電子文件論文匯總十篇

序論：好文章的創(chuàng)作是一個不斷探索和完善的過程，我們?yōu)槟扑]十篇電子文件論文范例，希望它們能助您一臂之力，提升您的閱讀品質(zhì)，帶來更深刻的閱讀感受。

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電子政務是指運用信息及通信網(wǎng)絡技術打破行政機關的組織界限，優(yōu)化政府組織結構和工作流程，形成新的政府管理形態(tài)，實現(xiàn)政府、非政府組織、企業(yè)和公民之間的良性互動。電子政務系統(tǒng)實質(zhì)上是政府辦公自動化在范圍和功能方面的延伸，從內(nèi)部辦公延伸到對外服務，它是面向社會的政府辦公自動化。在電子政務系統(tǒng)中，公文的起草、審核、簽署、以及收文辦理等，都是在電子政務的操作平臺中進行。這些在電子政務系統(tǒng)中運行的公文，是機關職能活動的歷史記錄，所以必須按照檔案管理的要求進行歸檔和管理。但由于這些公文是通過電子政務公文處理平臺產(chǎn)生的，它的特點決定了其歸檔和管理的方式并不能簡單套用紙質(zhì)文件的歸檔和管理方法，而應將電子文件的管理功能嵌入電子政務系統(tǒng)之中，實行文檔一體化管理與全過程管理等方式，并采取多種措施，以確保電子文件的真實性、完整性、可讀性和安全性。

傳統(tǒng)的文件與檔案管理，它們各自具有一套獨立的管理流程，兩個管理流程執(zhí)行各自主管機關制定的制度和標準，并且兩個流程之間是通過文件實體的交接而銜接的。而文檔一體化管理是按照文件生成與運行規(guī)律，采取統(tǒng)一、嚴密的手段，高效地組織與管理文件。文檔一體化管理與傳統(tǒng)文件和檔案管理相比較，最大的區(qū)別是通過對文件和檔案管理流程的重組，達到兩者在管理上的無縫化和程序上的一體化，從而最大限度地消除組織機構因素造成的兩者在銜接上的真空地帶和減少重復性作業(yè)。

1電子文件管理的原則

1.1“前端控制”原則

考慮到電子文件的易改性、易逝性等的特點，如果還是象過去那樣，按照文件的生成、積累、鑒定、立卷、歸檔，分類、著錄等順序按部就班地管理電子文件，那么電子文件的真實性就難于保證了，電子文件的流失也是不可避免的，并且還會造成部分的重復勞動。因為電子文件在歸檔之前就有可能已被修改，或者有些已被有意或無意地刪除；有些在文件形成時已提取了主題詞，文件歸檔之后還要進行標引工作，這無疑是增加了勞動量。因此，必須貫徹“前端控制”的原則，即要求將原來紙質(zhì)文件管理系統(tǒng)中后期階段需要控制的手段提到前端，也就是說檔案部門對于電子公文的管理工作的介入要向前延伸，從文件生命周期的“前端”就開始控制文件的歸檔活動。具體來說，在文件系統(tǒng)設計階段，檔案人員就要參與設計、進行指導；就應該考慮歸檔與歸檔后文件管理的需求，將集中管理一份文件的所有相關信息作為一個整體歸檔。要把歸檔工作嵌入工作流程，以保證在每一個流程之后，將相關文件實時歸檔。并且要求用戶及時著錄和鑒定文件信息，并且把著錄、鑒定信息與電子文件之間建立聯(lián)系，以保證文件歸檔時，將該電子文件與相關信息一并移交或發(fā)送給檔案部門。

1.2“全程管理”原則

根據(jù)電子文件的特點，必須建立一個完整的管理體系，即對電子文件從產(chǎn)生到永久保存或銷毀進行全過程和全方位的管理，以確保電子文件的真實性、完整性和可讀性。

電子文件全程管理原則具體應該體現(xiàn)在電子文件管理體制與模式的確定、管理系統(tǒng)的設計與運行、管理制度的內(nèi)容和執(zhí)行等方面。以電子文件管理系統(tǒng)對文件流程各階段的管理和監(jiān)控為例：設計的系統(tǒng)應對產(chǎn)生于機構內(nèi)部各部門及其應用系統(tǒng)上的電子文件進行統(tǒng)一的歸口登記、分類、鑒定，同時監(jiān)控和記錄針對文件的一切操作，如文件的創(chuàng)立、登記、修改、審核、簽署、分發(fā)等。而且，對文件進行的技術操作，包括操作平臺的轉換、存儲位置的改變等都應該記錄下來。因為這種管理和跟蹤記錄，對于證明和保證電子文件的行政有效性和法律證據(jù)性都有著重要的作用。

2電子公文的真實性保障

判斷傳統(tǒng)文件的真實性，主要考察兩個方面：一是文件載體的原始性；二是文件形式的原始性，其主要是指具體的文件內(nèi)容、字體、字跡以及具有法定效用的簽署、印章等。只要其中的任何一項發(fā)生了變化，就可以對文件的真實性表示懷疑。但判斷傳統(tǒng)文件真實性的準則并不適用于電子文件，因為一是電子文件的載體與其信息是可以分離的，載體的不固定性，使得電子文件不再具有傳統(tǒng)意義上的“原件”的概念；二是電子文件的更改可以不留痕跡，復制起來真假難辨，處理過程又具有隱蔽性。因而判斷電子文件的真實性必須更多地著眼于其內(nèi)容的真實性，主要是認定文件是否就是當時當人當事形成的，主要關注的是其本質(zhì)的要素保持不變。國際上的一般做法是采用法定程序?qū)﹄娮游募纳芷谶M行全過程管理，并通過技術措施和管理制度，組成一個貫穿電子文件從生成、運作到處置全過程的安全“通道”，以此來保證數(shù)字信息的真實可靠性。在目前的技術條件下，一般可采取的措施是：

2.1在計算機系統(tǒng)中設置安全防護技術措施

一是建立對電子文件操作者的身份識別與訪問權限的控制，防止非法侵入。

二是設置操作日志，自動記錄實施操作的人員、時間、內(nèi)容等。

三是對電子印章、數(shù)字簽署等采取防止非法使用的措施。在國家立法機構正式頒布有關電子簽章的法律實施之前，對只有簽章的電子文件，歸檔時應附加有法律效力的非電子文件簽章。

2.2身份識別技術

身份識別技術主要用于正確識別通信用戶或終端的個人身份。最常用的方法是給每個合法用戶一個“通行字”，代表該用戶的身份。通行字一般由數(shù)字、字母或特定的符號組成、只有本人和所使用的計算機知道。當合法用戶要求進入系統(tǒng)訪問時，首先輸入自己的通行字，計算機會將這個通行字與存儲在系統(tǒng)內(nèi)有關該用戶的資料進行比較驗證。如果驗明他為合法用戶，就可接受他對系統(tǒng)進行訪問；如果驗證不合法，計算機就會拒絕該用戶對系統(tǒng)進行訪問。

2.3防寫技術

將數(shù)字信息文件設置為“只讀狀態(tài)”，在這種情況下，用戶只能從計算機上讀取信息，而不能對其作任何修改，可以有效地防止用戶更改數(shù)字信息內(nèi)容，從而達到保護其真實性的目的。

3電子公文的完整性保障

傳統(tǒng)文件的完整性保障主要是通過鑒別文件最初形成的信息內(nèi)容和載體是否被破壞過，是否保持著作為證據(jù)所要求的各要素。而電子文件的顯示，卻隨著使用軟件的不同，其外觀可能不一樣，再加上電子文件的信息與其載體又是可以分離的，因而使得傳統(tǒng)文件完整性的判斷標準不再適用于電子文件。

目前比較一致的看法是，電子文件的完整性一是指電子文件和與之具有有機聯(lián)系的其他相關文件數(shù)量齊全；二是指每一份電子文件的內(nèi)容、結構和背景信息沒有缺損。為此，要求電子文件歸檔時，有關電子文件的支持軟件和軟件的支持文檔、以及有關的元數(shù)據(jù)都應同時歸檔。在同一活動中，有時除了形成電子文件之外，還可能形成一些紙質(zhì)文件，為保持這些文件之間的有機聯(lián)系，確保同一活動中形成的檔案信息完整性，應盡可能將這些紙質(zhì)文件作數(shù)字化處理，作為電子文件一并保存。對于在不同應用系統(tǒng)中分散形成的、不同媒體的內(nèi)容相關的電子文件，如有關同一事件的電子文件一部分在電子郵箱中，一部分在電子表格或相關數(shù)據(jù)庫中，則應收集齊全并保持有機聯(lián)系。在電子政務系統(tǒng)中按公文處理流程生成的公文，其構成要素包括文件處理單、原文、附件、電子文件的紙質(zhì)拷貝件等，都應納入歸檔的范圍。

4電子文件的可讀性保障

電子檔案來自各個方面，來自各立檔單位，往往是在不同的計算機系統(tǒng)上形成的。其內(nèi)容格式及數(shù)據(jù)結構不盡相同。這種差異必然導致在利用過程輸出時所使用的技術與方法的不同。又由于計算機技術的飛速發(fā)展，電子公文形成時所依賴的計算機軟硬件技術不久就有可能過時，以致新的軟硬件無法讀取原先存儲的數(shù)據(jù)，所以為保證數(shù)字信息檔案長期可存取性，建議采取以下幾種措施：4.1采用通用技術

目前，電子公文的形成方式多種多樣、很不統(tǒng)一，這將給今后利用工作帶來許多的困難。所以在電子文件歸檔時，應把屬于特殊格式的電子文件轉換成通用的文件格式；或?qū)㈦娮游募⒃谕ㄓ玫臄?shù)據(jù)平臺上，以消除由于技術不同或技術過時所帶來的影響。一般文字型電子文件以XML文檔和RTF、TXT為通用文件格式；圖像電子文件以JPEG、TIFF為通用格式；影像數(shù)據(jù)以MPEG、AVI為通用文件格式；音頻電子文件以WAV、MP3為通用文件格式；多媒體音像數(shù)據(jù)以MPEG、AVI為通用文件格式。

4.2打包保存法

打包保存法就是在保存電子文件的同時，將與電子文件相關的軟件及其應用系統(tǒng)一并保存，并與電子文件存儲在一起。在使用該電子文件時，可運用與該電子文件存儲在一起的這些軟件系統(tǒng)進行讀取。此法一般是針對那些無法轉換為通用文件格式的電子文件，如用音頻設備獲得并經(jīng)過計算機處理的動態(tài)影像文件，應注意收集其非通用格式的壓縮算法和相關軟件。

4.3拷貝法

拷貝是在原來的技術環(huán)境下，適時重寫信息數(shù)據(jù)，防止由于存儲載體物化性能變化而引起的信息丟失，這也是電子文件長期保存的一種基本方法，此法目前已大量地應用于磁盤、光盤、磁帶檔案信息的長期保存上，但它不能解決電子文件由于計算機軟硬件過時所引起的長期保存問題。

4.4再生性保存法

再生性保存法是指將技術過時的存儲在磁性載體或光盤上的電子檔案，適時地轉移到紙張上或縮微品上的方法。這樣利用時就不再使用計算機軟硬件技術讀取，從而避免了計算機軟硬件過時所帶來的麻煩，并能很好地保證電子文件長久的可讀性。其不足之處是失去數(shù)字化信息可遠距離傳輸、檢索方便、使用靈活等特點。而且，有些電子檔案信息，如聲音信息、視頻信息、超文本信息、多媒體信息等也無法轉移到紙上或縮微品上。

4.5遷移法

遷移法就是將數(shù)字信息從一種技術平臺轉換到另一種技術平臺上的復制方法，它是計算機軟硬件變化適時改變數(shù)字信息格式的一種處理過程。這一過程使得數(shù)字信息在將來也可以被讀取。遷移也意味著數(shù)據(jù)信息從一個存儲載體轉移到另一個存儲載體上，以進行數(shù)字信息的長期保存與讀取。采用遷移法，通常是將對軟件依賴性強的格式遷移到對軟件依賴性低的通用格式上。或者將數(shù)字信息從品種繁多的格式遷移到易于管理的標準格式中。目前遷移技術被認為是保護數(shù)字信息長期存取的必須和恰當?shù)倪x擇。但遷移也不能“一勞永逸”，隨著電子計算機技術的升級，還應適時再遷移，從而使數(shù)字信息隨技術更新而一代一代地向下流存。

以上介紹的幾種方法，一般地說，對于使用頻率很高、軟硬件技術未過時的、僅是存儲載體理化性能發(fā)生變化的，可采用拷貝法；對于使用頻率較高、軟硬件技術已快過時的，可采用遷移法；對于使用頻率較低、軟硬件技術已快過時的、并且確有長期保存價值的數(shù)字信息可用再生保存法。

5電子文件的安全性保障

建立健全科學、合理、嚴密的管理制度，從每一個環(huán)節(jié)堵塞信息失真的隱患，這也是確保電子信息檔案真實可靠的重要措施。

5.1建立安全管理制度

電子文件是由人制作的，其管理和利用都要按人的意愿進行。因此對參加電子文件制作和參與管理的人員必須加強管理，以防不測。必須制定一套人人都應遵守的安全管理制度，以約束涉及電子文件與電子檔案人員的行為。實踐證明，良好的安全規(guī)范是保證數(shù)字信息安全的一項極為重要的措施。

5.2加強對電子文件制作和管理人員的管理和教育

在電子文件的安全管理過程中，僅靠制度是不夠的，還必須加強對涉及電子文件人員的管理和教育。通過宣傳教育或短期培訓等途徑，提高他們對保證電子文件和檔案真實、可靠重要性的認識，提高他們科學管理電子檔案的素質(zhì)，增強他們工作的責任感，并樹立一絲不茍的工作作風。

5.3建立全過程的管理制度

電子文件從形成到電子檔案的開發(fā)利用，中間要經(jīng)過很多環(huán)節(jié)，哪一個環(huán)節(jié)出了問題，都會影響到電子文件的真實可靠性。因此，建立全過程的管理制度，明確各環(huán)節(jié)的職責要求，就顯得非常重要。如電子文件形成之后，要及時收集積累，以防分散狀態(tài)下發(fā)生信息丟失；電子文件歸檔時，要嚴格檢查相關文件是否收集齊全，否則就會給將來利用帶來困難和麻煩；遷移時，要認真檢查是否發(fā)生信息丟失。任何環(huán)節(jié)的疏忽，都將對數(shù)字信息的真實性與可靠性造成危害。

綜上所述，要實現(xiàn)電子政務環(huán)境下電子文件的科學管理，就必須貫徹“前端控制”和“全程管理”的原則；為保證電子公文的真實性、完整性、可讀性與安全性，就必須采取一系列相應的技術措施和手段，以確保管理目標的實現(xiàn)。

參考文獻

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二、電子文件對檔案業(yè)務管理工作的影響

1傳統(tǒng)的檔案工作以紙質(zhì)文件材料為工作對象，而應用計算機后，電子文件取代了以往的文字材料，它是由擬稿者直接寫在磁盤上，并在磁盤上進行修改，一經(jīng)形成后，馬上存貯到辦公信息數(shù)據(jù)中，由檔案人員、技術人員所共享。這就使得文件與檔案之間不再有明顯的界限。紙質(zhì)檔案的管理工作經(jīng)過長期實踐，已總結出一套工作流程及方法、原則，如文件的立卷歸檔制度。文件的歸檔立卷工作是檔案工作流程的起點，也是文書工作和檔案工作的結合點，文件形成后，由文書部門收集立卷后，交檔案部門管理，一般一年歸檔一次。而電子文件隨時產(chǎn)生，隨時更改，存貯在計算機磁盤或光盤中。因此，它對計算機有很強的依賴性。如果歸檔，必須以磁盤或光盤的形式移交，歸檔范圍也不能只是“辦理完畢，具有保存價值”的文件，還應包括該文件的讀取軟件甚至操作系統(tǒng)。

2由于電子文件信息與載體的可分離性，檔案實體分類也可能將被概念分類整理所取代，因為實體分類的結果只能體現(xiàn)一種屬性聯(lián)系，這種單線排列的方式是手工操作管理檔案的需要，但在當今電子文件的環(huán)境中，文件的形式特征和內(nèi)容特征均發(fā)生了變化，電子文件可以通過計算機系統(tǒng)進行迅速、有效、多角度的整序，不再需要對它進行象紙質(zhì)文件那樣的分類整理。不同的用戶可以根據(jù)不同的需要，利用辦公自動化系統(tǒng)對電子文件進行自由組合分類。

3由于電子文件的保存價值同時取決于其自身價值和可讀性，其鑒定的方法、內(nèi)容、標準均將發(fā)生變化，原有的檔案價值理論分析范圍也將擴大，要分析電子文件的讀取軟件甚至操作系統(tǒng)。根據(jù)傳統(tǒng)的檔案價值鑒定理論，文件應根據(jù)其憑證價值和參考價值確定保管期限，而電子文件一方面由于制作方便，將產(chǎn)生比以往更多的文件，另一方面由于用戶的需要，信息和數(shù)據(jù)不斷地修改和補充，因此很難劃定固定的保管期限，況且目前電子文件的憑證價值尚無法律保證。因此，其鑒定、管理方法亦無定論。此外，由于電子文件信息載體的特殊性，其保管方法、要求以及檢索和對外利用等方面也與紙質(zhì)文件有許多不同之處。

三、電子文件對檔案學理論的影響

1對檔案本質(zhì)屬性的影響

原始記錄性是檔案的本質(zhì)屬性。這種原始記錄性一方面表現(xiàn)在檔案的內(nèi)容上，另一方面表現(xiàn)在檔案的形式上，如當事人的親筆手稿、領導者的親筆簽署等，都表現(xiàn)出真實的原始性。也正是檔案的原始記錄性，才使得檔案區(qū)別于圖書、情報、資料等其它信息，而具有法律憑證的作用。在辦公自動化系統(tǒng)中，電子文件從起草、修改到印發(fā)都在計算機上進行，它便于修改、便于復制的特性，使得最能體現(xiàn)檔案原始記錄性的內(nèi)容與形式特征不復存在。電子文件是計算機文字處理系統(tǒng)中的最后一個文本，沒有草稿與印稿的區(qū)別，也沒有正本與副本的差異，甚至文件與檔案之間很難劃定一條人為的界限。人們可以在機器上隨時方便地復制電子文件，這樣文件是檔案的前身，檔案是由文件有條件地轉化而來這一檔案概念就變得難以理解。電子文件的原始記錄性和憑證作用如何確定電子文件能否作為檔案是否具有法律憑證作用等等，便成為檔案界的一系列新課題。這些課題是電子文件能否轉化為檔案的關鍵，也是賦予檔案本質(zhì)屬性新的內(nèi)涵的客觀需要。

2對檔案來源原則的影響

來源原則包括兩個方面：從外部來看是尊重全宗，從內(nèi)部來看是尊重原始順序。目前，隨著大量電子文件的產(chǎn)生，后者愈益受到普遍關注。傳統(tǒng)的觀點認為源于來源原則的檔案檢索系統(tǒng)必須一律建立在文件形成者或信息提供者的組織機構及其文件的基礎上。只有根據(jù)其來源，從形成者的法律責任和行政管理的角度看問題，才能正確整理和理解檔案文件。而電子文件在形成過程中，不再嚴格對應于現(xiàn)存的機關、組織、機構這一現(xiàn)象而產(chǎn)生，人們可以根據(jù)需要隨時對文件信息復制、修改和重新組合、打亂或破壞文件的本來順序。因此，要確定檔案的來源，不可僅局限于尋找一個恰切的定義，或僅要求完整地保護全宗與文件系列，按照原始順序進行整理等，而必須正確說明檔案的原始聯(lián)系，了解在整個生命周期中文件組合的變化，應隨著客觀實際的變化，豐富和發(fā)展來源原則。

3對檔案學理論研究內(nèi)容的影響

檔案學理論研究的內(nèi)容是由研究對象所決定的。以往的檔案學理論研究是以紙質(zhì)檔案為主要對象，電子文件出現(xiàn)以后，檔案工作的對象發(fā)生了變化，其理論研究的對象自然也就發(fā)生了變化。原有的一些定論、模式將被重新審視，原有的管理思想、管理原則將得到更新和補充，原有的檔案學科體系也將得到充實和完善。所有這些研究課題都應圍繞電子文件來開展。如電子文件的整理排序技術、信息安全保護技術、計算機病毒防治技術等等，都將成為檔案學理論研究必不可少的內(nèi)容。

四、檔案界所應采取的對策

1做好歸檔電子文件的技術處理工作，實施電子文件管理戰(zhàn)略。新型文件材料的歸檔勢在必行，這就要求檔案工作者必須深入到現(xiàn)行文件工作領域，對產(chǎn)生的大量電子文件的接收、處置乃至存儲工作進行指導，保護電子文件的原始信息，了解文件信息重新組合的來龍去脈。也就是說，通過采取技術處理，將已歸檔的電子文件改為“只讀性”文件，即只能讀不能寫的不可更改的文件，從而識別和保護電子文件的原始結構，保證電子文件的可靠性，使之與紙質(zhì)文件一樣發(fā)揮社會效用。

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對于紙質(zhì)文件來說，內(nèi)容的原始性附著在形式的原始性上，人們可以借助形式的原始性來證實和確認內(nèi)容的原始性。紙質(zhì)文件的原始性體現(xiàn)為內(nèi)容和形式的統(tǒng)一，對于任何一項形式上的變化，人們都有理由對它的原始性表示懷疑。但電子文件的內(nèi)容與形式是相對獨立的，不僅內(nèi)容易于變化，而且失去了固定的形式，因此，對電子文件的原始性進行認定是非常困難的。主要表現(xiàn)在以下幾個方面：

（一）、電子文件易于修改，而且改動后可以不留任何痕跡。雖然已有一些技術可防止偽造電子文件和在“原稿”上增刪改，但其內(nèi)容發(fā)生變化的可能性總是比紙質(zhì)文件要大得多，從而使人們感到把握其內(nèi)容原貌的困難。在網(wǎng)絡上傳遞的電子文件也有可能被非法截獲或更改。

（二）、電子文件制作過程的虛擬化使得對其原件的界定難于實現(xiàn)。電子文件的制作者不一定像制作紙質(zhì)文件那樣必須制出一份或一批原件來行使其職責，有時它只不過制作一個“窗口”，將必要的信息集中在一起，并在需要的時候?qū)⑵漭敵觥＿@個“窗口”可以在眾多的電子計算機上顯示出來，也可被不同的“收文者”拷貝到他的電子計算機存儲器上或轉換成硬拷貝保存起來。在不同時間、不同地點、由不同人獲得的同一內(nèi)容文件可以毫無區(qū)別，無法區(qū)別其中哪個是“原件”，哪個是“復制件”。

（三）、電子計算機軟硬件技術的不斷更新?lián)Q代，迫使電子文件必須不斷地適應新的“生存環(huán)境”，這種適應往往需要以自身結構、格式的改變?yōu)榇鷥r。因此，長期保存的電子文件很可能在結構和格式上與最初形成的大不相同。

（四）、電子文件不再具有固定的存儲載體，根據(jù)利用需要，人們可以采用不同的方式輸出。對于長期保存的電子文件，還需要定期進行復制，轉換載體，以防信息損失。電子文件沒有了固定的載體，也就無法通過載體來判定電子文件的原始性。

（五）、電子文件不再具有特定的字跡，人們可以根據(jù)需要以不同的字體、字號將電子文件輸出，無法從字跡上分辨其原始性。

（六）、目前電子文件的簽署技術還不普及，我們還不能為每一份電子文件蓋章或親自簽名，因此，也就無法借助印章或簽署的字跡來判斷一份電子文件是否為原件。

電子文件的這些特點使我們無法采用與紙質(zhì)文件相同的標準和方法來判斷它的原始性，需要為它建立一個新的“原始性”概念。對于一份電子文件來說，只要它的內(nèi)容確確實實是在當時由原作者撰寫或制作出來的，此后又從未修改過，我們就應該承認它是原始的，盡管它沒有固定的載體，沒有實在的物理形態(tài)，甚至因轉換而失去了原來的格式。這種“原始性”概念與紙質(zhì)文件原件的區(qū)別主要在于，它拋棄了文件形式上的原始性，僅以文件中所含信息的真實、準確，即內(nèi)容的原始性為惟一標準。根據(jù)現(xiàn)代信息技術的特點和社會各方面對電子文件的需要，我們認為建立這樣一個“原始性”的新概念是適當和必要的，它將是電子文件轉化為電子檔案，全面行使“歷史記錄”和“社會記憶”功能的根本，是電子檔案具有憑證作用和法律效力的基礎。但是，對這種看不見摸不著的原始性加以判斷和維護卻是一件十分困難的、涉及多方因素的事情，這個問題的解決有賴于信息技術的進步、電子文件管理水平的提高以及有關法律的建立和完善。二、確保電子文件原始性的技術措施

電子文件是高科技的產(chǎn)物，它的各種性能是由技術決定的。隨著電子文件的廣泛使用，信息安全技術就顯得特別重要，電子文件的制作者、管理者和檔案工作者都應積極采用有關技術措施，提高電子文件的可靠性。

（一）、加密技術

電子通信系統(tǒng)中可采用“雙密鑰碼”進行加密。在網(wǎng)絡中的每一個加密通信者擁有一對密鑰：一個是可以公開的加密密鑰，另一個是嚴格保密的解密密鑰，發(fā)方使用收方的公開密鑰發(fā)文，收方用只有自已知道的解密密鑰解密，這樣任何人都可以利用公開密鑰向收方發(fā)送電子文件，而只有收方才能識別這些加密的電子文件內(nèi)容。由于加密和解密使用不同的密鑰，因此第三者很難從截獲的密文中解出原文內(nèi)容來，無法對它進行篡改，從而保護電子文件在傳輸過程中的原始性、真實性。

（二）、簽署技術

目前在電子文件上進行簽署的技術主要有兩種：一種是光筆簽名；另一種是數(shù)字簽名。光筆簽名是簽名者使用一種專用的光筆直接在輸入板上簽名，屏幕是顯示出來的“筆跡”，如同在紙質(zhì)文件上的親筆簽名一樣，直觀、易于辨認，計算機將這種“簽名圖像”接收下來，并確認簽名者與電子文件的關系。在計算機系統(tǒng)中還可把這種簽名設置為一種批準指令，經(jīng)電子計算機審核簽名有效后方可進入下一階段的操作。另一種是利用“雙密鑰碼”在電子文件上進行數(shù)字簽名。數(shù)字簽名是一種字母數(shù)字串，發(fā)方利用自己的不公開密鑰對發(fā)出的電子文件進行加密處理，生成一個“數(shù)字簽名”，與電子文件一起發(fā)出，同時還帶走一個可使其生效的公開密鑰。收方用發(fā)方的公開密鑰運用特定的計算方法解碼檢驗簽名。假如結果位串與傳輸?shù)囊恢?，那么便有充足的理由相信兩個事實：一是這份電子文件確實來自發(fā)方，其內(nèi)容沒有被人作過修改，從而證明其原始性；二是發(fā)方也必須承認這份電子文件確實是自己發(fā)出，對它的生效應負全部責任。和紙質(zhì)文件一樣，電子文件的簽署可以表示作者對該電子文件的權力和責任，這種技術在電子文件管理中具有廣泛的應用前景。

（三）、消息認證

電子文件的使用者，非常關心他所使用的信息在存儲或傳輸過程中是否“完好如初”，是否被人篡改或替換過，消息認證技術可以消除使用者這個疑慮。比較常用的方法是利用分組密碼進行消息認證。先把電子文件信息分成一定的長度，如64比特為一段，發(fā)方和收方共同選定一個64比特長的序列及密鑰，發(fā)方運用這個序列和密鑰對電子進行加密運算后得到這份電子文件的“認證字”，將電子文件和認證字一同發(fā)送出去。收方也同樣運用這個序列和密鑰計算該電子文件的認證字，如果計算結果和他所收到的認證字一致，即可認定這份電子文件的內(nèi)容與發(fā)出時是一致的，進而證明這份電子文件的原始性、真實性。

（四）、身份驗證

為了防止無關人員進入系統(tǒng)對電子文件或數(shù)據(jù)進行訪問，有些系統(tǒng)需要對用戶進行身份驗證，如銀行系統(tǒng)用戶使用個人密碼驗證，有些文件管理系統(tǒng)使用管理員代碼驗證等。最常見的方法是給每個合法用戶一個“通行字”，代表該用戶身份。通行字可由數(shù)字、字母或特定的符號組成，只有用戶本人和計算機系統(tǒng)知道。當合法用戶要求進入系統(tǒng)訪問時，首先輸入自己的通行字，計算機自動將這個通行字與存儲在機器內(nèi)的有關該用戶的資料進行相關的業(yè)務訪問；如果一種驗證不合格，該用戶就會被拒絕于系統(tǒng)之外。身份驗證技術可用于電子文件訪問權限的控制。

（五）、防火墻

這是一種訪問控制技術。在某個機構的網(wǎng)絡和其它系統(tǒng)網(wǎng)絡之間設置障礙，防止其它系統(tǒng)的網(wǎng)上用戶對該機構信息資源的非法訪問，也可以阻止該機構的機要信息、專利信息從機構的網(wǎng)絡上非法輸出。防火墻的安全保障能力僅限于網(wǎng)絡邊界，它是通過在網(wǎng)絡邊界上建立起來的相應的網(wǎng)絡通信監(jiān)控系統(tǒng)，監(jiān)測所有通過防火墻的數(shù)據(jù)流，凡

是符合事先制定的網(wǎng)絡安全規(guī)定的信息允許通過，不符合的就拒于墻外。從而使被保護網(wǎng)絡的信息、結構不受侵犯，實現(xiàn)網(wǎng)絡的安全，保護網(wǎng)上電子文件的原始性、真實性。實現(xiàn)防火墻功能所用的技術主要有：數(shù)據(jù)包過濾、應用網(wǎng)關和服務等。據(jù)行家預測，在不遠的將來，加密軟件標記和數(shù)字簽名等認證技術可能會直接做進防火墻中。

（六）、防寫措施

目前在許多軟件中可將電子文件設置為“只讀”狀態(tài)。在這種狀態(tài)下，用戶只能從電子計算機上讀取信息，而不能對其做任何修改。在電子計算機外存儲器中，只讀式光盤（CD－ROM）只能供使用者讀取信息而不能追加或擦除信息；一次寫入式光盤（WORM）可供使用者一次寫入多次讀取，可以追加信息但不能擦除原來的信息。這些不可逆式的存儲載體可以有效地防止用戶更改電子文件，保持電子文件的原始性、真實性。

上述這些技術對于維護電子文件的真實、可靠都具有很好的效果，隨著這些技術的完善和普及，電子文件的原始性、真實性可得到更為可靠的認定和更加有效的保護，從而確保電子文件的憑證作用。

三、確保電子文件原始性的管理措施

在電子文件的形成、處理、歸檔，電子檔案的保管、利用等各個環(huán)節(jié)，信息都有被更改、丟失的可能，即使擁有完善的信息安全技術，也需要有相應的管理措施來保證其得以實施。建立并執(zhí)行一整套科學、合理、嚴密的管理制度，從每一個環(huán)節(jié)堵塞信息失真的隱患，是維護電子檔案原始性、真實性的最重要措施。電子文件全過程管理中有關維護其信息安全方面的措施，主要包括以下幾方面：

（一）、加強對電子文件制作和管理人員的管理

電子文件是由人制作的，其存儲、檢索、傳輸?shù)忍幚矶际前慈说囊庠高M行的，因此，對參加電子文件制作和管理的人進行審查是至關重要的。要禁止那些道德品質(zhì)不好、工作不認真負責、沒有良好的工作作風的人參加電子文件制作和管理工作。要建立一套審查制度，嚴格把關，這是從源頭上保證電子文件原始性、真實性的最關鍵措施。人是活的因素，易受外界影響，任何一個好成份，在沒有管理要求的情況下，也會逐漸懈怠甚至可能變壞。加強對電子文件制作和管理人員的管理，僅依靠審查制度是不夠的，還必須提出嚴格要求，明確具體管理措施，這是在電子文件制作和處理過程中保證其原始性、真實性的重要措施。另外還要進行教育，不斷地提高電子文件的制作者和管理人員的責任心，要使他們養(yǎng)成忠于職守的品質(zhì)，認真負責的工作精神，一絲不茍的工作作風，精益求精的技術水平，這是保證電子文件原始性、真實性的根本措施。

（二）、電子文件的制作過程要職責分明

電子文件的制作人員，應對其制作的電子文件的真實性和能被保管、保存負有責任。為保證電子文件在制作階段不出現(xiàn)失真現(xiàn)象，避免制作人員的相互推諉、扯皮，首先要明確職責范圍。特別是合作制作的電子文件或大型輔助設計項目，更要注意劃清制作人員的職責范圍，使每一個參與人員負其分工范圍內(nèi)的責任。一般來說，不相干人員不能進入他人的責任范圍，工作需要時可允許用只讀式的載體調(diào)讀，以防由于誤操作或有意增刪改等原因造成電子文件的失真。

（三）、建立電子文件全過程管理的制度

電子文件從形成到電子檔案的開發(fā)利用，中間經(jīng)過很多環(huán)節(jié)。哪一個環(huán)節(jié)的職責不清，制度不明，考慮不周，都可能影響電子文件的原始性、真實性。因此，及早地建立電子文件全過程管理制度，明確各方面的職責要求，就顯得非常重要。如電子文件形成后就應及時進行收集、積累，以防在分散狀態(tài)下發(fā)生信息丟失。因此，一開始就明確由誰進行收集、積累，如何進行收集、積累，建立收集、積累制度和嚴格的歸檔制度，是保證電子檔案原始性、真實性和完整性的重要措施。電子文件的歸檔范圍、歸檔內(nèi)容、歸檔時間、歸檔要求等和紙質(zhì)文件相比，都有很大區(qū)別，要明確無誤地作出規(guī)定。歸檔時應對電子文件進行全面、認真的檢查，凡不符合要求的，都要有明確的處理措施，不能有絲毫含糊，否則將會對電子文件的原始性、真實性和完整性造成極大危害。

電子文件歸檔應對存儲載體有嚴格要求，并且明確保護措施，不致因載體原因而對電子文件的原始性、真實性和完整性造成危害。為實現(xiàn)電子檔案長期保存所必須進行的載體轉換也要采取明確的措施，防止在轉換過程中造成信息的損失。電子檔案的利用有許多便捷之處，但是各種用戶和各種形式的利用活動，也會給電子檔案管理帶來一些不安全的隱患，因此必須加強對電子檔案的開發(fā)利用活動的管理。

（四）、建立電子文件管理的記錄系統(tǒng)

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二、做好電子文件管理的策略

（一）統(tǒng)籌安排合理規(guī)劃

電子文件管理是一個系統(tǒng)工程，最終是為數(shù)字檔案信息資源建設服務，以達到便于開發(fā)利用、造福社會的目的。具體實施起來涉及面廣，投資可觀，因此必須注重效益，在領導層面對各階段的目標、任務、措施進行科學、合理地規(guī)劃部署，如：在工作實施之前展開深入調(diào)研、廣泛論證、集中討論，投資大的項目要形成可研報告；形成科學合理的電子文件利用體制機制，優(yōu)化軟硬件系統(tǒng)配置，處理好軟件系統(tǒng)服務器的兼容關系，建立方便高效的查詢體系等。

（二）嚴格制度統(tǒng)一標準

電子文件管理工作是一項長期開展的持續(xù)性工作，應落實領導責任，組織相關數(shù)量的人力，明確責任分工，加強管理，扎實推進工作有序進行。具體工作中要制定相應標準，嚴格貫徹實施，一定階段即以標準驗收成果，不斷改進以保證后續(xù)工作的質(zhì)量。如：組建專門負責電子檔文件管理工作的工作機構，主要負責電子文件管理工作、系統(tǒng)設備升級維護、網(wǎng)站建設維護等；制定電子文件管理中著錄項目統(tǒng)一標準，數(shù)字化技術參數(shù)標準等。

（三）多方參與爭取合作

電子文件管理涉及社會的各行各業(yè)，應千方百計爭取社會力量共同參與和支持，引導建立社會大眾積極充分利用電子文件這一社會資源的普遍意識，積極回應獲得的利用反饋信息，以促進自身工作的不斷改進。如：宣傳網(wǎng)絡利用優(yōu)勢；發(fā)揮檔案學會等社會組織的作用；非重復性技術工作可以通過合同、委托等方式外包給企業(yè)。

篇（5）

紙質(zhì)檔案的載體較為穩(wěn)定安全，而電子文件的載體穩(wěn)定性差，易損壞，因此歸檔方式的選擇至關重要。經(jīng)實踐檢驗，利用磁盤，脫機采集數(shù)據(jù)的介質(zhì)移交方式容易造成數(shù)據(jù)丟失。如遇質(zhì)量較差的磁盤，會影響文件的可讀性。為防止數(shù)據(jù)丟失需制作多份備份盤存檔，這不僅加大了工作量，也增加了存貯磁盤的數(shù)量，簡便而安全的方式是采用網(wǎng)絡移交歸檔，并利用光盤存貯。網(wǎng)絡移交的途徑有兩條：

(一)借助計算機信息管理網(wǎng)，開通電子文件歸檔專遞網(wǎng)線。隨著各單位計算機信息管理網(wǎng)的建立與發(fā)展，越來越多的重要文件被傳輸上網(wǎng)。這些文件經(jīng)過各業(yè)務管理部門挑選，反映了職能活動的概貌，上網(wǎng)前，又按著信息管理部門的統(tǒng)一要求進行了文件格式的轉換，在一定程度上保證了數(shù)據(jù)的可靠性和通用性，是歸檔的重點。對那些未輸送到計算機信息管理網(wǎng)上的具有保存價值的電子文悠揚，應由電子文件形成部門編目整理，也利用網(wǎng)絡技術向檔案部門傳輸，可以借助信息管理網(wǎng)絡在各業(yè)務管理機構與檔案部門之間開通電子文件歸檔專遞網(wǎng)線，建立依附在信息管理網(wǎng)上的歸檔專用子系統(tǒng)。將上網(wǎng)與未上網(wǎng)的具有保存價值的電子文件通過此系統(tǒng)傳輸給檔案部門。檔案部門經(jīng)與辦公自動化和信息管理部門協(xié)商后，要對歸檔的電子文件提出格式要求，但不能是唯一性的，應認可幾種通用性較強的軟件，如：.DBF、.DOC、.TXT、.EXE等文件。

(二)選擇電子文件信息的匯集點，由計算機與信息管理部門負責歸檔。為適應辦公自動化工作發(fā)展的需要，人們越來越注重信息工作的系統(tǒng)化和標準化水平，計算機信息系統(tǒng)的開發(fā)也從以往的“分散各異”轉向“集中統(tǒng)一”，打破了立卷單位人界限，更趨向基于某一方面或幾方面職能活動的內(nèi)容而建立系統(tǒng)。計算機與信息管理部門負責規(guī)劃、統(tǒng)籌本單位信息管理工作，是開發(fā)集中統(tǒng)一型信息系統(tǒng)的牽頭部門，成為電子文悠揚信息的匯集點，又具有一定的技術設備及人才條件。由他們負責將日常工作中形成的具有保存價值的電子文件歸檔，無是最佳歸檔途徑之一。清華大學計算機與信息管理中心計劃利用網(wǎng)絡技術建立校行政信息管理系統(tǒng)，共分為教學、科研、人事管理三個子系統(tǒng)，正在籌建的教學管理系統(tǒng)與學生注冊中心、財務結算中心、教務處、研究生院構成數(shù)據(jù)交換網(wǎng)。注冊中心負責學生注冊、選課、排課、考表、成績等數(shù)據(jù)的傳遞；結算中心負責學生交費信息的傳遞；教務處與研究生院負責學籍、教學計劃、課程、畢業(yè)審查、學位授予數(shù)據(jù)的傳輸。計算機與信息中心接收這些數(shù)據(jù)后，進行集中處理，經(jīng)匯總的數(shù)據(jù)通過信息中心又輸送給各業(yè)務管理部門共享。隨著每年數(shù)據(jù)的更新，過期數(shù)據(jù)應由信息中心按檔案部門的統(tǒng)一要求，進行鑒定，編目整理，通過網(wǎng)絡傳輸，移交給檔案部門保存，或直接存入光盤，定期歸檔。

無論利用何種途徑歸檔，必須由電子文件形成單位按統(tǒng)一格式編目整理后，傳輸給檔案部門，不能由檔案部門自行從網(wǎng)上下載，以保證電子文件形成部門對其數(shù)據(jù)的真實性、準確性負責。檔案部門接收的電子文件一律應存入光盤，最好不用磁盤存貯。

二、依靠原紙質(zhì)檔案立卷工作骨干，實現(xiàn)相關部門職能的交融集成，建立電子文件歸檔制度。

紙質(zhì)文件歸檔經(jīng)過多年實踐，已形成相對穩(wěn)定的骨干隊伍，有較好的工作基礎，各立卷部門都設立了分管領導和立卷牽頭人，負責督促檢查立卷工作。開展電子文件歸檔也要以人為本，形成一支隊伍，承擔此項工作。由于大多數(shù)計算機與信息管理人員對檔案工作較為陌生，不像立卷歸檔人員經(jīng)與檔案部門多年合作，建立了相對穩(wěn)定的業(yè)務關系，容易與檔案部門在電子文件歸檔上達成共識。所以，依靠原紙質(zhì)檔案立卷工作骨干，比以各單位計算機與信息管理保同為主體，重新建立歸檔工作隊伍更為現(xiàn)實。由于整理紙質(zhì)檔案大多采用手工操作的方法，這與電子文件處理手法相差甚遠，需要新的知識和技術手段，現(xiàn)有的立卷隊伍尚不適應工作發(fā)展的需要，要通過組織業(yè)務學習和技術培訓，盡快地使他們掌握信息管理自動化的基本知識和技能，擔負起電子文件歸檔工作的重任。

電子文件來源廣泛，形成者不僅有業(yè)務管理部門的承辦人，還有數(shù)據(jù)錄入員、信息管理與計算機技術人員等。將頭緒如此之多的電子文件收集歸檔，必須靠制度約束，使制度變成歸檔人員的自覺行動。要將電子文件歸檔工作納入本單位的立卷歸檔制度，并列入信息管理工作程序，在布置、檢查、總結、考核信息管理工作的同時，布置、檢查、總結、考核電子文悠揚歸檔工作。

清華大學檔案館從1995年底開始抓電子文悠揚歸檔工作，制定了《機讀(電子)文件歸檔工作暫行規(guī)定(試行)》，分別對歸檔范圍、歸檔單位與分工、歸檔的方法和要求做了具體規(guī)定，并設計了《機讀(電子)文件歸檔目錄》樣式。為了使各單位主管檔案工作的領導和立卷牽頭人能夠盡快地接受這一新生事物，還將探索電子文件歸檔工作列為1996年全校檔案工作會議主要議題之一，會上，分管檔案工作的副校長和檔案館館長明確提出要將電子文件歸檔列入立卷歸檔程序，做為一項重要工作抓緊抓好。于1997年全校檔案工作大會上，又提出加快電子文件歸檔進程的具體要求。在對電子文悠揚的來源進行廣泛調(diào)研的基礎上，本著“注重職能因素”的原則，選擇了電子文件的信息綜合性強，含“金”量高的校長辦公室、黨委辦公室做為開展電子文件歸檔的重點和試點單位。先后三次與他們專門研究電子文悠揚歸檔工作，成立了兩辦電子文悠揚歸檔工作小組，由校辦副主任任組長，并參照紙質(zhì)文件歸檔范圍，制定出黨辦、校辦電子文件歸檔細目。經(jīng)過努力，現(xiàn)已將部分電子文件歸檔。

與紙質(zhì)文悠揚相比，電子文件歸檔所涉及的問題更加廣泛，受制約因素多，僅靠檔案部門獨家很難完成，應采取電子文件形成部門、檔案部門、計算機與信息管理部門三結合的方法。電子文悠揚形成部門熟悉各項管理業(yè)務，了解電子文件的自然形成規(guī)律和歷史聯(lián)系，是承擔歸檔工作的主要責任者，在鑒定工作價值時最有發(fā)言權；檔案部門掌握歸檔的原則、方法，又了解全局情況，可以發(fā)揮把關和統(tǒng)籌作用；計算機與信息管理部門既是電子文件的形成單位，又是設計和維護信息管理網(wǎng)絡、管理電子信息的專業(yè)技術部門，在電子文件歸檔制度化、標準化的工作中處于舉足輕重的地位。三個部門的職能應相互滲透，揚長避短，發(fā)揮各自的優(yōu)勢，在電子文件歸檔中集成一體，共同形成質(zhì)量較好的電子文檔。

三、“兩套制”歸檔的必要性與適時簡化合一的可能性

由于印章和

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紙質(zhì)檔案的載體較為穩(wěn)定安全，而電子文件的載體穩(wěn)定性差，易損壞，因此歸檔方式的選擇至關重要。經(jīng)實踐檢驗，利用磁盤，脫機采集數(shù)據(jù)的介質(zhì)移交方式容易造成數(shù)據(jù)丟失。如遇質(zhì)量較差的磁盤，會影響文件的可讀性。為防止數(shù)據(jù)丟失需制作多份備份盤存檔，這不僅加大了工作量，也增加了存貯磁盤的數(shù)量，簡便而安全的方式是采用網(wǎng)絡移交歸檔，并利用光盤存貯。網(wǎng)絡移交的途徑有兩條：

(一)借助計算機信息管理網(wǎng)，開通電子文件歸檔專遞網(wǎng)線。隨著各單位計算機信息管理網(wǎng)的建立與發(fā)展，越來越多的重要文件被傳輸上網(wǎng)。這些文件經(jīng)過各業(yè)務管理部門挑選，反映了職能活動的概貌，上網(wǎng)前，又按著信息管理部門的統(tǒng)一要求進行了文件格式的轉換，在一定程度上保證了數(shù)據(jù)的可靠性和通用性，是歸檔的重點。對那些未輸送到計算機信息管理網(wǎng)上的具有保存價值的電子文悠揚，應由電子文件形成部門編目整理，也利用網(wǎng)絡技術向檔案部門傳輸，可以借助信息管理網(wǎng)絡在各業(yè)務管理機構與檔案部門之間開通電子文件歸檔專遞網(wǎng)線，建立依附在信息管理網(wǎng)上的歸檔專用子系統(tǒng)。將上網(wǎng)與未上網(wǎng)的具有保存價值的電子文件通過此系統(tǒng)傳輸給檔案部門。檔案部門經(jīng)與辦公自動化和信息管理部門協(xié)商后，要對歸檔的電子文件提出格式要求，但不能是唯一性的，應認可幾種通用性較強的軟件，如：.DBF、.DOC、.TXT、.EXE等文件。

(二)選擇電子文件信息的匯集點，由計算機與信息管理部門負責歸檔。為適應辦公自動化工作發(fā)展的需要，人們越來越注重信息工作的系統(tǒng)化和標準化水平，計算機信息系統(tǒng)的開發(fā)也從以往的“分散各異”轉向“集中統(tǒng)一”，打破了立卷單位人界限，更趨向基于某一方面或幾方面職能活動的內(nèi)容而建立系統(tǒng)。計算機與信息管理部門負責規(guī)劃、統(tǒng)籌本單位信息管理工作，是開發(fā)集中統(tǒng)一型信息系統(tǒng)的牽頭部門，成為電子文悠揚信息的匯集點，又具有一定的技術設備及人才條件。由他們負責將日常工作中形成的具有保存價值的電子文件歸檔，無是最佳歸檔途徑之一。清華大學計算機與信息管理中心計劃利用網(wǎng)絡技術建立校行政信息管理系統(tǒng)，共分為教學、科研、人事管理三個子系統(tǒng)，正在籌建的教學管理系統(tǒng)與學生注冊中心、財務結算中心、教務處、研究生院構成數(shù)據(jù)交換網(wǎng)。注冊中心負責學生注冊、選課、排課、考表、成績等數(shù)據(jù)的傳遞；結算中心負責學生交費信息的傳遞；教務處與研究生院負責學籍、教學計劃、課程、畢業(yè)審查、學位授予數(shù)據(jù)的傳輸。計算機與信息中心接收這些數(shù)據(jù)后，進行集中處理，經(jīng)匯總的數(shù)據(jù)通過信息中心又輸送給各業(yè)務管理部門共享。隨著每年數(shù)據(jù)的更新，過期數(shù)據(jù)應由信息中心按檔案部門的統(tǒng)一要求，進行鑒定，編目整理，通過網(wǎng)絡傳輸，移交給檔案部門保存，或直接存入光盤，定期歸檔。

無論利用何種途徑歸檔，必須由電子文件形成單位按統(tǒng)一格式編目整理后，傳輸給檔案部門，不能由檔案部門自行從網(wǎng)上下載，以保證電子文件形成部門對其數(shù)據(jù)的真實性、準確性負責。檔案部門接收的電子文件一律應存入光盤，最好不用磁盤存貯。

二、依靠原紙質(zhì)檔案立卷工作骨干，實現(xiàn)相關部門職能的交融集成，建立電子文件歸檔制度。

紙質(zhì)文件歸檔經(jīng)過多年實踐，已形成相對穩(wěn)定的骨干隊伍，有較好的工作基礎，各立卷部門都設立了分管領導和立卷牽頭人，負責督促檢查立卷工作。開展電子文件歸檔也要以人為本，形成一支隊伍，承擔此項工作。由于大多數(shù)計算機與信息管理人員對檔案工作較為陌生，不像立卷歸檔人員經(jīng)與檔案部門多年合作，建立了相對穩(wěn)定的業(yè)務關系，容易與檔案部門在電子文件歸檔上達成共識。所以，依靠原紙質(zhì)檔案立卷工作骨干，比以各單位計算機與信息管理保同為主體，重新建立歸檔工作隊伍更為現(xiàn)實。由于整理紙質(zhì)檔案大多采用手工操作的方法，這與電子文件處理手法相差甚遠，需要新的知識和技術手段，現(xiàn)有的立卷隊伍尚不適應工作發(fā)展的需要，要通過組織業(yè)務學習和技術培訓，盡快地使他們掌握信息管理自動化的基本知識和技能，擔負起電子文件歸檔工作的重任。

電子文件來源廣泛，形成者不僅有業(yè)務管理部門的承辦人，還有數(shù)據(jù)錄入員、信息管理與計算機技術人員等。將頭緒如此之多的電子文件收集歸檔，必須靠制度約束，使制度變成歸檔人員的自覺行動。要將電子文件歸檔工作納入本單位的立卷歸檔制度，并列入信息管理工作程序，在布置、檢查、總結、考核信息管理工作的同時，布置、檢查、總結、考核電子文悠揚歸檔工作。

清華大學檔案館從1995年底開始抓電子文悠揚歸檔工作，制定了《機讀(電子)文件歸檔工作暫行規(guī)定(試行)》，分別對歸檔范圍、歸檔單位與分工、歸檔的方法和要求做了具體規(guī)定，并設計了《機讀(電子)文件歸檔目錄》樣式。為了使各單位主管檔案工作的領導和立卷牽頭人能夠盡快地接受這一新生事物，還將探索電子文件歸檔工作列為1996年全校檔案工作會議主要議題之一，會上，分管檔案工作的副校長和檔案館館長明確提出要將電子文件歸檔列入立卷歸檔程序，做為一項重要工作抓緊抓好。于1997年全校檔案工作大會上，又提出加快電子文件歸檔進程的具體要求。在對電子文悠揚的來源進行廣泛調(diào)研的基礎上，本著“注重職能因素”的原則，選擇了電子文件的信息綜合性強，含“金”量高的校長辦公室、黨委辦公室做為開展電子文件歸檔的重點和試點單位。先后三次與他們專門研究電子文悠揚歸檔工作，成立了兩辦電子文悠揚歸檔工作小組，由校辦副主任任組長，并參照紙質(zhì)文件歸檔范圍，制定出黨辦、校辦電子文件歸檔細目。經(jīng)過努力，現(xiàn)已將部分電子文件歸檔。

與紙質(zhì)文悠揚相比，電子文件歸檔所涉及的問題更加廣泛，受制約因素多，僅靠檔案部門獨家很難完成，應采取電子文件形成部門、檔案部門、計算機與信息管理部門三結合的方法。電子文悠揚形成部門熟悉各項管理業(yè)務，了解電子文件的自然形成規(guī)律和歷史聯(lián)系，是承擔歸檔工作的主要責任者，在鑒定工作價值時最有發(fā)言權；檔案部門掌握歸檔的原則、方法，又了解全局情況，可以發(fā)揮把關和統(tǒng)籌作用；計算機與信息管理部門既是電子文件的形成單位，又是設計和維護信息管理網(wǎng)絡、管理電子信息的專業(yè)技術部門，在電子文件歸檔制度化、標準化的工作中處于舉足輕重的地位。三個部門的職能應相互滲透，揚長避短，發(fā)揮各自的優(yōu)勢，在電子文件歸檔中集成一體，共同形成質(zhì)量較好的電子文檔。

三、“兩套制”歸檔的必要性與適時簡化合一的可能性

由于印章和

簽署是文件生效的主要標志，在現(xiàn)在技術條件下，對一些具有憑證作用和法律效力的文件必須以紙介質(zhì)形式保存。鑒于電子文件載體和信息技術的不穩(wěn)定性，以及電子文件的易修改性，也有必要將重要的電子文件制成硬拷貝存檔，以確保數(shù)據(jù)的安全。目前，電子文件、紙質(zhì)文件轉化為檔案一般采取“雙軌制”，歸檔內(nèi)容形成“兩套制”，即紙介質(zhì)與磁、光介質(zhì)兩種文件一起歸檔，形成內(nèi)容相同的兩套檔案。其歸檔時使用不同的編目方法和存貯裝具。檔案部門應在每一卷紙質(zhì)檔案的備考表或卷內(nèi)目錄“備注”項中注明相應的電子文件的編碼及存址，同時，在電子文件歸檔目錄“備注”項中注明相應的紙質(zhì)文件的檔號及存址，以便利用時參照互補。

篇（7）

對于紙質(zhì)文件來說，內(nèi)容的原始性附著在形式的原始性上，人們可以借助形式的原始性來證實和確認內(nèi)容的原始性。紙質(zhì)文件的原始性體現(xiàn)為內(nèi)容和形式的統(tǒng)一，對于任何一項形式上的變化，人們都有理由對它的原始性表示懷疑。但電子文件的內(nèi)容與形式是相對獨立的，不僅內(nèi)容易于變化，而且失去了固定的形式，因此，對電子文件的原始性進行認定是非常困難的。主要表現(xiàn)在以下幾個方面：

（一）、電子文件易于修改，而且改動后可以不留任何痕跡。雖然已有一些技術可防止偽造電子文件和在“原稿”上增刪改，但其內(nèi)容發(fā)生變化的可能性總是比紙質(zhì)文件要大得多，從而使人們感到把握其內(nèi)容原貌的困難。在網(wǎng)絡上傳遞的電子文件也有可能被非法截獲或更改。

（二）、電子文件制作過程的虛擬化使得對其原件的界定難于實現(xiàn)。電子文件的制作者不一定像制作紙質(zhì)文件那樣必須制出一份或一批原件來行使其職責，有時它只不過制作一個“窗口”，將必要的信息集中在一起，并在需要的時候?qū)⑵漭敵?。這個“窗口”可以在眾多的電子計算機上顯示出來，也可被不同的“收文者”拷貝到他的電子計算機存儲器上或轉換成硬拷貝保存起來。在不同時間、不同地點、由不同人獲得的同一內(nèi)容文件可以毫無區(qū)別，無法區(qū)別其中哪個是“原件”，哪個是“復制件”。

（三）、電子計算機軟硬件技術的不斷更新?lián)Q代，迫使電子文件必須不斷地適應新的“生存環(huán)境”，這種適應往往需要以自身結構、格式的改變?yōu)榇鷥r。因此，長期保存的電子文件很可能在結構和格式上與最初形成的大不相同。

（四）、電子文件不再具有固定的存儲載體，根據(jù)利用需要，人們可以采用不同的方式輸出。對于長期保存的電子文件，還需要定期進行復制，轉換載體，以防信息損失。電子文件沒有了固定的載體，也就無法通過載體來判定電子文件的原始性。

（五）、電子文件不再具有特定的字跡，人們可以根據(jù)需要以不同的字體、字號將電子文件輸出，無法從字跡上分辨其原始性。

（六）、目前電子文件的簽署技術還不普及，我們還不能為每一份電子文件蓋章或親自簽名，因此，也就無法借助印章或簽署的字跡來判斷一份電子文件是否為原件。

電子文件的這些特點使我們無法采用與紙質(zhì)文件相同的標準和方法來判斷它的原始性，需要為它建立一個新的“原始性”概念。對于一份電子文件來說，只要它的內(nèi)容確確實實是在當時由原作者撰寫或制作出來的，此后又從未修改過，我們就應該承認它是原始的，盡管它沒有固定的載體，沒有實在的物理形態(tài)，甚至因轉換而失去了原來的格式。這種“原始性”概念與紙質(zhì)文件原件的區(qū)別主要在于，它拋棄了文件形式上的原始性，僅以文件中所含信息的真實、準確，即內(nèi)容的原始性為惟一標準。根據(jù)現(xiàn)代信息技術的特點和社會各方面對電子文件的需要，我們認為建立這樣一個“原始性”的新概念是適當和必要的，它將是電子文件轉化為電子檔案，全面行使“歷史記錄”和“社會記憶”功能的根本，是電子檔案具有憑證作用和法律效力的基礎。但是，對這種看不見摸不著的原始性加以判斷和維護卻是一件十分困難的、涉及多方因素的事情，這個問題的解決有賴于信息技術的進步、電子文件管理水平的提高以及有關法律的建立和完善。二、確保電子文件原始性的技術措施

電子文件是高科技的產(chǎn)物，它的各種性能是由技術決定的。隨著電子文件的廣泛使用，信息安全技術就顯得特別重要，電子文件的制作者、管理者和檔案工作者都應積極采用有關技術措施，提高電子文件的可靠性。

（一）、加密技術

電子通信系統(tǒng)中可采用“雙密鑰碼”進行加密。在網(wǎng)絡中的每一個加密通信者擁有一對密鑰：一個是可以公開的加密密鑰，另一個是嚴格保密的解密密鑰，發(fā)方使用收方的公開密鑰發(fā)文，收方用只有自已知道的解密密鑰解密，這樣任何人都可以利用公開密鑰向收方發(fā)送電子文件，而只有收方才能識別這些加密的電子文件內(nèi)容。由于加密和解密使用不同的密鑰，因此第三者很難從截獲的密文中解出原文內(nèi)容來，無法對它進行篡改，從而保護電子文件在傳輸過程中的原始性、真實性。

（二）、簽署技術

目前在電子文件上進行簽署的技術主要有兩種：一種是光筆簽名；另一種是數(shù)字簽名。光筆簽名是簽名者使用一種專用的光筆直接在輸入板上簽名，屏幕是顯示出來的“筆跡”，如同在紙質(zhì)文件上的親筆簽名一樣，直觀、易于辨認，計算機將這種“簽名圖像”接收下來，并確認簽名者與電子文件的關系。在計算機系統(tǒng)中還可把這種簽名設置為一種批準指令，經(jīng)電子計算機審核簽名有效后方可進入下一階段的操作。另一種是利用“雙密鑰碼”在電子文件上進行數(shù)字簽名。數(shù)字簽名是一種字母數(shù)字串，發(fā)方利用自己的不公開密鑰對發(fā)出的電子文件進行加密處理，生成一個“數(shù)字簽名”，與電子文件一起發(fā)出，同時還帶走一個可使其生效的公開密鑰。收方用發(fā)方的公開密鑰運用特定的計算方法解碼檢驗簽名。假如結果位串與傳輸?shù)囊恢?，那么便有充足的理由相信兩個事實：一是這份電子文件確實來自發(fā)方，其內(nèi)容沒有被人作過修改，從而證明其原始性；二是發(fā)方也必須承認這份電子文件確實是自己發(fā)出，對它的生效應負全部責任。和紙質(zhì)文件一樣，電子文件的簽署可以表示作者對該電子文件的權力和責任，這種技術在電子文件管理中具有廣泛的應用前景。

（三）、消息認證

電子文件的使用者，非常關心他所使用的信息在存儲或傳輸過程中是否“完好如初”，是否被人篡改或替換過，消息認證技術可以消除使用者這個疑慮。比較常用的方法是利用分組密碼進行消息認證。先把電子文件信息分成一定的長度，如64比特為一段，發(fā)方和收方共同選定一個64比特長的序列及密鑰，發(fā)方運用這個序列和密鑰對電子進行加密運算后得到這份電子文件的“認證字”，將電子文件和認證字一同發(fā)送出去。收方也同樣運用這個序列和密鑰計算該電子文件的認證字，如果計算結果和他所收到的認證字一致，即可認定這份電子文件的內(nèi)容與發(fā)出時是一致的，進而證明這份電子文件的原始性、真實性。

（四）、身份驗證

為了防止無關人員進入系統(tǒng)對電子文件或數(shù)據(jù)進行訪問，有些系統(tǒng)需要對用戶進行身份驗證，如銀行系統(tǒng)用戶使用個人密碼驗證，有些文件管理系統(tǒng)使用管理員代碼驗證等。最常見的方法是給每個合法用戶一個“通行字”，代表該用戶身份。通行字可由數(shù)字、字母或特定的符號組成，只有用戶本人和計算機系統(tǒng)知道。當合法用戶要求進入系統(tǒng)訪問時，首先輸入自己的通行字，計算機自動將這個通行字與存儲在機器內(nèi)的有關該用戶的資料進行相關的業(yè)務訪問；如果一種驗證不合格，該用戶就會被拒絕于系統(tǒng)之外。身份驗證技術可用于電子文件訪問權限的控制。

（五）、防火墻

這是一種訪問控制技術。在某個機構的網(wǎng)絡和其它系統(tǒng)網(wǎng)絡之間設置障礙，防止其它系統(tǒng)的網(wǎng)上用戶對該機構信息資源的非法訪問，也可以阻止該機構的機要信息、專利信息從機構的網(wǎng)絡上非法輸出。防火墻的安全保障能力僅限于網(wǎng)絡邊界，它是通過在網(wǎng)絡邊界上建立起來的相應的網(wǎng)絡通信監(jiān)控系統(tǒng)，監(jiān)測所有通過防火墻的數(shù)據(jù)流，凡

是符合事先制定的網(wǎng)絡安全規(guī)定的信息允許通過，不符合的就拒于墻外。從而使被保護網(wǎng)絡的信息、結構不受侵犯，實現(xiàn)網(wǎng)絡的安全，保護網(wǎng)上電子文件的原始性、真實性。實現(xiàn)防火墻功能所用的技術主要有：數(shù)據(jù)包過濾、應用網(wǎng)關和服務等。據(jù)行家預測，在不遠的將來，加密軟件標記和數(shù)字簽名等認證技術可能會直接做進防火墻中。

（六）、防寫措施

目前在許多軟件中可將電子文件設置為“只讀”狀態(tài)。在這種狀態(tài)下，用戶只能從電子計算機上讀取信息，而不能對其做任何修改。在電子計算機外存儲器中，只讀式光盤（CD－ROM）只能供使用者讀取信息而不能追加或擦除信息；一次寫入式光盤（WORM）可供使用者一次寫入多次讀取，可以追加信息但不能擦除原來的信息。這些不可逆式的存儲載體可以有效地防止用戶更改電子文件，保持電子文件的原始性、真實性。

上述這些技術對于維護電子文件的真實、可靠都具有很好的效果，隨著這些技術的完善和普及，電子文件的原始性、真實性可得到更為可靠的認定和更加有效的保護，從而確保電子文件的憑證作用。

三、確保電子文件原始性的管理措施

在電子文件的形成、處理、歸檔，電子檔案的保管、利用等各個環(huán)節(jié)，信息都有被更改、丟失的可能，即使擁有完善的信息安全技術，也需要有相應的管理措施來保證其得以實施。建立并執(zhí)行一整套科學、合理、嚴密的管理制度，從每一個環(huán)節(jié)堵塞信息失真的隱患，是維護電子檔案原始性、真實性的最重要措施。電子文件全過程管理中有關維護其信息安全方面的措施，主要包括以下幾方面：

（一）、加強對電子文件制作和管理人員的管理

電子文件是由人制作的，其存儲、檢索、傳輸?shù)忍幚矶际前慈说囊庠高M行的，因此，對參加電子文件制作和管理的人進行審查是至關重要的。要禁止那些道德品質(zhì)不好、工作不認真負責、沒有良好的工作作風的人參加電子文件制作和管理工作。要建立一套審查制度，嚴格把關，這是從源頭上保證電子文件原始性、真實性的最關鍵措施。人是活的因素，易受外界影響，任何一個好成份，在沒有管理要求的情況下，也會逐漸懈怠甚至可能變壞。加強對電子文件制作和管理人員的管理，僅依靠審查制度是不夠的，還必須提出嚴格要求，明確具體管理措施，這是在電子文件制作和處理過程中保證其原始性、真實性的重要措施。另外還要進行教育，不斷地提高電子文件的制作者和管理人員的責任心，要使他們養(yǎng)成忠于職守的品質(zhì)，認真負責的工作精神，一絲不茍的工作作風，精益求精的技術水平，這是保證電子文件原始性、真實性的根本措施。

（二）、電子文件的制作過程要職責分明

電子文件的制作人員，應對其制作的電子文件的真實性和能被保管、保存負有責任。為保證電子文件在制作階段不出現(xiàn)失真現(xiàn)象，避免制作人員的相互推諉、扯皮，首先要明確職責范圍。特別是合作制作的電子文件或大型輔助設計項目，更要注意劃清制作人員的職責范圍，使每一個參與人員負其分工范圍內(nèi)的責任。一般來說，不相干人員不能進入他人的責任范圍，工作需要時可允許用只讀式的載體調(diào)讀，以防由于誤操作或有意增刪改等原因造成電子文件的失真。

（三）、建立電子文件全過程管理的制度

電子文件從形成到電子檔案的開發(fā)利用，中間經(jīng)過很多環(huán)節(jié)。哪一個環(huán)節(jié)的職責不清，制度不明，考慮不周，都可能影響電子文件的原始性、真實性。因此，及早地建立電子文件全過程管理制度，明確各方面的職責要求，就顯得非常重要。如電子文件形成后就應及時進行收集、積累，以防在分散狀態(tài)下發(fā)生信息丟失。因此，一開始就明確由誰進行收集、積累，如何進行收集、積累，建立收集、積累制度和嚴格的歸檔制度，是保證電子檔案原始性、真實性和完整性的重要措施。電子文件的歸檔范圍、歸檔內(nèi)容、歸檔時間、歸檔要求等和紙質(zhì)文件相比，都有很大區(qū)別，要明確無誤地作出規(guī)定。歸檔時應對電子文件進行全面、認真的檢查，凡不符合要求的，都要有明確的處理措施，不能有絲毫含糊，否則將會對電子文件的原始性、真實性和完整性造成極大危害。

電子文件歸檔應對存儲載體有嚴格要求，并且明確保護措施，不致因載體原因而對電子文件的原始性、真實性和完整性造成危害。為實現(xiàn)電子檔案長期保存所必須進行的載體轉換也要采取明確的措施，防止在轉換過程中造成信息的損失。電子檔案的利用有許多便捷之處，但是各種用戶和各種形式的利用活動，也會給電子檔案管理帶來一些不安全的隱患，因此必須加強對電子檔案的開發(fā)利用活動的管理。

（四）、建立電子文件管理的記錄系統(tǒng)

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紙張的耐久性取決于纖維素的性質(zhì)，盡管纖維素在一定的條件如高溫、高濕、酸、酶、氧化劑等下，可發(fā)生水解和氧化反應，但只要我們在檔案保護過程中，注意排除發(fā)生兩大化學反應所需要的條件，就可以使紙質(zhì)檔案的壽命達到上百年甚至上千年。

電子文件的載體材料是磁性物質(zhì)和光盤。聚酯底基是磁盤和磁帶的支持體。聚酯底基具有易產(chǎn)生靜電而吸引塵埃導致卷曲、易與磁粉脫離、伸長后不易恢復等缺點。粘和劑起著連接底基和磁粉的作用，它具有易熱脹冷縮、磨損、脫落、粘連、生霉等缺點，直接影響信息再現(xiàn)。磁粉中的磁性氧化物顆粒的剩磁感應強度是記錄和再現(xiàn)信息的決定因素，它極易受外磁場影響而導致退磁、消磁等。光盤是利用激光進行信息存取的，它呈圓盤狀，由盤基、記錄介質(zhì)和保護層等部分組成。目前光盤常用的記錄介質(zhì)主要有碲、碲合金、硒、碳鋁化合物以及一些在激光熱效應作用下易產(chǎn)生物化性質(zhì)變化的材料。這些材料不穩(wěn)定、易氧化、易與堿溶液發(fā)生反應。與紙質(zhì)檔案載體相比，電子文件載體材料的壽命要短得多，一般僅為5—15年。

二、環(huán)境條件影響的差異

1、溫濕度影響的差異。不適宜的溫濕度對磁性載體、光盤和紙張均有影響。對紙張而言，高溫高濕，可促進紙張發(fā)生水解－氧化反應，加速紙張內(nèi)部不利化學成分對紙張的影響，也可使字跡材料發(fā)生擴散、洇化現(xiàn)象。而電子文件載體受溫濕的影響方式截然不同。在溫度過高或過低條件下，聚酯底基易膨脹或收縮變形，光盤載體中使用的塑料、鋁和多碳材料也會彎曲變形，影響激光束精確定位和數(shù)據(jù)的讀寫。實驗證明，保存紙質(zhì)檔案的標準溫度為14℃—24℃，相對濕度為45％—60％，而保存電子文件的理想溫度為16℃—20℃，相對濕度為40％±5％，可見，溫濕度對電子文件和紙質(zhì)檔案的影響程度是不同的。

2、灰塵影響的差異。灰塵對紙張的危害主要是機械磨損紙張、使紙張發(fā)生粘結而形成“檔案磚”、給紙張帶來霉菌等。而灰塵對電子文件載體的損壞主要有物理損壞、化學損壞和生物損壞。物理損壞是指污染、劃傷磁盤、磁帶、光盤表面，造成記錄信息的損毀；化學損壞是指灰塵中所含的化學成分會不同程度地引起磁盤、磁帶、光盤載體腐蝕、降解等化學作用而毀壞，造成記錄信息消失；生物損壞是指灰塵是霉菌孢子的傳播者，也是霉菌的培養(yǎng)基、繁殖地，霉菌分泌的酶和有機酸會損壞磁性載體和光盤，使數(shù)據(jù)丟失。綜上所述，灰塵均可以損壞紙張和電子文件載體。只是對紙張而言，即使灰塵已經(jīng)對其產(chǎn)生實質(zhì)性的損害，如磨損紙張、形成“檔案磚”、產(chǎn)生色斑和霉斑等，也可通過修復手段在很大程度上恢復其所記錄信息。而灰塵一旦對電子文件載體造成危害，載體上所記錄的信息可能會局部丟失，在計算機系統(tǒng)上便無法讀出原始信息，使電子文件失去保存價值。因此，防止灰塵對電子文件載體的危害有特別重要的意義，在電子文件形成和使用過程中，要采取嚴密的防灰塵措施。

3、外來磁場和機械震動影響的差異。磁場和機械震動對紙質(zhì)檔案無任何影響，而對電子文件的磁性載體則是最重要的影響因素。外來磁場作用于磁性載體，能使磁性涂層的剩磁發(fā)生消磁或磁化，造成信號失落或信噪比降低，破壞記錄信息，影響讀出效果。此外，強烈的機械震動也會影響磁性載體材料中磁分子的排列次序，造成剩磁衰減，從而破壞記錄信號。因而要防止外磁場的影響，如遠離強磁場，將磁性載體存放在有抗磁性的框架內(nèi)或金屬盒內(nèi)等等，并避免強烈的機械震動。

4、光線和有害氣體影響的差異。光線和有害氣體對紙張的危害主要是促進紙張發(fā)生水解氧化反應，導致紙張強度的降低。而有害氣體和光線特別是紫外線對電子文件的破壞力更大。有害氣體主要是二氧化硫、硫化氫、二氧化氮和氯氣等具有酸性和氧化性，在一定條件下，腐蝕、破壞磁性載體和光盤，致使盤基帶基老化、變質(zhì)和磁粉脫落，使電子文件信息丟失。光線能使電子文件載體材料發(fā)生光氧化反應，使盤基帶基老化，強度下降。同時，紫外線的能量足以破壞磁性載體的剩磁的穩(wěn)定性，導致信號衰減，影響磁性記錄信息的讀寫效果。三、技術壽命的差異

紙質(zhì)文件一旦形成，其制成材料——紙張、字跡材料、字跡三者永遠結合在一起，它的壽命與其內(nèi)部諸因素和保護環(huán)境條件有關。而電子文件的壽命不僅與其內(nèi)部諸因素和保護環(huán)境條件有關，更與技術革新有關。因為電子文件是通過計算機將信息與載體結合在一起而形成的，必須通過計算機才能識讀。一旦技術過時，則載體上的信息就無法讀出。技術過時的表現(xiàn)有兩個方面，一是技術革新，使舊的存貯技術消失。二是由于商業(yè)性的原因，使由單個廠家生產(chǎn)或銷售的電子文件設備會由于廠家的破產(chǎn)或改變產(chǎn)品生產(chǎn)而很難找到配套產(chǎn)品。一般說來，大多數(shù)電子文件載體的預期壽命都超過了識讀它的硬件和軟件的技術期限，也就是說，技術過時對電子文件安全性的影響顯得更為重要。因此，對于電子文件中數(shù)字化信息的長期存取而言，技術過時比載體損壞是更為嚴重的危害。針對技術過時，歐美國家在理論上提出三種解決辦法：將閱讀電子文件的設備與軟件保存到某種技術博物館中；在紙與縮微膠片上制作拷貝；將電子文件轉換為盡可能中性格式的文檔。這三種方法只能是在沒有其它更好措施的情況下的暫時性辦法，因為隨著需要保存的電子文件數(shù)量的增大，這三種方法都將花費大量的人力物力。最近，信息專家提出了用標準化的方法，即用國際標準化組織用于連接開放系統(tǒng)的互連標準����麱?|銂ODA／ODLF，IRDS……，使不同系統(tǒng)和不同軟件的數(shù)據(jù)可以進行互換。這種方法不失為解決技術過時的新途徑。

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二、電子文件對檔案業(yè)務管理工作的影響

1傳統(tǒng)的檔案工作以紙質(zhì)文件材料為工作對象，而應用計算機后，電子文件取代了以往的文字材料，它是由擬稿者直接寫在磁盤上，并在磁盤上進行修改，一經(jīng)形成后，馬上存貯到辦公信息數(shù)據(jù)中，由檔案人員、技術人員所共享。這就使得文件與檔案之間不再有明顯的界限。紙質(zhì)檔案的管理工作經(jīng)過長期實踐，已總結出一套工作流程及方法、原則，如文件的立卷歸檔制度。文件的歸檔立卷工作是檔案工作流程的起點，也是文書工作和檔案工作的結合點，文件形成后，由文書部門收集立卷后，交檔案部門管理，一般一年歸檔一次。而電子文件隨時產(chǎn)生，隨時更改，存貯在計算機磁盤或光盤中。因此，它對計算機有很強的依賴性。如果歸檔，必須以磁盤或光盤的形式移交，歸檔范圍也不能只是“辦理完畢，具有保存價值”的文件，還應包括該文件的讀取軟件甚至操作系統(tǒng)。

2由于電子文件信息與載體的可分離性，檔案實體分類也可能將被概念分類整理所取代，因為實體分類的結果只能體現(xiàn)一種屬性聯(lián)系，這種單線排列的方式是手工操作管理檔案的需要，但在當今電子文件的環(huán)境中，文件的形式特征和內(nèi)容特征均發(fā)生了變化，電子文件可以通過計算機系統(tǒng)進行迅速、有效、多角度的整序，不再需要對它進行象紙質(zhì)文件那樣的分類整理。不同的用戶可以根據(jù)不同的需要，利用辦公自動化系統(tǒng)對電子文件進行自由組合分類。

3由于電子文件的保存價值同時取決于其自身價值和可讀性，其鑒定的方法、內(nèi)容、標準均將發(fā)生變化，原有的檔案價值理論分析范圍也將擴大，要分析電子文件的讀取軟件甚至操作系統(tǒng)。根據(jù)傳統(tǒng)的檔案價值鑒定理論，文件應根據(jù)其憑證價值和參考價值確定保管期限，而電子文件一方面由于制作方便，將產(chǎn)生比以往更多的文件，另一方面由于用戶的需要，信息和數(shù)據(jù)不斷地修改和補充，因此很難劃定固定的保管期限，況且目前電子文件的憑證價值尚無法律保證。因此，其鑒定、管理方法亦無定論。此外，由于電子文件信息載體的特殊性，其保管方法、要求以及檢索和對外利用等方面也與紙質(zhì)文件有許多不同之處。

三、電子文件對檔案學理論的影響

1對檔案本質(zhì)屬性的影響

原始記錄性是檔案的本質(zhì)屬性。這種原始記錄性一方面表現(xiàn)在檔案的內(nèi)容上，另一方面表現(xiàn)在檔案的形式上，如當事人的親筆手稿、領導者的親筆簽署等，都表現(xiàn)出真實的原始性。也正是檔案的原始記錄性，才使得檔案區(qū)別于圖書、情報、資料等其它信息，而具有法律憑證的作用。在辦公自動化系統(tǒng)中，電子文件從起草、修改到印發(fā)都在計算機上進行，它便于修改、便于復制的特性，使得最能體現(xiàn)檔案原始記錄性的內(nèi)容與形式特征不復存在。電子文件是計算機文字處理系統(tǒng)中的最后一個文本，沒有草稿與印稿的區(qū)別，也沒有正本與副本的差異，甚至文件與檔案之間很難劃定一條人為的界限。人們可以在機器上隨時方便地復制電子文件，這樣文件是檔案的前身，檔案是由文件有條件地轉化而來這一檔案概念就變得難以理解。電子文件的原始記錄性和憑證作用如何確定電子文件能否作為檔案是否具有法律憑證作用等等，便成為檔案界的一系列新課題。這些課題是電子文件能否轉化為檔案的關鍵，也是賦予檔案本質(zhì)屬性新的內(nèi)涵的客觀需要。對檔案來源原則的影響

來源原則包括兩個方面：從外部來看是尊重全宗，從內(nèi)部來看是尊重原始順序。目前，隨著大量電子文件的產(chǎn)生，后者愈益受到普遍關注。傳統(tǒng)的觀點認為源于來源原則的檔案檢索系統(tǒng)必須一律建立在文件形成者或信息提供者的組織機構及其文件的基礎上。只有根據(jù)其來源，從形成者的法律責任和行政管理的角度看問題，才能正確整理和理解檔案文件。而電子文件在形成過程中，不再嚴格對應于現(xiàn)存的機關、組織、機構這一現(xiàn)象而產(chǎn)生，人們可以根據(jù)需要隨時對文件信息復制、修改和重新組合、打亂或破壞文件的本來順序。因此，要確定檔案的來源，不可僅局限于尋找一個恰切的定義，或僅要求完整地保護全宗與文件系列，按照原始順序進行整理等，而必須正確說明檔案的原始聯(lián)系，了解在整個生命周期中文件組合的變化，應隨著客觀實際的變化，豐富和發(fā)展來源原則。

3對檔案學理論研究內(nèi)容的影響

檔案學理論研究的內(nèi)容是由研究對象所決定的。以往的檔案學理論研究是以紙質(zhì)檔案為主要對象，電子文件出現(xiàn)以后，檔案工作的對象發(fā)生了變化，其理論研究的對象自然也就發(fā)生了變化。原有的一些定論、模式將被重新審視，原有的管理思想、管理原則將得到更新和補充，原有的檔案學科體系也將得到充實和完善。所有這些研究課題都應圍繞電子文件來開展。如電子文件的整理排序技術、信息安全保護技術、計算機病毒防治技術等等，都將成為檔案學理論研究必不可少的內(nèi)容。

四、檔案界所應采取的對策

1做好歸檔電子文件的技術處理工作，實施電子文件管理戰(zhàn)略。新型文件材料的歸檔勢在必行，這就要求檔案工作者必須深入到現(xiàn)行文件工作領域，對產(chǎn)生的大量電子文件的接收、處置乃至存儲工作進行指導，保護電子文件的原始信息，了解文件信息重新組合的來龍去脈。也就是說，通過采取技術處理，將已歸檔的電子文件改為“只讀性”文件，即只能讀不能寫的不可更改的文件，從而識別和保護電子文件的原始結構，保證電子文件的可靠性，使之與紙質(zhì)文件一樣發(fā)揮社會效用。

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1.引言

本文所述的電子文件，指在文件管理體系中起到傳送、鑒定和保存作用的以頁面形式顯示的數(shù)字文件。電子文件廣泛應用于圖書出版、檔案管理、電子商務、電子政務等領域。目前，普遍接受的兩種的電子文件格式是PDF和DiVu。PDF（PortableDocumentFormat，便攜式文檔格式）是由Adobe公司開發(fā)的格式。DjVu格式是由AT&T實驗室開發(fā)的格式。從實現(xiàn)上來說，PDF和DjVu分別是有代表性的基于圖形的格式和基于圖像的格式。常見的電子文件格式還有微軟的CHM和LIT、華康WDL、方正CEB、超星PDG、書生SEP等。

字處理文件格式有時也起到電子文件的作用，如RTF、微軟DOC、金山WPS等；擴展標記語言XML經(jīng)常用于信息的共享和交換，在附加樣式單或經(jīng)過轉換后也能夠以頁面形式顯示。因為使用它們的主要方式有所不同，本文的討論將不涉及這些格式。

開源軟件的歷史不長，但是已經(jīng)形成了一種潮流。開源軟件對電子文件管理產(chǎn)生了顯著的影響。向大眾開放文件格式的源代碼（包括讀寫、轉換、加密等），有利于這種格式增強適用性和可靠性，有利于這種文件格式獲得廣泛接收。選用開源的文件格式有助于文件的長期保存，減少信息丟失的風險。

本文以PDF和DjVu為研究對象，對照國外的其他一些格式，從文件流通和文件保存兩個方面比較它們各自的特點和在開源軟件運動中所處的地位。本文指出支持開源的程度，將成為今后用戶選用電子文件格式時的考慮的主要因素。

第2節(jié)分析文件格式的開源情況。第3節(jié)和第4節(jié)分別討論開源軟件對文件流通和文件保存環(huán)節(jié)的影響。第5節(jié)是對其他國外格式的一個簡單調(diào)查。第6節(jié)是結論。

2.開源情況

開源軟件(OpenSourceSoftware)，也稱為自由軟件(FreeSoftware)，其中的“Free”指自由地使用、學習、修改和分享軟件。分享開源軟件的自由意味著人們可以使用和翻譯這些軟件而不用支付任何費用。有些可以免費使用的軟件，如共享軟件(shareware)和免費軟件(freeware)，不能被用來研究、修改和分享，所以不是開源軟件。

開源軟件由一些志愿者發(fā)起，已經(jīng)開發(fā)出了OS、GUI以及大量的應用程序。Linux是開源軟件的典型代表，在質(zhì)量、外觀和健壯性上都能與私有軟件（如Windows）媲美。著名的開源軟件社區(qū)有SourceForge()等。像IBM和Sun這樣的大型計算機公司也支持和開發(fā)開源軟件。

越來越多的歐美地區(qū)的管理部門已經(jīng)制定或正在制定提倡使用開源軟件代替私有系統(tǒng)的政策。這不僅使它們不再依賴于商業(yè)軟件供應商，而且也幫助扶持了自己的軟件開發(fā)產(chǎn)業(yè)。由于開源軟件成為潮流，而且質(zhì)量上乘，許多政府選擇開源軟件進行本地化，為政府信息化服務。

PDF是商業(yè)公司開發(fā)的一種文件格式，已經(jīng)有很長的歷史。PDF的規(guī)范是公開的，如最新的PDF1.5規(guī)范可以網(wǎng)上免費獲取。Adobe公司的電子文檔閱讀器AcrobatReader是免費的。但是，處理PDF文件的主要應用軟件Acrobat、Distiller、Designer等是商業(yè)軟件，價格比較昂貴。

由于PDF格式非常復雜，特別是使用了對象技術，開發(fā)PDF應用是一項復雜的工作。KPDF是Unix/Linux的第三方閱讀器。一些免費的PDF庫，如PDFlib和xpdf，是二進制的，而且功能不夠完整。這就形成了一個技術壁壘。國內(nèi)只有很少的商業(yè)公司有能力開發(fā)PDF應用軟件。

近年來，隨著開源運動的發(fā)展，出現(xiàn)了很多開源的PDF項目。其中，規(guī)模較大的是iText，它是一個由Java編寫的開源的PDF庫，帶有簡單的GUI。同時，這個項目組用C#編寫了iTextSharp，供平臺上的用戶使用。iText對PDF的讀寫提供了全面的支持。

比較而言，DjVu最初是由實驗室開發(fā)的，設計的出發(fā)點就支持開源。DjVu的主要資源網(wǎng)站有等。DjVu的參考庫包含了由C++編寫的解碼程序和部分編碼程序，其中解碼程序具有基于Qt技術的GUI以及NS瀏覽器插件，編碼程序是一些命令行子程序。另外，Windows平臺上開源項目WinDjView是一個小巧的DjVu閱讀器，功能較完善，并提供VisualC++的源代碼。

AT&T實驗室把DjVu的商業(yè)開發(fā)權利轉讓給了LizardTech公司()。LizardTech的主要DjVu產(chǎn)品有免費DjVuSolo，收費的DocumentExpressEditor和DocumentExpressEnterprise。DjVuSolo支持由圖像制作單個DjVu文件。DocumentExpressEnterprise是一個工作流式的制作工具，目前最新的版本是5.1。它能夠從圖像文件或PDF/PS文件批量制作DjVu文件。另外，它支持中英文的OCR，以及添加數(shù)字水印。

3.文件流通

電子文件的流通，是指電子文件在機構業(yè)務活動中的發(fā)文、文件流轉和收文等過程。在電子文件的生命周期中，文件的流通是很重要的環(huán)節(jié)。在現(xiàn)實中，各機構使用的平臺和軟件多種對樣。如果發(fā)送方與接收方的軟件不兼容，那么即使文件傳送成功，接收方也未必能讀取信息，為此，需要選擇一種通用的文檔格式，使電子文件能實現(xiàn)無障礙流通。

PDF文檔由一系列的頁面組成，每幅頁面都包括正文、字形、邊緣、版面、圖形和背景等數(shù)據(jù)。PDF文件能夠在各種軟件中生成，并保留原有文件的內(nèi)容和外觀。PDF文檔顯示風格一致，能夠滿足政府、法律、財經(jīng)和IT等行業(yè)對于文檔或表單的嚴格規(guī)范要求。

PDF支持動態(tài)表單系統(tǒng)，提供加注釋標記或數(shù)字簽章的功能，為文件收發(fā)雙方針對電子文件的交互流動提供了可能，適用于機構內(nèi)部公文呈轉或在線交易。PDF提供不同級別的安全控制，有利于文件的安全管理。PDF提供比較、鑒定工具，有利于確認文件的真實性、完整性。不過，這些功能只有Adobe的軟件才能很好地支持。

DjVu格式將圖像分為背景層（紋理和圖片）、前景層（文本和線條）和掩碼層（形狀庫）。DjVu用高分辨率來還原文字，從而最大限度地提高可辨性；同時用較低的分辨率來壓縮背景圖片，從而使整個圖像的質(zhì)量得到了保證。DjVu采用分層顯示，而不是等到整幅圖片都被解碼之后才顯示，使得圖片顯示的速度有很大提高。

DjVu具有與PDF類似的超鏈接、注釋、元數(shù)據(jù)功能。DjVu的前景層能夠被OCR識別，識別的結果入到可搜索的隱藏文本層中。目前，OCR引擎沒有包含在DjVu的開源代碼中。由于尚缺乏中文OCR的開源代碼，這將成為DjVu進入中文市場的一個不利因素。

DjVu格式能夠與數(shù)字水印系統(tǒng)相結合，保證數(shù)字文件的真實性和在網(wǎng)絡上被合法使用?？梢詫⒁粋€標識圖像與宿主圖像數(shù)據(jù)進行疊加，形成帶可見水印的圖像，或者將一個特定的序列號經(jīng)過加密算法嵌入宿主圖像數(shù)據(jù)得到不可見水印。

開源對文件的流通和使用有下面兩個方面的影響：

(1)適用性。開源軟件能夠按照具體的業(yè)務需求進行定制或進行有效的二次開發(fā)。Adobe公司并沒有提供PDF的開源代碼，因此相當長時期內(nèi)PDF的定制就顯得非常困難。需要指出的是，DjVu的開源代碼數(shù)學性很強，修改起來并不容易。DjVu代碼的可讀性和可修改性都有提高的必要。

(2)可靠性。源代碼對于理解文件格式的工作原理和修補文件格式的錯誤是很重要的。PDF是一種復雜的結構化文件格式，有理由對它的安全漏洞和“后門”問題給予更多的關注，特別是在敏感的應用場合。國內(nèi)用戶有時更愿意選擇類似PDF的國產(chǎn)格式，如方正CEB等。

4.文件保存

電子文件格式的選

擇對保證數(shù)字信息的可讀性起到關鍵的作用。產(chǎn)生電子文件的部門處于不同的領域、有不同的事務處理需求，在工作中產(chǎn)生了各種各樣格式的文件。軟件開發(fā)商有針對性，很少考慮到文件格式的長期保存能力。為了使各種數(shù)字文件信息能夠在將來繼續(xù)被利用，必須在繁多的文件格式中進行選擇，選取有利于長期保存的電子文件格式。

PDF在世界上擁有眾多用戶，有許多第三方公司支持。PDF有可能成為電子出版物的國際標準。廣泛的支持者和眾多的合作者，成為PDF格式長期發(fā)展的基礎。PDF可以從任何支持標準印刷語言PostScript的應用系統(tǒng)中產(chǎn)生。AcrobatWriter支持把常見的字處理文件如.txt、rtf和.doc等轉換為PDF文件。PDF還可以從掃描文檔中產(chǎn)生，使傳統(tǒng)文件數(shù)字化后得到外觀非常接近于原件的電子文檔。

迄今為止，已公布的PDF規(guī)范的版本都是向下兼容的。不過，由于數(shù)據(jù)遷移的窗口時間較短暫，對PDF文件仍需要合理規(guī)劃以減少數(shù)據(jù)丟失。PDF采用CCITTGroup4無損壓縮算法。由掃描文件制作的PDF文件體積較大，有時需要進一步壓縮。

如今DjVu的用戶數(shù)量遠不如PDF。但是，AT&T開放參考庫的做法為DjVu在開源社區(qū)爭取到了很多支持。已經(jīng)開發(fā)的項目有不同平臺上的瀏覽器、圖像轉換器、javascript搜索引擎、在線格式轉換服務器()等。在美國，DjVu已經(jīng)擁有很多政府、企業(yè)以及檔案部門等的客戶。

DjVu對背景層采用小波壓縮算法IW44，壓縮后文件大小非常理想，能夠顯著地節(jié)省存儲空間。對包括文字和圖像的彩色文件來說，DjVu文件在同等質(zhì)量下其大小通常只有JPEG文件的1/5-1/10。對由掃描文件制作的黑白PDF文件來說，DiVu文件只相當于它們的1/2-1/4。

文件保存方面與開源有關的兩個關鍵問題是：

(1)保存成本。擁有源代碼使用戶可以自主控制應用中與文件格式有關的模塊，而不必受制于格式的開發(fā)者。PDF本身很復雜，而且功能擴充很快，對第三方開源項目的升級來說是一個挑戰(zhàn)。大多數(shù)PDF用戶仍依賴于Adobe的技術支持。DjVu的發(fā)展時間還不長，已經(jīng)轉入了商業(yè)開發(fā)。未來DiVu能夠繼續(xù)保持完全開源的地位，存在一些不易預測的變數(shù)。

(2)信息耗損。作為一種長期保存的文件格式，要盡量降低格式轉換或數(shù)據(jù)壓縮造成的信息損耗。PDF的矢量圖形元素不會耗損，圖像采用無損壓縮也不會耗損。DjVu技術同時支持無損壓縮和有損壓縮，采用無損壓縮時壓縮性能有較大的下降。需要注意的是，DjVu的開發(fā)者對開源代碼有一定保留，公開的算法并不一定是最優(yōu)的。

5.其他格式

與微軟公司的字處理文件DOC不同，它的電子文件格式并不普及。CHM格式是微軟的基于HTML的幫助文件。CHM支持與HTML相關的各種技術，并可以通過URL與Internet聯(lián)系在一起。CHM可以直接在Windows系統(tǒng)上打開，制作工具有WinCHM和PowerCHM等。LIT格式是軟件MicrosoftReader的專有格式。MicrosoftReader是一個易用的電子文件閱讀器，但是目前還不支持中文。

此外，國外的電子文件格式還有SWB、EBX、EBK等。SWB格式是軟件WinEbookCompiler的專有格式；EBX格式是軟件GlassbookReader的專有格式；EBK格式是Voyager公司制定的格式。這幾種格式主要用于電子圖書，而且市場份額不大。

6.結論

開源軟件對電子文件格式及其支持軟件產(chǎn)生了深刻影響。PDF和DjVu是國外的兩種主流電子文件格式。一方面，完整的第三方開源軟件的出現(xiàn)，對Adobe的壟斷地位提出了挑戰(zhàn)。另一方面，PDF原先的技術壁壘降低了，這有利于PDF的進一步普及。DjVu作為一種技術先進的開源軟件出現(xiàn)，近些年得到快速發(fā)展，已經(jīng)轉入大規(guī)模的商業(yè)開發(fā)。

從技術上看，基于圖形的格式和基于圖像的格式有互補性，分別側重不同的應用場合。同時，文件格式的開發(fā)機構之間存在一定的協(xié)作關系，主流文件格式之間通常有可轉換性。用戶在選用格式時有很大的余地?？梢灶A見，在國內(nèi)市場上這兩種格式以及其他格式將形成長期競爭的局面。

【參考文獻】

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