辦公室檔案管理探討3篇

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辦公室檔案管理探討篇1

隨著社會的發展，檔案管理工作被提上日程，檔案管理內容和形式比較復雜，對管理工作人員是一個較大的挑戰及考驗。單位需要著眼于檔案管理工作的現實條件，在全面調整、改進過程中真正彰顯檔案管理工作的指導作用及優勢，了解不同單位辦公室檔案管理工作現實條件，分析提升檔案管理工作質量和效率的相關策略及要求，為推進檔案管理改革和調整提供相應參考。新時期對辦公室檔案管理工作提出新要求，需要關注文化建設和制度改革，需要分析新時代背景下檔案管理工作的思路及方向，需要不斷促進檔案管理工作的創新與改革。在辦公室檔案管理工作比較復雜的局面下，需要以管理體系的構建為基礎，深入分析檔案管理工作的具體要求，全面調整工作思想及方向，保障檔案管理資源的合理配置及利用。

一、辦公室檔案管理工作要求

1.檔案管理文化與制度建設要求對于企事業單位來說，檔案管理工作的重要性和必要性不言而喻。檔案管理工作的質量和效率直接影響著企事業單位的穩定建設及發展，要想樹立良好的社會形象，單位必須要注重對檔案管理工作的有效創新，關注工作質量和效率提升要求。一方面需要關注文化建設和制度改革，另一方面需要著重分析新時代背景下檔案管理工作的思路及方向，積極擺脫傳統管理模式的束縛，深化對檔案管理工作認知及理解，積極設置專門的管理部門來落實這一工作，確保檔案管理工作能夠大放異彩、重煥生機。目前，部分單位已經意識到了檔案管理工作的必要性和重要性，以辦公室為著眼點，確保辦公室管理工作人員能夠全身心投入其中，為檔案管理工作質量和效率的提升建言獻策，做出自身相應的貢獻。2.檔案管理工作手段創新檔案管理工作主要以檔案實體和檔案信息的有效管理、歸納、總結、分析為基礎，涉及的服務內容和管理策略比較多元，與各項業務工作開展密切相關。單位需要著眼于檔案管理工作的現實條件，結合時代發展要求主動與國際接軌，不斷促進檔案管理工作的創新及改革。調整傳統管理模式，將現代化、高效化的檔案管理策略落到實處，保障檔案管理工作能夠發揮相應的作用。辦公室工作人員需要意識到自身的社會責任，掌握檔案管理工作的重點、難點，在全面調整及改進過程中主動實現個人工作能力的穩定提升，這對管理工作的改革創新和管理資源的合理配置及利用都有非常關鍵的影響。管理工作人員需要站在時代發展角度，抓住新時代背景下辦公室檔案管理工作的核心要求。3.檔案管理服務功能創新從宏觀角度來看，辦公室檔案管理工作比較復雜。首先，辦公室檔案管理工作的服務性、管理性和政治性比較顯著，雖然可能無法直接產生物質財富，但是與整個單位的穩定建設及發展密切相關，具有全局性的影響，能夠為單位的穩定運作打下扎實基礎，真正實現單位綜合實力的穩定提升。其次，不同檔案管理工作之間的聯系和互動比較頻繁，逐步形成了一個全新的管理系統。辦公室檔案管理工作需要以管理體系的構建為基礎，針對不同內部管理工作分析及研究，盡量避免互相隔絕和孤立靜止，只有積極踐行與時俱進的管理理念，深入分析檔案管理工作具體要求才能夠實現對癥下藥。最后，辦公室檔案管理有助于為各項管理工作的有效運轉提供針對性的依據以及支持，促進各類管理活動和業務活動的順利開展。辦公室檔案管理要真正適應時代發展需求、全面調整工作思想及方向、保障檔案管理資源的合理配置及利用，這對單位的穩定建設及發展有著重要影響。

二、辦公室檔案管理工作現狀

辦公室檔案管理工作的難度系數偏高，因此對工作人員是一個較大的挑戰和考驗。有的工作人員對該工作的認知和理解不夠充分，工作經驗較少，沒有著眼于時代發展進程，沒有深入剖析辦公室檔案管理工作重點及難點。仍然按照傳統管理模式，最終導致整體管理質量大打折扣，與預期目標差距較為顯著。1.思想理念傳統單一思想理念對實踐行為的影響非常直接及深遠，正確的思想理念能夠為后期的實踐活動打下扎實的基礎，真正促進各類活動的開展。目前，辦公室檔案管理工作質量不夠理想，有的工作人員沒有意識到檔案管理工作的必要性，思想認知出現了偏差，思想理念比較單一和傳統。他們的工作往往以檔案的簡單擺放陳列為主，整個管理模式比較機械和單一，管理混亂、資料丟失等問題時有發生，單位管理層很少能著眼檔案管理工作的現實條件，沒有加強對管理崗位的有效分析。整體運作模式比較單一，同時運轉效率停滯不前，工作人員無法結合檔案管理工作要求，對具體數據以及所需要材料進行整理、歸納、總結，無法實現不同材料妥善保管和有效調取。因此，出現了許多管理矛盾和沖突，不利于整個單位的穩定建設及發展。2.工作效率偏低內部管理模式的改革及創新是一個長期過程，很難在短期內取得明顯成效。辦公室管理人員需要拉長戰線，意識到這一工作的艱巨性，進而重新調整工作思路及策略。但是，有的工作人員沒有意識到這一工作的重要性，忽略了對檔案管理工作的實踐分析及研究，沒有對整個工作改革的現實條件進行相應調整，整體工作質量和工作效率偏低，無法更好地利用自己的專業技能促進各項工作穩定落實，最終導致一部分管理資源被浪費；有的工作人員行政效率偏低，心浮氣躁，出現了許多消極應對情緒，因此整體的檔案管理質量不斷走下坡路。當前辦公室檔案管理工作局面復雜，但只要抓住思想理念傳統單一、工作效率偏低的主要矛盾，以管理體系構建為基礎，深入分析檔案管理工作的具體要求，全面調整工作思想及方向，保障檔案管理資源的合理配置及利用，以期系統提升辦公室檔案管理工作利率。

三、辦公室檔案管理工作效率提升途徑

1.全面創新思想理念首先，管理思想的有效創新是辦公室檔案管理工作改革的前提及基礎。為了有效促進辦公室檔案管理工作的改革及創新，管理層需要加強專業人員工作創新素養提升。有的檔案管理工作人員對檔案管理技術、會計技術以及信息技術了解不夠充分，出現了許多偏差行為，因此在實踐運作過程中非常消極、被動。為了避免這一不足，管理層需要以思想理念的創新為基礎，深化管理工作人員對檔案管理的認知和理解，加強開展專業講座、培訓以及技術交流合作。通過信息資源有效共享來深化檔案管理人員對該工作的理解及認知，保障檔案管理人員主動學習優秀的做法以及經驗，在掌握專業技巧基礎上為檔案管理實踐工作的穩定落實建言獻策。互聯網+思維的融入非常關鍵，有助于全面提升工作人員的專業素養及能力，為檔案管理工作的改革及創新做好前期鋪墊工作。管理層需要注重工作思路和方向的有效調整，了解檔案管理工作的重點及難點，在全面調整、改進的基礎上確保后期培訓工作的有效改進以及創新提供支持。只有保持檔案管理工作的持續性和一致性才能夠實現與時俱進，真正為檔案管理人員的職業生涯規劃保駕護航。管理層需要更新管理理念，確保檔案管理意識的有效增強。現階段的單位檔案管理工作難度系數偏高，工作人員還沒有樹立良好的管理意識，管理理念比較單一和機械，因此嚴重影響了檔案管理工作的有效改革。必須增強單位所有員工檔案管理意識，只有在正確檔案管理意識的指導下進行工作，才能夠更好實現檔案管理理念的全面創新及優化。單位需要留出更多時間關注對檔案管理規范化關系的分析和識別，了解目前辦公室檔案管理工作所存在的各種不足，始終堅持以人為本的管理理念，積極構建現代化的管理體系。對單位自身發展與社會的實質需求進行相應的調整以及改進，單位服務意識的樹立最為關鍵，這有助于進一步體現單位檔案管理工作的針對性和有效性，真正促進崗位責任制有效落實。規避不科學、不合理的規章制度，保障每個工作人員都能夠做到兢兢業業、愛崗敬業，有效建設和強化單位檔案管理體系，實現不同管理資源合理配置與利用。2.全面提升工作效率為了有效避免上文中存在的各種不足，辦公室管理人員需要加強工作質量和效率的提升，關注對不同應用管理元素的分析研究，了解目前的管理現狀，真正實現不同管理資源的合理配置及利用。保障每一個位工作人員都能夠意識到自身的社會責任，主動為檔案管理工作創新及改革建言獻策，做出相應的貢獻。另外，工作人員自身還需要抓住學習和提升的機會，關注專業能力的發展及經驗的有效積累，積極參與各種學術交流與技術提升活動。管理技能和管理水平的提升是一個長期過程，有助于檔案管理工作的全面改革及落實，管理層需要站在宏觀角度注重對員工的培訓教育，保障其能夠擁有較強的管理技能。目前，我國辦公室檔案管理工作存在許多不足，檔案管理人員多是兼職，他們大多對檔案管理技能認知不夠全面，缺乏專業的管理素養。管理層需要意識到這一問題的嚴峻性，應加強與檔案管理人員之間的聯系溝通，抓住問題的核心所在，以提升其管理技能和水平為基礎，明確檔案管理專業人才的核心要求，以專業技能培訓為重點，確保檔案管理人員能夠擁有較強的管理技能。3.構建完善的檔案管理體系辦公室檔案管理工作的實踐性比較明顯，包含不同工作環節，因此有的工作人員因為工作能力不足而出現工作偏差或失誤。辦公室檔案管理工作環節的聯系互動比較少，有的工作步驟直接被無視，使整體的檔案管理質量和效率停滯不前。為了避免這一問題，單位需要構建完善的管理體系，加強不同管理部門之間的聯系，確保管理人員工作有章可循。其中，工作流程的有效簡化最為關鍵，管理層需要與時俱進，關注辦公室檔案管理工作中所存在的各類問題并進行有效整理及歸納，真正實現對癥下藥和舉一反三。日常檔案管理工作中所出現的問題比較普遍，工作需求的優化升級與合理設計是基礎，這有助于全面提升檔案管理工作的穩定性與針對性。辦公室檔案管理人員需要掌握現代化網絡技術，加強與其他部門之間合作，構建完善的管理體系，積極實現檔案管理信息的有效共享。只有這樣才能夠突破傳統檔案管理模式的束縛，將更多的新鮮血液融入辦公室檔案管理活動環節，真正實現管理資源的合理配置，保障管理質量穩定提升。4.規范檔案收集檔案搜集工作的難度相對偏高，是整個檔案管理工作中的重點。辦公室檔案管理人員需要構建完善的辦公室檔案管理體系，將工作重心放在檔案搜集，做好前期的鋪墊工作，確保檔案文件管理工作的有效利用。單位管理層需要注重管理思路的優化升級，針對目前檔案管理工作的現實條件，對管理瓶頸進行分析研究，在強化檔案收集工作基礎上進一步優化操作程序和檔案管理制度，明確各項管理工作的核心及重點，確保檔案管理工作能夠嚴格按照相關程序一一落實。另外，檔案管理體系的構建也非常關鍵，管理層需要深入分析各個部門檔案管理系統建設的實質要求，了解目前管理現狀，確保不同檔案管理流程能夠按照相應的程序一一落實，只有這樣才能夠實現辦公室檔案管理工作的有效改革及創新。5.推進檔案管理信息化信息化建設符合時代發展的要求，能夠更好體現現代化管理工作優勢，推進辦公室檔案管理工作的改革及創新，真正踐行與時俱進的管理理念。單位管理層需要針對辦公室檔案管理工作的現實條件，了解其工作重點及核心要求，積極完善現有的辦公室檔案管理體系。辦公室檔案管理工作與各項業務工作的開展存在緊密聯系，如果無法確保其有效落實，就會導致整體的管理質量大打折扣。關注文化建設和制度改革，需要分析新時代背景下檔案管理工作的思路及方向，需要不斷促進檔案管理工作的創新以及改革。在辦公室檔案管理工作比較復雜的局面下，需要以管理體系的構建為基礎，深入分析檔案管理工作的具體要求，全面調整工作思想及方向，保障檔案管理資源的合理配置及利用。全面創新思想理念，全面提升工作效率，構建完善的檔案管理體系，規范檔案收集，推進檔案管理信息化。管理層需要以信息化建設為基礎，將更多的現代化管理技術融入其中，以計算機、大數據、云計算為基礎，對現代化檔案管理工作的實踐要求以及所存在的各種不足進行多方面考量。針對檔案資料搜集和保存的現實條件，加強對檔案種類的有效歸納、整理，確保各種精細化管理策略的有效利用，全面提升檔案管理信息化水平。

四、結語

提升辦公室檔案管理質量非常有必要，單位需要意識到其重要價值，全面創新思想理念，積極提升工作質量和效率。辦公室檔案管理工作比較復雜，需要運用全局觀為單位的穩定運作打下扎實基礎，真正實現單位綜合實力的穩定提升。運用系統觀構建全新管理系統，針對不同內部管理工作的分析及研究，盡量避免互相隔絕和孤立靜止，積極踐行與時俱進的管理理念，深入分析檔案管理工作的具體要求，才能適應時代發展需求。全面調整工作思想及方向，保障辦公室檔案管理資源的合理配置及利用，對單位的穩定建設及發展有重要影響。加強不同管理環境之間的聯系互動，著眼于時代發展進程，在全面調整以及優化升級的過程中實現穩步推進。

作者:王冰 韓寶海

辦公室檔案管理探討篇2

辦公室是社會組織中具有中樞作用的工作場所，檔案管理是辦公室工作的重要組成部分，也是單位工作的基礎。實現高質量的檔案管理，不但能夠充分保證檔案的完整性，提高檔案資料查詢與利用效率，同時能夠充分發揮檔案在辦公室及整個單位管理工作中的價值，有效促進單位工作的順利實施。隨著經濟的不斷發展與社會的進步，信息技術逐漸被應用到各個領域，傳統的紙質檔案管理已經不能滿足需求，在辦公室檔案管理工作中應加強對網絡信息技術的應用，創新檔案管理辦法，解決工作中影響工作效率的問題，進一步提升檔案管理效率———這成為當前各單位辦公室管理工作的重要內容之一。

1當前辦公室檔案管理效率方面存在的主要問題

1.1工作人員的檔案管理意識較為薄弱在辦公室檔案管理工作中，相關工作人員的管理意識較為薄弱，成了對檔案管理工作質量與效率產生影響的重要因素。現階段，大部分檔案管理工作人員并不是專業管理人員，有些甚至是臨時工。加上部分單位對辦公室檔案管理工作的重要性缺乏認識，未能將其放到應有的工作位置。一些單位的辦公室檔案資料未得到妥善保存，長期隨意堆放，造成了比較嚴重的不利影響。

1.2傳統的辦公室檔案管理方式落后辦公室檔案管理工作中仍存在檔案管理制度不完善，崗位職責劃分不清，對管理人員約束力度不足等情況，當出現檔案管理問題時，不能明確責任人，互相推諉，從而大大影響了檔案管理效率。并且傳統方式的辦公室檔案管理落后，通常采用人工抄寫，然后再將抄好的檔案進行保存，沒有推進檔案管理信息化，效率低下，出錯率高且易丟失，也影響檔案的原始性。隨著經濟社會的不斷發展進步，傳統的辦公室檔案管理方式存在著很大的局限性已經很難滿足各單位的發展需要。

1.3辦公室檔案管理標準缺乏規范性一些單位整體檔案管理標準不統一，在對檔案信息進行處理時，采用不同方式記錄信息，造成不同辦公室信息互相使用時的一定困擾。檔案管理標準不同，各個辦公室都會形成不同檔案模式，在進行檔案存儲、管理、利用、檢查時，會面臨大量問題，直接影響檔案信息的管理和利用效率。

2提高辦公室檔案管理工作效率的有效途徑

2.1增強檔案管理工作意識和能力辦公室檔案管理工作人員應該轉變自身思想觀念，充分認識到檔案管理工作的重要性。必要的，可設置專職檔案管理崗位，安排專業的檔案管理工作人員管理檔案。應定期開展檔案工作人員業務培訓，根據檔案管理的具體工作內容邀請相應的專家進行講座教學，不但講述與檔案管理相關的理論知識與技能，也要對檔案管理工作的實際發展動態以及未來的發展趨勢進行講述，不斷拓寬辦公室檔案工作人員的視野，轉變其觀念，讓他們能夠主動學習新的方法、技術或理論，有效提升專業水平和工作效率。檔案辦公室工作人員應積極主動地了解單位現階段的發展情況，并在平時的工作中把檔案的收集、整理、保管、保護、利用等項工作做好。應該加強檔案管理相關法律法規的宣傳與推廣教育工作，有效提升檔案工作人員的保密意識與法律意識，不斷提升檔案管理工作的合理化與規范化，堅持依法管檔用檔，保證檔案安全。還應對每個時期辦公室檔案管理工作中存在的問題進行研究與分析，找出其未來應該努力的方向，促進辦公室檔案管理工作的穩定可持續發展。

2.2建立完善的檔案信息管理系統檔案信息能夠在某些方面比較充分地反映單位的工作狀況。隨著社會進步，很多單位業務工作發展速度十分迅猛，檔案管理的工作量直線上升，需要記錄管理的檔案信息日益增加。計算機管理軟件系統為實現辦公室檔案管理信息化提供了有利條件。建設比較完善的辦公室檔案信息管理系統，推進檔案管理信息化建設，將會直接推動辦公室檔案管理現代化，提高工作效率。在辦公室電子檔案數量不斷增多的情況下，通過科學合理選擇計算機檔案管理軟件，可以促進辦公室檔案管理工作效率和質量的提高。因此，各單位應完善檔案信息管理系統，完善信息存儲，建立適用規范的數據庫系統，將檔案信息數字化，實現檔案收集、存儲、管理、檢索、利用等項工作的數字化，提高檔案管理及各部門工作效率，促進各單位工作的持續、快速發展。

2.3建立統一的檔案管理制度辦公室的檔案資料和文件之間息息相關，統一的技術操作標準與檔案信息管理規范，是推進辦公室檔案工作的重要制度基礎。要想有效提升辦公室檔案管理工作的質量與效率，就應該依照辦公室檔案管理工作的特征及實際情況，對相關的管理制度進行完善，并且在辦公室文件管理過程中對檔案收集與整理工作進行規范，做好相應的文件形成及保管工作，不斷提升辦公室檔案管理工作的質量。同時，完成檔案整理后，需按照檔案內容、性質與重要程度的不同，標注標簽，在檔案室有序存放。儲存地點應符合安全保存檔案的要求，且做好警示標識，提醒非相關人員不準入內，避免不相干人員隨便進入檔案室，造成重要檔案資料損壞或被竊取。不僅如此，針對機密性高的檔案，應單獨放置，且一段時間后對檔案的保密期限進行跟進記錄，同時相關人員應隨時間變化與機密程度變化，對檔案材料進行解密、升密、降密，對部分無須保密的文件做適時處理，有的可在相應檔案信息平臺共享。各單位應不斷加強相關制度的宣傳力度，促進制度的落實，實現對檔案管理工作的有效約束。

2.4改善工作理念，強化思維創新常言道“資源有限，創意無限”，創新思維是創意的重要前提。在新時代背景下，辦公室職員應與時俱進，不斷學習新的工作方式方法，在實際工作中不斷更新自身理念，運用和強化創新思維。這樣的職員不會過早做出定論或者倉促行動，而是會先發散思維，再結合理論、實際進行工作。應強化職員思維上的創新，從根本上促進辦公室檔案管理工作的創新，促使辦公室從傳統的執行型轉變為科學的開拓型，進一步推進辦公室檔案管理工作模式與具體方式方法的創新發展。各單位應不斷提高辦公室檔案管理人員的基本素質和工作能力，完善檔案信息管理系統，積極推進檔案管理信息化，提高檔案管理工作的效率，更好地為整個單位業務工作的發展服務。

作者:阮麗

辦公室檔案管理探討篇3

時代的進步和社會經濟的發展，推動了文書檔案收集與歸檔管理工作的進步，同樣這方面工作在企業以及機關事業單位中的作用和影響越來越大。只有不斷地提高辦公室文書檔案收集與歸檔管理工作的水平與能力，才能夠將文書檔案各方面的價值最大限度地體現出來，這對企業以及機關事業單位還有社會經濟的進一步發展而言，都有非常重大的積極作用。文章主要通過闡述辦公室文書檔案收集與歸檔工作，以及在實際工作中存在的主要問題，提出有針對性的管理工作的優化對策，提高辦公室文書檔案管理的質量與效率，促進檔案管理工作的持續發展。

一、辦公室文書檔案收集與歸檔工作概述

如何才能提升辦公室文書檔案管理工作的質量與效率，是企業辦公室檔案管理工作人員需要首先思考的問題。文書檔案收集與歸檔工作，主要指的就是記錄企業各種事項以及能夠精確地反映出企業在發展過程中存在的問題，還有提出解決方式的參考依據的一種結果。對企業的發展來說，文書檔案收集與歸檔工作具有非常重要的意義。辦公室文書檔案收集與歸檔工作是企業辦公室檔案管理最基本的一種事項，而這項工作的管理質量與效率，同樣也直接體現了辦公室管理工作的能力水平。實際上，企業的辦公室在日常辦公的過程中，很多經營事項和環節都會產生比較多的書面材料，而這些都是文書檔案管理的主要范疇。辦公室文書檔案在實際管理的過程中，所有的信息和數據與企業的持續發展以及長久規劃、高層領導者的決策有著非常緊密的聯系；除此之外，還具備相應的指導作用。企業只有高度的重視辦公室文書檔案的收集與歸檔管理工作，才能夠將此項工作的重要性發揮出來，也能夠為企業創造更高的經濟效益和社會價值。同時，辦公室文書檔案的收集與歸檔管理工作，也是企業日常行政經營管理的核心與基礎，更是提高企業管理工作質量與效率的重中之重。首先，因為文書檔案收集與歸檔在企業行政管理工作中占據了核心的地位，所以在這個基礎上，強化這項工作的落實，能夠提高企業管理工作的質量與效率。其次，文書檔案收集與歸檔管理工作的展開，能夠幫助企業記錄每一個階段的發展狀況。比如可能很多企業在具體時間進行生產的過程中，會產生很多的文件資料，而管理文書檔案這項工作就能夠將這些大量的書面資料進行整合，方便企業在最終考核評價工作展開的過程中，能夠第一時間查詢到相關的資料信息，以此促進考核評定的科學化。最后，辦公室文書檔案收集與歸檔工作的實施，能夠幫助企業的高層領導者及時了解到企業內部的生產經營狀況，以及存在的主要諸多問題，也能夠幫助領導在展開各項決策的過程中，提供一些基礎性的支持［１］。從企業辦公室主要的職能方面進行分析，辦公室是企業內部行政管理信息處理與交流的核心場所，更是企業穩定運轉的重中之重。辦公室確實要承擔在文書檔案管理工作中的各種職責，特別是要做好其收集與歸檔工作。只有對文書檔案的收集與歸檔引起重視，認真完成各項日常管理工作，才能為之后的在行政管理工作展開奠定堅實的基礎。實際上，任何一個企業在經營發展的過程中，都會在每一個階段設置目標規劃，甚至也會設置比較長遠的規劃，只有在規劃和戰略下，推動各項工作任務才能夠確保工作科學合理地完成，也能夠滿足企業的實際需求。文書檔案的收集與歸檔管理工作，就是企業對長遠規劃和短期規劃戰略發展計劃的前提與基礎，企業有理由高度重視這項工作。

二、辦公室文書檔案收集與歸檔工作中存在的問題

（一）檔案管理人員對檔案管理認識不夠到位在辦公室文書檔案收集與歸檔管理工作展開的過程中，因為一部分檔案工作人員對這項工作的認識不夠充足，而且整體的管理意識比較薄弱。他們僅僅側重于一些比較重要的文件的收集與歸檔管理，忽略了一般的文件資料的收集管理。這也從一定程度上直接影響到了企業辦公室文書檔案收集與歸檔工作的質量與效率，導致整個文檔材料的管理力度不夠質量不高。還有一部分檔案管理人員責任心不夠強，并沒有認真、仔細地記錄和整理文檔資料，導致檔案資料的真實性不是很準確，而且文件分散的位置都并不利于這項工作的展開。比如，由于檔案工作人員不重視這項工作，或者對這項工作的重要性認識不夠充分，導致其在具體工作的過程中沒有仔細地鑒別檔案資料的真實性，也沒有對檔案資料的原件與復印件進行區分，未在第一時間將原件保存下來，因而導致檔案資料的完整性和正確性大打折扣，甚至導致部分資料不符合后期使用規范，檔案價值受到破壞，不再具備完整的法律效力。

（二）文書檔案收集與歸檔方式較為落后，無法適應現代化辦公需求企業辦公室文書檔案工作人員在實際工作的過程中，采用的方式比較落后，無法滿足現代化企業辦公室行政管理工作的展開。從文書檔案的收集這方面來說，一般情況下，檔案管理員采用傳統的手工收集檔案方式相對來說會耗費大量的時間，而且也需要檔案管理人員具備非常大的耐心。即使如此，這樣落后的方式也沒有辦法從根本上確保文書檔案資料的真實性和科學性。其次，由于文書檔案歸檔方式比較落后，絕大多數檔案管理人員在歸檔資料文件的時候，都沒有對這部分資料文件進行科學合理的分類，對一些比較重要的資料，也沒有利用特殊化的手段進行處理。與此同時，企業辦公室文書檔案資料可能還會存在忽略、遺漏的狀況，這兩方面就直接反映出來了企業辦公室文書檔案收集與歸檔工作的質量和效率無法達到預期的理想效果。之所以出現這些問題，就是因為整個工作的方式非常落后，無法滿足現代化辦公的需求。

（三）檔案管理體系不夠完善目前大部分企業的辦公室文書檔案管理工作，缺乏針對性的管理體系和管理制度，同時部分檔案管理工作人員缺乏有效的工作經驗和專業的工作技能，未能理解這項工作的重要性，所以在展開管理工作的過程中經常會出現很多失誤，比如檔案資料文件破損、丟失的狀況也頻繁發生。實際上，辦公室文書檔案管理的真實性和有效性，才是整個工作的重中之重，如果一旦出現這種情況，那么檔案資料的真實性和有效性就無法得到保障［２］。由于絕大多數的辦公室內部檔案管理程序不夠規范，所有重要的資料和一般性資料都保管在一起，這就導致整個檔案管理工作的質量和效果大打折扣。除此之外，因為檔案保存不夠完整，很多文件資料都存在著部分丟失的狀況，所以在使用這些資料的時候也無法找到相關的部門，對剩下的資料進行補充，這就導致整個檔案管理工作的實效性無法實現。

三、辦公室文書檔案收集與歸檔工作管理優化策略

（一）提高檔案管理人員對檔案管理工作的重視，并加強監督首先，部分辦公室檔案工作人員未能提起對檔案管理工作的重視，對這項工作的認識存在一定的不足之處，而且缺乏相應的管理理念，導致自身的工作能力和專業知識的儲備很難得到有效提升。所以說，需要通過各種方式提升辦公室文書檔案工作人員的意識，了解在新的時代背景下，企業對辦公室文書檔案收集與歸檔工作的要求，嚴格把控收集工作階段所手機信息的準確性，將所有內容標注清楚，并且確保內容的真實可靠，保證所有的信息數據能夠第一時間查閱，且真實有效。所有資源的提供者在提供相關資料的過程中，需要對事項的內容和數據做到真實可靠，而且需要積極地配合檔案工作人員的具體工作要求提供必要的資源。文書檔案的管理人員也需要了解到文書檔案在具體工作中的重要性，明確工作的內容和要點以及工作的程序，確保檔案管理工作的質量和效率。除此之外，還需要了解文書檔案資料中的內容是否真實可靠，如果存在虛假的狀況或者是殘缺不全的狀況，那么管理人員就可以對其進行相應的責任追究。其次，辦公室文書檔案收集與歸檔的管理人員，需要了解工作的具體內容明確自身的工作責任，意識到工作的意義，強化對這方面工作的管理。由于企業一些高層領導者，對這方面工作的意識都不夠，認為這份工作并不重要，所以導致整個部門的工作人員的態度也無法滿足具體工作的需求。從這個角度來說，文書檔案收集與歸檔在具體開展的過程中，需要不斷地明確所有工作內容以及職責，每一個人都需要了解自身所承擔的責任與義務，做好崗位職責的劃分，不斷地提高工作質量和效率。除此之外，在工作人員上崗之前，需要進行一些基礎性的培訓以及考核，只有考核通過才能夠讓其上崗工作。最后，文書檔案管理人員在收集歸檔的過程中，對一些不合格的檔案需要直接將其返工，如果說檔案工作人員出現失誤，或者說有非常明顯的錯誤，那么就需要上級領導對其進行相應處罰。

（二）加強對文書檔案收集與歸檔工作方式進行優化提升企業行政管理部門需要監督辦公室文書檔案收集與歸檔工作方式的優化改進，不斷地調整收集與歸檔的工作模式。實際上，傳統的企業辦公室文書檔案收集與歸檔工作中，確實缺乏一定的主動性和針對性，而且檔案資料保管不夠完整。這些諸多的問題也就從一定程度上限制了企業辦公室檔案管理工作的順利展開。所以從這個角度來說，行政管理部門需要督促辦公室檔案管理工作人員，根據實際狀況對文書檔案數據歸檔模式進行優化調整，以此來提高文書檔案管理工作的質量與效率［３］。首先，需要對出現的問題第一時間進行反饋。一般來說，企業辦公室文書檔案在收集與歸檔的過程中，會經常性地出現一些相關的問題。如果管理人員沒有針對這些問題進行及時有效地處理，那么就會導致整個管理成本的大大提升，而且降低了企業文書檔案管理的質量與效率。所以說在發現問題之后，一定要第一時間進行及時的反饋與處理，確保整個文書檔案管理體系的推進以及工作質量和效率的保障。除此之外，在管理工作展開的這方面，為了能夠提高文書檔案收集與歸檔的效果，檔案管理人員一定要強化各個部門的聯系，對所有工作的程序進行一個提前的預判；定期地做好檔案收集與歸檔的檢查工作，確保所有檔案資料的真實性和可靠性。除此之外，企業行政管理部門還需要根據工作的具體方式，匹配相應的設施設備，不斷地提高檔案管理人員的工作能力與專業知識素養，加強檔案管理方式的創新力度，降低由于人為因素對企業辦公室文書檔案管理工作造成的負面影響。

（三）對檔案管理體系進行逐步完善企業行政管理部門要求從事文書檔案工作的人員能夠及時地對文書檔案收集與歸檔工作做充分了解，熟悉相關工作流程與制度。然后，根據各個職能部門的具體狀況，在這個前提與基礎上不斷地完善檔案管理體系，結合相關的制度對各種類型的檔案管理程序進行界定。除此之外，行政管理部門還需要監督檔案管理工作人員，針對檔案實際的狀況采用集中保管的模式，并且不能任由工作人員隨意地處理文件資料，在實際管理的過程中，結合具體的需求，不斷地優化調整相關的規章制度，進一步地滿足企業辦公室文書檔案管理的各項需求。首先，歸檔期限需要進行明確的設定。對不同期限、不同類別的文件資料進行分類保管，以免出現檔案發生分散，模糊的狀況［４］。除此之外，設定文書檔案的期限還能夠盡可能地為檔案工作人員的工作提供足夠多的便捷性，從而提升檔案管理工作人員的主動性和積極性［５－１１］。其次，歸檔的范圍也需要明確。在具體明確的過程中，一定要保持相應的針對性，結合企業長遠發展交流規劃以及社會市場環境的狀況；在這個基礎上，對企業辦公室文書檔案歸檔范圍進行明確，以此來提高檔案管理的質量效果。四、結語總的來說，文書檔案是企業行政管理及生產經營記錄的主要載體，對企業經濟效益和社會價值的提升，以及社會經濟的持續發展而言，有非常重要的影響。所以從這個角度來說，企業一定要不斷地建立健全辦公室文書檔案管理體系制度、完善工作方式、優化管理流程，提高企業管理人員及檔案工作人員對文書檔案收集與歸檔工作的重視度，令企業的高層管理者和基礎的檔案工作人員，能夠高度重視檔案資料的收集與歸檔工作，全方位地分析在實際管理工作中出現的問題以及原因，采取有針對性地優化改進方案。只有這樣才能夠確保企業辦公室文書檔案信息資料的真實性與完整性，才能夠推動文書檔案管理工作的進一步展開，也能夠提高企業辦公室文書檔案收集與歸檔管理工作的水平，提高企業行政管理工作的質量與效率，促進企業在激烈的市場競爭中持續，健康，穩定以及高質量的發展。

參考文獻：

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［２］鐘衛國．辦公室文書檔案收集與歸檔工作管理現狀及措施分析［Ｊ］．蘭臺內外，２０２１（１４）：２２－２４．

［３］劉欣卉．辦公室文書檔案收集與歸檔工作管理現狀及整改［Ｊ］．辦公室業務，２０２０（２２）：１１７－１１８．

［４］潘海燕．辦公室文書檔案收集與歸檔工作管理的優化措施研究［Ｊ］．辦公室業務，２０１８（２３）：１５５－１５６．

［５］劉子晗．探索辦公室文書檔案收集與歸檔工作管理［Ｊ］．黑龍江科技信息，２０１６（２５）：１９６．

［６］瞿榮榮．淺析辦公室文書檔案收集與歸檔工作管理［Ｊ］．辦公室業務，２０１５（２２）：７０．

［７］黃黎明．談文書檔案在辦公室工作中的收集與歸檔管理［Ｊ］．才智，２０１４（１１）：３１３．

［８］李愛英．辦公室文書檔案收集與歸檔工作分析［Ｊ］．辦公室業務，２０１７（３）：１５１，１６２．

作者:高文江 單位:北京住總實業投資控股有限公司