信貸檔案管理匯總十篇

序論：好文章的創作是一個不斷探索和完善的過程，我們為您推薦十篇信貸檔案管理范例，希望它們能助您一臂之力，提升您的閱讀品質，帶來更深刻的閱讀感受。

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信貸檔案是指銀行在辦理信貸業務過程中產生的，用以記錄和反映信貸業務全過程及信貸客戶關系，并具有保存價值的文件材料的總稱，是銀行與客戶間債權、債務關系的憑證，是保全銀行信貸資產的重要法律依據，是銀行檔案的重要組成部分，主要由客戶基本資料、相關契約憑證和銀行內部的信貸管理資料等組成。隨著農發行建設現代化銀行工作的深入，對信貸檔案管理提出了更高的要求，同時，由于近年來金融案件時有發生，使得信貸檔案在信貸風險管理中的地位和作用日益凸現，筆者僅對目前基層農發行信貸檔案管理現狀，提出一點淺見。

一、信貸檔案管理工作的作用

加強信貸檔案管理是檢驗信貸員辦理貸款的手續是否 合規、資料是否齊全，是否有逆向操作等現象，而造成人為 的信貸風險。通過歸檔前的檢查，可以矯正信貸員在辦理貸 款過程中的不認真，不負責的工作態度，以提高信貸員業務 和思想素質，踏實辦理好信貸業務工作。 隨著農發行業務的不斷拓展，客戶數量的不斷增加，信 貸管理工作中不斷涌現的新情況和新問題的，勢必引發借款 2 戶的道德風險。農發行的貸款發放通過依法辦理，嚴格按照 《貸款通則》、《合同法》、《擔保法》、《商業銀行法》 及行業管理規定辦理貸款，而借款合同是經濟法的范疇，是 借、貸雙方簽訂的合同，及在簽訂借款合同前、中、后形成 的所有文字材料，都是重要的法律依據。因此，加強信貸檔 案管理，對于依法放貸，確保信貸資金的“安全性、流動性、 效益性”具有至關重要的作用。

二、信貸檔案管理存在問題及原因

農發行自實行規范化管理工作以來，從總行到基層支行都強化了檔案管理工作，較好的使檔案發揮了作用。但由于部分基層農發行對信貸檔案缺乏足夠的認識，導致信貸檔案資料不齊、手續不完善，給今后合規、有效的收回貸款帶來了諸多隱患。

1、重要性認識不夠。實際工作中，信貸檔案管理工作是最容易被忽視的。在競爭激烈的當下，客戶經理往往對信貸檔案管理的重要意義認識不足，日常工作中重營銷、輕檔案的思想，忽略了對信貸檔案的整理與管理，沒有真正地將信貸管理工作與日常的檔案管理工作進行有機結合。有的認為“只要業務發展，信貸檔案的好壞意義不大”；有的因為責任心不強，認為檔案能拖則拖，能推則推，導致信貸檔案資料未能及時歸檔。

2、人員培訓力度不夠。由于信貸人員的素質不一、責任心有強有弱，導致信貸檔案管理水平也是參差不齊。特別是農發行近年來很少進行信貸檔案的專門培訓，許多檔案管理人員都是“自學成才”，按照自己的經驗進行資料歸集和管理，達不到信貸檔案的基本要求。實際上，早在2006年，總行專門下發了《中國農業發展銀行信貸檔案管理暫行辦法》農發銀發[2006]308號文件，這一文件對信貸檔案的收集、整理、歸檔、保管和利用都做了詳細的規定和說明。但是許多信貸人員根本不知道有這個文件，更不用說嚴格按照這個文件去操作。所以，在實際工作中我們許多基層行的信貸檔案管理存在較大的漏洞。

3、信貸檔案資料的操作管理不規范。雖然各銀行業金融機構都對信貸檔案管理提出了管理要求，但在實際操作中對信貸檔案的管理缺少統一的實施細則，操作不夠規范，未能形成有效的規范化管理模式，存在較大的漏洞。借款、合同的簽訂和書寫等不夠規范、詳細、全面，容易造成法律上的無效。一旦貸款出現風險，提出借款糾紛的訴訟，在法律上缺少足夠的支持；分類不清、編目不細、查詢不便；歸檔移交手續不清，責任不明；由于有些銀行業金融機構的信息錄入操作員責任心不強，錄入不及時，造成了企業和個人信用信息基礎數據庫信息不符，給企業和個人信用造成不良影響；信貸檔案日常資料基本由信貸人員保管留存，由于銀行信貸人員、信息錄入操作員流動性比較大，不利于信貸檔案管理的安全性、保密性。

4、只“重”業務發展而“輕”檔案管理。信貸檔案，它是信貸業務每個環節的真實反映，是維護銀行權益的重要依據，如果某一環節的信貸檔案信息資料出現丟失、差錯、泄漏等，將會給銀行的信譽、經濟帶來不可挽回的損失。實際工作中，因檔案管理不善，影響工作效率，造成經濟損失的問題比比皆是。有些基層行對信貸檔案管理的重要意義認識很不足，嘴里說得重要、忙起來次要、落實起來不要，也許這樣的評價有點過頭，但代表了目前基層行的一個普遍現象：在以業務發展論英雄的時代，只重視信貸業務的發展， 而忽略了對信貸檔案的管理，沒有真正地將信貸管理工作與日常的檔案管理工作進行有機結合起來。有的支行領導認為“只要業務發展了，指標完成了，干職工福利待遇保證了， 信貸檔案能應付檢查就行了”。由于領導本身認識的不足，導致一些信貸人員在對信貸檔案的日常管理中，消極對待、敷衍了事，甚至認為檔案管理是信貸后勤或者檔案員的事， 在信貸資料的歸集過程中能拖則拖，能推則推，嚴重影響了信貸資料的及時歸檔。

三、信貸檔案管理的建議

針對以上問題，為了加強信貸檔案管理，保證農發行信貸檔案的齊全完整，充分發揮信貸檔案的作用，防范信貸風險，筆者以為可以采取以下措施，來健全與完善信貸檔案管理。

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隨著信息時代的發展，檔案部門將現代信用檔案的科學管理提到了議事日程加以研究，積極指導機關、企事業單位建立信用檔案，并協助有關部門在國家綜合檔案館建立起信用信息遠程利用平臺。

一 、綜合管理信用檔案可以滿足新形勢下社會對信用檔案的遠程利用

檔案部門通過綜合管理信用檔案可以滿足新形勢下社會對信用檔案的遠程利用，這是檔案部門綜合管理的優勢。一般法人單位的客戶信用記錄 ，是在業務活動中產生的，由于同一信用主體的信用檔案往往形成并保存在不同的單位與部門，如銀行、稅務、保險、海關、技術監督、工商行政管理部門、民政部門、法院、檢察院、公安局等，從這些單位采集與遠程利用信用信息十分困難，一方面有了解他人信用狀況的需求，另一方面卻無從獲取本單位以外的這些信息，一份調查表明，將本單位信用記錄對社會提供查詢利用的僅占百分之二十，因各類信息最終均得保存在檔案部門，要實現信用檔案信息的跨部門、跨行業、跨單位、跨地區的遠程利用，檔案部門較之有優勢，我們可以利用平時已建立的工作網來收集分散在各部門的“信用檔案”信息，然后進行綜合整理、開發、利用，通過公開網、公共網為社會需求提供服務。檔案部門要發揮信用檔案管理優勢，一方面應充分開發館藏有關信用檔案信息資源，對已有館藏檔案信息的挖掘，將日積月累的大量材料，經過篩選使其精華保存，形成比較完善的“信用檔案 ”，為做好信用檔案工作提供歷史經驗，另一方面是對尚未入館的檔案信息的開發利用，當然，這還需要各級政府的適度干涉打破和消除單位與單位，部門與部門，行業與行業，地區與地區之間的壁壘，促進信用檔案信息遠程利用。信用檔案信息作為一種特殊的專門檔案，有著自身的規律，對其產生與形成的規律、產生范圍、保管及真實狀況的鑒定，信用共享的研究，探索這類檔案運行的內在規律，不但在理論上有所創新，從工作實踐中摸索和歸納出一整套科學有效、具有可操作性的管理方法，可以豐富我國檔案學的內容，更重要的是有利于社會信用體系的建立，在全面建成小康社會中發揮強力作用。

二、根據形勢發展和需要，擴大職責范圍，明確具體管理內容

由于社會的不斷發展，信用檔案是新形勢下檔案工作新的工作對象，信用檔案在內容構成、收集渠道、管理方法等方面與傳統檔案有所不同，但也有許多共性，目前部分國家商業銀行建立的客戶檔案、信貸檔案等已涉及到信用檔案范疇，檔案部門要增強工作的主動性和積極性，將信用檔案工作納入自身的工作視野，對這些檔案進一步加強研究，界定收集范圍，規范管理方式，改進管理手段，明確利用途徑，積極探索信用檔案管理的最佳方式和有效途徑，最終使每個企業和個人的信用狀況從無形走向有形，從難把握到有“記錄在案”的質的飛躍，這是檔案部門實施職責的體現，優勢的體現。

信用檔案主要指相關機構根據業務需要，搜集、整理和保管的反映個人企業信用狀況的信息材料，由于內容涉及一些非公開信息，一般以戶為單位進行管理，形式上類似人事檔案，故泛稱為信用檔案，其形成比較廣，涵蓋諸多行業領域、企業（包括個體私營企業）、社會中介組織的登記注冊、法人執照、產品質量認證、評估材料、經營銷售行為、納稅、合同履約、部門規則、行業的主管部門對行為規范誠實守信者認定的文件、證書、牌匾等不同形式的原始記錄、對有違規違法行為者，監督部門執法部門形成處罰的文件材料等，還有與企業中介機構和個人誠信操守相關的大量檔案材料。

按照國際慣例，個人信用檔案資料分為良性記錄和不良性記錄，前者將保留十年，后者保留三年，其信用檔案按照檔案法規均得在一定時期內上交檔案部門，因而綜合管理信用檔案的職責終歸落在檔案部門指導和幫助有關部門及時建立企業和個人信用檔案，采集和整理信用檔案信息，建立一種信用檔案體系，進行綜合管理，保存企業的信用狀況，進行科學、合理的評估，使企業或個人便捷的查找利用信息檔案，在市場經濟中發揮出對信用狀況的獎懲作用，承擔此項功能，應是檔案部門責無旁貸的任務。

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首先我們談一下第一種純粹的政府主管模式，該種模式的典型例子是中國人民銀行牽頭成立的“建立個人征信體系專題工作小組”它主要負責實現各商業銀行間有關個人信用檔案的共享工作，同時負責系統的管理和運行并制定征信業務規范和標準，采集個人信用檔案和提供利用服務。中國人民銀行是我國銀行的“銀行”也是國家的職能部門，所以它對我國個人信用檔案各環節的管理就屬于政府管理行為。

第二種模式是政府牽頭并按企業機制運營、按理事會模式管理的模式。該模式的典型代表城市是上海市。它主要是由第三方中介管理機構一一上海資信有限公司按企業機制運營、理事會模式來管理。該資信機構也是上海市政府批準建立并由中國人民銀行核準的專門從上海市個人信用檔案管理的非金融服務機構。理事會由巧家商業銀行、上海資信有限公司、中國人民銀行上海分行等單位組成，隨后稅務、司法、社保、工商等部門也加入其中。這也標志著上海資信有限公司的征信范圍已經不僅僅局限于銀行與金融機構的信用信息，它已經把征信范圍擴展到了社會的各個領域與部門。

2 個人信用檔案管理模式存在問題分析

隨著社會的發展，特別是在快速發展的中國社會，“信用”顯得尤為重要。它既是一種無形的資產，也是每個公民、城市、機構、企業、甚至一個政府的另一張“身份證”。良好的個人信用體系建立能夠提高交易效率，促進資源優化配置。既是經濟順利發展的重要紐帶，也是誠信體系的重要組成部分。個人信用行為約束機制的缺失，使得坑蒙拐騙、合同違約、借貸不還等現象很普遍的存在在中國。在中國目前還沒有一個健全完善的個人信用制度，這是造成上述現象的主要原因，滯后的個人信用制度已經成為嚴重制約我國社會發展的重要原因。我們可以從以下幾點來分析我國個人信用檔案發展滯后的原因：

（1）具有局限性

中國人民銀行是我國銀行的“銀行”，在我國每個轄區都有支行同時也是我國的職能部門。從表面看選擇中國人民銀行作為我國個人信用檔案管理的牽頭機構似乎符合情理。但是深入分析，它的管理是具有局限性的。這種局限性主要表現在兩個方面，第一個方面是業務上的局限性，第二個方面是征信范圍的局限性。

首先我們來談業務方面的局限性，中國人民銀行的主要職能是起草有關金融機構運行的法律法規、制定和實施貨幣政策、維護國家金融穩定、發行人民幣并管理人民幣流通等的。它對于管理我國金融有關方面的事情是行家，但是對于管理專門檔案的個人信用檔案的確是外行。作為牽頭或管理機構，該機構應該負責制定個人信用檔案的管理標準、相關法律法規和征信范圍等規定。顯然選擇中國人民銀行是具有局限性的，我們應該選擇一個對管理檔案比較在行的行家來作為我國個人信用檔案的牽頭或管理機構。

其次我們來談征信范圍的局限性，在早期中國人民銀行就開始我國“銀行信貸登記系統”的建立，系統以各城市支行信貸數據庫的信息為基礎而建立，在當時該系統主要局限于銀行五大類信貸業務方面個人信用信息。顯然在當時中國人民銀行建立該系統的本意是為本機構或商業銀行等金融機構服務的。它所征集的有關個人信用檔案的內容只局限于信貸或金融相關信息。根本沒有涉及例如司法、稅務、通信等社會各個領域，雖然在隨后的幾年里中國人民銀行把例如通信、稅務、司法等領域逐漸納入它的征信范圍，但是從數量上來講也明顯少于信貸檔案。中國人民銀行作為管理國家金融行業的職能部門來管理個人信用檔案，這勢必將具有征信范圍的偏向性。所以從征信范圍的角度來考慮，中國人民銀行也不能成為我國個人信用檔案的牽頭或管理機構。

（2）缺乏對個人信用檔案的宏觀管理

我們可以把我國個人信用檔案的管理分為宏觀管理和微觀管理，宏觀管理是指為了維護個人信用檔案的完整與安全，使其充分發揮作用而對個人信用檔案工作進行指導、決策、監管、制定統一標準的過程。微觀管理是指對個人信用檔案的具體管理，例如征集、整理、鑒定、保管、統計、數據庫的建立與數據更新等具體管理過程。我國現有的兩種管理模式，第一種模式是純粹的政府主管模式，另一種是政府牽頭并按企業機制運營、按理事會模式管理的模式。這兩種管理模式對個人信用檔案都缺乏宏觀角度上的管理，中國人民銀行成立的“建立個人征信體系專題工作小組”它主要負責實現各商業銀行間有關個人信用檔案的共享工作，它沒有從宏觀的角度來對全國個人信用檔案工作進行指導、決策、監管、制定統一標準。同時中國人民銀行是一個管理專門檔案的外行部門，即使對個人信用檔案有宏觀上的管理，該管理也是不專業不科學的。另一種是政府牽頭并按企業機制運營、按理事會模式管理的模式，該管理模式本身就缺少一個對個人信用檔案宏觀管理的部門，上海資信有限公司只是能完成對個人信用檔案的微觀管理工作，對個人信用檔案的宏觀管理應該由政府的某個職能部門來負責。所以綜上所述，我國現有對個人信用檔案的管理模式缺乏宏觀上的管理。

（3）缺乏網絡技術支持

個人信用檔案資料的分散性使得征集環節要借助網絡技術來支撐，網絡是個人信用管理模式建立的技術載體，傳統的匯總或登記式辦法已經不能及時準確地征集檔案了，和發達國家比，我國網絡技術的還相對落后。網絡建設基本集中在大中城市中，上網用戶有限、許多中小城市網絡建設還處于剛剛起步階段，在我國公民的社會保障號、證券開戶賬號、身份證號等賬號之間沒有沒有內在聯系，個人信用檔案共享系統要創立，必須將這些賬號統一起來，這樣才方面利用者查詢，這就對網絡技術提出挑戰。落后的網絡技術已經對我國建立個人信用檔案造成障礙。

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二、檔案管理工作創新的重要性

（一）社會的發展要求創新

創新精神從始至終都是推動人類社會發展和進步的源源不斷的動力，同時創新也標志著一個社會是否處于不斷發展的狀態，勇于創新、善于創新能夠在很多方面幫助我們更好的認識世界。在人類社會不斷前進的進程之中，陳舊落后的文書檔案管理觀念已經逐漸無法適應現代化的需求，唯有進行創新才能夠提升檔案管理工作水平，這就意味著，文書檔案管理持續發展的動力來源就是創新。

（二）解決工作中的實際問題

近年來，我國在社會建設的各方面都取得了可喜的成績，文書檔案管理工作的條件也得到了很大的改善，文書檔案基本管理工作和檔案信息化建設得到了極大的發展，文書檔案管理的服務性作用也得以加強，社會大眾對于文書檔案的認識水平有很大的提升。但是我們還應該清楚的了解到，當前我國的文書檔案管理工作還存在著諸多亟待解決的難題，例如管理模式陳舊、服務理念不足等等，而這些問題的唯一解決途徑只有依靠不斷的創新。

（三）促進檔案管理事業發展

要做好文書檔案管理工作的首要先決條件就是必須與本單位的實際情況相適應，企事業單位要想生存和發展就必須與當前的社會發展局勢相結合。所以，要促進文書檔案管理工作的持續發展，第一步就應該從社會發展的實際情況出發，根據社會發展的方向，確保文書檔案管理工作的發展可以和社會前進的步伐相符合，能夠緊跟社會發展的腳步，為將來持續發展創造良好的基礎保障。

三、檔案管理創新的基本途徑

（一）思想觀念方面進行創新

進行文書檔案管理工作創新的關鍵在于思想觀念上的創新，只有從思想上從根本上進行改變之后才有可能進行實際管理工作中的改革和創新。對于文書檔案管理人員來說，一方面要認識到目前文書檔案管理工作的變化，過去的文書檔案管理工作主要是為政治工作服務的，但是現代化創新的文書檔案管理模式一般是對社會中的所有行業開放的，主要以主動進行服務為主，社會主義市場經濟的不斷進步發展為文書檔案管理工作帶來了新的機遇和挑戰，它要求文書檔案工作者要盡快轉變思想認識，這樣才能更好的應對新環境的需求；另一方面，文書檔案管理工作者必須要拋棄傳統的思維定式，積極更新思維模式，一是要積極的學習新的理論知識來提升自己的綜合素質能力，二是要對過去所積累的經驗、知識和觀念進行重新組合。積極培養創新思維是一項非常具有開拓性的工作，它提供了一系列的新理念和新的管理模式來推動文書檔案管理工作持續發展。

（二）理論知識方面進行創新

當今世紀已經邁入了知識經濟時代，同時也正處于信息時代，在這樣一個科學技術不斷得到發展的時代中，社會中各行各業都在不斷的發展和改革。所以，文書檔案管理工作也要緊緊跟隨時代的腳步，這樣才能符合新時代對其的要求。目前的大環境下，文書檔案管理工作還具有非常大的發展和創新空間，比如文書檔案管理工作如何在當前多種經濟占據主導地位的形勢下更好的開展，就成為了目前文書檔案管理者必須要解決的一個問題。另外，隨著我國市場經濟得到不斷的發展和完善，在未來的時期內也必然會改變目前這種行政管理模式，如此一來文書檔案管理所涵蓋的內容和層次就變得更加深入，文書檔案管理工作的壓力也變得更大。所以，文書檔案管理工作者必須要從思想認識上和理論知識上同時進行創新，這樣才能夠讓文書檔案管理事業緊跟社會形勢，促進其長遠發展。

（三）技術管理方面進行創新

要進行文書檔案管理工作的創新，就必須要進行技術管理方面的創新。通過創新管理手段，從而提高管理水平，這是確保文書檔案管理不斷發展的基本保障，惟有將先進的管理方式與現代化的管理技術更好的與文書檔案管理相結合，才能夠促進文書檔案管理工作向多元化的方向邁進。在當前的管理過程中，計算機的普及應用與信息技術的發展逐漸改變了過去的文書檔案的載體形式，過去的紙質媒介變成當今的電子媒介，這就在很大程度上減少了文書檔案管理的成本，提升了管理工作的效率，另外也更加能夠保證文件檔案的完整度。要實現文書檔案管理工作的技術創新，首先要讓相關的工作人員對先進的管理技術有充分的認識和掌握，能夠結合其所在單位的實際狀況和自身水平，將這些管理技術科學的運用到工作中去；其次還要求檔案管理者必須具備豐富的理論知識基礎，要求他們在實際工作過程中不斷總結經驗，積累和學習知識，為將來的持續創新做好準備。

（四）隊伍建設方面進行創新

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檔案管理的創新是檔案事業可持續性發展的核心,只有不斷地創新,才能適應經濟社會發展的需要。檔案管理事業應該適應和服務于社會各項事業，只有與時俱進的創新才能使檔案工作充滿生機和活力,促進檔案事業可持續發展,從而跟上當今和未來世界發展的步伐。

一、思想觀念創新

（一）思想觀念創新是檔案管理工作的發展目標。檔案管理工作是一項基礎性的工作，它具有科學性、管理性和服務性的一項綜合性的工作。新時期的檔案內容廣泛、形式多樣，是經濟發展的重要信息資源。在信息化高速發展的科技時代，檔案工作者更應該強化責任意識，充分認識到新時代檔案管理工作的重要性。對檔案管理要有創新精神，在思想觀念上有所轉變，對檔案資源進行深入挖掘提煉，將檔案精品提供給利用者，讓檔案資源得到最大化地利用。

（二）思想觀念創新是檔案管理工作可持續發展的動。要明確檔案管理方式與理念創新的必要性，信息和網絡高速發展的時代，檔案管理工作必須做到與社會經濟發展同步，這就要求新時期的檔案管理要在思想觀念上最大化地適應信息化時代的經濟和社會發展，達到為社會經濟建設服務的目的。

（三）思想觀念創新是檔案資源利用最大化的保證。檔案的利用是所有實踐的最終目標，由于對檔案利用工作重視不夠，現階段人們的檔案利用率非常低，導致檔案資源不能給經濟發展和社會進步帶來最大化的價值，而長時間單一、枯燥乏味的工作方式、落后的方法,又一直束縛和制約著檔案工作者的思想,事實證明，如果檔案管理工作還是單純的依照傳統思想和傳統方式來進行管理，是不能滿足社會發展需要的，所以一定要努力培養檔案管理工作者的創新意識,以實現檔案資源利用的最大化。

二、管理創新

（一）管理理論創新。1.檔案管理要調動廣泛的社會參與。隨著社會的發展和信息化程度的提高，檔案信息量越來越大，涉及的面越來越廣，僅靠檔案管理部門是不可能全面、準確地收集所有有價值信息的，這就要求我們在管理上有所創新，要充分調動和發揮各個行業、各個部門包括社會大眾參與到檔案管理工作中來共同管理，在搜集、篩選、整理、共享等一系列過程中做到資源的最優整合。2.檔案管理要重視人才管理。檔案管理工作需要大量敬業、認真、嚴謹、業務素質高、業務能力強的專業性人才，檔案管理中首先要重視人才的重視和培養，要建立適當的管理機制，提高檔案管理工作人員的素質和水平。

（二）技術理論創新。第一臺打印機的出現開啟了文字從傳統的手寫到鉛字的大門，從此檔案信息也進入了新的時代。計算機的廣泛運用使得檔案又從紙質進化到電子檔案的概念上，新型電子檔案以其快捷、無誤的特點，在文件的歸檔、整理、鑒定、統計等各個環節效率突出，新的技術為檔案管理工作者提供了新的平臺，從根本上改變了檔案的管理與利用方式，實現了信息的共享化。

（三）管理方式創新。一些檔案館等檔案管理部門雖然收藏有大量豐富的信息資源，但是管理方式的落后以及對人們提出的種種限制性條約導致了利用率的低下，所以，必須對現有的資源進行優化、整合，能夠確保及時、準確、高效地為用戶提供服務。隨著現代化設備、技術的廣泛應用，要求檔案管理的方式必須與時俱進，電子信息技術讓檔案資源有了更廣闊的空間，這要求管理者要建立一套優質的檢索程序，讓檔案利用者能夠不受時間和空間的限制在最短的時間內得到最有效的資源，所以新的社會形式，新的經濟條件下一定要有與之相適應的管理方式，要建立與社會發展相適應的管理方式，滿足社會發展的需要。

三、服務方式創新

從我國目前的檔案管理工作的現狀來看，檔案管理工作中的服務還不夠完善，要適合社會的發展，在服務方式上就要有所改變，要對檔案信息進行深層次開發，增加檔案信息利用的積極性。在新形勢下，檔案工作者面對需要滿足的各方面日益增長的服務需求，要在實踐中不斷發現新的檔案需求和更好滿足需求的服務方式。所以，檔案工作者必須對形勢的變化有所認識，轉變觀念，不斷創新，勇于實踐，加快檔案事業的發展，更好地服務于全社會。創新是檔案事業發展的動力，只有不斷創新，才是檔案事業未來發展的根本出路，才能使檔案事業適應和服務于社會各項事業。檔案管理工作必須進行不斷地創新，檔案工作者面臨的重要使命就是開發和利用檔案信息資源,不斷創新檔案服務機制,創新是檔案事業發展的必然要求。

【參考文獻】

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檔案管理信息化是現代社會發展下的產物，其使檔案管理部門的工作走向現代化的領域，在檔案管理信息化的影響下，檔案管理工作更加高效、便捷。目前在檔案管理信息化條件下，現代化轉變是其在未來的發展趨勢，因此在檔案管理工作中需要根據實際的需求，對檔案管理工作進行完善，依靠信息技術及管理內容等方面提高檔案管理質量及水平，從而實現檔案管理的現代化。

1 改革傳統檔案的管理模式

為了實現信息化條件下檔案管理現代化需要從以下幾個方面對傳統的檔案管理內容進行改革。

1.1 將傳統的紙質檔案信息轉變為電子信息

傳統的檔案管理工作主要是對實質的檔案進行管理，主要保管內容包括紙質、圖片、錄像等形式的資料，對這些資料的整理、收集、記錄、分類等都需要由人工進行，越來越多的檔案資料使管理人員的工作內容更加繁瑣，并且這些實質資料還會占據一部分空間，影響檔案管理人員的工作效率。

因此需要將原有的實質檔案資料進行數字化轉換，檔案的數據化、電子化可以有效減輕管理人員的工作負擔，提高其工作效率，并且電子存儲的方式更利于對檔案的存儲及查閱，促使檔案管理工作向著高效的方向發展。

1.2 實現檔案存儲方式的轉變

新科技的不斷進步，也改變了檔案存儲的方式。傳統的檔案在進行存儲管理中，需要花費較多的人力和時間，而且還需要有場地的支持。新的存儲方式的出現，使檔案資源能夠在較小的空間內實現對較多內容的存儲，對于檔案資源的高效管理具有重要意義。隨著數字化管理的不斷深入，檔案資源也需要實現數字化的轉換。將電子信息資源進行數字化的管理，不僅可以提高檔案管理人員的工作效率，還有效的實現了資源的合理配置與優化，進而對于實現檔案資源的現代化管理。

2 建立現代化的檔案信息管理系統

檔案信息管理系統是檔案管理信息化中的重要組成部分，為了實現現代化檔案管理，檔案部門需要建立完善的檔案管理信息平臺，通過信息管理系統的使用，提高檔案管理工作信息化及現代化的程度，在建立現代化的檔案信息管理系統中需要注意以下內容。

2.1 建立科學的管理程序

計算機管理程序的設定，對于未來檔案管理工作的開展具有重要意義，因此相關管理設計人員在進行該模塊工作時，需要結合檔案管理工作的特點，以及檔案館的實際情況進行設計，保證檔案管理人員能夠迅速掌握，推動工作的順利開展。

2.2 建立健全的安全防護系統

檔案中包含著許多機密資料及數據，一旦泄露所產生的影響非常大，因此需要建立完善的安全防護系統，并對其進行定期的檢查，做好日常的信息平臺維護工作，防止系統漏洞造成數據泄露，保證檔案資料的機密性。

3 完善檔案管理體制

在檔案管理信息化條件下，原有的檔案管理體制已經無法滿足檔案管理現代化的需求，因此需要依據現代化管理手段對原有的檔案管理體制進行改革，其可以從以下兩個方面進行管理體制的完善。

3.1 強化檔案管理體制的作用

相關部門要根據當前發展的現狀以及檔案管理的實際情況，將現代化信息技術體現在當前的檔案管理原則以及條例之中，進而使檔案管理人員在開展工作時具有可遵循的依據，從而保證工作的有序開展，保證檔案管理工作的水平和質量。

3.2 加強各檔案館對數字化、現代化管理的重視

當前一些檔案管理部門雖然引進了相關的技術設備，但卻仍將人工操作作為主要的管理方式，從而導致資源的浪費。因此需要相關部門加強對檔案管理工作現代化的重視，積極將現代化的管理模式應用到檔案管理之中，從而避免造成資源的浪費，提升其檔案管理的水平。

4 提高檔案管理人員的自身素質

信息化條件下檔案管理的現代化的實現主要依靠的力量就是檔案管理人員，但當前的檔案管理人員在現代化的管理方面仍存在一定的欠缺，因此需要相關部門加強對該方面內容的管理，從而推動檔案管理現代化的實現。為此，需要檔案管理的相關部門從以下幾個方面著手進行：

4.1 加強檔案管理人員的專業知識積累

現代化的檔案管理也需要現代化的檔案管理人員，需要檔案管理人員具備多元化的知識結構，從而更好的推進工作的開展。為此，要求相關部門通過培訓等方式，為檔案管理人員學習先進的管理理念，豐富自身的專業知識創造條件。同時，要求檔案管理人員要自覺的對當前新的知識與內容進行了解與掌握，從而實現對自身素質的完善。

4.2 加強檔案管理人員專業技能的學習

檔案管理信息化需要管理人員具備一定的計算機水平并且可以使用相關的技術與設備，因此需要對其管理技術及專業技能進行培訓，根據管理人員自身的素質水平及檔案管理工作中的需要進行相關的培訓，從而使其可以更有效的開展檔案管理工作。

4.3 增強檔案管理人員的安全意識

由于檔案管理工作的特殊性，需要保證檔案管理人員對檔案管理有一定的安全意識。首先，通過對檔案管理人員職業道德素養的培訓與安全意識的教育，提高其在檔案管理工作中的安全意識。并且通過與檔案管理人員簽訂保密協議的方式，利用法律效力來約束其行為，從而達到保證檔案管理工作安全性的目的。

結束語

綜上所述，為了實現在檔案管理信息化條件下的檔案管理現代化，需要從改革管理模式、建立管理系統、完善管理體制、加強人員素質幾個方面入手，通過對傳統管理模式的改進與完善，使檔案管理工作形成一套新的管理體系，在信息化檔案管理的基礎上，使檔案管理工作走向現代化。在信息化時代，檔案管理工作只有走向信息化與現代化才符合時展的要求，因此需要協調好二者之間的關系，從而保證檔案管理工作的有效展開。

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檔案數據采集包括電子文檔的收集和紙質檔案的數字化處理兩個部分。檔案數據采集安全在強調數據收集的齊全完整的同時，也要考慮由于重復收集產生的數據冗余問題。

1.1檔案數據收集范圍擴展

從某種意義上來說，“大數據”的一個重要理念就是掌握的數據量越大、內容越豐富，從中推斷出的信息就越多、結論就越有參考價值。具體到檔案工作，無論是從檔案的憑證價值和情報價值，還是檔案的現實價值和長遠價值，抑或檔案的第一價值和第二價值來考慮，就檔案數據收集而言，可能需要重新思考收集的范圍和形式。大數據往往是唯一的樣本數據集。舉例而言，那些測量交通、土壤酸堿、雨量、風力等物理信號的監控設備，或視頻監控以及其他類型的器材所連續積累的時段性或實時性數據，都單獨記錄著一個唯一的活動片段，一旦數據丟失，這個片段就隨之永遠消失。［6］從檔案收集的齊全、完整、真實、有效和數據安全考慮，這些數據文檔都應該實時在線歸檔,并同時保存離線副本。具體操作規范和標準可參考《電子文件管理暫行辦法》（中辦、國辦廳字〔2009〕39號）和《電子文件歸檔與管理規范》（標準號：GB/T18894-2002）。另一個比較典型的案例是美國政府的《聯邦政府Web2.0使用情況和檔案價值報告》，該報告中提到，在社交平臺上產生的信息，只要具有業務價值、證據價值和背景價值，就可以認定為歸檔的文件。我國迄今為止雖對這類內容無具體的歸檔規定，但根據大趨勢判斷，各級各類檔案館的收集范圍需要主動擴展。檔案大數據也可以說是檔案的“全數據”。相對于其他領域的數據收集，檔案大數據更強調的是數據的“全”：收集業務范圍內的所有檔案數據。一個基層檔案部門，只要收集了本機關、團體、企事業單位的全部檔案數據，即使數據總量不大，也可以稱之為大數據。因為在其后對這些數據進行的分析，將采取“樣本=總體”的方法；凡采用這種分析方式的數據分析方法，就稱為大數據分析。當一個機構擁有全部或者幾乎全部的檔案數據，就能從不同的“相關”關系而非“因果”關系中更細致地統計和研究數據的方方面面。因此，檔案大數據中的“大”不是絕對意義上的，而是相對意義上的“大”。與此同時，在具體工作中我們也發現，在大數據環境下，原來按“單位”進行的檔案收集會有相當程度的冗余信息產生。例如，各級部門下發的紅頭文件，如果每個收文單位都作了歸檔，在今后可能建立的某種級別的云檔案數據庫中就存在相當的數據冗余。［7］這時就可能需要在歸檔的源頭與具體規定這類文件的歸檔單位，其它收到此類文件的單位不需要歸檔，但在需要時有查詢和利用的權限。

1.2紙質檔案數字化過程和結果安全

紙質檔案數字化的過程安全是指在檔案數字化過程中沒有發生危害檔案實體和信息安全的事件或行為。因此，一系列的規章制度和規范的操作流程是必要的。首先，要考察數字化服務提供單位的資質和信譽。其次，要建立完善的管理制度。例如，案卷不準擅自帶離加工現場；當日數字化的案卷必須當日歸庫；案卷進出庫有嚴格的交接、檢查手續等等。最后，在數字化的過程中嚴格遵守《紙質檔案數字化技術規范》（標準號：DA/T31-2005），檔案的拆卷要以不破壞檔案裝訂原貌為基礎，在掃描過程中保證案卷整潔并確保掃描圖像與原件一致。紙質檔案數字化的結果安全是指數字化后的檔案數據有效、可用。因此，檔案數字化后必須經過電子檔案質量檢查這一環節。這也是對檔案數字化結果安全監控的重要一步。主要包括三個過程或環節：一是質量抽查，對于不合格的數據要及時返工重掃。二是數據檢測，主要內容包括病毒檢測、運行檢測和數據核對等三個方面。三是數據利用檢測，主要是將全部數據直接掛接到檔案管理系統后，對外提供利用時，是否出現錯誤或者使用者發現的一系列問題。［8］為了保證數字化后檔案信息的長期有效可用，異地的多種載體備份存儲和數字信息定期可讀性抽查、復制備份等制度的建立也是必要的。

2檔案信息管理系統安全

從上世紀90年代國內最早的檔案管理軟件產生至今，已經經歷了近20年的發展。隨著計算機及網絡技術的發展，數字化檔案管理方式在分布形式上從最初的單機版（C/S架構）、到網絡版（B/S架構）、直至發展到最新的面向服務的數據平臺（SOA架構）；在功能上則從單一的僅實現簡單檔案管理的軟件、到檔案管理軟件與OA系統整合的數據庫、再到現今的將數字化檔案管理方式滲透到整個工作流（workflow）的數據庫平臺。檔案大數據是在檔案方面涉及的資料量規模巨大到無法通過目前主流軟件工具，在合理時間內達到擷取、管理、處理并整理成為幫助企業經營決策更積極目的的信息。［9］因此，檔案信息管理系統的安全在很大程度上決定了檔案信息的安全。

2.1數據支持平臺安全

美國政府大數據計劃中的國家檔案和文件署（NARA）計劃為十億電子記錄（CI-BER）建設網絡基礎設施，這是一個聯合機構主辦的測試平臺。這個多機構主辦的網絡基礎設施，對國家檔案館87萬多樣化的數字記錄文件和信息的收集，可稱為計算研究所的“文藝復興”。這個試驗臺將評估技術和方法，進行超大規模數據收集，以支持可持續的訪問。［10］縱覽國內外各行業大數據建設實踐，構建檔案大數據平臺至少要實現四個層次的部署：一、云服務商提供全面、可視化的服務，尤其是檔案大數據服務委托方有權隨時監管、分析基礎設施中發生的所有事項；二、收集海量檔案數據，并解決各個數據庫的兼容問題；三、數據庫有更快識別目標、鎖定威脅來源和敵對事件的能力和相關設置；四、基礎設施具有可擴展性，可以執行短期和長期的分析。監控管理、風險控制、規則遵從是檔案云數據支持平臺確保安全的最基本要求。

2.2數據計算環境安全

傳統的數據庫系統不能有效地處理大數據的原因在于，這些系統的設計無法應對現如今結構化數據所占比例越來越低，數據類型日益復雜的狀況，以及傳統的數據庫無法既迅速又比較經濟地對系統進行拓展。不僅是硬件程序的設計環節，從數據管理的角度來看，少量的數據樣本容易進行單獨的測試和監控，而檔案大數據計算平臺上存儲的數據首先要有詳細的類別劃分，其次才是存儲和計算。檔案數據庫的數據分析完成后，是要將結果呈現給不同的人群使用的。針對同一條查詢指令，應該讓不同角色的人群看到不同的結果信息，即查詢所反饋的結果應該是不一樣的：技術人員讀取有關系統和設置管理的數據；檔案工作人員查看、操作與自身業務范圍相關的內容；普通利用者可以得到經審核公開的電子文本或目錄。大數據時代的檔案安全解決方案應該包括足夠強大的、能夠針對不同層次的人群提供不同的展現界面和工具。同時，檔案大數據系統必須具有目錄整理、檔案采集、檔案審核、系統維護等功能，并利用現化代網絡技術，實現多人多客戶端操作。

3檔案數據提供利用安全

正如1893年立式文件柜的出現最終解決了紙質文件的存儲和檢索的困難，檔案大數據必將對檔案信息的查找利用帶來顛覆性的變革：檔案收集保管的最終目的是為了方便利用；檔案大數據的核心不是擁有數據，而是拿這些檔案數據去做什么。

3.1檔案數據比對分析

檔案大數據最直觀的應用在于數據的比對分析。例如，在經適房的申購過程中，如何才能快速有效地鑒別申購者的資格？用申購者提供的姓名、身份證號等相關信息比對在房地產交易、車輛管理、金融機構等數據庫的相關信息，可以準確掌握申購者的資產狀況，剔除不夠格的申請者。還有一個典型例子就是我國醫療檔案大數據建設的“3521工程”。該項目融合了我國絕大部分三甲醫院和部分二甲醫院的數據庫和影像文件的數字化信息系統以及電子健康檔案系統，旨在通過數據自動匯總、統計分析，進行慢性病、流行病的自動篩查、趨勢分析和爆發預警；同時系統還可以為新藥研發、新治療方案的設計等工作提供數據支持。檔案大數據提供利用在一定程度上來說只需要知道檔案大數據“是什么”，而不需要知道“為什么”。這種變化已經遠遠突破了技術層面，將對人類認知世界的方式方法產生重大影響。從檔案大數據進行的對比分析，就是用檔案數據說話的最簡單直接證明。檔案工作的核心在“用”。利用者在檔案數據比對分析時，通過軌跡研判、信息關聯等方式，由已存的較全面的檔案信息，才能得出正確、合理的結論。在這種狀況下，可提供利用的數據資源的豐富，就代表了一定程度上的利用環境安全。

篇（8）

1.加強檔案信息化建設是社會發展與進步的重要表現

（1）隨著時間的前進，社會發展到了一定的程度，對于信息資源的需求和利用也越來越渴求，加上科技的發展，信息化時代的到來，給信息化檔案建設提供了機會，現在對信息資源的掌控程度是決定成敗的關鍵，有超過自然資源的勢頭，因此在信息革命的大潮中如何讓我們的國家和社會能夠處于強勁的前進勢頭，就需要我們加強檔案信息化建設工作，把這條道路走到底。

（2）檔案信息化是我國經濟發展寶貴資源。檔案是信息社會經濟和社會發展的寶貴信息資源，檔案資源信息化是新世紀檔案事業發展的必然趨勢，是事關檔案事業全局發展的重大戰略。檔案信息化是進一步提高檔案管理和服務水平，實現檔案事業跨越式發展的重要一環。由于我國城市的發展和社會的進步使檔案工作面臨著嚴峻的挑戰，要實現檔案事業的新跨越，獲取檔案工作的新突破只有緊緊依托人才和科技加快發展檔案信息化。檔案工作只有緊跟形勢才能服務大局。作為檔案部門要在理論創新、制度創新、科技創新和服務創新上有所作為，一個重大的舉措和最為關鍵的突破口就是實現檔案信息化管理。檔案部門只有早日實現信息化，跟上信息社會發展潮流，與時俱進，才能充分實踐“三個代表”重要思想，才能從根本上使檔案事業和整個有中國特色的社會主義事業一起實現跨越式發展。從這個意義上講，沒有檔案信息化，就沒有檔案工作的未來。檔案信息化是事關檔案事業發展的重要關鍵性問題，它使檔案工作面臨著挑戰卻又充滿了希望。

（3）檔案信息化建設即使順應社會的發展同時也是我國科學發展觀的體現。以現實為發展方向，以時展潮流為前進方向，充分利用現代技術來提升檔案管理工作，從觀念到工作模式進行改革和創新，促進檔案事業的長遠發展，以檔案管理為基礎，以服務為核心，從廣大人民的需要為出發點來進行檔案管理工作信息化建設的開展。響應國家科學發展、和諧發展的科學發展觀，用實踐來完成檔案信息化建設的基礎工作。

（4）檔案信息化建設是檔案管理現代化的重要標志。信息化發展水平現在是世界各國評判其發展水平的一個標準，也是一個國家或地區的實力象征，因此深化檔案管理工作改革，加強檔案信息化建設，將檔案信息建設放在檔案工作改革的首要地位，認清現實，讓檔案信息化進程可以和社會、城市的發展同步，以更好的完成輔助社會和城市發展的任務。

（5）檔案信息化建設是檔案工作者不可推卸的歷史責任。信息技術給我們的生活帶來了很大的變化，尤其是在便利性上，借助計算機、網絡、通信技術等等信息化技術，將我們的工作變得更加的快捷便利，省去了繁瑣的流程，可以將更多的精力放在如何提升服務質量上。檔案信息化建設具有歷史意義，是我們的社會發展的烙印。現代社會以科技為核心力量，充分體現了知識經濟時代的特點，這對社會產業結構都起了很大的變化，人們獲取信息資源的方式更多，渠道更廣，覆蓋面積更大，這些改變對于檔案管理工作來說要求也更多了。因此需要進行檔案信息化建設，以滿足不斷膨脹的信息增長需要，這是我們檔案工作者在這個時代的歷史使命。

2.準確把握檔案信息化建設水平促進檔案管理現代化

（1）加快數據準備推進檔案現代化管理進程。在檔案管理基礎工作的各個環節中計算機數據的準備工作是一個大工程尤其是對于那些建館時間較長的綜合性檔案館來講由于館藏案卷多著錄工作不僅量大而且復雜如果沒有一整套規范化和科學化的工作程序與方法會使計算機因數據準備不足而無法使用甚至直接影響檔案管理工作現代化的進展速度。在著錄工作中只要掌握了以下重點便基本可以取得著錄工作“多”、“快”、“好”兼而有之的效果。

（2）用法律來規范檔案工作，用科技來發展檔案事業。首先，黨和政府作為檔案事業的監督管理者，要以檔案法制化來進行檔案工作的管理，并且以檔案管理服務工作為中心開展工作，引入現代先進設備和技術來進行檔案工作的輔助任務。其次，檔案部門要完善現有的服務內容，并且不斷的去開發新的服務項目，提高服務水平和服務范圍，為檔案事業的發展提供有利條件，以服務為基礎，做好檔案事業發展的基礎工作。第三，擴大檔案信息資源收集范圍，與其他檔案部門和，實現信息資源的共享，以擴大檔案信息類型和內容的覆蓋。這些基礎工作都是為檔案事業的發展夯實基礎，通過幾年幾十年的努力來為檔案事業的將來提供條件和資本，伴隨社會和人民經濟的發展，人們對信息資源的需要程度越來越高，我們必須及早的為將來做好準備，以滿足日益增加的信息需要。

（3）提高檔案法制建設。首先，進一步完善檔案法律法規體系。以國家檔案法規為支撐，研究制定和完善適應我國經濟和社會發展的地方檔案規章體系。制訂《檔案利用安全與保密辦法》等適應檔案事業發展的政府規章或規范性文件。其次，全面推進檔案依法行政工作。在全國建立權責明確、行為規范、監督有效、保障有力的行政執法體系，市級檔案行政管理部門要建立健全檔案行政執法機構，縣級檔案行政管理部門配備專職檔案行政執法人員。檔案行政執法應做到合法行政、合理行政，程序規范。全面推行檔案行政執法責任制，完善檔案行政執法監督網絡體系，建立公開、公平、公正的評議考核制和錯案責任追究制，對檔案執法人員依法行政情況進行考核。在檔案行政執法檢查，查處檔案違法案件方面要加大力度，擴大檔案行政執法影響。i第三，加強檔案法律法規的學習宣傳。把檔案法規教育納入各級普法教育之中，增強檔案普法宣傳效果，提高檔案社會意識。做到“五五”普法工作，不斷提高社會的檔案意識和檔案法制觀念，鞏固依法治檔的社會基礎，營造適合檔案事業發展的良好社會環境。

（4）加快檔案信息化基礎設施和應用系統建設。首先，建立和完善檔案館局域網，并提高各機關企事業單位檔案室計算機普及率和應用水平。其次，初步建成全國檔案信息網絡，市及部分縣級檔案網絡依托政務網實現館際相互聯。第三，逐步規范和統一檔案管理軟件，確保檔案數字信息“數據規范、標準統一、長期可用”。

篇（9）

1.強化檔案是基礎的觀念。

企業檔案客觀地記錄了本企業的歷史情況，是最可靠、最為直接的信息，是企業各職能部門在經營、生產、管理等活動中直接形成的，而非編造和加工的，是第一手信息。從檔案的本形態來看，它保留著最真實的歷史痕跡，為后人提供了重要的依據。就說文書檔案在按件裝訂、分類、編號、編目、裝盒排架等基礎工作中，每一份批示單、正本、附件、發文稿、有關人員修改的手稿等等都是構成元素的原貌，是最基礎的，也是最重要的，同時也是后人的參照物。這些檔案收集的工作是企業生產、經營、科研等活動中的真實記錄，是企業信息產業的組成部分，相當于樹的“根”，房屋的“地基”，在現代化企業管理的過程中起到至關重要的助推作用。正因為檔案是根基、是參照物，這更要求管理者要有很強的管理意識和責任感。只有這樣才能保證資料的原始性，以及復核的準確性和查證的正確性。嚴格按照《檔案法》的相關規定執行，根據國家檔案局的相關管理辦法及其他有關檔案管理工作的規定，結合企業實際進行歸檔工作。檔案管理是現代化企業的管理基礎工作的重要組成部分，是促進企業各項事業科學發展和維護企業及職工根本利益的一項十分重要的工作。

2.強化檔案是企業資產的觀念。

在現代化企業中，無論是文書檔案、科技檔案還是專門檔案，都是全體成員從事生產、經營、管理等活動的勞動累積和智慧結晶，是企業發展歷程中的真實憑據。日積月累的檔案一旦丟失，后期就會動用許多人力、物力、財力去尋找或補救相關事宜。從經濟觀的角度來看，這些時間成本和經濟成本都是非常重要的，所以檔案是企業的財富、是非常重要的資產。只有認識到這點，我們才會更認真的去收集、整理、保護、利用這些資產，才會用心做好檔案管理工作。

3.強化檔案在現代企業建設中具有唯一性的觀念。

企業檔案真實地記錄著企業從事生產經營管理、科技創新和企業文化建設的全部情況，映證了企業成長的歷程。企業檔案從企業的創建開始產生，通過真實的記錄、收集（有缺陷的盡快修訂），耐心的整理，精心的鑒別、安全的保存，才達到有效的利用。這些是獨一無二的，唯一性的原始記錄為今天的企業建設起到更好的憑證支撐和信息支撐作用。假如不收集、不整理、不防火、不防盜、不防潮、不保密等，任其流失在市場中，那企業的損失是無法估測的，又何談建設、發展？

4.強化檔案具有實用效益的觀念。

每份檔案都是有價值的，只有精心整理好檔案資源，才能更好地利用。只有認真的“收”、科學的“管”才能有效的“用”。曾經有人說檔案是真金白銀，我覺得很有道理，因為從中查找的某一個數據可以為企業節約很多資金，減少很多不必要的環節……因為它的存在，就避免再投資大量的時間和資金等，無形中高效的參與了企業新的建設，其實用性更體現其經濟效益。

二、體制創新，才能適應現代企業的高速發展

只有對企業檔案管理工作的機構、制度和機制更新才能適應現代企業的發展。

1.擴大企業檔案工作內涵深化外延。

企業要發展，檔案工作就的調整思路，加快步伐跟上節奏。檔案資源的建設和整合工作需要開拓新思路。必須加快落實最新的國家檔案局10號令，明確歸檔范圍和期限，以及對照片、光盤等實物的歸檔……爭取達到與時俱進，在實體整合的基礎上向信息整合轉變。整合不同的資源、資料、信息等等，采用現代化的管理手段，使檔案能靈活的、高效的利用。

2.制定完善企業檔案管理制度、創新機制。

企業要發展，就需要建立和完善適合本企業的檔案管理制度。集中保管檔案，明確管理職責。制定檔案工作流程，使其操作規范和安全。有了相關的制度的規范和約束，才能健康而有序的發展。明確檔案管理的職能部門和管理人員，制定企業文件材料歸檔的基本要求、歸檔范圍、歸檔期限、歸檔時間等，并依據制度對其他部門進行指導和監督，以達到對檔案目錄匯集和使用調控。充分調動大家的工作積極性，這樣有利于提高職工的檔案責任意識和義務意識，確保檔案的完整、準確和安全。促使辦公有序化、以便于文件材料的形成、積累、管理、歸檔良性運行，才能給企業創造最大的經濟效益。

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doi：10.3969/j.issn.1673-0194.2015.18.137

[中圖分類號]G270.7 [文獻標識碼]A [文章編號]1673-0194（2015）18-0-01

1 創新檔案管理的重要性

1.1 創新檔案管理是信息化時代檔案管理工作的要求

在信息化時代，計算機程序與網頁管理相結合，建立起電子文件自動上傳程序，檔案資料實現了自動歸檔，使檔案管理工作更加高效快捷，減少人力及物力資源的浪費，也方便檔案的查找。

1.2 創新檔案管理是信息化時代人們在線工作與學習的要求

在信息化時代，檔案管理工作也要結合現代信息系統與網絡技術，使人們能及時地獲取知識，查詢檔案資料。創新檔案管理方法不僅可以提高檔案管理工作的效率，也可以提高檔案服務質量。同時，采用數據庫對相關文件進行整理和分類，可以使資料的檢索和篩選更加方便快捷。創新檔案管理有利于滿足人們在線工作和學習的要求。

2 信息化時代檔案管理工作創新的內容

2.1 管理機制的全面性創新

創新管理機制是信息化對檔案管理工作提出的首要要求，相關工作人員必須掌握檔案管理工作的基本要求與方針，檔案管理部門必須提出規范性的檔案管理與監管方式，克服傳統管理方式的弊端，建立起全面協調的互動機制。

2.2 理論與模式的服務性創新

理論對實踐具有指導作用，因此，在全面創新檔案管理機制的同時，也要廣泛應用現代科技，加強對檔案管理理論的研究，不斷創新檔案管理模式，用創新的理論指導實踐，促進檔案管理工作有效開展。

2.3 管理技術平臺的創新

積極建設檔案管理網絡，建設現代技術創新管理技術平臺，提供一個開放式與交互性并存的檔案服務平臺，簡化工作流程，真正實現資源共享。

3 檔案管理存在的問題

3.1 軟件通用性低

軟件通用性低主要表現在兩方面。首先，由于經費不足，大部分檔案機構的計算機沒有統一型號，管理軟件間的銜接存在問題；其次，就信息化發展總趨勢來說，一些檔案管理系統不符合辦公自動化及檔案一體化的需要，檔案資料無法順利共享，阻礙檔案信息管理工作的發展。

3.2 工作缺乏規范性、標準性

目前的檔案信息系統建設層次不一，降低管理工作的開發性、共享性及規范性，不能滿足資料共享的需要。此外，由于檔案管理還未形成完整的信息化管理制度，檔案管理流程沒有按標準制度進行，導致檔案管理工作具有一定的盲目性。

3.3 保密性和安全性低

電子化管理雖然方便快捷，但存在易被更改和損害的缺點。一些不法分子甚至會入侵管理系統，刪除或竊取原始資料，造成檔案資料泄露。

3.4 管理人員素質水平低

信息時代下，檔案管理人員不僅要具備專業的檔案資料管理知識，還要順應時展，具備一定的信息素質。但目前，具備這兩種素質的復合人才十分有限，某些檔案管理人員無法適應計算機與網絡的工作環境，降低檔案管理的有效性。

4 創新檔案管理的策略

4.1 確保檔案資源共享

由于我國檔案資料管理標準化不一致，在管理檔案時，軟件使用比較混亂，各部門的檔案資料沒有做到互通，導致檔案資源無法順利共享。因此，檔案管理人員要規范檔案管理的范圍及內容，對各環節進行標準化管理，建立起信息資源共享的良好渠道。

4.2 變革管理體制

檔案管理系統存在檔案使用不便及管理力度不足等問題，這主要是由管理系統建設分散和軟硬件選取不一致等原因造成的。因此，相關管理人員要對檔案資料進行統一管理，建立規范的軟硬件選擇標準，確保信息能自動、統一地納入系統化管理中。

4.3 創新數據庫

檔案信息管理系統只有依靠數據庫才能加快由紙質檔案到電子檔案的過渡，而作為檔案信息管理的基礎，數據庫的發展也是一項長期的工程。因此，應遵循由低級向高級過渡的原則，明確各個環節的目標，同時還要協調好信息技術與檔案管理的合作，使目錄庫與綜合數據庫相結合，建立起一個網絡分布式、開放式的數據庫，提高檔案管理的效率和質量。

4.4 提高管理人員素質

首先，檔案管理人員要具備較高的職業道德及高度的責任心與職業素養，要熱愛自己的職業，及時發現工作中出現的問題并及時有效地解決，恪盡職守，緊跟時展的步伐。檔案管理人員還要具備集體主義精神，當個人利益與集體利益發生沖突時，要堅決維護集體的利益。其次，檔案管理人員要加強自身知識儲備，明確職業需求，不斷完善自己的專業知識儲備，培養自身的信息素質。在現代檔案管理中，檔案管理人員還要綜合分析和加工獲取的信息，使之滿足社會需求。最后，檔案管理人員要富有創新思維，學會獨立思考。獨立思考可以使檔案管理人員主動參與到管理工作中去，還能培養其創新思維。

5 結 語