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序論：好文章的創作是一個不斷探索和完善的過程，我們為您推薦十篇建設工程檔案管理范例，希望它們能助您一臂之力，提升您的閱讀品質，帶來更深刻的閱讀感受。
Abstract: urban construction archives is the carrier of human civilization heritage city, is the original, authentic records of the whole construction project, is a kind of potential productivity. Management of urban construction archives work is the key to people, give full play to the human potential, to provide better services for the archives.
Keywords: urban construction archives management people-oriente
中圖分類號：TU984.11+1 文獻標識碼：A
城市建設工程檔案是指在城市規劃、建設及管理中直接形成的對囯家和社會具有保存價值的文字、圖表、聲像等各種材料，它是傳承城市人類文明的載體，是建設項目全過程的原始記錄，是寶貴的信息資源，是一座豐富的知識寶庫，是城市建設的一種潛在的生產力，在城市建設各項活動中起著非常重要的作用。
（1）城市建設工程檔案是積累城市建設的經驗，進行城市建設技術儲備的手段，是城市建設活動的產物，城市建設活動的成果不外乎兩個方面：一是工程實體；一是工程檔案。工程檔案真實地記錄建設生產活動的全過程，記載了人們的工程思想、技術、經濟。因此它是儲備工程技術、工程經驗的工具和手段。對一個城市，一個地區來說，如果它擁有質量較高、數量較多的工程檔案資料，就在一定程度上標志著它有比較雄厚的工程技術基礎。反之，它的城市建設就會遇到很多困難。
（2）城市建設工程檔案是進行城市規劃工作的基礎，城市規劃就是根據城市的現狀、條件和基礎特色等動態因素進行全面、綜合的、科學的長遠的預測和設想。通過論證編制城市規劃方案，城市規劃的編制應該依據國民經濟和社會發展規劃以及當地的自然環境、資源條件、歷史情況、現狀特點統籌兼顧、綜合布置，在城市規劃中不僅形成了大量的工程檔案，而且工程檔案又是城市規劃的重要基礎。
（3）城市建設工程檔案是城市建設和管理的重要依據。現代城市是一個綜合的、整體的概念，它包括的內容廣泛、復雜，隨著社會經濟的發展，現在的小城市，幾年、幾十年后將建設成為初具規模的城市，甚至成為舉世矚目的大城市，隨著城市現代進程的加快，為了解決諸多的矛盾，城市立體化程度越來越高，地上、地下空間利用率越來越高，建筑物、構筑物等各種隱蔽工程越來越多，工程檔案則是城市建設科學資源儲備的寶庫，是各種隱蔽工程的眼睛。只有依工程檔案為依據，才能進行科學的規劃、建設和管理，才能克服盲目性，避免浪費和損失。
（4）城市建設工程檔案是城市防災、減災的重要依據。1976年唐山大地震、2008年汶川大地震，災后利用了大量的工程檔案進行改造和修復，發揮了檔案的自身價值。實踐證明，合理、充分利用工程檔案起到事半功倍的效果，節約了時間和投資。
2、如何做好城市建設工程檔案的管理
工程檔案的重要性要求我們必須做好工程檔案管理工作。做好工程檔案管理工作首先要從管理本身的四個基本特征出發：即管理的載體是組織，管理的主體是管理者，管理的任務是設計和維護一種環境，管理的核心是處理好人際關系。人是管理的第一要素。
（1）要完善法規，依法治檔。依據《中華人民共和國檔案法》、《建設工程檔案管理條例》、《城市建設檔案管理規定》《鐵路建設項目檔案驗收辦法》文件的規定，制定了《呼和浩特鐵路局建設檔案管理規定》、《呼和浩特鐵路局建設項目檔案驗收辦法》等具體的規法要求，將檔案驗收制度、檔案進館時限制度和檔案執法制度納入規劃、建設、管理程序中，從根本上保證檔案的內在質量和外在質量，逐步完善規范各種制度，理順檔案工作程序，有法必依，執法必嚴，違法必究，加大執法力度，實現工程檔案在新時期的依法治檔。
（2）詳實的業務規范是從事工程檔案管理工作的行動指南。俗話說沒有規矩不成方圓，根據單位實際情況，制定了《呼和浩特鐵路局建設建設檔案管理規定》、《呼和浩特鐵路局建設項目檔案驗收辦法》、《呼和浩特鐵路局科學技術檔案作業標準》、《呼和浩特鐵路局科學技術檔案分類編碼》等規范標準，符合城市現代化發展，數字化建設的需要，順應時展的潮流，使之更具操作性和前瞻性，實現工程檔案由微觀操作向宏觀管理轉變。
（3）以人為本，發揮人的主觀能動性，做好工程檔案的管理工作。一是加強對工程檔案法律、法規、標準的宣傳工作，提高全社會的檔案意識和法律意識。二是以人為本，培養一支高素質的檔案管理專業隊伍，這就要求工程檔案管理人員要定期參加理論學習，懂技術、會管理、業務精，并取得上崗證書；對外，注重檔案業務培訓，要定期舉辦檔案管理和業務的集中培訓班，做好檔案歸檔要求講解，組織參建單位相關人員就項目檔案工作的文件和標準等進行學習和掌握，不斷強化檔案業務基礎工作，切實提高參建單位的檔案管理水平，使項目檔案管理基礎工作得到有效保障，做好工程建設項目檔案資料的收集、整理、編目、保管、利用等每個環節工作，確保工程項目歸檔材料質量良好、完整規范、系統配套。三是深入現場，做好對重點工程項目檔案的服務工作，主動做好對重點工程檔案業務指導，現場跟蹤服務，積極做好項目檔案的收集和整理，做到檔案收集、整理與工程建設同步，認真抓好檔案整理、歸檔、移交工作。四是注重工程檔案信息反饋，掌握最新動態，即新的項目采用了哪些新技術、新方式，減少了哪些工作環節，同時又改進了哪些工藝，增加了哪些程序，形成了哪些與之配套的新表格資料，及時將相關信息反饋到管理層，并通過匯總、提煉再補充到相應的規范中，進一步做好對工程檔案的管理。
中圖分類號:G271 文獻標志碼:A文章編號:1673-291X(2010)14-0181-02
工程建設是幾乎每一個城市、每一個單位無法避免的基本經濟行為,它對城市文明與社會經濟的發展起到不可估量的作用。因此,如實記錄和保管建設工程檔案,就顯得十分重要。本文就單位建設工程檔案管理的意義、收集、整理、保管和借閱問題略陳管見,以為單位建設工程檔案的管理提供思路。
一、建設工程檔案及其管理的含義
建設工程檔案的定義,理論上雖不存在根本的分歧,但定義方式并不相同。如有人指出,工程檔案是指在城市規劃、建設及管理活動中直接形成的對國家和社會具有保存價值的文字、圖紙、圖表、聲像等各種載體的文件材料[1]。該定義是以價值判斷為視角的,但定義中所說價值缺乏可操作性的標準。又如有人指出,重點建設項目檔案是指整個建設項目從醞釀、決策到建成投產(使用)的全過程中形成的應當歸檔保存的文件材料,即:建設項目的提出、調研、可行性研究、評估、決策、計劃、勘測、設計、施工、調試、生產準備、竣工、試生產(使用)等工作活動中形成的文字、圖紙、圖表、聲像等形式與載體材料[2]。此定義則從檔案的自然形成范圍確定其外延,但失之雜亂,毫無檔案確立的標準。可以說,上述定義均具有合理性,但未能就檔案本身的功能與外延進行充分的結合。
筆者認為,建設工程檔案是指在工程建設項目的立項準備、立項申請、決策、建設、驗收、交付使用與維護等過程中形成的能夠體現建筑本身的歷史、為今后確定工程質量責任、解決可能產生的糾紛以及進行后續維護具有基礎性意義的各類紙質或電子介質記載的文件材料。這一定義旨在從檔案本身的價值與功能出發,確定建設工程檔案的外延。
建設工程檔案的管理,是指對建設工程檔案的收集、整理、保管和利用服務行為。換言之,建設工程檔案的管理是一個系統工程,它始于工程項目的提出,伴隨工程有關建設進程,終于檔案法定保存期限截止,并供工程醞釀建設開始后的各個時代有正當需要的人士和機構查閱。建設工程涉及立項單位、建設單位、建筑單位、監理單位、管理單位等等多個部門,涉及人員及檔案材料眾多,一項建設工程在不同的單位均有相應的檔案材料,因而很難在一個部門形成完整系統的建設工程檔案,具有復雜性。
收集、整理和保管好建設工程檔案,做好建設工程檔案的查閱服務,具有非常重要的意義。檔案是人類文化的載體,建設工程檔案則是人類建筑文明發展的記錄,是研究建設工程歷史文明的基礎材料。同時,檔案是產生工程質量責任和法律糾紛的基本證據材料,對于分清建筑責任、解決糾紛具有不可估量的意義。
二、單位建設工程檔案的收集
所謂檔案收集,就是檔案館根據各種線索,到社會上找尋、征集有關的檔案資料。所謂檔案征集是指檔案館以收購、動員捐獻、復制副本等多種有效辦法,將散存在社會上和個人手中的檔案收集進館集中保存的工作[3]。這是從國家檔案館的職能上對檔案收集的定義。從建設工程檔案視角來看,其檔案管理部門眾多,既涉及土地管理部門,建設審批管理部門,環保消防等部門,也涉及業主、建筑單位等,因而就每個單位的檔案管理部門而言,其檔案的收集范圍要比國家檔案館收集檔案的范圍小的多,主要是對本單位各職能部門在項目建設和使用維護過程中產生的各類文件進行找尋、征集。因此,一般的建設項目,其檔案往往由各職能部門及業主、建筑單位等各自管理,只有一些對于國家具有重大意義的建設項目,才可能在一定時期統一由國家檔案館收集檔案。本文僅對單位自行建檔的建設項目檔案管理予以論述。
建設工程檔案收集是檔案管理的第一步,是基礎環節,具有重要的意義。收集檔案是檔案工作的物質前提[4]。建設工程檔案是隨著建設項目的醞釀和建設而形成的,往往是由本單位不同的部門提出、論證、決策和實施,因而相關文件也往往在這些部門保存,一般很少同時向檔案部門提交。因此,檔案部門一般是在項目建成之后向各部門收集文件。如果這些文件不能收集,則檔案管理就成了無源之水,無本之木。
單位建設工程檔案收集應當注意以下問題:
第一,應當注意檔案的收集范圍。建設工程所涉及的文件相當多,從項目的醞釀提出就會產生動議性文件,之后逐漸產生論證文件、決策文件、土地使用權文件、報批文件、設計文件、交付文件、試用文件、維修保養文件等等,這些文件可能是文字文件、圖形文件、聲音圖像等模擬與數字電子文件等。因此,其收集范圍廣泛,并不以是否為本單位制作文件為限,即凡是本單位制作的和職能部門下發的有關該建設項目的文件均在收集之列。收集目標更不以紙質文件為限,電子文件亦是建設工程的歷史記錄,自應收集。
第二,應當注意歸檔時限,及時歸檔。檔案是對事件的真實歷史記錄,收集時間距離檔案文件產生的時間越長,越有可能發生檔案文件丟失、人員變動導致收集不便等問題。因此,國家對各類檔案的歸檔時限都有嚴格要求,特別是專項檔案的移交。一般建設項目的歸檔,亦應依法在規定時限內歸檔。
第三,建立單位內部建設檔案歸檔程序。沒有規矩不成方圓,只有把建設工程檔案的歸檔程序確定了,才有可能保證歸檔的順利進行。因此,單位應當通過制定建設工程檔案歸檔程序,明確檔案歸檔的時限、歸檔文件的份數、歸檔文件的原始性要求與可讀性要求、各部門負責人的確定和專職與兼職檔案管理人員制度、各部門向檔案管理部門移交建設工程檔案的程序等制度,并規定未依據規定作為的應當承擔的工作責任,以保證建設工程檔案的順利收集。
第四,檔案管理人員應當主動收集檔案。本單位一旦有工程項目建設,檔案管理人員就應當主動聯系各部門檔案負責人和專兼職檔案員,了解工程進度和工程基本情況,做到心中有數,在工程結束后及早向各職能部門收集檔案文件材料。檔案管理人員不應坐在辦公桌前坐等建設工程檔案,這樣很可能喪失最佳的檔案收集時機。
第五,建設工程檔案收集應當有所側重。檔案收集不能眉毛胡子一把抓,否則檔案館再大也無法滿足檔案收集的需要。因此,建設工程檔案在收集時應當有所甄別,對于工程決策、審批資料,工程設計圖紙,施工材料與施工方案等根本性資料應當盡可能地收集齊全,對于工程建設的評價等資料則可以不收集或少收集。
三、單位建設工程檔案的整理
檔案整理工作是整個檔案管理活動的核心內容,是檔案工作者日常工作的基本內容之一。由于單位建設工程往往在建設之初的命名與竣工或使用時的命名不同,各部門移交的文件材料不規范,或者不齊全,因而常導致單位建設工程檔案的整理困難。因此,單位建設工程檔案的整理是一個較為復雜的問題,單位檔案管理人員應當根據工程與單位實際,采取靈活的歸檔與整理策略和規則,不宜以定式常法為據。
單位建設工程檔案的整理,雖然難以定法對待,但仍有條理可循。
第一,以時間為軸進行單位不同建設工程檔案的整理。檔案是人類活動的歷史記載,檔案的客觀性使其僅僅記錄事件而不對事件進行評述。因此,編年體史書的時間主軸編寫方式非常適合檔案整理。故此,單位存在不同建設工程的,其檔案應當以工程先后時間為序進行編號整理。在整理時應當以工程竣工日期為建檔順序,而不宜以工程批準或動工日期為序建檔。這是因為工程竣工日期單一明確,一般不存在模糊問題,而批準日期則因工程批準部門較多,日期一般不統一,難以確定以哪一批文日期為準,容易形成標準不統一的問題。同時,有時文件規定的動工日期與實際動工日期不一致,因而也難以作為歸檔整理標準。
第二,同一個工程項目檔案文件的整理可根據工程保管期限分類整理。同一個工程項目檔案的保管期限有永久、長期、短期之別,為了便于定期銷毀短期與長期檔案,永久保存部分重要檔案資料,對于檔案材料依據保管期限分類整理頗為必要。
第三,同一個工程項目檔案可根據可行性研究文件、設計文件、工程項目管理文件、施工文件、監理文件、竣工驗收文件、維修保養文件等分類整理。這樣使建設工程的檔案材料更加完整有序,便于日后的檔案查找。
第四,以文檔內容為卷內各分類文檔建立目錄題名。同一工程的卷內文檔較多,為便于查找,需要編寫目錄題名。簡單的以拼音字母與羅馬數字組合編寫目錄題名不便于查閱,難以與數字檔案館建設目標相銜接,故此,應以文檔主要事項為題錄,如某某項目可行性報告等。
總之,單位建設工程檔案的整理是一項較為復雜的工作,應當以高度的責任心認真對待,科學整理,既要考慮工作效率,又要考慮檔案在將來的查閱和銷毀,不能簡單應付。
四、單位建設工程檔案的保管
單位建設工程檔案的保管是根據本單位建設工程檔案的介質和狀況所采取的存放和安全防護措施,主要包括檔案的庫房管理、檔案流動過程中的保護以及保護檔案的專門措施等。
一般而言,紙質檔案可以采取與圖書相似的辦法保管。但是對于一些特殊的檔案文件,如照片和聲像資料,則不宜以上架擺列方式保管。因為照片的載體質量雖然相對可靠,但長期保存可能會變黃、龜裂、變形、發霉。以錄像帶、錄音帶為載體的聲像資料,可能因為溫度、濕度及防磁要求不達標而導致影像質量失真,加之經常性的復制,導致資料清晰度下降,保管成本高。
因此,對于照片、以錄像帶、錄音帶為載體的聲像資料,應當利用現代科學技術加以保存。如對于照片檔案文件,可以通過掃描儀掃描、數碼相機翻拍等技術轉化為電子圖像,然后加以保存,同時對照片采取常規方法保存。對于以錄像帶、錄音帶為載體的聲像資料,則可以通過數字技術保存為數字文件,如MP3、WMA、ASF、WMV、RM等文件,同時保存原始錄像帶、錄音帶。應當注意的是,在以數字方式保存以照片、錄像帶、錄音帶為載體的聲像資料時,應加注說明性題名,并在屬性選項注明制作日期、原資料日期、原資料制作單位與個人等基本資料,以便于查閱。
五、單位建設工程檔案的利用服務
隨著社會信息化進程的加快,信息資源已成為人類經濟活動、社會活動的戰略資源。檔案館作為積聚大量富有價值的檔案信息的專門機構[5],必將廣為信息尋求者所利用。單位內部或因工作需要,或因學習建筑設計,均可能借閱單位建筑工程檔案。有時還存在外部人員借閱單位建設工程檔案的情況。故此,做好檔案的利用服務,是檔案管理人員的又一核心工作。
單位建設工程檔案管理人員應當在法律規定的前提下盡力做好檔案利用服務工作。
第一,利用單位建設工程檔案應當符合法律規定的查閱條件,檔案管理人員不得違法出借單位建筑工程檔案或提供摘抄、拍照等檔案復制服務。單位建設工程檔案有檔案與非檔案,檔案亦有密級之別,故此,哪些檔案可以查閱,哪些不能查閱,哪些機構或人員可以查閱,均需要依法進行。
第二,單位建設工程檔案的利用應當遵循法定程序和單位規定的查檔規則。檔案利用,特別是檔案,應當嚴格按照法律規定的程序,通過申請、核準、查閱等基本程序,而且查閱地點、方法等均須符合規定。
第三,在合法前提下,單位建設工程檔案管理人員應當積極提供查閱檢索服務,運用以“利用者為主體”的管理樹立以“利用者第一”的觀念[6],必要時應向查閱者說明檔案文件的背景、內容和文件變遷歷史過程,以便于查閱者能夠迅速準確的獲知需要的信息。
第四,單位建設工程檔案管理部門應當著力建造檔案的電子檢索系統,并提供電子查閱與紙質查閱的共時服務。面對越來越多的檔案材料,靠人工檢索費時耗力,效率低下,故此,建設數字檔案館是檔案館建設的基本趨勢,應該努力建立紙質檔案的電子檢索數據,方便查閱。
單位建設工程檔案的管理是一項復雜而意義重大的工作,不僅要求檔案管理人員具有高度的責任心和良好的工作技能,還要求單位內部各部門的充分合作與配合。檔案管理人員在檔案的收集、整理、保管和利用服務中,應當做到依法、及時、認真和便利服務,促進單位建設工程檔案管理工作。
參考文獻:
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[3] 馮國安. 檔案收集與開發檔案信息資源[J].檔案與建設,1995,(9):28-29.
1工程檔案管理概述
工程檔案管理是整個工程建設過程最基礎的工作，主要是通過對工程建設的每一細節進行記錄，并且收集確認工程建設過程中的重要資料。一般來說，在工程建設前要通過決策、設計、審批、確立等環節，隨后是工程的施工、竣工、驗收等部分，然而這些都需要進行準確、真實、詳細的記錄，為工程的預算等具體實施提供參考材料，例如在工程建設的設計中，記錄其設計過程、設計結果會影響項目的預算。同樣，對工程建設中的所使用的材料也需要詳細的記錄。為以后的施工積累經驗，而且還能對出現的問題進行及時的調整或變更。
2工程檔案對建設工程的質量的影響
2．1工程檔案代表了工程建設質量的好壞
現如今對工程項目的質量評價摒棄了傳統的依靠現場檢查和工作人員的個人經驗這種方法。根據《建筑工程施工質量驗收規范》中要求:工程質量驗收合格必須滿足工程檔案驗收合格及工程觀感質量驗收合格。由精確的數據與直觀的圖表所形成的工程檔案直接反應了工程施工質量的高低，對評定工程的質量等級更具有科學性和說服力，從而取代了傳統的方式。
2．2工程檔案管理是保證建設工程質量的重要手段
工程檔案反應的是建筑工程施工的管理水平，而建設工程施工的管理水平最直接的體現就是建設工程質量的好壞，也就是說工程檔案管理是確保建設工程質量的重要手段。工程檔案管理，能夠時刻提醒要按照標準進行工程建設，不能存在糊弄、敷衍的情況，同時還可以作為一種監控手段對在建工程實行實時控制，保證建設工程質量。
2．3工程檔案是建設工程質量控制的關鍵環節
工程檔案管理是工程項目施工質量的重要保障，作為關鍵部分的工程檔案管理則成為質量控制的關鍵環節。工程檔案是一個文件資料體系，工程檔案管理則是一個動態過程，最終目的是實現檔案的完整化、標準化、系統化、真實化。工程檔案對建設項目質量的監控主要表現在對現場的施工組織和原材料質量的控制。也就是通常所說的“人、材料、機械、方法、環境”五大因素。工程檔案管理通過對這些因素的控制，保證了建設工程質量，成為工程項目質量控制的關鍵環節。
3做好建設工程中的檔案管理的措施
3．1積極開展檔案知識培訓
對企業檔案管理人員進行培訓，使其成為掌握現代科技知識和現代管理知識的復合型檔案管理人才。這批檔案管理人員將所學到的知識結合企業的實際情況制定出適合企業的檔案管理方法對企業全員進行培訓，使其了解檔案的重要性，將檔案管理納入日常工作中，使得檔案管理標準化、常態化，才是提高企業檔案管理水平的重要手段。
3．2嚴格推行持證上崗制度
應嚴格推行持證上崗制度，通過學習及檢驗，對符合要求的人員頒發證書，并給與一定的獎勵，從而激發對檔案管理的積極性、主動性。
3．3完善辦法制度
辦法制度是企業管理的一種機制，是加強企業管理的重要手段，對于加強工程檔案管理也起著同樣的作用。通過制定相關的辦法制度，明確規定檔案管理的組織機構、檔案管理工作人員及相關人員的職責、哪些檔案該歸檔、如何歸檔、什么時間歸檔、歸檔的質量以及相應的獎懲等。
3．4強化對檔案的宣傳和利用
一是檔案管理部門要積極開展多種形式的宣傳活動，如開設檔案相關課程、辦展覽等，普及檔案的重要性，宣傳檔案利用的優點，以直觀的方式使企業領導認識到利用工程檔案能夠解決很多問題。二是建立閱覽室，簡化查閱手續，提供優質便捷的檔案查詢服務。三是充分利用現代化手段，建立方便快捷的數字檔案，通過檔案信息化達到資源共享。
3．5實現工程施工與檔案管理的同步進行
在工程項目建設過程中，工程施工與檔案管理的應同步進行。檔案管理人員不應該只坐在辦公室內等資料，而是要參與到項目建設的過程中，了解并掌握施工的進展情況，才能對收集到的工程檔案進行質量鑒定，從而保證檔案資料的準確性和可靠性。
3．6檔案管理科學化增強
隨著科技的發展，工程建設過程中，檔案的形成不再是人工填寫，而是依據現場的檢測結果，利用計算機編制而成，提高了數據、圖表的準確度及清晰度。通過掃描技術，形成數字檔案，建立信息化檔案。充分利用互聯網實現檔案資源共享，提高檔案利用率，加強了對紙質檔案的保護。更有利于工程檔案對工程質量的監管作用。
3．7加強現場指導
企業檔案的領導部門要加強對現場的檢查指導工作。企業檔案領導部門是制定檔案管理辦法、制度的部門，是一個企業檔案管理工作的核心機構。通過不定期的到建筑施工現場對檔案管理人員進行檢查指導，及時發現問題，解決問題，有助于提高現場的檔案管理水平。同時根據現場的實際情況及時修訂完善企業的檔案管理辦法、制度，有助于提高企業檔案管理的整體水平，一舉兩得。
4結語
總而言之，工程的建設離不開工程檔案的管理，檔案的管理是保證工程建設質量的必要前提，是工程安全實施的關鍵，并且在一定程度上提高了工程建設的效率和質量。
參考文獻:
1建設工程檔案管理的重要性
建設工程檔案中的資料常常以文字、表格、圖像以及聲音等方式呈現，具有一定的儲存價值。但是隨著工程項目的增多，工程資料也不斷增多。在工程前期包括的資料主要有任務書、上級批示的文件、招標文件、勘察文件、施工合同等。而在實際施工過程中涉及到的資料主要包括施工材料、驗收材料以及關于質量的監督材料等。而在項目竣工之后，還會涉及到竣工圖紙、工程結算材料等。一般情況來講，這些材料都對施工過程進行了詳細介紹，是較為真實、全面的材料內容，對工程的質量有重要影響。就當前社會中各個行業的材料管理來講，檔案管理具有一定的社會屬性，并且在國家的相關部門中已經形成了一定的管理制度。但是無論從企業的方面來講，還是從個人的方面來講，檔案管理的實施都能實現對社會價值的良好呈現，因此在進行檔案管理的過程中，相關工作人員需要給予這方面內容充分重視。
2建設工程檔案管理的規范化措施
2.1充分了解建設工程的實施依據
就當前情況來講，我國就工程在前期的收集、積累、整理等方面制定了比較嚴格的法律和法規要求。例如《檔案法》、《檔案保管工作規定》等，而這些規律規定的制定能夠為工程的順利實施提供重要依據，進而使工程在實施過程中做到有章可循。
2.2建設工程檔案管理工作的程序化
在工程項目實施的過程中，一般會對相關檔案進行統一管理，按照分層的方式實施相應管理，而在具體實施的過程中，主要體現在以下幾方面；首先，實現檔案管理的體系化。在進行檔案管理的過程中，需要在實現集中領導的基礎上，實現管理的網絡化和扁平化。前幾年，在部分單位中對檔案管理的相關機構做出了調整，實現了檔案管理的網絡分層。同時設置了檔案監督小組、管理小組、檢查小組等，實現了對檔案管理職責的詳細劃分。其次，監督單位的檔案管理體系。一般來講，需要工程師對整體過程進行監控，同時也從設備、電氣儀表以及土建等多個方面進行監理，在實際監控過程中，一般運用巡視、平行檢驗以及旁站等形式來完成，并且在此過程中，逐漸形成有系統化的資料。最后，施工單位的管理體系。為了使檔案的完整性與準確性得到保證，施工單位需要設置五個部門和一個工作室，五個部門主要是包括工程部門、物資部門、計劃部門、財務部門以及技術質量部門，一個工作室主要是指檔案室，在工程實施的過程中，這幾個部門需要對工程項目的資料進行監測，進而使資料的準確性得以凸顯。
2.3做好對建設工程檔案管理工作的組織和協調
一般來講，每個建筑工程單位都有自己的檔案管理部門，部門的設置主要是為了實現對項目中涉及到資料的有效管理與運用，并且在實際使用過程中給予專業指導，使工程的實施的各方面得到有效協調，同時促進今后監督以及維護檢查工作的順利實施。因此對于實施建設工程材料管理的工作人員來講，需要多參與和工程相關的例會，使檔案管理中出現的問題能夠得到有效解決。同時需要對檔案的具體狀態進行詳細監管，組織工作人員對施工單位的具體實施情況進行定期檢查。除此之外，還可以加強對現代信息技術的運用，組織相關工作人員在網絡上進行自主學習、組織培訓班或者是讓檔案管理人員到現場進行具體解說。進而使工作人員對涉及到的相關技術，規章制度以及政策法規等有更深入了解，并且能夠實現對相關內容的傳播。在這種狀況下，能夠為各個部門對資料的整理與裝訂提供有效參考，促進資料管理工作效率的提升。
2.4做好對工程結算的控制
對于建設工程單位來講，在簽訂協議和合同時，在前期需要對和工程相關的資料進行搜集與整理，做好變更和移交，并且對這些內容提出明確、具體的要求，同時工程在最終的結算付款時，需要獲得檔案管理部門的認可和簽字，然后進行最終付款。
2.5確保各項措施落到實處
在工程建設的過程中，一般會設置相應的檔案管理部門、相關職能部門以及考核小組等，定時對工程資料進行歸納、整理以及累積，進而將檔案管理的職責更好落到實處，使工程質量有所保證。同時需要實施一定的獎懲制度，使工作人員的工作積極性得到激發。
2.6實現工程建設與檔案管理的協調發展
工程建設一般實施的時間比較長，從實施到竣工需要一個周期，因此在工程建設的過程中，實現有檔案管理的協調發展十分重要。工程項目中檔案的確立應該從工程設立階段就開始，同時在進展過程中需要對工程質量進行詳細監管，對相關文件材料進行詳細檢查。在項目簽訂正式的合同之后，需要實施相應的監理措施，使工程項目中的整體內容納入到監理范圍內，進而實現檔案管理體系的不斷完善，使檔案管理能夠在工程建設中的各個環節得到滲透。
3結束語
隨著我國建設行業的快速發展，人們對建設工程的質量也提出了更高的要求。建設工程質量直接關系到建設企業的經濟效益及人們的生命財產安全，而工程檔案管理工作與工程質量之間具有密切的關系，加強工程檔案管理工作對促進建設工程質量的提高具有十分重要的意義。因此，如何加強建設工程檔案管理工作成為當前建設企業面臨的重要問題。
一、工程檔案建設的作用分析
在建設工程中，工程檔案占有十分重要的作用，它能夠將工程質量直接反映出來。
通常情況下，建設工程質量能夠通過工程檔案的建立直接反映出來，除了理解其字面意思之外，我們還要從更深層次對其進行理解。有多數工序在工程建設過程中屬于隱蔽工程，通常這種類型的工程在竣工之后我們是看不到的，很難對其進行檢測。如果想對其進行相應的了解，也只能夠借助掩蓋之前的圖紙、錄像、照片以及各種現場記錄。站在現代管理科學的角度對其進行分析可知，建設工程質量的重要組成部分也包括了建設工程檔案質量。如果一個工程檔案質量較高，這也就充分說明了該工程進行了規范管理，工作人員均具有較高素質，并且還具有較高的工程管理質量。
通常情況下，建設工程檔案出現在工程建設之前，建設工程項目進行審批、決策以及確立這一過程中的真實記錄稱之為建設工程立項文件。例如，在進行招標、投標、設計項目概要、編制項目預算的過程中，其重要的參考依據均為建設工程立項文件。但是在招標、投標、設計項目概要、編制項目預算等一系列過程中出現的文件材料優勢進行詳細設計。勘察測量項目的重要依據。換句話說，在建設工程項目之前，就已經形成了大量資料。如果在一個建設工程中將文件積累這一重要過程去除掉，那么這一建設工程是很難形成的。在施工的具體過程中，具體施工進程和文件材料產生之間也存在密切相關性。
現階段，隨著社會的不斷進步與發展，科學管理思潮也在很大程度上獲得發展，建筑項目的實施也越來越廣泛，這就要求建設工程必須擁有更高質量。尤其是在精細化管理與量化分析盛行時期，這就要求建設工程建立起一套科學合理的精確評價體系。如果我們對建設工程管理模式有著嚴格要求，特別注重圖紙與數據的精確分析，那么我們就會自然摒棄感覺經驗模式。在這種新模式下，我們不僅會注重工程現場，而且會將工程檔案的建設作為重要基礎，并且在此過程中對其進行量化統計分析，最后再對其進行綜合性的評價。換句話說，建設工程質量是可以直接通過建設工程檔案反映的，所以應該對工程質量采用建設工程檔案進行全面性評價。
二、 完善工程檔案管理工作
工程項目管理的質量控制在城市建設工程中主要通過施工現場和施工組織質量控制表現，需要對制度、材料、方法以及人員這幾個方面進行全面考慮。
（一）制度。通過對國務院第279號令《建設工程質量管理條例》中的相關內容進行分析可知，第一次站在國家法規的高度，在建設工程質量控制體系中納入了建設工程檔案管理，強制性規定了建設工程的法律責任、報送移交程序、質量要求以及相關內容，《建設工程質量管理條例》屬于推動我國城建檔案工作發展的一部重要法規。
（二） 方法。檔案員要對記錄施工方法、流程以及創新工藝的工程文件進行嚴格保管，確保其完整性與準確性。
（三） 材料。建設工程質量保證資料的主體包括建筑材料使用說明書、出廠合格證以及檢測報告等資料。所以在對檔案進行編制的過程中，檔案員要對其進行認真檢查與核對，做好各方面工作，以此來確保工程質量和工程方案相符合。
（四）人員。 在工程建設中，建設工程檔案工作人員，也就是所說的資料員具有十分重要的作用。通常情況下，工程檔案管理在早期建設工程項目中沒有得到充分重視。現階段，隨著工程檔案管理工作的不斷發展，工程檔案管理在早期建設工程項目中的重要性也慢慢凸現出來，對檔案管理人員的要求也越來越高，需要其擁有相應的資格證才能上崗。每年在市政建設類工程項目開動之前，市政工程建設處都會起到良好的帶頭作用，市政建設檔案由不同業務科室派出專業人員進行工程檔案業務培訓。除此之外，將《檔案（資料）員合格證》到網上，有利于相關人員進行及時的核對與查詢。其次，還要求每一個建設工程項目的工程資料編制工作均要由持有《檔案（資料）員合格證》的專職人員進行，在工程完全竣工之后，需要進行檔案專項驗收申報之后，才能夠驗收申報過的建設工程項目。
三、 提高建設工程質量
對城建方案館近期的實際業務工作經驗進行科學總結，并且和工程質量監督部門進行積極主動的協調，（下轉第177頁）（上接第131頁）進而建立起一套科學完善的城建檔案綜合管理系統，并對其它發達城市先進的檔案管理經驗進行大力借鑒。
在施工合同簽署的過程中，首先要對建設方關于工程檔案建設的相關要求進行明確，在合同中明確相關責任，要求承建方對專門檔案管理人員和相關領導進行明確，并且終身負責工程資料，將其檔案管理的責任意識提高。實施方法包括：首先要抓好工程建設源頭，在進行工程項目規劃審批與報建的過程中，就要和建設單位將工程檔案移交報送責任書簽署好，通過這樣的方式來確保管理方與建設方均了解工程建設的相關信息，同步管理建設工程檔案質量及相關內容。其次，要有專人負責工程檔案，并且要對其進行全程跟蹤以及科學合理的業務指導，如果在此過程中發現了問題，就要對其進行及時性的整改。最后，在快竣工之前，要預驗收工程檔案，合格之后才能夠對工程項目竣工進行驗收。這一系列措施和建設行政職能進行充分融合，并且能夠工程檔案編制與收集的系統性、真實性、原始性，最終提高建設工程質量。
要對管理工作細節之處加強重視，可以采用跟蹤服務或者預約服務的方式，謹防資料員在沒有做好充分準備的情況下對業務進行重復辦理，進而將工作效率提高。通過反復多次的大廳柜臺復檢業務辦理以及現場工程檔案業務集中指導，能夠形成一個工程檔案業務指導日志，并且具有較強的條理性。
在進行建設工程檔案業務指導的具體實踐過程中，存在著施工單位的實際活動與相關文件不吻合的情況。這就需要我們及時整改出現的這些問題，進而對工程檔案的真實性進行有效保證，促使工程質量管理中工程檔案管理能夠發揮出有效的作用。
四、結語
綜上所述，在建設工程中，工程檔案管理屬于一個十分重要的組成部分，并且工程檔案管理工作和工程質量之間的關系具有高度緊密性。為了有效確保工程質量，就必須加強工程檔案管理。所以，在建設過程中，檔案管理人員要樹立起管理意識，提高責任感，對建設工程質量管理中的相關教訓和經驗及時進行總結，提高檔案管理水平，最終達到提高建設工程質量的目的。
一、充分認識加強建設工程檔案收集管理的重要性
建設工程檔案是城鄉可持續發展的寶貴資源，是社會管理和公共服務的重要信息，是住房工作和城鄉規劃建設管理的重要基礎資料，是建設系統各級主管部門依法履行職責、制定執行政策、實施行政管理、進行市場調控和行業管理的重要依據，也是工程建設運營養護、維修改建等工作的重要依據。做好住房和城鄉建設檔案工作，能夠有效保證工程質量，保障城市秩序、維護公共安全、應對突出事件，對于實現建設事業又好又快發展，加快新型城鎮化建設進程具有十分重要意義。
二、檔案收集的范圍及內容
工建、民用建筑工程；市政基礎設施工程；城市地下管線工程；公用基礎設施工程；住宅小區公用設施建設工程；園林綠化工程；風景名勝建設工程；房屋、產權登記；農村住房建設與危房改造項目工程；各類建筑節能工程；機關文書、城市防洪、抗震、人防工程等，在建設過程中具有歸檔保存價值的文字、圖表、電子、聲像，包括建設項目從提出立項、規劃、征地、勘察、設計、招投標、施工、監理到竣工驗收備案等工程建設全過程形成的各種文件和資料。
三、檔案收集的步驟要求
從年1月1日起，全省統一使用省住房城鄉建設廳印制的《省建設工程檔案移交合同書》、《省建設工程檔案預驗收意見書》、《省建設工程檔案合格證》。為更好落實“兩書一證”制度，凡在城市規劃區內所有新建、改建、擴建的房屋建筑和市政工程項目、村鎮規劃區內執行工程建設程序的建設項目，其工程檔案收集按以下步驟要求辦理。
（一）建管部門在核發建設工程施工許可證前，須有建設單位與檔案管理部門簽訂的《省建設建設檔案移交合同書》，未簽訂合同書的，不予辦理施工許可手續。
（二）城建部門在核發城市道路工程及地下管線工程施工許可證前，除要求建設單位提供《省建設工程檔案移交合同書》外，還應要求建設單位報送管線現狀資料和電子文件，并提供城建檔案管理機構出具的管線查詢證明，同時還需要建設單位提交既有地下管線的安全監護方案。
在地下管線工程竣工驗收前，城建部門還應責成建設單位委托具有相應資質的工程測量單位，按照《城市地下管線探測技術報告》進行竣工測量，管線測量成果作為工程檔案預驗收的必查資料，建設工程檔案驗收合格后，方可辦理竣工驗收備案等手續。
（三）質監、開發辦、村鎮處在辦理建筑工程竣工驗收備案手續時，必須把《省建設工程檔案預驗收意見書》作為必要條件，未出具預驗收意見書的不預進行竣工驗收，不予辦理竣工驗收備案手續。
（四）城建檔案管理部門要配合質監部門在建設單位組織工程竣工驗收前，對建設單位工程檔案進行預驗收。在接到建設單位申請檔案預驗收5個工作日內完成預驗收，預驗收合格的出具《省建設工程檔案預驗收意見書》，驗收不合格的，必須將整改意見一次性明確告知建設單位，限期補充完善資料。督促建設單位在工程竣工后三個月內向城建檔案管理部門移交一套完整的電子檔案和紙質檔案，并發放《省建設工程檔案合格證》。
（五）園林、市政環衛、人防、供熱、風景名勝局等部門，在各自承擔建設工程竣工驗收后三個月內向城建檔案管理部門移交一套完整檔案資料。
Abstract: The use of computer and network technology management construction project file has become the most important way to improve the degree of automation of records management and efficiency, and the most effective tool. Although the conditions are ripe for file management network, but is still in the process of the network there are a lot of problems. In this paper, the file the basic conditions of the network as well as the analysis of the problem, propose a file structure and practices of the network construction.Key words: construction engineering; records management; networking
中圖分類號：TE54 文獻標識碼：A 文章編號：2095-2104（2012）
一、前言
建設工程檔案管理系統是建設工程管理系統不可缺少的重要部分，其重要性主要體現在建設過程中檔案管理系統的建立和運行的過程，以及建檔之后對相關信息的利用，具體包括建設工程的管理、總結評價和類似項目對建設管理過程的經驗借鑒幾個方面。所以相關檔案管理系統和具體內容應該能夠為用戶（管理者和決策者）及時提供充足的信息而且保證查詢手段快捷。但截止目前為止，多數建設工程檔案管理系統依舊采用傳統的人工方式建立工程建設檔案，這種管理方式在當今信息化時代，存在著諸多明顯缺點,如:效率低、保密性差等。而且時間一長,由于采集數據的龐雜,造成用戶查找以及管理者對系統數據的更新和維護十分不便，利用起來也相當困難。
隨著科學技術的不斷提高,計算機科學日漸成熟,其強大的功能已為人們深刻認識,而且已進入到人類社會的各個領域并發揮著越來越重要的作用。作為計算機應用的一部分,使用計算機對檔案信息進行網絡化管理,具有克服手工建檔相關不足的優勢，如檢索迅速、查找方便、可靠性高、存儲量大、保密性好、壽命長、成本低等，還可在最短時間內實現信息資源共享。這些優點將會極大地提高檔案管理的效率。雖然我國檔案管理網絡化起步晚，具體建檔經驗不足，管理水平也有待提高，但建設工程檔案網絡化管理的基礎條件（計算機系統和技術人員）已經成熟，推廣建設工程檔案網絡化管理勢在必行。
二、建設單位檔案館網絡化建設中存在的問題
1.由于歷史的原因，各地、各行業的檔案管理自動化建設走的是一條各自為政、自給自足的發展道路。檔案管理都是根據各自的經濟實力和技術條件選擇硬(軟)件設備，而且管理要求和深度也不盡一致。目前研制出的不少檔案館系統應用軟件，都沒有遵循國際標準，功能單一、標準化水平低，數據不完整，致使大多數檔案無共同的主題標引，共享性差。而國家至今沒有統一的建檔管理標準，使各地、各行業的檔案管理發展存在著很大盲目性，標準化水平低。
2.雖然經過多年的努力，建設工程檔案館大都建成了規模大小不等的檔案數據庫。由于各個檔案館各自為政，在建庫過程中，數據庫大多自建自用，建成的數據庫規模小，標準化程度低，類型單一，而且大多處于低水平重復建設，數據無規范化控制，商業服務水平差。大多數據庫僅僅供本單位或本行業使用，嚴重地影響了相關數據庫的利用率，數據庫的利用不充分。
3.在檔案管理網絡化建設中，人是最關鍵的因素，各種管理技術以及硬（軟）件的作用都必須經過具有專項技能的檔案人員才能發揮。檔案管理網絡化建設，對檔案人員提出了更高的要求——不僅要精通傳統的檔案業務，而且必須掌握自動化網絡化技術。目前建設工程檔案管理隊伍整體素質仍普遍較低，不適應高速發展的計算機工作環境，各級檔案管理機構缺乏既懂計算機技術、網絡技術，又精通檔案業務的復合型人才，不適應檔案網絡化建設和建設單位檔案事業發展的需要，人員整體素質需要提高。
4、在已建成的檔案館中，存在查詢效率低，查詢頻繁，勞動強度大。查詢文書檔案時，檔案員要經常往返于檔案室前臺和庫房之間，有的企業檔案可能好幾卷，份量非常重，同時為了防止丟失，查閱前后都要核對數目。檔案安全性得不到保證。由于直接對原始資料查閱，為防止查詢人員對原件的毀壞、涂改，要派專人負責陪同。即使發生檔案損毀這種情況，由于沒有備份也無從查對，將承擔不必要的損失。歸檔困難。由于資料的變動（增加或更新），以及多卷相關檔案同時查詢的情況時有發生，不可避免地發生歸檔錯誤。一旦出現此類問題，就有可能將十幾萬卷檔案從新整理，牽涉大量的人力、物力。歸檔的頻繁，導致工作人員從事大量的體力工作。管理困難。由于檔案都是整卷歸檔的，有時只能查部分內容，但難免將一些不應查閱的內容被閱，很難控制。大量的紙制文檔，只能手工建立索引數據和登記，無法體現出檔案狀況，缺乏一套對檔案出、入庫記錄和檔案變動的管理系統。
三、電子化管理需解決的問題
建設工程檔案管理的電子化管理和應用
隨著電子產品的普及，電腦的廣泛應用，應逐步建立與工程建設檔案相適應的管理模式，為加強公路工程管理提供最新最全的信息。
1.加強管理：建立起共同的工程檔案管理程序，應用條碼規范和簡化檔案管理工作，進行有序高效的管理，減少人為地歸檔和調卷錯誤，使檔案管理水平有一個質的飛躍。
2.加強培訓：提高工程檔案管理人員的素質，選擇責任心強，應用計算機熟練，對工程建設和文檔管理有一定基礎的工作人員擔任信息員，并對其培訓，監理其工程檔案信息共享網絡，提高工程建設檔案的整體質量。
3加大投入：增加現場取證設備和電子設施，對原有的工程檔案文件進行掃描，工程照片編入檔案，通過高速掃描、圖像壓縮與處理、海量數據存儲、數據庫等技術，獲取全部檔案的電子影像，實施安全的檔案備份4、便利利用：客戶通過查詢檔案的電子影像實現對檔案的查詢。在此過程中，減少客戶與檔案原件接觸的機會，避免檔案原件被調閱人私自涂改、污損或撕毀的危險。通過使用圖形、條碼、海量存儲等先進的計算機技術實現檔案管理電腦化、存儲光盤化、信息網絡化，并且在此基礎上，逐步實現辦公業務自動化。
中圖分類號：G271文獻標識碼： A
一、工程資料檔案管理工作的意義
項目建設中,工程檔案管理是整個工程管理中一項重要的基礎工作,它的形成和積累貫穿于整個項目建設全過程。一個工程項目從立項審批、招投標、勘察設計、施工、及竣工驗收等各個階段所形成的全部文件資料,必須完整準確的體現項目建設全過程。特別是大型工業化裝置,往往伴隨參建單位眾多、專業性強、體系龐大、建設周期長、成果驗收復雜、“三邊”等特征,化工項目更是如此。因此,工程檔案管理工作必須從項目源頭抓起,在實施過程中進行鞏固,并順利完成竣工檔案驗收,才可保障項目管理工作的整體可控,進而保證工程檔案的完整、規范。
建設工程檔案是一個事關建設工程和建設項目成敗的大問題，應該是城建檔案工作關注的頭等大事。從實際操作上來講，建設工程檔案是城建檔案的重要組成部份，是建設工程在建設施工全過程中直接形成的具有保存價值的原始記錄，真實地反映了工程施工全過程的實際情況，是對建設工程的真實寫照，具有依據、憑證、參考等重要作用。形成并保管工程檔案的目的是為今后的利用提供一個確切的、科學的依據，為城市建設、城市規劃和城市管理等服務。工程檔案利用價值得以實現的基礎是所載信息的真實性和準確度。因此，建設工程檔案必須做到真實、完整、準確和規范。然而，筆者在長期工程檔案審核驗收和接收管理的實踐中，發現目前建設工程檔案問題比較突出，主要表現在完整性、真實性差，內容缺項、漏項，簽章手續不到位，竣工圖編制不準確等方面。這些問題的存在嚴重削減了建設工程檔案應有的保存和利用價值，也將對建設工程今后的管理和維修、改擴建以及權屬責任劃分等帶來嚴重影響。
二、當前我國工程檔案管理現狀及存在的問題
自我國頒發《建設項目檔案驗收辦法》以及《國家重點建設項目檔案管理登記辦法》等相關檔案管理條例，我國工程建設檔案管理工作取得了一定的成效，檔案管理有了很大提高，但由于工程與其他工程相比存在很多特殊性，外界自然狀態對于工程的影響較大，導致工程檔案管理工作中存在諸多不足之處。
1、缺乏一定的管理意識。隨著我國社會主義經濟體制的不斷改革與完善，國家政府的職能慢慢轉變，工程建設管理體制改革也不斷深入，相關的終身制度、建設監理制度、項目法人負責制度以及竣工驗收備案制度等正在逐步趨于完善，因此新時期下的工程檔案的載體、形式、內容以及相關制度也發生了很大變化，對于工程檔案信息的收集、整理、建檔以及驗收等工作流程也有了新的要求。但是很多管理者一直以來都存在重工程輕檔案的現象存在，并沒有正確、全面的認識到檔案管理工作的重要性，導致工程檔案管理工作一直處于被動狀態，很多工程檔案的收集、整理都不及時，工程檔案管理沒有充分發揮其作用。
2、檔案管理體系不健全。工程檔案管理的專業要求較強，但很多單位只是將檔案管理的職能納入綜合部門里，并沒有設置專門的獨立檔案管理部門，導致檔案管理工作的地位低下，并沒有得到員工的重視。雖然國家及單位也制定了相關的管理條例，但大部分都是形同虛設，并沒有起到實質性的監督管理作用。因此，在實際的工作中，缺乏相應的操作性較強的管理制度來規范實際的工程檔案管理工作，導致工程綜合管理部門以及建設部門工作較隨意，各自為營，經常出現人員流動現象，導致檔案的收集、管理工作難以順利開展。
3、缺乏專業性的管理人才。由于很多單位管理者并沒有意識到工程檔案管理的重要性，并沒有投入過多的人力、物力，很多工程檔案管理人員并非班科出身，缺乏一定的專業性，都是由工程技術人員來擔任兼職，只懂得工程的施工技術，對于檔案管理知識缺乏一定的認識和了解，之前也并未接受過相應的專業業務培訓，并不熟悉了解工程檔案管理的基本流程、相關的管理制度以及法律法規，很多工程檔案管理工作都只是在資料保管方面原地踏步，導致工程檔案管理低下。同時檔案管理部門中普遍存在的現象是檔案專業人員較少，新來的工作人員以及工程技術人員較多，工作人員的專業素質水平參差不齊，工程檔案管理工作缺乏一定的規范性。
三、如何做好建設工程檔案的管理
工程檔案的重要性要求我們必須做好工程檔案管理工作。做好工程檔案管理工作首先要從管理本身的四個基本特征出發：即管理的載體是組織，管理的主體是管理者，管理的任務是設計和維護一種環境，管理的核心是處理好人際關系。人是管理的第一要素。
1、要完善法規，依法治檔。依據《中華人民共和國檔案法》、《建設工程檔案管理條例》、《建設檔案管理規定》《工程圖紙管理辦法》等一系列檔案管理制度具體的規法要求，將檔案驗收制度、檔案進館時限制度和檔案執法制度納入規劃、建設、管理程序中，在工程開工前下達資料任務單，落實到人，明確責任，在文件的收集、整理、立卷、歸檔等重要環節實現制度化、規范化，做到收集更加齊全、分類更加合理、組卷更加科學、歸檔更加及時。從根本上保證檔案的內在和外在，逐步完善規范各種制度，理順檔案工作程序，有法必依，執法必嚴，違法必究，加大執法力度，實現工程檔案在新時期的依法治檔。
2、建設工程檔案資料是按照工程建設程序形成的反映項目建設的真實記錄。建立完整、準確、系統的檔案資料是實現建設工程質量、進度、投資和安全目標的重要保證，規范檔案資料的管理是做好工程竣工驗收和運營維護管理的基本要求。為規范基建處建設工程檔案資料的編集、保管、查閱和報送工作，提高建設工程項目管理水平，根據《建設工程質量管理條例》、《城市建設檔案管理規定》等相關法規和規定，結合基建處各科室項目管理的工作職能，做好檔案工作。
3、以人為本，發揮人的主觀能動性，做好工程檔案的管理工作。一是加強對工程檔案法律、法規、標準的宣傳工作，提高全社會的檔案意識和法律意識。二是以人為本，培養一支高素質的檔案管理專業隊伍，這就要求工程檔案管理人員要定期參加理論學習，懂技術、會管理、業務精，并取得上崗證書；對外，注重檔案業務培訓，要定期舉辦檔案管理和業務的集中培訓班，做好檔案歸檔要求講解，組織參建單位相關人員就項目檔案工作的文件和標準等進行學習和掌握，不斷強化檔案業務基礎工作，切實提高參建單位的檔案管理水平，使項目檔案管理基礎工作得到有效保障，做好工程建設項目檔案資料的收集、整理、編目、保管、利用等每個環節工作，確保工程項目歸檔材料良好、完整規范、系統配套。三是深入現場，做好對重點工程項目檔案的服務工作，主動做好對重點工程檔案業務指導，現場跟蹤服務，積極做好項目檔案的收集和整理，做到檔案收集、整理與工程建設同步，認真抓好檔案整理、歸檔、移交工作。四是注重工程檔案信息反饋，掌握最新動態，即新的項目采用了哪些新技術、新方式，減少了哪些工作環節，同時又改進了哪些工藝，增加了哪些程序，形成了哪些與之配套的新表格資料，及時將相關信息反饋到管理層，并通過匯總、提煉再補充到相應的規范中，進一步做好對工程檔案的管理。
結束語
總之，工程檔案是工程建設最真實的反映,是檢驗工程的重要依據。分析研究工程檔案管理實踐中存在的各類問題,對于更好提高工程檔案管理水平,提高工程建設有著積極促進作用。目前，檔案工作已趨制度化、規范化、科學化，檔案管理水平有了明顯提高。在新的形勢下，施工企業的檔案管理工作面對新的挑戰。檔案管理工作只有不斷的適應企業發展的需求，按照科學發展觀的要求，以狠抓檔案管理為契機，在鞏固和發展己有成績的基礎上，繼續努力，開拓進取，根據工作發展的需要，不斷改進和完善檔案管理手段，才能更好的為企業的發展服務。
參考文獻
重大建設工程一般會投入較多的人力和物力資源，而作為建設工程基本記錄的檔案還是建設工程的核心組成，也是建設工程的主要成果。由于會消耗較多的資源，所以，通常都較為關注工程實體成果，忽略檔案管理，但我們卻不知，檔案管理才是判定事故的主要原因，并是還原建設活動的重要參考，我們應重視并做好檔案管理工作。
1工程檔案為工程質量的有效反映
在最初的階段，建設工程質量屬于生活化概念，實際上是感性評價，它是對工程性能、主要品質與安全的系統表達。然而，隨著工程項目的高度開展與現代科學管理理念的滲入，面向工程質量給出了嚴格的定義，具體來說，建設工程質量即工程項目應迎合業主需要，滿足國家法律規范與技術標準，一般涉及適用性、穩定性、經濟性、持久性、安全性和環境協調性。尤其是量化分析與精細化管理的逐步推進，基于建設工程質量形成了精準、可靠的評價體系。待我們的評價自感受性經驗過渡到依托數據與現狀圖紙形成的系統化模式時，工程質量評價不再單單是深入現場看看便可，實際上應利用建設工程檔案充當基礎，借助指標量化統計研究充當手段，完成綜合測評。從本質層面而言，工程檔案映射著工程質量，這要求我們應利用工程檔案充當依據面向工程質量實施綜合評價。工程檔案映射著工程質量的另一層意義便是：在工程建設環節，大部分工序內容均被下道工序遮掩，即所謂的隱蔽工程。針對此部分，待工程竣工后一般看不到，且無法檢測，我們只能依照遮掩前期的照片和圖紙等信息資料展開評價，在此環節，工程檔案所發揮的作用具有不可替代性。另外，工程檔案質量和工程管理也存在一定的關聯，其中檔案質量越優良，則工程管理便越規范，代表人員綜合素質越高，工程質量越理想。
2檔案管理是提高工程質量的基本方法
檔案管理存在行政強制性，這一特性一般和建設行政職能緊密結合，其在竣工審查環節占據重要位置，還是行政許可的必要條件。同時，檔案管理還是執法檢查的主要內容。經由工程檔案管理強化能夠提升工程質量，為保障檔案管理，我們可以從工程質量方面著手，首先，市建委應認真把關，工程施工在獲取許可證前應與市城建檔案館共同簽訂責任書，認真記錄檔案人員，并盡快將工程檔案標準和責任報告給建設單位，采用終身負責體制，增強責任意識。除此之外，應指派專人管理工程檔案，實施業務指導和全程追蹤，一旦發現問題能夠有效解決。在工程完成前基于工程檔案實施預驗收，只有達標方可看成是合格工程，進而發放相關許可證，并把這個看成憑據實施驗收。質量監督站應圍繞資料實施備案處理，再詳細報送，順利完成移交，只有這樣，方可獲得合格證，隨后辦理產權產籍相關手續。
3檔案管理為質量控制的主要環節
工程檔案屬于靜態概念，然而，其管理卻屬于動態過程。常規條件下，檔案管理目標為構建一個可靠、健全、詳盡的檔案。但隨著相關認知的逐步加深，發現檔案管理里不單純是獨立個體，還是項目管理的核心組成。在質量控制工程中，其發揮著重要作用。在項目管理過程，控制質量的基本表現是面向施工組織與現場質量實施有效控制，另外，還包含工藝與產品質量方面的控制。最重要的是要思量人、材料和機械設備等帶來的影響，在具體的建設工程，工程資料不可或缺，同時，應保證每一個技術人員都是在培訓通過后，持證上崗的。由于五個方面資料也涵蓋在檔案中，為此，在管理檔案時，務必要重視并做好對應的質量控制工作。
4工程檔案為工程項目的關鍵組成
在常規意義上，著手工程施工活動前，工程檔案便形成并有所積累。立項文件指代項目決策和審批等環節的有效記錄，并是經費實施與項目執行的重要參考。預算編制、概要設計與招投標一定要建立在立項文件之上。同時，項目預算、概要設計以及招投標形成積累的文件還是工程勘測與詳細設計的參考。換而言之，著手工程建設活動前，已經產生了較多的文件資料。若把此文件積累過程抽離于建設活動，建設工程便不能成立，也不能開展。即便在施工環節，文件資料形成和一般施工進程無法割離。例如，水泥和磚塊等建筑材料投入應用前，一定要組織送檢，待檢測達標后方可使用，上述檢測文件材料為重要參考。應用建筑材料時，需依照指令進行。在具體應用過程，具備旁站監督記錄與檢測記錄，即便出現問題，也能變更說明。換而言之，工程全程存在兩根線條，分別是技術性的和操作性的。其中技術性線條應提前產生，且更長遠。在施工過程，兩者相互交織。然而，不管在何種情形中，技術性線條均不能剝離于工程項目中，也不能將其忽略掉。
5結語
工程的建設屬于長期性過程，包含立項、勘察與招投標等不同內容。工程檔案除可完整記錄檔案過程，也能夠把整個過程有機連接起來，并把這一過程有效保存下來。當前，我們應明確工程檔案的現實意義，掌握實現途徑，積極總結以往的經驗教訓，鼓勵自己不斷完善，增強緊迫感與責任感，進而推動工程檔案管理，維護生命財產安全。
作者:程江 吳成 單位:西北化工研究院
參考文獻：
關鍵詞：
淺談;做好;通信建設工程;檔案管理
一、新時期通信建設工程檔案探討
新時期新環境下，社會經濟持續高速發展與進步，創新科學化管理的思維意識也在與時俱進的不斷發展，通信建設工程的運行各行各業中牽涉越來越廣泛與深入，這就要求通信建設工程的質量必須高標準嚴要求化。特別是在新時期新環境下推崇精準管理與質量精細化階段，這就讓通信建設工程必有一套完善系統科學化精準的評估體系。在實施建設通信工程嚴要求高標準建造前提下，加重對通信數據文件資料的精確分析研究，通信工程建設時就會避免盲目依靠感覺與經驗來施工建設，貫徹落實嚴要求與高標準的施工要求，將通信建設工程檔案作為工程核心基礎，我們除了要注重建設施工方法，還要將質量細化分析運用到通信建設工程檔案中去，使用相關的驗證標準來檢測通信建設工程檔案質量并進行綜合的評估。簡單來說，通信建設工程質量的好與壞是通過通信建設工程檔案來直接體現的，以此只有進行綜合質量評估才能判斷工程如何。一般情況下，通信建設工程質量可以通過通信建設工程檔案的制定直觀明了的體現出來，解讀了解字面意思后，還必須從通信建設工程全面及背后進行研究了解。通信建設工程中很多數據資料，如文字、圖片等等數字化資料屬于隱蔽工程，只有通信建設工程竣工以后這種數字文件資料我們只有通過相關方法才能查閱，這就要求通信建設工程建設中要做到嚴格要求每一步相關工藝切實精準，只有這樣，才能確保通信建設工程檔案完工后正常便捷的使用。通信建設工程檔案質量的好壞，從側面反映了通信建設工程建造時是否按照相關管理規定來建造及相關建造人員素質及技術水平，通信建設工程檔案質量的好壞問題與其他行業也有著緊密的關系。
二、通信建設工程檔案中存在的問題
第一，通信建設工程檔案管理存放不重視。相關建設單位相關負責人員對通信建設工程檔案重視度不夠，多數情況下會將檔案工作直接轉交給建設施工單位，監督性弱甚至直接使監督工作有名無實。個別建設施工單位沒將檔案文件分類歸檔，工程完工以后，致使檔案遺失，無法交還回建設單位，這就會使通信建設工程檔案中前期的文獻數字文件散失，直到通信建設工程完工檢查驗收前期，建設單位要求施工移交工程前期建設相關資料時，施工單位才會將現存的零散文件交還，這就使通信建設工程檔案前期資料不完整。第二，通信建設工程檔案資料不完整。信息產業中通信建設工程檔案關鍵問題是檔案的完整系統化。資料事無巨細的與通信建設工程檔案有關的內容都要及時入檔。但是實際情況與工作中，可以發現通信建設工程檔案中很多資料不齊全，丟失現象嚴重。比如通信建設工程檔案簽訂的相關合同協議及政府相關單位批復的文件回復等等文件都有漏存與遺失情況發生。通信建設工程檔案資料的流失勢必會給工程完工以后帶來各種各樣的麻煩，嚴重時甚至會引發經濟糾紛。第三，通信建設工程檔案管理內容質量空洞。首先，是檔案文件原件歸檔不及時，復印的文件多，求其原因是相關資料文件的監管部門或個人疏忽大意，未能及時追回資料文件原價，對通信建設工程檔案相關設計施工單位合作中馬虎大意，其次，法律文件文書手續準備不充分。很多沒有建設施工，設計及監理等相關部門或負責人簽字和蓋章。最后，雙方簽訂的合同和協議有無簽字及加蓋公章的情況發生，致使通信建設工程檔案完工后，達不到相關要求。第四，通信建設工程檔案管理人員專業技術差。負責整合通信建設工程檔案文件資料的相關人員自身文件資料處理技術一般，為經過專業培訓，導致業務能力不強，收集整合的資料往往缺乏重點內容，僅是單純的流水賬。第五，通信建設工程檔案領導決策層重視度低。個別通信建設工程檔案單位領導決策層重發展，輕視檔案管理建設的老思想根深蒂固，在通信建設工程檔案方面沒有配足足夠的專業技術人員。第六，通信建設工程檔案施工操作單位沒有落實專人負責制度。相關施工人員因為要要忙于施工建設，對檔案資料收集、整合、分類歸檔可能會習慣性忽視，很多時候，施工建設單位領導決策層都會推脫不承擔通信建設工程檔案的擔當。第七，部分通信建設工程檔案相關設計人員是檔案資料的編輯整合者，害怕檔案資料分類歸檔后查找調閱麻煩，就講檔案資料自己存放，沒有分類歸檔，很多時候導致通信建設工程完工后，檔案資料遺失。
三、加強完善通信建設工程檔案資料管理系統化
第一，通信建設工程檔案檔案資料源頭分類歸檔工作。編輯監察通信建設工程檔案資料文件的相關負責人員，應當嚴格按照檔案工作相關管理規定，積極主動的與工程建設施工監管部門或負責人溝通交流，強調并督促建設施工單位工程建設中監察部門對通信建設工程檔案的，說明各相關部門監管責任與職責。建設監管部門和施工單位、編制設計單位，監察單位都要單獨簽訂合作協議及正規合同，并將這些內容整理分類后都收入檔案中，這樣就可以使各方合作單位能夠切實認真的落實執行制定的相關合同與協議，將責任明晰化，各單位承當相關責任的檔案資料，從通信建設工程檔案資料文件源頭抓起。第二，通信建設工程檔案監管人員嚴把文件資料治療關。通信建設工程檔案資料文件都有一定的連續性和相關性，基于此點通信建設工程檔案監管人員要結合自身實際工作經驗，分析整合通信建設工程產生的各種類型資料文件，并對其嚴格認真的進行分類歸檔，解決存在的問題，通信建設工程檔案資料的質量。在通信建設工程施工建設早期，對文件資料檢查要查看是否完整，精確，體系化，重點注意通信建設工程施工建設中產生的重點文件資料是否已分類歸檔及是否完整。對通信建設工程檔案資料文件的嚴格仔細檢查，可以有效提高案文件的質量，養成檔案工作的規范化，使通信建設工程檔案監管人員強化檔案監管意識并熟悉了解檔案監管工作的流程。第三，完善健全通信建設工程檔案工作制度。檔案監管相關部門應當完善健全制定通信建設工程檔案的相關工作規定，使通信建設工程檔案的分類歸檔領域、通信建設工程檔案工作的步驟、通信建設工程檔案資料文件的整合與分類歸檔、通信建設工程檔案的交接等問題都加以解釋明確，方便對通信建設工程檔案的監管各方進行高效管理，確保檔案資料文件，完整、精確與體系化。第四，切實做好通信建設工程檔案的保存和運用工作。當通信建設工程完工以后，相關的監管人員應當按時定期的對上級監管部門或負責人進行檔案文件的檔案交接工作，檔案資料文件監管人員也要切實做好所交接答案文件的整合與保存工作，編制正規的目錄索引，確保檔案文件資料查找準確性及查全性，是通信建設工程檔案作用發揮到最大，為相關的產業企業提供關輔助。第五，監察通信建設工程檔案，嚴格審查，保證通信建設工程檔案資料準確性與系統化。在通信建設工程施工建設過程中，要責任劃分到個人，切實做到專人專項。檔案專業技術人員收集整合檔案資料，項目主管人員負責核查審計及簽名認證，通過管理部門檢查后有工程部門分類歸納。同時嚴格控制好施工建設單位及相關人員使用檔案資料應當及時登記時間及使用者身份或部門。第六，專業技術過硬的通信建設工程檔案監管人員是通信建設工程日常應用及維護的核心力量。通信建設工程檔案監管工作是第一線的后期輔助工作，是通信建設工程正常運行的關鍵。通信建設工程監管人員的人用，要嚴把所用人的專業技術能力及職業素養，日常工作中要按時定期的開展專業技術人員的專業學習與職業素養培訓，從思想上高度重視通信建設工程監管人員的政治覺悟。
四、未來通信建設工程檔案在各行各業中的發展
政府、企業未來辦公自動化已經是不可避免的趨勢，通信建設工程檔案在未來辦公自動化的發展潮流中是最大的輔助力量。通信建設工程檔案也注定會取代現有政府及企業現有的辦公通信模式。結合本文以上所列通信建設工程檔案中問題進行分析后，可以大體上整理出未來政府及企業等單位辦公通信模式的發展潮流，可以概括為二大方面：第一，通信建設工程檔案標準制度化。政府及企業等單位在現有的通信建設工程檔案基礎之上，會出現一個涵蓋全國區域、可以多方同時橫向與縱向交換信息的通信建設工程檔案總檔案庫，并構建次一級的完整規定一致的子檔案庫借以整合全部的檔案文件資料。以此為基礎的，賦予地方政府及企業單位充足的自由運作權力，根絕實際情況及行業特點，加設個性化功能，保證全國通信建設工程檔案庫能夠全部鏈接，而各地彼此影響通信建設工程檔案的正常使用。第二，通信建設工程檔案移動化。現階段科學技術的飛速迅猛發展，通信保密安全與互聯網之間的摩擦必將得到徹底合理解決，通過相關技術手段保證通信建設工程檔案在接入互聯網絡以后，其通信建設工程檔案的保密性不會受到較大影響，還可單獨與互聯網絡外狀態下隔離單獨使用，通過多種類型的移動存儲設備進行扶著，這樣對防止檔案文件的遺失與非法操作及侵入都起到較好的保護措施。我國通信建設工程檔案與服務企業合作中出現的問題，只有針對性的整合出一些列通信工程檔案與服務企業合作中出現問題的解決方法。綜上所述，在通信建設工程檔案建設過程中，通信建設工程檔案監管屬于一個核心組成部分，通信建設工程檔案監管與通信建設工程質量有著密不可分的管理性。如果想要保證通信建設工程的質量就要嚴格落實通信建設工程檔案監管相關規章制度。因此，工程建設施工過程當中，負責通信建設工程檔案監管技術人員要加強自身專業技術學習，提升職業素養的同時還要強化崗位意識，對通信建設工程檔案存在的問題，進行問題分析整合，要及時處理這些問題，確保所監管的通信建設工程檔案無任何質量問題。
參考文獻：
