項(xiàng)目檔案管理匯總十篇

序論：好文章的創(chuàng)作是一個不斷探索和完善的過程，我們?yōu)槟扑]十篇項(xiàng)目檔案管理范例，希望它們能助您一臂之力，提升您的閱讀品質(zhì)，帶來更深刻的閱讀感受。

篇（1）

中圖分類號：G271 文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A 文章編號：1000-8772-（2016）08-0205-01

近年來，城市中投資項(xiàng)目逐步增多，發(fā)展和改革局投資科也加強(qiáng)了對投資項(xiàng)目可行性研究報告檔案管理，希望能夠使投資項(xiàng)目更加符合國家的規(guī)定，推動城市發(fā)展。投資項(xiàng)目可行性研究報告是通過對項(xiàng)目的主要內(nèi)容和配套條件進(jìn)行調(diào)查研究和分析比較，并對項(xiàng)目建成以后可能取得的財務(wù)、經(jīng)濟(jì)效益及社會影響進(jìn)行預(yù)測，從而提出該項(xiàng)目是否值得投資和如何進(jìn)行建設(shè)的咨詢意見，為項(xiàng)目決策提供依據(jù)的一種綜合性的分析方法。通過對投資項(xiàng)目可行性研究報告的歸類和管理，能夠?yàn)槌鞘薪ㄔO(shè)提供重要的參考依據(jù)，促進(jìn)城市的科學(xué)、健康發(fā)展。

一、當(dāng)前投資項(xiàng)目可行性研究報告檔案管理中存在的問題

1.過分重視文件收集，不注重文件歸檔。在投資項(xiàng)目可行性研究報告檔案管理工作中，很多人都非常重視檔案的收集工作，比較重視檔案本身的真實(shí)性，在收集過程中要求出示和驗(yàn)證原件，防止檔案存在不真實(shí)現(xiàn)象。在滿足檔案工作真實(shí)性的同時，忽略了對文件的歸檔，沒有按照一定的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行歸檔，甚至過分要求原件，使得一些重要的科技檔案無法收入其中，降低檔案管理的參考價值。

2.沒有認(rèn)識到資源建設(shè)的重要性。投資項(xiàng)目可行性研究報告檔案是一種信息資源，具有非常重要的應(yīng)用價值，但如果檔案管理人員沒有對其進(jìn)行正確的開發(fā)和建設(shè)，就很容易使其信息不夠完善，影響投資項(xiàng)目可行性研究報告的權(quán)威性。由于檔案管理人員缺乏相關(guān)專業(yè)知識，在歸檔工作中無法切實(shí)反應(yīng)其中的技術(shù)完整性，導(dǎo)致城市項(xiàng)目建設(shè)的連續(xù)性、專業(yè)性不能得到全面反映。

二、加強(qiáng)投資項(xiàng)目可行性研究報告檔案管理的措施

1.建立完善的檔案管理規(guī)章制度。投資項(xiàng)目可行性研究報告的收集和整理，不僅需要檔案管理人員的努力，還需要各個部門的共同協(xié)調(diào)和合作。而完善的檔案管理規(guī)章制度是檔案管理工作運(yùn)行的基礎(chǔ)，在這個過程中，首先應(yīng)完善檔案收集制度，確定檔案收集的渠道、方法和手段，確保檔案的真實(shí)、合理、準(zhǔn)確、完整，不能收錄涂改嚴(yán)重、存在缺失、不具真實(shí)性的檔案。其次，應(yīng)將檔案管理納入投資項(xiàng)目建設(shè)管理體系當(dāng)中，根據(jù)投資項(xiàng)目的建設(shè)情況，對檔案進(jìn)行跟蹤管理，并加強(qiáng)對投資項(xiàng)目可行性研究報告檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)，確保檔案管理工作能夠順利進(jìn)行。

2.科學(xué)編制檔案管理范圍。發(fā)展和改革局每月接受很多投資項(xiàng)目的可行性研究報告，這些項(xiàng)目的規(guī)模不同、建設(shè)內(nèi)容不同，因此應(yīng)根據(jù)投資項(xiàng)目的具體情況，科學(xué)編制檔案管理范圍，按照《國家重大項(xiàng)目文件歸檔要求與檔案管理范圍》、行業(yè)建檔要求等規(guī)范、案例對投資項(xiàng)目檔案的范圍和類別進(jìn)行劃分，給檔案館的科學(xué)性奠定良好基礎(chǔ)。例如，歸檔可以按照建筑類型分為園林、住宅、商業(yè)建筑、廠房、學(xué)校等類別，也可以根據(jù)建設(shè)規(guī)模分為小型、中型、大型等，還可以設(shè)置建筑類型為大類，再在每個類別下根據(jù)建筑規(guī)模的不同來進(jìn)行細(xì)化分類。

3.確保檔案管理工作落實(shí)到個人。投資項(xiàng)目可行性研究報告是項(xiàng)目建設(shè)的重要資料，對投資項(xiàng)目的建設(shè)與使用有著重要意義，如果在資料收集過程中由于溝通協(xié)調(diào)不足、檔案管理人員責(zé)任心不強(qiáng)、資料上交不及時等原因，有可能使資料存在質(zhì)量問題，失去參考意義。因此，為及時、全面、有效地開展項(xiàng)目資料的收集、整理、分類和管理工作，應(yīng)將檔案管理過程中的每一項(xiàng)工作情況，都納入單位的責(zé)任書中，各部門進(jìn)一步分解，使責(zé)任能夠落實(shí)到人，從而將處于被動位置的檔案管理工作轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃游恢茫_保檔案工作的科學(xué)性和可靠性。

4.加強(qiáng)投資項(xiàng)目可行性研究報告檔案管理的信息化管理。隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，檔案管理也逐步向著信息化的方向發(fā)展，實(shí)現(xiàn)了管理工作效率的提升。首先，要提高對投資項(xiàng)目可行性研究報告內(nèi)容、載體的安全性認(rèn)識，對重要檔案進(jìn)行加工整理時，一定要規(guī)范操作流程，并嚴(yán)格記錄操作過程，防止因?yàn)椴僮鞑划?dāng)導(dǎo)致的投資項(xiàng)目可行性研究報告損壞的現(xiàn)象發(fā)生。其次，投資項(xiàng)目可行性研究報告檔案管理工作要在開放式的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下立足，才能實(shí)現(xiàn)其資源信息的共享和信息社會化服務(wù)，只有提高相關(guān)技術(shù)水平，才能排除投資項(xiàng)目可行性研究報告信息在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中的潛在威脅，實(shí)現(xiàn)投資項(xiàng)目可行性研究報告的智能化檢索，保證檔案的保密性和安全性。最后，應(yīng)提高投資項(xiàng)目可行性研究報告檔案管理信息化系統(tǒng)和數(shù)據(jù)庫的安全性，并定期對檔案數(shù)據(jù)庫進(jìn)行備份，做好必要的安全防護(hù)措施，防止由于系統(tǒng)故障或人為破壞而造成檔案信息資源的丟失。

三、結(jié)語

投資項(xiàng)目可行性研究報告檔案管理對城市發(fā)展有著重要的指導(dǎo)作用，因此，應(yīng)對當(dāng)前投資項(xiàng)目可行性研究報告檔案管理中存在的問題進(jìn)行分析，并探索切實(shí)可行的解決措施和方法。

參考文獻(xiàn)：

[1]龔霞.淺談如何加強(qiáng)固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案管理[J].機(jī)電兵船檔,2012(3):32-34.

篇（2）

工程項(xiàng)目的建設(shè)是地方、國家的發(fā)展需要，是大事、要事和百年大計之事。隨著我國經(jīng)濟(jì)的持續(xù)快速發(fā)展，工程建設(shè)項(xiàng)目逐年增多，規(guī)模也在不斷擴(kuò)大。基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)和技術(shù)改造項(xiàng)目在全國各地如火如荼地進(jìn)行，眾多新建、續(xù)建的建設(shè)項(xiàng)目應(yīng)運(yùn)而生。如何管理好、使用好建設(shè)項(xiàng)目檔案成為擺在建設(shè)單位面前的一個重要課題。建設(shè)項(xiàng)目檔案是建設(shè)項(xiàng)目的寶貴財產(chǎn)，它記載著建設(shè)者智慧的結(jié)晶，是歷史的真實(shí)見證。項(xiàng)目管理者要本著“對歷史負(fù)責(zé)，為現(xiàn)實(shí)服務(wù)，替未來著想”的宗旨，共同做好建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作。

一、建設(shè)項(xiàng)目檔案

建設(shè)項(xiàng)目檔案是從項(xiàng)目提出立項(xiàng)、可行性研究、設(shè)計、決策、招投標(biāo)、施工、質(zhì)檢、監(jiān)理、設(shè)備采購安裝、試運(yùn)行、竣工驗(yàn)收等全過程管理中直接形成的，對國家和社會具有保存價值的應(yīng)歸檔的各類文字、圖紙、圖表、聲像等不同形式與載體的歷史記錄。建設(shè)項(xiàng)目檔案主要包括基建文件、監(jiān)理文件、施工文件和竣工文件。基建文件是由建設(shè)單位在上述項(xiàng)目建設(shè)全過程中形成并收集整理的具有歸檔保存價值的文書檔案和各種形式與載體的記錄。監(jiān)理文件主要是監(jiān)理單位在工程建設(shè)監(jiān)理過程中形成的監(jiān)理管理資料、施工監(jiān)理資料、竣工驗(yàn)收監(jiān)理資料等向建設(shè)單位移交的檔案。施工文件主要是施工單位在工程施工過程中形成的資料,包括施工技術(shù)文件、施工物資資料、施工測量監(jiān)測記錄、施工記錄、施工試驗(yàn)記錄、施工驗(yàn)收資料、質(zhì)量評定資料、竣工圖等向建設(shè)單位移交的檔案。竣工文件包括工程規(guī)劃驗(yàn)收、消防驗(yàn)收、人防驗(yàn)收、環(huán)保驗(yàn)收、檔案驗(yàn)收文件、工程竣工驗(yàn)收備案文件等。

項(xiàng)目檔案是一個有機(jī)載體，其特點(diǎn)主要有三：（1）成套性。它記載和反映建設(shè)活動的全過程和成果，與總體的基建程序和專業(yè)內(nèi)容銜接，構(gòu)成項(xiàng)目完整的成套性整體；（2）專業(yè)性。不論是生產(chǎn)性建設(shè)項(xiàng)目檔案，還是國防性建設(shè)項(xiàng)目檔案還是民用工程，它都是專業(yè)技術(shù)活動的真實(shí)記錄，包括了從工程的醞釀、決策、設(shè)計、施工、竣工到建成使用的全過程；（3）現(xiàn)實(shí)性。它具有較強(qiáng)的現(xiàn)實(shí)使用性，是全面考核建設(shè)工作設(shè)計質(zhì)量、工程質(zhì)量的重要環(huán)節(jié)，是竣工驗(yàn)收的依據(jù)，是工程建設(shè)、使用維護(hù)和技術(shù)改造的不可缺少的現(xiàn)實(shí)性依據(jù)。

二、如何加強(qiáng)建設(shè)項(xiàng)目檔案管理

建設(shè)項(xiàng)目檔案是工程建設(shè)的客觀真實(shí)記錄，它不僅能靜態(tài)反映項(xiàng)目建設(shè)的全貌，而且能動態(tài)反映項(xiàng)目建設(shè)過程的變化和發(fā)展情況，它記錄了項(xiàng)目建設(shè)中間的每一個環(huán)節(jié)，這種客觀真實(shí)的記錄對單位的建設(shè)與發(fā)展，安全與生產(chǎn)科研，對總結(jié)建設(shè)項(xiàng)目工作經(jīng)驗(yàn)、分析失誤和提高項(xiàng)目管理水平，都有十分重要的意義和作用。因此確保項(xiàng)目檔案與項(xiàng)目施工和實(shí)施過程相符，保證建設(shè)項(xiàng)目檔案的齊全、完整、系統(tǒng)，是科學(xué)管理建設(shè)項(xiàng)目檔案的基礎(chǔ)。

1、充分認(rèn)識建設(shè)項(xiàng)目檔案的重要性

根據(jù)國家檔案局、國家發(fā)改委聯(lián)合的《重大建設(shè)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收辦法》規(guī)定，項(xiàng)目檔案驗(yàn)收是項(xiàng)目竣工驗(yàn)收的重要組成部分，未經(jīng)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收或項(xiàng)目檔案驗(yàn)收不合格的建設(shè)項(xiàng)目，不得進(jìn)行或通過整個建設(shè)項(xiàng)目的竣工驗(yàn)收。由此可見，項(xiàng)目檔案驗(yàn)收對整個工程項(xiàng)目的竣工驗(yàn)收具有一票否決權(quán)，充分體現(xiàn)了項(xiàng)目檔案在建設(shè)項(xiàng)目竣工驗(yàn)收中的重要性。此外，項(xiàng)目檔案對項(xiàng)目建成后的管理、使用、維護(hù)、改建、擴(kuò)建、技改有著十分重要的作用，項(xiàng)目檔案收集不齊全、整理不規(guī)范、保管不安全都會直接影響建設(shè)項(xiàng)目發(fā)揮最大效益。項(xiàng)目管理團(tuán)隊(duì)要高度重視項(xiàng)目檔案工作。工程建設(shè)是百年大計，工程建設(shè)項(xiàng)目檔案同樣是百年大計，因此從項(xiàng)目立項(xiàng)開始，就要指定專人負(fù)責(zé)文件、圖紙、計算數(shù)據(jù)、聲像記錄等資料的收集、管理工作。

2、制定符合實(shí)際情況的檔案管理規(guī)章制度

首先要加強(qiáng)對建設(shè)項(xiàng)目檔案工作的組織領(lǐng)導(dǎo)。根據(jù)建設(shè)項(xiàng)目的規(guī)模、特點(diǎn)和需要，合理配備檔案管理人員或建立相應(yīng)的檔案工作人員網(wǎng)絡(luò)體系；其次是加強(qiáng)建設(shè)項(xiàng)目檔案管理制度建設(shè)，建立健全項(xiàng)目檔案工作各項(xiàng)規(guī)章制度，建立切合實(shí)際的項(xiàng)目檔案工作管理體制和工作程序。制定明確的崗位責(zé)任，進(jìn)行考核并與獎懲掛鉤。俗話說“沒有規(guī)矩，難成方圓”，建設(shè)項(xiàng)目由于規(guī)模大、工期長、形成資料多，特別是由于其所涉及的單位和環(huán)節(jié)眾多，所以要想在建設(shè)項(xiàng)目檔案管理中做到規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，僅靠建設(shè)項(xiàng)目檔案管理部門少數(shù)幾個人的力量是根本辦不到的。因此，依據(jù)不同項(xiàng)目特點(diǎn)制定符合該項(xiàng)目實(shí)際情況的檔案管理組織架構(gòu)和管理程序，就成為做好建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作的根本保障。第三要堅持做到“四同步”，即：項(xiàng)目下達(dá)計劃任務(wù)與提出項(xiàng)目文件材料的歸檔要求同步，檢查項(xiàng)目計劃進(jìn)度與檢查項(xiàng)目文件材料積累情況同步，驗(yàn)收、鑒定項(xiàng)目成果與驗(yàn)收、鑒定項(xiàng)目文件材料歸檔情況同步，項(xiàng)目總結(jié)與項(xiàng)目文件材料完全歸檔同步。以“四同步”制度來確保做好項(xiàng)目檔案的收集工作。

3、對項(xiàng)目管理人員進(jìn)行檔案知識業(yè)務(wù)培訓(xùn)

一個單位建設(shè)項(xiàng)目檔案管理的好壞，不僅與本單位的檔案管理規(guī)章制度健全與否，主管檔案領(lǐng)導(dǎo)的思想觀念，檔案管理人員水平的高低息息相關(guān)，更與檔案資料的組織者對檔案資料的重視程度有著極大的關(guān)系。項(xiàng)目檔案未形成時，檔案資料都散落在各經(jīng)辦人手中。項(xiàng)目建設(shè)單位應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況，定期對各有關(guān)人員進(jìn)行檔案知識的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，讓項(xiàng)目管理團(tuán)隊(duì)從思想上重視檔案管理，掌握項(xiàng)目檔案的組織管理、歸檔范圍、整理規(guī)范、保管要求等，不要等到工程項(xiàng)目需要進(jìn)行檔案驗(yàn)收時，才知道項(xiàng)目檔案還有整理的標(biāo)準(zhǔn)和安全保管要求，這時往往積累了很多工作需要處理，搞得很被動。因此，建設(shè)單位應(yīng)及時跟蹤項(xiàng)目建設(shè)進(jìn)度，及早介入項(xiàng)目檔案工作，進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)，保證檔案在形成過程中的完整性，為最終建設(shè)項(xiàng)目的驗(yàn)收打下基礎(chǔ)。

4、掌握建設(shè)項(xiàng)目檔案收集的方法

建設(shè)項(xiàng)目檔案收集是否完整齊全, 整理是否科學(xué)規(guī)范直接反映工程建設(shè)的質(zhì)量和水平。檔案收集方法應(yīng)體現(xiàn)全程跟蹤收集和管理的原則。特別是投資大、周期長的項(xiàng)目，往往參建單位眾多，形成的文件材料門類繁多，如果都由建設(shè)單位來整理是不現(xiàn)實(shí)的。因此建設(shè)單位在與設(shè)計、勘察、施工、監(jiān)理、設(shè)備供貨安裝等各參建單位簽署各類合同、協(xié)議時, 要明確規(guī)定工程檔案應(yīng)具備的質(zhì)量和數(shù)量要求、移交時間等，或在工程招標(biāo)合同中設(shè)專門條款說明對工程資料的要求，把項(xiàng)目文件材料的收集、整理和歸檔納入合同管理，明確圖紙資料移交的具體要求和處罰條款。項(xiàng)目檔案管理人員應(yīng)對上述移交資料進(jìn)行檢查、驗(yàn)收和鑒定工作，符合存檔要求才可辦理移交手續(xù)。據(jù)以往經(jīng)驗(yàn)，一些重要的聲像材料，如項(xiàng)目開、竣工儀式的照片、錄音（像）帶等是收集的難點(diǎn)；竣工圖章的簽署也不容忽視，實(shí)際工作中竣工圖多數(shù)是從施工圖直接轉(zhuǎn)化而來，有些單位就簡單地將施工過程未做改變的施工圖直接作為竣工圖保存，這里要強(qiáng)調(diào)的是，施工圖可以作為竣工圖保存，但必須要加蓋并完備簽署竣工圖章，否則施工圖就不能作為竣工圖來保存。建設(shè)項(xiàng)目檔案收集是建設(shè)項(xiàng)目管理中的薄弱環(huán)節(jié), 注重建設(shè)項(xiàng)目檔案的管理工作必須從重視收集工作開始。

5、定期開展資料整理檢查與監(jiān)督

由于資料瑣碎，不直接產(chǎn)生經(jīng)濟(jì)效益，建設(shè)項(xiàng)目施工現(xiàn)場又非常繁忙，施工人員絕大部分精力集中在工地，對資料整理一般都是被動應(yīng)付。如不認(rèn)真進(jìn)行督導(dǎo)檢查，到最后很可能一塌糊涂，甚至有大量資料流失。所以要定期召開建設(shè)項(xiàng)目檔案工作會議，對建設(shè)項(xiàng)目中的各種資料應(yīng)定期或不定期進(jìn)行檢查評比，引起各方面重視。項(xiàng)目建設(shè)單位應(yīng)對建設(shè)項(xiàng)目檔案工作實(shí)行統(tǒng)一管理，對本單位各部門和設(shè)計、施工、監(jiān)理等參建單位進(jìn)行有效的監(jiān)督、指導(dǎo)，確保項(xiàng)目檔案工作與項(xiàng)目建設(shè)同步進(jìn)行。定期召集有關(guān)參建單位及檔案管理人員參加項(xiàng)目檔案工作會議，匯報項(xiàng)目檔案工作進(jìn)度，安排部署下步工作。

6、嚴(yán)格把握竣工驗(yàn)收的質(zhì)量

根據(jù)《重大建設(shè)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收辦法》，建設(shè)項(xiàng)目檔案的驗(yàn)收內(nèi)容包括三個方面：一是項(xiàng)目檔案的基礎(chǔ)管理工作；二是項(xiàng)目檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)情況；三是項(xiàng)目檔案的安全狀況。建設(shè)單位要按照這三個方面在項(xiàng)目竣工驗(yàn)收前組織項(xiàng)目管理團(tuán)隊(duì)進(jìn)行自查，審閱工程檔案是檢查的法定內(nèi)容，工作的重點(diǎn)為項(xiàng)目前期管理性文件、竣工文件、隱蔽工程文件、質(zhì)檢文件、重要合同、協(xié)議等。在檔案初驗(yàn)階段，各項(xiàng)歸檔材料要切實(shí)做到“圖實(shí)相符”、簽字手續(xù)完備。對初驗(yàn)中發(fā)現(xiàn)的問題，要求相關(guān)部門及時解決。在掌握驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)上，要堅持高標(biāo)準(zhǔn)、嚴(yán)要求、不馬虎遷就，以確保項(xiàng)目檔案的質(zhì)量。

三、對做好項(xiàng)目檔案管理的思考

一個項(xiàng)目的建設(shè)過程，凝集了設(shè)計者、建設(shè)者、組織者等很多人的心血，從項(xiàng)目的醞釀、決策、設(shè)計、施工、竣工到投入使用需經(jīng)歷很長一段過程，期間所保留的文字、圖紙、圖表等各種形式與載體的文件材料經(jīng)過移交整理形成完整的建設(shè)項(xiàng)目檔案。在現(xiàn)實(shí)中存在的一些問題，一直困擾著項(xiàng)目檔案管理工作者，例如部分領(lǐng)導(dǎo)或項(xiàng)目執(zhí)行者不重視建設(shè)項(xiàng)目檔案管理，有可能因?yàn)槠綍r忙于其他事務(wù)而放松了對建設(shè)項(xiàng)目資料的收集與整理。因此檔案管理者一定要強(qiáng)化基礎(chǔ)管理，注重過程控制, 要主動參與項(xiàng)目建設(shè)的全過程，健全建設(shè)項(xiàng)目檔案工作細(xì)則，使各方人員確實(shí)履行職責(zé)，認(rèn)真做好收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計和利用工作。

加強(qiáng)建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作，是一項(xiàng)長期和艱巨的任務(wù)。首先我們要從宣傳建設(shè)項(xiàng)目檔案的重要性入手，加強(qiáng)各級人員的重視程度，并在保管與利用過程中體現(xiàn)出建設(shè)項(xiàng)目檔案的價值和作用。在領(lǐng)導(dǎo)支持的同時，取得各方人員的理解和幫助，確保建設(shè)檔案的完整、準(zhǔn)確。其次在檔案管理過程中檔案管理者不但要積極探索，及時總結(jié)，不斷創(chuàng)新，更要善于學(xué)習(xí)借鑒其他單位、其他項(xiàng)目的經(jīng)驗(yàn)，少走彎路，在工作中不斷發(fā)現(xiàn)新問題，找出新方法，適應(yīng)發(fā)展與各種變化，才能更加科學(xué)地管理好建設(shè)項(xiàng)目檔案，提高專業(yè)工作水平，為單位的科研、生產(chǎn)、管理服務(wù)。

參考文獻(xiàn)：

[1]白思俊. 現(xiàn)代項(xiàng)目管理（上、中、下）. 機(jī)械工業(yè)出版設(shè)，2002.

篇（3）

檔案的作用具有間接性、滯后性、潛在性等特點(diǎn)，決定了檔案工作往往容易被忽視，成為工程項(xiàng)目管理中的薄弱環(huán)節(jié)。很多工程建設(shè)單位在項(xiàng)目成立初期，對檔案的認(rèn)識不夠，忽視檔案的重要性，認(rèn)為檔案工作只是在建設(shè)工程竣工后進(jìn)行集中的整理資料，所以只是在工程投產(chǎn)或竣工之后，才依靠單位的檔案管理部門對形成的大量資料進(jìn)行突擊整理、分類、歸檔。這樣容易造成大量文件材料散失，收集不全;為工程施工過程中資料的收集和整理帶來不便，導(dǎo)致工程資料的失真，工程竣工檔案驗(yàn)收的延期。

（二）檔案資料編制質(zhì)量不高，完整性、系統(tǒng)性不足

許多施工單位不配備專職資料員，整理資料時不嚴(yán)格按照相關(guān)規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行，導(dǎo)致歸檔資料質(zhì)量不高。有的單位在工程竣工交付使用后，項(xiàng)目建設(shè)全過程中的資料不能及時歸檔，嚴(yán)重影響了檔案的完整性。由于項(xiàng)目建設(shè)人員對項(xiàng)目檔案工作重視不夠，加之檔案形成的分散性和階段性特點(diǎn)，極易造成文件材料不能保持有機(jī)聯(lián)系，分類不科學(xué)，整理不規(guī)范，系統(tǒng)性得不到保證。

（三）歸檔時間長、環(huán)節(jié)多，影響檔案歸檔的齊全性、完整性和準(zhǔn)確性

工程竣工檔案不僅包括施工文件和竣工圖，而且還包括前期文件和竣工驗(yàn)收文件，這兩部分資料積累都是源于公司各職能部門活動，從文件資料的產(chǎn)生到歸檔要經(jīng)歷相當(dāng)長的時間，經(jīng)過許多環(huán)節(jié)，每一個環(huán)節(jié)都會影響竣工資料質(zhì)量，影響檔案歸檔的齊全性、完整性和準(zhǔn)確性。而且工程項(xiàng)目承建單位多，檔案從形成到歸檔，需要多個單位共同配合完成，這樣容易造成文件材料收集難、歸檔問題多。參與建設(shè)的各個單位的階段性資料不能及時收集與整理，造成檔案內(nèi)容不準(zhǔn)確、缺項(xiàng)，檔案載體不符合要求，形成了大量缺簽字、原件蓋章手續(xù)不完備的無效文件。

二、提高工程檔案管理質(zhì)量的措施

（一）領(lǐng)導(dǎo)重視是做好工程項(xiàng)目檔案管理的前提

工程項(xiàng)目檔案管理需要各級領(lǐng)導(dǎo)的充分重視，并強(qiáng)化責(zé)任意識。首先，要根據(jù)工程量的大小，本著精干、高效、協(xié)調(diào)、有力的原則，合理設(shè)置基層工程項(xiàng)目檔案管理機(jī)構(gòu)和配備專職檔案員，從機(jī)構(gòu)和人員編制上保障工程項(xiàng)目檔案工作有人抓、有人管，從宣傳、經(jīng)費(fèi)等方面予以傾斜，形成施工現(xiàn)場工程管理人員自覺參與工程項(xiàng)目檔案管理工作的良好氛圍。其次，要建立工程項(xiàng)目檔案管理領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任制；將工程項(xiàng)目檔案管理工作納入企業(yè)管理工作的整體規(guī)劃，明確責(zé)任主體，建立主要領(lǐng)導(dǎo)負(fù)總責(zé)，分管領(lǐng)導(dǎo)為第一責(zé)任人，現(xiàn)場專兼職檔案人員抓落實(shí)的工作機(jī)制，做到層層有人抓，處處有人管，形成縱向逐級負(fù)責(zé)，橫向聯(lián)系緊密，工作協(xié)調(diào)一致的工程項(xiàng)目檔案管理網(wǎng)絡(luò)。

(二)制定和落實(shí)符合實(shí)際情況的檔案管理規(guī)章制度

加強(qiáng)項(xiàng)目管理制度和管理建設(shè)，結(jié)合實(shí)際確定工作程序，制定明確的崗位責(zé)任制，進(jìn)行考核并與獎懲掛鉤。建設(shè)項(xiàng)目由于大規(guī)模、長工期、多資料、單位和環(huán)節(jié)眾多，在檔案管理工作中要想做到規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，僅靠幾個工作人員的力量是很難完成的。因此，依據(jù)不同項(xiàng)目特點(diǎn)制定檔案管理組織，建立不同的方案，就成為做好項(xiàng)目檔案管理工作的根本保障。可以以“四同步”制度來確保做好項(xiàng)目檔案的收集工作，即項(xiàng)目下達(dá)計劃任務(wù)與提出項(xiàng)目文件材料的歸檔要求同步，檢查項(xiàng)目計劃進(jìn)度與檢查項(xiàng)目文件材料積累情況同步，驗(yàn)收、鑒定項(xiàng)目成果與驗(yàn)收、鑒定項(xiàng)目文件材料歸檔情況同步，項(xiàng)目總結(jié)與項(xiàng)目文件材料完全歸檔同步。

(三)定期開展技術(shù)文件整理的檢查與指導(dǎo)

考慮到技術(shù)文件的瑣碎性和施工現(xiàn)場的繁忙，工人都集中精力于施工，而對技術(shù)文件就是應(yīng)付研究，或工程進(jìn)行到一定階段后補(bǔ)，這樣就不能夠真實(shí)的反應(yīng)施工過程，如不認(rèn)真進(jìn)行督導(dǎo)檢查，到最后很可能出現(xiàn)技術(shù)文件不全、不真實(shí)、不完整，甚至有大量文件資料流失的現(xiàn)象。所以檔案工作者要有超前的工作思路，一切工作要在項(xiàng)目開工之前打好提前量，及早做好各類技術(shù)文件歸檔的準(zhǔn)備，發(fā)放技術(shù)文件整理分類方案及規(guī)范表格，統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)。對各施工單位技術(shù)文件的歸檔工作定期或不定期進(jìn)行檢查指導(dǎo)，發(fā)現(xiàn)問題及時糾正、解決。

篇（4）

（1）科技計劃項(xiàng)目檔案一般是指政府部門、社會組織或個人在科技計劃項(xiàng)目活動中形成的檔案。科技計劃項(xiàng)目活動主要包括對科技計劃項(xiàng)目的管理活動以及項(xiàng)目實(shí)施過程中開展的科研活動。因此，科技計劃項(xiàng)目檔案不僅包括科技計劃項(xiàng)目管理活動中形成的文書檔案，也包括科技計劃項(xiàng)目在研究過程中形成的技術(shù)檔案。

（2）科技計劃項(xiàng)目檔案貫穿了整個科技計劃項(xiàng)目的生命周期，真實(shí)記錄和反映了科技計劃項(xiàng)目從申報、立項(xiàng)、研究、結(jié)題以及實(shí)施跟蹤管理的各項(xiàng)工作內(nèi)容，是重要的科技信息資源，也是對科技計劃執(zhí)行和管理情況進(jìn)行監(jiān)測、評估的直接依據(jù)。而且，淮安市每年立項(xiàng)的科技計劃項(xiàng)目數(shù)量就達(dá)數(shù)百項(xiàng)，項(xiàng)目實(shí)施周期也較長（一般為1年及以上）。因此，淮安市的科技計劃項(xiàng)目檔案具有專業(yè)性、成套性、數(shù)量龐大及形成周期長等特點(diǎn)。

2 淮安市科技計劃項(xiàng)目檔案管理現(xiàn)狀

2.1 淮安市科技計劃項(xiàng)目體系

淮安市科技計劃項(xiàng)目主要包括：應(yīng)用研究與科技攻關(guān)、產(chǎn)學(xué)研協(xié)同創(chuàng)新、知識產(chǎn)權(quán)戰(zhàn)略推進(jìn)、軟科學(xué)研究（發(fā)展戰(zhàn)略研究）等四個基本專項(xiàng)和科技創(chuàng)新平臺與產(chǎn)學(xué)研載體建設(shè)、科技成果轉(zhuǎn)化、科技金融等三個重點(diǎn)專項(xiàng)。但是，每年，淮安市科技局會根據(jù)國家和省科技廳的科技計劃項(xiàng)目指南并結(jié)合實(shí)際情況進(jìn)行相應(yīng)的調(diào)整。以2015年度為例，淮安市設(shè)立的科技計劃項(xiàng)目體系如圖1所示。

2.2 淮安市科技計劃項(xiàng)目檔案分類

淮安市科技計劃項(xiàng)目的活動過程主要包括：項(xiàng)目申報、項(xiàng)目受理、項(xiàng)目評審、項(xiàng)目立項(xiàng)、項(xiàng)目實(shí)施、中期檢查、項(xiàng)目結(jié)題驗(yàn)收、成果轉(zhuǎn)化、跟蹤管理等。因此，淮安市科技計劃項(xiàng)目檔案主要可以分為兩大類，一類是項(xiàng)目管理檔案，主要由項(xiàng)目管理部門保存和歸檔；一類是項(xiàng)目科研檔案，主要由項(xiàng)目承擔(dān)單位保存和實(shí)施歸檔。

2.3 淮安市科技計劃項(xiàng)目檔案管理現(xiàn)狀

由于科技計劃項(xiàng)目類別多，數(shù)量多，實(shí)施周期長（至少為1-2年），涉及到的項(xiàng)目承擔(dān)單位和主管部門也較多，因此，目前淮安市科技計劃項(xiàng)目檔案管理現(xiàn)狀主要為分散管理。科技計劃項(xiàng)目主管部門保存在項(xiàng)目申報、立項(xiàng)、結(jié)題驗(yàn)收等過程中形成的檔案材料，項(xiàng)目承擔(dān)單位主要保存項(xiàng)目在申報、立項(xiàng)、科研、結(jié)題驗(yàn)收過程中形成的檔案材料。目前，淮安市科技局作為市級科技計劃項(xiàng)目的主要管理單位之一，主要保存在項(xiàng)目申報、受理、評審、立項(xiàng)、監(jiān)管、服務(wù)及結(jié)題驗(yàn)收和后期持續(xù)跟蹤等過程中形成的檔案材料，而不同類別的科技計劃項(xiàng)目檔案又由各業(yè)務(wù)處室（根據(jù)職能）分別保管和歸檔。

3 淮安市科技計劃項(xiàng)目檔案管理中存在的問題

3.1 項(xiàng)目檔案管理不規(guī)范

跟項(xiàng)目檔案相關(guān)的制度制訂不完善，項(xiàng)目檔案的歸檔范圍和管理方式?jīng)]有明確規(guī)定，或者有了規(guī)定也未能堅決執(zhí)行。

3.2 項(xiàng)目檔案材料不完整或缺失

少部分項(xiàng)目資料由于未能及時歸檔，已經(jīng)查找不到。很多項(xiàng)目檔案材料存在缺胳膊少腿的問題，不能體現(xiàn)項(xiàng)目實(shí)施的全過程，不利于實(shí)施項(xiàng)目監(jiān)管和促進(jìn)科研成果轉(zhuǎn)化。

3.3 檔案管理方面投入不到位

由于部分領(lǐng)導(dǎo)不夠重視或者經(jīng)費(fèi)緊張等方面的原因，導(dǎo)致檔案工作人員配備不到位，檔案工作經(jīng)費(fèi)投入不足等，不能保證檔案工作的正常開展。

3.4 部分人員保護(hù)項(xiàng)目檔案的意識不強(qiáng)

覺得項(xiàng)目檔案可有可無，在項(xiàng)目活動過程中，不能及時的收集和歸檔項(xiàng)目材料，項(xiàng)目結(jié)題驗(yàn)收之后，更是將項(xiàng)目實(shí)施材料歸檔拋之腦后。

3.5 檔案管理方法落后

淮安市科技局作為科技計劃項(xiàng)目組織實(shí)施和管理單位，在檔案管理方面仍然主要以紙質(zhì)材料歸檔為主，未能全面實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化管理，給科技項(xiàng)目檔案的利用帶來了一定的局限。

4 關(guān)于做好淮安市科技計劃項(xiàng)目檔案管理工作的幾點(diǎn)建議

4.1 加大宣傳和培訓(xùn)力度

加大《檔案法》、《政府信息公開條例》等相關(guān)法律法規(guī)的宣傳，提高檔案管理工作的積極性和主動性。對項(xiàng)目管理和項(xiàng)目實(shí)施相關(guān)人員要加大檔案專業(yè)知識的培訓(xùn)力度。

4.2 加大檔案管理方面的投入

確保檔案人員的配備到位，強(qiáng)化檔案人才隊(duì)伍建設(shè)，提升檔案管理工作人員的素質(zhì)，并提供足額的檔案管理工作經(jīng)費(fèi)。

4.3 在科技計劃項(xiàng)目合同中，針對科技計劃項(xiàng)目材料的歸檔，對項(xiàng)目承擔(dān)單位提出明確要求

市級科技計劃項(xiàng)目管理單位及項(xiàng)目主管部門在項(xiàng)目實(shí)施過程中，要定期或不定期地對項(xiàng)目檔案材料的形成過程進(jìn)行跟蹤、管理。

4.4 制訂和完善淮安市科技計劃項(xiàng)目檔案管理相關(guān)制度

明確歸檔范圍、歸檔方法和保管年限等，并確保制度執(zhí)行到位。

4.5 加快推進(jìn)檔案數(shù)字化

篇（5）

《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》規(guī)定：科技檔案是企事業(yè)單位和國家機(jī)構(gòu)、社會組織及個人從事生產(chǎn)、科研、基建及管理活動中形成的對國家和社會具有保存價值的應(yīng)當(dāng)歸檔保存的科技文件材料。一般情況下，科研項(xiàng)目檔案是在項(xiàng)目結(jié)束并完成成果鑒定后歸檔，也有研究周期長的，可階段歸檔或按年度歸檔。基層檔案人員如果在項(xiàng)目進(jìn)行過程中，沒有參與項(xiàng)目工作的開展，在對項(xiàng)目檔案整理時，面對成堆的文件，會有無從下手的感覺，且檔案材料是否準(zhǔn)確、是否完整是心里沒底，一片茫然的，怎樣準(zhǔn)確有序地完成項(xiàng)目檔案的整理歸檔，是檔案人員必須要解決的一個問題。

解決這個問題，一個簡單有效的方法就是認(rèn)真解讀項(xiàng)目任務(wù)書，充分了解項(xiàng)目開展的工作內(nèi)容，把握任務(wù)書為我們提供的檔案信息，掌握所要產(chǎn)生的檔案材料，從而高質(zhì)量地完成檔案的收集、整理、歸檔。科研項(xiàng)目任務(wù)書一般包含幾個方面的內(nèi)容：項(xiàng)目目標(biāo)及工作內(nèi)容、計劃進(jìn)度要求、任務(wù)完成形式、主要完成單位及人員、經(jīng)費(fèi)概算等，我們檔案人員只要對這幾個方面的內(nèi)容進(jìn)行仔細(xì)分析，充分了解本項(xiàng)目要開展的工作，完成的內(nèi)容，達(dá)到的指標(biāo)，并據(jù)此對收集來的檔案文件進(jìn)行整理核對，保證項(xiàng)目檔案的完整性、系統(tǒng)性、準(zhǔn)確性是沒有問題的。

一、目標(biāo)及內(nèi)容

1、在此項(xiàng)內(nèi)容中，對項(xiàng)目開展的目標(biāo)、工作內(nèi)容、實(shí)施方案進(jìn)行了詳盡的規(guī)定：通過開展某某方面的工藝研究，進(jìn)行某些功能的設(shè)備研發(fā)或設(shè)備改造，解決實(shí)際工作中存在的某些問題，滿足特定領(lǐng)域的需求。其中要開展的工作可能有研究方面的、工藝實(shí)驗(yàn)方面的、試驗(yàn)測試方面的、設(shè)備采購方面的，……，那么針對每個方面的工作內(nèi)容，應(yīng)該產(chǎn)生的檔案材料，我們就有了宏觀的概念，能夠從管理角度把握項(xiàng)目檔案的完整性。

研究方面的工作，應(yīng)該產(chǎn)生研究方案、開題報告、調(diào)研報告、科技報告、年度報告、階段報告、總結(jié)報告等；

工藝實(shí)驗(yàn)方面的工作，應(yīng)該產(chǎn)生工藝方案，工藝設(shè)計、工藝規(guī)范、工藝報告，以及相應(yīng)的檢驗(yàn)規(guī)范、實(shí)驗(yàn)記錄、檢測報告等；

試驗(yàn)測試方面：應(yīng)該產(chǎn)生試驗(yàn)大綱、試驗(yàn)方案、試驗(yàn)記錄，試驗(yàn)報告等；

設(shè)備采購方面的工作，應(yīng)該包括相應(yīng)的采購文件：計劃審批、采購技術(shù)條件，調(diào)試記錄、調(diào)試驗(yàn)收報告，設(shè)備、配件的材質(zhì)證明、交貨清單等。

任務(wù)書中涉及到的工作內(nèi)容提示了我們應(yīng)該產(chǎn)生的檔案材料，我們在對項(xiàng)目檔案的收集過程中就能夠做到有的放矢，目標(biāo)明確，如有欠缺，就能夠及時質(zhì)詢相關(guān)部門，確認(rèn)材料的齊全。

2、工作內(nèi)容及要求中，有些任務(wù)書還詳細(xì)規(guī)定了各項(xiàng)工作應(yīng)達(dá)到的技術(shù)指標(biāo)，那么我們在收集到的文件材料中，還應(yīng)開展對相應(yīng)工作的核對，是否開展了相關(guān)工作，產(chǎn)生了相應(yīng)的支持文件，完成了任務(wù)書的內(nèi)容。

二、項(xiàng)目進(jìn)度計劃

在本項(xiàng)內(nèi)容中，規(guī)定了項(xiàng)目每項(xiàng)工作開展的節(jié)點(diǎn)，那么我們在對項(xiàng)目檔案進(jìn)行收集時，就有了相應(yīng)的時間節(jié)點(diǎn)，哪個時間段該完成哪些工作、提交哪些報告、產(chǎn)生哪些記錄，便于我們向相關(guān)部門進(jìn)行索取，這是檔案工作的一個重要環(huán)節(jié)，也是對項(xiàng)目工作開展的督促。同時，在過程中對檔案進(jìn)行控制，還有利于把握檔案材料的質(zhì)量，對于有缺頁、錯頁、簽署不全等問題的材料責(zé)成相關(guān)責(zé)任單位及時進(jìn)行整改，對測試數(shù)據(jù)與任務(wù)書目標(biāo)值有差異的與責(zé)任單位進(jìn)行確認(rèn)，從而避免檔案材料的質(zhì)量問題，影響日后的驗(yàn)收，甚至利用。幫助項(xiàng)目管理部門推進(jìn)項(xiàng)目進(jìn)度，實(shí)現(xiàn)了檔案管理部門的主觀能動性，保證了檔案的準(zhǔn)確性。

三、項(xiàng)目達(dá)到的技術(shù)指標(biāo)及成果

在本項(xiàng)內(nèi)容中，確定了項(xiàng)目內(nèi)容中必須達(dá)到的技術(shù)的量化指標(biāo)，對項(xiàng)目應(yīng)該產(chǎn)生的成果形式也作了具體的規(guī)定，比方有些項(xiàng)目就具體到研究報告多少篇，GF報告多少篇，實(shí)物樣件多少件、樣品幾批，甚至還有專利申請、成果申報方面的規(guī)定，那么我們在整理項(xiàng)目檔案時，就能夠據(jù)此對檔案材料的完整性進(jìn)行核對，在工作總結(jié)、技術(shù)總結(jié)中是否對成果完成有所描述，專利、成果的申報、獲批、授權(quán)資料是否齊全，樣品、樣件的照片、圖片檔案是否豐富完整，多角度收集檔案材料，從而有效的控制項(xiàng)目檔案的系統(tǒng)性、完整性。

四、主要完成單位及人員

這里的單位和人員，是項(xiàng)目檔案的產(chǎn)生主體，他們才是實(shí)現(xiàn)整個項(xiàng)目檔案的完整、準(zhǔn)確的責(zé)任者，在我們收集、整理檔案過程中，遇到問題、疑問需要求助，在對檔案材料的內(nèi)容、數(shù)據(jù)需要確認(rèn)，在根據(jù)工作內(nèi)容，有所欠缺，需要補(bǔ)充時，他們就是檔案人員索取的對象。也就是說，與項(xiàng)目完成人員保持緊密的聯(lián)系，是我們高質(zhì)量的完成項(xiàng)目檔案的歸檔工作的保證。

篇（6）

2工程項(xiàng)目檔案管理中存在問題

2.1市場經(jīng)濟(jì)體制下的工程項(xiàng)目檔案管理工作缺乏系統(tǒng)研究

無論是從我國經(jīng)濟(jì)發(fā)展形勢還是從國際市場經(jīng)濟(jì)發(fā)展形勢來看，市場經(jīng)濟(jì)體制已經(jīng)成為我國各行各業(yè)從事經(jīng)濟(jì)活動的基本依據(jù)。對于工程建設(shè)領(lǐng)域而言，工程項(xiàng)目建設(shè)所涉及的工程招投標(biāo)制度、監(jiān)理制度、工程竣工驗(yàn)收備案制度、市場稽查制度等正在逐漸向市場經(jīng)濟(jì)體制靠攏，并在市場經(jīng)濟(jì)發(fā)展的推動下日趨完善，進(jìn)而使得有形建筑市場正在加強(qiáng)，以及與政府監(jiān)管機(jī)構(gòu)的智能分離。雖然工程項(xiàng)目檔案內(nèi)容、形式、載體等都相應(yīng)的發(fā)生了變化，但與之對應(yīng)的檔案管理制度、法律法規(guī)、管理機(jī)制等方面還為與之改變，這使得在實(shí)際的工程項(xiàng)目檔案管理工作中，缺乏依托市場經(jīng)濟(jì)的系統(tǒng)研究。

2.2缺乏有效的檔案管理組織

工程項(xiàng)目建設(shè)具有一定的特征，對于多數(shù)工程項(xiàng)目而言其施工點(diǎn)較多，并且持續(xù)時間較長，施工隊(duì)伍的流動性也強(qiáng)，這對工程項(xiàng)目檔案建設(shè)提出了一系列的難題。并且多數(shù)工程項(xiàng)目并沒有專門的檔案建設(shè)、管理及組織機(jī)構(gòu)，國內(nèi)市場上也沒有與之配套的專業(yè)檔案管理組織，這使得工程項(xiàng)目檔案管理過程中缺乏組織性、規(guī)范性。工程項(xiàng)目檔案管理缺乏有效的檔案管理組織主要表現(xiàn)在以下幾個方面：一是檔案資料流向制度不健全，導(dǎo)致在整個工程期間，檔案人員流動造成檔案失去管理，交接不暢；二是工程項(xiàng)目的檔案工作人員流動性較大，沒有固定的檔案管理人員，檔案管理人員的職責(zé)不清。

2.3工程項(xiàng)目檔案管理意識及工作不到位

在整個工程施工過程中，無論是領(lǐng)導(dǎo)層還是檔案管理工作人員，對工程項(xiàng)目檔案管理工作重要程度的認(rèn)知不高，缺乏思想上的普遍認(rèn)識，使得工程項(xiàng)目檔案管理缺乏應(yīng)用的重視，造成檔案管理工作的不到位。工程項(xiàng)目檔案管理工作不到位的主要表現(xiàn)為：一是工程項(xiàng)目檔案管理工作人員不能按時完成工程竣工檔案，進(jìn)而使得工程無法向城建部門報備；二是工程檔案資料缺失、數(shù)據(jù)失真，工程項(xiàng)目的復(fù)雜性、多樣性、真實(shí)性等特點(diǎn)，要求工程檔案建設(shè)及管理過程必須非常專業(yè)和嚴(yán)禁，而管理意識的不到位就容易造成檔案失誤現(xiàn)象，進(jìn)而造成檔案材料失真、工程檔案與實(shí)施不符等問題，最終導(dǎo)致工程不能通過審查驗(yàn)收。

2.4缺乏高素質(zhì)的檔案管理人員隊(duì)伍

從我國工程項(xiàng)目建設(shè)上來看，并沒有專業(yè)的檔案管理工作人員，在工程項(xiàng)目中從事檔案管理工作的多為知識層次較低、工作經(jīng)驗(yàn)較少或者工程技術(shù)人員兼職等形式，檔案管理工作人員的知識結(jié)構(gòu)不合理，缺乏專業(yè)的檔案管理知識和技能，對工程檔案管理工作較為陌生，甚至不熟悉檔案管理的相關(guān)規(guī)章制度與程序，這使得工程項(xiàng)目檔案管理工作不夠?qū)I(yè)，影響了工程最后的竣工驗(yàn)收。

3提高工程項(xiàng)目檔案管理工作水平的建議

3.1加強(qiáng)工程項(xiàng)目檔案立法及監(jiān)督指導(dǎo)，健全管理工作體制

隨著國家與社會對檔案價值認(rèn)知的提高，國家逐漸重視檔案管理工作，并頒布了檔案管理相關(guān)法律法規(guī)，使得檔案管理體制也日趨完善。從國家宏觀層面看，工程檔案管理的相關(guān)法律法規(guī)、制度體制等已經(jīng)逐步得到完善，使工程項(xiàng)目檔案管理工作有法可依、有制可循，但從目前的工程項(xiàng)目檔案管理工作來看，最大的問題時檔案管理制度的貫徹實(shí)施，因此需要加強(qiáng)工程項(xiàng)目檔案管理的監(jiān)督指導(dǎo)，一方面可加大宣傳力度，使建筑企業(yè)真正認(rèn)識到工程項(xiàng)目檔案管理的重要性，進(jìn)而認(rèn)真開展檔案工作，另一方面從政府相關(guān)部門開始提高重視，認(rèn)真、嚴(yán)謹(jǐn)?shù)募訌?qiáng)工程項(xiàng)目檔案的依法治檔，使工程項(xiàng)目檔案管理法制化、規(guī)范化。

3.2轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)觀念加強(qiáng)檔案過程管理

從領(lǐng)導(dǎo)層到工作層轉(zhuǎn)變檔案管理觀念，加強(qiáng)檔案管理人員的崗位責(zé)任與考核，實(shí)施相應(yīng)的獎懲制度，將檔案管理制度納入領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任制、項(xiàng)目法人責(zé)任制。工程項(xiàng)目檔案管理過程的具體實(shí)施可采取以下措施：1）每項(xiàng)工程開始前即介入檔案工作，并制定嚴(yán)格檔案管理職責(zé)，做到檔案管理工作與工程建設(shè)同步進(jìn)行；2）在工程項(xiàng)目建設(shè)的進(jìn)程中，工程技術(shù)人員對工程進(jìn)行質(zhì)量檢測的同時，要求檔案管理人員必須隨同并做檔案記錄和驗(yàn)收檔案；3）每個工程項(xiàng)目驗(yàn)收時，做到項(xiàng)目驗(yàn)收與檔案驗(yàn)收的同步進(jìn)行。

3.3強(qiáng)化工程檔案管理專業(yè)隊(duì)伍建設(shè)

從目前的工程項(xiàng)目檔案管理情況來看，多由工程技術(shù)人員從事檔案工作，他們對檔案管理缺乏認(rèn)知與業(yè)務(wù)技能，這就需要對其進(jìn)行專業(yè)的培訓(xùn)。具體實(shí)施的話，可通過多種渠道，采取多種方式實(shí)現(xiàn)檔案管理人員的專業(yè)培訓(xùn)，包括檔案管理的法律法規(guī)、管理制度、業(yè)務(wù)流程、檔案整編知識與技能、檔案材料收集、整編要求、檔案移交、竣工檔案驗(yàn)收等內(nèi)容進(jìn)行專業(yè)的培訓(xùn)。

篇（7）

二、創(chuàng)新項(xiàng)目檔案管理體系，逐步建立健全統(tǒng)一集中管理、分級建檔、逐級負(fù)責(zé)的檔案管理體系

在中小企業(yè)服務(wù)平臺網(wǎng)絡(luò)建設(shè)過程中，項(xiàng)目檔案管理要改變以往檔案管理部門“單兵作戰(zhàn)”的格局，力爭服務(wù)中心領(lǐng)導(dǎo)、各項(xiàng)目實(shí)施業(yè)務(wù)部門以及中小企業(yè)的大力支持和密切配合，形成集中管理、分級建檔、逐級負(fù)責(zé)的檔案管理體系。檔案管理部門要及時與各項(xiàng)目實(shí)施業(yè)務(wù)部門及中小企業(yè)溝通，配合做好項(xiàng)目檔案的收集、整理、歸檔和移交工作。項(xiàng)目檔案管理部門將移交的檔案資料及時驗(yàn)收、編目、立卷、歸檔，完成項(xiàng)目檔案的信息錄入工作，形成以檔案研究部門為核心，各項(xiàng)目實(shí)施業(yè)務(wù)部門及中小企業(yè)共同參與的機(jī)制，為提供高效的項(xiàng)目檔案利用服務(wù)工作打好基礎(chǔ)。

三、創(chuàng)新項(xiàng)目檔案的信息化管理模式，建立標(biāo)準(zhǔn)化的項(xiàng)目檔案管理系統(tǒng)

創(chuàng)新項(xiàng)目檔案信息化管理模式，必須建立科學(xué)的項(xiàng)目檔案計算機(jī)信息存儲和檢索系統(tǒng)，制定網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下系統(tǒng)化、規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化的項(xiàng)目檔案和提供利用服務(wù)的管理系統(tǒng)。為使項(xiàng)目檔案信息資源更好地服務(wù)于中小企業(yè)公共服務(wù)平臺網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，必須完善項(xiàng)目檔案管理部門的軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。首先，應(yīng)用檔案管理系統(tǒng)，及時錄入項(xiàng)目檔案信息資源，滿足信息化的項(xiàng)目檔案資源管理的數(shù)據(jù)存儲、檢索查詢和按需擴(kuò)展需求。其次，要充分利用中小企業(yè)公共服務(wù)平臺，對項(xiàng)目建設(shè)中形成的各種載體文件資料和電子信息及時收集、整理、合理分類歸檔，編制具有特性檢索功能的主題目錄或?qū)ｎ}目錄，直觀地揭示項(xiàng)目檔案的主題內(nèi)容，達(dá)到項(xiàng)目檔案信息資源的社會共享。

四、發(fā)揮檔案管理人員的創(chuàng)新開拓作用，加強(qiáng)檔案隊(duì)伍建設(shè)

隨著計算機(jī)和信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在檔案管理工作中的應(yīng)用和發(fā)展，對檔案管理人員的業(yè)務(wù)知識和管理、操作能力等方面都提出了更高的要求。首先，項(xiàng)目檔案管理人員要有創(chuàng)新意識和創(chuàng)新能力。在思想觀念上，善于用創(chuàng)新的思維，研究新情況，解決新問題。在工作方法上，適應(yīng)服務(wù)中小企業(yè)的發(fā)展需要，增強(qiáng)服務(wù)意識和工作的主動性、前瞻性。其次，檔案管理人員要拓寬視野、豐富知識，練就過硬的業(yè)務(wù)技能。第三，要創(chuàng)新教育培訓(xùn)方式，合理設(shè)計培訓(xùn)內(nèi)容和方法，全面提升檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)。

篇（8）

中圖分類號：X752 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A

前言

項(xiàng)目前期檔案也叫工程準(zhǔn)備階段文件，是指工程開工以前在立項(xiàng)、審批、招投標(biāo)、勘察、設(shè)計以及工程準(zhǔn)備過程中形成的文件材料。 前期檔案是工程項(xiàng)目檔案的重要組成部分，是工程建設(shè)的憑證性和基礎(chǔ)性文件材料，是一個主體單位永久保存的法律原始性憑證。 只有規(guī)范項(xiàng)目前期檔案管理，明確歸檔范圍，保證前期檔案的齊全、完整，才能為主體工程檔案管理打下良好的基礎(chǔ)，才能保證企業(yè)資產(chǎn)的完整。現(xiàn)結(jié)合實(shí)際，談?wù)勴?xiàng)目前期檔案管理存在的問題以及對策。

1項(xiàng)目前期檔案管理存在的問題

1.1 收集滯后

項(xiàng)目前期建設(shè)具有周期長、階段多、涉及部門廣等特點(diǎn)，使項(xiàng)目前期檔案具有多樣性、復(fù)雜性、成套性等特點(diǎn)，由于經(jīng)濟(jì)利益或趕工期等原因，各部門只重視工程本身，輕視工程檔案，項(xiàng)目前期檔案的收集、整理與歸檔工作與項(xiàng)目建設(shè)不能協(xié)調(diào)開展，造成了項(xiàng)目前期檔案工作滯后，反而影響了工程各方面對前期項(xiàng)目檔案資料的利用工作，工程項(xiàng)目管理和技術(shù)文件資料處在分散、損壞、丟失等情況下，嚴(yán)重制約了單位經(jīng)濟(jì)和檔案管理工作的持續(xù)發(fā)展。

1.2 檔案管理意識不強(qiáng)

對項(xiàng)目前期檔案管理重要性的認(rèn)識，是做好項(xiàng)目前期檔案工作的前提和保證。 目前，各項(xiàng)目單位領(lǐng)導(dǎo)和檔案人員對項(xiàng)目前期檔案重要性的思想認(rèn)識不夠，對項(xiàng)目前期檔案工作的學(xué)習(xí)宣傳力度不強(qiáng)，且項(xiàng)目前期建設(shè)隊(duì)伍流動性大，人員不穩(wěn)定，各部門缺乏相互溝通交流，缺少專職檔案人員，檔案管理職責(zé)沒有落實(shí)到具體人員， 使檔案管理工作嚴(yán)重脫節(jié)，檔案資料流向不清。

由于項(xiàng)目建設(shè)與檔案管理工作的專業(yè)性都很強(qiáng)，工程人員和檔案管理人員互相不了解專業(yè)和技術(shù)知識、 工作程序，缺乏對檔案管理的實(shí)踐能力， 也是導(dǎo)致項(xiàng)目前期檔案收集、整理和歸檔不及時、規(guī)范的主要原因。

1.3 檔案管理體制不完善

由于項(xiàng)目建設(shè)初期機(jī)構(gòu)和人員配置不健全。 許多單位沒有設(shè)立檔案管理機(jī)構(gòu)及專職檔案人員，沒有專門的檔案工作場所，檔案質(zhì)量、安全得不到保障。 檔案管理設(shè)施設(shè)備不能滿足檔案管理工作的需要，如沒有專門的庫房，檔案保管達(dá)不到“八防”要求，檔案管理極不完善，檔案管理現(xiàn)代化程度不能適應(yīng)項(xiàng)目建設(shè)和工程建設(shè)快速發(fā)展的需要，影響了檔案管理的工作效率和經(jīng)濟(jì)效益。

2正確認(rèn)識項(xiàng)目前期檔案工作的重要性

根據(jù)國家檔案局、 國家發(fā)展和改革委員會聯(lián)合下發(fā)的《關(guān)于印發(fā)〈重大建設(shè)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收辦法〉的通知》（檔發(fā)[2006]2 號）文件規(guī)定，項(xiàng)目檔案驗(yàn)收是項(xiàng)目竣工驗(yàn)收的重要組成部分，未經(jīng)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收或項(xiàng)目檔案驗(yàn)收不合格的項(xiàng)目，不得進(jìn)行或通過整個項(xiàng)目的竣工驗(yàn)收。 同時還規(guī)定，檢查項(xiàng)目檔案，采用質(zhì)詢、現(xiàn)場查驗(yàn)、抽查案卷的方式。 抽查檔案的數(shù)量應(yīng)不少于 100 卷，抽點(diǎn)為項(xiàng)目前期管理性文件、隱蔽工程文件、竣工文件、質(zhì)檢文件、重要合同、協(xié)議等。 項(xiàng)目檔案驗(yàn)收不合格的項(xiàng)目，由項(xiàng)目檔案驗(yàn)收組提出整改意見，要求項(xiàng)目建設(shè)單位（法人）于項(xiàng)目竣工驗(yàn)收前對存在的問題限期整改，并進(jìn)行復(fù)查。 復(fù)查后仍不合格的，不得進(jìn)行竣工驗(yàn)收，并由項(xiàng)目檔案驗(yàn)收組提請有關(guān)部門對項(xiàng)目建設(shè)單位 （法人）通報批評。 造成檔案損失的，應(yīng)依法追究有關(guān)單位及人員的責(zé)任。

由此可以看出，項(xiàng)目檔案驗(yàn)收對整個工程項(xiàng)目的竣工驗(yàn)收具有一票否決權(quán)，充分體現(xiàn)了項(xiàng)目檔案在項(xiàng)目竣工驗(yàn)收中的重要性。 此外，項(xiàng)目檔案對項(xiàng)目日后的管理、使用、維護(hù)、改建、擴(kuò)建、技改有著十分重要的作用，項(xiàng)目檔案收集不齊全、整理不規(guī)范、保管不安全都會直接影響項(xiàng)目發(fā)揮最大效益。

3如何做好項(xiàng)目前期檔案管理工作

3.1 各級領(lǐng)導(dǎo)要高度重視工程項(xiàng)目前期檔案工作工程建設(shè)是百年大計， 項(xiàng)目前期檔案同樣是百年大計，有了工程沒有檔案將后患無窮。 工程項(xiàng)目從立項(xiàng)開始，主管領(lǐng)導(dǎo)就要指定專人負(fù)責(zé)文件、圖紙、計算數(shù)據(jù)、聲像記錄等資料的收集、管理工作，制定明確的崗位責(zé)任，進(jìn)行考核并與獎懲掛鉤。

3.2 加強(qiáng)對煤礦項(xiàng)目檔案資料的收集和整理

收集歸檔是檔案工作的最基礎(chǔ)、也是最薄弱環(huán)節(jié)，必須把工作做實(shí)，唯其如此，才能保證后續(xù)工作有序跟進(jìn)。重點(diǎn)工程項(xiàng)目建設(shè)具有工程周期長、流程長、階段多、涉及部門多等特點(diǎn)，基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)檔案具有多樣性、復(fù)雜性、廣泛性等特點(diǎn)。由于經(jīng)濟(jì)利益或趕工期等原因，人們只重視工程質(zhì)量，輕視工程檔案的管理，基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)檔案的收集、整理與歸檔工作與工程建設(shè)不能協(xié)調(diào)開展，造成了基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)檔案工作滯后，反而影響了工程各方面對檔案資料的利用工作。因此，應(yīng)切實(shí)加強(qiáng)對重點(diǎn)工程檔案、材料的收集，確保檔案完整、齊全。項(xiàng)目竣工后，必須全面完成文件材料的清理、歸檔工作；勘察設(shè)計單位、施工單位、監(jiān)理單位應(yīng)按照規(guī)范進(jìn)行整理，及時移交檔案給建設(shè)單位；項(xiàng)目竣工后應(yīng)及時申請檔案部門進(jìn)行項(xiàng)目檔案登記與驗(yàn)收，項(xiàng)目檔案竣工驗(yàn)收合格后，方得進(jìn)行竣工驗(yàn)收。特別建議要對可行性研究報告、項(xiàng)目立項(xiàng)、合同（協(xié)議）、立項(xiàng)文件等文件材料加強(qiáng)收集和保存。要結(jié)合實(shí)際情況，列出工作重點(diǎn)，提出落實(shí)意見。拓展檔案管理，拓寬檔案管理工作思路，不斷創(chuàng)新檔案資源建設(shè)方式方法，用全局的眼光促進(jìn)檔案工作的規(guī)范化管理，為檔案資源建設(shè)創(chuàng)造新的動力、注入新的活力。

3.3 提高檔案管理人員的工作意識

工程建設(shè)是百年大計，工程項(xiàng)目從立項(xiàng)開始，主管領(lǐng)導(dǎo)就要指定專人負(fù)責(zé)文件、圖紙、計算數(shù)據(jù)、聲像記錄等資料的收集、管理工作，各有關(guān)部門特別是重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目單位領(lǐng)導(dǎo)在認(rèn)真抓好工程投資、質(zhì)量、進(jìn)度和安全的同時，要增強(qiáng)檔案管理意識，把檔案工作列入工程建設(shè)的議事日程，配備好業(yè)務(wù)素質(zhì)較強(qiáng)的專(兼)職檔案員，解決必需的庫房和設(shè)備保證檔案工作的順利開展。同時，要積極組織檔案工作人員參加檔案管理等方面的培訓(xùn)，充分認(rèn)識到加強(qiáng)檔案管理工作的重要性和緊迫性，增強(qiáng)檔案意識，樹立“內(nèi)強(qiáng)素質(zhì)，外樹形象，依法管理，爭創(chuàng)一流”的理念。為檔案工作的開展創(chuàng)造良好的環(huán)境，把檔案管理工作提高到一個新水平，為城市發(fā)展和建設(shè)做出應(yīng)有貢獻(xiàn)。

3.4 加強(qiáng)對項(xiàng)目前期檔案工作的組織領(lǐng)導(dǎo)

成立檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組， 建立檔案工作人員網(wǎng)絡(luò)體系，明確每人的工作職責(zé)，加強(qiáng)考核，建立健全項(xiàng)目檔案工作各項(xiàng)規(guī)章制度，建立切合實(shí)際的項(xiàng)目檔案工作管理體制和工作程序。

3.5 定期召開檔案工作會議

項(xiàng)目建設(shè)單位對檔案工作實(shí)行統(tǒng)一管理，對本單位各部門和設(shè)計、施工、監(jiān)理等參建單位進(jìn)行有效的監(jiān)督、指導(dǎo)，確保項(xiàng)目檔案工作與項(xiàng)目建設(shè)同步進(jìn)行。 定期召集有關(guān)參建單位及檔案管理人員參加項(xiàng)目檔案工作會議，匯報項(xiàng)目檔案工作進(jìn)度，安排部署下一步工作。

3.6 加強(qiáng)檔案管理制度建設(shè)

俗話說“沒有規(guī)矩，難成方圓”。 工程項(xiàng)目建設(shè)由于規(guī)模大、工期長、形成材料多，特別是由于其所涉及的單位和環(huán)節(jié)眾多，所以要想在檔案管理中做到規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，僅靠檔案管理部門或少數(shù)幾個人的力量是根本辦不到的。 因此，加強(qiáng)和完善有關(guān)的制度建設(shè)，就成為做好檔案管理工作的根本保障。

3.7 納入合同管理

堅持將項(xiàng)目檔案工作納入合同管理，嚴(yán)格各單位歸檔責(zé)任，項(xiàng)目建設(shè)單位在與各參建單位簽訂設(shè)計、監(jiān)理、施工等合同或協(xié)議中，一律明確檔案工作內(nèi)容，提出項(xiàng)目檔案收集、整理、歸檔的具體要求，理順歸檔渠道和管理職責(zé)，從源頭上保證項(xiàng)目前期檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。

3.8 建立責(zé)任處罰制度

實(shí)行檔案管理風(fēng)險抵押，把責(zé)任分解到監(jiān)理、建設(shè)等各個層面，形成“責(zé)任追查處罰鏈”，推動各項(xiàng)工作的落實(shí)。 各參建方在簽訂合同后即交付給建設(shè)方一定數(shù)額的檔案滯納金，如各方不按合同及時履行檔案移交、歸檔制度，建設(shè)方有權(quán)扣除其檔案滯納金，從而保障檔案工作規(guī)范有序開展。

4結(jié)束語

隨著我國礦建企業(yè)轉(zhuǎn)型跨越發(fā)展和建設(shè)步伐的不斷加快，新的條件下對工程質(zhì)量提出了更高的要求，申獎報杯是許多單位的努力目標(biāo)，也充分彰顯出項(xiàng)目檔案管理的重要性。 檔案管理人員應(yīng)該解放思想，轉(zhuǎn)變觀念，在項(xiàng)目建設(shè)期間，大力提升自己的業(yè)務(wù)素質(zhì)和專業(yè)技能，對檔案管理工作認(rèn)真負(fù)責(zé)，讓檔案在項(xiàng)目中發(fā)揮重要作用，同時適應(yīng)檔案信息化建設(shè)和項(xiàng)目建設(shè)的需求，推動項(xiàng)目檔案管理提高到新的水平。

篇（9）

2.責(zé)任制落實(shí)不到位。一些單位建設(shè)項(xiàng)目檔案工作發(fā)展很不平衡，機(jī)構(gòu)是臨時性的，項(xiàng)目完成后，機(jī)構(gòu)撤銷，人員解散，沒有把固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案管理工作納入項(xiàng)目管理中，沒有建立起領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任制。

3.職責(zé)不明、溝通不暢，有脫節(jié)現(xiàn)象。基建部門把歸檔工作單純地看成是檔案部門的事，認(rèn)為立卷工作應(yīng)由檔案部門來完成。一些項(xiàng)目工程新人多，經(jīng)驗(yàn)不足，對固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案工作不熟悉。由于在工作中未明確兼職檔案人員對建設(shè)項(xiàng)目檔案的職責(zé)，致使兼職檔案人員檔案業(yè)務(wù)素質(zhì)不能適應(yīng)需要，只懂項(xiàng)目業(yè)務(wù)不懂檔案業(yè)務(wù)，而專職檔案人員只懂檔案業(yè)務(wù)不懂工程項(xiàng)目管理，缺乏指導(dǎo)力度。

4.檔案信息化管理明顯滯后。固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案管理仍處于低級狀態(tài)，各單位對電子文件歸檔沒有明確規(guī)定。因此，對固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案信息化管理方面的要求滯后于對其他工作的管理要求。

二、加強(qiáng)固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案管理的對策

固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目得到各建設(shè)單位的廣泛關(guān)注，加強(qiáng)項(xiàng)目檔案管理工作已成為檔案部門的重要工作。筆者認(rèn)為，要解決當(dāng)前固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案管理工作中存在的共性問題，應(yīng)從以下幾方面入手。

1.加強(qiáng)固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案過程管理，不斷提高檔案意識。要采取多形式、多樣化、多渠道的方法加大檔案工作宣傳力度。只有將項(xiàng)目開工、過程控制到竣工全過程均納入檔案管理范疇，才能使固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案管理工作步入正軌。

2.建立健全固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案工作領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任制。要把檔案工作列入領(lǐng)導(dǎo)的議事日程，納入工程項(xiàng)目計劃，納入領(lǐng)導(dǎo)經(jīng)濟(jì)目標(biāo)管理考評，實(shí)行動態(tài)管理，并對責(zé)任制的落實(shí)情況進(jìn)行監(jiān)督、檢查。同時項(xiàng)目檔案管理的各個環(huán)節(jié)要有領(lǐng)導(dǎo)和專人負(fù)責(zé)，建立健全各項(xiàng)規(guī)章制度，做到有法可依、有章可循。

3.理順固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案管理機(jī)制，強(qiáng)化檔案管理部門的職能。首先，要將檔案管理部門的負(fù)責(zé)人列入各建設(shè)項(xiàng)目領(lǐng)導(dǎo)小組；其次，堅持固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案管理工作與項(xiàng)目建設(shè)同步進(jìn)行，明確管理職責(zé)，并對檔案工作進(jìn)行監(jiān)督、檢查和指導(dǎo)；再次，要把固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案管理納入檔案管理目標(biāo)并與個人崗位掛鉤。

篇（10）

為了汲取在工程建設(shè)中曾經(jīng)出現(xiàn)的歸檔不全、散失嚴(yán)重的歷史教訓(xùn)，公司在組建項(xiàng)目管理部時，就統(tǒng)籌考慮將檔案管理納入項(xiàng)目管理職責(zé)范圍，在綜合部設(shè)立檔案工作組，指定一名副部長專門負(fù)責(zé)檔案工作，配備數(shù)名專職檔案管理員，提前介入，全程參與，不僅管理建設(shè)單位檔案，還對所有參建單位的檔案形成資源管理進(jìn)行指導(dǎo)和監(jiān)督。

二、建章立制，規(guī)范檔案管理流程

編制信息與文檔管理程序文件。項(xiàng)目啟動后，檔案工作組編制了《信息與文檔管理程序文件》，從總體上提出了文檔管理計劃，具體明確了責(zé)任主體該做什么，如何做，確保文件流轉(zhuǎn)環(huán)環(huán)相扣，在保證文件有效使用的前提下，防止文件散失，使檔案的形成具有可追溯性。

編制項(xiàng)目歸檔文件資源體系。檔案工作組研究了項(xiàng)目工程檔案的構(gòu)成，從總體上把握檔案架構(gòu)，以項(xiàng)目建設(shè)過程為總體脈絡(luò)，將項(xiàng)目檔案分為前期準(zhǔn)備、設(shè)計、施工、試生產(chǎn)、竣工驗(yàn)收等階段檔案，并對每一階段將要產(chǎn)生的文件進(jìn)行分類，開列文件“菜單”，進(jìn)而編制了《項(xiàng)目歸檔文件資源體系》，通過貫徹學(xué)習(xí)該體系，改變了檔案管理人員和工程技術(shù)人員在收集環(huán)節(jié)出現(xiàn)的茫然不知所措。

編制隨機(jī)資料管理規(guī)定。檔案工作組編制了《設(shè)備隨機(jī)文件收集、歸檔管理辦法》，明確了設(shè)備隨機(jī)資料的管理責(zé)任分工，確定了設(shè)備隨機(jī)文件的歸檔范圍，對設(shè)備隨機(jī)文件的分發(fā)與借閱作出了規(guī)定，同時提供了整理歸檔方法。

制定案卷歸檔整理規(guī)范。隨著工程交工，文件資料歸檔進(jìn)入倒計時，檔案工作組按照國家和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)制定《項(xiàng)目案卷歸檔整理規(guī)范》，側(cè)重于操作環(huán)節(jié)，為檔案工作人員提供具體可操作的方法流程。

三、培訓(xùn)交流，提高員工素質(zhì)能力

培養(yǎng)全員檔案意識。檔案工作組利用各種會議，見縫插針，強(qiáng)勢宣傳檔案法律法規(guī)，用檔案的實(shí)際利用價值體現(xiàn)強(qiáng)調(diào)檔案管理的重要意義，用反面案例現(xiàn)身說法，強(qiáng)調(diào)檔案缺失造成的嚴(yán)重后果，提高工程建設(shè)者的檔案意識，養(yǎng)成注重收集整理資料文件的習(xí)慣，為檔案管理工作營造了廣泛的群眾基礎(chǔ)和來源基礎(chǔ)。

加強(qiáng)技能培訓(xùn)和技術(shù)交流。檔案管理人員的工程專業(yè)知識儲備不足使其管理行為受到制約，為了拓寬檔案管理人員知識結(jié)構(gòu)，增強(qiáng)對工程建設(shè)的感性認(rèn)識，工作組聘請專業(yè)技術(shù)人員授課，從宏觀層面講述項(xiàng)目的形成和總體布局，介紹概略的工藝流程和土建安裝基本知識，還鼓勵檔案員經(jīng)常下現(xiàn)場實(shí)地觀察，克服了他們對工程建設(shè)的生疏感，提振搞好工作的信息。

四、分門別類，抓住管理關(guān)鍵環(huán)節(jié)

（一）項(xiàng)目前期檔案管理。由于立項(xiàng)之前沒有項(xiàng)目部統(tǒng)一管理，經(jīng)辦單位多，經(jīng)辦人員習(xí)慣于將文件留在手上，若等到工程竣工再來收集整理將存在極大的散失風(fēng)險。作為建設(shè)單位不能將眼睛只盯著各承包單位，還要注重自身形成文件的歸檔，防止出現(xiàn)檔案管理的“燈下黑”，企業(yè)要早做準(zhǔn)備，要求經(jīng)辦單位隨辦隨歸。

（二）設(shè)計文件管理。檔案工作組應(yīng)要求各方設(shè)置文檔單點(diǎn)聯(lián)系人（DCC），所有圖紙文件經(jīng)由一人辦理交接手續(xù)，把好進(jìn)出口關(guān)，做好登記臺賬，保持工作的延續(xù)性，避免因錯亂出現(xiàn)無謂的糾紛。工程竣工圖是具有法律效力的圖紙文件，必須如實(shí)反映現(xiàn)場實(shí)際。現(xiàn)代檔案管理理論要求檔案專項(xiàng)驗(yàn)收不僅是對檔案形式的驗(yàn)收，還注重對內(nèi)容的檢查，竣工圖除了要求設(shè)計資質(zhì)章、竣工圖章要齊全，簽字要到位外，確保圖紙歸檔合格。

（三）交工技術(shù)文件管理。工程建設(shè)期間，施工單位必須按照《石油化工建設(shè)工程項(xiàng)目交工技術(shù)文件規(guī)定》（SH/T3503-2007）等標(biāo)準(zhǔn)正確選用表格，記錄準(zhǔn)確翔實(shí)，簽字蓋章齊全，編制移交交工技術(shù)文件，要做到卷冊類別清晰，層次分明；對于電力、交通、港務(wù)等獨(dú)立系統(tǒng)工程，要求施工單位提供相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，并按其行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)編制移交交工技術(shù)文件。