會計檔案管理制度匯總十篇

序論：好文章的創作是一個不斷探索和完善的過程，我們為您推薦十篇會計檔案管理制度范例，希望它們能助您一臂之力，提升您的閱讀品質，帶來更深刻的閱讀感受。

篇（1）

會計檔案是指會計憑證、會計賬簿、財務報告、會計年度數據備份盤、會計核算系統軟件、操作人的密碼等會計核算專業資料，是記錄和反映單位經濟業務的重要史料和證據。具體包括：

(一)會計憑證類。包括原始憑證、記賬憑證、匯總憑證、其他會計憑證。

(二)會計賬簿類。包括總賬、明細賬、日記賬、固定資產明細賬、輔助賬簿、其他會計賬簿。

(三)財務報告類。包括月度、年度財務報告、其他財務報告，報告中要有會計報表、附表、附注及必要的文字說明。

(四)其他類。包括銀行存款余額調節表、銀行對賬單、會計檔案移交清冊、會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊及其他在會計核算工作中直接形成的對國家和社會及各核算單位具有保存價值的會計核算資料。

第二條會計檔案的整理。

會計年度終了后，應將裝訂成冊的會計檔案進行整理立卷。各種會計檔案應按會計檔案材料的關聯性，分門別類地組成幾個類型的案卷，將各卷按順序編號。

（一）會計憑證

(1)按月立卷：每月末將裝訂成冊的憑證，統一登記案卷目錄，每月立卷一份。

(2)分散裝訂：根據憑證的多少，分散裝訂，做到整齊、牢固、美觀。

(3)裝訂封面的所有內容要填寫齊全，包括：單位名稱、年度、月份、起止日期、號碼、裝訂人簽章等。

（二）會計賬簿：各種會計賬簿辦理完年度結賬后，除跨年使用的賬簿外，其它均需整理妥善保管。

(1)會計賬簿在辦理完年度結賬后，只在下一行的摘要欄填寫“結轉下年”字樣，不填其它內容。

(2)會計賬簿在裝訂前，應按賬簿啟用表的使用頁數，核對各個賬戶賬面是否齊全，是否按順序排列。

(3)活頁賬簿去空白頁后，將本賬面數項填寫齊全，撤去賬殼，用堅固耐磨的紙張做封面、封底，裝訂成冊。不同規格的活頁賬不得裝訂在一起。

(4)會計賬簿的裝訂順序：

a.會計賬簿裝訂封面；

b.賬簿啟用表；

c.賬戶目錄；

d.按本賬簿頁數，順序裝訂項頁；

e.會計賬簿裝訂封底。

(5)裝訂后的會計賬簿應牢固、平整、不得有折角，掉頁現象。

(6)賬簿裝訂的封口處，應加蓋裝訂人印章。

(7)裝訂后，會計賬簿的脊背應平整，并注明所屬年度及賬簿名稱和編號。

(8)會計賬簿的編號為一年一編，編號順序為總賬、現金日記賬、銀行存款日記賬、分戶明細賬、輔助賬。

（三）會計報表

會計報表編制完成并按時報送后，留存報表均應按月裝訂成冊，年度終了統一歸檔保管。

第三條會計檔案的歸檔保管。

（一）當年的會計檔案在會計年度終了后，可暫由業務人員保管一年，期滿后轉入檔案室并由專人保管。

（二）會計檔案管理人員負責全部會計檔案的整理、立卷、保管、調閱、銷毀等一系列工作。

（三）機構變動或檔案管理人員調動時，應辦理交接手續，由原管理人員編制會計檔案移交清冊，將全部案卷逐一點交，接管人員逐一接收。

（四）磁性介質會計資料的歸檔。年度終了，系統管理員將當年賬簿、報表等會計電算化資料備份并詳細標注，裝盒交檔案室歸檔。包括：會計年度數據備份盤；同期的操作系統、相關應用程序軟件及會計核算系統軟件；操作人的密碼、操作日志等其他會計資料。會計檔案磁性資料保管期限與書面資料一致。會計軟件保管期截止該軟件停止使用或有重大更改后五年。以磁性介質保存的會計資料，根據保管期限，由系統管理員定期復制，且應標識清楚，雙份歸檔，異地存放。

第四條會計檔案的保管期限。會計檔案的保管期限分為永久保存和定期保存兩類。定期保存的會計檔案其保存期限從會計年度終了后的第一天算起，分為3年、5年、10年、15年、25年5類。詳見附表一。

第五條會計檔案的借閱。

（一）建立會計檔案清冊和借閱登記清冊。

（二）凡需借會計檔案的人員，須經領導批準后，方可辦理調閱手續。

（三）借閱會計檔案人員，不得在案卷中標畫，不得拆散原卷冊，更不得抽換。

（四）借閱會計檔案人員，不得將會計檔案攜帶出外，特殊情況，須經局領導批準，需要復制會計檔案的，須經局領導批準后方可復制。

第六條會計檔案的銷毀。保管期滿的會計檔案，除本辦法第七條規定的情形外，按照以下程序銷毀：

(一)會計檔案保管期滿，由檔案管理人員會同財務人員提出銷毀意見，編制會計檔案銷毀清冊，列明銷毀會計檔案的名稱、卷號、冊數，起止年度和檔案編號、應保管期限、已保管期限、銷毀時間等內容。

(二)局分管領導要在會計檔案銷毀清冊上簽署意見．

(三)銷毀會計檔案時，應由同級檔案機構、財政部門和審計部門派人員監銷。

(四)監銷人在銷毀會計檔案前，應當按照會計檔案銷毀清冊所列內容清點核對所要銷毀的會計檔案。銷毀后，應當在會計檔案銷毀清冊上簽名蓋章，并將監銷情況報告本單位負責人。

第七條保管期滿但未結清的債權債務原始憑證和涉及其他未了事項的原始憑證，不得銷毀，應當單獨抽出立卷，保管到未了事項完結時為止。單獨抽出立卷的會計檔案，應當在會計檔案銷毀清冊和會計檔案保管清冊中列明。

在建項目尚未完成的會計檔案，保管期限已滿也不得銷毀。

第八條會計檔案的移交。移交會計檔案，雙方應當辦理會計檔案交接手續。

移交會計檔案時，應當編制會計檔案移交清冊，列明應當移交的會計檔案名稱，卷號、冊數，起止年度和檔案編號，應保管期限，已保管期限等內容。

篇（2）

中圖分類號：F232 文獻識別碼：A 文章編號：1001-828X（2015）018-000-01

會計檔案是一個單位在經費開支管理中所產生，并作為經濟活動歷史記錄保存起來的會計核算專業資料。作為財務信息的載體，會計檔案可以綜合反映經濟活動的歷史過程，可以成為分析財務收支的重要依據，可以作為調查研究和預測決策的史料依據，可以了解歷年經濟活動的全過程，從中發現業務管理的規律性，從而提高管理水平和經費使用效益。因此，加強對會計檔案的整理和歸檔工作，完善會計檔案的管理制度，是各級財務部門的一項重要工作。隨著一系列財務軟件的開發和投入使用，財務管理實現了電算化，會計檔案的意義發生了變化，內容更多，范圍更大。這使得會計檔案管理比以往更加繁重。完善電算化會計檔案管理制度工作顯得非常重要。

一、會計檔案的內容

傳統的會計檔案，一般都是以紙質的形式存在。財務會計實現電算化后，部分會計檔案還可以以非紙質的形式存儲。

1.紙質會計檔案

紙質會計檔案主要是指紙質發票、收據、結算單等原始憑證、上級下達的指標文件、本級經費開支的請示件等紙質文件和通過各類財務系統打印形成的會計憑證、會計賬簿、會計報表、會計檔案保管、移交以及銷毀等紙質形式的會計數據檔案

2.非紙質會計檔案

非紙質會計檔案主要是指用U盤、硬盤、磁盤、光盤等移動存儲介質，將傳統紙質會計檔案以電子數據的形式進行介質存儲的數據資料。同時還包括計算機自身的軟件硬件系統和設備類型，財務軟件的數據庫系統名稱、版本號、編程語言及操作程序等相關數據。

二、會計電算化檔案管理的特點

財務會計實行電算化以后，從原始憑證的輸入、財務報表的制作、歷年會計資料的調閱，都可以通過計算機完成，實現數字化輸入和管理。工作方式的變化使會計檔案有了新的特點：

1.電算化后的會計檔案存貯形式更多、范圍擴大

憑證、帳簿、報表等會計資料的存在形式發生了轉變，會計數據不但可以以紙質形式存在，還可以以電磁信號的形式存貯于光盤、硬盤、磁盤等移動存儲介質中。磁性化存貯介質的介入使會計檔案的管理工作更加簡潔、高效。電算化會計檔案除保留了傳統意義上的憑證、帳簿、報表等會計資料外，還存貯了在計算機財務軟件上的數據，如程序開發設計說明書、源程序、會計科目代碼、結轉公式及其他計算公式等。

2.電算化后的會計檔案方便查找和管理

所有的會計檔案都可以通過辦公計算機和辦公網絡計算、查找、分析、統計，從而實現了資源共享，同時避免了紙質會計檔案因翻閱和借閱造成的磨損和丟失。在查找某一張憑證時，只需要在計算機程序上輸入需要查找的內容，就可以查出會計憑證的存放地點，甚至可以直接在計算機顯示屏上查看這張憑證的內容，這樣的工作模式大大提高了工作效率。

3.電算化后的會計檔案更加節省存儲空間

在傳統的紙質會計檔案時代，每年都有上千份原始憑證、記賬憑證和各類會計賬簿、會計報表、分析報告需要存儲。如果逐頁打印可能會消耗上千張紙。財務會計實現電算化后，每年的會計檔案除了原始憑證和記賬憑證必須以紙質形式存儲外，其余的會計檔案理論上只需要用一張光盤存儲，這樣大大節約了存儲空間。有些單位原先會計檔案室爆滿，甚至需要好幾間庫房存放會計檔案的狀況可以得到改善。

4.會計檔案存放地的環境要求更嚴格

光盤、硬盤、磁盤等移動存儲介質的使用容易受磁場、溫度、灰塵等因素的影響，因此，相比于紙質會計檔案存放地點需要防火、防潮，非紙質會計檔案存儲地點要有更加嚴密的防塵、防熱、防磁、防凍等措施。

三、對完善電算化會計檔案管理制度的幾點意見和建議

嚴格內部控制，提高服務利用，完善會計電算化檔案管理制度，管好用好電算化會計檔案是財務管理工作向高水平發展的重要前提。

1.進一步加強內部控制

根據權、責、利相結合的原則，嚴格落實崗位責任制，科學界定各個崗位的權限和職責，做好不相容職責相對應工作內容的分離管理。應嚴格落實財務內部控制制度，專設的會計檔案管理員的工作崗位，主要負責會計檔案的管理工作，該工作崗位不得由審核、會計、出納等人員兼任。

2.進一步完善電算化會計檔案的保管制度

和傳統的手工方式一樣，以電算化方式生成的會計憑證、會計賬簿、會計報表等會計檔案，也應當按照相關規定歸檔保管。對移動存儲介質排序編號，標明存檔的時間和文件內容，并制作檔案管理文件卡片。在會計檔案的存放地點做好防火、防潮、防塵、防光、防壓、防腐蝕工作。創建獨立的內部辦公網，與外部其它的辦公網絡以及因特網物理隔離。完善網絡安全管理，采取安全措施，做好計算機系統的檢測、殺毒工作。嚴格設定電算化會計檔案的使用、查閱權限，對不同種類的信息制定不同的權限，禁止無關人員接觸電算化會計檔案的信息。

3.進一步完善電算化會計檔案的借閱制度

電算化會計檔案未經相關單位領導或財務部門領導同意不得借給無關人員。會計檔案存儲盤不得隨意帶出檔案室，財務人員若因工作需要，要查閱會計檔案，應當由會計檔案管理員陪同查閱；若要借用會計檔案，必須辦理有關借用手續，使用完畢后要及時歸還并放回原處。檔案管理人員應當詳細登記借閱會計檔案的人員相關信息、包括查閱時間、查閱的會計檔案名稱、查閱緣由。存放在磁介質上的會計資料借閱歸還時，還應該認真檢查資料是否安全、完整。

4.進一步完善電算化會計檔案定期備份制度

篇（3）

1、現金記帳憑證及日記帳的輸出及保管。

現金收付業務要做到當日業務當日清。現金記帳憑證一律由專職會計人員手工做記帳憑證，審核無誤后當日輸入計算機并打印出現金日記帳頁，審核后交現金出納人員核對現金庫存，相符后出納員及主管負責人在帳頁上蓋章，按月編頁碼裝訂成冊加蓋封印，年終將各月現金日記帳順序裝訂成冊，加蓋封印妥為保管。

2、銀行記帳憑證、帳冊的輸出與保管。

銀行記帳憑證分機制憑證和手編記帳憑證兩種。有關財務人員必須及時把經審核無誤的原始憑證或手編憑證，當日輸入計算機并打印銀行日記帳，以保證銀行出納當日業務當日清。銀行帳頁經出納審核無誤后，出納和主管會計簽字蓋章，按日裝訂成冊，年終將各月銀行日記帳順序裝訂成冊，并加蓋封印，妥為保管。

現金、銀行記帳憑證可采取匯總的方式，裝訂成冊，妥為保管。

3、轉帳憑證的輸入、輸出與保管

轉帳憑證包括手編憑證和機制憑證兩種，有關會計人員應及時將審核無誤的原始憑證或手工編制的記帳憑證，輸入計算機。機制憑證在輸入計算機后要打印輸出，并與手編憑證同樣裝訂成冊，妥為保管。

4、科目匯總表、帳簿打印時間。

（1）現金、銀行日記帳每天打印。

（2）銀行余額調整表每月打印一次。

（3）總分類帳和各種明細分類帳每月打印一次。

（4）現金、銀行存款、轉帳記帳憑證的科目匯總表每本打印一次，并同該本記帳憑證一起裝訂。

（5）會計報表、計算表、分析表，按管理要求和時間打印輸出，經有關財會人員審核無誤后簽字生效。

5、其他

由機器打印輸出的會計檔案發生缺損時，必須補充打印，并要求操作人員在打印輸出的帳頁上簽字蓋章，財務主管簽字蓋章認可。

二、數據備份管理

1、由于會計核算數據的重要性，必須經常進行備份工作。

2、在日常工作中，準備三套軟盤循環使用，隔日進行備份，以避免意外和人為錯誤造成對工作的干擾。

3、需要做備份的包括系統設置文件、科目代碼文件、期初余額文件、本月帳務文件、報表文件及其他核算子系統的數據文件。

4、機內憑證及總分類帳、明細分類帳、報表，應視同會計資料按月做兩套軟盤備份，交會計檔案保管員分別放置在不同地方妥為保管。

三、會計檔案管理

1、會計檔案存檔手續：打印輸出的憑證、帳冊、報表，必須有會計主管的簽章才能存檔保管。

2、為保證備份數據的安全，備份軟盤必須貼上寫保護標簽，裝入盤套，放進硬盒，存放在安全、潔凈、防熱、防潮、防磁的場所。

3、由打印輸出的憑證、帳冊、報表等書面形式的會計檔案按《會計檔案管理辦法》規定的保管期限和管理辦法管理。

篇（4）

第三條各級人民政府財政部門和檔案行政管理部門共同負責會計檔案工作的指導、監督和檢查。

第四條各單位必須加強對會計檔案管理工作的領導，建立會計檔案的立卷、歸檔、保管、查閱和銷毀等管理制度，保證會計檔案妥善保管、有序存放、方便查閱、嚴防毀損、散失和泄密。

第五條會計檔案是指會計憑證、會計賬簿和財務報告等會計核算專業材料，是記錄和反映單位經濟業務的重要史料和證據。具體包括：

(一)會計憑證類：原始憑證，記賬憑證，匯總憑證，其他會計憑證。

(二)會計賬簿類：總賬，明細賬，日記賬，固定資產卡片，輔助賬簿，其他會計賬簿。

(三)財務報告類：月度、季度、年度財務報告，包括會計報表、附表、附注及文字說明，其他財務報告。

(四)其他類：銀行存款余額調節表，銀行對賬單，其他應當保存的會計核算專業資料，會計檔案移交清冊，會計檔案保管清冊，會計檔案銷毀清冊。

第六條各單位每年形成的會計檔案，應當由會計機構按照歸檔要求，負責整理立卷，裝訂成冊，編制會計檔案保管清冊。當年形成的會計檔案，在會計年度終了后，可暫由會計機構保管一年，期滿之后，應當由會計機構編制移交清冊，移交本單位檔案機構統一保管；未設立檔案機構的，應當在會計機構內部指定專人保管。出納人員不得兼管會計檔案。移交本單位檔案機構保管的會計檔案，原則上應當保持原卷冊的封裝。個別需要拆封重新整理的，檔案機構應當會同會計機構和經辦人員共同拆封整理，以分清責任。

第七條各單位保存的會計檔案不得借出。如有特殊需要，經本單位負責人批準，可以提供查閱或者復制，并辦理登記手續。查閱或者復制會計檔案的人員，嚴禁在會計檔案上涂畫、拆封和抽換。各單位應當建立健全會計檔案查閱、復制登記制度。

第八條會計檔案的保管期限分為永久、定期兩類。定期保管期限分為3年、5年、10年、15年、25年5類。會計檔案的保管期限，從會計年度終了后的第一天算起。

第九條本辦法規定的會計檔案保管期限為最低保管期限，各類會計檔案的保管原則上應當按照本辦法附表所列期限執行。

各單位會計檔案的具體名稱如有同本辦法附表所列檔案名稱不相符的，可以比照類似檔案的保管期限辦理。

第十條保管期滿的會計檔案，除本辦法第十一條規定的情形外，可以按照以下程序銷毀：

(一)由本單位檔案機構會同會計機構提出銷毀意見，編制會計檔案銷毀清冊，列明銷毀會計檔案的名稱、卷號、冊數、起止年度和檔案編號、應保管期限、已保管期限、銷毀時間等內容。

(二)單位負責人在會計檔案銷毀清冊上簽署意見。

(三)銷毀會計檔案時，應當由檔案機構和會計機構共同派員監銷。國家機關銷毀會計檔案時，應當由同級財政部門、審計部門派員參加監銷。財政部門銷毀會計檔案時，應當由同級審計部門派員參加監銷。

(四)監銷人在銷毀會計檔案前，應當按照會計檔案銷毀清冊所列內容清點核對所要銷毀的會計檔案；銷毀后，應當在會計檔案銷毀清冊上簽名蓋章，并將監銷情況報告本單位負責人。

第十一條保管期滿但未結清的債權債務原始憑證和涉及其他未了事項的原始憑證，不得銷毀，應當單獨抽出立卷，保管到未了事項完結時為止。單獨抽出立卷的會計檔案，應當在會計檔案銷毀清冊和會計檔案保管清冊中列明。

正在項目建設期間的建設單位，其保管期滿的會計檔案不得銷毀。

第十二條采用電子計算機進行會計核算的單位，應當保存打印出的紙質會計檔案。具備采用磁帶、磁盤、光盤、微縮膠片等磁性介質保存會計檔案條件的，由國務院業務主管部門統一規定，并報財政部、國家檔案局備案。

第十三條單位因撤銷、解散、破產或者其他原因而終止的，在終止和辦理注銷登記手續之前形成的會計檔案，應當由終止單位的業務主管部門或財產所有者代管或移交有關檔案館代管。法律、行政法規另有規定的，從其規定。

第十四條單位分立后原單位存續的，其會計檔案應當由分立后的存續方統一保管，其他方可查閱、復制與其業務相關的會計檔案；單位分立后原單位解散的，其會計檔案應當經各方協商后由其中一方代管或移交檔案館代管，各方可查閱、復制與其業務相關的會計檔案。單位分立中未結清的會計事項所涉及的原始憑證，應當單獨抽出由業務相關方保存，并按規定辦理交接手續。單位因業務移交其他單位辦理所涉及的會計檔案，應當由原單位保管，承接業務單位可查閱、復制與其業務相關的會計檔案，對其中未結清的會計事項所涉及的原始憑證，應當單獨抽出由業務承接單位保存，并按規定辦理交接手續。

第十五條單位合并后原各單位解散或一方存續其他方解散的，原各單位的會計檔案應當由合并后的單位統一保管；單位合并后原各單位仍存續的，其會計檔案仍應由原各單位保管。

第十六條建設單位在項目建設期間形成的會計檔案，應當在辦理竣工決算后移交給建設項目的接受單位，并按規定辦理交接手續。

第十七條單位之間交接會計檔案的，交接雙方應當辦理會計檔案交接手續。

移交會計檔案的單位，應當編制會計檔案移交清冊，列明應當移交的會計檔案名稱、卷號、冊數、起止年度和檔案編號、應保管期限、已保管期限等內容。

交接會計檔案時，交接雙方應當按照會計檔案移交清冊所列內容逐項交接，并由交接雙方的單位負責人監交。交接完畢后，交接雙方經辦人和監交人應當在會計檔案移交清冊上簽名或者蓋章。

篇（5）

會計檔案保管期限的調整是本次《會計檔案管理辦法》修訂的重要內容，也是變化最大的內容，廣大檔案工作者和計人員對此疑惑較多，新舊《會計檔案管理辦法》在保管期限上如何銜接，大家也覺得難以把握。本期重點對定期保管會計檔案保管期限調整進行解讀，并對新舊保管期限規定的銜接方法進行說明。

保管期限調整的背景和原因

新《會計檔案管理辦法》（以下簡稱“新《辦法》”或“新《管理辦法》”）將會計檔案的定期保管期限由3年、5年、10年、15年、25年5類調整為10年、30年2類，主要以下原因：

一是與各單位其他檔案保管期限保持一致的需要。近年來，國家檔案局對機關和企業檔案的定期保管期限進行了調整，《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規定》（國家檔案局令第8號）、《企業文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規定》（國家檔案局令第10號）分別將機關文書檔案和企業檔案的定期保管期限統一為10年、30年。

二是與有關法律法規相協調的需要。會計檔案在很多民事案件中都作為重要證據，民事案件的訴訟時效最長為20年，加上訴訟開始前事件已經存在一定的時間了，民事案件常常需要20年以前的會計檔案作為證據。但大部分會計檔案的最低保管期限都低于20年。某法院在經濟糾紛案審判中曾遇到過由于會計檔案到期已銷毀而無法判定錢款是否收付的情況，后該法院專門提出司法建議指出，由于民事案件的訴訟時效最長為20年，建議將會計憑證和會計賬簿的保管期限修改為20年以上。

三是與資產存續期限相協調。各單位都認為原定保管期限太短，由于原定保管期限不合理，特別是一些與使用期超過檔案保管期限的固定資產相關的會計檔案，在到保管期限后，與其相關的資產仍在使用或存續，與此有關的會計檔案需要調閱查用。

四是貫徹以人為本的理念。會計檔案與人有關，與人有關的檔案會在較長時間內需要查閱利用。原《會計檔案管理辦法》（以下簡稱“原《辦法》”或“原《管理辦法》”）規定的保管期限遠遠短于其他與人有關的檔案的保管期限大量，為了維持各單位員工或社會其他成員的合法權益，將會計檔案的保管期限適當延長是必要的。

五是現實使用反映會計原定保管期限過短。各單位大量到了原定保管期限的會計檔案也都不銷毀，有的單位50年前的會 計檔案仍舊保留著；超過15年的憑證檔案和超過25年的賬簿檔案仍舊被查閱利用。這從一個側面反映了會計檔案保管期限有延長的必要。

六是考慮會計電子檔案特點。與紙質載體相比，會計電子檔案對庫房等物理空間占用較少，保管成本大幅降低，具備延長保管期限的條件。

七是滿足當前反腐需要。現存會計檔案保管期限標準不能滿足責任追查的需要。

八是原《辦法》設定的會計檔案定期保管期限類型太多，許多會計人員和檔案人員在劃定會計檔案的具體保管期限時往往無法很好掌握。

保管期限調整的內容

一是將定期保管期限由原《管理辦法》規定的5類合并為2類。新《管理辦法》第十四條規定，“會計檔案的保管期限分為永久、定期兩類。定期保管期限一般分為10年和30年”。即將會計檔案的定期保管期限由原3年、5年、10年、15年、25年5類調整為10年、30年2類。會計檔案的保管期限是從“會計年度終了后的第一天算起”的。例如，2014年形成的憑證類會計資料，其歸檔后會計憑證檔案的保管期限是從2015會計年度開始起算的。

二是將憑證和賬簿2類會計檔案保管期限作了適當延長。將所有單位的銀行存款余額調節表、銀行對賬單、納稅申報表，財政總預算、行政單位、事業單位和稅收部門的國家金庫編送的各種報表及繳庫退庫憑證、各收入機關編送的報表、國家金庫年報（決算），基本建設撥、貸款年報（決算），行政單位和事業單位會計月、季度報表和稅收會計報表的保管期限統一為10年。將企業的原始憑證、記賬憑證等憑證類檔案由原先的15年延長為30年。將總賬、明細賬、日記賬、其他輔賬等賬簿類會計檔案由原先的25年延長為30年。會計檔案移交清冊保管期限為30年。將行政單位和事業單位的各種會計憑證，財政總預算撥款憑證和其他會計憑證由原先的15年延長為30年。將財政總預算、行政單位、事業單位和稅收部門日記賬、總賬、稅收日記賬（總賬）、明細分類、分戶賬或登記簿由原先的25年延長為30年。這些要求主要體現在新《辦法》的附表1和附表2。

三是在保管期限表的設置上堅持原則性與靈活性相結合。新《辦法》第十五條第一款規定 “各類會計檔案的保管期限原則上應當按照本辦法附表執行，本辦法規定的會計檔案保管期限為最低保管期限。”這意味著，各單位在劃定會計檔案保管期限表可以根據需要自行設置相應的保管期限，但自行設置的保管期限不得低于新《管理辦法》規定的最低期限。如某單位認為部分會計憑證比較重要，可能在未來一段較長的時期里需要查詢利用，將該批會計憑證劃定為50年。這種做法是符合新《管理辦法》有關精神和要求的。但反之則不行。即不得將憑證類會計檔案劃定為低于30年。這種原則性與靈活相結合的做法，給各單位結合實際劃定會計檔案保管期限預留了空間，有利于會計檔案的管理。

會計檔案保管期限新舊標準的銜接

為確保新《辦法》有效貫徹實施，實現新舊管理辦法平穩過渡，國家檔案局聯合財政部專門就有關銜接規定下發了文件，保管期限新舊銜接是主要內容，要求如下：

一是對已到保管期限且已鑒定但未銷毀的會計檔案的處理。已到原《辦法》規定的最低保管期限，并已于2015年12月31日前鑒定可以銷毀但尚未進行銷毀的會計檔案，應按照新《辦法》的要求組織銷毀；已到原《辦法》規定的最低保管期限，并已于2015年12月31日前鑒定應繼續保管的會計檔案，應按照新《辦法》規定的最低保管期限，確定繼續保管期限（最低繼續保管期限等于新的最低保管期限減去已保管期限，下同）。

二是對已到保管期限但未作鑒定的會計檔案的處理。已到原《辦法》規定的最低保管期限，但2015年12月31日前尚未進行鑒定的會計檔案，應按照新《辦法》的要求進行鑒定，確定銷毀或繼續保管。確定銷毀的，應按照新《辦法》的要求組織銷毀；確定繼續保管的，應按照新《辦法》規定的最低保管期限，確定繼續保管期限。

篇（6）

向單位檔案管理機構移交時間更加靈活

原《辦法》要求會計年度終了后，會計檔案可暫由會計機構保管一年，一年后應當移交本單位檔案機構統一保管。實際工作中，很多單位會計機構的需要應對會計師事務所的審計以及業務主管部門、審計部門、稅務部門等的檢查，通常近三年的會計憑證、賬簿、報表需要隨時查閱。為此，新《辦法》第十一條規定，“當年形成的會計檔案，在會計年度終了后，可由會計機構臨時保管一年后移交單位檔案管理機構保管。因工作需要確需推遲移交的，應當經單位檔案管理機構同意。會計機構臨時保管會計檔案最多不超過三年。”

明確會計檔案出境要求

對于會計檔案能否攜帶出境，原《辦法》規定“我國境內所有單位的會計檔案不得攜帶出境”。1999年經國務院批準，國家檔案局的《中華人民共和國檔案法實施辦法》（國家檔案局令第5號）規定檔案出境實行分級審批制度。據此，新《辦法》第二十四將其修改為“單位的會計檔案及其復制件需要攜帶、寄運或者傳輸至境外的，應當按照國家有關規定執行。”

《中華人民共和國檔案法實施辦法》第十九條：“各級國家檔案館館藏的一級檔案嚴禁出境。各級國家檔案館館藏的二級檔案需要出境的，必須經國家檔案局審查批準。各級國家檔案館館藏的三級檔案、各級國家檔案館館藏的一、二、三級檔案以外的屬于國家所有的檔案和屬于集體所有、個人所有以及其他不屬于國家所有的對國家和社會具有保存價值的或者應當保密的檔案及其復制件，各級國家檔案館以及機關、團體、企業事業單位、其他組織和個人需要攜帶、運輸或者郵寄出境的，必須經省、自治區、直轄市人民政府檔案行政管理部門審查批準，海關憑批準文件查驗放行。”

會計檔案出境根據其等級不同由不同級別的檔案行政管理部門審查批準，機關、團體、企業事業單位、其他組織和個人的會計檔案需要攜帶、運輸或者郵寄出境的，必須經省、自治區、直轄市人民政府檔案行政管理部門審查批準。有關辦理方法可參見各地檔案行政管理部門主頁有關行政審批事項辦理方法。

《關于加強在境外發行證券與上市相關保密和檔案管理工作的規定》第三條規定“在境外發行證券與上市過程中，境外上市公司向有關證券公司、證券服務機構和境外監管機構提供或者公開披露涉及國家秘密的文件、資料和其他物品的，應當依法報有審批權限的主管部門批準，并報同級保密行政管理部門備案。是否屬于國家秘密不明確或者有爭議的，應當報有關保密行政管理部門確定。”第四條規定“在境外發行證券與上市過程中，境外上市公司向有關證券公司、證券服務機構和境外監管機構提供或者公開披露涉及國家安全或者重大利益的檔案的，應當依法報國家檔案局批準。”

對單位間會計檔案交接的修改

會計檔案的移交有可能發生在以下兩種情況中：

第一種情況是因單位分立、合并等變動而引起的檔案移交。新《辦法》第二十一條規定“單位分立后原單位存續的，其會計檔案應當由分立后的存續方統一保管，其他方可以查閱、復制與其業務相關的會計檔案。單位分立后原單位解散的，其會計檔案應當經各方協商后由其中一方代管或按照國家檔案管理的有關規定處置，各方可以查閱、復制與其業務相關的會計檔案。單位分立中未結清的會計事項所涉及的會計憑證，應當單獨抽出由業務相關方保存，并按照規定辦理交接手續。”上述要求中“復制與其業務相關的會計檔案”和“單位分立中未結清的會計事項所涉及的會計憑證，應當單獨抽出由業務相關方保存”均會發生會計檔案交接。

第二種情況是單位業務移交而引起的移交。新《辦法》第二十一條規定“單位因業務移交其他單位辦理所涉及的會計檔案，應當由原單位保管，承接業務單位可以查閱、復制與其業務相關的會計檔案。對其中未結清的會計事項所涉及的會計憑證，應當單獨抽出由承接業務單位保存，并按照規定辦理交接手續。”第二十三條規定“建設單位在項目建設期間形成的會計檔案，需要移交給建設項目接受單位的，應當在k理竣工財務決算后及時移交，并按照規定辦理交接手續。”上述業務移交和建設項目移交也會發生會計檔案交接。

對于上述發生會計檔案交接，根據新《辦法》第二十四條規定，紙質會計檔案的交接，“移交會計檔案的單位，應當編制會計檔案移交清冊，列明應當移交的會計檔案名稱、卷號、冊數、起止年度、檔案編號、應保管期限和已保管期限等內容。交接會計檔案時，交接雙方應當按照會計檔案移交清冊所列內容逐項交接，并由交接雙方的單位有關負責人負責監督。交接完畢后，交接雙方經辦人和監督人應當在會計檔案移交清冊上簽名或蓋章。”會計檔案交接文據的格式可參照《檔案交接文據格式》（GB/T 13968-1992）中第三條和第四條相關內容執行；新《辦法》對會計檔案交接最大的修改是電子會計檔案的交接，電子會計檔案的交接的有關要求解讀請參照《中國檔案》2016年第3期《修訂內容要點解讀（之二）》

對違反《會計檔案管理辦法》處罰的修改

原《辦法》并沒有對違返其管理規定進行處罰的條款，給會計檔案管理責任追究帶來了困難，不利于規范會計檔案的管理。對原《管理辦法》修訂征求意見過程中，不少單位提出需要增加罰責的意見。為此，新《辦法》增加了第二十七條，規定“違反本辦法規定的單位和個人，由縣級以上人民政府財政部門、檔案行政管理部門依據《中華人民共和國會計法》《中華人民共和國檔案法》等法律法規處理處罰。”盡管新《辦法》并沒有對違反有關規定如何處罰作出具體的規定，但由于違返新《辦法》均屬檔案違法違紀，可依據以下法律法規進行處罰。一是依據《刑法》第三百二十九條 “搶奪、竊取國家所有的檔案的，處五年以下有期徒刑或者拘役”，“違反檔案法的規定，擅自出賣、轉讓國家所有的檔案，情節嚴重的，處三年以下有期徒刑或者拘役”的規定。二是依據《中華人民共和國檔案法》第二十四條、第二十五條的規定；三是依據監察部、人力資源和社會保障部、國家檔案局聯合印發的《檔案管理違法違紀行為處分規定》（國家檔案局令第30號）中有關規定；四是依據《中華人民共和國會計法》第四十二條、第四十四條規定。

其他修改內容

一是完善會計檔案利用的有關要求。原《辦法》規定，“各單位保存的會計檔案不得借出”。實際工作中，在業務主管部門的檢查、國家審計部門的審計中或者司法工作中，會計檔案會被借出。因此新《管理辦法》規定，“單位保存的會計檔案一般不得對外借出。確因工作需要且根據國家有關規定必須借出的，應當嚴格按照規定辦理相關手續。”

二是對不具備設立檔案機構或配備檔案工作人員條件的單位做出了特別規定。針對小微企業等不具備設立檔案機構或配備檔案工作人員條件的單位以及依法應當建賬的個體工商戶，新《辦法》規定“其會計檔案的收集、整理、保管、利用和鑒定銷毀等參照本辦法執行。”（第二十八條）。此外，隨著我國會計服務外包發展迅速，很多小微企業委托中介機構記賬，因此，新《辦法》明確了記賬中涉及的會計檔案管理問題，規定“單位委托中介機構記賬的，應當在簽訂的書面委托合同中，明確會計檔案的管理要求及相應責任。”

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由于多方面的原因，會計檔案的管理目前還沒有及時制定相應的管理辦法。從技術條件講，首先是操作系統的版本偏低引起生成的會計信息出現運行問題；其次是系統軟件的升級可能會造成舊數據無法讀取。這不僅會導致信息資源的流失，而且也會對將來的會計核算帶來很多不必要的負擔。

（二）會計檔案得不到充分利用

在單位內部，作為重要資料管理的會計檔案工作，對事業單位的發展具有重要意義。可是由于受到傳統思維的影響，事業單位內部通常對支出和收入狀況相對重視，沒有做好會計檔案的管理工作。在經濟管理和活動中，會計檔案管理也未能發揮它應有的作用和效能。對檔案材料的收集、整理、歸檔、裝訂等業務不太了解，檔案收集意識淡薄。而且大多數檔案人員身兼數職，對檔案工作精力投入不足，嚴重影響了這樣工作的開展。

二、事業單位會計檔案管理工作應當采取的措施

（一）完善事業單位會計檔案管理制度

以事業單位的實際情況為基礎，同時，財務部門也要參考財政部《會計檔案管理辦法》，從實際出發制定會計檔案管理制度。細節內容包括定期規范打印產生的會計賬簿、報表、憑證、日志等數據條款，然后通過統一裝訂并存檔處理；會計賬簿的處理一定要填制科目目錄以及啟用表，并把單位和賬簿名稱工整填于封面。同時，文件目錄和卷宗目錄也要正確填寫，并在打印的時候必須附上相應的頁碼；事業單位的檔案移交工作也必須制定專門人員來負責，認真做好交接任務，確保會計檔案完整無損和送檔和歸檔無誤。對于電算系統產生的會計檔案，事業單位要進行必要的備份管理。首先是專用計算機的備份；其次是使用光盤和磁盤備份；然后是對于一些特殊的檔案進行異地備份；最后是會計電算化的管理和保存。

（二）加強事業單位會計檔案管理硬件管理

事業單位應該設置專門的電子會計檔案室，在硬件條件上要具備防潮、防塵和防磁的功能。會計電算化在入庫的時候，管理人員必須裝入軟件盒子中，并且要把這些盒子進行防磁處理后放置在統一的固定位置。建立有效的授權批準制度，便于對這些電子數據的查詢和歸檔。除此之外，研制計算機防火墻和病毒庫，確保計算機數據安全，以避免數據丟失和外泄帶來的損失。對計算機系統加強監管，一般的計算機不要安裝光驅和軟驅設備，系統員統一安裝必要軟件，根本上避免中毒的可能。

（三）加強組織領導，提高會計檔案管理水平

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（二）從基礎做起，加強日常會計檔案管理工作。

會計檔案因存儲量大，可以通過計算機硬盤或刻錄光盤等將會計數據儲存。但電子的會計檔案資料易復制、易更改。而紙質的會計檔案數據，字跡容易鑒定，有直觀可視性，這就決定了信息化會計檔案管理的要求遠比紙質會計檔案要提升許多。同時，會計檔案有別于其他文書類檔案，具有法律憑證的性質，是單位整個經濟活動的全部真實記錄。因此，會計檔案的完整性尤為重要。首先，對電子設備和防病毒軟件時時進行更新與維護。隨著信息網絡技術的不斷更新與進步，計算機網絡病毒的攻擊力也越來越強，使得會計信息的重要數據容易被破壞。其次，定期對會計電子檔案進行備份。建議對數據進行雙重備份，并存放在不同的地點，以防止意外災害給整個財務信息化系統造成無法挽回的后果。最后，注意電子檔案的存放方式。由于會計電子檔案對周圍環境要求苛刻，采用磁性介質保存的會計檔案要防水、防火、防塵、防磁，這就體現了電子檔案管理的脆弱性。如果存放不當，就有可能造成會計檔案信息的銷磁或者數據的丟失，所以應遠離磁場，嚴密保管。

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檔案管理工作是一門學問，要求從業人員認真學習、積極探索并不斷完善自我。會計檔案管理是單位經濟狀況的一個重要證據和史料證明，是單位財會工作的重要組成成分。但是，會計檔案管理工作是會計工作中的最后一項工作卻很容易被人們忽視，成為事業單位財會工作的薄弱環節，嚴重影響著事業單位的財會管理工作的水平與質量。這就要求會計檔案管理人員不斷學習，并提高其業務水平和素質，加強管理水平，建立完善的經濟體系。

一、會計檔案管理工作的作用與特點

會計檔案管理是極其重要的經濟檔案，也是單位的經濟往來信息最原始的記錄，對于單位來說有著不可替代的地位和價值，根據會計檔案的特點可以總結為：第一，廣泛的信息來源；第二，專業的會計檔案內容；第三，精準嚴密的形成過程。而作用主要是：首先，財政與事業單位之間財務狀況的指示，并將其記錄在案，歸檔管理；其次，財政預算數據信息，在國家或者審計部門需要提供數據或者事業單位進行對外投資的時候，可將對方需要的數據及時供給，其作用就更為明顯了；最后，在司法部門、財政部門、審計部門檢查事業單位廉政工作的時候，這些數據的提供就成為有力證據，為單位的清查工作提供有力依據。

二、會計檔案管理工作的現狀

全球經濟不斷發展，會計檔案管理也越來越受到重視，然而這項工作仍然存在著這樣或那樣的問題。通過對目前國內會計檔案管理工作現狀的了解和剖析，很容易發現目前我國會計檔案管理工作過程中存在著以下問題：

（一）會計檔案管理制度不完善，工作人員基礎工作不規范

目前，各單位在會計檔案制度建設方面發展并不平衡，不少單位缺失或者缺乏完善的制度體系，這對于企業而言，嚴重影響著企業檔案的規范化、制度化、科學化管理。一旦出現核查或者數據整合的時候，這一問題就暴露得更加明顯，嚴重影響管理部門的工作效率，也給單位帶來不必要的麻煩。

（二）會計檔案管理人員的綜合素質和業務水平良莠不齊

事業單位能否持續健康發展，不但要考慮資金問題，更為關鍵的是看人才質量是否能夠得到保證。所以，人才戰略成為核心因素，必須引起足夠重視。目前，會計檔案管理人員普遍專業技能缺乏，安全管理意識薄弱，綜合素質偏差，導致企業信息缺失、泄露時有發生，同時也給單位的資金安全問題造成嚴重影響。

（三）事業單位對于會計檔案管理工作的疏忽和不重視

眾所周知，會計檔案管理是一項基礎業務內容，也是極易被忽視的環節，長期以來，由于意識淡薄，管理者對于這項工作產生認識偏差，導致這項工作仍停留于日常收支核算和監管等方面，出現會計工作與檔案管理脫節的現象。

三、會計檔案管理工作中的對策和措施

（1）建立健全的會計檔案管理制度，進一步規范工作細節，建立信息化管理模式。常言道，無規矩不成方圓，因此，要想管理好會計檔案就必須制定完善的制度，從而規范工作過程中的細節問題，嚴格落實，切實執行，同時除了要建立和完善紙質檔案，還要建立與計算機相關的會計電算化系統來保存資料信息，建立信息化會計檔案管理平臺，利用互聯網與局域網加強部門間與外界的溝通，利用科技信息化手段真正實現會計檔案高效管理，從而真正實現科學化、持續化發展的信息化會計檔案管理工作。

（2）加強會計檔案管理人員的業務水平，提高其綜合素質，培養合格的工作人員。事業單位在改革時期健康、科學、持續地發展，人才是關鍵所在，因此應該引起高度重視。會計檔案管理人員職業的培訓制度化、常規化建設，有利于形成定期業務培訓，并組織業內人士進行定期的業務交流和業務競賽等活動，不斷加強會計檔案工作人員的綜合素質，提高他們的業務水平，培養出責任心強的合格會計檔案管理人才。

（3）充分認識企業會計檔案管理工作的必要性和重要性。事業單位領導應該以身作則，主動學習會計檔案管理的政策、制度，重申這項工作的意義和價值，強化其作用，會計檔案管理工作和企業的財務收支以及核算工作是有機整體，管理部門要沖破傳統的思想限制，積極創新新思維，依法加強會計檔案管理制度，并把這項工作列入到議事議程中去，并將會計檔案管理納入法治軌道。

四、總結

隨著國家經濟的不斷發展，事業單位的會計檔案管理也日趨規范化、制度化，并不斷取得進步。在新的時代背景和歷史條件下會計檔案管理制度，同樣面臨著新的威脅和挑戰，這要求會計檔案管理相關部門、人員通力合作，采取積極有效的措施建立健全完善的制度體系，提高檔案管理人員的綜合素質和業務水平，并從觀念上增強會計檔案管理制度的必要性和重要性，積極探索和創新適合國情的管理模式，促進企業經濟發展，改革和優化體制建設，實實在在地提高企業的經濟效益。

參考文獻：

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關鍵詞 基建會計 檔案管理 現狀及存在問題 措施

一、基建會計檔案收集管理范圍

根據我國的《會計檔案管理辦法》，會計檔案是指會計憑證、會計賬簿和財務報表等會計核算專業材料，是記錄和反映單位經濟業務的重要史料和證據。具體包括：第一，會計憑證類：原始憑證，記賬憑證，匯總憑證，其他會計憑證；第二，會計賬簿類：總賬，明細賬，日記賬，固定資產卡片，輔助賬簿，其他會計賬簿；第三，財務報告類：月度、季度、年度財務報告，包括會計報表、附表、附注及文字說明，其他財務報告；第四，其他類：銀行存款余額調節表，銀行對賬單，其他應當保存的會計核算專業資料，會計檔案移交清冊，會計檔案保管清冊，會計檔案銷毀清冊。

二、基建會計檔案管理的現狀及存在問題

與企業會計、行政事業單位會計等一般的專業會計相比，基建會計具有其特殊性。最主要的特殊性體現在會計主體的特殊上。一般專業會計的會計主體一般均為法人主體，但基礎建設會計則以一個獨立會計核算的建設項目作為會計主體，來反映和監督投資項目的資金來源、項目資產的形成和運用情況。基建會計核算的特殊性及有些單位的主管財務人員對基建項目的業務核算掌握不透徹，對基建會計的核算工作無從下手。根據基建會計檔案管理的收集范圍，會計核算工作的障礙也會給會計檔案的管理工作帶來問題

（一）忽視收集與管理

根據我國的《會計檔案管理辦法》，各單位每年形成的會計檔案，應當由會計機構按照歸檔要求，負責整理立卷，裝訂成冊，編制會計檔案保管清冊。然而在實務操作中，一方面由于部分財務人員對基建會計知識、規定較為陌生，一旦企業發生了基礎建設項目，對會計核算業務就無從下手，不能及時與施工隊伍核對往來賬目；另一方面由于財務人員意識上沒有跟上，對檔案管理的重要性認識不足，未能及時收集材料，更談不上最資料進行認真歸檔，對發生的混亂現象聽之任之。兩方面的原因造成基建會計的檔案管理的混亂、不規范，嚴重影響了基建會計的正確反映。

（二）檔案管理不規范

在上文中已經提到大多數企業都沒有專職的會計檔案管理人員，一般均為企業會計來兼任檔案管理人員。一人分擔兩職，導致會計檔案整理歸檔不及時、管理滯后和混亂，欠缺規范性。檔案管理的混亂，最嚴重的后果就是查找困難和會計憑證丟失，對于基礎建設來說，業務支出多數都較為龐大，一旦原始資料丟失，影響項目的真實核算，造成的經濟影響是十分慘重的。另外，《辦法》規定各單位必須加強對會計檔案管理工作的領導，建立會計檔案的立卷、歸檔、保管、查閱和銷毀等管理制度，保證會計檔案妥善保管、有序存放、方便查閱，嚴防毀損和泄密。這對大部分企業來說，也是沒有做到的。

（三）檔案管理制度不健全

企業基建會計的檔案管理制度主要是參考2001年財政部、國家檔案局聯合制定的《會計檔案管理方法》。雖然《方法》中對我國企事業單位的檔案管理作出了詳細的規定，但在實際運行過程中，許多企業的財務部門并沒有制定具體的管理辦法，管理制度并沒有形成。甚至都沒有一個專業的檔案管理人員，會計人員兼任檔案管理，檔案的存放就隨隨便便的與雜物堆放在一起，沒有設定專門的檔案室。而對會計檔案電算化管理，也沒有制定相應的管理方法，電子文件、數據等散落在各部門人員的計算機中，沒有形成磁介質的會計檔案。

（四）檔案管理人員業務素質不高

財務人員對基建工程情況了解較少，導致基建工作于財務的鏈接不揭秘，直接影響了基建會計核算的質量。有一些工程已開工并支付了首期工程款，財務人員還沒有收到該項目的工程批復、設計批復、施工合同等材料，那么就只能根據經驗來進行核算，這必然會使得平常的核算與竣工時“工程概預算執行情況表”的概算項目核算不能完全匹配，報表的準確性得不到保證。根據錯誤的報表編制的會計檔案準確性肯定會受到影響，結果并不能準確反映真實情況，項目建設中財務監督的作用沒有得到發揮。

三、加強基建會計檔案管理的措施

（一）提高思想認識，安排專人負責基建會計檔案的管理工作

對企業來講，不管做什么事情，領導重視關鍵。基建企業會計檔案管理工作之所以會出現管理混亂、不規范、業務人員素質低等問題，歸根結底是企業領導對檔案管理的重要性認識不夠，在人力、財力、物力、時間諸多方面沒有給與檔案管理必要的投入和支持，檔案管理制度處于缺失狀態。所以，做好基建會計檔案管理工作的當務之急就是提高企業領導和財務人員的思想認識，使其充分認識到檔案管理工作的意義所在。安排專職人員負責檔案管理，同時根據基建項目的規模分配相關責任人的工作，保證會計資料的收集、整理、歸檔有序進行，并做好財務檔案的日常管理、查閱接待、登記等工作。只有領導重視財務檔案的管理工作，底下的財務人員的檔案意識才能得到強化，工作態度才能更加認真負責，才能自覺的按照企業檔案管理規定，積極主動地做好檔案收集整理工作。因此，提高領導及財務人員對會計檔案管理工作的認識，增強對其的重視程度，是會計檔案管理工作順暢進行的重要保證。

（二）建立內部相關職能部門網絡平臺，實現基建會計檔案信息化管理

隨著計算機的高速發展，電算化會計在企業的應用越來越普遍，財務檔案信息化和檔案工作現代化是現代檔案工作的大勢所趨。對基建會計而言，規模大、工期長，資金往來頻繁，會計核算不同于一般企業會計，會計核算對基建項目起到關鍵的財務監督作用，因此，做好基建會計的檔案管理是非常重要的。首先，應明確基建會計信息化管理的主要內容：1監督、保證按要求生成各種檔案；2保證各種檔案的安全與保密；3保證各種檔案得到合理有效地利用。[1]其次，加強會計信息化檔案的安全管理制度。這主要是指：1檔案管理的權限設置，要明確哪些人進行維護操作，防止數據和軟件的非法刪除和修改；2重視操作日志管理，通過對操作日志的管理，檔案管理人員可以清楚地掌握查閱人員對檔案的使用情況，一方面可以監督、控制非法操作，另一方面對發生的錯誤進行追蹤，以便對破壞的數據進行及時修復。

（三）根據實際情況，可適當延長基建會計檔案在財務處的保存時間 [2]

根據我國的《會計檔案管理方法》規定，財務檔案在財務處存放時間滿一年后就應該進行檔案移交，而基建項目的特點之一就是工期較長，一般來說一個基建項目兩年之內基本上完工并決算完畢，原財務處可臨時申請檔案室延長基建會計檔案的保存時間，筆者認為基建項目會計檔案在財務處的保存時間可以適當延長至兩年。基建會計與事業會計實行不同的會計準則，在會計處理上表現為分開的兩套賬，在裝訂成冊、編號等問題上兩者互不影響，并且延長基建會計檔案的移交時間也不會對事業會計檔案的移交期限產生影響。這樣一來，不但沒有對企業造成不好的影響，反而方便了基建會計人員的查賬工作，大大提高了基建會計的工作效率，為企業領導提高及時、準確的基建項目財務信息。

（四）建立健全基建會計憑證的管理制度，提高會計檔案管理人員的業務素質

對檔案管理而言，最重要的就是準確、完整、安全以及查閱方便。因此，建立健全基建會計檔案管理制度，理應從做好這幾個方面的工作著手。在遵守相關法律、法規規定的基礎之上，基建會計根據基建項目的特點制定適合本企業發展的基建會計檔案管理制度，如基建會計檔案的歸檔范圍、歸檔時間、分類大綱保管期限、移交時間等。原則上，基建會計檔案不得隨便對外借閱，未經負責任同意，更不能對外泄露基建會計檔案的內容，否則，應追究相關人員的法律責任。如果由于司法需要或者經負責任同意，需對外借閱基建會計檔案時，必須履行登記手續。