高校倉庫管理探討3篇

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高校倉庫管理探討篇1

1現狀及存在的問題

高校耗材一般分為材料和低值易耗品兩大類。材料類耗材是指在實訓課程中用于制造物品、器件、構件、機器或其他產品的那些物質，如各種金屬和非金屬材料、燃料、試劑、計算機耗材。低值易耗品類耗材包括低值品和易耗品兩類。低值品是指凡不符合固定資產標準又不屬于材料范圍，并且可重復使用不易損壞的物資。如：低值儀器、儀表、工具、量具、一般器皿及其他科教器具等。易耗品指不屬于材料范圍且在使用過程中容易損壞的物資，如玻璃器皿、元件、零配件、勞動保護用品等。目前還有很多高校采用傳統的耗材管理辦法，即對耗材的出入庫進行線下管理，主要是紙質登記和人工整理匯總。比如領用耗材時，由申領人員在表上填寫對應的物品信息(如名稱、品牌、規格、數量等)，再由資產管理員定期整理匯總和校驗。傳統做法存在一些問題，比如：若一次性申領物品較多，登記繁瑣容易造成如漏寫規格型號、品牌等信息填寫不全的情況，則在清查庫存時出現賬物不符；流程不夠嚴謹，入庫時缺少登記匯總在賬，領用時沒有經過審核和匯總，管理部門和使用部門無法實時掌握庫存情況；下一學年的耗材申報沒有有效利用日常統計分析出的大數據信息；某些實訓耗材具有易制毒、易制爆、高腐蝕性等特殊屬性，使用部門未對其存放、領用及歸還情況做到嚴格把關。

2耗材倉庫管理系統

2.1框架介紹

耗材倉庫管理系統實現耗材申購、采購出入庫、單項耗材出入庫的跟蹤、退回歸還、丟失和損壞、變更、日常使用情況登記，實時反映各學院的現有庫存情況，通過監測耗材的品牌、進價、庫存數量、領用數量及用途等信息，明確各部門實訓建設方面的需求，有利于科學申報采購及分配清查。該系統包括六大功能模塊：采購管理、出入庫、庫存管理、統計查詢、基礎信息、系統管理，如圖所示：

2.2功能模塊介紹

采購管理：包括新增、編輯、刪除采購申請，打印采購計劃、采購申請匯總、生成訂貨單，編輯、導出采購審核，終止訂貨單，采購查詢及導出等功能。先由使用部門用戶填寫采購申請單(如圖2)，再由其分管領導對全部用戶的申請進行有選擇地匯總，審核完后生成采購計劃(如圖3)，再提交給管理部門審核，審核完畢生成訂貨單(如圖4)。管理部門可按照不同維度進行采購查詢，如以每個使用部門為單位或以物品分類為單位進行查詢。出入庫管理：包括采購入庫、采購退貨、領用申請、領用退回，臨時入庫，入庫審批、退貨審批、出庫審批、退回審批、月結處理等功能。學校統一采購完畢分發給各學院等使用部門，由各使用部門對耗材進行入庫(如圖5)、領用申請(如圖6)及退回的操作，在領用的時候系統會自動與庫存數據庫進行對接校驗。采購入庫、領用申請、領用出庫等的單據都可導出下載打印，方便使用部門的存檔。管理部門可實時監控使用部門耗材物品的狀態如是否已入庫、出庫、領用、退回等。庫存管理：包括庫存信息、倉庫報損、庫存盤點、盤盈管理、盤虧管理、報損審批、盤點審批等功能。管理部門和使用部門可對倉庫中物品庫存情況進行實時查看和盤點，系統自動對盤點結果進行判斷，并作盤盈盤虧記錄。統計查詢:包括采購查詢、領用查詢、統計分析等功能。使用部門和管理部門可對耗材的采購、領用等操作進行不同維度的查詢和統計分析。基礎信息模塊：包括物品信息的導入、新增、編輯、刪除，對供應商的創建、啟用和禁用，對倉庫的維護等功能。每個部門可根據實際情況新增和修改耗材的存放倉庫、物品分類、供應商等信息。系統管理模塊：主要是管理部門負責此模塊，包括機構、部門及其用戶、角色的維護、導入、導出、授權、啟用和禁用，系統設置等功能。系統管理員可分類設置角色及用戶的權限，對耗材物品的狀態進行實時監控。

3結束語

目前本校2017-2018年采購完畢的耗材已陸續達到各學院，負責人員已在耗材倉庫管理系統上采取入庫及審批的方式入賬到各學院庫存。使用部門和管理部門利用該系統實時監測耗材的庫存情況及領用情況，為耗材的網上申報、采購及后期的分發、清查、審計提供有力依據，提高耗材物品的資源利用率。總之，利用耗材倉庫管理系統方法比傳統方法更科學規范，對實訓室建設及使用管理的效率有明顯提高，從而增加本校在高職院校中的競爭力。

作者:付睿 單位:武漢軟件工程職業學院

高校倉庫管理探討篇2

隨著教育信息化的不斷深入，高校在教學科研工作中積累了大量的教學檔案，這些教學檔案主要包括高校在教學活動中所形成的有保存價值的文字、圖表、照片、影像等不同媒介的電子文檔資料。目前，高校的檔案館對于人事、財務、黨政文件等傳統檔案的管理較為規范，高校檔案管理人員定期地接收各個部門報送的檔案，進行歸檔、建檔、存檔，并通過信息平臺實現檔案的調閱查詢服務。然而，高校日常工作中活躍度最高的教學檔案資料的管理工作卻一直困擾著檔案管理人員。

一、高校教學檔案特點

高校內部使用的教學檔案種類多、范圍廣，教學檔案從業務類別上可分為教學管理、學科建設、師資建設、實踐教學教改及學籍管理等多種教學檔案；從檔案自身的媒介類型可分為文字、圖表、圖像、多媒體等文件格式類型。高校教學文檔的類別多、文件媒介格式復雜給學校的檔案管理工作造成了巨大壓力；其次，高校的教學檔案貫穿于學校的整個教學、科研等各項活動，高校教學檔案在日常管理過程中涉及的業務處室和用戶較多。高校內的人員調動、工作交接和處室合并也給教學檔案的管理帶來了很大困難；再次，高校教學檔案區別于傳統的檔案文件，傳統的檔案文件一經存檔通常不會再有改動與更新，而高校教學檔案無論從內容還是文件格式都會因學校教學、科研的變化而須修訂更新，這也為檔案管理提出了新課題。最后，高校教學檔案的利用率遠高于傳統的人事、財務檔案，教學檔案在存檔過程中應教師、輔導員甚至學生用戶的需要調取、查閱的頻率非常高，而傳統的檔案管理無法較好地實現對整個高校教學檔案信息的數據共享。

二、高校教學檔案的管理現狀

高校的教學檔案管理現狀主要有如下特點：（1）教學檔案在管理過程中較為分散。高校的教學工作除教務處外，還有學生管理部門、教學督評部門、各二級教學單位共同協同參與完成，很多教學管理部門出于教學工作的需要，制作了大量的教學文檔模板，并要求教師按照本部門的規定使用教學文檔，由于教學單位制作的教學文檔格式不統一，文檔類型不規范，給學校教學檔案信息的規范化、標準化帶來了困難；（2）高校的教學檔案在教學改革與教學實踐過程中，需要經常性的修訂改動，而檔案管理工作則要求檔案資料一經建檔后，則輕易不能改動，因此，傳統的檔案管理信息技術很難符合高校教學檔案的管理模式；（3）高校的教學檔案種類繁多，教學檔案包括大量卡片、表格、圖片、錄像、多媒體課件等非結構化的電子文檔，這些非結構化電子文檔的使用通常會受到計算機硬件參數、系統運行環境等因素制約，常規的檔案管理信息系統通常以附件形式接收存儲非結構化的電子檔案文件，對電子檔案的使用說明依靠用戶手動編制，因此，這類教學文檔雖能歸集建檔，但在檔案獲取調閱階段會出現文件使用說明介紹不詳細、文件打不開、文件找不到運行環境等現象，使得整個教學檔案資源的利用率大打折扣。

三、系統技術方案論證

目前，針對于高校教學檔案信息管理的技術方案主要有如下三種解決途徑：（1）創建覆蓋全校檔案工作的理信息系統。此方案通過借助學校數字化校園平臺的數據共享機制，將學校教學、科研類檔案都并入到一個全新的信息系統之中，實現信息的統一管理。基于全校范圍的檔案管理信息系統在技術上受制于學校的數字化環境和信息化水平；開發校級的檔案管理系統設計周期長、研發成本高，同時還要摒棄已有的信息系統，重復性的建設會造成人力、財力資源的嚴重浪費。因此，該方案經濟可行性和技術可行性較差。（2）利用軟件數據中間件技術歸集學校教學文檔資源。通過數據中間件搜尋學校各個信息系統中的教學文檔資源，并將這些教學檔案通過校園網傳輸到目標服務器，由于該方案往往缺少頂層設計，導致整個系統沒有統一的信息管理機制，教學文檔采集匯總后無法較好地實現建檔歸檔，使得后續的教學檔案的調閱、查詢等信息服務大打折扣。（3）利用數據倉庫與云存儲技術綜合管理教學文檔。該方案擬通過在全校范圍內部署一個云存儲空間，在云存儲空間上邏輯地劃出私有云與公共云存儲兩部分，私有云存儲統一分配給參與教學檔案管理的終端用戶，用戶通過私有云管理維護自己的教學檔案，公共云會定期訪問用戶的私有云空間，實現數據的同步更新。公共云上的數據可為數據倉庫提供規范標準的數據源，數據倉庫根據檔案管理的需要，建立檔案信息元數據，抽取清洗轉換它所需要的檔案信息，并將處理后的信息加載至數據倉庫中，從而完成整個教學檔案信息的歸檔建檔工作。該方案采用先進的云技術與數據倉庫技術，能夠滿足高校教學檔案管理的實際需要，具有較高的技術可行性和經濟可行性。

四、數據倉庫與云存儲技術特色

數據倉庫是一個面向主題、集成的、相對穩定的數據集合。1.數據倉庫的技術特征有如下幾方面（1）數據倉庫中的數據可按照一定的主題域進行組織；（2）數據倉庫是集成的，所需數據從原來的數據中抽取來，進行加工與集成之后才能進入數據倉庫；（3）數據倉庫是相對穩定的，數據倉庫所涉及的操作主要用來完成數據的統計分析與查詢。高校教學檔案的信息管理可充分利用數據倉庫的這些技術特征，依照教學資源的主題重新組織構建數據，以滿足高校用戶對教學檔案資源的多維統計分析與數據挖掘的業務需求。云存儲是將儲存資源放到網絡上供用戶存取的一種技術方案。用戶可在任何時間、任何地方，透過任何連網的裝置方便地存取數據。2.云存儲的技術優勢主要體現在有如下幾方面（1）存儲管理實現自動化和智能化，即所有存儲資源被整合到一起，客戶看到的只是單一存儲空間；（2）提高了存儲效率，通過虛擬化技術解決了存儲空間的浪費，通過自動分配數據，提高了存儲空間的利用率，具有負載均衡故障冗余等特點；（3）云存儲實現了規模效應和彈性擴展，降低運營成本，避免資源浪費。云存儲技術允許用戶利用私有的云空間獨立管理維護數據信息，解決了高校教學檔案管理分散、類型復雜、內容修訂頻繁等現實問題。

五、系統的組織架構

基于數據倉庫與云存儲的檔案管理信息系統具備多層的體系架構，如圖所示。即分別為檔案數據采集層、檔案數據處理層、檔案數據應用層。其中檔案數據采集層主要包括了私有云與公共云兩個云計算模塊，用戶可以管理維護私有云中的教學檔案，公有云對各個私有云存儲空間進行掃描，將私有云內的文件同步到公有云存儲內，公有云同時還搜集校內與教學檔案相關的各個信息系統的數據源；檔案數據處理層主要由數據倉庫來完成，數據倉庫通過對檔案數據采集層所采集到的數據進行抽取、轉換與加載，并根據高校教學檔案管理的特點增加維表和度量，以滿足用戶對檔案信息的數據挖掘和多維統計查詢的功能需求；檔案數據應用層：該層主要涵蓋了教學檔案信息的查詢、數據挖掘、檔案信息推送、檔案信息共享等多項信息應用，通過對上一層數據倉庫的數據訪問，檔案數據應用層可以得到一個具有多維信息特征的檔案數據模型，通過這個多維檔案數據模型，可以拓展衍生很多重要的檔案信息服務。

六、系統在教學檔案管理的優勢

基于數據倉庫與云存儲技術構建的高校教學檔案信息系統與以往的檔案信息管理手段相比主要有如下幾方面的優勢和特征：（1）方便了用戶操作，降低了信息管理門檻；（2）檔案信息存放在云端，便于檔案管理，工作交接、科室合并、設備更新都不影響到檔案管理；（3）利用數據倉庫技術構建的檔案信息模型，便于后續情報分析與統計，利于數據挖掘與知識發現；（4）將學校內部與教學檔案有關聯的信息系統集成整合，實現了教學檔案的信息共享，尤其是具有復雜格式類型的教學檔案，用戶可直接從云端服務器實現文件調閱，大大提高了教學檔案的信息利用率。

七、技術展望

云存儲與數據倉庫技術的應用徹底解決了以往高校在教學檔案信息管理當中的技術瓶頸；云計算與云儲存能夠允許用戶利用手機、平板電腦等多種數字終端透過云端訪問檔案信息，給用戶帶來了良好的使用體驗；數據倉庫技術的應用拓展了檔案信息管理的功能和服務，將檔案管理工作由過去被動的信息管理轉變為主動的信息服務；可見，隨著信息技術地不斷發展和高校數字校園建設的日趨成熟，將會有越來越多的信息技術運用到高校的檔案管理工作之中。

作者:陳鋒 單位:遼寧醫學院

高校倉庫管理探討篇3

當今信息時代，快速地收集信息，有效地管理信息已經越來越重要。傳統的管理方式不僅浪費人力、物力、時間，而且也不能適應社會快速發展的需要。充分利用現代化的技術手段，使信息快速、有效地被記錄并為人們所用，是信息時代發展的必然要求，對于高校，特別是科研和實驗教學中使用化學藥品的院校，實現危險品倉庫數字化管理，嚴格控制危險品的出入數量，統計用戶的需求，是信息技術發展的必然趨勢[1-5]。目前，部分高校的危險品倉庫管理仍然停留在人工記錄管理階段，極大的阻礙了工作效率的提升。此外，最近社會上廣泛熱議的“復旦學生投毒案”，更加把高校危險品倉庫的管理推上了風口浪尖，為了避免此類事件的發生，更加嚴格的控制危險品購買與學生領用數量，對高校科研實驗過程中用到的危險品的管理也提出了更高的要求，因此，為了改變以往人工管理低效的工作現狀，針對高校危險品倉庫信息化管理進行了研究和探討。通過開發相關系統，實現了危險品倉庫的信息化、數字化管理。雖然，目前市面上已有一些倉庫管理系統，但是針對危險品倉庫的相對較少，并且如果購買還需要企業根據各單位的實際情況將系統進行擴容和升級，需要很大一筆費用。因此，通過自主研發，根據高校自身需要開發完成的危險品倉庫管理系統，一方面節約了開支，另一方面使得危險品倉庫的管理實現了信息化、數字化管理，減少工作人員的數量，同時極大地提高庫存管理的效率，有利于形成科學化、正規化的管理，亦順應高校改革潮流。本文將采用VisualBasic（VB）[6-11]作為倉庫管理系統的開發平臺，實現危險品倉庫管理系統的開發，由于VB本身具有很好的開放性，易于進行功能擴展，因此，工作成果也具有很好的開放性，可以針對不同單位的特殊要求，快速的進行功能擴充，滿足在其它管理方面的需求。

1危險品管理系統中的查詢方法

目前的高校危險品倉庫管理方式多以手動表格處理為主，對物品信息進行逐項核查,確認無誤后，將其記錄到相應的入庫表、庫存表和出庫表中，數據記錄信息都存儲在Excel文檔中，數據處理效率低，操作不方便。特別是，由于化學藥品不能大量存放，而科研工作對化學品的需求相對較大，所以危險品倉庫中的日常工作中各種試劑的領取比較頻繁，給倉庫管理老師的工作增加了巨大難度和壓力。雖然目前市面上已有一些功能強大的倉庫管理系統，然而，它們多是針對工業生產中的每個場景進行設計的，存在一些不利之處，如：（1）內容大而繁瑣，并經常出現不可知的問題；另外對一些特殊產品的倉庫管理使用效果不佳；（2）不能對不同單位的特殊需求進行針對性的開發應用；（3）目前市面上的大部分倉庫管理系統中（如用友軟件中的倉庫模塊），某一種物品必須使用一個特定序列號來表示，這樣當每次入/出庫藥品時候，需要記住和核對所入物品的序列號，尤其是在倉庫品種、規格眾多的情況下，即繁瑣造成時間的浪費也容易出錯；（4）我們通過對使用者這些系統的的使用情況進行調查發現，人們對現用的倉庫軟件評價并不高。本危險品倉庫管理系統在程序設計過程中使用了一種快速、準確的查詢方法[12]，在數據查找方面進行了改進，類似于目前常用的搜索引擎，可以通過物品名稱直接排序，并可以通過輸入關鍵詞在已有庫存中進行模糊查找，如：輸入“無水”，可在庫存中找到“無水硫酸鈉”、“無水硫酸鎂”等所有包含“無水”字樣的物品，此外，對倉庫中同一物品的不同規格亦可以實現快速查找，如輸入“注射器”即可查找到“5ml、10ml、50ml”等庫中所有規格的注射器。并且在倉庫中查找用時很短，速度非常之快。對于上萬的數據只需要不到0.003s即可完成。這在很大程度上歸因于在管理系統的設計中，使用了“交集”的的程序設計思路[12]。通過對字符組不斷求交集的方式，實現快速查詢功能。利用該查詢方法開發完成的危險品倉庫的信息化管理系統,實現了集多種功能于一體的管理平臺。在Microsoftofficeexcel平臺上采用VisualBasic語言開發完成了一種高校危險品倉庫管理系統，以Excel表作為數據庫儲存器，對數據信息小于10萬條的有效。它的具體內容為：首先，在倉庫管理系統的數據庫中添加全部危險品數據信息，同時可隨時更新危險品數據信息，在使用中可輸入查詢內容的關鍵字或整個字符內容，通過查詢方法得到想要的查詢內容或相類似的查詢內容的過程。并實現倉庫管理的其他功能要求。在程序設計中采用了該查詢方法，使得在數據庫中查詢數據的速度和準確度方面上實現了提升。該方法的詳細內容見專利權利要求書[12]，其主要優點表現在：（1）在不斷縮小搜尋范圍的同時，并把與查詢內容相關的內容也放在下次搜尋的范圍中，這樣就可以做到不漏項，不缺項，直到把與它相關的內容全部搜尋出來；（2）把最接近答案的內容放在最前邊，依次是與查詢內容相關的內容，這樣便于查找者觀察和選用；（3）在查找的同時會把數據庫中的相同項進行合并整理，便于以后的查找；（4）最終實現快速、準確地得到查詢結果。

2危險品管理系統的功能

利用“交集”的程序設計思路,基于VisualBasic平臺，設計完成的危險品倉庫管理系統主要有藥品入庫、藥品出庫、修改，刪除出入庫數量、生成打印報表，藥品庫單等功能組成。其主要功能包括：1）實現危險品倉庫進/出庫管理；2）危險品倉庫各種報表的生成（日、月、年、任意時段的報表生成）；3）根據需要快速輸出各課題組領用品種、數量、時間及其領用人等信息；4）快速準確查詢功能，迅速在危險品倉庫中檢索所需物品；5）添加，修改，刪除出入庫記錄；6）對倉庫的盤點和抽點；7）對倉庫產品數量的報警和提示；8）快速導出到相應的文件夾、打印所需統計結果等。該危險品管理系統主要包括危險品倉儲管理模塊和用戶管理模塊。危險品倉儲管理模塊是危險品管理系統的重點，包括危險品管理、倉庫信息查詢、數據報表生成等。其中，危險品管理可實現：入庫管理、出庫管理、退庫管理等；倉庫信息查詢可實現：模糊查詢、精確查詢及其出入庫記錄等；數據報表可實現：任意時段、任意用戶的危險品領用、退庫記錄及其領用數據查詢，亦可實現庫存數據量匯總，快速生成年、月、日報表等。用戶管理模塊包括添加、刪除用戶等功能。系統管理員可以根據需要刪除和添加新的用戶，管理員只有通過密碼確認后，方可進入危險品倉儲管理系統和人員管理系統進行操作。

3結束語

一種高校危險品倉庫管理系統，采用VisualBasic作為倉庫管理系統的開發平臺，最大的優勢在于，在程序設計中的查詢方法上實現了提升，采取“交集”的設計思路[12]，通過對字符組不斷求交集的方式，實現快速查詢功能；高校危險品倉庫管理系統中采用了“交集”的查找思路，大大提高了在庫存中存貨的查詢速度，尤其是在處理數量龐大的出入庫條目時，顯示出了極快的響應速度；此外，較之商業版的倉庫管理軟件本軟件，采用VB開發，具有很好的開放性，可以進行功能快速擴展；無版權限制；界面簡單容易使用，無需培訓；對系統進行適當修改，可擴展到特殊領域的倉庫管理需求。經過一段時間的開發實踐，基于“交集”的程序設計思路設計完成的危險品倉庫管理系統的基本功能已經實現。管理人員可以通過該系統實現化學藥品的日常出入庫管理，方便地進行日常藥品數量與領用情況的查詢與統計，快速地對領用藥品用戶的情況進行提取。極大地提高了危險品管理的效率和準確度。該系統操作界面簡單,容易上手，通過該管理系統的使用可使危險品倉庫實現數字化管理，實現快速檢索、提高可靠性、處理的信息量大，減少工作人員的數量,極大地提高庫存管理的效率,有利于形成科學化、正規化的管理。

作者:王錦 周舟 李興鰲 單位:南京郵電大學