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在當前迅猛發展的信息社會下，檔案信息化和檔案管理現代化已經成為檔案事業應對迅猛發展的信息社會的必然選擇。應該說，檔案信息化和檔案管理現代化已經成為檔案信息服務社會的最佳技術手段和實現途徑。傳統的檔案實體管理體制已經開始徹底改變，檔案信息化和檔案管理現代化勢在必行。
一、信息化與檔案的關系
1．檔案信息是一種重要的信息資源。檔案信息是人類知識的結晶，是人類活動的真實記錄，是人們認識和把握客觀規律的重要依據，是一種特殊的信息產品。隨著信息時代的到來，檔案作為原生信息源，越來越社會重視和利用。事實上，檔案的收集、整理、存儲就是為檔案開發利用作準備，信息的生產、加工、傳播和利用的過程，已構成一個完整的信息產業體系。
2．信息化是知識經濟時代主線。信息是知識經濟的主導和支柱。信息技術的發展最終將人類聯貫在一起，構成一個全球化的信息共同體。在這種社會形態下的檔案工作，檔案的信息化建設當然是貫穿全局的發展主線。
3．信息資源開發利用要服務于客觀發展需求。從信息化發展的進程上來講，信息系統總是由滿足業務處理、運行需要開始，信息資源的開發利用遵循著數據—信息一知識的過程。機構層面的信息資源開發利用總是從系統集成、數據集成開始，在整合的數據倉庫基礎上進行數據的挖掘和滿足不同需要的數據應用。這實際上類似于我們傳統的檔案管理利用流程，應當把它納入到信息化條件下的檔案管理內容范疇。在信息化建設發展的過程中，社會各信息部門擔負著掌握、存儲、加工和傳播信息的職責，有權利和義務對社會信息消費的需求作出反應，提供社會發展和人們生活所需要的各種信息。這是時代賦予包括檔案部門在內的社會信息部門的使命，是經濟發展途徑變革的要求，是生產力進步方式轉變的要求。
4．信息化建設是檔案工作改革的動力。信息社會的特點是信息生產量大，信息內容豐富，信息需求量激增，信息效益不均。社會信息消費需求主要來源于兩方面：一方面是生產需求，另一方面是生活需求。隨著信息化建設，現階段社會龐大的信息消費需求以及將來信息化程度加大時的潛在信息消費需求，也是檔案工作改革的直接動力。隨著人們生活水平和文化水平的提高，人們的文化需求也越來越高，檔案本身的作用隨著社會的進步和人們思想觀念的解放而不斷擴大，不僅停留在查找和借閱上，而且可以和文化教育、社會休閑等方面結合，不斷滿足人們的文化需求。
二、準確把握檔案信息化建設水平促進檔案管理現代化
1．從提高現代化管理手段，實行資源共享，管理方式從傳統的管理轉向現代化管理。檔案工作要圍繞部門的工作重點、關注的熱點來組織信息，提供信息。隨著當前信息技術高速發展，已形成了網絡化、數據化的時代。檔案系統如何認識“網絡化管理”和“數據化檔案”，實現信息共享、共建的目的。對此，開展現代化管理工作，必須做到檔案管理軟件的選擇，推廣要慎重。選擇的軟件需具備規范化、通用化，并有很強的包容性。
2．文檔一體化，是檔案信息化建設的前提。這就要求把檔案信息化納入到辦公自動化的總格局之中，與辦公自動化融為一體，同步進行。同時，也要求檔案人員積極介入此項工作中，提出檔案管理和電子文件歸檔方面切實可行的需求。
3．歸檔雙軌制，是紙質文件向電子文件過渡過程中必須堅持的原則。雖然電子文件大量產生和應用，但它的法律作用和憑證作用尚未取代紙質文件的地位。據專家預計，在較長的時期內，紙質文件和電子文件還會繼續并存。而且按照國家檔案局的要求，電子文件必須與相同版本的紙質文件一同歸檔。
4．檔案信息化建設與檔案管理現代化還應該堅持以下四項原則。
(1)前瞻性：檔案信息化建設的終極目標是建立數字化檔案館，將檔案資源和檔案各項管理通過信息系統加工和計算機網絡的傳輸，實現檔案信息的合理配置與開發利用，最大限度地實現信息資源的社會共享。它需要分階段、分層次、分步驟地有序進行，是一項耗資巨大、復雜的系統工程。建設所需的各類硬件及網絡設施、軟件開發以及進行數字化的投入，都需要高昂的費用。因此，在信息化實施過程中，作為企業內部的檔案館(室)在極其有限的財力前提下，一定要審時度勢，深入調查，科學論證，努力保證軟硬件配置、軟件開發標準和網絡結構等在各實施階段的一致性，將有限的財力用在信息化建設的關鍵部位，保證軟硬件資源的可繼承性，使其既能適應當前信息業的特點和要求，還能符合今后發展和應用的趨勢，盡可能避免資源的浪費。
(2)協作性：檔案信息化建設包括基礎設施、管理規范、數據庫等方面的建設，在資金、技術、設備、人才等方面都有很高的要求。對于人力、財力有限的企業內部的檔案館(室)來說，獨立完成這些項目存在相當大的難度，這也是制約檔案信息資源建設的一大難題。因此，只有堅持協作的原則，加強與企業內各個部門的溝通、協調與配合，主動爭取各級領導的支持和各部門的配合。才能保證這項工作在各階段的順利實施。
關鍵詞檔案管理人員建設現代化改革
檔案管理現代化的本質是加快檔案管理工作的改革，使之更加適應現代社會發展的要求，因此要求檔案管理實現觀念、裝備、人員上的現代化。檔案管理部門必須強調現代化檔案管理的意識，不斷探索實現檔案管理的現代化的有關途徑。
一、檔案管理現代化概述
檔案管理現代化是現代管理科學的指導下，運用現代管理方法和手段，對檔案系統進行管理的一種新模式。這種新模式借助現代管理的技術與設備，依靠掌握現代化檔案管理的人員得以實現。傳統的檔案管理方式缺乏完善的管理體系和制度，且大多數管理工作依靠人工完成，因此導致檔案管理的效率較低。在檔案管理的現代化進程中，要重點解決這些問題，在檔案管理運用信息化、科技化、智能化的管理模式。當前，計算機技術已經進入檔案領域，但是并未發揮出應有的作用，需要進一步強化計算機在檔案管理中的應用。檔案管理現代化不但可以實現無紙化檔案管理，還可以增強儲存信息的數量和準確性。工作人員在查找、篩選檔案時，更加迅速、準確。檔案管理現代化是一種必然的趨勢，各級行政部門和檔案單位必須采取一些有效措施，加快檔案管理現代化的速度，使檔案管理工作與時展接軌。
二、實現檔案管理現代化的有關措施
（一）強化檔案管理的現代化意識
實現檔案管理的現代化，必須樹立現代化管理的思想意識，這樣才能指導檔案管理工作向著現代化發展。當前，很多檔案管理人員思想觀念相對滯后，因此，首先要求管理人員解放思想，轉變傳統的工作理念，樹立創新意識。這要求檔案管理人員要沖破舊思想的束縛，改變原有的工作格局，不斷強化現代化的管理意識。當前檔案事業的現代化建設發展較慢，這與管理者本身忽視檔案管理的重要性不無關系[1]。因此，本單位領導要提高檔案管理的地位，加強相關宣傳使全體管理者從思想上重視檔案管理工作。在宣傳中促進管理人員接受現代化的管理理念，從根本上改變檔案管理現代化建設的現狀。
（二）推行規范化、標準化、信息化的檔案管理
在檔案管理領域的標準化、規范化，需要檔案事業主管機關會同標準化主管機關或部門共同協調完成。制定標準化檔案管理的相關原則、工作模式、評價方法等，是完成檔案管理標準化建設的基礎和保障。相關單位及部門要確定出科學、統一的工作規范、技術規范，同時加強監督作用保證其貫徹落實并執行[2]。
保證檔案管理的規范化、標準化是實現檔案管理現代化的基礎。因此，應該盡快實現檔案管理工作的標準化[3]。首先，要求技術方法的規范和統一；其次，要求設備、設施的規范化。規范化、標準化管理的最終目的是確保檔案保管及利用價值，因此，管理者要實現檔案管理的最大化，同時使檢索利用檔案信息更加便捷。
信息化是知識經濟時代的主要特征，也是加快檔案管理現代化進程的有效途徑。信息管理只有借助信息化存儲和數字化的處理才能真正復合現代社會的要求，因此，必須促進信息化在檔案管理中的應用。檔案工作中要積極計算機技術和信息化管理手段，從而提高檔案整理、編目、檢索等工作的效率。
（三）提高檔案工作隊伍的總體素質
檔案現代化管理的核心內容是計算機技術的應用，這時實現檔案現代化管理的必經之路，因此，必須強化檔案工作人員的計算機操作技術。每一個管理人員必須能熟練掌握現信息技術，運用計算機以及各類現代辦公設備，并能獨立完成電子文件的制作、設備日常維護等工作。相關單位可以通過加強計算機技術培訓的方法，提高管理人員的計算機操作水平。由于檔案管理人員的計算機基礎不同，可以分層次對其進行培訓，如基礎知識培訓、高級理論培訓、檔案專業操作培訓等。通過培訓可以使每一個管理人員都具備較高的業務素質，從而提高整個工作隊伍的現代化管理水平。
同時，還要積極引進高技能專業人才，從而提高工作隊伍的整體實力。相關單位及部門應該制定嚴格的人才選拔制度，選拔適合本崗位的專業人才。同時完善考核制度和獎勵制度，鼓勵檔案管理人員在工作上不斷創新，從而激發整個檔案管理系統的工作活力。
三、結束語
我國檔案管理應以《檔案法》為核心。國家要不斷完善體系內相關法律建設，使檔案管理實現應有的社會職責。檔案管理的現代化需要行政主管部門與各級管理部門的密切配合、通力合作，從而實現推動檔案事業健康發展的目的，進而進一步加快我國檔案管理的現代化進程。
參考文獻：
Abstract: The progresses of the society, the development of the times, want everything to keep pace with the times. File management is no exception, the pattern of modernization management, modernization of the standardized operation, and integration into the world economy is the important step. This article starts from the modernization of the archives management content, necessity and requirements of the three aspects of the development of the modernization of the archives management.
Key words: file management; modernization; requirements
中圖分類號：G271文獻標識碼：文章編號：
引言
隨著社會的不斷進步和信息技術的飛速發展，信息成為當今社會的寶貴資源，信息的價值將隨著社會的發展進步不斷上升，無論是個人生活還是企業發展、科學研究等都離不開信息。21世紀的檔案，將是一個知識、信息高度密集的領域，檔案工作現代化、專業化、技術化、信息化程度越來越高，這就要求一切都要與時俱進。現代化的模式管理，現代化的規范操作，是和世界經濟接軌的重要步驟。
一、檔案管理現代化的內容
檔案管理現代化從內容上講主要包含有以下四方面的內容：檔案資源的信息化、檔案保護的現代化、管理手段的現代化以及檔案管理的標準化等四點。但是從其概念的外延上講，檔案管理的現代化指的則是―個相對的、發展的、動態的概念范疇，因為在不同時期都會賦予檔案管理現代化的各種內容。
（一）檔案資源的信息化。在當前信息化的大時代背景下，信息化已逐漸地發展成為各行各業實現現代化發展內容的主導，因為以信息化的手段逐漸地推動現代化的進步是我國今后國民經濟以及社會發展的主要趨勢和方向。而在檔案資源的管理領域實現信息化更是作為高科技的信息技術在檔案管理領域層面所實施的創新實踐，主要的工作內容和步驟是將檔案資源以及與檔案管理相關的各項管理程序，通過科技化的手段實現信息系統加工以及計算機網絡整體的運轉和傳輸，最終實現檔案管理資源在整體上的合理配置和有效的開發利用，并進一步實現整個檔案信息資源的全社會共享。
（二）檔案保護的現代化。一般來講，傳統意義上針對檔案保護的現代化主要指的是針對檔案庫房、與檔案管理相關的設施設備以及檔案載體保管保護的整體水平方面所實現的現代化。伴隨著科技的進步和發展，新型存儲介質快速發展以及現代化信息技術的持續涌現，發展出了一些新型的承載檔案信息的載體，較有代表性的如機讀檔案、電子檔案、聲像檔案等等，都是科技化發展的結果，較之原有的傳統的信息存儲方式，這些針對信息的記錄和存儲方式更加方便、全面和高效。所以也正在被越來越多的人廣泛應用。因為新型的載體檔案在使用方式以及存儲方面都和傳統的檔案信息的存儲介質存在著顯著的差距，所以，相關的檔案管理部門應當著重加強針對新型載體的檔案存儲及管理的方式進行高效的研究，以便于使其更好地服務于檔案管理的工作。
（三）管理手段的現代化。一般情況下，檔案管理手段的現代化的內容主要包含有以下幾個方面：首先是理論手段的現代化，這個具體指的是要實現檔案現代管理方法的理論和應用層面的現代化，適當地通過開展針對已經形成規模的現代化管理方法的學習和借鑒，然后通過針對自己實際情況的結合，在實踐中實現自身的提高和進步，并最終實現具有自己特色的檔案管理現代化的理論體系。其次是要保證先進技術手段在檔案管理實現現代化過程中的應用，在開展檔案管理現代化的過程中一定要持續地將現代社會中較為先進的技術設備、手段以及相關的技術成果逐步地引入到檔案管理現代化的實踐過程中，最終全面、高效地實現檔案管理的專業化和自動化。
（四）檔案管理的標準化。從本質上講，檔案管理的標準化也作為檔案管理實現現代化的重要基礎而存在的，因為檔案管理的現代化的實現基礎是建立在先進的技術、嚴密的分工以及廣泛協作的情況下的，而針對檔案標準化的實現則主要是通過制定并積極貫徹相關的一系列的各種標準和規范，進一步使得相關的技術應用以及分工協作實現統―的標準和依據，最終可以保證檔案管理的各項工作實現有機地聯系和統一，并在最終的檔案的管理下現代化的過程中取得最優的效益。
二、實現檔案管理現代化的必要性
實現檔案管理的現代化不僅僅是檔案行業實現自身的突破和發展的需要，同時更是時展的需要。科技化的進步帶動了一切相關行業的發展和進步，檔案管理行業如果想要實現高效、科學的發展，那么就必須保證自己要時刻緊跟時展的步伐，同時在這個過程中逐漸地發展并完善自身，這樣才有可能不在行業競爭中被淘汰。另外一個方面檔案管理的現代化的實現也是迎合了時展的需要，在幾乎所有行業都實現高科技化的騰飛發展的時候，如果檔案管理行業還在固步自封，滿足于自己的小進步的話，那么就不僅僅會跟整個時代脫軌，同時更會被狠狠地甩在時展的脈搏之后。
三、實現檔案管理現代化的要求
目前我國的發展正處在一個轉型時期，時代的進步和發展需要各方面齊頭并進，關系到發展命脈的檔案的存儲和管理更需要十分重視。而要實現檔案管理的現代化則主要可以從以下四個方面開始著手。
（一）實現檔案館管理現代化。這一過程的實現要求首先要實現管理思想的現代化，因為思想觀念的現代化是保證實現檔案管理現代化的基礎和前提，所以，如果想要實現思想觀念的現代化，那么就必須要保證解決人對于檔案管理層面的相關認識問題的現代化。同時還要求所有檔案館的全體成員尤其是負責檔案管理的直接責任人，一定要秉持認清形勢，更新觀念，解放思想，勇于改革的思想作風，同時還要不斷研究新情況，探索新的管理模式和途徑。
（二）必須做好檔案館各項基礎工作。伴隨著科技化、信息化社會的到來，人們在對于高效化、科學化地開發并利用檔案管理信息方面的需求越來越旺盛，呼聲也越來越高，在這種情況下，就要求檔案館在相關基礎工作的開展方面必須要實現新的突破、更高層次的發展。因為只有把檔案館最基礎的工作和步驟搞好了，才有可能最終順利地實施檔案管理的現代化，同時也才能使得現代化管理手段得到最好的發揮。同時從未來發展的角度來看，一旦搞好了檔案館的基礎建設工作，那么不僅有利于當前人們對于相關信息的提供利用，同時也為現代化管理的實現奠定了堅實的基礎。從工作內容上講，要做好檔案館的基礎工作，因為只有將基礎工作做得越加地細致和全面，同時準備工作做得越充分，那么檔案管理現代化的目標才越可能順利地開展進行。
（三）全面地保管好各種內容、各種不同載體材料。在針對檔案館的相關信息進行管理的過程中，針對不同種類的信息所進行的檔案管理，是最終實現檔案管理現代化的核心內容。伴隨著科學技術的全面進步和發展，針對檔案的種類以及存儲載體的不斷更新，發展出了一系列的管理手段和方式，除了包含有紙質檔案外，另外還包含有照片、錄像帶、錄音磁帶以及磁盤等其他方面，這種情況的存在，就要求相關的檔案管理人員必須要在此基礎上研究出一套適合自己的管理方法，這樣才能為最終實現檔案管理現代化的發展趨勢貢獻力量。
（四）必須實現保管條件以及管理手段的現代化。在保證保管條件以及管理手段的現代化的方面主要應當做到以下四個方面。首先是要保證實現針對檔案庫房溫濕度的自動控制，因為這是關系到未來能否實現現代化管理的一項重要內容。其次是要保證更新檔案裝具的現代化，這也同樣決定之后是否可以順利地實現檔案管理現代化的一個十分重要的條件，再次是要全面保證實現檔案載體在材料應用方面的小型化和縮微化，因為這關系到對于相關信息存儲設備的移動和攜帶方面的便攜性；最后是要求要廣泛地應用電子計算機來針對相關的檔案信息管理進行貯存和檢索工作，這實現檔案管理現代化的必要條件，同時也是大勢所趨。
四、結束語
總之，在當前的時代背景下，實現檔案信息管理的現代化不僅僅是檔案館生存發展的需要，同時更是契合時展的必要之舉，所以這就要求相關的檔案管理方面的工作人員在保證自身素質提高的同時，還要盡可能地實現相關管理手段的現代化，這樣才能順利、高效地實現檔案管理現代化工作的全面實現。
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中圖分類號：F426.61 文獻標識碼：A 文章編號：1009-914X（2014）17-0163-01
一、檔案管理現代化的意義
檔案管理工作時組織發展中一項必不可少的工作內容，傳統的檔案管理工作方法已經陳舊，不適合企業的發展，隨著社會的發展，檔案管理工作也有了新的發展和進步，檔案管理工作的現代化的實現，一個主要的內容就是要實現檔案管理工作的信息化。實現檔案管理的現代化，對于組織發展而言有著重要意義。
做好檔案管理的現代化，首要的一點內容，就是要提高檔案管理的信息化水平，這有利于充分利用組織內的信息管理系統，實現檔案信息的保存，發揮現有的微機潛能，實現組織的信息系統的充分利用。另外，從檔案管理工作的角度來講，做好檔案管理工作的現代化，實現信息化的檔案管理工作方式，對于檔案信息的檢索，查詢等也是非常有幫助的。傳統的檔案管理方法多是使用紙質記錄的方式，紙質文字記錄的檔案不僅要占據一定的空間對檔案信息進行保存，同時，從另一個角度來講，這種檔案管理方法還不利于管理工作中對于信息的檢索和查詢。如果要檢索一些具體的檔案信息，耗費的時間會比較長，影響檔案管理工作的效率。除此之外，傳統的檔案管理工作方法采用紙質管理，這種管理方法在檔案管理工作的安全性方面存在一定的不足，一些重要的檔案內容有可能被泄露出去，信息的外泄就會影響到組織發展的安全，因此，這種檔案管理工作方法有可能帶來安全管理工作方面的疏漏，影響到組織的發展。
所以，在檔案管理工作中，實現檔案管理工作的組織化和現代化，是推進檔案管理工作順利發展的重要要求，能夠保證檔案管理工作的順利實施，提高檔案管理工作的效率，保證檔案的安全性。
二、未來檔案管理現代化的發展趨勢
辦公自動化、無紙化等事物的出現，使檔案的生成方式發生很大變化，諸如文件的起草、簽發、催辦、歸檔等運作過程在計算機和通訊線路中進行，這樣檔案的前身必須以機讀文件為主要形態，那么檔案也自然以機讀形式存在，這些檔案的利用方式與紙質載體檔案的利用方式有很大差異。這種變化預示著檔案工作者將面對更多的機讀形式以磁盤為載體的檔案。廣大信息檢索者關心的是信息的內容，這些信息可能來自不同的機讀形式的檔案中，把這些檔案信息綜合系統地提供出來是檔案工作者義不容辭的責任。不失時機地提供有價值的檔案信息，必須有一個“去粗取精，去偽存真”的過程，使得機讀形式的檔案信息具有系統性、真實性、有價值性，用戶才能獲得更為完善的服務。由此看來，檔案信息電子化安全管理是 檔案利用工作發展的必然趨勢。
三、當前檔案管理信息化發展的現狀
實現檔案管理工作的現代化，一個主要的途徑就是實現檔案管理工作的信息化，當前，在組織的檔案管理工作中，還存在一些問題，影響著檔案管理工作的順利發展。
在檔案管理中，信息化的電子處理設備在檔案信息的管理方面功能還不健全，在組織內部的信息系統中，這種檔案管理工作的具體模式還沒有完全運作起來，為了更好地實現檔案管理，推進檔案管理工作的規范化和現代化，這種檔案管理模式必須要改變。檔案信息管理電子化的前提是基礎工作的規范化和標準化。但由于歷史原因，館室藏檔案業務基礎差，案卷質量不高，特別是各類檔案的著錄細則相容性不強，系統軟件移植性差；檔案自動化工作尚無統一標準，僅著眼于某一個館或某個專業系統，無法全面實施、推廣統一標準，這也制約了檔案信息工作電子化。
另外，從檔案管理工作人員的角度來講，在檔案管理工作中，工作人員的具體能力素質存在很多不足的地方，現代化的檔案管理工作要求工作人員要具備一定的計算機操作能力和基本辦公軟件的使用能力，這對于檔案管理工作人員來說是一種壓力，過去的檔案管理工作中，主要的管理方法就是紙質管理，管理人員主要進行一些紙質檔案的保存和檢索工作，一旦實現信息化的管理，就需要逐步實現檔案管理工作的無紙化辦公，一些檔案管理工作人員的計算機操作能力和辦公軟件的掌握水平低，也是一個重要問題。
四、實現檔案現代化管理工作的對策
未來，在檔案管理工作中，要想更好的推進檔案管理工作的現代化，就要努力實現檔案管理的信息化，提高信息化的水平。因此，做好檔案管理工作，實現檔案管理的現代化，主要可以從以下方面入手。
首先，要加強在組織內部的檔案管理信息化系統的建設，配套的軟件和硬件設施要建設全面，把檔案管理工作納入到一個系統化的軌道上來，配套的計算機設備要安排到位，同時，引進一些高水平的電子軟件，服務于檔案的管理工作。同時，在檔案管理工作中，信息系統的建設還要實現組織內各部門的聯合，必須打破檔案、圖書、情報等部門各自為政的局面，建立一個完整的社會信息系統，實行一體化管理，充分發揮整體優勢。而建立聯合目錄，實行資源共享，正是建立社會信息系統的前提條件和核心內容之一，所以，在信息化系統的建設中，還要注重做好聯合目錄的建設，增加檔案信息的全面性。
其次，對于檔案管理工作中的工人員，在檔案管理過程中還要加強對工作人員的能力培養，要加強對工作人員的信息化技術的培訓，提高他們對計算機信息系統的操作能力，提升他們的軟件使用能力，加強對他們的具體技能的培訓，提升他們信息化管理工作水平。
結束語
綜上所述，檔案管理工作對于組織的發展具有重要意義，傳統的檔案管理工作發展中，無論是管理方法還是管理思想都比較陳舊，未來，檔案管理工作要向著現代化的管理目標發展，在這個管理目標的指導下，檔案管理工作要提高信息化的管理水平，強化現代信息技術對檔案管理工作的支持力度，提高檔案管理人員的工作技能，更好的服務于現代化的檔案管理工作。
參考文獻
隨著經濟的發展和社會的進步，檔案管理的作用越來越凸顯。作為事務管理有機組成的檔案工作，如何發揮自身獨特的優勢和功能，如何實現檔案管理的現代化，為政府排憂解難、完善服務，是每一個檔案工作者應當深思的問題。筆者結合自身多年的檔案管理工作實踐，總結目前檔案管理現代化中存在的問題，并提出相關的解決途徑。
一、檔案管理現代化中存在的問題
（1）檔案管理現代化的意識不強。當前，由于社會上對“檔案”的概念和作用，知之者甚少，檔案意識相當薄弱，甚至一些領導對加強檔案工作的現代化認識不足，許多單位的檔案工作仍然采取傳統的工作方法，嚴重影響了檔案管理的現代化進程。（2）缺乏現代化的檔案管理人才。實現檔案管理現代化，要求檔案人員既要掌握先進的科學技術知識，能夠進行新技術、新設備的日常使用、維護和更新，同時要具有先進的管理技能，較高的文化素養。從目前人員現狀來看，許多機關、企業、事業單位的文書、檔案管理人員，大多數還停留在收發、查找的階段。（3）資金短缺，檔案管理設備和技術相對落后，信息化程度較低。檔案意識普遍較低，導致資金投入嚴重不足，無力購買現代化的設備，檔案管理信息化程度很低，同時也造成人才引進困難，甚至人才流失。（4）基礎工作太差。檔案管理現代化的前提是檔案基礎工作的規范化、標準化。目前機關、企業、事業單位檔案工作管理存在的問題是：大量的案卷質量不高，缺乏完整的檢索工具。許多部門的立卷、編目、檢索等，未按國家檔案局制定的標準規范操作。（5）檔案標準化、規范化工作有待提高。檔案管理現代化的理論研究有待進一步增強。檔案管理現代化不是僅僅使用幾臺新設備的問題，而是一個系統工程，是由許多方面的因素相互協調、相互制約構成的總體目標，需要各方面的大力支持和各級領導的高度重視，更需要相關部門和人員轉變原有觀念，通力合作，與時俱進。
二、解決途徑
（1）增強檔案管理現代化意識，加強人才培養。第一，增強現代化意識。在實現檔案管理現代化，發展檔案事業的過程中，檔案工作人員要更新與我國現代化建設目標、規模和方法不相適應的思想和觀念，尤其要更新依靠科技進步和科學管理的觀念。建立與時代合拍的檔案意識，切實轉變計劃經濟時代形成的對檔案重管理輕利用、等客上門、封閉保守等思想觀念，把檔案服務方式從傳統的被動式服務改變為主動服務，將封閉式服務轉化為開放式服務，使檔案工作適應知識經濟時代的需要，適應社會發展的需要。第二，加強對人才的培養。檔案管理現代化是不斷完善深化的過程，在這一過程中，始終要依賴于檔案工作人員素質的提高。檔案工作人員素質的提高，應包括思想意識、知識結構和操作技能等內容，還要盡快培養既懂專業知識，又懂信息技術，具有綜合工作能力的信息專業人才和新型的高層次管理人才，為迎接知識經濟的到來做好充分的準備。（2）加快硬件設施建設，實現裝備和技術的現代化。現代技術手段在檔案管理中的應用還很不盡人意，我們要在樹立檔案信息資源共享意識的前提下，加快設施（設備）和技術現代化步伐，全面提高檔案管理的現代化水平。要及時配備檔案現代化所必有的計算機、掃描儀、光盤刻錄機、互聯網設備等現代化辦公設備，要充分利用現代科技，利用縮微技術、光盤技術在檔案管理中的作用，加速實用、通用軟件的研制，加快檔案信息數字化處理步伐。（3）重視檔案管理的標準化。為防止檔案管理中出現無章可循，無法可依，重復、繁雜的混亂局面，檔案管理現代化首先要實現檔案工作標準化，沒有標準化就沒有現代化管理。檔案工作標準化是建立最佳檔案工作秩序，取得最優經濟效益和社會效益的保障，同時也是促進檔案理論研究和發展的重要手段。在檔案標準制定的過程中，需要在專業內取得一致的認識，為總結、提高和發展創造有利的條件和機會。同時，檔案標準的制定，必須汲取相關科學知識，來充實和發展檔案管理學。（4）正確處理手工操作與現代化管理的關系。實現檔案管理現代化，不可能一蹴而就，需要一個過程，在這個過程中，手工操作與現代化管理將是并存的。我們必須正視這個現實、不能講檔案管理現代化就放棄傳統的手工操作。因此，我們既要積極引進現代化新技術，也要重視傳統技術的研究和改造，使傳統技術與現代化技術有機結合起來。
參考文獻
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0.前言
檔案管理現代化主要包括管理手段的現代化、管理方法的現代化以及產生的管理工作的新模式。檔案管理手段的現代化主要是利用計算機完成文檔一體化管理，運用多媒體技術實現檔案管理的數字化，運用網絡技術和虛擬技術實現檔案管理的網絡化。
1.檔案管理現代化概述
檔案管理現代化是指用科學的思想、組織、方法和手段對檔案工作進行有效的管理，使之獲得最佳工作效率、經濟效益和社會效益的工作方法。概括起來主要有三方面的工作：一是運用成熟的新技術，科學地保管好檔案，延長檔案壽命；二是利用計算機及其網絡技術、數字化技術，開發檔案信息資源為社會各界服務；三是收集、積累、整理電子文件。
1.1檔案資源信息化
檔案資源信息化作為信息技術在檔案管理領域的創新實踐，是將檔案資源和檔案管理過程，通過信息系統加工和計算機網絡的傳輸，實現檔案資源的合理配置與有序、有效開發利用，實現檔案信息資源的社會共享。信息化將成為各項檔案工作的重要管理平臺和技術支撐，是新時期檔案管理現代化的主要內容，其主要包括：一是檔案信息資源建設，即通過數字化、網絡化技術手段，建立起各類規范化、標準化、可共享的目錄數據庫和內容數據庫；二是檔案基礎平臺建設，包括檔案網絡建設和管理系統開發應用，建立檔案信息資源共享的技術支撐平臺，實現檔案信息傳輸的網絡化和檔案信息資源的共享化。
1.2檔案保護現代化
隨著新型存儲介質的不斷出現和現代信息處理技術的廣泛應用，出現許多新型載體的檔案，如機讀檔案、聲像檔案、電子檔案等，這些檔案信息的記錄和存儲載體有磁性的、光學性的和磁性的，有磁帶、磁盤、光盤等不同形式。新型載體檔案與傳統載體檔案在形成介質、利用方式、存儲方式等各個方面都有不同的特點和要求。因此，以新型檔案載體為對象的檔案保護現代化將成為今后研究的重點內容，而且，它不僅要研究有效保護和保管檔案載體的方式、方法，還要深入研究如何保護檔案信息內容的安全性、真實性與完整性。
1.3檔案管理手段現代化
管理手段現代化是檔案管理現代化水平的具體體現，是檔案管理現代化理論的基礎之一。首先是檔案現代管理方法和理論的應用。通過借鑒和利用當代管理學中的科學理論和方法，形成行之有效的檔案科學管理理論，這些理論與檔案工作實際相結合，不斷地指導檔案管理實踐，在實踐中加以總結和發展，最終形成檔案管理現代化的理論體系。其次是先進的技術手段應用。要不斷地將當代先進的技術設備、技術手段和技術成果引入檔案管理中，實現檔案管理的專業化、自動化。
2.檔案管理現代化的重要性
2.1時展的要求
新世紀、新時代，電子信息技術的發展要求必須努力實現檔案管理工作的現代化。而隨著現代化的電子信息技術和高新科技在全世界范圍內的迅猛發展，計算機、網絡等第三次科技革命帶來的新技術、新手段在社會生活的各個領域和部門中得到大范圍的普遍運用。自動化辦公和無紙辦公已經成為現代企業發展的一個新趨勢，而檔案管理工作作為現代企業不可缺少的一環，必須不斷進行管理方法和理念的改革，使其跟上時展的步伐，朝著實現現代企業檔案管理的現代化發展。
2.2工作效率的要求
現代企業的發展越來越重視工作效率，辦公自動化正是順應這個發展趨勢而產生的，提高工作效率，節約辦公時間和辦公資源，是市場經濟時代的主流發展方向。而如果一直沿用過去傳統的檔案管理模式，就必然會出現辦公效率低下、查詢時間長、管理資源浪費過多等現象，這樣的檔案管理方式嚴重影響了對檔案管理的利用效率。檔案管理部門也很有可能成為企業的雞肋部門。從另一個角度來說，企業內部實行的辦公自動化也對檔案管理的現代化、智能化提出了不同于以前的新要求，即建立企業的電子檔案庫，這樣既方便資料查詢、提高了檔案管理工作的效率，也有利于節約檔案管理資源。
2.3檔案保護和利用的要求
對檔案的的保護和有效利用也要求企業早日實現檔案管理的現代化。許多檔案由于存放的時間過長，再加上對檔案的防護措施不足，導致有些紙質的檔案材料由于長期因疏于保護而出現脫落、模糊等現象。此外，傳統的檔案資料保管方式非常落后，不利于其他部門的隨時查閱，在企業內部，也不利于檔案資源信息的共享，而在同一時間段，幾乎不能同時與他人同時掌握相關的檔案資料，降低了檔案信息的利用效率，不利于實現各項工作的高效性和機動性。
3.實現檔案管理現代化的重要措施
3.1實現管理現代化
增強檔案管理現代化意識， 管理理念現代化是檔案管理現代化的靈魂。檔案管理人員如果沒有這種管理現代化的意識， 就會大大影響檔案現代化的發展步伐。在現代化進程中，檔案管理工作人員要樹立科學實踐觀，依靠先進的科技手段， 前沿的管理方法，實現主動式服務、開放式服務。引進現代管理的理論和方法， 使檔案管理從經驗管理向科學管理和現代管理邁進。
3.2加強各項檔案管理制度建設
大力宣傳國家《檔案法》，做到嚴格貫徹執行。形成領導和員工在思想上做到高度重視，真正認識 檔案在企業發展中的重要作用。使得企業真正重視檔案工作基礎設施建設，加強檔案管理的各項規章制度建立和進一步完善，做到思想上高度重視，行動上積極主動，不斷學習，更好的開展業務。
3.3實行檔案管理的規范化、標準化、信息化
這就要求我們在做好傳統的紙質版檔案的歸納整理存檔等工作的同時，對于企業內部網絡運轉系統的網上辦公等方式，即文件在網上的傳閱、審批、閱辦，到最后事情辦理完畢，文件的歸檔，要極為熟悉。并且在整理電子文檔時更加注重文檔的真實性、完整性、有效性、保密性。實現對電子文檔的前端控制和全程管理，做到電子文檔的網上網下的全程控制、整理和記錄。檔案管理的標準化即要求檔案管理要依據企業的特點、標準，運用相關的輔助計算機應用程序系統，來實施企業的檔案管理。實現檔案的網絡檢索、建立檔案的卷、表、目等目錄，為實現檔案管理的標準化打下良好的基礎，也利于檔案的信息化建設。檔案管理員對于行業的檔案管理專業知識及新的科技手段的學習也要與時俱進，全面提升自身的綜合素質，做到與企業、時展的腳步保持一致。使企業的檔案管理實現現代化，更好的適應和服務企業管理、發展的現代化，提升企業的市場競爭力和發展潛力。
3.4加快復合型人才培養
首先，知識經濟時代，檔案事業的內涵和外延將進一步擴大。以為檔案是經濟形態存在和發展的必然產物，原始記錄性是檔案的本質屬性這一點永遠都不會改變。在知識經濟時代，能夠以檔案形式存存的信息，將是人類知識與信息高度濃縮的精華，也是檔案能夠得以存在的內在生命力。所以，信息屬性已成為知識經濟時代反映檔案本質的重要特征，檔案的信息含量已成為評估檔案駕馭的主要參數，而以往的載體形式也不僅僅局限于目前的微縮、機讀、光盤、網絡等技術，新的載體形式將會不斷涌現，況且載體形式只是在檔案保管上有所不同而已。所以采用檔案信息內用屬性劃分檔案的外延，將不會使檔案種類混雜，分類關系不清，這樣建立起來的檔案分類體系將日趨完善、科學、合理。
第二，依托先進的技術設備，知識經濟將推動檔案事業發展進程。知識經濟是現代化科學技術智能化、信息化、高級化的結果。先進和技術設備是知識經濟的物質基礎和技術手段。沒有先進的技術設備，任何思想和技術方法都無法落于實處。當今社會，先進的技術設備已運用于社會生產、生活的各個領域。檔案工作也是如此。汁算機已經廣泛應用于檔案管理、統計和檢索；微縮技術存檔案的保管方面具有十分重要的意義……總之，計算機、光盤、多媒體、現代通信技術、微編復制技術的普遍應用將大大加快檔案事業的發展進程，使之進入現代化管理的先進行列。
第三，知識經濟將為檔案事業提供現代化的管理思想和管理方法。知識經濟不僅意昧著知識的不斷創新和信息技術的廣泛應用，它更代表著先進的、科學的管理思想和管理方法。存管理方法上知識經濟更需要增強開放檔案意識，樹立依法治檔的觀念，注入批判繼承精神，探索創新精神和學術自由精神。更需要引進圖書館學，情報學的相關理論，加強基礎工作，調整供求關系，加強定量管理，提高利用效率，把完善檔案部門的職能與改善檔案管理相結合。
第四，知識經濟時代，對檔案工作者的素質將提出更高的要求。選拔德才兼備的人才是知識經濟時代的核心內容。實質經濟時代的檔案人員要具備較高的專業知識、自然科學知識和相關應用知識。這樣，才能使先進的科學技術、管理方法和優秀人才結合起來，發揮出最大的效能推動檔案事業的發展。
二、加快檔案管理工作現代化進程
在檔案管理基礎工作作的各個環節中計算機數據的準備工作是一個大工程，尤其是對于那些建館時間較長的綜合性檔案館來講，由于館藏案卷多，著錄工作不僅量大而且復雜。如果沒有一整套規范化和科學化的工作程序與方法，會使計算機因數據準備不足而無法使用，甚至直接影響檔案管理工作現代化的進展速度。在著錄工作巾只要掌握了以下重點便幕本可以取得著錄工作“多”、“快”、“好”兼而有之的效果。
1、分清輕重緩急，循序漸進。
檔案管理的一個重要日的就是要使檔案為社會所用。而實現計算機管理檔案的目的足為了提高檔案的利用率。綜合性檔案館在推進計算機管理的過程中應先根據各個宗的重要程度、價值大小、利用率高低和是否放的情情況對所有全宗進行排隊，將那些可以開放的核心檔案和社會利用率較高的檔案進行優先加工整理。這樣就可以加快檔案管理計算機化的進程和提高社會利用的效率。
2、分級次著錄，省時省力。
在著錄過程中可以將案卷分為三個層次進行著錄即將那些反映問題單一或查考價值不高的檔案進行案卷級著錄，對那些一卷內幾個文件涉及同一個內容且又排在一起的檔案進行文件組合級著錄，而對那些重要文件或反映問題龐雜的文件則進行文件級著錄。這樣處理不僅揭示檔案的主題內容和特征，而且也可以減少著錄條目和求入條目，既節約了時間、人力與財力又提高了效率。
3、分門別類，充分利用檔案原基礎。
對于那些案卷基礎較好又具備全引目錄的案卷在著錄時可以直接在全引目錄上面分類標引。面對那些特殊形式的檔案如“房檔”、“案件”等則可用計算機程序將人名、地址、時間用案卷目錄直接錄人然后用計算機統一給出分類號。這樣分門別類地充分利用檔案目錄的原有基礎可以減少著錄環節大大地提高著錄速度。
4、要加強檔案信息素質教育。
加快建立檔案信息網絡。要注意加強檔案主體意識和獲取意識教育，利用檔案信息守法意識，加強檔案工作者的檔案信息保密意識，傳播意識和更新轉換意識。提高運用現代化技術和設備，獲取檔案信息技術和設施武裝檔案信息網絡，不斷提高檔案信息的效益功能。
5、要科學地制定、貫徹和修訂各項標注，使檔案工作逐步實現標準化。
計算機技術的應用是檔案工作技術現代化的中心，而電子計算機的高效率是以檔案管理業務標準化為叢礎的。以為對于雜亂無章沒有系統整理的檔案，計算機是無法進行管理的，即使可以管理也會因運算程序的復雜化而使其效率大大降低。因此，要適應知識經濟發腱要求，加快檔案現代化管理就必須實現檔案工作標準化。
6、要強化服務意識，拓寬服務領域。
要從重管理、輕利用的傳統模式中解脫出來，變“封閉型”為“開放型”，主動面向知識經濟主戰場，把梢窠工作的重心轉到為知識經濟和各項事業發展提供優質服務的軌道上來。做到知識經濟發展到哪里，檔案工作就延伸到哪里。在提高黨政機關檔案丁作整體水平的同時，嬰向企業和科技事業單位傾斜，存注重國有經濟領域檔案工作的同時，把非公有制經濟領域檔案工作納人服務范疇。
7、培養一批高層次的檔案信息專業人才和新型化島層次管理人才。
檔案是開展業務活動的原始記錄，目前，在一些企、事業單位普遍存在管理不規范的問題，如案卷缺少卷內目錄、案卷標題及檔號不規范、組卷混亂，而且檔案利用利低、資源整合能力弱。針對這些薄弱環節，我們首先做到加強工作力度，認真梳理管理存在的問題，認真編研材料編撰，、突出全宗卷完善、計算機輸入三個重點，花大力氣進行認真整改。編研材料無論在數量上還是內容上都得到了不斷充實；其次，制定達標方案，落實責任人，我們要在對照檢查的基礎上，對需要改進和完善之處，逐條以書面形式列表分解，落實責任人員，并確定了完成期限；第三要重視建章立制，促進長效管理。我們要建立一系列檔案管理制度，涉及歸檔范圍、立卷要求、分類標準，移交手續、借閱、記錄、統計等各個方面，形成了一整套比較完整的檔案管理制度，同時，檔案員加強對達標方案落實情況的檢查，督促有關科室及時完成達標方案布置的工作。
二、加快數據準備推進檔案現代化管理進程
首先，要分清輕重緩急，循序漸進。檔案管理的重要目的是為社會所有，而實現計算機管理檔案的目的是為了提高檔案的利用率。檔案作為一個企業、一個部門特有的信息資源，具有獨特的應用價值。同時，綜合性檔案館在推行計算機管理的過程中，應先根據各全宗的重要程度，是否開放的情況對所有全宗進行排隊，將那些可以開放的核心檔案和社會利用率較高的檔案進行優先加工整理。這樣就可以加快檔案管理計算機的進程和提高社會利用率。其次，對于那些建館時間比較藏案卷多，不僅著錄工作量大而且復雜，如果沒有一整套規范化和科學化的工作程序與方法，會使計算機因數據準備不足而無法使用，甚至直接影響檔案管理工作現在花的進展速度。第三，分門別類，充分利用檔案原有基礎對于那些案卷基礎較好又具備全引目錄的案卷在著錄時可以直接在全引目錄上面分類標引而對那些特殊形式的檔案。如“房檔” “案件”等則可用計算機程序將人名.地址.時間用案卷目錄直接錄入，然后用計算機統一給出分類號。這樣分門別類地充分利用檔案目錄的原有基礎可以減少著錄環節，大大提高著錄速度。
三、高標準強化檔案管理工作
那么我國檔案管理基礎工作究竟在哪些方面不足和較差呢??哪些方面尚不能迅速適應計算機管理的要求呢??總體來講目前我國的綜合性檔案館大多是館藏內容龐雜案卷數量繁多時間跨度長且由于多年來一直處于封閉式管理之中檔案管理僅以保管為目的以案卷不丟失為原則再加之每個歷史時期檔案的整理質量要求不同整理的規格不統一等情況形成了檔案基礎普遍較差的局面。主要問題集中反映在以下幾個方面??一是檔號不規范沒有目錄號一卷多冊現象較多??二是案卷標題不規范有標題但不能反映主題內容或標題缺少基本要素甚至沒有案卷標題等現象較為普遍??三是大部分案卷缺少卷內目錄以至于部分未被案卷標題涵蓋的內容永遠無法檢索而難以利用??四是許多案卷未標頁碼如果使用中掉頁很難發現??五是組卷混亂現象比較嚴重如有按時間組的也有按職能部門管轄權限組的還有按文種組卷的??六是案卷厚薄不一有的一、二頁紙一文一卷有的五六百頁紙一類一卷。總之綜合性檔案館建館時間越長館藏量越大的存在的類似問題就越嚴重。
從以上情況來看我國綜合性檔案館目前還未具備實現計算機管理的充分條件需要盡快地、科學地解決這些問題。
二、實行標準化、規范化的工作程序和方法，提高檔案管理基礎工作水平
從科學與經驗中都可以獲知要想提高檔案管理的水平就必須實行標準化、規范化的工作程序與方法即要求檔案管理的收集、整理、鑒定、著錄、保管等各個環節都要按照統一的程序和科學的方法進行工作。
1?比?面普查案卷，去糟取精
這是實現檔案管理標準化、規范化的第一步工作。因為一般的綜合性檔案館由于多年來未做全面的清查加之移交單位劃分保管期限不準不可避免地存在許多重份或無查考價值的文件所以首先要剔除這些無用的文件才能避免今后實行計算機管理時出現重復與低效率的情況。
2?敝匭倫楹習婦硎迪職婦砉娣痘?
將那些組卷過厚內容混雜的案卷進行重新組卷。重新組卷的原則是盡可能將那些相互存在某種聯系的文件組合在一起。在重組案卷的過程中還應對那些無頁碼、無卷內目錄、無案卷標題或標題不清楚的案卷要重新加工填寫以保證全部案卷更加規范。重新組卷不僅可以優化館藏、科學保管而且亦可以提高實行計算機管理檔案后的利用效率。
3?苯岷媳竟菔導使娣噸?錄工作
著錄是實行計算機管理的一項重要基礎工作也是直接影響輸入計算機數據與信息的準確性的一項重要的前期工作。1986年國家頒布的《檔案著錄規則》是規范著錄工作的最基本依據。但是由于各個檔案館的條件存在差異再加上計算機管理又提出了新的技術性要求所以各個檔案館應該以《規則》為依據，并從自己的實際情況出發根據計算機管理的技術要求制定出適合本館著錄工作的著錄細則。我們根據這一原則制定了《北京市檔案館著錄細則》從目前實施的情況來看已經起到了提高基礎工作水平的作用并對我館實行檔案計算機管理工作有很大的促進。
4?蓖騁環擲嗪瘧Vぜ燜韃槿?率
計算機檢索的顯著優勢就是能夠滿足人們族性檢索的需要。為了確保檢索的完整性我們在分類過程中，首先根據《中國檔案分類法》進行分類再因事制宜制定出一些具體細則。例如“物價”問題涉及的行業較多我們就統一歸入“J”類然后再根據每一文件具體特征輔以關鍵詞標識加以區分。另外在分類的過程中還應加強校審力度以便及時校正分類人員的錯誤。并且還應經常組織大家統一認識統一標準盡量做到前后標引一致同一類文件標引一致從而達到標準化和規范化管理。
5?憊娣短餉?保證檢索查準率
檔案的分類號保證了檢索查全率而題名準確才能保證檢索的查準率。但僅保證查全率是不行的，還須同時保證查準因此在著錄時要統一規范題名。我們認為規范題名應掌握的原則與要點是??在填寫題名項過程中要規范機構簡稱盡量避免在檢索時出現含混不清、文不對題和計算機識別不清的情況發生。如北京市計劃委員會簡稱為市計委??北京市計劃生育委員會簡稱為市計生委而不能都簡稱為市計委??還要統一題名中應具備的要素。我們結合計算機檢索需要在著錄過程中將題名中責任者、事由、文種??必要時加上人名、地點和時間）等要素都填寫完整。如果題名要素不完整。則要補齊如果題名冗長則刪除多余的贅詞。還要統一文種題名中經常有“請示報告”等含義不清的文種出現很影響檢索的準確率。所以我們便規定凡是要求批復的文件寫“請示”凡不要求批復的文件則寫“報告”等等這樣就可在檢索中區分出每份文件的實質作用。
另外我們還利用計算機一次輸入多次輸出的功能將關鍵詞項中的人名、地點、時間與機構分別著錄為日后制作《人名目錄》等檢索工具打下了基礎。
三、加快數據準備推進檔案現代化管理進程
在檔案管理基礎工作的各個環節中計算機數據的準備工作是一個大工程尤其是對于那些建館時間較長的綜合性檔案館來講由于館藏案卷多著錄工作不僅量大而且復雜如果沒有一整套規范化和科學化的工作程序與方法會使計算機因數據準備不足而無法使用甚至直接影響檔案管理工作現代化的進展速度。在著錄工作中只要掌握了以下重點便基本可以取得著錄工作“多”、“快”、“好”兼而有之的效果。
1?狽智邇嶂鼗杭保?循序漸進
檔案管理的一個重要目的就是要使檔案為社會所用而實現計算機管理檔案的目的是為了提高檔案的利用率。綜合性檔案館在推進計算機管理的過程中應先根據各全宗的重要程度、價值大小、利用率高低和是否開放的情況對所有全宗進行排隊將那些可以開放的核心檔案和社會利用率較高的檔案進行優先加工整理。這樣就可以加快檔案管理計算機化的進程和提高社會利用的效率。
2?狽旨洞沃?錄，省時省力
在著錄過程中可以將案卷分為三個層次進行著錄即將那些反映問題單一或查考價值不高的檔案進行案卷級著錄??對那些一卷內幾個文件涉及同一個內容且又排在一起的檔案進行文件組合級著錄??而對那些重要文件或反映問題龐雜的文件則進行文件級著錄。這樣處理不僅能將揭示檔案的主題內容和特征而且也可以減少著錄條目和錄入條目既節約了時間、人力與財力又提高了效率。
3?狽置瘧鵠啵?充分利用檔案原基礎
對于那些案卷基礎較好又具備全引目錄的案卷在著錄時可以直接在全引目錄上面分類標引??而對那些特殊形式的檔案如“房檔”、“案件”等則可用計算機程序將人名、地址、時間用案卷目錄直接錄入然后用計算機統一給出分類號。這樣分門別類地充分利用檔案目錄的原有基礎可以減少著錄環節大大地提高著錄速度。
系統管理是檔案管理諸多原理的理論基礎，其主要含義是指在檔案管理過程中將所有檔案管理的工作內容科學地匯聚成一個整體，通過對整體工作內容的劃分和整合來實現對檔案管理工作內容的有效規劃，充分地發揮檔案管理過程中每一個工作環節的作用，清除掉檔案管理工作中重復和不必要的內容，從而有效地提升檔案管理工作的效率和質量，更進一步促進檔案管理工作的有序進行和健康發展。
2.整合分原理和反饋原理
整合分原理和反饋原理是檔案管理原則中重要的兩項內容。其中整合分原理是指在檔案管理的過程中在系統管理理論的基礎上，對檔案管理整體的工作內容進行科學合理的規劃，對檔案管理工作人員進行有序規范地工作劃分，安排檔案管理工作中各項工作內容的負責人，針對他們不同的職責義務分派不同的資源和權利，制定不同的任務目標，根據這些分項任務的完成來實現對檔案管理工作整體任務目標的達成；而檔案管理中的反饋原理則是指在檔案管理工作進行的過程中，各個部門對檔案管理共同完成目標以及完成的過程進行綜合的工作反饋，通過反饋的信息來顯示檔案管理工作中的優缺點，來制定相應的改善措施，進一步完善檔案管理工作，促進檔案管理工作質量上和效率上的進步。
二、現代化檔案管理中檔案管理措施
1.加強對檔案工作人員的專業培訓
現代化檔案管理的工作內容與計算機科技和其它科學技術的應用密不可分，檔案工作人員必須加強對相關科學技術以及先進設備的掌握和應用能力，達到能夠熟練運用各種科技設備和技術完成檔案管理工作的各項內容和目標。對此，檔案管理單位和部門應該加強對檔案工作人員的專業培訓，提升檔案管理工作人員的專業素質以及職業素養，矯正檔案管理工作人員對檔案管理工作重要性以及檔案管理工作嚴肅性的認識，使其能夠以對檔案管理工作高度負責的態度為基礎，以熟練掌握科學技術和先進設備為介質，以檔案管理單位和部門分派的任務目標為目標，使用各種檔案管理技術完成檔案管理工作的內容，對自身在檔案管理工作中存在的問題能夠及時發現和改進，保證檔案管理工作的順利實施，為檔案管理工作的質量提升貢獻自身的力量。
2.加強對紙質資料的保護
現代化檔案管理的主要主體包含電子檔案和紙質檔案兩種，紙質檔案相比電子檔案來說保存的難度更大，但保存的價值也更高，更具有歷史意義。因此，檔案管理單位應該加強對紙質資料的保護，首先檔案管理單位應該做好紙質資料的數字化錄入工作，對紙質資料記載的檔案信息實現與電子內容一樣的共同保護和管理；其次，檔案管理單位應該建立紙質資料的管理條例和保護原則，對紙質資料管理工作的規范性、安全性、效益性和價值性作出相關的約束和責任，對紙質資料管理過程中的諸多環節做好相應的監控與保護工作，保證紙質資料的任何管理內容都能夠有清晰的記錄；最后，檔案管理單位應該加強紙質資料的保護工作，對能夠影響到紙質資料存放過程中的諸多影響因素采取針對性的防治措施，保證紙質資料存放的安全性。
3.加強電子檔案資料的保護
對電子檔案資料的保護工作首先應該做好電子檔案資料的整理工作，對電子檔案的諸多內容進行規劃整理，清晰明確的做好電子檔案的歸檔記錄；其次應該為電子檔案的保存磁盤和光盤做好保護工作，保證其清潔性和實用性，對磁盤和光盤的存放位置應該保證磁盤和光盤各自存放空間的潔凈，保證其不會在存取或者使用的過程中發生摩擦和劃痕損傷。同時對存放在計算機網絡空間上的電子檔案資料應該設置好相應的控制密碼，擁有更加先進設備的檔案管理單位可以采用指紋識別或者眼膜識別的方式來做好電子檔案資料的保護工作；最后，檔案管理單位應該定期對磁盤和光盤內的電子檔案內容進行檢查和對照，在保證磁盤光盤儲存安全的同時對電子檔案的內容進行檢查，保證電子檔案資料不會在保存的過程中出現質量上的問題。
