電子檔案管理規范匯總十篇

序論：好文章的創作是一個不斷探索和完善的過程，我們為您推薦十篇電子檔案管理規范范例，希望它們能助您一臂之力，提升您的閱讀品質，帶來更深刻的閱讀感受。

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闡述了電子檔案的優勢特點，分析了醫院電子檔案管理工作中存在的問題，并立足醫院檔案管理工作實踐，就如何將手工檔案管理向現代化檔案管理過渡，以適應現代醫院數字化發展的要求進行了分析，提出了規范管理電子檔案的措施和做法。

【關鍵詞】醫院電子檔案管理 思考

現代信息社會計算機系統作為工具已經與人們的工作、生活緊密不分，在醫院隨著信息化程度的不斷提高，各種新型信息介質和記錄方式不斷涌現，因此，醫院形成了大量以磁盤和光盤為載體，可以在計算機、局域網、廣域網進行復制、存儲、傳遞、檢索、使用的文字、語音、圖片、影像、視頻動態文件。收集、整理、管理、利用這些有價值的電子文件是電子檔案規范管理所要面臨的問題。

在電子文件產生初期的1988年，當時在法國巴黎召開了第十一屆國際檔案大會，大會的主題就是“新型檔案材料”，會議意識到采用新技術的機讀檔案能為傳統檔案開辟新路。到了1996年的國際檔案大會，會議提出了：檔案館原來只保管實體檔案的傳統做法和理論原則正在受到“虛擬檔案”的巨大沖擊［1］。由此可見，電子檔案的作用和地位在飛速發展，逐漸為人們所重視。進入到21世紀，人們對各種時效性強、具有高價值的檔案信息的需求量越來越大，比如醫院這樣的機構，各類檔案也是種類繁多，形式不一，電子檔案呈逐年成倍增長之勢?，F在，我院檔案管理模式是：紙質檔案與電子檔案并存，計算機網絡作為一種高效、便捷、處理龐大信息的現代先進工具被較為廣泛地應用，并參與到醫院檔案管理中。這種模式大大簡化了文件材料的收集、整理和歸檔過程，節約了時間、空間，提高了效率。應用計算機、光盤、硬盤、服務器等高科技存儲、檢索工具，借助網絡信息系統平臺，同時也可以便捷地得到所需的檔案資料，豐富了檔案查借閱手段，有效地提高了檔案查、借、閱效率。

1電子文檔所具有的共同特點和優勢

1.1便于檢索，辦公效率大大提高

電子檔案使用光盤、磁盤作為載體，將信息存儲在上面，計算機強大的信息處理能力參與到文書檔案管理，最明顯的優點就是解決了在傳統檔案管理中人們使用手工操作時出現的信息收集不完整、漏抄、字跡不工整等問題，改變了過去復雜、低效的手工辦公方式，實現迅速、全方位的公文收集、公文處理，節約了人力，也提高了準確性。

1.2電子傳輸跨越時空，實現了資源的共享

電子檔案在進行檔案管理的時候，按照資料的分類進行收集、統計和查閱。因此，電子信息化管理相比傳統的管理方式，檢索效率高，同時還可以將諸如檔案收集、查詢、統計等功能與具體業務密切關聯，快速查找，使檔案利用更加便捷、充分、及時。

1.3存儲時間長，節省資源，信息易于保管

與紙質載體相比，電子檔案使用高科技材料制成，不僅能夠防潮、防止蟲蛀，而且可以重復使用、節能、環保、使用壽命長，解決了紙質載體在高溫、濕度大的環境下發生氧化或者是被腐蝕的現象。電子檔案最大的優點是存儲在DVD、光碟、硬盤等電子設備上，占用的空間小，操作簡單，不需要占用大量的人財物力［2］。

1.4流程化的業務處理將檔案管理規范起來，強化了制度的執行

辦公自動化軟件的應用使大多數的數據是由協作工作流程執行過程中自動生成的，為醫院檔案管理提供了一個規范的工作過程的管理平臺［2］，因而檔案制度得以規范執行。

1.5傳輸安全性提高

傳統的檔案傳輸是靠人力，在傳輸過程中不免會出現資料的丟失，費時費力，安全性也隨之降低。電子傳輸不僅保證文書檔案的及時傳輸，而且能夠確保其安全性，不會造成檔案的延誤或者丟失現象。

2電子檔案管理中存在的問題分析

電子檔案雖然優勢明顯，但是我院檔案室在近年的工作中意識到電子檔案的產生、收集、管理、利用與各部門密切相關；與各種軟件、硬件的配備密切相關；與管理密切相關。各環節管理如果不協調，總有各種缺陷等待完善和彌補。

2.1電子文件自身缺限

電子文件具有依賴性和信息的不可識別性、信息載體的可分離性、信息的可共享性以及保存環境的特殊性［3］。因此，電子檔案的收集依賴于操作軟件。電子文件便于修改、復制，使體現原始記錄的內容和形式不復存在。

2.2對電子檔案資料收集整理重視不夠

檔案管理人員仍然將目光停留在傳統的檔案管理模式上，往往只注意收集醫院頒發的行政文件，忽略了醫務人員在從事醫療活動中形成的各種學術資料、電子視頻教學傳承資料、發表的論文、開展的科研課題、典型案例的影像資料等材料的收集歸檔，從而造成流失。

2.3對電子檔案的管理仍然缺乏應有的專業技術能力

隨著檔案管理的數字化發展,電子文檔越來越普遍。電子文檔是計算機文字處理系統中的最后一個文本，沒有草稿與印稿的區別，也沒有正本和副本的差異，文件與檔案之間很難劃定界限，并且在機器上可以隨時方便地復制電子文檔。醫院的檔案管理者對這一新問題明顯認識不夠、經驗不足。盡管引進了現代化設備，但是缺少專業培訓，僅滿足于一般的計算機操作，對于電子文件整理排序技術、信息安全保護技術、計算機病毒防治技術等知識匱乏，與醫院檔案量快速增長、檔案信息電子化發展的需求存在一定的差距。

2.4在電子檔案信息安全與保密方面重視不夠

電子檔案具有存放位置不固定性、載體可轉換性、信息接受對象開放性以及文件內容可分解性的特點。電子檔案原始數據來源于醫院各個部門，各部門是電子檔案的建立者或者是第一收集者，檔案管理人員無法參與到檔案的始建階段，也無法控制各部門傳播和利用的過程，因此，電子檔案信息隨時有被修改、竊取、銷毀的危險。分布在醫院各部門的載體一旦被病毒感染或被“黑客”侵入，就可能造成信息數據無法讀取或載體內所存信息的丟失，甚至造成整個信息系統癱瘓。

3規范電子文檔管理的措施和體會

我院是一所有著半個多世紀悠久歷史的三甲中醫醫院，檔案管理的歷史相對也較長，傳統檔案形式保存較多。作為中醫醫院在信息化建設方面雖然起步較晚，但是，近幾年來，由于領導重視,投入增加，建設速度很快。目前，計算機管理已全面應用于醫院的醫療、管理活動中。醫院信息系統（HIS）可以為醫院所屬部門提供病人醫療信息、財務核算分析信息、行政管理信息和院長統計決策信息，具備收集、存儲、處理，具有提取信息和數據通訊的能力，基本能夠滿足各部門用戶的信息需求。醫院信息系統、電子病歷病案系統、辦公自動化系統、成本控制系統等電子信息技術的普及，醫院辦公自動化、網絡化的日趨完善，極大地完善了醫療服務管理,提升了工作效率。醫院各部門之間的信息交流90%均在網絡中完成，由此，相應也減少了很多傳統文件，而產生了大量的電子文件。如何收集、保存、利用好電子檔案，醫院對此具有前瞻性,非常重視。2011年以來，根據精細化管理的要求，結合當前檔案工作的新趨勢新特點，我院在規范電子檔案管理方面主要采取了七個方面的措施。

3.1建立電子歸檔的管理要求，明確電子資料的歸檔范圍

2011年我院明確了電子文件歸檔范圍和電子文件類型。參照有關紙質、磁性載體、照片等文件材料的歸檔范圍，劃定保管期限。歸檔內容包括相應的背景信息和元數據等。凡是在醫院活動中形成的具有一定價值，通過計算機操作、傳輸、存儲等處理的公務文件，明確規定均應收集、拷貝，按時歸檔。具體包括：①電子文書：指用計算機文字處理技術形成的文字文件、表格文件等；②電子圖像：用數碼相機、掃描儀等設備獲得的靜態圖像文件；③圖形文件：采用計算機輔助設計或繪圖獲得的靜態圖形文件；④影像文件：用視頻設備獲得并經計算機處理的動態圖像文件；⑤聲音文件：用音頻設備獲得并經計算機處理的文件；⑥多媒體文件：用計算機多媒體技術制作的文件；⑦數據文件：用計算機軟硬件系統在信息處理中生成的各類參數、數據等；⑧程序文件：指計算機使用的或在某特定平臺上開發的系統軟件、支撐軟件、應用軟件以及相關軟件的版本信息等。

3.2建立了完善的醫院檔案管理網絡

實行院內三級檔案管理網絡，明確了檔案室和各電子檔案產生部門的相應職責。我院電子檔案管理工作實行統一領導，明確分工，嚴格執行檔案集中管理，由醫院檔案室具體負責，檔案室隸屬于醫院辦公室，由辦公室予以指導，一名副院長分管醫院檔案工作，做到了層層負責，層層把關。三級檔案管理機制相互配合、協作，把規范化管理延伸到歸檔前電子文件的形成、收集階段，提前介入電子文件的運作與管理。院內行政管理與電子檔案管理規范結合后，使文件的形成、檢查、鑒定等一系列環節有章可循。所以，電子文件一旦形成，即可按照檔案室提出的要求，進行鑒定、編目整理，通過網絡傳輸，移交給檔案室保存，檔案室及時備份、存儲，并定期歸檔，避免了電子文件被隨意刪除。

3.3嚴格執行電子文檔歸檔操作要求

3.3.1醫院建立了一整套科學、合理、嚴密的《電子文件管理制度》。將電子文件管理工作納入檔案管理流程和相關人員的崗位職責中，旨在通過加強對電子文件制作、形成、收集、積累、鑒定、審查、記錄，實現對電子檔案的全程管理，提高醫院電子檔案歸檔質量。

3.3.2檔案室現行檔案實行紙質媒介和電子文件并存形式，兩者之間相互聯系，相互補充。在整理文書檔案時，實行在案卷目錄中注明文件的電子檔案編號，以利對應查找，規范文件的名稱、主題詞、關鍵詞和邏輯結構，以便分配、檢索。

3.3.3電子文件歸檔要求拷貝兩套，一套封存，另一套提供借閱。對于醫院發生的重大活動、重要事件所產生的電子文件，歸檔時進行輔助認證工作，并要求與相關紙質文件結合，定期完成物理歸檔，載體要求選擇通用性好、存儲質量好、存儲容量大的。

3.3.4對醫院陳舊檔案分步實行“數字化”管理。我院建院歷史較長，目前檔案室室藏檔案仍以傳統載體為主，如紙質檔案、照片檔案、錄像帶檔案等。由于電子檔案具備諸多優勢，目前我院檔案室正在計劃分批逐步對現有檔案實施經過數字設備等加工服務，轉變為數字化圖像，形成數字化檔案［4］。尤其對醫院珍貴檔案進行專業、大像素掃描，進行服務器和磁盤柜存儲，再備份刻錄成DVD光盤或膠片，制作成數字化檔案，為搶救和更好地保存原始檔案作出努力。

3.4改善存儲條件，妥善保管

3.4.1創造良好的保存環境。根據載體的特性，2011年我院增設了一間適合于磁、光電介質保存環境的檔案室間，該空間保持了良好的溫度和濕度，能夠滿足避光、防塵、防蟲、防有害氣體腐蝕污染及防機械磨損和強烈震動等條件，對于保存電子檔案、延緩載體的自身老化，減緩載體所存信息的自然衰減起到了較好的保障作用。

3.4.2加大投入,不斷完善檔案室信息化建設。近年來，醫院先后配備了先進的電腦、專業掃描儀、刻錄機、大容量硬盤、防磁柜等，購置了專業檔案軟件，為電子檔案管理工作提供了良好的條件。

3.4.3對已歸檔電子檔案載體實行定期有效的檢測和維護，同時保證電子檔案所依靠的技術及相關支持軟件。定期復制、轉儲（每三年至五年一次），轉儲后的載體與原載體同樣編號保存。對于出現破損的電子檔案及時修復和補救。

3.5確保電子檔案載體的安全

由于電子文檔不同于紙質載體形成的文檔，其安全性特別重要。在國外電子檔案已經實施多年，許多國家和國際組織都頒布了指導原則，電子管理方面均有一套嚴密的管理制度，這些是我院值得借鑒和學習的。因此，我院檔案室在電子文檔安全管理方面結合網絡安全要求和保密制度，草擬和制定了更加切合實際的電子文檔管理辦法。該辦法主要針對電子文檔的非法訪問、拷貝和對電子文檔的篡改、非法打印問題，實施了一系列的安全措施。①通過對文件設置入口命令、口令、加密、注冊登錄來控制非法用戶的訪問。②通過提供特殊服務器來控制用戶對文件的拷貝、下載、打印，利用防寫技術將電子文檔設置為“只讀”狀態，只允許讀取而不能對其做任何修改。③在電子文檔管理全過程中，嚴格遵守操作規程，并對其原始性進行認定，實行備份制度。④實施跟蹤記錄機制，實時記錄電子文檔的收集、整理、管理和使用等情況，在形成、處理、保管的過程中都有真實記錄供查詢，進行有效的跟蹤監控。安裝先進的防毒殺毒軟件，建立防火墻，在局域網中應用VLAN（虛擬局域網技術）等［5］，強化網絡安全，阻止病毒傳播，隔離廣播風暴，防止對電子文檔惡意破壞和篡改。2012年我院全部實行了內外網物理隔離，確保了電子檔案安全。

3.6加強醫院辦公自動化系統建設

由于醫院辦公自動化系統與檔案管理系統、醫院局域網系統之間存在不兼容情況，要實現依托醫院HIS系統強化醫院辦公自動化系統、實現醫院行政工作效率的提升、實現檔案信息資源共享，必須在三者之間建立交換平臺。2009年以來，我院在信息化建設方面實行有目的、有計劃、有步驟，科學、合理發展。2011年辦公自動化系統投入使用，該系統涵蓋了醫院各項業務辦公領域，非常有利于歸檔各種電子檔案。今年，我院繼續完善信息化建設，在近期提出的第四期信息化建設需求分析中，檔案室提出了通過進一步規范和統一網絡辦公自動化，規范辦公自動化系統的操作管理，借助計算機網絡技術和現代通訊技術，組建聯合信息網絡，實現不同軟件下的數據轉換，目前正在落實當中，不久將較好地解決我院多個網絡系統無法對接，多數職能科室知識使用計算機單機辦公，對所形成的電子文件未能進行統一管理的問題，節省時間，避免重復著錄工作，方便網上電子檔案的提供利用，有利于做好計算機組卷歸檔。

3.7注重檔案管理隊伍建設

積極培養檔案隊伍“多能”型復合型人才。要求檔案員既要掌握專業知識、掌握現代化信息技術，又要熟練運用計算機以及現代化辦公、通訊設備進行電子信息制作、使用、維護、管理，介入文件的形成和保管，參與電子文件管理、檢索系統的規劃設計。

電子文件來源廣泛，形成者有業務管理部門也有數據錄入人員、信息管理人員、計算機技術人員，醫院檔案室定期組織各部門此類檔案兼職人員進行電子文檔業務知識培訓學習。將醫院制定的電子文件管理制度形成文字材料，發到醫院各職能部門，組織電子文件全程管理學習，并將電子文件歸檔工作納入本部門的目標考核中。強化檔案意識、保密意識、信息安全意識，提高運用和處理現代化信息的能力，擔負起對電子文檔監督管理的責任。

信息高速發展對檔案管理提出了更高的要求，傳統檔案管理方式必然向現代信息化電子檔案管理方式轉變。醫院電子檔案規范化管理是一項系統工程，醫院應根據自身實際情況，創造條件，配置與檔案管理現代化相適應的軟、硬件綜合條件，采取措施，確保電子檔案管理形成一套科學化、規范化、流程化、標準化的安全、高效檔案管理模式，以適應現代醫院數字化發展的要求，更好地為醫院決策層、為醫院建設發展提供有價值的檔案信息服務。

參考文獻

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建立健全電子文件檔案管理機制，是檔案部門和檔案工作者一項責無旁貸的任務。管理好電子文件檔案關系到國家和社會歷史記憶的長期保存，極具重要意義。面對電子文件檔案的大量形成，研究和規范電子文件檔案的管理、利用和電子文件長久保存，這就需要創新工作思路，適應當今信息時代，把電子文件檔案管理工作做得更好。

一、歸檔方法

1.保證電子檔案的質量。明確規定歸檔時間、歸檔范圍、技術環境、相關軟件、版本、數據類型、格式、作數據、檢測數據等。

2.保證電子檔案的可利用性，從電子文件形成就應有嚴格的管理制度和技術措施，確保其信息的真實性、安全性和完整性。

3.在內容、相關說明及描述上保持一致。此方法用于歸檔電子文件同時存在相應的紙質或其他載體形式的文件時。

4.適時生成紙質文件等硬拷貝。具有保存價值的電子文件進行歸檔時，必須將電子文件與相應的紙質文件等硬拷貝一并歸檔。

二、收集、積累方法

1. 及時按照要求制作電子文件備份。

2. 每份電子文件均需在電子文件登記表中登記。

3. 電子文件登記表應與電子文件的備份一同保存。

4. 電子文件登記表如果制成電子表格，應與備份文件一同保存，并附有紙張打印件。

5. 電子文件性質代碼：R―草稿性電子文件；U―非正式電子文件；O―正式電子文件；N―無紙電子文件；T―文本文件；I一圖象文件；G―圖形文件；V一影像文件；A―聲音文件；M―多媒體文件；P―計算機程序；D―數據文件。

三、電子文件的整理

1. 電子文件的整理，應按內容、保管期限、密級等因素相對集中。

2. 電子文件應按《檔案著錄規則》著錄，并制成機讀目錄。

3. 歸檔電子文件應填寫登記表。

四、電子檔案的移交與保管

電子文件歸檔后按有關規定移交至檔案保管部門，作為電子檔案進行保管。v1. 檢驗。檔案保管部門應配備相應的處理設備，以保證完成電子檔案的檢驗工作。歸檔的每套載體均應接受檢驗，合格率應達到100%。與紙質檔案同時保存的電子檔案可采取抽樣檢驗的方法樣本數不少于總數的20%合格率應達到100%。

2.檢驗項目。 載體有劃痕，是否清潔，有無病毒。核實電子檔案的完整性和有效性審核手續。 核實登記表、軟件、說明資料等是否齊全。將檢驗結果填入電子檔案人庫登記表。檢驗有不合格的，應退回形成單位，重新制作。

3.移交手續驗收合格后，檔案保管部門在電子檔案人庫登記表上簽字蓋章，一式2份，一份交電子文件形成單位一份自存。

4.保管要求電子檔案保管除應具備紙質檔案一般的要求外，還應符合下列條件： 歸檔載體應作防寫處理。不得擦、劃、觸摸記錄涂層。載體應直立存放，做到防塵、防變形。環境溫度選定范圍： 14℃― 24℃；相對濕度選定范圍：45%―60%。存放時應注意遠離強磁場，并與有害氣本隔離。電子檔案在形成單位的保管，也應參照上述條件。

5.存效性保證。每滿1年，對電子檔案涉及的形成單位和檔案保管部門的設備更新情況進行一次檢查登記。每滿2年進行一次抽樣機讀檢驗。抽樣率不低于10%，如發現問題應及時采取恢復措施。設備環境更新時應確認庫存載體與新設備的兼容性，如不兼容，應進行電子檔案的載體轉換工作，原載體同時保留時間不少于3年。磁性載體上的電子檔案，每4年轉存一次。原載體同時保留時間不少于4年。定期檢驗結果應填入電子檔案管理登記表。

6.利用。電子檔案的封存載體不得外借。利用時使用拷貝件，利用時要遵守保密規定。利用者對電子檔案的使用應在權限規定范圍之內。具有保密要求的電子檔案上網時必須符合國家或部門有關保密的規定，要有穩妥的安全保密措施。

7.電子檔案的銷毀鑒定。電子檔案的銷毀鑒定，按國家現行有關規定執行。 電子檔案的銷毀，應在辦理審批手續后，方可實施。非保密電子檔案可進行邏輯刪除，屬于保密范圍的電子檔案被銷毀時，如存儲在不可擦除載體上，須連同存儲載體一起銷毀并在網絡中徹底清除。

8. 統計檔案保管部門應及時按年度對電子檔案的保管，利用等情況進行統計。

五、電子文件檔案管理的重要性

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一、前言

幾年來，我在縣民政局從事低保工作，整理完善低保檔案，在檔案管理工作的規范化、電子化上進行了有益的嘗試，體會頗深，有了一些新的見解和認知，與大家進行共同探討。

城鄉居民最低生活保障，簡稱低保，包括城鎮低保和農村低保。低保政策是一項對低于當地最低生活標準的城鄉貧困人口實行差額補貼的社會救助制度，也是一項很重要的惠民政策，它是保證貧困群眾的生存之本。

貧困對象向戶口所在地即村委會（或社區居委會）提出書面申請和身份證等相關材料，村委會（或社區居委會）通過開會評議，評選出符合條件的對象上交鄉鎮民政所（或社區辦），調查核實該戶情況是否屬實后上交我們低保股，統一入戶調查并在村級政務公開欄公示7天無異議，才可享受低保待遇。

二、檔案管理工作的規范化電子化策略

1.保證信息資料健全

低保檔案包括城鄉居民最低生活申請表和審批表、身份證和戶口本復印件，均一式三份，由縣、鄉（或社區辦）、村委會（或社區居委會）三級分別保管，政務公開欄公示照片和收入證明等相關材料一份由我們低保股保管。

城鄉最低生活保障申請表、審批表，身份證和戶口本復印件公示照片缺一不可，且申請表、審批表需填寫低保對象的戶主信息，如姓名、性別、身份證號碼、家庭住址、家庭成員的詳細信息、有無勞動能力、家庭收入、住房情況和土地等，審批表上除填寫低保戶信息外，還有村級委員會（或社區委員會）主管領導簽字蓋章，鄉鎮民政所（或社區辦）主管領導簽字蓋章。

2.加強低保檔案的規范化管理

低保戶的申請表和審批表均由黑色碳素筆手寫，字跡工整，文字周正，大小寫要區分。低保金按月發放，且我們低保股已于2008年底實行社會化發放。我縣共13個鄉鎮，232個村，我們低保股已更換成新鐵皮柜，實行每鄉一檔案柜，每戶一檔案袋，以村委會（社區居委會）為單位附上索引，明顯標志編號。且我們低保股已安裝防盜門窗，以保障低保檔案的安全，并設定出專人專崗來管理檔案。為了進一步加強低保檔案規范化管理，筆者認為應當建立和完善納入檔案管理體系的領導負責制、綜合計劃制以及目標管理制和部門及個人考核制。在單位內部，分工職責一定要明確；在目標管理以及考核實施細則、目標管理考核結果以及任務分解表中，應當體現出檔案管理工作的重要性；在制定綜合計劃時，應當充分考慮低保檔案以及軟硬件客觀要求，確保檔案管理設施的齊全、資金充足。

3.低保檔案的電子化

我縣人口眾多，紙質檔案翻閱起來費時費力，我們低保股也在全面進行全縣幾千低保戶檔案的電子化，包含低保戶的姓名、性別、身份證號碼、家庭成員信息等。這樣也為查找單個低保戶信息大大節省了時間，提高了效率，且為低保檔案又上了一份保險。建立統一的低保檔案管理制度，以做實做細低保檔案為抓手，在紙質檔案的基礎上，不斷完善電子檔案信息內容，并將每月城鄉低保對象與現有低保戶檔案進行比對，對不符合條件的低保對象堅決予以取消，對新增的對象及時進行調整，將低保信息系統里的數據進行清查復審，全力做到電子檔案與城鄉最低生活保障信息保持一致。

4.低保檔案的動態管理

低保戶并不是永久性不變，而是動態管理，每個月有條件好轉的或去世的低保對象進行刪減，對條件不好的貧困對象予以增加進來，隨之縣鄉村三級的低保檔案也要相應增減。檔案管理工作加強流程管理。檔案是由文件材料轉化而來的，檔案工作通過抓好文件材料形成過程各個環節的質量控制，對檔案工作管理質量的提高具有重要意義。檔案作為一種特殊的“產品”，其設計、開發以及利用全過程，都應當符合質量要求。檔案管理工作的規范化和電子化，要求從文件形成的具體環節入手，對齊進行動態化管理。從某種意義上講，檔案管理中的問題，雖然比較容易解決，但是文件材料的形成辦理問題，卻是比較棘手的。比如，有些問題當時得到了補救，但是文件材料的原始憑證以及依據作用等都會喪失，檔案就會失去了保存價值。加強流程管理，控制好產品的各個過程，才能保證歸檔文件的有效性，檔案工作規范化管理才可持續性改進。

總而言之，檔案管理工作的模式的改變與機制的改進，并非一蹴而就的，需要合理的規劃，從思想觀念、制度以及人員和技術管理等方面著手，形成合力，才能使檔案管理工作真正地實現規范化、電子化。

參考文獻

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中圖分類號：G647 文獻標識碼：A DOI：10.3969/j.issn.1672-8181.2014.06.016

電子檔案是信息時代背景下誕生的一種全新檔案類型，與傳統紙質檔案在保存和管理上存在很大不同，而醫學高校中的電子檔案類型和數量又較多，因而為了提高電子檔案管理水平，管理人員應該采取相應措施對電子檔案進行管理，以便提高醫學高校的工作效率。

1 當前醫學高校中電子檔案管理中存在的問題

1.1 對電子檔案管理的意識不夠

由于電子檔案是完全存儲在計算機當中，因而在實際管理過程中，管理人員過分依賴于計算機，對于一些重要檔案和文件沒有及時進行備份打印處理，使得在計算機出現問題時導致一些重要電子檔案丟失[1]。同時，在電子檔案的管理上，管理人員還保留著傳統的檔案管理意識，在管理模式上還是維持著重保管而輕服務的模式，并且對于電子檔案還缺少一定的歸檔意識，沒有及時將電子文件進行保存歸檔，這就使得很多電子文件在不斷刪除、覆蓋的操作中被流失，造成很多檔案資源的浪費。而另一方面，有部分管理人員則在電子檔案的管理上將所有電子文件通通打印歸檔，使得很多無意義的文件歸入到電子檔案當中，這無疑增加了電子檔案的管理工作量。

1.2 電子檔案的管理不規范

隨著計算機技術在醫學高校中的普及應用，醫學高校中的電子檔案數量也越來越多，如何對這些電子檔案進行規范管理成為檔案管理人員的工作重點。有很多高校檔案室缺少必要的電子檔案管理規范，管理人員在對電子檔案進行整理時由于缺少一定的規范，各自整理的結果都不相同，反而增加了電子檔案的管理困難。同時在檔案安全方面，醫學高校中也缺少必要的安全管理規范，很多教師和管理者對電子檔案進行處理時只是簡單地進行邏輯歸檔，并沒有采取相應的安全措施對電子檔案加以保護，同時，部分檔案管理者對計算機技術了解過少，對于如何利用計算機技術對電子檔案進行安全管理不甚了解，這就使得學校的電子檔案處于危險境地中，一旦計算機網絡出現問題，就會造成電子檔案的丟失。

1.3 缺乏電子檔案管理人才

有的醫學高校中對于電子檔案管理并不重視，也沒有設置專門的管理機構進行管理，而即使設立了管理部門對電子檔案進行管理，但管理部門的人員很多都缺少必要的電子檔案管理知識，對網絡技術了解又很少，這就使得電子檔案管理不符合相關檔案管理要求，而高校電子檔案由于缺少有效的管理，導致電子檔案丟失、泄露等問題經常發生，歸結起來都是缺少相應的管理人才造成的。而現有的管理人員自身素質又較低，導致整個醫學高校的電子檔案管理處于低效狀態中。

2 信息時代電子檔案管理的策略

2.1 建立相關電子檔案管理規范

醫學高校應該針對電子檔案的特殊性質，并結合學校自身檔案文件情況，建立相關電子檔案管理規范和標準，對電子檔案的歸檔工作、信息采集工作、整合工作以及安全管理等方面進行明確，并健全相關電子檔案信息化管理機制，推動醫學高校電子檔案管理的信息化發展[2]。同時，針對電子檔案管理中存在的歸檔問題，學校應該建立相應的歸檔制度，從檔案的形成到開發利用每一個環節都要進行明確，實施對電子檔案的全過程管理，對每個環節管理人員的職責進行明確，以保證醫學高校中的電子檔案管理能夠有規范可依。

2.2 加強電子檔案形成管理

針對于電子檔案在歸檔前很多信息流失或是不加篩選地全部歸檔的問題，檔案管理人員應該加強對歸檔前的電子檔案形成管理，既要確保電子檔案的完整性，又要仔細進行篩選。而為了做到這一點，有必要建立相關的歸檔政策，在保證管理人員在收集電子檔案時妥善對檔案文件進行保管，減少信息流失，同時還可指派專人進行電子檔案的累積工作，對于公務性電子文件，不論是網上上傳的還是網上下發的都應該進行歸檔保存，并且要及時進行打印處理，以防止檔案在計算機出現問題時丟失。在具體的處理措施上，主要有以下幾點，一是將歸檔的檔案文件通通用漢字處理軟件進行歸檔處理，并用文本形式進行保存；二是對于歸檔的電子檔案應該統一保存在檔案室的電腦硬盤上，并且定期檔案管理人員要將其刻錄在光盤上以防丟失；三是對于從各個部門中收集來的電子檔案文件應該統一用殺毒軟件進行殺毒處理，以保證檔案的安全。

2.3 加強對電子檔案的安全管理

制定相應的安全管理規范，從電子檔案的形成到存儲、處理和利用都應該制定相應的安全措施，例如在存儲電子檔案時要選取性能好的存儲載體進行保存，同時要加強對光盤保存環境的管理，避免光盤受到有害氣體或是強光的危害造成電子檔案丟失[3]。再者，對于存儲在電腦中的檔案文件，管理人員應該在電腦上建立相關的安全保護系統，加強病毒防護措施，包括安裝殺毒軟件和防護墻等，保護電子檔案安全。

2.4 提高電子檔案管理人員素質

電子檔案管理與傳統紙質檔案管理相比，其對管理技術的要求更高，因而對管理者的素質要求更高。學校應該加強對檔案管理室人員的培訓工作，豐富其在電子檔案和計算機技術方面的知識，提升管理人員對電子檔案的管理能力[4]。同時，要注意培養和引進具有專業電子檔案管理技術的人才，提高電子檔案管理的人員素質，促進電子檔案管理水平的提升。

3 結語

醫學高校電子檔案是學校教學管理和行政管理的重要資源，高校檔案管理人員應該從學校實際管理工作出發，積極采取有效的管理措施，強化醫學高校的電子檔案管理，提高電子檔案管理水平，以促進醫學高校教學和行政管理工作效率的提高。

參考文獻：

[1]朱煥芝，羅慧芳.信息時代高校電子檔案與紙質檔案并存管理的思考[J].河北聯合大學學報（醫學版），2012，（2）.

[2]曹俊興，程孝良，趙亮，孫愛珍.基于質量管理的高校本科專業電子檔案系統建設[J].成都理工大學學報（社會科學版），2011，（4）.

篇（5）

高校檔案管理是高校對在其教學、科研、行政管理和其他活動中形成的記錄和保存各種信息的各種文字、圖表、音像制品等各種載體的綜合進行收集、整理、保管、鑒定、統計和提供利用的系統活動。而院級檔案管理是一種事后行為，往往容易忽視，或是不夠規范。學院作為高校的二級單位同樣也承擔著較大的檔案管理工作，除了有校級文件的歸檔還有院級教學事業發展的檔案管理。因此完善的高校院級檔案管理有利于高校教學、科研工作狀態監控，有利于發展規劃和教學質量監控體系的科學化，有助于推動高校教學工作的發展，教學改革的深化和整體管理水平的提高。本文就現階段我國高校院級檔案管理中存在的問題進行一些探討，并在此基礎上提出些對策與建議。

一、 高校院級檔案管理中存在的問題

第一、 檔案管理理念落后， 管理意識淡薄。我國許多高校院級辦公室的檔案管理人員都是兼職的檔案管理者，因此在日常的工作中，對檔案的管理意識比較薄弱，往往只是流于形式，不重視日常材料的搜集和歸檔，缺乏責任心，工作態度敷衍塞責，重程序，輕結果，常常產生“ 文牘主義”和“目標置換”。并沒有形成較好的管理規范。

第二、檔案管理人員專業素質不高， 結構不合理。在高校里只有少數人員是專職的檔案管理人員，而在院級單位的工作人員多數都是兼職的檔案管理人員，并沒有接受過專門的培訓，因此對于如何開展文件的歸檔和規范管理好院級的檔案是亟待解決的首要問題。同時目前有相當一部分檔案人員還跟不上時代的步伐，還缺乏必要的素質和開發檔案信息的能力。

第三、 檔案管理信息化建設不足。由于院級辦公室檔案管理涉及到教學、科研、學生、對外聯系等多種文獻資料，是為了實現某項計劃或一定目標而形成的文獻，當某項計劃或一定目標實現以后，由此而形成的文獻資料往往不被人們所重視，錯過及時整理和歸檔的大好時機，造成文獻資料的丟失。

二、完善我國高校院級檔案管理的建議

第一、要提高對高校檔案管理工作規范化意識的正確認識。 高校院級檔案的合理建立、有效管理、科學利用是高校院級檔案管理工作規范化的主要目標。 從高校發展的實踐看，完善院級辦公室檔案管理工作規范化，對推動教育改革、提高教學質量和工作效率、實現科學管理、開展科學研究、展示學校綜合實力等具有重要作用。 為了加強院級辦公室檔案管理工作規范化建設，充分發揮檔案在教學管理過程中的積極作用，要依據教育教學發展的客觀規律，不斷提高對院級辦公室檔案管理工作規范化認識，充分發揮各種檔案資料的使用價值，使其為教學科研服務，為課程建設、學科建設和專業建設服務。

第二、要提高院級辦公室兼職檔案管理人員的綜合素質。 目前，絕大多數高校的院級兼職檔案管理人員都不是檔案管理專業畢業的，大多是“門外漢”，檔案管理知識很粗淺，不能很好地勝任此項工作。 這就需要高校創造各種機會對他們進行專業培訓。 可以采取送他們到檔案管理工作做得好的高校去學習，或請外校專家來作專題講座。 通過各種途徑來提高他們的綜合管理水平和專業技能。 同時要健全院級檔案管理規章制度，制定兼職檔案管理人員的崗位責任制，不斷增強檔案管理人員責任意識和大局意識。

第三、要建立檔案管理信息化服務網絡，實現高校檔案管理信息資源共享的目的。 加大資金投入建立數字化網絡平臺，院級檔案資料建設在創建傳統紙質檔案資料的同時，一定要優先發展電子檔案資料，這將為院級檔案資料建設和管理開辟廣闊的前景。建立檔案管理信息化服務網絡的意義，在于通過網絡可以聯接分散于各處的信息資源，使所有檔案管理信息實現資源共享，使得高校廣大師生能夠克服地域和時空的局限更好地協調了解學校教育管理信息和各種要求，實現檔案管理信息化為一線教學服務。

第四、要根據檔案管理規范化的要求，建立院級辦公室檔案資料索引自動化，設置和強化網上查詢功能。 眾所周知，電子檔案系統的建立，節省了大量人力和物力，廣大師生可以在很短的時間內，不用支付任何費用就可以閱覽或下載本院系幾年來的文件資料，如經典教案、講義、電子課件等。 這些豐富快捷的電子檔案資料對于提高新教師的備課質量，使年輕教師盡快成長起來具有積極的促進作用。也為教師更好地“教”和學生更好地“學”提供便捷的服務。 但許多高校院級電子檔案功能遠未開發出來，這種狀況一旦改變，就會極大地推動廣大師生間的學習和交流，從而提高教學實效。

第五、要重視和關心檔案管理工作，不斷提高院級檔案管理水平。 院級領導應把檔案管理規范化工作列入行政管理工作議事日程，院級班子成員中要有專人分管此項工作，平時要加強對檔案管理規范化工作的指導和監督。 安排管理水平高，責任心強的院級辦公室管理人員擔當此項工作。 要建立檢查監督激勵機制，把院級檔案管理工作做得出色的人員推薦到學院作經驗交流。 并且，真正把院級辦公室檔案管理規范化工作納入法制軌道，做到獎懲分明，使院級辦公室檔案管理工作規范化在高校教學管理中發揮積極作用。

高等教育承擔著培養高級專門人才、發展科學技術文化、促進社會主義現代化建設的重大任務。 提高質量是高等教育發展的核心任務，是建設高等教育強國的基本要求。 高校院級檔案管理工作需要不斷創新，只有不斷的創新才能促進質量的提高。 因此，實現高校院級檔案管理工作科學化、制度化、規范化勢在必行，任重道遠。

參考文獻：

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一、研究背景及意義

近年來，信息化建設已成為檔案發展的新方向，特別是以信息技術為核心的信息化建設已成為社會發展的強大推動力。2002年國家檔案局、中央檔案館《全國檔案信息化建設實施綱要》，標志著我國檔案信息化建設的啟動?！度珖鴻n案事業發展“十五”計劃》中，國家明確指出“把檔案信息化納入國家信息化建設的總格局。”緊跟國家信息化建設的步伐，實現檔案信息化建設與國家信息化建設同步發展，已經成為檔案部門的一項重要而緊迫的任務?；仡櫸覈鴻n案信息化的歷程，總共經歷了萌芽起步（20世紀70年代末～90年代初期）、快速推進（20世紀90年代中期～21世紀初）以及系統發展（21世紀以后）三個階段。隨著信息化時代的到來，海量電子文件數據的涌現以及包括云計算、大數據處理技術、4G通信等新興技術的發展，無一不使傳統的紙質文件生命周期理論、全宗理論和價值鑒定理論受到了挑戰。海量電子文件的管理以及利用已成為檔案學理論的新發展方向，也是檔案信息化建設的重點方向。本文根據廣州市城市建設檔案館自行編制的《廣州市城市建設聲像電子檔案管理規范》以及自主研發的規范化聲像電子檔案管理系統展開調研，以期簡述廣州市城市建設檔案館檔案信息化建設的現狀并提出發展對策。

二、檔案信息化的概述

20世紀60年代日本的學者首次提出了信息化，而后20世紀70年代后期西方學者提出了“信息社會”、“信息時代”等概念。我國信息化起步較晚，1997年召開了全國第一次信息化工作會議。目前，關于檔案信息化并沒有統一的定義，與檔案信息化相關的諸如檔案數字化、檔案信息數字化等，其定義有一定的相似性卻又不盡相同。有關檔案信息化的內涵，楊公之(2011)定義為“檔案信息化是指在國家檔案行政管理部門的統一規劃和組織下，在檔案管理活動中全面應用現代信息技術，對檔案信息資源進行處置、管理和提供利用服務?！盵1]張珺（2009）認為檔案信息化是檔案工作與信息技術手段的結合；檔案信息化是檔案事業發展中的一項動態系統工程，由諸多相關項目構成，是現代信息技術手段對管理目標的支持。[2]孟世恩與王穎（2004）認為檔案信息化可理解為“是以現代信息技術在檔案工作領域的實際運用為基礎，以檔案信息的資源化為主導，以實現資源共享為目的推動檔案工作發展的進步過程”。[3]《全國檔案信息化建設實施綱要》對檔案信息化的表述為“以檔案網絡建設為基礎，以檔案信息資源建設為核心，以擴大檔案信息資源開發利用為目標，加快推進檔案資源數字化、信息管理標準化、信息服務網絡化的進程。”系統核心功能方面還需要進一步完善。目前對于系統的配置管理、備份恢復、權限管理等核心的后臺管理功能都還比較簡單，存在嚴重的管理和安全風險。而且目前系統的部分核心業務功能嚴重不足，例如軟件對于圖片檔案的完整性管理的缺乏，導致一些查詢需要投入大量人力進行，對于聲像檔案的查詢利用和編研工作都帶來諸多不便。4.系統設計中尚未考慮到未來電子檔案和長期保存需要目前的系統主要處于應付現階段的管理模式，即以紙質+數字化的雙套制模式，不具備原生電子文件歸檔功能，也沒有針對電子檔案真實性、完整性、可用性、安全性的設計考慮。從長遠來看，結合信息化改革步伐（例如國土規劃信息化工作建設目標）以及本地信息環境的現實(云計算環境的逐步成熟和認證技術的落地)，未來城建聲像電子檔案管理系統應定位高遠，需要面向電子檔案管理的需要進行通盤考慮。

三、基于聲像電子管理規范的檔案信息化建設

廣州城市建設檔案館的信息化建設工作開展較早，上個世紀90年代初便開始著手建立檔案管理信息系統，在2002年后該館開始致力于建設數字城建檔案館。目前使用的聲像檔案管理系統為2005年開發的系統，隨著內外部環境的飛速變化與發展，使得現有的系統目前面臨著內外部環境的雙重壓力，其中既有信息系統自身業務需求發展所帶來的內部推動力，又有環境調整所帶來的外部拉動力，在雙向驅動力的作用下，信息系統的升級工作勢在必行。因此，該聲像系統的搭建正好解決了目前廣州市城建檔案館對信息化升級的要求?！稄V州市城市建設聲像電子檔案管理規范》由廣州市城建檔案館在多年實踐中擬定，在業界也是首次明確以聲像電子檔案為研究對象，其規定了聲像電子檔案的術語和定義，聲像電子檔案的收集、整理、移交、保管、利用和元數據要求。針對原系統的不足以及工作中出現的各種問題，并基于《廣州市城市建設聲像電子檔案管理規范》中明確的標準、定義，利用成熟、專業的聲像處理技術，從以上有關信息化的表述中，我們可以發現信息技術、開發利用、資源共享這三個關鍵詞，雖然表述略有差異，但是，我們可以認為檔案信息化就是運用信息技術開發利用檔案，最終達到資源共享的目的。

廣州市城建檔案館現有的業務管理模式定型于本世紀初，館內以“數字化生產、檔案編研、自主建設”為立足點，在工作過程中取得了不少成果與榮譽，并曾一度成為城建檔案行業的學習典范。隨著時代的發展，新的上位法、國家標準和事業單位行政分類改革賦予廣州市城市建設檔案館在城建聲像檔案工作職能上的轉變，尤其使得其工作流程、服務方式、服務對象以及數量格式上產生的巨大變化，原有的聲像檔案管理系統的功能模塊已經難以應對日常工作中的管理需求，主要問題體現在以下幾方面。1.頂層架構設計不足廣州城建檔案館信息化工作總的來說是受業務需求驅動，歷經數十年時間的建設由多個系統構成的集合，尚未形成內部密切聯系、資源有效共享的覆蓋核心業務流程的綜合性的信息系統?，F有的子系統集合有拼湊之感，無論從命名，乃至到功能覆蓋范圍來看，系統之間的關系并不是很清晰，軟硬件平臺不夠統一，使用部門和功能比較分散，信息集成度較低。這些已不能適應業務管理要求和新型城市化發展的要求。隨著時間的推移和業務管理的不斷發展，信息共享和系統集成的難度日益加大。2.系統功能整體性表現不足現有系統在整體層面上存在升級換代緩慢，用戶體驗友好性不足，子系統零散，缺乏統一入口等問題?，F有系統中有相當部分都是獨立建設的，各項業務功能基本上是陸續拼接的，使用的編程平臺和后臺軟件存在較大差異，因而難以進行總體性的功能框架展示。目前信息系統對于業務活動的覆蓋面還不夠充分，例如實體管理與資源存儲管理就還很不完善，功能模塊之間的聯系基本上屬于各自為戰的局面，用戶需要根據自己的職權選擇進入不同的系統進行操作，加上命名方面的隨意性，導致用戶體驗較為零亂，沒有整體性概念。3.核心功能有待進一步強化建立專門的聲像檔案管理系統，對聲像檔案信息資源進行集中有效管理，通過網絡方式相互連接和提供利用，實現聲像檔案信息的有效、規范、科學管理以及資源共享。作為海量聲像檔案庫，能和其他信息系統建立關聯，提供聲像檔案資料從檔案收集、檔案管理、檔案利用完整流程的全流程的管理系統。其中功能模塊主要包括配設任務申請、任務分配、成果數據、數據查看、聲像檔案利用、著錄、目錄生成、檔案移交、專題制作、查詢檢索、統計報表檔案、用戶權限管理。本聲像電子檔案管理系統是基于《廣州市城市建設聲像電子檔案管理規范》的需求而量身訂造的。該系統的上線及推廣使用，將在一定程度上改變廣州市城市建設檔案館目前的工作流程，提高其對聲像電子檔案管理及調用的效率。這不僅順應了國家大力發展“互聯網＋”的戰略方針，而且通過《廣州市城市建設聲像電子檔案管理規范》與系統的相互結合，使得整個系統在使用上有章可循，有法可依。這將有效提高整個系統的搜索效率及降低維護成本。同時，這種標準化的系統也值得國內其他城市參考，我們可以預想在不久的將來全國各地都遵循一個統一標準進行對聲像電子文檔的管理，存放在一個相同的系統下，這個系統所產生的價值將是不可估量的。

作者:林康子 單位:廣東省廣州市城市建設檔案技術咨詢服務公司

參考文獻：

[1]楊公之.檔案信息化建設導論[M]中國檔案出版社，2001(9).

[2]張珺.我國檔案信息化建設的分析與對策[D]，2009.

[3]孟世恩，王穎.對我國檔案信息化建設實施的理論思考[J].檔案學研究，2004（5）.

[4]翟玉芳.檔案信息化建設研究[J].檔案研究，2016(1).

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檔案資料是社會經濟發展必不可少的寶貴信息資源，隨著技術的發展與進步，檔案由最初的紙質存檔發展成現在的電子存檔，與之相應的是對檔案信息化的需求進一步增強。而如今迅猛發展和廣泛應用的信息技術，更是為檔案的信息化建設創造了前所未有的契機。作為我國五大保障險種之一的醫療保險，其系統涉及到群眾根本利益，其檔案管理工作就顯得尤為重要，在“大數據”和“互聯網+”背景下，檔案管理的信息化是利國利民的，也是勢在必行的。

一、醫療保險檔案信息化建設的重要性

楊公之主編的《檔案信息化建設導論》中定義檔案信息化建設為：“在國家檔案行政管理部門的統一規劃和組織下，在檔案管理活動中全面應用現代信息技術，對檔案信息資源進行處置、管理和提供利用服務?！贬t療保險檔案信息化建設作為醫療保障系統檔案信息化建設的一個重要組成部分，尤其是在當前快速發展的信息社會中，信息技術變革了醫療保險傳統的信息管理模式，使得以計算機及檔案管理軟件應用為主，利用計算機、掃描儀等對檔案進行搜索、存儲和管理，成為了醫療保險檔案管理方式發展的必然趨勢，也是醫療保險實現信息共享、實現與醫療保險系統聯網，保障人民群眾效益的重要手段。

二、全面完成醫療保險檔案信息化建設的主要任務

1.完善醫療保險檔案管理基礎設施

醫療保險檔案的管理需配置足夠面積的醫療保險檔案室，檔案室內要配備足夠的檔案管理設備，例如檔案柜，殺蟲劑，干燥劑等，與此同時，電子檔案儲存應用還需服務器智能設施、制冷設備、干燥設備、防火設備、自動溫控設備等軟硬件設施。由于數據服務器為檔案管理人員提供了極大的便捷，檔案管理人員可以通過計算機等數據服務器進行醫療保險檔案的收文、查詢、借閱、返還等檔案的歸檔利用和管理工作。同時由于醫療保險工作面對的社會群體具有廣泛性及醫療保險處本身具有的社會公益性等特點，醫療保險電子檔案信息更加復雜繁多，對于數據服務器基礎配置也有著更高的要求，因此提高醫療保險檔案管理部門的數據庫服務器硬件配置和網絡拓撲率，是進行醫療保險檔案信息化建設的必要條件。另外，隨著醫療保障制度的進一步完善，醫療保險涉及人員范圍的進一步擴大，建立和完善醫療保險檔案信息系統局域網，使檔案管理的各項工作趨于網絡化，在一定范圍內實現醫療保險檔案信息的共享，是現階段人民群眾對加強醫療保險電子檔案信息利用的迫切要求。

2.制定嚴格的醫療保險電子檔案歸檔及管理規范

檔案信息電子化主要是通過計算機、掃描儀等現代數據錄入設備將檔案資料整理輸入數據庫服務器，使之轉變成數據資料再加以儲存和應用。其一，根據相關法律法規，因地制宜地制定醫療保險檔案管理規范，并定期組織醫療保險檔案管理人員學習最新的檔案管理辦法，根據新法規及時修正檔案文件管理規范。其次，建立健全醫療保險檔案目錄數據庫，建立健全醫療保險檔案電子數據的索引機制，對醫療保險檔案實現數據化管理，規范醫療保險檔案電子數據的歸檔與管理，保證電子檔案信息的科學保管和有效利用。再次，注重特殊病號、特殊報銷比例的醫療保險電子檔案的管理，方便醫療保險檔案管理人員及時查閱。

3.培養與發展高素質醫療保險檔案管理人才

（1）醫療保險檔案管理人員需要具備較高的政治修養與責任心，這就要求醫療保險檔案管理人員要熟悉檔案管理政策，具備良好的職業道德和強烈的責任感，有扎根醫療保險檔案基礎工作的信心和決心。

（2）醫療保險檔案管理人員需要具備電子檔案專業技能。針對新形勢對檔案工作的要求，醫療保險檔案管理人員面對信息時代“打鐵還需自身硬”，需要加強信息技術的學習，加強信息技術的實踐，熟練掌握現代數據挖掘技術、大數據分析技術等新興信息技術，使醫療保險檔案管理跟的上信息時展的步伐。

（3）醫療保險檔案人員需要是具備綜合素質的復合型人。

新形勢下，醫療保險檔案需要管理方法、紙質檔案、數據庫服務器三位一體的復合型人才，綜合運用管理理念、計算機知識、信息技術知識、檔案專業知識等，從而對檔案工作進行有效的管理。同時也需要用現代網絡技術整合醫療保險傳統檔案管理模式，為醫療保險檔案信息化建設提供有力的網絡梳理與網絡保障。

4.注重醫療保險檔案信息數據安全

由于電子信息應用會受到來自病毒和黑客等問題的影響，因此保管醫療保險檔案數據的服務器各種防病毒措施及設備要完善，針對部分需要提供網絡共享的醫療保險電子檔案信息資源，必須提供有效的網絡安全保障；在檔案信息化的同時，更不可忽視紙質檔案的保存，要“兩條腿走路”“兩套賬并存”，要實現電子檔案與紙質檔案并存。

醫療保險檔案信息化建設是一項長期、全面而又具體的工作，它需要完善的基礎設施、先進的管理規范、優秀的檔案管理人員、嚴謹的安全措施等各方面的綜合配合，實現醫療保險檔案信息化建設是醫療保險現代化管理的重要組成部分。信息化是當今世界和社會發展的大趨勢，只有積極推動醫療保險檔案信息化建設進程，才能適應社會和時展的需要，更好地服務社會。尤其是醫療保障險種的社會公益性決定了其服務團體的廣泛性，而其自身檔案信息化建設歷程又是社會檔案信息化建設歷程的直接體現，因此，加強醫療保險檔案信息化建設不只是醫療事業可持續發展的需要，更是整個社會可持續發展的必然要求。

參考文獻：

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紙質檔案具有內容真實可靠、易于長久保存、載體相對穩定等優點但同時也存在文件形成時間長、整理費時費力、存儲密度小、檢索速度慢等缺點將逐漸被電子檔案所取代而在未來很長一段時間還將處于紙質檔案和電子檔案交織的時期。

1.2電子檔案管理體系尚未健全

目前很多企業無健全的電子檔案管理系統或者正處于電子檔案系統的初步建立階段。缺少電子數據庫及計算機軟件維護的專職人員段有專門的檔案管理人員且缺乏檔案專業的系統學習次缺專業技術能力對檔案的管理只停留于簡單的整理建檔而不能充分發揮檔案信息在領導決策和事業發展中的助推作用。.33電子檔案管理集中管理與分散管理并行。電子檔案因易于形成在企業各部門的電子檔案多存于各自的計算機中,形成了企業檔案管理部門集中管理和各部門檔案分散管理并行的模式。由于很多企業沒有實行電子檔案管理軟件致使檔案管理部門和部之間分散管理無法同步,存在著遺漏存檔和重復存檔的情況,且部門分散管理易于刪改和銷毀不利于保證檔案的真實性和可靠性。

2目前企業電子檔案管理中存在的問題

2.1企業電子檔案管理規范缺失

一些企業對檔案管理重視不夠忽視檔案在企業中的作用致使缺少明確的業務流程和管理規范,電子檔案管理沒有可操作的規范和依據使得大多數企業的電子文件就是簡單的存儲在計算機硬盤上,用文件夾加以分類對電子文檔的特殊性和技術性沒有充分認識,一旦計算機遭受人為或自然損壞企業將會承受難以挽回的損失。

2.2電子檔案對載體的依賴性較大

傳統的檔案大多依賴于紙、筆作為介質易于保存出現變動的可能性較小。而電子檔案多數依賴于計算機軟件和硬件,一旦出現軟件和硬件損壞,電子檔案極易丟失不可還原。

2.3企業人員對于檔案數字化管理認識不足

目前在大多企業中著遍采用電腦進行文書寫作或表格制作來代替傳統的手繪。但對已生成的文件往往經過打印和傳遞之后就被人忽視,文件并沒有及時得到保存。長此以往企業電腦中的各類原始文檔被不斷的修改覆蓋甚至刪除失去了整理和管理的價值。企業工作人員對電子文件的保存幾乎沒有管理概念就連有些檔案管理人員對其都沒有一個正確理性的認知從為將電子文件保存在計算機內就算歸檔甚至還有企業出現保存電子檔案的電腦可以隨意使用文件經常在沒有管理者的情況下被修改或覆蓋。

3企業電子檔案管理的有效措施

3.1完善企業電子檔案管理制度

制定和完善電子檔案制度是保證企業電子檔案管理的必要手段。通過建立健全電子檔案管理制度,明確電子檔案管理部門和管理流程,明晰文件歸檔、分類、保存期限、保存方法等具體操作規范保證檔案管理有章可循。

3.2整合電子檔案與紙質檔案同步管理

電子檔案和紙質檔案各有特點紙質檔案和電子檔案并存將成為檔案管理工作的長期趨勢。為提升企業檔案的完整性和利用率應注重整合紙質檔案和電子檔案的同步管理。將定稿的電子檔案輸出存檔紙質檔案掃描至計算機或軟件系統備份對同一份檔案采用相同的歸檔號碼和著錄信息以兩種方式共同存檔,既提高了檢索速度,又有效避免計算機系統不穩定而產生的風險,同時也彌補了紙質檔案侵蝕、損壞所產生不完整等劣勢肩利于長期保存。

3.3采用先進的電子檔案管理系統

采用電子檔案軟件管理系統是電子檔案管理步入正軌的有效手段。利用高科技軟件系統使電子檔案管理更加高效和規范勢在必行通過信息化手段實現企業檔案管理部門電子檔案與部門電子檔案的無縫鏈接。

3.4注重硬件系統的管理和維護

為確保電子檔案的完整和真實性就必須給電子檔案一個健康穩定的硬件和網絡環境。首先保證硬件設備適宜的溫度和濕度升級服務器主機和數據庫采用多種方式載體備份如光盤、移動硬盤備份等滿足電子檔案長期保存的需要淇次利用防火墻等技術手段防治病毒入侵,同時采用數據加密、數字水印等技術確保檔案在傳輸和使用過程中的安全。

篇（9）

2021年2月28日前，全鎮完成精準扶貧檔案收集、整理、歸檔、數字化處理及移交工作，建立精準扶貧檔案管理機制，實現精準扶貧檔案規范化管理，全面真實記錄脫貧攻堅工作歷程、成果體現。

二、工作內容及標準

（一）工作內容

脫貧攻堅以來，在開展各項工作過程中，形成的對國家、社會有保存價值的文字、圖表、音像、電子數據等各種形式和載體的歷史記錄。鎮、村在對精準扶貧檔案進行規范化管理基礎上，同步進行數字化處理，實行“雙套制”管理（雙套裝是指移交進館檔案紙質檔案和數字化處理的電子檔案同時移交）。

（二）基本原則

規范管理、分級負責、刪繁去重。

（三）工作標準

1.整理標準

（1）文書檔案統一按照《歸檔文件整理規則》（DA/TA22-2015）進行整理。整理步驟包括組件、修整、分類、排列、編號、編頁、編目、裝盒和排架。

（2）項目檔案按《科學技術檔案案卷構成一般要求》（GB/T11822）、《省扶貧開發項目檔案管理細則》進行整理，國家重大建設項目檔案應符合《建設項目檔案規范》（DA/T28-2018）的要求，交通、水利等建設項目按照相關行業規定進行整理。項目規模較小的，可以簡化整理，根據具體情況只能一卷或數卷。

（3）資金檔案按《會計檔案管理辦法》進行整理。

（4）照片檔案按照《照片檔案管理規范》（GB/T11821-2002）、《數碼照片歸檔與管理規范》（DA/T50-2014）進行整理。

（5）音像檔案按照《錄音錄像檔案管理規范》（DA/T78-2019）進行整理。

（6）電子檔案按照《電子文件歸檔與管理規范》（GB/T18894）和《數字檔案室建設指南》進行整理。

2.數字化標準

精準扶貧檔案數字化標準嚴格按照《紙質檔案數字化規范》（DAT31-2017)執行，實現目錄數據和與其對應的紙質檔案數字圖像進行關聯，并完全匹配，方便查閱利用。

3.檔案裝具

按需到區檔案館統一領取符合規范的檔案裝具。

三、工作步驟

（一）制定方案。2021年1月31日前，制定《攔江鎮精準扶貧檔案建設工作方案》并送區脫貧辦備案。

（二）規范整理。2021年2月28日前，鎮、村完成2014—2020年精準扶貧檔案收集和規范整理工作，并同步完成精準扶貧檔案的數字化處理工作。

（三）分級驗收。一是鄉鎮初驗，在2021年3月10日前完成27個行政村精準扶貧紙質檔案和數字檔案驗收工作，并向區脫貧辦報告完成情況；二是區級抽驗，由區脫貧辦牽頭，組織區檔案局、區檔案館、區扶貧開發局在2021年3月31日前完成紙質檔案和數字檔案驗收工作；三是根據抽驗情況開展整改提升。

（四）歸檔裝訂。精準扶貧檔案歸檔裝訂待數字化處理后啟動，于3月底前完成歸檔裝訂。

（五）及時移交。在2021年4月底前，按國家有關規定，將精準扶貧檔案移交至區檔案館。

四、工作要求

篇（10）

檔案管理工作的重要性不言而喻。但是在如今的管理中，卻缺乏統一的、系統的建設。并造就許多問題的出現，阻礙著檔案管理工作的發展，使其欠缺管理的規范性。下文將針對檔案管理規范化的問題進行具體的分析。

1、信息化管理系統建設不完善

檔案管理系統復雜而龐大僅僅依靠人力無法進行高效有序的管理，并且隨著電子計算機技術的迅速發展電子文件與電子文檔大量涌現，運用傳統的檔案管理系統往往無法保證管理的規范化，盡管目前信息化管理方法已經推展開來，但是依然存在許多問題。首先是硬件設施及設備配備不齊全，無法為信息化管理提供基礎條件。其次是軟件設施，主要問題是檔案管理系統功能不健全或者是軟件程序復雜，這樣一來就會為檔案的查詢、瀏覽、統計、歸檔、借閱等造成不便，有時可能會因為系統的不完善導致檔案丟失等，嚴重破壞了檔案管理的規范化。

2、管理系統不完善

在新形勢下對檔案管理工作的時效性的要求也越來越高，這首先需要讓檔案管理工作的規范化與標準化落實到位。檔案管理工作需要嚴謹的工作態度，但是當今管理檔案管理工作中規范標準的工作流程與工作制度并不完善。首先由于部分單位對檔案管理工作的不重視導致前期對檔案資料的收集與整理不全面不深入，進而直接影響后期對檔案的利用效果。其次，由于對檔案管理部門的管理較為疏松，部分工作人員有時沒有將歸檔與立卷工作做得詳盡而細致，有時甚至損壞了檔案資料的完整性，但是在這種相關人員的工作職責與工作內容沒有明確的劃分的背景下即使出現了這種錯誤也不一定能被及時發現。

3、檔案管理工作人員業務素質較低

新形勢下組織檔案管理工作的開展，規范化程度依然較低，其中一個很重要的原因就是相關工作人員自身素質。在許多單位檔案管理工作都沒有受到管理層的重視，大家經常把檔案管理工作看成是一項非常簡單的工作，對于管理的規范化認識并不深入，也正是由于對這種認識上的欠缺，導致了檔案管理工作規范化進程的緩慢。

二、促使檔案管理規范化發展的措施

通過上文的詳細闡述，對檔案規范化管理存在的問題也有了一定的了解和認識。究其問題存在的實質原因還是因為相關的管理不到位。信息化系統建設不完善，并且沿用傳統的檔案管理措施，不能夠與時展的步伐相接軌。因此首要任務就是創新管理方法。并提升檔案管理人員的綜合素質。下文將針對具體的應對措施具體闡述。

1、依法管理，建章立制

檔案管理工作是一項嚴肅的工作，建立完善的法制系統去約束它，能夠讓檔案管理工作更加的規范化，能夠更加良好的保證檔案管理工作的進行。社會在進步，企業在發展，檔案管理工作中的設備也得到的升級，各項軟硬件的優化，讓檔案變得更加的多樣化，從過去的紙質檔案、影片檔案，到現在的數字檔案，無疑是一個飛躍，所以過去的檔案管理工作方式也需要得到轉變，以適應現代檔案管理的要求，作為檔案管理工作者應該提升自己的檔案管理知識和技巧，要多多的充電和再培訓，讓自己能夠掌握現代檔案管理方法，順應形勢需要，堅持走依法治檔的道路，建立一整套行之有效的檔案法律法規，建立健全檔案管理規章制度，只有這樣，才能因地制宜、靈活有效，實現檔案管理工作的制度化，最大限度的發揮其應有的社會作用。

2、求實創新，與時俱進

信息時代已近悄悄的來臨，我們的生活已經離不開信息這個關鍵詞，工作、生活、學習都與之相聯系，特別是計算機網絡的普及，讓我們的社會前進了一大步，而檔案管理工作同樣迎來了新的改變，我們檔案工作者也這接受著新的挑戰。將現代技術與檔案管理工作結合起來，達到高效、安全、精準的目的，讓檔案管理工作步入一個良性循環，這需要我們檔案管理工作者從根本出發，尋找檔案管理的特點，運用自身的檔案管理知識，與現代信息相結合，更好的尾社會、企業服務，體現信息社會的優勢。

3、科學規范，提高效能