采購管理工作探討3篇

序論：好文章的創(chuàng)作是一個不斷探索和完善的過程，我們?yōu)槟扑]一篇采購管理工作探討3篇范例，希望它們能助您一臂之力，提升您的閱讀品質(zhì)，帶來更深刻的閱讀感受。

采購管理工作探討篇1

對企業(yè)發(fā)展而言，采購是極為重要的一項環(huán)節(jié)，尤其是對于國有企業(yè)來說，采購管理工作在企業(yè)的內(nèi)部管理工作中占據(jù)著極為重要的地位。為了確保企業(yè)日常生產(chǎn)經(jīng)營能夠有序開展，因此就會進(jìn)行相應(yīng)的采購管理工作，自這種包含了各方面原材料物資的購買、采集以及入庫等環(huán)節(jié)。隨著現(xiàn)代化社會的不斷發(fā)展，國有企業(yè)對于規(guī)范采購管理工作的需求也越來越大，過時的采購管理模式已無法滿足國有企業(yè)日新月異的發(fā)展要求，在這其中呈現(xiàn)出了諸多的弊端，因此，國有企業(yè)要想滿足自身的物資需求，推動企業(yè)在社會中的穩(wěn)定運營，就要對采購管理模式進(jìn)行創(chuàng)新與調(diào)整。

一、關(guān)于采購管理模式的概述

1.采購管理的模式。在國有企業(yè)的整體生產(chǎn)經(jīng)營過程之中，采購環(huán)節(jié)占據(jù)著重要的地位，采購工作的存在目的就是幫助國有企業(yè)實現(xiàn)日常生產(chǎn)經(jīng)營的目標(biāo)，同時還要滿足國有企業(yè)日常對于各方面物資的需求。在進(jìn)行采購管理之前，首先要根據(jù)國有企業(yè)的運營需求以及發(fā)展情況制定出完善的采購計劃，根據(jù)這份采購計劃清單，去選擇合適的采購方式確定供應(yīng)商，直到采購到符合企業(yè)要求的物資送貨至企業(yè)指定的地點后，采購環(huán)節(jié)才算是告一段落。對于采購管理工作還要選擇出科學(xué)合理的模式，在選擇采購管理模式時主要是根據(jù)國有企業(yè)的經(jīng)營狀況，同時還要參考成本預(yù)算的標(biāo)準(zhǔn)，以及對所需物資的采購需求等，通過諸多方面的問題綜合考慮之后，從而選擇出最為合適合理的采購管理模式。采購管理模式是隨著企業(yè)的發(fā)展而發(fā)生變化的。因此，企業(yè)在采購管理過程中，應(yīng)根據(jù)實際情況去選取適合的采購管理模式，同時所選取的模式還要保障滿足國有企業(yè)的發(fā)展需求。2.采購管理模式的種類。國有企業(yè)的采購管理模式是隨著企業(yè)發(fā)展而變化的，同時，采購管理模式的發(fā)展形勢也是隨著行業(yè)市場而產(chǎn)生變動的，就現(xiàn)階段我國通用的采購管理模式主要是分散采購和集中采購。但隨著市場經(jīng)濟的發(fā)展，信息化技術(shù)以及網(wǎng)絡(luò)平臺購物的技術(shù)日益成熟，國有企業(yè)的采購供應(yīng)鏈已經(jīng)發(fā)生了翻天覆地的變化，采購管理的理念也逐漸得到了完善與提升。企業(yè)的發(fā)展戰(zhàn)略是一切生產(chǎn)經(jīng)營活動的向?qū)В且幌盗胁少徆芾砉ぷ鞯拈_展基礎(chǔ)。根據(jù)國有企業(yè)發(fā)展階段的實際情況和行業(yè)的市場背景，對采購管理模式進(jìn)行改革創(chuàng)新是必然的趨勢。改革創(chuàng)新現(xiàn)階段的采購管理模式，加強企業(yè)內(nèi)部采購管理，提供企業(yè)的采購效率，降低企業(yè)的采購成本，控制企業(yè)的采購風(fēng)險，從而使國有企業(yè)的采購管理水平再上新臺階。

二、現(xiàn)階段國有企業(yè)采購管理模式的發(fā)展階段

1.分散采購管理模式。在國有企業(yè)多年的發(fā)展歷程當(dāng)中，會根據(jù)實際的經(jīng)營規(guī)模以及狀況，在不同地區(qū)建立起分公司或者是生產(chǎn)車間。國有企業(yè)使用頻率最高的就是分散式采購管理模式，國有企業(yè)的下屬單位根據(jù)自身的生產(chǎn)需求以及經(jīng)營狀況，綜合分析后制定出合理的物資采購清單與采購計劃，由企業(yè)內(nèi)部專門的采購部門，嚴(yán)格按照企業(yè)的內(nèi)控制度選擇合適的采購方式進(jìn)行物資采買，完成采購物資手續(xù)后，通知供應(yīng)商將物資運輸?shù)街付ǖ攸c。通常情況下，國有企業(yè)的下屬單位進(jìn)行物資采購的工作時，會將擬定好的采購清單以及采購計劃上報給總部，總部根據(jù)金額大小經(jīng)過層層審核后，同意批準(zhǔn)下屬單位自行按照程序開展物資采購工作。總體來說，國有企業(yè)的下屬單位在進(jìn)行采購管理的環(huán)節(jié)時，具有一定靈活性以及自我調(diào)整的權(quán)利，留給下屬單位的發(fā)揮空間較為充足。2.集中采購管理模式。隨著國有企業(yè)的不斷發(fā)展，近年來還會通過集中采購管理模式來進(jìn)行物資采買，相比較分散式采購管理模式，集中采購管理模式會根據(jù)國有企業(yè)實際的生產(chǎn)經(jīng)營需求，相關(guān)負(fù)責(zé)人員會按照相應(yīng)的物資需求來擬定出采購清單與計劃，然后由專人將這份計劃向上級公司進(jìn)行匯報傳送，上級公司審批成功后，會統(tǒng)一進(jìn)行物資的采購管理工作。國有企業(yè)運用集中采購管理模式時，可以有效地控制住物資采購的成本支出，將物資采購資金控制在合理的范圍之內(nèi)，可以有效避免下屬單位在直接采購物資的過程中，發(fā)生貪污舞弊的行為。3.比較分析式采購管理模式。國有企業(yè)的總部在選擇采購管理模式的過程中，會主要依靠公司的地理位置以及物資的數(shù)量等。這兩種采購管理模式最明顯的區(qū)別就在于權(quán)限方面，如果是選用分散采購管理的模式，那么下屬單位就會有著較大的權(quán)限，可以根據(jù)單位自身的實際自行購買，只需要向國有企業(yè)總部上報采購清單與計劃，等待批準(zhǔn)同意即可，這種采購管理模式雖然有較大發(fā)揮空間，但是極容易在此過程中發(fā)生采購資金浪費，甚至個別采購人員貪污采購資金的情況。而集中采購管理模式給予的權(quán)限就寥寥無幾，絕大部分的采購權(quán)限還是在國有企業(yè)總部，雖然這種采購管理模式能夠有效地控制住采購成本，最大限度上去避免貪污事件的發(fā)生，但是也會大大拉低了下屬單位的生產(chǎn)效率，下屬單位等到物資采購送達(dá)的時間過長。

三、國有企業(yè)采購管理模式的創(chuàng)新措施

1.及時改善國有企業(yè)采購管理思想意識。鑒于現(xiàn)代化社會對于國有企業(yè)發(fā)展提出的需求，要想推動采購管理模式的有效創(chuàng)新，首先就要對國有企業(yè)的采購管理思想進(jìn)行完善更新，只有先進(jìn)的思想意識，才能夠發(fā)揮良好的采購管理的水平。國有企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)層要對于現(xiàn)有的采購管理模式進(jìn)行深度分析，結(jié)合不同類型模式的優(yōu)點和弊端進(jìn)行取長補短，科學(xué)合理地開發(fā)出全新的采購管理模式，將信息化技術(shù)應(yīng)用到采購過程中，適當(dāng)?shù)乩镁W(wǎng)絡(luò)采購的形式，從而推動現(xiàn)階段的國企采購管理工作的革新。2.推動與多樣化的采購管理模式進(jìn)行融合。國有企業(yè)不能長期采用單一化的采購管理模式，而是應(yīng)當(dāng)根據(jù)現(xiàn)階段企業(yè)的物資需求，以及發(fā)展情況進(jìn)行相應(yīng)的模式選取，要讓下屬單位以及總部都要有一定的采購權(quán)限。對于有物資需求的下屬單位，針對較低金額的采購工作選取分散式采購管理模式，將自主采購權(quán)限移交給下屬單位，讓下屬單位進(jìn)行合理的規(guī)劃。對較大金額的物資需求，為了防止貪污腐敗現(xiàn)象，可以采用集中式采購管理模式，將主動權(quán)放在總部手中，由總部的采購部門來負(fù)責(zé)此項工作，根據(jù)企業(yè)的規(guī)章制度開展采購業(yè)務(wù)。3.及時建立起采購管理數(shù)字化招采平臺。隨著現(xiàn)代化社會的深入，各行各業(yè)都積極應(yīng)用到了信息化技術(shù)，實現(xiàn)信息化建設(shè)已經(jīng)是國有企業(yè)務(wù)必要開展的措施。為了能夠推動采購管理工作得到全面的發(fā)展，國有企業(yè)應(yīng)當(dāng)及時根據(jù)實際情況，建立健全完善的采購管理數(shù)字化招采平臺。國有企業(yè)的下屬單位的采購負(fù)責(zé)部門可以根據(jù)企業(yè)的物資需求，在數(shù)字化招采平臺上提交物資采購申請，在經(jīng)過相關(guān)管理人員的審核審批后，數(shù)字化招采平臺系統(tǒng)可根據(jù)申請的物資需求采購單進(jìn)行分類整合，從而在招采平臺上采購方式的選擇、開展采購工作，全程“公開透明、監(jiān)督制約”，規(guī)范采購行為，促進(jìn)企業(yè)降本增效，防范廉政風(fēng)險。這樣能夠大大提升物資采購的效率和時間，還能夠選擇出最合適的采購方式，避免下屬單位在等待總部的審核以及采購的漫長周期，從而耽誤了日常的生產(chǎn)經(jīng)營，同時還能夠提升了采購管理的水平。4.建立起相應(yīng)的采購資金管理制度。在國有企業(yè)的日常經(jīng)營發(fā)展過程中，為確保能提升采購管理工作的水平，應(yīng)當(dāng)建立完善的管理制度，加強商品采購用款的管理，防范資金風(fēng)險，規(guī)范業(yè)務(wù)流程，保障采購工作有制度可遵循，同時也可增強企業(yè)的市場競爭能力。倘若在采購管理工作中出現(xiàn)了紕漏，則可有規(guī)章制度依據(jù)追查，及時整改落實到位。此外，在進(jìn)行物資采購的環(huán)節(jié)中，還要加大監(jiān)督監(jiān)管力度，加強采購人員的約束力，嚴(yán)格規(guī)范采購員的采購行為、強化采購員依照采購業(yè)務(wù)流程制度執(zhí)行的采購意識，提升制度執(zhí)行力，全面提升國企物資采購工作的權(quán)威性，確保物資采購工作始終保持廉潔高效、行為規(guī)范的良好狀態(tài)，促進(jìn)采購業(yè)務(wù)健康有序的進(jìn)行。同時，在國有企業(yè)的運營期間，采購資金的監(jiān)管體系應(yīng)與時俱進(jìn)，保障資金監(jiān)管工作能夠跟進(jìn)國有企業(yè)的發(fā)展形勢，從而提升國有企業(yè)的經(jīng)濟效益。5.加強預(yù)算管理。國有企業(yè)在開展物資采購的工作中，應(yīng)通過物資采購預(yù)算管理提質(zhì)增效，提高采購資金使用效率，控制采購物資的成本支出。預(yù)算管理工作更是推動國有企業(yè)實現(xiàn)戰(zhàn)略目標(biāo)的重要手段之一。國有企業(yè)要想全面提升采購管理水平，加強資金控制力度，就要對于預(yù)算管理工作進(jìn)行提升，將完善的預(yù)算管理手段落實到實處，嚴(yán)格遵循相關(guān)原則標(biāo)準(zhǔn)來對于物資采購的資金進(jìn)行合理配置，將國有企業(yè)的資金成本提升利用率。

四、結(jié)語

“抓創(chuàng)新就是抓發(fā)展，謀創(chuàng)新就是謀未來”。隨著經(jīng)濟社會不斷發(fā)展，推進(jìn)國有企業(yè)采購管理模式的發(fā)展和創(chuàng)新，是提升國有企業(yè)核心競爭力的重要抓手。在國有企業(yè)多年的自我革新中，采購管理模式的創(chuàng)新發(fā)展也是其中的重要一環(huán)，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)層對于企業(yè)自身的發(fā)展需求以及經(jīng)營狀況，要進(jìn)行分析研判，在遵循發(fā)展原理的基礎(chǔ)上，不斷將創(chuàng)新的采購管理模式應(yīng)用到經(jīng)營過程當(dāng)中。同時還要注重采購負(fù)責(zé)人和采購員的綜合素養(yǎng)、道德品質(zhì)的培養(yǎng)，強化采購過程的風(fēng)險管控，讓采購在陽光下運行。

作者:伍蓉蓉

采購管理工作探討篇2

一、引言

對于民辦高校而言，往往得不到國家財政方面的支持，所以其經(jīng)費大多數(shù)靠校方自行籌措，這使得資金來源方面存在著一定的差異性，從而導(dǎo)致民辦高校內(nèi)部的物資采購工作一般與公辦高校有著較大的差異。為有效控制成本，提高資金利用率，作為民辦高校必須要及時做好物資采購管理的優(yōu)化革新工作，以此確保自身能夠?qū)崿F(xiàn)健康發(fā)展。

二、民辦高校目前物資采購機制現(xiàn)狀

（一）采購對象廣泛現(xiàn)階段雖然民辦高校實際辦學(xué)規(guī)模與一些同類型公辦高校之間有著較大的差距，但其實際服務(wù)對象以及服務(wù)內(nèi)容大體上與公辦高校相同，這使得物資管理以及采購對象的具體范圍也集中在教學(xué)用具、學(xué)習(xí)工具或者是實驗實訓(xùn)室當(dāng)中的專門耗材還有后勤服務(wù)方面需要用到的物資等等。所以民辦高校的實際物資采購對象也非常廣泛，能夠涉及的領(lǐng)域相對較多，實際開展采購以及管理工作時有著較大的挑戰(zhàn)性[1]。

（二）采購模式靈活對于民辦高校來講，由于其本身沒有國家財政方面的支持，再加上辦學(xué)行為方面往往有著很大的自主權(quán)，所以其物資采購模式一般較為靈活，大多數(shù)情況下不會受到國家有關(guān)部門以及單位的一些采購政策的影響，能夠切實結(jié)合自身辦學(xué)所需還有具體情況，制定采購方面的管理制度、流程或者是規(guī)定等。

（三）采購周期穩(wěn)定民辦高校所實施的寒暑假制度還有學(xué)習(xí)時長等基本上與公辦高校一致，所以這也就決定其物資采購工作有著較為穩(wěn)定的周期。一般在每學(xué)期開始階段，學(xué)校需要結(jié)合學(xué)生數(shù)、教師數(shù)以及課程開設(shè)情況等，合理地采購一些設(shè)備以及物資，然后在每學(xué)年結(jié)束后，切實結(jié)合接下來的招生專業(yè)、人數(shù)還有課改需要等適當(dāng)?shù)匮a充或者是優(yōu)化一系列設(shè)備還有物資。

（四）采購類型教學(xué)化結(jié)合現(xiàn)階段民辦高校在教育體系當(dāng)中的定位來看，主要是為社會有效培育應(yīng)用型人才，所以在實際教學(xué)當(dāng)中往往更加重視實踐教學(xué)，這便決定了民辦高校在實際采購物資過程中，大多數(shù)設(shè)備及物資主要是為了滿足實踐教學(xué)要求，通常更加重視實際運用。

三、民辦高校物資采購管理優(yōu)化方案

（一）強化意識，更新觀念對于民辦高校當(dāng)中的行政主管部門來講，有必要將采購工作充分納入議事日程，給予其高度關(guān)注，并且打造足夠完善的監(jiān)管機制，要能夠定期在校委會上提出采購工作存在的新情況以及新問題，積極探尋新辦法以及新經(jīng)驗，以此保證采購工作可以實現(xiàn)健康發(fā)展。現(xiàn)階段，部分高校認(rèn)為采購工作實際節(jié)約了多少資金，切實完成了多少物資采購任務(wù)，屬于評價采購工作的一個核心標(biāo)準(zhǔn)，而實際上這種指標(biāo)只能夠讓高校看到采購工作帶來的相應(yīng)經(jīng)濟效益，但是卻無法看到具體的腐敗防治效果，所以還應(yīng)該進(jìn)一步推動采購工作實現(xiàn)規(guī)范化以及標(biāo)準(zhǔn)化管理[2]。

（二）規(guī)范動作，提高效益對于規(guī)范動作需要做到以下幾點：首先，民辦高校應(yīng)該建立健全《高校年度采購辦法》還有《具體實施細(xì)則》，同時構(gòu)建長效機制。可以由校委會負(fù)責(zé)向全院說明采購范圍、目錄以及具體方法和相關(guān)程序。其次，打造一個較為完善的《集中采購招投標(biāo)辦法》，對于只要滿足公開招標(biāo)起點金額要求的采購項目均需要切實依照法定程序開展公開招標(biāo)活動。同時對招投標(biāo)的具體程序，需要以文件形式進(jìn)行充分明確和規(guī)定，然后在媒體上進(jìn)行公布。對于提高效益來講，應(yīng)做到以下幾個方面：首先，構(gòu)建一支高水平干部隊伍，持續(xù)加大廉政建設(shè)力度。其次，利用專家智慧不斷提高采購效率和質(zhì)量，同時打造采購評審委員會，盡可能地實現(xiàn)公開征集、全面審核以及擇優(yōu)選用。在實際立項方面以及采購流程方面還有招投標(biāo)現(xiàn)場等需要切實發(fā)揮評審委員會具備的價值和作用。最后，借助網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進(jìn)一步提高采購效益。借助網(wǎng)絡(luò)實現(xiàn)公開招標(biāo)，同時明確供應(yīng)商以及協(xié)議價目錄，然后通過網(wǎng)絡(luò)有效公示協(xié)議商品以及價格查詢還有樣品展示，開展網(wǎng)上訂購活動，借助網(wǎng)絡(luò)縮短采購周期，以此促使采購效益能夠有所提高。

（三）健全制度，強化管理首先，健全審批制度。各部門應(yīng)該切實結(jié)合自身實際需求，同時考慮學(xué)校財力狀況，合理地向行政主管部門進(jìn)行申報年度、季度還有月度采購計劃。對于行政主管部門則需要結(jié)合輕重急緩，科學(xué)的上報校委會，在通過批準(zhǔn)后再將其交由采購中心開展采購作業(yè)[3]。其次，完善操作制度。結(jié)合國家現(xiàn)行相關(guān)法律法規(guī)以及本校具體情況，打造一個公開操作制度，同時還需要推行互相牽制制度，確保責(zé)任到人，使得工作人員能夠明確分工，杜絕串崗、代理等問題存在，切實做好采購風(fēng)險的預(yù)防工作。最后，健全核算制度。對于財務(wù)部門需要打造一個獨立賬戶，專門用于對物資采購開展獨立核算工作，同時推行授權(quán)人員以及采購人員分開、相應(yīng)財務(wù)人員以及采購人員分開制度，以此堵塞管理漏洞，提高管理水平。

（四）完善體系，硬化指標(biāo)對于采購過程實際消耗的時間，也有必要作為采購效率考核工作當(dāng)中的一個關(guān)鍵指標(biāo)。民辦高校行政部門還需要打造一個采購質(zhì)量方面的信息反饋制度，這樣能夠提高采購結(jié)果考核成效，從而推動采購服務(wù)質(zhì)量不斷提高。除此之外，還應(yīng)該進(jìn)一步增強“質(zhì)量”意識，應(yīng)該將切實保證產(chǎn)品質(zhì)量作為采購制度當(dāng)中的一個核心內(nèi)容。作為行政主管部門有必要制定一個科學(xué)合理的各類物資質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，這樣可以保證實施采購管理工作時一旦產(chǎn)生質(zhì)量問題，管理工作能夠做到有章可循以及有據(jù)可依。

（五）加強人員培訓(xùn)，提高人員素質(zhì)對于采購人員來講，其屬于采購工作的主要執(zhí)行者，其自身綜合素質(zhì)與能力的高低往往決定著采購效率和質(zhì)量。因此，民辦高校應(yīng)注重定期組織相關(guān)工作人員開展國家相關(guān)法律法規(guī)還有學(xué)校內(nèi)部規(guī)章制度的培訓(xùn)教育活動，同時做好職業(yè)道德、相關(guān)技術(shù)技巧、管理方法等方面的教育工作，以此推動采購人員業(yè)務(wù)素質(zhì)以及工作能力可以不斷提升。除此之外，還應(yīng)該制定較為合理完善的獎懲措施，針對工作態(tài)度良好、端正、認(rèn)真負(fù)責(zé)的人員需要給予一定的表揚和獎勵；對于一些消極怠慢、敷衍了事的人員，需要給予警告、調(diào)崗或者是解雇，以此約束采購人員思想和行為，同時充分調(diào)動采購人員認(rèn)真工作的積極性。另外還應(yīng)結(jié)合工作實際需求，積極引進(jìn)業(yè)務(wù)能力相對較強、懂管理以及具備創(chuàng)新精神的優(yōu)秀人才，以此帶來新思想、新理念以及新辦法，實現(xiàn)采購隊伍整體素質(zhì)的持續(xù)提升。

四、結(jié)語

綜上所述，對于物資采購來講，其屬于民辦高校運行過程中較為關(guān)鍵的一個基礎(chǔ)性工作，能夠?qū)Ω咝＝炭蒲泄ぷ鞯捻樌咝ч_展產(chǎn)生直接影響。近幾年，隨著國內(nèi)教育事業(yè)的改革發(fā)展，民辦高校也開始逐漸地成為高等教育當(dāng)中的一個關(guān)鍵內(nèi)容，發(fā)揮著培養(yǎng)應(yīng)用型人才的重要價值和作用，所以切實做好民辦高校物資采購工作有著重要的意義。為提高民辦高校物資采購效率和質(zhì)量，文章分別從人員培訓(xùn)、體系完善以及制度健全等方面提出了采購管理的優(yōu)化策略，以此助推民辦高校不斷向好發(fā)展。

作者:陶巖 單位:三亞學(xué)院

采購管理工作探討篇3

1加強高校采購檔案規(guī)范化管理的意義

1)高校采購檔案規(guī)范化管理，可以使采購前中后期相關(guān)資料得到完整保存。采購檔案可以將采購活動過程客觀、真實、全面地記錄下來。規(guī)范化的采購檔案管理，則可以為管理者提供各項工作的依據(jù)，包括分析采購數(shù)據(jù)、總結(jié)采購經(jīng)驗、記錄采購信息等。高校采購負(fù)責(zé)人可以根據(jù)完整的檔案資料，全面把握內(nèi)部采購工作進(jìn)度，了解采購工作效率和采購經(jīng)費使用效率。2)高校采購檔案規(guī)范化管理，可以及時發(fā)現(xiàn)采購環(huán)節(jié)存在的問題，使采購負(fù)責(zé)人有機會應(yīng)對潛在問題，降低采購風(fēng)險的發(fā)生概率［2］。規(guī)范化的采購檔案管理，可以保障各項采購數(shù)據(jù)信息的真實性和完整性。高校采購負(fù)責(zé)人通過查看采購檔案資料信息，可以了解各項工作是否按照原計劃執(zhí)行，各項經(jīng)費是否嚴(yán)重超出預(yù)算，若發(fā)現(xiàn)某項數(shù)據(jù)信息與計劃嚴(yán)重不符時，可以及時分析問題的形成原因，從而制訂相應(yīng)的改進(jìn)對策，使高校采購工作能夠順利進(jìn)行。3)高校采購檔案規(guī)范化管理，可以提升高校整體辦學(xué)水平。通常情況下，高校內(nèi)部采購工作是為教學(xué)工作服務(wù)的，例如，為了更新學(xué)校的教學(xué)設(shè)備，高校需要開展教學(xué)物資采購工作;為了營造良好的書香氣息，給廣大師生提供優(yōu)質(zhì)的閱讀環(huán)境和良好的閱讀條件，高校需要開展各種工具書及課外書籍等物資的采購工作。而各項采購計劃的實施，必然會生成采購資料，管理人員按照制度規(guī)范行事，可以幫助高校管理者更好地掌握內(nèi)部情況，從而制訂更加科學(xué)的管理計劃，提升效率，使高校朝著更好的方向發(fā)展。

2高校采購檔案管理工作中存在的主要問題

1)采購檔案管理受重視程度不足。部分高校忽視對采購檔案資料的管理，具體表現(xiàn)在:高校管理者不會定期查看采購檔案資料信息，因而對采購檔案資料的真實性、完整性的了解不夠全面。這種情況下，當(dāng)采購環(huán)節(jié)出現(xiàn)問題時，管理者無法及時采取措施進(jìn)行應(yīng)對。高校采購檔案管理工作不受重視，也就忽視了系統(tǒng)化章程的制訂，造成整體管理規(guī)范性不足，進(jìn)而影響采購檔案管理工作的實際效果。2)采購檔案信息化管理水平偏低。在信息技術(shù)快速發(fā)展的形勢下，各行業(yè)都開始應(yīng)用信息技術(shù)創(chuàng)新管理模式。從目前狀況看，高校在開展采購檔案資料管理工作的過程中，對于信息技術(shù)的利用程度并不高，采購資料大多還是以純紙質(zhì)文件保存。具體表現(xiàn)在:高校采購檔案資料主要由管理人員負(fù)責(zé)手工錄入，各項數(shù)據(jù)資料信息并未實現(xiàn)自動化存儲和自動化更新。究其原因主要在于:高校尚未根據(jù)內(nèi)部采購工作需求，引入現(xiàn)代化的信息設(shè)備，還處在手動與紙質(zhì)文件共存的階段，導(dǎo)致檔案管理者在日常工作中，無法借助現(xiàn)代化信息技術(shù)創(chuàng)新工作模式，而是不斷地重復(fù)勞動，其中不乏遺漏、錯誤的信息，進(jìn)而影響采購檔案管理的規(guī)范化程度。同樣對各種報表，更是不能按照變化的條件重新檢索。大量重復(fù)的統(tǒng)計，耗費精力和時間，影響采購檔案管理工作的整體效率。3)采購檔案管理制度更新滯后。健全的制度是推動各項工作有序進(jìn)行的關(guān)鍵，為了提升采購檔案資料管理的規(guī)范化程度，高校需要采取措施更新檔案資料管理制度。但事實上，部分高校在開展采購檔案管理工作的過程中，忽視了對制度的更新和建設(shè)，導(dǎo)致檔案機構(gòu)的資料信息與實際采購數(shù)量、型號相脫節(jié)，以及實際需求與具體采購數(shù)量之間有差異。目前，許多高校的文書管理和檔案管理工作分屬于不同的部門，管理者大多只注重文書管理，忽視了對檔案的管理。4)采購檔案管理標(biāo)準(zhǔn)不明確。部分高校在開展采購檔案管理工作的過程中，尚未制訂相對統(tǒng)一、規(guī)范的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，因此造成檔案管理工作效率偏低［3］。采購檔案是采購工作的“生命線”，包含采購項目全過程的內(nèi)容，如采購項目立項資料、采購項目招投標(biāo)資料、采購貨物訂單信息、采購經(jīng)費數(shù)據(jù)信息等。各項環(huán)節(jié)倘若有明確、嚴(yán)格的執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)，則可以提升效率。但是如果沒有對檔案管理工作的各個環(huán)節(jié)、步驟進(jìn)行具體量化，沒有建立科學(xué)統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，高校采購檔案管理人員就無法按照預(yù)期計劃開展各項工作，工作成效的檢驗也就缺乏依據(jù)。5)采購檔案保存安全系數(shù)不高。雖然部分高校對于信息技術(shù)的利用程度偏低，但在現(xiàn)代信息化社會，大多數(shù)高校已經(jīng)初步建立了電子化檔案。與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案相比，電子檔案的存儲時限更長，存儲方式更為便利。但需要注意的是，電子檔案數(shù)據(jù)的真實性和完整性，會受到諸多因素的影響。例如，當(dāng)高校采購檔案管理系統(tǒng)遭受黑客攻擊時，容易出現(xiàn)系統(tǒng)癱瘓、數(shù)據(jù)缺失等問題。此外，倘若在管理電子采購檔案的過程中，工作人員出現(xiàn)操作失誤行為，電子檔案的完整性也會受到影響。另外，在電子檔案建立的同時，傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案仍然保留，但大多數(shù)高校的采購檔案存放在采購部門，按年度整體移交到學(xué)校檔案管理部門，在采購部門留存時，因存放地有限，保密度不夠，采購資料或丟失，或被隨意翻查，或采購項目相互混淆。年度移交時因采購檔案繁多，資料核對任務(wù)繁重，移交時間長。6)檔案管理人員素質(zhì)有待提升。高校采購檔案管理人員的綜合素質(zhì)，是影響整體工作質(zhì)量的關(guān)鍵。目前，部分高校并未根據(jù)采購管理工作需求，安排專門的人員負(fù)責(zé)管理采購檔案。事實上，很多采購檔案都是由采購人員負(fù)責(zé)分類整理，審核數(shù)據(jù)資料的真實性、完整性。采購人員負(fù)責(zé)做好數(shù)據(jù)資料的歸檔工作，并存放在本部門，以年度為單位將之移交學(xué)校檔案管理部門長期保存。但部分高校內(nèi)部的檔案管理工作人員并不具備較強的專業(yè)素質(zhì)，他們忽視了對工作思想和方法的創(chuàng)新，造成工作效率偏低，進(jìn)而影響高校采購檔案管理的整體工作水平。

3加強高校采購檔案規(guī)范化管理的措施

1)轉(zhuǎn)變采購檔案管理理念。首先，高校管理者需要積極轉(zhuǎn)變管理理念，將采購管理工作納入高校內(nèi)部日常管理工作體系，根據(jù)采購工作現(xiàn)狀，制訂科學(xué)的采購檔案資料管理工作方案，要求檔案管理工作人員認(rèn)真履行自身的職責(zé)，認(rèn)真落實各項工作計劃，保障采購檔案資料的管理工作效率。其次，高校管理者應(yīng)引導(dǎo)檔案資料管理人員加強對現(xiàn)代化檔案管理知識和方法的學(xué)習(xí)，提升檔案規(guī)范化管理意識，讓檔案管理人員意識到采購檔案資料管理的價值，提升工作自覺性，增強責(zé)任感。再次，高校管理者需要定期開展采購檔案資料真實性、完整性檢查工作，根據(jù)既定的工作計劃，檢驗工作成效，及時發(fā)現(xiàn)問題，并采取措施解決問題。2)完善采購檔案管理制度。健全的管理制度，是提升采購檔案管理工作規(guī)范化程度的關(guān)鍵［4］。針對目前采購檔案管理制度更新不足的問題，高校需要采取相應(yīng)的措施加以改善。首先，高校管理者應(yīng)結(jié)合我國采購檔案管理相關(guān)法律制度，完善內(nèi)部管理制度，并且引導(dǎo)檔案資料管理人員積極學(xué)習(xí)采購法、檔案法相關(guān)知識，提升法治管理觀念，保障采購檔案管理工作的規(guī)范性。其次，高校可以結(jié)合內(nèi)部采購工作實際情況，了解采購檔案管理工作特性，分析目前制度中存在的不合理之處，進(jìn)而制訂健全的制度，指導(dǎo)各項工作有序展開。再次，高校可以針對采購檔案管理工作，建立專門的管理制度，指導(dǎo)檔案管理人員定期查看采購數(shù)據(jù)信息，要求檔案管理人員遵守各項基本原則，保障各項操作的規(guī)范性，提升采購檔案管理工作質(zhì)量。3)強化采購檔案信息化管理。采購檔案信息化管理程度，會直接影響檔案管理工作效率，進(jìn)而影響高校整體管理工作水平。為了進(jìn)一步規(guī)范采購檔案管理工作，高校需要積極引入現(xiàn)代化的信息技術(shù)，借助先進(jìn)的設(shè)備提升檔案管理工作的自動化和現(xiàn)代化水平，實現(xiàn)對各項檔案資料的自動化存儲和自動化處理。首先，高校需要適當(dāng)增加對檔案管理部門的資金扶持力度，購入現(xiàn)代化的檔案管理設(shè)備，利用計算機技術(shù)提升采購檔案管理能力，并且實現(xiàn)對各項數(shù)據(jù)信息的實時更新。其次，高校可以將部分紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案，并且建立專門的目錄，便于管理員查詢和維護。再次，高校需要做好電子檔案保管工作，加強對防火墻的建設(shè)，減少電子檔案資料數(shù)據(jù)丟失現(xiàn)象發(fā)生的概率，保障電子檔案數(shù)據(jù)信息的真實性和完整性，讓采購檔案可以為高校采購工作的順利開展提供有力的支持。4)提升檔案管理人員素質(zhì)。高校采購檔案管理工作質(zhì)量，在很大程度上受到管理人員自身素質(zhì)水平的影響。高質(zhì)量的采購檔案管理工作，離不開高素質(zhì)檔案管理人員的支持。目前部分高校的采購檔案管理工作是由其他崗位人員兼任，高校缺乏專業(yè)的采購檔案管理人員。事實上，采購檔案管理是一項專業(yè)性較強的工作，要求管理人員掌握采購、管理、檔案、法律等多方面的知識。而由于高校內(nèi)部采購檔案管理專業(yè)人才的缺失，導(dǎo)致該項工作質(zhì)量難以提升。為了突破這種狀況，高校在重視采購檔案管理工作的同時，還需要重視對檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)的培養(yǎng)。首先，高校應(yīng)為采購檔案管理人員提供學(xué)習(xí)和培訓(xùn)機會，鼓勵檔案管理人員積極學(xué)習(xí)現(xiàn)代化的知識和技能，提升自己的專業(yè)素養(yǎng)，以勝任采購檔案管理工作。其次，高校采購檔案管理人員應(yīng)樹立終身學(xué)習(xí)的理念，積極參加各種知識和技能培訓(xùn)活動，不斷提升綜合素質(zhì)。此外，高校還可以組織內(nèi)部檔案管理人員展開互動交流，分享經(jīng)驗。5)明確采購管理工作標(biāo)準(zhǔn)。一旦建立科學(xué)規(guī)范的采購檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，高校采購檔案管理工作人員就可以按照具體要求落實各個環(huán)節(jié)，保障整體工作效率，同時及時發(fā)現(xiàn)偏離標(biāo)準(zhǔn)的環(huán)節(jié)。對此，高校應(yīng)針對采購檔案管理工作，理順管理流程，制訂統(tǒng)一的工作規(guī)范，明確標(biāo)準(zhǔn)和工作原則。采購檔案管理人員則需要按照既定的工作標(biāo)準(zhǔn)，有的放矢地開展采購文件整理、采購信息記錄、采購資料搜集、采購項目分類等各項工作。當(dāng)某個采購項目驗收完畢后，高校采購檔案管理人員應(yīng)結(jié)合各項數(shù)據(jù)信息開展對比分析工作，根據(jù)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)查看各項數(shù)據(jù)信息的真實性、完整性，及時梳理各項資料，防止出現(xiàn)信息遺漏問題。年終開展一次全面盤查工作，結(jié)合每個采購項目計劃書和最終形成的信息資料，分析本年度采購工作效益，了解年度內(nèi)高校內(nèi)部采購經(jīng)費的整體使用情況，幫助管理者了解高校內(nèi)部的財務(wù)信息，為學(xué)校事業(yè)發(fā)展提供信息支撐。

4加強高校采購檔案規(guī)范化管理的原則

1)科學(xué)性原則。高校在加強采購檔案規(guī)范化管理的過程中，應(yīng)重點關(guān)注管理方法的科學(xué)程度［5］。科學(xué)性原則是指高校需要制訂科學(xué)的采購檔案管理計劃，同時運用科學(xué)的思維方法開展各項工作。在科學(xué)思維的指導(dǎo)下，高校采購管理工作的規(guī)范化程度可以得到大幅度的提升，而這對于檔案管理工作水平的提升也非常有利。高校在進(jìn)行采購檔案管理方法選擇時，也應(yīng)該遵循科學(xué)性原則，強調(diào)管理策略的科學(xué)性和可行性。2)系統(tǒng)性原則。系統(tǒng)性原則強調(diào)，高校在開展采購管理工作的過程中，為了提升管理工作的規(guī)范化程度，需要制訂一套系統(tǒng)的管理規(guī)范，推出系統(tǒng)性較強的管理辦法，保障各項工作有序展開［6］。針對采購檔案管理風(fēng)險的防范問題，高校也可以推出一套系統(tǒng)性的方案，使檔案管理人員能及時發(fā)現(xiàn)風(fēng)險，并采取措施防范風(fēng)險，發(fā)揮采購檔案管理工作的價值。3)規(guī)范化原則。高校為了提升采購檔案管理工作的規(guī)范化程度，要落實規(guī)范化原則，即:針對各個工作環(huán)節(jié)，提出規(guī)范的標(biāo)準(zhǔn)，推出規(guī)范化的管理制度，要求各崗位工作人員按照工作規(guī)范行事，確保各環(huán)節(jié)不會嚴(yán)重偏離預(yù)期目標(biāo)。同時，高校還需要引進(jìn)規(guī)范的設(shè)備和技術(shù)，為采購檔案管理人員開展規(guī)范化的工作提供可靠的依據(jù)。4)實效性原則。高校在強化采購檔案規(guī)范化管理的過程中，應(yīng)強調(diào)實效性原則，包括及時整理采購文件、及時更新采購電子檔案數(shù)據(jù)庫、及時引進(jìn)現(xiàn)代化采購檔案管理設(shè)備、及時總結(jié)采購檔案管理工作經(jīng)驗、及時創(chuàng)新采購檔案管理工作模式等。保障檔案管理工作的實效性，可以在很大程度提升管理工作的規(guī)范程度，以此推動檔案管理工作計劃的順利實施，促進(jìn)檔案管理工作水平的整體提升。高校管理者則可以根據(jù)最新的采購檔案數(shù)據(jù)信息，了解各項采購工作的進(jìn)度，了解采購計劃落實情況以及采購經(jīng)費具體使用情況，從而制訂更加科學(xué)的采購管理工作方案，促進(jìn)高校內(nèi)部各項工作有序進(jìn)行。

5結(jié)束語

高校管理者應(yīng)充分意識到強化采購檔案規(guī)范化管理的意義，并且積極反思以往采購檔案管理工作中存在的不足，分析問題的形成原因，采取可靠的措施，提升管理工作效率。高校需要積極轉(zhuǎn)變采購檔案管理理念，完善采購檔案管理制度，強化采購檔案信息化管理，提升檔案管理人員素質(zhì)，明確采購管理工作標(biāo)準(zhǔn)。與此同時，高校還需要明確強化采購檔案規(guī)范化管理的原則，借助一系列可靠措施，提升高校采購檔案管理工作質(zhì)量，讓采購檔案管理工作為高校的長遠(yuǎn)發(fā)展助力。

作者:劉群 何碧漪 單位:常州信息職業(yè)技術(shù)學(xué)院招標(biāo)采購管理中心