社保局檔案匯總十篇

序論：好文章的創作是一個不斷探索和完善的過程，我們為您推薦十篇社保局檔案范例，希望它們能助您一臂之力，提升您的閱讀品質，帶來更深刻的閱讀感受。

篇（1）

一、社保經辦流程存在的不足

一個參保單位要為自己的員工辦理社保業務，他提交的材料會經過哪些環節呢？

以北京市某社保中心為例。首先，參保單位向社保中心工作人員提交所需要的材料，經審核符合條件后，經辦人員為其辦理社保相關業務并留存紙質材料。一定周期后經辦人員要以月為單位把經辦的業務材料整理成檔案提交檔案科室。檔案部門根據自己的工作進度安排檔案掃描和裝訂。但是，如果某一筆業務經過基金監督科監察出現基金預警，那么經辦人需要向基金監督科提交當時經辦的業務材料，或者由基金監督部門從檔案部門調閱此項業務的檔案，以便對經辦人員的所有操作記錄進行篩查和分析，找出異常的原因。

仔細分析，不難看出這個社保部門工作的小片段反應出了社保經辦流程中許多不足的地方。

首先，工作效率較低。基金監督部門需要分析某筆基金預警，必須先聯系檔案部門以及業務經辦人確定所需檔案存放的地方，然后聯系存放人提交檔案的復印件給基金監督部門，拿到檔案后再進行篩查和分析，找出異常的原因。單此一項工作就需要三個部門甚至更多相關人員的配合，每次查找材料都會耗費大量時間，嚴重影響了各個部門的工作效率。

第二，浪費了人力、物力、財力。以一項簡單的參保單位為員工變更姓名為例，如果是參保單位操作失誤，需要提供《個人信息登記表》、《情況說明》、《參保人身份證復印件》共三張紙質材料。如果是參保人更改名稱，除了上述材料外還需要參保人戶口所在地派出所開具的《變名通知》。以某區社保中心登記科為例，每位窗口工作人員每天都會經辦近百筆業務，一個月下來，所需要歸檔的材料約3000張左右。如果把這3000張材料按照規定的格式整理成檔案，至少需要一到兩個工作日。檔案部門每次接收業務經辦部門提交的檔案時都需要重新拆封逐張核對，無誤后依次掃描錄入電腦。社保中心在編人員有限，檔案部門往往需要外聘其他人員進行檔案整理和錄入工作。同時，檔案的存放也是非常耗費人財物的。

第三，各環節容易出現差錯。經辦人收取檔案和整理檔案，其他部門調閱檔案，檔案的運送和存放等等環節因為經手人多等主觀原因，或者存放久遠、天氣惡劣、設施不完善等客觀原因往往容易造成檔案的損毀和遺失。

第四，各個部門之間信息無法共享。各個部門如果需要某項材料進行數據的比對、分析等往往聯系需要多個部門才能查閱，無法第一時間掌握信息。接收第一手信息的窗口崗位人員在檔案的收集和整理方面，多考慮自己部門的需求，而沒有站在全局的角度通盤考慮。從服務對象角度來看，來社保中心經辦不同的業務的所提交的材料很多都是有重復的。如果因為經辦人員的失誤造成收取材料并沒有把業務辦理妥當，參保單位和個人還需要再次提交全部的材料。因此，給參保單位和社保中心各個部門都造成了一定的麻煩，信息孤島現象越發嚴重。

由于歷史問題，全國沒有統一的標準體系：由于信息化部充分，經辦水平還有待提高；由于時展，經辦流程急需優化。這些都是社保經辦工作發展所面臨的困境。

二、優化社保業務經辦流程的建議

（一）引入“大數據”的管理理念

隨著互聯網技術和計算機技術的不斷發展，人類社會活動產生的數據正以幾何倍數增長，這標志著人類社會已經向大數據時代邁進了。與其他領域相比，政府應用大數據技術，實現大數據理念具有天然的優勢。主要原因有兩個，一是目前而言，人類社會運行所產生的數據，絕大部分由政府掌握。二是就數據的全面性和使用的便捷性而言，政府也具有企業等主體不具備的絕對優勢。因此，政府應當成為大數據戰略的先行者和主力軍。

大數據給國家治理模式帶來的改變不僅僅是技術層面的，更重要的是為我們塑造了一個全新的治理理念，即大數據治國理念：社會運行可以量化、主動發掘信息和需求、通過數據間的關聯性進行預測、基于全體數據而不是抽樣數據進行分析、重視對數據的分析和使用方法。政府可以從五個方面來應用大數據：一是通過信息透明和共享產生綜合效應；二是通過績效評估提升工作效率；三是通過人群細分使服務更有針對性；四是政務智能化減少失誤和防范風險；五是引導公共部門內外部創新。

（二）大數據理念下的社保辦理流程構想

筆者認為，大數據理念下的社保經辦將會從辦理流程和機構設置兩個方面發生大的變化：

如圖1所示，基本而言，目前社保經辦業務的發起主要以單位及個人的申請開始，社保經辦機構只是被動受理業務。社保政策和辦理流程主要以單方向的告知為主，缺少互動。同時，社保辦理時的數據存儲和使用也是以本部門為主，缺少信息共享。

篇（2）

一、區檔案館

1、區檔案館館藏檔案的基本情況。

自1978年建館以來至現在，檔案的門類不斷增加，現有文書檔案、會計檔案、城建檔案、死亡干部檔案、地名檔案、破產企業檔案、審計檔案、名人檔案、音像檔案、照片檔案、婚姻檔案、商標檔案、部分檔案資料等等。現館藏檔案達3萬多卷，利用次數達上萬次。

2、區檔案館館藏檔案中最重要的最具特色的檔案收集、整理及利用情況

文書檔案、會計檔案、城建檔案和婚姻檔案是區檔案局中最重要的檔案。這四種檔案在每年年初進行收集上一年辦結的有價值的材料，在每年中旬整理歸檔完畢。文書和會計檔案隨著**區經濟的發展也不斷增加，開發利用的次數也隨之增長，也意味著人民的檔案意識越來越強。僅20xx年收集進館的文書檔案為1856件，會計檔案1072卷，婚姻檔案713卷。

3、困撓區檔案資源建設的原因

多年來，國家綜合檔案館一直試圖成為特定區域內管理和利用信息中心，但大多數的綜合檔案館普遍存在著檔案門類單一、內容單一、載體單一和館藏少、文件重復率高的問題，嚴重制約著綜合檔案館工作的開展，創新檔案服務機制更無從談起。究其原因，主要有以下幾點：

一是機關事業單位的檔案工作主要是圍繞紙質文書檔案開展的，忽視了其它種類和載體的檔案。

二是檔案部門的業務指導人員長期接觸的是紙質文書檔案，從而對其它種類和載體的檔案業務生疏。

三是機關事業單位的工作人員（包括檔案人員）在日常工作中，普遍存在做好文書檔案工作就是做好檔案工作的觀念，使其它種類和載體的檔案在形成、收集等環節得不到充分重視，致使很難形成其它種類和載體的檔案，在源頭上造成館藏的品種單一。

四是傳統的檔案館工作一直是圍繞著黨政機關的需要來工作，沒有考慮到社會普通公眾的需要。

五是檔案資源過于分散，我區各級各類檔案館林立，且彼此間相互獨立，似乎都有永久保存檔案的同等權力。但與此同時，**區檔案館能為社會直接提供利用的檔案資源又太少，或者說這部分資源由于歷史原因過于分散，沒有能夠做到集中統一管理，也就無法充分發揮檔案資源的作用。

六是檔案編研工作滯后。主要是編研材料內容單一，存在著重文書檔案輕科技檔案的現象。隨著知識經濟的發展，檔案門類載體形式趨向多元化，科技檔案信息的開發與管理性、服務性的檔案信息開發還存在較大差距，致使科技檔案信息沒有最大限度地得到開發利用，從而沒有產生應有的社會效果和經濟效益。

隨著改革開放的深入，黨的中心工作進一步轉移到經濟建設上來，檔案利用工作出現了新的特點，而一大批除文書以外的技術檔案、業務檔案以及除紙質載體以外的其它載體的檔案沒有接收進館，也得不到有效保護，單一館藏檔案又不能滿足現今新時期社會各方面的實際需要。因此，只有徹底改變這一狀況，才能更好地為社會主義市場經濟服務。

4、進一步豐富區館藏加強檔案資源建設的意見和建議

館藏單一問題已經成為影響檔案事業發展的“瓶頸”，極大地制約著檔案館功能的發揮。

一是做好檔案的接收與鑒定工作。不但要接收黨政機關形成的文書檔案、專業檔案，而且要注重接收一些具有地方特色，對國家、對社會、對經濟建設有重要利用價值的檔案，而一些有條件的檔案館，還可以開展對企業檔案和個人檔案的寄存（或代管）業務；不但要接收紙質檔案，還要注意接收其它載體檔案，例如，聲像檔案、電子文件檔案、榮譽實物檔案等。另外，還應做好檔案的征集工作，接受移交、捐贈、寄存具有珍貴價值的私人、名人等檔案。在檔案接收的同時，一方面對新接收的檔案要嚴把質量關，另一方面要對失去保存利用價值的檔案進行銷毀鑒定，不僅要豐富館藏，更要優化館藏。

二是轉變傳統檔案館的觀念，由封閉型向開放型轉變，由管理型向服務型轉變。增強檔案為經濟建設服務的意識，樹立起公共檔案館的觀念，變被動服務為主動服務，最大限度地為社會提供服務，不斷拓寬服務渠道，改進服務方式，創新服務機制。

三是要轉變工作重點，由單一功能向多功能轉變。要從過去只重視黨政機關的檔案保管的做法轉到面向經濟，面向社會利用需要。

四是加強檔案宣傳、培訓，檔案館藏來源于各基層單位，大力宣傳、嚴格貫徹《檔案法》等有關法律、法規，加強檔案基層工作人員業務培訓，確保各基層單位的檔案工作沿著規范化、法制化的方向發展，最終才能保證進館檔案的質量， 為豐富館藏打下堅實基礎。

五是將城建、土地、房產、交通等經濟社會發展檔案集中統一管理，檔案部門有得天獨厚的專業優勢，其他任何部門都不能替代。因此，必須強化檔案部門的主體地位，強化檔案部門集中統一管理檔案資源的職能，要打破行業、部門、單位所有制的限制，將分散的檔案資源有機地整合起來，開發和實現檔案資源的最大效益。

六是加大檔案部門的參與度，知曉度。

二、鄉鎮檔案室

1、鄉鎮檔案室室藏檔案的基本情況

**區有8個鄉鎮，每個鄉鎮都有獨立的檔案室，都晉升為省級標準。

老山頭鄉館藏檔案2803卷，其中：文書檔案1011卷，憑證334卷，會計帳薄512卷，土地檔案61卷，創衛檔案16卷，其它869卷，檔案利用率達90%。

**鎮館藏檔案1455卷，其中：文書檔案882卷，會計檔案418卷，專業戶檔案13卷，音像榮譽檔案等132卷，檔案利用率達100%。

林源鎮館藏檔案2117卷，檔案種類有財會類，文書類，照片錄像類，組織類，民生類包括民政部門管理的低保、救助等檔案200卷，檔案利用率達80%。

太陽升鎮館藏檔案1149卷，其中：文書檔案595卷，會計檔案554卷，榮譽檔案20件，其它檔案248卷，檔案利用率達85%。

八井子鄉館藏檔案2638卷，其中：文書檔案1320卷，會計檔案576卷，圖書238冊，音像檔案53盤，科技檔案230卷，榮譽類相片278片，其中會計檔案和科技檔案利用率較多。

雙榆樹鄉館藏檔案769卷，其中：文書檔案303卷，音像檔案35卷，財會檔案177卷，榮譽檔案13卷，民政部門檔案15卷，其它檔案216卷，檔案利用率達78%。

高臺子鎮館藏檔案2230卷，其中：文書檔案1402卷，會計檔案824卷，土地檔案4卷，音像檔案199卷，檔案利用率達80%。

祝三鄉館藏檔案1521卷，其中：文書檔案1019卷，會計檔案502卷，其它檔案324卷，檔案利用率達80%。

2、鄉鎮檔案室室藏檔案中最重要的最具特色的檔案收集、整理及其利用情況

會計檔案，新農村建設檔案，農村低保、救助檔案是鄉鎮檔案室室藏中最重要的最具特色的檔案。這些是領導及所有干部都非常重視的檔案，收集起來比較容易，利用率達30%。

3、鄉鎮檔案室歸檔不齊全，檔案種類單一，利用效果低下的原因

一是檔案意識不強。個別鄉鎮主管檔案工作的領導重視程度不夠，加之檔案工作人員對檔案工作認識程度不高，意識不強嚴重制約著檔案事業的發展。

二是檔案設施、設備不全。鄉鎮財政對檔案工作投入資金少，檔案裝具陳舊，不夠用，達不到現代化。

三是檔案宣傳不夠，認識不到位。個別職能部門對檔案認識不夠，造成不及時將工作中形成的檔案材料送交檔案室，致使檔案流失，歸檔不齊全，檔案種類單一。

四是檔案監督指導力度不夠。大多數工作人員不知道什么該歸檔，什么不該歸檔，造成一種模糊意識。

4、確保鄉鎮檔案室滿足新農村建設的需要，更好地服務民生，使檔案工作跟上新農村建設的步伐的措施

一是加強領導重視。作為鄉鎮主管領導，要高度重視，專人負責檔案工作，全力解決檔案工作在運行過程中遇到的問題，為檔案工作順利開展創造條件。

二是加大資金投入。建議各鄉鎮加大對檔案硬件的投入，不僅專室專柜，而且管理手段先進，以此提高利用率。

三是提高檔案素質。目前，各鄉鎮的檔案工作者檔案意識不強，對檔案知識掌握不多，需要大力提高檔案員業務水平。

四是加強指導，及時建檔。要重新認識所有與百姓、與民生攸關的各種檔案的價值，指導建檔，確保與民生有關的文件材料及時收集歸檔。

篇（3）

人力資源和社會保障局屬于國家的機關單位，其主要是為社會與國家提供一定人力資源與社會保障方面的服務，若想全面推進保障工作，強調對檔案資料的管理極易重要，以求更大程度上提升檔案資源的實際價值，旨在為社會各項事務的實施相應的服務，帶來便利。人力資源和社會保障局檔案資料的管理，其關乎著民生問題，是該局實施各項工作的重要基礎與根本條件。為滿足社會的實際發展需求，應保證檔案管理工作應做到與時俱進，要優化與完善檔案管理模式，旨在為社會提供更為優質的服務。

一、人力資源和社會保障局檔案管理工作實施的重要價值分析

人力資源和社會保障局的發展與運行，在實際運行過程中會開展一系列的任務，這些任務的實施，會產生大量的檔案資料，這些都是一些珍貴性的文件。若想促進人力資源和社會保障局的進一步發展，應重視檔案管理工作的高效實施，了解檔案管理的真正價值意義，運用更為優質而科學的管理手段來提高檔案管理水平。實施人力資源和社會保障局建設時，傳統的檔案管理方法過于單一，主要是采取人工管理的方法，在檔案收集、整理、分析與歸檔上會耗費大量的時間，且檔案存放會需要很大的空間與場所，這勢必會增加一定的成本與投資，這對于人力資源和社會保障局來說是一項重大的負擔。面對此類問題，應充分發揮好人力資源和社會保障局的重要作用，增強檔案管理意識，及時轉變傳統落后、單一的檔案管理方法，充分利用好先進的信息化技術，打造更為優質的檔案管理信息化平臺，實現檔案管理的信息化，進而全面提高檔案管理效率與管理水平。檔案管理信息化的實現，其在檔案管理上效果更強，管理起來也就更為便捷、高效，能借助電子平臺來開展檔案管理工作，能以數字、電子數據的形式來達到數據分享的目的，能大大減少檔案傳送的時間，也能縮小檔案儲存空間，進而實現檔案管理的實效性。

二、人力資源和社會保障局檔案管理中存在的主要問題

1.缺乏相應的檔案管理機制。人力資源和社會保障局在實際運行過程中，會產生大量的檔案資料，為實現對檔案資料的科學性管理，必須要配備相應的檔案管理機制，借助檔案管理機制來達到更為理想的檔案管理效果。然而，就目前人力資源和社會保障局的檔案管理現狀來看，檔案管理機制相對缺乏，導致檔案管理工作缺乏規范性與制度性，成為當前所面臨的一項實質性問題。通常情況下，在檔案管理上，各部門間的配合性與協調性較差，單純的認為檔案管理僅僅是檔案管理部門的責任，與其他部門無關，導致部門間的溝通力、協調力與合作力不夠，進而會加重檔案管理的負擔，最終會對人力資源和社會保障局的發展形成威脅。此外，檔案管理制度的建設，管理方法存在差異，極易導致管理中出現權責交叉、重復與遺漏的情況，最終會嚴重威脅檔案管理效率。2.檔案管理設施不夠先進，管理模式滯后。實施檔案管理工作時，檔案管理模式、管理設施等都是不可或缺的，只有具備足夠的檔案管理設施，應用更為優質的檔案管理模式，才能更大程度上提高檔案管理水平。實施檔案管理工作量比較大，也會讓整個工作變得更為復雜，再加之人力資源和社會保障局缺乏相應的管理設施，計算機設備不交缺乏，硬件設施存在著嚴重不足的情況，最終會威脅檔案管理水平，也會讓檔案管理工作變得不夠規范。同時，檔案管理的相關部門相對分散，設備采購不夠統一，若實施獨立性采購方法，極易發生重復性投資行為，極易導致資源浪費問題，會對檔案管理工作形成制約。通常來講，檔案管理工作的實施始終采取以往的按卷整理與管理的方式，經過不斷的運行，此管理模式所存在的弊端也會逐步凸顯出來，工作量很大，會經過多人的接手，且案卷的內筒時不夠明確的，極易引發很多的問題，最終會影響檔案管理效果。

三、新形勢下人力資源和社會保障局檔案管理的主要措施

1.打造更為優質的檔案管理制度。人力資源和社會保障局的發展與建設，為實現對檔案的科學性管理，應配備一定的檔案管理制度，借助管理制度來對檔案管理的具體流程、操作工序等進行統一性的規劃，形成一個系統性的檔案管理體系。若想提高檔案管理水平，應注重各部門間的密切交流與密切合作，對資源進行合理的配置，還能實現檔案資源的共享。人力資源和社會保障局中所涉及到檔案資料主要包含個人檔案、醫療檔案、生育檔案、再就業檔案與養老檔案等，需要構建更為完善的檔案管理機制，打造一個更為完善的激勵與教育機制，進而可大大提高檔案管理水平。在檔案管理制度中，還要配備相應的崗位權責制度，及時將責任落實到相關人員身上，以防止發生失誤。此外，還應設置專項檔案室，從工作需求角度來看，對物資資金進行科學的分配，以防止出現物力、人力浪費問題。2.強調檔案管理的標準化。新時期，為實現檔案管理的規范化與標準化，應實現對檔案資源的集中化管理，打造一個統一而規范性的檔案數據庫標準，以便更為科學而合理的開展檔案管理工作。實施檔案管理工作時，應嚴格督促管理者依照一定的標準來開展工作，打造更為優質的檔案管理氛圍，及時配備好數據庫應用設施，便于提高工作者的計算機使用水平，能實現數據的及時性更新，能實現對電子檔案的高效利用。此外，為保證檔案管理的標準化與專項化，要將檔案室與辦公室進行分開處理，進而對檔案進行整體性與系統化的管理，能有效提高檔案管理水平。檔案管理的標準化，是現代管理工作實施的一項重要內容，且面對信息化時代的到來，應將分工協作、先進信息化技術為基本條件，打造更為統一而規范的標準，以達到檔案信息共享的目的。3.配備足夠的信息化管理系統。為便于開展檔案管理工作，人力資源和社會保障局要及時引進相應的技術與電子設備，為檔案管理工作的實施提供重要的設備支撐，還要保證設備要及時更新換代，以求更大程度上發揮好設備的重要作用，進而提高檔案管理水平。只有配備好足夠的電子設備，才能實現檔案管理的信息化，將紙質檔案轉化為數據、電子信息，能借助電子平臺實現數據的快速共享、傳遞。檔案管理信息化的實現，正確率很高，管理效率也很高，也不會讓檔案材料出現丟失或磨損的問題，最終會威脅檔案管理質量。

四、結語

綜上所述，新時期，若想促進人力資源和社會保障局的進一步發展，應全面開展檔案管理工作，把握好檔案管理的具體流程，并將檔案管理的具體責任進行合理分配，能調動相關人員參與檔案管理的積極性。檔案管理的開展，應將信息化技術應用其中，構建完善的檔案信息化管理系統，利用該系統對檔案進行收集、分類、整理、分析與共享等，配備專業的檔案管理團隊與檔案管理基礎設施，可大大提升檔案管理的便捷度與高效性，以求更為深度保存檔案的實際價值，為人力資源和社會保障局業務的實施提供重要條件。

參考文獻：

[1]車淑娥.淺談信息化時代下人力資源和社會保障局檔案管理[J].現代經濟信息,2016,21:102.

[2]玄淑云.新形勢下人力資源和社會保障局的檔案管理工作探討[J].中國集體經濟,2017,16:29-30.

[3]劉曉卓.新形勢下人力資源和社會保障局檔案管理工作探討[J].領導科學論壇,2015,23:12-13.

篇（4）

（一）對社會保險檔案管理工作不夠重視

由于社會保險檔案管理工作是比較新的工作，人們還不是很重視。社會保險工作的重點都集中在擴大基本社會保險的覆蓋面，強化社會保險基金的征繳和確保企業離退休人員基本養老金按時足額發放等方面，忽視了社會保險檔案管理，使社會保險檔案管理工作處于無序狀態，其作用無法得到充分發揮。

（二）社會保險檔案管理體制不規范

由于我國目前的社會保險檔案管理制度缺乏統一的規范和標準，造成歸檔范圍不明確，社會保險文件材料收集不齊全，檔案管理方法不健全等現象時有發生，嚴重影響社會保險檔案管理的規范化、標準化。社會保險檔案專職人員難落實。有些社會保險部門檔案機構不健全，沒有專職或兼職人員管理檔案，即使有，也是臨時抽調，沒有經過專職培訓，嚴重影響社會保險檔案的質量。

（三）社會保險檔案存檔的條件差

由于場地限制和經費不足等問題無法解決，社會保險檔案管理始終未能列入社保經辦機構的議事日程，大多數社保經辦機構至今未設立固定的場所存放檔案，歷年累積的社會保險檔案只能由經辦人員分別保管。由于沒有專有的庫房，只能存放在潮濕的房間里，致使社會保險檔案存在諸多安全因素。這種不規范的檔案管理方式不僅查閱起來非常困難，也給日常經辦工作帶來許多不便。

（四）缺乏專業社保檔案的管理標準和規范

社保檔案管理缺乏國家標準，職工檔案管理仍在執行1992年勞動部與國家檔案局共同制定的《企業職工檔案管理規定》，而該項制度中的部分條款如適用范圍、歸檔范圍、管理形式、交接流轉等規定已經不適應現實工作的需要，亟須修改。在沒有統一標準的情況下，有的制訂了一些社保檔案的地方標準，有的地市制定和公布了醫療保險檔案管理辦法、低保檔案管理辦法，而全國許多地市則沒有建立相關管理標準和規范，造成社保檔案的各地管理方法不統一。在不同專業類別中，管理的規范和水平也不一致。

二、社保檔案管理的創新舉措

（一）盡快將紙質檔案轉換成數字檔案存檔

社會保險經辦機構出于業務辦理需要，會在辦理過程中出現大量的紙質材料或證明，各類保單合同、證件掃描件以及各種需要存檔備查的檔案資料，是非常龐大的一個數字。紙質材料保存起來不方便，但是將這些材料進行電腦掃描儲存，就可以將紙質檔案轉變成數字檔案。根據檔案工作的實際需要，可靈活運用，如目錄數據適宜采用文本錄人；全文數據則可以采用圖像掃描錄入；而一些當前常用的數據可制作成光盤。

（二）施行社保檔案分類管理

根據不同檔案的類型進行分類管理，方便查找、儲存，可以防止檔案的丟失與缺漏。應針對不同門類的檔案，確定不同的歸檔整理方法。首先，確定立卷原則。遵循文件材料的形成規律，保持文件之間的有機聯系，按社保檔案不同價值性質分類，以便于保管和利用。其次，確定歸檔形式。根據各社保經辦單位文件材料形成的類型，確定以“件”或“卷”進行整理、歸檔的文件材料范圍。最后，根據社會保險檔案的保存價值確定“永久”、“長期”和“短期”三種保管期限。

（三）建立全國統籌的社保管理系統，規范標準

建立全國統籌的社保檔案管理體系可以為社會保障事業的進一步發展和不斷完善奠定重要的基礎。以電子政務標準體系和勞動及社會保障標準體系為指導，以投融資與運營模式和項目實施監理模式為依托，按照多層架構的模式將系統自上而下構架成為組件與業務組件、業務運作支撐平臺、IT基礎設施三個層次，樹立以監控及管理、信息安全為主的貫穿三大層次的兩大體系模式。為適應勞動者的流動和工資收入的變動，對每個勞動者按號碼設立檔案卡，并用計算機儲存，記錄公民個人歷年的工資收入情況。在全國設立計算機網絡，對每個勞動者的情況進行追蹤記錄；并建立全國范圍內統一的網絡查詢接口，允許公民定期查詢，同時也可替他們預測，比如退休時可拿到多少養老金，以提高工作的透明度。

（四）建立全國統一管理下分支機構

篇（5）

（一）婚姻登記檔案構建對象均為“一對”。婚姻登記檔案的形成，主要是在婚姻登記部門的各項工作內容與工作流程中，比如補辦婚姻登記、離婚登記、撤銷婚姻、結婚登記中所構建、形成的，其檔案構建所涉及到的主要對象為具有或是曾經具有婚姻關系的人，不論是補辦、離婚、撤銷還是結婚，檔案構建對象均為“一對”，而絕不可能為一個單獨的個體對象，也不可能如同人事檔案或其他檔案一般，為每一個人單獨建檔。

（二）婚姻登記檔案的內容具有專指性。婚姻登記檔案是一種專門性的檔案，它是婚姻活動主體在補辦、離婚、撤銷或是結婚過程中所形成的，而檔案中所涵括的內容，通常都是針對當事人的婚姻狀況而收集、整理的各類信息、資料。這些資料的來源有可能是當事人自身所出示的材料，也有可能是法院副本材料或是婚姻登記部門在處理當事人事宜的過程當中所累積、形成的材料。但不論如何，這些材料內容針對的都是當事人的實際婚姻狀況，除此之外的內容都不會牽涉到，所以具有非常強的專指性。

（三）婚姻登記檔案的形成具有動態性。婚姻登記檔案與當事人的實際婚姻狀況是相關聯的，如果其婚姻出現了變動，那么婚姻登記檔案的內容也就會做出相應的變動，婚姻登記檔案內容的形成具有動態性。

（四）婚姻登記檔案具有保密性與保管期限一致的特性。在婚姻登記檔案的內容中，包括了許多當事人的個人信息內容，而這些信息內容都是當事人的隱私，所以必須要對外進行保密。如果由于某些特殊情況，需要對檔案進行利用，則需要完全遵守相關規章制度，防止當事人的個人隱私受到侵犯，確保婚姻登記檔案利用的合法性。其次，與其他的檔案管理有所不同，婚姻登記檔案沒有分段的“時長”或是“年限”這樣的概念，所有婚姻登記檔案的保管期限都是統一的。

二、對做好婚姻登記檔案管理工作的建議

（一）增強對婚姻登記檔案管理的投入力度。應當增強對婚姻登記檔案管理的投入力度，使婚姻登記檔案管理能夠得到充足的人力、物力、財力保障，為實質性的管理工作開展打下基礎，這是做好婚姻登記檔案管理工作的前提。

（二）加大對《婚姻登記檔案管理辦法》的貫徹執行力度。為規范婚姻登記檔案管理，維護婚姻當事人的合法權益，我國根據《中華人民共和國檔案法》和《婚姻登記條例》于2006年1月23日頒布了《婚姻登記檔案管理辦法》。該管理辦法的出現，說明了我國對于婚姻登記檔案管理工作的重視力度，同時也使我國婚姻登記檔案管理工作走上了法制化的軌道，能夠有權威的規章、制度可依，越來越規范。所以要在實際的檔案管理工作中，加大對《婚姻登記檔案管理辦法》的貫徹執行力度，同時強化廣大市民依法利用婚姻登記檔案的意識，這是做好婚姻登記檔案管理工作的重要途徑。

（三）實現檔案規范化。婚姻登記檔案隨時歸檔立卷，實行規范化管理。同時，還要對婚姻登記處成立前的婚姻登記檔案進行系統整理，實行紙制檔案和電子檔案“雙套制”保管，檔案管理要達到標準化、規范化水平，并且要逐年集中保管婚姻登記檔案。針對目前婚姻登記檔案多處分散保管的現狀，本人認為，為確保婚姻登記檔案的安全、完整，方便社會利用，應將散存在各處的婚姻登記檔案逐年納入檔案館集中統一管理，為婚姻登記檔案的保管保護及利用提供良好的條件。

篇（6）

隨著我國實施機構改革，我縣在原人事局和原勞動和社會保障局的基礎上重新組建了人力資源和社會保障局，組建后人力資源和社會保障局的檔案管理工作范圍更加廣泛，不僅包括公務人員檔案管理，還包括大學生檔案管理、勞動合同簽訂、企業職工退休審批等內容，肩負的社會責任逐漸增加。大學生檔案管理作為人力資源和社會保障局的重要工作，在新形勢下得到了廣闊的發展機遇，同時也面對著嚴峻挑戰。大學生檔案是大學生就業、擇業和用人單位篩選人才的第一手資料，是維護大學生真實面貌的重要文件，也是伴隨大學生終身的財富。因此，人力資源和社會保障局必須要努力做好大學生檔案管理工作，發揚愛崗敬業的精神，全心全意為人民服務，采用現代化檔案管理方式，使大學生檔案管理工作成為新時期人力資源和社會保障局的亮點工作。本文根據筆者的實際工作經驗，通過分析人力資源和社會保障局在大學生檔案管理工作中出現的問題，進而探討新形勢下加強大學生檔案管理工作的有效策略，以供同行參考。

一、人社局在大學生檔案管理工作中出現的問題

（一）對大學生檔案及檔案管理工作重視程度不夠

在當前的人力資源和社會保障局里，一些檔案管理人員由于大學生檔案數量巨大和工作環節繁瑣等原因對大學生檔案及檔案管理工作不重視，不能有效的發揮檔案管理部門的職能作用，沒有真正的為大學生提供檔案服務。一些偏遠地區的人力資源和社會保障部門由于經費有效和人員不足等原因，對檔案管理部門的投入不足，對大學生檔案管理工作歸檔不及時、整理不迅速，甚至出現檔案丟失的現象。有的檔案管理人員將生活中的情緒帶入工作中，對待工作不認真，使得工作效率下降，嚴重影響了大學生檔案管理的質量。在人社局里檔案管理人員與大學生接觸比較多，工作任務也非常艱巨。

（二）檔案管理工作思路不清晰，管理模式落后

有些檔案管理人員是由將要退休的人員擔任，這些人員往往不是檔案管理專業畢業，對檔案管理知識也只是一知半解，工作思想守舊，工作方法單一，思路不清晰，不能很好的提出具有創新精神的意見和建議，無法為新形勢下的檔案管理工作提出新的突破。同時，我國的機關單位在檔案管理方面一直遵循的是按“卷”整理，不可否認這種工作模式有其可取的一面，但是也應該認識到它的不足之處，比如檔案數量大容易出錯，并且經手人較多，在使用檔案時不方便，交接時工作量繁重。人社局檔案管理工作包含檔案收集、整理、鑒定、保管、統計等等，管理模式落后必將會造成檔案管理工作的低效或者無效。

（三）檔案管理缺乏明確的目標和考核機制

檔案管理工作在一些人力資源和社會保障局里被認為是后勤部門，與其他行政部門相比并不重要，因此沒有為檔案管理工作制定明確的管理目標和考核機制，造成檔案管理工作開展不順利，管理人員工作時沒有方向。尤其是對于大學生檔案管理，更沒有對檔案管理人員制定清晰的工作流程和職責，造成在工作中工作人員互相推諉，給大學生辦理業務造成不便。另外，由于人力資源和社會保障局的工作范圍廣，工作強度大，使得檔案部門與各職能部門之間溝通不及時、各部門之間溝通困難的現象，這樣就為人社局的檔案管理工作帶來嚴重的影響。

二、新形勢下加強大學生檔案管理工作的有效策略

（一）優化檔案管理人員的素質，提升對檔案工作的重視程度

隨著《中華人民共和國檔案法》的實施，對檔案管理工作做出了明確的規定，使檔案管理工作逐步走上正規化和科學化的道路。在新形勢下，人社局檔案管理人員必須要做好大學生檔案管理工作，提高對于檔案收集、整理、鑒定、保管、統計等一系列工作的效率，并且認真思考在工作中的不足之處，提高對大學生檔案的重視程度。針對檔案管理人員不適應現代化檔案管理模式的現狀，人社局要不斷優化檔案管理人員的素質，加強對檔案管理人員的內訓和外訓，使他們認識到工作的責任，增強自覺性和責任心。工作兢兢業業、妥善保管每一份檔案，為大學生提供全方位的服務。

（二）運用信息技術提高工作效率，實施信息化和現代化的管理

隨著社會飛速發展和政治經濟的穩步提升，信息技術逐步成為機關單位工作中的有力武器，為提高工作效率奠定了基礎。在人力資源和社會保障局里，大學生檔案管理工作應該積極采取現代化管理模式，建立完善的檔案管理系統，并且由專人進行管理和維護，將數量和種類繁多的檔案進行歸檔，并且及時錄入電腦系統中，使借閱和提檔的工作效率得到改善。電子檔案的建立，不僅減少了紙質檔案的磨損和丟失的概率，還減輕了檔案管理人員的工作強度，促進了工作標準化和現代化。同時還要加大投入力度，建設職能完善和設備齊全的檔案管理辦公室，加強對檔案室的管理和監督。

（三）建立完善的考核及運行機制，為檔案管理工作提供依據

在新形勢下，人力資源和社會保障局必須要積極響應國家號召，加大對大學生檔案管理各項工作的重視，出臺有效的考核和運行機制，確保大學生檔案管理工作正常有效的開展。要將大學生檔案管理工作公開化和透明化，給大學生參與評價工作人員的機會，實施領導和群眾共同監督的管理模式，將檔案管理人員的工作情況與其各項考核直接掛鉤，提高他們的工作主動性和積極性。同時，還要加強各部門與檔案管理工作的協調，各部門要積極配合檔案管理工作，為檔案管理創設良好的環境，從而有效的保障全體大學生的利益，為社會發展做出積極的貢獻。

三、結語

綜上所述，人力資源和社會保障局的大學生檔案管理工作任重而道遠，需要全體檔案管理人員的共同努力，堅持“全心全意為人民服務”的工作理念，運用現代化的工作方式，與時俱進，改革創新，使檔案管理工作更好的適應社會的發展。大學生檔案影響著我國高素質人才的吸納和流動，是人事管理的重中之重。做好大學生檔案管理工作，提高檔案管理工作效率，創建大學生檔案管理新模式，成為了當前人力資源和社會保障局檔案管理人員面臨的新挑戰。

參考文獻：

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（一）城鄉居民養老保險檔案信息化建設后，檔案信息檢索和使用更為便利

檔案使用者只需要在計算機養老保險檔案管理系統中輸入關鍵詞就能夠查詢到所需要的信息，全面提升了養老保險檔案信息檢索效率。而且還能夠利用電子加密技術來對養老保險檔案信息進行加密處理，提升檔案信息的安全性。

（二）促進養老保險檔案信息的科學化管理

=通過加強城鄉居民養老保險檔案信息化建設，可以有效的促進養老保險檔案管理工答的開放化進程，檔案數據從傳統的保管和利用工作開始向采集、管理和服務工作轉化，檔案信息更具開放性，有效的提高養老保險檔案服務的水平，為養老保險檔案信息資源的利用起到了積極的促進作用。

（三）信息化建設能夠有效增強養老保險檔案利用的時效性

養老保險檔案信息化建設過程中通過遠程服務能夠實現檔案信息資源的共享，提高檔案信息的利用效率。而且檔案管理人員在養老保險檔案信息化建設過程中，也要及時轉變觀念，努力提高自身的專業水平和信息化水平，從而更好的完成檔案信息資源的信息化管理，增強養老保險檔案利用時效性。

2 城鄉居民養老保險檔案信息化建設中存在的問題

（一）對養老保險檔案信息化工作缺乏重視

養老保險檔案信息化建設工作中，部分檔案管理人員受傳統思維觀念影響較深，對檔案信息化建設的重要性認識不足，這就在一定程度上制約了養老保險檔案信息化建設的進程。部分人員對先進技術不掌握，而且在心理對先進技術的應用存在一定的抵觸情緒，從而給養老保險檔案信息化建設帶來較大的阻礙。

（二）養老保險檔案信息化水平不高

當前養老保險檔案管理工作中，檔案起草、修改和印發工作基本上都在電腦上完成操作，檔案資料也實現了電子化存儲，這對檔案信息的利用提供了更多的便利性。但在實際工作中，養老保險檔案信息化建設工作還處于初級化水平，信息化建設過程中還存在許多問題和弊端，急需努力提高養老保險檔案信息化水平。

（三）缺乏完善的法律法規及規章制度

目前養老保險檔案信息建設過程中，軟件還存在著不統一問題，特別是計算機軟件與機器及配件存在不致及質量差異大等問題，同時還存在開發語言不統一的現象，關于這方面的問題還沒有完善的法律法規和規章制度對其進行規范，不僅影響了養老保險檔案信息化管理中的規范性和標準性，而且阻礙了養老保險檔案信息化建設進程。

（四）檔案信息管理人才培養的不足

在當前養老保險管理部門，即熟悉養老保險知識，又熟悉檔案知識及信息化技術的人才十分缺乏，目前無論是政府還是院校對于檔案信息化人才的培養都沒有給予充分的重視，這也導致當前養老保險檔案管理人才十分缺乏。

3 加強城鄉居民養老保險檔案信息化建設的措施

（一）加大對養老保險檔案信息化建設的投入

養老保險檔案管理信息化建設工作需要人力。物力和財力的支持，這就需要加大投入力度，進一步完善養老保險檔案信息化管理所需要的設備，選擇適宜的軟件，為養老保險檔案信息化建設提供必要的條件，不僅有利于檔案管理工作效率的提高，而且對檔案利用、保密等工作開展也提供了更多的便利條件。

（二）完善養老保險檔案信息化工作的服務方式

在當前城鄉居民養老保險檔案信息化建設工作中，需要進一步創新養老保險檔案的服務方式，加快推進計算機信息管理服務的建設，并制定相慶的制度和標準，同時采用縮微技術服務，對珍貴的檔案信息進行保護和存儲。另外也可以啟用公共網絡服務系統，借助于公共網絡，提高養老保險檔案信息化服務水平。

（三）建立規范標準的養老保險檔案管理信息化機制

要想建立起規范標準化的養老保險檔案管理信息化機制，就一定要確保檔案管理網絡的安全性。我們可以努力創新檔案管理制度，完善檔案管理工作的各項機制，逐步統一各項工作標準，細化各項工作，制定各項安全措施；統一檔案管理標準，這樣能夠保證檔案資源庫的正常建立，使整個檔案信息網絡工作保持暢通，順利實現養老保險檔案的資源共享。進一步完善的數據庫系統，將參保單位和個人的所有相關信息輸入計算機，建立養老保險檔案信息庫，這樣不僅可以提高工作效率，還可以對這些信息資料進行快速統計、分析，為領導決策提供方便、系統的服務；還可以開通養老保險檔案信息中心的網站，只要輸入自己的養老保險編號就可以查詢到自己的養老保險繳費等情況，為人們提供方便。

（四）努力擴大檔案信息系統覆蓋面

城鄉居民養老保險檔案信息化建設的最終目的是提高養老保險檔案的利用價值，因此需要努力擴大養老保險檔案信息系統的覆蓋面，深入挖掘養老保險檔案的服務功能。可以構建各級檔案服務網絡，在保證檔案信息安全的基礎上，加快實現檔案信息資源的共享。將養老保險檔案管理系統與上級信息系統有效的進行銜接，從而為民眾提供更優質的檔案信息服務。

（五）打造專業的檔案管理信息化隊伍

篇（8）

作為一項政策性和專業性都比較高的工作，城鄉居民社會養老保險檔案的建立與參保民眾的繳費過程和后期待遇享受息息相關，這份檔案既是統計和發放養老保險的重要依據，對于這份檔案的有效管理也是一項為民利民的重要工作。養老保險檔案的管理是否安全、真實與參保人的切身利益密不可分，同時也在一定程度上代表著我黨惠民政策的落實情況以及政府的形象。因此，我國城鄉居民社會養老保險業務檔案管理工作的開展，一定要在其過程中深入貫徹落實以人為本的科學發展觀，以保障我國城鄉居民養老保險工作的順利進行。

1 探究對城鄉居民的社會養老保險進行檔案管理的重要性

就近幾年以來的情況來看，我國城鄉中參與養老保險的居民與日俱增，這意味著我國相關部門需要在加強養老保險檔案管理方面投入更多的精力。養老保險檔案作為城鄉居民養老保險管理工作的重要依據，一直以來都在保障城鄉居民利益、助推社會養老制度的的改革以及提高經辦部門的辦事效率等方面發揮著重要的作用。雖然目前我國的養老保險體系還并不成熟，也存在著制度與內容不統一等一系列問題，嚴重影響了養老保險檔案的建立進度和質量。因此，我國的社會養老保險檔案在建立的過程中還要不斷完善養老保險體系，不斷規范養老保險檔案管理工作，使之更加規范。[1]

1.1 與城鄉居民的切身利益息息相關

一份社會養老保險從辦理參保手續到為參保的離退休人員提供社會養老保險待遇，這過程中涉及諸多環節。在設立養老保險檔案時，一定要嚴格依據國家相關法律進行審查和管理，以保證城鄉居民養老保險切實受法律效力的保護，從而真正保障城鄉每個參保人的合法權益。另外，在為居民辦理參保手續時，首先要采集個人信息并將其錄入個人檔案，在這之后還要進行各種費用的收取和劃撥等。包括后期新老農保制度的銜接以及居民與職工養老保險的流動，都需要辦理相關的保險關系和基金轉移手續。因此，為了切實保障參保人的切身利益，個人檔案作為今后支付社會保險的重要依據，它的記載一定不能有絲毫馬虎。

1.2 關系到城鄉居民社會養老保險制度的改革進程

我們城鄉居民社會養老保險部門在履行著社會保障的責任的同時，還承擔著切實為60歲以上老人服務和提供熱心幫助的責任。關于社會養老保險這個復雜又牽扯眾多的社會系統工程，如果不能保證每個人投保信息的準確性和安全性，那么整個小區的社會養老保險部門的工作都將停滯不前，并對下一步的城鄉居民社會養老保險制度改革造成嚴重的拖延。[2]

2 關于加強城鄉居民養老保險檔案管理的具體措施

2.1 將現代化科學技術應用到檔案管理中，與時俱進

在我國老齡化越來越嚴重的背景下，實現我國城鄉居民養老保險檔案管理的數字化、信息化至關重要。從現代化的角度出發，檔案管理單位要切實加強日常管理，一步步實現檔案編研的電子化。另一方面，還要嚴格按照現行檔案管理的要求收集和整理資料，對檔案進行及時的修訂和立卷歸檔，在保證檔案資料的齊全完整的基礎上，將卷面卷內都排列的規范、美觀。在這之后，便要充分將電腦和互聯網技術應用到城鄉居民養老保險的檔案管理中，真正實現電腦輸入代替手打，并轉為由機器配送信件，由網頁管理取代傳統的布告，從而最大限度的解放人力并節約物力，使城鄉居民養老保險檔案管理工作的質量和效率穩步提高。[3]

2.2 加強人才隊伍和制度建設

人才是檔案管理建立的一個重要因素，不斷提高社會養老保障中心里檔案人員的整體素質，以能力和創新意識來不斷適應新時期檔案工作的需要，是不斷提高檔案人員業務素質的重要舉措。為此，還要定期邀請檔案局相關業務骨干對各種檔案的規范整理進行現場培訓，牢固檔案管理人員的基本知識和技能，提高檔案管理的規范性和科學性。同時還要繼續推進檔案管理的規范化，提高檔案利用效益，充分發揮檔案在提供優質服務過程中應有的作用，嚴格按照經辦中心應制定的一系列規章制度行事，并將加強檔案管理的教育與管理落實到在實際工作中，使檔案工作有章可依，避免毫無章法導致工作的紊亂。[4]

2.3 改善條件加強基礎設施建設

針對我國不同城鄉居民社保檔案基礎設施建設的不同情況，切實加強每一地區的檔案基礎設施建設。比如，可以建造高標準的檔案室，并設立獨立的辦公用房；另外，還可以適當增加在密集架和檔案柜等資源購入的資金，并為每個檔案室配備溫濕度計、滅火器等設施設備，真正確保養老保險檔案管理工作的可持續發展。

3 結語

綜上所述，考慮到城鄉居民社會養老保險情況如何與社會的穩定和和諧有著莫大的關系，因此一定要重視城鄉居民社會養老保險的檔案管理，并極力做好城鄉居民社會養老保險的服務工作，真正為民務實，保障好每一個參保人員的合法權益。而針對城鄉居民社會養老保險中存在的一些問題，有關部門不能視而不見、固守殘缺，而要與時俱進，改良和研究一套更加科學的工作機制，并不斷規范我國城鄉的社保檔案管理流程，避免出現較大的紕漏對投保人員的利益造成傷害。提高城鄉居民社會養老保險檔案的管理水平。城鄉社保的檔案建設關顧民生大計，因此有關部門一定要不遺余力的提高對于社保檔案的管理水平，為促進城鄉和諧l展做貢獻。

參考文獻

[1]王翠玉.城鄉居民社會養老保險業務檔案管理工作規范化的有效辦法[J].檔案工作，2016（17）：119.

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中圖分類號： F407 文獻標識碼： A

伴隨著城市建設步伐的不斷加快，現代化網絡電子信息技術已經不斷滲透入如今的工程建設領域。隨之而來的就是大量建設電子文件的產生，從而形成了工程建設電子文件（檔案）與紙質檔案共存的局面。雖然可以預計, 建設電子文件（檔案）與紙質檔案管理共存的二元格局將會持續相當長時間, 功能的完全替代很難, 也并非必須。“無紙化”必然經歷一個漫長的漸進過程。但是建設電子檔案的發展卻是大的趨勢，是與時俱進的產物，是未來發展的方向，是建設數字城建檔案館的需要。只是建設電子檔案的安全利用、保管、法律地位沒有得到完全保證, 人們就需要以紙質文件形式生效或將紙質副本作為重要的備份加以保存。本文重點討論建設電子檔案的安全利用、保管和法律效力。

一、建設電子檔案利用中的安全管理

（一）采用的利用方式

對城建檔案部門來說，建設電子檔案提供利用，一般有三種：即提供拷貝，網絡通信傳輸，直接利用。城建檔案部門應視利用者的情況提供利用方式，決不能隨隨便便地向任何利用者都提供全部利用方式。

（二）依據城建電子檔案內容的密級層次，進行有效的管理

一般來說，對于內容不能完全開放的建設電子檔案，不宜提供拷貝的利用方式，對于提供拷貝程序的建設電子檔案的制作，必須在有效的監控下進行。脫機建設電子檔案（載體）不得外借，未經批準，任何單位或個人不得擅自復制、拷貝、修改、轉送他人。

（三）進行加密處理

采用通信傳輸或直接利用等方式時，對有密級的信息內

容要進行加密處理，并對所使用的密鑰進行定期或不定期的

更換。

（四）利用的系統

系統應對利用的全過程進行有效的跟蹤監控，并自動進

行相關記錄，作為對利用工作查證的依據。利用的系統應有較強的容錯能力，避免由于錯誤操作所帶來的不可挽回的損失。

二、建設電子檔案保管中的安全管理

在建設電子檔案的檢測、維護、拷貝等操作過程中，應當充分考慮環境、設備、技術、人員及電子檔案的特點等綜合條件，來測定技術方案和工作模式，并采取有效措施，以確保建設電子檔案的安全可靠。根據建設電子檔案載體的特性，可以從以下兩個方面對其進行安全保障：

（一）載體的選擇——保證建設電子檔案載體物理上的安全

建設電子檔案一般來說是存儲在磁、光介質上，所以要嚴格控制磁、光介質保存的環境。城建檔案部門一方面要對電子文件從生成到歸檔到檔案管理的整個過程做出完整記錄，另一方面，要在原有的技術基礎上開發新的高科技技術，對載體的保護、技術的保護等做出強有力的保障。另外，載體的選擇對建設電子檔案的穩定性也起著非常關鍵的作用。建設電子文件一旦作為電子檔案長期保存，就應選擇標準化程度高、性能穩定、有發展前途、價格便宜、容易檢測、顯示還原方便、能長期保存的載體。

（二）對建設電子檔案載體進行有效的檢測和維護

建設電子檔案是以脫機方式存儲在磁、光介質上的，極易受到環境的影響。因此，為了延長電子檔案載體的使用壽命和確保電子檔案信息的安全，就必須定期對其進行檢測和拷貝，定期檢測，應每年一次。采用等距抽樣或隨機抽樣方式進行，樣品數量以不少于10%為宜，以一個邏輯卷為單位。首先進行外觀檢查確認載體表面是否有物理損壞或變形，外表涂層是否清潔及有無霉斑出現等，然后進行邏輯檢測，采用專用或自行編制檢測軟件對載體上的信息進行讀寫校驗。通過檢測發現有出錯的載體，要進行有效的修改或更新。還可以采取再生性保護措施對其進行有效的維護。所謂再生性保護措施，是指將磁盤或光盤的數據制作備份，并分別存放，每4年拷貝一次，且原載體繼續保留的時間不少于4年，循環往復，直至銷毀為止。建立相應的維護管理檔案，記錄每一次對建設電子檔案載體進行的檢測、維護、拷貝等操作，這樣可以避免重復勞動及發生人為的錯誤操作。

三、建設電子檔案得不到利用就沒有價值，利用可以表現在工程設計、審核、鑒定以及建設工程司法審判領域等等。可見城建檔案館提供的建設工程電子檔案的法律憑證效力值得關注。

建設工程電子檔案文件首先要具備原始性和真實性, 這樣才能具有法律意義上的憑證作用。城建檔案忠實地記錄了整個建設工程的歷史事實, 具有證實歷史的效用。如果沒有原始性,真是性也就沒有證據性可言。因此，首先做好前端控制工作。因為建設電子文件具有易更改性和系統依賴性等特點，只有從“前端”進行控制，才能保證“后端”的建設工程電子檔案的完整性、可讀性和可靠性。其次做好全程管理工作。全程管理就是對整個工程進行全面管理。由于工程建設周期長，等到工程竣工后再收集，一些重要的電子文件有的未存盤，有的被刪除，很難收集，造成很大的損失。因此在工程建設期間，城建檔案業務指導人員應不定期到建設單位、施工單位和監理單位，對建設工程檔案資料收集、整理、歸檔工作進行檢查，結合工程特點，深入施工現場，幫助解決建設過程中出現的問題，保證城建電子檔案的原始性、真實性、準確性。

建設電子檔案的原始性、真實性與建設電子檔案的法律證據作用在根本上是統一的。建設電子檔案的法律證據作用因其具有原始性和真實性而存在。兩者的關系具體表現在以下兩個方面：

建設電子檔案的法律證據作用是建設電子檔案原始性、真實性的體現。法律證據作用離不開建設電子檔案的原始性、真實性。檔案保存的最終目的就是為了開發利用，建設電子檔案也是一樣。而作為法律證據只是利用的一種方式。建設電子檔案的原始性、真實性為建設電子檔案的法律證據作用提供了最基本條件。檔案學理論將檔案的憑證價值基于其原始性，建設電子檔案也不例外。因此，只有充分保證建設電子檔案的信息內容的原始性和真實性才能具有憑證價值。證據具有三個基本特征：客觀性、相關性和法律性。 其中，證據的客觀性是指它的實質，是第一性的。一份文件或檔案能否成為證據還要看它是不是同時具有這三個基本特征。 從中我們不難看出最基本的作為證據的特征就是它的客觀性，是指這份文件或檔案是不是真實地反映了當時的客觀情況。即通常所說的是否是原始的歷史記錄。所以，撇開建設電子檔案的原始性和真實性，電子檔案的法律證據作用也就無從談起。它是建設電子檔案能否作為證據發揮其憑證價值即證據作用的最基本條件。

開展城建電子文件歸檔工作是數字城建檔案館建設的需要。建立數字城建檔案館是城建檔案工作信息化、現代化的重要內容，是城建檔案館的發展方向，而數字城建檔案館最基礎最重要的工作就是實現城建檔案信息的數字化。可見，建設數字城建檔案館是國家賦予我們檔案人員的使命，也是我們未來肩負的職責。

篇（10）

本文主要對我區城鄉居民社會養老保險業務檔案工作的現狀及存在的問題進行探討，并提出建議。

1 我區城鄉居民社會養老保險業務檔案工作現狀及問題

夷陵區2011年7月被國務院批準為全國第三批城鄉居民社會養老保險試點縣，截止目前，全區已有26萬多人參保，其中享受養老待遇的有6.5萬人，待遇社會化發放率100%。我區啟動城鄉居民社會養老保險試點工作以來，在努力抓好城鄉居民參保擴面的同時，也注重做好參保人員業務檔案的整理歸檔工作，從基礎工作做起，加強養老保險檔案的管理。我區強化參保資料審核，確保信息錄入準確完整，對城鄉居民養老保險紙質業務資料進行科學化分類、標準化存儲、規范化裝訂，2012年8月份為積極配合我區城鄉居保信息管理系統的上線，更好地發揮電子檔案信息資源的作用，我局要求所有參保人填報的紙質檔案資料條目與湖北省城鄉居民社會養老保險電子信息管理系統條目相吻合，確保居保電子信息系統數據錄入不缺項。經辦人員嚴審核，細錄入，做到合格一批錄入一批，錄入一批管理一批，對資料殘缺不全的，嚴格進行補缺補差，確保了紙質檔案和電子檔案的完整性和正確性。一年多來，我區居保業務檔案管理工作有了長足的發展，取得了可喜成績，但在工作實踐過程中，也發現了一些業務檔案管理工作方面的困難和問題，主要有以下幾個突出問題。

（一）缺乏規范統一的業務檔案管理規章制度

隨著我區城鄉居民參保人數的逐漸增多以及社會養老保險的全覆蓋，迫切需要建立健全適合我區特點的養老保險檔案管理制度，從一定程度上減除廣大城鄉居民的后顧之憂。目前，我區城鄉居民社會養老保險檔案管理制度安排本身的缺失使居保檔案管理缺乏有效的法律法規依據。因缺乏統一的檔案管理制度，我區各級居保經辦機構往往按照《湖北省城鄉居保業務檔案管理辦法》來管理檔案，個別鄉鎮人社中心甚至沒有真正在檔案管理中落實，致使居保檔案管理政策環境較差。例如有的鄉鎮人社中心一些參保人檔案填寫不規范，姓名和身份信息等數據填寫不準確，導致人員數據導入不了省居保電子信息管理系統，還有大多數鄉鎮紙質檔案為16K紙，而省居保檔案管理辦法要求紙質檔案是A4紙等等。我區居保檔案管理制度的不規范導致養老保險檔案內容不能完全真實地反映整個參保過程，導致一些糾紛，影響了城鄉居民參保的信心，也損害了政府的誠信度。

（二）基礎設施建設與業務檔案管理工作的要求尚有很大差距

目前，我區城鄉居民養老保險局作為負責全區城鄉居民養老保險業務檔案的集中保管機構，雖然設置了"退管股"來負責居保業務檔案的管理，但受我局辦公場地和經費的制約，我局還沒有專門的檔案室來保管居保業務檔案。根據《湖北省城鄉居民社會養老保險業務檔案管理辦法》的要求，城鄉居民養老保險業務檔案管理應設置規范標準的業務檔案專用庫房，能夠容納和接受全部居民養老保險業務檔案。庫房內應配置溫濕度計、空調、去濕機、消毒滅菌機、滅火器、吸塵器等設施設備，并配備專用的鐵制檔案柜或者密集架，辦公室、庫房、查閱室按要求分設，以確保檔案的安全[1]。而目前我局業務檔案庫房和業務人員辦公室并沒有分開，去濕機、溫濕度計等設施設備更是缺乏，檔案庫房、辦公區、查閱室與業務檔案管理工作的要求還有一定距離。各鄉鎮人社中心作為檔案資料的歸集上報機構，雖然對檔案室沒有明確的要求，但要有合格的檔案柜或檔案架，不少鄉鎮檔案資料隨意存放，受條件的制約，有的鄉鎮部分檔案沒有裝訂成盒，檔案裝訂也沒有做到一人一盒，在檔案保管設施方面無法達到標準。我區檔案管理基礎設施無法與現代農村養老保險檔案工作發展需要相適應，進而影響了我區居保工作的有效落實。

（三）業務檔案管理人員檔案管理專業知識有待提高

受人員編制短缺、工作任務較重等實際情況的制約，各鄉鎮人社中心兼職檔案員的配備及檔案管理學習培訓方面還有欠缺，各鄉鎮現有檔案管理人員大多沒有檔案管理相關專業學歷，缺乏檔案管理專業知識與技能，其綜合素質仍有待提高[2]。同時，業務檔案管理人員從事檔案管理工作時間短，檔案管理人員的知識結構不夠全面，尚不能完全適應檔案工作的需要，影響了我區檔案工作的深入開展。

2 對規范我區城鄉居民養老保險業務檔案工作問題的一些建議

（一）規范制度，加強領導管理

為了讓各項工作能順利展開，確保居保檔案管理的范圍化和標準化，在實際工作中做到有章可循，我們要根據工作實際和工作特點，迅速制定出《夷陵區城鄉居民社會養老保險檔案管理辦法》《夷陵區城鄉居民社會養老保險檔案立卷歸檔程序及注意事項》《夷陵區城鄉居民社會養老保險檔案安全保密制度》等制度，對養老保險檔案立卷歸檔的范圍、標準、質量、保管和利用要做出明確的標準和要求，細化工作職責，簡化操作流程，從制度上確保檔案管理工作的順利開展。目前我區檔案制度建設正在有序進行，各種檔案制度有望年底出臺。構建完善的、符合我區實情的城鄉居民社會養老保險檔案管理制度，也是各鄉鎮人社中心的期盼，通過完善的管理制度來管理和約束工作人員的行為，明確檔案管理工作職責，使檔案管理的每一個環節都有章可循、有據可依。

城鄉居民社會養老保險檔案管理工作面對全區202個行政村（居委會）和25萬人參保群體，面廣、人多、工作量大，我們還要加強檔案工作的組織管理，建立分管領導和檔案管理人員崗位責任制，建立健全業務檔案工作流程，加強居民養老保險業務檔案工作的監督指導。區居保局要負責全區養老保險檔案工作的監督、指導、檢查、考核、歸檔和保管，各鄉鎮人社中心具體負責本轄區、村居保檔案材料的形成、收集、整理和上報工作。在實際工作中，鄉鎮人社中心應協助區居保局做好紙質檔案相關材料的歸集上報和電子檔案信息錄入等基礎工作，村（社區）應建立參保人員基礎信息臺帳并妥善保存。區人社局應加強養老保險檔案工作的領導和管理，將養老保險檔案管理納入年度目標任務、工作計劃，建立健全城鄉居民社會養老保險檔案工作制度，把養老保險檔案材料形成、收集、整理、歸檔和保管等各項工作納入各有關部門和人員工作職責范圍，做到制度健全、措施到位、責任落實，年初有安排、年底有考核。全面提升養老保險經辦機構管理能力和服務水平，實現居保檔案管理的制度化、規范化和標準化。

（二）改善條件，加強基礎設施建設

針對我區城鄉居保檔案基礎設施建設的情況，確保我區居保檔案整理工作的順利進行，區財政部門要積極籌集資金，加大資金投入力度，按照省一級檔案管理標準，專門建立居保檔案室。安裝檔案密集架或檔案柜，配備溫濕度計、空調、去濕機、消毒滅菌機、滅火器、吸塵器、窗簾等設施設備，必須做到防火、防盜、防磁、防高溫、防潮濕、防光、防塵、防蟲、防鼠，不斷改善檔案管理條件，從"經費上"確保養老保險檔案管理工作持續、健康發展。

鄉鎮居保經辦機構要從保障檔案管理基礎用房、設備和人員等方面加強居保業務檔案基礎建設，以實現居保業務檔案管理工作科學發展。辦公室、庫房、查閱室要按要求分設，確保檔案的安全，并根據需要配備計算機、掃描儀、辦公軟件和業務軟件等現代化管理設備，推動檔案信息化和網絡化建設，以適應檔案現代化管理的要求。通過不斷加強軟硬件設施，提高我區的檔案管理水平。只有通過加大資金投入，逐步完善居保業務檔案基礎設施建設，才能實現我區居保業務檔案管理地長遠發展。

（三） 加強培訓，確保檔案管理服務水平

城鄉居民社會養老保險檔案管理涉及參保人員信息從收集、分類、整理、歸檔、裝訂成冊，到檔案內容進行補充更正、保管、鑒定、利用的全過程，這就需要現代化信息技術運用和高素質的檔案人才管理隊伍，需要具有專業素質的檔案管理人員。我區城鄉居民養老保險局負責全區居保檔案的收集、整理和保管工作，目前并沒有專業的檔案管理人員，各鄉鎮人社中心檔案管理人員的水平也是參差不齊，因此我局和各鄉鎮人社中心的檔案人員管理隊伍急切需要專門教育、培訓。我區各級居保經辦機構應積極加強與上級業務主管部門及當地檔案部門的聯系，主動爭取業務上的協助和指導。一方面要組織大家學習《檔案法》《湖北省城鄉居民社會養老保險業務檔案管理辦法》《夷陵區城鄉居民社會養老保險檔案管理辦法》等文件法規，另一方面，要采用請進來的辦法學習，提高檔案管理人員的動手能力。可邀請檔案局的專業人員對我區的專兼職檔案員進行培訓，提高大家的檔案意識，掌握如何分類、歸檔、管理等一系列方法。對檔案管理工作人員進行相關的業務培訓，確保工作人員能夠按照"干凈整潔、統一規范、查找方便"的基本要求，盡職盡責做好基礎資料的整理歸檔工作和檔案的保管、保密工作，提高我區城鄉居民社會養老保險業務檔案管理水平。