機關檔案數字化匯總十篇

序論：好文章的創作是一個不斷探索和完善的過程，我們為您推薦十篇機關檔案數字化范例，希望它們能助您一臂之力，提升您的閱讀品質，帶來更深刻的閱讀感受。

篇（1）

移交檔案的關鍵是確保檔案的實體整理質量與數字化加工質量。各有關中央和國家機關高度重視、精心組織、周密部署、扎實工作，在確保兩個質量的基礎上，使檔案移交工作穩步有序進行。

檔案實體整理方面的主要做法

一是建立工作機制，制定工作計劃。各有關單位普遍建立了移交檔案工作領導小組，由機關分管領導、辦公室和檔案部門主要負責人組成。同時還成立了移交檔案鑒定小組，為組織開展移交工作提供了重要組織保證。各單位按照《中央、國家機關向中央檔案館移交檔案時間安排》，從實際出發，制定了詳細的整理工作計劃，對各項移交工作數量和質量進行了全面的定量和定性分析，認真研討力量擺布、人員投入和時間安排，準確測算工作進程和預見可能發生的情況，制定并逐步修改完善了本單位的移交檔案工作計劃，確保檔案整理按期開展和檔案整理質量。

二是緊扣質量標準，嚴控檔案質量。各單位認真學習《關于移交進館檔案質量檢查辦法》及《移交檔案質量檢查內容和評分標準》，真正做到吃透標準，領會精神實質。對各項標準條目要求真正明了哪些實多、哪些虛少，哪些難做、哪些易行，哪些需量化、哪些要細化，哪些有普遍性、哪些有特殊性，哪些是過去規定、哪些是當前要求，哪些可以變通靈活、哪些要嚴格一律，以保證移交工作高標準、嚴要求、優質量。在具體整理過程中，做到多重質保，層層把關。從各項工作要求到細化具體做法，從一般檢查到重點把關，都把“以質量第一、對歷史負責”的要求貫穿始終。發現一般問題隨時改，發現普遍問題統一改，切實把層層檢查、全程監控貫穿到移交工作的各個方面、各個環節。

三是爭取有力指導，提高工作效率。各單位普遍建立和加強了與中央檔案館國家檔案局檔案業務部門的聯系，主動與有關業務指導人員共商檔案整理事宜，對一些單位因特殊歷史原因出現的特殊情況，雙方認真研究，共同提出合理的解決方案，使檔案的整理質量既符合進館要求，又遵循了各單位的實際情況，避免了大規模整理后的返工現象，提高了工作效率，確保了檔案整理質量。比如，在各機關整理會議記錄、會議紀要的文件材料時，以前的文件標題就是第幾次會議記錄、第幾期會議紀要，這類題名的檔案進館后，查詢起來非常困難。各單位根據檔案館業務人員的指導，對所有的會議記錄、紀要都按文件內容擬寫題名，雖然難度大、耗時長，但能確保檔案檢索的準確性，為檔案利用提供方便。

移交電子加工數據存在的問題

在中央和國家機關已移交檔案的70個單位中，有54個單位將數字加工數據與紙質檔案一并移交，其中20個單位的電子加工數據可讀、可用，屬于可整理數據范疇；其他34個單位的電子加工數據或多或少存在一些問題，屬于無法整理數據的范疇，具體問題表現在：電子加工數據存在于獨立檢索盤，數據無法導出上載中央檔案館系統使用；電子加工數據只有圖像，沒有目錄；簿冊式打印目錄文本文件為非數據庫格式，無法使用；數據庫格式不統一，需轉換成統一格式；目錄數據庫字段項不規范；圖像數據庫格式不統一；圖像數據文件夾及文件名不規范；圖像與目錄對應關系不準確。這些具體問題的存在，反映出，一是檔案數字化缺乏標準化的規范體系；二是片面追求原文數字化而忽視了檔案目錄庫共享；三是有些檔案數據掃描不夠完整而影響到對檔案信息的全面管理與開發；四是對檔案數字化加工的關鍵技術問題、數字加工中的檔案信息安全和保密技術問題、數字化檔案信息如何應用于本單位的辦公自動化系統等問題研究不夠，管理錯位。

為做好檔案數字化工作，2008年11月3日，國家檔案局在中國科學院召開了中央和國家機關檔案整理與數字化現場會，通過現場學習、現場參觀、現場咨詢、現場答疑，全面了解中科院將檔案整理與數字化項目引入項目管理的理念。中科院將檔案整理與數字化項目引入項目管理，遵守數字化工作流程，嚴格把關各道工作程序，使移交進館的檔案不僅實體整理符合標準，而且檔案數字化電子數據也符合可讀、可用的要求。

篇（2）

當前很多機關事業單位的檔案數字化管理工作主要依靠具有一定資質和實力的檔案掃描公司，機關事業單位僅僅提供管理、監督和指導服務方面的人力，機關事業單位本身并不具備檔案數字化管理方面的專業人才，甚至有的單位的檔案管理者是其他部門人員的兼職，檔案數字化管理人才結構不合理，高層次、高技能、創新性和復合型計算機管理人才缺乏，由于編制、經費等方面條件制約，絕大部分的機關事業單位幾乎沒有能力自主培養和吸納高層次人才，人才匱乏的問題已成為影響和制約機關事業單位檔案數字化建設的重要因素。

（二）技術落后、理念陳舊

機關事業單位的工作重心基本上全部集中在本職工作上，對于檔案管理的重視程度不夠，檔案的有效利用率也低，沒有在意識層面將數字化檔案管理工作提升到與本職工作相等地位的層次上來，進而有關數字化檔案管理的理念準備不充分，相應的技術條件落后，即便有些單位實現了數字化檔案管理，但都是外接的技術和管理模式，存在很大的弊端。不同的單位對于數字化檔案管理的需求和方法是不一致的，而現實中，很多機關事業單位并沒有因地制宜，結合單位具體發展實際去制定科學的數字化檔案管理方法。

（三）缺乏全面、統一的管理標準

目前我國市場上的機關事業單位數字化檔案管理軟件質量參差不齊，有的軟件缺乏管理功能，有些軟件在信息流通上不完善，在市場上購買的通用軟件存在各種各樣的缺陷和漏洞，安全系數低、穩定性差[1]。與此同時，我國機關事業單位在檔案工作中缺乏全面、統一的管理，標準收集、管理信息的技術方法落后，經常性出現檔案的目錄和細則之間不兼容、軟件之間系統不兼容等問題，再加之檔案管理人員的專業素質較低，對檔案安全存儲的意識不足，容易將數據丟失或者損壞，無論是技術開發、還是人員管理都是目前我國機關事業單位在數字化檔案建設中難以逾越的困境。

二、機關事業單位數字化檔案管理改進措施

（一）建立數字化檔案管理系統

機關事業單位需要根據事業單位自身的實際情況，著手建立有效的數字化管理系統，主要內容包括設備選型、總體設計、檔案整理、系統管理、軟件開發、查詢管理、光盤備份、安全措施、掃描錄入等[2]。檔案管理系統的建立是數字化檔案管理的最基本方法，也是最基礎的工作，穩定成熟的檔案管理系統會讓事業單位在日后的檔案管理工作中節省極大地人力和財力。

（二）制定統一管理標準，明確檔案管理工作的責任分配

機關事業單位只有制定統一的檔案管理標準，才能在制度層面保證檔案管理工作有序進行，首先要對檔案進行明確詳細的分類，譬如財務報表、工作計劃和總結、員工個人檔案和單位發展規劃等要進行分門別類的電子信息輸入和歸檔，其次對于檔案的提交格式、提交時間等做出明確規定，對檔案資料的調取和應用也應該設計標準化的程序。

隨著我國機關事業單位各項事務的進行和發展，檔案資料內容越來越多、分類也越來越詳細，紙質檔案的數字化轉化過程比較復雜，管理工作和任務越來越重，所以迫切需要機關事業單位明確檔案管理工作的責任分配，建立科學的獎懲制度，責任到人，誰出問題就找誰，明確一項工作一個負責人，保證人人有事干，事事有人干，強調在數字化檔案管理的過程中，任何一個環節都有優秀的管理工作者能夠快速地完成工作任務、解決工作問題。

（三）加強檔案安全管理，注重自主技術開發和應用

網絡世界是開放的，存在很多的不確定性因素，事業單位在進行數字庫建設時要選擇合適的、值得信賴的設備生廠商和供應商，要建立多重防護系統，加強對病毒和網絡黑客的防范，在軟、硬件設備上，要反復檢測，定期維護，全面提升數字化檔案管理系統的穩定性和安全性[3]。同時機關事業單位要加強自主技術的開發和應用，外接的技術始終無法讓人真正放心。

（四）創新管理方法，加強人才培養

篇（3）

關鍵詞：

黨政機關；基建檔案；數字化管理

多年來，黨政機關基本建設項目形成的紙質檔案資料，不僅量大而且保管費用高且不易保存。隨著計算機技術的不斷發展，辦公自動化技術的廣泛使用，無紙化辦公越來越普遍，檔案數字化管理越來越顯示出其方便、快捷的優越性。尤其是黨政機關基建檔案應該適應形勢發展，及時開展電子文件歸檔和各類紙質檔案的數字化處理工作。否則就會影響各基建檔案信息的開發利用，使檔案難以迅速、準確地為機關事務各項工作服務。

一、基建檔案數字化的意義

基建檔案數字化就是實現傳統紙質檔案數字化、電子文件檔案化、檔案工作信息化，使檔案的管理內容從實際向數字轉變，使檔案的管理方式從傳統的手工操作向現代化的計算機管理轉變。

1、能有效保護原始檔案?；n案數字化后可提供原始檔案的電子副本，同樣滿足借閱、查詢等需求，同時避免與原始檔案的接觸，達到保護檔案原件的目的。

2、能有效地進行檔案管理。利用計算機進行數字化管理，針對不同的借閱對象采用不同的保密方式進行管理，并根據查檔者的權限，提供相應的檔案，能有效做好檔案的保密工作。

3、提高檔案的查詢和利用效率。傳統紙質檔案管理在提供查檔服務時表現明顯的效率低下的問題，數字檔案利用計算機進行系統化管理，提供方便、快捷、準確的查詢功能，同時實現網上信息共享，通過網絡把檔案提供給眾多用戶，最大限度提高檔案信息的利用率。

4、利用多媒體技術實現檔案信息立體化。利用現在多媒體技術使數字化的檔案信息做到圖、文、并、茂，加強檔案信息之間的關聯性，增強檔案信息的記錄功能和顯示功能，有利于檔案信息的利用。

二、如何做好基建檔案數字化管理工作

紙質基建檔案數字化就是機關事務部門的基建或房產管理科室，在每一項基建項目驗收合格后，將現有檔案室保存的基建檔案采用掃描儀或數碼相機等數碼設備進行數字化加工，將其轉化為存儲在磁盤、光盤等載體上并能被計算機識別的數字圖像或數字文本的處理過程。

1)檔案整理：在掃描之前，根據檔案管理情況，對檔案進行適當整理，確保檔案數字化質量。通過目錄數據準備、拆除裝訂、區分掃描件和非掃描件、頁面修整、檔案整理登記、裝訂等六個步驟，完成檔案整理?；謴脱b訂時，應注意保持檔案的排列不變，做到安全、準確、無遺漏。

2)檔案掃描：根據掃描檔案的實際情況，選擇適宜的掃描方式、掃描色彩模式、掃描分辨率等對檔案進行掃描，并進行掃描登記，即認真填寫紙質檔案數字化轉換過程交接登記表單。登記掃描的頁數，核對每份文件的實際掃描頁數與檔案整理時填寫的文件頁數是否一致，不一致時應注明具體原因和處理方法。

3)圖像處理：通過圖像數據質量檢查、糾偏、去污、圖像拼接、裁邊處理等五個步驟，對圖像進行全面處理，達到最佳效果。

4)圖像存儲。存儲時的壓縮率的選擇，應以保證掃描的圖像清晰可讀的前提下，盡量減小存儲容量為準則。進行圖像文件命名，紙質檔案目錄數據庫中的每一份文件，都有一個與之相對應的唯一檔號，以該檔號為這份文件掃描后的圖像文件命名。

5)目錄建庫。首先是目錄建庫應選擇通用的數據格式。所選定的數據格式應能直接或間接通過XML文檔進行數據交換。第二是檔案著錄，按照《檔案著錄規則》的要求進行著錄，建立檔案目錄數據庫。第三是采用人工校對或軟件自動校對的方式，對目錄數據庫的建庫質量進行檢查。核對著錄項目是否完整、著錄內容是否規范、準確，發現不合格的數據應要求進行修改或重錄。

6)數據掛接。通過匯總掛接、數據關聯、交換登記等，做好數據的掛接，確保前后一致。

7)數據驗收。通過數據抽檢、驗收指標、驗收審核、驗收登記，認真填寫紙質檔案數字化驗收登記表單。

8)數據備份。經驗收合格的完整數據應及時進行備份。備份數據的檢驗內容主要包括備份數據能否打開、數據信息是否完整、文件數量是否準確等。數據備份后應在相應的備份介質上做好標簽，以便查找和管理。還要填寫紙質檔案數字化備份管理登記表單。

9)數字化成果管理。應加強對紙質檔案數字化成果的管理，確保其安全、完整和長期可用。紙質檔案數字化成果提供網上檢索利用時，應有制作單位的電子標識，并根據具體情況分別采用可下載或不可下載的數據格式。

三、基建檔案數字化管理后應注意的問題

為了做好檔案室數字化建設，在建設過程中應注意以下幾個問題。

1）堅持紙質文件和電子文件并存。在目前，由于電子文件的特殊性和檔案管理水平的限制，以及電子檔案法律依據的認定存在著質疑。因而必須實行紙質文件和電子文件并存“雙套制”，同時進行整理歸檔。實行紙質文件和電子文件并存“雙套制”，并非是使紙質管理系統和電子管理系統獨立地、沒有任何聯系地保管，而應把紙質檔案和電子檔案作有機的對應，相互建立準確可靠的標識關系。

2）堅持電子檔案的安全保護和隨辦隨歸檔。要在機關內部尤其是基建科室針對利用者職責，設置使用權限密碼，防止越權閱文，切實做好安全保護。同時，為防止文件丟失，基建工作人員需對每一份基建檔案進行人工進行鑒定和歸檔；有電子文件的需要向檔案系統歸檔并輸入文件目錄，無電子文件的紙質文件需要進行數字化，這就需要做到隨辦隨歸檔，主要是為了出現以下問題：一是工作量大，年底歸檔工作量多，影響立卷進度；二是容易因為機關進行微機整理造成電子信息的丟失。

3）堅持建章立制與人員培訓。基建檔案數字化管理因時間較短，數字檔案室管理制度在建設之初并不會非常完善，需要檔案人員在執行過程中，及時發現漏洞及需要改進的地方，不斷修改和完善。同時，因基建工作人員并非專業的檔案管理人員，所以黨政機關在檔案管理工作中，除要對基建人員員進行定期的檔案知識培訓外，還要在數字檔案管理系統軟件更新后，安排相應的培訓，使他們能準備充分、快捷的使用更新后的管理軟件，避免發生因更新造成誤操作，而導致無法預料的事故。

作者：姜海峰 單位：山東省乳山市機關事務管理局

篇（4）

會計檔案數字化管理在實際使用中最為明顯的優勢，就是可以提高其管理效率和使用效率。由于它是利用計算機設備和各種網絡技術進行數據錄入、傳送和存儲的，所以，在數據信息的更改、修正、復制和重置等一系列相關處理問題上變得十分快捷和方便。同時，由于會計檔案數字化存儲磁介質自身的特點，使得會計數字化檔案的體積盡管很小，但其數據容量卻很大，存儲空間也變得異常巨大，可以存儲非常多的會計檔案數據信息。會計數字化檔案的這些突出特點，使得其在實際工作中的管理效率和使用效率大為提高，從而可以極大地節省管理和處理時間，從而非常明顯地提高了管理和使用效率。

2.有利于實現會計檔案信息資源的資源共享。

由于會計檔案數字化管理是建立在會計檔案的數字化建設、網絡化建設基礎之上的，強大的網絡體系使得會計檔案數字化管理很方便地就可以實現會計檔案信息資源的共享共用。會計檔案的各類、各級需求用戶只需要根據系統所提供的用戶權限，就可以通過網絡順利地直接訪問會計檔案數字化管理資源庫。用戶可以根據自己的需要進行會計檔案信息資源的各種查詢、調檔、下載、獲取、傳送、存儲和相關利用，從而實現了會計檔案信息資源的共享共用。

二、會計檔案數字化管理的措施

1.實現內部、外部、物流和資金流會計檔案的數字化采集與處理。

對于單位內部會計檔案的數字化采集和處理，由于僅限于單位內部數據的流通，因此相對比較簡單，工作流程也一目了然，一般是通過相應的會計數字化管理軟件進行原始單據和憑證的數字化收集與處理。對于單位外部會計檔案的數字化采集和處理，由于涉及到單位與單位之間，以及單位與相關上級管理機關之間的會計數據信息交換與傳送，因此，需要進行嚴格的會計檔案數據信息數字化采集與處理，目的是為了實現會計檔案數字化數據的順利傳送與交換。對于物流環節的會計檔案數據，在數字化采集與處理過程中，可以充分利用先進的數字化識別技術，如OCR圖像識別技術和RFID無線射頻識別技術，以及物聯網技術等現代化的技術方法，將其存儲于會計檔案數據庫中。

2.建立會計檔案數字化管理的標準和原則。

通過會計檔案數字化管理信息系統對內部、外部、物流和資金流會計檔案進行數字化采集與處理后，為保證會計檔案數據信息統一規范，便于數字化管理，還需要制定統一的會計檔案數字化數據標準，便于數字化會計檔案數據信息的自由統一交換與和傳遞。會計檔案數字化數據標準的基礎是確保會計檔案數據信息的真實性、原始性和實用性。真實性是要確保會計檔案數據與內容的真實可靠，因為數字化檔案僅是在檔案處理方法和手段上進行了改變，它所反映的檔案內容是不應有任何變化的。原始性是指有時用戶需要具有原始性特征的會計檔案，需要通過數字化手段保留下會計檔案的原貌狀況，確保會計檔案數字化數據和信息經得起真偽辨識，以及對數據和文字信息的?？保罱K確保處理和存儲的會計檔案數字化數據信息內容與原件相互對應與吻合，防止出現數據信息和文件的不一致或損毀情況。

3.建立會計檔案網絡報銷系統。

網上報銷系統是基于互聯網或各類單位內部網絡的實時在線報銷系統。這種系統的優勢是將紙質的簽字和審批形式轉換為網絡化的審核形式，它的最大優勢，一則可以實現現代化管理。會計原始單據報銷實現網絡化管理，便于利用計算機和網絡進行數字化數據采集和處理，便于進行數據統計與計算。二則可以提高工作效率。它可以簡化會計報銷流程，可以極大地節省報銷人和各級相關審核領導用于報銷流程的時間和精力，從而可以大大提高工作效率。三則快速查詢。它不僅便于用戶對于自己報銷歷史記錄、借還款記錄和工資信息等內容的快速查詢，也便于相關管理人員對于會計報銷流程、各單位資金使用情況，以及各類資金使用情況的快速查詢。四則確保了會計檔案數據的準確性。這是由于網上報銷系統將所有已經通過審批的會計報銷數據信息導入到財務處理模塊，實現了與主流財務系統的無縫對接，因此，可以確保會計報銷數據的準確性。

4.建立會計檔案數字化管理系統。

會計檔案數字化管理系統是由若干子系統組成的，包括會計檔案管理子系統、智能核算信息轉換子系統、數據光盤生成子系統和檔案數據獨立查詢子系統，他們分別具有檔案案卷管理、財務文檔管理、財務數據轉換、報表數據轉換、固定資產數據轉換、生成數據光盤、生成存儲數據和檔案查詢等主要功能。通過核算數據轉換和檔案管理功能，可以有效地解決在不同的歷史時期，以及采用不同的會計檔案管理方式所帶來的歷史數據整合，從而保障各種會計檔案數字化信息資源在系統中得以體現和反映。會計檔案數字化信息數據庫，可以將紙質的會計檔案數據信息轉化為會計檔案數字化管理信息系統中的數據信息，并通過采用權限設置、密碼保護和身份驗證等保密措施加以利用。

5.實現會計檔案數字化信息資源的區別共享。

會計檔案的存在價值更多地要體現在利用上，這種利用不僅包括本單位用戶的利用，還應該包括相關單位用戶，甚至更大范圍內的共享利用，這就需要實現會計檔案數字化信息的資源共享。在互聯網時代，無法實現資源共享的會計檔案，其存在和利用價值將會大打折扣。當然，資源共享并非意味著可以任意地、無限制地濫用，而是在遵循相應的會計檔案資源利用規定的前提下，合法、合理、有效地加以利用。如可以根據各單位的不同具體情況，對會計檔案數字化資源實行分級、分網、分權限地共享利用?？梢詫⒖少Y源共享的用戶劃分為會計人員、會計檔案管理人員、上級管理人員、財務部門主管、其他個人用戶，他們根據自己所擁有的相應權限，可以利用相應的會計檔案數字化信息資源。

三、會計檔案數字化管理的安全保障

1.重視會計檔案數字化系統的安全管理。

在實現會計檔案數字化管理的工作過程和服務過程中，要將安全管理放在重要位置，強化安全意識，采取安全措施，進行安全風險評估，建立一整套安全標準體系。隨著21世紀逐漸進入到信息時代、互聯網時代、大數據時代、云計算時代，計算機技術、互聯網技術、云存儲技術、大數據挖掘技術的有機融合，都為會計檔案數字化資源的獲取、存儲、傳播和使用帶來了巨大的便利。然而，科學技術是一把雙刃劍，有一利必有一弊，在會計檔案數字化資源巨大便利性的同時，隨之而來的則是檔案資源信息的安全患。因此，為了防患于未然，需要加強對會計檔案數字化管理過程中的安全管理。當然，任何安全措施都具有相對性，絕對安全的防范措施是很難實現的，只有采取多重安全保護措施，才可以將會計檔案數字化資源的安全性盡可能地提高。

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（一）目錄管理

檔案目錄管理是檔案計算機管理系統中發展早且比較成熟的技術，在進行檔案的管理時，系統的目錄可以快速的找出信息資源，具有快速搜索的功能。并且針對目錄的管理數據庫和數據管理的開放性很強，可以存貯大量的信息記錄，并且把信息進行編錄整理，方便快捷的登錄和使用。

（二）檔案數字化

檔案數字化就是把檔案統一起來進行數據的管理，把包括全文信息在內的各種信息以目錄數據為檢索入口，實現檔案圖文信息的全文檢索。這種管理檔案的好處在于管理方便，如果有需要還可以及時的進行查找，方便日常工作。

（三）檔案管理的網絡化

計算機來對檔案進行管理有著巨大的優勢，因為計算機的管理不用浪費大量的人力和物力，只需要用幾部計算機就可以，而且在對數據進行整理時還能夠有效的分類，避免出現差錯的頻率。

計算機用于檔案管理的主要困境

（一）電子性文件歸檔和電子性檔案的長期保存

電子性文件的存貯也隨著多媒體計算的發展有了一個結構性的存貯環境，但是對于文字信息的存貯不能滿足辦公的需求，尤其隨著技術的不斷發展，在進行檔案的管理時，我們更愿意聽到檔案中可以有聲音出現，實現檔案的人性化管理。由于越來越多的電子垃圾，對于電子檔案的管理和存貯也是一個問題，檔案要存貯在哪里，存貯多久，是否可以借助于其他工具不僅僅是電腦來進行讀取數據等等，這些問題都阻礙了電子性檔案的長期保存。

（二）電子檔案管理標準化的挑戰

由于各行各業的管理方式不同，因此在進行檔案的管理時很難做到有效的統一，難以實現標準化的管理。在具體的管理上，由于各級政府和政府機構沒有進行必要的協調管理，這也為檔案的管理帶來了不便，信息技術的不斷發展實現了計算機應用技術體系的不斷升級，增加了管理和建設的難度。

（三）安全問題

網絡化雖然給管理帶來了便利，但是檔案信息安全也成了讓人們擔心的問題。黑客的入侵和檔案的網絡化都會給檔案管理的安全性帶來威脅，檔案的不慎外露可能會造成信息的泄露，對檔案持有者本身的信息安全也是不利的在進行資料的歸檔管理中，在資料逐漸數字化的過程中要特別注意做好保密工作，以防資料的外泄，帶來不必要的麻煩。

計算機技術在檔案管理中應用的必要性

（一）檔案信息的數字化

計算機檔案信息是一種重要而又特殊的信息系統資源，是現代信息的主要載體，在現代社會中實現檔案的現代化管理是目前檔案管理工作要實現的重要目標。因為檔案信息管理的數字化縮減了很多紙質檔案繁瑣的流程，便于查找和翻閱。實現檔案信息的數字化管理更是可以縮減檔案的翻閱時間，提高了檔案的利用率，減少了檔案不必要的磨損。

（二）檔案儲存的海量化

隨著科技的發展，每天都應該進行檔案的記錄和整理，文案信息配合影像資料進行整理，檔案的入庫也讓數據量不斷增大。而一張普通的光盤就可以存貯上萬的文字信息，在進行檔案的存貯時還可以把文字跟圖片配合處理，減少檔案存貯的成本投入，還可以節省空間。

（三）業務流程的自動化

計算機對于信息處理，能夠快速的進行信息的輸入和存貯，并對信息進行自動化的管理。在檔案管理部門進行管理時，可以通過應用軟件對檔案進行系統化的管理，然后按照管理和使用的不同要求將數據庫里的數據進行自動編制。在進行信息的檢索時，可以根據關鍵詞和文檔標識特征實現檢索的網絡化管理，可以進行全網搜索。在進行網絡管理的時候可以實現地址資源的共享，形成一個開放的網絡環境實現全網搜索，把多種文件進行原樣還原。

（四）管理人員的專業化

對于進行檔案管理的人員要具有一定的數字能力和邏輯思維能力，能夠靈活的使用計算機語言，講計算機應用到檔案管理的工作中。

當前地質檔案管理計算機化應采取的措施

（一）實現地質文檔一體化

在實際工作中，當務之急是解決文檔分離的問題，克服工作中的各種不足，完成地質文件的系統化管理。在單位中也要推行文檔一體化，實現信息的統一管理，保證檔案的質量。作為檔案的管理者來說，應該把信息的來龍去脈都掌握住，實現電子時代的文檔管理一體化。鼓勵文檔一體化軟件的研究和開發，使文檔工作在文件正式形成前就建立起來，形成對虛擬文件的有效管理，保證檔案的連續性和文檔一體化的管理。

（二）著眼地質文件資料特點，實現文件的長期保存

由于地質類的電子性文件的來源各種各樣，對于數據的錄入和信息的形成也十分廣泛，對于檔案整理人員來說，將信息進行綜合整理是一個浩大的工程，將不同渠道來源的信息進行整理分析用制度對歸檔人員進行規范處理，并列入信息管理工作的工作流程中。同時，由于電子文件極易損壞也很容易被病毒入侵，歸檔的工作人員要及時將文件進行拷貝進行備份，以防不時之需。

（三）把握檔案管理網絡化特點，重視網絡安全問題

計算機的網絡化給檔案工作的管理帶來了巨大的變化，使管理更加便捷，我們要重視起網絡安全問題，才能保證檔案管理的安全。對于地質檔案的管理，我國的檔案管理部門已經在科研階段，會不斷出臺系列技術措施和標準。在進行檔案管理時要注重網絡安全等級的測評，檔案信息的密級控制，為檔案信息的安全管理提供規范化的要求。

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中圖分類號：G271 文獻標識碼：A文章編號：

前言

隨著現代信息技術的飛速發展，信息化建設的不斷推進，辦公自動化在各行政機關成普及之勢。辦公自動化，以電子計算機為核心的各種現代辦公技術與設備，迅速、準確地處理各信息，提高辦公效率。辦公自動化改變了傳統的辦公手段與方式，原來以紙質格式承載的各類文件及其他文字、數據資料逐步被以計算機為依托的電子格式所替代，從而產生了大量的電子文件。如何對自動化辦公過程中形成的電子文件進行流轉、歸檔、存儲、進館、利用等環節進行有效管理和有機結合，已成為檔案部門迫切需要重點解決的問題。把檔案工作帶入了自動化與網絡化的新階段，加快檔案信息電子化建設，實現檔案工作各個環節的電子化，是大勢所趨，也給文件與檔案管理帶來了巨大的變化。本文對文書檔案電子化管理的現狀和對策作一些研究。

一、文書檔案電子工業化管理的現狀

目前，在我國辦公自動化雖然逐步已普及，但尚未完全社會化，而檔案電子化管理在我國是隨辦公自動化之后的后起事物，并且在目前我國生產力水平不高，科學技術相對落后的條件下，完全實現電子化檔案管理還存在著各種各樣的問題和困難，主要表現在以下方面：

1.1 辦公自動化尚未普及。檔案電子化管理的前提條件是辦公自動化，而辦公自動化雖然已聲勢浩大地推廣，已有相當單位的在內部實行辦公自動化，但畢竟還未完全普及。而在機關單位辦公自動化則要求一體化，行政機關事業單位的業務往往與上下級密切聯系，對上履行職責任務，匯報上級下達任務的完成情況，答復上級機關或管理部門的業務范圍的問題；對下達任務和傳達上級指示精神；同級兄弟部門之間的業務聯系也相當密切。因此，這就需要實行全社會最起碼本級市的各機關單位各部門都實行辦公自動化，但目前還未能做到這一步，而且業務信息在很大程度上還需依賴紙質文件的相互傳遞，影響了工作效率的提高。

1.2 電子化檔案的利用率不高。雖然辦公自動化系統推行多時，但很多單位并沒有把提高電子文件管理當成一項緊迫的任務來抓，人們仍延續傳統觀念和管理模式，對文檔的借閱和檢索都由人工來完成，計算機在整個過程中的應用僅限于文字錄入、編輯和打印，成了名副其實的“高檔打字機”。人們只看到伸手可及的有限的紙質文件，而忽略了以電子格式傳遞的浩瀚的資料寶庫，不僅消耗了人力物力，而且使得電子文檔由于沒有得到合理的開發利用而造成雙重的浪費，也造成了檔案電子化管理進程緩慢。

1.3電子文件具有對設備的依賴性。離開了計算機及相應的軟件，電子文件就無法生成、傳遞、識別。也就是說特定的電子文件是依賴特定的設備和特定的軟件存在的。

1.4檔案軟件沒有信息管理功能，缺乏通用性。檔案部門使用的計算機型號不一，規格各異，各自開發的軟件不能互用，并且沒有一個既適用于文件檢索又可用于檔案信息管理的計算機管理軟件系統，由于不能互調，就不能利用電腦完成信息管理工作，不能快捷地出版信息編輯成果，制約了檔案信息電子化的進程。

1.5標準化、規范化工作有待提高。檔案信息管理電子化的前提是基礎工作的規范化和標準化。但由于歷史原因，檔案業務基礎差，案卷質量不高，特別是各類檔案的著錄細則相容性不強，系統軟件移植性差；檔案自動化工作尚無統一標準，僅著眼于某一個館或某個專業系統，無法全面實施、推廣統一標準，這也制約了檔案信息工作電子化。

二、關于做好文書檔案電子化管理的對策

檔案電子化管理必須是在辦公自動化條件下，以公文管理實行全文電子信息處理為前提，而目前在傳統的辦公方式正向自動化過渡階段，將如何應對日益增多的電子文件進行更科學、更準確及時地歸檔呢？我認為必須把握好幾個環節：

2.1 建立電子檔案管理制度。建議由上而下建立起一套電子檔案管理制度：歸檔制度、文件保密制度、檔案鑒定制度、網絡安全管理制度等，從而有效地保障電子化檔案建設安全、有序地開展。統一規范電子檔案的制作、收集和歸檔的方法、程序、時效等內容，定期整理、分類歸檔、專人負責、妥善保管，避免因機構改革、個人工作崗位調整、所用計算機更迭、工作移交過程中的疏漏等原因引起的電子檔案歷史資料的遺散，確保歷史檔案資料的完整性。

2.2 電子文件和紙質文件共存，實現文檔一體化工作制度。鑒于目前紙質文件和電子文件正在過渡階段，檔案電子化管理在實際應用中存在難以克服的各種問題，所以在目前電子文件完全取代紙質文件并不現實。解決的方法只能是電子文件和紙質文件同步歸檔，實行兩條腿走路。要在紙質文件和電子文件之間建立一個“通道”，即將電子文件和紙質文件以文本方式和映像方式共存工作的發展以及電子檔案特點，制定特定的、完善的、符合實際需要的管理規章制度，這樣既可以解決歸檔文件的憑證、依據作用，又可以解決歸檔文件的提供利用和資源共享問題，達到互補的目的。

2.3 嚴格執行電子文檔的安全管理制度。檔案作為一種特殊的文字資料，有的可以完全公開，有的則需要保密。保密文件需加密碼，保密期過后才能解密。密碼文件的管理，應該做到多把鑰匙開一把鎖，即操機人員的相互制約。特別是檔案數字化之后，安全工作顯得尤為重要。它既包括硬件的安全管理也包括軟件安全管理。硬件方面，應嚴把信息存儲載體質量關，提高電子文件載體的保存壽命。對于存儲電子文檔的設備和磁介質要妥善保管，確保電子檔案不會因溫度、濕度等一些人為災害導致文件丟失。軟件方面，就是要通過采用多級權限和密碼管理，多層結構，加密通訊、防火墻等各種安全控制方法，有效地保證系統的保密性，使系統以及系統內的數據不被非法訪問、修改和破壞。

2.4 文書檔案要從日常管理抓起。電子文件的日常管理一般來說分為兩部分，一部分是電子文件形成過程中的管理，比照手工作業的方法，起草、修改、審核、簽發、打印、封發各類公文，在這些過程中要按照行文的要求，選好文種、擬好標題、標明密級和時限、發送范圍等到所謂的電子文件背景材料。如果能夠在附件上記錄下文稿的歷次修改標記，領導簽發的記錄，那就更加完美了；第二部分是電子文件的歸檔處理。應該堅持以下原則：按時歸檔的原則。要求已經形成的正式的電子文件要及時向虛擬的電子檔案室進行移交?？梢砸脏]件、硬拷貝等形式、送交到由檔案室已設置好的一個個文件夾，進行及時的分類管理。正式紙質文稿要在規定的時間內向檔案室移交，以便對有關的電子文件進行核對，防止電子文件的錯亂現象或被人為的刪改。歸檔的電子文件核對鑒定原則，應由有關人員組成核對鑒定小組，定期對各部門已形成的電子文件進行真實性、完整性和時效性鑒定，同時劃分出不同的保管期限。同時編制文件索引，供查詢調閱使用。

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隨著科學技術的飛速發展，檔案的數字化處理技術多種多樣，包括掃描技術、模數轉換技術、網絡存儲技術、數據壓縮技術等多樣化的技術手段。例如網絡存儲的應用可以說從網絡信息技術誕生的那天就已經開始，應用的領域隨著信息技術的發展而不斷增加。

一、掃描技術

掃描加工是館藏中紙質、照片、縮微品等檔案轉變為數字化信息的主要方法，數字掃描儀是進行數字化處理的主要工具。在選擇和使用掃描儀時，需要了解掃描儀的工作原理、分類方法、技術指標等，以實現對掃描設備的正確選擇和科學使用。

1、掃描儀工作基本原理。

掃描儀是數字信息采集設備。是一種集光學、機械及電子一體化的高科技產品，是把傳統的模擬影像轉化為數字影像的設備。

掃描儀通過對原稿進行光學掃描，將光學圖像傳送到廣電轉換器中變為模擬電信號，又將模擬電信號變換成數字電信號，并通過計算機接口傳至計算機中。在掃描儀獲取圖像的過程中，有兩個原件起到關鍵作用：一個是CCD，它將光信號轉換成電信號；另一個是A/D變換器，它將模擬電信號變為數字電信號。這兩個元件的性能和技術指標直接影響掃描儀的工作質量。掃描儀的工作方式主要有反射式和透射式兩種。

大多數平板掃描儀采用反射式掃描原理。在掃描儀內部，有一個步進電動機驅動的可移動拖架，拖架上有光源、反射鏡片、透鏡和CCD光敏元件等。掃描時，原稿固定不動，拖架移動，其上的光源隨拖架移動，光線照射到正面向下的原稿上，其過程類似復印機。圖片反射回來的光線通過反射鏡片反射到透鏡上，經過透鏡的聚焦，投影到CCD廣電耦合元件上，經過廣電轉換形成電信號，然后進行譯碼，講數字信號輸出。采用透射式掃描原理的掃描儀一般有兩類，一類是專用的膠片掃描儀，另一類是混合式掃描儀。掃描儀與計算機之間的接口方式主要有SCSI、EPP、USB等，其中以SCSI、USB較為常用。

2、掃描儀技術指標。

掃描分辨率、掃描精度、色彩位數、灰度級、掃描幅面、掃描速度、兼容性、接口形式等都是選擇和使用掃描儀時應重點考慮的技術指標。

掃描分辨率（dpi）主要是指掃描儀CCD的光學分辨率，是決定掃描清晰度的主要參數指標。dpi的數值越大，掃描的清晰度就越高。色彩位數用以表明掃描儀在識別色彩方面的能力和能夠描述的顏色范圍，它決定了顏色還原的真實程度，色彩位數越大，掃描的效果就越好、越逼真，掃描過程中的失真就越少?；叶燃壥菕呙鑳x從純黑到純白之間平滑過渡的能力。灰度級位數越大，相對來說掃描結果的層次就越豐富、效果越好。掃描幅面是指掃描儀所能掃描的紙張大小，一般有A4、A4+、A3等。

二、模數轉換技術

聲像檔案的數字化過程與紙質檔案完全不同，這是因為傳統的聲響都采用模擬的磁帶、錄音帶、錄像帶來保存，必須通過模擬到數字轉換才能實現數字化。

模數轉換是將模擬輸入信號轉換成二進制數字信息的一種技術，主要包括采樣、保持、量化和編程四個過程，實現這些過程的技術很多，并采用這些技術研制出各種轉換設備和系統，在開展聲響檔案數字化過程中必須了解和熟練掌握浙西額設備的功能、性能和操作規程。

模擬聲像檔案數字化的核心過程既是要完成聲響檔案的數據采集與數字化轉存，實現聲像檔案從模擬數據向數字信息的轉化。這個過程主要依靠模擬聲像資料播放機、數模轉換線、視頻采集卡、影響工作站等設備搭建的聲像數模轉換系統完成。聲像數據的數字化轉換過程是實時的，即一個小時的模擬聲像資料轉化為數字格式同樣需要一個小時。

三、網絡存儲技術

檔案信息化將產生大量的數字化檔案信息，不僅需要用海量存儲設備進行存儲備份，更需要提供數字化檔案信息的網絡化服務利用，折舊需要借助于網絡在線存儲技術以獲得更可靠的存儲，提供更快速的訪問。

主機與網絡存儲系統之間的連接方式有多重，主要有在線存儲、近線存儲和離線存儲。磁盤陣列與服務器之間的直接連接就是采用在線存儲方式，存取速度快，成本高，適合高速數據存取的應用場合；光盤庫與主機之間采用近線存儲方式，存取速度中等，成本合理，適合于對在線訪問速度要求不高的檔案館、圖書館等；磁帶庫、脫機存儲設備是采用離線存儲方式，平均存取速度較低，成本也較低，適合大規模后備備份或者用以保密數據的保管和訪問等。

存儲設備與網絡的連接標準也有多種方式，主要有SCSI連接、光纖、3GIO、InfiniBand等。SCSI連接和光纖連接是檔案館中通常使用的連接方式。

四、數據壓縮技術

在進行檔案信息化時，設計各種類型的數字化檔案信息，有文本、圖形、圖像、聲音、影像及其他多媒體信息等，不同的文件采用不同的格式進行存儲。另外，由于數字化檔案信息的數據量較大，對系統的存儲能力和網絡傳輸能力造成很大的壓力，通常采用壓縮技術來環節這些矛盾。

通過使用各種壓縮技術把文件和數據的存儲容量減小，以壓縮形式存儲和傳輸，在利用時再解壓縮，這樣既節約了存儲空間，又提高了網絡的數據傳輸效率。數據壓縮方法種類繁多，通常可分為無損壓縮和有損壓縮兩種類型。無損壓縮利用數據的統計冗余進行壓縮，可完全恢復原始數據而不引入任何失真，但壓縮率收到數據冗余度的理論限制，一般為2：1到5：1。這類方法廣泛用于文本數據、程序和特殊應用場合的圖像數據（如指紋圖像、醫學圖像等）的壓縮。由于壓縮比的限制，僅適用無損壓縮方法不可能解決圖像和數字視頻的存儲和傳輸問題。

由于可以幫助減少如硬盤空間與連接帶寬這樣的昂貴資源的消耗，所以壓縮非常重要，然而壓縮需要消耗信息處理資源，這也可能是費用昂貴的。所以數據壓縮機制的設計需要在壓縮能力、失真度、所需計算資源以及其它需要考慮的不同因素之間進行折衷。

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創新是一個民族進步的靈魂,是一個國家興旺發達的不竭動力,要發展就要有創新,檔案事業也是如此。高校檔案管理只有不斷創新,才能使檔案事業適應和服務于社會,跟上當今和未來世界發展的步伐,才能適應社會主義市場環境對檔案工作的需要。

1.1檔案信息時展的要求

首先,數字化檔案信息可使任何一位利用者不受任何時間、空間的限制,在任一地點、任一時間只需有一網的電腦,即可進入檔案管理系統查閱自己需要的檔案信息。美國經濟學家邁克爾·戈德海伯于1997年指出:在以計算機網絡為基礎的信息社會中,面對浩如煙海的信息,對人們來說,信息已不再是一種稀缺的資源,而是相對過剩,稀缺的是人的注意力。因此,目前以網絡為基礎的新經濟,其實質就是“注意力經濟”。 高校檔案信息數字化、網絡化是提高檔案注意力的有效手段,同時可以提高檔案的管理效率。網上利用的開展,將會使檔案工作進入一個嶄新的工作環境,進入極好的良性循環之中。

以往檔案人員為開發檔案資源,為檔案利用而進行許多文獻匯編、數字匯編、專題匯編等編研工作可以減少,甚至平時查閱工作中可取消,檔案人員有更多的時間用于檔案數據整理工作。其次,使高校檔案業務工作變得方便、快捷、高效。數字化檔案信息使檔案能及時歸檔,盡快地提供利用。平時在網上文書處理部門將收文或發文都輸入到計算機中,各級部門可根據自己的權限范圍在網上分組傳閱自己相關的文件,并注上處理意見,年終歸檔時,只需向檔案館移交一份分類組卷清單,把數據通過網上按檔案數據格式傳輸到檔案管理系統數據庫中即可,從而使檔案館減少了檔案數據錄入工作。

1.2高校檔案信息數字化是計算機大量應用于高校管理的必然結果

首先,高校檔案部門出于自身管理需要使用計算機管理檔案,形成了大量的數字化檔案信息。計算機管理檔案可使傳統的以紙質為載體形式的檔案信息對象轉為機讀檔案,它以光盤、磁盤作為信息存儲的載體,向數字格式轉變。 許多高等院校建立了校園網,并與教育科研網和國際互聯網相連。校園網的開通為學校教學、科研及管理提供了先進的技術手段和嶄新的網絡環境,廣大師生可以不出校門、不出國門就與國內外的專家進行科研項目合作、查詢資料、 學術交流、籌備各種會議等等。計算機網絡化管理的出現,使計算機從輔的工具很快發展成一種工作環境,并伴隨著應用的普及而演變成一種工作方式。伴隨工作方式的變化而產生的大量機讀文件,即電子文件也就應運而生。

1.3高校檔案信息數字化、網絡化的條件已經基本成熟

1.3.1通訊技術和計算機網絡迅速發展;90年代以來,我國先后筑起中國互聯網(chinanet)、中國教育科研網(caep.cetinnet)、中國科技網(cstnet)和中國金橋網(chinagbnet),并均與國際互聯網internet接軌。就全國高校來看,1994年以來,由于"211工程"和cernet工程的促進,很多高校紛紛著手建設校園網,至1996年底,已有220所高校建成校園網并連入cernet, 800余所高校的校園網自2000年底開始陸續建成。我國通訊技術的迅速發展和計算機網絡建設的迅速崛起,為高校檔案館網絡化建設提供了前所未有的條件。

1.3.2高校檔案館自動化建設初見成效

自動化是高校檔案館走向網絡化的必由之路。自20世紀80年代后期以來,高校檔案館自動化建設經過10多年的努力,開發出數百個自動化專用軟件。許多檔案館均采用比較成熟的計算機管理系統,已基本實現了收集、整理、編目、檢索、利用等主要服務功能的自動化管理。自動化建設大大改善了檔案館的服務手段,提高了服務質量和工作效率,促進了各項標準的制定和完善。尤其可喜的是,計算機應用正在改變著檔案人員的觀念,鍛煉和培養出了一批計算機系統開發、維護和應用人才。數據庫建設也具備了一定的規模。所有這些為檔案館網絡化建設提供了有利條件和強有力的技術保證。

2現在高校檔案數字化、網絡化存在的問題

2.1數字化、輔助管理方面存在的問題

事實上現有的高校檔案工作計算機管理模式,多數是建立在原有的手工管理模式基礎上,這種管理模式的特點是以檔案信息載體為核心,工作對象不是檔案信息,而是紙張、塑膠等載體材料。計算機的作用只是輔助人工管理檔案實體,而不是處理檔案數據。其結果是非但沒代替手工管理工作,而且是大大的增加額外手工勞動的投入。表現在:首先是檔案計算機輔助管理模式僅局限于檔案工作內部的編目和檢索環節發生局部作用,而且是輔助檔案工作人員對檔案實體進行編目和檢索,不是針對具體的檔案信息,比如,這種形式編目須大量依靠手工勞動進行前期準備工作,常常須先手工做好著錄或填寫好手工目錄后,再往計算機中錄入。編目的實際目的是為了讓計算機排版和打印出“至臻完美”案卷目錄。以供展示或手工查閱。其次是檔案工作計算機輔助管理不同外界發生關系,它只為檔案部門內部服務,作用是輔助檔案工作人員人工管理檔案實體。這樣做檔案工作計算機輔助管理發展也失去了外在的動力。

2.2高校檔案館網絡化建設中存在的問題

2.2.1缺乏統一的網絡化協調機構

由于受高校管理體制和運行機制的影響,不同的高校隸屬不同的行政主管部門,這種分散管理體制無形中使各高校檔案館形成了條塊分割、自成系統、各自為政、自我完善、自找發展的局面。雖然許多高校檔案館已意識到資源共享的重要與必要,但缺乏館際合作的行動。而國家目前尚沒有一個統一的組織機構來規劃協調檔案館網絡化建設和資源共享工作。大多數檔案館仍然是采取封閉式的辦館方式,無論是軟硬件的購置,還是數據庫的建設,都處于各自為政的低水平重復狀態,這不僅造成了人力物力的巨大浪費,也影響了我國檔案館的標準化、自動化和網絡化的進程。

2.2.2標準化水平低

由于歷史的原因,高校檔案館自動化建設走的是一條各自為政、自給自足的發展道路。各個檔案館根據自己的經濟實力和技術條件選擇硬件設備,機型五花八門,水平參差不齊。目前研制出的不少檔案館系統應用軟件,都沒有遵循相應國家標準,功能單一、標準化水平低,數據不完整,致使大多數檔案館無主題標引,共享性差。而國家至今沒有統一的發展規劃和標準,各館的發展存在著很大盲目性。這種狀況發展下去,勢必給檔案網絡化建設和資源共享造成隱患。

2.2.3數據庫建設滯后;

經過多年的努力,高校檔案館大都建成了規模大小不等的檔案數據庫。由于各個檔案館各自為政,在建庫過程中,各館均存在浮躁情緒及急功近利傾向。主要表現在建庫缺乏整體性,數據庫大多自建自用,建成的數據庫規模小,標準化程度低,類型單一,而且大多處于低水平重復建設,數據無規范化控制,商業服務水平差。大多數據庫僅僅供本單位使用,嚴重地影響了數據庫的利用率。而且目前高校檔案館所建的數據庫大多為條目數據庫,缺少全文數據庫和多媒體數據庫,無法滿足用戶的多種需求。許多高校檔案館雖與cernet和internet聯網,但只能訪問其主頁,根本無實質性的資源司共享。

      2.2.4經費保障率低

目前雖然硬件的質量在不斷提高而價格在不斷下跌,但檔案館網絡化的實現仍然需要投入大量的資金。目前高校檔案館的經費投入較少,用于檔案館網絡化建設的經費非常有限,無法購置好的硬軟件,建立高起點的檔案館網絡,更談不上對設備的及時更新。目前經費仍是影響高校檔案館網絡化發展的最大障礙。

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創新是一個民族進步的靈魂，是一個國家興旺發達的不竭動力，要發展就要有創新，檔案事業也是如此。高校檔案管理只有不斷創新，才能使檔案事業適應和服務于社會，跟上當今和未來世界發展的步伐，才能適應社會主義市場環境對檔案工作的需要。

1.1檔案信息時展的要求

首先，數字化檔案信息可使任何一位利用者不受任何時間、空間的限制，在任一地點、任一時間只需有一網的電腦，即可進入檔案管理系統查閱自己需要的檔案信息。美國經濟學家邁克爾?戈德海伯于1997年指出：在以計算機網絡為基礎的信息社會中，面對浩如煙海的信息，對人們來說，信息已不再是一種稀缺的資源，而是相對過剩，稀缺的是人的注意力。因此，目前以網絡為基礎的新經濟，其實質就是“注意力經濟”。 高校檔案信息數字化、網絡化是提高檔案注意力的有效手段，同時可以提高檔案的管理效率。

1.2高校檔案信息數字化是計算機大量應用于高校管理的必然結果

首先，高校檔案部門出于自身管理需要使用計算機管理檔案，形成了大量的數字化檔案信息。計算機管理檔案可使傳統的以紙質為載體形式的檔案信息對象轉為機讀檔案，它以光盤、磁盤作為信息存儲的載體，向數字格式轉變。 許多高等院校建立了校園網，并與教育科研網和國際互聯網相連。校園網的開通為學校教學、科研及管理提供了先進的技術手段和嶄新的網絡環境，廣大師生可以不出校門、不出國門就與國內外的專家進行科研項目合作、查詢資料、 學術交流、籌備各種會議等等。

1.3高校檔案信息數字化、網絡化的條件已經基本成熟

1.3.1通訊技術和計算機網絡迅速發展；90年代以來，我國先后筑起中國互聯網（Chinanet）、中國教育科研網（caep.cetinnet）、中國科技網（CSTnet）和中國金橋網（ChinaGBnet），并均與國際互聯網Internet接軌。就全國高校來看，1994年以來，由于"211工程"和CERnet工程的促進，很多高校紛紛著手建設校園網，至1996年底，已有220所高校建成校園網并連入CERNET， 800余所高校的校園網自2000年底開始陸續建成。我國通訊技術的迅速發展和計算機網絡建設的迅速崛起，為高校檔案館網絡化建設提供了前所未有的條件。

1.3.2高校檔案館自動化建設初見成效

自20世紀80年代后期以來，高校檔案館自動化建設經過10多年的努力，開發出數百個自動化專用軟件。許多檔案館均采用比較成熟的計算機管理系統，已基本實現了收集、整理、編目、檢索、利用等主要服務功能的自動化管理。自動化建設大大改善了檔案館的服務手段，提高了服務質量和工作效率，促進了各項標準的制定和完善。尤其可喜的是，計算機應用正在改變著檔案人員的觀念，鍛煉和培養出了一批計算機系統開發、維護和應用人才。

2現在高校檔案數字化、網絡化存在的問題

2.1數字化、輔助管理方面存在的問題

首先是檔案計算機輔助管理模式僅局限于檔案工作內部的編目和檢索環節發生局部作用，而且是輔助檔案工作人員對檔案實體進行編目和檢索，不是針對具體的檔案信息，比如，這種形式編目須大量依靠手工勞動進行前期準備工作，常常須先手工做好著錄或填寫好手工目錄后，再往計算機中錄入。編目的實際目的是為了讓計算機排版和打印出“至臻完美”案卷目錄。以供展示或手工查閱。其次是檔案工作計算機輔助管理不同外界發生關系，它只為檔案部門內部服務，作用是輔助檔案工作人員人工管理檔案實體。

2.2高校檔案館網絡化建設中存在的問題

2.2.1缺乏統一的網絡化協調機構

由于受高校管理體制和運行機制的影響，不同的高校隸屬不同的行政主管部門，這種分散管理體制無形中使各高校檔案館形成了條塊分割、自成系統、各自為政、自我完善、自找發展的局面。雖然許多高校檔案館已意識到資源共享的重要與必要，但缺乏館際合作的行動。而國家目前尚沒有一個統一的組織機構來規劃協調檔案館網絡化建設和資源共享工作。

2.2.2標準化水平低

由于歷史的原因，高校檔案館自動化建設走的是一條各自為政、自給自足的發展道路。各個檔案館根據自己的經濟實力和技術條件選擇硬件設備，機型五花八門，水平參差不齊。目前研制出的不少檔案館系統應用軟件，都沒有遵循相應國家標準，功能單一、標準化水平低，數據不完整，致使大多數檔案館無主題標引，共享性差。而國家至今沒有統一的發展規劃和標準，各館的發展存在著很大盲目性。這種狀況發展下去，勢必給檔案網絡化建設和資源共享造成隱患。

3高校檔案管理現代化的初步構想

3.1采用客戶機/服務器（Client/Server）體系結構模式；客戶機/服務器結構模式是通過網絡把分散的計算機系統連接起來，系統把這些計算機根據其功能劃分為服務器與客戶機C/S結構系統處理方式同以往的“文件共享型”網絡處理方式相比，其主要的不同點在于將一種應用分解成為若干部分，如用戶界面、商業邏緝和數據庫，并將這些部分交給多臺機器（包括工作站、一個或多個服務器）分別執行，共同實現整體應用。服務器作為信息集中處理和交換的中心，硬件上選用市面上常見的高檔微機即可。

3.2檔案信息的管理離不開數據庫系統?，F在高校檔案部門使用的數據庫管理系統多用DBase， FoxBASE， FoxPro等編寫，這些程序嚴格講僅是一般操作系統的延伸，作為數據庫管理軟件在單機狀態下應用還是可以勝任的，但是要建立覆蓋全校各類信息的集成的MIS系統，它們無論在功能上，安全性和數據完整性等方面都不能很好的滿足需要。應該選擇適用于多種操作系統，多種硬件平臺的具有多用戶、多任務和能在網絡環境下運行，具有客戶機/服務器結構的數據庫管理系統，如Ora？鄄cle、Sybase、Informix、IBM的DB2、微軟的 SQL Server等。這些軟件不僅具有上述功能特點，而且還提供數據庫互連工具（ODBC驅動程序）、數據庫―――Web連接軟件，使用戶可以輕松地建立起Web站點上的數據庫服務。

淺議高校檔案管理數字化及檔案管理創新

張洪光

（內蒙古建筑職業技術學院 內蒙古 010070）

摘要：隨著信息數字化急速成熟，高校檔案管理創新應當向數字化發展，高校檔案管理現代化與數字化是密不可分的。

關鍵詞：高校檔案 檔案管理創新 檔案管理數字化

創新是一個民族進步的靈魂，是一個國家興旺發達的不竭動力，要發展就要有創新，檔案事業也是如此。高校檔案管理只有不斷創新，才能使檔案事業適應和服務于社會，跟上當今和未來世界發展的步伐，才能適應社會主義市場環境對檔案工作的需要。

1.1檔案信息時展的要求

首先，數字化檔案信息可使任何一位利用者不受任何時間、空間的限制，在任一地點、任一時間只需有一網的電腦，即可進入檔案管理系統查閱自己需要的檔案信息。美國經濟學家邁克爾?戈德海伯于1997年指出：在以計算機網絡為基礎的信息社會中，面對浩如煙海的信息，對人們來說，信息已不再是一種稀缺的資源，而是相對過剩，稀缺的是人的注意力。因此，目前以網絡為基礎的新經濟，其實質就是“注意力經濟”。 高校檔案信息數字化、網絡化是提高檔案注意力的有效手段，同時可以提高檔案的管理效率。

1.2高校檔案信息數字化是計算機大量應用于高校管理的必然結果

首先，高校檔案部門出于自身管理需要使用計算機管理檔案，形成了大量的數字化檔案信息。計算機管理檔案可使傳統的以紙質為載體形式的檔案信息對象轉為機讀檔案，它以光盤、磁盤作為信息存儲的載體，向數字格式轉變。 許多高等院校建立了校園網，并與教育科研網和國際互聯網相連。校園網的開通為學校教學、科研及管理提供了先進的技術手段和嶄新的網絡環境，廣大師生可以不出校門、不出國門就與國內外的專家進行科研項目合作、查詢資料、 學術交流、籌備各種會議等等。

1.3高校檔案信息數字化、網絡化的條件已經基本成熟

1.3.1通訊技術和計算機網絡迅速發展；90年代以來，我國先后筑起中國互聯網（Chinanet）、中國教育科研網（caep.cetinnet）、中國科技網（CSTnet）和中國金橋網（ChinaGBnet），并均與國際互聯網Internet接軌。就全國高校來看，1994年以來，由于"211工程"和CERnet工程的促進，很多高校紛紛著手建設校園網，至1996年底，已有220所高校建成校園網并連入CERNET， 800余所高校的校園網自2000年底開始陸續建成。我國通訊技術的迅速發展和計算機網絡建設的迅速崛起，為高校檔案館網絡化建設提供了前所未有的條件。

1.3.2高校檔案館自動化建設初見成效

自20世紀80年代后期以來，高校檔案館自動化建設經過10多年的努力，開發出數百個自動化專用軟件。許多檔案館均采用比較成熟的計算機管理系統，已基本實現了收集、整理、編目、檢索、利用等主要服務功能的自動化管理。自動化建設大大改善了檔案館的服務手段，提高了服務質量和工作效率，促進了各項標準的制定和完善。尤其可喜的是，計算機應用正在改變著檔案人員的觀念，鍛煉和培養出了一批計算機系統開發、維護和應用人才。

2現在高校檔案數字化、網絡化存在的問題

2.1數字化、輔助管理方面存在的問題

首先是檔案計算機輔助管理模式僅局限于檔案工作內部的編目和檢索環節發生局部作用，而且是輔助檔案工作人員對檔案實體進行編目和檢索，不是針對具體的檔案信息，比如，這種形式編目須大量依靠手工勞動進行前期準備工作，常常須先手工做好著錄或填寫好手工目錄后，再往計算機中錄入。編目的實際目的是為了讓計算機排版和打印出“至臻完美”案卷目錄。以供展示或手工查閱。其次是檔案工作計算機輔助管理不同外界發生關系，它只為檔案部門內部服務，作用是輔助檔案工作人員人工管理檔案實體。

2.2高校檔案館網絡化建設中存在的問題

2.2.1缺乏統一的網絡化協調機構

由于受高校管理體制和運行機制的影響，不同的高校隸屬不同的行政主管部門，這種分散管理體制無形中使各高校檔案館形成了條塊分割、自成系統、各自為政、自我完善、自找發展的局面。雖然許多高校檔案館已意識到資源共享的重要與必要，但缺乏館際合作的行動。而國家目前尚沒有一個統一的組織機構來規劃協調檔案館網絡化建設和資源共享工作。

2.2.2標準化水平低

由于歷史的原因，高校檔案館自動化建設走的是一條各自為政、自給自足的發展道路。各個檔案館根據自己的經濟實力和技術條件選擇硬件設備，機型五花八門，水平參差不齊。目前研制出的不少檔案館系統應用軟件，都沒有遵循相應國家標準，功能單一、標準化水平低，數據不完整，致使大多數檔案館無主題標引，共享性差。而國家至今沒有統一的發展規劃和標準，各館的發展存在著很大盲目性。這種狀況發展下去，勢必給檔案網絡化建設和資源共享造成隱患。

篇（10）

2計算機技術在檔案信息管理中發揮的作用和功能

計算機技術在檔案信息數字化管理中發揮著巨大的作用，其對于檔案信息管理工作的有效開展有著非常重要的促進作用，下面就計算機技術在檔案信息數字化管理中發揮的作用和功能做具體分析。

2.1實現檔案信息的自動化管理

計算機技術是現代高新技術的代表，是對高速發展的科學技術的充分反映，計算機技術的最大特點就在于其具有極為高效的信息儲存和處理能力，能夠同時進行多種信息的處理工作，其處理速度能夠超過人類處理速度的上千甚至上萬倍，并且它能夠完成對信息的整理、分析和推理工作，進行系統的信息管理和查詢服務。此外計算機技術還能夠按照人類設定的相關程序進行運行，在無人控制的情況下實現對檔案信息的綜合管理工作，實現檔案信息管理的全自動化，大大提升檔案信息開發、利用、研究的效率，推動檔案信息的管理工作更為科學地開展。

2.2實現對檔案信息管理的數字化

在檔案信息管理工作中引入計算機技術，可以運用計算機技術對各種載體的檔案信息進行整理、加工和檢索工作，例如：可以將紙制檔案信息進行錄入，但是與紙制檔案信息記錄管理形式相比，數字化檔案信息管理更易于對其保存、查詢和修改工作的進行，而且實行數字化檔案信息管理后，可以計算機網絡技術進行各地間檔案信息的了解，通過網絡進行實時地查閱，實現相關檔案信息的綜合管理，更加利于對于檔案信息的管理工作。實現檔案信息的數字化管理不僅能夠大大提高檔案信息管理的工作效率，而且能夠降低在檔案信息管理過程中使用的紙質資源，實現資源的節儉，大大降低檔案信息管理的成本，而且在管理的過程中，檔案信息都是以數字化的形式進行儲存，保證檔案信息不會因時間過長造成磨損和遺失，保證檔案信息管理工作的順利開展。

2.3實現檔案信息的網絡化檢索

隨著現代信息技術的高速發展，我國計算機技術有了很大的提升，而且計算機網絡技術也實現了普及，在檔案信息管理工作中，應用計算機網絡通信技術能夠實現對檔案信息的綜合檢索工作，可以對相關檔案信息進行智能聯網綜合網絡檢索工作，可以實現足不出戶就能夠完成對相關檔案信息的查詢和檢索工作，大大提高了工作效率，有效促進了檔案信息管理的網絡化和數字化，促進檔案信息的資源共享。

3計算機技術在檔案信息數字化管理工作中的幾個重要環節

在檔案信息數字化管理工作中，應該充分利用計算機技術，再根據檔案系統管理本身的發展現狀和具體模式，選用更合理的現代化科學技術進行調整和調配，確保計算機技術能夠在檔案信息數字化管理工作中發揮出更大的作用，有效地促進檔案信息數字化管理工作的順利開展。下面就計算機技術在檔案信息數字化管理工作中的應用作具體分析，對其中的幾個重要環節進行整理，對容易出現問題的地方進行有效預防。

3.1需要高度重視信息儲存的相關基礎工作

檔案信息的儲存和記錄工作是檔案信息數字化管理工作中的重要環節，只有確保檔案信息的收集、整理和錄入工作的順利進行，確保所收集的檔案信息的正確性才能保證檔案信息數字化管理工作的順利進行，是檔案信息管理工作實現自動化、一體化、智能化的重要前提。在現代檔案信息數字化管理工作中，檔案信息的儲存工作都是借助計算機技術的相關設備來進行的，對于所配備的計算機硬件等相關設備，應該充分考慮檔案信息管理的工作需求以及時展的需要，在數字管理、整體性能以及系統升級等方面進行適當的調整，并對相關計算機軟件進行及時的更新，滿足不斷高速發展的社會新形勢，為實現檔案信息數字化的綜合管理奠定堅實的基礎。此外，在信息的儲存過程中，各級管理部門應該做好信息監督和檢查工作，嚴把數據錄入的準確無誤，適應檔案信息數字化管理的長期發展要求。

3.2重視檔案管理的計算機網絡系統建設工作

當今社會，高新技術一直處于高速發展的狀態，同樣對于檔案信息數字化管理工作中運用到的計算機技術而言，也在不斷更新和改革中，這就需要檔案信息管理的相關部門對計算機技術和設備進行及時的更新工作，對不符合時展需求、阻礙檔案信息數字化管理工作的設備和技術要進行及時的處理，不斷更新計算機網絡管理系統，確保檔案信息數字化管理工作對計算機技術的要求。此外，為了提升檔案信息數字化管理的工作效率，需要在檔案信息管理內部建立一套完善的、科學的信息網絡系統，通過網絡通信技術實現對檔案信息的查詢、傳輸和利用，以提高檔案信息數字化管理的工作效率，真正地做到良好地服務功能。

3.3重視檔案信息管理人才隊伍的建設工作

隨著我國社會的不斷發展和國民經濟的不斷提升，各種載體的檔案信息量不斷增多，從而使得檔案信息數字化管理工作更加復雜化，迫使檔案工作需要不斷地更新科學管理技術手段，同時要不斷壯大檔案管理工作隊伍，以應對不斷復雜的檔案信息管理工作。具體來說，在檔案信息管理單位內部應該定期對檔案信息管理工作人員進行培訓工作，確保他們能接收到高素質的專業知識和管理技巧，督促其不斷加強對相關計算機技術知識的學習，從根本上提升每位檔案信息數字化管理工作者的信息化管理能力，使單位內部能夠形成一支工作效率高、綜合素質強的檔案信息管理隊伍，保證檔案信息數字化管理工作的順利進行。

3.4繼續做好紙質等傳統檔案信息管理工作

雖然計算機技術能夠有效提升檔案信息數字化管理的工作效率，但是目前電子檔案并不能完全代替紙質檔案的存在，因為電子檔案信息本身還具有一定的局限性，這就需要在運用計算機技術的同時，結合紙質檔案信息等傳統檔案信息管理手段，實現對檔案信息的綜合全面管理，確保檔案信息管理建設工作的順利開展。