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時間：2023-08-20 14:59:55
序論：好文章的創(chuàng)作是一個不斷探索和完善的過程，我們?yōu)槟扑]十篇辦公室檔案管理范例，希望它們能助您一臂之力，提升您的閱讀品質(zhì)，帶來更深刻的閱讀感受。
(一)創(chuàng)新人員理念
在開展辦公室檔案管理工作時，理念是做好工作的基礎(chǔ)，只有創(chuàng)新理念，才能夠?qū)⑾敕ㄞD(zhuǎn)變成為實踐，從而不斷的提高檔案管理的水平。而想做到這點，單位領(lǐng)導(dǎo)以及檔案管理人員必須提高思想認(rèn)識，在詳細分析檔案管理工作現(xiàn)狀的基礎(chǔ)上，進行創(chuàng)新，找到檔案管理過程中存在的問題，并采取措施解決問題，不斷的提高檔案管理工作的水平。除了提高自身工作水平，檔案管理人員還應(yīng)該提高自身的服務(wù)意識，更新檔案管理思想，確定合理的檔案管理目標(biāo)。在目標(biāo)確定時，必須根據(jù)單位的發(fā)展現(xiàn)狀和發(fā)展需求進行，確保檔案管理工作能夠和單位日常工作需求相適應(yīng)。單位管理者也應(yīng)該重視全體工作人員思想工作的加強，通過會議等形式來提高檔案管理人員對于檔案管理的認(rèn)識，并在此基礎(chǔ)上轉(zhuǎn)變檔案管理工作的形式，從以往的被動管理轉(zhuǎn)變成為主動管理，全面提高檔案管理工作的實際質(zhì)量。
(二)采用有效管理手段進行檔案管理
開展辦公室檔案管理工作時，選擇的管理手段會直接影響檔案管理工作的效率和質(zhì)量，特別是在新的時期，辦公室開展檔案管理工作時，更需要與時俱進的更新管理手段。首先，檔案管理應(yīng)該和時代相適應(yīng)，需要將信息技術(shù)運用到檔案管理工作中去，實現(xiàn)檔案管理手段的現(xiàn)代化。檔案管理部門也應(yīng)該根據(jù)需要進行檔案管理局域網(wǎng)的建立，這樣能夠方便單位人員的檔案查閱，不但能夠提高檔案管理效率還能夠提高其使用效率。其次，辦公室可以聯(lián)系相關(guān)單位來建立專業(yè)管理中心，通過管理中心來整合電子數(shù)據(jù)，給檔案管理和查閱提供方便。管理中心的任務(wù)便是收集辦公室的電子數(shù)據(jù)，并通過網(wǎng)絡(luò)來共享數(shù)據(jù)，提高其管理效率和應(yīng)用效率。
(三)重視管理機制創(chuàng)新
在辦公室檔案管理中，管理機制是效率提高的保證，有效創(chuàng)新管理機制是提高辦公室檔案管理效率的重要因素。一些單位進行檔案管理時，經(jīng)常存在和其他部門工作協(xié)調(diào)困難的情況，這是由于檔案管理機制不合理導(dǎo)致的。這便要求檔案管理工作開展過程中重視管理機制的創(chuàng)新，激發(fā)工作人員的創(chuàng)造潛力和工作動力。單位領(lǐng)導(dǎo)也應(yīng)該正確認(rèn)識檔案管理工作，從單位的實際需要出發(fā)，制定更加科學(xué)的管理機制，除了需要做好工作流程制定和人員選定工作之外，還需要成立單位文件閱覽中心、建立網(wǎng)絡(luò)檔案目錄、建設(shè)檔案咨詢臺。
(四)根據(jù)需要擴大辦公室檔案管理的領(lǐng)域
現(xiàn)在有些事業(yè)單位管理辦公室檔案時，普遍存在工作范圍狹窄的問題，這便需要擴展創(chuàng)新管理范圍。想要達到擴大領(lǐng)域的目的，便需要擴大檔案服務(wù)對象的范圍，給整個社會服務(wù)。很多單位的檔案針對的往往是本單位內(nèi)部，給單位的正常運行提供服務(wù)，雖然檔案在單位運行方面做出了一定貢獻，但是其作用卻沒有完全發(fā)揮出來。若是能夠讓檔案給整個社會服務(wù)，不同的個人或者組織便能夠通過檔案資源獲得自己需要的信息，發(fā)揮檔案的作用。在擴大檔案管理領(lǐng)域的同時，也必須做好人員培訓(xùn)工作，不斷提高檔案管理人員的素質(zhì)，讓其更好的為檔案管理工作服務(wù)。
檔案管理是一項涉及面廣，涉及信息量大的工作。因此，事業(yè)單位辦公室檔案管理具有十分重要的現(xiàn)實意義。做好檔案管理工作，有利于進一步提高單位工作效能，更好地服務(wù)于單位廣大干部職工。
一、事業(yè)單位辦公室檔案管理存在的問題
（1）檔案管理工作的重要性沒有得到重視。隨著時代的不斷發(fā)展，信息科技的進步，對辦公室檔案管理工作也提出了新的要求。在進行檔案管理的過程中，現(xiàn)代信息技術(shù)的應(yīng)用對檔案管理工作人員提出了新的考驗，工作人員需要運用相應(yīng)的辦公軟件協(xié)助完成檔案管理工作。在面對以上問題的時候，有時凸顯出檔案管理工作人員的專業(yè)水平不夠，缺乏專業(yè)的檔案管理技能，運用現(xiàn)代辦公軟件的能力不足等問題。因此，提高對檔案管理工作的重視程度，進一步關(guān)注和解決檔案管理人員的素質(zhì)問題，是事業(yè)單位檔案管理亟待解決的問題之一。
（2）辦公室檔案管理信息化建設(shè)過緩，設(shè)施相對落后。現(xiàn)代技術(shù)的發(fā)展使得檔案管理更加復(fù)雜化，種類繁多的檔案給工作人員提出了更高的要求，不同的檔案類型要求采取不同的方式進行整理和保管。國家檔案行政機構(gòu)倡導(dǎo)無紙化系統(tǒng)規(guī)范，但由于檔案管理的信息化建設(shè)沒有完成，使得很多單位的檔案管理工作仍以紙質(zhì)文件為主，使得對紙質(zhì)文件的依賴成為目前制度性的選擇。一些數(shù)字化信息處于隨機存儲狀態(tài)，有些被不定期銷毀，有些被存儲在臨時可移動設(shè)備上，沒有建立系統(tǒng)管理模式。
（3）缺乏完善的檔案管理制度。目前多數(shù)事業(yè)單位沒有建立針對辦公室檔案管理的相應(yīng)制度和規(guī)范，即便有些單位對檔案有相關(guān)的管理規(guī)范，但由于制度混亂，大多只是流于形式。比如說一些該銷毀的檔案，由于未定期銷毀，仍然保留在檔案室，這樣就大幅度增加了檔案查找的工作量，因而大大降低了實際操作中的執(zhí)行力。缺乏完善的檔案管理制度，致使檔案管理難以發(fā)揮真正的作用。
二、如何加強事業(yè)單位的檔案管理工作
（1）提高對事業(yè)單位檔案管理工作的重視程度。做好檔案管理工作，首先要使執(zhí)行者充分認(rèn)識到檔案管理工作的重要性，采取多種手段對事業(yè)單位的相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)宣傳現(xiàn)代化檔案管理模式的實際功效，使其充分認(rèn)識高效率的檔案管理工作對本單位整體工作的發(fā)展能夠起到極其重要的推動作用。要提高對事業(yè)單位檔案管理工作的重視程度，并全心支持改革，采取激勵措施，為檔案管理改革之路掃清障礙。同時，辦公室檔案管理人員應(yīng)跟隨社會的發(fā)展腳步，順應(yīng)時代的需求，不斷提高檔案管理意識和相關(guān)法律意識，尤其要增強辦公室檔案管理人員自身的保密意識，樹立正確的檔案管理觀念。積極參加檔案管理培訓(xùn)，掌握管理相關(guān)操作技能，提高自身素質(zhì)及檔案管理水平，充分認(rèn)識檔案管理工作的重要性，提高對檔案管理工作的責(zé)任意識。
（2）加快辦公室檔案管理信息化建設(shè)。當(dāng)前，網(wǎng)絡(luò)電子信息化檔案管理方式相較于紙質(zhì)文件管理方式來說，更能凸顯前者超高的工作效率，而且加強了辦公室檔案管理的準(zhǔn)確性。充分利用計算機技術(shù)存儲，建立網(wǎng)絡(luò)信息平臺和電子數(shù)據(jù)庫，將網(wǎng)絡(luò)電子信息化技術(shù)應(yīng)用于檔案管理工作。以電子信息化管理辦公室檔案替代傳統(tǒng)的管理模式，不僅能夠?qū)挝粌?nèi)部的各種檔案分門別類地進行管理，對復(fù)雜的檔案資料進行有序整理，而且不會造成辦公室資料長期堆積，避免查找上的困難，節(jié)省大量的人力、物力、財力。這樣，在提高了檔案管理工作效率的同時，更能夠及時整理歸類各類檔案文件，使資料檢索變得更加準(zhǔn)確快捷。
（3）建立完善的檔案管理制度。對檔案管理體制進行改革，提高辦公室檔案管理工作效率，強化辦公室檔案管理工作的文化事業(yè)功能，是檔案事業(yè)發(fā)展的主要任務(wù)。在倡導(dǎo)自主更新的時代洪流下，事業(yè)單位想長久穩(wěn)定地發(fā)展下去，需要建立適合自身發(fā)展的制度模式。辦公室檔案管理工作直接影響著單位內(nèi)部各個部門的工作效率，影響著單位的發(fā)展。單位應(yīng)當(dāng)針對辦公室檔案管理工作制定相應(yīng)的適用于本單位的體制機制，只有科學(xué)管理，使檔案工作按照制度化去運行，才能夠保證工作的質(zhì)量和效率，促進檔案工作的有序高效進行。
檔案管理改革是事業(yè)單位管理改革的一項重要內(nèi)容，事業(yè)單位檔案管理工作在單位中起著極其重要的作用，做好檔案管理工作對本單位整體工作的發(fā)展能夠起到推動作用。通過提高對事業(yè)單位檔案管理工作的重視程度，加快辦公室檔案管理信息化建設(shè)和建立完善的檔案管理制度，使得事業(yè)單位辦公室檔案管理更加規(guī)范化，從而推進單位各項工作的有序發(fā)展。
參考文獻：
[1]趙慧玉.淺析網(wǎng)絡(luò)信息化進入高校檔案管理[J].山東紡織經(jīng)濟，
在機關(guān)事業(yè)單位的發(fā)展過程中，對于檔案管理工作的重視程度正在不斷地提升，其實早在黨的十四大會議上，對其職能所屬進行了明確的定位，這為檔案管理工作的發(fā)展提供了更為廣闊的空間，是檔案管理工作在機關(guān)單位發(fā)展歷程中的一個重要的轉(zhuǎn)折。傳統(tǒng)的檔案管理工作模式，主要依靠單位領(lǐng)導(dǎo)的指示，對各單位的工作匯報資料進行有效的收集和整理，在經(jīng)濟市場中，這種模式已經(jīng)開始顯現(xiàn)出一定的弊端，對于日程的工作在質(zhì)量和效率方面開始出現(xiàn)不良的影響，對于機關(guān)單位高層進行決策不能提供科學(xué)的參考依據(jù)。
要將檔案管理工作作為機關(guān)單位辦公室的一項重要職能，為領(lǐng)導(dǎo)的決策提供依據(jù)和基礎(chǔ)。在辦公室工作中，對檔案管理工作要設(shè)立一個相對獨立的管理機制，實現(xiàn)檔案資料管理的獨立性，并與其他工作部門進行協(xié)調(diào)統(tǒng)一，充分實現(xiàn)其服務(wù)性，并促進其作用最大程度地發(fā)揮。
二、檔案管理在辦公室工作中的重要意義
（一）檔案資料是單位領(lǐng)導(dǎo)進行科學(xué)決策的重要依據(jù)。在一個單位，尤其在國企機關(guān)單位中，決策層的工作任務(wù)主要有兩個方面：首先是對單位發(fā)展和運行的基本情況進行全面的了解。其次就是進行科學(xué)、客觀的政策的制定工作，而這也對檔案管理和制定決策之間的關(guān)系進行了闡述和明確。查閱單位發(fā)展過程中的檔案資料是獲取全面基本信息的有效手段，進而才能為科學(xué)、客觀決策的制定提供重要依??。隨著改革開放程度的不斷加深，尤其是在國企機關(guān)單位之中，檔案管理工作的重要性更加凸顯。檔案資料是對單位發(fā)展歷程中的業(yè)績、榮譽、重要事件以及一般的成長歷程的一個重要的文字記錄，在進行決策的制定過程中，能夠發(fā)揮出重要的借鑒作用，而辦公室工作主要的工作職能就是為其他部門提供輔助作用。
（二）檔案管理能夠促進辦公室工作效率的顯著提高。檔案管理工作不僅是行政部門的重要樞紐，同時也為決策部門職能的發(fā)揮起著重要的指導(dǎo)作用。新時期下，檔案管理工作模式已經(jīng)突破傳統(tǒng)模式中的對文件資料的收集和整理層面，在新模式中，檔案管理工作要對收集的信息文件進行科學(xué)有效的加工與處理。檔案資料中的大量信息要通過數(shù)據(jù)信息網(wǎng)絡(luò)的形式，為辦公室工作效率的全面提高提供助力，促進其現(xiàn)代化建設(shè)工作的開展，進而促進事業(yè)單位對一系列的文書以及文稿的修改，以及人事、財務(wù)等后勤工作的現(xiàn)代化、信息化以及數(shù)字化發(fā)展，從而使從事檔案管理工作的大量人員得以解放，實現(xiàn)單位發(fā)展對勞動力的解放的同時，大幅度提高辦公室的工作效率，以更好地為單位、為社會提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。
關(guān)鍵詞：事業(yè)單位； 辦公室檔案；管理方法；
近年來，隨著我國經(jīng)濟的飛速發(fā)展，人事制度改革的不斷深入，人員流動的速度越來越快，做好檔案管理工作就顯得越來越重要。但是就目前而言，事業(yè)單位檔案管理工作還存在許多不完善的地方，檔案科學(xué)化管理比較滯后、檔案材料整理不及時。
一、事業(yè)單位辦公室檔案管理問題
1.檔案管理工作的重要性未得到應(yīng)有的重視。受到計劃經(jīng)濟的管理模式影響，事業(yè)單位的檔案管理工作通常都是一些簡單的日常程序化工作，例如：檔案的保管等。很多現(xiàn)代化的管理理念并沒有應(yīng)用到檔案管理工作中。從而給人的印象就是“是個人就能干”，無非就是保證檔案不丟失，不泄露檔案信息。因此，單位領(lǐng)導(dǎo)以及職工對檔案管理工作的重要性并沒有充分地認(rèn)識。以至于檔案管理工作模式陳舊，缺乏現(xiàn)代化的管理理念，缺乏創(chuàng)新，其真正的作用并沒有充分發(fā)揮出來。
2.缺乏完善的管理制度。缺乏完善的檔案管理制度是檔案管理工作質(zhì)量不高的重要原因之一。目前，在國內(nèi)的事業(yè)單位檔案管理工作中，盡管已經(jīng)建立了相應(yīng)的管理制度，但是，從執(zhí)行效果來看不是很理想。管理制度往往局限于表面化、形式化。例如：在很多事業(yè)單位中，檔案資源管理混亂，職工的檔案保存不完整，有些檔案沒有及時歸檔，很多內(nèi)容并沒有及時的補充進去，目前棄檔和重新建檔的現(xiàn)象時有發(fā)生，嚴(yán)重破壞了檔案的真實性和完整性，還有一些應(yīng)該銷毀的檔案，仍然保留在檔案室中，致使檔案的查找工作量大幅度增加。不僅如此，有些職工的檔案很可能因為管理人員的疏于管理而丟失。在外借檔案管理中，管理人員往往并沒有嚴(yán)格地遵循相關(guān)的外借管理制度進行操作，繼而導(dǎo)致個別外借檔案有去無回。這些問題都是缺乏完善的檔案管理制度引起的。
3.檔案為得到有效利用。從本質(zhì)上講，檔案也是一類重要的社會財富，盡管，其具有一定的特殊性，不能在市場中隨意的進行流通。但是，如果能夠在恰當(dāng)?shù)膱龊蠈n案信息進行有效利用，一定會對我國社會的可持續(xù)發(fā)展起到重要的促進作用。但是，在實際的工作中，很多事業(yè)單位并沒有認(rèn)識到檔案的重要價值，沒有充分的運用到管理工作中。這是一種極端浪費的表現(xiàn)，其未能將檔案的真正價值體現(xiàn)出來。
二、事業(yè)單位辦公室檔案管理方法
1.充分認(rèn)識到事業(yè)單位檔案管理工作的重要性。檔案管理改革的有效實施，首先就應(yīng)該幫助執(zhí)行者認(rèn)識到檔案管理工作的重要性。對事業(yè)單位的有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)宣傳現(xiàn)代化檔案管理模式的重要功能以及其能夠發(fā)揮出的實際功效。使其認(rèn)識到高質(zhì)量的檔案管理工作能夠?qū)Ρ締挝坏目沙掷m(xù)發(fā)展起到重要的推動作用。進入對檔案管理工作改革給予高度的重視，并真心的支持管理改革，對檔案管理工作給予激勵措施，為其提供更為順暢的改革之路。
2.加大信息資源的開發(fā)力度。工作人員要有現(xiàn)代的管理觀念，堅持科學(xué)的工作態(tài)度，創(chuàng)新工作方法，加大對信息資源的開發(fā)，使得信息資源的利用價值充分發(fā)揮出來。首先，事業(yè)單位的所有人員要提高工作的主觀能動性，針對本單位的實際情況，有效地展開各項工作；其次，抓住工作中心，把握核心內(nèi)容，正確定位工作方向，圍繞工作中心積極展開，并且在工作中不斷總結(jié)經(jīng)驗；第三，結(jié)合現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，充分發(fā)揮其優(yōu)勢作用，提高檔案信息的準(zhǔn)確性和真實性。
3.完善檔案管理制度。建立健全檔案工作規(guī)章制度，是規(guī)范檔案工作行為的一項基礎(chǔ)建設(shè)。在建立健全過程中，要根據(jù)單位的工作特點，配合檔案管理的需要，v究合理性和可操作性。另外，為了防止單位的上上下下對檔案工作的不重視，規(guī)章制度中要制定既對單位領(lǐng)導(dǎo)有約束力又要對干部職工有強制性的條款。在制定規(guī)章制度過程中，要嚴(yán)格遵照國家標(biāo)準(zhǔn)，在允許的情況下，可根據(jù)行政事業(yè)單位規(guī)模、工作特點的不同，適當(dāng)、靈活的調(diào)整其管理方式與制度規(guī)范，實現(xiàn)規(guī)范性和靈活性的有機結(jié)合。檔案部門可根據(jù)以往的實踐、探索和總結(jié)，建立起一套內(nèi)容全面、結(jié)構(gòu)完整、符合本單位實際的規(guī)章制度體系。
4.及時更新檔案。事業(yè)單位每天都有新的變動， 所以檔案管理人員需要及時的跟上腳步， 及時的收集新的檔案來充實檔案庫， 檔案變得越來越完善， 那么對于事業(yè)單位的發(fā)展必將是有很大幫助的， 并且能體現(xiàn)該事業(yè)單位對于信息的收集能力之強， 速度之快。對于數(shù)據(jù)信息要做好備份處理，并且要有專門的人員來管理，同時，操作系統(tǒng)要做好網(wǎng)絡(luò)安全管理，采用現(xiàn)代化的信息安全技術(shù)，切實提高保證信息的準(zhǔn)確性和安全性。
隨著信息時代的不斷發(fā)展，對辦公室檔案管理工作有著更多的要求，相關(guān)的事業(yè)單位要想讓檔案管理工作更好地服務(wù)于社會，就需要引起檔案管理在辦公室工作中的重視，利用現(xiàn)代化的信息、技術(shù)結(jié)合相關(guān)管理制度輔助檔案的管理，可以有效地推動檔案的科學(xué)化管理，從而使檔案管理工作能夠更好地適應(yīng)社會的發(fā)展，有效地提高檔案管理在辦公室工作中的效率。
參考文獻：
經(jīng)年累月的管理工作中，各個崗位開展的工作都與辦公室檔案有著密切聯(lián)系。從現(xiàn)階段辦公室檔案管理工作的狀況來看，仍舊存在著諸多管理方面的不足，以往的辦公室檔案管理方式不能滿足企業(yè)在現(xiàn)代化發(fā)展形式下的需要，導(dǎo)致各方面工作在進展中有一定限度的阻礙。因此，有必要完善辦公室檔案管理，促進企業(yè)健康積極發(fā)展。
一、辦公室檔案管理基本概念
所謂的辦公室檔案管理即借助文字、圖片、影像等媒介為載體對企業(yè)中的人員情況與事件進行詳細記錄與備案，且將記錄的資料分類，做好排擋，按照不同編號合理保存。其中不同的文書檔案有其不同格式、保存方式以及時效性，因此檔案的管理人員應(yīng)該對企業(yè)檔案定期進行歸納與清除。
二、辦公室檔案管理中存在的缺陷
不管企業(yè)從屬于何種類別，檔案管理工作都屬于最基本且最為重要的管理工作之一。因為受到不斷更新的科學(xué)技術(shù)的沖擊，以往傳統(tǒng)的管理方式在向新的管理方式過渡中存在諸多問題，這些問題主要表現(xiàn)在以下幾個方面：（一）檔案管理人員認(rèn)識程度不足。因為辦公室的檔案管理人員在年齡、受教育水平、能力等方面存在的差異性，所以不能根據(jù)企業(yè)的實際發(fā)展?fàn)顩r與時代變化速度轉(zhuǎn)變管理理念，不能及時吸收新的管理手段與策略。同時由于管理從業(yè)人員缺乏專業(yè)且系統(tǒng)的檔案知識，所以管理工作缺乏有效性，在檔案的搜集、整理、分類、保存中會存在諸多缺陷。在實際管理工作中若管理人員的職業(yè)責(zé)任感與思想道德達不到應(yīng)有高度，那么極有可能會影響整個企業(yè)的正常運轉(zhuǎn)。（二）管理人員的管理方式與企業(yè)的發(fā)展進程不相符。社會的創(chuàng)新與發(fā)展，使各行業(yè)的崗位分工更加精細化，對檔案管理工作的精密性要求也越來越高，管理工作量加大，各種類型的檔案管理方法、形式以及內(nèi)容也都呈現(xiàn)著多元化的發(fā)展態(tài)勢。為了迎合社會發(fā)展步伐，檔案管理工作在新時代的影響下也有了新的任務(wù)與要求，但目前的某些部門中，檔案管理方法無法真正貼合企業(yè)的實際發(fā)展需要。在具體管理中不能運用計算機軟硬件設(shè)備對檔案歸類與云端儲存，而仍舊采用落后的檔案整理與管理方法，這導(dǎo)致檔案管理工作效率無法提升，一些重要文件經(jīng)常發(fā)生丟失現(xiàn)象，在檔案的編輯、分類、儲存中還會出現(xiàn)人工操作失誤、管理難度增大現(xiàn)象。（三）檔案管理軟硬件設(shè)施較為落后。在檔案管理中，一些具有時效性的文件要求進行自動化管理。企業(yè)引進管理軟硬件設(shè)備需要經(jīng)費，在實際的管理工作中，企業(yè)能夠給檔案工作劃撥的經(jīng)費有限。
三、完善辦公室檔案管理工作的對策
在企業(yè)辦公室檔案管理工作中存在諸多不足，若想擺脫這種落后的檔案管理模式，企業(yè)應(yīng)該積極引進先進的管理設(shè)備、轉(zhuǎn)變管理人員觀念、優(yōu)化管理工作，促進資源共享，對存在的不足加以改進與完善。（一）增強管理人員的管理意識，制定且完善管理制度。在眾多的企業(yè)中，大多數(shù)都存在著對管理工作認(rèn)識不到位或是忽視管理工作的現(xiàn)象。因此企業(yè)與管理領(lǐng)導(dǎo)與員工應(yīng)該增強對管理工作的重視程度，不斷汲取先進的管理方法，增強自身的管理水平，轉(zhuǎn)變適應(yīng)時代與企業(yè)未來發(fā)展的管理理念，制定并且完善管理制度，提升檔案管理工作效率與質(zhì)量，繼而增強企業(yè)各個部門工作效益，提升企業(yè)競爭實力，促進企業(yè)蓬勃發(fā)展。比如：在日常管理工作中，檔案管理人員應(yīng)該明確不同類別檔案的管理流程；規(guī)范檔案標(biāo)準(zhǔn)程序，使用現(xiàn)代化信息管理設(shè)備對檔案進行分類，優(yōu)化管理工作。針對機密性文件應(yīng)該做好保密工作，在軟硬件設(shè)備中做好加密處理并設(shè)置使用權(quán)限。（二）踐行先進的數(shù)字化檔案管理方法。檔案管理工作量越來越大，行業(yè)分工也越來越細致化，為了降低檔案在編制、分類、整體、儲存等工作流程中出現(xiàn)的失誤頻率，極其有必要踐行先進的數(shù)字化檔案管理方法，將計算機硬件設(shè)備與軟件技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)作為發(fā)展的基礎(chǔ)條件，創(chuàng)建不同形式的管理機制體系，進而能夠更好地滿足不同種類的檔案管理。在創(chuàng)建數(shù)字化檔案管理體系中，應(yīng)將傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案歸納到數(shù)字化管理工作中，通過不同形式的文件增強對紙質(zhì)文件的管理。例如：圖片形式、影像形式等。企業(yè)中的各個管理部門同時還能打破時間與空間的限制，實現(xiàn)檔案文件的云端共享，方便調(diào)用與儲存，以此種方式來提高檔案管理工作的實用價值，并且不斷豐富檔案管理工作服務(wù)。實現(xiàn)辦公室檔案的數(shù)字化，企業(yè)應(yīng)該將其作為重點工作來抓，也只有這樣，才能迎合時展需求，推動企業(yè)走在時代的前端，在同行業(yè)中站穩(wěn)腳跟。
四、結(jié)語
為了有效發(fā)揮辦公室檔案管理工作的重要作用，企業(yè)應(yīng)在日常的管理工作中積極汲取高效的管理經(jīng)驗，對其中存在的不足合理解決，繼而保證辦公室檔案管理高效且有序開展。在此基礎(chǔ)上，企業(yè)應(yīng)該積極采取有效辦法提升管理人員的基本素質(zhì)，提高專業(yè)技能水平，汲取先進管理模式，促進檔案管理工作的自動化、信息化、創(chuàng)新化，促進資源共享，緊跟企業(yè)發(fā)展步伐。
作者:李軍 單位:萊州市婦幼保健院
【參考文獻】
高校檔案管理是高校對在其教學(xué)、科研、行政管理和其他活動中形成的記錄和保存各種信息的各種文字、圖表、音像制品等各種載體的綜合進行收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和提供利用的系統(tǒng)活動。而院級檔案管理是一種事后行為，往往容易忽視，或是不夠規(guī)范。學(xué)院作為高校的二級單位同樣也承擔(dān)著較大的檔案管理工作，除了有校級文件的歸檔還有院級教學(xué)事業(yè)發(fā)展的檔案管理。因此完善的高校院級檔案管理有利于高校教學(xué)、科研工作狀態(tài)監(jiān)控，有利于發(fā)展規(guī)劃和教學(xué)質(zhì)量監(jiān)控體系的科學(xué)化，有助于推動高校教學(xué)工作的發(fā)展，教學(xué)改革的深化和整體管理水平的提高。本文就現(xiàn)階段我國高校院級檔案管理中存在的問題進行一些探討，并在此基礎(chǔ)上提出些對策與建議。
一、 高校院級檔案管理中存在的問題
第一、 檔案管理理念落后， 管理意識淡薄。我國許多高校院級辦公室的檔案管理人員都是兼職的檔案管理者，因此在日常的工作中，對檔案的管理意識比較薄弱，往往只是流于形式，不重視日常材料的搜集和歸檔，缺乏責(zé)任心，工作態(tài)度敷衍塞責(zé)，重程序，輕結(jié)果，常常產(chǎn)生“ 文牘主義”和“目標(biāo)置換”。并沒有形成較好的管理規(guī)范。
第二、檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)不高， 結(jié)構(gòu)不合理。在高校里只有少數(shù)人員是專職的檔案管理人員，而在院級單位的工作人員多數(shù)都是兼職的檔案管理人員，并沒有接受過專門的培訓(xùn)，因此對于如何開展文件的歸檔和規(guī)范管理好院級的檔案是亟待解決的首要問題。同時目前有相當(dāng)一部分檔案人員還跟不上時代的步伐，還缺乏必要的素質(zhì)和開發(fā)檔案信息的能力。
第三、 檔案管理信息化建設(shè)不足。由于院級辦公室檔案管理涉及到教學(xué)、科研、學(xué)生、對外聯(lián)系等多種文獻資料，是為了實現(xiàn)某項計劃或一定目標(biāo)而形成的文獻，當(dāng)某項計劃或一定目標(biāo)實現(xiàn)以后，由此而形成的文獻資料往往不被人們所重視，錯過及時整理和歸檔的大好時機，造成文獻資料的丟失。
二、完善我國高校院級檔案管理的建議
第一、要提高對高校檔案管理工作規(guī)范化意識的正確認(rèn)識。 高校院級檔案的合理建立、有效管理、科學(xué)利用是高校院級檔案管理工作規(guī)范化的主要目標(biāo)。 從高校發(fā)展的實踐看，完善院級辦公室檔案管理工作規(guī)范化，對推動教育改革、提高教學(xué)質(zhì)量和工作效率、實現(xiàn)科學(xué)管理、開展科學(xué)研究、展示學(xué)校綜合實力等具有重要作用。 為了加強院級辦公室檔案管理工作規(guī)范化建設(shè)，充分發(fā)揮檔案在教學(xué)管理過程中的積極作用，要依據(jù)教育教學(xué)發(fā)展的客觀規(guī)律，不斷提高對院級辦公室檔案管理工作規(guī)范化認(rèn)識，充分發(fā)揮各種檔案資料的使用價值，使其為教學(xué)科研服務(wù)，為課程建設(shè)、學(xué)科建設(shè)和專業(yè)建設(shè)服務(wù)。
第二、要提高院級辦公室兼職檔案管理人員的綜合素質(zhì)。 目前，絕大多數(shù)高校的院級兼職檔案管理人員都不是檔案管理專業(yè)畢業(yè)的，大多是“門外漢”，檔案管理知識很粗淺，不能很好地勝任此項工作。 這就需要高校創(chuàng)造各種機會對他們進行專業(yè)培訓(xùn)。 可以采取送他們到檔案管理工作做得好的高校去學(xué)習(xí)，或請外校專家來作專題講座。 通過各種途徑來提高他們的綜合管理水平和專業(yè)技能。 同時要健全院級檔案管理規(guī)章制度，制定兼職檔案管理人員的崗位責(zé)任制，不斷增強檔案管理人員責(zé)任意識和大局意識。
第三、要建立檔案管理信息化服務(wù)網(wǎng)絡(luò)，實現(xiàn)高校檔案管理信息資源共享的目的。 加大資金投入建立數(shù)字化網(wǎng)絡(luò)平臺，院級檔案資料建設(shè)在創(chuàng)建傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案資料的同時，一定要優(yōu)先發(fā)展電子檔案資料，這將為院級檔案資料建設(shè)和管理開辟廣闊的前景。建立檔案管理信息化服務(wù)網(wǎng)絡(luò)的意義，在于通過網(wǎng)絡(luò)可以聯(lián)接分散于各處的信息資源，使所有檔案管理信息實現(xiàn)資源共享，使得高校廣大師生能夠克服地域和時空的局限更好地協(xié)調(diào)了解學(xué)校教育管理信息和各種要求，實現(xiàn)檔案管理信息化為一線教學(xué)服務(wù)。
第四、要根據(jù)檔案管理規(guī)范化的要求，建立院級辦公室檔案資料索引自動化，設(shè)置和強化網(wǎng)上查詢功能。 眾所周知，電子檔案系統(tǒng)的建立，節(jié)省了大量人力和物力，廣大師生可以在很短的時間內(nèi)，不用支付任何費用就可以閱覽或下載本院系幾年來的文件資料，如經(jīng)典教案、講義、電子課件等。 這些豐富快捷的電子檔案資料對于提高新教師的備課質(zhì)量，使年輕教師盡快成長起來具有積極的促進作用。也為教師更好地“教”和學(xué)生更好地“學(xué)”提供便捷的服務(wù)。 但許多高校院級電子檔案功能遠未開發(fā)出來，這種狀況一旦改變，就會極大地推動廣大師生間的學(xué)習(xí)和交流，從而提高教學(xué)實效。
第五、要重視和關(guān)心檔案管理工作，不斷提高院級檔案管理水平。 院級領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)把檔案管理規(guī)范化工作列入行政管理工作議事日程，院級班子成員中要有專人分管此項工作，平時要加強對檔案管理規(guī)范化工作的指導(dǎo)和監(jiān)督。 安排管理水平高，責(zé)任心強的院級辦公室管理人員擔(dān)當(dāng)此項工作。 要建立檢查監(jiān)督激勵機制，把院級檔案管理工作做得出色的人員推薦到學(xué)院作經(jīng)驗交流。 并且，真正把院級辦公室檔案管理規(guī)范化工作納入法制軌道，做到獎懲分明，使院級辦公室檔案管理工作規(guī)范化在高校教學(xué)管理中發(fā)揮積極作用。
高等教育承擔(dān)著培養(yǎng)高級專門人才、發(fā)展科學(xué)技術(shù)文化、促進社會主義現(xiàn)代化建設(shè)的重大任務(wù)。 提高質(zhì)量是高等教育發(fā)展的核心任務(wù)，是建設(shè)高等教育強國的基本要求。 高校院級檔案管理工作需要不斷創(chuàng)新，只有不斷的創(chuàng)新才能促進質(zhì)量的提高。 因此，實現(xiàn)高校院級檔案管理工作科學(xué)化、制度化、規(guī)范化勢在必行，任重道遠。
參考文獻：
二、加強數(shù)據(jù)庫建設(shè)，建立檔案網(wǎng)站
配置了完備的硬件和軟件之后，要本著資源利用最大化的原則，建立和完善數(shù)據(jù)庫建設(shè)。其一，為了降低電子文件種類的繁復(fù)性、確保電子文件的長期保存，應(yīng)盡可能選擇少數(shù)幾種比較通用的文件格式，這一點可以通過立法來達到目的。其二，為了保證電子文件的真實性和可靠性，還要對與電子文件相關(guān)的系統(tǒng)要素進行規(guī)范設(shè)計和控制，例如流轉(zhuǎn)環(huán)節(jié)的規(guī)范和控制。最后，為了避免對通用信息的存在形式形成依賴，還要對軟硬件進行備份，分離數(shù)字信息的語義形式和格式形式，從而延長載體材料的使用壽命。目前，我國和組織機構(gòu)的檔案網(wǎng)站正在不斷興建和完善，社會各界從網(wǎng)站上獲得了越來越多的信息資料，實現(xiàn)了檔案資源共享，解決了許多實際問題，在此基礎(chǔ)上，我們還要繼續(xù)加快檔案信息網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)。
三、規(guī)范數(shù)字化建設(shè)，制定統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)
檔案工作的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化是實現(xiàn)數(shù)字化的必要前提和基礎(chǔ)，但目前我國電子檔案的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化程度卻不高。首先，沒有形成統(tǒng)一的硬件環(huán)境，具體體現(xiàn)在計算機的型號各異、檔次參差不齊；軟件方面，其開發(fā)也缺乏整體規(guī)劃性，嚴(yán)重降低軟件使用的廣泛性和實用性。其次，檔案信息本身也沒有形成一個完善、統(tǒng)一的分類編碼，降低了信息的規(guī)范性。最后，在技術(shù)方面，仍然沒有形成一個完整的集網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和系統(tǒng)管理為一體的技術(shù)支持系統(tǒng)，進而導(dǎo)致業(yè)務(wù)性、管理性和技術(shù)性標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一。這些標(biāo)準(zhǔn)的不統(tǒng)一在不同程度和范圍內(nèi)影響著信息交流的質(zhì)量，阻礙著檔案管理數(shù)字化建設(shè)的步伐。因此，必須規(guī)范數(shù)字化建設(shè)，制定統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)。具體做法是檔案管理部門必須遵循標(biāo)準(zhǔn)化原則，嚴(yán)格按照統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，規(guī)范收集、編目及檢索等基礎(chǔ)性工作。此外，國家還要加強立法工作，出臺系列相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，為檔案管理數(shù)字化的標(biāo)準(zhǔn)化提供法律依據(jù)。
四、提高人員素質(zhì)，增強業(yè)務(wù)水平
提高人員素質(zhì)，增強業(yè)務(wù)水平要從兩個方面努力。一方面是加強組織領(lǐng)導(dǎo)。具體措施是成立以主要領(lǐng)導(dǎo)為核心的工作領(lǐng)導(dǎo)小組，增強決策落實力度；明確分工，落實任務(wù)和責(zé)任；銳意進取，不斷開拓，凝聚各部門合力，從而提高科學(xué)決策、處理問題的能力，從而確保任務(wù)完成。另一個方面是加強人才隊伍建設(shè)。人才隊伍的建設(shè)分兩個方面，一是給組織內(nèi)具有扎實專業(yè)知識功底和發(fā)展?jié)摿Φ娜瞬盘峁┦┱共湃A的舞臺，并對已經(jīng)確定的重點培養(yǎng)人才加強培訓(xùn)，促進其業(yè)務(wù)素質(zhì)的提高；其二是根據(jù)檔案管理數(shù)字化的需要，組織還要積極引進具有技術(shù)專長并熟悉檔案管理的工作人才，為辦公室的檔案管理輸入“新鮮血液”。
所謂的辦公室檔案管理即借助文字、圖片、影像等媒介為載體對企業(yè)中的人員情況與事件進行詳細記錄與備案，且將記錄的資料分類，做好排擋，按照不同編號合理保存。其中不同的文書檔案有其不同格式、保存方式以及時效性，因此檔案的管理人員應(yīng)該對企業(yè)檔案定期進行歸納與清除。
二、辦公室檔案管理中存在的缺陷
不管企業(yè)從屬于何種類別，檔案管理工作都屬于最基本且最為重要的管理工作之一。因為受到不斷更新的科學(xué)技術(shù)的沖擊，以往傳統(tǒng)的管理方式在向新的管理方式過渡中存在諸多問題，這些問題主要表現(xiàn)在以下幾個方面：
（一）檔案管理人員認(rèn)識程度不足。因為辦公室的檔案管理人員在年齡、受教育水平、能力等方面存在的差異性，所以不能根據(jù)企業(yè)的實際發(fā)展?fàn)顩r與時代變化速度轉(zhuǎn)變管理理念，不能及時吸收新的管理手段與策略。同時由于管理從業(yè)人員缺乏專業(yè)且系統(tǒng)的檔案知識，所以管理工作缺乏有效性，在檔案的搜集、整理、分類、保存中會存在諸多缺陷。在實際管理工作中若管理人員的職業(yè)責(zé)任感與思想道德達不到應(yīng)有高度，那么極有可能會影響整個企業(yè)的正常運轉(zhuǎn)。
（二）管理人員的管理方式與企業(yè)的發(fā)展進程不相符。社會的創(chuàng)新與發(fā)展，使各行業(yè)的崗位分工更加精細化，對檔案管理工作的精密性要求也越來越高，管理工作量加大，各種類型的檔案管理方法、形式以及內(nèi)容也都呈現(xiàn)著多元化的發(fā)展態(tài)勢。為了迎合社會發(fā)展步伐，檔案管理工作在新時代的影響下也有了新的任務(wù)與要求，但目前的某些部門中，檔案管理方法無法真正貼合企業(yè)的實際發(fā)展需要。在具體管理中不能運用計算機軟硬件設(shè)備對檔案歸類與云端儲存，而仍舊采用落后的檔案整理與管理方法，這導(dǎo)致檔案管理工作效率無法提升，一些重要文件經(jīng)常發(fā)生丟失現(xiàn)象，在檔案的編輯、分類、儲存中還會出現(xiàn)人工操作失誤、管理難度增大現(xiàn)象。
（三）檔案管理軟硬件設(shè)施較為落后。在檔案管理中，一些具有時效性的文件要求進行自動化管理。企業(yè)引進管理軟硬件設(shè)備需要經(jīng)費，在實際的管理工作中，企業(yè)能夠給檔案工作劃撥的經(jīng)費有限。
三、完善辦公室檔案管理工作的對策
在企業(yè)辦公室檔案管理工作中存在諸多不足，若想擺脫這種落后的檔案管理模式，企業(yè)應(yīng)該積極引進先進的管理設(shè)備、轉(zhuǎn)變管理人員觀念、優(yōu)化管理工作，促進資源共享，對存在的不足加以改進與完善。
（一）增強管理人員的管理意識，制定且完善管理制度。在眾多的企業(yè)中，大多數(shù)都存在著對管理工作認(rèn)識不到位或是忽視管理工作的現(xiàn)象。因此企業(yè)與管理領(lǐng)導(dǎo)與員工應(yīng)該增強對管理工作的重視程度，不斷汲取先進的管理方法，增強自身的管理水平，轉(zhuǎn)變適應(yīng)時代與企業(yè)未來發(fā)展的管理理念，制定并且完善管理制度，提升檔案管理工作效率與質(zhì)量，繼而增強企業(yè)各個部門工作效益，提升企業(yè)競爭實力，促進企業(yè)蓬勃發(fā)展。比如：在日常管理工作中，檔案管理人員應(yīng)該明確不同類別檔案的管理流程；規(guī)范檔案標(biāo)準(zhǔn)程序，使用現(xiàn)代化信息管理設(shè)備對檔案進行分類，優(yōu)化管理工作。針對機密性文件應(yīng)該做好保密工作，在軟硬件設(shè)備中做好加密處理并設(shè)置使用權(quán)限。
（二）踐行先進的數(shù)字化檔案管理方法。?n案管理工作量越來越大，行業(yè)分工也越來越細致化，為了降低檔案在編制、分類、整體、儲存等工作流程中出現(xiàn)的失誤頻率，極其有必要踐行先進的數(shù)字化檔案管理方法，將計算機硬件設(shè)備與軟件技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)作為發(fā)展的基礎(chǔ)條件，創(chuàng)建不同形式的管理機制體系，進而能夠更好地滿足不同種類的檔案管理。在創(chuàng)建數(shù)字化檔案管理體系中，應(yīng)將傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案歸納到數(shù)字化管理工作中，通過不同形式的文件增強對紙質(zhì)文件的管理。例如：圖片形式、影像形式等。
中圖分類號：F270 文獻標(biāo)識碼：A 文章編號：1001-828X（2012）11-00-01
一、辦公室檔案管理現(xiàn)存的問題
1.檔案管理的意識不強，管理方式有待更新
由于我國檔案管理專業(yè)人才的培養(yǎng)還沒有跟上社會需求的腳步，因此，很多單位中的檔案管理工作都是單位里面的兼職人員在從事，很少有單位的檔案管理工作是專業(yè)的人士來從事，這就導(dǎo)致現(xiàn)代辦公室檔案管理的意識不強。很多辦公室檔案管理的工作只是停留在表面，缺乏對日常材料的搜集和保存，工作中的責(zé)任心有待進一步加強。另外，很多單位的檔案管理方法還停留在比較傳統(tǒng)的模式，并沒有跟上時展的步伐，將現(xiàn)代信息技術(shù)引入辦公室檔案管理的程度不夠，特別是一些欠發(fā)達地區(qū)在辦公室檔案管理模式上更是落后，缺乏對檔案管理重要性的認(rèn)識。
2.辦公室檔案管理工作人員的素質(zhì)有待提高
由于我國教育體制培養(yǎng)出來的專業(yè)檔案管理人才還不能滿足社會的需求，因此，在現(xiàn)代社會中很多單位的辦公室檔案管理工作人員都是兼職從事這項工作的，這就產(chǎn)生了工作人員的專業(yè)知識不夠的問題。首先，很多辦公室檔案管理工作人員缺乏專業(yè)的知識和必要的工作技能，這也是辦公室檔案管理中亟待解決的重要問題。其次，隨著時代的發(fā)展，信息技術(shù)的不斷更新也要求辦公室檔案管理跟上時代的步伐，在檔案管理工作中運用現(xiàn)代技術(shù)協(xié)助工作的完成，這也要求辦公室檔案管理工作人員具備相應(yīng)的現(xiàn)代辦公軟件操作技能。在面對這些問題的時候，現(xiàn)代辦公室檔案管理工作人員中很多人都顯得專業(yè)技能相對缺乏、專業(yè)水平相對較低、缺乏足夠的運用現(xiàn)代辦公軟件的能力等問題。因此，認(rèn)真對待辦公室檔案管理工作人員的素質(zhì)問題是必須的，也是現(xiàn)代辦公室檔案管理發(fā)展中必須解決的問題。
3.辦公室檔案管理的信息化建設(shè)有待加強
現(xiàn)代辦公室檔案管理的發(fā)展使得檔案的種類比較繁雜，也給辦公室檔案管理工作人員提出了更高的要求。面對不同的檔案類型以及檔案記錄的不同階段，都要采取有效的方式進行記錄和整理。由于現(xiàn)階段檔案管理的信息化建設(shè)還沒有完全成熟，很多硬件設(shè)施沒有完全能夠支撐工作的需求，這也使得很多單位的檔案管理工作還停留在紙質(zhì)文件管理的方式。其次，國家的檔案行政機構(gòu)缺乏檔案無紙化戰(zhàn)略規(guī)劃、制度設(shè)計和系統(tǒng)規(guī)范，使得對紙質(zhì)文件依賴成為制度性的選擇。多種類型數(shù)字化信息的檔案化在總體上處于隨機狀態(tài)，有些數(shù)據(jù)累計存儲在業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)庫中，有些被定期銷毀，有些則被遷移到臨時載體上，沒有建立系統(tǒng)型的管理模式。
二、如何改進辦公室檔案管理工作，提高工作效率
辦公室的檔案管理十分重要，因為它跟辦公室各項業(yè)務(wù)工作的開展具有直接的聯(lián)系， 辦公室的檔案管理工作效率影響到整個單位的工作的開展，因此，有必要加強對辦公室檔案的管理。其次，辦公室檔案管理的工作主要在于資料的收集和保存，檔案的種類比較繁雜，所以給檔案管理工作帶來了一定的難度?！∷裕岣咿k公室檔案管理的效率，必須從以下幾個方面加以改進：
1.完善現(xiàn)代辦公室檔案管理體系
現(xiàn)代辦公室檔案管理中的檔案管理和文件管理是緊密聯(lián)系的，因此不能單獨將這兩個工作分開，應(yīng)該將其結(jié)合在一起進行管理。為了減少檔案管理工作人員在文件管理的后期遇到更大的工作難度，因此建議檔案管理工作人員在文件管理的前期就參與到工作中，這樣既可以對文件管理工作有一定的熟悉和了解，也便于檔案管理工作人員在檔案管理過程中更能適應(yīng)，更能夠便于單位檔案管理系統(tǒng)的建立和完善。另外，應(yīng)該完善單位的檔案管理制度和操作程序，確保單位檔案管理工作能夠按照相應(yīng)的程序進行，促進單位檔案管理的體系建設(shè)。
2.增強單位檔案管理的意識，更新檔案管理理念
由于我國現(xiàn)階段的單位檔案管理中管理意識不夠強，而且管理的理念也有待更新，這都使得我國檔案管理工作難以得到較大的進步，因此，增強單位檔案管理的意識，更新檔案管理理念就顯得十分重要。首先就是要提高單位對于辦公室檔案管理規(guī)范化關(guān)系的正確認(rèn)識，立足于我國辦公室檔案管理的發(fā)展現(xiàn)狀，結(jié)合辦公室檔案管理的目標(biāo)，應(yīng)該堅持“以人為本”的辦公室檔案管理理念，不斷建立和完善符合社會發(fā)展需求和單位自身發(fā)展目標(biāo)的辦公室檔案管理意識。無論是從單位的管理決策還是單位的服務(wù)意識樹立，都需要包含單位檔案管理的意識。在單位的檔案管理運行中強化崗位責(zé)任制，盡量改善單位管理中不合理的規(guī)章制度、強化檔案管理工作人員的愛崗敬業(yè)意識，強化單位檔案管理體系建設(shè)。
3.加強單位檔案管理工作的培訓(xùn)，提高工作人員的管理技能
由于我國單位檔案管理中的很多工作人員都是兼職的，大部分都缺乏專業(yè)的檔案管理技能，因此，加強單位檔案管理工作的培訓(xùn)工作是十分重要的。筆者認(rèn)為應(yīng)該采用不同的方式通過不同的渠道對辦公室檔案管理工作人員進行專業(yè)技能的培訓(xùn)，盡量提高工作人員的專業(yè)檔案管理工作能力。根據(jù)檔案管理規(guī)范化的要求，辦公室檔案管理兼職工作人員首先是要加強專業(yè)技能的培訓(xùn)；其次還要加強自身對于辦公室檔案管理工作的責(zé)任心；再次就是要認(rèn)真做好部門的文件檔案的形成、積累、保持和整理、歸檔等工作。因此，應(yīng)該根據(jù)辦公室檔案管理工作的相關(guān)要求以及檔案管理專業(yè)人才的要求，組織單位檔案管理工作人員進行專業(yè)的技能培訓(xùn)，以提高工作人員的檔案管理技能。
4.強化檔案收集
檔案的收集是辦公室檔案工作中最重要的環(huán)節(jié)，因此，要改進檔案管理工作，必須得加強檔案的收集管理工作。 首先，要規(guī)范檔案的范文，對檔案進行分類和編排，再將收集到的檔案按類目進行整理和保管； 然后， 要規(guī)范檔案的文書范文工作，在將收集到的檔案進行分門別類之后，要對檔案再進行文字編號和正文提料，對檔案提取主題詞，再做好附件處理，方便以后使用和管理檔案；再次，第二步實現(xiàn)以后，要對檔案再進行目錄編號，以方便后期的檢索工作，再在計算機系統(tǒng)中輸入檔案的管理信息，建立檢索體，在各種管理軟件的幫助下實現(xiàn)對檔案的網(wǎng)上管理。
參考文獻：
一、辦公室檔案管理概述
（一）辦公室檔案管理的含義。辦公室檔案管理包含著多方面的內(nèi)容，其中既有檔案的整理和收集，又包含使用現(xiàn)代化的管理技術(shù)使檔案的利用價值得到發(fā)揮。隨著我國經(jīng)濟的快速發(fā)展和科學(xué)技術(shù)的日益進步，辦公室檔案管理工作也要與時俱進，改變過去傳統(tǒng)的管理方法，采用先進的管理理念，加強與相關(guān)單位之間的交流溝通，并借鑒成功的管理經(jīng)驗。采用上述辦法有利于強化辦公室檔案管理工作，提高其工作效率，與此同時還能夠節(jié)省管理成本，使檔案的價值得到充分的發(fā)揮，最終更好地為社會服務(wù)。
（二）強化辦公室檔案管理的重要性。第一，滿足時代的發(fā)展需要。辦公室檔案管理是信息產(chǎn)業(yè)的重要組成部分，有利于人們更便捷地查詢資料，尤其是信息社會的發(fā)展，辦公室檔案管理工作顯得更加重要。要想更好地發(fā)揮檔案管理的作用，必須實現(xiàn)與社會實際情況的緊密結(jié)合。檔案管理的價值只有依托社會實際才能得到發(fā)揮，否則是沒有任何價值的。因此，辦公室檔案管理必須注重并結(jié)合社會的需求，只有這樣才能更好地為社會服務(wù)。第二，推動檔案事業(yè)的健康發(fā)展。檔案管理工作具有連續(xù)性、持續(xù)性的特點，因此在工作中要根據(jù)檔案管理的工作特點，采取恰當(dāng)?shù)墓芾硎侄?。檔案管理是確保檔案事業(yè)發(fā)展的重要手段，因此必須做好檔案管理工作。同時檔案的形成是一個連續(xù)的過程，需要經(jīng)過一定的時間，因此為確保檔案的完整性，需要對檔案進行歸檔和保存工作，并對其進行系統(tǒng)全面的管理。此外，檔案管理工作的有序發(fā)展，離不開管理員的參與，因此還需要高素質(zhì)的管理人員。第三，有利于檔案事業(yè)的健康發(fā)展和社會經(jīng)濟的快速發(fā)展。檔案在社會發(fā)展中起著重要的作用，與人們的生產(chǎn)生活密切相關(guān)，并且有利于促進經(jīng)濟發(fā)展，所以說辦公室發(fā)揮著重要的作用。由于檔案記載的是以往的真實事件，能夠為人們的生產(chǎn)生活提供指導(dǎo)，因此做好檔案管理工作有利于推動經(jīng)濟的發(fā)展，進而促進社會的可持續(xù)發(fā)展。
二、做好辦公室檔案管理工作的措施
（一）建立健全完善的辦公室檔案管理制度。做好辦公室檔案管理工作需要完善的管理制度作保障。要有專門保存檔案的庫房，分門別類地進行存放。并且為保證檔案的安全，需要將其放到二樓以上，并將一樓的門窗進行加固處理。對于重要的內(nèi)部文件，需要將其單獨存放，并及時跟進檔案的保密期限。根據(jù)檔案的機密程度和時間的推移，對檔案進行相應(yīng)的升高密級、降低密級、解密等等的處理。將沒有保密意義的文件整理出來，并重新進行規(guī)整。除此之外，對檔案的管理程序過程至少需要兩名工作人員，這樣有利于彼此之間的相關(guān)監(jiān)督，還需要在檔案的存放處安裝監(jiān)控裝置，更好地保證其安全。
（二）提高賓館工作人員的綜合素質(zhì)?，F(xiàn)階段，我國賓館檔案管理工作人員大多數(shù)都是兼職的，專業(yè)素質(zhì)不高，所以，需要加強其專業(yè)培訓(xùn)，提高其專業(yè)技能?？梢圆捎貌煌朗褂貌煌姆椒ǘㄆ趯芾砣藛T進行技能培訓(xùn)，提高專業(yè)能力。根據(jù)賓館檔案管理工作的特點，需要從以下幾方面入手：第一，對其口語進行培訓(xùn)，提高其技能。第二，提高管理人員的責(zé)任心，提高其做好賓館檔案管理工作的自覺性。第三，做好賓館文件檔案的形成、積累、保持和整理、歸檔等工作。所以，需要定期對賓館檔案管理人員進行專門的技能培訓(xùn)，從而不斷提高其檔案管理技能。
（三）提高賓館檔案管理人員的責(zé)任意識。賓館檔案保密管理工作的有效開展，需要各個管理人員的共同努力。單位領(lǐng)導(dǎo)要密切關(guān)注檔案的保密管理工作，每個員工要對自己負(fù)責(zé)的工作負(fù)責(zé)，強化其保密意識。為保證賓館檔案保密工作的有效落實，需要嚴(yán)格執(zhí)行獎懲制度，對于在工作中由于自己的過失造成影響的人員必須承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任，同時對于有利于賓館保密工作開展的員工給予適當(dāng)?shù)奈镔|(zhì)獎勵。通過采取有效措施，提高賓館檔案保密人員的工作積極性，從而全身心地投入到工作中去，進而有利于促進賓館檔案管理工作的有序開展。
（四）做好檔案的收集工作。辦公室檔案工作中最重要的環(huán)節(jié)為檔案收集，因此為更好地開展檔案管理工作，必須做好檔案的收集工作。第一，實現(xiàn)檔案范文的規(guī)范化，根據(jù)不同的類別對檔案進行編排整理，并且按照不同的門類進行保管。第二，規(guī)范檔案的文書范文工作，在將收集到的檔案進行分門別類之后，要對檔案再進行文字編號，提取檔案主題詞，做好附件的處理工作，這樣有利于以后方便快捷地查找檔案。第三，對檔案進行目錄編號，這樣有利于以后檢索工作的有效進行，然后在計算機系統(tǒng)中輸入檔案的管理信息，建立檢索體，在各種管理軟件的幫助下實現(xiàn)對檔案的網(wǎng)上管理。
三、結(jié)語
