文書檔案工作計劃匯總十篇

序論：好文章的創作是一個不斷探索和完善的過程，我們為您推薦十篇文書檔案工作計劃范例，希望它們能助您一臂之力，提升您的閱讀品質，帶來更深刻的閱讀感受。

篇（1）

一、基于信息化環境下文書檔案管理工作的意義

（一）有利于文書檔案管理效能的提高

在社會快速發展的新形勢下，文書業務無論是數量還是種類都開始向多樣化的趨勢發展，這也使文書檔案的重要性日益顯現出來。在當前信息化環境下，傳統文書檔案管理模式發生了較大的變化，文書檔案管理效率有了大幅度的進步。這就更需要充分的利用信息化技術的優勢，加快推進文書檔案信息化建設的步伐，使文書檔案管理工作更具便捷性，確保文書檔案管理效能的提高。

（二）有利于文書檔案現代化管理水平的提升

文書檔案管理作為行政管理的重要組成部分，通過加強文書檔案信息化管理水平，有利于文書檔案管理水平及建設質量的全面提升。在當前信息化環境下，文書檔案工作應充分的利用信息化技術的優勢，加快現代化管理目標的實現。作為文書檔案管理部門，更需要在管理工作中不斷進行創新，進一步對信息化管理流程進行規范和優化，確保工作效率的大幅度提升。

（三）加快了文書檔案開發效益的實現

文書檔案信息化管理的實現，不僅有利于檔案資料原開發利用，而且加快促進了文書檔案信息化管理平臺的建設，為文書檔案資源共享的實現奠定了良好的基礎。而且在文書檔案管理信息化推進過程中，有效的改變了檔案的利用方式，文書檔案公開度及利用效益都有了大幅度的提升，這為文書檔案職能轉變及更好的提供服務工作奠定了良好的基礎。

二、信息化環境下文書檔案管理的現狀

（一）文書檔案信息化管理工作有待于進一步規范

近年來，辦公自動化已開始全面普及，這也有效的提升了文書檔案管理工作的水平。但由于信息化辦公平臺處于不斷更新和升級過程中，極有可能會對電子文件查詢及信息數據安全帶來一定的難度。同時要工作中也需要對各類文件梳理，以電子檔案的要求做好文書檔案的移交保管工作。但在實際工作，文書檔案具有分散性，不僅統一管理難度大，而且數據容易丟失。特別是在當前無紙化辦公的新形勢下，更對電子文件的使用、保管及存檔提出了更高的要求。

（二）文書檔案信息化管理水平有待于進一步提高

搞好文書檔案信息化管理工作，要有一支高素質的熟悉信息化知識技能的專業文書檔案管理隊伍。文書檔案管理工作崗位人員既要熟悉文書業務知識，又要掌握計算機操作技術、熟悉網絡數據維護知識、掌握信息利用與安全保密知識等。當前，加強辦公人員信息技術培訓，加快推進信息化工作進程，是提高文書檔案管理水平的必由之路，要抓好抓實，并抓出成效，以適應時展需求。

（三）文書檔案管理人員素質及資金有有待進一步加強

長期以來文書檔案在管理工作中受傳統思想影響較深，這也導致文書檔案在收集、整理、歸檔及查閱等各處環節缺乏健全的規章制度作為約束，在檔案管理一些環節工作中還采用手工操作的模式，嚴重影響了檔案工作的效率。目前文書檔案管理人員多是由辦公室人員兼任，管理人員多沒有經過系統的檔案管理專業知識學習，業務能力不高，再加之檔案管理人員年齡普遍偏大，對新技術和新知識接受能力較差，無法有效地滿足現代文書檔案信息化建設的要求，由于受制于人員素質的影響，文書檔案管理工作無法與時展要求相適應。另外，在文書檔案信息化管理推動過程中，由于其涉及的范圍較廣，在日常工作中還需要做好設備、軟件及網站的日常維護工作和開發工作，這都需要大量的資金支持，但在實際工作中，不僅對文書檔案信息化建設缺乏重視，而且經費嚴重不足，這在一定程度上制約了文書檔案信息化管理工作的步伐。

三、加強信息化條件下文書檔案管理的措施

（一）提高信息化條件下文書檔案管理的認識

由于文書擬制工作涉及部門多，人員分散，加上一些部門和個人對文書檔案管理重視度不夠，文書檔案管理工作一直較為薄弱。在紙質檔案和實物檔案普遍未能做到及時、全面歸檔。在電子檔案方面，有的沒有保存，有的保存的往往是最后一稿的電子文件，電子文件無法進行集中管理，很容易丟失。究其原因，主要是思想上未引起高度重視。因此必須要進一步提高信息化條件下文書檔案管理的認識，制定科學的工作流程和工作制度，確保文書信息化管理落到實處。

（二）加強文書檔案信息化標準體系建設

由于受檔案實體管理模式和方法的影響，檔案信息化管理的標準規范也變得比較復雜且較難統一，造成現在文書檔案信息管理上標準不一，導致檔案信息的傳輸、傳遞難度較大。因此，要積極構建科學的文書檔案收集、整理、歸檔、利用的實施標準，進一步規范文書檔案信息化管理工作。并積極依托專網系統建立文書檔案管理信息化平臺，加大文書檔案信息化建設投入，推進文書檔案管理信息化建設進程，進一步打牢文書檔案管理基礎。

（三）加大文書檔案信息化建設力度

在當前文書檔案信息化建設過程中，要以現代化辦公自動化系統作為依托，并對其功能進行擴展，利用文書處理、文件管理及檔案管理三個模塊來將文書檔案管理工作流程涵蓋其中，并能夠對收文發文進行預歸檔，對著錄的文件和案卷進行整理，對歸檔的檔案進行重新編目，做好文書檔案的輔助管理工作，這不僅有利于文書檔案信息化管理質量的提升，而且對推進文書檔案信息化建設工作也具有極其重要的意義。

四、結束語

篇（2）

公文是檔案的前身，檔案由公文轉化而來。可以說公文制發的怎樣，不僅僅決定公文本身的質量，同時，也影響日后檔案的質量，決定了檔案工作規范化、標準化的質量的問題。因此，我們在公文制發中必須要注意解決好規范化、標準化問題，以提高檔案實體質量，為檔案工作實施規范化、標準化管理打下牢固的工作基礎。一要公文用紙質量要好，幅面尺寸規格要統一、規范、標準，符合國家的有關規定。排版形式為橫寫橫排，左側裝訂。二要注意檢查制發公文是否履行了簽發手續，是否符合審批權限，公文標題是否準確，主送單位和抄送單位準不準，落款是否與公文一致，有無日期等。三要公文字跡要牢固清晰。不論是草擬公文，繕印公文，還是做出的各種記錄、報表、簽字、批注等，都不應使用容易褪色的筆種、墨水和紙張，以保證字跡鮮明、清晰，有利于日后長久保管利用。四要使用文種要合理，擬制格式要規范，行文不要濫用簡稱和使用不規范的字，以利于日后標準化、現代化檢索手段的實施應用。

二、堅持正確的立卷歸檔原則

“以我為主”是我們必須堅持的立卷歸檔原則，這一點不能有絲毫的猶豫與彷徨。所謂“以我為主”的立卷歸檔原則，即歸檔的文件要以本單位形成的文件為主的原則。這不僅是在我國文書立卷歸檔工作實踐中形成并堅持下來的一條原則，而且還是推進檔案工作規范化、標準化，乃至現代化的一個重要原則。堅持正確的立卷歸檔原則是推進檔案工作規范化、標準化的關鍵環節，我們應該予以高度重視。檔案工作的實踐中，我們深刻地認識到，相近公文的重復與立卷組合的無序是阻礙檔案工作實現規范化、標準化的最大問題。實現檔案工作規范化、標準化的根本目標就是要實現檔案保管利用價值的最大化和案卷完整化、檢索利用便捷化。而“以我為主”的立卷歸檔工作則是解決問題、實現目標的關鍵性工作。

三、切實提高案卷裝訂質量

提高案卷裝訂質量是推進檔案工作規范化、標準化的可靠保證。不斷深化的工作實踐證明，案卷材料收集的是否完整是決定和影響檔案價值的重要因素，而立卷方法問題與案卷裝訂質量問題則可能是決定和影響檔案工作規范化、標準化質量的操作性因素。因此，在推進檔案工作規范化、標準化的工作進程中，我們必須一方面要注意解決好立卷方法問題，以有利于檔案標準化管理中的分類和檢索。另一方面，要注意解決好案卷裝訂質量問題，以有利于檔案規范化管理。

1.提高檔案管理人員的素質。檔案管理人員具有特殊的地位和身份，有知密早、知密多、知密深的特點。他們對保守黨和國家的秘密負有比一般工作人員更為重大的責任，因此，檔案保密工作好與壞，檔案管理人員的素質是個關鍵問題。絕密檔案管理人員必須有較強的責任心、事業心和高度的保密意識，不僅要有嚴謹的工作作風，經手的事情件件有頭有尾，手續清楚，而且要防止“無形”儲存在頭腦中秘密的泄露。

2.做好檔案的保管期限與保密期限的區分工作。確定保管期限的原則是，正確分析和鑒別檔案內容的現實作用和歷史作用，根據本機關工作的需要和為國家積累歷史文化財富的需要，全面確定檔案的保存價值，準確地判定檔案的保管期限。而保密期限是根據國家秘密事項在一定時間內，如被泄露，將對國家的安全和利益造成的危害程度來確定的，它表示該國家秘密事項在其確定的期限內，受國家有關保密法律、法規的保護，產生法律效力的時限。《國家秘密保密期限的規定》中規定：除有特殊規定外，絕密級事項不超過30年，機密級事項不超過20年，秘密級事項不超過10年。保密期限在一年及一年以上的以年計，在一年以內的以月計。

3.明確檔案管理人員的職責。檔案管理人員的職責，就是要維護檔案的完整與安全。這既是檔案保管工作的基本任務，也是檔案保管工作的目的。檔案保管工作的具體任務就是做到不壞、不丟、不散、不亂。不壞，就是使檔案保管得完好無損，不致因各種不利因素而使檔案損壞。對已經破損的檔案。要及時搶救。不丟，就是使檔案絕對安全，不致因工作疏忽而使檔案遺失或被竊，不僅保證檔案實體安全，也要保證檔案內容的安全。不散，就是要求檔案的保管相對集中，不致因檔案的分散保管而使檔案管理不便，甚至造成檔案損壞或丟失等嚴重情況。不亂，就是要求檔案保管工作有條不紊。檔案排架整齊規范，有規可循，有目可查。檔案保管工作的任務是艱巨的，也是光榮的。這是一項重要的基礎工作，檔案保管人員要持之以恒，時刻警惕。防止檔案的損壞，確保檔案的安全，為檔案工作提供物質基礎。

篇（3）

[摘要]據當前現狀分析，文書檔案管理制度不僅滯后于社會經濟的發展，在某種程度上也阻礙企事業單位的向上發展，與社會檔案需求的脫節程度也日趨明顯。基于這一背景，本文圍繞文書歸檔管理工作對事業單位的作用展開了分析，概述了事業單位文書檔案管理實踐中的若干問題，并藉此提出了優化其管理效能的相關建議，以期對新時期事業單位檔案管理工作創新提供有益參考。

[

關鍵詞 ]事業單位改革；檔案文書管理；信息化建設

一、文書檔案現代化管理對事業單位的作用

（一）提高文件傳遞的安全性。傳統的文件傳輸方式，主要是通過郵政投遞系統或是其他快遞方式，受限于時間與距離的影響，同時，檔案管理人員私存文件或者丟失文件的狀況也時有發生，其他原因造成文件的延誤、丟失亦屬常事，都為檔案管理與使用造成了很大程度上的不便。所以，事業單位檔案管理亟待引入并推廣現代化技術進行文件歸檔管理，比如，通過計算機網絡方式進行文件傳遞，能夠極大程度為文檔收編節約傳遞時間，提高文件傳遞速度，確保文檔安全性得到有效保障。

（二）確保文件保存的穩定性。互聯網科技的快速發展，很多事業單位檔案室已經逐步開始普及上述現代化的辦公方式。紙質文書容易受外界因素的影響而縮短壽命，一旦紙質文書受到破壞就會造成不可挽回的損失，而電子文件則能很好地解決這一難題。通過選用不同的電子載體，將文書檔案以電子方式進行保存，可以實現文書檔案信息與載體的分離利用，同時，電子載體具有存讀方便、快捷、保存時間長、易于傳遞、受外界環境因素影響比較小、不易損壞，穩定性比較強等特點，能夠提高文書歸檔工作的質量，確保文件保存的穩定性。

二、事業單位檔案管理實踐中的常見問題

（一）缺乏管理，重視不足。據客觀而論，部分檔案管理工作局限于行政管理階層，對基層檔案的重視程度不夠，部分領導甚至對檔案管理認知存在偏差，比如，只關注單位經濟效益與發展前景，漠視檔案管理工作對事業單位經濟增長的積極作用，導致內部檔案管理工作長期缺乏有序部署與嚴格管控，檔案資料的收集歸檔不全、整理不規范、散亂等現象嚴重，難以為單位發展提供資源支撐。

（二）配套不全，條件較差。健全的檔案管理工作體系必須配備完整且匹配的相應基礎設施與監管機制，但當前事業單位檔案管理工作普遍存在的一個問題在于檔案管理“軟”、硬件條件“差”，比如，檔案柜架等基礎設施的配備裝具參差不齊，致使檔案工作陷入被動局面；或是部分基層檔案室建設缺乏專項啟動與維修資金，導致紙質檔案資料在長時間的存放下出現霉變、蟲蛀等現象。

三、優化事業單位檔案文書管理效能的具體措施

（一）全面推行文書歸檔規范化管理。完善、健全的制度是促進文書歸檔管理順利進行的基礎保證，在文書歸檔管理過程中要始終以制度為標準，督促管理人員認真學習與檔案管理相關的制度與準則，建立統一的工作標準與規章制度，并要求全體人員嚴格按照規章制度進行作業，確保每一工作環節有序進行，踐行文書歸檔的規范化管理原則。

（二）鞏固單位領導及全員檔案意識。領導的重視是推動文書歸檔工作順利進行的重要保障，具有提高全員檔案意識的積極作用。然而，基層檔案室文書檔案數量較多，經費卻相對緊張，由此要求文書歸檔管理人員必須具有較高的業務水平，以保證文書歸檔管理工作的順利開展。同時，要增強領導的檔案意識，將檔案歸檔管理作為工作的重中之重，并對檔案管理工作的方式方法進行研究，對有關管理人員進行考核，不斷提高全員檔案意識

（三）積極利用現代化技術輔助管理。隨著我國經濟的快速發展，網絡化、數字化、信息化的辦公模式也得到了快速的發展與應用，用現代化的方式進行文書檔案管理已成為一種必然趨勢。在文書檔案管理工作中，要將文書檔案由紙質檔案轉變為以光盤、磁帶、計算機硬盤等為載體的電子文件，以網絡化的方式對文書檔案進行管理，逐步實現從手工作業方式向計算機管理方式轉變。同時，國家財政部門也應加大資金投入，不斷完善基層檔案室的配套設施，加強地方文書檔案信息網絡與資源的一體化建設，實現檔案數字化管理的同時夯實對電子文件的管控，最大限度確保電子文檔的安全性和信息可用性。

結語

綜上所述，筆者認為事業單位檔案管理工作的改善措施，首要建立在提高認識、加強重視的基礎上，同步加大建設資金的投入，為檔案管理工作以專款專用、準確預算、恰當使用、詳細記錄、及時結算等位為準則設置專項資金，優化工作機構設置，并在綜合考慮實際情況與能力范圍情況下，積極投建電子檔案室或數字檔案室，自上而下全面覆蓋檔案管理每一環節，確保事業單位檔案收集、整理歸檔、保管、利用等環節的安全便捷。

參考文獻

[1]劉嬪蘭.云計算在企業單位檔案管理中的應用研究[J].今日中國論壇,2013(07)

[2]陳萍.新時期事業單位檔案管理創新分析[J].廣東科技,2013(12)

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為了增強辦公室的工作實力，在學期初我部已吸納了一批踏實肯干，頭腦靈活的新成員，在近期，我部將組織成員對本部職能的學習，使其明確并熟悉本部的基本工作任務。另外還將做好新成員能力的培養，多鍛煉新人，為下一屆分團委學生會培養好人才。

二、以提高效率為原則，科學的管理檔案

上屆辦公室的文書檔案以初具規模，這為我們今后的工作提供了參考。在此基礎上我們將加入科學的管理方法完善文書檔案的管理，如在原有基礎上加上目錄，索引，以提高查閱的方便性。另外我們將開展文書檔案與電子檔案同步管理方法，利用電子檔案的快捷性與便于修改的特點，提高管理效率。

三、突破傳統，敢于創新

辦公室給人的印象往往是做一些檔案管理、文件的打印和發放等工作。在本學年我們將使大家改變這一看法。首先，我們將做好老師與分團委學生會的橋梁作用，使分團委學生會始終行駛在正確的航道上。其次，我們將在對活動組織上下功夫，結合各部的特點，以專部專用，以長補短，用最短的時間完成最多的任務為組織活動的原則，協助院、系舉辦一系列健康活潑的活動，以鍛煉我部的組織能力。

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【關鍵詞】

文書檔案；檔案管理；辦公室

醫院文書檔案是醫院長期行政管理的歷史記錄，其內容囊括了醫護管理、黨務管理、醫政管理、人事管理等許多方面；涉及到了醫療、教學、科研、公共衛生等各種工作的實施和開展情況；保存著醫院的規章制度、發展規劃、統計資料、會議記錄等重要內容，對于醫院的日常管理和臨床科研都十分具有保存和參考價值。因此辦公室的文書檔案管理工作顯得尤為重要。

一、辦公室文書檔案管理特點

（一）文書檔案管理涉及面廣。文書檔案管理工作是通過單位的文檔室進行的。文書檔案內容豐富，涉及面廣。包括來自上級或本單位制定的文件、協議、合同、電子檔案、責任書、往來信件記錄及其他材料。

（二）文書檔案管理工作一體化。文書檔案來源與文書工作，文書檔案的質量直接影響到了檔案質量和檔案工作，而文書檔案管理是建立在文件搜集、運轉、催辦和承辦基礎上的，是文書工作的終點。

（三）文書檔案管理的重要性。由于文書檔案主要進行的是文書材料的立卷工作，為了保證文書檔案管理工作能更好地為中心服務，起到在工作中的參謀和宣傳教育作用。文書檔案管理的重要性不言而喻。

（四）文書檔案管理的相對保密性。辦公室文書檔案管理人員的首要責任就是維護檔案的安全。而醫院文書檔案具有很強的專業性，檔案利用者也具有局限性，為了尊重醫患關系，需要相對較高的保密要求。

二、文書檔案管理現狀中出現的問題

（一）文書檔案管理制度方面不完善。通常辦公室文書檔案資料都設置于綜合檔案室或庫房里，辦公室工作人員由于主觀上的個人原因如工作繁重、使用方便等及客觀上的存放檔案受區域限制，沒有及時將文書檔案資料歸檔。這造成管理松散，使用效率低下，在出現問題時各個部門相互推諉，十分不利于管理。加之文書檔案管理工作得不到重視，管理意識薄弱，檔案管理制度不完善，職責分工不明確等最終造成了管理成果與管理標準相去甚遠的結果。

（二）辦公室文書與檔案工作認知不足。文書與檔案工作相輔相成，目前大多數單位采用的是文書和檔案“分塊管理”的制度。雖說這種管理制度具備一定的有效性和科學性，但文書管理人員在實際工作中對檔案意識較為單薄，對自身職責認知不清以及檔案人員對于其工作內容理解的不到位，不愿意花精力作指導，于是在某種程度上這種制度讓文書工作和檔案工作產生了分歧，無法真正做到和諧的統一。甚至會導致管轄區內的文書檔案管理工作存在一定的滯后性。

（三）文書檔案管理工作人員缺乏專業素養。由于文書檔案的管理人員存在專業知識與文化程度的差異。很多人員基本素質有待提高，新知識明顯儲備不足。專業知識的欠缺在實際工作中會致使歸檔文件材料質量不高，文件材料分散不利查閱和管理。再加上少數檔案人員的工作責任心不強，沒有認真記錄與整理相關的檔案文件，造成檔案文件的真偽性不明。這些均嚴重影響了文書檔案管理工作的可持續發展。

三、辦公室文書檔案管理工作的有效實施途徑

（一）完善文書檔案管理制度。單位領導需真正認識檔案管理的重要性，重視制度的制定，完善管理中需要的配套硬件，并能深入貫徹實施文書檔案管理制度。文書是檔案的來源。遵照立檔歸檔原則，以醫院形成的文書為準則，工作中嚴格統一工作流程，建立健全歸檔制度。認真學習省檔案局頒布的規章制度，擬定相應的工作計劃。并在工作中注意：1.嚴控立卷歸檔的時效。2.保證文書的完整并合理分組。3.明確分檔的重點。4.定期清理已無保存價值的文檔。

（二）保證文書檔案齊全完整。辦公室文書檔案管理工作者在工作中不僅要將已形成的檔案收集齊全完整，而且還應關心文書檔案的形成與辦理過程中的相關情況。文書工作者在最初歸檔時要認真檢查材料，發現應有附件而未及時歸檔的要記得催要；有外借卻未按時上交的文件要跟蹤收回。在做收文登記后應甄別該文件會否具有保存價值，不具社會價值的無需歸檔。在檢閱完畢后進一步完成歸檔工作。認真完成從零散“頁”到“件”，再到裝盒為“卷”的檔案入庫工作。

（三）實施“自動化”文書檔案管理。在自動化環境下，文書的儲存、分類、瀏覽等將更加容易與規范。文檔管理數字化、信息化能更加迅速、準確地處理各種信息，提高辦公效率，這是信息社會對文檔工作的必然要求，也是文檔工作者的努力方向。所以，文檔管理人員要結合本崗位工作，邊學習邊操作，在提高業務素質的同時，特別要注重計算機知識、信息技術的學習，努力使自己成為綜合型文檔管理人才。

（四）加強在職教育，強化管理文員培訓。辦公室文書檔案管理人員的能力直接影響檔案管理工作的質量，因此需要具備豐富的檔案管理知識與扎實的管理操作能力。1.由于文件及檔案種類和載體的多樣化，管理方法要不斷更新，積極完成自我學習并參加相應的省市檔案局的有關檔案管理培訓。2.要進一步提高文檔管理人員對文檔工作的認識，增強管理意識。3.加強制度建設，建立長效培訓機制。4.明確在職教育的原則，選擇課程內容。

四、結語

文書檔案管理工作要求既要把握大局，又要嚴格控制每個工作細節，可從文書檔案整理到建立健全規章制度和工作程序等方面入手。做到不斷提高辦公室人員的文書檔案管理水平，認真搞好文書檔案與其他工作的銜接。

作者：商棗河 單位：山東棗莊市婦幼保健院

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1 醫院文書檔案工作現狀及面臨的困境

1.1 文書檔案管理人員綜合素質偏低 隨著信息化時代的發展，無論是企業、單位還是各類社會組織，其競爭力的高低歸根結底取決于其人才綜合素質水平如何。尤其是對于醫院文書檔案管理工作來說，專業化程度比較高，特別是在競爭日益加劇的知識經濟時代，對檔案管理人才更是提出了高要求，既要有專業的檔案管理專業知識，又要熟練基本的計算機操作等。然而，從目前醫院文書檔案管理工作隊伍來看，這種高素質、高水平、專業的復合型人才還比較缺乏，綜合素質普遍偏低，這很不利于醫院檔案管理工作效率的提高。

1.2 部分單位不能有效地利用醫院文書檔案 目前，還有部分醫院管理人員和相關工作人員缺乏檔案意識，對于檔案資料的保存和利用認識不到位，常常造成文書檔案的毀壞與人力浪費。另外，有些醫院由于對文書檔案的管理工作不夠重視，因此缺乏必要的檔案管理部門，或者在檔案管理的職責上分配較為混亂，檔案存放和管理職責不明確，檔案的傳遞是使用過程中缺乏規范性，甚至有些醫療檔案不統一存放于綜合檔案室進行管理，而是存放于各個科室，很容易造成檔案的混亂和丟失，為后期文書檔案資料的使用帶來障礙，影響醫院各類工作的正常開展。

1.3 缺乏硬件設施，信息化程度低 很多醫院由于缺乏對文書檔案管理工作的重視，而缺乏對檔案管理相關硬件設施的建設，導致醫院檔案室硬件設施達不到相應標準，比如缺少檔案存放位置或檔案管理條件差等，大大降低了醫院文書檔案管理工作的效果。并且，目前還有很大一部分醫院的文書檔案工作仍然為傳統手工操作，使文書檔案資料不能及時整理歸檔，更容易造成檔案的損壞和丟失，影響檔案資料的真實性和完整性。如今，我國大部分醫院還沒有意識到檔案管理信息化建設工作的重要性，缺乏對于信息化建設的人力、物力、財力等各方面的投入，導致文書檔案信息資料搜集不全面、更新不及時等問題，最終導致文書檔案管理工作的混亂，降低工作效率和文書檔案的使用效率。

2 做好醫院文書檔案管理工作的對策

2.1 提高對醫院文書檔案工作的重視 首先，醫院要想切實提高文書檔案工作的效率，檔案管理部門就必須取得領導的理解與支持，讓領導意識到檔案管理工作對于醫院現代化建設發展的重要性。檔案管理工作人員要多多匯報工作，以此來提高領導的檔案意識，使檔案工作更好的為領導的決策提供幫助。其次，要不斷提高檔案工作人員的自我覺悟，選配專業對口、工作認真負責、職業道德良好的員工擔任文書檔案管理工作人員，要求檔案工作人員認真務實，能夠自覺學習不斷提高綜合素質水平與檔案管理水平，從而更好地為醫院工作服務。然后，醫院應該加大資金投入，為文書檔案管理工作提供必要的經費和物質保障。比如對檔案室進行裝修改造，配備鐵質檔案密集柜、計算機、打印機等現代檔案管理需要的硬件設施，進而保證醫院文書檔案的安全性和保密性。另外，醫院檔案部門要積極爭取各方面支持與協助，最為重要的是要獲得其他科室同事的支持，加強他們對檔案工作的了解，使他們積極配合文書檔案工作的順利開展。

2.2 提高醫院文書檔案管理人員的綜合素質 新的社會形勢對醫院文書檔案工作人員提出了更高的要求，要切實做好檔案管理工作，需要相關工作人員不僅要有豐富的檔案管理專業知識，還需要熟悉現代計算機技術，即要具有較高的綜合素質。因此，首先醫院必須加強對文書檔案管理人員的專業培訓，也可以通過加強職業教育的方式，豐富其檔案管理專業知識，提高檔案管理的技能水平和信息素質。其次，醫院要建立和完善檔案管理工作體制，建立一套規范的、系統的文書檔案管理程序，實現醫院文書檔案的科學化管理，進而方便切實解決檔案管理中出現的各類問題。此外，醫院檔案部門還要積極引進高水平的文書檔案管理人才，特別提高對那些掌握現代檔案管理專業知識和操作技能的高校檔案專業人才的重視，為醫院檔案現代化建設工作儲備人才。

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作為新人的我們有著滿腔的熱情與十足的干勁，恰如一只展翅欲飛的雛鷹。但是光憑一腔熱血是不能做好工作的，只有在完善的計劃指導下，我們這只雛鷹才能自由翱翔，才能直沖九霄。

這次我們辦公室的工作計劃分為三部分：

一、新成員的部門教育，作好銜接工作

為了增強辦公室的工作實力，在學期初我部已吸納了一批踏實肯干，頭腦靈活的新成員，在近期，我部將組織成員對本部職能的學習，使其明確并熟悉本部的基本工作任務。另外還將做好新成員能力的培養，多鍛煉新人，為下一屆分團委學生會培養好人才。

二、以提高效率為原則，科學的管理檔案

上屆辦公室的文書檔案以初具規模，這為我們今后的工作提供了參考。在此基礎上我們將加入科學的管理方法完善文書檔案的管理，如在原有基礎上加上目錄，索引，以提高查閱的方便性。另外我們將開展文書檔案與電子檔案同步管理方法，利用電子檔案的快捷性與便于修改的特點，提高管理效率。

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（一）文書檔案作為一個醫院的歷史憑證和臨床科研的必要基礎條件，其重要性和關鍵性是不言而喻的

醫院文書檔案管理是醫院辦公室一項最經常、最基礎性的工作，其涉及檔案的收集、整理、立卷、歸檔、利用以及銷毀等在內的一系列銜接有序的行為或過程。文書檔案管理是醫院基礎管理水平的充分體現，對于推動醫院管理體制改革和醫療衛生事業發展有著不可忽視的作用。近幾年，醫院各項工作都在邁向科學化、規范化、標準化，隨著醫療規模的擴大，為適應醫院發展建設，加強醫院檔案管理勢在必行。醫院領導對檔案工作也越來越重視，通過多種形式大力推進檔案建設，把檔案規范化管理納入重要議事日程。正視醫院檔案管理中存在的問題，充分認識檔案建設的必要性和獨特性，將會有效促進醫院檔案的規范化管理。

（二）文書檔案管理是衡量醫院檔案管理水平的重要標準之一

在高速發展的信息時代，隨著醫院管理向科學化、現代化、標準化發展，醫院檔案管理已成為醫院管理中的重要組成部分。在實際工作中，實現醫院檔案管理現代化建設，在搞好硬件建設的同時，做好文書處理工作則是實現檔案規范化的重要基礎工作。日益豐富的文書和檔案工作實踐表明，雖然文書處理工作與檔案工作是各有不同的工作任務，具有相對的獨立性，但文書檔案已經成為衡量醫院檔案管理水平的重要標志。醫院檔案是醫院在所從事的醫療、科研、教學、行政管理等日常工作中形成的具有一定保存價值的各種文件。文書檔案工作是檔案工作的重要組成部分，它是一個單位發展歷程的縮影，又是現在管理建設狀況的記錄，因此在整個管理工作中發揮著極為重要的作用。在醫院建設和醫療衛生事業發展中發揮著重要作用，是現代醫院管理向制度化、規范化、科學化方向發展的重要標志。

二、醫院文書檔案的規范化管理措施

（一）著力提高文書檔案管理人員素質

醫院文書檔案，是醫院實施行政管理的重要歷史記錄，是反映醫院行政管理、醫療護理管理、黨務管理等活動的重要憑證。醫院文書檔案對醫院來說，具有不可替代的參考價值，其管理更是一項十分重要的工作。文書檔案管理是醫院管理的重要組成部分，醫院現代化的辦公有了長足的發展，而文書檔案管理遠遠落后于醫曉的信息化建設，這就迫使檔案管理工作者必須著眼未來，努力提高自身的專業素質，解放思想，不斷創新，進一步提高工作效率。醫院文檔人員應在遵循檔案管理必須堅持黨性、實踐性和科學性的基礎上，按照文書檔案管理工作關于統一管理、完整與安全、便于利用的原則要求，努力提高文書檔案管理方面的業務修養和自身素質修養，做一名合格的文書檔案管理工作者。

（二）不斷推進信息化管理進程

醫院文書檔案管理是醫院綜合檔案室或辦公室一項最經常、最基礎性的工作，其涉及檔案的收集、整理、立卷、歸檔、利用以及銷毀等在內的一系列銜接有序的行為或過程。醫院檔案記載著醫院歷史發展的過程，它就像一部歷史記錄片反映著醫院發展的不同歷史時期、不同背景條件下的重大事件、重要人物、重要工作等，是醫院發展歷程的見證。隨著我國經濟的不斷發展，電子信息科學地不斷進步，醫院管理也需要更系統化、程序化、具有科學性地進行管理，檔案工作更為突出信息化管理。通過信息化建設以期能夠推動醫院文書檔案管理流程的簡便化、管理方式的實用化以及利用率的高效化。

（三）建立檔案制度，規范檔案管理

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新員工是一個組織的新鮮血液，給組織帶來朝氣與生機。為了使新員工能盡快適應組織的文化、環境與要求，通常會對其進行培訓。一般說來，對新員工的系統培訓包括工作技能培訓與工作適應能力的培養，前者通常需要在短時間內完成，而后者則需要潛移默化，長時間的熏陶與磨合。

筆者認為，如果能將文書檔案整理工作統籌為新員工系統培訓內容之一，將對新員工初步認識單位的組織機構及其人員組成，了解單位的辦事流程與規范，方便日后的工作協調等起到積極而事半功倍的作用。

一、文書檔案整理工作作為新員工培訓的可行性

1.文書檔案整理工作易于接觸，易于培訓

文書檔案是在單位行政管理事務活動中形成的記錄材料，通常由通用文書轉化而來，包括公文、信函、簡報、會議記錄、計劃和總結等。作為單位或者部門，只要有事務需要處理，就必然產生文書檔案，必然產生文書檔案整理工作。同時，隨著文書檔案現代化管理技術的應用，文書檔案正從按固定時間周期整理一次（按卷宗歸檔），轉變為及時整理的日常工作（按件歸檔）。這就使得文書檔案整理工作可以成為新員工普遍培訓的一個專項內容。

另外，雖然文書檔案整理工作是文書檔案管理工作的基礎，是形成系統、完整、有效的文書檔案的前提，但其技術要求明顯低于文書檔案整理工作。作為新員工，可以通過簡要的培訓，提高對文書檔案整理工作的重視，以高度的責任心和細心，便可以勝任文書檔案整理工作，并將繁瑣、枯燥的文書檔案整理工作化整為零。

2.直接推動單位的檔案管理工作，可以獲得文書檔案管理部門的支持

根據《中華人民共和國檔案法》和《機關檔案工作條例》等有關規定，企事業單位應及時將公文形成過程中的正本、定稿、重要稿件和有關材料整理（立卷）、歸檔，其中也對的檔案管理工作做了明確的規定和細致的要求。而檔案管理中存在最大的問題是檔案材料的及時歸檔問題，材料不能及時歸檔通常有三種原因：一是認識不足，對應該歸檔事件不敏感，沒有形成歸檔材料；二是缺乏積極性，為了部門使用方便對于該歸檔的材料不歸檔；三是沒時間歸檔，日常工作繁重，將歸檔作為緩辦事宜。

培訓新員工參與到檔案整理工作中，可以使新員工從入職開始便重視文書檔案工作，同時，由于新員工處于培訓階段，工作量不是很大，又有極大的工作熱情，可以有充分的時間對文書檔案進行收集、整理，解決文書檔案材料歸檔難的瓶頸，不僅變向的促進了各部門對檔案工作的重視，更推動了單位的文書檔案管理工作。因此，文書檔案管理部門將全力提供必要的技術支持與培訓。

二、新員工在檔案整理工作中的收獲及關注點

文書檔案整理工作看似簡單、重復，枯燥、無趣，但其內容卻從一個側面反映單位各項業務的辦理過程，乃至單位的成長與發展過程。在收文和送文簡單的工作中同樣考驗與培養著新員工的協調能力；在對文書檔案材料認真、細致的整理與觀察中，逐漸形成對單位工作流程與辦事規范的初步認識，并通過文書檔案對部門或單位的主要業務有了更為細致的了解。以下是筆者認為新員工在整理文書檔案中應該重點關注的內容：

1.時間

對于普通收文，時間包括文件的落款時間及到單位的收文時間。對于需要部署工作的收文，則需要詳細記錄收文的時間、領導批示時間、初步形成本單位工作部署文件的時間（擬稿時間）、正式發文時間等。

通過對文書檔案材料時間的分析，可以了解一件事情處理的周期與頻率，側面反映一件事情處理難易程度與復雜程度等。

2.修改與批示

文書檔案中的送審（初稿）材料與正式成文通常會有區別，送審（初稿）材料在經過領導批示或修改后才能形成最后成文。這些批示和修改則應該是新員工重點學習和揣摩的內容。因為這些批示和修改，不僅僅是用詞或語言結構上的變化，同時可能反映了領導或集體決策的傾向，對于事態思路上的變化。新員工不僅僅需要學習遣詞用句上的細微差別，更要細心體會和思考文件在修改前后所表達意思是否有差別，是否對事態的發展有著微妙的變化。

3.文件簽轉

文件簽轉是單位處理業務流程的反映，既可以反映一個部門的業務范圍，也可以反映一個單位內部的配合與協調程度。對于一個文件，無論是簽轉到別的處室還是需要由幾個部門共同簽發，都說明類似的事情在單位內部開展，如果不考慮所涉及到的部門的情況或者意見，都是不明智的。而作為新員工，則要多留意文件簽轉的順序及過程，最后發文的簽章等。關于簽章補充一點，如果一個單位既有行政章又有黨委章，則需要新員工在文書檔案整理過程中，細心留意在不同情況下簽章的使用情況。

4.行文風格

文書檔案包括公文、信函、簡報、會議記錄、計劃和總結等，即使是統一標準格式的公文，也會因擬稿人個人的行文風格而產生區別。如果是會議記錄、工作計劃、工作總結等材料，材料的遣詞用句、行文結構將會有更大的區別。作為新員工，應該用心學習規范的行文方式，并通過文件材料的體會不同工作人員的關注點、辦事思路，協調方式等，避免日后在行文或行事過程中，產生不必要的分歧與摩擦。

三、安排新員工從事檔案管理整理工作的注意事項

1.強調文書檔案整理工作對新員工的培訓意義，統籌各部門積極參與

將文件整理工作作為新員工系統培訓的必修內容，并充分爭取各部門的支持與配合，向其說明文書檔案整理工作對新員工的培訓作用，動員各部門將一部分非保密的文書檔案整理工作交給新員工來負責，并能夠安排一名老職工進行把關。

2.統一培訓，在操作水平上達到要求，保證文書檔案整理工作的質量

文書檔案整理工作雖然在技術上沒有文書檔案管理工作標準高，但在進行此項工作時，務必要對新員工進行基本的培訓，明確單位文書材料的歸檔范圍、歸檔原則、編號方法等，避免新員工的文書檔案整理工作流于形式，成為無用功。要求新員工以高度的責任心來對待文書檔案整理工作，并學會從檔案材料中科學的分析問題，細致、用心的揣摩，盡快在感性上對單位的各個機構、各項業務乃至工作人員有初步的認識。

3.強調保密性

企事業單位的文書檔案都有其保密級別的設定，在安排新員工進行文書檔案整理工作時，單位首先應明確哪些文書材料是新員工可以接觸或整理的，哪些是接觸后仍需要保密。一般來說，新員工通常有試用期，建議單位在與新員工簽訂保密協議的前提下，根據新員工的狀態，是實習期還是已經過實習期，來確定文書檔案的整理范圍。

綜上所述，新員工要積極參與到文書檔案整理工作中，為單位的檔案資源體系建設做貢獻，并在實踐中學會客觀、科學的利用文書檔案資源，使自身盡快適應新的工作環境、勝任新的工作崗位。

參考文獻

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一是要管帶結合，抓好文書檔案管理。一方面注重提高分公司文書檔案管理水平；另一方面針對目前分公司新建單位較多，文書檔案管理質量相對較弱的實際情況，采取以下措施：一是要求各新建單位確定專人負責文書檔案工作并盡可能保持相對穩定；二是積極開展人員整訓；三是實施靠近指導，采取現場指導，手把手幫助有關單位提高文書檔案管理水平；四是開展文書檔案管理驗收制度，獎優罰劣。

二是建改并舉，抓好制度建設。配合部門經理，在各項制度建設方面，推出一批管理制度。在積極施行、多方征求意見的基礎上，匯編成冊，實現公司內部管理“有法可依”。

三是要獎罰并重，抓好交通安全管理。建立健全分公司交通安全管理制度，繼續推行風險抵押制度，確保交通安全基本穩定。

四是要嚴格程序，抓好事務管理工作（印章管理、乘車證管理、招待費使用、電話費管理等等）。強調按原則，走程序，防止出現漏洞。

五是要定標明責，抓好節支降耗工作。對機關辦公用品的管理實施定額控制，初步的想法是：建立審批制度；季度辦公用品限額等措施。

二、明確自己的發展方向。

正確認識自己，糾正自己的缺點，認真聽取他人意見，更加勤奮的工作，刻苦的學習，努力提高文化素質和各種工作技能，充分發揮自己的能力，讓自己真正走上管理道路。我也會向其它同事學習，取長補短，相互交流好的工作經驗，共同進步。

三、熟悉公司的規章制度。

公司在不斷改革，訂立的規定也在不停的改變，作為公司一名工作人員，必須以身作責，在遵守公司規定的同時全力做好自己的本分工作。