檔案管理技術匯總十篇

序論：好文章的創作是一個不斷探索和完善的過程，我們為您推薦十篇檔案管理技術范例，希望它們能助您一臂之力，提升您的閱讀品質，帶來更深刻的閱讀感受。

篇（1）

作為一名在機械動力行業從事技術檔案管理工作多年的工作人員，下面我將談談我在這方面的一些心得和體會。

一、完善的歸檔和保管制度

新產品開發、產品試制、課題研究或其它科技項目中形成的應歸檔文件材料，在任務完成或告一段落時（如已通過評審鑒定、驗收）， 凡是有保存價值的，都必須由研發管理部歸檔，比如，底圖在首次曬圖時歸檔；設計、工藝變更通知隨時歸檔；科技成果轉化及高企申報材料結束后立即歸檔。歸檔的文件材料必須遵循一定的原則：首先要能準確地反映企業各項活動的真實內容和歷史過程，對重要的文件材料內容要經當事人審定。其次，歸檔的文件材料在形成保管單位時，要按文件材料形成的時間順序系統排列，做到層次分明，有機聯系，符合其形成的規律。然后，歸檔原稿用紙和書寫要符合要求，須用黑色或藍黑墨水書寫，字跡清楚、工整、圖樣清晰，不得用鉛筆、圓珠筆或純藍墨水書寫。最后，電子檔案歸檔，一個產品經過評審鑒定小批量生產后，全套圖紙電子檔導入PLM系統（或拷貝給檔案室歸檔）。

技術檔案的類型各種各樣，包括各種載體和形式，有底圖、藍圖、表格、文字材料、機讀材料和實物模形等，為了便于查閱，在進庫房保管前需要將它們合理地分類。在機械動力行業，技術檔案可以按內容劃為產品、工藝工裝、科技成果轉化、高企申報等。檔案管理人員的職責，就是要維護檔案的完整和安全，這既是檔案保管工作的基本任務，同時也是檔案保管工作的目的。檔案保管工作的任務就是做到不亂、不壞、不失。因此，技術檔案保管工作逐步實現規范化、標準化、庫藏各類檔案要分別排列保管，比如，文字材料裝盒保管，底圖專庫保管，用底圖柜平放，并且除修改、送曬外，不得外借；光盤、移動硬盤單獨存放。技術檔案大多屬于易燃物品，所以在日常的保管工作中，防火是庫房的第一大要事，為了防止火災的發生以造成不可估量的損失，必須遵循以下原則：檔案庫房嚴禁非工作人員入內；庫房內嚴禁存放易燃物、食物和其它與檔案工作無關的雜物；消防器材應放在方便、易見處，嚴禁在庫房內吸煙或點明火。同時為了防蟲防盜，庫房內應經常保持清潔衛生，按要求施放藥物，做到無蟲、無霉、無灰；離開庫房時應拉好窗簾、關閉電燈，進出庫房隨手關門，嚴禁敞門離開庫房。

二、合理的查閱和修改制度

企業技術檔案要以原始記錄為依據，定期作出準確可靠的統計，其統計范圍主要有：檔案管理基本情況統計；分類檔案數及庫藏量統計（包括卷數、底圖張數、科技資料總數）；歸檔率、完整率、準確率、查全率、查準率的統計；檔案提供利用及其效果的統計。檔案室要編制檔案總目錄、分類目錄、底圖目錄和保管單位目錄，并且要根據需要編制檢索工具，認真做好企業技術檔案信息開發利用工作，便于查閱和資源共享。

為了保障檔案的準確性和時效性，需要對于技術檔案進行一些修改：對于已歸檔的圖紙、技術文件，要有經過領導批準的圖紙及技術文件更改通知單、產品圖紙及技術文件由產品研發部門負責，工藝及工藝文件由工藝管理部門負責，如需借出修改，必須辦理登記手續，限期歸還；對于常年生產的定型產品圖紙和工藝技術文件，由研究院研發管理部按有關規定發放，一般每年換發一次，如不需要更換的直接加蓋章印，換發新圖的同時，要收回舊圖，并辦理登記手續，設計、工藝部門必須在換發新圖前按規定手續做好底圖的整頓工作；零散曬制藍圖及技術文件或復印管理類文件材料，應由申請部門向研究院研發管理部申請流程提交曬圖、復印申請單，操作人員收到申請單后進行下面的工作。

為了促進學習和交流，公司員工和外單位人員按照相關規定可以查閱技術檔案。對于一般檔案，除開架提供閱覽的以外，應辦理登記借閱手續，并限在閱檔室查閱，用畢當即歸還，要求把檔案拿出閱檔室使用，按借出手續辦理，查閱密級文件，須持所在部門介紹信并經研究院研發管理部門同意。外單位要求查閱檔案，必須持單位介紹信，說明目的，并通過有關業務部門負責人簽署意見后方予接待。

三、健全的保密和銷毀制度

技術檔案記錄著企業的科研生產活動，有些屬于企業的絕密資料，這些材料如果被競爭對手得到會對公司的利益造成極大的損失。應該盡量做到庫房與辦公室分開，庫房與閱覽室分開。其實，根據公司的政策和檔案的作用，準確地判定檔案的保密級別，公司技術檔案密級分為機密、秘密、一般三類，一般類檔案可以在廠內開架提供閱覽和借出使用。秘密以上屬保密檔案，一般不予外借和復制，須經規定的審批手續方可查閱。對于保密檔案，立卷部門在立卷時應準確標明密級，注意妥善保存和及時歸檔，另外，檔案室對機密檔案應單獨保管，機密檔案柜的鑰匙平時應予封存。最后，檔案人員不得擅自將檔案帶出庫房，不得私自摘錄或復制所管的檔案，不得以檔案內容作談話資料，閑談議論，以致外傳。接待查閱檔案須認真履行登記手續，不得違反規定擅自借出檔案；經鑒定剔出的文件材料和超過保管期限待銷毀的檔案，都必須妥善保管直至按規定方式銷毀，不得造成散失。

技術檔案保管期限分永久、長期、短期三種，各類檔案分別根據國家有關部門的規定和公司的需求劃分保管期限。銷毀檔案必須嚴格掌握，慎重從事，對于經過鑒定剔出的文件要分別造清冊再保管一年以上，不得當時銷毀；對于已經超過保管期限經鑒定確定不再繼續保存的檔案，應造具清冊，提出銷毀報告經分管領導審批，緩期一年執行銷毀；銷毀檔案時要嚴格執行保密規定，應有綜合管理部和安保部派人送造紙廠銷毀，監銷不得少于二人。檔案銷毀后，監銷人須在清冊上簽字。

引文注釋

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篇（2）

在信息全球化的當今社會，檔案管理技術的創新是適應時展的必然要求。在面對這個開放性社會時，發展市場經濟就必須發展檔案管理工作的創新。檔案管理技術創新有利于從根本上做好檔案管理工作，促進各機構做好本職工作。檔案記錄有各機構的第一手原始資料，記錄著其發展歷史與進程。做好檔案管理是衡量一個機構管理水平的重要標準，是促進各機構工作質量和工作效率的必要條件。檔案管理技術的創新有利于各部門從本質上解決檔案管理問題的關鍵。檔案管理技術創新有利于管理人員觀念的轉變。我國現階段不重視電子檔案很大程度上是因為電子檔案機制本身存在一定的問題。改革檔案管理技術，完善電子檔案歸檔、存儲，建立電子檔案管理機制，使相關管理人員從事實上看到電子檔案的優點。憑借這些，改變相關管理人員的檔案管理觀念亦不是難題。檔案管理人員觀念的革新對檔案管理事業的進一步發展具有重要意義。

二、我國檔案管理工作的現狀

我國檔案管理工作在信息技術的發展下，取得了一定的成績，但是與國際檔案管理水平相比，還具有一定差距。阻礙檔案管理工作發展的原因很多，其中工作思路的正確性對檔案管理工作發展的快慢有著重要的影響，另外，有的管理人員本身素質較低且缺乏創新精神，這也使得檔案管理工作的有效性無法得到發揮。這些問題的解決，需要制定有效的工作方案，而工作方案的制定需要有理想的工作思路，這些是我國檔案管理部門比較缺乏的，筆者根據這些問題，對檔案管理工作的現狀進行了分析，其存在的主要的問題有：

（一）檔案管理基礎設施落后。我國管理工作的基礎條件以及設施較為落后，阻礙了檔案管理部門的發展。由于資金的缺乏，我國的檔案管理部門缺少先進的基礎設施，以至于很多管理工作無法有效的開展。檔案管理工作的方案缺乏合理性，管理工作的相關操作缺乏規范性，使檔案管理工作的質量無法得到提高。

（二）檔案管理人員的素質不高。我國很多檔案管理人員由于本身素質不高，而且檔案管理部門也沒有對其進行專業技能的培訓，使得其缺乏相關的專業知識。檔案管理工作對工作人員的素質有一定的要求，其在工作的過程中必須要有認真的態度，而且要有較高的服務意識，這樣才能提高檔案管理工作的價值。但是我國大部分檔案管理人員沒有認識到管理工作的重要性，對檔案管理的理解存在誤區，這些都影響了工作的效率與質量。

（三）檔案管理工作缺乏統一的評價指標。想要提高檔案管理工作的效率，必須制定出這項工作的評價指標，這也是提高檔案管理人員素質與能力的有效手段，而且可以保證這項工作的質量。通過制定檔案管理工作的評價指標，可以更好的衡量員工的業績，衡量的指標主要指的是對于檔案工作的完成情況，包括檔案的收集數量、開發創新的檔案管理技術等一些綜合的檔案工作衡量指標。

三、檔案管理技術創新的要點

（一）檔案管理工作機制的創新。通過相關調查研究得知我國傳統的檔案管理存在一定的缺陷，局部能力不能很好發揮出來，需要改進、創新。創新可以從工作手段上，也可以從管理思路的創新以及服務類型上創新等。無論是那種創新都要遵循不呆板、不繁瑣原則，將創新進行到底。例如在檔案工作管理的形式上我們就可以實行分級保管，具體做法是將價值小、保管期限短的檔案放到基層。

（二）管理思路的創新。管理思路的創新包括：第一確立檔案工作的新觀念，將檔案信息一體化；滿足檔案信息的需求量；檔案的使用周期應該及時更新，與時俱進，儲藏適合基層群眾閱讀的書籍；檔案管理向更高、更嚴的方向發展，做到準確無誤；第二樹立創新觀念。檔案工作是一項不容忽視的重要事業，可以直接反映政治、經濟和社會等事業的發展，應樹立檔案管理的價值觀念，不斷創新檔案管理的思路，同時讓員工清晰掌握檔案管理工作的流程和管理思路，能夠在市場競爭中立足。

（三）實現檔案管理技術與現代科技的有機結合。我國傳統的檔案管理技術較為落后，其中整理工作較為繁瑣，眾多的重復勞動在無形中浪費了社會資源。隨著計算機網絡的進一步發展，傳統檔案管理技術中的缺陷更為突出。與傳統的檔案管理相比，電子檔案管理在檔案管理工作中的優勢非常明顯。在此形勢之下必須正視這一現實，全面實現檔案管理技術與現代科技的融合。

篇（3）

隨著科學技術的飛速發展，檔案的數字化處理技術多種多樣，包括掃描技術、模數轉換技術、網絡存儲技術、數據壓縮技術等多樣化的技術手段。例如網絡存儲的應用可以說從網絡信息技術誕生的那天就已經開始，應用的領域隨著信息技術的發展而不斷增加。

一、掃描技術

掃描加工是館藏中紙質、照片、縮微品等檔案轉變為數字化信息的主要方法，數字掃描儀是進行數字化處理的主要工具。在選擇和使用掃描儀時，需要了解掃描儀的工作原理、分類方法、技術指標等，以實現對掃描設備的正確選擇和科學使用。

1、掃描儀工作基本原理。

掃描儀是數字信息采集設備。是一種集光學、機械及電子一體化的高科技產品，是把傳統的模擬影像轉化為數字影像的設備。

掃描儀通過對原稿進行光學掃描，將光學圖像傳送到廣電轉換器中變為模擬電信號，又將模擬電信號變換成數字電信號，并通過計算機接口傳至計算機中。在掃描儀獲取圖像的過程中，有兩個原件起到關鍵作用：一個是CCD，它將光信號轉換成電信號；另一個是A/D變換器，它將模擬電信號變為數字電信號。這兩個元件的性能和技術指標直接影響掃描儀的工作質量。掃描儀的工作方式主要有反射式和透射式兩種。

大多數平板掃描儀采用反射式掃描原理。在掃描儀內部，有一個步進電動機驅動的可移動拖架，拖架上有光源、反射鏡片、透鏡和CCD光敏元件等。掃描時，原稿固定不動，拖架移動，其上的光源隨拖架移動，光線照射到正面向下的原稿上，其過程類似復印機。圖片反射回來的光線通過反射鏡片反射到透鏡上，經過透鏡的聚焦，投影到CCD廣電耦合元件上，經過廣電轉換形成電信號，然后進行譯碼，講數字信號輸出。采用透射式掃描原理的掃描儀一般有兩類，一類是專用的膠片掃描儀，另一類是混合式掃描儀。掃描儀與計算機之間的接口方式主要有SCSI、EPP、USB等，其中以SCSI、USB較為常用。

2、掃描儀技術指標。

掃描分辨率、掃描精度、色彩位數、灰度級、掃描幅面、掃描速度、兼容性、接口形式等都是選擇和使用掃描儀時應重點考慮的技術指標。

掃描分辨率（dpi）主要是指掃描儀CCD的光學分辨率，是決定掃描清晰度的主要參數指標。dpi的數值越大，掃描的清晰度就越高。色彩位數用以表明掃描儀在識別色彩方面的能力和能夠描述的顏色范圍，它決定了顏色還原的真實程度，色彩位數越大，掃描的效果就越好、越逼真，掃描過程中的失真就越少。灰度級是掃描儀從純黑到純白之間平滑過渡的能力。灰度級位數越大，相對來說掃描結果的層次就越豐富、效果越好。掃描幅面是指掃描儀所能掃描的紙張大小，一般有A4、A4+、A3等。

二、模數轉換技術

聲像檔案的數字化過程與紙質檔案完全不同，這是因為傳統的聲響都采用模擬的磁帶、錄音帶、錄像帶來保存，必須通過模擬到數字轉換才能實現數字化。

模數轉換是將模擬輸入信號轉換成二進制數字信息的一種技術，主要包括采樣、保持、量化和編程四個過程，實現這些過程的技術很多，并采用這些技術研制出各種轉換設備和系統，在開展聲響檔案數字化過程中必須了解和熟練掌握浙西額設備的功能、性能和操作規程。

模擬聲像檔案數字化的核心過程既是要完成聲響檔案的數據采集與數字化轉存，實現聲像檔案從模擬數據向數字信息的轉化。這個過程主要依靠模擬聲像資料播放機、數模轉換線、視頻采集卡、影響工作站等設備搭建的聲像數模轉換系統完成。聲像數據的數字化轉換過程是實時的，即一個小時的模擬聲像資料轉化為數字格式同樣需要一個小時。

三、網絡存儲技術

檔案信息化將產生大量的數字化檔案信息，不僅需要用海量存儲設備進行存儲備份，更需要提供數字化檔案信息的網絡化服務利用，折舊需要借助于網絡在線存儲技術以獲得更可靠的存儲，提供更快速的訪問。

主機與網絡存儲系統之間的連接方式有多重，主要有在線存儲、近線存儲和離線存儲。磁盤陣列與服務器之間的直接連接就是采用在線存儲方式，存取速度快，成本高，適合高速數據存取的應用場合；光盤庫與主機之間采用近線存儲方式，存取速度中等，成本合理，適合于對在線訪問速度要求不高的檔案館、圖書館等；磁帶庫、脫機存儲設備是采用離線存儲方式，平均存取速度較低，成本也較低，適合大規模后備備份或者用以保密數據的保管和訪問等。

存儲設備與網絡的連接標準也有多種方式，主要有SCSI連接、光纖、3GIO、InfiniBand等。SCSI連接和光纖連接是檔案館中通常使用的連接方式。

四、數據壓縮技術

在進行檔案信息化時，設計各種類型的數字化檔案信息，有文本、圖形、圖像、聲音、影像及其他多媒體信息等，不同的文件采用不同的格式進行存儲。另外，由于數字化檔案信息的數據量較大，對系統的存儲能力和網絡傳輸能力造成很大的壓力，通常采用壓縮技術來環節這些矛盾。

通過使用各種壓縮技術把文件和數據的存儲容量減小，以壓縮形式存儲和傳輸，在利用時再解壓縮，這樣既節約了存儲空間，又提高了網絡的數據傳輸效率。數據壓縮方法種類繁多，通常可分為無損壓縮和有損壓縮兩種類型。無損壓縮利用數據的統計冗余進行壓縮，可完全恢復原始數據而不引入任何失真，但壓縮率收到數據冗余度的理論限制，一般為2：1到5：1。這類方法廣泛用于文本數據、程序和特殊應用場合的圖像數據（如指紋圖像、醫學圖像等）的壓縮。由于壓縮比的限制，僅適用無損壓縮方法不可能解決圖像和數字視頻的存儲和傳輸問題。

由于可以幫助減少如硬盤空間與連接帶寬這樣的昂貴資源的消耗，所以壓縮非常重要，然而壓縮需要消耗信息處理資源，這也可能是費用昂貴的。所以數據壓縮機制的設計需要在壓縮能力、失真度、所需計算資源以及其它需要考慮的不同因素之間進行折衷。

篇（4）

云技術數字檔案系統主要是由云技術數字檔案管理應用程序數字管理節點、計算機專用網絡安全防火墻、公用和私有的硬件設施等構成。云技術的數字檔案館的檔案信息是分布式的，以數據流的形式分布存儲在各個數字檔案節點上的。在基于云的數字檔案管理系統里面，核心的還是數字檔案信息的組織形式。

這是檔案云的一個基本架構，主要是和前面說的云技術的基礎架構差不多，主要分基礎設施軟件、服務平臺和客戶端，另外有評估標準和咨詢進行系統支撐。通過虛擬化技術實現基礎設施和基礎服務的統一管理可以實現動態的可伸縮的架構，滿足應用和用戶規模的需要。

二、云技術在檔案管理中的優勢

（一）實現檔案信息資源共享

通過云技術模式，檔案部門可以避免因檔案管理系統軟件的多頭開發所造成的“信息資源孤島”現象的出現，可以在檔案部門之間共同構筑檔案信息共享池，可隨時獲得相互之間的資料，也使用戶的信息需求獲得極大的滿足。

（二）節省投資

眾多的檔案部門可以分享由云技術平臺提供的基礎設施，以極低的成本投入獲得極高的運算能力，克服服務器訪問限制的瓶頸，不再需要為了滿足用戶需求花費大量的資金購買更高級別的服務器等相關的硬件，檔案部門的運行成本在大大降低的同時，效率得到大幅度的提高。

（三）提高可靠性

在云技術模式中，“云”中有眾多服務器，因此即使“云”中的某臺服務器出現故障，其他服務器也可以在極短的時間內快速將這臺服務器中的數據完全拷貝到其他服務器上，并啟動新的服務器來提供服務，從而使檔案管理工作真正實現無間斷安全服務。

（四）解決目前檔案部門信息化人才短缺的問題

隨著檔案信息化的深入，檔案部門對信息化人才的需求越來越迫切，但計算機人才的缺乏，嚴重影響檔案信息化的推進。而在“云”的另一端有專業的管理人員維護系統軟硬件，云技術對用戶端的設備要求最低，使用起來也最方便，對檔案工作人員的計算機水平要求不高，工作強度也大大降低。

三、“云技術”在檔案管理中的應用問題

（一）檔案數據安全保密問題

數據安全對企事業單位至關重要，一旦丟失，后果將會非常嚴重。當前許多檔案都是有保密期限的，而目前對公開的人群也是有選擇性的。哪些檔案資源可以放到“云”中是檔案管理應當考慮的問題。

（二）管理問題

云技術的應用是一項戰略選擇，一旦選擇了云技術，必然會導致整個管理體制和管理方式的變化，同時會使整個部門的業務流程發生變化。面臨云技術浪潮的沖擊，檔案部門該一味堅守原有的電子文件的管理模式，還是進行大刀闊斧的改革，或將其與原有模式進行融合，值得我們進一步思考。 （三）數據兼容問題

目前，用于實現云技術工作的各種計算機系統和應用程序的技術標準還沒有完全確定。不同檔案部門的情況會有所不同，服務器的配置以及所使用的服務器操作系統等方面也有差異。因此云技術能否解決不同數據的兼容性問題，可能會成為檔案部門未來是否采用云技術的一個關鍵因素。 （四）工作人員自身發展問題

云技術環境下，檔案部門對信息技術的了解與關注將會逐漸減少，檔案部門學習新技術新知識的機會喪失。把電子文件信息資源交給云服務商進行管理，對檔案工作人員確實是一次“減壓行動”，不過檔案工作人員有可能會形成“墮化”的心理，認為把電子文件信息資源交給服務商管理，自己便可以“萬事大吉”了。長此以往，有可能會削弱檔案部門工作人員的學習力及創新力。

四、“云技術”在檔案管理中的應用建議

（一）云戰略規劃與準備

根據自身目前的IT需求，做出云技術的戰略規劃與準備，包括：（1）公司采用云技術所期望達到的功能目標；（2）企業選擇的供應商所能提供的平臺和服務（具體需要分析供應商提供的與技術平臺的特點，與其他供應商相比所具有的優勢，當前所提供的服務范圍，未來的發展及創新，對其服務平臺的開發能力）；（3）調查本企業當前的IT應用，分析其中能夠使用云技術的應用，對其進行規劃；（4）對應用中的數據進行分析規劃（數據對于企業來說是非常重要的資源，分析的過程中一定要劃分清楚保密級別的數據與非保密數據。對于非保密級別的數據，可以在剛開始試驗實施云戰略的時候遷移到云中去，一定不要忘記進行本地備份在遷移之前）；（5）在云戰略規劃與準備階段還必須注意的是企業的安全管理。安全管理包含了防火墻、入侵檢測/預防系統、記錄管理、應用程序保護、數據損失保護、身份和訪問控制、加密與安全漏洞掃描等。

（二）云技術的安防

云技術的安全防護工作要做好，對于企業來說要從以下方面著手：首先對企業原有的安防管理設備進行分析，這個過程是以云技術的框架為依據的，要弄清楚原有應用中的問題、瓶頸以及風險等等。然后企業要對自己的安防設備（包括系統設備適應性等）進行綜合性評估和分級。其次，企業要對不同的云模型和云服務進行研究分析，不同類型的云模型在安全控制與責任上大不相同，理清自己所需要的是必須的。這對于企業明確自己在安防領域的應用方向，確定自身是走整合還是在線服務的道路是必然的途徑。總體來說，當前大企業發展公有云是重點，私有云則是中小企業應當側重的方面。最后，安防體系在當前大多數企業中已經建立的相對完善，因此在云技術的應用中，不可忽視對這些已有設備的兼顧與整合，并且適當的結合安防的實際規劃進行云技術發展，只有這樣才能保證企業發展的長久性，節約成本也更容易實現。

（三）研究適用于云技術的檔案館調整方案

篇（5）

在科學技術不斷發展的過程中，檔案信息不再以紙質的介質存在，而是出現了電子文件，這種文件在儲存介質上發生了很大的變化，因此，在對檔案進行保護的時候，在保護技術方面要進行很好的發展，這樣才能更好的保證檔案能夠獲得更好地保護，同時也能更好的實現電子檔案保護技術的發展。

1 載體壽命的差異

紙質檔案的耐久性在一定程度上和纖維素的性質有很大的關系，纖維素在一定的條件下非常容易出現水解反應，因此，在進行檔案保護的時候要非常注意環境對紙質檔案的影響，在進行紙質檔案保管過程中對環境進行很好的控制能夠實現紙質檔案的壽命達到千年。電子檔案的載體材料是磁性物質和光盤，這樣就使得磁盤和磁帶成為了主要的載體，這種物質材料在使用的時候會出現靜電反應，在出現靜電反應以后，會導致磁粉出現脫離的情況，在伸長以后不易恢復。同時，磁粉也非常容易出現磨損和脫落的情況，這樣就會導致電子檔案出現信息無法再現的問題。光盤是利用激光技術來進行信息的存取的，它是一種在激光熱效應作用下能夠產生變化的材料，這種材料非常不穩定，同時也經常會出現一定的問題，也會出現氧化反應，因此，和紙質檔案載體相比，在壽命上比較短。

2 環境條件影響的差異

2.1 溫濕度影響的差異

溫度和濕度的變化對磁性載體、光盤和紙張都有一定的影響。對紙質檔案來說，在溫度和濕度都過高的情況下非常容易出現紙張的水解一氧化反應，這樣能夠加速紙張中不利化學成分對紙張影響的速度，同時也會導致紙張中的字跡出現擴散的情況。而電子文件在受到溫度和濕度變化發生的反應卻是不同的。在溫度過高或者過低的情況下，電子文件的介質會出現膨脹和收縮的情況，同時，光盤中的一些物質也會受到一定的影響，出現變形，因此，在對紙質檔案和電子檔案進行保管的時候都有一定的溫度和濕度要求，在滿足要求以后能夠保證保管的時間得到延長，同時，濕度和溫度對電子文件和紙質檔案的影響程度也會存在著一定的偏差。

2.2 灰塵影響的差異

灰塵給紙張帶來的危害主要表現在機械的紙張磨損情況，這樣非常容易導致紙張出現粘結的情況，形成紙張霉菌。灰塵也會導致電子文件的載體出現一定的損壞，一般是會出現物理損壞、化學損壞和生物損壞。物理損壞主要是指介質受到污染或者是出現表面的劃痕，這樣都會導致信息出現損壞的情況。化學損壞是指在灰塵中所含有的化學成分是會導致磁帶、磁盤和光盤出現不同程度的腐蝕，同時也會導致數據出現損失的情況。生物損壞主要是指灰塵通常是霉菌孢子的傳播者，這樣就會導致檔案的保存載體成為霉菌的繁殖基地，同時會導致數據出現丟失的情況。灰塵對紙質檔案和電子檔案都會產生一定的影響，但是在產生的影響方面帶來的后果卻有一定的差別，灰塵對紙質檔案的帶來的影響能夠進行補救，但是對電子文件帶來的影響卻是不能進行補救的，這樣會導致很多的信息出現丟失的情況。防止灰塵對電子文件載體進行影響非常重要，這樣能夠更好對電子文件進行保護，因此，要采取必要的防灰塵措施，這樣才能更好的保證檔案信息的安全。

2.3 光線和有害氣體影響的差異

光線和有害氣體對紙質檔案的危害只要是導致紙質出現水解氧化反應，導致紙張的強度出現降低的情況，但是，有害氣體和光線尤其是紫外線對電子文件的破壞性非常大。有害氣體通常是具備一定的酸性和氧化性的，在一定的條件下會出現腐蝕和破壞磁性載體和光盤的情況，這樣會給電子文件的載體帶來毀滅性的破壞，導致電子文件在信息方面出現丟失的情況。光線的變化會導致電子文件載體發生光氧化反應，導致出現文件載體強度下降的情況，同時，紫外線也會導致磁性記錄出現一定的問題。

3 技術壽命的差異

紙質文件一旦形成，其制成材料一紙張、字跡材料、字跡三者永遠結合在一起，它的壽命與其內部諸岡素和保護環境條件有關。而電子文件的壽命不僅與其內部諸因素和保護環境條件有關，更與技術革新有關。因為電子文件是通過計算機將信息與載體結合在一起而形成的，必須通過計算機才能識讀。一旦技術過時，則載體上的信息就無法讀出。技術過時的表現有兩個方面，一是技術革新，使舊的存貯技術消失。二是由于商業性的原因，使由單個廠家生產或銷售的電子文件設備會由于廠家的破產或改變產品生產而很難找到配套產品。一般說來，大多數電子文件載體的預期壽命都超過了識讀它的硬件和軟件的技術期限，也就是說，技術過時對電子文件安全性的影響顯得更為重要。因此，對于電子文件中數字化信息的長期存取而言，技術過時比載體損壞是更為嚴重的危害。針對技術過時，歐美國家在理論上提出三種解決辦法：將閱讀電子文件的設備與軟件保存到某種技術中；在紙與縮微膠片上制作拷貝；將電子文件轉換為盡可能中性格式的文檔。這三種方法只能是在沒有其它更好措施的情況下的暫時性辦法，因為隨著需要保存的電子文件數量的增大，這三種方法都將花費大量的人力物力。最近，信息專家提出了用標準化的方法，即用國際標準化組織用于連接開放系統的互連標準ODA/ODLF，IRDS，使不同系統和不同軟件的數據可以進行互換，這種方法不失為解決技術過時的新途徑。

4 信息保護的差異

紙質檔案保護工作的目標是使檔案的載體――紙張“延年益壽”，因為載體和記錄的信息是結為一體的。保住了紙質文件的形體，以文字記錄的信息就得以保存。對電子文件而言，信息與載體是可分離的，電子文件信息與載體的可分離性使文件信息隨時面臨著被修改、盜竊，甚至被銷毀的危險。此外，電子文件信息保護方面還面臨一個不可忽視的隱形殺手――電腦病毒。電腦病毒是一種程序，它通過修改其它程序，并把自身的拷貝嵌入而實現對其它程序的傳染。因此，如何保護信息不受損害是電子文件保護的重要課題。

5 結束語

現在，在對電子文件信息進行保護的時候，主要是要避免其出現信息被篡改和盜取的情況，同時也要對其刪除的技術途徑進行保護，可以通過防火墻技術和數據加密技術來對檔案信息進行保護。同時在進行保護的時候要避免出現保護技術采用不合理的情況，這樣對電子文件的保護存在著一定的滯后性。電子文件是一種新型的檔案存儲方式，在對其進行保護的時候要保證其不會出現保護方面的問題，同時要避免出現信息缺失的情況。對影響保護技術的因素要進行很好的分析，這樣能夠更好的在保護技術方面得到更好的發展，同時也能的實現技術的發展。電子文件保護技術要不斷進行發展，這樣才能更好的促進檔案管理技術水平的提高。

參考文獻

篇（6）

企業作為生產型企業，追求經濟效益和社會價值最大化，重視經營管理和生產管理是正常情況，但技術管理作為企業管理的重要一環，對于企業經營和生產活動有著積極的正面作用，同樣不應該被忽視。技術檔案管理作為技術管理的一個重要組成部分，工作內容繁瑣、投入精力大、耗時長、短期回報不明顯，這些特點給生產管理人員帶來了很大的困擾，特別是對于生產任務重、人力資源有限的企業，同時由于技術檔案管理可能出現的前人栽樹、后人乘涼的工作效應，造成企業管理者對該項工作有意無意的回避。

1.2技術檔案管理不規范

技術檔案不同于行政檔案、人事檔案，其本身對于檔案建立、分類以及日常更新需要一定的生產管理和專業技術經驗，而具備這樣經驗的人員往往又是企業生產骨干，不可能投入過多精力在技術檔案管理工作中，這就造成了技術檔案建檔、分類和更新工作中由于檔案管理人員能力和經驗不足技術檔案管理不夠規范，技術檔案內容缺失或者關鍵參數不準確。另外，即使是生產技術管理人員在做這方面工作，也可能由于缺乏相應的技術支持和對于檔案管理理解層次不同以及投入精力不同，造成該工作開展的差異性，都是直接影響技術檔案規范性的重要誘因。

1.3技術檔案管理缺乏連續性

技術檔案管理貫穿企業的設計、建設、安裝、調試、生產到后期檢修、技術改造各個階段，很難保證原有技術檔案管理人員工作崗位和工作職責不發生變動，崗位變動就意味著該人員不再承擔技術檔案管理的主要責任，在人員變更的情況下，即使可以做到交接過程的規范與全面，也會因為前任與繼任管理人員理念、能力和對該項工作投入度不同等各種原因造成該項工作停頓、半途而廢甚至推倒重來，造成工作資源的極大浪費。同時，由于企業生產活動中各個階段的工作任務的不同，對于技術檔案管理來說，如果缺乏有效的指導或者規劃也會造成技術檔案管理中的斷層或者工作不到位的情況出現。

2對于技術檔案管理中存在問題的應對措施

針對技術檔案管理中主要存在的問題，應該進行有針對性的整改，強化管理意識和制度建設，形成符合企業自身特色的技術檔案管理體系。

2.1加強技術檔案管理意識

首先需要肯定技術檔案在企業經營和生產活動中具有不可或缺的作用，技術檔案具有原始性和憑證性的特點，一旦技術檔案管理不到位造成資料缺失或者技術檔案管理工作中斷將對企業造成不可預測的損失。其次，將技術檔案管理作為生產技術管理工作的一項重要內容，定期進行評估和考核，避免因工作沖突或者人員工作疏失所帶來的不利影響。最后，強化技術檔案管理重要性宣貫，使得生產人員自覺加入到技術檔案管理體系中來，高質量完成技術檔案建設、管理工作。

2.2規范技術檔案管理體系

技術檔案管理體系的規范，首先需要明確技術檔案管理人員的職責和工作流程，保證技術檔案管理人員明確知道自己做什么、怎么做，可以綜合檔案管理規范和生產管理人員的需求，形成符合企業特色的技術檔案管理體系，明確技術檔案內容、格式、檢索關鍵條目等內容，保證技術檔案更新的時效性、形式的規范性，規避因人員變動或者企業經營氛圍改變造成技術檔案內容的疏漏以及質量下降。

2.3實現技術檔案跟蹤管理

考慮到技術檔案管理貫穿企業全過程，建立并形成技術檔案跟蹤管理制度就顯得至關重要了，建立以節點性工作為考核點，技術檔案管理目標和任務完成情況作為跟蹤管理的依托，可以有效降低因技術檔案管理銜接不到位、企業經營情況發生變化影響技術檔案管理工作開展等不利情況發生的可能。同時，對技術檔案管理人員工作開展情況進行有效監督和指導，也是推動技術檔案管理工作跟蹤管理的有效途徑。

3全方位打造立體式技術檔案管理系統

要實現技術檔案的全過程高效管理，就要求生產管理人員必須在項目前期對于技術檔案管理工作開展有明確的思路和計劃，并在技術檔案建立初期甚至更早就明確檔案內容、格式、檔案變更程序以及如何實現技術檔案跟蹤管理的管理辦法。

3.1技術檔案的格式

技術檔案的格式主要用于規范技術檔案的建立和定點存放以及檢索關鍵條目，應類別區分、裝訂形式、名稱與時間排序、文本格式（檔案名稱、標識、頁碼等有效統一）等相關內容。通過規范技術檔案的格式，可以讓技術檔案管理人員在整理技術檔案時可以保證技術檔案的完成質量和更完整、更有效地存放技術檔案以及實現對于技術檔案檢索效率。

3.2技術檔案的變更程序

技術檔案變更程序是在技術檔案內容或者格式發生變化，由技術檔案管理人員完成的對技術檔案的更改手續。為保證技術檔案的一貫性，除非技術檔案存在重大缺陷或者生產業務需求進行較大變動的情況下不對技術檔案格式進行調整，而對內容的修改也應在保留原有信息的情況下完成，以保證原始信息留存和全過程管理。

3.3技術檔案的跟蹤管理

針對企業生產各個階段的實際情況，制定技術檔案的跟蹤管理制度。例如在設計階段完成項目科研報告、審批文件、設計資料等技術資料的收集以及對于技術檔案管理架構和流程的實現，在建設與安裝階段完成設計資料變更、合同與技術協議、到貨清單和設備廠家提供的設備說明書等技術資料的收集，調試階段完成調試報告、設計變更資料的收集以及項目竣工資料整理，生產階段完成機組性能參數、試驗記錄、工藝記錄、生產過程控制系統備份數據和日常運維相關資料收集以及對現有技術檔案調整工作，檢修和技術改造階段完成檢修記錄、設備變更記錄、項目技術方案、技術措施等相關資料收集以及對于技術檔案的補充工作。保證各階段工作任務的有效落實，是技術檔案跟蹤管理的核心和根本。

3.4技術檔案管理工作的貫穿

要打造立體式技術檔案管理系統，關鍵是抓好貫穿整個技術檔案管理的管理人員。首先，應強化技術檔案管理人員的責任意識，讓他們充分認識技術檔案在生產建設、工程設計和技術改造工作中的重要作用，明確自己的責任和義務，才能更好地完成技術檔案管理工作任務。其次，賦予技術檔案管理人員足夠的權利，可以調動技術檔案管理工作所需要的人力和物力資源，保證技術檔案管理工作順利開展。最后，設立技術檔案管理督管和獎懲機制，讓技術檔案管理人員在監督下工作，保證工作進度和完成質量。

篇（7）

隨著國家的綜合實力的提高，我國各個方面都在快速發展，各方面都有日新月異的變化，尤其是科學技術方面更是躋身于世界前列。21世紀是信息化的網絡時代，網絡已經滲透到人們生活的各個層面。計算機行業是各行各業的領頭軍，計算機技術的發展也促進了其它行業的快速發展，尤其是在檔案管理方面，有了計算機加入，使檔案管理更加的方便、快捷。對于公安機關來說，機關內的檔案非常重要，不僅重要，而且數據量非常大，這也加大了公安管理人員的管理難度。傳統的檔案儲存方式過于繁瑣，易丟失，運用計算機管理就很好的解決了數據大、整理繁瑣等傳統管理方法所解決不了的問題。公安機關的檔案管理使用計算機技術，使數據和案例的整理更加的簡便，查詢也更加的方便，提高了公安機關人員的工作效率，也使國家機關的管理體制更加健全，更加的合理有序，促進公安機關檔案的可持續發展。但是，這種好的管理方法還沒實現完全普及，有些地區仍使用傳統的檔案管理方法。所以本文通過闡述傳統檔案管理的弊端，以及對計算機技術在公安機關檔案管理中的應用的優勢介紹，讓人們再次了解到計算機技術對檔案管理的重要意義。

1 我國公安檔案現狀

從計算機引入我國以來，電腦行業就快速發展，計算機已經成為各個行業中不可缺少的設備之一，自然國家機關更不例外。公安機關的檔案是指公安機關在履行國家法律賦予公安機關的職責活動中直接形成的具有保存價值的公安專用文件材料。它主要包括公安文學檔案、公安聲像檔案、公安會計檔案、公安人事檔案等。簡單地來說，就是指一些警員的資料、犯罪分子的案例、犯罪證物和公安人員辦事的費用記錄等。公安檔案管理工作不僅是公安工作中的重要組成部分，也是國家檔案工作的重要組成部分。檔案的井然有序，才能使它在打擊犯罪、保護人們和維護社會穩定中發揮重要的作用。所以，加強檔案管理是目前公安機關的緊迫任務之一。

2 我國公安機關檔案管理的現狀

在信息化的今天，計算機加入到機關的檔案管理中是必然的趨勢。我國雖然在一些發達地區實現了在公安機關的檔案管理中使用計算機技術，但仍有一些地區沒有使用這一新技術，而仍使用傳統的管理方法。傳統的檔案管理方法主要是以人為本，使機關人員的工作負擔加重，有耗費時間長，人力耗費大、工作效率低等特點。即便有這些劣勢，但這些地區的人員仍不想使用計算機管理檔案的方式，不愿意學習新的計算機技術，可見他們對于信息化檔案管理的認識不夠，仍固守傳統的簡單整理文件的模式，認為用計算機管理檔案過于麻煩，對新的管理方式有抵觸心理。計算機管理機關檔案，所有的數據都需要人工錄入，并且要按照材料的分類歸檔保管，檔案信息的輸入、檢索、利用等工作都必須按照規定的流程進行，剛開始會比較的繁瑣，這也使一些工作人員不愿意使用這種新的檔案管理方法，看不到這種方法的好處，對于管理方法的變革不夠重視。其次，有些機關人員對于這種新的檔案管理方式不熟悉、不了解，甚至對于這種新的系統不會使用，認為現學這種信息化管理方式，太過困難，認為傳統的模式也比較方便，這也是信息化檔案管理模式全面推行的阻力之一。造成了我國現在公安機關檔案管理的現狀是：國家想要推行新的信息化的管理方式，但某些地方人員更依賴于傳統的檔案管理方式，這就造成了矛盾。但不可否認的是，信息化的檔案管理方式更適合現代化社會的發展，在信息量如此大的社會，數字化的管理方式使信息查找起來更加的方便快捷。

3 計算機技術在公安機關檔案管理中的作用

在地大物博的中國，資料數據非常龐大，所以對檔案科學化管理是非常重要的，但現在，一些公安機關人員漸漸的弱視了檔案管理的重要性。公安機關的檔案繁瑣而且數據量龐大，傳統的檔案管理容易引發很多問題。如資料的丟失，傳統的紙質版的保存不能很好長久地儲存資料，容易造成資料的丟失；資料的損毀，簡單地文件整理，然后放入檔案室，對于長時間的儲存文件來說，極容易被損壞，造成不可挽回的損失；查找案例的繁瑣，在警察辦案中很重要的就是對于案件的深入了解，對于嫌疑犯的了解，那么這時就需要對以往的案例進行查找和利用，而傳統的檔案管理方式使案例的查找變得更加困難。而信息化的檔案管理就很好的解決了這些問題，計算機技術在檔案信息管理中的興起已成為了一個必然的趨勢。

計算機技術在檔案管理應用方面與傳統的方式相比有很多不同之處，已成為機關檔案信息管理方面的必要保障。首先，信息化的管理很好的解決了傳統管理方式中資料易丟失、易損毀等問題，只要簡單地錄入數據，根據文件的類別進行歸檔、備份，那么檔案一般就不會丟失；其次，對于公安機關的檔案管理信息來說，最重要的是對于信息的查找與利用，在計算機系統中輸入數據之后，按年代或地區等方式進行分類放置，查找時，只要在搜索欄搜索想要的數據就可以了，節約了傳統管理方法中一一查找的時間，提高了工作效率；擴展了資源共享范圍，傳統的檔案管理受到有限的信息傳送技術的影響，無法進一步對資源范圍進行拓展，而計算機管理方式就可以很快的進行信息傳送，擴展資源共享的范圍與區域；使檔案信息更加組織化、系統化，更好地維護了歷史的真實面貌；實現了公安檔案管理同現代技術的有機結合，使公安檔案管理更加適應網絡現代化的發展，使檔案管理工作走上良性發展的道路。

4 計算機技術在公安檔案管理中運用的意義

隨著計算機技術的飛速發展，公安檔案管理工作的重要性進一步加強，人們對于檔案管理的認識也逐漸的加強。在檔案管理中使用計算機技術，使檔案信息更加的組織化、系統化，更好地重現歷史的真實面貌。科學規范的公安檔案管理，是民生建設的重要組成部分，是衡量一個單位管理水平的重要尺度。

參考文獻

[1]胡海敏.淺析計算機信息技術在機關檔案管理中的應用[J].網絡安全技術與應用，2015（04）：49-51.

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（一）管理意識較為淡薄。單位領導對特種設備檔案管理不重視，沒有意識到檔案管理在安全生產中的重要作用。部分技術人員檔案管理的意識較為淡薄，隨用隨取，甚至沒有專人負責保管。特種設備檔案管理的宣傳、教育和培訓不到位，思想認識方面不足，企業員工不知道檔案管理與特種設備安全使用的關系緊密，不清楚開展特種設備檔案管理工作的意義所在。(二)檔案管理力量不足。檔案管理人員配備不足，部分單位未設立特種設備檔案管理專（兼）職崗位，有的單位檔案管理人員退休后，沒有及時補充，在工作需要時臨時指定人員管理檔案；人員不固定，崗位變動較快，做不到特種設備檔案管理專人負責的規范要求。在檔案管理專業方面，很大一部分人員不具備檔案管理專業水平，單位長期不安排學習和培訓，檔案管理人員工作缺乏主動，工作中還存在著不懂不問、不會不學現象。進而導致單位特種設備檔案管理十分混亂，特種設備檢測到期不申請，原始檔案遺漏，檢測報告丟失的現象時常發生。給企業的安全生產造成了嚴重影響。（三）檔案歸檔不完整。由于特種設備檔案管理人員責任心較弱，檔案歸檔不及時不完整，甚至有些沒有收集或者是收集后丟失的現象普遍存在。有些剛上崗的管理人員業務不熟練，不知及時整理檔案，或是整理出來檔案不能統一歸類，一方面導致許多技術檔案積壓嚴重，另一方面檔案歸檔混亂，給檔案的查找帶來困難。還有一些單位由于歷史檔案管理不到位，存在著檔案斷代和斷層的情況。個別檔案管理人員私自保管檔案，不愿意上交集中管理，進而造成檔案資料丟失和毀壞。

二、管理特種設備檔案的對策

（一）加強培養員工的責任心。首先要提高員工的認識，檔案管理屬于對人類活動進行記錄，從而使人們能夠正確地認識并且把握一些客觀定律的主要依據。通過管理檔案，可以使人們更加清楚自己的過去，并且還能更好地把握現在，最主要的是能夠預見未來。因此，必須要認識到檔案工作所具有的重要意義。對其始終要緊抓，不能懈怠，將檔案管理這項工作直接列入日程當中。（二）加大培養人員業務素質的力度。檔案管理工作人員屬于檔案和其使用者之間的連接紐帶。因此檔案管理工作人員素質的高低將會對檔案管理的水平造成直接的影響，甚至有時會對單位的形象以及安全生產造成極大的影響。所以說，必須要進一步提升相關管理人員的素質，對于檔案管理采取科學的方式，并且對檔案服務及其安全生產方面進行充分的利用。同時還需進一步提升檔案管理工作人員的業務能力，可以采取選送檔案管理員工去參加檔案部門所開展的業務培訓，同時還要對其自主學習檔案管理方面的知識給予鼓勵，并且給其充分的學習時間以及經濟方面的補助，使檔案管理者實際操作的能力得到進一步的提升。（三）做好檔案監交工作。不管是對特種設備檔案單位管理者交接，還是具體負責檔案人員進行交接，都必須要指派專門的負責人進行監交。并且要求負責檔案監交的人員必須要做好其自身的工作，遵循其工作原則，按照規定的程序執行。管理檔案者在交接時，需要由檔案機構的相關人員進行監交。而大機構的管理者在進行交接時，可以由分管檔案工作管理者或者是行政部門安排人員進行監交。并且要求交接的雙方必須要在監交人員監督的過程當中去移交以及接收工作，盡量做到賬務統一，且手續齊全。

篇（9）

2、進一步做好新形勢下技術電臺檔案管理工作

2.1要做好檔案資料管理工作

隨著時代的發展特別是電子信息技術的進步，許多檔案資料的介質從傳統紙質文件逐漸向紙質與光盤、硬盤復合轉變，記載的內容從簡單的文字向文字與音視頻并存轉變。特別是技術檔案，這種轉變的趨勢更加明顯。檔案管理工作要主動適應這種變化，積極創新工作辦法，加強對這些復合檔案資料的管理工作。一是對傳統紙質介質的管理，在按照傳統方法做好對紙質介質檔案管理的同時，也應當適應時代的進步，加強對傳統紙質檔案的電子化工作。比如，對于一些文件資料、技術圖紙等，可以通過掃描的辦法錄成電子圖像進行歸檔；對于一些零散的，無需保持原貌的文件，則可以通過文字轉換輸入的方法形成新的Doc文檔或圖表進行歸檔保存。二是對于現在新產生的電子檔案，主要是借鑒傳統檔案管理理念，在電腦上對其進行歸檔。同時，由于電子檔案介質的脆弱性，要注意加強對光盤、硬盤等介質的保管，定期進行備份存儲，確保安全。

2.2要對檔案管理建章立制

制度是確保工作有序開展的前提，在檔案管理領域也是如此。因此，一是要結合技術電臺工作實際，對現有的檔案管理工作制度進行完善，讓檔案管理工作從源頭到終端都有章可循，同時要對收集整理、日常保管、借閱使用等工作的流程進行細化完善，讓所有職工對檔案管理工作流程都有明確的理解，這樣也能提高他們對檔案管理工作的配合程度。二是要對新的電子科技檔案的管理制定制度。應該說，電子檔案在生成與保護方面還是存在很大的區別的，比如在程序版本、存檔格式、保密和防篡改等方面，如果不加以明確，將造成電子檔案管理工作的混亂，這就要求對電子科技檔案的管理采用與紙質檔案不一樣的制度來對這些情況進行規范。

2.3要加強檔案管理隊伍建設

檔案管理工作是一項涉及面廣、專業程度和精細化程度都很高的工作，而技術檔案又因為其的特殊性，對管理人員的要求更高，這就要求電臺要建立一支高素質的檔案管理工作人才隊伍。一是既要有專職的檔案管理人員，又要有兼職的技術檔案管理人員，各司其職，各負其責，確保技術檔案的準確性、完整性和有效性。二是要加強對檔案管理人員的教育和培訓，提高檔案人員對檔案工作、保密工作、技術工作的認識，提高檔案管理工作人員在現代信息社會條件下電子檔案管理的業務水平，增強檔案管理人員的政治覺悟和職業道德，增強檔案管理人員的責任心，確保檔案資料安全可靠。

篇（10）

前言：

自計算機問世以來，其信息技術的發展對各個行業都起著良好的催化和助推作用，使整個社會在生產與生活上迎來了新一輪的變革和發展。因此將計算機信息技術應用于醫保檔案的管理中也是符合時展要求的必然結果，通過應用計算機信息技術以提升檔案管理的效率，有助于檔案管理工作向科學化與信息化轉變。

一、醫保檔案借助計算機信息技術進行管理的必然性

近幾年以來，隨著計算機信息技術在各行業各領域中的應用和普及，社會節奏逐漸加快，使得醫保檔案在進行管理時難以適應現代化發展的要求，并且隨著國家醫保事業不斷地發展，醫保服務對象與內容也在日趨增多，資料和信息的查閱儲存工作也更加繁瑣。為了能夠有效提高我國醫保方面檔案管理的工作效率，必須要將計算機信息技術應用于日常的檔案管理中。

二、醫保檔案借助計算機信息技術進行管理的實踐意義

現代化的計算機信息技術相較于以往的管理方式而言擁有著極大地優勢。以數據的形式實現對檔案信息的存儲，不僅可以降低醫療單位辦公成本，同時也可以提高存儲的速度。由于計算機本身擁有較大的數據存儲空間，因此可以有效減少資料存儲所占用的空間，并且其檢索方式相對簡單準確，對于后續的查閱和管理都能夠帶來極大的便利[1]。通過運用信息技術，可以實現檔案管理的高效化、標準化以及科學化，對于醫療服務的發展也能帶來一定的促進作用。

三、醫保檔案借助計算機信息技術進行管理時常見問題

計算機信息技術的應用作為今后檔案管理的必然趨勢，為了能夠更好地將其應用于實踐當中，必須要做好基礎設施的強化工作以及相關的技術培訓工作，并加強對文檔信息的保密化處理。在開展檔案數據信息化管理建設的同時，一方面需要加強對于硬件設施的資金投入力度，以免出現由于機器問題而影響檔案信息的存儲和管理；另一方面則是需要提高工作人員的計算機水平，通過進行一定程度的計算機技術培訓，提升其信息化檔案管理的工作效率和水平[2]。在信息保密處理方面，可以通過借助專業網絡安全公司建立安全防護措施，并且要強化工作人員的保密意識，做好對于工作人員的監管工作，以確保信息不被竊取。在信息保存方面，可以通過備份數據資料，以確保信息的完整性。

四、建立信息化的檔案管理體系

建立信息化的檔案管理體系必須要借助計算機信息技術以提高檔案信息的高效化處理能力，針對現階段檔案管理的現狀，立足于新時代的發展需要，構建全新的檔案管理原則以及理論體系，并逐步確立在資料數據化之下，關于檔案管理與服務的具體條例與工作方法，以實現其社會服務的價值。就醫保檔案信息化建設而言，并非僅僅是對數據進行存儲和管理，更多的是要做到信息方面的服務，信息建設作為一項惠民工程，應當以方便人民群眾為前提，強化對醫保事業的輔助作用。通過建立詳細的用戶數據中心，并依據用戶特點對數據進行詳細的分類，以方便后期的管理和查閱，并做好相應的安全防護工作，安排相應的崗位和人員進行監督與管理，從而實現檔案信息化的建設。

五、提升工作人員的整體素質以及信息處理能力

任何事業的建設都離不開人力資源的建設，在進行檔案數據化建設時，也應當提升檔案的管理人員的綜合素質，以滿足檔案管理工作的實際需要。在新時代，應當強化檔案管理部門全體人員的素質管理，尤其是領導階層的管理素質，從而加快實現檔案管理工作由原先的紙質落后向數據高效轉變。通過構建信息化檔案管理體系，以促進檔案管理部門人才建設。在這方面可以通過適當的計算機培訓，促使管理人員不斷接觸和學習新知識、新技能，從而提高其綜合素質[3]。通過提升其綜合素質，充分發揮個人的主觀能動性，使計算機信息技術能夠更好地與檔案管理的客觀實踐相結合，使其在進行檔案信息的處理時能夠更好地適應工作需求。

六、總結

隨著醫保事業的發展，其用戶的數量以及相應的信息數量也處于不斷增長的狀態。因此，信息的數據化管理在日常檔案工作中日益重要，必須要重視對于檔案信息的數據化管理，提高計算機技術在檔案管理中的應用，建立完善的信息化管理體系，并提高檔案管理人員的綜合素質，使信息技術能夠更好應用于日常檔案工作中，確保檔案信息的高效利用和管理，以發揮醫保檔案的社會服務能力。

參考文獻

[1]陶鑫•淺談計算機技術在檔案管理中的應用[J]•科技咨詢，2014，（2）：32.