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時間：2023-06-30 16:08:58
序論：好文章的創作是一個不斷探索和完善的過程，我們為您推薦十篇不動產登記檔案管理范例，希望它們能助您一臂之力，提升您的閱讀品質，帶來更深刻的閱讀感受。
2.1 檔案交接難度較大
在原有的不動產登記檔案管理模式中，不同類型的檔案是由不同部門進行管理的，包括國土、住建房管、林業、農業等，檔案管理職權比較分散。要想實現不動產登記檔案的統一管理，就需要將這些部門分屬管理的所有檔案集中到一起，這就要求完成檔案的順利交接。而在交接檔案過程中，經常會出現檔案遺失、損壞現象，尤其是存儲時間的較長的老檔案，極易出現損壞現象，難以保證檔案資料的完整性，影響了檔案交接的順利進行，檔案交接難度較大。
2.2 檔案整合難度較大
檔案的科學整合，也是當前不動產登記檔案管理中亟需解決的問題。不同部門在管理不動產登記檔案時，所用管理模式、管理機制、管理系統等都存在較大差異，并且在對檔案類型進行劃分時所用分類標準也是不一樣的，并沒有統一、規范的分類歸檔標準，在對檔案信息進行整合時，經常出現歸檔混亂現象。同時，不同地區的不動產登記檔案管理水平參差不齊，規范管理工作存在嚴重的不平衡現象，落后地區仍然以紙張作為檔案信息載體，檔案信息載體類型不統一，整合難度較大。
2.3 部門合并難度較大
原有檔案管理部門自身運行機制的完整性，使得部門合并過程中困難重重。在不動產登記檔案分散管理時期，各個管理部門在長期實踐工作中都制定了符合自身特?c的管理標準和管理模式，基礎設施建設比較完善，管理部門運行機制比較成熟。在不動產登記檔案統一管理模式下，只要求將管理職責進行統一，沒有對其他管理職能的整合進行明確規定，每個管理部門都希望能夠保留原有管理職能，在部門合并過程中經常表現為不主動、不配合，并且還容易出現管理職權沖突現象。
2.4 專業管理人才稀缺
專業管理人才稀缺，是影響不動產登記檔案管理成效的主要原因之一。不動產登記檔案具有動態性、法律性、嚴謹性等特點，其管理工作專業性較強，對工作人員的專業能力和綜合素質有著較高要求。但是，當前很多檔案管理人員缺乏對不動產檔案管理的深刻認識，存在敷衍、懈怠等不良工作現象，對檔案管理專業知識掌握不足，難以承擔起不動產登記檔案管理重擔。再加上不動產登記檔案數量的不斷增多，所需要的檔案管理人員也越來越多，人才需求方面仍存在較大的缺口。
3 不動產登記的檔案管理改善措施
要想提高不動產登記檔案管理水平，實現更加理想的管理效果，就需要從工作現狀出發，針對其中存在的問題提出有效的改善對策，為該項工作的科學、有序開展提供保障。
3.1 制定檔案交接規范流程
檔案的順利交接是轉變不動產登記檔案管理模式過程中，需要克服的第一個問題，通過制定規范的檔案交接流程，可以確保后續管理工作的順利進行。首先，國土資源部門應制定統一的不動產登記檔案交接方式，包括檔案信息整理、移交及保存方式，對檔案交接條件進行明確規定，只有符合標準后才可以進行交接。其次，還需要明確固定檔案交接具體時間，保證檔案交接的有序性。同時，檔案交接需要由專業人員完成，并提供辦公所需場所，為檔案交接的順利完成提供基礎保障。
3.2 加大檔案信息整合力度
檔案信息整合是不動產登記檔案管理中的一項重要工作。首先，應該制定統一的檔案分類標準，根據不動產登記檔案具體內容，對其進行科學劃分，確保歸檔的科學性、規范性，避免出現檔案分類混亂現象。其次，不動產登記檔案信息應逐步向三位地籍及房產方向發展，實現圖文一體化，將文字形式檔案與圖像形式檔案進行整合，以權籍調查結果為依據，明確不動產產權具體歸屬情況。除此之外，還需要加快各地區不動產登記管理平衡發展，提高檔案管理整體水平，為實現檔案信息的順利整合創造有利條件。
3.3 構建部門協同配合機制
不動產登記檔案從分散管理到統一管理的轉變，需要將多個部門進行合并，這就需要構建部門協同配合機制，確保檔案管理模式轉變的順利完成。國家應該針對不動產登記檔案管理工作的科學開展頒布完善的法律法規，明確不同管理部門管理職能的重要性，從法律層面對部門整合進行強制約束，并派遣專業人員進行監督審核，落實檔案管理部門合并情況，提出指導性的工作意見。同時，還需要以實際情況為出發點，制訂科學有效的統一計劃，清楚劃分檔案管理責任，促進不動產登記檔案統一管理的快速實現。
3.4 加大專業人才培養力度
一、不動產登記檔案管理的主要作用分析
1.是不動產物權狀況的有效證明文件
現在的社會是一個法律社會，任何事情都需要遵守法律規范。人們的法律意識也逐步增強。近些年來，人們對不動產登記的了解越來越多。而不動產的物權具有比較強的排他效力，因而只要是涉及到物權相關的法律，都必須遵循“在同一特定不動產上不能有相互排斥的多個物權同時存在”的原則，這也是不動產登記中需要注意的一點。首先，我們需要肯定的一點是，不動產檔案登記是通過國家行為表現出來的結果和最高的證據效力，這也為后續不動產權人查詢相關的不動產信息奠定了條件。現實生活中經常存在很多的與不動產有關的糾紛，這些糾紛問題的最大根源就是不動產權的歸屬。而這些可以通過之前的檔案登記進行有效地核查，從而便于糾紛為的解決。不動產登記相較于現階段的不動產證書，人們往往更加傾向于不動產登記。當二者的信息顯示不一致時，人們會通過不動產登記來驗證信息。由此可以看出，不動產登記檔案逐漸成為了人們默認的重要的證明文件。
2.不動產檔案是全部檔案的主要構成部分之一
在我國的檔案管理部門，涉及到的檔案種類各種各樣。但是不同類別的檔案由于各方面的要求不同、功能不同，在管理的時候也會不同。建筑行業的發展，人們對房屋不動產的認識越來越深入。二十一世紀以來，房價的快速上漲，使得很多的人加入到炒房大軍中。而這就涉及到了物權的一個問題。市場上的房產交易過于頻繁，與此相關的安全問題也逐漸凸顯出來，引起了人們的廣泛關注。在開展不動產登記時，不僅可以豐富檔案的內容、改善檔案的館藏結構，還可以提高社會的檔案意識，從而擴大檔案工作的影響力。不動產檔案登記成為了檔案登記管理中的重要組成部分，同時也為其他的檔案管理奠定基礎。
二、加強不動產登記的難點和相對應的措施分析
在開展不動產登記時，需要嚴格按照相關的法律程序，按照既定的流程，登記必要的信息，從而實現檔案信息的有效管理。但是在實際進行不動產登記時，通常因為不動產自身的原因，加之上一些人為因素的干擾，導致不動產登記工作的開展遭受阻礙。
1.不動產登記檔案管理的交接問題和對應措施分析
在進行不動產登記檔案管理時，需要全面記錄與不動產相關的信息。我國的不動產登記通常都是由專門的工作人員負責。但是由于一些制度的問題，如果出現崗位工作人員調離崗位或者因為其他的問題，會導致不動產登記管理檔案在移交、備案和承接檔案過程或者環節出現檔案遺漏、混亂無序的狀態。在后續的查閱過程中必然會出現很多問題，甚至引?l一系列的不動產物權糾紛。因此，相關部門針對這一問題，也陸續制定了相關的措施。首先，為了進一步完善檔案登記管理體系，要結合管理的實際需求制定完善的檔案移交、查閱和備案制度，從多方面考慮不動產查詢過程中可能出現的問題。杜絕因為檔案工作人員的工作移交而帶來不必要的麻煩。其次，針對不同類別的不動產檔案進行整合，區別對待，有序地進行區分，并設定相應的管理位置。在檔案登記管理系統中進行有效的劃分，幫助人們對不同類別的不動登記進行區分。最后，有效的利用現代互聯網信息平臺，充分實現各類信息的整合，以現代化的管理手段來登記不動產，逐步提高日常的工作效率。
2.不動產登記的范圍廣、存儲空間小等問題及對應措施分析
2不動產登記檔案管理工作開展的現狀分析
不動產包含的內容比較廣泛，其中包括了土地、房產、礦產、農林資源等等，以往不動產登記分別由不同部門負責實施。因此，在實施過程中，登記流程、登記機制、相關材料都各有標準，并不統一，隨著新的不動產登記制度實施，當前我們在進行不動產登記制度時，統一由國土部門負責實施。對不動產登記檔案管理工作來說，由于以往登記實施的標準和流程都不一致，因此其檔案資料管理難度較大，無論是信息錄入，還是檔案整理，都有較大工作量。所以，需要在規范化標準基礎上，對整個不動產登記檔案資料進行整理。事實上，不動產登記檔案管理工作在整合過程中面臨巨大整合壓力。首先，原涉及不動產登記的各個部門都有相關機構，而目前只是進行業務整合，并沒有對部門機構進行統一整合，這就使得不動產登記工作量加大，但人員并沒有增長。其次，業務整合難度大，缺乏可供借鑒的經驗。盡管通過了相關業務整合文件，但是從根本上看不動產登記制度尚在實施初期，因此缺乏必要的檔案管理經驗。最后，原有檔案資料信息整合難度大。不動產登記檔案管理涉及的內容眾多，且歷史資料較為復雜，在實施不動產統一登記制度之后，也需要對以往的相關檔案資料進行統一匯總、整理，但客觀上講，想要有效整理這一信息，難度極大。晉江市國土資源局在實施新的不動產登記管理制度時，在停止實施舊的登記制度的同時，提出簡化不動產登記資料，優化檔案信息管理工作開展的效率和質量。而2016年4月18日之前合法合理頒布的各類不動產權屬證書仍然有效，這客觀上反映了晉江市不動產登記制度實施過程中，對相關檔案資料工作的有效調整。
3不動產登記檔案信息管理工作的作用價值
實施不動產登記制度的主要原因在與隨著我國經濟發展不斷成熟，當前各種不動產資源交易頻繁，這就使得不動產權屬更換頻繁，因此需要通過實施相應的登記制度，通過檔案資料信息，實現對權屬人權益的有效保護，而不動產登記檔案就是該項工作實施的客觀產物，通過有效開展不動產登記檔案信息管理工作，能夠有效記錄不動產的交易情況及相關信息，從而為不動產交易提供最客觀、最全面的憑證，這就為不動產正常流轉提供了充足保障。此外，不動產登記檔案是證明不動產物權所屬最具權威的資料。不動產的物權具有排他要求，因此在某一具體不動產上，不能存在互相排斥的多個物權。所以，從法律上明確了不動產登記檔案中所記載的內容具有唯一和具有法律證據效力的特點。因此，我們可以將不動產登記檔案作為不動產交易過程中，信息查詢的權威來源。同時，不動產登記檔案中的信息就成為解決不動產交易糾紛和矛盾的最客觀數據。最后，有效開展不動產登記檔案信息管理工作也是現階段我們在資源節約型社會建設的客觀要求，目前無論是申報土地開發，還是相關資源開發，都要經過統一的不動產申報，通過系統化整理相關資料，能夠為整個申報工作提供有效依據，避免低效開發現象的出現。
4構建不動產登記檔案信息管理機制的具體策略
事實上，不動產登記檔案并非全新內容。隨著我國不動產登記制度改革不斷推進，原有不動產登記制度中，較為分散的登記現象得到一定改善。只是其以往存在過程中，都是以單一的形式出現。隨著不動產統一登記制度的實施，構建不動產登記檔案信息管理機制就極為必要，這不僅關系到不動產登記制度實施效果，同時也關系到人們的具體權益。因此我們必須在結合時代特點基礎上，積極探索構建符合時代特點、滿足機制建設要求的檔案信息管理機制。以晉江市不動產檔案信息管理機制創新為例：首先，要豐富檔案館藏場所，構建物質檔案管理與電子檔案管理相一致的管理機制。在統一規范的基礎上，要確保及時將各項信息實現電子化錄入，便于管理和查詢。其次，要對不動產登記檔案信息所涉及的內容進行分類，統一由門戶網站進行對外公布。開設規劃與建設用地管理、地籍測繪管理、土地利用管理、地質礦藏管理各子版塊，并針對不動產登記及檔案管理所涉及到的各項資料內容進行公示，在實現便捷工作的同時，實現信息的公開化和最大化利用。此外，晉江市在福建省內率先構建不動產信息化平臺建設，通過將實景三維模型應用到不動產統一登記，實現檔案信息管理機制便捷運行。最后是增加網絡公示和查詢，延伸不動產信息服務，實現不動產檔案管理融入信息化時代建設。
5結語
不動產登記檔案資料是確保該工作開展質量的重要依據和前提。新的不動產登記制度由國土部門統一負責指導開展，而其中涉及的內容較多，信息量較大，整個不動產登記檔案信息管理開展難度較大。因此，必須結合現代信息技術的有效應用，更新檔案信息管理思路，構建符合時代特征、能有效推動不動產登記制度發展的信息管理新機制。
作者:柯燕萍 單位:福建省晉江市國土資源局
參考文獻:
完整、準確、安全的不動產登記檔案信息資源是審查和確定產權、保障所有權人合法權益的重要依據，是進行城市規劃和建設必不可少的基礎材料，是反映城市房屋和土地現狀的縮影，也是衡量一個城市管理和房地產管理水平的重要標志之一，在國土資源保護、地籍調查、住房保障、法院訴訟、國家稅收、戶籍管理、個人信用管理等領域發揮重要作用。
二、不動產登記檔案信息資源特點
（一）專業憑證性
不動產登記檔案記載了不動產產權的歸屬和沿革，反映了不動產的權利狀況，專業性要求高。如房屋面積的丈量、土地界限的認定、房地產平面圖的測繪等，都必須由具有專業資質的部門出具報告。不動產權屬狀況的記錄和管理都是唯一能夠合法證明權利人與房屋土地之間權利關系的原始憑證，為實施產權管理和產權保障提供可靠的法律依據。
（二）復雜多樣性
一是構成復雜多樣，由土地、房屋、草原、林地、海域等五大方面構成，涵蓋了不動產登記的所有形式。二是形式復雜多樣，傳統紙質檔案與現代電子檔案相結合，原始檔案資料以紙質為主，現代電子檔案以圖像文件為主。三是信息復雜多樣，空間地理信息與屬性綜合信息相融合，既含有與地理分布有關的數據，也包括權利屬性、自然狀況等基本信息。
（三）動態連續性
不動產登記中的房屋土地登記與老百姓日常生活息息相關，現代社會市場經濟的高度發展，也促進了房地產市場的交易劇增。從土地的劃撥、流轉，房屋的買賣、過戶、繼承，甚至是房屋的司法拍賣，一宗土地、一處房產的來龍去脈全部體現在不動產登記檔案中，自始至終反映房屋產權的真實情況。在房地產市場中，產權轉移在頻繁中更替，甚至存在一次買賣的過戶辦理尚未完成而下一次的買賣轉移已促成的現象。因此，具有動態常規性和連續必然性。
（四）流通增量性
不動產登記檔案信息，通過房地產市場交易的流通，不斷擴大不動產登記信息的使用范圍，促進區域間房地產市場的發展與壯大，促進經濟的發展。不動產交易的頻繁，決定了不動產登記業務量不斷增加，從而導致不動產登記檔案的不斷擴容。永久保存的不動產登記檔案，必然要求高質量的保存條件。
以上特點決定了不動產登記檔案信息資源管理模式要有利于保障不動產登記檔案的專業性，全面管理復雜多樣的不動產登記檔案，管理模式要適應于其動態連續性，保障不斷增長的不動產登記檔案的保存和管理。
三、不動產登記檔案信息資源管理模式
2015年3月1日《不動產登記暫行條例》正式實行，不動產統一登記工作在全國全面鋪開。《物權法》規定，不動產登記簿是物權歸屬和內容的根據。《不動產登記暫行條例》規定，不動產登記簿由不動產登記機構永久保存。不動產登記簿損毀、滅失的，不動產登記機構應當依據原有登記資料予以重建。由此可見，不動產登記檔案是不動產登記工作的原始依據，是不動產登記工作開展的基礎和基石，其重要性不言而喻。因此，不動產登記檔案信息資源管理模式的確定和建立至關重要。
不動產登記檔案基本由兩種介質構成，電子檔案和紙質檔案，因此，不動產登記檔案信息資源管理模式涵蓋虛擬管理與物理管理兩個方面。
（一）不動產檔案信息資源虛擬管理模式
虛擬管理是相對于物理管理模式而言的，是對不動產檔案信息資源中電子檔案信息資源的管理，必須符合“四統一”中對信息平臺建設的要求，即應建立不動產登記信息管理基礎平臺，實現不動產審批、交易和登記信息在有關部門間依法依規互通共享，消除“信息孤島”；推動建立不動產登記信息依法公開查詢系統，保證不動產交易安全，保護群眾合法權益。
不動產登記信息管理基礎平臺應當匯集管理行政區劃內的各類不動產檔案信息數據資源，成為不動產登記檔案數據中心，建立統一的不動產登記信息查詢系統，并按管理層次和登記類別設置查詢權限，統籌、協調對內、對外查詢服務，維護交易安全，保障個人隱私，確保信息數據準確、完整和安全。
（二）不動產檔案信息資源物理管理模式
即不動產登記檔案的實體管理，主要指紙質檔案、權籍圖冊的管理。筆者認為，就目前全國各省市不動產登記檔案管理的現狀而言，館藏檔案、管理水平、庫房條件、發展規模、人員管理狀況不一，面對不動產登記檔案管理問題，要因地制宜，采取不同的管理模式，符合檔案管理的基本原則：統一領導、分級管理，維護檔案的完整與安全，便于社會各方面利用。不動產登記檔案專業性程度較高，按照統一管理的程度不同，可劃分為高度集中式、相對集中式兩種模式。
1.高度集中式
即實行不動產登記檔案統一、集中管理，應建設不動產登記檔案館庫，統一存儲各類不動產登記實體檔案，確保檔案保管條件符合國家標準，對本行政區劃內土地、房屋等不動產登記結果和原始資料進行集中存放與保管。
高度集中式管理模式的優點是能夠集中保管不動產登記檔案，有利于不動產登記檔案的完整與安全，但其同時要求建設高標準的檔案庫房，以滿足不斷增長的不動產登記檔案的存放，而不同地區的不動產登記檔案的增速和增量不同，難以預計。以無錫為例，目前無錫房地產檔案館藏房產檔案約為240萬卷，庫房面積約為1500平方米，密集架總容量約為1600立方米，日益增長的房產檔案數量造成不小的庫房建設壓力。一方面是不斷地豐富館藏，另一方面要不斷地優化館藏。如果采用高度集中式管理模式，在不動產登記檔案庫房管理制度的基礎上，需要科學合理建設庫房甚至新建庫房，相關方案的制定、審批、動工建設等手續需要一定的周期性，相關資金、人員也要及時到位。
2.相對集中式
即按照不動產類型對不動產登記檔案進行相對集中保管，其中房屋等建筑物、構筑物和森林、林木等定著物應當與相應土地、海域登記檔案相關聯，可通過二維碼、物聯網等現代信息技術實現。
相對集中式的管理模式，可在現有庫房管理條件基礎上進行不動產登記檔案管理，不需要大規模的人財物調動，可以在不動產登記檔案管理的實踐中逐漸摸索管理模式的適用性。缺點是庫房管理存在局限性，僅就某一類型的不動產登記檔案進行管理，分散的庫房存在一定的安全隱患，在登記機構統一的前提下，分別存放保管的不動產登記檔案易出紕漏，甚至造成檔案資料遺漏、遺失。
無論是高度集中式還是相對集中式，都應當執行標準化、規范化、一體化、實用化和科學化原則，建設符合標準的現代庫房，建立高效、安全的管理模式，達到管理規范化、標準化、科學化。具體來說，一是建立不動產登記檔案各項管理制度，包括歸檔、鑒定與銷毀、庫房管理等，規范不動產登記檔案管理；二是采用先進的現代信息技術管理不動產登記檔案，逐步實現現代化管理，由檔案管理向信息管理轉變，由數據管理向知識管理轉變；三是提高管理人員素質，完善工作人員的知識結構，全面掌握檔案專業知識、不動產登記業務知識及現代信息技術。
參考文獻：
1.張猛 滑麗 洪蕾.不動產登記檔案工作調研與思考.中國檔案.2015.4
2.王懿男 白玉.淺析構建不動產登記信息管理基礎平臺.國土資源.2014.5
隨著不動產統一登記工作的推進，在房產檔案的使用上，無論是中央還是地方都明確了房產檔案的共用機制。國土資源部、住房和城鄉建設部《關于做好不動產統一登記與房屋交易管理銜接的指導意見》中，明確規定了不動產登記機構與房屋交易管理部門應當建立房屋登記檔案和房屋交易檔案查詢互用制度。廣西自治區住房和城鄉建設廳下發的《關于做好房屋交易和產權管理與不動產登記銜接工作的通知》中，也明確指出不動產登記機構與房屋交易部門應當建立房屋登記檔案和房屋交易檔案查詢互用制度，保證房屋登記和產權交易管理工作的正常運轉。由此可見，在房屋交易、確權與登記相分離后，原房產檔案無論留存在哪個部門，將來都是要互相共用的。在檔案的共用機制下，從檔案轉移及管理的成本上考慮，若將原房產檔案由原房產檔案管理部門轉移至不動產登記部門是弊大于利的。
首先，將原房產檔案移交至不動產登記部門，將會增加額外的轉移成本，不但需要花費大量的人力、物力及時間去進行大量的資料移交工作，還會在一定程度上減緩實現不動產統一登記的進度；其次，由于房產檔案管理的復雜性與系統性，目前有很多地方的房產檔案是由原房產管理部門專設的機構進行專門管理。新設立的不動產登記部門在設立的初期，從人員結構上看往往缺少足夠的房產檔案管理專業人才，若將原房產檔案移交至不動產登記部門，將需要專門培訓或招納一大批專業的房產檔案管理人員，這在無形中會加大檔案移交的經濟成本。同時，也有可能會出現由于暫時缺少專業的檔案管理人才造成房產檔案得不到及時與有效的管理。因此，將原房產檔案由原房產檔案管理部門進行管理其成本更低，更利于今后工作的開展。
二、原房產檔案留存在原房產檔案管理部門更為科學合理
從目前來看，全國各地對原房產檔案的歸屬問題并沒有統一的做法。如果從基于房屋交易、確權與不動產登記相銜接的工作模式考慮，應該從是否有利于各部門職責的實現、是否有利于工作的銜接、是否有利于工作長遠開展三方面進行考量，去論證原房產檔案如何歸屬更為科學。筆者認為，將原房產檔案歸屬于原房產檔案管理部門更為科學，理由如下：
第一，將原房產檔案留存原房產檔案管理部門是在實行不動產統一登記后，房產管理部門實現房屋交易與產權管理職責的重要保障。住房城鄉建設部辦公廳《關于履行房屋交易和產權管理職責并與不動產登記有序銜接的復函》中明確指出，房屋交易、產權檔案是交易的真實記錄，是房地產管理的重要依據和基礎。而房產歷史檔案往往具有不可拆分的特點，因此，將原房產檔案繼續留存于原房產檔案管理部門，是房產管理部門履行職責與文件要求的需要。
第二，將原房產檔案移交至不動產登記部門缺少有力的文件依據，甚至還與現行的文件精神相沖突。不動產登記部門的重要職責是負責不動產統一登記，不動產登記中形成的資料往往具有特定時間性，是隨著不動產統一登記的開始而逐漸積累形成的。將原房屋交易、確權與登記一體化下的房產檔案留存于原房產檔案管理部門，并不違反相應的文件要求，也不影響不動產登記部門職責的實現，而將原房產檔案移交至不動產登記部門顯然不利于房產管理部門行使對房屋交易與產權管理的職責。針對有些地區將房產檔案整體移交至不動產登記部門后出現的問題，住房城鄉建設部辦公廳《關于履行房屋交易和產權管理職責并與不動產登記有序銜接的復函》別提出，對于將房屋交易、產權檔案移交的應當予以糾正。
第三，將原房產檔案留存原房產檔案管理部門并不影響不動產登記部門實現其職責，反而會促進不動產統一登記工作的開展。如在廣西國土資源廳與廣西編辦聯合下發的《自治區國土資源廳、自治區編辦轉發〈國土資源部、中央編辦關于地方不動產登記職責整合的指導意見〉的通知》中，明確了廣西內不動產的交易、確權、糾分調處等其他管理和監管職責仍由原行業主管部門承擔。廣西住建廳在《自治區住房城鄉建設廳關于做好房屋交易和產權管理與不動產登記銜接工作的通知》中明確指出，房屋產權或交易當事人到房產主管部門申請確認房屋產權和交易結果，各市縣房產主管部門要將《房屋交易和產權告知書》納入業務流程，于登簿、發證環節前出具。房產主管部門出具的《房屋交易和產權告知書》應作為房屋確權和交易手續證明，依法辦理房屋登記。在這個工作模式中，房產主管部門將通過行使交易與確權的職能以及通過檔案的互用機制為不動產登記部門將房屋產權等信息記載于登記簿提供大量的前期支持。同時，利用原房產檔案管理部門較為完善的房屋電子檔案資料，通過構建房產管理部門與不動產登記部門之間信息的共享與數據交換，可以為不動產登記部門在進行房屋登記時提供實時的支持，從而更好的保障不動產登記部門職能的實現。在這個模式中，房產管理部門對原房產檔案的管理是審核房屋交易是否合法，明確產權歸屬的重要參考與依據，是出具房屋交易和產權告知書的重要前提。因此，原房產檔案由原房產檔案管理部門管理不但不會影響不動產統一登記工作的開展，反而通過兩個部門的合作促進不動產統一登記工作的開展。
在大數據、“互聯網+”這樣的大環境下，數據的獲取和利用方式已經發生了巨大轉變，為應對新環境下的新形勢，各政府部門紛紛制定相關的政策措施來提升自身的信息服務水平，滿足公眾的信息需求。由此，不動產登記檔案的利用服務工作的重要性不言而喻，不動產登記檔案利用服務工作，應該適應“互聯網+”、大數據時代不動產登記信息的遠程查詢和共享數據的新特點和新需要，不斷提升不動產登記檔案利用服務的水平。
國土部于2014年9月審核通過了“國土資源云”建設總體框架，將以“國土資源云”為基礎，加快推進全國不動產統一登記信息平臺建設。2015年8月3日，國土資源部下發《國土資源部關于做好不動產登記信息管理基礎平臺建設工作的通知》。建立不動產登記信息管理平臺，其目的是為了實現不動產審批、交易和登記信息在有關部門間依法依規互通共享，消除“信息孤島”m。由此還將提供遠程?搜?等更加便捷的查詢功能，并不斷深化和完善現有的數據共享等功能的服務能力，不斷滿足新的信息服務環境下信息需求的動態性、時效性等新要求。“互聯網+不動產登記信息查詢服務”理念已經成為我國各級不動產登記檔案利用服務工作應注意思考的一種最佳實踐思路。可以說，沒有信息網絡平臺的支撐，不動產登記檔案利用的質量和效率的提升，就無從談起。
2不動產登記檔案利用服務存在問題的原因
（1）原有基礎差異大
在不動產統一登記規定出臺之前，主要由國土、林業、農業、海洋等部門進行不動產登記，各部門也有獨立的檔案登記部門。對于產權的登記、確權、測繪、發證等方面的標準，不同的機構有不同規定，其系統編碼和測繪比例也不盡相同。分散的檔案管理導致不動產登記檔案的不規范，檔案管理水平不一致，這種歷史遺留問題是造成當前數據整合難度加大的根本原因。
（2）制度不完善
國家和各省市雖已相繼出臺了關于不動產統一登記的制度和實施辦法，但不夠全面和完善。由于不動產登記機構的整合，不動產登記檔案也需要移交，對于做出移交國家相關規定中沒有具體的規定和標準，需要各地方針對本地實際情況制定方案。導致基礎好、檔案數量少的地方整合、移交相對容易，一些檔案數量多、整合難度大的地方執行困難，對統一登記工作的效率影?較大。
（3）利用需求與服務水平的矛盾
隨著不動產登記檔案的查詢量日益增加和利用需求的多樣化，需求和服務水平之間的矛盾日益凸顯出來。具體表現在兩個方面：一是新媒體和新技術給用戶獲取信息、查詢信息和共享信息帶來了極大的便利，使信息需求量上漲，信息用戶數量增加。二是信息用戶的增多給人力有限的傳統信息服務帶來較大壓力，利用者追求高效、便捷、安全的服務，而處于變更調整的不動產登記部門無法提供令使用者完全滿意的服務。
3 改進不動產登記檔案的利用服務措施
伴隨著檔案管理數字設備使用率的增加，檔案管理水平大幅提升，房屋登記部門大都采用電子登記簿，很多房屋登記從業人員都未見過實質的房屋登記簿，部分人員甚至簡單認為，登記簿就是房產檔案資料。
2007年《物權法》開始實施，這是我國首次從法律層面提到不動產登記簿的概念，該法第16、17條規定，不動產登記簿是物權歸屬和內容的根據。不動產登記簿由登記機構管理。不動產權屬證書是權利人享有該不動產物權的證明。不動產權屬證書記載的事項，應當與不動產登記簿一致；記載不一致的，除有證據證明不動產登記簿確有錯誤外，以不動產登記簿為準。明確了不動產登記簿要高于權屬證書的證明效力，改變了以前的房屋產權證書是房屋權屬證明最高效力的做法，將登記簿的地位和意義進行了明確規定。
房屋登記簿是房屋權利歸屬和內容的依據。房屋登記檔案是權利人在申請房屋登記時向登記機構提交的反映其產權來源的原始憑證以及登記過程中形成的相關材料。因此，登記檔案是登記過程中的原始材料，是判斷登記是否存在錯誤的最基礎的證據材料。房屋登記簿與房屋登記檔案有以下區別：
1.兩者內容不同
房屋登記簿是登記機構制作的記載房屋權利狀況、自然狀況和其他狀況的法定簿冊。房屋登記檔案主要是指登記案卷。登記案卷內除了當事人向登記機構提出的登記申請外，還有當事人提供的各種登記文件資料，以及登記機構在核準該項登記時審核過程的記錄。
2.兩者公開程度不同
登記檔案中有一些涉及當事人個人隱私的內容，如婚姻、收養、遺囑、訴訟等，不宜向公眾公開查閱。而設置登記簿的目的是為了公示，應當允許公開查閱，提供身份信息后，任何人都可以對房屋的自然狀況和權利狀況以及房屋是否設定抵押和地役等情況進行查閱。因此，建立房屋登記簿后，房屋交易人欲知悉房屋權利狀況，通過查詢登記簿即可，而無須查詢房屋登記檔案。
可以看出，房屋登記簿是檔案資料內容的集中體現，源于檔案資料，但又不是簡單的檔案資料的復制版，而是經過登記機構審核制作后，旨在體現房屋的權屬和權利狀況，并且對個人隱私內容進行了屏蔽。而房屋檔案資料是全部的房屋登記信息。兩者在查詢方面也有明顯區別：檔案資料的查詢要比房屋登記簿嚴格很多，要嚴格按照《城市房地產權屬檔案管理辦法》的要求，查詢者必須是所有權人或者利害關系人，或者是上述辦法明確規定的相關部門。
二、房產檔案立卷只能按丘建檔
《城市房地產權屬檔案管理辦法》第14條規定，房地產權屬檔案應當以丘為單元建檔。許多房地產檔案管理部門嚴格按照此規定，以丘為單元進行建檔，丘號的編定按照國家《房產測量規范》標準執行。丘是指地表上一塊有界空間的地塊，只屬一個產權單元時稱獨立丘，屬多個產權單元時稱組合丘。
伴隨著城市化進程不斷加快，舊城改造、棚戶區改造、城市功能區變化，都使城市房屋狀況經常發生變化，房屋的變動具有不可預見性。《城市房地產權屬檔案管理辦法》第15條規定，房地產權屬檔案應當以房地產權利人（即權屬單元）為宗立卷。卷內文件排列，應當按照房地產權屬變化、產權文件形成時間及權屬文件主次關系為序。因此，如果按照《城市房地產權屬檔案管理辦法》用丘建檔，我們必須給每一丘預留一定的空間，防止房屋變動后，新形成的資料無空間存放。但由于城市變化的不可預見性，所留空間有可能幾年不用，也可能變動頻繁，經常不夠用，因此會產生檔案管理人員最頭疼的檔案倒架問題。
在1990年以前，規范的房屋登記部門權屬檔案以丘為單元建檔，以房地產權利人為全宗立卷，將權利人的所有權登記檔案、所有權轉移登記檔案、他項權登記檔案、他項權注銷登記檔案都集中在一起，合并組成一卷。這樣的管理模式對數據統計以及檔案管理的規范起到了很大促進作用。但上世紀90年代后房地產業的飛速發展，房產檔案管理現代化水平的不斷提升，檔案管理已經逐步形成以電子管理為主的模式，目錄索引和檔案號的形成大都采用微機管理。如果按丘建檔和對房屋檔案的變化進行并卷，很多城市每年十幾萬卷新增檔案，倒架和預留空間都變得不現實，因此在實務中很多地方采用了流水號進行管理。
《房屋登記技術規程》5.3.3規定，紙質檔案宜采用每辦理1件登記所形成的材料立1個卷；合并辦理的登記材料宜合并立卷。5.3.5 紙質檔案可采用按歸檔流水號制定編號規則。5.4.2 電子檔案應以1次登記為1件，按件建立電子檔案目錄。從中可以看出，技術規程制定后，已經不再要求按丘建檔，而是采用更方便檔案管理的流水號管理。根據《立法法》中關于“同一部門制定的法律沖突，新法大于舊法”的規定，雖然住建部未修改《城市房地產權屬檔案管理辦法》，但已經不再強制要求按丘，并采取了開放的態度，以適應新技術和新形式的發展和變化。
三、律師在房產檔案查詢時不受限制
當前，登記部門的很多人員對律師可以查詢房產的范圍不是很清楚，感覺律師是從事司法工作的人員，可以和公檢法等部門工作人員一樣，提供相關證明后就可以和公檢法部門一樣對房產檔案進行查詢復制。
房屋交易管理指房屋交易管理和房屋產權管理
1.房屋交易管理。房屋交易是指房屋的轉讓、抵押和租賃。交易管理是對上述行為合法性的審查、確認和備案。其主要內容包括商品房的預售、現售，存量房的轉讓，政策性住房銷售和上市，企業破產兼并和征收安置過程中的房屋轉讓、房屋抵押、在建工程抵押、房屋租賃等交易行為的合法性審查，以及為其配套服務的合同備案、樓盤表的建立、資金監管、房屋面積預測繪、實際測繪、檔案資料的管理和利用等。
2.房屋產權管理。房屋產權即房屋的所有權、抵押權和用益物權。房屋產權管理按照中編辦和國土資源部、住房和城鄉建設部文件界定，應是房屋產權管理中除記載于登記簿、核發權屬證明以外的動態管理及產權產籍檔案資料的管理。
3.不動產登記中的房屋登記，是指將房屋的自然狀況、權利狀況以及其他事項記載于不動產登記簿、核發權屬證書或權利證明的行為。
4.房屋交易管理與房屋登記是房屋產權管理鏈條中緊密相連的兩個環節。房屋所有權的登記公示是保障房屋交易安全的基礎，房屋交易審核又是防范房屋轉移登記風險的前提。沒有房屋的轉讓過戶就沒有房屋的轉移登記，房屋受讓人申請房屋交易過戶是為了房屋所有權登記并取得房屋所有權證，以保護自己對該房屋占有、使用、收益、處分的合法權益。交易管理和登記互為基礎，互相支撐，密不可分。從我國上世紀80年代末開始的全國范圍的總登記歷程來看，是先有市場交易管理制度，后有房屋權屬登記制度，由于當時交易機構和登記機構分設，申請人要跑兩個部門，遞交兩份申請，“辦證難”成了輿論關注的焦點。原建設部于2000年推行產權交易一體化并于2005年在全國推行房屋交易登記規范化管理，要求房屋交易和登記機構一體化，經過10年不懈努力，全國基本實現了房屋交易與登記的業務整合，很多地方實現了辦公系統合并，檔案合并，一套資料申請，一個窗口受理，一個窗口發證，轉移登記代行交易審核職能，方便快捷。
二、房產管理部門從事房屋交易和產權管理的法律、法規和政策依據
1. 《中華人民共和國城市房地產管理法》第二條規定，本法所指房地產交易，包括房地產轉讓、房地產抵押和房屋租賃。第三十七條規定，房屋轉讓是指房地產權利人通過買賣、贈與或者其他合法方式將其房地產轉讓給他人的行為。
2.中央編辦《關于整合不動產登記職責的通知》。
3.國土資源部、住房和城鄉建設部《關于做好不動產統一登記與房屋交易管理銜接的指導意見》第二條第（一）項規定，各級房產管理部門要強化房屋轉讓、抵押、租賃、面積管理、房屋交易檔案、房屋中介、個人住房信息系統建設等工作。第三條第（一）項規定，房產管理部門要對新建商品房、二手房，以及保障性等政策性住房的交易活動進行監管，實時將依法辦理的房屋轉讓、抵押等相關交易信息提供給不動產登記機構，不動產登記機構應當依據交易信息進行登記。第三條第（三）項規定，房屋登記簿等房屋登記資料由不動產登記機構管理，房產交易資料由房屋交易管理部門管理。第三條第（四）項規定，加強服務窗口建設。各地要按照便民利民的原則，切實做好房屋交易、不動產登記窗口服務。房屋交易和登記業務辦理盡量在一個服務大廳，進一步優化服務流程，提升服務水平，實現一個窗口受理，“一站式”、規范化服務。為方便群眾辦事，對于能夠通過實時互通共享取得的信息，不得要求群眾重復提交。
4.住房和城鄉建設部《房屋交易與產權管理工作導則》第3.6、4.5、5.5條規定，房屋管理部門應及時將預售許可信息、買賣合同網簽備案表信息、現售備案信息以及查封抵押和存量房轉讓信息、抵押信息以交易告知單的方式提供給不動產登記機構。
5.建設部2001年第96號令《城市房地產轉讓管理規定》。
6.建設部2001年第61號令《城市房地產權屬檔案管理辦法》。
三、房屋登記和房屋交易管理有序銜接應堅持的原則和指導思想
1.堅決貫徹中央編辦文件精神，認真落實《關于做好不動產統一登記與房屋交易管理銜接的指導意見》和《房屋交易與產權管理工作導則》等文件規定，確保統一不動產登記制度改革任務的順利完成。
2.充分利用現有資源、減少辦證環節，方便企業和群眾，降低交易登記成本。在一個辦事大廳、一個服務窗口、“一站式”服務，凡是能信息實時互通共享的不能讓申請人重復提交。
3.堅持為申請人服務的理念，不動產登記和交易管理部門要相互配合、信息共享，做到交易和登記程序簡化、順暢、安全。
四、不動產統一登記制度的主要內容是實現登記機構、登記簿冊、登記依據和信息平臺“四統一”。國土部門是各級不動產登記的主管部門，具體經辦工作應結合當地實際，可采取委托或合署辦公等形式確保不動產（房屋）登記工作按期開展
1.向當地政府充分闡述現房屋交易登記機構、人員、大廳、辦公系統、檔案管理以及樓盤表、面積測繪、合同備案的資源優勢；說明房屋登記的復雜性和工作量；市級不動產統一登記職責整合后，房屋交易登記具體經辦機構不宜拆分；國土局作為不動產統一登記的管理機構，要充分利用現有資源，方便群眾，可全部委托現房屋交易登記中心或部分委托和合署辦公的方式辦理房屋登記。目前，國土部門不具備單獨完成每年十多萬件房屋登記工作的條件，被委托部門要自覺接受不動產登記主管部門的指導和監督，并為不動產登記主管部門負責。如果一定要將現房屋交易登記工作拆分，是對原房屋交易登記一體化指導思想的倒退，不方便群眾房屋交易登記申請，思想阻力大。人員劃轉、業務切割、銜接非常困難。難免會為房屋交易登記工作帶來一定的混亂和波動，難以保證思想不亂，工作不斷。建議如下：
第一，委托房屋交易登記中心受理、審核、登簿、發放房屋的不動產權證。登記主管部門進行培訓，統一工作流程，統一辦公系統，統一申請表格，統一所需要件，統一登記簿冊，并對辦件質量進行檢查把關。
第二，現在運行的房屋交易登記信息辦公系統非常成熟完善，已運轉20余年，交易登記無縫銜接，且配有面積測繪、地理信息系統、預售、合同備案、資金監管、樓盤表、檔案（數字化圖像）查詢、統計等子系統。建議房屋交易部門和不動產登記部門共同對現行的信息辦公系統加以升級完善，在一個大的信息平臺上辦公。
第三，部分委托和合署辦公。委托交易登記中心對房屋轉移登記進行受理、審核和繕證、發證。不動產登記部門對審核結果進行審核確認，記載登記簿。兩個機構在一個大廳、一個窗口合署辦公。
2.房屋交易和房屋登記工作全部拆分時該如何銜接？
第一，將“房屋交易和登記中心”更名為“房屋產權交易管理中心”，其編制、級別不變。將原職責中的“房屋登記”變更為協助不動產登記部門抓好房屋登記工作。
第二，將房屋的初始登記、變更登記、注銷登記、異議登記、更正登記、預告登記和存量房查封登記的受理、審核、登簿、發證職責整體移交不動產登記部門。
第三，將房屋轉讓登記科更名為房屋轉讓管理科。
第四，權屬證書管理科改為房屋轉讓檔案管理科。
第五，房屋轉讓登記受理科更名為房屋轉讓受理科。
第六，預告登記科改為房屋轉讓合同管理科。
第七，初始登記科改為新建房樓盤表管理科。
第八，成立科、質檢科、信息科、政研室、工會辦公室、督查室、房屋轉讓受理科等。
3.房產檔案館更名為不動產檔案館。交易部門、不動產登記部門所形成的檔案資料統一由不動產檔案館管理、查詢和利用。交易部門和不動產登記部門持單位介紹信可免費查閱檔案資料。借閱、復印檔案資料按檔案館的規定執行。目前，房屋交易登記資料合為一體建檔，除電子登記簿外無法分割移交。
4.對現在的房屋交易登記信息辦公系統進行改造完善，屏蔽初始登記、變更登記、注銷登記、異議登記、更正登記、預告登記、存量房查封的受理、審核、登簿、繕證、收費、發證、統計等功能。將原來打印房屋所有權證（他項權證）環節改為打印“房屋轉讓（抵押）確認告知單”。
5.房屋交易和登記業務拆分后，應在房屋交易和登記兩個子系統中間設置一個房屋交易登記信息共享平臺，交易和登記的結果能及時寫入共享平臺，交易和登記工作人員能隨時查閱已交易登記的數據和圖像，實現信息實時互通共享。
6.在現房屋交易登記服務辦事大廳設立不動產登記服務窗口和房屋轉讓登記綜合服務窗口。不動產登記窗口負責受理房屋的初始登記、變更登記、注銷登記等，由不動產登記部門自行負責。房屋轉讓登記綜合服務窗口由兩個機構合署辦公。申請人提交原件和復印件一次性申請，首先經房屋轉讓審核、打印房屋轉讓確認告知單后，轉讓程序完結，將原件和確認單存根掃描歸檔。由房屋轉讓審核人員將復印件和確認單轉登記審核人員，進行審核、記載登記簿、繕證、發證。登記部門掃描、歸檔。
縣人民政府：
根據《自然資源部辦公廳 國家林業和草原局辦公室關于進一步規范林權類不動產登記做好林權登記與林業管理銜接的通知》自然資辦發〔2020〕31號文件的精神，縣林業局應盡快將林權登記檔案資料移交到不動產登記機構，為林權類不動產登記工作順利開展提供保障。為協同做好林權登記紙質檔案資料和電子數據的移交，保障林權類不動產登記工作順利開展，在2020年12月31日前實現林權類不動產統一登記在全縣范圍內的全面實施，現就林權登記檔案資料移交相關事宜請示如下：
一、2020年10月底前，由縣林業局完成所有林權登記紙質檔案資料和電子檔案資料的全面清理，形成臺賬。
二、移交林權資料內容
1、紙質檔案資料。（1）林權登記簿（臺賬）；(2)林權登記檔案資料（含：林權現場勘察宗地圖、林木現場勘界表、林權證發放登記冊等各種綜合性資料）；（3）林權抵押登記檔案資料和抵押注銷資料；（4）林權登記村（場）宗地分布圖；（5）涉及林權登記的其他資料等。
2、電子檔案資料。（1）林地確權發證系統、林權檔案管理系統中的電子數據（宗地圖坐標為2000國家大地坐標系）；（2）林權登記紙質資料的電子掃描件；（3）涉及林權登記的其他電子圖件等。
三、林權登記檔案移交時間
由縣林業局擬定林權登記資料移交清單，于2020年12月底前，完成林權登記紙質檔案和電子檔案移交到縣自然資源局。
在工作的過程中，需要的信息是二維條碼縱向和橫向兩個方位同時進行表達的，所以，很多的信息量通過很小的面積就可以被表達出來，而且信息的準確度還可以得到保障。通過現在不動產檔案管理可以看出來，和一維條碼相比較，二維條碼還是存在著明顯區別的，主要表現在方向上，信息的存儲方式主要是信息符號，這是在一維條碼的基礎上一次很成功的改變。這是一項既廉價又簡潔的應用，很多單位都給予了很高的重視。和一維條碼相比較，雖然增加了很多的存儲空間，不過卻也只是1K左右，而且信息存儲的越多，就需要越大的尺寸，對識別識讀器是非常不利的。因此，二維條碼只能存儲比較少的信息。
二、在不動產檔案管理中二維條碼技術的實現模型
在不動產檔案中應用二維條碼技術，主要是把元數據、電子文件和紙張文件拷貝和封裝在一塊，分析的時候所使用的處理技術應該要嚴格一點，使用的方法主要是在二維碼中將其元數據和電子文件存儲起來，形成紙張文件檔案、元數據及電子文件；紙張檔案在通過相機亦或者是掃描儀掃描成二維條碼，然后再進行掃碼還原，最終得到相對應的數據。不動產檔案管理和很多的軟件系統和單位之間都有關聯，電子文件在生成二維條碼以前，需要設置成長期存取的統一格式，對于統一的標準，元數據也應該要遵守，對各用戶各階段對不動產檔案管理的使用非常有利。生成二維碼以后是不可以再改變的，在文件流轉的時候，元數據在不斷地變更、增加，因此，新部門在得到流轉的紙張電子文件的時候，需要以不同的元數據為依據，將這些增加、變更的元數據變為二維條碼，并在紙質文件上打印出來。
三、在不動產檔案管理中二維條碼技術的應用
在我國二維條碼技術已經有了很長時間的發展史，有了越來越廣闊的應用范圍，在不動產檔案管理中也到了一定的應用，因為其具有簡便性，得到的效果也是較為明顯的，不過不動產檔案管理在對其進行應用的時候還有很多大小不一的問題需要注意，具體分析如下：
（一）存取格式的選擇。不動產檔案管理有很多種存取格式，在?x擇的過程中一定要注意務必要將格式轉換成長期存取格式，主要是由于不可以更改生成以后的二維條碼，如果選取的存儲模式不是長期的，文件很容易流失，引發的后果是不可估量的，所以這項步驟是極為重要的，不可以被忽視。
（二）相應標準的制定。通常情況下，二維條碼技術都是應用在電子檔案管理之中的，電子檔案通過這種技術可以實現存儲，而檔案管理也可以實現共享，但是前提條件是一定要有相關的標準進行約束，不可以想怎么樣就怎么樣。對相關標準的制定主要是由于不動產檔案管理有很多的系統，而且還要轉換這些系統，有助于促進檔案正常電子化管理的實現。如果沒有標準，共享檔案的實現便很難，所以，二維條碼技術的使用是離不開相關標準約束的。不過，在對標準進行制定的時候，要以國家的規定為依據，國家已經具體制定出了標準，嚴格地執行就可以了。標準的制定有兩條原則需要遵守，一個是易用原則，還有一個就是通用原則。通用可以對大一點的范圍適應，而易用則簡單，電子檔案不能因為使用二維條碼技術而變得繁瑣，否則會適得其反。除此之外，二維條碼由于有限的容量，所以需要簡單地處理一下存儲元數。通常情況下，在對標準進行制定的時候，所選擇的數據元素所具有的特點是基礎性和通用性。
（三）相應的管理系統要進一步地完善。測試平臺的建立。使用平臺對使用的硬件、軟件進行測試，然后再投入到市場中去。通常時候都是有專門的檔案管理部門對此管理的，因為有很多重要的文件存在于檔案管理部門，如果有些問題出現，后果是不可預想的。
