建筑企業檔案管理匯總十篇

序論：好文章的創作是一個不斷探索和完善的過程，我們為您推薦十篇建筑企業檔案管理范例，希望它們能助您一臂之力，提升您的閱讀品質，帶來更深刻的閱讀感受。

篇（1）

2文件檔案的實踐經驗

企業文件檔案管理工作經過實踐經驗，總結了一套工作流程、工作方法。如:文件立卷歸檔制度、文件檔案工作流程起點到完成，由文件檔案管理員立卷后交本企業檔案室保管。我國企業文件檔案單一的管理模式、以往過細的管理原則已經不適應現代企業的發展要求，束縛了企業文件檔案工作的發展。僵化的文件檔案管理與靈活的管理機制相矛盾。文件檔案是與企業密切相關真實的歷史，記錄了本企業的發展歷程，平時工作感覺不重要，但讓你查找時臨渴掘井那可不行，檔案工作不是一下子能做好的，做不好是無法補救的。對文件檔案的管理可以說是伴隨著人類社會的發展而產生、發展和完善的。我國的文件管理業經歷了一個漫長的發展過程。社會進入了一個嶄新的發展時代，國家經歷了翻天覆地的變化，我們的檔案事業也進入了前所未有的新時代，并且面臨了一系列的新情況、新問題和新挑戰。科學安排大力倡導開拓創新精神，進一步形成檔案工作氛圍，認真總結檔案工作的好經驗，用新的思路解決新情況新問題，健全制度不斷把關，加強管理意識，要求管理人員要有高度的工作責任感，良好的職業道德，辦事細心的工作態度，樂于奉獻的工作精神，掌握現代化管理技能，利用現代化整理檔案。才能使經濟效益和社會效益更加完美的結合，突出檔案資源建設和服務全局的重要性。

3電子文件檔案的管理

篇（2）

2規范管理

建筑施工企業在開展檔案管理工作時，要對于相關的檔案管理行為進行規范化操作，通過制定一個統一的標準來執行，可以有效地提高管理效率，實現規范化的檔案管理。一般來說，建筑施工企業的檔案分類可以分為文書檔案管理、聲像（照片、錄音、影像、獎牌、證書等）檔案管理、會計檔案管理、科技檔案管理（如科研檔案、工法、工程施工竣工檔案）等。不同的檔案類型要按照經營管理、行政管理、生產技術、科研技術、設備、會計、工程建設、特殊等不同類別進行管理，并且對于不同檔案的歸檔上要做好分類存放。對于檔案管理行為上，還要制定相關的存放、保密以及查閱條例，并嚴格遵守，從而有效地提高整個檔案管理工作的條理性和規范性，提高檔案的利用效率。檔案管理者要對企業檔案資料歸檔范圍的確定，制定企業檔案管理方面的規章制度，收集整理企業各類檔案資料，對檔案資料分類整理、裝訂、裝盒、編目錄、編案卷側面卷脊，按保管期限分類上架存放，同時編寫相應的檢索目錄。

3信息化建設

企業的檔案管理工作開展，需要與時俱進地進行創新和改進，引入信息技術，實現檔案管理信息化是現階段企業檔案管理工作的必然趨勢。檔案信息是企業技術進步和發展的重要信息資源，也是提高企業競爭力的關鍵。通過對信息化技術的應用，構建一個科學的檔案信息管理平臺，可以實現對信息的充分利用，并且高質量、高效率地對檔案信息進行匯總管理，提高了檔案服務水平。隨著辦公自動化系統的應用，電子檔案逐漸成為了檔案資料中的重要一種。通過檔案信息管理系統的應用，可以實現對電子檔案的安全保管，配合采用刻錄等方式，可以有效地提高檔案信息的安全性。對于一些重點、機密檔案管理上，檔案信息管理系統可以實現對權限的有效分配，實現了檔案保密的功能。

檔案管理工作中，紙質文件與電子文件的保存要做好共存與處理，在對紙質檔案歸檔的同時，也要做好電子文件的及時歸檔，對重要的紙質文件、實物文件通過掃描翻拍等手段進行數字化轉換。另外，檔案信息的管理上，要不斷地對檔案保管條件進行提高，并且對檔案信息的保管設備進行及時地更新與檢查，避免檔案信息被破壞。檔案信息的使用中，要做好相關的審批，保證查閱檔案人員的查閱經過嚴格的授權，并嚴格遵守相關的保密要求。信息化建設的過程，可以有效地將傳統檔案管理工作中的不足和局限進行改進，提高了管理效率，并且實現了檔案信息的高效利用。

4做好檔案服務

檔案管理工作的開展，其最終目的是為企業的經營生產提供服務。在檔案信息管理的過程中，也要重點關注對檔案信息的開發與利用。對建筑施工企業來說，檔案信息中包含了很多技術方面的信息，是企業施工過程中技術和經驗的匯總，是企業智慧的結晶，是眾多工程師的心血。在工程檔案的管理與利用上，對于一些圖紙、資料，檔案管理人員要進行科學地處理，并且及時地提供給相關部門進行利用。通過對于檔案的科學整理，可以有效地為企業技術創新提供科學依據。與此同時，很多榮譽、資歷、工程案例等檔案也是企業參與招投標中的重要籌碼。檔案管理者及時地將此類信息匯總交給相關部門，也可以提高企業的市場競爭力，提高業務部門的業務開展效果。檔案管理工作的服務對象是整個企業，工程檔案的管理和利用要具有一套標準的服務流程，不斷地拓展檔案的利用范圍，滿足企業各個部門對檔案資料的需求。

篇（3）

中圖分類號：G271文獻標識碼： A 文章編號：

近十幾年，在我國城鎮化、城市化的進程中，大量催生我國建筑業蓬勃發展，也是國民經濟三大支柱產業之一，為我國經濟做出了巨大的貢獻。同時也帶來一些問題和不足，比如建筑企業的檔案管理問題。建筑企業檔案管理是實踐、見證建筑企業發展、壯大的歷史軌跡，也是建筑企業發展的重要組成部分。怎樣、如何建設好、管理好、規劃好建筑檔案對建筑業的生存、發展、壯大具有極其重要經濟、文化意義。本文旨在分析我國建筑企業檔案管理過程中存在的一些問題和不足。并提出具體問題的具體對策。以便能更好的發展我國建筑業，為我們現實的生產、生活服務。

一、建筑企業檔案管理的意義

1、經濟意義

國民經濟三大支柱性產業之一的建筑業，對國民經濟做出了巨大貢獻，建筑企業檔案管理水平高低、質量好壞直接制約建筑行業發展，檔案管理是建筑企業發展的源泉。摒棄源泉的優劣無異于沙漠上行走。拋棄企業檔案管理來發展建筑企業經營就像無源之水，企業的制度性、科學性、規范性管理就舉步維艱。所以建筑企業檔案管理是首要的環節，對建筑行業生存、發展、壯大具有重要的經濟意義。

2、文化意義

一個強大、優秀的企業都有鮮明、富有個性的企業文化核心。建筑企業的文化核心是美感、責任、使命的集合地。一套完整、詳細、科學、持續的檔案管理能明證、審核過去從實地勘探、土地的征用、圖紙設計、施工合同簽訂、施工進程的情況。能夠表達過去的圖表、數據、各類報告、來往文書的真實性。能夠見證竣工驗收合格和聳立的建筑物。企業每位員工面對企業的發展歷程以及自己最終的作品時會油然而生激發出責任感、使命感、歸宿感。

二、 建筑企業檔案管理存在的問題和不足

1、政府方面

大多數企業檔案管理的具體行為實施者是企業本身或其他途徑，企業在專業化、技術化、規劃化、信息化有別于一般的政府機關、事業單位的檔案管理。企業依照法律、法規進行自己內部事務的管理和操作。然而各級住房和城鄉建設主管部門政府對建筑企業檔案管理的意識缺乏，抱著“事不關己、高高掛起”的心態，多一事不如少一事的處事原則。在面對重大的工程出現質量、失誤時急于相互推諉、相互扯皮，甚至急于劃清責任，以便逃脫責任。

2、建筑企業方面

建筑企業自身的特點決定企業的特殊性。建筑企業跨度大，涉及面廣，強度大的特點決定檔案工作、管理具有持續性、繁瑣性、復雜性和艱巨性、挑戰性。再者企業領導對檔案管理重視程度不夠，具體投入經費不夠。具體方面表現如下：

1）建筑企業檔案的收集難度大

建筑企業檔案的收集難度大是不爭的事實，首先由于涉及的時間、地點，人物面廣等客觀因素，在實際操作上檔案的收集、整理以及歸檔具有相當大的難度。其次建筑企業部門之間、企業之間、企業與相關部門之間缺乏及時、有效的溝通與合作，使企業資料缺失、不完整，甚至重要的資料信息不對稱，鬧出笑話。最后檔案不僅是對建筑物本身關聯的一些顯而易見的收集，比如圖表、數據、文字等等。而且還對一些隱藏的工作、比如地下，墻體內的不可看見的工作的收集。正因為這些不確定的因素增加收集、整理，歸檔的難度。

2）建筑企業檔案的管理水平、質量不高

首先建筑企業檔案管理者水平良莠不齊，專業水準不同，管理人員檔案意識淡薄。目前建筑業市場競爭異常激烈，檔案管理者跳槽現象嚴重，企業缺乏對管理者強有力的保障。檔案管理質量不高，經常出現手寫、復印件、任意篡改，沒有統一的規章制度，顯得無序、林亂、繁雜的缺點。

3）建筑企業對檔案管理的經費投入不夠

在目前的形勢下，“重建設，輕管理”，“重現在，輕未來”等“近視眼”行為日漸凸顯，企業不擇手段使利益最大化問題突出。為了盈利，使出各種怪招降低生產成本，提高經濟、社會效益。這種現象必然導致企業壓縮經費的開支，自然對檔案的管理和投入捉襟見肘，檔案管理者積極性、主動性受到重創。

三、 建筑企業檔案管理的對策

1、加大政府對建筑企業檔案管理的監管力度

各級住房和城鄉建設主管部門應該加大對建筑企業的監管力度，兩手都要硬，即扮演好政府監管裁判的角色，又要扮演好指導、參與檔案管理運動員的角色。各級住房和城鄉建設主管部門依照《檔案管理法》、 《建設工程質量管理條例》等法律法規依法行政、嚴格執法，在法律、法規框架下促使企業進行檔案管理、使之逐步形成制度化、科學化、規范化、信息化。

2、建筑企業自修內功，逐步提升檔案管理水平、質量

1）企業加強管理者的技能、技術的培訓工作，特別是信息化管理檔案的培養。不管是建筑業專職檔案管理人員還是兼職檔案管理人員都應一視同仁，通過檔案業務學習，逐漸提高檔案人員的自身業務素養和管理水平，采用行之有效的方法收集、管理好檔案。

2）建立、完善信息化檔案建設，發展無紙化，電子檔案，及時、準確更新檔案的的數據信息，包括文字、圖像、聲音等其他無形的介質，保證能長期、穩定、持續的保存檔案的真實性。

3）加大對檔案管理經費的投入，包括場地、設備、器材的購買，添置，更新。建立、健全領導責任制，權責分明，明確分工，分層落實，對檔案管理獎罰分明。

總之，建筑企業檔案管理是一項系統工程，它既有長期性又有艱巨性的特點。檔案管理好壞直接、間接衡量建筑業企業自身管理水平的高低。企業生存、發展、強大，必須解決源頭之水——檔案管理，這樣才能貢獻國民經濟，才能服務于生產、生活的需要。

參考文獻：

[1] 劉宇平, 劉柳煉. 當前建筑施工企業檔案管理工作的現狀分析[J]. 廣東科技, 2009, (12): 39-40.

篇（4）

2當前施工企業工程檔案管理的現狀

2.1庫房不足

檔案庫房不足是當前建筑施工企業工程檔案管理中所面臨的最主要的問題之一。雖然大多數擁有特級或者一級總承包資質的建筑施工企業都擁有較完備的辦公設施，卻很難在有限的辦公用房中再騰挪相當部分的辦公場地用于存放和管理工程檔案。多數企業的工程檔案都是和公司的文秘、行政檔案一道被擠在狹小而擁擠的空間里，更難以進行有效的保護和管理。而對于這些企業的下級分公司或者工程項目部而言，多數單位的工程檔案庫房甚至為零。這些都為工程檔案的收集、管理、使用造成了很大的影響。

2.2缺乏檔案意識

對施工企業而言，普遍存在著重施工生產輕檔案管理的現象，這也是造成上述檔案庫房不足，甚至沒有檔案庫房問題的原因。很多建筑施工企業沒能形成工程施工和工程檔案“兩手抓兩手硬”的責任意識，使得本應始于工程開工終于工程竣工的檔案收集、整理、移交、存檔等工作不能與工程施工同步，從而造成了工程檔案管理流于形式疲于應付檢查的被動局面。

2.3信息化工作滯后

檔案的生命在于應用，而要防止工程檔案不至于長眠于庫房的一個最有效的方式就是提高檔案的信息化程度。目前，大多數建筑施工企業的工程檔案在信息化建設方面比較落后，在案卷檢索、材料編研、信息傳遞、服務手段、項目協作等方面均難以有效利用。不少企業雖然花高價購買了檔案管理系統，但卻沒人用、不會用，甚至一邊是計算機操作，一邊仍是手工操作等現象依然存在。

3工程檔案管理信息化的意義

對于工程建設來說，保證工程質量等級是工程企業的頭等大事，而施工檔案能夠準確反映工程施工的全過程，作為工程質量等級查驗和評定的重要依據，也是后期工程進行擴建或者是修改的非常重要的資料。在工程完工并投入使用以后，可能由于施工中存在質量隱患或施工單位后期養護工作不到位導致工程使用質量下降，使用年限縮短。為了彌補這些缺陷，施工單位就必須認真查閱施工檔案信息，工程設計人員和技術規劃人員也要按照施工檔案所記錄的信息了解整個工程的布局和走向等，從而做出正確的決策，采取有效措施進行補救，此外檔案管理還能夠完整反映出施工企業的管理水平。但是在實際施工中我們依然能夠發現有很多施工企業的檔案管理建設不完善，存在不少問題，例如施工記錄過程不真實、不規范，導致檔案的參考價值、憑證作用無從談起；施工檔案信息的搜集與整理不及時，而且施工進度與施工資料脫節，缺乏時效性；在進行原材料試樣試驗時，材料的選擇缺乏代表性；施工資料的橫向與縱向關聯不密切等等。這都在很大程度上影響了施工企業的綜合性發展。如今信息化技術的發展帶動了檔案管理信息化的發展建設，為了有效提高施工企業的檔案管理水平，減少質量缺陷，延長工程使用年限，提高施工企業綜合管理水平，企業必須高度重視檔案管理信息化建設，緊跟時展步伐，讓檔案管理信息化建設為工程管理發揮最大效用。

4實施工程檔案管理信息化的措施

4.1提升對工程檔案管理信息化建設的認知

對于檔案管理信息化工作來說，檔案工作人員的工作態度和自己對檔案管理信息化建設的認識與理解會在很大程度上影響工作效率和質量，因為檔案管理工作人員是檔案信息化建設的中堅力量，如果他們在觀念上沒有意識到檔案管理信息建設的重要性，工作主動性不強，勢必會影響到檔案管理信息化建設的有效性。因此加強檔案管理人員對管理信息化建設的重要性認識和理解，讓他們從思想上重視檔案信息化管理，進而轉化為自身行動，才能夠盡職盡責做好工程檔案管理的信息化建設工作。

4.2主動推進施工檔案管理信息化進程

（1）拓寬檔案信息化管理的思路。對于檔案管理來說，其最終目的是為社會大眾服務，作為施工企業的檔案管理部門和檔案管理人員，在始終堅持為大眾服務的思想前提下，積極拓寬工作思路，改變以往的檔案管理方式。以信息技術為依托，創新信息化管理方式，不僅要注重維護檔案資料的完整性，對其進行精心保護，也需要加強對檔案信息的利用，讓更多人了解檔案信息管理的內容，以最大限度地發揮檔案管理的作用。近年來我國的信息技術水平不斷提升，檔案管理方式也發生了很大變化，以往手工式的管理逐步向現代化管理轉變，并注重信息化建設，這也對檔案管理人員的管理技能與專業知識提出了更大的挑戰，自身要不斷提升綜合能力，不能夠停留在傳統的檔案保管員水平上，要積極利用檔案為企業發展服務。而加強施工檔案管理的利用能夠為工程質量提供有力保障，對于工程管理來說具有非常重要的意義。（2）提高檔案信息管理水平。信息技術的快速發展和電子政務的積極推進，檔案管理信息化建設成為檔案管理未來的發展趨勢。為了有效提高檔案管理水平，施工企業檔案部門應該建立企業局域網，并購置光盤刻錄機、計算機以及掃描儀等軟件設備，為檔案管理提供有效工具。多種多樣的計算機管理軟件為進一步推進檔案管理信息化建設提供了有利條件。檔案管理軟件的選擇非常重要。一是因為電子文件是檔案管理軟件的工作對象，合適的檔案管理軟件不僅能夠對電子文件進行有效的整合與開發，還能夠為檔案管理形成單位和社會創造效益。二是因為一般檔案管理軟件的安全系數都比較高，都帶有密碼設置、訪問受限等功能，從而為電子文件信息安全提供了有效屏障。三是因為檔案管理軟件具有智能、便捷、高效、全面等多種優點，能夠大大提高檔案管理信息化建設的效率。

4.3強化工程檔案管理信息化工作的制度建設

建立適應工程檔案管理信息化工作的制度是工程檔案管理信息化的重中之重。國家要出臺專門的有關工程檔案信息化的制度、標準。只有在檔案管理制度上推陳出新，制定出符合時展，符合信息技術發展規律的制度和規范，才能確保在實際的工程檔案管理中，各施工、設計、監理等個單位能夠按照制度和規范的要求將各種文件、材料、圖紙等進行分門別類的整理和歸檔，并及時利用多媒體技術上傳企業工程檔案管理系統，在確保檔案資料完整的同時，也便于工程建設者和決策者對項目過程進行全程監控，從而進一步提高工程檔案的綜合運用水平。

篇（5）

工程項目的獨特性、整體性、多方參與性、周期性、動態性等特點，決定了工程項目檔案具有專業性強、成套性強、形成分散、階段性強、變更頻繁、種類多樣等特點。

1.1專業性強

每一項工程項目都有自身的獨特性，需要與之適應的專業的參與，因而是一項專業性和技術性很強的工作。就鐵路建設項目而言，其涉及的專業技術活動主要是建筑施工活動，整個項目涉及勘察、設計、基建、科研、設備安裝等活動。因而，項目文檔作為項目建設開展的記錄材料，相應地具有鮮明的專業性特征，不同專業的技術文件不能混淆在一起。

1.2成套性強

成套性是工程項目檔案的重要特點，因而在項目文檔的收集整理中要力求做到齊全完整。工程項目檔案的成套性特點是由建設項目的整體性決定的。對于一個具體的建設項目而言，項目從最初的立項、審批、招投標到設計、施工、竣工，是一個完整的過程。項目文檔真實地記錄了這個過程，具有成套性。具體來說，項目文檔包括項目前期文件、項目設計文件、項目施工文件、項目監理文件和項目竣工驗收文件等一系列的材料，這一系列材料共同反映了建設項目的全貌。施工技術文件一般從部分到整體的按分項、分部、單位工程積累。施工企業在建設項目中主要作為施工方參與，在施工活動中本身也存在文檔完整性管理的要求，同時所產生的施工文件也是項目文件總體的重要組成部分，應有效地做好施工技術文件的積累工作，從而保證施工文件本身乃至整個建設項目的成套性。

1.3形成分散

建設項目本身也是一個龐大的工程，涉及的單位和部門多，具有多方參與性，使得項目文檔的形成具有分散性。這種建筑施工企業工程項目檔案管理需求探析楊啟燕（中國鐵建股份有限公司檔案館）分散性體現在兩個方面：一是項目文檔形成于多方，如建設單位、勘察設計單位、施工單位、監理單位等；二是項目文檔散存在各方的相關職能管理具體實施部門，如行政部門、計劃財務部門、技術部門等。分散性特點對項目文檔的管理是一個巨大的挑戰，不僅要求參與方的文檔專職人員做好本方的相關文檔的收集整理工作，還要求承辦方總攬全局，確保各方文檔都符合要求。

1.4階段性強

建設項目的時間跨度長，具有一定的生命周期，整個項目的開展包括施工組織設計、變更設計、工程施工、工程試驗、竣工驗收等階段，從而在每一階段都形成了大量的項目文檔。因而，從宏觀上看，建設項目文檔具有階段性的特點。只有在項目實施的每一階段，有針對性地同步管理好項目文檔，才能避免因建設項目周期長、項目文檔數量大而導致的項目文檔脫節、管理不到位的情況。此外，不同階段的文檔具有不同的特點，同時相互間又有密不可分的聯系，這就需要對不同階段的文檔有針對性地進行整理分類，同時保持不同階段的文檔間的有機聯系。

1.5變更頻繁

建設項目從提出到開工、建設、試運行、驗收，到之后的維護與拆除，一直處于動態之中。項目文檔因項目的動態性而具有可變性。如在項目施工過程中，經常出現變更設計，需要對施工設計文件進行修改和補充，以適應施工要求；在項目使用和維護階段，隨著使用部門的需要及生產經營的轉變，其所有權性質、結構等方面也有可能發生相應的變化，從而引起建設項目文檔的變化。可變性是建設項目文檔不同于其他文檔的顯著特征，只有保持項目文檔與項目的同步變化，才能確保項目文檔的準確與完整。

1.6種類多樣

建設項目文檔具有多樣性的特點。首先，在載體上具有多樣性。建設項目文檔的載體，不僅有傳統的紙質載體，還有感光材料、磁介質、光盤等。載體的多樣性，使得項目文檔呈現出紙質文件、圖紙、照片、錄音錄像文件、縮微品、電子文件等多種形態。其次，在內容上具有多樣性。建設項目文檔反映了建設項目活動的開展，而建設項目的開展涉及到行政、財務、技術等部門，從而形成文書、會計、技術多類文檔。建設項目文檔的多樣性，反映了項目文檔管理工作的繁雜性。項目文檔管理工作應注重對各種載體和各種內容文檔的收集整理。

2傳統建設項目文檔管理方式存在的問題

由于建設項目文檔的專業性強、成套性強、形成分散、階段性強、變更頻繁、種類多樣等特點，對建設項目文檔的管理工作提出了較高的要求。然而，傳統的項目文檔管理方法是一種分散的、封閉的、靜態的、手工的方法，存在很多問題，難以實現高質量的項目文檔管理，這在一定程度上影響了項目的實施與維護。具體來說，傳統的文檔管理存在以下四個方面的問題。

2.1手工管理效率低下、準確性差

傳統的項目文檔管理工作都是采用手工方式，即文檔形成、收集、整理、檢索等工作都是單純地由人工進行操作和管理，效率低下。然而，建設項目文檔數量巨大，又受人、財、物方面的限制，這無疑是對建設項目文檔管理工作的雪上加霜。即使配備充足的人、才、物，也無法從根本上改變傳統文檔管理工作的低效率狀態，此外還有過分占用資源之嫌。建設項目施工文件的載體為紙質，在傳統項目管理模式下完全由人工來填寫，但文件形成與整理過程中因紙質、筆墨、計算、簽名、報表順序、保管等造成的錯誤時有發生，使施工文件的規范性和準確性受到影響。有的項目存在施工員或測量員等第一填表責任人不按照觀測測量的現場記錄進行填表，如分項工程驗收評定表的數據與測量記錄表數據不一致，而復核人與相關負責人不認真檢查核對就隨意簽名過關的情況時有發生。同時一些建設項目，也發現存在施工與監理方有關責任人在施檢表格簽名欄代簽冒簽現象。個別施工單位人員還存在違規更改檢測數據的情況，甚至還發現監理平行實驗與抽檢資料存在數據不準確的現象。

2.2項目文檔收集不全

建設項目涉及的責任者眾多，周期長，因而，項目文檔工作無論是在橫向的責任者維度上，還是縱向的時間維度上，都處于分散的狀態，這在很大程度上造成了項目文檔的收集不全。從橫向來看，建設項目具有多方參與性，參與方資質不一，對于項目文檔工作的意識水平也有高有低。有的參與方忙于項目建設，平時不注意工程資料的收集工作，到了工程結束后才應付竣工驗收，造成文檔的缺損；有的參與方對于應收集的文檔沒有明確的認識，對各種內容和各種載體的項目文檔的收集不全不準確，造成文檔的遺漏。從縱向上來看，建設項目不是一蹴而就的，項目從最初的提出到竣工，以及后期的維護，要經歷一個漫長的過程，與之同時，項目文檔工作也有了很長的時間跨度。在這個漫長的過程中，稍有疏忽，就會造成“空檔”，導致項目文檔的收集不全。

2.3文件管理滯后，文件變更不同步

工程實踐中，施工文件編制多嚴重滯后于工程實際進度，沒有做到同步編制歸檔，使施工文件的真實性難以保證。由于建設項目從開工到竣工驗收的時間跨度比較長，施工單位從文件形成到匯總整理的時間跨度也大，施工文件長期散存在各施工單位手上，客觀上存在各種利益考慮下施工文件散失或被篡改的可能，個別項目甚至發生過因為工程款糾紛，分包單位扣留應歸檔施工文件的情況。項目文檔是項目建設的記錄文本資料，只有保持與項目建設的一致性，才具有真實性、可追溯性，才能為日后維護企業的合法權益提供可靠的依據。然而，傳統項目文檔工作的封閉性導致的溝通不暢，卻給項目文檔的“真實性和可追溯性”帶來了嚴重的影響。在項目施工過程中，經常會出現變更設計的情況，項目文檔管理人員只是被動地接收和埋頭整理，無法對建設項目的變更情況進行跟蹤和檢查，就無法了解項目的變更情況，不能及時對相關施工文件進行修改和補充，從而導致項目文檔的“失真”，不能在關鍵時刻發揮應有的憑證和參考作用。

2.4項目文檔不規范，質量管理難度大

建設項目的多方參與性與文檔管理人員的業務水平不穩定性，導致了項目文檔的不規范。多方參與，對于項目文檔管理工作的協調性有較高要求。施工單位內部相關部門和人員相互間的溝通協調、銜接不夠，使得各方對于項目建設文檔管理的要求不一，影響了項目文檔的規范性。建設項目的文檔管理人員的穩定性與素質直接影響著項目文檔管理工作的規范性。由于有的參與方的項目文檔管理人員流動性大，或未設專職的文檔管理人員，只是由兼職人員或在項目完工后臨時抽調人員整理項目文檔，這就無法保障項目文檔管理人員的素質符合要求，從而造成項目文檔的不規范。由于施工文件收集整理的工作量較大，各單位的人力投入相對不足，造成文件和施工進度不同步的現象，進一步使質量管理流程“施工自檢工程報驗監理復檢質量認可”失去意義。資料整理的滯后勢必又導致工程質量評定工作的進一步滯后，質量評定的二次填表與計算也增加了評定工作中的錯誤，質量評定的滯后反過來又影響了建設單位對施工質量進行及時的監控。鐵路建設項目點多線長面廣，無法依賴施工、監理或建設單位任何一方去實施全面的施工質量控制，而施工文件作為施工狀況的真實記錄與實際反映，應該成為施工質量控制非常重要而有效的管理工具，這部分文件在項目竣工驗收后，還將長期成為項目后評價乃至應急搶險時最需要的檔案依據與法律憑證。由此可見，傳統的項目文檔管理方法無法滿足項目文檔管理的需求，需要我們建立一種全新的視角，采用先進信息化技術來彌補其不足，針對項目文檔的特點，有的放矢地做好相關的管理工作，為建設項目的開展和維護起到信息支撐的作用。

3建設項目檔案管理需求

根據上述的問題分析，可見施工文件質量面臨著諸多挑戰。如果施工文件的形成和交換仍然停留在手工模式下，則數據準確性欠佳、孤立存儲、施工文件與工程不同步、無法有效輔助項目分析管理的現狀就無法改善，施工文件就會陷入為了編制而形成、為了驗收而存檔的困境。為了避免這些問題，施工單位項目檔案管理應滿足以下需求：高效智能的現場記錄管理、項目文檔全過程管理、項目文檔動態化管理、項目文檔規范化管理。

3.1高效智能的現場記錄管理

施工原始記錄是施工過程、施工工藝及施工質量控制情況的真實反映，由施工員在施工現場據實填記，不得追記補改，是質量保證與追溯的重要依據。然而由于資料員和兼職檔案員所具有的檔案管理專業知識有限，且工作量往往較大，其手工整理、著錄等工作不夠規范、準確，而且有可能面臨科學、合理組卷、擬訂案卷標題等挑戰。利用項目文檔管理系統代替資料員和兼職檔案員做部分工作，將部分文檔管理活動自動化、智能化，不僅可以提高工作效率，而且有助于提高文檔管理的規范性和準確性。

3.2項目文檔全過程管理

為保證施工文件質量的完整、準確、安全、有效，要求對施工文件進行全生命周期管理，即從文件及其數據的采集、形成到交換、歸檔實行全過程管理。對大量施工原始記錄、質量檢驗、工程監理、驗收評定等各方面的數據的處理，要能夠實現對質量事故的記錄與跟蹤，類似事故報告、統計分析等均可通過網絡直接進行，以便工作效率得到極大提高，保證質量管理。

3.3項目文檔動態化管理

應用信息系統并不能自動解決所有問題，還必須建立在工程項目自身的全程動態管理基礎上。按照國家建設項目文件歸檔質量控制要求，需要按照“三納入”與“四同步”要求。從前端控制的角度，“三納入”是指把建設項目文件材料的形成、積累和歸檔納入領導工作議事日程和工作程序，納入各項工作計劃，納入有關人員的經濟責任制或崗位責任制。從全程管理的角度，“四同步”是指下達項目開工任務與提出施工文件材料要求同步，檢查項目計劃進度與檢查施工文件材料的形成情況同步，驗收、評定工程項目與驗收、評定施工文件質量同步，工程款支付與檔案部門出具歸檔情況證明材料同步。

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中圖分類號:F284文獻標志碼:A文章編號:1673-291X(2009)15-0198-02

建筑施工企業工程項目多、施工工期長、涉及面廣,工程檔案從現實材料到立卷歸檔有一個漫長的周期,檔案工作成效和質量難于保證,也拉長了建筑企業從工程開工到工程竣工的經濟周期,影響了建筑企業的經濟收益。如何有效開展工程項目施工現場的檔案工作,促進建筑企業合情合理合法獲取最大限度的經濟效益,是困擾建筑施工企業管理工作的難題之一。結合在建筑企業的工作實踐,筆者認為,要做好工程項目施工現場的檔案管理工作,爭取企業經濟效益,必須準確把握和執行法律法規及管理規范,切實做到“及時學習領會”、“認真貫徹落實”、“切實嚴格執行”三個方面。

一、及時學習領會好法律法規和行業規范,為企業獲取經濟效益提供信息支持

建筑施工企業有其特殊的行業特點,加之建設工地分散、點多面廣,給工程檔案的收集、整理增加了困難,企業開展檔案管理工作的難度不小,給企業爭取經濟效益增加了難度。

建設項目的報建、開工、施工、結算、驗收等各個環節,以及建設工程竣工資料的編制、結算的確認、建設項目的創優申報都離不開工程資料。工程項目的質量保修、經濟糾紛的處理與解決,建筑施工企業的生存、發展和壯大,同樣離不開工程資料。建設項目施工過程中的資料積累,形成了建筑企業的工程檔案。從一定的意義上來說,工程檔案對于建筑施工企業的生產管理全過程,都起到至關重要的憑證和證據作用。如果工程項目施工現場的檔案管理工作存在問題,例如,檔案收集不及時、歸檔不完整等等,勢必造成工作重復,影響工期,增加工程成本。

檔案法律法規和管理規范,是政府和建設、檔案主管部門對建筑企業檔案管理工作的強制要求,同時也是企業開展檔案工作的指引。法律法規和行業規范,可以使檔案管理工作規范化和常規化。因此,學習好、領會好檔案法律法規和行業規范,是做好建筑施工企業檔案工作的關鍵。對于每一個檔案管理文件或行業規范的出臺,我們都要認真研讀,加強理解,準確領會把握規范、制度和管理文件的主要內容及其精神要點。企業和檔案工作人員只有正確領會、透徹理解了法律法規和管理規范的實質,才有可能正常開展工作。

首先,建筑施工企業的檔案工作人員要及時知悉檔案法律法規的頒布和行業規范的實施,及時開展工作。其次,企業在具體執行法律法規和行業規范過程中,要結合企業的實際,落實貫徹文件的具體部署。在施工過程中,要求報送的資料必須及時報送,應該備案的資料必須及時備案。由我司總承包施工建設的廣東電信廣場,在多年的施工建設過程中,先后經歷了三次工程檔案歸檔標準的變更。每一次工程檔案歸檔標準變更后,項目部都及時組織檔案工作人員學習領會和理解新標準,并根據新標準的要求進行工程檔案的編制、備案和歸檔,確保了三次工程檔案歸檔標準變更的順利過渡和實施,檔案管理工作中減少了大量的重復工作,為企業節省了不少的人工成本,爭取到了可觀的經濟效益。

二、認真貫徹落實好法律法規和行業規范,為企業獲取經濟效益提供政策保證

做好建筑施工企業檔案管理工作,在學習領會檔案法律法規和行業規范的基礎上,還必須抓緊抓好檔案法律法規和行業規范在實際工作中的貫徹落實。建筑施工企業和檔案工作人員要把握好重點,了解檔案管理部門及建設主管部門出臺管理文件或規范的目的和要求,認真做好檔案法律法規和行業規范的傳達貫徹和落實工作。在工程資料收集和工程檔案管理工作中,檔案工作人員要以檔案法律法規和行業規范作為開展工作的依據。在施工現場的具體工作實踐中,要使檔案管理部門及建設主管部門出臺管理文件或規范的目的和要求真正體現、落實在管理的每一個環節,力爭工程資料收集和歸檔一次成功,為順利推進下一階段的工程施工創造條件,減少誤工、延期等不利因素造成的工程成本,為企業爭取時間、創造效益。

貫徹落實檔案法律法規和行業規范,建筑施工企業和檔案工作人員還要緊緊圍繞企業生產管理這一中心,結合施工現場的實際條件,充分發揮人的能動性和積極性。要克服工作中的困難,嚴格貫徹落實檔案法律法規和行業規范,不打折扣,保證工程資料和檔案工作的質量。要力爭施工現場工程資料一次合格,減少重復工作,為工程竣工后的項目創優、工法申報、企業資質申請等工作打好基礎,為企業創造間接利潤,獲取經濟效益。

貫徹落實檔案法律法規和行業規范,不僅要依靠發揮檔案工作人員的工作能動性和積極性,還要有檔案組織機構的推進和監督。設立專門的檔案管理部門,配備檔案管理兼職人員,是比較符合建筑企業檔案管理工作的做法。一方面,建筑企業的生產管理基本上在施工現場進行,90%以上的工作量可以在施工現場完成。另一方面,建筑施工企業有其便利條件,就是按照施工現場人員配備要求及工程資料收集歸檔的工作需要,施工現場都配備了專職的資料員。按照一人兩職責的要求,將專職資料員設置為兼職檔案工作人員,要求資料員在做好施工資料的同時,按照檔案法律法規和管理規范,做好工程檔案的收集歸檔工作。作為國有大型建筑企業,我司設立了專門的綜合檔案室,負責工程資料及工程檔案工作的開展、推進和監督工作。在人員設置上,綜合檔案室只設專職檔案工作管理人員一名,其他全部均為兼職檔案工作人員(即在施工現場的資料員)。這也是我司結合企業具體實際,貫徹國家檔案集中統一管理基本原則而建立的一種檔案工作管理模式,它符合建筑企業業務工作的特點和需要,減少了檔案歸檔過程中的重復工作。實踐證明,我司的做法,較好地促進了施工現場的資料收集和工程檔案管理工作,為企業節約了大量的人工成本,間接創造了經濟效益。

三、切實嚴格執行好檔案法律法規和行業規范,為企業獲取經濟效益保駕護航

工程資料的準確性,對于工程施工過程及生產管理的重要性不言而喻。工程資料特別是工程檔案上的錯誤,對于施工企業將會是毀滅性的打擊。因此,建筑施工企業要在及時學習領會、認真貫徹落實的基礎上,至關重要的一點,就是必須切實嚴格執行檔案法律法規和行業規范。也只有這樣,法律法規和管理規范的威力及作用才能充分發揮,否則就會成為一紙空文。因此,起著推動和監督作用的檔案管理部門,要對工程資料嚴格把關,做好審核工作,并將相關資料及時歸檔。建筑企業要根據建筑形勢的發展變化,根據檔案管理的工作要求以及施工現場的實際,不斷調整工作方式方法,針對工作中出現的新問題,要采取新思路、新辦法、新措施加以解決。

切實嚴格執行檔案法律法規和管理規范,為企業爭取經濟效益,一是要注意處理好生產管理與檔案工作的關系。建筑企業的生產管理與企業開展檔案管理工作是異途同歸的兩個方面,兩者相得益彰、互為促進。以檔案法律法規和管理規范為工作依據,做好、管好施工現場檔案資料管理工作,正確處理好企業生產管理與檔案工作管理的關系,不僅不會削弱企業生產管理的力度,而且有助于促進企業的生產管理工作,促進企業“向管理要效益”。

二是要注重發揮好工程檔案資料的真實憑證的作用。施工現場的檔案管理工作,要以檔案法律法規和管理規范為依據,為工程項目管理提供準確數據,及時有效地為企業生產、經營和管理服務。工程檔案資料具有參考借鑒價值,對工程技術的推廣和應用有啟迪助推作用。如,在生產管理過程中甲乙雙方就工程量產生意見分歧或發生經濟糾紛、合同糾紛,工程檔案還可作為原始憑證,為建筑企業“作證”,作為甲乙雙方確認工程量的證據,為企業爭取經濟效益。

三是要高度重視信息技術環境下檔案信息的安全工作。要抓緊抓好檔案法律法規和管理規范學習和貫徹落實,抓好檔案工作隊伍的教育管理和檔案崗位責任制的落實。對于特殊的工程項目特別是軍事、銀行等保密工程,要加強對檔案工作人員的保密意識教育,增強人員責任意識,不斷推進檔案管理工作制度化和規范化,切實做好特殊工程資料的收集、歸檔和保密工作。避免因工程泄密或工程檔案資料泄密,造成不必要的法律訴訟成本,間接為企業爭取經濟效益。

四是要加強與建設主管部門和檔案管理部門的工作溝通,做好與質監、安全、建協等部門的溝通和聯系。按照各專項工程的要求,以檔案法律法規和管理規范為標準及依據,分類做好消防、城建等分項資料,及時收集整理歸檔,為工程項目的分步分項驗收及早做好準備工作,減少因分步驗收緊急做資料趕任務而發生的加班工資,減少人工費用。

在現行的建筑企業運作機制下,企業檔案管理特別是施工現場的檔案管理工作不能循規蹈矩、墨守成規,必須在學習領會好、貫徹落實好、高效執行好檔案法律法規和行業規范的基礎上,及時解決施工現場檔案管理工作中的實際問題,不斷深化創新管理方式方法,推進管理工作逐步發展完善,一定會扭轉施工現場檔案管理工作的被動局面,建筑企業獲取最大經濟效益的目標一定會得以實現。

參考文獻:

[1]陳作明.檔案學研究中若干問題的思考[J].浙江檔案,1996,(9).

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工程項目的獨特性、整體性、多方參與性、周期性、動態性等特點，決定了工程項目檔案具有專業性強、成套性強、形成分散、階段性強、變更頻繁、種類多樣等特點。

1.1專業性強

每一項工程項目都有自身的獨特性，需要與之適應的專業的參與，因而是一項專業性和技術性很強的工作。就鐵路建設項目而言，其涉及的專業技術活動主要是建筑施工活動，整個項目涉及勘察、設計、基建、科研、設備安裝等活動。因而，項目文檔作為項目建設開展的記錄材料，相應地具有鮮明的專業性特征，不同專業的技術文件不能混淆在一起。

1.2成套性強

成套性是工程項目檔案的重要特點，因而在項目文檔的收集整理中要力求做到齊全完整。工程項目檔案的成套性特點是由建設項目的整體性決定的。對于一個具體的建設項目而言，項目從最初的立項、審批、招投標到設計、施工、竣工，是一個完整的過程。項目文檔真實地記錄了這個過程，具有成套性。具體來說，項目文檔包括項目前期文件、項目設計文件、項目施工文件、項目監理文件和項目竣工驗收文件等一系列的材料，這一系列材料共同反映了建設項目的全貌。施工技術文件一般從部分到整體的按分項、分部、單位工程積累。施工企業在建設項目中主要作為施工方參與，在施工活動中本身也存在文檔完整性管理的要求，同時所產生的施工文件也是項目文件總體的重要組成部分，應有效地做好施工技術文件的積累工作，從而保證施工文件本身乃至整個建設項目的成套性。

1.3形成分散

建設項目本身也是一個龐大的工程，涉及的單位和部門多，具有多方參與性，使得項目文檔的形成具有分散性。這種分散性體現在兩個方面：一是項目文檔形成于多方，如建設單位、勘察設計單位、施工單位、監理單位等；二是項目文檔散存在各方的相關職能管理具體實施部門，如行政部門、計劃財務部門、技術部門等。分散性特點對項目文檔的管理是一個巨大的挑戰，不僅要求參與方的文檔專職人員做好本方的相關文檔的收集整理工作，還要求承辦方總攬全局，確保各方文檔都符合要求。

1.4階段性強

建設項目的時間跨度長，具有一定的生命周期，整個項目的開展包括施工組織設計、變更設計、工程施工、工程試驗、竣工驗收等階段，從而在每一階段都形成了大量的項目文檔。因而，從宏觀上看，建設項目文檔具有階段性的特點。只有在項目實施的每一階段，有針對性地同步管理好項目文檔，才能避免因建設項目周期長、項目文檔數量大而導致的項目文檔脫節、管理不到位的情況。此外，不同階段的文檔具有不同的特點，同時相互間又有密不可分的聯系，這就需要對不同階段的文檔有針對性地進行整理分類，同時保持不同階段的文檔間的有機聯系。

1.5變更頻繁

建設項目從提出到開工、建設、試運行、驗收，到之后的維護與拆除，一直處于動態之中。項目文檔因項目的動態性而具有可變性。如在項目施工過程中，經常出現變更設計，需要對施工設計文件進行修改和補充，以適應施工要求；在項目使用和維護階段，隨著使用部門的需要及生產經營的轉變，其所有權性質、結構等方面也有可能發生相應的變化，從而引起建設項目文檔的變化。可變性是建設項目文檔不同于其他文檔的顯著特征，只有保持項目文檔與項目的同步變化，才能確保項目文檔的準確與完整。

1.6種類多樣

建設項目文檔具有多樣性的特點。首先，在載體上具有多樣性。建設項目文檔的載體，不僅有傳統的紙質載體，還有感光材料、磁介質、光盤等。載體的多樣性，使得項目文檔呈現出紙質文件、圖紙、照片、錄音錄像文件、縮微品、電子文件等多種形態。其次，在內容上具有多樣性。建設項目文檔反映了建設項目活動的開展，而建設項目的開展涉及到行政、財務、技術等部門，從而形成文書、會計、技術多類文檔。建設項目文檔的多樣性，反映了項目文檔管理工作的繁雜性。項目文檔管理工作應注重對各種載體和各種內容文檔的收集整理。

2傳統建設項目文檔管理方式存在的問題

由于建設項目文檔的專業性強、成套性強、形成分散、階段性強、變更頻繁、種類多樣等特點，對建設項目文檔的管理工作提出了較高的要求。然而，傳統的項目文檔管理方法是一種分散的、封閉的、靜態的、手工的方法，存在很多問題，難以實現高質量的項目文檔管理，這在一定程度上影響了項目的實施與維護。具體來說，傳統的文檔管理存在以下四個方面的問題。

2.1手工管理效率低下、準確性差

傳統的項目文檔管理工作都是采用手工方式，即文檔形成、收集、整理、檢索等工作都是單純地由人工進行操作和管理，效率低下。然而，建設項目文檔數量巨大，又受人、財、物方面的限制，這無疑是對建設項目文檔管理工作的雪上加霜。即使配備充足的人、才、物，也無法從根本上改變傳統文檔管理工作的低效率狀態，此外還有過分占用資源之嫌。建設項目施工文件的載體為紙質，在傳統項目管理模式下完全由人工來填寫，但文件形成與整理過程中因紙質、筆墨、計算、簽名、報表順序、保管等造成的錯誤時有發生，使施工文件的規范性和準確性受到影響。有的項目存在施工員或測量員等第一填表責任人不按照觀測測量的現場記錄進行填表，如分項工程驗收評定表的數據與測量記錄表數據不一致，而復核人與相關負責人不認真檢查核對就隨意簽名過關的情況時有發生。同時一些建設項目，也發現存在施工與監理方有關責任人在施檢表格簽名欄代簽冒簽現象。個別施工單位人員還存在違規更改檢測數據的情況，甚至還發現監理平行實驗與抽檢資料存在數據不準確的現象。

2.2項目文檔收集不全

建設項目涉及的責任者眾多，周期長，因而，項目文檔工作無論是在橫向的責任者維度上，還是縱向的時間維度上，都處于分散的狀態，這在很大程度上造成了項目文檔的收集不全。從橫向來看，建設項目具有多方參與性，參與方資質不一，對于項目文檔工作的意識水平也有高有低。有的參與方忙于項目建設，平時不注意工程資料的收集工作，到了工程結束后才應付竣工驗收，造成文檔的缺損；有的參與方對于應收集的文檔沒有明確的認識，對各種內容和各種載體的項目文檔的收集不全不準確，造成文檔的遺漏。從縱向上來看，建設項目不是一蹴而就的，項目從最初的提出到竣工，以及后期的維護，要經歷一個漫長的過程，與之同時，項目文檔工作也有了很長的時間跨度。在這個漫長的過程中，稍有疏忽，就會造成“空檔”，導致項目文檔的收集不全。

2.3文件管理滯后，文件變更不同步

工程實踐中，施工文件編制多嚴重滯后于工程實際進度，沒有做到同步編制歸檔，使施工文件的真實性難以保證。由于建設項目從開工到竣工驗收的時間跨度比較長，施工單位從文件形成到匯總整理的時間跨度也大，施工文件長期散存在各施工單位手上，客觀上存在各種利益考慮下施工文件散失或被篡改的可能，個別項目甚至發生過因為工程款糾紛，分包單位扣留應歸檔施工文件的情況。項目文檔是項目建設的記錄文本資料，只有保持與項目建設的一致性，才具有真實性、可追溯性，才能為日后維護企業的合法權益提供可靠的依據。然而，傳統項目文檔工作的封閉性導致的溝通不暢，卻給項目文檔的“真實性和可追溯性”帶來了嚴重的影響。在項目施工過程中，經常會出現變更設計的情況，項目文檔管理人員只是被動地接收和埋頭整理，無法對建設項目的變更情況進行跟蹤和檢查，就無法了解項目的變更情況，不能及時對相關施工文件進行修改和補充，從而導致項目文檔的“失真”，不能在關鍵時刻發揮應有的憑證和參考作用。

2.4項目文檔不規范，質量管理難度大

建設項目的多方參與性與文檔管理人員的業務水平不穩定性，導致了項目文檔的不規范。多方參與，對于項目文檔管理工作的協調性有較高要求。施工單位內部相關部門和人員相互間的溝通協調、銜接不夠，使得各方對于項目建設文檔管理的要求不一，影響了項目文檔的規范性。建設項目的文檔管理人員的穩定性與素質直接影響著項目文檔管理工作的規范性。由于有的參與方的項目文檔管理人員流動性大，或未設專職的文檔管理人員，只是由兼職人員或在項目完工后臨時抽調人員整理項目文檔，這就無法保障項目文檔管理人員的素質符合要求，從而造成項目文檔的不規范。由于施工文件收集整理的工作量較大，各單位的人力投入相對不足，造成文件和施工進度不同步的現象，進一步使質量管理流程“施工自檢工程報驗監理復檢質量認可”失去意義。資料整理的滯后勢必又導致工程質量評定工作的進一步滯后，質量評定的二次填表與計算也增加了評定工作中的錯誤，質量評定的滯后反過來又影響了建設單位對施工質量進行及時的監控。鐵路建設項目點多線長面廣，無法依賴施工、監理或建設單位任何一方去實施全面的施工質量控制，而施工文件作為施工狀況的真實記錄與實際反映，應該成為施工質量控制非常重要而有效的管理工具，這部分文件在項目竣工驗收后，還將長期成為項目后評價乃至應急搶險時最需要的檔案依據與法律憑證。由此可見，傳統的項目文檔管理方法無法滿足項目文檔管理的需求，需要我們建立一種全新的視角，采用先進信息化技術來彌補其不足，針對項目文檔的特點，有的放矢地做好相關的管理工作，為建設項目的開展和維護起到信息支撐的作用。

3建設項目檔案管理需求

根據上述的問題分析，可見施工文件質量面臨著諸多挑戰。如果施工文件的形成和交換仍然停留在手工模式下，則數據準確性欠佳、孤立存儲、施工文件與工程不同步、無法有效輔助項目分析管理的現狀就無法改善，施工文件就會陷入為了編制而形成、為了驗收而存檔的困境。為了避免這些問題，施工單位項目檔案管理應滿足以下需求：高效智能的現場記錄管理、項目文檔全過程管理、項目文檔動態化管理、項目文檔規范化管理。

3.1高效智能的現場記錄管理

施工原始記錄是施工過程、施工工藝及施工質量控制情況的真實反映，由施工員在施工現場據實填記，不得追記補改，是質量保證與追溯的重要依據。然而由于資料員和兼職檔案員所具有的檔案管理專業知識有限，且工作量往往較大，其手工整理、著錄等工作不夠規范、準確，而且有可能面臨科學、合理組卷、擬訂案卷標題等挑戰。利用項目文檔管理系統代替資料員和兼職檔案員做部分工作，將部分文檔管理活動自動化、智能化，不僅可以提高工作效率，而且有助于提高文檔管理的規范性和準確性。

3.2項目文檔全過程管理

為保證施工文件質量的完整、準確、安全、有效，要求對施工文件進行全生命周期管理，即從文件及其數據的采集、形成到交換、歸檔實行全過程管理。對大量施工原始記錄、質量檢驗、工程監理、驗收評定等各方面的數據的處理，要能夠實現對質量事故的記錄與跟蹤，類似事故報告、統計分析等均可通過網絡直接進行，以便工作效率得到極大提高，保證質量管理。

3.3項目文檔動態化管理

應用信息系統并不能自動解決所有問題，還必須建立在工程項目自身的全程動態管理基礎上。按照國家建設項目文件歸檔質量控制要求，需要按照“三納入”與“四同步”要求。從前端控制的角度，“三納入”是指把建設項目文件材料的形成、積累和歸檔納入領導工作議事日程和工作程序，納入各項工作計劃，納入有關人員的經濟責任制或崗位責任制。從全程管理的角度，“四同步”是指下達項目開工任務與提出施工文件材料要求同步，檢查項目計劃進度與檢查施工文件材料的形成情況同步，驗收、評定工程項目與驗收、評定施工文件質量同步，工程款支付與檔案部門出具歸檔情況證明材料同步。

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中圖分類號：G353.11文獻標識碼：A 文章編號：

引言

在建筑設計企業，科技檔案管理在工程管理中其重要性是不言而喻的。首先，檔案管理員要按照歸檔制度的規定及時收集應歸檔的資料，做到即收即歸，保持其檔案的完整性和準確性; 其次，在科技檔案的收集，整理，分類，編目中對其已歸檔的檔案應該進行再次開發，最大化挖掘這些成果的內在價值，并對已歸檔的檔案資源進行再次利用，即按用戶要求及時準確的提供所需要的服務。筆者在檔案管理工作中，將其中有價值的科技資料充分提供給所需用戶加以利用，從而實現了檔案資源的潛在效能，使其體現出更多的價值，并逐步實現了檔案管理與開發利用的良性循環。

1.建筑設計檔案管理工作的特點

建筑工程設計檔案是按照基本建筑程序逐漸形成的，有著以下特點：

1.1工程設計形成的文件材料和載體是多樣化的，檔案資料內容主要為設計過程中的文字、圖片、電子數據，文件材料有手抄件、打印件、復印傳真件。建筑設計是一個完整的建筑設計工程過程，這個過程產生全部檔案資料是與建筑工程設計密不可分的。在建筑設計過程中，每一個階段形成的文件材料是與專業技術直接相關的，是專業活動的記錄，文件資料具有本專業特點又相互緊密相聯。

1.2建筑設計過程中，根據不同的設計階段所整編的設計檔案，如在設計前期的設計任務書、設計合同、設計條件及要求、自然條件勘察報告；設計過程有階段性圖紙：規劃設計圖紙、方案設計圖紙、初步設計圖紙、施工圖設計圖紙、竣工圖圖紙，資料有：結構計算書、工程概預算書、各個階段報審的上級單位批文、圖紙審查意見及回復、設計質量記錄等檔案。建筑設計項目的建設過程，受工程性質，重要程度，工程規模大小，建筑設計技術復雜程度，經濟狀況，政策導向等因素的影響，其周期長短不同。

2. 建筑設計企業檔案管理的主要內容

科技檔案的管理是指對科學技術檔案實體進行管理和信息開發利用的一項專門工作，它包括收集，整理，鑒定，保留，統計和提供利用等多項內容。

2.1 項目檔案管理

對于企業而言，項目檔案直接記錄著該企業相關項目的具體設計過程，也是設計人員具體研究活動和實際探索過程的真實記載，從項目的立項、方案設計、初步設計、施工圖設計、施工配合等多方面的技術資料，如圖紙、圖表、文件材料、計算材料、照片、影片以及各種錄音、錄像、光盤等進行管理，具有專業性、成套性、階段性、更改性和紀實性。

2.2 項目文書管理

建筑設計企業的項目文書主要涉及該企業的科研活動記錄，這部分科技檔案主要記錄和存儲建筑設計項目的整個過程及相關經驗，涵蓋了一個項目的立項、階段性總結、以及課題、成果管理等技術資料信息，是企業發展過程中的重要見證資料。

2.3 項目成果管理

項目成果指的是建筑設計部門成果的匯總、成果的相關統計查詢、設計人員的獲獎專利以及技術轉讓協議等。

3. 科技檔案管理存在的主要問題

筆者在日常檔案管理工作中發現，一些傳統的檔案管理模式已經不利于檔案資源的綜合開發和利用，在向設計人員提供檔案的再次利用過程中往往會發現一些亟待解決問題。

3.1 重收集，輕歸檔

對于建筑設計類企業而言，科技檔案資源的價值不但包括了其憑證作用，而且還有著不能忽視的再次利用價值。在傳統管理中，檔案的憑證作用得到了充分重視，管理者出于歸檔要求的考慮，丟棄了一些有價值的資源。例如，由于只收集歸檔材料的原件，導致一些重要的技術文件流失，在很大程度上降低了檔案資源的利用價值。

3.2 重管理，輕建設

庫存的科技檔案是建筑設計企業的主要信息庫，其潛在的開發和應用價值是巨大的。只有保障檔案資源的完整性及系統性，才能為資源進一步開發利用提供便利。在實際的管理過程中，部分檔案工作人員由于不具備較強的工程技術專業知識或檔案管理理念，導致難以保障歸檔資源的完整性和準確性，尤其是一些體現了設計項目來龍去脈的專業性很強的科技檔案，由于技術類文件的不齊備容易造成該科技檔案難以從全局反映該項目的技術過程。不能更好地發揮再次利用的作用。

3.3 重保存，輕選擇

由于建筑設計企業行業的特殊性，科技檔案管理人員一般并無機會親身參與建筑項目的實際管理，其職責僅為對接收的檔案資源進行管理。而當一個項目結束之后，科技檔案管理人員由于對該項目沒有整體觀念，無法選擇應該入庫保存的檔案資源及歸檔成果的最終性。從而容易導致一部分重要科技檔案沒能及時移交檔案室，造成一些應該歸檔保存的技術資料未能及時入庫，有的甚至出現丟失。或者同一階段的成果出現多個版本，不能保障再檔案利用的準確性。

4.加強建筑設計企業科技檔案管理的對策

4.1 提升科技檔案管理的科學水平

建筑設計部門項目檔案的產生是與一個具體項目的執行流程息息相關的，隨著一個項目的進行，在不同的階段會生成不同的文件，因此檔案管理人員只有通過跟蹤該項目的全部過程，才能夠把項目從立項到驗收過程中獲得研究活動的情況收集完整。建筑設計部門的項目檔案是設計的軟成果，在項目竣工之后，項目檔案是績效評估的重要依據和前提，所以提升檔案管理的科學化水平就顯得至關重要。應該將項目檔案作為整個項目管理不可或缺的一個有機組成部分，通過設置專門的專職管理崗位、配備專業的人力資源進行管理，以提升其科學文化水平。應該將項目檔案的管理視為企業管理的重要內容，只有在管理中引入科學而高效的方法，結合實際積極創新，才能最終保證項目整體的綜合效益。

4.2 提高科技檔案管理人員綜合素質

要實現科技檔案的科學管理，人力資源的綜合素質是一個重要因素，只有高素質的檔案管理人員才能夠適應科技檔案的可持續發展。因此，科技檔案管理的領導者應積極提升管理人員的專業素質和綜合素質，一方面，積極建立學習型團隊，結合實際通過各類培訓方式提升科技檔案管理人員的整體素質，使他們適應科技檔案現代化管理的需求; 另一方面，還要積極組織科技檔案人員不定期到外面參加本專業的技術學習、多與同行企業就檔案管理工作方面的工作進行技術交流，開闊他們的視野，鼓勵他們把培訓與自學的方式結合起來，不斷提升自身業務素質。

4.3 完善項目檔案管理機制

為使檔案管理適應企業發展需要，就必須通過完善項目檔案管理機制來持續提升檔案的管理質量水平。客觀地講，當前不少部門的檔案管理監督機制和責任機制還遠遠沒有構建起來，難以形成對檔案管理者的嚴格約束，容易導致科學化管理水平下降，因此必須采用各種有效措施對檔案管理機制進行合理調節。首先應抓住人的要素，通過構建檔案管理責任制，使檔案管理部門所有人員的崗位責任得到明確。其次應制定科學的檔案管理流程，并組織監督其實施。為了盡可能提升檔案管理水平，實現效益的最大化，就必須構建完整的管理機制對檔案形成和開發利用的全周期進行科學管理，從而保證其有效使用率。

5.結語

在建筑設計企業，科技檔案的收集及管理工作是十分重要的，檔案管理做好了，可以最大限度地挖掘該企業的科技資源，并將它們轉化為現實的生產力，提升該企業的核心競爭力，從而逐步構建具有較強科技實力的技術文檔與數據資源; 此外，通過開發利用建筑設計企業的檔案信息資源，還能夠促進和發揮該企業科技成果的經濟效益，使科研成果的保護力度與開發利用程度均得到有效的提高。

參考文獻：

[1] 秘相濤.建筑工程檔案現狀之我見[J].商品與質量：學術觀察，2011（9）

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企業檔案安全管理目標

中海福建天然氣有限責任公司承建的福建LNG站線項目，包括接收站終端、碼頭、輸氣干線三個分項，福建LNG接收站是目前國內運營能力最大的接收站。從項目建設初期就把檔案安全納入為企業安全管理的重要組成部分，公司統籌規劃檔案安全方針和政策，承諾“致力于追求零災害、零事故、零泄密的檔案安全管理目標”，力保重大自然災害時檔案零受損，發生人為因素時零事故，采用安全可靠技術措施零泄密。

企業檔案安全工作的主要任務

檔案安全經常是多方面、多層次的問題交織在一起，集偶然性和必然性于一體。企業檔案安全風險包括自然風險、技術風險、人為風險，自然風險主要存在于火災、水災、震災、臺風、雷擊、害蟲、霉菌、灰塵、紫外線、有毒有害氣體；技術風險主要存在于計算機病毒、技術故障、載體壽命；人為風險主要存在于戰爭、、人為攻擊、人為竊取、大意疏忽、檔案員業務能力、團隊檔案意識。認識檔案風險，明確檔案安全工作的主要任務，可避免在日常重復出現的小事上投入太多的資源和精力而迷失工作方向。

1　健全企業檔案安全規定

根據國家檔案局《關于印發(檔案工作突發事件應急處置管理辦法)的通知》及福建省檔案局《檔案安全管理規范》兩個規定，企業檔案規定應包括應急管理和文檔場所安全管理兩個方面內容。公司全面風險管理也包括了檔案室制訂的《企業檔案應急管理細則》、《企業文檔場所安全管理細則》，并把這兩個細則列入合同檔案條款要求承包商統一執行，從制度源頭建立了公司主導型檔案安全模式。公司檔案室組織了施工、設計、監理、主要供應商進行安全規定宣貫和培訓，深化各參建單位對檔案安全規定的理解，提高他們檔案意識，樹立“安全第一”觀念，鼓勵各參建單位采取先進安全措施，積極防范，確保檔案安全。

2　開展檔案安全應急演練

受2011年第11號熱帶風暴“南瑪都”殘留云系影響，9月1日，福建省莆田市區突降特大暴雨，造成大范圍的洪澇災害，主城區內澇受淹，中國農業銀行莆田市分行營業部檔案室地處一層，屬低洼地帶，檔案被水浸泡受損，被淹時水深達2米以上，營業部2009年7月至今文書檔案、會計檔案、信貸檔案共計99個鐵皮箱被水浸泡數小時。應急管理不到位從某種程度上主要是安全意識不夠，思想麻痹，缺乏應急演練。福建LNG站線項目一期工程施工承包商遍布在福建省沿海福州、莆田、泉州、廈門、漳州五個地市多個地方平均每年都受到5個臺風(熱帶氣旋)的影響，自2003年到2009年，僅臺風應急預案就成功運行了24次，所有項目檔案沒有遭受損失。福建LNG站線項目所有參建單位檔案員都參加公司應急辦公室組織的多種形式的應急演練，包括臺風、水災、火災、庫房盜竊、檔案重大泄密五個方面內容，通過應急演練可提高檔案員乃至公司全體員工檔案安全意識和應對經驗。

3　承包商文件場所安全管理

企業成立初期，項目檔案數量占企業檔案85％以上，其中，承包商檔案占項目檔案90％以上，所以須先從源頭上重視承包商文件場所安全管理。主要措施包括：(1)設定檔案安全條款。公司與各承包商的安全條款，都包括文件和檔案安全要求，承包商安全經費明細也包括檔案安全經費計劃，確保承包商安全工作落到實處。(2)承包商開工審查。項目組對承包商開工報告審查時，檔案室參與對承包商文件管理人員資格、文件場所、保管設施方面審查，審查承包商文檔人員是否滿足資格要求，文件場所是否牢固、防盜，檔案經費是否投入到保管設施中。(3)業主、監理聯合檢查。公司檔案室和監理每季度聯合檢查承包商檔案安全管理工作，檢查承包商電子文件安全備份，檢查文件與項目同步性管理，及文件場所的“七防”措施是否落實到位。(4)廢舊文件處理。各參建單位完工后，廢舊文件統一送到當地保密局指定的造紙廠進行銷毀回收，確保廢舊文件不因流失而泄密。

以上措施，是公司進行承包商檔案安全管理的基本方法，也是抓好安全管理的中心環節，必須嚴格落實。

4　檔案安全備份

檔案數字化從某種程度上是檔案內容在載體方面另一種形式再現，檔案安全備份包括紙質備份和電子備份。(1)紙質檔案安全備份。福建LNG站線項目在2006年被列為國家重點建設項目，根據《福建省重點建設項目檔案管理辦法》，竣工后須向福建省檔案館移交一套完整竣工檔案。福建LNG站線項目所有承包合同都明確竣工圖至少3套原件、5套副本或復印件，其他的完工檔案至少1套原件、2套復印件，設備廠商檔案至少1套原件、4套復印件。工程完工驗收后，就分批將其中1套項目檔案副本或復印件移交給福建省檔案館保存。其中，輸氣干線工程竣工圖、竣工測量成果表按福建省檔案局、省住房和城鄉建設廳協調會要求移交給管道沿線五個地市城建檔案館和縣級以上城建檔案機構。檔案室保管項目檔案原件，其他副本和復印件移交給運行部門，供生產運行及搶維修使用。實踐證明，采用這種方式，不但能夠滿足生產需要，也加強了對檔案原件的保護，實現了公司總部辦公大樓、生產現場、檔案館三地備份，強化了檔案安全保護。(2)檔案數字化。除會計檔案、實物檔案外，公司的文書檔案、項目檔案、設備檔案、運行檔案都已經實現了數字化，公司采用了專業檔案管理軟件，錄入了所有案卷目錄和卷內目錄，基本實現了原文掛接，公司員工可按權限查閱所需的檔案，一般員工只能瀏覽而不能下載原文。檔案軟件采用局域網，不外接聯網，保證檔案不泄密。檔案軟件數據庫在福州總部辦公樓實行雙備份，并在莆田秀嶼接收站生產現場進行異地備份，公司信息工程師按制度每周使用移動硬盤對數據庫進行再備份，確保檔案數字化成果安全。

5　檔案庫房建設

根據《檔案館建筑設計規范》，檔案庫房承重要求≥12kN／m2。而辦公樓承重大多在300-500N／m2。通常情況下，企業工程管理人員和沒經驗的檔案員容易忽視檔案庫房承重、庫房面積、保管設施現代化、檔案員辦公室和工作室要求，致使庫房保管設施落后，達不到檔案安全保管要求。

目前，中海福建天然氣有限責任公司辦公大樓正在規劃設計中，檔案室已向公司高層提出了1000m2檔案庫房面積，承重滿足12kN／m2，及現代化保管、消防等設施要求，并提交給辦公樓設計承包商，保證將來辦公大樓能夠給檔案一個安全的家園。

檔案安全分級管理模型

篇（10）

前言：建筑行業工程檔案的定義為：建筑企業在以往或正在進行的各項社會活動中形成的、積累的、借鑒的各種具有記錄功能的信息載體的總稱，它的特點是直接、清晰、確定且記錄完整。建筑行業工程檔案的價值是指：建筑工程檔案對企業所從事的社會實踐活動的，憑證作用和情報作用，其外顯的形式為建筑企業和相關人員做以客觀存在物上的證明，具有實用性和有益性以及有用程度。

1.建筑行業工程檔案管理工作的現狀

1.1 建筑企業工程檔案的分類。由于劃分的角度不同，建筑企業工程檔案的分類也有很多種類。例如：按照建筑工程檔案的來源可將檔案劃分為外來檔案和自制檔案。按照用途可將檔案劃分為設計檔案、施工檔案和驗收檔案。按照效力可將檔案劃分為法律檔案、法規檔案、行業規章檔案和內行管理手冊檔案等。

1.2 建筑企業工程檔案管理的現狀。首先，應該肯定建筑企業工程檔案管理工作取得了相當可觀的成績，隨著數字化和網絡化的推進，企業檔案的管理逐步走向正規，并且基本形成了一套適應我國建筑企業實際的，可操作的檔案管理規范。其次，也應該看到目前我國的建筑企業工程檔案管理工作距離國外先進水平還存在著不小的差距，這表現為物質條件上的，更重要的是意識和認知上的差距非常大。最后，還應看到我國建筑企業工程檔案管理工作的機遇有很多，作為企業檔案管理工作者應該抓住這個機遇，有效服務于社會和企業，更好地發揮檔案的各種價值，更好地為企業發展和社會大眾服務。

1.3 建筑企業工程檔案管理存在的不足

首先，建筑企業工程檔案的資料整理勞動強度大，工作時間長，單調乏味，收入偏低，這些因素在吸引人才方面存在著職業性的缺陷，很多企業的檔案管理首先面臨的問題是人員的匱乏。其次，建筑企業工程檔案搜集和整理的關鍵階段往往是建筑工程的收尾階段，企業工作的重心偏重于施工和檢查，大部分精力沒有放到檔案工作上，在管理意識上弱化了檔案工作。最后，建筑工程檔案分布于企業的各個部門和單位，這在組織形式上為實現檔案的科學化、集約化管理造成障礙。

1.4 建筑企業工程檔案管理不善的后果

首先，在工程建設中如果不注重檔案資料的收集和整理工作將會為后期的檔案工作帶來巨大的麻煩。其次，建筑企業不能很好地利用工程檔案的各項價值，失去了檔案管理工作的意義和作用。最后，管理不善的建筑工程檔案工作是企業管理水平低下的一個表現，同時檔案管理水平的決定于企業的管理。

2.建筑行業工程檔案管理工作的要點

2.1 加強對建筑檔案管理體制改革的研究要定期對國家制定適應建設管理體制改革的檔案管理制度和法規進行研究學習，及時制定一批既符合建筑工程檔案上作自身發展規律，又適應社會主義市場經濟要求，既符合我國國情義兼容國外先進管理經驗的檔案法規規章。

2.2 思想上要重視工程檔案管理工作

工程建設中一般對工程檔案管理工作不太重視。到工程完工后，即將交工驗收，才開始慌忙整理，有的施工單位甚至人也難以找到，給檔案整理帶來很大難度。鑒于上述原因，因此，在工程建設管理中，應該在思想上重視工程檔案管理工作，做到工程完工短時間內將內業資料整理結束，為交工驗收做好準備。

2.3 要制定工程檔案管理辦法

第一，做好檔案管理事前控制，為保證檔案管理工作的有序進行，實現對各種文件和記錄有效控制，充分發揮檔案資料在各個工作環節中的作用，應擬定檔案管理事前控制辦法，定各部門在檔案管理工作中行為，明確各類檔案的形成與積累、整理與歸檔、變更與修改、保管與傳遞、作廢與銷毀等事項。第二，做好檔案管理的事中控制，在檔案管理的過程中采取專門化管理和分散化管理的方式，建立本單位的檔案編碼體系，以加強對檔案管理的事中控制。

2.4 加強對建筑工程檔案工作信息化和網絡化建設的研究。

大力推行對縮微檔案、磁介質檔案、電子文件檔案在工程檔案中運用。工程建設檔案管理中利用光盤塔或光盤庫載體進行檔案管理成為可能，已經成為項目檔案管理一個發展方向。

2.5 及時做好傳遞和變更記錄。在管理過程中，頻繁傳遞和變更，容易使檔案的完整性、有效性發生變化，各部門只有及時的對檔案的增減變動及傳遞情況做出相關記錄，防止其丟失、損毀、失效。確保檔案的完整性和有效性，確保各部門獲取及時，有效檔案資料或信息。

2.6加強工程檔案管理人員和有關技術人員進行培訓。必須建立一支有專業知識、有文化素質、政治強、業務精、紀律嚴、作風好的檔案干部隊伍。加強對現有檔案人員的繼續教育，要因材施教，繼續教育的內容應根據各層次人員的情況，因人而異。

2.7 對建筑檔案的驗收要嚴格把關。

這是保證建筑檔案質量的重要環節，認真做好檔案驗收工作。檔案驗收重點是檢查項目的前期文件、隱蔽工程材料和竣工圖的編制；對建設周期長的工程，應分階段驗收，查漏補缺，發現問題，及時糾錯改誤；加強對檔案的預驗收工作，以確保資料齊全完整和準確。

結束語：

進入新世紀后，我國建筑企業面臨嚴峻的挑戰和激烈的競爭，推進企業管理體制改革將會是一個重點，建筑工程檔案管理也會在這一挑戰和機遇面前發生新的變化，作為建筑企業檔案工作者應積極學習和借鑒國外建設工程檔案管理經驗和手段，充分利用我們的本土化優勢，重視加強建筑工程檔案人才的培養和激勵機制的完善，不斷總結完善建設工程檔案管理的經驗，促進建筑工程檔案管理再上一個臺階。

參考文獻：