時間：2023-05-16 16:18:20
序論：好文章的創作是一個不斷探索和完善的過程，我們為您推薦十篇標準化檔案管理范例，希望它們能助您一臂之力，提升您的閱讀品質，帶來更深刻的閱讀感受。
公文是檔案的前身，檔案由公文轉化而來。公文制發的質量，影響和決定著檔案管理工作規范化、標準化的進程。因此，在公文制發中必須要打好規范化、標準化工作基礎，以提高檔案管理的整體質量，為檔案管理工作實行規范化、標準化做好前期工作。首先，公文在用紙規格上要統一、規范、標準，符合國家的有關規定。排版形式為橫寫橫排，左側裝訂。二要，注意檢查制發公文是否履行了簽發手續，是否符合審批權限，公文標題、主送單位和抄送單位是否準確，落款與公文是否一致，有無日期等。三是，公文字跡要清晰。不論是草擬公文，繕印公文，還是做出的各種記錄、報表、簽字、批注等，都不應使用容易褪色的筆種、墨水和紙張，以保證字跡鮮明、清晰，有利于日后長久保管利用。四是，使用文種要合理，擬制格式要規范，行文不要濫用簡稱和使用不規范的字，以利于日后規范化、標準化、現代化工作打下堅實的基礎。
二、實施“以我為主”的立卷歸檔原則是推進檔案工作規范化、標準化的關鍵環節
相近公文的重復與立卷組合的無序是阻礙檔案工作實現規范化、標準化的最大問題。檔案工作規范化、標準化的根本目標，就是要實現檔案保管利用價值的最大化、案卷完整化和檢索利用便捷化。而“以我為主”的立卷歸檔原則是解決問題、實現目標的關鍵性工作。“以我為主”的立卷歸檔原則，即將歸檔的文件要以本單位形成的文件為主的原則，不僅是在我國文書立卷歸檔工作實踐中形成并堅持下來的一條原則，而且還是推進檔案工作規范化、標準化，乃至現代化的一個重要原則。它要求我們在實際工作中，在嚴格執行國務院辦公廳《不歸檔文件銷毀辦法》的基礎上，要注意解決好三個問題：一是，要準確把握文件立卷歸檔的時效性，完成現行文件階段任務的，才能予以立卷或歸檔，而沒有完成的，則不能立卷或歸檔，否則，將會給檔案管理造成無序和混亂。二是，明確立卷歸檔的重點和進行合理的立卷分工。確立立卷歸檔的重點，要區分文件與資料，特別是要在內容、形式和作用等方面都具有很多相似之處的文件資料之別，具體問題具體分析，以減少檔案管理中的重復度和信息冗余度，提高檔案利用的效率和效果。三是，在堅持貫徹“以我為主”歸檔原則的前提下，要注意有效地維護全宗的完整性。在歸檔工作中既要掌握重點，分清主次，把住全宗的入口關，使不該歸檔文件不致混入，同時，又要注意防止應歸檔文件的散失。特別是在立卷中，要把同類并具有內在聯系的文件材料組在一個卷內，保持同一問題的完整性，反映同一問題的全部處理過程及來龍去脈，從而在提高檔案利用價值的同時，使立卷歸檔后所形成的檔案既完整，又不龐雜，為檔案的規范化、標準化管理奠定堅實的工作基礎。
農場發展建設期間會產生大量的信息資料，將資料錄入到檔案中進行統一管理，可以作為農產管理任務開展的參照標準，農場建設要引入創新理念。檔案管理也要考慮信息技術的引入，進行標準化管理，檔案信息的安全性得到了保障，使用期間也不會出現資料丟失的現象。檔案標注化管理對農場的建設也起到了促進作用，下面將針對工作任務開展期間有效的管理措施進行探討，幫助提行工作任務完成質量。
1農場實施檔案管理標準化的必要性
當前，我國農場的發展方向為現代新農場，除去傳統農場建設要滿足的種植與養殖需求以外，現代新農場建設還需要滿足人們的休閑、度假需求。所以在現代農場建設中，大部分農場都會將農家樂這一休閑會所納入其中，達到完善農場功能，提高農場經濟的目的。農產的標注化管理對發展農村經濟有很大的幫助，社會各行業不斷的發展變化，在如此激烈的競爭環境下，農場管理人員要掌握好實際變化局勢，從基礎工作進行改進，促進管理體系的完善。傳統檔案管理方法只是針對紙質檔案來進行的，長時間使用很容易造成檔案內部資料損壞，對查看使用造成了影響。通過標準化管理能夠形成有效的監管體系，在工作期間也能夠與基層群眾增強溝通，解決農產發展所遇到的問題。這一系類優點是傳統管理理念中所不具備的，并且傳統的管理體系中，并沒有應用信息技術，資料共享會浪費大量的時間，工作任務完成情況也不理想。在現代新農場建設中，如果想要徹底解決農場管理混亂、管理效率不高這一問題，就必須從管理制度入手，以農場檔案管理制度的建立作突破口，規范化、標準化農場檔案管理，約束管理行為，盡量維持好農場檔案管理和建設管理的秩序。相關調查發現，現代新農場建設對農場的經營管理要求很高，只有全面提高了農場的經營管理能力，做好了農場各方面工作的管理，才能從真正意義上實現現代新農場的建設。而實施農場檔案管理標準化正好是完善農場管理工作的一種方式，所以說，在現代新農場建設中，農場檔案管理標準化的實施是極具必要性的。
2農場檔案管理標準化實施中遇到的困難與解決對策
標注化管理理念被提出后，落實階段遇到了一些問題，工作人員已經對傳統的管理體系產生喜歡，并且不具備信息化管理系統的操作能力，系統中出現問題更不能及時解決，最終造成了嚴重的質量安全隱患。因不規范操作造成的信心資料丟失也常常會發生，不利于農場標準化管理體系的建設與發展。了解現存問題后需要深入的探討引發原因，這樣才能夠確定所制定的解決方案具有可行性，不會與標準化管理落實出現沖突。
2.1存在的問題。信息化技術應用缺乏先進的基礎設備，檔案管理并不能全面實現數字化，管理效率自然得不到保障。檔案產生形式比較復雜，由于標注化管理落實程度不足，導致部分信息丟失的現象，原始資料一旦丟失是無法進行彌補的，此類問題在農場發展建設中真實存在，應當得到管理人員的高度重視。使管理制度在基層中得到高效落實。標準化管理應用落實時間比較短，在經驗方面還存在很多的不足，工作期間遇到的突發現象會造成檔案管理任務中斷，解決也會浪費大量的時間。就國內目前的農場檔案管理工作來說，盡管在政策上已經提出了要實施檔案管理標準化，但并沒有全面落實到具體工作上。也就是說，農場檔案管理標準化的實踐經驗很少，正式實施時因為沒有相應的范例參考、制度約束，所以就只能沿用傳統的農場檔案管理制度來作為標準化檔案管理的制度，從而導致檔案管理標準化實施不生效，增大檔案管理人員的工作量，給農場檔案管理制造更多的麻煩與困難。
2.2解決措施。1）根據農場的實際建設情況來建立一套完整的檔案管理標準化體系。這一措施主要針對農場檔案管理中制度照搬、管理行為照抄問題而言，目的是解決農場檔案管理標準化實施中的制度缺乏問題。檔案管理機構盡快加大對現代農場實際情況的了解、評估力度，并在了解了農場實際情況之后，依據評估所得的數據結果來建立一套行之有效的檔案管理標準化體系，并以該套體系為基礎，將體系規定貫徹落實到具體的工作中，促使并保證農場檔案管理標準化目標的實現。農場檔案管理標準化體系的建立應該以實際情況為參考，結合財務檔案管理的方法，完善和健全檔案管理標準化管理內容，圍繞適用性和針對性這兩個中心，切實建立一套全面的、能夠滿足現代農場建設需求的檔案管理標準化體系，促進農場檔案標準化目標的實現。2）加強檔案管理人才隊伍建設，提高農場檔案管理水平。人才是農場檔案管理中不可缺少的一項資源，是決定檔案管理質量的關鍵性因素。針對現代農場建設中所出現的檔案管理人才素質偏低問題，筆者認為最好的解決措施是加大人才培養力度，盡量打造一支高素質、高能力的農場檔案管理隊伍，提高檔案管理人才的綜合素質。通過人才引進、人才培養等一系列工作促進檔案管理隊伍的建設，以此為基礎促進農場檔案管理標準化的實施。在檔案管理隊伍建設中，除注重檔案管理知識、現代數字化檔案管理方法以及檔案管理標準化制度的培訓外，還應針對檔案管理人員接觸農場檔案機密這一特點強化檔案管理人員職業道德的培養。以檔案管理人員職業道德培養為中心、以專業知識為輔助促進現代新農場建設中的檔案管理標準化實施。3）以農場財務檔案標準化為中心，實現農場檔案管理標準化目標。在現代農場財務管理體制改革背景下，財務檔案的管理標準化成為了影響財務管理效果、影響農場經濟活動的重要內容。而且，作為農場檔案管理的核心，農場財務檔案管理工作對農機檔案、固定資產檔案、經營檔案都有著重要的影響。針對財務檔案管理的核心地位，現代農場檔案管理標準化實施中應以農場財務檔案標準化為中心，通過管理制度的完善、相關人員素養的培養、檔案管理標準化的執行等工作確保現代農場檔案管理標準化目標的實現。通過財務檔案管理標準化實施中的帶頭作用，促進其他檔案內容標準化的實施。4）建立數字化檔案管理體系，促進農場檔案管理標準實施目標的實現。在現代檔案管理數字化的今天，農場檔案管理標準化實施中還應針對數字化檔案管理的特點與優勢加快數字化進程，在原有紙質文件檔案的分類整理、標準化執行基礎上，建立數字化檔案管理體系，并借鑒財務數字化檔案管理方法實現農場數字檔案管理標準化。針對農場經營內容種植、養殖、娛樂經營等內容，以分類方式及條碼技術、數據庫技術等建立數字化檔案管理體系，并在農場經營的各個環節中強化標準化管理制度的執行。以標準化執行為基礎、以數字化檔案優勢為輔助，促進現代農場檔案管理能力的提升。綜上所述，檔案管理現代農場建設管理工作中的一項重要內容，并且現代農場檔案管理標準化對農場經營發展有著重要的影響。針對農場檔案管理標準化現狀及存在的問題，應通過管理體系的完善、人員的培訓、現代檔案管理方法的運用以及有效的執行監督實現檔案管理標準化目標，促進農場綜合管理能力及管理水平的提高。
作者:王艷文 單位:黑龍江省八五一一農場
二、文明單位創建檔案管理標準化研究
（一）創建檔案管理標準化研究現狀
文明單位創建活動經過多年努力，形成了較完善的管理制度。中央文明辦和各地文明辦均出臺相應的精神文明創建活動管理辦法，為文明單位創建活動健康發展提供了規范性文件依據。各單位主要依據當地的此類規范性文件所附考評體系，按照本單位成文或不成文的“標準”來整理創建檔案，有些檔案部門由于自身是文明單位，對創建檔案格外重視，檔案整理科學規范。
（二）創建檔案管理模式系統解決方案
1.檔案運行“四心質量環”模式
一是用心策劃。年初根據創建主管部門和上級有關創建要求，結合本單位實際制訂文明創建檔案工作計劃。對于臨時增加的創建工作要求，應及時吸納到檔案工作計劃中。二是專心實施。單位應創造條件讓專（兼）職文明創建檔案工作人員能專心從事檔案工作，檔案工作人員在檔案收集與整理過程中應用心思考，善于總結經驗。文明單位間可開展檔案工作交流活動，以共同提高檔案管理水平。三是細心檢查。單位創建領導機構負責人應對創建檔案工作開展情況的檢查工作進行部署，負責檢查的部門應對照考評體系和上級有關要求，對文明創建檔案進行認真細致的審核，有建立質量管理體系的單位可將文明創建檔案工作的檢查納入內部審核和管理評審，檢查是否符合計劃的預期效果，重在查找問題，識別改進機會。四是精心改進。對于第三環節發現的好的經驗做法加以總結，對查找出來的問題應逐條糾正并提出預防措施，以保持檔案管理工作有序運轉。
2.檔案整理標準化模式
一是紙質模式的標準化。根據統一、簡化、協調、優化的標準化原則，對檔案裝具及其索引標簽、卷內材料目錄，材料分類與編號規則等制定相關標準予以規范。二是電子模式的標準化。在電子模式下，各種文件、證書、照片、音像資料均應形成電子文檔。按標準化原則，對應考評體系各級指標建立層次分明的文件夾及其子文件夾，文件夾名稱按各級指標名稱命名，并按級別嵌套，將電子文檔存放到對應的文件夾或子文件夾中。每一份電子文檔并規范文件名的命名規則，對諸如編號、年份代號、標題名稱等予以標準化，以便電子查考檢索。文檔名稱按“兩位數序號：文檔主題”命名，如“01：創建領導小組文件”，宜在正文頁腳插入文檔名稱（居右），在瀏覽時可起到提示作用。采用電子模式，不僅節約紙張消耗，降低辦公成本，而且減少紙質檔案進而節約有限的實體空間，堪稱綠色創建。
3.檔案管理網絡化模式
各地文明創建主管部門可考慮實行電子化考核，在文明單位中推廣檔案管理的電子模式，在此基礎上，建立文明創建的網絡平臺,向管轄范圍內的文明單位開放，通過在線指導、審核文明單位按時上傳日常創建檔案資料實現檔案管理網絡化，從而實現文明創建常態化。在功能設計上，可以讓文明單位自身的工作人員或領導通過登錄專門的賬號，查閱本單位的創建檔案。各地文明創建主管部門也可及時發現檔案工作的好做法好經驗，通過這個平臺予以推廣，促進文明創建水平的整體提升。檔案管理的網絡化也有利于考評工作更加公開透明、公平公正，為考評工作的標準化打下扎實的基礎。
中圖分類號：G27 文獻標識碼：A 文章編號：1672-3791（2017）01（a）-0000-00
前 言：
檔案管理工作有其獨有的工作方法和管理體系。檔案管理工作的需要檔案管理人員能夠針對不同情況及時收集和整理檔案的相關數據和資料，形成檔案管理數據庫并維護，保證檔案數據的安全性和完整性。檔案管理工作在新時期的發展形勢下對于規范化和標準化的要求越來越高，并作為檔案管理工作的評價標準決定檔案管理工作的成敗。在檔案管理工作的每一個環節都應立足于規范化和標準化的基本要求，運用科學高效的管理方法，處理龐大復雜的信息，并建立一套全方位、多層次的完備管理系統。
一、檔案管理工作規范化和標準化進程中存在的問題
（一）缺乏正確的認識
檔案管理工作規范化和標準化的進程中，存在一系列障礙因素，存在的首要問題就是認識不足。很多撾淮癰涸鶉說焦芾砣碩緣蛋腹芾淼墓娣痘和標準化重視程度不夠，固守傳統的管理方法和管理理念不愿改進，導致了管理水平長時間難以提高。檔案管理的規范化和標準化不僅僅是工作態度嚴謹所能實現的，還需要與現代信息技術、網絡技術、數字技術相結合，構建一套科學化、現代化的管理系統，提高管理效率。只有首先認識到檔案管理規范化和標準化的定位及重要性，才能實現檔案管理工作向著規范化和標準化全面轉型。
（二）缺乏投入的力度
檔案管理工作的規范化和標準化意味著檔案管理系統，包括管理設備、管理技術、管理人才等都需要全面的優化建設，設備要更新，技術要改進，人才要培養，而每一項工作的優化升級都需要投入大量的人力物力才能保證檔案管理工作規范化和標準化的實現。但是，從目前的情況來看，檔案管理工作的規范化和標準化進展緩慢很大程度上與資金投入量過小，經費支持不足有關，相關機構的供給能力有限，檔案管理部門的融資情況不好，導致檔案管理工作建設失力。
（三）缺乏原則的確立
檔案管理工作的規范化和標準化需要確立嚴格的原則加以維護，否則就會成為某一個單位或部門自愿采取而其它機構不予熱心的內容，檔案管理工作的規范化和標準化就無法大范圍的普及和推廣。檔案管理工作的規范化和標準化的原則確立，需要相關政策和法律的支持，但是當前我國缺乏對檔案管理工作的相關政策規范和法律規定，導致了檔案管理工作的規范化和標準化缺乏統一的標準，工作進程中出現各種矛盾和弊端，轉型速度緩慢且障礙重重，難以得到群眾的信服和支持[1]。
二、檔案管理工作的規范化和標準化進程中有效的措施
（一）檔案管理工作的規范化和標準化的基礎工作要落實
檔案管理工作的規范化和標準化是一個循序漸進的過程，不是一朝一夕即可實現完成的，因此有必要在工作中的每一個環節落實規范化和標準化的相關原則，尤其是基礎工作要做到位，是檔案管理工作實現規范化和標準化的前提。基礎工作的工作內容即是對公文的處理，具體環節有三：第一，公文的制發環節。檔案在形成之前是以公文的形式存在的，因此公文即是檔案的前身，所以公文管理的水平直接影響到檔案管理工作的規范化和標準化程度。公文的制發環節往往因缺乏嚴格的管理和監督而出現紕漏，因此相關部門應在制發公文的同時嚴格監管程序，確保制發公文高質高效[4]。第二，公文的檔案檔案收效管理。公文的收效管理是公文管理環節的重點，涉及到的細節更多，需要進行反復檢查與糾正，確保公文的準確無誤。特別是要按照國家統一規定的規格和標準來規范公文的尺寸、格式等基本要素。第三，公文的書寫。公文的各種文體在書寫規范和要求方面都有著嚴格的標準，包括筆種、墨色、和紙張，在書寫時要確保字跡的簡潔、工整和清晰，有利于存檔管理。
（二）及時進行檔案案卷清理，保證檔案時效性特征
檔案管理中，一定要注重對時效性的管理原則，該原則能夠使檔案的利用率得到提高，更能加強檔案管理的價值。然而，要想遵循檔案時效性原則，必須做到及時清理檔案的案卷。這就要求在進行檔案管理時，必須根據檔案資料的保管類別作用及特征，采取合理的管理方法進行保管[2]。在一段管理期過后，及時清理檔案案卷，將失去價值的文件及時銷毀，那些要求永久性保存的檔案資料，要做到再次查看，保證其完整性，文件沒有損壞，這樣就能保證檔案管理的時效性。
（三）構建電子檔案數據庫，推進規范化、標準化管理[5]
在信息化的時下要求案管理向著規范化和標準化發展，這就需要電子檔案數據庫的建設。只有建立電子檔案數據庫，才能使機構或部門的檔案以電子的形式保存，這樣能夠使文件的安全性加強，更能規范化、科學化地管理檔案。另外，檢索或使用檔案在電子檔案數據庫的輔助下也變得更加快速和便宜。那么，電子檔案數據庫的質量決定了檔案管理的規范化標準化，在電子計算機、信息科學和網絡平臺的輔助下，搭建電子檔案數據庫，創設電子檔案數據庫的存儲盤，如此可以使檔案得到科學的檢索、整理和保存，并且能夠加快檔案管理的標準化、規范化進程。
（四）注意做好檔案管理工作人員的規范管理
從事檔案管理的工作者使檔案管理工作得以有效展開的直接實踐者，檔案管理工作者的工作質量提高就會提高檔案管理工作的規范化與標準化，對于檔案管理工作的科學化與信息化更是具有十分大的促進作用[3]。特別是在檔案管理工作者在交接檔案文件時，被交接的工作是否規范，是否標準，直接關系到管理工作的安全性和科學性，更是現代化管理秩序的必然要求。一般情況下，檔案管理工作者在等待脫離檔案管理崗位的前期，就必須將所管轄的檔案資料整理完畢，移交完畢后方可離崗。
結 語：
總而言之，檔案管理工作的規范化與標準化是建立在現代化檔案管理的科學理論之上，對當下檔案管理工作提出的新要求。在建設檔案管理工作的規范化與標準化的過程中，必須注意檔案管理工作的具體情況具體分析，合理科學地展開規范化和標準化管理，從而使檔案管理工作實現質的飛躍。
參考文獻：
[1]張麗娟.探究檔案管理工作的規范化和標準化[J].世界最新醫學信息文摘（連續型電子期刊），2015（a5）：215-215，216.
[2]龐艷.對檔案管理規范化、標準化若干問題的研究與思考[J].現代企業教育，2013（8）：48.
要推進檔案管理工作的規范化與標準化，還需要明確其基礎性前提，即公文的制發。檔案是由公文轉化而來的存在，要保證檔案的質量，首先需要保證公文自身的質量，這就取決于公文制發的質量，這也是實現檔案工作規范化與標準化的前提。所以，在公文制發過程中，需要將規范化與標準化兩方面要求納入考慮范圍，切實提升檔案的質量，為檔案工作的規范化與標準化奠定良好的基礎。
1 檔案工作規范化、標準化的實現策略
1.1 提升檔案時效性與加強電子檔案庫的建設
檔案的時效性既指檔案信息的新舊程度，也包括檔案信息的最新動態與最新進展等。提升檔案的時效性，能夠保證檔案內容的有效性，提高檔案的利用效率，也可保證檔案的利用價值。因此，檔案管理者應該樹立檔案時效觀念，通過科學的信息化與網絡化手段獲取最新信息，為做好檔案部門的服務工作贏得主動。比如，一份具有較強時效性的科研檔案，能夠有效縮短科研項目的相關研究周期，為科研單位節省不少物力、人力以及財力，從而為科研單位獲取可觀效益。檔案時效性的提升也是推動檔案工作規范化與標準化的有效策略。另外，檔案部門需要加強電子檔案庫的建設、開發與使用，利用科學的數據技術對移交的電子檔案載體與技術環境進行檢測，在保證合格率的前提下再進行移交；同時，需要檢測檔案數據存儲介質的可用性，確認電子檔案載體是否存在損壞或者其他存儲不良問題；此外，實現數據的科學鑒定，核對檔案數字和簽名的真實性，對數據進行有效的整合轉換等。因此，應該加強電子檔案庫的建設。
1.2 檔案管理人員素質的提升
新形勢下，要推進檔案管理工作標準化與規范化，必然要提高檔案管理者的職業素養與專業化水平。如今檔案管理模式隨著時代的變化日漸完善，檔案管理中引入了各種現代化技術，而要對這些技術加以深入掌握與應用，管理者必須具有良好的信息技術操作技能，特別是計算機技術、互聯網技術等操作管理軟件的相關技能。當下檔案管理者對這些現代化技術的運用尚未足夠熟練，這就限制了檔案管理工作水平的提高。因此，要做到以下幾點：第一，加強檔案管理者專業化知識與現代化技術技能的培訓，提高管理者對各種管理技術的操作水平，促使其熟練運用各種現代化管理手段，了解信息化技術的各種知識。第二，在后續檔案管理工作中引進的人才，要求其具備較佳的專業素養，并且具備一定的現代化檔案管理技能，從而利于提高檔案管理工作的效率與水平。第三，應該加強教育領域對檔案管理人才的培養，注重豐富人才的理論知識，并且培養其檔案管理實際操作技能。
1.3 檔案交接工作的優化
對檔案交接工作進行優化，能夠進一步推進檔案管理工作規范化與標準化。因此，在這個過程中，管理者需要明確檔案交接的范圍，要排除不能進行交接的檔案，保證檔案交接工作符合國家有關規定。而且檔案移交進館要滿足以下標準：第一，檔案要以全宗為單位進行編目整理。第二，檔案要具有完整性與齊全性，根據檔案管理規范與標準要求對其進行分類整理，要準確地劃分檔案的保管期限，書寫要具有規范性，裝訂要整齊且美觀，案卷的質量必須達到規定要求與標準。第三，要確定檔案具有長期保存與利用的價值，否則不能移交進館。第四，檔案交接的文據與案卷目錄要做到一式三份：檔案館簽收其中一份，并將其退回移交單位保留備用。第五，案卷目錄應該具備兩種版本，即紙質版本與電子版本，確保檔案的原始性與真實性。
2 推進檔案工作規范化、標準化的思考
2.1 規范檔案資料
（1）檔案資料保存的規范。檔案資料的科學規范是檔案管理工作的基本內容之一。在對檔案資料進行科學規范的過程中，要保證文件的原始性以及真實性，這也是檔案管理規范化與標準化的靈魂。在管理電子檔案過程中，常常會發生電子文件資料丟失或者信息被更改的問題，這就要求檔案管理者加強電子文件的維護工作。對于檔案資料與檔案信息的完好保存，還需要發揮紙質檔案和電子檔案之間的互補作用。在電子文件得到廣泛應用的今天，我們同樣需要注重對紙質檔案的完好保存，也為以后遇到電子文件資料丟失或者信息被更改的情況時能提供紙質檔案的原始文件，以確保檔案內容的真實性。另外，對檔案資料進行科學的規范，還要求實現檔案信息的數字化管理，從而打破時間與空間的束縛，從而不斷地擴展檔案工作的服務范圍，實現服務效率的有效提升。（2）加強檔案資料的收集工作。檔案管理者應該加強對檔案的收集工作，比如重大工作、活動或者建設項目的相關檔案、非物質文化遺產檔案等。個人與單位應該支持與協助所在地的檔案館對檔案的征集工作，包括一些散存的珍貴檔案資料、對社會發展具有長遠利用價值的重要檔案等。檔案館的領導者也可以鼓勵個人或者一些F體捐贈檔案或者寄存檔案，以豐富檔案館的檔案資源，并且加大檔案資源科學合理配置、妥善保護與高效利用的
力度。
2.2 科學分類歸檔
在檔案管理工作中，檔案的科學分類與整理工作很重要。對于一些內容齊全和基礎良好的案宗，要做好科學的分類與整理工作。根據案宗的目錄直接做好分類標引工作。若一些檔案的形式比較特殊，則可以使用計算機程序，將案宗的名字、時間與地址等信息錄入進去，可以快速地獲取案宗的分類號，從而有效地提高檔案的著錄速度，也便于檔案利用人員對所需案宗的查閱。另外，在檔案的歸檔方面，需要建立完善的文件材料歸檔制度，不允許任何個人或者單位將檔案據為己有，也不允許拒絕檔案的歸檔。檔案利用人員要及時地將檔案完整地交還檔案管理所在機構，不可以擅自推延移交檔案的時間或者截留檔案。
2.3 規范檔案調取與回收
規范檔案調取與回收工作是推進檔案管理工作標準化與規范化的重要手段。檔案管理者應該及時清查和退還調取的檔案，根據國內法律法規和檔案管理制度的要求來規范檔案的調取與回收。若個人在工作需要的情況下提出退還檔案或者繼續使用調取檔案的相關意見，可以上報有關部門以獲得批準。在退還檔案的過程中，需要有被調取檔案保管者、該單位領導或上級主管單位的領導在場，并且簽字確認。若是需要繼續對檔案進行利用，該檔案的調取手續應該符合有關規定。若是不符合有關規定，則需要及時進行完善，以確保檔案調取管理工作的規范化與標準化。
3 結語
總而言之，新形勢下要推進檔案管理工作的標準化及規范化，需要明確其基礎性前提，并且做好其中的重要工作。同時，加大檔案工作現代化管理力度，提升檔案的時效性，做好電子檔案建設工作，提升檔案管理人員的專業水平與職業素質，優化檔案的交接工作，對檔案資料管理進行規范，做好科學分類歸檔與調取回收工作，最終適應新形勢下對檔案管理工作提出的新要求，實現檔案管理的規范化與標準化，充分地發揮檔案資料的應有效用。
一、全面普查案卷
這是實現檔案管理規范化、標準化的第一步工作。因為一般的綜合性檔案館多年來大多未做全面的清查，有移交單位劃分保管期限不準確，有案卷標題不規范或無標題，有缺少卷內目錄，組卷混亂，不可避免地存在許多重份現象，也有相當一部分無查考價值的文件充數其中。首先要剔除這些無用的文件，去糟取精，以防計算機管理時出現重復與低效率的情況。
二、重新組合案卷
將那些組卷過厚內容混雜、魚目混珠的案卷進行重新組卷。重組原則是盡可能將那些相互存在某種聯系的文件組合在一起。應對那些無頁碼、無卷內目錄、無案卷標題或標題模糊不清的案卷要重新加工填寫以保證全部案卷更加規范。這不但可以優化館藏、科學保管而且可以提高實行計算機管理檔案后的利用率。
三、注意有效的維護全宗的完整性
在堅持貫徹“以我為主”的歸檔原則的前提下，要注意有效的維護全宗的完整性。“以我為主”的歸檔原則，即歸檔的文件要以本單位形成的文件為主的原則。在歸檔工作中既要掌握重點，分清主次，把住全宗的入口關，使不該歸檔文件不致混入，同時，又要注意防止歸檔文件的散失。分別是在立卷中，要把具有內在聯系的文件材料組在一個卷內，保持同一問題的完整性，反映同一問題的全部處理過程及來龍去脈，從而在提高檔案利用價值的同時，使立卷歸檔后形成的檔案既完整，又不龐雜，為檔案的規范化、標準化管理奠定堅實的工作基礎。
四、用“關鍵詞”替代“主題詞”
用“關鍵詞”替代“主題詞”，簡化查找時間，提高效率，即從題名或文件主題中靠思維歸納出揭示主題內容的詞匯、關鍵詞，進行標識，待錄入計算機后利用計算機批量處理的功能進行處理。例如：擬寫關于廠房基礎建設事一事的關鍵詞有人寫“基本建設”，有人寫“基建”，有人寫“廠房建設”在進行計算機后控時統一規范為“基建”。還可利用計算機“活動增加”的功能把一些不規范的詞與主題詞中詞義相同的合并，這種做法不僅解決了手工標引速度慢，計算機自動標引不準確的缺點，而且解決了主題詞的詞義含量問題。最后調查檔案全宗的保管狀況。這項工作主要是摸清家底，了解目前館藏的庫房條件：包括庫房裝具數量、長度，庫房面積及其它保管條件等；以及將來的發展趨勢：比如設備的增添、面積的擴建等，為全宗的科學排放做好“硬件”規劃。
五、實施“以我為主”的歸檔原則
“以我為主”的歸檔原則，即歸檔的文件要以本單位形成的文件為主的原則，不僅是我們文書立卷歸檔工作實踐中形成并長期堅持下來的一條原則，而且還是推進檔案工作規范化、標準化、乃至現代化的一個重要原則。它要求我們實際工作中，在嚴格執行國務院辦公廳《不歸檔文件銷毀辦法》的基礎上，要注意解決好三個問題：一是要準確把握文件歸檔的時機，只有完成現行階段任務的文件才能予以立卷或歸檔，而沒有完成的則不能立卷或歸檔，否則，將會給檔案管理造成無序和混亂。二是要明確文件歸檔的重點和進行合理的分工，即要在“以我為主”原則指導下確立文件歸檔的重點，在實際工作中注意區分文件與資料，特別是要注意區分在內容、形式和作用等方面都具有很多相似之處的文件資料之別，具體問題具體分析，以減少檔案管理中的重復度和信息冗余度，提高檔案利用的效率和效果。三是在堅持貫徹“以我為主”歸檔原則的前提下，要注意有效地維護全宗的完整性。在歸檔工作中既要掌握重點，分清主次，把住全宗檔案的入口關，使不該歸檔的文件不致混入，同時又要注意防止應歸檔文件的散失。
人力資源管理可以說是任何單位任何組織管理工作的重要組成部分。再科學有效的管理方式也是以人為本進行操作和執行，脫離人力資源的有效管理進行的組織管理工作都不會有明顯成效。而人事檔案管理正是對人力資源管理的一種承載。事業單位的人事檔案管理不光要建立一套完整的體系，還要將這套體系信息化，用以提高管理工作的效率。讓事業單位工作人員的身份、資歷、職務、表現等基本信息與員工的福利保障、待遇、組織關系等緊密地相關起來，對工作人員的工作做出真實、客觀、公正的評價。所以事業單位人力資源改革、人事檔案管理信息化勢在必行。
二、事業單位人事檔案管理存在的問題
（一）事業單位人事檔案管理基礎薄弱。事業單位人事檔案管理工作是一?基礎性工作，由于工作的特殊性并不會把工作結果展現在大眾面前，在很多領導眼中并未得到重視。重視程度不夠勢必會導致設備更新、人力調配、薪資調整等方面不會得到及時的提升。在我們重新審視這一項工作的時候不難發現基礎太弱，以致使下一步工作的展開基礎不達標。
（二）事業單位人事檔案管理信息不互通。各事業單位的組織功能不同，服務性質千差萬別，對于人事檔案管理工作需要的計算機軟件也不盡相同，造成信息不能互通。這是一種資源的浪費，也是現代管理制度當中不應當出現的弊端，也在某種程度上限制了事業單位對人事檔案管理信息化的進程。
（三）人事檔案管理人員專業性不強。組織內部對人事檔案管理工作的重視程度不夠，以至于從事檔案管理工作的人員身兼數職，不能投入足夠的精力和時間。而且在部分事業單位中管理人員沒有接受專業知識的培訓，根本無法適應日新月異的管理工作。
（四）在人事檔案管理方面沒有形成完整的工作體系。大多數工作都會在一個完整的工作體系中有效地完成，而事業單位中的人事檔案管理卻遠遠做不到這一點。人事檔案管理步驟不完整，很多工作人員是靠自身的喜好來完成這項工作，缺少嚴格的工作考核標準，工作效率低已成為普遍現象。
三、事業單位人事檔案管理工作的標準化、信息化
事業單位的人事檔案管理工作要想邁上一個新的臺階，逐步走上標準化信息化的道路，應從以下幾個方面入手：
（一）補充資料。首先，對于以往的人事資料應逐步核查補充信息。信息補入工作繁瑣復雜，卻十分重要，哪怕很小的錯漏都不能發生。這就要求工作人員細心核對紙質資料和現有計算機資料，將出現的問題更正修復，以加強檔案的真實性、準確性和可利用性。
（二）檔案信息化要建立在有效數據庫的基礎上。人事檔案信息安全有效一定要有一套安全、科學、規范的數據庫。對于數據庫的甄別應考慮聘請資深的管理人才對自身事業單位的性能、工作性質做出深入了解，對工作目的準確把握后慎重挑選，選擇最適合當前發展形勢和今后發展需要的一款數據庫。
（三）數據庫的管理權限應有明確界定。數據庫的管理工作需要認真細致有責任心的工作人員來完成。同時對數據庫的管理權限的有效把握還可以適量減少數據入庫的成本，對于事業單位的管理工作來說可以一勞永逸。
學籍檔案是高等職業學院的寶貴財富。檔案工作是一項以提供檔案與教學服務的工作，同其它各行各業一樣，需要制定各種標準，作為開展工作的依據和準繩。檔案工作標準化是實現檔案工作現代化的重要內容，它是指在檔案工作領域內，由上級主管機關或會同標準化主管機關以及各有關部門共同協商對檔案工作的管理、原則、方法、質量、概念、設施等，制定出科學的統一的規定和技術規范，并予以貫徹執行進而修訂的全部過程。目的就是通過科學的制定、貫徹、修訂各科標準，使檔案工作逐步走向規范化、統一化。它的基本內容有：檔案工作名詞術語標準、代號代碼標準、檔案著錄標準、標引語言標準、收集、整理、鑒定標準、檔案統計標準、提供利用標準、檔案編纂及出版格式標準、檔案工作現代化建設標準、檔案裝具、檔案制成材料標準等。這些標準從制定到成熟需要一個相當長的發展過程，而且這個過程是有規律的螺旋式上升，檔案工作現代化的水平也將隨著標準化運動形式上升而逐步提高。因此，檔案工作者必須重視檔案工作標準化。下面對檔案工作化標準化談點粗淺的看法。
一、標準化是實現檔案工作現代化的基礎和前提
檔案工作是高等職業教育事業中的重要組成部分。高等職業教育檔案工作要實現現代化，首先是檔案工作的一系列環節，如名詞術語、檔案著錄、代號代碼等都必須有統一的標準，以便在進行工作時有統一的原則和規范。因為檔案工作現代化是建立在先進的科學基礎之上，如果沒有統一的標準不僅不利于檔案工作的開展，而且檔案的作用也將大大減弱。要實現高等職業教育檔案工作的現代化和學籍檔案管理的現代化，還須建立檔案工作標準化體系，在這個標準下開展工作才能實現現代化。可見實現高等職業教育學籍檔案工作現代化首先是檔案工作標準化，離開了標準化就沒有現代化。
二、標準化是衡量檔案工作質量的尺度之一
檔案工作是一項專業性的服務工作，對高等職業教育服務的效果直接與檔案工作一系列環節中的標準化程序有關。檔案工作中的組卷、分類標引、鑒定工作中的保管期限確定檢索工具的編制、提供利用、裝具設備等都必須制定出統一的標準，對質量規格、工作程序以及要求等相應的做出明確的規定，嚴格地按標準進行工作，就能促使各項工作早日走向規范化、統一化，從而提高檔案工作的質量。例如檔案標引工作，它是將文件或案卷的主題內容賦予一定的標識，作為存儲和檢索的依據，利用者查找檔案通過檢索標識去判斷自己所需的材料，如果檢索人員按標準給出的檢索標識準確、恰當，利用者就能迅速地找出自己所需要的資料，節約查找時間，而且查找效果好、效益高。如果檢索標識不完全，專職性低，文件或案卷就可能被漏掉，使有用的檔案被埋沒，又有可能檢索出自己無用的材料。所以標引工作必須要有標引的規定與規則，保證標引的一致性，使標引工作標準化、規范化。同樣道理，高等職業教育檔案工作的各個環節都達到了一定的標準，實現了標準化，學籍檔案工作的質量才有可靠的保證，才能為發展高等職業教育提供豐富的資料。
三、標準化是提高檔案工作的工作效率，節約人力物力財力的有效措施
標準化能提高檔案工作的工作效率。搞好標準化對節約人力物力財力有重要作用，根據合理地標準化要求，人力物力財力資源都可以得到合理的利用。以整理工作中的組卷為例，過去由于文件和案卷的組卷方法沒有統一合理的標準，往往把不同歷史時期，不同組織單位的文件和案卷組織在一起，或者把不應該分割的文件或案卷進行分離組卷，致使文件或案卷本身固有的聯系被分割，隨意搬家，脫離形成單位，組卷不合要求，給查找者帶來麻煩，使利用者浪費了很長時間還查找不到自己所需要的資料，造成人力物力的很大浪費，影響檔案的社會效益。通過制定標準既可以把檔案的本來面貌反映出來，又能使文件或案卷在來源時間、內容和形式等幾個方面形成一個有機的整體，查找迅速、方便、節約人力、使檔案工作者省出更多的時間去從事其他工作。在財力方面如能進行裝具的改革、創新、制定出技術先進、 經濟合理的裝具標準，按標準化、系列化集中生產出一批耐腐蝕、耐老化的裝具就能降低造價，提高技術水平，節約大量的人力物力財力，加速高等職業教育檔案工作現代化。
四、標準化是實現高等職業教育檔案工作科學管理的重要組成部分
所謂科學管理就是根據檔案形成的規律和特點，運用先進的技術和方法，依據各種科學管理制度對檔案進行管理，開展各項工作，科學管理要求做到的標準是：檔案管理機構高效化，管理方法科學化，管理工作計劃化，管理技術現代化等。要實現高等職業教育學籍檔案管理工作的標準化，只有各業務環節都達到標準化，檔案工作才能按標準化實現科學管理。因此要實現科學管理必須大力推行標準化。
五、標準化是推動高等職業教育學籍檔案管理發展的重要條件
檔案是開展業務活動的原始記錄，目前，在一些企、事業單位普遍存在管理不規范的問題，如案卷缺少卷內目錄、案卷標題及檔號不規范、組卷混亂，而且檔案利用利低、資源整合能力弱。針對這些薄弱環節，我們首先做到加強工作力度，認真梳理管理存在的問題，認真編研材料編撰，、突出全宗卷完善、計算機輸入三個重點，花大力氣進行認真整改。編研材料無論在數量上還是內容上都得到了不斷充實；其次，制定達標方案，落實責任人，我們要在對照檢查的基礎上，對需要改進和完善之處，逐條以書面形式列表分解，落實責任人員，并確定了完成期限；第三要重視建章立制，促進長效管理。我們要建立一系列檔案管理制度，涉及歸檔范圍、立卷要求、分類標準，移交手續、借閱、記錄、統計等各個方面，形成了一整套比較完整的檔案管理制度，同時，檔案員加強對達標方案落實情況的檢查，督促有關科室及時完成達標方案布置的工作。
二、加快數據準備推進檔案現代化管理進程
首先，要分清輕重緩急，循序漸進。檔案管理的重要目的是為社會所有，而實現計算機管理檔案的目的是為了提高檔案的利用率。檔案作為一個企業、一個部門特有的信息資源，具有獨特的應用價值。同時，綜合性檔案館在推行計算機管理的過程中，應先根據各全宗的重要程度，是否開放的情況對所有全宗進行排隊，將那些可以開放的核心檔案和社會利用率較高的檔案進行優先加工整理。這樣就可以加快檔案管理計算機的進程和提高社會利用率。其次，對于那些建館時間比較藏案卷多，不僅著錄工作量大而且復雜，如果沒有一整套規范化和科學化的工作程序與方法，會使計算機因數據準備不足而無法使用，甚至直接影響檔案管理工作現在花的進展速度。第三，分門別類，充分利用檔案原有基礎對于那些案卷基礎較好又具備全引目錄的案卷在著錄時可以直接在全引目錄上面分類標引而對那些特殊形式的檔案。如“房檔” “案件”等則可用計算機程序將人名.地址.時間用案卷目錄直接錄入，然后用計算機統一給出分類號。這樣分門別類地充分利用檔案目錄的原有基礎可以減少著錄環節，大大提高著錄速度。
三、高標準強化檔案管理工作
隨著現代化社會信息技術的飛速發展，高校的各項管理已走向現代化，檔案管理也面臨著新的發展方向。檔案工作規范化、標準化是實現管理現代化的重要環節，高校檔案管理作為檔案事業與為教學服務工作的一部分，更應加快現代化進程。高校檔案管理工作多年來由于沒有一個統一的歸檔標準，導致檔案整理過程比較混亂。《高校檔案實體分類法》給高校檔案管理注入了生機和活力，解決了長期以來沒有一個適合高校檔案工作特點的科學分類標準問題，打破了傳統檔案管理工作的模式，提出了科學、規范、標準的操作方式。國家教委辦公廳編著的《高等學校檔案實體分類法》和《高等學校檔案工作規范》自推行以來，對高校檔案工作確實起到了一定的推動作用。實踐證明，它具有明顯的可操作性，使檔案工作步入了一個標準化、規范化的軌道，將檔案事業引入了社會進步和發展的軌道，促進了高校檔案的科學管理。
一、實行高校檔案工作標準化、規范化的目的和意義
以實施《高校學校檔案實體分類法》、《高等學校檔案工作規范》為主要內容的高等學校檔案標準化、規范化的主要目的是：
（一）為了適應高等學校檔案工作發展的需要。多年來，特別是改革開放以來，高等學校檔案工作有了很大的發展，檔案工作規范化、標準化也越來越為檔案界所認識和重視，檔案門類由單一發展到多門類，數量越來越多，檔案干部隊伍素質越來越高，工作范圍越來越大，越來越復雜。總之，無論在速度規模方面，還是在檔案工作內涵、質量、效益、方法、管理的科學程度等方面都上了新臺階。但是，由于沒有一個統一的標準和規范，在高等學校檔案工作的概念、原則、技術方法、工程、程序、操作模式、檔號編制標識等方面基本上還是各行其是，各搞一套。
（二）為了適用科學管理和檔案工作現代化的需要。《中華人民共和國標準化管理條例》指出：“標準化是現代化的重要手段，是科學管理的重要組成部分。沒有標準化，就沒有專業化，就沒有現代化，就沒有高質量，搞速度。”
高校檔案工作的發展，組織由分散到綜合，結構由單一向多重，由封閉向開放，功能由保管向利用轉變，檢索由收購向計算機過渡，要實現現代辦公自動化，就必須有相應的基礎。沒有標準、規范化的實施，就不能實現現代化和自動化，也難以實現真正的科學管理。
(三)為了便于對檔案部門進行監督，提高檔案干部隊伍素質的需要。過去，高校檔案工作在培訓、指導、檢查監督方面沒有一個統一的要求，大都按照國家地方或者其他行業的要求去做，要么比較原則，要么主要從地方機關、企事業單位的實際出發所擬定，不完全符合高校的實際情況，而實行“高等學校檔案工作規范”的目的，就是要克服上述不足，使之有一個客觀的可供使用和操作性較強的統一標準規范，從而不斷提高檔案干部隊伍的素質。
二、標準化、規范化是實現檔案工作現代化的前提
建立完善的檔案管理工作制度，是檔案管理的有力措施和可靠保證，我校根據學校的現狀和需要，建立了檔案管理制度，完善了檔案管理規章制度，制定了《檔案管理人員守則》、《檔案保密制度》、《借閱檔案守則》、《檔案立卷歸檔制度》、《檔案保管制度》、《檔案室安全制度》，此外還編制了檔案分類方案和保管期限表，使學校的檔案工作有章可循，保證了檔案的質量。
在標準化與規范化的管理過程中，檔案管理要有目標、有程序、有措施，資料要完整，檔案要落實，檔案工作現代化就必須建立在先進技術、嚴密分工和廣泛協作的基礎上。檔案的形成必須由收集、整理、歸檔、登記、移交、傳遞等一系列環節組成。如果檢索工具各搞一套，符號、代碼混亂，標引著錄方法格式不一，內容平行重復，使用計算機聯網是無法實現的，那么計算機也好，縮微設備也好，其優越性就難以發揮出來，所以，現代化必須以標準化、規范化為基礎。現代化程度越高，越要標準化、規范化，反過來又會促進檔案管理的現代化。
（一）標準化和規范化是提高高校檔案工作科學管理水平的重要手段。科學管理包括檔案機構的高效化、管理工作計劃性、管理方法科學化、管理技術現代化，而這些都是以標準化、規范化為基礎的。為使學校檔案工作在共同語言、衡量準則、比較的基礎、評估依據等方面有一個統一的要求，避免無規可循，克服各行其是的弊端，國家教委制定了《高等學校檔案實體分類法》與《高等學校檔案工作規范》，從而結束了長期以來高校在檔案實體分類和業務建設諸環節不規范、不標準、各行其是的局面。《高等學校檔案實體分類法與高等學校檔案工作規范》一書把高校檔案劃分成黨群、行政、教學、科研、財會、基建、設備、產品、外事、出版十大門類，擬定了永久、長期和短期等，解決了很長時間沒有一個適合高校工作特點的科學分類標準和業務建設規范的問題，促進了高校檔案工作特點的科學分類標準和業務建設規范，促進了高校檔案工作的科學管理，加強了整體業務建設的深化。
