電子檔案的概念匯總十篇
時間：2023-06-14 16:19:57
序論：好文章的創作是一個不斷探索和完善的過程，我們為您推薦十篇電子檔案的概念范例，希望它們能助您一臂之力，提升您的閱讀品質，帶來更深刻的閱讀感受。
篇（1）
(一)認同電子文件虛擬屬性
1.電子文件虛擬屬性的提出
對于電子文件虛擬屬性的提出背景，丁海斌教授有如下論述：“關于電子文件的‘虛擬’屬性，國外檔案學者提出得稍早一些，具有代表性的是D?比爾曼先生，他在第十三屆國際檔案大會上發表的《虛擬檔案》一文，被中國檔案界常常提起。從現有資料看，國外在這一問題上爭論并不很多。這種情況與國內圖書館界比較相似，國內圖書館界在虛擬圖書館的提法上也較少爭論，但我國檔案界關于這一問題的爭論比較多。原因是什么呢?出現這種差異的原因可能有很多，主要的原因是他們在實踐上已經比我們先行一步，在實踐中已經完全接受了虛擬的空間形態?！?/p>
在1996年召開的第十三屆國際檔案大會上，美國(檔案與博物信息)雜志編輯D?比爾曼作的報告《虛擬檔案》，提出了與物理檔案(Physical archive)和實態檔案庫(Physical repositories of archives)相對應的虛擬檔案(館)(VirtualArchives)的概念。虛擬和檔案這兩個詞開始越來越多得聯系在一起被人們提及。需要注意的是：D?比爾曼的報告中提到的虛擬是英文“Virtual”，其為計算機領域的詞匯。隨著學術界對檔案“虛擬”屬性的逐步深入得研究，“虛擬”已不再是簡單的計算機領域的詞匯。
2.電子文件虛擬屬性的論述
認同電子文件虛擬屬性的代表還有劉家真教授。劉家真教授認為：“虛擬(virtual)是指一種概念性的感覺或效應，這是非實際的事物。虛擬檔案是用來區別于一些客觀存在的檔案實體，虛擬檔案將實體檔案信息以字節、比特方式表示并使之在電腦網絡上流動，只有引入正確的軟件，硬件與足夠的背景細節，這些字節與比特方可隨機定位到用戶所在的網絡終端，以可被人腦理解的文字、數字、圖象、圖表、符號等，顯示出用戶所需求的檔案實體的真實信息?！?。
丁海斌教授在有關文章中對電子文件的虛擬性進行了哲學性質的討論，充分肯定了“虛擬”的積極意義，并提出：“檔案學界應對電子文檔的虛擬性進行深入研究，以迎接行將到來的檔案管理中的數字化世界?！薄?/p>
雖然檔案界的學者對電子文件“虛擬”的認識程度和表述不盡相同，但都一致認同：電子文件“虛擬”是一種全新的概念，它符合文件與檔案的屬性，并進一步提升了文件與檔案的境界，是檔案界學術理論與時俱進的表現。
表一是認同電子文件虛擬屬性的代表者及體現其觀點的論著列表。由表中可以看到，隨著近年來計算機技術和網絡技術的廣泛普及，檔案界逐漸接受了電子文件“虛擬”這一屬性。
(二)反對電子文件虛擬屬性
本世紀初期，檔案界較多的學者認為：“虛擬”不能作為電子文件的一個屬性，因為其與檔案的物質性和原始性相抵觸。這一觀點的代表者及其觀點主要表現在以下論著中：
麻新純先生指出：“電子是一種運動著的物質，人眼雖不能直接看到它，但它確實具有物理的形態。而電子文件的形成和再現過程是先將聲音、圖象、數據、文字等信息轉換為電信號記錄在硬盤、軟盤和光盤上，再現閱讀時又將電信號轉換成可視、可聽的信息。這一過程是一個電子運動的過程，這個過程所形成的電子文件是實實在在的物質形態，而非“虛態”虛擬。由此得出電子文件不是“虛擬文件”的結論，這一結論在20世紀末一經提出就被大量得引用在檔案界關于電子文件虛擬屬性的論著中。
二、我的認識
通過上文對兩種“對立”觀點的闡述和研究，我發現他們產生分歧的根源在于“虛擬”這一概念的混淆不清，爭論的雙方討論的對象是“虛擬”一詞的不同釋義，討論的對象不同當然得出的結論也不盡相同。
‘持反對觀點的學者認為“虛擬”是《辭海》中的解釋：不符合或不一定符合事實的、假設的、虛構的。在他們看來，這樣理解下的“虛擬”與電子文件的原始性和物質性大相徑庭，完全不可能成為電子文件的一個屬性。
持認同觀點的學者沒有拘泥于語義學的片面的解釋，而是聯系實踐和社會的發展為“虛擬”賦予了新的含義。劉家真教授為“虛擬”下的定義是：“虛擬(Virtual)是指一種概念性的感覺或效應，這是非實際的事物?！?。丁海斌教授把“虛擬”定義為：“虛擬是人類意識及其創造物(外顯)的存在形態與表現方式、實踐方式。它是我們表現自己的內心世界和自然界的一切所知所見的工具。它也是我們將意識應用于實踐、進行創造的工具。”。
下面我從“虛擬”這一概念人手，探討電子文件的虛擬屬性。
(一)虛擬的概念
變化是絕對的，不變是相對的，哲學告訴我們要以發展的眼光看問題。同樣我們應該以發展的眼光認識“虛擬”這一概念，不能膠柱鼓瑟。近幾年來隨著計算機技術和網絡技術的廣泛普及，許多詞語在我們熟悉的意思之上被賦予了新的含義。例如，“山寨”這個詞，我們熟知的含義是：在山中險要處設有防守的柵欄的據點，而現在它被我們賦予了“仿造”的新含義。這就告訴我們，“客觀形勢發展了，主觀認識也應跟著發展。認識新形勢中的新矛盾與新聯結。”。
在《辭?！分?，“虛擬”的解釋是：不符合或不一定符合事實的、假設的、虛構的。這一釋義只是虛擬的語義學解釋，更傾向于應用在計算機網絡領域，例如今天我們經常提及的“虛擬社區”、“虛擬商店”，在這里虛擬是一個抽象的概念，與真實相對。然而在我們檔案界所涉及的虛擬則與之截然不同?！疤摂M，是人對世界、對象、活動、意義等的人化形式的構建，這些人化形式主要是語言、符號、規則、數字等?！?。讓我們回到上古時期，那個時候語言、文字、數字還沒有發明，人們向他人表達自己的思想(主觀意識)是困難的。這時為了表述頭腦中的思想(主觀意識)，人們假設某一特定圖形、聲音來代表頭腦中試圖表達的事物，并把這一假設規定下來成為一個范圍內的共識，這樣被假設的圖形、聲音和要表述的主觀意識之間就形成了一對一的關系固定下來，也就形成了最初的文字和語言。打個比方來說，我們的祖先想表達“山”這個事物，他們假設用“”來表示它，并把這一假設告知一定范圍的人，這一范圍的人都應用這一假設。這時最初的文字就產生了，而這樣一個“意識一假設一共識一文字(符號)”的過程就是上述“虛擬”，也正是虛擬的不同于語義學的哲學層面的含義。
從更深層次上講，“意識是人腦對外部客觀存在的反映，但這種反映不是客
觀對象直接進入人腦，只是客觀對象在人腦中的觀念映象，因而它是虛擬的。這種虛擬不是一種單一的反映形式，而是各種反映形式的總和。這種虛擬首先是通過感覺、知覺、表象等感性的反映形式獲得對客觀現實的感性經驗，然后通過概念、判斷、推理等理性的反映形式，形成思想、觀念、理論、計劃、方案等等，反映事物的本質與規律。這種反映是能動的虛擬?！薄?/p>
據此，我把“虛擬”定義為：人類意識及其外在表現和實現它們的過程。
(二)電子文件的存在形式
在論述電子文件的載體之前首先要明確電子檔案的概念。電子文件的定義有很多，本文采用的是：“以數字代碼形態存在，通過電子計算機系統進行信息記錄、傳輸、存儲和利用的文件?！薄?/p>
《電子文件歸檔與管理規范GB／T18894―2002》中電子文件的定義是：“指在數字設備及環境中生成，以數碼形式存儲于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計算機等數字設備閱讀、處理，并可在通信網絡上傳送的文件。”其中提到的磁帶、磁盤、光盤等是電子文件的存儲載體，并非我正探尋的電子文件的存在形式。在紙質檔案時代，文件、檔案以紙張的形式存在。那么，電子文件的存在形式是什么呢?
把電子文件和紙質檔案作對比分析：紙質檔案的信息載體是文字、圖形、數字等符號；電子文件的信息載體除了文字、圖形、數字等符號外還包括視頻、圖像、語音等。紙質檔案要保存在檔案袋、檔案夾、檔案盒等里面；電子文件要保存在磁帶、磁盤、光盤等里面。紙質檔案要從檔案袋、檔案夾、檔案盒等里面取出查閱時需要一定的方式―手工拆封，取出檔案；電子文件要從磁帶、磁盤、光盤等里面讀取查閱時也需要一定的方式
計算機系統。
在上面的比較中，存放電子文件的磁帶、磁盤、光盤等和紙質檔案的檔案袋、檔案夾、檔案盒等對應，那誰來和紙質檔案的紙張對應呢?我認為是電子文件的數字代碼。電子文件的數字代碼能夠運載各種信息載體收集、歸檔、整理、保管，并在整個過程中和信息載體(文字、圖形、數字、視頻、圖像、語音等)不可分離，是信息載體承載信息、傳遞信息的必要介質。
故而，我認為電子文件的存在形式是數字代碼，磁帶、磁盤、光盤等是存放電子文件數字代碼的容器――存儲載體。
(三)電子文件之完全虛擬
篇（2）
1 引言
電子文件的大量形成及其管理需要，極大地沖擊了傳統檔案學的理論基礎與管理實踐，無論是作為一種獨立的管理領域，或者是作為檔案管理的前端延伸，世界各國都基本形成了比較明確的電子文件管理機制、體制，開發和制定了相關的應用系統、標準規范與解決方案。然而，縱觀電子文件管理的理論研究，我們又驚奇地發現，盡管二十多年來人們對電子文件認識不斷深化，管理內容在不斷擴展，但在電子文件及電子文件管理領域中，名詞術語普遍存在概念模糊、隨意性大、使用混亂等不規范、不統一的現象，甚至由此引發“語言缺陷”，嚴重影響了電子文件管理理論研究、實踐發展和國際化交流。特別是涉及的電子文件管理理論研究與實踐廣泛應用的三個核心概念：即電子文件、電子文件管理、電子文件管理系統，似乎都沒有一個統一的名稱或者概念解析。2012年，我們承擔并完成的國家電子文件管理部際聯席會議辦公室課題――《電子文件管理術語規范》 ，在中外有關資料的分析和有關專家的建議基礎上，對于這三個核心概念作一個探討，以明確其概念的內涵，以及概念關系。
2 關于“電子文件”概念
中外關于電子文件的用語及解釋比較復雜。二十多年來，電子文件有多種稱謂，類似有“機讀文件”、“數字文件”，也有“數字文檔”、“電子文檔”、“計算機文檔”等似是而非的同類名稱。個中關系我們且不深究，單就電子文件（Electronic record），目前，中外相關標準規范、術語表、論著中的定義表述不一。
其中，國內的主要類型列舉如下：
（1）電子文件是指在數字設備及環境中生成，以數碼形式存儲于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計算機等數字設備閱讀、處理，并可在通信網絡上傳送的文件。[1]
（2）電子文件是國家機構、社會組織或個人在履行其法定職責或處理事務過程中，通過計算機等電子設備形成、辦理、傳輸和存儲的各種形式的信息記錄。[2]
（3）電子文件是指機關、團體、企事業單位以及其他組織或個人，通過計算機等電子設備形成、辦理、傳輸和存儲的文字、圖表、圖像、音頻、視頻等不同形式的信息記錄。[3]
（4）電子文件是以代碼形式記錄于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計算機系統存取并可在通信網絡上傳輸的文件。[4]
而國際組織和美、澳兩國的代表性定義列舉如下：
（1）電子文件也稱“數字文件”，它是用電子設備傳遞和維護并具備以下特征的文件：
i）結構：電子文件和附件或其他相關文檔任何鏈接的格式。
ii）內容：在電子文件的結構中傳遞交易證據的信息。
iii）背景：記錄來源的信息，（這些信息）與電子文件的交易相關，包括創建者、日期、安全性和訪問、語言、處置、格式等；背景通常分布在結構和內容中。[5]
（2）電子文件是在自動化系統中已被捕獲和固定以實現存儲和操作的數據或信息，要求使用這個系統呈現這些數據或信息能被人們所理解。[6]
（3）電子文件是用電子設備創建或維護的文件，包括模擬格式（另見數字文件）。[7]
（4）電子文件是：i） （RM）以僅電腦能處理的形式被記錄并滿足生效的“文件”定義的任何信息。ii） （IT）通常用于一般描述計算機系統的電子文件，不管它們是文件或非文件狀態。[8]
以上定義，就可以看作對于電子文件這一概念進行定義的某一形式，但如果中外綜合比較，兩者之間還是有比較大的差別，國際組織和美、澳兩國，比較強調電子文件本身的形式特征與技術特征。而我國有關定義，尤其是規范（包括近兩個規范的征求意見稿）中的定義表達，相對而言，比較注重與檔案管理相一致的特征認識。事實上，從我國電子文件管理體制確定之后，我國檔案部門就重新啟用“電子檔案”一詞，就意味著電子文件一詞的理解，需要和電子檔案一詞關聯起來理解了，如同以往處理“文件”與“檔案”的關系一樣。鑒于我國的電子文件管理核心概念解釋，首先要立足于我國電子文件管理的實踐進展，尊重現實情況，在本文研究中，我們認為，電子文件歸檔與管理規范（GB/T18894-2002）、電子檔案管理基本術語（征求意見稿）、電子文件元數據基本集（征求意見稿），具備規范的基本要求，因而，就實際規范的制定而言，這三種定義表達，可以作為電子文件的定義基礎。同時，比較起來看，電子文件歸檔與管理規范（GB/T18894-2002）的電子文件定義，強調的是電子文件形成的技術環境，這跟國際檔案理事會與發達國家的電子文件認識相一致；而后兩者強調的是電子文件的形成主體與形成環境，這跟我國檔案管理標準規范銜接比較好。
因而，本文關于電子文件的定義，綜合考慮，作以下表達：
“電子文件是機關、團體、企事業單位以及其他組織或個人在履行其法定職責或處理事務過程中，利用計算機等電子設備形成、辦理、存儲和利用，并可通過通信網絡進行交換和傳輸的各種形式的信息記錄?！?/p>
這一定義的內涵如下：
第一，電子文件的形成主體是機關、團體、企事業單位、其他組織或個人（“國家機構、社會組織或個人”、“機關、團體、企事業單位以及其他組織或個人”兩類表述，后者可能更加明確一些）。
第二，電子文件是在各主體履行其法定職責或處理事務過程中形成的。
第三，揭示電子文件的技術屬性是：利用計算機等電子設備形成、辦理、存儲和利用，并要以通過通信網絡進行交換和傳輸。
第四，揭示電子文件的形式多樣性，包括文本、圖形、圖像、數據庫、視頻、音頻等形式的電子信息。
3 關于“電子文件管理”概念
電子文件管理，目前國內沒有明確定義，相關國家的術語規范也沒有將其作為獨立術語，但一般術語規范中有“電子文件”和“文件管理”詞條。對于電子文件管理進行解釋，比較權威的有國際ARMA協會2006年和2007對此進行的解釋：
（1）是根據文件管理原理和方法，運用計算機設備和軟件對信息系統中的電子文件和非電子文件進行的電子化管理。[9]
（2）A.文件管理原則在電子文件中的應用。B.使用電子系統來應用文件管理原則的文件管理。[10]
仔細分析一下，發現以上這兩種解釋都不適合我國的電子文件管理的實踐。我國電子文件管理，盡管沒有概念解釋，但廣泛接受了電子文件管理的全程管理原則。我國電子文件管理的研究者認為，電子文件管理，首先應該是覆蓋電子文件整個運動過程的，如同我們在理論上強調的，電子文件管理，需要覆蓋全流程、全類型、全業務一樣。因而，在本文中，我們認為，“電子文件管理”采用以下解釋比較合適：
“電子文件管理是指對電子文件生命周期整個過程進行有效且系統控制的管理活動。”
在這個定義表述中，需要突出兩點理解：
一是突出電子文件生命周期的完整性，并將這一特點作為電子文件管理的基礎，并將電子文件生命周期的詞條，置于電子文件管理之前，指出電子文件生命周期有一個整體過程，即“電子文件從形成、辦理到最終處置（銷毀或永久保存）的全過程”。
二是注重電子文件的全程管理的特點，即對于整個運動過程實施有效且系統的控制。
這個概念的定義基礎，有以下兩個方面：
一是基于電子文件整體運動的理解。電子文件整體運動可以有兩種理論解釋：一種是文件生命周期理論，另一種是文件連續體模式。兩種理論解釋都能夠反映出電子文件運動的一般規律，前者的優勢在于理論說明簡練、跟傳統的文件與檔案管理模式銜接性較好，并且，可以比較清楚地劃分電子文件管理基本流程與主要環節（電子文件運動有形成、辦理、交換、傳輸、歸檔、移交、保管、利用、處置等環節），但難以解釋電子文件某些特殊運動現象；后者的優勢在于更好地說明電子文件多因素、跨時空運動的特點，但是對于實踐部門來說，理解這種復雜和抽象的概念比較困難。
在本文中，我們認為，采用電子文件生命周期理論的解釋，將三個運動階段與對應的管理系統EDMS、ERMS、TDR，作相對應的層次說明，這比較適合國際電子文件管理的運動階段劃分，也適合我國的電子文件管理與檔案管理實踐。
二是基于我國電子文件管理法規文件的理解。在《電子文件管理暫行辦法》中，把電子文件的運動劃分為形成和辦理、歸檔與移交、保管與利用等基本階段，我們在此基礎上，加上交換、傳輸、處置三個環節。
在本文研究中，我們把電子文件管理運動階段、管理系統、管理需求作以下層次關系表示（見圖1）：
這一圖示，能夠揭示出電子文件全程管理的特點，同時比較明確地說明了電子文件從形成到檔案館永久保管所涉及的管理機構、管理系統及功能需求。
4 關于“電子文件管理系統”的系列概念
電子文件管理系統，需要跟“電子文件管理”一詞的理解密切關聯起來。從圖1中，我們可以看到，電子文件有著全程管理的需求，但由于我國電子文件管理體制與檔案管理體制同時存在，因而，我們還需要區分歸檔前的電子文件、歸檔后的電子文件、進館后的電子文件在概念運用上的不同，而之所以用不同的概念，是因為這三個階段的電子文件管理，有著不同的管理需要。可見，電子文件管理系統，實際是需要區分三個階段，因而，也獲得三個名稱。在本文，我們將其稱為“電子文件處理系統”（“Electronic Records Processing System”），“電子文件歸檔管理系統”（“Filing Electronic Records Management System”），“可信數字倉儲”（“TDR――Trusted Digital Repository”）。
由于電子文件的形成、辦理、傳輸與交換等環節，是在現行機關的辦公室自動化系統、業務系統中完成，因而，這一階段的電子文件管理系統，和辦理完畢或者歸檔后的電子文件管理系統，是有本質區別的。前者在國外一般稱為“EDMS”（“Electronic Document Management System”），后者一般稱為“ERMS”（“Electronic Records Management System”）。我國實踐中，也存在類似情況，也需要把這兩者運用的系統區分開來，因而，在本文中，前者稱為電子文件處理系統，跟EDMS相對應；而后者稱為電子文件歸檔管理系統，跟ERMS相對應。
4.1 電子文件處理系統的釋義。鑒于與EDMS相對應，對于電子文件處理系統的解釋，可以借鑒國外EDMS的定義。國外EDMS的定義主要有如下幾類：
（1）用以支持創建、使用和維護電子文檔的自動化系統，其目的是提高組織的工作流程。這些系統不一定整合了文件管理功能，文檔可能有情報價值而非證據價值（如文檔可能不是文件）。[11]
（2）由軟件、硬件、策略和流程組成的系統，可以自動實現電子文件的起草、組織、追蹤和分發。（注：EDMS軟件包括版本控制和簽入/簽出功能）[12]
（3）使用自動化的技術、根據既定的政策和程序，恰當地分配、使用、存儲、檢索、保護和保留以數字格式存儲的信息的軟件應用。[13]
在本文中，根據我國的實際情況與實際需要，我們對于電子文件處理系統的釋義，作如下表述：
“機關、企事業單位用于形成、辦理、交換與傳輸電子文件的計算機信息系統，注重電子文件的業務流傳、版本固定與現行效力，包括辦公自動化系統和各種業務系統。這相對于國外的EDMS（Electronic Document Management System）?！?/p>
4.2 電子文件歸檔管理系統的釋義。電子文件歸檔管理系統的解釋，可以借鑒ERMS的定義，國內外ERMS有以下幾種釋義：
（1）基于局域網絡和信息數據庫而運行的計算機管理系統，它能夠對電子文件的錄入、校對、審核以及數字化加工等流程進行管理，可以實現從檔案紙質化管理向數字化管理的轉變。[14]
（2）為了滿足業務對電子文件管理需要而設計的系統，用以捕獲、保存、提供獲取業務處理過程中產生的有證據價值的文件的功能。電子文件管理系統包括：檔案工作者和文件使用者；授權政策、責任分配、權力授予、程序和做法；政策聲明、程序手冊、用戶指南和其他用以批準和頒發政策的文件、程序和做法；文件本身；控制和記錄的專門資料和文件系統；軟件、硬件、其他設備、必要工具等。[15]
（3）用以管理電子文件創建、使用、維護和處置的自動化系統，其目的是提供業務活動的證據。這些系統維持適當的結構信息（元數據）和文件之間的聯系，以支持它們的證據價值。[16]
（4）由軟件、硬件、策略和流程組成的系統，不考慮載體形式如何，自動起草、組織、追蹤和分發文件的系統。（注：電子文件管理軟件包括保管表和處置）[17]
在本文中，根據我國的實際情況與實際需要，我們對于電子文件歸檔管理系統的釋義，作如下表述：
“為了滿足機關、企事業單位對歸檔電子文件管理需要而設計的計算機信息系統，用以捕獲、保存、維護、提供獲取業務處理過程中產生的有證據價值的文件的功能。這相對于國外的ERMS（Electronic Records Management System）。”
4.3 可信數字倉儲的釋義。鑒于中外都將進館后的文件（電子文件）視作檔案，在檔案館階段注重電子文件的長期有效保存與利用，是一種國際共識，因而，“可信數字倉儲”一詞，中外基本上可以統一起來。為此，可以對其作如此的概念解釋：
可信數字倉儲是負責數字資源長期、可靠的管理以及維護的系統，它按照普遍接受的協議和標準設計并運行，具有切實可行的政策和實施方案，并且有持續穩定的財政支持和規范的評價機制，能夠對數字資源提供者和用戶長期負責，其使命和目標是長久地為用戶提供可靠的數字資源訪問服務，如，數字檔案館。
5 結束語
電子文件的內涵，電子文件管理的邊界，電子文件管理系統的功能要求，在我國都會因需要處理電子文件歸檔前后的關系，而有不同的觀點和聲音。這一點，跟國外相比，可能我們因此更需要共識，事實上，這也是電子文件管理術語規范注重國際接軌還是注重國情需要的艱難選擇。在本文中，我們更多考慮的是我國電子文件管理實踐的需要，也同時兼顧到國際接軌。本文由此提出的核心概念的探討，希望引起更多專家學者的注意，以期有更多的討論與交流。
注①：2011年12月下達由浙江省委辦公廳承擔，浙江大學、浙江省檔案局、杭州市檔案局、浙江省工商管理局信息中心合作完成。本課題研究，得到國家電子文件管理部際聯席會議辦公室任守信副主任、姚思遠處長，國家檔案局技術部蔡學美副主任，中國人民大學趙國俊教授、安小米教授、王健教授、劉越男副教授、張寧副教授，安徽省檔案局黃玉明副局長，蘇州大學張照余教授等專家教授的指導。
注②：參考中國人民大學，電子文件管理百科?！癟DR 是負責數字資源長期、可靠的管理以及維護的系統， 它按照普遍接受的協議和標準設計并運行， 具有切實可行的政策和實施方案，并且有持續穩定的財政支持和規范的評價機制， 能夠對數字資源提供者和用戶長期負責， 其使命和目標是長久地為用戶提供可靠的數字資源訪問服務?！?/p>
參考文獻：
[1]電子文件歸檔與管理規范（GB/T18894-2002）.
[2]國家檔案局.電子檔案管理基本術語.（征求意見稿）.
[3]國家檔案局.電子文件元數據基本集.（征求意見稿）.
[4]馮惠玲.電子文件管理教程. [M].北京：中國人民大學出版社 2001：1.
[5]聯合國文檔管理部（ARMS）. Glossary of Recordkeeping Terms.
[6][13]美國（SAA）.A Glossary of Archival and Records Terminology.
[7][11][16]澳大利亞（NAA）.Digital Recordkeeping Guidelines for Creating， Managing and Preserving Digital Records.
[8]（美國密蘇里州）Missouri Secretary of state. the Glossary for Missouri Electronic Records Education and Training Initiative.
[9] ANSI/AIIM/ARMA TR48-2006. Technical Report. Framework for Integration of Electronic Document Management Systems and Electronic Records Management Systems， Lenexas： ARMA International.
[10]ARMA International Standards Development Committee. Glossary of Records and Information Management Terms， 3rded， U.S，ARMA International， April 2007.
[12][17]ARMA Glossary of Records and Information - Management Terms. 3rd Edition.
篇（3）
（一）檔案學基礎理論
檔案學基礎理論研究，是理論檔案學的核心，也是應用檔案學研究的前提和基礎。本方向研究檔案與檔案管理（事業）中的基礎性、宏觀性、前沿性的理論問題，主要包括：檔案這一社會事物的內涵、外延及檔案的價值、特點，檔案工作和檔案事業管理，檔案學科體系的內容、結構，檔案管理基本理論等。
（二）電子文件管理
本研究方向旨在面對電子文件的出現在文件與檔案管理、司法認同、技術支持方面引發的一系列前所未有的挑戰而開展全方位的理論探討和創新研究。主要研究電子文件概念、種類和特點，電子文件管理原則、模式和標準，電子文件管理流程、方法和技術，以及電子文件的利用等。
（三）企業檔案管理
本研究方向在研究企業經營管理活動的基礎上，以企業檔案管理、科技檔案管理和知識管理為研究對象。著重探討和研究在社會主義市場經濟條件下的企業檔案管理、信息管理、知識管理的原則、模式、方法與技術，并為企業提供適用的檔案管理、信息管理和知識管理解決方案。
（四）歷史檔案與史學研究
檔案學與歷史學有著十分密切的關系。本研究方向主要研究歷史檔案的種類、分布、價值及其管理理論和方法，并在此基礎上進行相關的史學研究。
（五）檔案保護技術
檔案保護技術是檔案學專業的一個重要的研究方向。本方向研究的內容主要包括：檔案載體及記錄材料結構、成分、性質及耐久性；環境條件對檔案載體耐久性的影響；有害生物對檔案載體耐久性的影響及防治；檔案修復技術；現代信息安全性研究。
那么,就一般意義講,什么是衡量檔案學熱點問題的標準呢我認為基本的標準包括以下幾種.
第一,近年來相對比較集中探討的檔案學前沿性理論和實踐問題.學術研究是有規律可循的.每門科學的建設和發展都有其自身的內在矛盾規律.這種矛盾規律往往是通過一些前沿性的理論問題和實踐問題表現出來的.比如,我國進入21世紀以后,檔案學研究的前沿性問題之一就是電子文件問題.這是因為我國的檔案工作對象發生了較大的變化,電子文件大量出現,且因其具有許多不同于以往傳統形態檔案的特點,傳統檔案學管理理論已經無法合理地解釋和說明這種新的檔案現象,更無法科學地回答它所提出的各種具有挑戰性的管理理論和實踐問題.正是由于理論和實踐之間的這種矛盾的存在,才引發了越來越多的人關注這方面的研究,并將大量的外國檔案學的相關成果介紹進來,同時結合我國的國情,進行整理,吸收,改造和發展.
第二,對新世紀檔案學術研究具有一定導向性與前瞻性的理論問題.
第三,具有一定公眾關注度的實踐和理論問題.
二,檔案學熱點問題舉要
(一)與電子文件管理有關的基礎理論問題
1.電子文件的"真實性","完整性","原始性"維護問題.兩種重要管理理論的研究——電子文件全程管理理論和文件連續體模型理論.可參見《檔案學》2003第二期,傅榮校,周林女的"電子文件管理中的熱點理論問題研究類舉".對這兩種理論,我國檔案界目前只是停留在介紹階段,深入的研究尚未開展.
2.前端控制理論.與這種理論相關的研究課題有許多.如:
(1)檔案管理的前端控制思想;
(2)檔案鑒定中的前端控制;
(3)檔案集中過程中的前端控制;
(4)檔案保護的前端控制;
(5)檔案編目的前端控制;
(6)檔案利用的前端控制;
(7)在文件生命周期中檔案工作者的干預時機的選擇;
(8)電子政務建設中文檔前端控制思想的應用;
(9)電子文件管理與紙質文件管理中前端控制思想的比較等.
3.來源原則問題.來源原則所強調的"來源共同性",在電子文件的管理過程中,受到了質疑.有的學者認為:"源于各種不同結構組織體的數據的產生,改變了單一來源的概念.電子計算機信息系統已經超越了傳統的組織機構的界限,而來源原則和尊重全宗原則恰恰是由這個界限所決定的."特里·庫克認為:"電子時代檔案來源的概念需要重新考慮,醞釀和定義,它不僅指文件的形成機關,更包括其形成目的,形成活動,過程,處理程序和職能范圍等."檔案人員的關注點從"實體來源",轉變為"變動,臨時,甚至''''虛擬''''的機構中文件形成者的職能和業務活動為重點的概念來源."庫克的"概念來源",實際上指的是文件的形成過程及背景,即文件是誰,在什么條件下,運用哪些數據,為了什么目的,采用了何種結構形成的等方面的信息.那么在我國目前的情況下,究竟應當如何對待這種新的觀念,難道我們也必須以"概念來源"的新來源觀取代"機構或實體"來源觀嗎
4.電子文件的特點問題.如"信息與載體可分離性"問題.劉東斌,劉偉的"電子文件具有信息與載體可分離性嗎"對人們普遍認可的電子文件的"信息與載體可分離性"的觀點,提出質疑.他們認為:"這一觀點與事實大相徑庭,完全不符合事實.不僅電子文件的信息與載體不可分離,事實上與載體分離的信息根本就不會存在."
5.電子文件的元數據問題.戴維·比爾曼最早將元數據的概念引入檔案學,并將文件和元數據形象地比作信函的內容與信封,文件是元數據封裝起來的對象,元數據加上文件內容就構成了有證據作用的文件.元數據具有維護電子文件原始性,真實性和憑證性的作用.但是,目前人們對元數據的理解不同,主要觀點包括:
(1)元數據是關于文件的背景信息和結構的數據,是有關電子文件的技術性信息.[ICA]
(2)元數據是關于電子文件背景的描述信息.[澳大利亞]
(3)元數據是關于文件和文件集合的背景及其相互關系的結構化描述和編目數據.[英國]
(4)元數據是指構成電子文件數據的數據,例如格式信息,字型,字體,數據詞典,數據庫描述,邏輯和物理模型,系統平臺和軟件資料等一切與生成和恢復電子文件有關的數據,具有隱含性.[中國]
(5)元數據是"由電子文件系統自動記錄的關于文件形成時間,地點,人員,活動,文件系統,結構及內容等方面的具體數據."[中國]
6.數字檔案館的建設與發展問題.
7.電子政務條件下的文檔一體化管理問題.
8.電子文件的運動周期的劃分問題.
(二)檔案學傳統熱點——持續性和發展性的理性思考
1.文件與檔案的關系問題."轉化"關系的探討."半現行文件"概念的爭論.
2.檔案本質和本質屬性的紛爭."歷史的原始記錄"說,"保存備查性"等.
3.檔案概念的拓展問題.檔案概念的外延的擴大與縮小爭論.何嘉蓀是"擴大外延"說的代表,主張把"收發文登記"宣布為"歸檔","把全部現行文件都宣布為檔案".黃存勛認為:"可以借鑒美國等國家檔案界的意見,延伸文件的前檔案階段,以''''進館''''作為文件轉化為檔案的標志.換言之,應該縮小檔案概念外延,僅將保存在檔案館的或已進入永久保存階段的文件視為檔案."
4."實物檔案","口述檔案"概念之爭.
5.文件生命周期理論是否適用于我國的理論之爭.有人認為:"該理論對我國并不適用."因為"我國沒有半現行文件這一概念",也沒有"文件中心".有的則認為,該理論是現代檔案學發展的重要里程碑,是構建文件與檔案學的重要理論基石,是我國檔案事業發展與變革的重要路標與指南之一.
6.文件中心在我國建設與發展之爭論.有的認為它的建立會增加機構和資源浪費,而且同我國的文件與檔案管理理論不適應.有的則將它視為我國檔案機構改革和發展的方向.有的認為我國已經有了比較完整的檔案室體系,根本沒有必要改掉后從新建立一套文件中心體系.有的則認為兩者都是中間過渡性文檔管理機構,可以在不同的情況下并存.
7.文件中心的建設與模式選擇,運作方式問題.
8.電子網絡條件下,文件中心的發展命運問題.
9.文件運動的"回流"問題之爭.吳品才提出之后受到一些同志的挑戰.焦點在于"文件運動是否應與文件的實體形態聯系在一起討論".
10.檔案價值理論的爭論.主要涉及檔案價值的實質及檔案價值概念的表述問題,特別是"勞動價值問題".
11.檔案管理體制的變革問題.
12.檔案工作原則與規則的關系問題.
13.檔案種類劃分問題.
14.虛擬利用方式與傳統利用方式的關系.
15.館藏建設中的"官方文化"現象的變革.
16.確保電子文檔信息長期的真實性,完整性和可利用性的戰略問題.
17.信息時代,使檔案成為可供大眾利用的,最為廣泛的信息資源的問題.
18.檔案學理論和實踐的關系.理論是高于實踐還是實踐高于理論的問題始終在我們的檔案學研究中困擾著我們.一些同志往往以某種做法不符合"檔案學理論"為由,排斥實踐中出現的新觀點,新做法;而不是自覺地檢討相關檔案學理論是不是還能夠具有指導實踐,解決新矛盾,新問題的品格.還有的同志以違背"馬列主義"為由,片面地抵制或消極對待外國的文化思想和先進的文檔管理理念.有的同志以制造辭藻的形式,打造出所謂的理論,讓人們不知所云.例如,有的同志提出信息管理的"多源性,多媒體性,多語義性,多價值性,多時空性,多尺度性,多維性,多類別,多變量和多應用主題……",一口氣列舉了十個"多",不知這種所謂的新理念對實際工作有何指導意義
(三)檔案學自身的基礎理論問題
1.檔案學研究對象的表述問題.
2.檔案學的學科性質問題.
3.檔案學與文書學的關系問題.
4.檔案學的研究方法問題.如"二律背反","形而上"等提法問題.
5.現代管理理論對檔案學研究的影響.
(四)檔案管理信息化問題
1.檔案網絡建設中的信息管理問題.
2.文檔信息化服務中的技術因素與非技術性因素問題.
3.文檔信息化與文檔有效管理問題.
4.文檔核心信息資源的開發利用問題.
5.網上檔案信息的法律地位問題.
6.檔案信息網絡安全問題.
7.檔案信息化建設的核心問題.資源建設:檔案目錄數據庫和部分開放文檔的全文數據庫建設問題;電子文檔信息資源的組織問題.
8.數字化檔案信息資源的管理和維護問題.效益與成本問題.
9.檔案管理信息化時代,檔案工作者的角色轉變問題.
(五)檔案實體管理應用理論研究中的熱點及難點
1.關于保管期限粗分與細分之爭.其中最具代表性的是"兩分法"(進館,不進館)和"三分法"(永,長,短)之爭.有的主張與文件生命周期聯系,在分階段多次鑒定的基礎上,考慮保管期限的劃分問題,每次以兩分為主,在同一檔次內部再細分.例如,歸檔前鑒定主要區分歸檔與不歸檔,進館前鑒定主要區分進館與不進館,檔案館定期鑒定主要區分銷毀與繼續保存.在歸檔,進館和繼續保存等檔次內部,再根據有關檔案的實際情況靈活掌握,考慮是否再細分具體的保管年限.同一保管年限的檔案,還可按重要程度進一步細分.檔案館檔案開放前的鑒定,在區分開放與控制使用的同時,還可結合復查原定保管期限.
2.關于保管期限的標時與否的爭論.
3.關于檔案鑒定方法的爭論.直接鑒定法受到一定的挑戰.另外,職能鑒定法與內容鑒定法的研究,以及對"宏觀鑒定戰略","文獻鑒定戰略"的質疑等.對"宏觀職能鑒定理論"的質疑,代表性的觀點包括:"宏觀職能鑒定理論的立論基礎尚不嚴密,且未提供切實有效的職能分析方法";"宏觀職能鑒定理論的理論實質有悖于現有的基礎理論","宏觀職能鑒定論實質上正是以''''實體價值論''''(即檔案價值是獨立于主體之外而存在的,它隨檔案的產生而產生,不論人們利用與否都是客觀存在的)作為其檔案價值觀的.以這種片面的檔案價值觀為理論實質的宏觀職能鑒定論顯然存在著重大的理論缺陷.宏觀職能鑒定論僅從第一價值的角度出發來判定文件價值的大小,并未慮及文件的第二價值,這樣就明顯違背了雙重價值論."對鑒定過程的實質問題:鑒定的過程是賦予文件價值的過程嗎如何處理好職能鑒定與內容鑒定的關系檔案鑒定是否存在"國家模式"和"社會模式"呢即使不是完善的鑒定決定或鑒定程序,也要優于文件的自生自滅嗎
4.電子文件的集中與捕獲問題.
5.電子文件的集中管理問題與分布式管理控制問題.
6.歸檔制度的建立與完善問題.
7.檔案實體分類方案的編制與應用問題.
8.檔案分類的客觀性與一級類目分類標準的確定問題.
9.成套性與客體全宗問題.
10.實體分類與信息分類問題.
11.傳統著錄與電子文件著錄的區別問題.
12.信息社會中檔案編研工作的特點問題.
(六)檔案信息管理應用理論研究熱點
1.公民權利與現行文件公開,保密問題.
2.開展現行文件利用服務過程中,檔案部門的角色定位問題.
3.知識管理與檔案信息利用服務工作的關系問題.
4.現行文件利用服務中心的建設與發展實踐對傳統檔案管理理論的挑戰
(七)檔案史學研究方面熱點問題
1.檔案的起源問題.
2."檔案"的辭源問題.
3."信息","文件","公文"的辭源問題.
4.甲骨檔案中的"貞人"問題.
5.甲骨檔案的內容結構問題.
6.文書檔案連鎖法的重新評價問題.
7.20世紀30年代和40年代我國檔案學理論研究的主要歷史成就問題.
8.簡牘檔案的發現及其史料價值問題.
9.建國前我國檔案教育的成就與歷史教訓.
(八)專門檔案管理領域的熱點問題
1.專門檔案的定義問題.姚軍認為:"專門檔案就是指人們在社會和自然活動中某些專門領域形成的,用較為系統的,成熟的專門管理方法進行管理的,或某些特殊形式,載體的檔案的總稱."
2.專門檔案的種類劃分問題."依據專門檔案的派生和分離情況為原則,將目前各種專門檔案歸入文書檔案范疇專門檔案,科技檔案范疇專門檔案和特殊載體專門檔案三大類."
3.人事檔案管理問題.
(1)現行人事檔案管理弊端:分散多頭管理.
(2)建立國家人事檔案中心問題.
(3)擅自建檔,造檔問題.
(4)擅自扣檔問題.
(5)擅自棄檔問題.
(九)檔案管理制度建設,標準建設方面的熱點問題.
1.《歸檔文件整理規則》的討論.內容涉及取消立卷"是否有助于保持文件之間有機聯系"規則推薦的聯合分類法中的分類標準問題
2.《文書檔案保管期限表》的討論.
篇（4）
一、現行文件和檔案管理分別應用計算機技術階段
現行文件應用計算機技術源于企業管理信息系統（MIS的建立，什么是MIS，解釋不一。雖然各自的文字表述不盡相同，但有兩點內涵是共同的，即其一，管理信息系統的建立是依托于企業管理職能系統，并為之服務。它一般都先從會計核算電算化開始，應用商品化的會計軟件管理帳務、應收和應付帳款及固定資產核算。在會計核算電算化的基礎上完成財務管理電算化，運用計算機輔助完成財務分析和編制財務計劃。隨后，把計算機技術擴展到采購、銷售、庫存及人事管理。運用計算機實現財務管理及這些管理在數據上的一體化處理，極大地提高了企業管理的效率。最后，再把計算機技術運用于生產管理，實現生產計劃編制和生產指揮調度的計算機化①；其二，管理信息系統的職能主要是對正在形成的現行信息進行收集、加工及處理。
現行文件應用計算機技術是現代企業加強各項管理所需要的，是企業管理運用計算機技術的直接體現和必然結果。
檔案管理應用計算機技術主要是用于檔案整編、檢索、統計及借閱等業務職能。主要包括：其一，用計算機編制檔案檢索工具。以著錄項目組成檔案機讀目錄數據庫，然后按不同的要求，利用庫內數據自動編制案卷目錄、專題目錄、分類目錄等；其二，用計算機進行檔案檢索。按照檔案著錄項目中所標識的內容特征和形式特征，檢索出符合不同利用者要求的檔案目錄及其原件；其三，用計算機對檔案管理中形成的各種數據或情況，包括入庫與出庫數量、庫存空間占有率，檔案調閱、歸還等進行登記與統計。
總之，在計算機技術應用于企業管理之初，現行文件和檔案是各自分別運用計算機技術解決原由手工操作的各項文件管理工作。
二、現行文件和檔案管理綜合應用計算機技術階段
由于現行文件和檔案管理是具有承繼聯系的密不可分的兩個階段，所以任何一階段應用計算機技術不僅會對另一階段的工作帶來影響，而且其系統功能的發揮也受制于另一階段的工作狀況。因此，為了實現現行文件和檔案管理不同階段文獻信息資源的共享和交換，減少數據的重復輸入，規范各系統的數據接口，就需要加強現行文件和檔案管理綜合應用計算機技術的研究，開發文檔管理一體化系統軟件。目前，一些企業已經自行開發或購買了文檔管理一體化系統軟件，進行現行文件和檔案管理的綜合化管理。
第二階段不同于第一階段的特點和難點在于，現行文件和檔案自動化管理子系統之間的接口?，F在各企業應用的文檔管理一體化系統軟件在其結構設計和功能上不盡相同。
不管企業應用的現行文件和檔案計算機管理系統軟件的結構與功能有怎樣的差異，但它們基本上都是遵循現行文件和檔案手工管理的程序和方法。計算機技術的應用僅是使原有手工管理更加規范化、系統化及效率化，并未對現行文件和檔案管理基本理論產生根本影響。
三、電子文件階段
電子文件這一概念的出現是近10年的事。1996年12月，國家科委在北京召開了全國CAD應用工程工作會議，會上宋健主任指示：這件工作要請國家技術監督局和國家檔案局參加。國家檔案局很重視電子文件的管理問題。1996年9月成立了“電子文件管理、歸檔研究領導小組”。②1998年1月9日，王剛同志在全國檔案局長館長會議的講話上也指出：要在1997年研究制訂的《計算機輔助設計電子文件應用光盤存儲、歸檔及管理要求》試行稿國家標準的基礎上，在35個企事業單位進行試點，為實現我國電子文件管理規范化和現代化探索辦法和積累經驗。③1998年8月11日－13日，國家檔案局檔案科學技術研究所召開了電子文件管理研究專家研討會。該會的中心議題是對《電子文件歸檔及電子檔案管理概論》和《辦公自動化電子文件歸檔及電子檔案管理方法》、《CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求》兩個標準的征求意見稿進行修改、補充及完善。④1998年8月18日－20日，在五洲工程設計研究院中國兵器工業第五設計研究院召開了CAD電子文件應用光盤存儲技術宣講演示會。⑤1998年8月23日，國家檔案局科學技術研究所和外事辦又聯合承辦了“電子文件歸檔管理國際學術研討會”。可見，有關電子文件及其管理問題的研究與應用正在緊鑼密鼓地進行。
關于什么是電子文件，美國聯邦管理法規對其解釋為“電子文件包括數字的、圖形的及文本的信息。它可以記錄在計算機能夠閱讀的任何一種介質上，并且符合文件的定義?！雹迖H檔案理事會電子文件委員會的定義為“電子文件是一種通過數字電腦進行操作、傳輸或處理的文件。⑦我國《CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求》GB／T17678－1999把電子文件解釋為能被計算機系統識別、處理，按一定格式存儲在磁帶、磁盤或光盤等介質上，并可在網絡上傳送的數字代碼序列。為了全面、準確地把握電子文件的概念，不妨從與其最臨近的概念——機讀文件入手。
機讀文件僅指計算機識別的文件最早產生于本世紀40－50年代。這一概念經過近半個世紀的發展演變，至90年代逐漸被電子文件所代之。從機讀文件到電子文件不僅僅是概念叫法的變化，而是標志著計算機技術應用于文件管理的不同發展階段。弄清這兩個階段的差異，有助于深入認識電子文件的形成和管理特點。兩者的主要區別在于以下四方面：
其一，生成環境。機讀文件中的關鍵詞是“機讀”，即“能夠由計算機輸入裝置讀出的”文件。⑧所謂“讀”包括兩層含義：第一，通常指信息從一個存儲區讀到另一個存儲區；第二，從某一形式的記錄媒體，如磁帶讀出信息。⑨可見，復制和識別是機讀文件的主要特點。在這一階段，計算機讀出的文件不是由計算機制成的，它源于紙質文件的輸入。與機讀文件不同，電子文件則包括在計算機上直接生成的文件。它是企業管理和科技開發信息化的產物，是研究和應用CIMS的必然結果。
其二，管理模式。機讀文件的管理模式是模擬現行文件和檔案手工管理的程序與方法，因此對原有現行文件和檔案管理體系的影響是非本質性的。而電子文件的管理模式不是建立在獨立的現行文件和檔案的管理體系基礎上，它是建立在管理手段與現代信息技術的高度結合的基礎上。它要按照現代企業管理、科技開發及生產的要求重組管理體系，根據電子文件形成和作用的特點劃分管理程序與方法。
其三，存在形式。機讀文件的存在形式一般為磁帶、磁盤及光盤等有形介質。而電子文件的存在形式則不僅包括有形介質，還可以是網絡上傳遞的代碼序列。
篇（5）
一、現行文件和檔案管理分別應用計算機技術階段
現行文件應用計算機技術源于企業管理信息系統（MIS的建立，什么是MIS，解釋不一。雖然各自的文字表述不盡相同，但有兩點內涵是共同的，即其一，管理信息系統的建立是依托于企業管理職能系統，并為之服務。它一般都先從會計核算電算化開始，應用商品化的會計軟件管理帳務、應收和應付帳款及固定資產核算。在會計核算電算化的基礎上完成財務管理電算化，運用計算機輔助完成財務分析和編制財務計劃。隨后，把計算機技術擴展到采購、銷售、庫存及人事管理。運用計算機實現財務管理及這些管理在數據上的一體化處理，極大地提高了企業管理的效率。最后，再把計算機技術運用于生產管理，實現生產計劃編制和生產指揮調度的計算機化①；其二，管理信息系統的職能主要是對正在形成的現行信息進行收集、加工及處理。
現行文件應用計算機技術是現代企業加強各項管理所需要的，是企業管理運用計算機技術的直接體現和必然結果。
檔案管理應用計算機技術主要是用于檔案整編、檢索、統計及借閱等業務職能。主要包括：其一，用計算機編制檔案檢索工具。以著錄項目組成檔案機讀目錄數據庫，然后按不同的要求，利用庫內數據自動編制案卷目錄、專題目錄、分類目錄等；其二，用計算機進行檔案檢索。按照檔案著錄項目中所標識的內容特征和形式特征，檢索出符合不同利用者要求的檔案目錄及其原件；其三，用計算機對檔案管理中形成的各種數據或情況，包括入庫與出庫數量、庫存空間占有率，檔案調閱、歸還等進行登記與統計。
總之，在計算機技術應用于企業管理之初，現行文件和檔案是各自分別運用計算機技術解決原由手工操作的各項文件管理工作。
二、現行文件和檔案管理綜合應用計算機技術階段
由于現行文件和檔案管理是具有承繼聯系的密不可分的兩個階段，所以任何一階段應用計算機技術不僅會對另一階段的工作帶來影響，而且其系統功能的發揮也受制于另一階段的工作狀況。因此，為了實現現行文件和檔案管理不同階段文獻信息資源的共享和交換，減少數據的重復輸入，規范各系統的數據接口，就需要加強現行文件和檔案管理綜合應用計算機技術的研究，開發文檔管理一體化系統軟件。目前，一些企業已經自行開發或購買了文檔管理一體化系統軟件，進行現行文件和檔案管理的綜合化管理。
第二階段不同于第一階段的特點和難點在于，現行文件和檔案自動化管理子系統之間的接口?，F在各企業應用的文檔管理一體化系統軟件在其結構設計和功能上不盡相同。
不管企業應用的現行文件和檔案計算機管理系統軟件的結構與功能有怎樣的差異，但它們基本上都是遵循現行文件和檔案手工管理的程序和方法。計算機技術的應用僅是使原有手工管理更加規范化、系統化及效率化，并未對現行文件和檔案管理基本理論產生根本影響。
三、電子文件階段
電子文件這一概念的出現是近10年的事。1996年12月，國家科委在北京召開了全國CAD應用工程工作會議，會上宋健主任指示：這件工作要請國家技術監督局和國家檔案局參加。國家檔案局很重視電子文件的管理問題。1996年9月成立了“電子文件管理、歸檔研究領導小組”。②1998年1月9日，王剛同志在全國檔案局長館長會議的講話上也指出：要在1997年研究制訂的《計算機輔助設計電子文件應用光盤存儲、歸檔及管理要求》試行稿國家標準的基礎上，在35個企事業單位進行試點，為實現我國電子文件管理規范化和現代化探索辦法和積累經驗。③1998年8月11日－13日，國家檔案局檔案科學技術研究所召開了電子文件管理研究專家研討會。該會的中心議題是對《電子文件歸檔及電子檔案管理概論》和《辦公自動化電子文件歸檔及電子檔案管理方法》、《CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求》兩個標準的征求意見稿進行修改、補充及完善。④1998年8月18日－20日，在五洲工程設計研究院中國兵器工業第五設計研究院召開了CAD電子文件應用光盤存儲技術宣講演示會。⑤1998年8月23日，國家檔案局科學技術研究所和外事辦又聯合承辦了“電子文件歸檔管理國際學術研討會”?？梢姡嘘P電子文件及其管理問題的研究與應用正在緊鑼密鼓地進行。
關于什么是電子文件，美國聯邦管理法規對其解釋為“電子文件包括數字的、圖形的及文本的信息。它可以記錄在計算機能夠閱讀的任何一種介質上，并且符合文件的定義?！雹迖H檔案理事會電子文件委員會的定義為“電子文件是一種通過數字電腦進行操作、傳輸或處理的文件。⑦我國《CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求》GB／T17678－1999把電子文件解釋為能被計算機系統識別、處理，按一定格式存儲在磁帶、磁盤或光盤等介質上，并可在網絡上傳送的數字代碼序列。為了全面、準確地把握電子文件的概念，不妨從與其最臨近的概念——機讀文件入手。
機讀文件僅指計算機識別的文件最早產生于本世紀40－50年代。這一概念經過近半個世紀的發展演變，至90年代逐漸被電子文件所代之。從機讀文件到電子文件不僅僅是概念叫法的變化，而是標志著計算機技術應用于文件管理的不同發展階段。弄清這兩個階段的差異，有助于深入認識電子文件的形成和管理特點。兩者的主要區別在于以下四方面：
其一，存在形式。機讀文件的存在形式一般為磁帶、磁盤及光盤等有形介質。而電子文件的存在形式則不僅包括有形介質，還可以是網絡上傳遞的代碼序列。
其二，管理模式。機讀文件的管理模式是模擬現行文件和檔案手工管理的程序與方法，因此對原有現行文件和檔案管理體系的影響是非本質性的。而電子文件的管理模式不是建立在獨立的現行文件和檔案的管理體系基礎上，它是建立在管理手段與現代信息技術的高度結合的基礎上。它要按照現代企業管理、科技開發及生產的要求重組管理體系，根據電子文件形成和作用的特點劃分管理程序與方法。
其三，生成環境。機讀文件中的關鍵詞是“機讀”，即“能夠由計算機輸入裝置讀出的”文件。⑧所謂“讀”包括兩層含義：第一，通常指信息從一個存儲區讀到另一個存儲區；第二，從某一形式的記錄媒體，如磁帶讀出信息。⑨可見，復制和識別是機讀文件的主要特點。在這一階段，計算機讀出的文件不是由計算機制成的，它源于紙質文件的輸入。與機讀文件不同，電子文件則包括在計算機上直接生成的文件。它是企業管理和科技開發信息化的產物，是研究和應用CIMS的必然結果。
篇（6）
0引言
“互聯網+”時代已經到來，計算機網絡逐漸滲透到社會的各行各業之中，檔案管理也是現代信息化時代需要進一步拓展的空間。大數據是信息化技術發展到一定程度之后的必然產物。在當今社會中，更多的信息實現了電子化，數字化的發展模式，這樣就給我們查詢相關的信息帶來了更大的方便，我們可以運用手機或者計算機調閱相關的信息，即：信息的大數據時代已經到來?；谶@一背景條件下，檔案管理的價值不僅僅停留在紙面上，更多需要基于計算機電子化、數字化的虛擬網絡之中，實現檔案數據更廣泛的共享。
1大數據對于檔案管理的意義分析
1.1實現檔案管理的高效性
大數據的概念就是基于網絡信息技術，將相關的信息通過網絡進行共享。這樣思想運用到檔案管理之中，可以實現不同檔案管理部門之間的資源共享。在查閱檔案的時候，調閱者可以得到更多全面的信息，相關的數據參考更多。大數據的概念實現了檔案管理的開放性，使得更多的資源可以向調閱者開放，幫助他們更加高效的查閱相關信息。
1.2實現信息的可靠性
由于大數據是將更多的檔案資源進行整合，實現一個龐大的虛擬數據庫。在這一數據庫中，我們可以更多準確地找到自己所需要的資料和信息。在調閱的過程中，檔案資料的真實性有了進一步的保證，我們可以更加放心的信任自己調閱的檔案資料。
1.3強化了自動分析能力
在大數據的理念中，我們還加入了數據分析的環節。更多的大數據在被調閱之后，很多人都是難以有效看完這種檔案資料。這時候我們就需要依靠計算機對其進行有效分析，不斷拓展自動化的分析，由于這種自動分析是計算機事前設計好的，具有一定的科學性，自動分析的結果具有更加可靠的屬性。因此，這種自動分析能力可以幫助我們在大量的檔案數據中得到最為準確、科學的結論。
2提升大數據在檔案管理價值的具體措施
2.1系統開展信息化建設
由于大數據需要基于當前的不同檔案部門之間相互數據共享的基礎上，因此，實現所有部門之間的信息化改造是前提，不斷提升檔案部門標準化的信息技術改造。例如：使用同一個數據庫系統，使得他們在檔案信息電子化改造過程中，最終可以實現相關信息共享。這一點十分關鍵，只要有一個部門信息化系統改造不徹底或者是數據庫系統不一致，都可能造成最終的數據共享的困難和問題。因此，在信息化改造的過程中，所有的部門需要相互協作，加強溝通，頂層部門需要進行信息化系統的統一采購和安裝，同時針對技術人員進行統一的培訓，使得他們充分掌握系統的使用、維護和日常問題處理。在信息系統建立之后，我們需要進行聯調聯試，查找數據共享過程中的問題，最終實現整個系統的完善和優化。
2.2加快紙質檔案的電子化進程
現代的大數據概念是基于網絡計算機的電子化數據信息。然而我們在過去的幾十年中，所有的檔案都是紙質的，為了保存這些珍貴的檔案資料，我們付出了很多的心血和汗水。要想實現檔案的大數據共享，第一步就是需要實現這種珍貴的紙質檔案資料的電子化轉換。將相關的紙質檔案掃描、拍照，形成一系列系統化的電子檔案，這樣才能進一步輸入電腦，實現與網上數據對接。在紙質檔案的電子化進程中，我們需要進一步掌握相關的技術，做好更多的防護措施，盡可能地保證那些珍貴紙質檔案的完整性。
2.3構建檔案信息化管理的統一標準
檔案在進行電子化改造過程中，我們的操作存在很多的不確定性。針對這些不同的選擇，我們需要進一步構建統一化的標準。在進行信息化建設過程中，只有統一標準，最終形成的電子檔案才能在相互比較中具有一定的對等性。具體來說，我們需要規范電子檔案的文件格式，需要具備的基本材料，只有具備這些基本材料，才能構成一個完整的電子檔案數據。同時，我們在檔案的電子化處理過程中，進一步統一處理手段和方式，這樣處理出來的電子檔案才能進一步統一，差異性才能降到最低。
2.4人員的信息化素養提升
信息化技術、大數據理念都是近年來最新的思想。檔案管理人員在日常的工作中只是單地了解過相關概念，對其應用和操作知之甚少。我們需要進一步加大對檔案管理人員的信息化技術素養提升。因為檔案管理需要有人員進行操作，同樣的檔案信息化建設、大數據的建立都是需要人員去實施，所以我們需要對這些操作、實施人員進行信息化技術的培訓。同時我們還需要進一步引入一批專業化的信息人才，他們的進入可以幫助我們實現檔案管理隊伍的優化，進一步幫助在崗人員相互學習和交流。信息化培訓的形式可以多樣化。例如：自學與交流相結合，理論與實踐相結合等都是可行的。培訓的時間可以集中在工作相對輕松的時間段，采用集中和分散教學相結合。
3 結語
檔案管理借助大數據的理念將實現質的飛躍，其高效性、準確性將得到進一步提升。在大數據改造的過程中，檔案管理工作需要注重系統改造的統一性，加快紙質檔案的電子化，構建管理標準，強化管理人員的技術培訓，從而為檔案管理價值的提升奠定基礎。
參考文獻
篇（7）
高?，F行文件和檔案管理應用計算機技術的歷程，不僅記錄著高校現行文件和檔案規范化、系統化管理的軌跡，而且反映著高校經營管理和產品開發信息化的進程。根據計算機技術在高?，F行文件和檔案管理中應用的環節、功能及運作的不同，可以把其劃分為以下三大階段：
1 現行文件和檔案管理分別應用計算機技術階段
現行文件應用計算機技術源于高校管理信息系統(MIS)的建立，什么是MIS，解釋不一。雖然各自的文字表述不盡相同，但有兩點內涵是共同的，即其一，管理信息系統的建立是依托于高校管理職能系統，并為之服務。它一般都先從會計核算電算化開始，應用商品化的會計軟件管理帳務、應收和應付帳款及固定資產核算。在會計核算電算化的基礎上完成財務管理電算化，運用計算機輔助完成財務分析和編制財務計劃。隨后，把計算機技術擴展到采購、銷售、庫存及人事管理。運用計算機實現財務管理及這些管理在數據上的一體化處理，極大地提高了高校管理的效率。最后，再把計算機技術運用于人事檔案管理，實現人事編制和人事檔案調度的計算機化；其二，管理信息系統的職能主要是對正在形成的現行信息進行收集、加工及處理?，F行文件應用計算機技術是現代高校加強各項管理所需要的，是高校管理運用計算機技術的直接體現和必然結果。
檔案管理應用計算機技術主要是用于檔案整編、檢索、統計及借閱等業務職能。主要包括：其一，用計算機編制檔案檢索工具。以著錄項目組成檔案機讀目錄數據庫，然后按不同的要求，利用庫內數據自動編制案卷目錄、專題目錄、分類目錄等；其二，用計算機進行檔案檢索。按照檔案著錄項目中所標識的內容特征和形式特征，檢索出符合不同利用者要求的檔案目錄及其原件；其三，用計算機對檔案管理中形成的各種數據或情況，包括入庫與出庫數量、庫存空間占有率，檔案調閱、歸還等進行登記與統計。
總之，在計算機技術應用于高校管理之初，現行文件和檔案是各自分別運用計算機技術解決原由手工操作的各項文件管理工作。
2 現行文件和檔案管理綜合應用計算機技術階段
2.1由于現行文件和檔案管理是具有承繼聯系的密不可分的兩個階段，所以任何一階段應用計算機技術不僅會對另一階段的工作帶來影響，而且其系統功能的發揮也受制于另一階段的工作狀況。因此，為了實現現行文件和檔案管理不同階段文獻信息資源的共享和交換，減少數據的重復輸入，規范各系統的數據接口，就需要加強現行文件和檔案管理綜合應用計算機技術的研究，開發文檔管理一體化系統軟件。目前，一些高校已經自行開發或購買了文檔管理一體化系統軟件，進行現行文件和檔案管理的綜合化管理。
2.2第二階段不同于第一階段的特點和難點在于現行文件和檔案自動化管理子系統之間的接口?，F在各高校應用的文檔管理一體化系統軟件在其結構設計和功能上不盡相同。不管高校應用的現行文件和檔案計算機管理系統軟件的結構與功能有怎樣的差異，但它們基本上都是遵循現行文件和檔案手工管理的程序和方法。計算機技術的應用僅是使原有手工管理更加規范化、系統化及效率化，并未對現行文件和檔案管理基本理論產生根本影響。
3 電子文件階段
3.1電子文件這一概念的出現是近10年的事。1996年12月，國家科委在北京召開了全國CAD應用工程工作會議，會上宋健主任指示：這件工作要請國家技術監督局和國家檔案局參加。國家檔案局很重視電子文件的管理問題。1996年9月成立了“電子文件管理、歸檔研究領導小組”。1998年1月9日，王剛同志在全國檔案局長館長會議的講話上也指出：要在1997年研究制訂的《計算機輔助設計電子文件應用光盤存儲、歸檔及管理要求》試行稿國家標準的基礎上，在35個企事業單位進行試點，為實現我國電子文件管理規范化和現代化探索辦法和積累經驗。1998年8月11日一13日，國家檔案局檔案科學技術研究所召開了電子文件管理研究專家研討會。該會的中心議題是對《電子文件歸檔及電子檔案管理概論》和《辦公自動化電子文件歸檔及電子檔案管理方法》、《CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求》兩個標準的征求意見稿進行修改、補充及完善。1998年8月18-20日，在五洲工程設計研究院中國兵器工業第五設計研究院召開了CAD電子文件應用光盤存儲技術宣講演示會。1998年8月23日，國家檔案局科學技術研究所和外事辦又聯合承辦了“電子文件歸檔管理國際學術研討會”。可見，有關電子文件及其管理問題的研究與應用正在緊鑼密鼓地進行。
篇（8）
現行文件應用計算機技術源于企業管理信息系統（MIS的建立，什么是MIS，解釋不一。雖然各自的文字表述不盡相同，但有兩點內涵是共同的，即其一，管理信息系統的建立是依托于企業管理職能系統，并為之服務。它一般都先從會計核算電算化開始，應用商品化的會計軟件管理帳務、應收和應付帳款及固定資產核算。在會計核算電算化的基礎上完成財務管理電算化，運用計算機輔助完成財務分析和編制財務計劃。隨后，把計算機技術擴展到采購、銷售、庫存及人事管理。運用計算機實現財務管理及這些管理在數據上的一體化處理，極大地提高了企業管理的效率。最后，再把計算機技術運用于生產管理，實現生產計劃編制和生產指揮調度的計算機化①；其二，管理信息系統的職能主要是對正在形成的現行信息進行收集、加工及處理。
現行文件應用計算機技術是現代企業加強各項管理所需要的，是企業管理運用計算機技術的直接體現和必然結果。
檔案管理應用計算機技術主要是用于檔案整編、檢索、統計及借閱等業務職能。主要包括：其一，用計算機編制檔案檢索工具。以著錄項目組成檔案機讀目錄數據庫，然后按不同的要求，利用庫內數據自動編制案卷目錄、專題目錄、分類目錄等；其二，用計算機進行檔案檢索。按照檔案著錄項目中所標識的內容特征和形式特征，檢索出符合不同利用者要求的檔案目錄及其原件；其三，用計算機對檔案管理中形成的各種數據或情況，包括入庫與出庫數量、庫存空間占有率，檔案調閱、歸還等進行登記與統計。
總之，在計算機技術應用于企業管理之初，現行文件和檔案是各自分別運用計算機技術解決原由手工操作的各項文件管理工作。
二、現行文件和檔案管理綜合應用計算機技術階段
由于現行文件和檔案管理是具有承繼聯系的密不可分的兩個階段，所以任何一階段應用計算機技術不僅會對另一階段的工作帶來影響，而且其系統功能的發揮也受制于另一階段的工作狀況。因此，為了實現現行文件和檔案管理不同階段文獻信息資源的共享和交換，減少數據的重復輸入，規范各系統的數據接口，就需要加強現行文件和檔案管理綜合應用計算機技術的研究，開發文檔管理一體化系統軟件。目前，一些企業已經自行開發或購買了文檔管理一體化系統軟件，進行現行文件和檔案管理的綜合化管理。
第二階段不同于第一階段的特點和難點在于，現行文件和檔案自動化管理子系統之間的接口?，F在各企業應用的文檔管理一體化系統軟件在其結構設計和功能上不盡相同。
不管企業應用的現行文件和檔案計算機管理系統軟件的結構與功能有怎樣的差異，但它們基本上都是遵循現行文件和檔案手工管理的程序和方法。計算機技術的應用僅是使原有手工管理更加規范化、系統化及效率化，并未對現行文件和檔案管理基本理論產生根本影響。
三、電子文件階段
電子文件這一概念的出現是近10年的事。1996年12月，國家科委在北京召開了全國CAD應用工程工作會議，會上宋健主任指示：這件工作要請國家技術監督局和國家檔案局參加。國家檔案局很重視電子文件的管理問題。1996年9月成立了“電子文件管理、歸檔研究領導小組”。②1998年1月9日，王剛同志在全國檔案局長館長會議的講話上也指出：要在1997年研究制訂的《計算機輔助設計電子文件應用光盤存儲、歸檔及管理要求》試行稿國家標準的基礎上，在35個企事業單位進行試點，為實現我國電子文件管理規范化和現代化探索辦法和積累經驗。③1998年8月11日－13日，國家檔案局檔案科學技術研究所召開了電子文件管理研究專家研討會。該會的中心議題是對《電子文件歸檔及電子檔案管理概論》和《辦公自動化電子文件歸檔及電子檔案管理方法》、《CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求》兩個標準的征求意見稿進行修改、補充及完善。④1998年8月18日－20日，在五洲工程設計研究院中國兵器工業第五設計研究院召開了CAD電子文件應用光盤存儲技術宣講演示會。⑤1998年8月23日，國家檔案局科學技術研究所和外事辦又聯合承辦了“電子文件歸檔管理國際學術研討會”?？梢?，有關電子文件及其管理問題的研究與應用正在緊鑼密鼓地進行。
關于什么是電子文件，美國聯邦管理法規對其解釋為“電子文件包括數字的、圖形的及文本的信息。它可以記錄在計算機能夠閱讀的任何一種介質上，并且符合文件的定義?！雹迖H檔案理事會電子文件委員會的定義為“電子文件是一種通過數字電腦進行操作、傳輸或處理的文件。⑦我國《CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求》GB／T17678－1999把電子文件解釋為能被計算機系統識別、處理，按一定格式存儲在磁帶、磁盤或光盤等介質上，并可在網絡上傳送的數字代碼序列。為了全面、準確地把握電子文件的概念，不妨從與其最臨近的概念——機讀文件入手。
機讀文件僅指計算機識別的文件最早產生于本世紀40－50年代。這一概念經過近半個世紀的發展演變，至90年代逐漸被電子文件所代之。從機讀文件到電子文件不僅僅是概念叫法的變化，而是標志著計算機技術應用于文件管理的不同發展階段。弄清這兩個階段的差異，有助于深入認識電子文件的形成和管理特點。兩者的主要區別在于以下四方面：
其一，生成環境。機讀文件中的關鍵詞是“機讀”，即“能夠由計算機輸入裝置讀出的”文件。⑧所謂“讀”包括兩層含義：第一，通常指信息從一個存儲區讀到另一個存儲區；第二，從某一形式的記錄媒體，如磁帶讀出信息。⑨可見，復制和識別是機讀文件的主要特點。在這一階段，計算機讀出的文件不是由計算機制成的，它源于紙質文件的輸入。與機讀文件不同，電子文件則包括在計算機上直接生成的文件。它是企業管理和科技開發信息化的產物，是研究和應用CIMS的必然結果。
其二，管理模式。機讀文件的管理模式是模擬現行文件和檔案手工管理的程序與方法，因此對原有現行文件和檔案管理體系的影響是非本質性的。而電子文件的管理模式不是建立在獨立的現行文件和檔案的管理體系基礎上，它是建立在管理手段與現代信息技術的高度結合的基礎上。它要按照現代企業管理、科技開發及生產的要求重組管理體系，根據電子文件形成和作用的特點劃分管理程序與方法。
其三，存在形式。機讀文件的存在形式一般為磁帶、磁盤及光盤等有形介質。而電子文件的存在形式則不僅包括有形介質，還可以是網絡上傳遞的代碼序列。
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現行文件應用計算機技術源于企業管理信息系統（MIS 的建立，什么是MIS，解釋不一。雖然各自的文字表述不盡相同，但有兩點內涵是共同的，即其一，管理信息系統的建立是依托于企業管理職能系統，并為之服務。它一般都先從會計核算電算化開始，應用商品化的會計軟件管理帳務、應收和應付帳款及固定資產核算。在會計核算電算化的基礎上完成財務管理電算化，運用計算機輔助完成財務分析和編制財務計劃。隨后，把計算機技術擴展到采購、銷售、庫存及人事管理。運用計算機實現財務管理及這些管理在數據上的一體化處理，極大地提高了企業管理的效率。最后，再把計算機技術運用于生產管理，實現生產計劃編制和生產指揮調度的計算機化①；其二，管理信息系統的職能主要是對正在形成的現行信息進行收集、加工及處理。
現行文件應用計算機技術是現代企業加強各項管理所需要的，是企業管理運用計算機技術的直接體現和必然結果。
檔案管理應用計算機技術主要是用于檔案整編、檢索、統計及借閱等業務職能。主要包括：其一，用計算機編制檔案檢索工具。以著錄項目組成檔案機讀目錄數據庫，然后按不同的要求，利用庫內數據自動編制案卷目錄、專題目錄、分類目錄等；其二，用計算機進行檔案檢索。按照檔案著錄項目中所標識的內容特征和形式特征，檢索出符合不同利用者要求的檔案目錄及其原件；其三，用計算機對檔案管理中形成的各種數據或情況，包括入庫與出庫數量、庫存空間占有率，檔案調閱、歸還等進行登記與統計。
總之，在計算機技術應用于企業管理之初，現行文件和檔案是各自分別運用計算機技術解決原由手工操作的各項文件管理工作。
二、現行文件和檔案管理綜合應用計算機技術階段
由于現行文件和檔案管理是具有承繼聯系的密不可分的兩個階段，所以任何一階段應用計算機技術不僅會對另一階段的工作帶來影響，而且其系統功能的發揮也受制于另一階段的工作狀況。因此，為了實現現行文件和檔案管理不同階段文獻信息資源的共享和交換，減少數據的重復輸入，規范各系統的數據接口，就需要加強現行文件和檔案管理綜合應用計算機技術的研究，開發文檔管理一體化系統軟件。目前，一些企業已經自行開發或購買了文檔管理一體化系統軟件，進行現行文件和檔案管理的綜合化管理。
第二階段不同于第一階段的特點和難點在于，現行文件和檔案自動化管理子系統之間的接口?，F在各企業應用的文檔管理一體化系統軟件在其結構設計和功能上不盡相同。
不管企業應用的現行文件和檔案計算機管理系統軟件的結構與功能有怎樣的差異，但它們基本上都是遵循現行文件和檔案手工管理的程序和方法。計算機技術的應用僅是使原有手工管理更加規范化、系統化及效率化，并未對現行文件和檔案管理基本理論產生根本影響。
三、電子文件階段
電子文件這一概念的出現是近10年的事。1996年12月，國家科委在北京召開了全國CAD應用工程工作會議，會上宋健主任指示：這件工作要請國家技術監督局和國家檔案局參加。國家檔案局很重視電子文件的管理問題。1996年9月成立了“電子文件管理、歸檔研究領導小組”。②1998年1月9日，王剛同志在全國檔案局長館長會議的講話上也指出：要在1997年研究制訂的《計算機輔助設計電子文件應用光盤存儲、歸檔及管理要求》?試行稿 國家標準的基礎上，在35個企事業單位進行試點，為實現我國電子文件管理規范化和現代化探索辦法和積累經驗。③1998年8月11日－13日，國家檔案局檔案科學技術研究所召開了電子文件管理研究專家研討會。該會的中心議題是對《電子文件歸檔及電子檔案管理概論》和《辦公自動化電子文件歸檔及電子檔案管理方法》、《CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求》兩個標準的征求意見稿進行修改、補充及完善。④1998年8月18日－20日，在五洲工程設計研究院?中國兵器工業第五設計研究院 召開了CAD電子文件應用光盤存儲技術宣講演示會。⑤1998年8月23日，國家檔案局科學技術研究所和外事辦又聯合承辦了“電子文件歸檔管理國際學術研討會”?？梢?，有關電子文件及其管理問題的研究與應用正在緊鑼密鼓地進行。關于什么是電子文件，美國聯邦管理法規對其解釋為“電子文件包括數字的、圖形的及文本的信息。它可以記錄在計算機能夠閱讀的任何一種介質上，并且符合文件的定義。”⑥國際檔案理事會電子文件委員會的定義為“電子文件是一種通過數字電腦進行操作、傳輸或處理的文件。⑦我國《CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求》?GB／T17678－1999 把電子文件解釋為能被計算機系統識別、處理，按一定格式存儲在磁帶、磁盤或光盤等介質上，并可在網絡上傳送的數字代碼序列。為了全面、準確地把握電子文件的概念，不妨從與其最臨近的概念——機讀文件入手。
機讀文件?僅指計算機識別的文件 最早產生于本世紀40－50年代。這一概念經過近半個世紀的發展演變，至90年代逐漸被電子文件所代之。從機讀文件到電子文件不僅僅是概念叫法的變化，而是標志著計算機技術應用于文件管理的不同發展階段。弄清這兩個階段的差異，有助于深入認識電子文件的形成和管理特點。兩者的主要區別在于以下四方面：
其一，生成環境。機讀文件中的關鍵詞是“機讀”，即“能夠由計算機輸入裝置讀出的”文件。⑧所謂“讀”包括兩層含義：第一，通常指信息從一個存儲區讀到另一個存儲區；第二，從某一形式的記錄媒體，如磁帶讀出信息。⑨可見，復制和識別是機讀文件的主要特點。在這一階段，計算機讀出的文件不是由計算機制成的，它源于紙質文件的輸入。與機讀文件不同，電子文件則包括在計算機上直接生成的文件。它是企業管理和科技開發信息化的產物，是研究和應用CIMS的必然結果。
其二，管理模式。機讀文件的管理模式是模擬現行文件和檔案手工管理的程序與方法，因此對原有現行文件和檔案管理體系的影響是非本質性的。而電子文件的管理模式不是建立在獨立的現行文件和檔案的管理體系基礎上，它是建立在管理手段與現代信息技術的高度結合的基礎上。它要按照現代企業管理、科技開發及生產的要求重組管理體系，根據電子文件形成和作用的特點劃分管理程序與方法。
其三，存在形式。機讀文件的存在形式一般為磁帶、磁盤及光盤等有形介質。而電子文件的存在形式則不僅包括有形介質，還可以是網絡上傳遞的代碼序列。
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現行文件應用計算機技術源于企業管理信息系統（MIS的建立，什么是MIS，解釋不一。雖然各自的文字表述不盡相同，但有兩點內涵是共同的，即其一，管理信息系統的建立是依托于企業管理職能系統，并為之服務。它一般都先從會計核算電算化開始，應用商品化的會計軟件管理帳務、應收和應付帳款及固定資產核算。在會計核算電算化的基礎上完成財務管理電算化，運用計算機輔助完成財務分析和編制財務計劃。隨后，把計算機技術擴展到采購、銷售、庫存及人事管理。運用計算機實現財務管理及這些管理在數據上的一體化處理，極大地提高了企業管理的效率。最后，再把計算機技術運用于生產管理，實現生產計劃編制和生產指揮調度的計算機化①；其二，管理信息系統的職能主要是對正在形成的現行信息進行收集、加工及處理。
現行文件應用計算機技術是現代企業加強各項管理所需要的，是企業管理運用計算機技術的直接體現和必然結果。
檔案管理應用計算機技術主要是用于檔案整編、檢索、統計及借閱等業務職能。主要包括：其一，用計算機編制檔案檢索工具。以著錄項目組成檔案機讀目錄數據庫，然后按不同的要求，利用庫內數據自動編制案卷目錄、專題目錄、分類目錄等；其二，用計算機進行檔案檢索。按照檔案著錄項目中所標識的內容特征和形式特征，檢索出符合不同利用者要求的檔案目錄及其原件；其三，用計算機對檔案管理中形成的各種數據或情況，包括入庫與出庫數量、庫存空間占有率，檔案調閱、歸還等進行登記與統計。
總之，在計算機技術應用于企業管理之初，現行文件和檔案是各自分別運用計算機技術解決原由手工操作的各項文件管理工作。
二、現行文件和檔案管理綜合應用計算機技術階段
由于現行文件和檔案管理是具有承繼聯系的密不可分的兩個階段，所以任何一階段應用計算機技術不僅會對另一階段的工作帶來影響，而且其系統功能的發揮也受制于另一階段的工作狀況。因此，為了實現現行文件和檔案管理不同階段文獻信息資源的共享和交換，減少數據的重復輸入，規范各系統的數據接口，就需要加強現行文件和檔案管理綜合應用計算機技術的研究，開發文檔管理一體化系統軟件。目前，一些企業已經自行開發或購買了文檔管理一體化系統軟件，進行現行文件和檔案管理的綜合化管理。
第二階段不同于第一階段的特點和難點在于，現行文件和檔案自動化管理子系統之間的接口?，F在各企業應用的文檔管理一體化系統軟件在其結構設計和功能上不盡相同。
不管企業應用的現行文件和檔案計算機管理系統軟件的結構與功能有怎樣的差異，但它們基本上都是遵循現行文件和檔案手工管理的程序和方法。計算機技術的應用僅是使原有手工管理更加規范化、系統化及效率化，并未對現行文件和檔案管理基本理論產生根本影響。
三、電子文件階段
電子文件這一概念的出現是近10年的事。1996年12月，國家科委在北京召開了全國CAD應用工程工作會議，會上宋健主任指示：這件工作要請國家技術監督局和國家檔案局參加。國家檔案局很重視電子文件的管理問題。1996年9月成立了“電子文件管理、歸檔研究領導小組”。②1998年1月9日，王剛同志在全國檔案局長館長會議的講話上也指出：要在1997年研究制訂的《計算機輔助設計電子文件應用光盤存儲、歸檔及管理要求》試行稿國家標準的基礎上，在35個企事業單位進行試點，為實現我國電子文件管理規范化和現代化探索辦法和積累經驗。③1998年8月11日－13日，國家檔案局檔案科學技術研究所召開了電子文件管理研究專家研討會。該會的中心議題是對《電子文件歸檔及電子檔案管理概論》和《辦公自動化電子文件歸檔及電子檔案管理方法》、《CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求》兩個標準的征求意見稿進行修改、補充及完善。④1998年8月18日－20日，在五洲工程設計研究院中國兵器工業第五設計研究院召開了CAD電子文件應用光盤存儲技術宣講演示會。⑤1998年8月23日，國家檔案局科學技術研究所和外事辦又聯合承辦了“電子文件歸檔管理國際學術研討會”?？梢?，有關電子文件及其管理問題的研究與應用正在緊鑼密鼓地進行。
關于什么是電子文件，美國聯邦管理法規對其解釋為“電子文件包括數字的、圖形的及文本的信息。它可以記錄在計算機能夠閱讀的任何一種介質上，并且符合文件的定義?！雹迖H檔案理事會電子文件委員會的定義為“電子文件是一種通過數字電腦進行操作、傳輸或處理的文件。⑦我國《CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求》GB／T17678－1999把電子文件解釋為能被計算機系統識別、處理，按一定格式存儲在磁帶、磁盤或光盤等介質上，并可在網絡上傳送的數字代碼序列。為了全面、準確地把握電子文件的概念，不妨從與其最臨近的概念——機讀文件入手。
機讀文件僅指計算機識別的文件最早產生于本世紀40－50年代。這一概念經過近半個世紀的發展演變，至90年代逐漸被電子文件所代之。從機讀文件到電子文件不僅僅是概念叫法的變化，而是標志著計算機技術應用于文件管理的不同發展階段。弄清這兩個階段的差異，有助于深入認識電子文件的形成和管理特點。兩者的主要區別在于以下四方面：
其一，生成環境。機讀文件中的關鍵詞是“機讀”，即“能夠由計算機輸入裝置讀出的”文件。⑧所謂“讀”包括兩層含義：第一，通常指信息從一個存儲區讀到另一個存儲區；第二，從某一形式的記錄媒體，如磁帶讀出信息。⑨可見，復制和識別是機讀文件的主要特點。在這一階段，計算機讀出的文件不是由計算機制成的，它源于紙質文件的輸入。與機讀文件不同，電子文件則包括在計算機上直接生成的文件。它是企業管理和科技開發信息化的產物，是研究和應用CIMS的必然結果。
其二，管理模式。機讀文件的管理模式是模擬現行文件和檔案手工管理的程序與方法，因此對原有現行文件和檔案管理體系的影響是非本質性的。而電子文件的管理模式不是建立在獨立的現行文件和檔案的管理體系基礎上，它是建立在管理手段與現代信息技術的高度結合的基礎上。它要按照現代企業管理、科技開發及生產的要求重組管理體系，根據電子文件形成和作用的特點劃分管理程序與方法。超級秘書網
其三，存在形式。機讀文件的存在形式一般為磁帶、磁盤及光盤等有形介質。而電子文件的存在形式則不僅包括有形介質，還可以是網絡上傳遞的代碼序列。
