基建檔案科學化管理與監控

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做好基建工程項目檔案資料管理工作，可以為工程的各環節提供真實可靠數據，使工程項目順利完成。在開展基建工程項目中，對檔案資料進行科學化管理和監控，做好基建檔案管理是一項必不可少的工作。

1基建工程項目檔案資料科學化管理的重要性

1.1使工程項目順利完成

隨著國民經濟的快速發展，國家對基礎設施的建設高度重視。做好基建工程項目檔案資料管理工作，可以為工程各環節提供真實可靠的數據，使工程項目順利完成。

1.2有效提高工程質量

基建檔案資料的歸檔和管理貫穿于整個項目的始終，可以真實地反映工程的質量，一個標準、規范的基建檔案可以為整個工程項目在施工過程中提供真實可靠的依據和憑證。

1.3促進企業可持續發展

基建工程是一項龐大而繁雜的工程，它不僅歷時較長，耗資巨大，而且在施工過程中，所涉及的單位、人員也比較多，所需專業面也非常廣。基建檔案作為工程項目建設的第一手資料，可以為企業各環節的工作提供重要依據，減少資源浪費現象，有效維護企業權益，促進企業健康持續的發展。

2傳統基建工程檔案資料管理中存在的問題

2.1基建工程檔案管理意識不高

基建工程檔案管理部門普遍存在安全管理意識不高的現象，在檔案資料的安全管理工作方面有很多不足之處，延遲了整個基建工程的發展。檔案管理人員不僅要對基建工程項目進度有充分的了解，還要具有較強的責任心和豐富的管理經驗。

2.2落后的檔案管理方式造成資源浪費

在信息時代的大環境下，仍有許多施工單位的建設項目在管理項目檔案時，采用傳統的管理辦法，在檔案資料的收集和整理過程中，單純依靠人工操作來進行管理，不僅加大了管理人員的工作量，工作效率也受到很大的影響。

2.3資料缺乏及時性

基建工程項目從合同簽訂之初，檔案資料管理工作就已經開始了。審核圖紙、開工報告等都是項目資料。施工時要依照具體的規定記錄開展工作，使工程項目做到開工有報告、進場有合同、變更有手續、驗收有依據。如果項目資料收集不及時，就會使項目在開展過程中缺乏真實數據和資料的支撐，驗收時就會出現項目初始檔案資料不全的現象，對檔案資料管理工作造成不良的影響。

2.4基建檔案資料缺乏真實性

通過對大量基建項目所記載的內容進行分析對比，發現了一個嚴重的問題，很多檔案資料管理具有非常明顯的隨意性。工程項目中，對于相同的工序操作，所記載的數據與類似的同類別工序有很大的相似之處。其實，相關人員并沒有檢查這種工序操作。在施工進程中必須的現場修改也沒有及時歸檔，使檔案失去了應有的作用，為以后的事故裁定和責任裁定留下隱患。

3加強基建工程檔案資料科學管理與監控的策略

3.1強化基建檔案管理意識，明確工作責任

基建檔案資料管理工作應該做到有計劃、有目標、有落實、有責任。承建單位管理層應該強化員工檔案資料管理意識，做好職責分配工作。建立完善的基建檔案管理制度。具體的管理工作可以通過以下方法進行:由副經理或總工程師作為領導者，工程檔案部門作為專管人員，下級主管負責相應片區，具體事項由項目經理和檔案管理人員負責，具體工作的落實由施工管理者來進行，明確劃分各級人員的職責權利，達到互相監督的作用。對于大型的工程項目，要安排現場檔案管理人員，對于中小型項目部門，要有兼職人員對資料及時收集整理。

3.2加強檔案管理人員的培訓

近年來，國家對基礎設施建設工作非常重視。對于基建項目的檔案移交工作都有明文規定，施工單位檔案管理工作必須符合相關的規定和要求，樹立員工檔案管理意識，加強對檔案資料的管理和監督。

3.3搭建科學管理體系

基建單位要制定科學合理的檔案管理方案，要從全局出發，對管理目標、管理流程、管理模式等進行綜合考慮，搭建檔案管理組織結構框架，建立以規章制度、組織管理、人員管理、教育培訓及技術防控為一體的安全檔案管理體系，建立健全“三位一體”(即人防、物防、技防)的檔案安全防范體系，為建立數字化檔案管理做好安全防護。基建工程項目從合同簽訂之初，建立數字化檔案管理方案，從開工到結束要有專人對數據資料進行跟蹤整理，及時對檔案資料進行建檔、歸檔。

3.4加強對檔案數據的監管，確保數據的真實性和完整性

基建單位要將檔案管理工作的每個工作環節全部貫穿到基建工程規章制度中，要認識到項目檔案管理工作與項目建設同等重要。通過將檔案管理工作納入崗位責任制的方式，使基建檔案管理工作得到嚴格執行。檔案資料管理人員要盡早收集、整理和審查基建文件，確保在基建工程項目籌劃之初就導入相關檔案資料和整個施工過程實時跟進數據資料，使基建檔案資料能夠完整記錄整個項目過程，實現對工程項目的全程控制。基建單位應該設立專職監管員，監管項目檔案資料管理的各環節，對于項目檔案的提調、歸還、送修、數據移交、設備使用情況、暫存庫等工作進行嚴格的管控，對檔案資料進行實時監控，確保項目數據的完整性和真實性。

4結語

做好基建工程項目檔案資料管理工作，可以為工程各環節工作提供真實可靠的數據資料，使工程項目順利完成。基建檔案作為工程項目建設的第一手資料，可以為企業的各環節工作提供重要依據。基建單位要做好檔案資料管理工作，就要制定出一套符合公司實際的檔案管理方案，在建立科學管理體系的同時，不斷加強相關管理人員的培訓，強化員工檔案管理安全意識，確保檔案資料能及時為企業提供真實的數據，確保工程項目順利完成。

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作者:李月華 單位:中國機械工程學會