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時(shí)間：2023-07-02 09:53:48
序論：好文章的創(chuàng)作是一個(gè)不斷探索和完善的過程，我們?yōu)槟扑]十篇工程項(xiàng)目檔案管理范例，希望它們能助您一臂之力，提升您的閱讀品質(zhì)，帶來更深刻的閱讀感受。
引言
化工企業(yè)工程項(xiàng)目檔案是指新建和改建工程項(xiàng)目，從建設(shè)項(xiàng)目立項(xiàng)開始至竣工驗(yàn)收以及使用維護(hù)過程中，所形成的具有保存、查閱、利用價(jià)值的各種形式和載體的歷史記錄。當(dāng)前，化工企業(yè)如何使用和管理這類檔案，服務(wù)于化工企業(yè)，已成為化工企業(yè)檔案類工作的重點(diǎn)。
1.化工企業(yè)工程項(xiàng)目檔案管理的重要性
化工企業(yè)工程項(xiàng)目檔案管理是化工企業(yè)尋求發(fā)展的重點(diǎn)，而化工企業(yè)工程項(xiàng)目檔案管理是化工企業(yè)在管理中的關(guān)鍵內(nèi)容。建設(shè)實(shí)用的資料收集保存制度，保證項(xiàng)目建設(shè)和檔案資料的同步是化工項(xiàng)目檔案管理的重要使命，各個(gè)工程建設(shè)相關(guān)單位必須把項(xiàng)目檔案工作列入工程建設(shè)管理程序，控制并保障項(xiàng)目檔案的完整性和準(zhǔn)確性，按時(shí)且合法的歸納項(xiàng)目建設(shè)中各種資料，嚴(yán)格按照國家及化工企業(yè)對(duì)檔案的準(zhǔn)則來編制項(xiàng)目檔案，從而保證項(xiàng)目檔案的合理合法。
2.目前化工企業(yè)工程項(xiàng)目檔案管理的情況
2.1檔案管理意識(shí)不強(qiáng)
化工企業(yè)建設(shè)工程涵蓋項(xiàng)目的可行性調(diào)研、上報(bào)建議書、選址、土地規(guī)劃、勘探設(shè)計(jì)、施工、竣工、試運(yùn)行、投產(chǎn)等各部分，涉及范圍廣，需要較長(zhǎng)的時(shí)間累積而成。檔案部門無法把檔案觸角深入到工程的方方面面，有些檔案文件資料無法跟蹤、掌握，在整個(gè)建設(shè)項(xiàng)目檔案歸檔中，檔案部門更多的是處于“坐等”收集狀態(tài)，與工程管理部門和施工單位聯(lián)系不夠密切，缺乏主動(dòng)管理的意識(shí)。尤其在施工的整個(gè)過程，因?yàn)楣こ塘看螅瑓⒓咏ㄔO(shè)的單位通常對(duì)時(shí)間，質(zhì)量，成本控制問題有更高的關(guān)注度，檔案工作反而被忽略或滯后，等到馬上完工時(shí)，臨時(shí)突擊檔案工作，集中時(shí)間來彌補(bǔ)檔案缺失的部分，答復(fù)驗(yàn)收。這樣的集中突擊使檔案的形式化嚴(yán)重，而實(shí)際有價(jià)值的內(nèi)容大大減少，導(dǎo)致不能確保檔案的整體性和真實(shí)性，并且對(duì)于日后檔案的使用也造成了麻煩。
2.2收集檔案的人員業(yè)務(wù)水平不足
目前，許多工程建設(shè)項(xiàng)目檔案負(fù)責(zé)人不明確，資料的形成和整理不完整，多是現(xiàn)場(chǎng)施工人員來臨時(shí)兼職檔案管理，未建立檔案工作具體明細(xì)，由于施工人員對(duì)檔案專業(yè)的掌握程度過低，而某些兼職的工作人員缺少專業(yè)的培訓(xùn)，施工過程中只要人員變動(dòng)就會(huì)導(dǎo)致檔案的流失，或者出現(xiàn)沒有人繼續(xù)完善檔案工作的情況，導(dǎo)致檔案未能保存妥當(dāng)，更談不上保證檔案的質(zhì)量。致使檔案的整體性和準(zhǔn)確性不足，通常都有著材料歸檔不完整；內(nèi)容缺失、簽章手續(xù)不到位；復(fù)印件過多，整理不規(guī)范等不足，這種情況都嚴(yán)重影響著檔案質(zhì)量，致使重點(diǎn)工程的檔案無法真實(shí)的展現(xiàn)工程情況且無法發(fā)揮檔案本身具有的功效。
2.3管理制度不健全
工程檔案管理的整個(gè)制度并不成熟，管理方法不夠健全。建設(shè)方和承包方在檔案管理時(shí)責(zé)任分配不清晰，缺少明確責(zé)任意識(shí)，建設(shè)方、監(jiān)理方及施工方各自的檔案工作沒有進(jìn)行有效的交流，各自的標(biāo)準(zhǔn)不一樣，檔案資料的走向不完善，使得資料工作的進(jìn)行受阻，檔案的及時(shí)性和準(zhǔn)確性受到質(zhì)疑，而檔案最終的收集整理也被推遲。
3.加強(qiáng)檔案管理工作的舉措
3.1強(qiáng)化宣傳，加強(qiáng)檔案意識(shí)
化工企業(yè)工程檔案工作關(guān)系到施工單位、設(shè)計(jì)單位、建設(shè)單位、檔案行政管理、監(jiān)理單位等多個(gè)部門，僅僅依靠檔案部門來工作是不夠的，必須應(yīng)用多種方式，加強(qiáng)工程主管項(xiàng)目部與監(jiān)理、施工等各個(gè)單位的檔案觀念，將工程檔案與領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任掛鉤，將檔案工作的內(nèi)容歸納進(jìn)工程管理的內(nèi)容中，保證檔案的完整。近幾年我公司把檔案工作“三納入”作為開展工作重要抓手，即將檔案管理納入企業(yè)的發(fā)展規(guī)劃和年度工作計(jì)劃、納入領(lǐng)導(dǎo)的議事日程、納入員工的工作職責(zé)之中，建立了項(xiàng)目檔案管理工作人員網(wǎng)絡(luò)體系，指定專人負(fù)責(zé)文件、圖紙、計(jì)算數(shù)據(jù)、聲像等文件材料的收集、管理工作，制定了明確的崗位責(zé)任。
3.2健全檔案管理，建設(shè)合理的化工企業(yè)工程檔案管理制度
做好工程檔案的管理工作除了在思想上應(yīng)引起足夠的重視外，還應(yīng)以建章立制、規(guī)范管理為基礎(chǔ)。工程檔案管理作為項(xiàng)目管理工作之一，也應(yīng)實(shí)施程序化、規(guī)范化管理，這樣可使工程文件、檔案管理工作有章可循、有條不紊地進(jìn)行。建立合理的檔案管理大綱、組織機(jī)構(gòu)、崗位職責(zé)與資格、工程文件的接收、分發(fā)、傳遞、存檔、計(jì)算機(jī)管理、登陸檢索利用、檔案的分類與編碼、檔案處理流程、檔案的利用規(guī)定、規(guī)范化的工程文件格式要求、標(biāo)示方法、存檔方式等。對(duì)于具體的建設(shè)項(xiàng)目法人來說，制定一套適用于本企業(yè)工程建設(shè)項(xiàng)目特點(diǎn)的工程項(xiàng)目文件、檔案管理細(xì)則，是企業(yè)順利開展工程項(xiàng)目文件、檔案管理工作的前提和保證。
3.3強(qiáng)化對(duì)檔案的收集
工程項(xiàng)目檔案是項(xiàng)目施工管理過程中形成的，具有保存價(jià)值的各種形式的歷史記錄。目前各項(xiàng)目在收集聲磁檔案和竣工圖編制上還存在一些問題，還需要強(qiáng)化對(duì)檔案的收集和編制。工程照片及音、錄像（光盤）材料是工程檔案的重要組織部分，對(duì)工程形象的、直觀的反映，直接體現(xiàn)了所做工程的面貌，工程完后，項(xiàng)目部應(yīng)及時(shí)將工程全貌及構(gòu)造物照片資料收集齊全，形成一套完整的技術(shù)檔案資料交檔案部門。
3.4實(shí)行同步跟蹤管理
伴隨著我國經(jīng)濟(jì)的進(jìn)一步發(fā)展，社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)也步入到快速發(fā)展階段，尤其是十三五規(guī)劃以來，國家更是給予了社會(huì)建設(shè)工程更高的重視，切實(shí)從民眾角度出發(fā)，真正實(shí)現(xiàn)民生改善的目的。目前，群眾最為關(guān)注的內(nèi)容就是居住條件，而棚戶區(qū)改造工程則是切實(shí)改善民生的重要舉措。在開展棚戶區(qū)改造項(xiàng)目時(shí)，需要真實(shí)的將相關(guān)資料和信息予以記錄，同時(shí)以檔案的形式保存下來。因此檔案管理工作當(dāng)屬棚戶區(qū)改造工程項(xiàng)目管理中的重要內(nèi)容。
1項(xiàng)目檔案管理的內(nèi)容
目前在實(shí)施棚戶區(qū)改造工程項(xiàng)目的時(shí)候，無論是前期、中期還是后期階段，都需高度重視整個(gè)工程項(xiàng)目的建設(shè)。同時(shí)，在記載工程任務(wù)相關(guān)內(nèi)容的時(shí)候，務(wù)必要保障準(zhǔn)確、完整，且最終應(yīng)該以檔案的方式保存下來。近年來，隨著城鎮(zhèn)化建設(shè)步伐的逐步統(tǒng)一，棚戶區(qū)改造工程項(xiàng)目的數(shù)量也迅速增加，因此也對(duì)工程項(xiàng)目的檔案管理工作提出了更高的要求。在棚戶區(qū)改造工程項(xiàng)目建設(shè)的前期、中期和后期階段的所有內(nèi)容都納入到檔案之中，確保檔案的完整性[1]。對(duì)于棚戶區(qū)改造工程項(xiàng)目來說，關(guān)于檔案管理的工作內(nèi)容主要如下：①棚戶區(qū)項(xiàng)目開始改造之前，關(guān)于棚戶區(qū)的音像、照片資料，棚戶區(qū)改造項(xiàng)目招投標(biāo)階段、立項(xiàng)審批階段、產(chǎn)權(quán)產(chǎn)籍和勘察設(shè)計(jì)方面所產(chǎn)生的文件資料等；②棚戶區(qū)改造項(xiàng)目施工過程中，拆遷回遷和工程項(xiàng)目管理等方面的資料等；③棚戶區(qū)改造工程項(xiàng)目在竣工驗(yàn)收環(huán)節(jié)中，所產(chǎn)生的一系列的圖表、文字和電子形式載體等方面的資料。由于棚戶區(qū)改造項(xiàng)目涉及的內(nèi)容較為廣泛，因此檔案管理工作的難度也相對(duì)較大，更需要檔案管理部門強(qiáng)化管理工作，提升管理水平。
2工作中面臨的主要問題
2.1檔案管理工作水平較低
一般來說，對(duì)于棚戶區(qū)項(xiàng)目進(jìn)行改造的時(shí)候，源自于多種因素的影響，導(dǎo)致檔案管理工作水平整體偏低。例如，通常在進(jìn)行棚戶區(qū)改造的時(shí)候，即便成立了相應(yīng)的領(lǐng)導(dǎo)小組辦公室，但是僅為一個(gè)宏觀的管理單位，并沒有實(shí)體。領(lǐng)導(dǎo)小組雖然管理、監(jiān)督和協(xié)調(diào)棚戶區(qū)改造工程的項(xiàng)目施工以及竣工驗(yàn)收等工作，然而卻未能對(duì)招投標(biāo)、項(xiàng)目立項(xiàng)等相關(guān)內(nèi)容進(jìn)行涉及，使得工程項(xiàng)目的檔案管理工作明顯存在缺項(xiàng)，不能形成一個(gè)完整的棚戶區(qū)改造項(xiàng)目檔案管理流程，進(jìn)而導(dǎo)致整個(gè)檔案管理水平偏低[2]。
2.2檔案管理工作不夠規(guī)范
棚戶區(qū)改造工程項(xiàng)目作為一項(xiàng)直接關(guān)系到民生的工程項(xiàng)目，受到國家的高度關(guān)注。因此具體到工程項(xiàng)目實(shí)踐中，檔案管理人員影響分類整理照片、音像以及文件資料，最終做好歸檔處理。然而現(xiàn)實(shí)情況下，由于沒有一個(gè)規(guī)范化的檔案管理工作流程，使得音像檔案的管理較為混亂和分散。由于音像檔案資料的形成可以來自多個(gè)部門，諸如新聞部、棚戶區(qū)改造領(lǐng)導(dǎo)辦公室或者開發(fā)商等，不同部門所形成的音像檔案是單獨(dú)管理的，進(jìn)而導(dǎo)致整體檔案管理工作較為混亂。
2.3沒有統(tǒng)一的檔案管理部門
現(xiàn)階段，棚戶區(qū)改造工程項(xiàng)目是基于市場(chǎng)化條件下運(yùn)作的。同時(shí)在開發(fā)和建設(shè)棚戶區(qū)改造項(xiàng)目時(shí)，通常不是由一個(gè)開發(fā)商完成的，可能涉及多個(gè)開發(fā)商。雖然工程項(xiàng)目建設(shè)過程中相關(guān)的檔案資料以及城市規(guī)劃等資料最終可以存放在城建檔案管理部門，然而涉及到的拆遷回遷、產(chǎn)權(quán)產(chǎn)籍方面的檔案資料卻留在開發(fā)商手中。正是由于缺乏一個(gè)統(tǒng)一的檔案管理部門，導(dǎo)致棚戶區(qū)改造工程項(xiàng)目的檔案管理工作成效不佳。
3有效管理的措施
3.1構(gòu)建完善的檔案管理體系
完善的檔案管理體系有：①構(gòu)建招標(biāo)承包責(zé)任制。開始建設(shè)棚戶區(qū)改造項(xiàng)目前，首先做好招投標(biāo)工作。建設(shè)單位應(yīng)在招投標(biāo)的合同條款中，明確規(guī)定檔案管理的相關(guān)要求，促使能更加規(guī)范的進(jìn)行招投標(biāo)階段的檔案管理工作；②構(gòu)建項(xiàng)目法人負(fù)責(zé)制。因棚戶區(qū)改造工程項(xiàng)目的施工周期較長(zhǎng)，涉及的內(nèi)容也較多，因此需要基于項(xiàng)目法人負(fù)責(zé)制的基礎(chǔ)上，強(qiáng)化施工各個(gè)階段的管理工作，確保整個(gè)工程項(xiàng)目全過程中的檔案收集整理工作得以有序開展，確保了檔案的真實(shí)性和完整性；③健全檔案管理相關(guān)制度[3]。從檔案的收集、歸檔時(shí)間、歸檔方法等方面予以嚴(yán)格要求，確保檔案管理工作得以規(guī)范開展。
3.2強(qiáng)化對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)工作
為了全面提升棚戶區(qū)改造工程項(xiàng)目檔案管理工作水平，需要不斷強(qiáng)化檔案管理人員的綜合素質(zhì)和業(yè)務(wù)技能。不僅需要強(qiáng)化檔案管理人員的檔案管理方法、要領(lǐng)、基本操作步驟、相關(guān)檔案管理規(guī)范等內(nèi)容，還應(yīng)該不斷從檔案管理人員的職業(yè)道德、責(zé)任心、工作態(tài)度等方面著手，做好相關(guān)培訓(xùn)工作，進(jìn)而全面提升棚戶區(qū)改造項(xiàng)目檔案管理工作的質(zhì)量和效率。
3.3嚴(yán)格落實(shí)檔案管理工作職責(zé)
棚戶區(qū)改造項(xiàng)目建設(shè)時(shí)存在多種檔案資料，需要對(duì)其進(jìn)行分類歸檔，并及時(shí)保存。在具體檔案管理工作過程中，需要全面落實(shí)相關(guān)人員的檔案管理職責(zé)。與此同時(shí)，工程項(xiàng)目的設(shè)計(jì)、勘察以及監(jiān)理等相關(guān)單位，也應(yīng)該針對(duì)工程項(xiàng)目建設(shè)期間所產(chǎn)生的各種文件資料等進(jìn)行及時(shí)的收集，加強(qiáng)施工各個(gè)環(huán)節(jié)中的檔案管理工作，從而實(shí)現(xiàn)更為規(guī)范和完善的檔案管理目的。
4結(jié)束語
總之，棚戶區(qū)改造項(xiàng)目利國利民，需要給予高度重視。在棚戶區(qū)改造工程項(xiàng)目建設(shè)中，檔案管理工作的重要性不言而喻。在棚戶區(qū)改造工程項(xiàng)目中，通過構(gòu)建完善的檔案管理體系，強(qiáng)化檔案管理人員的綜合素質(zhì)，落實(shí)檔案管理人員的管理職責(zé)，進(jìn)而為棚戶區(qū)改造項(xiàng)目的順利開展及工程竣工后的交付使用奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。
作者:孫彩霞 單位:濱州市城市建設(shè)檔案館
參考文獻(xiàn)：
電力工程檔案是指從電力建設(shè)項(xiàng)目（工程）立項(xiàng)、審批、勘察設(shè)計(jì)、施工、安裝調(diào)試、生產(chǎn)預(yù)備到竣工投產(chǎn)全過程形成的，應(yīng)當(dāng)歸檔保存的文字材料、圖紙、圖表等。電力企業(yè)如何利用寶貴的工程檔案資源并開展高效管理，使其更好地為電力工業(yè)服務(wù)，已經(jīng)成為電力檔案工作的核心任務(wù)。
一、電力企業(yè)項(xiàng)目檔案管理的重要性
電力工程項(xiàng)目檔案管理在電力企業(yè)的發(fā)展中占有舉足輕重的地位，而電力項(xiàng)目檔案管理又是電力企業(yè)管理工作中的重要環(huán)節(jié)。建設(shè)項(xiàng)目檔案管理的主要任務(wù)是貫徹執(zhí)行國家和廣東省有關(guān)項(xiàng)目檔案的法律、法規(guī)、方針政策、電網(wǎng)公司的有關(guān)管理制度，建立有效的項(xiàng)目文件收集歸檔機(jī)制，確保項(xiàng)目檔案與項(xiàng)目建設(shè)同步發(fā)展。落實(shí)省公司發(fā)展子戰(zhàn)略和電網(wǎng)規(guī)劃建設(shè)關(guān)于檔案工作的任務(wù)，工程建設(shè)各有關(guān)單位要將項(xiàng)目檔案工作納入工程建設(shè)管理程序，嚴(yán)格控制項(xiàng)目檔案的齊全完整和系統(tǒng)準(zhǔn)確，依法、合理、及時(shí)收集歸檔項(xiàng)目建設(shè)過程的各門類文件材料。執(zhí)行國家和行業(yè)關(guān)于項(xiàng)目檔案的標(biāo)準(zhǔn)，組織編制項(xiàng)目檔案，嚴(yán)格控制項(xiàng)目檔案的規(guī)范性。執(zhí)行國家和行業(yè)關(guān)于項(xiàng)目檔案的管理要求，組織對(duì)項(xiàng)目檔案的專項(xiàng)驗(yàn)收，評(píng)價(jià)、考核項(xiàng)目檔案管理效果。為項(xiàng)目規(guī)劃、建設(shè)和生產(chǎn)提供檔案信息利用服務(wù)。
二、項(xiàng)目檔案資料管理要求
歸檔的文件達(dá)到完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)，滿足生產(chǎn)（使用）、治理、維護(hù)、改建的需要。完整是指工程檔案資料的收集要與建設(shè)進(jìn)程同步進(jìn)行，在項(xiàng)目的立項(xiàng)到工程竣工驗(yàn)收投產(chǎn)的全過程中，各種應(yīng)該歸檔的文件材料都要?dú)w檔。準(zhǔn)確是指對(duì)歸檔文件材料的記載必須與實(shí)物相符，準(zhǔn)確地反映工程建設(shè)治理各項(xiàng)活動(dòng)中的真實(shí)情況和歷史過程。系統(tǒng)是指歸檔的文件材料，同一卷文件要按文件材料形成的時(shí)間順序排列，做到層次分明，有機(jī)聯(lián)系，符合其形成的規(guī)律。
在管理過程中嚴(yán)格貫徹執(zhí)行《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》GB/T11822-2008國標(biāo)、《建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》及企業(yè)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)是做好電力企業(yè)工程檔案管理的基礎(chǔ)，在工程建設(shè)施工中嚴(yán)格過程控制，按照電力工程檔案歸檔范圍的要求，對(duì)工程建設(shè)中形成的文件及時(shí)檢查、審核，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)解決，查漏補(bǔ)缺，使施工記錄做到真實(shí)、完備、及時(shí)，符合歸檔要求。
參照《業(yè)務(wù)規(guī)范》分類表所列的案卷內(nèi)容分別組卷，一個(gè)卷盒放不下同一案卷內(nèi)容的可組成若干卷，題名可寫成×××（一），×××（二）等。歸檔文件材料應(yīng)以原件歸檔，不使用復(fù)印件。如原材料的合格證、質(zhì)量證明是復(fù)印件的，需加蓋生產(chǎn)商或供應(yīng)商的公章（紅印），才能歸檔。管理性文件按問題、時(shí)間或重要程度排列；施工文件按管理、依據(jù)、建筑、安裝、檢測(cè)實(shí)驗(yàn)記錄、評(píng)定、驗(yàn)收排列；設(shè)備文件按依據(jù)性、開箱驗(yàn)收、隨機(jī)圖樣、安裝調(diào)試和運(yùn)行維修等順序排列。卷內(nèi)文件的排序及錄入：
（1）工程聯(lián)系單、設(shè)計(jì)變更單應(yīng)按文件的編號(hào)順序排列，逐份錄入。
（2）設(shè)備卷內(nèi)文件的排序：一個(gè)案卷有多個(gè)設(shè)備廠家的，應(yīng)當(dāng)把重大的設(shè)備排在前面，同一廠家和同一型號(hào)設(shè)備按說明書、合格證、廠家試驗(yàn)報(bào)告、廠家圖紙、裝箱單的先后順序排列。說明書的版本、型號(hào)、廠家責(zé)任者一定要錄入（如果說明書沒有日期可按同一設(shè)備型號(hào)合格證或試驗(yàn)報(bào)告的日期錄入）。
（3）竣工圖紙要將工程圖紙目錄作為卷內(nèi)第一份文件錄入，竣工圖的圖號(hào)、設(shè)計(jì)日期、責(zé)任者必須錄入。
項(xiàng)目的土建、電氣部分由不同施工單位承建的，在產(chǎn)生相同分類號(hào)資料組卷時(shí)，施工單位之間要互相溝通，確定案卷的流水號(hào)的排列，即在一個(gè)項(xiàng)目下，同一個(gè)分類號(hào)只能形成一個(gè)案卷流水號(hào)。施工單位在參照《業(yè)務(wù)規(guī)范》中的分類表組卷時(shí)，對(duì)某些同一個(gè)分類號(hào)又同一個(gè)保管期限的資料，在資料很少的情況下，可將多個(gè)案卷資料組成一個(gè)案卷，但擬寫案卷標(biāo)題要詳細(xì)清晰，體現(xiàn)卷內(nèi)資料內(nèi)容。
三、保持電力建設(shè)項(xiàng)目檔案工作與工程建設(shè)的一致
電力建設(shè)項(xiàng)目檔案工作是一項(xiàng)以項(xiàng)目管理為中心內(nèi)容的專業(yè)性和服務(wù)性的工作，是實(shí)現(xiàn)電力建設(shè)科學(xué)管理不可缺少的技術(shù)基礎(chǔ)工作 。它隨電力建設(shè)項(xiàng)目的開始而建立，又隨電力建設(shè)項(xiàng)目的竣工投產(chǎn)、交付使用而告終，與工程項(xiàng)目建設(shè)的進(jìn)程是同步的。由于參建單位多、建設(shè)工期長(zhǎng)，形成的工程檔案數(shù)量大、內(nèi)容龐雜，單項(xiàng)工程完工時(shí)間也有早有遲，客觀上給項(xiàng)目工程檔案收集工作帶來一定難度。因此，要加大對(duì)工程檔案的管理力度，狠抓工程檔案管理，根據(jù)電力工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理流程，從項(xiàng)目前期的準(zhǔn)備階段、項(xiàng)目過程的施工階段到項(xiàng)目竣工的驗(yàn)收階段（包括檔案專項(xiàng)驗(yàn)收）來抓，即工程建設(shè)一開始就與開展檔案工作同步進(jìn)行；工程建設(shè)過程中要與竣工資料的積累、整編、審定工作同步進(jìn)行；工程竣工驗(yàn)收時(shí)要與一整套合格的竣工檔案的驗(yàn)收同步進(jìn)行。
四、強(qiáng)化檔案管理的措施
一、目前我國建筑工程項(xiàng)目施工資料檔案管理所存問題
近年來，隨著我國信息技術(shù)的不斷進(jìn)步，國民經(jīng)濟(jì)經(jīng)濟(jì)水平的提高，在建筑行業(yè)上所實(shí)施的管理也更為嚴(yán)格，同時(shí)建筑市場(chǎng)也開始向規(guī)范化與信息化方向發(fā)展，但是在其發(fā)展的過程中，在施工資料檔案管理方面仍舊存在以下幾點(diǎn)問題：第一，施工綜合管理資料原件不夠齊全，同時(shí)工程項(xiàng)目的質(zhì)量驗(yàn)收資料也不是很齊全；第二，施工驗(yàn)收資料的格式與工程項(xiàng)目竣工文件的編制等不夠規(guī)范；第三，在施工原始資料的書寫上不是很規(guī)范，在交接工程資料的時(shí)候不夠及時(shí)；第四，在施工記錄資料的填寫與記錄評(píng)價(jià)上存在著一個(gè)普遍的現(xiàn)象，即信息不夠真實(shí)，未按照相關(guān)的規(guī)定要求來實(shí)施一定的計(jì)算工作，為實(shí)施檔案的審核以及歸檔工作，最終使得檔案管理水平和質(zhì)量一直得不到提高。
二、加強(qiáng)建筑工程項(xiàng)目施工資料檔案管理的相關(guān)措施
（一）事前管控
所謂事前管控就是指從施工資料的形成開始進(jìn)行管控，著重控制檔案資料的來源，并把好質(zhì)量這一關(guān)。在該階段進(jìn)行管控時(shí)，首先應(yīng)該構(gòu)建一個(gè)健全的質(zhì)量管控制度，在組織上確保該項(xiàng)工作得以正常且有序的實(shí)施，具體措施主要如下：
第一，前期管控。首先應(yīng)該進(jìn)行工程項(xiàng)目編碼的區(qū)分，編制相應(yīng)的編碼系統(tǒng)，明確工程項(xiàng)目中單元工程、單位工程以及分部工程等；其次，制定統(tǒng)一質(zhì)量驗(yàn)收表格與記錄表格，確定工程項(xiàng)目中各種信息記錄表格的統(tǒng)一格式，在確定以后不可隨意進(jìn)行更改，以免對(duì)工作帶來一些不必要的麻煩；最后，進(jìn)行施工資料檔案范圍以及要求的編制，并確定資料的收集方式以及整理方式等。
第二，構(gòu)建完善的管控結(jié)構(gòu)以及制度。首先進(jìn)行資料檔案管理機(jī)構(gòu)的構(gòu)建，制定相應(yīng)的管理制度，統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)與管控工程項(xiàng)目施工資料檔案各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作；其次，構(gòu)建相應(yīng)的管控網(wǎng)絡(luò)，確定管控人員，把工作具體落實(shí)到每一位工作人員的身上，同時(shí)還要確定管理工作的具體程序，構(gòu)建相應(yīng)的考核獎(jiǎng)懲機(jī)制；最后，進(jìn)行崗前培訓(xùn)機(jī)制的構(gòu)建，加強(qiáng)檔案管理人員管理技能的培訓(xùn)與教育。
第三，在建筑工程項(xiàng)目施工之前，管理部門應(yīng)該基于事前所制定的計(jì)劃方案，加強(qiáng)實(shí)施檔案管理工作重要性的宣傳，在管理人員在資料收集工作與整理工作時(shí)，應(yīng)該實(shí)施監(jiān)督、指導(dǎo)以及檢查。同時(shí)還應(yīng)下發(fā)關(guān)于施工資料管理細(xì)則的宣傳單，通過這種方式使參建單位與工作人員能夠重視施工資料檔案管理工作，繼而為該項(xiàng)工作的實(shí)施創(chuàng)設(shè)一個(gè)良好工作環(huán)境。
（二）事中管控
第一，建筑工程項(xiàng)目施工之前，應(yīng)該收集工程項(xiàng)目施工審批表、施工圖紙、施工組織設(shè)計(jì)、施工許可證以及相關(guān)的地質(zhì)勘查報(bào)告等各種資料，通過對(duì)施工圖紙的了解與熟悉，將施工中所需的各種材料送至實(shí)驗(yàn)室進(jìn)行檢驗(yàn)，并在施工之前，取出各種施工材料以及配合比檢驗(yàn)的相關(guān)報(bào)告，對(duì)各施工方案以及施工組織等進(jìn)行圖紙的會(huì)審，明確施工單位的資質(zhì)。同時(shí)還應(yīng)和建設(shè)單位進(jìn)行配合，做好相應(yīng)的開工報(bào)告以及報(bào)建資料，并將材料報(bào)告送至監(jiān)理部門。在施工中若需要進(jìn)行塔吊工作，則應(yīng)報(bào)送相應(yīng)的塔吊施工方案，并根據(jù)質(zhì)檢部門的相關(guān)要求，收集各種安全資料。
第二，收集并整理施工過程中各分部工程的相關(guān)資料，其主要包括以下幾個(gè)方面：一為收集并整理施工試驗(yàn)資料，做好施工的記錄工作以及工程隱蔽驗(yàn)收的記錄工作，在工程項(xiàng)目施工之前，應(yīng)該按照施工組織的具體要求，對(duì)施工原材料進(jìn)行試驗(yàn)，并做好相應(yīng)的計(jì)劃方案；在隱蔽工程的驗(yàn)收記錄中，可借助于表格把隱檢的項(xiàng)目、具體內(nèi)容、意見、項(xiàng)目質(zhì)量情況以及相關(guān)的復(fù)查意見等記錄好，但凡隱蔽工程驗(yàn)收質(zhì)量不達(dá)標(biāo)的，不可實(shí)施下一道工序，由于施工記錄是對(duì)工程項(xiàng)目整個(gè)施工過程所進(jìn)行的記錄，因此在該環(huán)節(jié)中，其記錄必須要完整且詳細(xì)。二為設(shè)計(jì)變更資料的收集與整理，在該過程中，應(yīng)該注意兩個(gè)方面的內(nèi)容，即采取分專業(yè)整理的方式與注明好圖紙中所修改的內(nèi)容。三為做好工程項(xiàng)目中各分部項(xiàng)目施工質(zhì)量資料的收集、編寫以及整理工作，由于分部項(xiàng)目質(zhì)量驗(yàn)收在基于分項(xiàng)工程驗(yàn)收合格所實(shí)施的，因此在這一環(huán)節(jié)中，主要的任務(wù)就是檢查主體結(jié)構(gòu)功能以及質(zhì)量等是否滿足施工規(guī)定，可通過施工單位、建設(shè)單位、監(jiān)理單位以及設(shè)計(jì)單位等來共同進(jìn)行驗(yàn)收，從而確保資料的完整性。
第三，收集與整理施工日志，做好相應(yīng)的技術(shù)交底工作。在技術(shù)交底工作中，不僅要確定工程項(xiàng)目安全要求以及質(zhì)量需求，同時(shí)其交底的內(nèi)容應(yīng)滿足相關(guān)的法規(guī)以及工程項(xiàng)目施工要求，做好相應(yīng)的記錄工作，通過書面的形式來進(jìn)行簽字，完整地將技術(shù)交底工作資料歸入到工程項(xiàng)目資料檔案中去。在施工日志資料收集與整理過程中，應(yīng)逐日進(jìn)行填寫，確保其可將施工現(xiàn)場(chǎng)的實(shí)際生產(chǎn)狀況準(zhǔn)確且真實(shí)地反映出來。此外，在工程項(xiàng)目驗(yàn)收過程中，還應(yīng)收集并整理施工竣工記錄，進(jìn)行竣工圖的編制，查看資料檔案的完整性、準(zhǔn)確性，對(duì)于所存問題應(yīng)該及時(shí)提出相應(yīng)的整改策略，并且限期進(jìn)行整改。
（三）事后管控
在該環(huán)節(jié)中，主要包括兩個(gè)方面的內(nèi)容，即資料的歸檔以及移交。在建筑工程項(xiàng)目施工資料檔案歸檔中，必須要確保其可將工程項(xiàng)目整個(gè)建設(shè)過程所產(chǎn)生的文件資料準(zhǔn)確且真實(shí)地反映出來，所歸檔的這些文件必須要通過分類收集與整理，繼而將其組成為滿足要求的相應(yīng)案卷。在進(jìn)行工程資料移交時(shí)，應(yīng)該基于工程項(xiàng)目具體的規(guī)范要求，結(jié)合施工當(dāng)?shù)貦n案管理的規(guī)定來實(shí)施移交工作，從而確保施工資料檔案管理的完整性、及時(shí)性、準(zhǔn)確性以及真實(shí)性。
近幾年，隨著信息技術(shù)的進(jìn)步，社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展速度的加快，在建筑工程項(xiàng)目施工資料檔案管理上，開始廣泛應(yīng)用電子檔案管理的方式。因電子文件具有信息可變性、信息存儲(chǔ)高密度、信息非人工識(shí)讀性以及系統(tǒng)依賴性等特征，對(duì)此，在管理過程中，還應(yīng)確保電子文件的可讀性、安全性、系統(tǒng)性、原始性、完整性以及真實(shí)性等。同時(shí)在管理過程中，還要對(duì)數(shù)據(jù)壓縮、電子文件格式轉(zhuǎn)換以及文件圖片處理等進(jìn)行不斷地規(guī)范，繼而進(jìn)一步提高電子文件管理水平。
結(jié)束語
綜上所述，建筑工程項(xiàng)目施工資料檔案管理工作是一個(gè)比較復(fù)雜的工程，所涉及到的人員、內(nèi)容以及部門等均較多，因此在管理過程中，為了確保施工資料檔案的準(zhǔn)確性以及真實(shí)性，必須要對(duì)工程項(xiàng)目進(jìn)行全過程的跟蹤監(jiān)督管理，同時(shí)還要構(gòu)建相應(yīng)的管理機(jī)構(gòu)，完善相應(yīng)的管理制度，加強(qiáng)管理人員技能的培訓(xùn)，強(qiáng)化對(duì)施工過程的管控，把好工程項(xiàng)目竣工驗(yàn)收這一關(guān)，從而保障施工資料檔案的準(zhǔn)確性與完整性。
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1項(xiàng)目檔案管理是什么
技改大修工程項(xiàng)目檔案是指整個(gè)項(xiàng)目工程從工作開始到結(jié)束這期間所有的需要?dú)w檔的文件材料。這些文件材料的形式包括文字材料、圖表材料、圖紙，也包括聲像材料、電子光盤等。材料的內(nèi)容包括技改大修工程項(xiàng)目過程中的策劃、實(shí)行、完工等一系列工作生成的文字材料。項(xiàng)目檔案管理工作能夠確切的體現(xiàn)工程在施工過程中的各個(gè)細(xì)節(jié)，也可找出為什么會(huì)發(fā)生工程事故，在很多工程建設(shè)的地方都有重要的價(jià)值。
2為什么要提升技改大修工程項(xiàng)目檔案管理水平
檔案管理工作在技改大修工程中占有很重要的地位，以下三個(gè)方面是為什么要加強(qiáng)技改大修項(xiàng)目工程的檔案管理。一是檔案管理工作的要求，技改大修工程項(xiàng)目檔案管理是工程項(xiàng)目中重要的環(huán)節(jié)，有著舉足輕重的地位。在新時(shí)期，做好電力系統(tǒng)技改大修項(xiàng)目工程檔案管理是可以為電力系統(tǒng)工程項(xiàng)目帶來美好的前景。二是提升項(xiàng)目工程建設(shè)的科學(xué)有效性，用文件材料將項(xiàng)目工程的各個(gè)工作環(huán)節(jié)聯(lián)系起來，可以增強(qiáng)對(duì)工程建設(shè)的整體把握。將工程項(xiàng)目建成的過程形成歷史材料，可以真實(shí)的表面在工程項(xiàng)目建設(shè)中產(chǎn)生的問題，為完善工程項(xiàng)目建設(shè)提供更好地解決方案，從而提高技改待續(xù)工程項(xiàng)目的科學(xué)性。三是檔案服務(wù)和檔案利用的本質(zhì)要求，檔案管理的最終目的是有效利用檔案，提高檔案的利用率，為項(xiàng)目建設(shè)未來的發(fā)展目標(biāo)提供保障。
3檔案管理工作存在的缺陷
3.1對(duì)項(xiàng)目檔案管理工作不夠重視
在工程項(xiàng)目檔案管理工作中往往存在重視設(shè)計(jì)而輕視檔案的問題。因?yàn)橄嚓P(guān)專業(yè)人員短缺，在一般的地市級(jí)只有一名人員專門負(fù)責(zé)技改大修，需要管理規(guī)劃可研、計(jì)劃下達(dá)、項(xiàng)目管理研究等一系列工作。領(lǐng)導(dǎo)更注重經(jīng)濟(jì)方面的問題，而技術(shù)人員則注重項(xiàng)目工程的進(jìn)度、施工質(zhì)量、施工安全等，缺少對(duì)一些重要文件材料的歸檔。例如說項(xiàng)目工程在施工過程中的來往信函、設(shè)計(jì)變更記錄、領(lǐng)導(dǎo)批復(fù)等重要材料，都沒有專業(yè)人員對(duì)其進(jìn)行系統(tǒng)的管理，導(dǎo)致會(huì)出現(xiàn)歸檔的難度系數(shù)大、歸檔不全問題。還會(huì)出現(xiàn)文件檔案資料的簽字蓋章不齊全，對(duì)于服務(wù)類合同也沒有寫簽訂日益，檔案資料的時(shí)序性也不滿足相關(guān)要求等。
3.2檔案管理制度不科學(xué)，管理人員自身素質(zhì)有待提高
現(xiàn)在很多電力企業(yè)都沒有將工程項(xiàng)目檔案歸檔進(jìn)行立項(xiàng)，也沒有納入工作領(lǐng)導(dǎo)小組中。企業(yè)電力系統(tǒng)一般注重提升工程項(xiàng)目的專業(yè)技術(shù)和項(xiàng)目在施工過程中的具體情況。很多電力企業(yè)沒有健全檔案管理制度，缺少專業(yè)的檔案管理人才對(duì)檔案進(jìn)行系統(tǒng)的管理，導(dǎo)致許多檔案資料都得不到規(guī)范的保留。在項(xiàng)目施工的過程中，沒有人對(duì)項(xiàng)目檔案材料進(jìn)行跟蹤，這將導(dǎo)致檔案材料的收集難上加難。而且項(xiàng)目檔案管理本身就是一項(xiàng)專業(yè)性強(qiáng)的工作，需要一些專業(yè)管理人員對(duì)檔案進(jìn)行歸檔，管理人員既要懂檔案管理又要懂電力系統(tǒng)項(xiàng)目工程，但是在現(xiàn)實(shí)情況是很多人員都不是專業(yè)的檔案管理人員，自身專業(yè)素養(yǎng)的不足，嚴(yán)重影響了檔案管理的有效性。
3.3視聽檔案的保留不齊全
視同檔案材料主要是指聲像材料，這些聲像材料會(huì)輔助一定的文字材料加以解釋說明。視聽檔案材料是技改大修工程項(xiàng)目管理中具有影響力的材料，在檔案管理中占有重要地位。但是現(xiàn)在很多電力企業(yè)在工程的施工過程中都不重視視聽材料的保留，而只關(guān)注到項(xiàng)目工程建設(shè)的好壞。對(duì)于視聽材料的管理沒有設(shè)立專門的管理人員，或者是管理人員的專業(yè)素養(yǎng)不夠，這都對(duì)視聽材料的保留存在一定的影響。在這種情況下設(shè)立的視聽材料管理數(shù)據(jù)庫，導(dǎo)致視聽材料不齊全。
4如何加強(qiáng)檔案管理工作
4.1加強(qiáng)項(xiàng)目檔案管理人員的工作意識(shí)
重視理念建設(shè)可以保障檔案管理的科學(xué)性、有效性，也是工程建設(shè)過程中各項(xiàng)管理工作能夠順利實(shí)施的保障。只有領(lǐng)導(dǎo)的意識(shí)正確了，工作開展的到位了，才能使檔案管理工作得到有效的實(shí)施。并且現(xiàn)在很多技改大修專責(zé)對(duì)檔案管理工作的認(rèn)識(shí)度不夠，為增強(qiáng)各專責(zé)的歸檔意識(shí)，要加強(qiáng)培訓(xùn)，培養(yǎng)其自身的綜合素質(zhì)，鍛煉工作技巧。同時(shí)要加強(qiáng)管理人員學(xué)習(xí)檔案管理知識(shí)，使管理人員及時(shí)掌握先進(jìn)的管理方法和技術(shù)，促進(jìn)其能夠主動(dòng)收集整理檔案材料，保證檔案材料的完整性和有效性。
4.2完善項(xiàng)目檔案管理制度和管理內(nèi)部的組織結(jié)構(gòu)
電力企業(yè)內(nèi)部要設(shè)立專門的檔案管理制度以維護(hù)檔案管理人員的權(quán)責(zé)，確立歸檔部門最后審核的具體要求。必須非常重視歸檔工作，最后一項(xiàng)歸檔工作的審核在沒有通過的前提下不能夠進(jìn)行下一步的具體工作。檔案管理工作需要建立系統(tǒng)性的體制機(jī)制，電力企業(yè)也要將檔案管理部門加入到工程項(xiàng)目的建設(shè)的組織結(jié)構(gòu)中去，將檔案管理工作與實(shí)際項(xiàng)目工作在施工的過程中聯(lián)系起來，讓檔案管理工作融入到項(xiàng)目管理中去，參與到項(xiàng)目建設(shè)中去。
4.3加強(qiáng)項(xiàng)目工程進(jìn)程與歸檔工程建設(shè)的一致性
引言
工程建設(shè)項(xiàng)目檔案一方面具有一般科技檔案的專業(yè)性、科技性和通用性，另一方面表現(xiàn)出顯著的整體性、成套性和不重復(fù)性。近幾年來，工程項(xiàng)目檔案管理信息化建設(shè)取得了一定的進(jìn)展。工程項(xiàng)目檔案的信息化管理為工程項(xiàng)目檔案的建立和查閱提供了方便，在面對(duì)眾多紙質(zhì)工程項(xiàng)目檔案時(shí)，由于管理工程項(xiàng)目檔案的人員任務(wù)非常繁重，致使他們?cè)诠ぷ髦腥菀壮霈F(xiàn)差錯(cuò)，但運(yùn)用計(jì)算機(jī)掃描便能快速使工程項(xiàng)目檔案實(shí)現(xiàn)信息化，同時(shí)還能輕松處理完工程項(xiàng)目檔案資料。如此一來，不僅使工作效率得到了提升，同時(shí)也使存儲(chǔ)空間得到了節(jié)省。
1工程項(xiàng)目檔案管理要點(diǎn)分析
1.1工程建設(shè)檔案的形成與搜集
檔案管理利用工作的前提和基礎(chǔ)就是形成與搜集建設(shè)項(xiàng)目的檔案。在工程建設(shè)初期，參與工程建設(shè)的各個(gè)單位（部門）都要編制檔案管理規(guī)劃，配備素質(zhì)較高的專（兼）職檔案資料管理人員，明確崗位職責(zé)，將建設(shè)過程中的各種檔案材料一點(diǎn)一滴地搜集積累來，以保證各類檔案資料的齊全和完整，為日后開展整理歸檔奠定基礎(chǔ)。（1）建立和完善檔案管理制度。對(duì)于負(fù)責(zé)基建技術(shù)和檔案管理人員，各單位應(yīng)當(dāng)定期召開會(huì)議，收集、分類、整理、編目、裝訂工程檔案資料，并且對(duì)案卷質(zhì)量等事項(xiàng)進(jìn)行詳細(xì)說明，落實(shí)措施，強(qiáng)化管理，努力增強(qiáng)有關(guān)人員的檔案意識(shí)。（2）做到圖實(shí)相符。檔案管理人員需要深入建設(shè)現(xiàn)場(chǎng)，針對(duì)檔案的不同階段、不同要求等，在驗(yàn)收項(xiàng)目的過程中，到現(xiàn)場(chǎng)給予檢查和指導(dǎo)，進(jìn)而在一定程度上做好檔案的收集整理工作。高度重視招投標(biāo)、設(shè)計(jì)變更、監(jiān)理文件材料等，確保“圖實(shí)相符”，發(fā)現(xiàn)問題，采取措施，及時(shí)解決。
1.2整理與歸檔建設(shè)項(xiàng)目檔案
為了保證檔案材料的完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性，在一定程度上需要收集、整理和歸檔工程建設(shè)檔案材料。在對(duì)工程檔案進(jìn)行收集、整理、歸檔的過程中，一方面落實(shí)責(zé)任、建立完善規(guī)章制度，另一方面要從以下方面做起：（1）對(duì)于建設(shè)工程檔案資料來說，為了確保資料的完整性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性，檔案人員應(yīng)當(dāng)認(rèn)真學(xué)習(xí)，了解熟悉各類工程檔案歸檔整理的標(biāo)準(zhǔn)和要求，以便早作準(zhǔn)備。（2）明確接收工程建設(shè)檔案的范圍和歸檔要求。學(xué)習(xí)檔案的收集、整理、歸檔和編制案卷的基本知識(shí)，確保各類歸檔標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化。（3）確定工程檔案材料的歸檔范圍和歸檔制度。在劃定歸檔范圍時(shí)要注意：基建工程文件材料與文書材料、技術(shù)材料的界限要離請(qǐng)。根據(jù)基建文件材料的保存價(jià)值，在確保基建檔案完整的前提下，對(duì)歸檔范圍進(jìn)行確定。（4）嚴(yán)格立卷，確保案卷質(zhì)量。在歸檔過程中，需要注意：收集齊全歸檔范圍內(nèi)的基建文件材料，系統(tǒng)整理歸檔的文件材料，組成保管單位（卷、冊(cè)、袋、盒）；劃定保管期限，同時(shí)對(duì)保管期限進(jìn)行標(biāo)注，并且注明相應(yīng)的密級(jí)；基建檔案整理后，需要進(jìn)行裝訂，并保證結(jié)實(shí)美觀，同時(shí)標(biāo)題要簡(jiǎn)明扼要，清晰整潔地填寫卷內(nèi)目錄。
2工程項(xiàng)目檔案管理信息化建設(shè)
2.1完善信息化檔案管理的制度
第一，建立信息化檔案管理的歸檔制度和檔案分類保管制度，利用歸檔制度和檔案保管制度開發(fā)和使用的全套文檔資料和信息化軟件應(yīng)用程序，要提高人員對(duì)信息化檔案分類與管理的重視程度，在檔案的信息化數(shù)據(jù)錄入之前應(yīng)該妥善的進(jìn)行數(shù)據(jù)的備份和保管，提高數(shù)據(jù)的使用性能和安全程度。第二建立信息化的檔案管理制度，信息化的檔案管理制度需要根據(jù)國家檔案局的國家標(biāo)準(zhǔn)制定，主要的標(biāo)準(zhǔn)為：選擇優(yōu)質(zhì)的磁盤介質(zhì)進(jìn)行會(huì)計(jì)檔案數(shù)據(jù)備份，備用盤與儲(chǔ)存盤分離存放；做好防壓、防塵、防光、防腐蝕工作；按分類和一定順序?qū)?shù)據(jù)磁盤、光盤的著錄等電子會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行編號(hào)，標(biāo)明時(shí)間和文件內(nèi)容，制作檔案管理文件卡片。
2.2加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)
工程項(xiàng)目檔案網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的建設(shè)以及數(shù)字化設(shè)備的建設(shè)都屬于基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)。工程項(xiàng)目檔案資源共享以及信息交換的前提便是網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，通過構(gòu)建信息數(shù)據(jù)庫，使工程項(xiàng)目檔案能實(shí)現(xiàn)信息的共享。各種數(shù)碼相機(jī)、掃描儀、打印機(jī)等共同構(gòu)成了工程項(xiàng)目檔案的數(shù)字化設(shè)備，對(duì)這些設(shè)備加以利用，可以使工程項(xiàng)目檔案的一體化管理得以實(shí)現(xiàn)。而在這個(gè)過程中，工程項(xiàng)目檔案的信息化管理則為其實(shí)現(xiàn)奠定了基礎(chǔ)。
2.3保證信息化系統(tǒng)的安全性
安全防范的管理主要作用是加強(qiáng)檔案管理的主要內(nèi)容的安全性和保護(hù)性，加強(qiáng)信息化檔案管理的作用。從管理上加強(qiáng)安全防范功能的主要做法為：第一，建立可信可控的內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)模式，利用科學(xué)化、理化的內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)模式管理好內(nèi)部人員，杜絕內(nèi)部人員使用撥號(hào)、寬帶等方式非法接入外網(wǎng)，防止造成網(wǎng)絡(luò)資源流失與檔案管理的負(fù)面影響。第二，管理好輸出設(shè)備，對(duì)于重要電子文檔的打印，要進(jìn)行嚴(yán)格的登記和日志管理，管理好內(nèi)網(wǎng)客戶端，在局域網(wǎng)上建立監(jiān)控點(diǎn)，最關(guān)鍵的是管理好客戶端和輸出軟件接口，防止信息丟失。第三，數(shù)據(jù)的備份與容災(zāi)，最理想的數(shù)據(jù)保護(hù)方式就是解決信息化檔案內(nèi)部的可用性風(fēng)險(xiǎn)和恢復(fù)性風(fēng)險(xiǎn)，當(dāng)前檔案的數(shù)據(jù)備份與容災(zāi)能力已經(jīng)成為了數(shù)據(jù)存儲(chǔ)安全的象征。數(shù)據(jù)備份需要保證客戶數(shù)據(jù)的完整性、需要提高數(shù)據(jù)安全性、可靠性和一致性。
2.4提升檔案信息化綜合管理人才隊(duì)伍建設(shè)
長(zhǎng)久以來，工程建設(shè)領(lǐng)域中多數(shù)一線人員知識(shí)層次并不高，在建設(shè)過程中對(duì)于信息化的運(yùn)用范圍與接受程度相對(duì)其它行業(yè)來說并不高。這對(duì)信息化的實(shí)施是不利的。各級(jí)參建單位對(duì)電腦軟件的使用理念還停留在各類專業(yè)軟件的層面。如何在工程建設(shè)的從業(yè)人員尤其是技術(shù)人員中提升信息化系統(tǒng)的應(yīng)用能力與接受程度，這是檔案信息化成功之本，對(duì)其它各個(gè)要素的發(fā)展速度和質(zhì)量起著決定性的作用。所以，各級(jí)建設(shè)單位要加強(qiáng)對(duì)員工信息化應(yīng)用的培訓(xùn)，并且從各單位的領(lǐng)導(dǎo)階層開始重視信息化的培訓(xùn)，建設(shè)具有綜合能力的檔案信息化管理隊(duì)伍，并保持相關(guān)人員的穩(wěn)定。
結(jié)束語
加強(qiáng)工程項(xiàng)目檔案管理信息化工作，是適應(yīng)我國工程建設(shè)發(fā)展的必然要求，也是提高建設(shè)水平、管理效率的重要途徑。檔案信息化管理的發(fā)展理念已能為廣大建設(shè)者所接受，但真正要將信息化建設(shè)落到實(shí)處，使之成為實(shí)用的管理手段，仍要各管理層面的從業(yè)者們不斷努力。
二、輸電工程檔案管理的機(jī)遇與挑戰(zhàn)
信息技術(shù)為電力檔案管理的規(guī)范化、電子化提供技術(shù)支持，如何將信息技術(shù)應(yīng)用到電力企業(yè)的檔案管理中，已成為重要的科研課題[6]39。計(jì)算機(jī)技術(shù)的運(yùn)用對(duì)工程項(xiàng)目檔案資料的科學(xué)利用及步入數(shù)字信息化管理起到了重要作用。利用計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)，實(shí)現(xiàn)內(nèi)部數(shù)據(jù)共享的系統(tǒng)工程，是系統(tǒng)建立數(shù)字檔案的契機(jī)，是輸電工程檔案管理系統(tǒng)性提高的前提，是完善電力工程檔案的有利條件。信息資源的系統(tǒng)化管理納入檔案管理，擴(kuò)大檔案管理范圍與功能。電力企業(yè)信息化水平和電力企業(yè)正努力實(shí)施的以信息化帶動(dòng)管理，以管理促進(jìn)信息化的管理模式，是提升輸電工程檔案管理功能的機(jī)遇，是保障檔案信息的準(zhǔn)確性與真實(shí)性，提高利用率的必要條件。輸電工程檔案具有一定的專業(yè)性，源于輸電工程檔案的構(gòu)建體系，不同行業(yè)、部門、專業(yè)建立工程檔案的出發(fā)點(diǎn)及標(biāo)準(zhǔn)存在一定的差異，使得接收工作復(fù)雜，極易造成資料的散失，資料難免有遺漏，準(zhǔn)確性、真實(shí)性、完整性不易達(dá)到規(guī)范要求[7]78。輸電工程檔案管理的規(guī)范化、電子化、數(shù)字化是未來發(fā)展的必然趨勢(shì)[8]27，輸電工程施工企業(yè)檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化，給企業(yè)與社會(huì)帶來諸多便利的同時(shí)，檔案信息保密問題所存在的安全隱患[9]147，也是我們必須面對(duì)的挑戰(zhàn)，云計(jì)算服務(wù)平臺(tái)在數(shù)據(jù)存儲(chǔ)安全方面具有無法比擬的優(yōu)勢(shì)，可有效地解決數(shù)據(jù)安全存儲(chǔ)等問題[10]76。
三、輸電工程檔案管理的組卷原則
案卷是具有“關(guān)聯(lián)”的文件組合而成的檔案保管單位。來源原則是檔案的分類單元，來源原則在檔案檢索中具有重要作用，來源原則是檔案整理的基本原則。來源原則可以有效地恢復(fù)已被破壞和被分散在不同卷宗中檔案的順序。尊重全宗原則是來源原則產(chǎn)生的標(biāo)志。檔案管理原則在實(shí)踐中不斷演繹與發(fā)展，信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用使單一來源原則再次受到?jīng)_擊，突破了實(shí)體機(jī)關(guān)與案卷唯一對(duì)應(yīng)的傳統(tǒng)模式，現(xiàn)代機(jī)構(gòu)的頻繁變動(dòng)也使按照機(jī)構(gòu)來源劃分全宗面臨新的挑戰(zhàn)，新來源觀應(yīng)運(yùn)而生，受到業(yè)界的關(guān)注。自由來源為來源共同性基礎(chǔ)上的事由共同性，對(duì)專門檔案整理具有指導(dǎo)意義。來源原則的實(shí)質(zhì)是事由原則，事由原則是專門檔案的整理原則[11]25。事由聯(lián)系沒有客觀的界限，是檔案形成過程中事由類同性所具有的聯(lián)系。廣義來源聯(lián)系與狹義事由聯(lián)系從本質(zhì)上來說統(tǒng)一于“有機(jī)聯(lián)系”[12]84，廣義來源聯(lián)系是電子文件時(shí)代“新來源觀”的產(chǎn)物。檔案整理的本質(zhì)是為了保持檔案材料之間的有機(jī)聯(lián)系，便于更好地保管與利用。有機(jī)聯(lián)系并不只有來源聯(lián)系，最緊密的聯(lián)系也并不只是來源聯(lián)系，在尊重檔案形成規(guī)律的前提下，任何有機(jī)聯(lián)系都可成為檔案的分類原則。來源原則與事由原則都有各自獨(dú)立的適用范圍，踐行來源聯(lián)系進(jìn)行組卷，割裂了輸電建設(shè)項(xiàng)目檔案與其建設(shè)過程之間的聯(lián)系，應(yīng)以有機(jī)聯(lián)系在整個(gè)檔案集合中最為明顯的原則為依據(jù)。輸電建設(shè)項(xiàng)目按照項(xiàng)目來組成一個(gè)案卷，是最簡(jiǎn)便也是最理想的，當(dāng)某一項(xiàng)目形成的科技文件超過案卷組合度時(shí)，如何將同一項(xiàng)目的檔案材料整理成多個(gè)案卷，需要參考建設(shè)項(xiàng)目檔案的特點(diǎn)。輸電建設(shè)項(xiàng)目按階段組卷形成的檔案有更深層的聯(lián)系，但它不是項(xiàng)目檔案案卷組織的統(tǒng)一模式，最緊密的有機(jī)聯(lián)系是指導(dǎo)組卷方式的正確理念。借鑒檔案管理原則，不糾結(jié)、不拘泥于各種原則的紛爭(zhēng)之中，結(jié)合輸電檔案的特點(diǎn)組卷、建檔，充分運(yùn)用來源聯(lián)系和事由聯(lián)系，編制多維聯(lián)系的實(shí)用性、安全性輸電檔案是最科學(xué)的。明確了組卷原則，建檔過程要注意區(qū)分不同的工程項(xiàng)目及項(xiàng)目階段，工程檔案收集和整理要與建設(shè)進(jìn)程同步，統(tǒng)一歸檔要求，明確歸檔文件材料內(nèi)容，在工程竣工階段，建設(shè)單位要對(duì)設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理單位移交的文件材料進(jìn)行鑒定，提出移交的時(shí)限和質(zhì)量要求。在施工過程中，定期檢查施工現(xiàn)場(chǎng)，收集施工照片記錄，列為電子版資料歸檔。
四、輸電工程檔案管理的正確思路與具體措施
面對(duì)輸電工程檔案管理的機(jī)遇與挑戰(zhàn)，如何更好地解決其存在的問題？尊重和維護(hù)檔案的本質(zhì)特性，保持檔案之間的有機(jī)聯(lián)系是檔案整理工作的根本性原則，觀念的改變是當(dāng)代輸電工程檔案管理的核心前提，建立完善的管理體系，保持各建設(shè)單位與運(yùn)營、維護(hù)單位的有效溝通是輸電工程檔案管理的保障，健全的檔案管理制度是檔案安全與充分發(fā)揮其作用的必要條件，而強(qiáng)化檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化，強(qiáng)調(diào)檔案管理的及時(shí)性是加快檔案建設(shè)步伐的正確思路，利用現(xiàn)代化的管理工具，不斷踐行檔案管理的電子化、數(shù)字化，向前看，把握未來每一個(gè)輸電工程項(xiàng)目文件資料的完整性是行之有效的方法。什么樣的指導(dǎo)思想能更好發(fā)揮輸電工程檔案管理的功能?踐行輸電工程檔案管理，樹立檔案管理為利用服務(wù)的效益理念，向管理要效益；樹立技術(shù)為需求服務(wù)的科技理念，加強(qiáng)信息軟件系統(tǒng)升級(jí)及管理創(chuàng)新，實(shí)現(xiàn)工程檔案管理模式與管理思想與時(shí)俱進(jìn)；樹立系統(tǒng)工程的整體理念，把系統(tǒng)工程的整體理念和綜合性技術(shù)人才培養(yǎng)貫穿于檔案建設(shè)的全過程；夯實(shí)輸電工程檔案管理的根基，輸電工程檔案的功能將彰顯廣達(dá)。有了正確的理念，有了開啟輸電工程檔案建設(shè)和運(yùn)行之門的人才，如何正確使用檔案管理工具，加快檔案建設(shè)步伐？在符合國家相關(guān)法規(guī)和企業(yè)檔案管理要求的前提下，強(qiáng)化檔案管理制度的嚴(yán)肅性、權(quán)威性及公正性，制定適應(yīng)輸電工程施工企業(yè)特點(diǎn)的具有較強(qiáng)可操作性的規(guī)章制度，在規(guī)章制度允許的范圍內(nèi)，不斷完善檔案的規(guī)范化管理；加強(qiáng)檔案的收集、整理工作；強(qiáng)化教育和培訓(xùn)；推進(jìn)電子文檔的積累、保管與利用，遵循“利用為本、常用為上”的思路，同步建設(shè)檔案目錄和全文數(shù)據(jù)庫，適應(yīng)電子文件歸檔的發(fā)展趨勢(shì)。電子文件帶來的挑戰(zhàn)要求檔案管理工作進(jìn)行根本性的質(zhì)變，我國當(dāng)前實(shí)行的雙套制歸檔策略時(shí)間越長(zhǎng)，越不利于電子文件管理工作的與時(shí)俱進(jìn)[13]41。實(shí)現(xiàn)從傳統(tǒng)的檔案管理一步到規(guī)范化、電子化的跳躍，必將面臨一定的險(xiǎn)灘與溝壑，然而跳躍的結(jié)果，會(huì)使我們的電力企業(yè)實(shí)現(xiàn)立項(xiàng)、設(shè)計(jì)、施工、維護(hù)、運(yùn)營、管理的一體化，電力檔案管理的功能有質(zhì)的突破，成為企業(yè)的樞紐、企業(yè)的技術(shù)與成本信息與控制平臺(tái)。有了平臺(tái)，有了機(jī)遇，輸電工程項(xiàng)目檔案管理如何能舞出精彩篇章？歷史是鏡子，實(shí)踐是真理，適應(yīng)變革，完善標(biāo)準(zhǔn)，與時(shí)俱進(jìn)是必由之路。綜觀歷史，傳統(tǒng)的檔案管理原理面對(duì)專門檔案與文書檔案整理原則的巨大差異，在不斷適應(yīng)變革的環(huán)境中得以完善和發(fā)展，“主體全宗”、“客體全宗”的提出，就是對(duì)“來源聯(lián)系”和“事由聯(lián)系”的充分運(yùn)用。文件連續(xù)體理論在認(rèn)識(shí)文件運(yùn)動(dòng)的線性、階段性、整體性的基礎(chǔ)上，研究了文件運(yùn)動(dòng)的非線性、橫向性、回流性、跳躍性等異常現(xiàn)象，盡管文件運(yùn)動(dòng)理論在實(shí)踐的指導(dǎo)性方面有一定的局限性，但這些理論的發(fā)展對(duì)增強(qiáng)我們的信念，把握踐行工作的方向有著重要意義。應(yīng)對(duì)變革，我們正積極行動(dòng)，多維聯(lián)系體系的建立，標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的不斷出臺(tái)，使我們能夠感知領(lǐng)導(dǎo)的決心與魄力。要克服由于時(shí)間跨度造成的信息的缺失及不準(zhǔn)確等問題，提高檔案管理工作者的技能勢(shì)在必行，掌握相關(guān)的專業(yè)知識(shí)，同時(shí)還需具備檔案管技理能，熟悉檔案管理知識(shí)的同時(shí)，還要熟悉國家及行業(yè)的法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)及規(guī)定。與此同時(shí)，電網(wǎng)專業(yè)的檔案員培訓(xùn)應(yīng)常抓不懈，常年實(shí)施培訓(xùn)以適應(yīng)檔案管理發(fā)展的需求，提高檔案管理水平。踐行輸電工程管理，必須重視現(xiàn)場(chǎng)施工檢查與指導(dǎo)工作的時(shí)效性，確保歸檔的輸電電網(wǎng)工程項(xiàng)目檔案正確地記錄工程施工過程與結(jié)果，確保歸檔的輸電電網(wǎng)工程項(xiàng)目檔案的全面性與準(zhǔn)確性、及時(shí)性。踐行輸電工程檔案管理，管理者要熟悉項(xiàng)目施工文檔所包含內(nèi)容，為確保施工材料的齊全和真實(shí)性，應(yīng)堅(jiān)持時(shí)實(shí)構(gòu)成的原則，堅(jiān)持事前控制、事中控制、事后把關(guān)驗(yàn)收的程序。具體文件收集按施工資料的形成順序分類，可行性研究階段的文檔、招投標(biāo)文件、項(xiàng)目設(shè)計(jì)文檔、物資供應(yīng)文檔、項(xiàng)目施工文檔、項(xiàng)目監(jiān)理文檔等，由相關(guān)機(jī)構(gòu)分別構(gòu)成與匯聚，施工資料的組卷應(yīng)嚴(yán)格按國家電網(wǎng)公司編制的輸變電工程檔案管理實(shí)施細(xì)則進(jìn)行。踐行輸電工程的檔案管理，在保密的前提下發(fā)揮檔案信息作用是永恒主題。眾所周知，檔案利用給科研人員帶來方便的同時(shí)，也給那些想方設(shè)法竊取技術(shù)機(jī)密的不法分子帶來可乘之機(jī)，稍有疏忽就會(huì)給國家的安全和利益帶來危害，這就是檔案的“雙重性”。檔案的“雙重性”為輸電科技檔案開發(fā)利用帶來挑戰(zhàn)，使得其在信息交流與保密之間的界限尺度難以把握。如何解決充分利用與技術(shù)安全保密的矛盾？提高檔案管理人員保密意識(shí)及綜合素質(zhì)是關(guān)鍵；當(dāng)然沒有保密意識(shí)不能勝任，只具有保密意識(shí)也是不夠的，綜合素質(zhì)是解決問題的保障。主觀條件具備是一方面，客觀條件制約必不可少，建立健全保密制度是做好輸電檔案保密工作的基礎(chǔ)和前提，是實(shí)現(xiàn)法制化、規(guī)范化管理的必要條件。加強(qiáng)信息化建設(shè)中保密安全應(yīng)對(duì)措施，嚴(yán)格確保單位內(nèi)部局域網(wǎng)與外部互聯(lián)網(wǎng)實(shí)現(xiàn)徹底的物理隔離，嚴(yán)禁計(jì)算機(jī)通過各種形式連接互聯(lián)網(wǎng)和其他公共信息網(wǎng)；并應(yīng)嚴(yán)格落實(shí)各級(jí)人員責(zé)任制，定期進(jìn)行網(wǎng)上信息檢查，做好網(wǎng)絡(luò)的動(dòng)態(tài)管理。具備較強(qiáng)的保密意識(shí)，不斷更新的專業(yè)技能，檔案管理者才能做到保密工作與檔案管理的有機(jī)結(jié)合，正確解決電力檔案保密與充分利用電力檔案的矛盾。踐行輸電工程的檔案管理，合理測(cè)評(píng)體系的構(gòu)建與完善，是電力檔案發(fā)展和電力工程項(xiàng)目建設(shè)與維護(hù)的質(zhì)量保障[14]57。通過合同管理強(qiáng)化項(xiàng)目檔案管理，建立健全檔案管理測(cè)評(píng)體系，利用云計(jì)算實(shí)現(xiàn)建設(shè)工程檔案的全過程監(jiān)管，輸電工程檔案管理才會(huì)按設(shè)計(jì)的軌道前行。
工程質(zhì)量驗(yàn)收簽證原始資料不齊全，有用復(fù)印件替代原件現(xiàn)象，且在復(fù)印件上未能體現(xiàn)出原文出處；竣工圖文件編制不夠規(guī)范，變更部分沒有充分體現(xiàn)，不能真正反映竣工后的工程實(shí)際情況；施工原始簽證資料的格式、填寫不規(guī)范，內(nèi)容有失真現(xiàn)象；資料的跟蹤收集不及時(shí)，竣工資料編制時(shí)間長(zhǎng)、效率低、費(fèi)用高；文件分類及編制規(guī)則不統(tǒng)一；工程資料檢查手段落后、工作強(qiáng)度大、檢索效率低。
二、問題存在的主要原因
（一）工程檔案資料的管理沒有形成制度。工程實(shí)施過程中，施工隊(duì)伍和內(nèi)業(yè)資料管理人員更換頻繁，工程資料的交接制度不完善，有人走檔案走、人走檔案丟的現(xiàn)象出現(xiàn)，資料整理困難。
（二）工程管理人員和檔案管理人員對(duì)相互的業(yè)務(wù)不熟悉，各單位平時(shí)的檔案管理基本上沿用了文書檔案管理的方式，內(nèi)業(yè)資料整理過程中的重復(fù)返工現(xiàn)象時(shí)有出現(xiàn)。
（三）缺乏高科技的信息化技術(shù)手段對(duì)工程資料進(jìn)行管理、利用和編制竣工資料。除此之外，各單位的管理水平，也是決定內(nèi)業(yè)資料整理水平的重要因素。竣工文件的管理和工程外業(yè)的管理一樣，都是工程建設(shè)管理的重要組成部分，在工程外業(yè)一開始就應(yīng)嚴(yán)格按照竣工驗(yàn)收辦法的要求收集資料、編排目錄、編制檔號(hào)，做到“邊整理、邊歸檔”，達(dá)到工程完成竣工文件即編制完成的目的。
三、提高工程項(xiàng)目檔案管理工作的途徑和方法
（一）加強(qiáng)檔案的合同管理。工程建設(shè)單位在建設(shè)項(xiàng)目發(fā)包給承包方時(shí)，建議在工程合同中訂立檔案管理?xiàng)l款，明確工程竣工文件材料的形成、整理、組卷要求。
（二）工程項(xiàng)目負(fù)責(zé)人必須把項(xiàng)目檔案管理納入其職責(zé)范圍、工作計(jì)劃和工作程序中。要明確工程項(xiàng)目負(fù)責(zé)人為項(xiàng)目檔案主要責(zé)任人，對(duì)工程項(xiàng)目進(jìn)行集中統(tǒng)一管理，保證工程項(xiàng)目檔案系統(tǒng)的完整、真實(shí)和安全適用。
（三）加強(qiáng)工程檔案的過程控制。工程檔案管理應(yīng)與工程建設(shè)同步，在工程建設(shè)過程中進(jìn)行跟蹤管理，建立健全的項(xiàng)目檔案。一是把握工程初期準(zhǔn)備；二是工程把關(guān)施工；三是工程竣工驗(yàn)交。三個(gè)不同的階段都要嚴(yán)格按照規(guī)定對(duì)有關(guān)文件材料進(jìn)行收集、整理、歸檔，杜絕工程結(jié)束后“補(bǔ)檔案”的不當(dāng)行為發(fā)生。
1.工程初期準(zhǔn)備階段。每一個(gè)項(xiàng)目的工程施工伊始，作為施工單位，從設(shè)計(jì)圖紙的復(fù)核、施工地段地質(zhì)、水文的勘察與了解，施工現(xiàn)場(chǎng)的復(fù)測(cè)到安營扎寨，施工區(qū)域的購地拆遷，接水接電，各種材料的儲(chǔ)備等等，準(zhǔn)備工作是大量的，紛繁的。這個(gè)階段施工檔案的跟蹤管理應(yīng)針對(duì)初期施工圖紙、文件資料的形成部門多，產(chǎn)生的形式不盡相同的特點(diǎn)，向項(xiàng)目經(jīng)理部了解一定時(shí)期內(nèi)有關(guān)工程施工規(guī)劃、工作安排，通過定期向有關(guān)工程管理部門了解一個(gè)時(shí)期內(nèi)有關(guān)工程施工準(zhǔn)備階段各項(xiàng)工作、會(huì)議、外事活動(dòng)等安排情況，及時(shí)了解掌握有關(guān)檔案形成的信息，跟蹤管理亦進(jìn)入角色，同步啟動(dòng)。工程施工初期階段，應(yīng)明確跟蹤管理規(guī)定和要求，使檔案資料的管理有明確的工作依據(jù)。要針對(duì)來自不同的歸屬部門、明確有關(guān)檔案和竣工資料應(yīng)執(zhí)行的具體管理規(guī)則，形成統(tǒng)一規(guī)范，避免執(zhí)行中的不明確性，對(duì)應(yīng)歸檔的檔案資料沒有按時(shí)歸檔的，及時(shí)主動(dòng)上門跟蹤索取，同時(shí)定期進(jìn)行階段性文件資料歸檔的清查清欠。依據(jù)工程技術(shù)資料歸檔范圍的具體規(guī)定，在工程進(jìn)展的一定階段內(nèi)應(yīng)形成的各類文件資料與實(shí)際已歸檔入庫的相應(yīng)文件資料對(duì)號(hào)清查，因工作疏漏而缺少的部分，列出清單與各有關(guān)文件資料的形成或發(fā)送部門聯(lián)系索取。
2.工程把關(guān)施工階段。大面積工程施工的全面展開，是工程質(zhì)量、安全的重要把關(guān)階段，也是各類工程技術(shù)資料大量形成的時(shí)期。對(duì)于這階段的檔案資料分目標(biāo)跟蹤管理，工作重心應(yīng)轉(zhuǎn)移到重點(diǎn)抓住檔案資料形成的薄弱環(huán)節(jié)，以保證歸檔資料的質(zhì)量。加強(qiáng)對(duì)施工現(xiàn)場(chǎng)施工文件資料的檢查，這是檔案管理的基礎(chǔ)工作之一，如到項(xiàng)目部檢查或抽查技術(shù)人員、領(lǐng)工員的施工日志、班組施工作業(yè)記錄，包括工程用料情況，工程施組、施工規(guī)范的執(zhí)行情況，工程試驗(yàn)、壓力容器的檢測(cè)記錄，中線水平觀測(cè)記錄，安全操作情況，工程分交情況等，檢查其填寫是否齊全符合規(guī)范。特別檢查分部、分項(xiàng)工程檢查證的填寫情況，對(duì)地下、隱蔽工程檢查記錄的填寫。工程監(jiān)理的認(rèn)簽等，要考證其可靠與真實(shí)程度，以保證歸檔資料的可靠與真實(shí)性。應(yīng)搞好庫存檔案清理達(dá)標(biāo)工作。隨著工程的進(jìn)展，工程技術(shù)資料大量歸檔，要按工程建設(shè)階段對(duì)歸檔資料從數(shù)量上和質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)化上進(jìn)行專人逐項(xiàng)的檢查，按交驗(yàn)單位分門、按交驗(yàn)部門分類，進(jìn)行自檢、整理、充實(shí)、完善，按檔案工作的業(yè)務(wù)要求，在分類、立卷，編號(hào)時(shí)應(yīng)將不同階段形成的（下轉(zhuǎn)第162頁）（上接第155頁）技術(shù)文件資料區(qū)別分開，協(xié)助各項(xiàng)目部備齊各類竣工文件資料。對(duì)一個(gè)時(shí)期內(nèi)資料室借出資料進(jìn)行定期歸檔，是檔案跟蹤管理在整個(gè)施工階段的長(zhǎng)期業(yè)務(wù)工作，而在竣工驗(yàn)交階段更應(yīng)注意。應(yīng)著重強(qiáng)調(diào)資料借出的時(shí)間性，以防止因借閱人對(duì)借出的資料長(zhǎng)期占用保管不善、而造成文件資料的損壞、丟失。
3.工程竣工驗(yàn)交階段。工程竣工驗(yàn)交，是施工企業(yè)所承建的工程要接受該項(xiàng)工程涉及的各專業(yè)的工程質(zhì)量的總驗(yàn)收。是對(duì)設(shè)計(jì)、施工、使用維修等方面進(jìn)行綜合性考核，也是檢驗(yàn)施工單位的工程項(xiàng)目施工組織、施工能力水平、安全生產(chǎn)、工期進(jìn)度、企業(yè)信譽(yù)等方面的重要環(huán)節(jié)。這一階段的檔案跟蹤管理應(yīng)在各類技術(shù)資料的總結(jié)統(tǒng)收、分類歸檔，別類上交等方面下功夫、以配合建設(shè)單位、施工單位、監(jiān)理單位、使用單位、接管單位辦理好工程竣工驗(yàn)收交接和固定資產(chǎn)轉(zhuǎn)移工作，充分發(fā)揮建設(shè)項(xiàng)目的投資效益、社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益。在工程驗(yàn)交階段，還應(yīng)按照檔案工作的內(nèi)容收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)、檢查、編研和利用八個(gè)環(huán)節(jié)的要求，按照標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的要求，對(duì)各類技術(shù)文件資料著手整訂、填寫、貼簽、裝盒等工序，該上交的上交，該自存的入庫分類存放。最后對(duì)每個(gè)項(xiàng)目跟蹤管理的情況進(jìn)行自查。以便總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，找出不足以利改進(jìn)。
（四）工程檔案資料的收集整理工作列入工作績(jī)效的考核項(xiàng)目。定期檢查評(píng)比，優(yōu)勝者給予獎(jiǎng)勵(lì)，建議設(shè)立工程檔案專項(xiàng)驗(yàn)收保證金，將竣工檔案的編制工作與計(jì)量支付和質(zhì)量保證金結(jié)合起來，可規(guī)定如不通過工程檔案專項(xiàng)驗(yàn)收或不能及時(shí)完成檔案的整理歸檔，不予結(jié)算或扣一定金額的質(zhì)量保證金，以此保證竣工檔案及時(shí)、順利地通過驗(yàn)收。
Abstract: project file is complete, complete, accurate, credentials and effective protection for enterprise production and management and reform and development; good project file archiving work, is the key to ensuring the overall quality of the company file.Keywords: engineering project; records management; practice.
中圖分類號(hào)：G271文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A文章編號(hào)：2095-2104(2013)
邯鄲鋼鐵集團(tuán)公司始建于1958年，創(chuàng)業(yè)之初僅有兩座255M3高爐。隨著改革的深入，為了增強(qiáng)企業(yè)自身的競(jìng)爭(zhēng)力，公司從1988年-1995年陸續(xù)建成了90M2燒結(jié)機(jī)、機(jī)械化原料場(chǎng)、1260M3高爐等三大項(xiàng)工程；“九五”期間又建成投產(chǎn)了125萬噸薄板坯連鑄連軋、5#6#焦?fàn)t、2000M3高爐、400M2燒結(jié)機(jī)和三煉鋼Ⅰ、Ⅱ期等五大項(xiàng)工程；“十五”淘汰落后產(chǎn)能，邯鋼結(jié)構(gòu)優(yōu)化產(chǎn)業(yè)升級(jí)總體規(guī)劃全面實(shí)施；“十一五”邯鋼新區(qū)2#3200m3高爐、2#燒結(jié)機(jī)、2#轉(zhuǎn)爐系統(tǒng)、干熄焦、2180mm冷軋工程、自備電廠建成投產(chǎn)；東區(qū)3200m3高爐、200萬噸球團(tuán)、435m2燒結(jié)機(jī)、管狀皮帶機(jī)和第三原料場(chǎng)等東區(qū)鐵前系統(tǒng)改造項(xiàng)目建成投運(yùn)；2013年作為‘十二五’承上啟下的關(guān)鍵年，邯鋼以“系統(tǒng)綜合效益最大化”為目標(biāo)，建設(shè)“綠色、低耗—經(jīng)濟(jì)煉鐵平臺(tái)，高效、低成本—潔凈鋼平臺(tái)，延伸、創(chuàng)效—功能拓展平臺(tái)”，推動(dòng)轉(zhuǎn)方式、優(yōu)結(jié)構(gòu)，打造產(chǎn)品競(jìng)爭(zhēng)力和產(chǎn)業(yè)鏈競(jìng)爭(zhēng)力的新優(yōu)勢(shì)，加快向國際先進(jìn)水平現(xiàn)代化邯鋼邁進(jìn)。制定了鋼1250萬噸、力爭(zhēng)1300萬噸，生鐵1270萬噸，鋼材1180萬噸，新產(chǎn)品產(chǎn)量300萬噸，品種鋼比例70%，深加工產(chǎn)量450萬噸，發(fā)電量37億度的生產(chǎn)經(jīng)營目標(biāo)；1990年以來，公司檔案館（處）共指導(dǎo)296個(gè)工程、投資總額達(dá)90.6億元的項(xiàng)目檔案工作，接收竣工檔案23246卷406088張，底圖50982張，資料3563冊(cè)427592頁。近年來，邯鋼的改擴(kuò)建工程和固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目，其數(shù)量和投資總額都遠(yuǎn)遠(yuǎn)超過前三十年的總和，而且每一項(xiàng)工程都涉及到十余個(gè)部室和生產(chǎn)廠、幾個(gè)乃至幾十個(gè)施工安裝單位。做好建設(shè)工程項(xiàng)目的竣工檔案和有關(guān)資料的歸檔保管工作，是保證公司檔案總體質(zhì)量的關(guān)鍵。為確保如此浩繁的工程項(xiàng)目檔案齊全、完整、準(zhǔn)確、及時(shí)歸檔，我們做了以下工作：
追本逐緣，理順前期文件歸檔渠道
一個(gè)工程項(xiàng)目的前期文件，包括從項(xiàng)目立項(xiàng)、可行性研究、各種建設(shè)手續(xù)及審批、環(huán)評(píng)到勘察設(shè)計(jì)階段，這一過程相對(duì)都比較漫長(zhǎng)，而且涉及到公司規(guī)劃發(fā)展部、進(jìn)出口公司、安全環(huán)保部、設(shè)計(jì)院、技改部等十余個(gè)部室和項(xiàng)目有關(guān)單位。由于時(shí)間跨度長(zhǎng)、各環(huán)節(jié)工作聯(lián)系緊密，特別是涉及到工程項(xiàng)目的各種許可證、合同、各種協(xié)議及批文等文字材料，使用部門多，反復(fù)引用率高，給檔案資料的歸檔帶來了很大的難度。
為此，根據(jù)國家檔案局、國家計(jì)委聯(lián)合的《基本建設(shè)項(xiàng)目檔案資料管理暫行規(guī)定》，結(jié)合公司各處室的管理職責(zé)，我們制訂了《工程竣工檔案資料歸檔細(xì)則》及《處室前期文件歸檔范圍》，明確了項(xiàng)目建設(shè)單位、公司有關(guān)職能部門和施工、監(jiān)理單位的歸檔責(zé)任；下發(fā)了《邯鄲鋼鐵集團(tuán)有限責(zé)任公司基本建設(shè)項(xiàng)目檔案管理辦法》，明確了歸檔義務(wù)和處罰辦法。檔案人員根據(jù)項(xiàng)目進(jìn)度和復(fù)雜情況靈活地分階段或一次性接收，理順了前期文件的歸檔渠道。
提綱挈領(lǐng)，保證竣工檔案齊全、完整歸檔
一方面，為了增強(qiáng)施工單位的歸檔意識(shí)，加強(qiáng)公司工程管理部門和職能處室的監(jiān)管力度，我們制作了《項(xiàng)目竣工圖齊全、完整情況表》，由施工單位根據(jù)施工過程中單位工程的劃分，詳細(xì)按照單位工程——分部工程——對(duì)應(yīng)圖號(hào)進(jìn)行填寫。對(duì)一個(gè)單位工程由多家施工單位共同施工的，不但要求文字資料中工序交接齊全，而且要求在此表中要有所反映，為日后匯總打基礎(chǔ)。檔案部門制作的《項(xiàng)目竣工圖齊全、完整情況表》，由施工單位按檔案部門的規(guī)定填報(bào)，經(jīng)公司工程管理部門的現(xiàn)場(chǎng)專業(yè)技術(shù)人員初審、簽字確認(rèn)，再加蓋工程管理部門的審定章，從而有效地防止了以往施工單位和技術(shù)人員用自編自填的竣工資料移交清單來交驗(yàn)竣工檔案而產(chǎn)生的漏圖、少圖現(xiàn)象，確保工程項(xiàng)目竣工圖紙的完整和齊全。
另一方面，把住工程項(xiàng)目結(jié)算關(guān)，保證工程項(xiàng)目檔案的規(guī)范、完整和及時(shí)歸檔。檔案處參與《公司固定資產(chǎn)投資管理辦法》的制定和執(zhí)行。《管理辦法》用四個(gè)專門條款分別規(guī)定了設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理等中標(biāo)單位承擔(dān)竣工檔案的編制、整理和歸檔責(zé)任，“凡不按要求移交檔案資料的項(xiàng)目不準(zhǔn)辦理竣工決算”。檔案處依據(jù)施工合同及協(xié)議、《項(xiàng)目竣工圖齊全、完整情況表》以及《檔案資料交接清單》核驗(yàn)竣工檔案，由檔案管理人員驗(yàn)收無誤并接收入庫后，設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理單位持檔案處開具的竣工檔案接收證明，方可到公司有關(guān)部門辦理竣工結(jié)算。
深入現(xiàn)場(chǎng)，為竣工檔案整改護(hù)航
根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定和邯鋼的實(shí)際需要，結(jié)合以往施工單位在做文字資料、竣工圖過程中出現(xiàn)的問題，我們制訂了《建設(shè)項(xiàng)目（工程）竣工圖的歸檔標(biāo)準(zhǔn)》。在每一個(gè)工程項(xiàng)目開工后，我們及時(shí)組織所有施工單位的專職檔案員和編制竣工資料的工程技術(shù)人員參加檔案處組織的專題培訓(xùn)班，由檔案處領(lǐng)導(dǎo)和中高級(jí)管理人員講解歸檔標(biāo)準(zhǔn)和具體要求，使施工單位和有關(guān)人員從施工起始階段就明確歸檔責(zé)任并掌握編制規(guī)范。
檔案人員定期深入施工現(xiàn)場(chǎng)，參加現(xiàn)場(chǎng)調(diào)度會(huì)，及時(shí)了解各階段的施工情況和檔案資料形成情況，督促其積累和整編；檔案部門及時(shí)與施工單位溝通信息，對(duì)竣工檔案整編過程中出現(xiàn)的問題，預(yù)見一個(gè)，預(yù)防一個(gè)；發(fā)現(xiàn)一個(gè)，解決一個(gè)，不留死角。通過檔案人員的不懈努力，使施工單位少走了彎路，特別是設(shè)計(jì)變更通知單在竣工圖中編制到位的問題，我們不厭其煩地為施工單位技術(shù)人員分門別類示范操作，節(jié)約了時(shí)間和費(fèi)用。
在施工單位編制完竣工圖后，我們依據(jù)歸檔標(biāo)準(zhǔn)，到施工單位嚴(yán)格進(jìn)行檔案初驗(yàn)，對(duì)發(fā)現(xiàn)的問題提出意見并限期整改。由于工程項(xiàng)目竣工圖的專業(yè)性很強(qiáng)，我們要求施工單位的技術(shù)人員按專業(yè)匯總一份交接清單，既保證了竣工檔案的順利交接和歸檔，同時(shí)也提高了檔案提供利用的準(zhǔn)確性。
對(duì)檔案專業(yè)人員來說，做好工程項(xiàng)目檔案管理是一項(xiàng)很有挑戰(zhàn)性的工作，這既有工程項(xiàng)目本身專業(yè)性、復(fù)雜性的原因，也有檔案專業(yè)人員自身的原因。
一是“檔案員”代替不了“資料員”。在工程建設(shè)項(xiàng)目中，“五大員”是必備的，且需具有相應(yīng)的資格證書。所謂“五大員”，即“資料員、施工員、安全員、材料員、質(zhì)檢員”，其中，對(duì)資料員的一般要求如下：必須具備一定的建筑專業(yè)知識(shí)、檔案專業(yè)知識(shí)及操作計(jì)算機(jī)建筑應(yīng)用軟件的能力；能看懂一般工業(yè)與民用建筑施工圖，能編制修改工程竣工圖；了解各種施工技術(shù)并正確填寫各種施工記錄、隱蔽工程記錄及竣工技術(shù)資料表格等。根據(jù)以上要求，檔案專業(yè)人員從事“資料員”工作往往是不能勝任的。在實(shí)際工作中，檔案員除了具體的組卷整理工作外，更注重的是宏觀上的管理，即規(guī)章制度的建立和執(zhí)行。而資料員則更注重微觀上的效果，即直接形成和掌握現(xiàn)場(chǎng)施工技術(shù)資料。資料員兼職檔案員的工作容易，而檔案員兼職資料員的工作則難，專業(yè)的差異和工作重點(diǎn)的不同，造成檔案專業(yè)人員在進(jìn)入工程項(xiàng)目檔案管理這個(gè)行業(yè)時(shí)顯得尤為困難，而做好工程項(xiàng)目檔案管理工作更是難上加難。
二是檔案專業(yè)人員在工程項(xiàng)目檔案管理中“話語權(quán)”不足。在工程建設(shè)項(xiàng)目中，檔案管理的難點(diǎn)和重點(diǎn)是如何保證文件材料的形成質(zhì)量，在檔案專業(yè)術(shù)語中叫做“前端控制”。在實(shí)際工作中，由于檔案員不了解施工技術(shù)規(guī)范和要求，對(duì)資料員形成的施工技術(shù)資料只是被動(dòng)接收，前端控制原則往往也只體現(xiàn)在對(duì)紙張、字跡的要求上，對(duì)施工技術(shù)資料的內(nèi)容則缺乏判斷能力，從而也使得檔案工作人員的專業(yè)水準(zhǔn)大打折扣，也直接導(dǎo)致了“檔案員”這一職位的可有可無，用人單位往往直接以“資料員”取而代之。在薪酬待遇上，資料員也會(huì)高出檔案員許多，在崗位定義上，資料員為“技術(shù)類”，檔案員則為“文職類”。種種的差異，導(dǎo)致檔案員在工程項(xiàng)目檔案管理中“話語權(quán)”不足，縱然有“三納入、四參加”制度作為保障，但也經(jīng)常淪為簽字、蓋章的工具。
在工程項(xiàng)目檔案管理中，檔案員往往會(huì)淪為弱勢(shì)群體，歸根結(jié)底，還是由專業(yè)的差異性決定的。要想認(rèn)真做好工程項(xiàng)目檔案管理工作，在熟知檔案管理知識(shí)的同時(shí)，檔案工作人員一定要了解工程建設(shè)項(xiàng)目的基本知識(shí)，對(duì)工程施工技術(shù)資料的內(nèi)在質(zhì)量要有基本的判斷能力，把檔案管理專業(yè)知識(shí)融入工程項(xiàng)目檔案管理之中，苦練內(nèi)功。只有這樣，檔案專業(yè)人員才能變被動(dòng)為主動(dòng)，打破工程項(xiàng)目檔案管理工作的困境，不斷提高自身的專業(yè)能力和管理水平。
（摘自《檔案界》網(wǎng)站 作者單位：珠海中冶基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)投資有限公司）
