組，共同協調各有關部門的工作和業務關系，保證國有企業檔案集中統一管理。實現統一規劃，統一建設，統一管理，統一整合信息資源機制，共同做好檔案管理工作，最終實現資源共享。

(四) 加強做好建檔工作是檔案管理的基礎。

針對當前國有企業中的檔案資料“散”“亂”“缺”的現狀，可采取“收”“整”“查”的辦法予以解決。所謂“收”，就是由檔案管理機構實行對現有企業檔案和新建的檔案的接收和保管工作。所謂“整”，就是由檔案管理機構的檔案管理專業技術人員對國有企業信息資源的整合和檔案資料的整理。所謂“查”，就是針對各部門檔案資料的缺失，采取善變的辦法建立行業專業檔案，具體可由相關檔案管理負責具體行業檔案的收集、整理、鑒定等的指導工作，由各相關單位做好檔案的建檔和移交工作，明確責任，積極配合。共同為城市發展，為后人造福。

(五) 建立檔案信息資源共享和互通機制，使檔案得到充分利用并發揮有效作用。

加強與各行業權屬單位的合作，建立信息資源共享和互通機制，

實現信息資源共享。以佛山水業為例，2011年檔案管理將乘公司推進OA建設的東風，將檔案目錄數據庫與OA系統銜接，在OA系統實現在線檢索檔案目錄，使檔案工作能夠為公司的生產建設提供便

捷，更全面的服務，還有望將圖1中實行信息。

三、做好國有企業檔案信息化管理的基本思路

針對國有企業檔案信息化管理存在問題，提出建設與設想，主要有：

1. 國有企業加強管理，確保檔案信息的安全，檔案計算機網絡的安全管理要以預防為主，確保檔案信息的安全作為一項重要內容。

2. 加強指導思想，制定總體規劃，信息化作為時代進步的推動力，早已突破了計算機科學技術的范疇，它不僅僅是一個技術問題，而是與檔案館工作的發展規劃、業務流程、管理制度等密不可分的。

3.加快人才培養，注重管理創新和思想創新，檔案信息化建設是充分。

4.利用現代信息技術的過程，而技術總會在不斷變化、升級和更新，

是需要有人不斷維護，要面對這種變化，國有企業檔案信息化必須擁有自己的技術和管理人才。

5.加快國有企業檔案人才培養，注重管理創新和思想創新，檔案信息化建設是充分利用現代信息技術的過程，而技術總會在不斷變化、升級和更新，總是需要有人不斷維護，國有企業要面對這種變化，檔案必須擁有自己的技術和管理人才。

6.加強基礎設施建設，搭建收集存儲和傳輸平臺。國有企業綜合檔案室加快計算機存儲系統以及互聯網技術的應用速度。

7.國有企業檔案信息化管理堅持實用性與先進性相結合。作為檔案管理部門應十分重視信息系統建設的實用性與先進性平衡。無論是硬件配置還是軟件開發上要本著務實的原則，強調實用為主，適度超前，保持系統的連續性。

8.國有企業檔案信息化管理深化思想認識，增強信息建設的緊迫感。檔案的信息化建設，是以現代計算機與網絡通訊技術為支撐的現代化管理工作，做好這項工作必須要解放思想，深化認識，更新觀念，這是國有企業檔案信息化建設中首先必須解決的問題，也是檔案信息化建設的趨勢。

9.國有企業檔案信息化建設必須貫徹標準化先行的準則，與傳統檔案管理相比，檔案信息化建設是具有極強的相關性，它與辦公、生產技

術系統的關聯明顯提高。因此，國有企業檔案信息化建設更加講求統一技術語和標準化、規范化。

10.整合檔案信息資源，促進信息化成果應用，國有企業檔案信息化建設的核心在于建立檔案信息共享平臺，借助于現代化信息技術，把檔案信息的開發利用提高到一個更高水平。

國有企業檔案信息化建設是一項復雜的系統工程，需要在長期的工作實踐中不斷發展與完善，在開發和應用過程中應堅持統籌規劃、量力向行、循序漸近、實用有效、安全保密的原則，用信息化建設思想統覽全局，為促進國民經濟和社會發展，維護社會政治穩定提供快捷有效的檔案信息服務。

參考文獻

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6、張曉,現代企業文檔管理制度建設研究（J），檔案學通訊, 2010

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（1）相關規章制度、文件。包括各級各部門制定的煤礦安全生產規章制度及安全生產工作文件；煤礦企業安全生產機構設置、人員配備、任命文件，各種人員資格證書復印件，以及企業制定的安全生產操作規程和規章制度；上級部門下達的各種安全檢查文書，企業落實安全檢查情況和向上級匯報的各類報告；以及為應對各種可能的突況而準備的預案。

（2）煤礦企業建設相關檔案。包括煤礦企業新建、改建、擴建工程項目的報建和審批資料，煤礦建設原始資料和圖紙；煤礦安全生產許可證申辦與報批資料，相關部門組織的安全評價、安全認證、安全材料；各類生產、安全設施設備采購、安裝、使用狀況資料，井下避險工程建設檔案；企業日常值班調度情況、計劃安排情況、安全檢查落實情況。

（3）企業安全文化建設相關檔案。包括企業安全意識的宣傳、安全知識的教育、安全生產宣傳培訓計劃;企業負責人、管理人員及班組長、員工安全培訓記錄;日常安全宣傳培訓記錄及總結;特種作業人員培訓、考核、復審、持證上崗記錄等。

（4）企業員工自身相關檔案。包括企業職工體檢、職業病防治檔案，職業安全衛生設施及實施計劃；參加各類保險的名單和資料，發生工傷的員工獲得工傷保險理賠的憑證或單據，其他與工傷保險相關的文件、憑證或單據;勞動防護用品制度落實情況;職工的身體、心理健康、個人習慣及所受到處罰和獎勵情況。

（5）煤礦生產安全事故相關檔案。包括企業發現隱患的登記及應急排險記錄，隱患整改的組織、跟蹤與驗收的活動資料；發生事故的原因分析、搶救、處理過程中形成的材料，對事故和相關責任人的處理情況，對上報告、向社會公布的相關資料。

2安全檔案對于煤礦安全生產作用重大

（1）安全檔案是企業安全管理的基礎。企業是安全生產的責任主體，安全檔案詳實記錄煤礦企業從建井到開采、從設備安裝到使用狀態、從人員管理到人員培訓、從安全制度建設到安全文化建設等方方面面最基礎、最原始的資料，是企業開展安全生產工作、落實安全生產主體責任的基礎。

（2）安全檔案是職能部門安全監管監察的重要手段。企業安全檔案，便于檢查人員查閱企業安全資料，有重點地勘察企業生產經營現場，有效地了解和掌握企業在自身生產經營活動中全員、全過程、全方位安全管理的狀況，從而有事實、有依據、有針對性地監督指導企業安全生產工作。

（3）安全檔案是強化企業安全文化的有效措施。安全檔案詳細記錄了事故發生的原因、經過及造成的嚴重后果，這些真實、鮮活的文字、圖片信息，具有很強感染力和觸動力，對于普及安全知識、營造安全文化氛圍、培養公民的自救能力、避免安全事故的發生等都有更好的宣傳教育效果。同時，根據安全檔案記錄，可以詳細掌握企業員工安全培訓情況，有重點的加強特殊行業、特殊人群的安全教育培訓。

（4）安全檔案是明確事故責任的重要依據。安全生產事故給國家和人民群眾造成巨大的經濟損失和生命財產損失，其嚴重的后果決定了我們必須深刻分析事故原因、明確事故責任、處理相關責任人。安全檔案提供了事故發生前最真實、最原始、最有說服力的證據，對于人們重建安全事故的原貌、總結事故經驗，探尋事故發生規律等意義重大。

（5）安全檔案為企業安全理念創新提供支撐。近年來，煤炭企業緊跟時展、不斷更新安全理念，采用新技術、新設備、新工藝和新材料，積極抓好礦井安全技術改造工程，抓好落后產能的淘汰，更新改造老設備，努力提高煤礦生產機械化和信息化水平，建設智慧礦山。這些理念的創新總是建立在前人的研究成果上，自然都離不開安全檔案信息的支撐。

3加強和改進煤礦安全檔案工作的對策建議

（1）強化歸檔工作。煤礦安全檔案形成涉及部門多、內容豐富、內涵復雜，載體形式多樣，檔案管理呈現多元化，這就需要從源頭上強化文件歸檔管理工作。各煤礦企業應充分認識安全檔案歸檔工作的重要性，明確分工領導，明確職能部門，配備專職檔案管理員，形成有領導、有機構、有人具體抓的工作機制。確定安全檔案收集范圍，有的放矢，對不同部門、不同類型檔案歸檔時間、歸檔方法提出不同的要求，指導各業務部門將檔案分類、分層次、分時間、分內容統一收集歸檔，規范管理，防止檔案散失。

（2）強化制度保障。制度管根本、管長效，要保證安全檔案管理工作的正常運轉并形成良性循環，就必須建立和健全各項規章制度，實現檔案管理制度化、規范化。深入學習貫徹《檔案法》，把檔案工作納入企業發展規劃，逐步建立、健全檔案管理制度，完善檔案歸檔、檔案借閱、檔案保管、檔案保密等制度，明確企業發生重大事項、召開重要會議、引進重要設備、重大技術改革等都需要有檔案人員全程參加。明確檔案人員的職責，并將檔案管理和工作人員崗位責任制落實情況納入考核內容，做到職責明確，規范管理。

（3）強化隊伍人員素質。①各煤礦企業要高度重視檔案管理人員的培訓工作，加大培訓教育力度，建立教育培訓的運行機制，制定切實可行的培訓計劃，努力提高檔案管理人員的政治思想和業務素質；②在培訓過程中，要注重實效，結合企業實際情況，運用檔案管理的新技術、新知識、新技能，有針對性地開展培訓教育工作，使檔案管理人員認清檔案管理的發展趨勢、自身的不足、努力方向。

（4）強化現代技術手段運用。①推進檔案管理信息化建設。目前，各煤礦企業已經實現了辦公自動化，安全檔案工作如果利用計算機等技術，便可收到事半功倍的效果；②推進檔案數字化建設。通過數字化處理，將檔案內容存在移動存儲介質里，能夠永久保存；③可以建立數據庫，編制檔案檢索工具和檢索系統，為檔案查詢利用提供了便利，也有利于對各種數據和情況進行分類與統計；④信息資源得到了共享，檔案利用率大大提高。

4切實抓好安全管理檔案的綜合利用

（1）促進安全生產自我約束和持續改進工作機制的形成。煤礦企業按照國家安全生產法律法規的要求，進行對照檢查，對自身必須落實的各項安全生產管理工作“底數清、情況明”。再通過把這些項目內容進行“對號入座”，促使企業內部安全生產管理工作在機構、人員、責任、制度、經費、教育、措施等方面自覺落實，由此加強安全生產管理基礎，規范安全生產行為，完善安全生產條件。

篇（9）

一、機關單位文書檔案管理現代化中存在的問題

1.檔案工作意識亟待提高。實現檔案管理現代化，必須要解決思想認識問題?；趯n案本質和價值屬性的看法，全國各地的檔案館主要應在實現檔案信息價值方面發揮主導作用，而大大小小的各單位檔案室需要承擔工具價值。機關單位檔案室的現代化水平，直接影響到地區乃至國家的檔案管理水平。由于檔案傳統的原因，檔案管理重藏輕用，不能從根本上認識到信息化的重要性，依舊停于傳統的案卷收集、整理階段，設備不足，技術力量薄弱、檢索受限、服務方式單一，因而檔案人員意識不高，存在“等”“要”現象。等待檔案利用者上門的被動服務方式是最常見的方式，即使較高層次的咨詢服務，也只是進行“嚴格保密”基礎上，利用手工目錄索引和工具書進行服務，而忽視了對信息資源的挖掘和提供利用服務，文書檔案的價值無法充分體現。另外，領導部門對文書檔案管理工作重視程度不足。部分領導對文書檔案工作的認識不夠全面，認為檔案工作簡單，只需要內勤人員或文秘人員保存好文件，以備查考，或應付檔案檢查即可，不能在資金、設備的投入上予以大力支持，由此影響到檔案管理工作者的積極性，最終降低文書檔案工作的質量。所以增強檔案的開放意識，服務意識，是檔案現代化發展的必由之路。2.基礎性工作規范程度不高。要正確處理傳統管理與現代化管理的關系。檔案傳統不是只代表落后。實現檔案管理現代化，不可能一蹴而就，需要一個過程。有人認為有了電子檔案，紙質檔案會被漸漸淡化。將檔案管理現代化完全代替紙質檔案存在，在理論和實踐上都是不可行的，前期的整理工作仍是檔案管理的基礎，因此，仍然要重視傳統的基礎整理工作。檔案收集是歸檔的首要環節。從我國現行的檔案管理體制來看，機關單位只能通過檔案室與文書部門間接聯系起來。因權責不明，造成機關文書、檔案工作的脫節，因而材料收集往往不到位，從而直接影響到檔案后續檔案現代化工作的質量。因為檔案的完整性在很大程度上決定了檔案的價值和效用，如果應該收集歸檔的文書檔案因疏漏沒能收集歸檔，不僅影響到檔案的完整性，而且不利于查考和利用，其發揮的作用也就大打折扣。在實際工作中，一些部門檔案意識不強，沒有很好地配合檔案部門工作。為了自己工作的便利,將一些有歸檔價值的文件資料自行保管，存在丟失、損壞的可能。檔案部門在得不到相關部門的配合支持時,就難以將材料收集齊全完整，進一步的檔案信息化建設也就難以完成。這制約了檔案管理水平的提高。3.檔案人才缺乏，難以滿足現代化的需求。文書檔案的現代化管理，有別于傳統紙質卷宗管理，需要檔案工作者必須懂檔案專業、又懂現代信息技術。但由于種種原因原導致專職檔案人員缺乏。據統計，各機關單位從事檔案管理工作人員中兼職人員居多，人員更換頻繁，計算機操作水平低下，專業知識薄弱，缺乏專業培訓。且多身兼內勤、文秘等工作，疲于應付日常事務，投入到檔案方面的精力十分有限。因此需要提高檔案管理人員的專業性，提升檔案管理隊伍建設。即使近些年來，很多機關單位在新建辦公樓的基礎上，極大改善了信息化建設硬件基礎設施，在資金投入上較為充足，但因缺少相應檔案專業隊伍而阻礙了文書檔案現代化的步伐。4.軟件開發缺乏統一標準。目前而言，各地各機關在檔案管理軟件的開發上處于分散狀態，且由于各單位認識上的差異，軟件開發的側重點不盡相同，缺乏統一標準，開發出來的軟件在實用性、通用性、可靠性上存在著一定的不足，處于較低層次的開發階段。這一方面不利于單位之間資源的相互交流和共享，另一方面各單位的硬件維護重復，浪費資源。5.檔案數字化存在安全風險。電子檔案不同于紙質檔案，它不具有原始性特征。由于是以電子計算機技術為依托，電子檔案可被篡改并且不留痕跡的可能性大大增加，為保證檔案信息的真實可靠，必須采取一定的防護措施。同時由于電子檔案易于復制性和傳播性，信息泄露就成為需要重點防范的事情。為確保電子檔案的真實可靠及信息安全，必須采取系列相應的防范措施。正因如此，電子檔案在形成過程中要伴隨著用戶信息認證、電子簽章、加密保護措施，保障電子卷宗在傳輸、歸檔、利用過程中的真實、可靠。

二、規范機關單位文書檔案管理現代化的建議

1.深化檔案意識，提高重視程度。改變傳統的思維觀念，跟上時代的步伐，才能適應社會的發展趨勢，利用先進的思想觀念和技術，建立與時俱進的管理制度，促進檔案工作可持續發展。檔案室要向數字化檔案室方向發展，檔案人員要改變原有的“等”、“要”的思維方式，要敢于主動參與到檔案管理創新中來?，F代文書檔案管理要求主動地為社會各界提供各種綜合性、戰略性的高質量的檔案信息服務，能夠充分對文書檔案信息資源進行深層次加工，創造新知識信息，為檔案利用者和廣大群眾提供高質量的檔案信息服務。在實際的工作中，領導層的決策在很大程度上影響著文書檔案管理的層次。檔案人員要積極主動地做好檔案工作的宣傳,主動提供有關檔案工作資料參與決策需要,爭取更多的支持。同時通過宣傳，加大每一位成員的檔案意識，形成“人人參與”的全員式檔案管理，爭取全體人員對檔案工作的理解、重視，便于檔案工作的深入開展。2.夯實基礎工作，構建科學管理體制。如前文所述，要正確處理傳統管理與現代化管理的關系，夯實檔案整理的基礎性工作。文件是檔案的“前身”，要從這個源頭抓起，做好檔案的全過程管理,從檔案的形成到檔案的歸檔均要制定有效的管理方案，采取科學方法進行整理以及管理工作。文書檔案主要來自外單位收文和本單位發文。對發文而言，在進行文件收集的過程中，要保證文件齊全完整、來源準確，不能弄虛作假；對收文而言，要仔細甄別和鑒定，保證收集有切實查考利用價值的文件，節約國家資源。通過計算機關鍵詞的搜索，方便檢索、快捷服務、簡化部門歸檔工作程序。文書檔案管理與職能部門業務管理相互發展，相互促進，加強文書檔案對部門業務發展的指導，通過部門業務發展帶動文書檔案管理工作的發展，促進文書檔案管理工作服務職能和指導功能的發揮。3.加快數字檔案室建設，實現“掌上查檔”。數字檔案室建設的內容包括軟硬件基礎設施建設、網絡建設、檔案資源數據庫建設、檔案網站等方面的內容。其中檔案資源數據庫的建設是尤為重要的一環。它又包括目錄數據庫、全文數據庫、電子文件的收集與歸檔。一是目錄數據庫建設。檔案行政部門要積極推行開發標準較為統一，實用性、通用性、可靠性上較高的檔案管理軟件，統一錄入標準，完善文書檔案的著錄，以方便檢索。二是全文數據庫建設。近年來，OA辦公自動化系統的廣泛應用，產生了大量的電子文件，因此，全文數據庫來源主要包括：OA辦公自動化系統、庫存檔案數字化、其他電子文檔。OA系統中電子文件的歸檔，可以通過檔案系統與OA的轉換對接。工程量較大的是在于紙質檔案的掃描加工。根據檔案利用者的需求，利用高速掃描儀等技術，將可能利用率高、關注度較多的檔案進行掃描，最大限度滿足用戶的需求。通過檔案系統管理軟件實現目錄、原文掛接，方便查詢。三是檔案查詢網站建設。據了解，目前機關單位檔案網站的擁有量和使用率還比較低。網站是各類檔案展示的平臺，因此要在技術部門的支持下構建設計合理、功能強大、智能化的檔案網站，滿足高層次需求，實現檔案信息資源的有效共享。實現“掌上查檔”。隨著網絡技術的發展，智能手機終端、微信平臺、云技術、二維碼等新興科技產品及服務的出現，使“掌上查檔”業務逐漸發展起來，數字化、網絡化幾乎無處不在。檔案室可以利用網絡平臺推出遠程利用服務，利用者僅用手機微信掃描單位檔案室的二維碼，便可成為用戶，隨時隨地查看、利用資源，通過設置各種服務和查詢規范，服務更加便民。4.加強電子檔案的安全防護。與傳統檔案管理模式相比，現代化檔案管理安全性需要得到足夠重視。尤其新興網絡服務的不斷發展，在方便人們利用的同時，也帶來了安全方面的諸多問題。為保障檔案信息安全，首先要從源頭進行控制，建立健全安全保障制度，對需要上網文件、檔案建立審查制度，可以成立審查小組，通過嚴格審查把關防止文件、檔案傳輸到公共網絡上。第二是要完善軟硬件安全設施，加大檔案信息系統分級保護工作。區分計算機、網絡的監管。對需要開放應開放的檔案應當及時提供公開，便于利用。提供檔案信息服務要嚴格遵守保密規定。三是在對紙質檔案進行數字化加工時，要做到嚴格安全管控。如果是進行數字化外包的項目，需要對保密資質進行把關，簽訂保密責任書。四是電子檔案管理軟件要科學完善，同時配備保密柜、加密軟件等，確保電子信息數據安全、可靠。其他安全措施，如在計算機中裝入防火墻、防病毒、安全認證等安全軟件。同時做好重要的文件的電子備份，防止數據丟失、損毀造成不可挽回的損失。在提供對外查詢時，計算機管理設備的運用應該根據用戶的需要，以當頁的形式呈現出來，不會看到無關的信息，不僅便于查閱，同時也提高了檔案管理的安全性。5.加強現代化文書檔案管理隊伍建設。要適應檔案現代化管理，必須組建現代化的人才隊伍。首先應更多地選拔專業對口、知識面寬、層次高的人才進入單位，以提高檔案隊伍的整體素質。二是建立良好的激勵機制。在保證檔案工作人員在職務晉升、福利待遇等方面的權利外，也要獎懲分明，加強職業危機教育，建立日常的考核機制，激發檔案人員的積極性和創造性。三是檔案人員必須“充電”，對現有的檔案工作人員進行任職教育和培訓，更新其知識結構、能力結構，同時檔案管理工作人員也要不斷加強自我修養，主動鉆研信息技術、現代化管理等相關知識，掌握和提高應用計算機、網絡技術的能力和水平，成為具有創新意識和科研能力的檔案專業人才，能夠對文書檔案資源進行深加工，進行編研開發，創造新知識信息，合理利用檔案信息，為檔案利用者和廣大群眾提供更高層次的檔案信息服務。信息化和現代化是當今社會發展的大趨勢。加快文書檔案信息化，不斷更新檔案管理理念，積極探索和嘗試新的檔案管理手段，才能更好地為機關單位工作服務，才能為社會發展做出貢獻。加快機關單位檔案信息化設施建設，推動文書檔案電子信息規范化管理，實現訴訟檔案管理現代化，是機關單位堅持執政為民，陽光執政、建立公信力的的重要舉措。隨著檔案用戶權利意識增強、我國法治化水平不斷提高，檔案用戶利用檔案滿足文化需求、維護自身合法權益的需求愈加強烈，客觀上加快了各單位文書檔案信息化建設步伐。通過檔案信息化建設的全面推進，方便群眾利用?？傊?，文書檔案現代化是一項長期性的系統化工程，需要人人都參與進來，轉變意識，共同推動檔案現代化建設。

作者:亓春波 單位:寧夏銀行

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[3]黃鋒.應用計算機技術,發揮管理效力———淺談OA系統在單位管理中的應用.信息系統工程,2015(6).

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[5]羅文妍.淺析文書檔案管理工作的創新.東北農業大學學報(社會科學版)2011.6.

篇（10）

一、2018年工作開展情況

（一）規劃引領，確保電網與地方經濟社會發展有機結合

1、按期完成電網規劃工作。認真貫徹落實省、市公司部署，4月中旬出色完成了《****縣“十三五”典型縣規劃》滾動修編工作，完成重點中心村建改方案及全縣中心村摸排、上報工作。6月底完成****現代產業園及梅山鎮目標網架規劃，完成****鎮、吳家店鎮典型鄉鎮規劃，8月份，會同縣發改委聯合編制《****縣“十三五”新一輪農網改造升級規劃》，并通過縣政府審定后上報省能源局備案。9月份分別編制完成《****現代產業園供電設施布局專項規劃》、《****縣電力專項規劃（2018-2030年）》，將電力專項規劃納入縣政府規劃報告中，確保電力設施進得去、落得下。并通過省公司發策部組織的市縣公司供電專項規劃互查。以規劃引領“十三五”期間電網建設，統一規劃，逐步實施，有序推進縣域電網建設和改造。

2、強化項目前期管理。積極開展項目儲備工作，與運檢部、供電所緊密聯系，對規劃庫內的項目時序調整及時溝通，確保將最急迫的項目優先安排初設并通過初設評審、入庫。2018年共開展了5個批次282個10千伏項目初設評審，儲備項目資金達到2.3億元，確保儲備充足。

3、積極推進“一村一圖”工作。10月份，省公司布置開展一村一圖工作，****公司迅速成立工作組織、明確職責分工并排定了工作計劃，全面啟動基礎數據收集和圖形繪制工作。目前****、吳家店2個典型鄉鎮的基礎數據收集和10千伏條圖、地理接線圖繪制工作，其他鄉鎮的數據收集和圖形繪制正在推進中。

4、全力服務地方經濟發展。

積極配合縣政府相關單位開展分布式光伏電站選址、接入方案確定等工作，配合省市公司開展新能源消納分析等研究，主動應對新能源快速發展對電網的影響。

全程跟蹤服務中心村建設，2018年****實施庫區移民搬遷和扶貧移民搬遷工程，在全縣新建288個中心村居民點，搬遷群眾11000余戶。公司全面完成了全縣196個中心村、292處的中心村電力桿線遷改任務，共遷改35千伏線路1.5千米、10千伏線路95.5千米、低壓線路204千米、遷改電桿4600余處，全力保障全縣中心村建設。目前，涉及中心村永久用電配套工程正在有序推進中。

（二）統籌協調，如期完成電網建設任務

1、主動服務大電網建設，積極配合省、市公司做好220千伏古碑輸變電工程、220千伏白塔畈匯流站工程、110千伏鄭嶺輸變電工程、110千伏朝陽山和東高山送出工程建設協調服務工作。其中，110千伏鄭嶺、220千伏古碑輸變電工程已按期竣工投運，220千伏白塔畈匯流站工程、110千伏朝陽山和東高山送出線路工程正在實施中。

2、全面完成年度農網改造升級工程建設任務，至2018年9月份全面完成2015年度農網升級工程建設轉資任務，并順利通過省市公司復核驗收電網建設規模，完成新建35千伏變電站2座、增容擴建變電站7座，新增主變9臺/變電容量8.78萬千伏安，35千伏線路10條、36.688千米；建改10千伏線路298.99千米，配變263臺/62720千伏安，低壓線路1538.16千米。通過工程實施，一是電網結構進一步增強。消除單主變變電站7座。二是供電能力進一步提高。通過11個35千伏項目的建設，提升了35千伏電網供電能力，35千伏容載比達到3.61，消除了35千伏變電站重過載現象。全縣10千伏戶均配變容量由2015年底的1.51千伏安提高到1.72千伏安。三是保障了分布式新能源發展和脫貧攻堅。通過農網改造升級工程的實施，切實解決了分布式光伏發電消納、接網及輸送瓶頸，保障了扶貧效果。同時，35千伏油店變升級改造和張沖變2號主變擴建兩項工程被省公司評選為優質工程。

3、有序推進2018年中心村和電網基建工程建設，2018年第一、二批次農網（中心村）項目共3個，分別為35千伏響塘變1號主變增容改造（第一批農網）、沙河變2號主變擴建工程（第一批中心村）和關銀π入南溪35千伏線路工程（第二批中心村）。目前3個項目均已開工建設，計劃在12月中旬完成35千伏響塘變1號主變增容改造和沙河變2號主變擴建工程建設任務，在2019年6月份全面完成關銀π入南溪35千伏線路工程建設任務。

（三）、強化指標管控，“五項”措施提升同業對標水平

****公司2018年第一、二和三季度同業對標綜合評價分別為D段（58名）、D段（51名）和C段（44名），整體對標位次在穩步提升，其中生產管理、隊伍建設2個專業指標較2015年度提升明顯。****公司落實五項措施扎實提升同業對標指標水平。一是制定年度對標目標，分析預判5個專業36個專項指標排名水平，確定年度綜合評價對標目標。二是圍繞年度目標細化分解，將36項指標責任到部門，落實專人管控，分別制定季度/年度提升計劃，做到主要領導親自布置，分管領導抓過程管控，確保指標得以提升。三是定期開展指標評價和診斷分析，不斷查找指標差距，重點分析制約弱勢指標的關鍵因素，預判并制定補救方案，著力將短板指標對綜合評價的影響程度降到最低。四是強化基礎管理，確保基礎數據閉環、動態更新，開展生產、營銷、人資、財務等基礎管理專項活動，建立完善生產管理、營銷管理各項工作流程和責任落實，打牢基礎，不斷優化指標數據。五是公司建立同業對標考核機制，針對指標水平并結合實際制定考核辦法提升方案并將36項指標責任到部門，管控到專責人員，做到主要領導親自布置，分管領導抓具體，確保指標有人管控。實現年度保D爭C的目標得以實現。

（四）綜合管理工作：一是扎實開展技術標準評價工作，對照“國網安徽省電力公司技術標準實施評價工作流程”中的工作內容和要求，召開啟動會、健全工作網絡和編制工作方案，如期完成技術標準實施評價工作并通過市公司組織檢查。二是規范集體企業管理，強化和規范公司集體企業資金使用、物資和非物資招標采購以及關聯交易行為，健全考核分配制度，及時布置和落實集體企業安全管理、車輛管理等工作，3月份順利完成集體企業改革改制工作。三是強化管理創新，公司年初開展了一期2015年度管理創新及QC成果會，通過溝通、交流、指導等措施，邊總結、邊修改，堅持圍繞課題、解決問題，做好典型經驗總結和推廣，開展QC、管理創新課題的選擇和申報引導員工關心企業、支持企業，努力解決企業管理難點和生產經營工作中的難題。2018年安徽省管理創新成果題為“全面優化物資服務機制保障農網工程建設管理”已按照要求進行申報。四是按照市公司統一部署，常態開展綜合計劃協同監督、線損同期管理和示范區建設、制度標準化、經濟活動分析和業績指標管控工作。

二、工作亮點及創新做法

抓短板促管理，提升指標水平。2018年公司同業對標在全省72家縣公司綜合評價顯著提升，主要做法：一是年初定位制定合理的目標，圍繞安全生產中心工作加強日管控緊盯指標不放松。二是將指標責任到部門，細化到專業，明確到人員，適時監測通報指標完成情況。三是建立部門協同聯動工作機制，做到小指標讓大指標，以抓核心指標，落后指標為主。四是建立診斷分析，按時召開會議，分析研判指標落后原因、整改，對長期落后指標建立約談機制。五是注重宣傳引導，建立考核激勵機制，重獎重罰，同時納入個人績效，實行雙重考核，并將指標考核延伸到基層、到班組。由于措施有力，安全、生產和經營、服務方面成效顯著，2018年度公司同業對標排名實現進段升位。

三、存在問題和建議

電網規劃和項目支撐與地方發展需求需進一步協調。一是2018年1月12日，國家能源局將****縣列為全國可再生能源政策和發展機制創新示范先行先試縣。根據規劃，到2020年，全縣建成可再生能源總裝機570萬千瓦，其中光伏發電320萬千瓦、水電160萬千瓦、風電80萬千瓦、生物質能10萬千瓦。在光伏等新能源發展過程中，地面光伏電站建設周期短，往往選址確定后半年即可投產，而公司系統電網配套項目前期工作流程較長，與光伏電站協同起來比較困難。二是****現代產業園區北部區域路網基本形成，下一步將陸續有企業落地，需要及時配套電網項目。

解決措施：一是新能源發展方面，提請政府做好高比例可再生能源示范縣創建方案的細化分解，排定科學合理的建設時序。匯報上級公司適時滾動修訂配電網規劃和項目計劃安排，確保電網規劃與新能源發展規劃有效銜接。二是現代產業園區方面，提請政府對現代產業園區電力布局規劃盡快評審，加強與園區對接，跟蹤招商引資企業落戶情況，提前做好園區可能新增負荷點的配套項目前期儲備。及時向上級公司匯報園區負荷增長情況，爭取電網配套項目落地建設。

四、2019年工作計劃安排

1、認真開展同業對標工作。一是做到指標管理項目化，針對短板、弱項指標，尤其是長期落后的指標牽頭組織制定提升實施方案、分階段有效制定提升計劃。二是優化并明晰工作流程，對關聯指標的監測管理牽頭各專業制定有效的工作流程圖，能夠清晰的看出是因哪個環節出現堵塞而導致。三是細化公司同業對標考核辦法，根據指標權重、完成的難易程度和關聯責任分解實施考核，建立協同監督預警機制，同時引導各專業延伸考核到人。