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序論：好文章的創作是一個不斷探索和完善的過程，我們為您推薦十篇檔案管理基本理論范例，希望它們能助您一臂之力，提升您的閱讀品質，帶來更深刻的閱讀感受。
中圖分類號：G647 文獻標志碼：A 文章編號：1674-9324（2014）17-0006-02
高校檔案是高等學校發展的歷史性記錄，高校檔案管理既是高校管理工作的重要組成部分，也是社會檔案管理的不可或缺的要素。為此，教育部和國家檔案總局共同制定了《高等學校檔案管理辦法》，使得這項政治性和機密性很強的工作有了操作的規范和行動的指南。高校檔案管理人員要深刻領會《高等學校檔案管理辦法》的出發點，適應知識經濟時代的客觀要求，實行人本化管理，將管理理念和管理方式從以“物”為中心的靜態管理向以“人”為中心的動態管理轉變，確立人在管理過程中的主導地位與服務核心。
一、高校檔案人本化管理的內涵與特征
人本化管理是20世紀80年代以來風靡全球的一種新型管理模式。高校檔案的人本化管理主要體現在樹立和強化以人為本的檔案管理理念，強調一切以“人”為中心，維護“人”的利益，滿足“人”的需求。其客觀屬性主要包括兩個方面：第一是在檔案館（室）內部以管理人員為本，一切依靠管理人員，樹立管理人員的“主人”意識。第二是在外部以檔案查詢應用的服務對象（師生或社會相關部門及個體）為本，樹立“以服務對象為本”的服務理念。其內涵是在檔案館（室）內部管理建立一整套完善的動力、壓力、約束等管理機制，根據人的需求規律，尊重人的情感，激發人的熱情，追求人的發展，實現人的價值，在檔案的收集編目、調閱查詢、系統管理等技術性、學術性、專業性較強的工作中廣泛征求一線檔案管理人員的意見和建議，充分發揮一線檔案管理人員在檔案管理工作中的積極性和創造性。將檔案館（室）隊伍建成一個氣氛和諧、裝備現代、管理科學、良性循環和持續高效的團隊集體，最大限度地發揮檔案館（室）信息資料、設備、資金的作用，更好地為教師的教學、科研、大學生成長成才及社會相關部門服務。在對檔案使用對象的服務過程中，堅持以人為本，以服務對象為中心，尊重、方便檔案使用者，滿足檔案使用者的需求，體現人文關懷，實現組織效益最大化。從特征上看，高校檔案人本化管理突破了傳統的檔案管理機制，注入了更多的情感因素，滿足了人的愛、尊重與自我實現等需要，為檔案管理人員創造了各種有形和無形的條件和環境，為他們的自我實現和自我超越創造了空間。同時拉近了檔案使用者與檔案館（室）的距離，密切了二者的關系，以人性化的服務與管理實現了“內部”與“外部”的同步激活。
二、在高校檔案管理中實施人本化管理的具體措施
1.營造良好的檔案工作環境，引導檔案管理人員主動發揮自己的潛能。傳統的高校檔案管理集中表現為物本管理，把主要的視點放在了檔案本身，忽視了人的因素。現代管理理念秉承人本主義思想，把人作為一種充滿活力的戰略投資資源，管理的核心自然落實到了人的身上。新時期高校檔案管理應該將“以人為中心”貫穿于管理活動的始終，明確一線檔案管理人員是檔案管理的主體，設法營造良好的檔案工作環境，在精神和物質兩個方面構建留住人、影響人、激勵人的大氣候，創設和諧、民主的人際關系，根據個性特點、特長和潛質進行人力資源的最佳配置，及時處理好檔案管理中出現的問題，積極提倡檔案管理人員對檔案館（室）的各項工作提出合理化建議，使檔案管理人員真正感覺到學校檔案管理事業的發展與自身的利益和發展密切相關，進而引導檔案管理人員主動發揮自己的潛能，以主人翁的姿態參與檔案的有效管理。
2.建立公平、公正的人事管理機制，形成檔案管理人員的內在追求導向。要開創高校檔案事業的新局面，離不開檔案管理人員才能的發揮，而公正、公平的人事管理機制是檔案管理人員努力工作的有效動力。首先要建立一套科學、合理、便于操作的管理制度，將檔案管理納入制度化、規范化的軌道。其次要做好人才與崗位的科學配置，實行崗位管理，根據誰主管，誰負責；誰經辦，誰負責的原則，形成目標明確、責任權利對應的崗位責任制，認可并落實檔案管理人員的各項權利。第三要引進競爭機制，創新用人制度、分配制度、獎勵制度，改變檔案部門長期存在的“大鍋飯”現象。客觀、公正地評價考核每個人的工作，并與晉升職務、職稱嚴格掛鉤。第四要強化監督機制，堅持“依法治檔”，及時消除不良影響。第五要為檔案管理人員創造盡可能多的學習、培訓和進修機會，拓寬他們的發展空間，力爭用機制引導管理人員正確的內在追求。
3.充分利用現代信息技術，提升高校檔案管理人性化水平。隨著社會信息化程度的提高，檔案載體呈現出多樣化的趨勢，電子文件已成為檔案載體的重要成員，這就要求高校檔案管理必須與時俱進。為有利于檔案的管理、保存，方便檔案使用者的查詢、閱覽等需求，我們應該充分利用現代信息技術，積極開發、運用適合于高校檔案信息綜合管理的軟件，建設高校檔案電子信息管理系統，建立起資源數據庫。利用軟件對高校檔案的收集整理、鑒定保管、統計檢索、編研利用等業務環節實施計算機有效管理，實現檔案工作自動化，檔案管理工作信息化，計算機檢索系統實用化。
4.把檔案服務對象作為管理的著眼點，實現和優化檔案管理的服務功能。高校檔案管理工作應以檔案使用者為本，離開了檔案服務對象，檔案管理就成了無源之水、無本之木。因此，檔案管理人員首先要轉變服務理念，樹立“用戶之上、服務第一”的管理意識，隨時傾聽檔案服務對象的反饋意見，征求并尊重檔案服務對象的潛在需求，及時整改服務中的不足。其次要提高服務素質，熟悉館藏，提升業務水平和服務品質。在實行微笑服務的同時，開展“為人找檔案”、“為檔案找人”、“使檔案物盡其用”等人性化服務。
高校檔案管理的人本化實現了從以“物”為中心的靜態管理向以“人”為中心的動態管理的轉變，為開創高校檔案管理工作新局面提供了有力的保障。應該說：人本化管理確立了人在管理過程中的主導地位，有效激發了高校檔案管理的活力，對于實現高校檔案館（室）的總體管理目標，更好地為檔案使用者和社會服務具有不可或缺的推動作用。
參考文獻：
在高校，每一個學生都有自己的成績單，都要提交一份自己的畢業論文（少數專業學生沒有畢業論文要求）。學生課程成績與畢業論文是反映教學效果和質量的重要檔案資料，兩類檔案資料的顯著共性特征是學生身份信息唯一和明確具體，體現在每位學生的學號具有唯一性。在教學進程中，這兩類檔案資料的時間屬性也很明確，學生課程成績每學期都有記載，畢業論文在本科學制最后一學期提交歸檔。此外，學生課程成績具有私密性、調用頻率高等特性；畢業論文屬于學生科研成果，成果歸屬權清晰，學校有對成果進行使用的權利，除保密論文外，一般畢業論文均具有開放性，可供其他人和機構查詢。畢業論文還具有頁碼多、圖表字數多等特點，紙質檔案占據較大的保存空間。歸納和理解學生課程成績和畢業論文檔案資料特點，是開展檔案管理和編研工作的基礎。
二、以身份信息為支點的檔案組卷及雙重管理
傳統的常用的成績檔案和畢業論文檔案組卷方法是采用入學年度與院系別（專業）相結合如組卷方法，或者采用以畢業年與院系別（專業）相結合的組卷方法。例如：××學校××級××院系（專業）學生成績冊（畢業論文），××學校××屆××院系（專業）學生成績冊（畢業論文）。由于受到院系、專業調整和更名的影響，受到辦學模式多樣化的影響，受到學分制和學籍異動等影響，這種組卷方法具有一定的弊端[4]。
就目前高校教學檔案管理的實際而言，學生成績和畢業論文一般都采用了紙質檔案和電子檔案雙重管理，但這種雙重管理還存在不少問題。例如：學生成績電子檔案一般依托高校教務管理部門的教務管理信息系統，學校檔案館無權調閱；學生成績電子檔案雖然采用了學號查詢入口，系統也具有一般的統計匯總功能，但對學生課程成績的統計分析功能開發的軟件還遠遠不夠，難以滿足教學管理的較高級需求；畢業論文電子檔案一般是做成光盤，或者簡單存貯在院系教學管理工作者計算機硬盤中，不利于長期保存、擴充內容和查詢瀏覽。這說明，目前的所謂教學檔案雙重管理還僅僅是初步的、分離的檔案保存，不能充分體現紙質檔案管理和電子檔案管理各自的優勢，不能滿足檔案管理的要求和用戶服務需求。
因此，建立以學生身份信息為支點的檔案組卷及雙重管理值得深入探索。朱惠鈺，劉美娟（2001）提出，在新生入學時候，教務管理部門可以建立一個學號姓名及身份證號對應的數據庫，實現使用學號或身份證二選一的查詢方式。以學號為支點組織成績檔案，形成的案卷題名為：××學校學生成績總冊（學號范圍），把學號與檔號一起貼在案卷脊背上排架，一目了然，有利于快速準確調檔[4]。同時在教務管理信息系統中，建立以學號或身份證入口的查詢界面，在主字段學號目錄后面，添加更多的其他信息子目錄，例如：姓名、院系、專業、學期、班級、課程名稱、課程性質、授課教師等，充分實現多維學生課程成績數據分析的功能，為做好檔案編研工作打下基礎。譚玲玲等（2009）把整個學生成績檔案信息化管理分為五大功能模塊，即成績錄入、成績查詢、成績修改、成績分析、成績輸出，每一個功能模塊下面又設立若干子模塊，共計11個子模塊[5]。在畢業論文電子檔案信息化管理過程中，楊煥海（2007）提出了基于web的高校畢業論文檔案管理信息系統設計方案，對系統分析與結構、關鍵技術，以及系統實現進行了論述，提出的系統具有錄入、修改、查詢、瀏覽、編審、檢索和匯總等功能[6]，該畢業論文電子檔案管理信息系統也是基于學生學號關鍵身份識別信息而建立起來。以學生身份信息為支點，可以把紙質檔案和電子檔案對應聯系起來，實現雙重管理。同時，利用計算機網絡信息的強大技術，可以最大限度地體現教學檔案的價值。
三、學生成績與畢業論文檔案的編研要點
檔案編研工作是檔案部門以館藏檔案為主要對象，以滿足社會利用的需要為主要目的，在科學研究的基礎上，編輯史料，編寫參考資料，參加編史修志及撰寫專門著作的工作。它是一種主動提供或報道檔案信息，為學校和社會服務的形式。檔案編研工作是檔案管理的重要環節，是充分開發檔案信息的有效手段。高校檔案編研工作應立足于服務學校，做好選題規劃，體現學校特色[7]，對于反映教學效果和教學質量的學生成績和畢業論文，學校和院系檔案管理工作者可充分利用紙質檔案和信息化電子檔案，選擇一些關鍵選題，開展教學檔案編研工作，供教學管理者和教師參考，便于了解教學質量狀態，進一步改進教學工作，加強高校內部教學質量監控。例如：對于學生課程成績，可選擇的編研題目有全校公共課大學英語、高等數學、計算機基礎等課程的一次性考試通過率；英語四級六級通過率；班級大面積不及格課程分析；學生學籍異動警示分析等。對于學生畢業論文，可選擇的編研題目有結合教師科研和生產實際題目的比例；歷年選題的重復情況分析；不同職稱教師指導學生人數情況分析；本科畢業論文質量分析等。
學生課程成績和畢業論文是重要的教學檔案資料，是學生學習歷史的記載。對其開展科學管理和編研工作，不僅有利于實現一般的快速查詢功能，還能實現紙質檔案和信息化的電子檔案優勢互補，彌補檔案管理中存在的不足之處，充分挖掘和利用該類檔案的價值，便于為用戶提供優質檔案服務，為改進教學和教學管理，提高教學質量提供優質檔案服務。
參考文獻：
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[4]朱惠鈺，劉美娟.淺談高校學生成績檔案組卷方法[J].浙江檔案，2001，（12）：25.
1 權變管理理論概述
權變管理理論是20世紀70年代在美國形成的一種管理理論。這一理論的核心是力圖研究組織的各子系統內部和各子系統之間的相互聯系，以及組織和其所處的環境之間的聯系。它強調在管理中要根據組織所處的內外部環境隨機應變，針對不同的具體條件尋求不同的最合適的管理模式、方案和方法[1]。美國尼布拉加斯大學教授盧桑斯（f.luthans）認為權變管理理論的特征在于把環境對管理的作用具體化，并使管理理論與管理實踐緊密聯系起來。權變理論以系統觀點為理論依據，主要從系統觀的角度考慮問題。其理論實質上是一種因地制宜的管理理論[2]。
2 檔案管理基本理論概述
檔案管理基本理論的主要內容包括兩個方面，一是對檔案管理工作的總體理論認識與剖析。目前中國檔案界將檔案管理工作分為“八項內容”與“兩個方面”，并將其看作是一個與外界有直接的信息交換和制約關系的開放系統。其中“八項內容”實質上是檔案管理學的內容，而“兩大方面”即“實體管理”與“信息內容的開發利用”。實體管理是“手段”、“基礎”，內容信息的開發利用是“目的”“方向”，同時它可以解釋檔案管理基本方法的“二元”現象，即實體管理與內容信息的開發利用分別采取了兩種理論性質不同的基本方法：前者以歷史主義為主，后者則是多種方法同時并用，并且以邏輯主義方法為主。
檔案管理基本理論另一方面的內容是對檔案管理基本方法的探討。檔案管理基本方法是歷史主義的方法，它始終是檔案管理的靈魂。由于檔案是歷史的原始記錄且形成于各個具體的社會組織與個人的社會實踐活動之中，人們保存使用檔案的目的也在于考證歷史、保持歷史事實的本來面目，所以其實體管理一般只采用歷史主義的分法或以歷史主義分法為主；而檔案的信息則有多向成類性且人們對其的需求也是多種多樣的，所以對檔案信息的分類則是多種方法同時并用。一般以邏輯主義方法為主，并鋪以歷史主義的方法[3]。
3 醫院檔案管理運用權變管理思想的可行性與必要性
3.1 醫院檔案管理工作的特點為實現權變管理提供了操作平臺
醫院檔案管理是現代醫院管理中的一個重要組成部分，它記載了一個醫院歷史發展的過程，從不同的角度客觀地反應各個不同歷史時期、不同背景條件下的重要工作、人物和事件，是醫院在工作活動中形成的具有參考利用價值的文件、簿冊、圖表、錄音、錄像等各種門類和各種載體的寶貴財富[4]。對這一信息資源進行有效和系統的管理，可以極大提升醫院領導決策科學化程度和醫院現代化管理建設水平。一般情況下，醫院設有綜合檔案室，主要管理黨政文書檔案、人事檔案、會計檔案以及基建檔案等，病案由于其特殊性，一般由病案室專門保管，本文對此不做探討。根據檔案管理基本理論，檔案管理是一個與外界有直接的信息交換和制約關系的開放系統，并且不斷和外部環境發生能量和要素的交換，這樣，檔案管理工作的系統性就必然要跟醫院這個大系統的發展變化保持協調一致，也只有這樣，檔案才能發揮其輔助科學決策的功能。而審時度勢、因地制宜正是權變管理思想的本質所在，因此，可以說醫院檔案管理的特點為實現權變管理提供了操作平臺。
3.2 解決當前醫院檔案管理中出現的問題需采用權變管理思想
在以業務為中心的醫院管理中，如何提高醫療技術水平和改善醫療環境是醫院管理的重點，檔案管理往往被忽視，近年來由于開展檔案目標管理評審，檔案管理工作已成為醫院管理的一部分，但是在管理方式和措施上仍有所欠缺，主要表現在以下幾個方面。
3.2.1 檔案分散管理，缺乏系統性
在醫院的發展和建設中，各級醫院都制定了符合自身實際、較為健全的管理制度和工作人員的管理職責，但涉及醫院檔案管理的制度、職責并不十分完善，造成部分歸檔的文件材料至今仍散存在科室和個人手中，已立卷歸檔的材料不夠規范，借閱制度不夠健全，缺乏必要的考核和監督，阻礙了醫院檔案管理的發展[5]。加上檔案載體復雜，業務部門無法長久保管。由于對檔案法認識和執行不夠，未能認清檔案管理在醫療事業發展建設中舉足輕重的作用，一些部門單純強調工作特殊性，不考慮完整歸檔的長遠意義，因而妨礙了檔案盡快地統一到院檔案室管理。還有一些部門或個別人員未真正認識到：一些重大會議的照片、錄音、錄像等史料，形象、客觀、真實地反映出全院當時的歷史面貌和歷史活動，具有極重要的認證和參考作用。這種現狀如不解決，其對考察歷史造成的損失將無法估量[6]。
3.2.2 檔案管理制度不健全，管理水平低下
在醫院管理中沒有涉及檔案管理的相關制度和職責，沒有檢查考核措施，未將檔案管理與醫療業務建設同步規劃、同步發展。在醫院近期和遠期規劃中，一般對醫院規模、醫療設備、技術水平、人員結構都做了比較詳盡的規劃，而對檔案管理、設備投入等考慮較少或完全沒有納入規劃中，造成檔案管理水平不能與醫療業務水平同步發展，檔案管理水平滯后勢必影響醫院管理水平的提高，影響基礎設施的修繕和醫療技術的發展。
3.3 培育優秀醫院文化需要對醫院檔案實行權變管理
醫院文化是醫院的精神所在，是辦院宗旨的重要體現。醫院文化是由醫院幾代人在辦院實踐中逐步積淀而形成的。檔案中對一代又一代的辦院人的精神文化都有了真實的歷史記載，對于醫院精神文化的傳承與積淀起著重要的作用。只有通過檔案的真實與完整的記錄，才能將一代代的醫院精神文化傳承下去，不斷積累沉淀，從而形成厚實而豐富多彩的醫院文化[7]。在積累的過程中，需要檔案管理人員對檔案進行系統的整理和歸納，不斷擴大檔案的種類和外延，為培育醫院優秀文化提供豐富的素材。
4 權變管理在醫院檔案管理中應用的新思路
4.1 權變管理在醫院檔案管理的工作模式中的應用
醫院不同時期的各項檔案一直在不同的管理部門內部保存，隨著醫院的變遷、機構調整，個別檔案不可避免地要出現遺失或損毀，就很難保證檔案的完整性，這種檔案管理現狀極不適應建設現代化醫院的需要，而且對開發利用檔案資料也十分不利。只有對各類檔案進行系統的管理，才能保證其完整性。根據權變管理系統觀的理念，可將醫院綜合檔案室獨立出來，作為一個職能部門，對醫院各類檔案集中管理，并配置檔案管理專業人員對檔案進行系統的管理。這樣不僅可以保證檔案的完整性，也極大提高醫院檔案管理的水平。
4.2 權變管理對醫院檔案管理外部環境動態適應中的應用
檔案信息化管理是信息時代檔案工作的主題。國家檔案局在2002年11月了《全國檔案信息化建設實施綱要》，并指出檔案信息化建設要適應國家信息化和檔案事業發展的要求，把檔案信息化納入國家信息化建設的總格局中，以檔案網絡建設為基礎，以檔案信息資源建設為核心，以擴大檔案信息資源開發利用為目標，加快推進檔案資源數字化，信息管理標準化、信息服務網絡化的進程，促進檔案事業持續快速健康發展[8]。在這個過程中，需要檔案管理人員運用權變管理的工作思路，時刻關注不斷變化的外部政策、技術等環境因素，并將其融入到檔案管理的日常工作中去，使檔案管理工作真正達到與時俱進的時代要求。
參考文獻：
[1]周三多.管理學[m].北京：高等教育出版社，2000年.30-31.
[2]王健群.試探“權變管理理論”在師專圖書館管理中的應用[j].情報雜志，1998(11):100.
[3]馮惠玲，張輯哲.檔案學概論[m].中國人民大學出版社，2005年.290-293.
[4]張秀玲.現代醫院檔案管理體會[j].經營管理，2010(1)：87.
[5]姜月仙.新形式下醫院檔案管理現狀分析與對策[j].醫學信息，2010(1):96-97.
一、前言
圖書檔案管理需要花費大量的人力物力，所以為了成本問題，會將檔案管理全部轉向專門提供檔案管理的公司還負責完成。
二、圖書檔案管理人員素質存在的問題
1.管理理念落后
現在很多的圖書檔案管理人員的管理理念落后，在我國目前的教育、閱讀等方面的不斷發展來看管理政策和管理者的管理理念思想都并不是非常的與時俱進，而且管理者的管理制度也不是很完善但卻在圖書檔案管理的管理模式涉及較多方向，同時在一些地區的政府對地區的圖書檔案管理也沒有統一的管理標準來指導工作，所造成圖書管理人員在圖書檔案管理方面沒有很好的依托和指導，導致一些圖書檔案管理人員的工作效率不高且質量不好。
2.內部問題
對于圖書檔案管理來說，它的內部的控制檔案管理還是存在缺陷和不足，面對現在的國情發展，圖書檔案和資料是很多變的，所以我們就需要內部進行靈活的控制檔案管理。但是根據我們的調查顯示：大多數的圖書檔案管理人員對這一方面的知識和靈活應用性十分的缺乏，如果對自己的管理水平和知識都控制不好的話就很難做好檔案管理更不要說發展起來，這樣會造成一些圖書資源的短缺等情況。我們現在應該做的就是根據實際情況來適當的改變圖書檔案的管理，使得他們能夠有效的控制圖書資源。
三、如何提高管理人員的素質
1.根據市場需求來管理人員的知識和素質
根據我們的調查發現中國的市場圖書供應從短缺狀態變成了過剩狀態，市場對圖書的需求和要求越來越多樣化，這樣同時也造成了圖書檔案管理的困難度加大，要想有好的管理制度首先就要對圖書檔案管理人員進行好的管理理念培訓，才能提高圖書檔案管理人員的素質。并且通過圖書管理策略來取得的好的成績并得到持久的效果，所以有一個好的圖書檔案管理策略是要與時俱進的是要跟著市場需求走的，從這些市場對圖書需求的趨勢和實踐中使得更多的認識，更加明白到了提高圖書檔案管理人員素質的重要性。
2.提高管理者的管理理念是提高素質的重要部分
完善相關圖書檔案管理制度和改變圖書檔案管理人員的管理理念，好的管理制度是保證圖書檔案的發展的關鍵，是圖書管理的發展和管理遵循的行為準則。所以要不斷的提高管理人員的管理理念要與時俱進，同時可以通過加強內部檔案監督控制，在如今市場圖書的不斷發展中，各色圖書的不斷擴大中，圖書的市場競爭也在悄然發生著變化，這樣的變化使得圖書檔案管理受到了很大的刺激或沖擊。圖書管理要求全面實施教育政策，促進素質教育，時代的要求，為了實現這一目標，圖書檔案管理人員必須樹立高德。應立足于法律，奉獻，熱愛工作，嚴謹的學術，團結協作，誠實的工作，良好的道德品質。圖書檔案管理人員要不斷提高自身的意識和能力，提高自己的職業道德，與時俱進，言行，提高自身的職業道德，促進圖書檔案管理質量的提高。
3.對圖書檔案管理人員進行有效的素質和能力培養
對圖書檔案管理人員進行系統文件培訓，學習圖書檔案管理基礎知識和圖書信息管理，基礎知識是管理者必須具備的質量和文化素質，掌握現代信息技術的基本技能，圖書信息管理和信息服務的實用人才。數字時代檔案學的基本理論和方法是對檔案學的補充。此外，檔案管理與電子政務建設密切相關。通過利用信息管理來完成資源優勢，要求通過圖書檔案管理、圖書信息管理和現代信息技術系統的教育和培訓，掌握基本理論、基本知識和方法，掌握一定的現代信息技術技能，并可用于實踐檔案管理、信息化管理、網站建設和數字檔案館建設；掌握一定的現代信息技術技能，并能熟練應用于檔案管理、政府信息管理、政務網絡工作站開發和數字檔案建設。
4.提高政治素質
專業培養目標：培養掌握文秘基本理論和操作技能，了解和掌握相關法律知識，從事法律文秘業務的高級技術應用性專門人才。
專業核心能力：法律文秘操作技能。
專業核心課程與主要實踐環節：刑法概論、民商法概論、行政法原理與實務、訴訟法概論、應用寫作、法律文書、秘書學基礎、檔案學基礎、社會學基礎、網絡技術與辦公自動化、電子信息管理、社會調研、應用文寫作、秘書業務訓練、辦公自動化設備使用、文秘業務綜合實訓、畢業論文等，以及各校的主要特色課程和實踐環節。
就業面向：國家機關、企事業單位、法律服務部門的文秘及相關崗位。
本專業培養具有必備的法學和文秘專業的基本理論知識和法律職業崗位文秘工作技能的復合型高等應用性專門人才。
主要課程：法理學、憲法學、刑法學、民法學、文獻檢索、司法筆錄訓練、書記員工作概論、檔案管理、法律文書訓練、現代漢語與基礎寫作、秘書理論與實務、計算機與應用。
修業年限：基本學制三年，最長修業年限五年。
培養目標：本專業主要培養具備法律事務執業能力、掌握秘書技能、會英語、會電腦的應用復合型人才。學生畢業時，要求取得國家秘書職業資格證書。
主要課程：大學英語、英語視聽說、專業英語、秘書實務、檔案管理、企業管理概論、法律文書、民法、行政法與行政訴訟法、合同法、國際經濟法、公司法、稅法、電子商務、商務談判、溝通技巧、多媒體技術應用、網頁制作等。
專業特色：注重塑造形象、提升品味;注重強化實踐教學環節，培養學生復合型多元化的職業能力。
職業前景：學生畢業后，既能勝任各類企事業單位的法務助理工作，又能從事法庭助理、書記員、律師助理職業，還能從事各類企事業單位的行政助理和商務管理工作。本專業就業面廣，適應性強，并有潛力成為高級管理人才。
培養目標和要求
(一)培養目標
培養擁護黨的基本路線，法律文秘專業第一需要的德、智、體、美全面發展的高技能人才和高素質的勞動者，學生應在掌握專業必備的基本理論知識和專門知識的基礎上，重點掌握從事本專業領域實際工作的能力、技術和技能，具有良好的職業道德和敬業精神。
(二)素質、知識和能力基本要求
1. 素質基本要求
堅持黨的基本路線，努力成為中國特色社會主義的建設者和接班人;樹立正確的世界觀、人生觀、價值觀，具有辯證唯物主義和歷史唯物主義思想;誠實守信，團結合作，遵紀守法，愛崗敬業，具有高尚的社會公德和職業道德;具有本專業的基本理論知識，掌握本專業的高新技術和技能;養成正確的審美意識、審美情趣和美感，具有一定的認識美、欣賞美和創造美的能力;積極向上、心理健康，具有自我調控、建立和諧人際關系的知識與技能;積極參加體育鍛煉，養成良好的衛生、生活習慣，具有一定的體育健身知識和技能，身體素質達到國家大學生體質健康標準。
2. 知識基本要求
(1)掌握語言文學類、政治哲學類等基本知識。
(2)掌握法律專業知識、文秘方面基本理論和基本知識，其中包括辦文、辦事、辦會方面的基本方法和基本理論。
(2)掌握管理學、秘書心理學的基本理論和基本知識。
(3)掌握民事訴訟、刑事訴訟等程序的基本知識。
(4)掌握辦公室管理、檔案管理的基本理論與基本知識，懂得檔案和信息處理的基本規則和法律法規。
(5)掌握公共關系、社交禮儀的基本知識和基本規則。
(6)掌握法律公文及其它常用應用文的寫作知識。
(7)熟練掌握計算機的理論知識，能運用現代化辦公設備進行法律文秘事務運作。
3. 能力基本要求
(1)熟練運用漢語語言的能力，其中包括心領神會的能力、口頭表達能力、法律咨詢、中文寫作能力。
(2)運用法律文秘知識進行辦文的能力。
(3)運用法律文秘知識進行辦事的能力。
(4)運用法律文秘知識進行辦會的能力。
(5)具有較強的法律文書制作和公文處理能力。
(6)運用法律和文秘的基本理論知識從事法律文秘運作的能力。
(7)運用基本法律知識進行法律咨詢、司法調解和解決一般法律問題的能力。
(8)公關活動策劃能力和人際溝通、接待協調能力。
(9)運用計算機進行辦公事務處理、法律秘書實務活動的能力。
(三)證書要求
1.獲取相應的普通話等級證書。
2.獲取全國大學生英語應用能力考試B級以上證書或大學四極以上證書。
3.獲取全國高等院校計算機等級考試二級證書或勞動部門計算機操作中級以上證書。
4.秘書資格證書。
5.爭取獲得汽車駕駛證書。
6.爭取獲取法律秘書相關等級證書。
就業崗位(群)
高職院校法律文秘專業是為司法行政機關，檢察院、法院、基層法律服務部門及社會輸送熟練掌握法學基本原理、具備文秘業務能力、富有創新精神的“應用型”、“技能型”、“管理型”等職業人才。本專業學生應在具備文秘專業知識、法學基本理論和專業知識的基礎上，重點掌握從事法律文秘業務的基本技能，具有較高的思想政治覺悟、良好職業道德、優良的警務素質的綜合職業技能人才。
畢業生主要從事行政機關、企事業單位的秘書，文書處理，檔案管理和公關工作，辦公室事務工作，會議組織和服務工作，協助領導處理政務、商務及日常事務工作。亦可從事公檢法等部門的法官助理、檢察官助理、書記員、公證員，律師事務所的律師助理，法律服務所、企業法律顧問處的司法文秘，鄉鎮、街道辦和社區的法律服務人員，也可從事國家機關、社會團體的法律秘書培訓和法律文秘教學工作。
主要課程介紹
1.秘書學概論
該課程為專業必修課程，在整個學科體系中居于提綱挈領的地位。主要講授秘書職業的性質、特點、能力要求和工作內容，及秘書職業的國際發展情況。目的是讓學生熟悉秘書日常工作程序及相關工作方式、方法，具備較強的實際操作能力，成為從事秘書工作的實用型人才。
該課程的前修課程為《管理基礎與實務》;相關后續課程為《秘書實務》;后續教學環節是參加中高級秘書資格證考試。
2.秘書實務
該課程為專業必修課，以培養學生辦會、辦事、辦文、辦活動為核心的管理服務技能為目的。主要講授秘書工作的實際操作的技能與技巧，通過秘書案例教學和項目載體教學，以能力本位精神貫穿教學過程，從而使學生全面掌握秘書實務的各項內容、工作程序、方式方法，強化學生的各種現場處理技能，以適應企業、商務、機關使用單位專職秘書崗位的工作需要。
該課程的前修課程為《管理學》、《秘書學概論》，后續課程為《辦公室實務與管理》;后續教學環節是參加中高級秘書資格證考試。其中80%的學生須考取初/中級秘書資格證書。
3.文書學概論
該課程為專業必修課，以培養應用型、操作型文秘人才為目標。通過文書學基礎理論知識的講授和相關技能的訓練，使學生掌握文書和文書工作的基本知識，并按照公務文書的形成、運轉、立卷、歸檔的工作程序，使學生掌握文書工作的基本技能和非紙質公文的基本知識，具備在基層黨政機關、企事業單位從事公文處理、信息管理的業務素質和工作能力。
該課程系《秘書學概論》、《秘書實務》相關后續課程，是對秘書學的專業細化。
4.管理學基礎
該課程為專業基礎課。主要講授權市場營銷的管理、戰略和策略，結合營銷實踐，進行具體的操作和策劃活動，提高學生的理論和實踐能力。并使學生了解現代企業管理中的組織設計與流程管理、決策、計劃、控制、創新管理以及管理溝通與管理信息活動的組織等，逐步使學生樹立起重要的現代企業管理意識和管理觀念，提高管理的決策能力。
該課程為《秘書學概論》、《秘書實務》、《檔案管理實務》的基礎
5.法學概論
該課程為專業基礎課。主要講授一般的法，特別是當代中國社會主義法的產生、本質、特征，形成作用、發展、制定和實施等概念、原理和知識。通過該課程的學習，幫助學生掌握法學的基本概論、原理和知識，幫助他們增強社會主義民主和法制觀念，使學生形成關于現代法律的基本理念和價值，具備對法律以及法律現象進行較深層次的分析思考和判斷能力，為在實踐中準確理解和運用法律打下良好的理論基礎。
該課程為后續課程《法律文書》打下基礎。
6.法律文書寫作
該課程為專業必修課。主要講授各類法律文書的概念、功能、內容、格式和寫作要領等基本的寫作知識。包括公安類法律文書、檢察類法律文書、法院審判類法律文書、監獄執行類法律文書、公證類法律文書、仲裁類法律文書、司法鑒定類法律文書以及訴狀類法律文書的相關內容。通過學習使學生在具備法律和寫作基本知識的基礎上，熟練掌握公安、檢察、審判、仲裁和監獄工作以及律師業務工作中各種法律文書的寫作方法和技巧，培養學生的應用法律操作技能。
該課程的前修課程為《基礎寫作》、《應用文寫作》相關課程。
7.民法原理與實務
該課程為專業必修課。主要講授民法的調整對象，民法的理念，民法的基本原則，民事法律關系，民事法律行為，，訴訟時效，人身權，物權，所有權，共有權，用益物權，擔保物權，債權，民事責任。培養學生熟練掌握民法的基本概念、基本理論和主要制度，受到法學思維和民法學實務的基本訓練，具備運用民法學知識分析和解決民事法律問題的基本能力。
8.刑法原理與實務
該課程為專業必修課。主要講授刑法的概念、性質、體系、解釋、制定根據、任務、基本原則和適用范圍;犯罪的概念、構成、特殊形態以及正當防衛、緊急避險;刑罰的概念、目的和種類，量刑和刑罰制度;類罪、節罪特別是種罪的概念、構成特征、罪與非罪、此罪與彼罪的界限、法定刑。培養學生運用刑法理論并根據刑法規定分析和解決實際刑事案件問題的能力。
9.辦公自動化
該課程為專業必修課，以培養現代秘書計算機信息運用技能為目的。主要講授辦公自動化的涵義、辦公自動化系統的功能和模型，以及Windows 98、Word2000、Excel2000、Powerpoint等軟件實際應用技能。通過課堂講授和實際操作，使學生在網絡上進行各種操作并建立簡單的局域網技術，具備運用網絡處理信息技能，掌握現代化通迅技術和文件處理之電傳、復印、自動檢索、微機處理、電視攝錄及中英文打字等技能。為他們將來進入中小型企事業單位能迅速適應辦公自動化環境打下良好基礎。
該課程終結考核要求是通過省計算機一級考試。
10. 知識產權法
該課程為專業必修課。主要講授國際及我國知識產權法發展的現狀及相關規定，講授著作權法，商標法和專利法的有關理論和知識，尤其是商標專用權的法律保護以及專利權的法律保護。通過學習，使學生了解知識產權法的基本知識和理論，國際、國內知識產權的現狀，掌握著作權法、專利法、商標法的調整范圍和特征和知識產權法的主要法律規范，增強他們分析和處理有關知識產權問題和案件的能力。
11.行政訴訟法學
該課程為專業必修課。主要講授行政法、行政訴訟法與國家賠償法的基本概念、特征，理解行政法、行政訴訟法與國家賠償法的基本原則、制度與規則，掌握行政法、行政訴訟法與國家賠償法的基本原理，培養學生能夠運用相關原理解決和處理行政事務及行政爭議的能力。
12.勞動法
該課程為專業必修課。主要講授勞動法學的基本理論、基本知識和基本概念，尤其是我國現行的勞動法的基本理論、基本制度、基本原則，培養學習者運用所學的勞動法理論和知識以及勞動法律、法規、政策來分析和解決現實生活中的實際問題的能力，能運用所學的知識保護勞動者的合法權益，維護社會主義市場經濟的勞動制度。
檔案管理學是一門研究檔案管理工作基本原理、原則和方法的學科，在檔案學中最先建立。檔案管理學屬于應用檔案學范疇，是一門“研究檔案信息系統運行的規律，闡述檔案管理的一般原理、技術和方法的學科”。檔案管理學是檔案學中的應用學科，研究檔案信息系統運行的規律，闡述n案管理的一般原理、技術和方案。從研究對象看，它的研究范圍與內容似乎應涉及所有門類檔案的管理問題。但由于檔案的門類繁多且各有特點，所以現在的檔案管理學并不能將所有門類檔案管理的內容全部納入其研究范圍之中，而只能在傳統的以公務活動檔案管理為主要研究對象的基礎上，適當加大研究范圍，拓寬其領域。比如，檔案管理學不僅與圖書館學、情報學、文書學相關密切，而且由于它是檔案學的分支，因此同歷史學、行政管理學更是密不可分。隨著學科分化趨勢的進一步加大， 檔案管理學已經不再是純粹的一門學科， 而是由許多分支學科構成的學科群。檔案管理學由一門基干學科發展為一個龐大的學科群已是不爭的事實。
檔案管理學的教學范圍可以分為三個部分：導論、檔案管理的一般方法與技術，具有普遍性的專門檔案、新型載體檔案以及資料與實物材料的管理方法。在修正與補充具體內容方面需要注意：檔案價值的鑒定應放在檔案的收集與整理前進行；在檔案收集工作中，應講清楚檔案館藏的數量與質量關系問題；檔案的等級與統計是檔案工作中的綜合管理手段。對于檔案的整理方面，應該加大實驗課的深度與力度。關于如何開發與利用檔案信息資源，這是今后檔案管理學教學中的一個重點環節。從課程建設來看，檔案管理學呈現強化與弱化并存的趨勢，檔案管理學是關于檔案管理基本理論與實踐的學問，可以說， 檔案管理學課程的教學質量與水 平直接決定著學生的專業素養和業務技能，因此，一般來講，高校不僅有系統深入的課堂講授，而且有豐富多彩的課外實踐。
二、檔案管理的學科建設應以實踐為基礎
理論來源于實踐，是實踐經驗的提高和升華，脫離了實踐的理論，只是空洞的教條，從而失去了指導實踐的意義。檔案管理學的課程教學應由理論和實踐兩部分組成。但長期以來，課程實踐教學形式單一，應用層次低，技術手段落后，實踐教學的目標定位為對學生實際動手能力培養。檔案管理學專業應該注重對學生素質、能力、創新精神的培養，通過實踐教學培養學生對檔案工作的感性認識，使學生實現由理論到實踐的初步轉變。在實踐教學過程中應該體現出形式上的靈活多樣、內容上的創新、技術上的先進等特點。其方法有實驗室教學和檔案管理業務環節實習，教師可以根據學生的需要進行教學實踐方式的調整和轉變。檔案管理學的編寫與闡述，必須和檔案工作的發展實踐緊密地結合起來。
檔案管理學是應用性與實踐性都很強的學科，這就要求要有一定的理論作為基礎，同時也需要從事檔案管理工作者有明確的原則、技術和方法為依托，所以，增強檔案管理學的實用性和針對性尤為重要。檔案管理學的學科建設不僅要密切聯系當前工作的實際，而且還應預測檔案館館藏建設的宏觀控制、檔案鑒定標準、檔案館庫建設規劃、檔案利用服務的發展前景，對檔案工作現代化等問題都應著手研究并做深入調查。學科建設與課程建設既有聯系又有區別：學科建設是具有先導性的， 課程建設必須以學科建設為基礎；課程建設是否成熟，在專業課程體系中所產生影響的大小，是由學科建設發展水平決定的；課程建設是學科建設的反映，同時對學科建設具有推動作用。
參考文獻：
當今城市建設中,排水設施建設是城市建設的必不可缺一部份。而檔案是工程項目的重要組成部分,更是工程建設的憑證性和基礎性文件材料,是一個主體單位永久保存的法律性原始憑證。只有規范檔案管理,明確歸檔范圍,保證檔案的齊全、完整,才能為主體工程管理打下良好的基礎。在當前城市化進程迅猛發展的今天,城市建設的不斷向城市周邊擴展，促動著城市排水設施投資規模不斷擴大、排水設施建設項目持續猛增,另一方面排水設施建設項目涵蓋的工程類型也越來越多，相應者，排水建設設施設備不斷更新、增添，那么設施設備如何規范、高效建立檔案，并高效管理發揮作用，已成為我們值得思考的話題。
當今，國內信息化、電子化技術已在各行各業普及起來，國內現行的城市排水設施檔案管理信息化、電子化等方面問題日益突出，已成為檔案管理工作發展中迫切需要解決的問題。城市排水設施檔案科學建設要依靠現代化的科學手段支持檔案管理工作，檔案信息的科技含量將大大增加，檔案檢索方式將更加便捷而有效。檔案信息資源將被大力開發，以滿足城市規劃建設的需求，為城市建設提供服務的領域更為廣闊、效率更高。
在現行的排水設施建設過程中,除了傳統的紙質文件外,還會產生大量的照片、電子文件等,這些特殊的文件材料反映了城市建設的過程,城市建設檔案來源分散、內容繁雜、數量龐大,給做好收集工作帶來很大的困難。如何解決這些繁重的收集、歸檔文件成為實現城市排水設施檔案管理的首要問題，已成為目前我國檔案管理工作所面臨的共同課題，也是二十一世紀檔案管理工作發展的方向。深入強化城市排水設施檔案科學化建設，將城市排水設施檔案管理納入現代化管理軌道，加快實現檔案由傳統的手工管理模式向現代化、信息化管理模式的轉變。結合城市排水設施管理特點，利用計算機存儲相關圖紙和文字資料，通過網絡實現檔案信息共享，能及時、準確、完整地提供城市排水設施檔案管理信息，將為城市規劃建設輔助決策提供便捷、高效依據。可見，如何實現城市排水設施檔案信息化、科學化管理是城市建設中有關水資源環境管理科學較快發展中亟待解決的問題。
首先，需要明確城市建設排水設施檔案管理的主體，確保掌握到一手檔案資料真實、專業、完整。收集整理材料的階段性,要求排水設施施工部門先出圖再施工,用高效、簡約的方式向維修排水設施部門提供準確、完整的檔案資料。這就需要前期充分掌握排水設施檔案形成的自然規律, 必須認真核實、登記,造冊立卷,保證做到案卷質量的完整、準確，并認真地分析和研究文件材料,抓好第一手文件資料的收集工作。
其次，逐步實現檔案建設的規范化、系統化、信息化。現行的排水設施建設過程中,除了傳統的紙質文件外,還會產生許多照片、電子文件等,這些特殊的文件材料也反映了城市規劃的過程,是工程項目檔案不可缺少的組成部分,在收集時按照國家相關規范進行系統化整理和編目,科學分類,合理組卷,不能疏忽遺漏，把握歸檔文件的系統性，逐步形成電子檔案信息化管理。
1 如何保障檔案的完整與真實
檔案完整與真實性問題是檔案學的基本理論問題之一。由于檔案是人類社會歷史發展中對時事有意保留的記錄，而非事后撰寫，它形成的特殊方式比其他資料更為真實。因此，檔案的完整與真實是檔案的生命。如今，我們研讀檔案文本，其實是對形成者意識到的歷史 真實更為充分和理性的再理解過程，同時，我們再理解的主觀意識也受到我們所處的社會環境和自身的認知能力的制約，所以，我們所理解到的事實，也只能是離歷史自身的真實更進一步的、相對的真實。
1.意識的規范
檔案意識是指對檔案和檔案工作認識、了解、熟悉和掌握的思維，是文件的形成者對有保存價值的文件進行及時歸檔保存的自覺意識，是人們對檔案的重視程度，以及在利用檔案時對檔案的保護意識，是一種將個人行為與檔案的相關內容結合起來的一種信息素養。檔案意識也是開展依法治檔的一項重要內容。全員檔案意識的培養需要檔案人員積極推廣，通過普及檔案知識鼓勵全員參與其中。檔案意識增強帶來的效果就是，查找資料首先想到的地方就是檔案室（館）。檔案意識落實在行動上就是注意收集、認真整理、嚴格保管、熱情服務。
2.利用法律法規和制度進行約束
2.1法制保障
《中華人民共和國檔案法》簡稱《檔案法》，是國家為加強對檔案的收集、整理、有效保護和利用，為現代化建設服務而制定的法律。《檔案法》具有普遍性，對全體社會成員具有普遍的約束力，任何個人或者組織違反《檔案法》，都必須承擔相應的法律責任。當前，《檔案法》宣傳力度不夠，社會檔案意識和檔案法制意識還未深入人心，檔案工作的性質、意義與作用仍不為社會各界所認知，《檔案法》不能有效落實。
2.2制度保障
規章制度是單位內部的“法律”，是維護公平、公正的有效手段。檔案工作者不僅要遵守法律、法規，還必須要遵守本單位的規章制度。編制合理的規章制度要結合本單位具體情況和自身特點，應遵循以下原則：（1）規范性。在國家和地方的法律法規政策指導下，制定相應的管理制度、業務規范和行為準則進行規范管理。（2）科學性。檔案管理各個環節應符合檔案學基礎理論和技術要求，科學制定標準化、規范化業務規范。（3）保密性。在制作、收發、傳遞、使用、保存、銷毀各個環節制定相應的管理規定和實施細則，明確在一定時間內只限一一定范圍的人員知悉的事項范圍和行為規范。（4）安全性。做好“九防”管理。同時，保證網絡環境下使用及傳輸安全。
2 如何更好地發展檔案管理信息化
1.轉變傳統的檔案管理模式，把實體管理變為信息管理
隨著現代化管理技術和設備的引進，特別是計算機、光盤、縮微、多媒體等技術的發展為檔案管理的現代化提供了良好的的客觀環境，現代技術促使傳統的檔案管理模式面臨著新的挑戰。當前，檔案管理工作的重點也應適應數字化管理的需要，從實體檔案管理轉變為對信息資源的管理，以信息為管理對象，對形成的各種門類的檔案進行數字化加工，利用現代化技術手段對檔案信息資源進行管理。經過信息化的檔案資源是可重復、多平臺利用的信息資源，檔案資源只有通過信息化、才能真正實現檔案信息資源的價值和使用價值，它能為經濟發展、科技進步、社會繁榮等諸多領域提供更全面、更高效、更快捷的服務；它能創造最佳的社會效益和經濟效益，使之真正成為未來信息社會國民經濟和社會發展的寶貴戰略資源。
2.建立有效的信息系統，充分、合理、安全地使用電子檔案
要實現檔案信息化，就必須建立有效的文件檔案管理計算機信息系統，為此，檔案管理部門要做好以下幾項工作：首先，改進和規范在應用計算機條件下文件檔案管理工作流程，使之適應檔案信息管理的需要；其次，依據文件處理流程來進行檔案信息化系統軟件功能設計；再次，在信息系統中建立完善的內部控制制度，確保檔案的安全。
3.在檔案信息化建設過程中必須重新思考檔案管理的原則、理論與方法
由于現代信息技術在檔案管理中的運用，新的檔案管理理論、方法和原則等不斷涌現，提出了一系列檔案學基本理論從未遇到過的新問題。如檔案管理機構的職能與檔案工作體制的變化問題、檔案管理人員的業務素質問題、電子檔案的鑒定問題、電子文件數據管理問題、數字檔案館（室）建設問題、檔案工作參與信息高速公路建設的問題等等。對這些在檔案信息化建設中因新技術運用所引發的理論問題，檔案管理部門都必須做出理性與科學的思考。
4.提高檔案工作者的專業素質，實現檔案管理的科學化
首先，檔案管理者必須具有多元化的知識結構，現代科學成果在檔案管理中的大量運用，迫使檔案工作者要不斷學習和掌握理論、文化和管理等有關知識，其中尤為重要的是計算機、數學等學科的知識，它們對檔案管理實現現代化、信息化具有直接作用。其次，全面掌握檔案專業知識，如具備檔案學、檔案管理學、文書學、目錄學、檔案自動化管理以及檔案著錄、標引、檢索、編研、復制、修裱等有關檔案專業知識和基本技能。再次，從檔案管理現代化發展趨勢看，檔案工作者必須具備掌握檔案管理現代化技術、M行檔案信息分析與研究、提供高層次檔案信息服務與咨詢等三方面的能力。檔案管理人員必須不斷學習、相關知識，上級檔案管理部門要積極創造條件，有計劃的選送檔案管理人員進行深造，進行離崗培訓，還可以采取以老帶新、以強帶弱的辦法，互幫互學等建立復合型人才群體和梯隊型人才結構。
5.提高檔案工作者的信息安全素質，實現檔案管理的安全化
隨著信息化時代的到來，新領域、新門類、新載體檔案不斷涌現，給檔案工作者在素質上提出了更高的要求，同時，我們深刻認識到檔案管理工作歷來是一項重要的基礎性工作，檔案工作的責任感即檔案工作者要認識到檔案事業發展的必要性，要把工作的著力點轉向未來，深化服務意識，樹立以服務促管理，以管理完善服務的觀念，充分發揮檔案管理的綜合功能，更新服務觀念，拓展服務領域，改革服務方式，大膽探索，努力實踐，使檔案管理工作真正成為促進經濟發展和社會全面進步的重要保證。
6.檔案信息化建設的最終目標是提高檔案信息管理和服務的水平
檔案信息化建設是指運用信息技術提高檔案管理工作水平,重新思考檔案管理的新情況、新原則與新理論,確立網絡環境中檔案管理與檔案服務的基本框架與基本方法,從而實現檔案信息的社會化服務。檔案信息化包括以下幾層基本涵義:
1.檔案信息化的基本推動力是信息技術在檔案管理工作中的廣泛運用。
2.檔案信息化建設的階段性目標是提高檔案管理現代化水平和確立網絡環境中檔案管理與服務的基本框架。
3.在檔案信息化建設過程中必須重視重新思考檔案管理的原則、理論與方法。由于信息技術在檔案管理中的運用,新的檔案管理理論與方法、原則等不斷涌現,出現了一系列檔案學基本理論從未遇到的新問題,于是解決這些新問題便成為當前構建檔案管理新理論的重要命題。
4.檔案信息化建設的最終目標是實現檔案信息的社會化服務。人類推進信息化進程的理想目標是在建立良好信息基礎設施的前提下實現信息的公開(特別是政府信息的公開)與信息利用中的社會公平。對檔案信息化建設而言,這一目標也具有指導意義。
一、檔案信息化遇到的困難
1.思想觀念滯后的問題
習慣于傳統的手工工作,對檔案信息化的重要性認識不足;認為實現檔案信息化是遙遠的事,可有可無;在目前應用水平不高的情況下使用微機是高投入、低產出,得不償失;對實現檔案信息化能提高工作效率持懷疑態度。因此,要加快實現檔案信息化,就必須走出這些思想觀念上的誤區。
2.人員素質問題
檔案信息化要求檔案工作者必須掌握檔案業務的信息技術,但部分檔案工作者還不能既熟悉檔案管理業務又熟練掌握計算機、掌握信息技術,因此,提高全行業工作人員素質是當務之急。
3.信息化資金投入問題
檔案信息化需要大量的資金投入。目前投入方面還不到位,與業務發展仍不相適應。雖然實現信息化是檔案事業的必然選擇,但如何解決好當前利益和長遠利益的關系是擺在決策者面前的一大難題。
二、克服困難的對策
切實轉變觀念,以信息學的基本理論改造我們的頭腦,并引導人們對檔案信息的認識,樹立科學的檔案信息觀,從而為檔案信息化營造相宜的內外環境。重視發展和掌握信息化檔案技術,不失時機地利用信息技術武裝自己,開拓新的業務領域,培養新的功能。我們必須充分認識檔案信息化是一個功在當代、利在千秋的龐大的系統工程,增強緊迫感,盡早地投入到這一跨世紀的宏偉工程中去。
加強人員培訓,注重培養復合型人才。檔案事業的發展離不開高素質的干部隊伍,要加快實現信息化,需要加快培養一大批既懂檔案業務,又懂信息技術的復合型人才。“人才先行”是加快檔案信息化進程的前提的工作:第一,加強計算機專業技術人員的檔案業務培訓。檔案信息化是為檔案業務服務的。計算機專業技術人員對各種檔案業務的熟悉程度如何,決定著檔案信息化軟件開發和應用質量。當計算機應用發展到網絡化和決策輔助階段時,怎樣使檔案管理科學化、調度有序化、傳遞信息規范化、提供檢索快捷化、操作手段簡單化,取決于程序開發者對檔案業務的了解程度。第二,加強計算機等信息技術使用者的素質培養。將業務培訓和上崗考核結合起來,盡快造就一批既懂檔案業務,又懂技術信息的復合型人才。此外,還要提高計算機應用管理者的管理水平,使每項規章制度落到實處,使各種設備運轉良好。
加強資金投入,搞好基礎實施建設,保證必要的政策和資金支持。盡快實現辦公自動化和信息化,改變面貌,推動檔案事業持續、快速、健康發展。近幾年檔案系統的計算機應用雖然花費了不少的力氣,但是許多人不懂得也不去研究“數據環境”這個重要課題,總是跳不過“起步階段”,基本上在應用數據庫的環境中轉來轉去。但檔案信息化建設的基礎與核心和其他系統的信息化建設一樣,也是數據集成。因此,當前檔案系統首要的任務就是改造以數據文件和應用數據庫為主的、混亂的、低檔次的數據環境,建成主題數據庫和信息檢索系統這樣高檔次的數據環境,檔案信息標準化工作既是當務之急又是長遠之計,抓住了這個關鍵問題就會使長期困擾我們的檔案處理與計算機應用找到了正確的切入點,從而更快更好地為計算機創造一個完美的數據環境。無論是決策層的領導還是作業層的工作人員,都必須時時把檔案信息標準化管理工作落到實處。在決策層方面,決策者們要具有較大的統一協調權力,按照系統總體規劃的原則指揮和控制,從而使一個檔案系統的數據環境建有相當大的權威性。在作業層方面數據管理人員要嚴格執行有關標準,協調數據庫和其他數據結構的開發、管理和監督他人實施數據環境的標準化、規范化,使檔案信息數據存儲的冗余度最小而且具有最大的兼容性。目前,在檔案信息化這方面的工作還很不夠,必須特別重視檔案信息資源標準化管理人員的任用,這樣檔案信息數據環境才會從根本上改變目前不良的狀況。
三、檔案信息化的建議
有必要明確檔案信息化的最終目的。在檔案信息化過程中,一定要認準“信息服務社會”的準則。所有檔案的信息化工作都是為了對大量的檔案數據進行有效的存儲并且得到快捷的管理,最后在一個良好的數據環境中很方便地提供查詢和統計分析,從而為社會的各項事業提供服務。
現代檔案管理，是運用現代管理模式與先進的信息管理技術，變革原有的管理方法，以提高檔案工作的效益和質量，更好地開發檔案信息資源為社會服務的過程。廣義上理解，現代檔案管理包括了與檔案管理理論與實踐相關的管理理念、管理模式、管理方法、管理技術等多個方面。檔案管理工作在電子政府中承擔著管理、整合以電子文件為核心的相關信息資源，規劃和開發重要政務信息資源，積極推進公共服務，實現資源共享的神圣使命，是政府信息資源管理的重要組成部分。
2 電子政務環境對檔案管理的巨大影響
2.1 理論層面
2.1.1 促進檔案部門樹立開放式服務理念
電子政務是一個政府部門運用信息網絡技術，向公眾、企事業單位以及其他政府機構提供信息和服務的過程，其管理和服務是在一個開放的平臺上進行的。電子政務的核心思想之一就是使得政務更加公開化、透明化，政府的職能要從管理型轉向服務型。電子政務的開放模式，有助于檔案部門樹立一種開放的全新的檔案利用服務意識，為檔案利用服務開拓一個新的發展空間。在電子政務環境下的檔案利用服務，就要求檔案部門轉變觀念，改變“坐堂式”的、“你要我供”的被動提供利用方式，樹立開放式主動利用服務理念，更大程度地向社會大眾開放檔案，變傳統的主要服務于行政部門向服務于公眾轉變。開放式的檔案服務理念意識，順應電子政務建設與發展的需要，可以使檔案走向社會、走進大眾的生活，滿意社會各方面對檔案利用的需要。這就要求檔案部門以開放的理念,謀劃利用服務工作,借助計算機網絡技術構建檔案信息服務利用模式。
2.1.2 檔案管理基礎理論受到的沖擊
檔案管理基礎理論在電子政務環境下受到了多方面的挑戰。其一，由于電子政務是在線服務，在一定意義上它已失去了空間和時間的限制。這樣形成的文件由誰歸檔、按什么原則歸檔就成了一個簡單而又難以解決的問題。實質上，這是對檔案管理的基本理論“來源原則”的重大挑戰；其二，電子政務強烈地要求傳統的政府組織機構和工作程序進行徹底的改造，以適應其先進的技術要求。這也必然使長期以來作為我國檔案工作依據的“全宗理論”發生變化。
2.2 實踐層面
2.2.1 檔案管理工作重心的轉移
電子政務環境下，檔案管理的基本矛盾不僅限于檔案管理水平的有限性與檔案利用需求的多樣性之間的矛盾，而更多地表現為檔案信息供給能力與多變的檔案信息需求之間的矛盾，是檔案管理機構數字化檔案信息的收集能力、服務能力和用戶需求水平之間的矛盾。基本矛盾的改變使檔案管理工作的重心向數字化檔案信息的收集能力和服務能力上轉移，以滿足千變萬化的用戶需求。
2.2.2 檔案管理業務流程急需重組
電子政務環境下，檔案的存在方式不再是紙質的，而是數字化的。數字化檔案信息具有可隨機存取、檢索，可快速遠程傳遞等優勢，這種區別不僅改變了檔案信息載體的表現形式和信息的組織方式，還決定了檔案管理工作各個業務流程中所采取的方法。如檔案收集工作，電子政務環境下，一旦文件形成后被確認為有保存價值，系統就會對其進行自動歸檔，通過網絡傳遞的形式使其處于檔案管理部門的全面監控之下。因此，傳統的收集工作“解決檔案分散性與檔案要求集中利用之間的矛盾”在電子政務環境下，幾乎可以忽略不計了。
3 電子政務環境下的檔案管理策略
3.1 管理目標———信息資源共享
電子政務信息資源主要包括兩大部分：其一是電子政府為維持系統正常運轉而存儲的大量有價值信息，即傳統的政務檔案信息。這部分信息經過檔案管理部門的鑒定，將作為檔案館的數字化館藏而成為檔案信息資源的重要組成部分，納入數字檔案館的信息資源建設中，由政府部門提供設備和資金，利用檔案部門的人力與智力資源優勢，進行信息資源的聯合開發，從而形成優勢互補、資源共建共享的信息化建設機制。其二是電子政務系統在進行政務處理工作中產生的以電子文件為代表的政務信息，這類信息將成為今后檔案信息資源的主體，是未來的主流信息源。
3.2 管理策略———前端控制
電子政府的“整個服務過程變成了一個信息過程，用戶的服務要求和政府對這一要求提供的服務都以信息的形式傳輸，這成為電子政府的一個最顯著特征。”因此，電子政府服務過程的實質是信息服務，現行文件和檔案信息的開放是其信息服務內容之一。由于電子的整體性、連續性和現實性，檔案管理要在電子政務的整個服務過程中發揮作用，就不能停留在傳統的后端被動服務階段，而必須采用積極的“前端控制”策略。
“前端控制”策略，就是要求檔案部門積極主動地提前介入相關信息資源的收集、整理、利用等工作，并使自身工作與電子政務系統的發展同步。總之，電子政務環境下檔案管理的“前端控制”策略是“系統原理的要求，是背景保留的要求，是即時歸檔的要求、是長期利用的需要，是信息安全的需要。”
3.3 管理保障———信息安全與標準規范
