時(shí)間：2023-05-24 16:48:01
序論：好文章的創(chuàng)作是一個(gè)不斷探索和完善的過程，我們?yōu)槟扑]十篇檔案管理要求范例，希望它們能助您一臂之力，提升您的閱讀品質(zhì)，帶來更深刻的閱讀感受。
中圖分類號(hào)： C29文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：
與新形勢、新要求相比，檔案工作還有不小的差距。一是個(gè)別單位重視程度還不夠，在機(jī)構(gòu)設(shè)置、人員配備、工作機(jī)制等方面不能滿足檔案工作實(shí)際需要；二是基礎(chǔ)業(yè)務(wù)發(fā)展不平衡，仍有部分的單位檔案工作基礎(chǔ)較差，一些單位檔案沒有做到統(tǒng)一管理、及時(shí)歸檔，一些重大活動(dòng)、重大項(xiàng)目、重要科研項(xiàng)目的檔案管理工作沒有同步開展；三是硬件設(shè)施落后面貌沒有根本改觀，存在較大的安全隱患。為了做到科學(xué)、全面、細(xì)致，專門成立了檔案工作評價(jià)領(lǐng)導(dǎo)小組，制定了《檔案工作評價(jià)辦法》，找出了主要問題，提出了整改措施，達(dá)到了預(yù)期效果，為我們指明了努力方向。
一、抓安全管理，為維護(hù)檔案資源盡職盡責(zé)
抓歸檔管理，為檔案信息資源建設(shè)打牢基礎(chǔ)，強(qiáng)化科研檔案歸檔要求和措施，并對檔案管理人員及資料員進(jìn)行系統(tǒng)培訓(xùn)。確保了歸檔工作順利開展，全面實(shí)現(xiàn)了紙質(zhì)檔案與電子檔案同步歸檔，歸檔率100％，為檔案管理網(wǎng)絡(luò)化、現(xiàn)代化創(chuàng)造條件。檔案資料室是公司安全消防重點(diǎn)單位之一，我們視安全為第一要?jiǎng)?wù)，始終把安全工作放在首位。
（1）堅(jiān)決貫徹“防治結(jié)合，以防為主，標(biāo)本兼治”的要求，堅(jiān)持每日消防安全檢查記錄登記和每月安全工作會(huì)議制度，定期對室內(nèi)所有電器開關(guān)、照明線路和防盜門窗等部位重點(diǎn)檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)整改解決。因此，從未發(fā)生任何安全消防隱患和事故，確保了庫存檔案的完整與安全。
（2）堅(jiān)決執(zhí)行檔案借閱制度，嚴(yán)把檔案資料借閱關(guān)。我們制定了嚴(yán)格的外協(xié)借閱資料管理辦法，實(shí)行三級(jí)審批制度，領(lǐng)導(dǎo)把關(guān)，層層負(fù)責(zé)，從源頭上遏制泄密事件的發(fā)生。幾年來，對外借閱檔案資料，從未發(fā)生丟失、破損和泄密事件，為維護(hù)公司利益，保障檔案信息資源的安全做出了不懈的努力。
二、建立適應(yīng)新形勢要求的檔案管理體制和運(yùn)行機(jī)制
檔案工作逐步形成了 “統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，分級(jí)管理，橫向密切聯(lián)系，縱向逐級(jí)負(fù)責(zé)”的局面。但隨著公司形勢的發(fā)展，特別是電子信息傳播技術(shù)的廣泛應(yīng)用，檔案管理也暴露一些問題，一是檔案布局過于分散，資源利用率不高；二是管理隊(duì)伍結(jié)構(gòu)不合理，比較松散，個(gè)別單位檔案管理組織體系還不健全；三是檔案向信息和知識(shí)轉(zhuǎn)化的程度比較低，檔案工作還處于高成本，低效率的管理狀況。搞好檔案工作，體制是根本，機(jī)制是保障。在新時(shí)期，如何建立良好的檔案工作管理體制，形成有效的運(yùn)行機(jī)制，是檔案人員要認(rèn)真思考，深入研究，并著力解決的問題。對體制和機(jī)制進(jìn)行調(diào)整，要注意把握以下兩點(diǎn)：
2.1必須符合實(shí)際，以滿足檔案工作自身需求為出發(fā)點(diǎn)
（1）通過對檔案資源進(jìn)行整合，進(jìn)一步調(diào)整檔案管理布局，提高檔案資源的利用效率。要對檔案信息進(jìn)行優(yōu)化，合理配置檔案資源，提高檔案的信息和知識(shí)含量，為用戶提供精品信息；要加強(qiáng)學(xué)習(xí)，努力運(yùn)用先進(jìn)的理論和思想開展工作，不斷實(shí)現(xiàn)檔案管理創(chuàng)新發(fā)展。
（2）搞好檔案系統(tǒng)隊(duì)伍建設(shè)。要逐步調(diào)整檔案管理隊(duì)伍結(jié)構(gòu)，積極培養(yǎng)既懂檔案管理，又掌握計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)知識(shí)，同時(shí)，對公司主營業(yè)務(wù)有一定了解的復(fù)合型人才。檔案工作領(lǐng)導(dǎo)要在工作、學(xué)習(xí)、生活等方面關(guān)心支持檔案人員，特別是要注意在政治方面的培養(yǎng)。要為檔案人員創(chuàng)造條件，幫助解決實(shí)際問題，在改善工作環(huán)境，改進(jìn)管理手段，提高服務(wù)質(zhì)量等方面的投入必須給予保證。
（3）采取必要措施，強(qiáng)化歸檔制度落實(shí)。一是各單位檔案管理部門要做好對公司和本單位制發(fā)的公文，包括紙質(zhì)和電子文件的歸檔保管工作。這是記錄歷史，對歷史負(fù)責(zé)、對未來負(fù)責(zé)的一件大事。二是要切實(shí)做好對工程、經(jīng)濟(jì)等資料的收集、整理、保管工作；同時(shí)，做好資料的開發(fā)應(yīng)用工作。
2.2必須尊重客觀規(guī)律，以適應(yīng)公司未來發(fā)展為落腳點(diǎn)
主要是強(qiáng)調(diào)進(jìn)一步轉(zhuǎn)變思想轉(zhuǎn)念，完善服務(wù)機(jī)制。隨著公司管理職能和業(yè)務(wù)范圍拓寬，檔案服務(wù)領(lǐng)域也將不斷伸展。既要服務(wù)于科研生產(chǎn)一線，還要服務(wù)于礦區(qū)建設(shè)；不僅要服務(wù)于公司經(jīng)濟(jì)增長，還要服務(wù)于油田穩(wěn)定與和諧發(fā)展。因此，檔案工作要承擔(dān)起相應(yīng)的社會(huì)責(zé)任，體現(xiàn)經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益的雙重價(jià)值，這是新時(shí)期公司檔案工作必須把握的一個(gè)重要的現(xiàn)實(shí)和客觀規(guī)律。
三、要提高認(rèn)識(shí)，強(qiáng)化措施，扎實(shí)細(xì)致地做好檔案安全保密工作
認(rèn)真貫徹執(zhí)行國家《檔案法》和《保密法》，建立了比較完善的檔案資料安全保密管理制度，形成了比較嚴(yán)密的組織管理體系，取得了較好的實(shí)際效果。
3.1切實(shí)加強(qiáng)資料的安全保密管理
（1）公司下發(fā)的一些文件資料，要加強(qiáng)機(jī)要文件的管理。對于保存在檔案部門的機(jī)要文件，檔案管理人員要格外引起重視，絕對不可隨意外借，泄露機(jī)密內(nèi)容。機(jī)要文件的學(xué)習(xí)、傳達(dá)、閱讀和銷毀都有專門的規(guī)定和要求，原則上，這些文件由機(jī)要部門處置。
（2）工程資料。工程資料管理是檔案部門一項(xiàng)非常重要的工作，各單位要高度重視，清醒認(rèn)識(shí)工程資料安全保密工作的必要性。進(jìn)一步強(qiáng)化保密措施，落實(shí)安全責(zé)任，處理好保密與利用的關(guān)系，切實(shí)體現(xiàn)和維護(hù)工程資料的嚴(yán)肅性與時(shí)效性。
3.2嚴(yán)格執(zhí)行檔案安全保管及銷毀制度
對檔案安全保密工作，要在思想上要警鐘長鳴，在工作上要貫穿始終。要切實(shí)履行安全保管和銷毀制度。
（1）防火。除不可抗拒的因素以外，人為的原因：如管理不到位，保管條件不到位等，都是檔案防火要求所不允許的，必須加以克服和改進(jìn)。
（2）防潮、防霉變。有些資料已經(jīng)保管幾十年了，這些資料還要長期保管下去。所以，從事檔案管理的同志們要負(fù)起這個(gè)責(zé)任，認(rèn)真開展檔案維護(hù)工作。
（3）防止丟失。要避免因借閱管理不善或制度不健全，造成資料丟失現(xiàn)象的發(fā)生。
（4）防止資料在借閱、使用、銷毀過程中泄密。重點(diǎn)說一下資料的銷毀。首先是不能隨意將資料處置給廢品收購人員。其次，不能采用不具備保密功能的設(shè)備銷毀機(jī)密資料。要嚴(yán)格執(zhí)行檔案銷毀制度，對保管到期的檔案，檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組要組織專業(yè)部門，認(rèn)真進(jìn)行鑒定，提出實(shí)施方案，并報(bào)公司檔案館，最后提交公司審批。
（5）各級(jí)檔案部門領(lǐng)導(dǎo)和工作人員，禁止用手機(jī)或非機(jī)要電話談?wù)撡Y料內(nèi)容。
四、檔案管理成效
著力健全檔案組織體系，大力推進(jìn)信息化建設(shè)，不斷提升基礎(chǔ)業(yè)務(wù)水平，持續(xù)推進(jìn)檔案信息資源開發(fā)利用，開創(chuàng)了工作新局面。
（1）思想認(rèn)識(shí)實(shí)現(xiàn)新提升。主要領(lǐng)導(dǎo)更加重視檔案工作，普遍認(rèn)識(shí)到檔案在服務(wù)企業(yè)發(fā)展、服務(wù)企業(yè)中心工作中的重要地位和作用，把檔案工作納入部門績效考核體系，充分調(diào)動(dòng)積極性。對項(xiàng)目文件與檔案實(shí)行專業(yè)化管理。
（2）組織體系建設(shè)取得新進(jìn)展。按照《檔案法》和《檔案工作規(guī)定》要求，設(shè)立了相應(yīng)檔案機(jī)構(gòu)，配備檔案人員，形成了統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理的組織體系。
（3）基礎(chǔ)業(yè)務(wù)發(fā)展見到新成效。制定了《公司檔案管理手冊》，宏觀上提升了檔案工作制度化、規(guī)范化和科學(xué)化水平。實(shí)施歸檔范圍確認(rèn)制與備案審批制，為收集齊全檔案提供了實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)。
（4）館庫設(shè)施建設(shè)實(shí)現(xiàn)新突破。廣泛開展標(biāo)準(zhǔn)化庫房創(chuàng)建工作，建立健全檔案安全管理制度，改進(jìn)硬件設(shè)施，改善了檔案保存條件和安全水平。
（5）檔案開發(fā)利用實(shí)現(xiàn)新進(jìn)步。把服務(wù)科學(xué)發(fā)展作為檔案工作的出發(fā)點(diǎn)和落腳點(diǎn)，為公司生產(chǎn)經(jīng)營和業(yè)務(wù)發(fā)展提供了有力的信息支持。
五、結(jié)束語
二、檔案管理模式改革是眾望所歸
改革開放以來，隨著社會(huì)文化的發(fā)展，檔案事業(yè)也在不斷的發(fā)展。檔案工作在促進(jìn)生產(chǎn)力的發(fā)展，參與先進(jìn)文化的建設(shè)，為人解惑，對創(chuàng)建和諧社會(huì)做了大量工作，排憂解難，大量的糾紛和矛盾，受到人民群眾的廣泛歡迎，取得了舉世矚目的成就。但是，目前的檔案管理模式已經(jīng)不能跟上社會(huì)發(fā)展的需求，缺陷越來越突出，已成為檔案工作發(fā)展的障礙。主要在以下幾個(gè)方面：一是小而全的管理模式，嚴(yán)重浪費(fèi)。大多數(shù)申請單位規(guī)模比較小，文件，檔案的形成量少，但麻雀雖小，各單位必須建立檔案室，所以需要至少占用1間辦公室，造成設(shè)備、人員的浪費(fèi)，二是工作不到位，管理水平低的。從目前的情況看，檔案室工作水平取決于單位領(lǐng)導(dǎo)重視檔案的意識(shí)、檔案工作質(zhì)量。檔案工作是一門專業(yè)，但絕大多數(shù)是兼職的檔案管理人員在做，檔案專業(yè)知識(shí)的缺乏，工作隊(duì)伍不穩(wěn)定，這些因素導(dǎo)致檔案工作水平低。現(xiàn)代管理是檔案工作發(fā)展的必然趨勢，但目前情況對現(xiàn)代化管理有很大的阻力。因此，基本的業(yè)務(wù)培訓(xùn)和業(yè)務(wù)指導(dǎo)擠占了檔案管理大多數(shù)時(shí)間，所以他們不能開展工作，提高工作水平。一部分沒有價(jià)值的檔案被劃定為入館的范圍，因此，在接收檔案時(shí)檔案館工作壓力非常大。三是現(xiàn)代化管理進(jìn)程緩慢。檔案現(xiàn)代化管理應(yīng)具備的“身份”和“互換性”，只有水平的基本統(tǒng)一，實(shí)現(xiàn)資源共享。分散管理，單位管理水平參差不齊，實(shí)現(xiàn)資源共享是非常困難的，需要一個(gè)很長的時(shí)間。四是文件、檔案社會(huì)化困難。隨著社會(huì)的進(jìn)步，人民群眾日益增長的檔案意識(shí)，自我保護(hù)意識(shí)不斷加強(qiáng)，這將促進(jìn)檔案的利用率，不斷增加的需求。檔案管理難以達(dá)到科學(xué)管理的要求。因此，不能滿足高質(zhì)量的快速的服務(wù)。檔案管理模式改革，它不僅可以減少文件多向輸入，能滿足使用方便；可以節(jié)省人力、物力和財(cái)力，而且還可以減少檔案工作的壓力；可以實(shí)現(xiàn)科學(xué)鑒定，檔案文件的合理分布，并能保證檔案質(zhì)量管理活動(dòng)，根據(jù)實(shí)際法律科學(xué)跟蹤管理。檔案管理模式的高效，緊湊的改革，節(jié)約原則。松散的“小而全”的機(jī)關(guān)檔案室管理模式，快速轉(zhuǎn)化了密集的、科學(xué)、社會(huì)、管理模式的規(guī)模，從而大大提高了工作質(zhì)量，建立檔案工作更廣泛地為社會(huì)服務(wù)。檔案工作的生命力是使用，所以起點(diǎn)和檔案工作的立足點(diǎn)必須是檔案工作利用。舊的管理模式已經(jīng)不適應(yīng)需要。我們應(yīng)該建立一個(gè)新的模式。檔案管理模式的變革，以適應(yīng)在一個(gè)關(guān)鍵時(shí)期改革和發(fā)展的客觀要求。它反映了人民的根本利益和共同愿望。
三、經(jīng)濟(jì)科技社會(huì)發(fā)展為檔案模式改革創(chuàng)造了條件
隨著經(jīng)濟(jì)全球化步伐的加快，科學(xué)技術(shù)日新月異的發(fā)展，社會(huì)的全面進(jìn)步，創(chuàng)造對檔案管理模式改革的條件。通過各區(qū)域網(wǎng)絡(luò)逐步實(shí)現(xiàn)檔案信息網(wǎng)絡(luò)，提供技術(shù)，實(shí)現(xiàn)資源共享的金融和其它方面支持。檔案管理模式改革是一個(gè)檔案部門的新任務(wù)新時(shí)代的需求。文件的收集、識(shí)別、存儲(chǔ)、檢索、數(shù)字和發(fā)揮檔案管理的全過程，集約化，現(xiàn)代化水平大大提高，社會(huì)服務(wù)功能越來越多樣化，使檔案煥發(fā)出生機(jī)和活力。二是檔案文件已成為全社會(huì)關(guān)注和重視。多年來，檔案披著神秘外衣，普通市民可望不可及，日積月累，成為被遺忘的角落。檔案管理模式改革，走到社會(huì)。在政府方面，公民了解歷史的演變。三是體現(xiàn)以人為本的政府”的執(zhí)政理念，執(zhí)政為民”。這種以人為本理念的變化，重新塑造政府形象，讓老百姓真正感受到政府的關(guān)懷，形成了社會(huì)與政府之間的真正互動(dòng)。隨著市場經(jīng)濟(jì)的不斷完善，中國憲法監(jiān)督維護(hù)公民權(quán)利、知情權(quán)和其他合法的權(quán)利和利益的精神，信息管理將成為政府部門的法律功能。在同一時(shí)間。所有的社會(huì)領(lǐng)域也將更加廣泛的需求信息，他們希望政府規(guī)范和開放的信息集中，提供更權(quán)威的信息系統(tǒng)。面對這種情況，政府部門了解的信息需求，所有的有效途徑，提供更集中的、標(biāo)準(zhǔn)化的、權(quán)威的、系統(tǒng)的和有效的信息社會(huì)。檔案的主要部門作為政府對信息資源管理的客觀需要，面臨進(jìn)一步優(yōu)化館藏結(jié)構(gòu)，起到“信息中心”的優(yōu)勢，積極促進(jìn)政府職能的轉(zhuǎn)變。
四、檔案管理模式的改革，必須在實(shí)踐中不斷完善
林權(quán)檔案可分為靜態(tài)檔案和動(dòng)態(tài)檔案。靜態(tài)檔案指林權(quán)登記申請表、受理表、公示表、宗地地形圖等，這些檔案被收集以后內(nèi)容已固定，不再增加了。動(dòng)態(tài)檔案指綜合檔案中的文書檔案、影像資料及林業(yè)要素市場中的林權(quán)流轉(zhuǎn)資料、林權(quán)抵押貸款、森林資源資產(chǎn)評估、市場信息等，這些檔案隨著時(shí)間推移還需不斷更新。為了統(tǒng)一林權(quán)檔案的標(biāo)準(zhǔn)。遂川縣的林權(quán)登記申請表、受理表、公示表等表格均由縣林改辦統(tǒng)一印制分發(fā)至各鄉(xiāng)鎮(zhèn)場，外業(yè)勘界結(jié)束，各類表格填寫完整，經(jīng)縣林改辦驗(yàn)收合格后，再由檔案管理員登記入庫。綜合檔案由文書平時(shí)注意收集，每隔一定時(shí)間整理一次。林業(yè)要素市場內(nèi)設(shè)各中心的檔案由各中心收集整理，年終統(tǒng)一歸檔。
整 理
檔案入庫后需進(jìn)行分類、整理。遂川縣的林權(quán)檔案主要分以下兩類，一是宗地檔案，內(nèi)容包括林權(quán)登記申請表、林權(quán)登記公示表、受理林權(quán)登記申請登記表、責(zé)任山承包合同書，權(quán)源依據(jù)、宗地地形圖(藍(lán)圖)、身份證復(fù)印件、各類證明：二是綜合檔案，內(nèi)容包括省、市、縣有關(guān)林權(quán)登記文件、方案，鄉(xiāng)、村、組林改方案，縣林改辦文書資料，林改簡報(bào)，林權(quán)登記臺(tái)賬，林權(quán)證發(fā)放登記表、林權(quán)登記申請表校對表及有關(guān)統(tǒng)計(jì)報(bào)表、計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)資料，影像、圖片資料，林業(yè)要素市場各中心辦檔案。
宗地檔案中的林權(quán)登記申請表、權(quán)源依據(jù)、身份證復(fù)印件、各類證明等材料統(tǒng)一存入以戶為單位的林權(quán)檔案袋中。林權(quán)登記公示表、受理林權(quán)登記申請登記表、責(zé)任山承包合同書以村或組為單位裝入林權(quán)檔案袋中。綜合檔案按照一般文書檔案進(jìn)行整理歸檔。
林權(quán)檔案分類整理好后放置到檔案密集架上。為便于管理，對檔案密集架進(jìn)行排序編號(hào)，制作鄉(xiāng)鎮(zhèn)村組卡片標(biāo)貼在密集架上。一般情況下，一列密集架為一個(gè)鄉(xiāng)(鎮(zhèn))的檔案，一個(gè)檔案箱為一個(gè)村的檔案，其中專門存放宗地檔案中分戶裝袋的林權(quán)登記申請表、權(quán)源依據(jù)、責(zé)任承包合同書。組與組之間的檔案用貼有組別卡片的塑料墊板隔開。宗地檔案中的林權(quán)登記公示表、林權(quán)登記受理申請登記表專門安排一列存放。綜合檔案根據(jù)其資料多少安排數(shù)列密集架，不同性質(zhì)的資料如文書檔案、音像資料、今后的林業(yè)要素市場資料等分別存放于一個(gè)檔案箱。林權(quán)檔案卡片內(nèi)容為林權(quán)檔案名稱、數(shù)量、建檔時(shí)間、建檔人。同時(shí)，還根據(jù)各鄉(xiāng)鎮(zhèn)場及綜合檔案的排列順序，制作林權(quán)檔案分布查詢圖，張貼在檔案室的醒目位置，方便查詢。
保 管
一是高起點(diǎn)、高標(biāo)準(zhǔn)完善設(shè)備設(shè)施。建立標(biāo)準(zhǔn)化檔案管理機(jī)房，購置高性能的微機(jī)、專用打印機(jī)、掃描儀及移動(dòng)數(shù)據(jù)備份存儲(chǔ)設(shè)備；參照國家檔案庫房建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)，建立了具備防火、防潮、防盜功能的林權(quán)檔案室，配置了符合國家行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的直列式手動(dòng)檔案密集架。
二是建立、健全了各項(xiàng)規(guī)章制度及管理機(jī)構(gòu)。遂川縣成立了專門的林權(quán)檔案管理機(jī)構(gòu)，有專人負(fù)責(zé)林權(quán)檔案收集、整理、歸檔及檔案室管理工作。同時(shí)制定了《計(jì)算機(jī)機(jī)房管理制度》、《計(jì)算機(jī)房值班制度》、《遂川縣林權(quán)檔案管理辦法》、《遂川縣林權(quán)檔案庫房管理辦法》等，確保了計(jì)算機(jī)房及設(shè)備正常有序工作，保證了林權(quán)檔案的安全、整潔，延長了檔案使用壽命；制定了《林權(quán)檔案管理員崗位職責(zé)》，明確林權(quán)檔案管理員基本職責(zé)。
利 用
檔案工作是一項(xiàng)枯燥而又有歷史性意義的工作，作為檔案工作者必須深刻地意識(shí)到自己工作責(zé)任的重大，時(shí)時(shí)繃緊保持檔案真實(shí)性的高壓弦，維護(hù)檔案和歷史事實(shí)的原貌，既不能任意篡改和歪曲檔案的內(nèi)容和特征，也不能主觀臆斷地鑒別檔案。無論在什么情況下，都要實(shí)事求是，堅(jiān)持據(jù)實(shí)立檔，據(jù)實(shí)用檔，尊重歷史，忠于職守，維護(hù)檔案的真實(shí)面貌，當(dāng)好檔案衛(wèi)士。
二、增強(qiáng)檔案管理工作人員的學(xué)習(xí)意識(shí)
檔案管理是一門綜合性較強(qiáng)的工作，因此檔案工作人員應(yīng)不斷地學(xué)習(xí)掌握文史知識(shí)、相關(guān)學(xué)科知識(shí)和現(xiàn)代管理知識(shí)。一是在檔案工作的各個(gè)環(huán)節(jié)，如編目、著錄、標(biāo)引等，只有通曉歷史，才能更好地了解檔案產(chǎn)生的歷史背景和作用，更好地熟悉、管理檔案信息。二是隨著檔案管理現(xiàn)代化，檔案工作者應(yīng)加強(qiáng)軟件操作、維護(hù)技能、檔案管理信息系統(tǒng)、電子文件的發(fā)展等知識(shí)的培訓(xùn)。這些都有利于檔案工作者正確應(yīng)用現(xiàn)代技術(shù)，提高辦公速度，適應(yīng)檔案工作發(fā)展的需要。
三、增強(qiáng)檔案管理工作人員的服務(wù)意識(shí)
檔案管理工作的重要性不論在以往、當(dāng)今都已充分體現(xiàn)，特別是永久性檔案的保存，為各級(jí)政府、黨政機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位準(zhǔn)確地反映了過去的歷史，在今后的發(fā)展規(guī)劃中能借鑒歷史經(jīng)驗(yàn)、趨利避害，制定更適合實(shí)際的規(guī)劃。特別是檔案電子化管理后，充分利用現(xiàn)在已有的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，能不斷提高檔案管理信息化水平，使檔案更好地服務(wù)于社會(huì)。檔案管理工作不是獨(dú)立的，檔案信息化的實(shí)現(xiàn)要以數(shù)字化的手段收集、加工、整理、傳送和接收以及儲(chǔ)存。因此檔案管理工作人員應(yīng)以電子文件的形式按規(guī)定格式、程序和要求上報(bào)有關(guān)檔案資料，以加強(qiáng)電子檔案的管理和建設(shè)。增強(qiáng)檔案管理人員的服務(wù)意識(shí)是實(shí)現(xiàn)相關(guān)部門檔案信息共享的必要。
四、增強(qiáng)檔案管理工作人員的保密意識(shí)
2.人事檔案管理力度不足。在現(xiàn)階段的人事檔案管理工作中，還存在許多不足，例如，人事檔案管理工作者的專業(yè)水平不高，沒有足夠的專業(yè)知識(shí)應(yīng)對人事檔案管理中的各項(xiàng)工作，這可能導(dǎo)致檔案丟失。另外，部分企業(yè)聘用的人事檔案管理工作人員往往是兼職人員，沒有將大部分的精力投入到這項(xiàng)工作中，在一定程度上限制了人事檔案管理工作作用的發(fā)揮，也給企業(yè)的人動(dòng)帶來一定阻礙。除此之外，一部分人事檔案管理工作人員的安全意識(shí)不高，不能很好地保護(hù)檔案，導(dǎo)致檔案常常會(huì)面臨潮濕、火災(zāi)的威脅，甚至造成檔案丟失。
3.人事檔案整理不及時(shí)。部分檔案管理人員不夠認(rèn)真負(fù)責(zé)，不能很好地完成本職工作，導(dǎo)致人事檔案整理不及時(shí)。除此之外，在收集檔案時(shí)，檔案管理工作人員要確保檔案的真實(shí)性，對存在異議的檔案要進(jìn)行及時(shí)調(diào)查，保證檔案及時(shí)歸檔。另外，及時(shí)剔除滿是空話套話、應(yīng)付上級(jí)的檔案信息。
4.檔案被長時(shí)間擱置。隨著經(jīng)濟(jì)競爭不斷加劇，人才的競爭也越來越激烈，人才的質(zhì)量和數(shù)量往往會(huì)對事業(yè)單位的發(fā)展造成非常直接的影響。人才的競爭一直都是各個(gè)企業(yè)的核心工作，想要及時(shí)完成人才競爭，就需要一個(gè)非常完善的人才關(guān)系體系，而人事檔案管理工作就能夠很好地完成這一點(diǎn)，但在一些事業(yè)單位之中，雖然擁有健全的人事檔案管理系統(tǒng)，卻不能起到應(yīng)有的作用，往往處于擱置的狀態(tài)，喪失了原有的意義，白白浪費(fèi)人力和物力。
二、企業(yè)檔案管理工作的新要求
1.提升人事檔案管理工作人員的積極性。人事檔案是企業(yè)工作人員信息的載體，是人才信息的主要來源，是企業(yè)先賢舉能、知人善任的重要依據(jù)，對企業(yè)及單位的長久發(fā)展有重要意義。但是大部分人對人事檔案管理工作沒有足夠的認(rèn)識(shí)。應(yīng)加強(qiáng)對人事檔案管理工作的重視，注重對人事檔案管理的資金、人力投入，對檔案管理所需的硬件、軟件設(shè)備設(shè)施加以完善，加強(qiáng)管理和宣傳工作，動(dòng)員企業(yè)上下積極參與、積極支持人事檔案管理工作，提升人事檔案信息的效用與質(zhì)量。
2.建設(shè)統(tǒng)一的檔案檔案管理制度。統(tǒng)一的人事管理制度，從一定程度來說規(guī)范了工作的程序，降低了管理工作的主觀性及隨意性，以一定的程序、工作方法、考核標(biāo)準(zhǔn)對檔案管理提出嚴(yán)格要求，提高檔案管理工作的質(zhì)量。此外，為節(jié)省企業(yè)的物力及人力資源，提升人事管理工作的水平，可以結(jié)合人事制度、轉(zhuǎn)崗分流制度、用人制度等，應(yīng)用統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)的檔案管理制度，以保證人事檔案的安全及完整性，對社會(huì)查閱、利用人事檔案提供一定便利，降低人事檔案的管理成本。
3.建設(shè)完善信息化、科學(xué)化人事檔案管理體系。實(shí)現(xiàn)人事檔案信息化管理，能夠有效提高企業(yè)人事檔案管理工作的效率，對數(shù)量多、復(fù)雜性高的檔案也有較強(qiáng)的處理能力，其效果對企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益的提升非常有幫助。在建設(shè)信息化檔案管理系統(tǒng)的過程中，要注意管理系統(tǒng)的科學(xué)性，結(jié)合現(xiàn)階段的技術(shù)手段，實(shí)現(xiàn)人事資源檔案管理的高效性。檔案管理工作人員可以運(yùn)用相機(jī)、掃描儀等高科技工具，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變?yōu)閯?dòng)態(tài)、形象、直觀的人事檔案，增強(qiáng)人事檔案的可查閱性。
4.建設(shè)素質(zhì)較高的檔案管理隊(duì)伍。檔案管理人員的素質(zhì)對檔案管理工作產(chǎn)生直接影響，業(yè)務(wù)能力、職業(yè)水平也是建設(shè)高素質(zhì)管理團(tuán)隊(duì)的重要舉措。在這種形勢下，要積極提高企業(yè)檔案管理工作人員的專業(yè)水平，加強(qiáng)培訓(xùn)，積極投入相關(guān)的人力和物力，提升員工質(zhì)量。與此同時(shí)，要認(rèn)識(shí)到高素質(zhì)檔案管理團(tuán)隊(duì)對企業(yè)的作用，最大程度地提升企業(yè)綜合效益。
現(xiàn)階段，國家人事檔案管理體制存在諸多有待改革和改進(jìn)的地方，一是多頭管理，存在著嚴(yán)重的分散性，隸屬混亂，參加主管人事檔案的部門有組織、人事、勞動(dòng)、民政等，兼管人事檔案的部門還有教育、醫(yī)療衛(wèi)生等部門。二是管理體系上仍為傳統(tǒng)干部檔案、工人檔案和學(xué)生檔案三大類構(gòu)成。三是管理模式上實(shí)行封閉式管理，從維護(hù)人事檔案真實(shí)性、準(zhǔn)確性、保密性等方面因素的綜合考慮，人事檔案不對本人開放，多數(shù)公民難以接觸到人事檔案，人事檔案的利用效益非常低。學(xué)校人事檔案作為一種信息源，在學(xué)校人才管理中有著它的特殊作用。學(xué)校的人事檔案管理由于受國家人事檔案管理的傳統(tǒng)觀念及其他諸多因素影響，其管理模式也相應(yīng)存在以下幾個(gè)主要問題：
一是學(xué)校人事檔案內(nèi)容信息量少。
學(xué)校人事檔案包括履歷材料、自傳及屬于自傳性質(zhì)的材料、鑒定材料、考核材料、政審材料、入黨入團(tuán)材料、獎(jiǎng)勵(lì)材料、處分材料、職務(wù)職稱工資材料等十大類材料，內(nèi)容信息量小、實(shí)用性較差，不能適應(yīng)現(xiàn)階段人才開發(fā)的要求。反映個(gè)人經(jīng)歷、家庭情況及社會(huì)關(guān)系等方面的內(nèi)容較多，反映個(gè)人工資變動(dòng)、職稱評聘、黨團(tuán)組織的材料比較齊全，而反映個(gè)人的德才表現(xiàn)、政績才能、管理能力的材料較少，能反映個(gè)人人才類型、技術(shù)專長、心理素質(zhì)等個(gè)性特點(diǎn)的內(nèi)容更微乎其微，因此人事檔案在利用時(shí)，只能提供一些膚淺的人才情況，滿足不了培養(yǎng)、選拔、使用人才的實(shí)際要求。
二是學(xué)校人事檔案管理分散化和非專業(yè)化。
體現(xiàn)在各個(gè)學(xué)校沒有統(tǒng)一由上級(jí)主管部門進(jìn)行人事檔案集中管理，各個(gè)學(xué)校還通常根據(jù)各管理部門職能的不同，將教師的有關(guān)材料分散在幾個(gè)部門管理。例如，教務(wù)部門管理反映教師業(yè)務(wù)水平、教學(xué)能力、教學(xué)任務(wù)完成情況、教學(xué)獎(jiǎng)懲情況的教學(xué)業(yè)務(wù)檔案材料，科研部門管理反映教師教材開發(fā)、、教科研立項(xiàng)的科研檔案材料，人事處管理反映教職工社會(huì)經(jīng)歷、政治面貌、獎(jiǎng)懲、薪酬等情況的人事檔案。人事檔案的這種分散、非專業(yè)管理不僅易造成檔案材料的損壞，而且造成人事管理體制的混亂，并且破壞了人事檔案的完整性。
三是學(xué)校人事檔案管理方法落后、手段陳舊。
目前很多學(xué)校人事檔案管理工作還局限于紙質(zhì)檔案的建立和保管層面上，管理的重心還是實(shí)體管理，沒有隨著科學(xué)技術(shù)手段的不斷更新而實(shí)現(xiàn)人事檔案的電子化。一些人事檔案室的電腦僅局限于打印檔案目錄，無法進(jìn)行人事信息的查詢和檢索，更無法實(shí)現(xiàn)對人事信息的篩選、排序、分類、匯總，信息化水平比較低，由此導(dǎo)致很多人事統(tǒng)計(jì)工作只能靠手工完成，造成人力資源的極大浪費(fèi)。四是學(xué)校人事檔案管理投入不足。體現(xiàn)在人事檔案保管的硬件條件不能完全符合檔案安全保管的要求，如檔案庫房多是普通辦公用房，有的把檔案庫房安排在辦公樓頂樓、底層或者地下室，檔案長期受到高溫潮濕的危害；庫房門窗多為普通門窗，封閉不嚴(yán)，起不到防盜、防光及控制庫房溫濕度的作用，沒有配置檔案安全保管“八防”設(shè)施，與檔案安全保管要求差距很大。人事檔案信息化、現(xiàn)代化水平不高。另外，人員配備不足，檔案室很少設(shè)置有專職的檔案管理人員，少數(shù)有專職人事檔案管理人員的，也往往沒有接受過系統(tǒng)的檔案專業(yè)知識(shí)和技術(shù)培訓(xùn)；兼職人員也無法保證有足夠的時(shí)間和精力對人事檔案進(jìn)行管理，導(dǎo)致學(xué)校人事檔案建設(shè)滯后，檔案管理只能在低水平層面上進(jìn)行。五是學(xué)校人事檔案過度實(shí)行內(nèi)向型、封閉式的模式。受國家人事檔案管理政策限制，由于保密觀念的束縛，學(xué)校很難對人事檔案進(jìn)行信息開發(fā)，更談不上與其他單位實(shí)現(xiàn)人才信息的“互通有無”。
二、如何建立適應(yīng)現(xiàn)代學(xué)校管理要求的人事檔案管理體制
我們應(yīng)該從具有個(gè)性的人事檔案材料入手，加大學(xué)校人事檔案管理投入，建立一支高素質(zhì)的管理隊(duì)伍，努力提高人事檔案材料的質(zhì)量。同時(shí)，要緊緊抓住學(xué)校人事檔案管理的難點(diǎn)問題，改分散多頭管理為集中統(tǒng)一管理，建設(shè)區(qū)域性人事檔案管理中心，加快學(xué)校人事檔案信息化建設(shè)，建立社會(huì)化開放式管理模式，使人事檔案向本人有條件地開放，爭取早日建立起適應(yīng)現(xiàn)代學(xué)校管理要求的人事檔案管理體制，為人才開發(fā)提供更有價(jià)值的信息，讓人事檔案更好地服務(wù)社會(huì)。
辦公室檔案管理在一個(gè)單位的管理工作中有著很重要的地位，加強(qiáng)辦公室檔案管理，能夠提升一個(gè)單位的管理水平，提高單位的整體辦事效率。本文將在分析辦公室檔案管理工作的特點(diǎn)基礎(chǔ)上，探討如何改進(jìn)辦公室檔案管理的工作以及怎樣提高辦公室檔案管理工作人員的素質(zhì)。
一、 辦公室檔案管理工作的特點(diǎn)
1、 重點(diǎn)在于收集和保存資料
檔案能夠真實(shí)地記載事件、人物和過程，檔案管理能夠?yàn)楹笕艘煤徒梃b。辦公室檔案管理的工作重點(diǎn)在于收集一些相關(guān)的文件和書報(bào)資料等等，然后將它們分門別類地歸檔，再利用信息化的手段進(jìn)行保存和管理。
2、檔案種類繁雜
辦公室檔案包括各種各樣的內(nèi)容，比如單位的會(huì)計(jì)檔案、行政管理檔案、特種載體檔案和科技檔案等等，還包括上級(jí)單位印發(fā)的“紅頭文件”、本單位的各種協(xié)議、合同和責(zé)任書等等，而且還包括各種錄音、錄像等電子檔案，所以辦公室檔案的種類十分繁雜。
二、改進(jìn)辦公室檔案管理工作的措施
辦公室的檔案管理十分重要，因?yàn)樗k公室的各項(xiàng)業(yè)務(wù)的工作的開展具有直接的聯(lián)系，辦公室的檔案管理工作效率影響到整個(gè)單位的工作的開展，因此，有必要加強(qiáng)對辦公室檔案的管理。其次，辦公室檔案管理的工作主要在于資料的收集和保存，檔案的種類比較繁雜，所以給檔案管理工作帶來了一定的難度。所以，要提高辦公室檔案管理的效率，必須從以下幾個(gè)方面加以改進(jìn)：
1、建立辦公室檔案管理機(jī)制
首先，在辦公室檔案管理中，要將文件管理和檔案管理結(jié)合在一起，讓檔案部門為了方便后期對文件的管理，參與到文件的前期管理過程中，從而減少檔案部門在文件管理后期中的難度，使得文件的歸梢管理、形成處理和后期的查閱和利用等工作環(huán)節(jié)都實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一指導(dǎo)和管理。其次，要制定詳細(xì)的檔案管理程序和規(guī)定的條文，使得檔案管理工作盡可能地細(xì)化。最后，要嚴(yán)格地執(zhí)行條文的規(guī)定，禁止各種濫發(fā)文件和發(fā)放無用、無效文件的行為。
2、強(qiáng)化檔案收集
檔案的收集是辦公室檔案工作中最重要的環(huán)節(jié)，因此，要改進(jìn)檔案管理工作，必須得加強(qiáng)檔案的收集管理工作。首先，要規(guī)范檔案的范文，對檔案進(jìn)行分類和編排，再將收集到的檔案按類目進(jìn)行整理和保管；然后，要規(guī)范檔案的文書范文工作，在將收集到的檔案進(jìn)行分門別類之后，要對檔案再進(jìn)行文字編號(hào)和正文提料，對檔案提取主題詞，再做好附件處理，方便以后使用和管理檔案；再次，第二步實(shí)現(xiàn)以后，要對檔案再進(jìn)行目錄編號(hào)，以方便后期的檢索工作，再在計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中輸入檔案的管理信息，建立檢索體，在各種管理軟件的幫助下實(shí)現(xiàn)對檔案的網(wǎng)上管理。
3、提高檔案管理人員素質(zhì)
檔案管理工作主要是由專人來負(fù)責(zé)的，所以檔案管理人員素質(zhì)的高低就直接影響到了檔案管理工作的水平。檔案管理人員首先要嚴(yán)格控制辦公室檔案材料的進(jìn)出，做好專人收文、專人傳閱、專人登記和傳閱卡的傳遞等等，還要在領(lǐng)導(dǎo)的安排下，做好科室的起草、編號(hào)、附發(fā)文卡、辦公室登記等工作，以及負(fù)責(zé)好日常的檔案管理工作等。
三、提高辦公室檔案管理人員素質(zhì)的對策
1、加強(qiáng)對檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)
由于檔案管理隨著時(shí)代的發(fā)展也在不斷地變化，所以檔案管理人員的知識(shí)也要隨著時(shí)代的進(jìn)步而進(jìn)步，要做到這一點(diǎn)，就必須定期地加強(qiáng)對檔案管理人員的培訓(xùn)。在結(jié)合實(shí)際的基礎(chǔ)上，有針對性地邀請檔案管理專家或者有豐富經(jīng)驗(yàn)的檔案管理者對檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，鞏固他們的知識(shí)，并且提高他們的現(xiàn)代化管理知識(shí)水平。還可以讓檔案管理人員多參加檔案管理的經(jīng)驗(yàn)交流活動(dòng)，讓他們吸收先進(jìn)的檔案管理經(jīng)驗(yàn)，然后深入到自己的工作中去。
2、提高檔案管理人員理論與實(shí)踐相結(jié)合的能力
單位要多組織辦公室檔案管理人員進(jìn)行同行管理經(jīng)驗(yàn)的探討，舉辦各種檔案研討會(huì)和論壇講座，讓檔案管理人員熟悉國內(nèi)外檔案管理的動(dòng)態(tài)。其次，要讓檔案管理人員多學(xué)習(xí)網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)、信息存儲(chǔ)技術(shù)、多媒體技術(shù)和數(shù)字化技術(shù)等等現(xiàn)代新技術(shù)，巧用現(xiàn)代化的檔案管理方式，提高他們的工作效率，使辦公室檔案的管理跟上時(shí)代的發(fā)展要求。
3、加強(qiáng)檔案管理人員自身素質(zhì)的修養(yǎng)
首先，檔案管理人員要提高自己的思想政治素質(zhì)和職業(yè)道德素質(zhì)，不做違反國家法律的事情；其次，檔案管理人員要提高自己的業(yè)務(wù)素質(zhì)，鞏固理論知識(shí)的學(xué)習(xí)，而且不斷地掌握現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)，提高自己的業(yè)務(wù)操作能力；最后，檔案管理人員還要提高自身的身心素質(zhì)，檔案管理工作是一項(xiàng)比較繁雜的工作，日常工作比較瑣碎，辦公室檔案管理人員必須適應(yīng)這種繁雜的工作，能夠泰然地處理這些雜物，做到不急不亂，認(rèn)真細(xì)致地做好每一項(xiàng)工作。
總結(jié)：
檔案管理工作是單位辦公室的一項(xiàng)重要工作，檔案管理的水平影響到辦公室的工作效率和整個(gè)單位的工作的順利進(jìn)行。辦公室檔案管理的工作比較繁雜、檔案種類比較繁多，所以檔案管理人員必須通過各種方式改進(jìn)工作，使得檔案的管理更加輕松和高效。此外，檔案管理人員素質(zhì)也是影響辦公室檔案管理工作的一個(gè)重要因素，檔案管理人員必須努力提高自身的素質(zhì)，才能夠滿足現(xiàn)代辦公室檔案管理工作的要求。
參考文獻(xiàn)：
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隨著我國社會(huì)主義市場經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，行業(yè)之間的競爭日趨激烈，對人才的要求也在不斷提高，而人才的流動(dòng)性大也是市場經(jīng)濟(jì)所衍生出的主要問題。針對人才流動(dòng)的問題必須建立完善的人事檔案管理機(jī)制，提升對人事檔案管理的認(rèn)識(shí)高度，將“與時(shí)俱進(jìn)”的指導(dǎo)思想融入到人事檔案管理當(dāng)中，不斷開拓思路解決人事檔案工作中所出現(xiàn)的問題，形成一定的人事檔案管理的工作流程與模式，用科學(xué)的發(fā)展觀實(shí)現(xiàn)人力資源的合理配置。
1.我國現(xiàn)代人事檔案管理新的特點(diǎn)
1.1在思想認(rèn)識(shí)層面弱化了檔案管理的重要性
計(jì)劃經(jīng)濟(jì)時(shí)代，人們的檔案觀念相對較深，這主要是源于這個(gè)時(shí)期人事檔案在某種程度影響著個(gè)人一生的政治命運(yùn)或經(jīng)濟(jì)命脈，人事檔案在某種程度上也被披上了神秘的外衣，使人們誤以為人事檔案只有位高權(quán)重的人才能享有，對人事檔案存在一種敬畏的心理。但伴隨著改革開放的深化，市場經(jīng)濟(jì)的發(fā)展非常迅猛，公眾對人事檔案的認(rèn)識(shí)逐漸淡化。由于經(jīng)濟(jì)市場中市場成分的多樣化，使得人們在從業(yè)問題上有了更加的空間，企業(yè)與求職者之間形成雙向選擇，很多人也就逐漸忽視了檔案的重要性，對檔案的認(rèn)識(shí)不再像傳統(tǒng)觀念那么神秘，人們自主選擇職業(yè)，這種自主意識(shí)也在市場的競爭中逐漸顯現(xiàn)出來。如很多職場“馬”跳槽到更好的位置而主動(dòng)放棄檔案，也有很多剛從校門走出的大學(xué)生為了得到更好的工作而放棄檔案等等。這種對檔案認(rèn)識(shí)的弱化，是人們認(rèn)為人事檔案已經(jīng)不再那么重要，只要擁有高職高薪，檔案可有可無；并且也確實(shí)有很大一部分人放棄檔案，檔案庫中形成“棄檔”、“死檔”的現(xiàn)象也比較普遍。這種對檔案認(rèn)識(shí)的誤區(qū)，是對傳統(tǒng)人事檔案的扭曲認(rèn)識(shí)。
1.2在管理模式層面人事檔案管理相對分散
傳統(tǒng)的人事檔案管理模式是按照管理權(quán)限進(jìn)行劃分，逐層對人事檔案實(shí)行管理的，在調(diào)取檔案時(shí)需要由各單位逐級(jí)的向上層主管部門提交申請，進(jìn)而取得個(gè)人的人事檔案。但在市場經(jīng)濟(jì)的沖擊下，國家對很多國有企業(yè)和事業(yè)單位實(shí)行改制轉(zhuǎn)軌，大量廠礦和事業(yè)單位的職工買斷工齡或下崗分流，終止了與原單位的關(guān)系，對這部分人群的檔案管理工作成為一個(gè)難點(diǎn)，由于數(shù)量比較龐大，而且人員流動(dòng)性較強(qiáng)，因而必須引起有關(guān)部門的高度重視。據(jù)了解，有很多下崗人員在退休后，因?yàn)檎也坏綑n案而不能辦理退休，三番五次去檔案館尋求幫助，但檔案館只負(fù)責(zé)檔案的歸檔和保存，對這部分人的檔案可謂愛莫能助。針對這種情況，從個(gè)人的角度分析，辛苦一輩子終于到了退休的年齡卻因?yàn)闄n案缺失而不能退休，在遭受經(jīng)濟(jì)損失的同時(shí)對心理也會(huì)產(chǎn)生很大的負(fù)面影響；從社會(huì)的角度分析，這種檔案管理模式也不利于維護(hù)社會(huì)的和諧穩(wěn)定的局面。
1.3在內(nèi)容信息層面人事檔案管理存在缺失
按照有關(guān)規(guī)定，傳統(tǒng)人事檔案內(nèi)容要求基本分為履歷、自傳、各類鑒定、考核、政審材料、入黨（團(tuán)）材料、獎(jiǎng)懲材料、各類審批表（任免、職稱、學(xué)位、工資、離退休等）等十大類材料。但市場經(jīng)濟(jì)體制改革的不斷加深，原有檔案內(nèi)容中的個(gè)人經(jīng)歷與社會(huì)實(shí)踐不能滿足當(dāng)前人事檔案管理的要求，其所涵蓋的內(nèi)容在某種程度上存在缺失，并不能對個(gè)人行為進(jìn)行更為完整的記錄，使得人事檔案只具有參考價(jià)值，并且其內(nèi)容的參考性也逐漸被弱化。如傳統(tǒng)檔案主要是考察個(gè)人的政治經(jīng)歷，并且重復(fù)性較高；而像各類考核、鑒定等反映人性本質(zhì)的內(nèi)容相對缺失，如健康檔案、業(yè)績檔案、誠信檔案等都沒有在人事檔案中得以體現(xiàn)，這也不利于企業(yè)尋找和發(fā)掘所需要的各方面人才，對優(yōu)化人力資源配置產(chǎn)生不利影響。
2.新時(shí)期人事管理的革新要求
2.1在思想上樹立正確的人事檔案管理理念
針對人事檔案的管理，我們要從思想上給予正確的認(rèn)識(shí)，樹立正確的檔案管理理念，不但要重視其歷史鑒定的作用，更要突出個(gè)人實(shí)力與能力的展現(xiàn)。這也使得我們必須改變傳統(tǒng)模式中過分強(qiáng)化檔案作用的觀念，但也不能扭曲的理解為人事檔案在社會(huì)主義市場經(jīng)濟(jì)高速發(fā)展的今天毫無作用可言。在國家政策法規(guī)的限定下，人事檔案仍然存在一定的作用，在某些方面的作用還非常重要。如養(yǎng)老保險(xiǎn)、職稱評定以及離退休等等，如果沒有人事檔案，在辦理過程中會(huì)造成很多麻煩，甚至無法辦理。因此，我們必須從思想上認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要性，強(qiáng)化將檔案管理在實(shí)際生活中的作用。
2.2在模式上實(shí)現(xiàn)單位內(nèi)部管理與社會(huì)化委托管理的“雙管齊下”
市場經(jīng)濟(jì)的發(fā)展使得很多工人走出廠礦自謀生路，成為社會(huì)單元，對人事檔案管理的管理模式采用單位內(nèi)部管理與社會(huì)化委托管理相結(jié)合的道路，實(shí)現(xiàn)“雙管齊下”。即在法律法規(guī)的限定范圍內(nèi)，采用有各單位或主管部門進(jìn)行管理的同時(shí)，還可以通過市場化運(yùn)作通過委托人的方式進(jìn)行托管，兩種方式并舉能夠更好的加強(qiáng)和完善人事檔案管理，對在經(jīng)濟(jì)轉(zhuǎn)軌中流入社會(huì)的失業(yè)下崗職工以及買斷工齡的人群，通過市場機(jī)制將檔案交由人才交流中心進(jìn)行管理；或?qū)n案直接交由人事檔案局進(jìn)行歸檔，使公眾能夠隨時(shí)調(diào)取檔案。這種單位內(nèi)部管理與社會(huì)化委托的方式相結(jié)合，對組建完整的檔案管理構(gòu)架有積極的促進(jìn)作用。
2.3在內(nèi)容上要力求實(shí)現(xiàn)檔案管理的“與時(shí)俱進(jìn)”
傳統(tǒng)人事檔案的建立受特定歷史時(shí)期的影響，在建檔過程中存在不實(shí)之處，如“此人不宜重用”等不實(shí)的內(nèi)容，使得部分人才在求職中四處碰壁，針對這些檔案必須用科學(xué)的發(fā)展觀來對待。我國處在社會(huì)主義市場經(jīng)濟(jì)的轉(zhuǎn)型期，人才流動(dòng)性大，競爭更加激烈，使得人力資源配置必須拋棄傳統(tǒng)人事檔案沿襲下來的弊端。在人才的聘用與引進(jìn)過程中，需要通過一定時(shí)限的“試用期”來對人才實(shí)現(xiàn)全面的了解，如果人事檔案能夠囊括個(gè)人更為完整的信息與內(nèi)容，能夠使檔案信息更加直觀的呈現(xiàn)在用人單位面前，這對人才的聘用與引進(jìn)有著非常積極的促進(jìn)作用。
3.小結(jié)
若要使人事檔案管理上升到新的臺(tái)階，就必須抓住有利時(shí)機(jī)，不斷的對人事檔案管理工作實(shí)施創(chuàng)新。只有打破傳統(tǒng)的人事檔案管理模式，使人事檔案管理更加全面和系統(tǒng)，才能滿足當(dāng)前公眾對人事檔案管理的需求，以求達(dá)到人事檔案管理的現(xiàn)代化、科學(xué)化和規(guī)范化，將人事檔案管理的價(jià)值充分的發(fā)揮出來。（作者單位：平頂山學(xué)院）
參考文獻(xiàn)：
行政規(guī)范性文件僅指國家機(jī)關(guān)(行政機(jī)關(guān)和授權(quán)組織)為執(zhí)行法律、法規(guī)的需要依法定權(quán)限制定和的具有普遍約束力的決定、命令及其他規(guī)范性文件,包括行政機(jī)關(guān)自己制定的內(nèi)部管理方面的規(guī)范性文件。地方檔案規(guī)范性文件是法律、法規(guī)、規(guī)章的延伸和具體化。法律、法規(guī)、規(guī)章規(guī)定不夠具體的,地方檔案規(guī)范性文件可作細(xì)化規(guī)定。法律、法規(guī)、規(guī)章沒有規(guī)定的,地方檔案規(guī)范性文件制定機(jī)關(guān)可以根據(jù)本地具體實(shí)際,制定一些具有本地特色的地方文件。本文僅就各級(jí)人民政府及其工作部門頒布施行的地方檔案規(guī)范性文件在制定技術(shù)中存在的問題進(jìn)行分析。
1地方檔案規(guī)范性文件概況
據(jù)2010年3月對《法律圖書館》網(wǎng)站的不完全統(tǒng)計(jì),自1957年7月安徽省人民委員會(huì)公布實(shí)施《安徽省各級(jí)國家機(jī)關(guān)整理積存檔案暫行辦法》以來,我國各級(jí)政府及其工作部門頒布的與檔案工作相關(guān)的地方規(guī)范性文件大約有562個(gè)。詳見表1論文
2對我國地方檔案規(guī)范性文件的分析
應(yīng)該說,自1957年7月《安徽省各級(jí)國家機(jī)關(guān)整理積存檔案暫行辦法》公布實(shí)施以來的50多年間,各地各級(jí)黨委、政府及其工作部門在檔案工作實(shí)踐中頒布施行的地方檔案規(guī)范性文件遠(yuǎn)遠(yuǎn)大于562個(gè)。這些規(guī)范性文件不但是推動(dòng)我國檔案事業(yè)法制化進(jìn)程的重要基礎(chǔ),也是促進(jìn)我國檔案事業(yè)不斷發(fā)展和進(jìn)步的主要工具和重要保障,為今后轉(zhuǎn)型期地方檔案規(guī)范性文件的制定提供了寶貴經(jīng)驗(yàn)。同時(shí),地方檔案規(guī)范性文件還存在許多不足和薄弱環(huán)節(jié)。下面,從制定技術(shù)的角度,對地方檔案規(guī)范性文件在制定根據(jù)、法律淵源與效力、名稱、適用范圍、頒布時(shí)間與實(shí)施時(shí)間的間隔、形式結(jié)構(gòu)等六個(gè)方面存在的問題進(jìn)行分析。
2.1地方檔案規(guī)范性文件的制定根據(jù)分析
在我國,行政機(jī)關(guān)制定行政規(guī)范性文件是以“根據(jù)”為原則的。由于原網(wǎng)站改版或升級(jí),造成《法律圖書館》網(wǎng)站與部分文件的鏈接錯(cuò)誤,致使部分文件無法查閱到全文。562部(含首次頒布與修訂本)地方檔案規(guī)范性文件,可以查閱到全文的有370部,其中,342部指明了制定依據(jù),占92%;28部沒有指明制定依據(jù),占8%。詳見表2。
檔案規(guī)范性文件制定依據(jù)的比例高低排序分別是:省級(jí)人民政府(含副省級(jí)城市),省級(jí)檔案局,省級(jí)檔案局與其他廳、局、辦聯(lián)合,市級(jí)檔案局,省級(jí)其他廳、局、辦單獨(dú)或聯(lián)合,市級(jí)人民政府,省級(jí)人民政府辦公廳(室)和省委辦公廳(室)單獨(dú)或聯(lián)合,市級(jí)人民政府辦公廳(室)和市委辦公廳(室)單獨(dú)或聯(lián)合,市級(jí)其他局、委、辦單獨(dú)或聯(lián)合。
從總體情況看,地方檔案規(guī)范性文件大部分注意到了對制定根據(jù)的表述,但仍然存在表述過于籠統(tǒng)的問題。
第一,同樣內(nèi)容的規(guī)范性文件,法律依據(jù)多少不一。如有關(guān)“城市建設(shè)檔案管理”的規(guī)范性文件共有90部,其中,法律依據(jù)最多的有7部,最少的沒有說明法律依據(jù)。第二,有些規(guī)范性文件只是籠統(tǒng)地說明依據(jù)“有關(guān)法律法規(guī)和規(guī)章”、“有關(guān)法律、法規(guī)的規(guī)定”、“國家有關(guān)法律法規(guī)規(guī)定”等,沒有說明具體依據(jù)哪一部或哪幾部法律、法規(guī)。例如,2006年s月,《江蘇省司法廳關(guān)于印發(fā)<江蘇省法律援助案件檔案管理辦法>的通知》等11部規(guī)范性文件就存在這種問題。
除了上述規(guī)范性文件以外,還有相當(dāng)一部分規(guī)范性文件在說明具體依據(jù)某部法律后,還加有“和其他有關(guān)法律、法規(guī)的規(guī)定”的表述。這里的“其他有關(guān)法律、法規(guī)的規(guī)定”指的是與檔案有關(guān)的法律、法規(guī),還是與文件有關(guān)的法律、法規(guī);是與公民有關(guān)的法律、法規(guī),還是與機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)有關(guān)的法律、法規(guī);是刑法、民法,還是行政法,應(yīng)該有進(jìn)一步的明確表述。在《中華人民共和國立法法》(以下簡稱《立法法》)實(shí)施多年之后,仍然出現(xiàn)此類問題,說明地方各級(jí)政府及其工作部門在起草、制定、檔案規(guī)范性文件時(shí),還沒有嚴(yán)格遵循《立法法》的規(guī)定和要求。
2.2地方檔案規(guī)范性文件的淵源與效力分析
從廣義上來說,行政規(guī)范性文件是介于行政立法行為和行政執(zhí)行行為之間的一種“在一定程度上可反復(fù)適用、具有弱普遍約束力”的“準(zhǔn)行政立法行為”,是規(guī)章以上行政法淵源重要而有益的補(bǔ)充。因此,行政規(guī)范性文件在行政管理領(lǐng)域內(nèi)的效力,總的來說,“應(yīng)低于同類行政法規(guī)、規(guī)章而高于據(jù)其所作出的集體行政行為”。從法律效力來看,370部地方檔案規(guī)范性文件的法律效力都較低,不得同憲法、法律、上級(jí)和同級(jí)行政法規(guī)、行政規(guī)章相抵觸。
由于經(jīng)驗(yàn)與技術(shù)的欠缺,地方檔案規(guī)范性文件在制定過程中,不僅存在與上位法相抵觸的問題,同樣存在與本級(jí)人大或人大常委會(huì)制定的其他地方性法規(guī)相抵觸的問題。一是制定主體不合法。不管是檔案行政機(jī)關(guān),還是企事業(yè)單位或是社會(huì)團(tuán)體,誰都可以制定有關(guān)檔案行政管理的規(guī)范性文件。特別是某些大中型企事業(yè)單位制定的關(guān)于加強(qiáng)本單位檔案管理辦法的某些內(nèi)容,明顯與本地檔案行政管理部門制定的規(guī)范性文件相悖。這些都是因制定主體不合法而造成的。二是越權(quán)現(xiàn)象較嚴(yán)重。與制定檔案規(guī)范性文件有關(guān)的越權(quán)行為,既有上下級(jí)檔案行政機(jī)關(guān)的縱向越權(quán),亦有同級(jí)檔案(或非檔案)行政機(jī)關(guān)的橫向越權(quán),目前,以后者居多。三是與檔案行政法規(guī)、行政規(guī)章不相符。有的檔案部門為使本部門的史料編纂多出成果,而對應(yīng)開放的檔案遲遲不予開放。國家檔案局與國家物價(jià)局對檔案利用收費(fèi)已有明文規(guī)定,而有的檔案部門則借此機(jī)會(huì)自行制定收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn),擴(kuò)大收費(fèi)范圍,提高收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn),在社會(huì)上造成不良影響。四是與制定規(guī)范性文件的法定程序相違背。按照國家規(guī)定,制定某些專業(yè)檔案管理的規(guī)范性文件,檔案部門需要與有關(guān)專業(yè)行政主管部門聯(lián)合發(fā)文。此類文件往往先有檔案部門起草,專業(yè)主管部門會(huì)簽,有時(shí)因時(shí)間關(guān)系,會(huì)簽手續(xù)不全,也照發(fā)不誤。這樣,就造成主辦、協(xié)辦機(jī)關(guān)不明,各自職責(zé)不清,出現(xiàn)問題相互推諉,自然會(huì)影響這些規(guī)范性文件的行政執(zhí)法效力。五是不符合法律規(guī)定的方式。文件制定主體在起草、制定檔案規(guī)范性文件時(shí)常有很大的隨意性,使用的名稱也較混亂。有的只需發(fā)個(gè)“通知”、“意見”之類的文件也要冠之以《規(guī)定》、《辦法》,甚至《條例》。一些市縣檔案規(guī)范性文件詞不達(dá)意,時(shí)常出現(xiàn)錯(cuò)別字。由此可見,最具特色和最為具體的檔案規(guī)范性文件更需要引起制定主體的高度重視和法制部門的嚴(yán)格把關(guān)。
2.3地方檔案規(guī)范性文件的名稱分析
從形式上看,370部地方檔案規(guī)范性文件中,265部用“辦法”,139部用“通知”,56部用“規(guī)定”,2部用“條例”。在265部采用“辦法”的法規(guī)中,又分“辦法”、“暫行辦法”和“管理辦法”三種不同用法。從制定技術(shù)的角度來講,“條例”作為法的形式,是對某一方面的社會(huì)關(guān)系或某一方面行政工作做比較全面、系統(tǒng)的規(guī)定。“辦法”和“通知”是規(guī)范性公文中使用范圍最廣、使用頻率最高的文種。它是領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)或職能部門對特定范圍內(nèi)的工作和事務(wù)制定相應(yīng)措施,要求所屬部門和下級(jí)機(jī)關(guān)貫徹執(zhí)行的法規(guī)性公文。“辦法”作為一種立法形式,其功能是對某類社會(huì)關(guān)系或行政工作做出比較全面、系統(tǒng)與具體的規(guī)定。“規(guī)定”是落實(shí)某一法律、法規(guī),具體規(guī)范某項(xiàng)工作而制定的,具有較強(qiáng)的約束力,且內(nèi)容細(xì)致,可操作性較強(qiáng)。一般來講,地方人大及其常委會(huì)通過的地方性法規(guī)應(yīng)采用“條例”,地方政府規(guī)章和規(guī)范性文件應(yīng)采用“辦法”。
2.4地方檔案規(guī)范性文件的適用范圍分析
由于規(guī)范性文件的內(nèi)容種類不同,適用的范圍也就不同。從規(guī)范性文件的適用范圍來看,370部地方檔案規(guī)范性文件涉及內(nèi)容最多的有:檔案管理,檔案事業(yè),檔案工作,城市建設(shè)檔案,企業(yè)檔案,城市地下管線檔案,重大活動(dòng)或重大事項(xiàng)檔案,人物或名人檔案,建設(shè)項(xiàng)目檔案,村民委員會(huì)或居民委員會(huì)檔案,征集檔案,收集檔案,查閱或利用檔案,司法檔案,技術(shù)檔案,移交檔案,等等。涉及內(nèi)容較少的有:檔案法,檔案卷,信用檔案,行政復(fù)議檔案,移民檔案,電子文件管理,檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃,檔案整理,鑒定或銷毀檔案,檔案信息,檔案信息化,檔案寄存,檔案中介,檔案搶救,行政執(zhí)法檔案,檔案保證金,檔案庫,檔案驗(yàn)收,檔案登記,開放檔案,檔案綜合管理以及眾多其他專門檔案和檔案機(jī)構(gòu)與檔案人員,等等。從數(shù)量和內(nèi)容來講,當(dāng)前急需的檔案行政執(zhí)法,檔案行政復(fù)議,檔案信息組織和檔案信息化,電子文件管理,檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃,檔案開放,檔案鑒定與銷毀,檔案寄存,檔案搶救,檔案中介,政府信息公開和檔案信息服務(wù),檔案資源整合,檔案工作崗位責(zé)任制,電子文件中心建設(shè)等方面的規(guī)定明顯偏少或空缺。一方面,說明相應(yīng)的上位法缺位,另一方面,說明制定主體缺乏探索和創(chuàng)新精神。這應(yīng)是未來各級(jí)政府及其工作部門重點(diǎn)規(guī)范的內(nèi)容和領(lǐng)域。
2.5地方檔案規(guī)范性文件的頒布時(shí)間與實(shí)施時(shí)間間隔分析
從制定技術(shù)上講,法律法規(guī)的頒布時(shí)間和實(shí)施時(shí)間應(yīng)間隔一段距離,以便法規(guī)的宣傳和推廣。這樣,既有利于檔案政策和法規(guī)部門對法規(guī)的實(shí)施有一定的心理準(zhǔn)備,也有利于社會(huì)成員的學(xué)習(xí)與消化,使法律法規(guī)實(shí)施后能夠取得較好的效果。
從370部地方檔案規(guī)范性文件頒布時(shí)間和實(shí)施時(shí)間的間隔來看,177部頒布時(shí)間和實(shí)施時(shí)間是同一天,占47.83%。167部相隔一段時(shí)間,占45.14%。其中,10天以內(nèi)的10部,11～20天以內(nèi)的16部,21～30天以內(nèi)的30部,31～40天以內(nèi)的24部,41～50天以內(nèi)的28部,51～60天以內(nèi)的13部,60天以上的13部。最長的相隔為79天,最短的只有4天,平均為35天。19部只有發(fā)(頒)布時(shí)間,沒有開始實(shí)施的時(shí)間,占5.14%。在370部地方檔案規(guī)范性文件中,有21部明確規(guī)定了失效時(shí)間,占5.7%。
我們認(rèn)為,首次頒布的檔案規(guī)范性文件,頒布與實(shí)施的時(shí)間間隔應(yīng)當(dāng)稍大一些,修訂的檔案規(guī)范性文件,頒布與實(shí)施的時(shí)間間隔應(yīng)當(dāng)稍小一些,甚至可以頒布與實(shí)施為同一時(shí)間。新(頒布)的規(guī)范性文件應(yīng)明確宣布自施行之日起,舊的和其他有抵觸的規(guī)范性文件同時(shí)廢止。
2.6地方檔案規(guī)范性文件的形式結(jié)構(gòu)分析
370部檔案規(guī)范性文件,有119部屬于復(fù)雜結(jié)構(gòu),占32.2%。分為總則、附則、章等若干部分,各部分都有標(biāo)題,條文也較多,要件數(shù)量多而且全面。其中,116部有總則、分則、附則等,有章、條、款之分,每一章都有標(biāo)題;有3部沒有附則。116部中,有58部設(shè)有罰則。116部中全文12章的1部,9章的1部,8章的11部,7章的23部,6章的49部,5章的27部,4章的4部,平均為6章。全文最多的是65條,最少是14條,平均為34條。
有213部介于簡單結(jié)構(gòu)與復(fù)雜結(jié)構(gòu)之間。要件多于簡單結(jié)構(gòu)但少于復(fù)雜結(jié)構(gòu),沒有章的設(shè)置,也沒有各部分標(biāo)題、附則等要件,只有條、款之分,條文較復(fù)雜結(jié)構(gòu)少,其中最多的48條,最少的9條,平均為21條。有38部屬于簡單結(jié)構(gòu),只有款之分,條文較復(fù)雜結(jié)構(gòu)少了許多。370部規(guī)范性文件均沒有目這一層次。從字?jǐn)?shù)看,最短的只有129個(gè)字,最長的有10482個(gè)字,平均為2815個(gè)字。
另一個(gè)值得注意的問題是,同一內(nèi)容的規(guī)范性文件,其形式結(jié)構(gòu)差異很大。如有關(guān)“城市地下管線檔案”的規(guī)范性文件有21部,其中1部有章,20部沒有章;條文最多的為28條,最少的沒有設(shè)條,直接用數(shù)字標(biāo)明順序;字?jǐn)?shù)最多的為3051個(gè)字,最少的只有1484個(gè)字。由此看來,各地各部門制定的檔案規(guī)范性文件能夠結(jié)合自身實(shí)際,有的放矢,注重解決實(shí)際問題,實(shí)現(xiàn)了形式和內(nèi)容的多樣化,逐步避免了地方檔案法規(guī)普遍存在的照抄照搬現(xiàn)象。這是值得充分肯定和需要進(jìn)一步保持和發(fā)揚(yáng)的地方。
在370部地方檔案規(guī)范性文件中,有58部設(shè)有獎(jiǎng)勵(lì)或制裁的條款,占15.7%。
行政規(guī)范性文件和行政法規(guī)、規(guī)章都具有法律約束效力,都可以作為行政行為的依據(jù),效力最高的應(yīng)該是行政法規(guī),其次為規(guī)章。因?yàn)?根據(jù)1996年10月1日起實(shí)施的《中華人民共和國行政處罰法》中的相關(guān)規(guī)定,行政法規(guī)、規(guī)章可以設(shè)定行政處罰,行政規(guī)范性文件明確規(guī)定不得設(shè)定行政處罰。其次,根據(jù)《中華人民共和國行政訴訟法》的相關(guān)規(guī)定,人民法院審理行政案件,以法律、行政法規(guī)、自治條例和單行條例為依據(jù),同時(shí)參照規(guī)章,并沒有包括行政規(guī)范性文件。據(jù)此,地方政府及其工作部門在今后制定地方檔案規(guī)范性文件時(shí),應(yīng)當(dāng)取消行政處罰,適當(dāng)保留獎(jiǎng)勵(lì)條款。這樣,既可以避免與法律抵觸,又可以起到自身獨(dú)特的作用。
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電大自成立以來主要經(jīng)歷了三個(gè)不同的時(shí)期。在第一個(gè)五年的創(chuàng)立時(shí)期中，電大以開展成人學(xué)歷補(bǔ)償教育為主要任務(wù)，開辦電大成人班，為在“”十年間失去接受高等教育機(jī)會(huì)的大批知識(shí)青年，提供了寶貴的學(xué)習(xí)機(jī)會(huì)。第二、三個(gè)五年的發(fā)展初級(jí)階段，主要舉辦成人高等專科教育，發(fā)展為既舉辦高等專科教育，又舉辦廣播電視中專教育，還開展以崗位培訓(xùn)為主的大學(xué)后繼續(xù)教育、職業(yè)教育、行業(yè)培訓(xùn)等等。在隨后的改革探索時(shí)期（第四個(gè)五年），中央電大進(jìn)行了“注冊視聽生”教育試點(diǎn)。因?yàn)殡姶蟀l(fā)展經(jīng)歷的曲折，其檔案的管理有著相當(dāng)?shù)碾y度，亟待規(guī)范化管理。
一、目前電大系統(tǒng)檔案管理工作中存在的主要問題
1、思想觀念陳舊，管理意識(shí)淡薄，對檔案管理的認(rèn)識(shí)不足。當(dāng)前電大系統(tǒng)檔案管理部門普遍對于檔案管理工作的重要性認(rèn)識(shí)不足，缺乏系統(tǒng)的認(rèn)識(shí)和理性的思考，忽視了檔案信息資源的開發(fā)和利用。許多珍貴的、利用價(jià)值很高的檔案材料常年被束之高閣、無人問津，不能發(fā)揮其應(yīng)有的作用，這就造成了資源的極大浪費(fèi)。其實(shí)，成人教育作為高等教育的一種嘗試，在各種教學(xué)、教研、學(xué)生活動(dòng)中，形成了許多有價(jià)值的文件資料。
2、機(jī)構(gòu)設(shè)置不夠健全，人員專業(yè)化程度不高。大多數(shù)電大的系、部、處室沒有專職檔案資料管理人員，多數(shù)是教學(xué)秘書或行政秘書兼任，他們既有日常教學(xué)行政事務(wù)性工作，又要兼職收集、整理、歸檔、保存檔案等。有的甚至是歸檔時(shí)才隨便抓人或頻繁換人，由于這些人員業(yè)務(wù)不熟悉，給各類檔案的收集、整理、歸檔帶來了不良影響。有的雖然建立了檔案室或資料室，配有專職或兼職檔案員，但檔案管理職責(zé)不明確，導(dǎo)致實(shí)際工作中出現(xiàn)集中管理檔案難、歸檔難、開發(fā)利用難等被動(dòng)局面，也影響了整個(gè)學(xué)校的檔案管理。
3、檔案信息缺少開放性，缺乏服務(wù)功能。成人高等教育在整個(gè)高等教育甚至是國民經(jīng)濟(jì)發(fā)展中所占的地位日漸提高。高校檔案開放式的網(wǎng)絡(luò)化管理和服務(wù)便日漸成為廣大利用者的強(qiáng)烈要求。然而一些電大由于對檔案信息的開發(fā)利用價(jià)值認(rèn)識(shí)不足，檔案管理歸類工作常常在半封閉的系統(tǒng)中進(jìn)行，形成了與高校其他部門相對隔絕的狀態(tài)，這就失去了互相借鑒與交流的機(jī)會(huì)。缺乏對信息資源的開發(fā)和利用，不能把握信息開發(fā)和服務(wù)的實(shí)效性，這就難以形成信息資源開發(fā)和服務(wù)功能的多元化，也就沒有檔案管理者和信息需求者之間的良好互動(dòng)。
二、加強(qiáng)電大系統(tǒng)教育檔案管理工作的基本對策。
1、提高成人教育工作者的檔案意識(shí)，是做好檔案管理工作的基礎(chǔ)。為使成人高校教學(xué)檔案管理主動(dòng)適應(yīng)新形勢的發(fā)展，必須樹立正確的教學(xué)檔案管理理念。首先要大力宣傳和貫徹《中華人民共和國檔案法》和《高等學(xué)校檔案管理辦法》，增強(qiáng)檔案工作者的檔案意識(shí)。其次要明確檔案開發(fā)和利用工作的服務(wù)方向和服務(wù)思想，明確教學(xué)檔案管理工作的內(nèi)容，充分認(rèn)識(shí)到搞好教學(xué)檔案管理工作對提高教學(xué)質(zhì)量、促進(jìn)教學(xué)改革的重要地位和作用，重視教學(xué)文件資料的平時(shí)積累，杜絕敷衍了事做表面文章應(yīng)付檢查等錯(cuò)誤做法。同時(shí)，教學(xué)檔案資源的收集整理、建檔、歸檔、合理開發(fā)與利用是一個(gè)滾動(dòng)發(fā)展、循序漸進(jìn)的過程，需要學(xué)校上至領(lǐng)導(dǎo)下至各處室、各教學(xué)點(diǎn)、各教職工的共同支持和配合。如果大家都有強(qiáng)烈的檔案意識(shí)，能自覺積極、主動(dòng)地將在教學(xué)及教學(xué)管理過程中形成的文件材料按時(shí)上交歸檔，就為管好用好教學(xué)檔案打下良好的基礎(chǔ)。
2、檔案管理人員必須加強(qiáng)自身修養(yǎng)， 不斷提高自身業(yè)務(wù)水平。隨著數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化的不斷深入，檔案本身也發(fā)生了轉(zhuǎn)變。首先檔案本身在數(shù)字化的沖擊下，其形式由原先可視記錄識(shí)別型轉(zhuǎn)變依賴機(jī)器識(shí)別的代碼型（電子檔案）。檔案管理模式也從傳統(tǒng)手工模式不斷發(fā)展，歷經(jīng)單機(jī)數(shù)據(jù)管理模式、網(wǎng)絡(luò)信息管理模式到知識(shí)管理模式，并且隨著管理模式的不斷變化其管理流程、手段等也發(fā)生了相應(yīng)的變化。以前基于手工的檔案管理流程需要針對電子檔案管理特點(diǎn)相應(yīng)調(diào)整，檔案管理人員要努力成為新型的復(fù)合型人才： 一方面， 熟悉檔案業(yè)務(wù)工作的各個(gè)環(huán)節(jié)和各門類檔案、各種載體檔案的管理方法；另一方面， 能掌握檔案網(wǎng)絡(luò)化的新知識(shí)，熟練運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)， 并將之運(yùn)用到實(shí)際的檔案管理工作中去；再一方面， 不僅懂得社會(huì)科學(xué)知識(shí)， 而且懂得自然科學(xué)知識(shí)， 既具有較高的人文素養(yǎng)， 又具有較高的創(chuàng)新意識(shí)和能力。這是檔案管理工作本身的需要， 也是時(shí)代、社會(huì)發(fā)展對檔案管理工作從業(yè)人員的特殊要求。每一位高校的檔案管理人員都要朝著這一目標(biāo)而努力。
【參考文獻(xiàn)】
馮惠玲、張緝哲主編：《檔案學(xué)概論》，北京：中國人民大學(xué)出版社，2001年。
