檔案信息化管理匯總十篇

序論：好文章的創作是一個不斷探索和完善的過程，我們為您推薦十篇檔案信息化管理范例，希望它們能助您一臂之力，提升您的閱讀品質，帶來更深刻的閱讀感受。

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電子環境下，網絡環境中檔案管理工作的全新變革帶來技術上巨大進步和工作效率極大提高，并引發了我們工作方式乃至思維方式的重大轉變。為實現檔案長期保存、高效管理和快速查詢，節省檔案存放空間，迫切需要實施檔案信息化管理。

一、文書檔案信息化管理的優點

1.能夠提高辦公效率。計算機具有強大的信息處理能力，計算機檔案管理系統一般包括文件管理、檔案資料管理、自動立卷及各種圖形、圖像的原件掃描和多媒體信息光盤存儲等多項功能。檔案人員在同一系統中進行相關操作，不但減少許多重復錄入，同時使勞動強度大幅度下降。

2.有利于檔案信息資源的開發利用。計算機可直接讀取原文，減少檔案取出查找次數而造成的磨損，最大限度延長檔案使用壽命；直接打印原文給查閱者，這樣就避免了復印時對檔案的損害和可能發生的泄密情況。

3.文件和文字信息得到充分共享。運用計算機技術對檔案進行管理后，檔案管理由案卷級深入到文件級，由單途徑管理發展為體系管理，由對檔案外部特征（目錄）管理到內、外部特征（目錄和內容）合并管理。隨著計算機網絡技術的進一步發展，檔案信息與載體分離利用，可與其他信息系統建立互聯，極大提高檔案利用工作的質量和效率，保證較高的查全率和查準率，通過網絡服務平臺，了解其他檔案工作部門概況、工作重點和檔案管理信息動態。

二、檔案信息化管理存在的問題

1.電子文件保密性受限制。電子文件內容易于變化，使文件保密性變弱。電子文件易于修改且不留痕跡，雖然有些技術可防止偽造電子文件和在“原稿”上增刪改，但其內容發生變化的可能性比紙質文件要大，把握內容原貌困難。電子文件不具特定字跡，可根據需要以不同字體、字號將電子文件輸出，無法從字跡上分辨原始性，不能為每份電子文件蓋印或親自簽名，無法借助印章或簽署的字跡判斷電子文件是否為原件。以上種種問題都對電子文件保密性提出嚴峻考驗，而且網上竊密技術不斷發展，進入網絡中的任何文件都難以做到絕對保密。

2.對檔案管理人員要求高。對電子文件、電子文件歸檔及其歸檔后形成電子檔案的管理，絕不是僅僅懂得電子計算機技術或數據通信技術的人員所能勝任的。這就對管理人員提出了更高的要求。實現檔案管理信息化，首先管理人員要有較高知識層次和先進技術水平。目前，許多檔案部門缺乏現代高技術人才，其中檔案信息處理復合型人才奇缺，大部分檔案人員信息技術水平偏低，盡管單位引進了現代化設備，但不能充分發揮作用，根本談不上實現檔案管理信息化。

三、幾點應對方法

針對在實際應用過程中遇到的一些問題，筆者提出以下幾點應對方法：

1.信息化系統內、外網隔離。在內部信息化網絡和外網之間，設置物理隔離，以實現內外網的隔離是保護信息化網絡安全最有效、最經濟的措施之一。第一層隔離防護措施是路由器。可以首先屏蔽所有的IP地址，然后有選擇地放行一些地址進入信息化網絡。第二層隔離防護措施是防火墻。大多數防火墻都有認證機制，具有五大基本功能：過濾進、出網絡的數據；管理進、出網絡的訪問行為；封堵某些禁止的業務；記錄通過防火墻的信息內容和活動；對網絡攻擊的檢測和告警。

2.提高檔案人員的綜合素質。一是從硬件建設和投入上下功夫，不斷改善硬環境，提高檔案人員業務技能。二是采取“自學為主，培訓為輔”模式，逐步形成終身教育機制，保障檔案人員素質隨時展而不斷提高。三是加大檔案部門間、區域間系統合作的力度，運用網絡、現代通訊等高科技手段，不斷增加檔案部門和檔案人員的信息源。

檔案作為人類社會活動歷史的伴生物，以其記錄信息的原始性和真實性，成為信息家族中的重要一員。應加強檔案管理信息化建設，提升檔案管理和利用水平，充分發揮檔案的信息功能。

參考文獻

[1]聶菊榮，魯禮炳，艾勁松.淺談文書檔案管理的信息化建設[J].電腦知識與技術，2007（8）

[2]裴承志，奧多.辦公自動化與文書檔案管理[J].中國冶金教育，2002（2）

篇（2）

1.檔案信息化的定義和內涵

1.1定義

所謂檔案信息化，就是在國家檔案行政管理部門的統一規劃和組織下，在檔案管理活動中全面應用現代信息技術，對檔案信息資源進行處置、管理并提供利用服務。

1.2內涵

檔案信息化可以從以下幾個方面來理解：第一，要實現檔案信息的數字化和網絡化；第二，要實現檔案信息接收、傳遞、存儲和提供利用的一體化；第三，要實現檔案信息高度共享；第四，要引發檔案管理模式的變革。

2.檔案信息化管理的必要性

由于檔案需長期保存，為提高存儲環境，避免可能造成文檔紙張受潮、蟲蝕以及火災等災害，每年大量投入文檔的保管經費已在所難免，且因無備份而又為每年不得不有的文檔損失耽憂。由于檔案需反復查閱，不可避免的存在原件受損或遺失，給文檔的保管與利用帶來管理上的困擾。在已認知的低檔平板掃描儀錄入的方式下，大量文檔的電子化進程是不可想象和解決的，且大量電子化文檔如何管理、查閱、應用有待全面解決。信息化是當今世界經濟和社會發展的大趨勢。無論是從政治、經濟、文化、科技、軍事等多個領域還是到人類生活的各個角落，信息技術兀不顯示其獨特的魅力，成為現代社會和現代牛活不可缺少的工具。可以說，現代信息技術成為實現科學開發檔案信息資源的關鍵條件。

3.加強檔案信息化管理的措施

《全國檔案事業發展“十二五”計劃》又把信息化建設列為戰略重點之一，明確了“十二五”期間檔案信息化管理的主要任務。歸納其主要內容有：制定檔案信息化管理的有關標準，研制、推廣檔案管理應用軟件，加強電子文件和電子檔案的管理，做好電子文件、電子檔案的積累、保管、利用，保證電子文件、電子檔案的齊全、完整、有效，建立、規范、聯通各區域網絡，建立全國檔案信息網絡，并人國家信息網。實現館藏檔案數字化、傳輸網絡化、資源共享化、服務對象與需求擴大化。

3.1加強基礎設施建設

電子計算機技術是當今新技術革命的先導技術。電子計算機具有運算速度快，精確度高，存貯信息和邏輯判斷能力強以及自動進行運算等特點，在文件的管理上，運用計算機進行文件的接收、查找、借閱、歸還，以及辯認到期應銷毀的文件等檔案的歸檔利用和管理工作。在檔案管理上，運用計算機進行檔案的收集、整理、編制檢索工具、內容介紹和編制內目錄，還可用于庫房的管理。用于特殊的檔案工作項目，如編制大型索引、為檔案的編研工作提供服務以及檔案統計等工作。因此首先要從硬件上配備電子計算機，提高各類檔案館、檔案室計算機和網絡技術的應用程度，逐步提高檔案信息化水平。其次要建設和完善局域網。使各項工作都網絡化，加強檔案的利用。

3.2檔案信息資源建設

3.2.1檔案的電子化

所謂檔案信息電子化，就是以館藏檔案資料紙質或機讀形式的為主要物質對象，用微機對檔案文獻進行收集、篩選和不同層次的加工，使之轉化成為微機軟件形式的二次文獻信息供人們利用的過程。檔案軟件沒有信息管理功能，缺乏通用性。檔案部門使用的計算機型號不一，規格各異，各自開發的軟件不能互用，并且沒有一個既適用于文件檢索又可用于檔案信息管理的計算機管理軟件系統，由于不能互調，就不能利用電腦完成信息管理工作，不能快捷地出版信息編輯成果，這制約了檔案信息電子化的進程。加強電子文檔資料的歸檔工作，利用計算機、掃描儀把紙質檔案數字化，建立全文數據庫，以便于查找利用。

3.2.2加強檔案目錄數據庫建設

篇（3）

財務信息化檔案是指以磁性介質形式儲存的財務核算的專業材料，是記載和體現經濟業務的重要歷史材料和證據，它容納電子憑證、電子帳簿、電子報表、其他電子核算材料等。

2.財務檔案信息化的特點

隨著財務信息化的進程，財務人員日常工作大多在計算機上完成，使財務信息化檔案管理的特點日益明顯：載體多元化，利用效率高，信息量大等，同時也有易受電腦病毒的侵害等不足之處，但財務管理信息化是一種必然的趨勢。

A.財務檔案的信息化

作為各種工程建設項目管理的重要內容，財務管理能夠有效推動財務組織參與到項目全方位管理之中，并達到節約建設投資的目的。財務管理需要進一步提高管理的科學化、精細化水平。隨著財務工作范圍的拓展和管理要求的提高，財務檔案信息化管理是當務之急。

B.財務檔案信息化的特點

一方面可以將財務文件檔案轉變為電子信息，即電子介質的財務檔案后，可以存儲于磁盤、光盤及移動設備中，這種虛擬數據模式下的各種票據、憑證、賬簿、報表等財務數據資料在攜帶、傳輸及使用方面都更加方便靈活。能夠較好地適應高數據量的財務檔案的發展需求。例如：電子財務檔案易于修正、復制和重置，便于、提交和傳遞；電子財務檔案的存儲形式多樣，既可以存儲于軟盤、硬盤、光盤中，也可以打印輸出到紙質材料中。另外是隨著信息科學的發展，當前數據統計分析的軟件很多，以信息化方式存儲的數據便于計算、分析，可以方便、快捷獲得所需結果。而且，財務檔案信息化后，還可以通過計算機操作和網絡交流，滿足檔案信息資源共享、無紙化查閱等目的需求。極大地提高了工作效率和工作質量。

3.財務檔案管理信息化的主要內容

A.搞好數據的挖掘和整理，建立數據庫，及時采集動態數據

檔案信息的數字化是整個檔案管理信息化的基礎，傳統的檔案大都以紙質為載體，實現檔案管理的信息化，必須向數字化檔案管理轉變。未來的財務檔案就是財務檔案的數據采集基地，是數據存儲、處理、查詢和管理的數字化信息服務作基地。在財務檔案數字化的基礎上，必須建立財務檔案數據庫，并依據財務檔案的內容分類建立若干個主要數據庫，如標準制度、原始憑證、會計賬簿、工作資料等等，數據庫一經建立．應立即著手數據的錄入，將本單位的財務資料存儲于數據庫。

電子財務檔案是指存儲于磁盤、光盤等電子介質中的各種票據、憑證、賬簿、報表等財務數據資料，它具有無可比擬的優越性，能夠很好地適應財務檔案的發展需求。與傳統的財務檔案相比，電子財務檔案有許多優點：電子財務檔案易于修正、拷貝和重置，便于糾錯、攜帶和傳遞；電子財務檔案的存儲形式多樣，既可以存儲于軟盤、硬盤、光盤中，也可以打印成紙質材料；電子財務檔案便于計算、分析、快捷獲得所需信息。

B.搞好財務檔案信息網絡建設，提高檔案使用效率

檔案的最大價值在于利用，財務檔案管理信息化的實現將為財務檔案信息的充分利用提供廣闊空間，建立完善的財務檔案信息網絡，一方面將上級的文件、本級各單位的棚關文件直接錄入或轉換錄入檔案數據庫，減少檔案人員的重復采入工作，保證檔案信息的完整性；另一方面也可以實行聯機公共目錄查詢、光盤遠程檢索服務，通過電子郵件等方式開展財務檔案信息咨詢。總之，財務檔案在線管理和使用功能，可實現財務檔案管理由靜態管理向動態管理的跨越。

C.搞好財務檔案管理輔助決策系統建設

科學管理使用檔案。財務檔案信息通過采集整理和網絡傳輸，最終要提供給各級領導、決策部門、財務人員處理和使用。由于信息量大，僅憑有關人員的經驗來處理總是不行的，必須依賴于先進的、智能化程度較高的輔助決策系統，以管理科學、計算機科學、行為科學和控制論為基礎，以計算機技術、人工智能技術、經濟數學等為手段，建立決策支持系統。

4.財務檔案的科學管理

A.規范財務管理

財務管理的規范方面，首先是部分單位財務人員配備不足或業務素質有待提高。一些單位尤其是機構較小的單位沒有獨立的管理體系，也就更談不上規范信息化的建設。其次是項目執行管理與財務管理程序需協調。某些項目在管理中欠缺注重自身規范性，會給項目違規使用資金提供方便之門，也對財務管理、會計核算工作等實際工作造成極大不便，直接影響賬目的可靠性和有效性，為日后的信息化處理埋下巨大隱患，所以需嚴格規范管理。

B.加強財務信息化管理的實效

電子化逐步取代紙質化的過程中，電子財務信息的數據整理也面臨諸多問題。首先，很多單位的紙質會計財務檔案在整理、裝訂時類別不清，更新不及時，往往導致數據統計不夠權威和有效。其次，財務信息化不能促進科學化和準確化，信息化程度還有待提高。

C.財務檔案的信息化管理

首先，部門領導層對財務管理信息化重視意識的培養。這要求領導團隊本著對國家、對集體以及對個人負責的態度，重視單位財務管理工作，嚴格履行《中華人民共和國會計法》相關內容，確保財務信息的可靠性。另外，培養財務管理人員的信息化素質，提高財務人員信息操作水平；嚴格財務、會計人員的執業資格認證。在財務管理過程中，自身要有信息分辨和處理的素質，需要專業而持續的學習和培訓，才能在財務管理信息化的應用中發揮實效。

D.信息網絡建設安全

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doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2016.14.130

[中圖分類號]G270.7 [文獻標識碼]A [文章編號]1673-0194（2016）14-0-01

在信息時代下，社會中充斥著各種各樣的信息，令人們眼花繚亂，無法辨別真假，無法及時準確地加以利用，因此，當前各個行業對信息管理的要求愈發嚴格。這使檔案管理信息化工作面臨著的重大機遇和挑戰。因此，要加快檔案管理信息化進程，促進檔案管理信息化技術手段不斷優化升級，發揮檔案管理信息化的積極作用，滿足人們對檔案管理信息化的要求。

1 檔案管理信息化

1.1 檔案管理信息化概述

檔案管理的信息化是指在管理作為信息重要載體的檔案時，全面地應用現代化的信息技術，如網絡技術、圖文技術等對檔案信息資源進行安排、管理與配置并最終實現資源共享的過程。檔案管理信息化是將原本的紙質版檔案轉化成電子數據予以保存，更好地實現了檔案的保存，同時能夠進行信息資料的自動化查取，從而達到為人民群眾服務，推動社會向前發展的目的。

1.2 檔案管理信息化中存在的問題

首先是檔案管理的信息化相比起傳統的檔案保存增加了安全風險。在網絡的飛速發展之下，互聯網的使用已經遍及社會的各個角落，在如此大面積使用之下，隨之而來的就是網絡安全隱患的增加。這會導致一部分不法分子伺機竊取、攻擊甚至是篡改檔案信息，這樣的情況一直困擾著檔案管理人員，威脅著人民群眾。

其次是檔案管理人員的素質差強人意。檔案管理信息化工作自身的專業性和復雜性，使檔案管理工作對相關人員的素質要求也在不斷提高。而當前的實際情況是，檔案管理工作人員的整體素質不高，管理意識不強，同時，檔案管理信息化工作的方式方法與時代脫軌，不適宜于時代的要求。

最后是檔案管理不夠規范，信息質量不高。主要表現為檔案名錄細則不夠細致、檔案分類不夠準確，對于檔案標號沒有統一的標準，在檔案管理信息化工作的具體實施中常會帶來更多的麻煩。另外，檔案管理信息化后電子數據的易更改性和不穩定性等特征也降低了檔案管理信息的最終質量，無法保證其真實性。

2 提高檔案信息化管理的水平

2.1 提高檔案管理工作團隊的整體素質

針對當前工作人員整體素質不高的情況，要做的不僅是逐漸培養他們的專業素質，加強他們的工作能力，還要建立更嚴格的選用機制，將真正有相關技術能力、高素質的人選到檔案管理工作中。此外，還要借鑒國外成熟的技術和管理理念，并并在具體的實踐工作中探索自身獨具特色的工作道路。每一位檔案管理工作人員必須熟練掌握電子檔案的管理方法，相關的網絡技術、圖文表格技術等工作技能。從而正確判斷檔案保密程度和開放程度，保證檔案分類、編號等工作的標準化，實現檔案管理信息化在信息共享方面的積極作用。

2.2 轉變檔案管理人員的思想態度

檔案管理的重要性不言而喻，但是實際上一些從事檔案管理工作的人，卻并沒有從內心重視這份工作。所以，應當加強對檔案管理工作人員的思想教育，幫助他們理解自身行為對社會的重要性。唯有轉變檔案管理工作人員的思想態度，令他們從內心熱愛檔案管理工作，才能使工作人員注重自身工作行為的規范性和科學性，在整理有關信息時更加全面細致、小心謹慎。另外，還要培養檔案管理工作人員的責任感，形成認真負責的工作態度，并要求工作人員始終以熱情的態度進行服務。

2.3 制定檔案管理的統一標準，重視檔案的安全問題

首先，要以國家有關部門的權力為依托，制定一個檔案管理工作的統一標準，將實際操作中涉及的問題明確展現出來，對行業內所有單位的管理行為予以統一約束。以此令檔案管理各個環節中電子數據可以實現真正的標準化和有效性。其次，要不斷發展科技，對檔案管理信息化工作進行改革創新，使檔案管理的工作方式能夠符合時展的要求，滿足人民群眾的需要。同時，還要將更成熟先進的科學技術應用到檔案管理信息化工作中，提高管理工作的專業性。最后，就是要在政府的幫助下，令行業內更多的單位在進行檔案信息化管理時配備足夠專業科學的器材。

以上是針對檔案管理信息化中存在的問題所提出的管理建議。但是保證信息化檔案的安全性和真實性，還需要涉及統一協調所有的環節，使其相互協調配合，才能達到更好的效果。

3 結 語

在時代的飛速發展進步下，如何將信息更及時有效、真實安全地傳達給人民群眾是檔案管理所面臨的重要問題。筆者建議利用高科技技術實現檔案管理信息化，使檔案管理工作更全面、更高效，更好地為人民群眾生產生活服務。因此，在實際工作中，要及時處理檔案管理中存在的問題，不斷革新檔案管理工作方式方法，令檔案管理工作順應時展，發揮出應有的作用。

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館藏檔案數字化是開發和提供檔案利用的主要手段，數字化加工可能引起檔案原件磨損、檔案丟失、檔案信息泄密、以及因參數設置或操作工序等問題引起從模擬到數字轉換過程中檔案信息的不完整、不準確、不標準等風險。

數字檔案信息依附的軟硬件網絡環境存在先天不足和技術方面的風險。網絡、計算機、服務器、存儲設備、系統軟件和檔案管理信息系統是數字化檔案信息賴以生存的IT基礎環境，也是引發檔案信息安全問題的風險基地。

檔案信息化應用系統的專業技術性和知識綜合性，以及以指數方式快速增長的電子文件的存儲與保管，要求對檔案信息實施科學組織、合理存儲、有效管理和安全備份，這對具有傳統知識結構的檔案工作者而言是個挑戰，若不及時參與繼續教育，更新知識結構，了解和研究電子文件及其工作機理，檔案人員將會面臨難以應對電子文件管理工作之風險。

2 保證檔案管理信息化安全建設的有效措施

2.1 提高檔案管理人員的信息化意識，并加強人才隊伍建設

檔案信息化管理具有一定特殊性，與傳統檔案管理相比，其通過對計算機技術的有效運用，促進了檔案信息的自動登記、歸檔、查詢和傳遞的實現，有效的提高了檔案管理效率。但檔案信息化管理對檔案管理人員的綜合素質和崗位技能都提出了嚴格的要求，檔案管理人員應當全面了解電子文件的特征和電子檔案的全程管理模式，熟練運用網絡安全防護系統，切實提高檔案信息化管理效率，保障檔案信息化管理的安全性。檔案管理人員應當不斷學習新知識和新技術，豐富自己頭腦，積極參與單位組織的培訓活動，切實提高檔案管理人員自身信息化意識和專業能力，切實提高檔案管理的有效性。

檔案信息化管理過程中，檔案管理人員始終是檔案管理的主體，是影響檔案現代化管理水平的重要因素，因此檔案管理人員應黨堅持與時俱進，全面提高檔案管理人員自身的檔案管理意識，加強人才隊伍建設，推進檔案信息化管理的穩定持續發展。在現代社會經濟發展形勢下，高素質的檔案信息化管理人才應當具備專業的檔案管理意識，并具備合理運用現代信息技術的能力，因此相關部門應當定期組織檔案管理人員參加檔案信息化管理培訓，不斷提高自身專業素質，增強責任意識和崗位技能，加快推進檔案信息化管理的人才隊伍建設，推進檔案信息化建設的順利開展。

2.2 建立技術保障體系，保障應用軟件安全

為保障檔案信息資源的安全，應當對檔案管理信息系統進行安全防護，不同類型的信息技術產品的使用，應當從系統保護、信息保存等多個方面入手，建立規范的技術保障體系，為檔案信息化管理提供可靠的技術支持。與此同時，應當結合檔案信息化管理的實際情況，研發身份識別認證系統，合理設置檔案權限，確保只有合法用戶才有權限進入系統內查詢相關檔案信息資源，以保證系統的安全穩定運行，提高檔案信息化管理的有效性。一旦出現內部檔案管理人員非法操作查看檔案信息資源的情況，應當采取有效措施進行處置，并充分做好檔案數據信息的加密工作，保證應用軟件運行的安全性。

2.3 加強檔案信息安全保障體系建設

當前國家層面上對電子文件管理的要求是同時保管紙質文檔和電子文檔。《電子公文歸檔管理暫行辦法》中指出，電子公文形成單位應當將具有長期保存價值的電子公文制作成紙質公文，并連同電子公文原載體一同歸檔保存，并建立有效的聯系，便于后期查詢和利用。電子檔案是信息時代的產物，為提高其保存和管理效率，應當加強檔案信息安全保障體系建設，積極采取有效技術措施保障信息安全。當前檔案信息化管理中比較常用的安全技術主要有密鑰技術、簽署技術、身份驗證、防火以及水印等技術，而在管理方面，主要以異地備份和存用分離的方式加強對檔案信息資源的安全管理，全面提高檔案信息化管理的安全性和可靠性。

檔案信息化管理的主體是人，電子文件的制作和管理也是由人來完成的，因此在檔案信息化管理過程中，應當對參與電子檔案的制作和管理的相關人員加強思想道德教育和素質、資質審查，堅決不允許責任意識差、思想道德品質差的人員參與到電子檔案的制作和歸檔過程中，切實保障電子檔案與歸檔電子文件的真實性和安全性。在日常檔案信息化管理工作中，應當定期組織開展活動，培養檔案管理人員的思想品質和道德意識，調動其工作積極性，強化檔案管理人員的責任意識，提高其檔案管理水平，為檔案信息化管理工作的順利開展打下堅實的基礎。與此同時，應當積極建立電子檔案管理的崗位責任制，堅決落實工作責任，保證檔案信息化管理全過程的真實性和有效性。

2.4 加大投入，增配軟、硬件設施

高質量檔案信息化的實現必須投入大量的人力、財力、物力。根據檔案管理的實際需求配置相應的軟硬件設施。當前的檔案管理資金主要來自政府撥款，為了加快改造的步伐，也可以采取收入資金的方式。如果遇到一些阻礙，也可以向上級主管部門溝通，并商榷解決辦法，加強檔案信息化的發展。

2.5 病毒防范與治理

病毒對檔案管理具有一定的威脅，所以信息化檔案管理人員應該根據實際情況建立起高級病毒防范網，對不斷升級的病毒都提出相應的解決辦法。對相關管理人員的信息技術培訓十分必要，有利于提高其安全意識。

2.6 建立監督執行體系

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隨著科學技術的進步，計算機及網絡技術在醫院檔案管理中的廣泛運用，過去用紙墨、照相形成和傳遞的機關公文以及醫療圖書、臨床診療圖形、影像、文獻資料、科技情報等，都可用電子計算機進行檔案式管理，由此而產生電子檔案。可見，醫院檔案信息化管理已成為了大趨勢。其中，作為醫院檔案中不可或缺的重要組成部分――科技檔案，記載了醫院醫療、教學和科技發展的歷史，反映一個醫院整體醫療水平動態發展，科技檔案的信息化管理成為了醫院檔案管理發展過程中的重中之重。

醫院科技檔案信息化管理的更好開展，成為了醫院人才建設，實施科教興院戰略的重要基礎。如何根據醫院科技檔案的基本特征，在醫院科技檔案管理各方面采取信息化管理的思路和模式，最大限度地發揮醫院科技檔案的作用，成為了醫院科技檔案管理的重要課題之一，本文就這一課題做一淺析。

1 學科技檔案的基本特征

醫院的科技檔案主要包括五個部分:公開發表的科技論文、論著及其原始資料的收集;研究生的畢業論文及其相關實驗原始資料的收集;科學基金資助課題從立題至結題期間，所有相關資料的收集;協作項目的協議書，技術轉讓或申請專利的有關證明等的收集;通過鑒定后的科研成果資料的收集。這五個重要組成部分均具有以下兩個特點：

1.1 源廣泛

醫學本身是一個多專業的龐大科學體系，涵蓋了醫、藥、衛生、微生物、職業病、生化等。其分科的細致與多樣性決定了醫學科技檔案的來源相當廣泛性和分散性。而這些科技檔案均自然形成于每一個科研機構和有科研能力的單位及個人的研究工作中，因此無論從內容上還是形式上都十分散亂。此外，醫學科技檔案的載體材料和形式也頗為多樣化：載體材料包括紙質載體、磁盤記錄載體、光盤記錄載體等；檔案形式包括文字材料，獎狀、獎杯、證書等實物，這樣導致科技檔案管理工作量巨大，加之漫長的科研過程和周期，無疑加大了科技檔案收集工作的難度。

1.2 利用價值高

醫學科技檔案不僅具有憑證作用，同樣也具有廣泛的參考作用。其內容包含了豐富的醫學知識、先進的科研思路、方法及大量有價值的國內外科研資料，包括成功或失敗的經驗，都可為今后科研開展提供參考，并對避免科研工作低水平重復或為科研而科研等，都有極高的利用價值。

2 充分利用醫院內部互聯網，創建和完善醫院科技檔案管理系統。

根據醫院科技檔案的兩個基本特征，如何在醫院科技檔案管理中采取信息化管理的思路和模式，最大限度地發揮醫院科技檔案的作用，成為醫院建設中的重點問題之一。 本文認為由于醫院科技檔案來源廣泛，而檔案管理人員人數、人力有限，醫院可充分利用醫院內部互聯網，按照科技檔案的管理要求，建立高效的科技檔案管理系統，可促進充分發揮醫院科技檔案的作用。

醫院科技檔案管理系統可就以下幾個方面進行創建和完善：

2.1醫技人員個人信息管理

以科室為單位，將醫院醫技人員的個人科技檔案信息輸入醫院科技檔案管理系統。此系統可提供各類科技檔案，如各年度科研項目執行匯報表、各項科研經費報銷登記與結果反饋、論文投稿登記情況表、學術會議審批及學術成果統計表，外出培訓以及涉及到個人的科研教學信息等。

2.2科研管理

在醫院科研管理方面，醫院科技檔案系統可對各類科研檔案進行信息化管理，如學術論文的投稿管理、會議論文的登記、科技成果管理、學術交流管理（外請專家來院講座信息管理、外出參加學術交流活動管理）、學術著作及發明專利管理，并可利用檢索功能進行查詢、統計。

2.3 教學管理

教學管理主要針對醫院教學管理對象進行各類常規管理，它主要分三部分：研究生管理、教務管理、學籍管理。醫院科技檔案系統通過根據不同的管理對象（研究生、七年制、五年制、大專班……），對各層次各級學生的信息進行管理。應用查詢及統計功能對管理的學生各項情況、授課教師情況以及課程安排等各類常規管理有一個全面和深入的控制，從而推動醫院教學工作的規范化。

2.4 培訓管理

培訓管理主要包括：各級繼續教育項目外出培訓的審批與登記、各種培訓授課的管理、住院醫師的系列管理、全科醫師的管理與考核。通過醫院科技檔案系統，可統計出醫院某時間段內醫生、護士、技術員、管理及后勤人員的參加培訓情況，各種職稱級別人員參加培訓情況；作為授課人員舉辦的各種培訓及授課情況。同時按照市衛生局的規定進行住院醫師輪轉考核成績及評定記錄，及全科醫師的各種考核統計。

3 醫院科技檔案管理系統的信息查詢和維護

關于以上五個科技檔案管理子項的信息查詢方面，本院醫技人員具有一定權限各種科研、教學情況進行查詢；科主任可對科技檔案信息進行統計，但不能做任何修改。信息管理方面，這一系統可由不同管理部門根據劃分的權限分別對以上各種信息進行管理和維護，包括人事基本信息、職稱變動情況、黨團關系維護、教育背景、工作經歷、出國經歷、職業資格認證、護士資格的各種信息、社會榮譽及各種獎勵等等。這樣既保證了信息庫的數據的動態更新，又可作為一種有效的管理工具，使管理者掌握詳細的人才基本信息，給醫院優秀科研工作者評選工作提供數據支持。

總之，醫院可充分利用醫院內部互聯網，創建和完善醫院科技檔案管理系統醫院科技檔案管理系統，將一定程度上促進檔案管理的計算機化和檔案工作的信息化，并更好地實現科技檔案資源在醫院內部互聯網上共享，讓科技檔案服務于民，方便本單位廣大科技人員的需要，最大限度地發揮醫院科技檔案的作用。

參考文獻：

[1].張偉，郝桂蘭. 醫院科技檔案應實施開放式管理模式. 中華醫學科研管理雜志. 2006，（19）：239-240.

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2.加??基層地籍檔案信息化建設的原則

2.1標準化建設

基層地籍檔案管理在信息化建設上，要樹立全國一盤棋的思想，嚴格執行上級國土資源管理機關的要求，在局域網建設、專線網建設、軟件開發應用及人員培訓上，統一規劃、統一技術標準、統一規范、統一應用軟件、統一管理，做好協調、配合工作。力求達到規范有序、高效率，少投入、高產出，不重復、不浪費，運轉良好、快速。只有貫徹這一基本原則，才能確保全國地籍檔案管理網絡系統的統一規范、無縫連接、數據共享和節約經費。

2.2與國土資源各項業務建設相結合

基層地籍檔案管理信息化建設不是孤立的項目，而是與其他各項

土地管理工作相結合的系統工程。要運用信息網絡，提高國土監查工作效率，為查處違法用地提供準確的依據，配合治理整頓工作，充分發揮土地登記的監管作用；要與土地規劃、耕地保護相結合，為編制和修訂土地利用總體規劃、制定土地利用計劃、確定耕地保有量指標、劃定基本農田保護區等提供基礎性數據和圖件資料；要與土地利用相協調，利用土地調查和土地登記成果確認和界定土地類別和屬性，為建設用地審批、土地開發整理項目立項提供依據。檔案管理工作只有與各項業務工作有機結合，才能保證信息化建設的順利開展。

3.地籍檔案管理信息化管理的重要性

在我國檔案管理中對地籍檔案實行信息化的管理其主要的作用表現在：能夠有效的利用信息化管理平臺來增強國土資源管理參與到宏觀調控能力中在地籍檔案的管理中對數據庫信息系統以及信息化的資源管理和監測體系變化中科學的掌握了國家的資源分布以及使用狀況及時的了解了資源的動態變化進一步加強了對資源的規劃以及調控在資源的結構中實現了有力的保障在使用信息化管理中，有效的加強了對國土資源的開發和利用在地籍檔案管理的運行體系中將遙感技術應用到其中進一步實現了我國對資源的合理開發和使用在通過遙感技術的監控中，能夠及時的發展一些資源違法現象，有助于及時的治理這樣就促進了國土資源的保護以及合理的使用。

另外在地籍檔案管理信息化中能夠進一步保證國土資源行政管理的職能發生改變在不斷的加快政府職能轉變的過程中，改善了我國行政體制的改革在信息化技術中加強了服務的保證進一步促進檔案管理可以依法進行實現了廉潔行政的效果在實行地籍檔案管理信息化的平臺中，能夠從源頭上防止了一些腐敗的現象在管理系統中通過對電子檔案進行系統的管理以及地區之間檔案的網絡建設進一步實現了土地登記的公開透明政策，為紀檢部門以及其他的政府部門提供了隨時監控的效果肩效的防止了腐敗行為的發生。

最后在地籍檔案管理信息化體系中肩利于帶動整個國土資源的信息化建設，為國土資源的管理實現了基礎性的管理平臺，該項管理的實施肩效的促進了國土資源信息深度的開發以及高效的利用這樣進一步帶動了國土資源的信息產業法發展以及推動了我國國土資源的信息化建設。

4.地籍檔案信息化管理中的關鍵

篇（8）

檔案的信息化管理是在信息時代背景下產生的檔案理論與實踐。隨著計算機網絡技術的廣泛應用，使醫院檔案信息化管理進入了現代化管理的先進行列，傳統的醫院檔案管理方式已無法適應醫療改革的整體需要。為了充分發揮檔案管理在醫院社會化服務中的巨大作用，醫院應積極探索將檔案信息化管理技術與方法有機結合，提高醫院檔案的信息化管理水平。

1.檔案信息化管理的基本內容

檔案信息化管理是指在檔案管理過程中，將檔案資料通過加工處理，應用數字化原理和計算機網絡，對檔案資源進行科學合理的配置、開發和利用，以實現檔案信息資源的社會共享。醫院檔案的信息化應包括以下幾方面：

1.1檔案資源信息化。檔案資源信息化是指將檔案資源經過信息加工和計算機網絡的傳輸保存，將原有的檔案資源轉化成數字化信息，實現檔案資源的合理配置與有序開發，進而實現檔案資源的社會共享。

1.2管理流程規范化。為保證文檔的一致性，要求醫院的辦公自動化系統與檔案管理系統兼容匹配，以便通過專用軟件實現檔案分類、編目和排序，為此首先需要規范管理流程，確定崗位員工的工作標準，以減少人為調控和干預。

1.3檔案檢索分級化。檔案檢索分級化指在施行檔案信息檢索制度的前提下，通過醫院網站和因特網可準確檢索到所需要的影像資料、存檔文件、原始記錄、醫療文獻等。

2.醫院實現檔案信息化管理的必要條件及重要性

2.1實現檔案信息化的必要條件

隨著計算機技術的不斷發展與廣泛應用，醫院的檔案管理已經步入數字化的信息管理軌道。檔案的數字化包括檔案目錄數字化、檔案原文數字化以及數字化目錄與文件的接收。

2.2醫院實現檔案信息化管理的重要性

信息時代，隨著醫院檔案種類和載體的多樣化、檔案管理方法的不斷出新，對醫院檔案數據庫建設提出了新的更高的要求。醫院檔案包括人事檔案、管理制度、醫療文件、各類報表、影像資料、設備檔案等等，醫院檔案數據庫建設應堅持以用為先的優選原則和目錄與全文數據庫建設同步的原則，即做到常用先上，重要先上；把醫院檔案目錄與全文數字化同步建設，這樣做一方面可以滿足一般檢索的需要，另一方面可以滿足對信息內容查詢的需要，有利于文檔一體化管理，有利于在網絡中實現資源共享，更好地發揮電子檔案的作用，實現檔案數字化加工與利用同步。

2.2.1醫院檔案信息化是檔案服務社會化的必然要求。在信息化時代，強化檔案管理的現代化意識、科技化意識、計算機管理檔案意識,在加快檔案由手工管理向計算機數字化管理的轉變工作中是至關重要的。增加檔案人員計算機技能管理內容十分必要。檔案管理中應用計算機技術時，要從重管理、輕利用的傳統模式中解脫出來，變“封閉型”為“開放型”，主動面向知識經濟主戰場，把檔案工作的重心轉到為知識經濟和各項事業發展提供優質服務的軌道上來。

2.2.2醫院檔案信息化是提升檔案管理水平的需要

醫院檔案信息化是檔案工作現代化的需要，是提高工作質量和效率的需要。通過檔案數字化接收電子文件，使傳統介質檔案數字化，從而使數字化檔案的保管、傳遞、利用等工作實現有序化、標準化和規范化，避免各自為政，互不兼容，以提高工作效率，實現管理的現代化，從根本上提高檔案管理和利用的水平。

2.2.3確保醫療事業可持續發展的需要

傳統的檔案管理處于一種封閉的環境下,收集的也只是上級發來的紅頭文件、科研課題等等,沒有對信息進行深層次的開發和加工,致使應變能力不強,競爭力不高。而檔案信息化面對的是遠程的看不見的,是背靠背的服務,服務方式是公開的透明的全方位的,服務質量要經得起網上的檢驗。這就要求我們要更新服務理念,拓寬服務領域,提升服務質量，使檔案信息資源得到更加充分的開發利用，同時可以延長檔案壽命。

3.醫院實現檔案信息化管理應做的工作和需解決的問題

醫院實現檔案的信息化管理有很多優勢，是一項比較繁雜的系統工程。但工作量較大，如需對現存檔案室的紙質檔案進行數據化處理，通過掃描縮微等手段，將其轉換成電子文件；還要利用文檔處理軟件按照標準要求對數據庫進行規范整理，以便于檢索利用。同時要對醫院職能科室和業務科室提供網上利用平臺，搞好遠程服務。還要采取數據備份，數據加密，設置防火墻等多種防護措施，確保檔案信息安全。同時要根據電子信息技術的不斷完善與進步，要對電子文件進行轉換升級，使其處于可用狀態，保證紙質檔案與電子文檔并存。醫院要想徹底實現檔案信息化管理，不但需要完成上述工作，還需要大量的資金投入。如需要投入的設備就有計算機、掃描儀、數碼相機、刻錄機、縮微設備、打印機、復印機等，還需要進行信息的安全防護，這些都需要很大的經費投入。另外，這些電子產品更新換代速度快，生命周期短，其后續的維修、更換、升級等也必須要有大量的資金投入，同時還需要有滿足工作要求的既懂檔案管理、又會計算機操作、又通衛生管理的復合型人才的投入。因此，就要求我們必須正視問題所在，盡快完善醫院的基礎設施。目前大部分醫院的局域網建設還不完善，辦公自動化系統實施不利，無法形成醫院檔案專業體系，檔案信息化管理也由此受到制約。因此必須加強醫院的基礎設施建設，包括軟硬件方面的設施建設，重視人才的培養，加強檔案安全管理。引入科學實用的網絡安全應對策略，加強監控，以滿足檔案信息化建設的需要，保證醫院檔案信息化管理工作的順利開展。

參考文獻：

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[2]?郭敏.淺析檔案的信息化管理[J].山東檔案,2008(05).

[3]牟峰等.淺談醫院信息化與電子檔案管理[J].中國醫療前沿，2007，(14).

[4]程潔.醫院檔案信息與數字化管理初探[J].實用全科醫學，2007，(05).

篇（9）

關鍵詞:

疾控檔案;信息化;大數據

信息化是檔案管理的前景。信息化時代疾控檔案價值的充分發揮，亦有賴于檔案的信息化建設與管理，由此可以充分發揮其價值，滿足疾控事業的發展之需。疾控檔案對于疾控事業的發展具有至關重要的作用，尤其是在“大數據”背景下，能否發揮疾控檔案的價值直接關系到疾控事業的發展。本文將提出一些措施和方案，提出疾控檔案應信息化管理、滿足“大數據”背景下信息化要求的相關觀點，希望能夠起到一些積極意義。

一、信息化時代疾控檔案的價值

疾控檔案是疾控工作成果的組成部分，包含著國家在疾控管理中所獲取的一些重要信息。信息化時代疾控檔案的價值包含如下幾個方面:一是疾控檔案的資料價值。疾控檔案的資料價值是疾控檔案最基本的價值，能夠使疾控工作實現溯源、存檔、留證、管理;二是數據價值。疾控檔案的數據價值是疾控檔案信息化以后的一項重要價值，通過現代化的數據管理如數據挖掘、數據清洗等，將使控檔案中的有效價值得以充分發揮，滿足疾控事業的需要;三是社會和經濟價值。疾控檔案數據通過挖掘和清洗，剔除隱私信息和其他敏感信息后，能夠形成數據信息產品，對社會醫療衛生事業和國民經濟產生重要的作用，甚至能夠在數據交易市場上掛牌交易，以實現疾控數據信息的“物盡其用”。當然，疾控檔案上述價值的發揮，很大程度上取決于疾控檔案能否實現信息化管理。在大數據時代，只有通過信息化的管理方法和手段，才能充分發揮疾控檔案的各項價值。

二、發揮疾控檔案信息價值的障礙

信息化是發揮疾控檔案價值的重要途徑。當前發揮疾控檔案信息價值的障礙主要有如下一些因素:一是觀念障礙。疾控檔案信息化的必要性特別是大數據時代的數據管理模式，還沒有得到疾控檔案管理者的充分重視。人們還停留在傳統的檔案管理模式中，缺乏大數據思維，或者僅僅認為信息化管理就是電子存檔，而忽略了數據挖掘、數據清洗以及大數據的流通價值。二是技術障礙。疾控檔案信息化管理必然要求以大數據的方法和手段充分發揮檔案價值，但是數據的收集、挖掘、清洗和流通還需要大數據技術的不斷進步以及大數據流通基礎設施的構建。當前“大數據”一詞雖然已經成為熱門話語，但是大數據產業如何發展，則依然眾說紛紜。更何況，疾控檔案的信息化特別是大數據管理，還需要一大批精通數據挖掘、數據清洗的人才作為智力保障。疾控檔案數據化的軟硬件架設也需要花費大量的成本。這些都將成為信息化時代疾控檔案價值發揮的障礙。三是法律障礙。疾控檔案中必然包含一些個人隱私信息和其他敏感信息，我國法律對個人隱私信息的保護有所規定，因此疾控檔案信息化需要注重個人隱私信息的保護。疾控檔案數據化后流通價值的發揮也存在一些法律障礙，包括如何定義疾控檔案數據的產權屬性和經濟價值以及產權流通中的權益歸屬，都有賴于法律制度作出回應。

三、疾控檔案信息化管理的舉措

當前疾控信息檔案化管理工作應著重做好如下幾個方面:

一是加強思想保障，革新觀念。疾控檔案管理人員應在思想上充分重視信息化建設，同時還應前瞻性地對大數據產業有所了解，能夠就疾控檔案的“大數據化”提出自己的觀點和見解，善于吸收大數據研究的新觀點、新成果。疾控檔案管理人員還應注重疾控檔案信息化管理工作的一些合規要求，加強對個人隱私信息及其他敏感信息的保護，嚴格遵守法律法規和技術操作規程。當然，疾控檔案管理人員還需要在觀念上拋棄陳舊的檔案管理模式，自覺學習信息化管理的知識和方法，善于鉆研信息化技術。

二是加強技術保障，儲備人才。信息化時代疾控檔案的管理不能停留于靜態化的管理模式，而是需要通過檔案的信息化管理，充分發掘疾控檔案的各項價值，甚至要通過動態化的管理使疾控檔案在信息流通中發揮更多的附加值。這就要求疾控部門能夠加強技術保障，抓緊培養和儲備人才。結合大數據產業的發展需求，當前應加強對大數據技術和產業發展趨勢的研究，培養數據挖掘、數據清洗的專業人才。

三是加強制度保障，規范運行。疾控檔案的信息化管理要求規范化、標準化、責任化，必須通過嚴格的制度實現疾控檔案的信息化管理。規范化是指疾控檔案信息化必須做到有章可循，用嚴格的制度確保疾控檔案信息化管理符合規范要求;標準化是指疾控檔案信息化管理必須遵循一定的標準尤其是技術標準，這樣才能為信息流通消除障礙，實現更大范圍內的信息流通與管理;責任化是指疾控檔案信息化管理必須責任到人，管理人員不但要以高度的責任感做好疾控檔案信息管理工作，還要通過責任機制保障責任的落實。疾控檔案信息化管理的實現有賴于通過嚴苛、完善的制度，推動規范化、標準化、責任化的實現。

總之，建議疾控檔案管理人員革新觀念，把握大數據時代的檔案管理趨勢，自覺運用信息化手段提高檔案管理工作的成效，充分發揮檔案價值。

［參考文獻］

篇（10）

在很多職業學校中，負責檔案管理工作的人員普遍年齡較大，且絕大部分人員無論是實踐經驗還是專業知識都存在著較大的不足，檔案整體管理隊伍所具有的素質不高。同時，一些人員在檔案管理方面缺乏責任心，認為只要不泄密、不丟失即可，對于新式的信息化檔案管理工作缺少足夠的熱情，甚至部分人員由于對計算機操作不熟練而對該項工作存在較大的畏難情緒。

2.制度不健全

目前，對中等職業學校的檔案管理工作如何開展，需要開展到什么程度，相關部門還沒有制定一套統一的要求與規范。而在技術層面，學校檔案工作也往往缺少一套統一、全面的標準，使工作出現了浪費以及重復的現象。而在信息化檔案管理的軟件方面，也缺少足夠的應用研究與開發，軟件所具有的功能不能滿足檔案管理工作的要求。

二、提升中職院校檔案管理工作的方式

1.加大資金投入

對于中等職業學校來說，需要對檔案管理工作有充分的認識，在與本校實際情況充分聯系的基礎上制定出一套適合本校的檔案信息化建設標準，并在學校領導大力支持的基礎上加大資金投入，拓寬資金的來源渠道。而在條件允許的情況下，也需要在相關技術部門支持的基礎上，使本校的檔案工作得到更好的開展。

2.加強信息化建設

在有資金保障之后，中等職業學校就要對開展檔案信息化工作所需要的軟件和硬件加大投入力度。首先，要加強管理人員對相關數據、文字資料以及檔案管理軟件的培訓，使其通過培訓工作的開展，在對計算機技術進行良好掌握的基礎上，能夠對檔案管理軟件進行更好的利用與開發。同時，也應當在原有的基礎上進一步提升對電子文檔的全過程管理工作。對于電子文檔來說，由于其自身性質的不同，為了能夠對其所具有的真實性進行保障，需要對相關原稿做好收集與整理工作，保證電子文檔能夠同紙質文檔建立起科學的標識關系，以便在對檔案進行查找時能夠對其更好地利用。

3.規范檔案信息化管理

在日常工作開展的過程中，中等職業學校也需要針對本校實際情況建立一套統一的上網目錄標準。同時，也應當保證檔案工作所具有的規范性，通過網上信息查詢系統以及檔案管理制度的建立與完善，使本校的檔案管理制度同檔案信息化管理工作保持良好的聯系。此外，為了對檔案管理工作進行進一步的規范，學校還需要建立電子文檔管理、電子文檔查閱、信息系統管理以及庫房管理等制度。

4.加強人才隊伍建設

對于檔案信息化管理這項工作來說，對工作人員的業務水平和綜合素質都有更高的要求。為了保證相關人員更好地滿足檔案信息化工作開展的需求，就需要對現有的檔案人員進行全面、科學的培訓工作，通過對技術知識的學習以及知識結構的更新，使其能夠對檔案信息分類、檔案信息收集、檔案信息組織以及計算機水平等進行提升，使他們在提升自身創新能力和科研能力的同時，更好地適應時代要求。