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預防醫學是一門實踐性很強的學科體系，需要有大量的真實案例和實踐材料作為研究對象，預防醫學檔案真實記錄了疾病預防與控制的全過程，為現代預防醫學研究提供了寶貴的第一手的研究資料，是預防醫學理論發展的重要基礎。因此，建設科學的現代預防醫學檔案管理體系，就是建設現代預防醫學研究的基礎設施，一個國家現代預防醫學檔案管理體系建設的先進程度，將直接決定了這個國家預防醫學的發展水平。
1.2現代預防醫學檔案管理體系，是國家公共衛生管理機構制定疾病預防控制政策的重要指導
預防醫學檔案是對人類疾病預防控制活動的真實記錄，是人類醫學實踐的寶貴結晶。疾病的預防控制體系，不僅需要醫療工作者的全程深入參與，更需要公共衛生政策的制定者、以及人民群眾的廣泛參與，因此具有很強的社會體系屬性。建設科學有效的預防醫學檔案管理體系，能夠幫助公共衛生政策制定者總結過去的經驗教訓，激發群中的參與熱情，提高公眾的認知水平和重視程度，動員全社會的力量，構建全面高效的疾病預防控制體系。
2現代預防醫學檔案管理體系的核心要素
2.1動態記錄
建設現代預防醫學檔案管理體系，首先應注意對預防醫學檔案信息進行動態記錄和動態處理。同時，預防醫學檔案管理還應注重資料獲取和管理的時效性。疾病防治的規律告訴我們，很多類型的疾病，尤其是地區重大的傳染疫情，其發展速度和變化速度都是非?？斓?，因此需要我們建立動態監測和觀察體系，以求能夠及時、高效、真實的記錄疾病發展變化的每個階段。因此，我們應該建立經常性檢測記錄、突發性檢測記錄、跟蹤記錄等記錄方式相結合的動態監測記錄體系，并能夠根據疾病發展的階段不斷調整記錄方法。所以，建立一個動態監測記錄體系，是建設現代預防醫學檔案管理體系的核心之一。
2.2注重基礎數據的整合
建設現代預防醫學檔案管理體系，另一個核心就是對預防醫學檔案基礎數據的處理和整合。預防醫學檔案的存在形式多種多樣，有文字、聲音、標本等等，但是，隨著現代信息處理技術的發展，人們已經可以將這些材料整理成基礎性的數據進行存儲和交流，以方便進行進一步的研究。在數據處理和整合的過程中，尤其要注意較少的運用醫學理論對原始材料進行處理，而需要運用數學和統計學的語言去客觀描述一個原始材料，這是因為醫學具有很強的證偽性和擴展性，隨著現代醫學理論的不斷發展，很多過去的理論已被證明是不科學的甚至是錯誤的，而數學和統計科學具有較強的理論上的穩定性和傳遞性，有利于保證預防醫學檔案基礎數據的利用率和使用價值的穩定性。
隨著國家對軍工研究所固定資產投資力度的加大，對項目竣工驗收的要求也越來越嚴格，固定資產投資項目檔案（以下簡稱項目檔案）驗收作為項目竣工驗收的重要組成部分，其管理體系日益受到關注，如何有效地提高項目檔案管理水平，順利完成項目竣工驗收任務，是理論與實踐亟待解決的問題。
一、 軍工研究所項目檔案管理面臨的挑戰
（一）上級機關對項目檔案管理的嚴格要求。早在2007年國防科工局就下發《固定資產投資項目檔案驗收辦法》，對項目檔案的驗收組織、驗收申請、驗收要求提出了具體指導意見。隨著國家對軍工研究所固定資產投資力度的加大，對項目檔案的管理和驗收要求也越來越嚴格。2013年國防科工局下發《國防科技工業固定資產投資項目竣工驗收實施細則》，明確規定“項目進行竣工驗收應完成項目檔案單項驗收”，并指定項目主管部門負責其所屬單位項目檔案單項驗收工作。隨后各軍工集團也出臺相應規定，進一步規范項目檔案的驗收工作。如中國兵器工業集團于2014年印發《中國兵器工業集團公司固定資產投資項目檔案驗收評分細則》，作為項目檔案歸檔與驗收量化標準的依據，該細則從項目檔案基礎管理、項目檔案完整性、準確性、系統性、項目檔案的保管與利用和檔案驗收工作6個方面提出了量化評分標準。
（二） 軍工研究所傳統項目檔案管理模式已經落后。軍工研究所固定資產投資項目具有建設周期長、投資金額大、涉及單位多、參與人員廣、專業技術跨度大等特點，批復周期之長可達48個月，項目從資金計劃下達到竣工，需要完成數百套國內外設備及軟件的訂購與安裝，同時也需要完成大量的基建工程建設，涉及部門往往包括軍工研究所所有技術部門、信息安全部門及若干機關單位部門。此外，隨著軍工研究所信息化水平的提高，OA辦公系統、固定資產投資系統、檔案管理系統等一批管理軟件陸續建立，項目檔案的信息化管理水平也亟待提高。
（三）傳統項目檔案管理體系已不適應軍工研究所精益化、信息化管理的要求。目前很多軍工研究所正進入向精益化、信息化轉型升級階段，項目檔案的管理體系建設也要及時跟上軍工研究所的發展步伐。項目檔案的管理需要大多數部門的參與，項目檔案管理部門需要通過實用高效的管理體系，明確每個人在項目檔案管理中的責任、工作內容及目標，變靜態管理為動態管理，逐步推進項目檔案精細化管理的建設步伐。軍工研究所很多項業務，都或多或少與項目檔案業務有流程和數據層面的關聯，因此改進項目檔案管理體系，實現與相關信息系統集成，才能更好地服務于軍工研究所主營業務。
二、軍工研究所項目檔案管理體系建設的指導原則
軍工研究所項目檔案管理體系建設的最終目標為高質量通過國防科工局項目檔案驗收。要實現這一目標，必須保證項目檔案管理的高效有序，并通過信息化技術、領導機構設置、制度約束、激勵評價、溝通交流等手段，對項目檔案管理全過程進行有效控制。具體指導原則是：
（一）加強各部門協調。項目檔案管理涉及到方方面面，是一項系統工程，必須各層級各部門集成推進，成立項目檔案領導組織機構，建立項目檔案管理團隊，統籌協調，實現聯動，共同建設項目檔案管理創新體系。
（二）完善相應的制度建設。要緊密結合研究所機構設置、職責分工，制定相應的規章制度，全方位、多角度對項目檔案管理形成約束機制，有力保障項目檔案管理體系的作用。
（三）融入信息化建設。只有以信息化為手段，使目標管理與過程控制相結合，加強階段性檢查，才能確保目標實現。
（四）創建激勵機制。應該充分調動研究所各技術部門、機關人員的積極性和創造力，多方面促進項目檔案管理。
（五）打通溝通交流通道。通過參加項目主管部門例會，參加項目設備到貨驗收、終驗收會議，不定期走訪項目實施部門，增進項目了解，掌握項目資料情況。
三、軍工研究所項目檔案管理體系建設的內容
軍工研究所項目檔案管理體系建設主要內容可概括為：組織機構建設、信息化建設、管理機制建設、激勵評價體系建設、協調交流機制建設。
（一）組織機構建設。為建立健全軍工研究所項目檔案管理體系，形成“統一管理，分工負責”的檔案管理體制，維護項目檔案的完整、準確、系統與安全，軍工研究所應該成立項目檔案工作組織機構，由分管檔案工作的副所長擔任檔案工作領導小組主任，各部門領導作為檔案工作領導小組成員，主要職責是貫徹國家和上級部門有關項目檔案工作的制度和規范，負責項目檔案工作的組織領導以及重要問題的決策，負責對各單位項目檔案工作日常管理、整改落實情況進行評審、評比和獎勵。這樣項目檔案管理工作有了強有力的領導機構，保障軍工研究所項目檔案工作的領導力以及資金、人員、管理等順利落實。
（二）信息化建設。以信息化手段為支撐，規范項目檔案管理及歸檔流程。加強項目檔案的過程管理與控制，（下轉第131頁）（上接第128頁）必須在管理手段上有所創新，為此應將項目檔案的管理納入軍工研究所檔案管理軟件中，并和項目主管部門的管理軟件深度融合，以實現項目檔案信息資源的全周期管控。以某軍工研究所為例，該研究所項目檔案的管理融入新上線的數字檔案館軟件中，并與固定資產管理系統做了接口，實現了項目檔案資料的在線歸檔。通過該接口，各類項目文檔簽署完成后，即可發起歸檔申請。同時在即將上線的檔案門戶網站上預置了項目檔案入口，通過創建項目檔案門戶的方式，為項目參與各方提供一個高效率信息交流和共同工作的環境。
（三）管理機制建設。將項目檔案工作要求納入項目建設實施計劃，與項目建設實行同步管理。各部門在簽訂項目建設合同時，必須將項目文件材料的收集、整理和歸檔要求納入合同條款，以明確責任。簽訂基建項目設計、施工及監理合同、協議時，應當設立專門條款，明確需要提交的項目文件材料范圍、份數，以及整理要求和歸檔責任。簽訂設備儀器研制或外購合同、協議時，應當設立專門條款，明確供方需要提交的文件材料清單及份數等要求。設立專（兼）職項目檔案人員，負責項目竣工驗收前管理類、基建類、設備儀器前期文件材料等項目文件材料的收集、整理和歸檔，負責組織、協調和指導項目勘察單位、設計單位、施工單位和監理單位編制項目竣工文件和整理項目文件。
（四）激勵評價體系建設。成立考核機構，制定考核標準，對項目團隊及個人的檔案資料移交情況進行定期化、制度化考核，執行激勵與處罰。考核標準主要包括項目檔案工作組織領導情況、歸檔項目檔案的完整性、規范性、及時性，對項目檔案情況的熟悉程度等，同時給兼職檔案員發放一定津貼，提高各實施部門和個人參與項目檔案工作的積極性。建立短期激勵體制和長期激勵體制，短期激勵是在每年年底評選出優秀兼職檔案員、優秀固定資產投資建設項目先進單位和個人，長期激勵體制是在項目驗收通過后，組織評選項目先進單位與個人，以激發項目檔案工作參與者的積極性與主動性。
（五）協調交流機制建設。項目檔案管理部門積極參加軍工固定資產投資建設項目例會。及時掌握各實施部門的工作進度，并將近期項目檔案工作中出現的問題進行探討，參會人員集思廣益，對項目檔案的管理提合理意見或建議。在參加項目例會的同時，綜合檔案館常以走訪形式或開驗收會的方式到各實施部門溝通交流，召開部門工作會議，了解項目檔案工作中遇到的問題，并根據各部門遇到的具體問題具體分析，為項目實施部門排憂解難，共同促進項目檔案管理工作的進步。
【參考文獻】
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高等院校檔案主要是對教育事業的成功以及教育的發展歷程進行記錄。就現階段而言，我國高等院校在進行檔案管理工作的過程中，建立了檔案管理機制，并有效改善了檔案館的軟件和硬件設施。但是不可否認的是，高等院校在進行檔案管理的過程中仍然存在一些不足之處。
（一）檔案管理意識不強
高等院校的領導在規定任務時，往往局限于科學以及教學研究，而對檔案管理工作的意義和價值沒有一個清晰的認知，僅認為其是對文檔進行整理裝訂以及收集分類。同時在進行教學改革以及科研創新時，對檔案功能的理解缺乏，導致檔案管理缺乏人力、財力以及物力的支持，不利于檔案管理工作的順利進行[2]。此外，部分高等院校雖然設置有檔案管理系統，能夠提高檔案信息的檢索效率，但是檔案數字化程度仍然處于較低的水平，并且忽視管理人員的培訓，無法結合實際情況制定可行的管理方案，從而降低檔案的管理水平。
（二）檔案績效管理的評估標準缺乏專業性
我國大多數高等院校在進行檔案績效管理時，其評估標準缺乏科學性和專業性，將績效的評估與管理混為一體，并且往往無法根據實際情況來考慮檔案管理工作的性質及特點。檔案績效管理目標一般包括檔案管理人員的績效目標、檔案館藏部門的績效目標以及學?？冃Ч芾淼目偰繕?，但是部分高等院校在制定目標時，一般是以學校制定總目標，對其他兩方面的目標不夠重視，導致檔案管理功能缺乏實效性。
（三）檔案管理考核量化標準不完善
在對檔案進行管理時，需要制定具有參考價值的量化標準，并設立多級量化的指標，但是這些指標往往只能用于檔案管理的收集保管、整理利用以及評定管理人員的職稱，無法明確工作質量的高低。此外，在考核管理人員的年終績效時，往往也只是為了完成學校規定的任務等，導致績效考核無法有效發揮出其應用的作用，不能評價、控制和反饋檔案管理的效果，使得績效考核形式流于表面。
二、高等院校檔案管理體系建設過程中績效管理的應用策略
（一）優化檔案績效管理體系的指標
高等院校在確定管理目標后，對檔案績效管理體系指標進行篩選。其中一級指標4項，如檔案開發利用指標、基礎業務建設指標、檔案保管保護條件指標以及組織方面的指標；二級指標12項，如檔案編研、保管移交、整理編目、收集歸檔、裝備設備、隊伍建設以及管理體制等方面。一般裝備設備包括掃描、光盤刻錄、復印打印機、計算機、濕溫度檢測儀器、檔案庫房以及防磁柜等；隊伍建設涉及到檔案管理人員的年齡、學歷、職稱以及職業技能情況；管理制度涉及到檔案績效管理的規章制度。
（二）檔案績效管理目標加以明確化
高等院校在構建檔案績效管理體系時，必須要制定科學合理的績效管理目標，可以以績效管理的個人目標、部門目標以及總體目標為依據，評估內容包括檔案機構需要履行的職能。高等院校檔案績效管理目標可以包括檔案利用服務目標、基礎業務建設目標、保管保護目標、制度建設目標、隊伍建設目標以及管理體制目標。此外，還可以構建高層次的管理目標，如檔案在思想教育功能以及人文等方面的拓展目標。
（三）構建檔案管理體系的原則
一、民生檔案的特點
國家檔案局印發《關于加強民生檔案工作的意見》（檔發[2007]12號）中提出，民生檔案主要涉及以下領域（或方面）及內容：民主政治方面、國有企業轉制方面、社會保障領域、教育衛生領域、安居樂業方面、公共服務方面。內容非常繁雜，數量龐大。通俗地講，凡是與老百姓生計有關系的檔案都可以稱為民生檔案。
從民生檔案自身特征的角度來看，并不是指某一類檔案，而具有泛指性特點；涉及與民生有關的問題較多，不同形成主體所表達的檔案信息內容也存在較大的差異性，從而表現出多元化的特點；另外，民生檔案的內容包括一切與百姓權益相關的信息，從而表現出較強的專業性特點?？偟膩碚f，民生檔案具有以下共性特點：
廣泛性。民生檔案所涉及的單位、人員、范圍、人數非常廣泛。隨著我國在教育、養老、醫療、社保、保險、婚姻、公證、城市問題等惠及民生的政策不斷深入和社會保障體制的不斷完善，社會中的每一位公民，都或多或少的都會與民生檔案有關，隨時都有可能形成民生檔案。
動態性。民生檔案在形成、管理、利用過程中總是處于動態變化的。職能部門在辦理民生工作時，會隨著個人情況的變化，形成的檔案也會隨之變化，與民生相關的社會工作的動態變化決定了民生檔案具有動態性。
人本性。形成的民生檔案是以人為基本對象的，個體的人是民生檔案最基本的形成單位，每一位公民都會形成相應的檔案，民生檔案是個人參與社會事務的原始憑證，也是維護個人合法權益的重要證據，它與人民群眾的生計、生產、生活等個人利益密切相關，以人為本是其顯著特點。
生命活力。民生檔案與人民生活息息相關，直接關系改革、發展、穩定大局，關系人民生產、生活、生計，關系社會事業發展，具有強大的凝聚力、感召力，具有強大的生命活力。
二、民生檔案管理體系建設
民生檔案在管理上具有一定的特殊性，造成民生檔案的保存地點比較分散，給公眾利用民生檔案帶來某種程度的不便。加強民生檔案管理體系建設，整合并大力開發民生檔案資源，最大可能地向社會提供利用服務成為當前民生檔案工作最緊迫的任務。以科學發展觀為指導，讓檔案工作服務民生、服務人民群眾，重點要建設“兩個體系”，即建立符合人民群眾實際需求的檔案信息資源管理體系，真正建立以群眾服務為工作重心的檔案利用體系?！皟蓚€體系”前者是基礎、是保障，后者是手段、是目的，“兩個體系”相輔相成，密不可分，充分做好“兩個體系”的建設，不僅促進民生檔案收集、整理和利用，同時也促進了檔案工作全面發展，整體工作水平。
1、民生檔案資源體系建設
確立民生檔案資源體系建設目標。以宏觀視角和全局眼光，統籌規劃民生檔案資源體系的總體規模、構成要素、建設進度和預期效果，做到涉及領域方向清晰、檔案來源分布明確、輕重緩急心中有數、推進節奏適度有序，將分散于各部門各單位的原始檔案整合為主題明確、結構合理、重點突出的資源體系。大力推進民生檔案資源整合，各級檔案部門要依法加強對民生檔案的接收。在加強民生檔案實體接收的同時，要積極運用數字化、網絡化手段，加大民生檔案信息資源整合力度，使更多的民生檔案資源向檔案管理集聚。
加強民生檔案資源建設業務指導。加強對涉及民生重點部門和相關單位的業務指導，采取定點式跟蹤服務，在體現專業權威性的同時做到主動服務，確保民生檔案從形成到移交全程規范操作，為后續利用打下質量基礎。切實關注民生工作熱點，建立健全規范化的民生檔案資源體系。各級黨委、政府以及各部門要切實關注不同階段、不同時期群眾反映的熱點、難點、重點問題，對已落實或未落實的民生問題逐步建立民生檔案資源。各級政府及相關部門要高度重視民生檔案的管理與利用，在人、財、物上給予保障，每年安排專人、專款抓民生檔案的收集、管理。檔案管理部門要積極主動提前介入到對民生檔案的指導管理，及時幫助各有關單位建立完善民生檔案。如對各類養老、失業、工傷、失地農民等保險檔案、移民檔案、拆遷檔案、山林延包檔案等提前介入指導，規范整理。同時通過平時指導、年底考核、目標管理等多種形式，督促、幫助各單位做好民生檔案工作，逐步建立民生檔案資源體系。
2、民生檔案利用體系建設
各級檔案部門要加快民生檔案的搜集、整理、開發和利用，多形式、多途徑地開發民生檔案資源，為人民群眾查詢利用民生檔案信息提供便利；各級國家綜合檔案館是通過提供已公開或依申請公開的民生檔案信息為社會群體提供各種服務，不斷優化服務方式，加強民生檔案利用體系建設，提高服務質量。
（1）做好民生檔案資源的開發利用宣傳工作。各級檔案館要對館藏認真梳理，摸清館藏民生檔案的種類和數量，加快整理、審查及開放步伐，采取定期利用新聞媒體和網站公布館藏民生檔案信息、主辦民生檔案信息展覽等形式，廣泛宣傳民生檔案在和諧社會建設中的地位和作用。
（2）構建民生檔案查詢平臺。民生檔案利用體系建設需要借助計算機網絡工具來實現信息共享，因此，民生檔案利用的過程也是信息化的過程，這就需要通過建立民生檔案數據庫，形成互動網絡，以更好地服務社會、服務民生。
（3）搭建民生檔案公共服務平臺。檔案部門要對分散在各個機關的大量與民生利益相關的民生檔案，進行廣泛搜集，實行相對集中管理，使民生檔案由分散變集中，充分發揮檔案館的專業服務優勢。各級檔案行政管理部門要認真開展調研，大膽實踐，抓好典型，搞好試點，促進民生檔案資源的有效整合和利用。
（4）完善民生檔案服務利用體系，提高民生檔案利用效率。如何實時實事高效地做好為民服務工作，提高檔案利用者的滿意度，一直是檔案部門探索實踐的重要課題。不斷完善查閱接待服務，側重對館藏涉及民生的各類檔案，集中力量，優先編制各種專題目錄，建立完善專題檔案數據庫，以加快檔案查閱速度，提高查準率，滿足民眾對查檔的既快速又準確的利用需求。完善民生檔案資源，以豐富的館藏資源和便捷優質的查閱服務滿足公眾的查檔需求，逐漸形成“要證據查檔案”的檔案利用理念，使檔案工作在服務民生服務大局中起到重要作用。
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現階段的測繪檔案利用
現階段我國正處于實現工業化、城鎮化與信息化的歷史進程中。測繪檔案首先為城市信息化提供城市電子政務與行業信息化建設、社區信息化、城市電子商務與智能交通、城市公眾信息服務等保障。其次，影響我國經濟社會發展的一個“瓶頸”一資源問題，即水源、能源、土地等問題，測繪檔案在土地詳查、資源勘探、農業水利建設、能源開發等諸多方面發揮著重要作用。第三，在環境災害監測、“三防”體系建設、抗災與災后重建等方面，測繪檔案的保障作用愈加顯現。第四，隨著電子政務信息化體系的建設，測繪檔案作為基礎資源廣泛應用于政府管理決策平臺建設、社會公共管理事業建設等領域。
通過對最近幾年測繪檔案的提供利用統計分析研究，有以下特點與趨勢值得我們思考：
1.模擬紙質測繪檔案的提供量總體呈下降趨勢。模擬紙質測繪檔案由于現勢性差、更新周期慢、產品單一，難以滿足計算機輔助設計應用，隨著信息時代的到來，其應用將逐漸減少。
2.數字測繪檔案的廣泛使用是必然趨勢。數字測繪檔案具有現勢性好，產品類型多樣化，更新周期快，便于計算機輔助設計，可以方便實現噴繪紙質地圖，適應性強等特點。隨著社會信息化水平的提高，“數字地球”理念深入人心，各地“數字城市”框架建設全面鋪開，政府決策部門使用數字測繪檔案建設管理決策平臺，都增加了對數字測繪檔案的需求。另一方面，政府正在加大基礎測繪事業的發展，大力推進數字測繪檔案的共建共享工作，對社會公益性事業實行測繪成果無償提供使用，促進測繪成果在政府科學決策、社會公共管理事業方面的支撐保障作用，可以預見，數字測繪檔案在社會各領域利用的增長空間是非常大的。
3.信息化建設戰略的實施是現階段數字測繪檔案需求不斷增長的重要因素，與此同時促進了測繪事業特別是地理信息產業的發展。隨著政府公共管理的信息化、電子政務的發展，數字測繪檔案應用已延伸到社會管理、公共安全管理、應急管理等全新的領域，與以往狹窄的領域差異可謂巨大。如廣東省完成的應急管理系統建設、抗震系統建設、地質災害及氣象預警預報系統建設等政府公共管理服務、輔助決策平臺，其中，數字測繪檔案成果是基礎框架、底層，支撐了上層業務的運行。
4.測繪檔案提供利用與國家實施的一系列項目特別是重大項目建設的數量呈正相關分布。一系列重大項目的實施帶動了測繪檔案提供數量的快速增長，兩者的關聯性大大增強，呈現周期性變化。第一，重大項目建設由于經濟周期的影響，啟動的建設項目數量有其周期性；第二，不同性質的重大建設項目測繪檔案的需求差別很大；第三，測繪檔案的利用也有其應用的周期性。這決定了測繪事業的發展要深度融合到經濟社會的建設中，大力生產能滿足社會急需的測繪檔案。
測繪檔案服務管理體系建設研究
測繪檔案的管理與服務是一個系統的公共服務工程，即提供豐富、可靠、適用的測繪檔案，包括提供模擬地形圖產品、基礎地理信息數據產品以及其他標準或非標準的測繪檔案。筆者認為測繪檔案服務體系建設應考慮以下幾個方面：
1.重視測繪檔案管理與服務工作
測繪檔案管理與服務是國際社會普遍認同的一項重要公益性事業，政府應給予重視與財政支持?，F今的測繪檔案管理與服務已非傳統的手工作業，隨著計算機技術與測繪技術的深度融合，高檔計算機、大型服務器、磁帶庫、磁盤陣列、大型繪圖儀，以及遙感圖像處理、地理信息系統、數據庫管理等工具已經成為測繪檔案工作不可缺少的工具，沒有公共財政的支持難以適應現代測繪事業的發展，難以發揮對經濟社會建設的保障支撐作用。
2.館藏檔案資源數字化
測繪檔案館保存著大量不同年代的測繪檔案，這些地圖檔案是我國測繪科技發展的真實記載，亦是測繪文化的歷史沉淀。由于年代久遠或被重復提供查閱利用，這些地圖檔案存在磨損或失真的危險。通過利用數字化技術將地圖檔案資料轉化為數據資源形式，實現檔案資料基于電子文件的形式進行查閱和提供，避免頻繁使用檔案原件，這對科學長遠地保存地圖檔案資料和方便使用是十分重要的，也順應了數字檔案館所主張的檔案管理信息化的新趨勢。
3.檔案服務管理信息化
(1)檔案目錄數據庫與元數據庫是信息化管理的基礎性資源，檔案目錄數據庫主要實現檔案資源管理的問題，元數據庫主要實現檔案資源利用的問題，屬于信息資源目錄體系。信息資源目錄體系是支撐信息資源的開發利用的重要技術基礎，作為信息資源共享與交換的基本手段，必將在今后的政務、商務以及面向公眾的信息服務中發揮更大的作用。測繪檔案是基于地理位置服務的信息資源，可根據空間特性，構建基于網絡化的測繪檔案目錄和元數據系統，實現目錄信息資源的空間可視化表達、檢索方式的多樣化，促使傳統的條目式目錄向圖文一體化轉變，單一滯后的交流方式向多樣的網絡化模式轉變。
(2)完善測繪成果副本與目錄匯交機制，覆蓋國家級、省級、市縣級的測繪檔案目錄與交換體系的建立，是實現跨行
業、跨部門的數據交換機制的重要基礎與途徑，屬于測繪事業共建共享與社會信息化的組成部分。
(3)檔案管理與服務系統的開發：建立相關的規范、制度、標準與流程，實現歸檔與服務的信息化、智能化，能快速、準確滿足用戶的需求。
4.實現測繪檔案由檔案管理機構向信息服務機構轉變
測繪檔案事業作為基礎公益性事業，提供公共服務，追求最大的社會效益是測繪檔案管理服務機構的核心價值與主題。信息社會的發展要求檔案管理工作從檔案實體管理轉到信息管理上來，樹立開放的服務理念，改變“重藏輕用”的觀念，捕捉社會需求信息，進行測繪檔案的深層開發，如在測繪檔案的基礎上開發各種專題應用、編研測繪檔案成果、開展人文教育以傳承測繪文化等，通過多種形式、多種渠道向社會各界提供測繪檔案信息服務，做信息的服務者，而不僅是保管者。
5.加強測繪檔案專業學術研究
以往的測繪服務模式偏地圖生產輕服務，測繪檔案專業學術薄弱，缺少與檔案行業和系統內的學術交流活動和聯系，測繪和檔案學會中未設置涵蓋測繪科技檔案技術的委員會。今后必須關注測繪檔案專業學術研究，培養研究氛圍，創造條件，讓更加的人參加到這個體系中來。
進入21世紀，高新技術、辦公自動化的普及，深刻影響著傳統檔案管理的模式、方式和方法，高校檔案管理必須順應時代的發展要求，將檔案管理當做重要工作去思考、去謀劃、去創新。隨著社會信息化不斷更新，高校檔案管理的信息技術化也提上了日程。那么如何用信息技術搞好檔案的保存、檢索、使用效率等問題是我們高校檔案管理員面臨的首要任務。
1 高校檔案管理工作的重要作用
檔案管理是一項紀錄歷史，傳承文明，服務社會，造福人民的重要工作，同時也是政治性、機要性和服務性較強的工作。完善的高校檔案管理工作不但能為高校辦學決策提供支持性依據，同時也為校企合作奠定堅實的基礎，主要表現為高校管理層了解辦學的整體狀況，對辦學策略進行合適的調整提供準確、詳實的依據。另一方面便于社會準確認定高校辦學成果，對校企合作的推進起到積極的作用。在我國經濟全面發展的歷史背景下，只有不斷地更新檔案管理觀念，勇敢探索和嘗試新的檔案管理手段，才能客觀、全面、真實地反映高校整體發展狀況和辦學成果，做好檔案管理工作。檔案管理成果的重要性表現為：與高校辦學管理的有機結合決定了該高校資源配置的取向和模式；決定著高校的商業版圖和未來發展；同時還對實現該高校辦學戰略，不斷提高管理效率具有深遠影響。
2 高校檔案管理信息化的內涵
檔案管理信息化就是在檔案管理過程當中，要求高校檔案信息實現接受、傳遞、存儲、提供利用的一體化，利用計算機和網絡等技術手段對檔案資源進行合理的配置、開發和利用，以實現檔案信息的社會共享，提高檔案信息的利用率和服務水平。高校檔案管理信息化，就是充分利用計算機技術、數字化技術和網絡技術等信息技術手段，對高校檔案信息資源進行收集、管理和開發利用的過程，要求高校檔案信息高度共享。其內涵：一是充分開發高校檔案資源，以數字化技術為媒介，逐步實現高校檔案信息資源數字化；二是應用計算機技術，實現高校檔案業務管理活動自動化，在接受、傳遞、存儲、瀏覽、著錄、查詢等方面的一體化管理；三是應用網絡技術，實現高校檔案信息資源共享，充分發揮高校檔案信息資源的重要價值和作用；四是高校檔案管理信息化是一個過程，它既是信息技術推廣和應用過程，又是信息資源開發和利用過程，既是信息服務發展和壯大過程，也是信息活動擴大和強化的過程。
3 高校檔案管理信息化建設中存在的主要問題
隨著高校檔案管理與服務水平在不斷提高，高校檔案管理工作取得了一定成績，但檔案管理實施過程中還存在一些問題，原因如下：
3.1傳統方式已不適應現代信息社會快節奏、大容量的要求
隨著社會的發展進步和知識經濟時代的到來，對文件和信息的處理量有了大幅度增加。傳統手工操作的檔案管理體系，盡管在不斷完善，不斷發展，與時俱進，但從紙質檔案的收集、歸檔、檢索等方法上很難適應時代的要求。檔案信息處理的時效性、靈活性和準確性無法滿足工作的需求，信息共享程度低，從而導致檔案信息處理的廣度和深度與需求的差距越來越大。傳統的檔案管理方式已不適應現代信息社會快節奏、大容量的要求。作為檔案管理部門，必須采取有效手段，真正做到高質量收集檔案，高效率整理檔案，及時提供信息服務。
3.2思想認識上的誤區
當前，相當多的檔案館把大量精力放在數字化加工上，通過對歷史檔案的數字化加工，改變目前頻繁進出庫房借閱檔案的勞頓之苦，而在一定程度上忽視了對正在形成的電子文件的收集和管理。此外，高校檔案管理工作停留在建檔、管檔上，沒把檔案信息作為一種資源來認識和利用。
3.3資金、設備投入的偏低。當前高校檔案管理現代化建設取得了顯著成績，信息化程度逐步提高。但大多數高校檔案館仍然存在技術設備落后和信息化程度偏低，檔案資源中蘊藏的豐富信息還沒有得到充分挖掘和利用，在檔案信息儲存和處理的數字化收集與傳遞的網絡化過程中，還有許多具體問題需要解決。
3.4管理機制的不協調。受管理體制和運行機制的影響，高校檔案管理工作形成了條塊分割、自成系統、各自為政的局面。目前，還沒有一個統一的組織機構來規劃協調高校檔案館網絡化建設和資源共享工作。另外，有的學校對檔案信息化建設的發展缺少周密的計劃和強有力的組織，沒有把檔案信息化納入學校整體的發展布局中，因此，往往在政策、資金、技術等方面缺乏支持力度。
4 四加強高校檔案管理信息化建設的措施
隨著我國高校檔案管理的信息化，擺在我們面前的一個新的課題主要是如何進行科學化管理，不斷提高高校檔案管理工作水平。
4.1思想觀念的創新
隨著電子信息化的快速發展，檔案管理與服務水平在不斷的改進、提高，盡管檔案管理工作人員素質與以前相比有了很大的提高，但是檔案管理工作人員如果不審時度勢，跟上時代的步伐，依然按照老的思維方式去開展工作，那么，檔案管理工作就會受到嚴重沖擊，檔案工作人員的地位也將受到嚴重影響。檔案工作人員必須徹底解放思想，改變固有的傳統觀念，以全新的思維模式，積極探索各種新型載體文件與檔案管理的原則、方式、方法。
4.2加強基礎設施建設
高校檔案信息化的基礎設施主要指檔案信息網絡系統和檔案數字化設備。包括計算機、交換機、路由器、服務器、存儲器、以及操作系統、數據庫管理系統、信息安全系統等。其核心是計算機網絡，它是檔案信息傳輸、交換和資源共享的基礎條件。因此，有必要建立一個統一的高校檔案信息化網絡，真正實現高校檔案信息資源共享，充分發揮檔案信息化的整體效益。
4.3加強檔案信息資源建設
高校檔案信息資源建設是高校檔案信息化建設的關鍵。高校檔案信息資源建設主要內容包括：高校館藏檔案的數字化、電子文件的采集和接收檔案信息資源建設。要實施檔案管理信息化，需要對現存的大量傳統載體檔案進行數字化處理。檔案數字化是指應用先進的信息技術，將傳統的各種載體形式的檔案資源轉化為數字化的檔案信息，以數字化的形式存儲，網絡化的形式互相連接，利用計算機系統進行管理，形成一個有序結構的檔案信息庫，及時提供利用，實現資源共享。
4.4加強安全保障體系建設
隨著高校檔案信息化建設的不斷向前推進，檔案信息的利用越來越廣泛，信息安全問題愈顯突出。要順利實施高校檔案管理信息化，必須建立和完善各類信息資源安全保障體系，采取有效的措施對檔案信息進行安全維護。
在市場經濟的發展浪潮中，信用是一切經濟活動的前提和基礎，而工商企業是市場經濟下各種活動中最重要、最活躍的主體，企業在市場活動中形成的信用檔案，對我國的社會主義市場經濟的發展以及各項經濟制度的完善起著至關重要的作用。工商企業建立信用檔案是企業加強管理的需要，是維護合法權益的需要，是參與市場競爭的需要。把工商企業形成的對國家和社會具有保存利用價值和應當保密的檔案完整地保留下來，是工商企業應依法履行的義務。
工商企業信用檔案是指和企業及其法人的基本情況、企業的信用狀況相關的文件材料的總和，集中體現出企業在市場行為過程中的可信度、公信度和誠實信用的綜合競爭力，是證實企業是否誠實守信、遵紀守法或有無違法違約、欺詐、拖欠及逃避債務等行為的重要憑證和依據。工商企業信用檔案是企業信用最直接的證明，有了它不但可以依法規范企業的行為，也可以使信用企業贏得其應有的經濟利潤。如果企業搶先一步，早日建立企業信用檔案，就有可能在激烈的市場競爭中勝出一籌，占得先機。因此，工商企業建立檔案，特別是建立信用檔案是檔案工作的一個新領域，也是一個社會系統工程，加強工商企業信用檔案的創建工作，對建設社會誠信環境、規范企業經營行為、促進企業健康有序發展都具有積極的意義。
1 工商企業建立信用檔案的必要性
1.1 工商企業信用檔案的建立有利于企業信用體系的建設和完善。建立健全企業信用體系，關系到社會主義市場經濟體系的完善，關系到經濟社會的健康持續發展。企業信用體系的建設，在很大程度上依賴于企業信用檔案的建立與完善。完整、齊全、真實的企業經濟行為材料，是判斷和評價企業信用狀況的第一手材料。企業信用評價、信用監督、信用約束、信用擔保等配套體系的建立，都要依賴于企業信用檔案。
1.2 工商企業信用檔案的建立有助于組織了解企業的有關情況，幫助企業獲得更多的發展機會。對與企業有來往的組織或個人而言，建立企業信用檔案有利于組織或個人了解企業的有關情況。通過企業信用檔案，了解企業的經營資質、業績、歷史、誠信狀況等，有助于消除市場上信息不對等的狀況，保護組織或個人的合法權益。與一些組織或個人合作過程中，相互之間如果沒有誠信基礎，合作就很難進行下去。因此，企業信用檔案在信用大環境下對企業來說至關重要，主要表現在以下幾個方面：第一，企業信用檔案準確記載企業生產產品狀況，為企業贏得市場商機；第二，企業信用檔案的建立是提升企業形象和產品品牌形象的需要；第三，企業信用檔案是提升企業經營者社會形象，擴大企業知名度的需要；第四，企業信用檔案有利于提高企業經營管理水平、企業整體素質和綜合競爭能力，對促進企業健康發展能起到非常重要的作用。[1]
1.3 工商企業信用檔案的建立，有利于上級主管部門對工商企業的規范化管理。企業信用檔案可以幫助企業主管部門對市場主體進行監督管理，褒獎遵守誠信的企業，處罰不守誠信的企業，從而規范企業的經營行為。工商部門的企業信用檔案在其利用過程中，因與其他檔案性質不同，展現出了一些特性，主要包括以下幾方面：
1.3.1 針對性強。從企業信用檔案利用過程中所服務的對象來看，工商部門企業信用檔案具有較強的針對性。由名稱可以看出，工商部門企業信用檔案的性質就是為了反映企業的信用狀況，工商部門的職能一方面決定了它管轄和治理的范圍限于在市場中進行經營活動的企業和個體戶，而另一方面卻也形成了其在規范企業行為、治理市場活動方面的專業優勢。
1.3.2 影響范圍廣。從企業信用檔案在其利用過程中所服務的對象看，工商部門企業信用檔案具有廣泛的影響力。工商部門企業信用檔案與社會的每一方面都息息相關，影響著處在市場經濟中的每一個活動主體。
1.3.3 資源共享的同時能夠保護工商企業的商業機密。從企業信用檔案的利用方式來看，在利用企業信用檔案的過程中具有共享性和保護性的特征。一方面，社會上任何組織或個人都能獲取企業的基本信息，在法定的規范程序下還可獲得相關的信用信息，并以此作出信用決策，可有效防范信用風險；另一方面，企業信用檔案中的某些內容又涉及商業秘密和個人隱私，如企業資產狀況、企業的交易活動、法人的個人資料等，具有一定的機密性，不宜對外公布利用。[2]
2 工商企業信用檔案的基本內容
企業信用檔案從形成渠道看，可分為直接信息與間接信息。直接信息是指企業自身活動中形成的信用材料，如企業基本情況、資產狀況、借還貸記錄、納稅記錄、會計報表等；間接信息是與企業相關的單位形成的反映企業信用狀況的材料，如工商、稅務、金融、質量認證等部門關于企業經營、納稅、貸款產品質量等記錄以及來自客戶或消費者的評價。
從具體內涵看，主要包括企業資本信用檔案、商業信用檔案、管理信用檔案等三個方面的內容。第一，企業資本信用檔案，主要指企業按照公司章程的規定繳納投資款，按期歸還各種借款本息，按公司章程向投資者分配股利；企業的貸款記錄，貸款方式、作用，還款情況；擔保單位、金額、期限等情況記錄等。第二，商業信用檔案，主要指企業在生產經營過程中不生產銷售假冒偽劣產品，不進行商業欺詐，按時向購貨方供貨，以及產品質量記錄，產品質量標準、狀況等。第三，管理信用檔案，主要指企業向外提供真實合法的財務會計報告，嚴格執行各項合同、協議，按期交稅等記錄。[3]
3 工商企業信用檔案管理體系建設的具體舉措
3.1 加大宣傳力度，重視工商企業信用檔案的建設。工商企業作為經濟實體，應該更加重視信用問題。只有充分在思想上重視，轉變單純追求經濟利益、無視信用的落后觀念，才能在目前的市場競爭中占據有利地位，形成規范的企業信用檔案體系，達到國家強調的可持續發展要求。企業信用檔案體系建設既是一項長期而復雜的系統工程，又是一項當前亟待加強的重要工作。各企業要高度重視企業信用檔案的建立工作，切實加強組織領導，指定專門的職能部門和人員負責此項工作，做到科學籌劃，精心組織，以推動企業信用體系建設的規范有序進行?，F階段，我國企業的信用檔案意識淡薄，不利于企業發展，所以，我們要通過企業報刊、宣傳欄、各種會議和培訓，加強宣傳，營造重信用、講信用、守信用的輿論氛圍。努力增強職工的“信用檔案”意識，促使企業珍惜自己的信用記錄，這也是建立企業信用檔案的基礎和切入點。[4]
3.2 工商企業信用檔案可與業務檔案統一管理，做到及時更新和完善。收集是檔案工作的首要環節。由于信用檔案的來源廣泛，它不完全由企業自主產生，因而一定要把好“收集關”，收集時要注意以下幾個方面：1.注意內部收集與外部收集相結合，使來自政府管理機關、銀行、稅務、審計等外部生成的信用檔案不至于流失；2.注意集中收集和隨時收集相結合，強調隨時收集；3.注意專職檔案員和兼職檔案員相結合，特別注意發揮企業兼職檔案員的作用。
3.3 完善規章制度，建立工商企業信用檔案管理制度。建立工商企業信用檔案，首先要建立企業信用檔案的管理制度，以此促進企業信用檔案有序管理和依法移交。制度制定要在國家有關法律法規的基礎上，對信用檔案管理原則、信用檔案的形成和歸檔、信用檔案的開發、信用檔案的利用等作出規定。培育良好市場信用體系的核心是要建立使守信者得利、失信者受罰的制約機制，確保契約主體權利不受侵害。各有關企業要按照建立企業信用檔案的要求，建立和完善相關的規章制度，為企業信用檔案建設提供制度保障。
3.4 工商企業信用檔案的安全維護。工商企業信用檔案中，有些內容涉及商業秘密和國家安全法保護范疇，因此在提供信用檔案利用時，注意保護好商業秘密和國家安全利益。只有經過授權的機構，才可以利用信用檔案，同時，根據各個授權機構的不同權限和特定需求，提供不同內容層次的信用檔案。要在保護好隱私權的前提下，開發利用好企業信用檔案信息。企業信用檔案建立后就要依照法律的各項規定合理公開。當前，企業信用檔案的利用過程中公眾最主要的疑問聚集在企業信用檔案利用是否會侵犯隱私權。企業信用檔案中披露的信息主要是針對企業的財務收入信息和名譽內容，記錄企業的優良行為和不良行為，而這些信息通常被人們視為隱私不愿意公開，我們有必要弄清楚隱私權的法律規定，根據法律規定合理披露企業信用檔案，在保護好隱私權的前提下，最大限度地發揮企業信用檔案應有的作用。 [本文由WWw.dYlW.nEt提供，第 一專業檔案管理論文，歡迎光臨dYLW.neT]
參考文獻：
[1]夏鳳娟，白爽.對加強民營企業信用檔案管理工作的思考[J].黑龍江史志，2008（2）.
一、信息化時代的獨特需求
社會信息化的發展就像雙刃劍，既為社會其他領域的發展提供了機遇，同時也帶來了一些挑戰。我國信息化的技術基礎有相當一部分來源于國外引入，并非本土自然發展而成，因此為之后的深入發展埋下隱患。就短期來看，信息化過程中帶來的挑戰主要體現在三大方面：第一，當今社會是一個信息爆炸的時代，正確的、錯誤的、簡單的、復雜的各種信息混合在一起，加大了人們辨識區分有效信息的難度。龐大的信息量本來就使人頭昏腦脹，對于龐大的信息還要進行甄別則更為頭痛。第二，信息的交互性進一步增大了管理難度。信息數目和信息正誤是選取信息的第一步操作，而有關信息的第二步操作是探究信息之間的關系。在現實生活中，只選取信息是不夠的，因為各種信息之間存在著廣泛性聯系，就如同在構建計量經濟模型中也要檢驗解釋變量之間的多重共線性一樣，我們在實際生活的方方面面也要考慮到信息的交互性。第三，這也是現實節奏加快的要求。信息化的產生和發展加快了人們的生活節奏，人們逐漸形成一種共識，就是追求高效便捷的處理方式。然而信息化雖引發了這一需求，但由于我國信息化發展不足，很多時候并不能滿足這一需求。
在此基礎上分析信息化中我國服務主導型圖書館用戶檔案管理的制約因素：數字化進程緩慢、資源閑置浪費、分類體系混亂、思想意識淡薄等。[1]這與信息化進程中存在的問題基本對照。數字化進程緩慢，換種說法就是指我國當前的相關技術不完善普及度不高，這既與我國大量從國外引入、本土技術薄弱的歷史有關，又反映出信息作為一種特殊資源具有其它資源難以企及的復雜度。資源的閑置浪費主要由龐大的信息量引起，在當前圖書館用戶檔案管理特別是人工管理中，面對龐大的信息管理人員很容易把一些不常用到的資源邊緣化從而減少工作負擔。而對于圖書館和用戶來說，有些潛在的需求資源就這么被閑置，得不到充分利用。我國服務主導型圖書館用戶檔案管理中分類體系混亂主要由信息的交互性引起。各種信息之間存在著廣泛性聯系，人們很難做出明確的界定。與此同時，不同的人對于同一本書的認定也會有所不同，因此，管理人員想要綜合所有用戶的意見對資源作出明確分類是不現實的。我國服務主導型圖書館用戶檔案管理的第四個制約因素某種程度上正是源于前三個因素，管理的難度使部分管理人員安于現狀，不積極尋求解決方案，反而認為圖書館管理工作無關緊要。
二、服務主導型圖書館
服務主導型圖書館的制度建設是緊扣核心理念層層鋪展開來的。其中，用戶檔案管理制度是其他一切制度的基礎。因為，服務主導型圖書館是“以用戶為中心”，圖書館用戶檔案是圖書館用戶的一切相關資料，包括姓名、性別等基本信息，也包括出入記錄、借閱記錄和使用資源記錄等。[2]服務主導型圖書館的制度建設應著力于解決當前圖書館用戶管理工作中存在的問題。上文中提到數字化進程緩慢，換種說法就是指我國當前的相關技術不完善普及度不高，所以相關部門在制度中應明確規定出用于圖書館用戶檔案系統建設的經費開支。有了經費作為保障，圖書館才能與時俱進地更新信息系統，提供優質服務。如果這一點做好了，那么我國服務主導型圖書館建設中的資源閑置浪費問題迎刃而解。只要登入系統，鍵入搜索書目，有關該書目的相關書籍都一一呈現。人員搜索也是如此。服務主導型圖書館用戶檔案中的分類體系混亂，不僅包括書目，還包括用戶級別。這一問題應該主要依靠完善制度建設來解決，服務主導型圖書館應在廣泛收集用戶意見的基礎上擬定合理的用戶檔案制度規定，這樣才能令行禁止、有條不紊，收到令人滿意的效果。我國服務主導型圖書館用戶檔案管理的第四個制約因素某種程度上正是源于前三個因素，管理人員的思想意識淡薄一方面要著力解決前三個問題，為管理人員的監督管理打下的良好基礎；另一方面要加強相關宣傳教育，肯定用戶檔案管理對服務主導型圖書館的重要意義，也肯定用戶檔案管理對用戶獲得完美需求體驗的重要性。
三、用戶檔案管理
創新和發展向來離不開客觀環境，服務主導型圖書館的用戶檔案管理也是如此。創新和發展總是從社會提供的各種要素中抉擇出先進的活躍的因素，進而逐步替代掉那些陳舊的落后的因素。信息化時代為服務主導型圖書館的構建提供了物質技術保障，服務主導型圖書館的建設正是為其用戶檔案管理體系的革新提供了機遇。[3]從范疇來看，三者呈現出層層遞進的關系，用戶檔案管理體系隸屬于服務主導型圖書館的基礎建設，而服務主導型圖書館又囊括于信息化時代大背景中。而逆向來看，信息化時代背景是推動服務主導型圖書館建設的洪流，而服務主導型圖書館客觀上要求高效的用戶檔案管理體系。
首先，與時俱進、開拓創新，結合當前時代背景，服務主導型圖書館的用戶檔案管理區別于之前的人工管理。以信息系統為核心構建用戶檔案管理體系是服務主導型圖書館最突出的特點。在以往的用戶檔案人工管理中暴露出很多問題，比如管理人員的登記錯誤或記憶錯誤，再比如業務繁忙時人工登記的緩慢低效，等等。相比之下，信息系統能夠很好地解決這些問題，信息系統以嚴格精密的計算機為基礎，不僅能夠在很短時間內快速處理大量數據，而且遵照既定程序運行使其失誤的風險被控制在極低的范圍。正是由于信息系統的強大優越性，我國很多高校圖書館都已經開始使用這種圖書館用戶登錄和使用模式。
其次，服務主導型圖書館的理念要求圖書館在用戶檔案管理過程中不僅要滿足多數用戶的基本需求，而且應體現多元化因素、滿足用戶的差異化需求。從用戶檔案設計來說，圖書館的信息系統在包括用戶基本信息的同時也應該設置一些可選信息。借助可選信息，圖書館能夠構建豐滿的用戶需求模型，深入了解到用戶的多樣性偏好，然后根據不同用戶的特質能夠貼心高效地給出用戶滿意的建議和服務。
引 言
教學檔案是指在教學、科研以及教學管理等工作中直接形成的、具有保存價值的各種形式的文件資料。它全面地反映了高校教學管理、教學實踐和教學研究等工作的全貌，是衡量學校教育質量和管理水平的重要標志，也是學校教學評估的重要內容之一。教研室作為學校教學與科研的基層組織，其教學檔案是反映教學思想、教學管理與實踐、教學改革與研究等教學相關活動的第一手資料，具有獨特的地位和作用。隨著高等教育改革的不斷深入，以及國家和各級政府對教學質量評估工作的重視，各高校對基層教研室檔案的建設也越來越重視。但是，由于歷史遺留和時展的原因，高校專業教研室層次的教學檔案建設存在一些共性的問題，嚴重制約了其效用的發揮。為了進一步規范教研室教學檔案管理工作，充分發揮教學檔案在教學管理、教學改革與建設中的作用，必須在全面分析問題成因的基礎上，制訂和完善相應的管理措施，建立起比較完備的教學檔案管理體系，也為正在實施的專業課一體化教學提供重要的保障。
教學檔案存在的主要問題
從筆者調研的情況來看，高校教研室檔案在建設方法、建設內容、管理制度和效用發揮方面均存在許多亟需解決的問題。
1.教研室檔案管理人員的專業素質有待于進一步提高，教學檔案的建設方法有待于進一步改進
教研室作為學校最基本的教學單位，一般并沒有專職的檔案管理人員，所有的檔案建設和管理工作均是由沒有經過專業培訓的普通教員承擔。因此，在檔案建設和管理的具體工作中，往往在材料收集、分類編目、保管維護等方面存在著隨機性、非科學性、非專業化的特征。另一方面，很多教研室雖然平時開展了大量的工作，但由于沒有一個明確的教學檔案建設方案，許多經驗沒有總結提煉，許多資料沒有以妥善的形式進行分類管理，時間久了，很多重要的資料遺失，許多好的經驗沒有得到傳承和推廣；同時，由于缺乏專業的管理、分類編目以及專人管理，在需要資料時，往往難以找到，從而使教學檔案的利用功能大打折扣。
2.教學檔案的內容不齊全，不規范
由于教研室檔案管理普遍起步較晚，制度不夠健全，檔案建設的內容不明確，造成一些歸檔材料無章可循，從而導致檔案材料內容不齊全，缺乏規范性和整體性。
3.教學檔案的管理制度不夠健全，管理方法和管理手段比較落后
首先，多數教研室的教學檔案是教員兼職管理，教員既承擔著艱巨的教學任務，又有科研的壓力，能夠用在檔案管理上的時間非常少，加上教研室一般沒有明確的檔案管理制度，從而造成檔案的管理比較混亂。其次，多數教研室的檔案管理還采用比較原始的手工操作方法，主要以紙質的形式進行檔案的收集和歸檔，還未將比較先進的數字化技術引入到檔案管理中，嚴重影響了檔案管理的效率。此外，一些領導對檔案管理存在誤區，對檔案工作的重視不夠，資金投入不到位，也是造成檔案管理比較落后的原因。
4.教學檔案的利用率比較低，服務教學的功能沒有得到充分發揮
在實際的工作中，檔案管理人員更加注重檔案的完整性，以檔案的完好保存作為終極目標。因此，他們特別注重保護檔案不受損壞，對合理利用檔案考慮得較少。這也就造成了檔案借閱比較困難，甚至一般人員根本無法借閱。據統計，高校檔案的利用率一般在20%以下。
為了進一步規范教研室的教學檔案管理，充分發揮其在教學管理、教學改革、教學研究和學科評估等各項工作中的作用，逐步實現教學檔案管理的規范化、標準化，筆者結合自己的工作實際和體會，從教研室教學檔案建立的方法、教學檔案應涵蓋的內容、教學檔案的管理制度和教學檔案利用價值最大化的途徑等幾個方面進行探討，希望能夠為建立起比較完備的教研室教學檔案管理體系提供一些有益的建議。
教學檔案管理體系建設的若干問題
1.教學檔案建立的方法與途徑
由于教學檔案建設工作量非常大、過程繁雜，要確保教研室教學檔案的真實性、完整性和準確性，就必須尋找行之有效的建設方法。根據筆者多年從事教學管理的經驗體會，我們認為應采用以下措施，以保證教研室教學檔案建設的標準化和規范化。（1）強化全體教員的檔案意識，全員建檔。由于教研室沒有必要也不可能設立專職的檔案管理人員，這就要求在檔案建設的過程中充分調動全體人員的積極性。教研室要把檔案建設列入教研室工作計劃，員思想，讓教員認識到教學檔案的收集、整理、保存和利用是教學工作的重要組成部分，是每個教員的義務。（2）結合教研室的實際，制訂合理的規章制度，使得教學檔案的收集、整理、保存和歸檔有章可循。有條件的可以建立專門的檔案室對教學檔案進行保存。（3）堅持檔案材料的及時歸檔，確保教學檔案的實時更新。設立時間節點制度，每周由值班員負責收集整理各位教師本周內的工作，交檔案員分類保存。
2.教學檔案的建設內容
為了最大限度地符合教學規律和教學管理的需要，在調研一些高校做法的基礎上，我們認為教研室教學檔案的內容應該主要包括：①綜合性文件；②師資培養；③專業與課程建設；④教學條件與利用情況；⑤教學管理和質量資料；⑥特色類材料。同時，為了保證教學檔案的完整性、準確性、系統性和連續性，還應該配備教學檔案的相關目錄和保存時間。
3.教學檔案的管理制度
為了更好地發揮教研室教學檔案的作用，就必須從檔案建設的觀念、管理措施和管理制度等方面加強建設。事實上，完善教研室的檔案管理制度，加強教研室的教學檔案管理，是高校的重要基礎建設之一，也是加強高校管理、深化教學改革的重要體現。筆者在調研院系有關檔案管理的規章制度的基礎上，結合教研室的實際情況，認為應從以下幾個方面加強教研室的教學檔案管理：（1）建立教學檔案管理責任人制度。根據教研室的實際情況，教研室主任應為教研室教學檔案的責任人，同時明確一名教員擔任兼職檔案員，負責做好以下各個方面的工作。一是做好本教研室教學文件材料的收集工作；二是將收集的材料定期組卷裝訂，進行規范化和標準化處理；三是做好平時的保管工作，對教員借用檔案材料作好登記，并注意按時催繳歸還。（2）實行教學檔案定期檢查制度，形成規范教學檔案管理的長效機制。教研室每學期對現有的檔案材料進行一次集中整理、分類歸檔，然后由系和學校組織兩個層面的專項檢查，提出整改意見，教研室按照意見進行整改，做到“以檢促建，以檢促改，檢建結合，重在建設”。（3）實行檔案員定期培訓制度，不斷提高檔案管理人員的業務素質。由于教研室沒有專門的檔案管理員，檔案的收集和管理方面往往存在非專業性、非科學性的特征。因此，檔案管理員要不斷提高自身的業務素質和管理水平，不斷學習與現代檔案管理相關的理論、技術和方法，以提高教學檔案的利用價值。另外，高校教研室教學檔案有其自身的特點，檔案管理員要解放思想、更新觀念，不斷尋求高校教學檔案與一般檔案的異同，同時針對這種特點尋求適合教研室檔案管理的新方法和途徑。
4.教學檔案的作用最大化途徑
建立教學檔案的目的是充分利用教學檔案，為各類教學活動服務，提高教學水平。教學檔案利用程度的高低，關鍵在于能否制訂一套合適的方案，便于教學檔案的查閱使用。筆者認為，在實際工作中應采取以下措施，以發揮檔案資源的應有價值。一是要提高教學檔案建設的信息化水平。隨著現代科技的發展，檔案建設也要與時俱進，充分發揮現代科學技術的作用。在重視傳統紙質檔案的同時，逐步加強電子檔案的建設，實現檔案管理的現代化、科學化和網絡化。二是要在檔案管理中，充分體現“以人為本”的思想。在不破壞檔案的保密性和完整性的同時，對盡可能多的人員進行開放。同時要根據不同人員的具體需求，制訂有針對性的開發計劃以及查閱、借閱相關制度，提高借閱人的利用效率。三是檔案管理人員要“走出去”，及時有效地利用反饋信息。分析借閱人的反饋信息并加以整改，是提高檔案利用價值的有效手段。因此，檔案員要及時主動地了解教學檔案的使用效果，對反饋回來的信息進行分析研究，及時發現存在的不足并加以改進。
結 語
總之，建立教研室的教學檔案一體化管理體系，目的是為了使教學檔案更加全面、及時、準確地反映各項教學活動，更好地為教學科研服務，為提高人才培養質量服務。為此，必須不斷創造性地發展教學檔案管理體系，使之成為一種與時俱進的力量，在服務教學的過程中不斷煥發出新的活力。
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二、當前我國檔案安全管理存在的問題分析
1.檔案安全管理制度不夠完善
當前我國檔案安全管理工作方面的制度體系建設相對較為薄弱，造成了整個檔案安全管理工作的前提基礎不牢靠。特別是針對檔案資料的收集整理以及安全應急管理制度不夠健全，導致在檔案管理工作中經常出現檔案遺失、信息丟失或失效等檔案管理安全事故問題的發生。
2.檔案管理安全保障技術水平不高
當前信息化時代檔案管理工作早已經步入了以數字檔案為主體、數字紙質檔案并存的時代，對檔案安全管理工作的要求也越來越高。然而一些單位的檔案安全管理保障技術水平不高，檔案資料的安全完整性很容易受到威脅，一些的核心檔案資料甚至出現泄露問題。
3.檔案安全管理專業技術人才較少
檔案管理工作是一項系統復雜的工作，對于檔案管理工作人員的專業能力、安全意識、學習能力等普遍要求較高，但是目前我國很多單位的檔案管理工作人員隊伍力量不足、素質不高，而且普遍缺乏檔案管理安全意識，再加上沒有必要的教育培訓，制約了檔案安全管理工作的有效開展。
三、優化檔案管理安全體系建設的措施
1.完善檔案安全管理保障制度建設
在檔案安全管理規章制度建設上，首先，應該建立科學的檔案資料收集制度，特別是全面利用前端控制理論，加強檔案部門與業務部門之間的溝通，對不同檔案資料的重要性、歸檔保存要求等進行明確，合理分級確定不同的安全管理措施。其次，檔案管理部門應該強化檔案安全保管制度的建設，為所有檔案建立全宗、檔號，并編制好檔案檢索查詢目錄，全面掌握所有的檔案資料；同時，對所有的檔案資料進行定期檢查，確保檔案載體的安全性，尤其是對于電子檔案載體，必須設置相應的防磁化、防復制保護技術。第三，建立有效的檔案管理安全應急制度，重點是針對檔案管理工作建立相應的安全預警機制以及損壞檔案資料的恢復工作，以確保檔案資料的安全可靠。
2.提高檔案安全管理技術保障水平
對于檔案安全管理技術保障水平的提升，重點應該針對當前信息化、數字化的特點，合理的確定各種安全管理方案。首先，在檔案的安全管理的基礎設施建設上，應該嚴格按照國家檔案館建設標準的要求，對檔案館的庫房、機房等進行標準化的建設，避免檔案資料受到各種物理、化學或者是生物災害的影響。其次，重點加強對電子檔案的安全保障管理，對于一些涉及保密需要的檔案資料，必須采取防擴散加密技術進行處理，同時對于一些重要的數字檔案必須建立自動備份以及異地備份技術，并加強對防火墻技術、安全檢測技術、虛擬網絡技術等網絡安全技術的運用，以確保檔案資料的安全可靠。第三，應該加強對檔案安全修復技術的研究應用，對于一些有損壞的檔案資料及時制定檔案修復技術，或者是與外部修復服務商合作，提高企業的整體檔案安全管理水平。
3.加強檔案安全管理人才隊伍的建設
在檔案安全管理工作的實施上，一支合格的檔案管理工作隊伍是基本的要求。首先，在檔案管理工作人員的引進選拔上，應該盡可能的引進高層次、創新能力強的人才充實到檔案安全管理工作中。其次，應該重點加強對檔案管理工作人員的綜合能力教育培訓，除了必要的檔案管理知識以外，還應該加強檔案安全管理理念以及計算機技術的教育培訓，使其既可以準確的掌握檔案管理工作的程序以及安全管理要求，同時也可以有效運用各種信息化手段提高檔案管理工作效率。
4.提高檔案資料的保密管理水平
在檔案的安全管理工作中，保密工作是一項非常重要的安全管理要求。對于保密管理，首先應該根據檔案資料的不同性質，準確的確定檔案資料的保密等級以及使用權限，嚴格進行權限的控制管理。其次，在這些檔案資料的管理過程中，應該嚴格控制檔案資料的傳輸和復制，尤其是加強對各種照相機、錄像機、智能手機使用的控制，以免資料泄露造成檔案管理安全事故。
