協同創新視域下企業數字檔案管理研究

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一、引言

協同論是德國學者Haken于1971年提出的，是指系統中各子系統的相互協調、合作或同步的聯合作用及集體行為，產生1+1＞2的協同效應。[2]協同創新理論是在協同理論基礎上的進一步發展，是協同理論向創新領域應用的結果。浙江大學的陳勁、楊銀娟等學者認為協同創新是科技創新的新范式，其關鍵是形成以大學、企業、研究機構為核心要素，以政府、金融機構、中介組織、創新平臺、非營利性組織等為輔助要素的多元主體協同互動的網絡創新模式，通過知識創造主體和技術創新主體間的深入合作和資源整合，產生系統疊加的非線性效用。[3]在信息技術不斷發展的背景下，檔案管理工作也加快了信息化建設步伐。以協同創新理念為指導，有利于整合互補性資源、融合多元建設主體，搭建協同創新平臺，促進企業數字檔案室建設。按照研究主題，檔案協同發展創新的研究成果分為兩類，一類是針對檔案協同發展創新主體的研究；另一類是針對檔案協同發展創新內容的研究，主要包括檔案信息資源開發、檔案利用服務等方面的協同合作研究。第一是針對檔案協同主體的研究。檔案信息資源共建的主體是指檔案信息資源共建中的利益主體，包括檔案機構、檔案專家、社會公眾和其他相關部門。[4]電子檔案“單套制”管理的管理主體應由多元化的政府主體、業務主體、管理主體、技術主體構成，并構建出了協同主體、功能、動力和目標的四維協同關系網絡。[5]第二是針對檔案協同發展創新內容的研究。在檔案信息資源開發方面，檔案聯合開發有一定的理論和政策依據，國內外已有檔案聯合開發的成功案例，故檔案聯合開發具有一定的可行性。[6]檔案信息資源開發合作過程中應遵循共建共享、信任互助、平等互利、成本優先的原則。[7]建立管理協同、資源協同、技術協同、利益協同和主體協同的區域檔案信息資源共建共享的協同機制。[8]在檔案利用服務方面，構建民生檔案協同服務機制的路徑，將政策體系建設、多元資源體系建設、技術、資金以及人才支撐作為構建民生檔案協同服務機制的保障條件。[9]通過構建檔案協同利用服務平臺，有利于服務于科技創新工作，促進科技事業發展。[10]總體來說，已有的檔案協同發展研究內容覆蓋面較廣，學者們在檔案發展協同創新主體、內容、意義等方面均有一定的共識，但檔案協同發展創新的研究主題多較為宏大，雖然面面俱到卻不夠深入，缺少對具體行業、數字檔案室建設協同創新的研究。

二、構建多元化建設主體

企業數字檔案室建設主體要素分為核心要素和輔助要素。具體而言包括兩方面：一是參與建設的主體要素是多元而非單一；二是各個主體要素的地位和作用各不相同。

(一)企業數字檔案室建設的核心部門

1.檔案管理部門的核心地位

協同創新視域下企業數字檔案室建設研究與其他部門相比，企業檔案管理部門長期以來在幕后默默奉獻，但在企業各項管理經營活動中卻通常處于邊緣化地位。隨著國家信息化戰略的逐步深入推進，傳統企業檔案管理工作面臨數字化轉型升級的時代任務，檔案管理部門只有加快信息化進程，才能為企業發展提供有力的支撐。在數字檔案室建設過程中，企業檔案管理部門應秉持舍我其誰的精神，解放思想、與時俱進，從幕后走到臺前，承擔起數字檔案室建設的核心任務。

2.檔案管理部門的主導作用

在企業數字檔案室建設過程中，檔案管理部門應做企業數字檔案室建設的主導者。檔案管理工作是檔案管理部門的主責主業，其核心工作圍繞檔案管理工作展開。檔案管理部門是數字檔案室的管理者、建設者、使用者和維護者，數字檔案室建設為檔案管理部門開展檔案管理工作提供了便利的手段和工具。檔案管理部門應牽頭組織數字檔案室建設項目各環節的工作，負責協調多方、總覽全局。領導層在數字檔案室建設頂層設計中應充分考慮檔案管理部門的主導作用，賦予其管理職能，保證數字檔案室建設、運行、管理、維護的順利實施。

(二)企業數字檔案室建設的輔助部門

1.信息化部門

企業信息化部門在數字檔案室建設過程中的主要任務分為兩個方面：一是提供信息化環境保障；二是提供信息技術支持。在信息化環境保障方面，應為企業數字檔案室建設配備基本的軟硬件基礎設施。在軟件方面，需構建網絡、服務器等基本設施及安全防護策略等；在硬件方面，需要有符合數字檔案室建設需求的機房、計算機、存儲等硬件設備。在提供信息技術支持方面，信息化部門應發揮其信息化人才、技術的優勢，彌補檔案管理部門信息化人才、技術缺乏的困境，通過協同配合，讓技術在企業內部流動，最大程度發揮人才的作用。

2.業務部門

第一，業務部門的前端控制。在企業數字檔案室電子檔案歸檔過程中，需要企業各業務部門做好預歸檔的準備工作，如對待歸檔的電子文件進行規范的著錄，歸檔審核部門對歸檔文件材料的完整性、真實性、可用性和安全性進行嚴格把關等，由此實現電子檔案前端流程的規范化管理。第二，企業業務部門的需求調研。企業數字檔案室建設應立足于用戶需求，對各類用戶群體進行需求調研。企業業務部門直接面向基層用戶開展工作，與用戶聯系緊密，最能把握用戶的檔案利用需求，應配合檔案管理部門做好需求調研，最大限度地提高用戶參與度。此外，業務部門參與數字檔案室管理流程、規章制度的制定，可以有效地避免由于信息差導致的管理流程沖突、規章制度不合理性等問題發生，為提高數字檔案室建設科學決策提供幫助。

3.外包機構

企業數字檔案室建設的一個重要方面就是對傳統紙質檔案的數字化加工工作。紙質檔案的數字化加工不僅工作量大、耗費時間也較長；且受企業檔案管理部門人員有限、數字化加工需要采購的掃描儀等設備價格較高等因素的影響，一般企業往往對開展數字檔案室建設心有余而力不足。與外包機構進行合作，將這些簡單性、重復性、耗時較長的工作承包給檔案數字化外包公司，可以節省數字檔案室建設的開支，加快建設進度。

三、構建企業數字檔案室建設協同創新機制

構建企業數字檔案室建設協同創新機制應遵循統籌規劃、共建共贏、協同一致的原則。在多元化協同創新主體內部之間實現資源優化配置，信息和技術的共享。

(一)搭建協同創新平臺

1.做好頂層設計

數字檔案室建設各個創新主體的需求和角度各不相同，如果每個主體都最大化追求個體利益，就可能導致群體利益的最小化，造成零和博弈。因此企業領導層應從全局出發，兼顧各方利益，從整體視角做好頂層設計，加強宏觀引導和制度建設、統籌安排，實現帕累托改善與最優。此外，企業領導層在頂層設計中還應綜合考慮各種條件、各方面的影響因素，如建設需求度和價值，是否具備資金支持與人才條件、技術條件、保障資源，建設計劃是否具備可實施性、可操作性等。

2.做好宣傳引導

根據協同創新主體的多元性特征，對于核心業務非檔案管理的部門而言，數字檔案室建設與其核心業務的直接關聯性不強，不能認識到數字檔案室建設的重要性、緊迫性。因此要充分調動并發揮其積極性、主動性和創造性，除了自上而下的硬性要求這種被動因素之外，更應側重于喚醒其主動意識，使他們意識到數字檔案室建設對于滿足各部門檔案利用需求、促進企業整體發展的重要性。如對于信息化部門而言，數字檔案室建成后將提高企業信息化整體水平；對于業務部門而言，數字檔案室建成后將極大地方便用戶查詢利用檔案信息，更好地為企業業務發展提供支撐。

(二)構建管控機制

1.風險管控

一方面檔案網絡化管理可能會增加檔案信息泄露的風險。另一方面企業紙質檔案數字化加工外包也存在潛在的安全風險。針對建設過程中存在的潛在風險，可以通過以下幾種方式進行預防和管控。第一是完善數字檔案室建設制度、標準，確定風險防范要點與風險防范措施，編制安全風險控制手冊，禁止可能造成檔案信息泄露的行為發生。第二是選擇有保密資質的檔案數字化外包公司合作，與其簽訂保密協議。第三是通過保密、安全等培訓，提高數字檔案室各建設主體的風險防范意識。第四是加強技術管控和硬件設施配備，涉密單位可在數字化加工場所安裝攝像頭實時監控。

2.組織管控

第一，組織架構管控。一方面要加強制度、標準體系建設，規范檔案數字化加工流程、數字檔案室運行、維護管理規定，制定合理的電子檔案借閱流程；另一方面企業應成立數字檔案室建設領導小組和實施小組，人員職責明確，分工細化。第二，組織功能管控。一方面要明確企業數字檔案室建設實施主體、責任主體、協同配合主體；另一方面要明確建設人員崗位職責、定期進行節點考核。

(三)建立資源共享機制

1.信息資源共享

信息資源共享可以幫助企業實現信息資源配置最優化、最大化挖掘信息資源價值。企業數字檔案室建設實現信息資源共享，主要表現為檔案管理部門與企業業務部門之間的信息資源共享。一方面檔案管理部門在數字檔案室建成后，與業務部門共享檔案信息資源，為業務部門打破時空限制利用檔案創造條件，從而提高檔案利用效率、提升檔案供給側服務水平；另一方面企業業務部門為檔案管理部門提供需求側調研信息，為檔案管理部門科學決策提供參考。

2.人才、技術共享

在企業數字檔案室建設的多元化主體中，信息化部門具備信息化人才、技術優勢。信息化部門應成立技術顧問小組，在數字檔案室建設立項申請、方案評審、建設規劃及實施、運維、使用過程中給予技術支持。應適當放寬相關技術人員的工作權限，增加各部門之間的流動性。同時，建立健全獎勵機制，增強其協同創新積極性。

3.基礎設施共享

數字檔案室建設需要的軟硬件基礎設施耗資較大，如符合國家規定的機房、服務器、數據存儲設備、網絡傳輸設備、檔案數字化加工設備等。借助企業已有的信息化基礎設施，共享網絡、系統軟件安全體系，既能節約數字檔案室建設成本，又可以加快建設進度。檔案外包公司通常自帶高拍儀、掃描儀等數字化加工設備，可以借助檔案外包公司進行檔案數字化加工，節省設備采購成本。

(四)建立評價反饋機制

1.評價機制

建立科學、有效的考核評價機制是推動數字檔案室建設的外部動力之一。同時，也有利于將建設目標落到實處，避免形式主義。構建數字檔案室建設評價指標體系，將是否滿足利用者需求作為評價標準，通過對建設成果進行評價，可以反映數字檔案室的建設是否能滿足業務部門需求，是否達成預期效果。

2.反饋機制

反饋機制是一種糾錯補償機制，也是數字檔案室建設持續性改進的動力來源，可以幫助檔案管理部門、系統運維部門及時發現問題。通過建設暢通的反饋渠道，對反饋的問題及時整改，可以不斷優化和完善系統功能，增強數字檔案室的實用性，提高用戶滿意度。

四、結語

在企業數字檔案室建設的浪潮中，構建多元化建設主體、搭建協同創新平臺有利于促進創新資源和要素的匯聚、釋放創新要素活力,為企業數字檔案室建設提供信息資源、技術、人才、設備等支持，有利于企業檔案工作轉型升級、提質增效與創新發展，為企業各項事業的高質量發展提供有力支撐。

參考文獻：

[1]AnsoffH.CorporateStrategy,RevisedEdition［M].NewYork：McGraw－HillBookCompany，1987：35－83

[2]何郁冰.產學研協同創新的理論模式[J].科學學研究，2012，30(2)：165-174

[3]陳勁，陽銀娟.協同創新的理論基礎與內涵[J].科學學研究，2012，30(2)：161-164

作者:各玉杰