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【關鍵詞】高校房產產權檔案管理信息化
一、房地產權屬檔案管理的內容
1.房地產平面圖
房地產平面圖是一種反映房屋、土地現狀的專業圖。房地產平面圖是由測繪專業人員按國家規定的房產測量規范、標準和程序勘測和繪制出反映城市房屋和土地的分布、占有、使用等方面情況的專用性圖紙。
2.房地產有關證明和文件
有關證明文件是城市房地產行政管理部門在房地產權屬登記、調查、測繪、權屬轉移、變更等房地產權屬管理工作中直接形成的有保存價值的文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。
3.房地產卡片
房地產卡片是對房地產權利人的情況、房屋所有權、土地使用權狀況以及產權來源等情況扼要摘錄而制作的一種卡片。它按房地產產籍地號(丘號)順序,以一處房屋坐落中的每幢房屋為單位而填制的。
4.房地產登記簿冊
房地產簿冊是房地產權屬登記、發證中根據工作需要而分類編制的各種表冊的總稱。房地產產籍資料的各項內容應該是一致的,并應及時進行異動管理。
二、房地產權屬檔案的特點
1.專業性
權屬檔案產生于房地產專業部門。權屬檔案是專業性材料。房地產權屬管理工作特別是權屬登記工作,面廣量大,政策性強,形成的檔案材料專業性強。權屬檔案在內容和形式上與一般公文有明顯的區別,內容上反映房地權屬狀況和房地位置和面積大小,文件名稱采用房地產專業術語多,形式上,結構規范,多為表格式、填寫式。
2.動態性
權屬檔案的動態性是權屬檔案最顯著的特點。權屬檔案形成后,房地產權屬和房地情況并不是固定不變的,隨著產權人的變化,房屋的損壞倒塌,城市建設的發展,房地產市場的活躍,房屋的買賣、交換、繼承、贈與、分析等權屬轉移不斷發生,房屋的拆除、翻改、擴建日趨頻繁,土地分割、合并等房地變更又不可避免。因而房地產權屬處于不斷轉移和變更之中,具有極強的動態性。目前,權屬檔案因產權變更引起異動的每年約有20%。隨著產權人的變化、房屋現狀的變更,權屬檔案體系中的圖、檔、卡、冊必須作相應更改,檔案目錄甚至于檔案材料要作動態注記,檔案必須及時補充新材料,以確保檔案的真實性、系統性和完整性。產權的動態性,使權屬檔案成為“活”檔案。
3.真實性
權屬檔案是產權沿革的歷史記錄,這種記錄必須與實際相符,記載的產權人,產權范圍必須清楚,能在產權審核和排解產權糾紛中起憑證和參考作用。真實性是權屬檔案的生命,也是發揮檔案的現實效用的基礎和前提。
4.完整性
權屬檔案的完整性體現在兩個方面,一是房地結合,二是圖、檔結合。
5.價值性
房地產屬于不動產,價值高,在單位和個人的財產構成中占有重要地位。因此,權屬檔案屬于財產檔案。6.法律性
由記載房屋所有權歸屬的憑證材料組成的權屬檔案,具有法律效力,是房地產管理部門和人民法院確認房屋產權、處理房地產糾紛的重要依據。鑒于上述特點,特別是權屬檔案的專業性和動態性,表明權屬檔案應由房地產管理部門統一管理并單獨進行保管。權屬檔案不宜與文書檔案、會計檔案等其他門類檔案相混淆。
三、高校房產權屬檔案管理的現狀
我校檔案管理基本上都是停留在紙質文件、圖紙的狀態。房產部門的主要工作是檔案整理、編寫卷宗、存儲入庫、備查立卷等。許多檔案資料處于長期閑置的狀態,沒有及時整理歸檔,更沒有很好的利用。管理人員的管理觀念比較保守,習慣于傳統的手工操作方式來處理文本信息、處理房產檔案信息。這是因為房產管理人員多數不是專業對口的管理人員,沒有經過正規的學習、培訓,對檔案知識和技能不熟,只是對收集、整理、立卷、歸檔等一系列工作進行簡單的整理、分類、建檔,而沒有及時準確完整的進行更新;而且管理人員經常變動也造成檔案管理資料的保存不連續不持久,使房產檔案殘缺、間斷,一些數據丟失,導致房產檔案失去了歷史資料的功能和用途。
四、高校房產權屬檔案管理信息化的應用
住房制度改革以后,住房由原來的福利分配逐漸向社會化、商品化轉變。房屋產權的變動情況越來越復雜,房屋的買賣、繼承、贈與等行為都使房屋產權發生變化。房產檔案應該全面、及時地反映房屋產權變化的過程。房產檔案作為房屋產權變動的原始記錄,必須隨著房屋及房屋所有權人的變動而變動。但是因為房產檔案管理的信息化程度不高,信息變更速度慢,房產檔案的查詢和使用都很不方便。針對以上情況,建立一套符合學校特點,又方便快捷的房屋檔案管理軟件來提高管理效率是房產檔案管理發展的必然趨勢。房產管理信息化就是就是要把房屋的有關數據、信息、圖紙等存儲到計算機里,建立房屋信息數據庫,存儲各種形式的圖形和屬性數據,把圖形數據和屬性數據之間以有效的數據組織方法聯系起來,對數據的變動及時的更新,以方便于查詢和數據整理。
一、會計信息化審計的目標
1.會計信息系統的安全性
會計信息系統的安全性是指組成會計信息系統的硬件、軟件、數據資源是否受到妥善保護,不因自然和人為的因素而遭到破壞、更改或者泄漏系統中的信息。會計信息系統的資源通常包括硬件、軟件、數據文件、系統文檔、消耗性材料和其他設施。這些資源經常放在一處或幾處,硬件可能被惡意破壞,軟件和數據文件的內容可能丟失或毀損,消耗性材料和數據資源可能未經批準而被使用。會計信息系統的安全是通過建立相應的安全控制措施而加以保護的,評價會計信息系統的安全性,主要是審查會計信息系統的安全控制措施是否健全有效,對于不足之處應提出需要進行改進與完善的建議。
2.會計信息系統的可靠性
會計信息系統的可靠性是由其中的硬件系統的可靠性、軟件系統的可靠性及數據的可靠性等因素共同決定的。軟件系統的可靠性是指在運行環境中,在規定的運行時間內或規定的運行次數下,程序和所有數據元素運行不同測試用例的無差錯概率。硬件系統的可靠性是指在一個指定的時間周期內,在給定的控制條件下,硬件系統執行所需功能的成功概率。數據可靠性是指數據的真實、準確和及時,它取決于系統絕對數據的處理過程是否準確無誤,以及確保數據可靠的控制措施是否有效。系統的可靠性還體現在它的容錯能力上。對會計信息系統可靠性的評價要檢查系統的運行是否穩定可靠、是否容易出現偏差和錯誤,是否能抵御外界干擾而正常工作。評價會計信息系統的可靠性時,審計人員應對決定會計信息系統可靠性的各項因素進行綜合審查和評價。
3.會訓信息系統的有效性
會計信息系統的有效性是指該系統能否實現既定的目標、系統的各項處理過程是否符合國家法律和有關規章制度的要求。評價會計信息系統的有效性,必須了解用戶的需求。會計信息系統有效性的審計一般在系統運行一段時間之后進行,通過事后審計可確定會計信息系統是否能實現既定的目標,根據審計的結果,管理者可做出相應的決策。
二、會計信息化審計的特點
1.審計的所有領域全面運用現代信息技術
目前,審計在每一領域都還做得不夠,如:尚未構筑起適應現代技術發展的一種或多種可能的、可用于解釋和預測多種審計現象的多維審計理論—,這種理論將使對審計環境、目標、本質、假設、概念、標準、技術、方法、過程等的論述更新穎、更豐富、更具邏輯性和環境適應力;急需加速我國的審計工作從落后的“繞過計算機審計”向先進的“通過計算機審計”和“使用計算機審計”轉化。如何利用現代信息技術管理責任與風險巨大的審計(尤其是獨立審計)行業是一個值得探討的問題,新時期,所有的審計人員都應成為完全意義上的電腦審計人員,而這是審計(后續)教育的重要任務。
2.會計信息化審計系統具有極強的適應性
信息化會計信息系統的多元、實時、開放性使會計信息化審計也具有多元、實時、開放性特征,實時審計、會計責任審計、環境審計、境外審計等都將因此而變得更加容易。
3.會計信息化審計將對傳統審計進行重整
盡管“兩權分離的程度決定了審計主體的種類和被審計單位的形式”,“審計效率和審計風險的矛盾決定了審計程序和方法的歷史變遷”,但如果所有的計算機只囿于會計電算化信息系統的水平,提供的信息單一、過時、封閉,國外的會計師事務所的非審計業務(其必須依賴于多元、實時、開放的信息)收入又怎能達到其總收入的70%(我國僅30%左右)?事實上,正是信息量極大豐富的信息化會計信息系統和全新的會計信息化審計理論,支持了卓有成效的“四大”國際會計公司及其或集權或分權的管理模式,支持了審計效率和審計風險矛盾的最有效的解決,從而支持了現在和將有的多種繁雜的具體業務。
三、會計信息化審計的策略
1.建立會計信息化審計組織機構
會計信息化審計組織機構不健全將會阻礙我國會計信息化審計的發展。為適應未來我國會計信息化審計發展的客觀要求,我國應盡快建立自己的會計信息化審計組織機構,按照會計信息化審計的要求組織、協調會計信息化審計工作,規劃會計信息化審計的發展策略和職業培訓計劃,研究會計信息化審計理論、方法、技術和規范,指導會計信息化審計工作。在這項工作的起步階段,政府應加強領導力度,從宏觀上搞好規劃安排,從資金和技術上扶持會計信息化審計,有效規劃、部署和指導我國的會計信息化審計工作。2.加強會計信息化審計理論研究
審計理論來源于審計實踐,又反過來指導、促進審計實踐,二者不可偏廢。沒有審計實踐,審計理論無法產生,沒有審計理論指導的實踐會走彎路。因此,要在審計實踐中善于及時發現、總結規律性的問題,將其上升到理論的高度。國內學術界、政府研究機構應當加強會計信息化審計的理論研究,積極開展學術交流,密切關注國際會計信息化審計的最新發展動態,不斷發展與完善會計信息化審計理論,從而更好地為會計信息化審計實踐活動提供指導,促進我國會計信息化審計事業的發展與繁榮。
3.制定會計信息化審計準則
會計信息化審計同傳統財務審計相比,在審計對象、審計目標、審計內容等方面均有所不同。為了規范會計信息化審計業務,明確工作要求,保證執業質量,應研究和制定我國的會計信息化審計準則和實務指南。會計信息化審計發展到一定階段,必須由行業組織出面將實踐經驗加以總結,并把有關概念、工作流程和技術方法固定和統一起來,形成行業標準和規范。
4.強化企業領導加強管理與控制的觀念
樹立企業領導的信息化會計信息系統管理意識是開展會計信息化審計工作的關鍵。因此,企業主管部門在充分領會國務院有關“國民經濟信息化”指示精神,認真抓好企業信息化建設的同時,還必須注重對企業領導進行會計信息化系統管理與控制的思想教育,促使企業領導從企業生存與發展的高度來認識會計信息化審計的重要意義,重視會計信息化審計工作,將會計信息化審計作為一項重要工作來抓。
5.大力培養會計信息化審計人才
從內部講,一是強化培訓。各級審計機關要擁有完備的培訓基地,從自己的需要加強不同崗位的適應性培訓;二是重點選拔。即有重點地選派一些“尖子”人才進高校深造,進行知識更新,或參與國際技術交流和技術合作,在實踐中不斷增長才干;三是完善機制。要逐步形成能有效鼓勵各類人才脫穎而出,能最大限度地挖掘,激發各類人才智力潛能的運行機制,使知識最終能作為最重要的生產要求參與分配。
6.加大會計信息化審計的宣傳力度
開展會計信息化審計的主要障礙之一是對會計信息化審計的必要性認識不足,必須加大會計信息化審計的宣傳力度,如實宣傳網絡環境下重構后的會計信息系統所帶來的風險,大力宣傳會計信息系統控制的重要性,讓更多的經營管理者,真正認識到開展會計信息化審計的必要性,增強會計信息化審計的迫切性,促進社會輿論對會計信息化審計的理解與支持,進而推動會計信息化審計工作的開展。
作者單位:河南工程學院
參考文獻:
[1]謝詩芬.高級財務會計問題研究[M].四川:西南財經大學出版社,2004.45-52.
在檔案信息化突飛猛進的背景下,相關的檔案信息安全管理制度卻未及時地建立起來,給別有用心的人竊取和不當利用檔案信息以可乘之機,嚴重危害著檔案信息的安全。比如,有的檔案管理單位解答了檔案利用者的問題,因為認為該問題具有代表性,就將該問題放入常見問題資訊庫中。若該檔案管理單位缺乏檔案信息的保護制度和保密意識,沒有對咨詢人的個人信息進行必要的屏蔽和處理,可能會造成用戶信息的泄露,侵犯檔案利用者的隱私權。再比如,有的地市住房公積金管理網絡系統由于缺乏相應的安全制度和技術保障措施,只需要輸入公積金繳存人的姓名就可以查閱到其工資水平和住房公積金繳納情況,而個人的收入狀況屬于個人不愿向外界透漏的的隱私,這就造成了個人檔案信息的泄露。
(二)檔案網絡化管理帶來的信息安全隱患
網絡化管理給檔案管理工作帶來便利。但是,計算機感染木馬病毒和遭受黑客惡意攻擊的風險給檔案信息的安全性帶來隱患。木馬程序一旦侵入檔案管理系統,很可能會破壞檔案信息數據,甚至會采取篡改、盜竊、銷毀檔案數據的破壞手段,造成檔案管理的混亂,給檔案數據的安全性帶來致命損害。另外,以光盤、硬盤等存儲介質為載體的電子數據檔案有其自身不可克服的缺點,如信息數據不夠穩定、易于損壞和難以固定保存等,加之檔案存儲設備更新速度很快,若不對檔案存儲設備以及相關的計算機硬件和軟件及時更新,解決數字檔案的格式轉換等問題,極易造成檔案數據丟失、毀損或無法順利讀取等情況發生。
(三)檔案管理造成的信息安全隱患
檔案信息化對檔案管理人員的素質提出了更高的要求,要求檔案管理人員不但要精通檔案管理知識,還要精通互聯網知識、計算機和相應檔案管理軟件的操作方法。但是,當前檔案管理人員的年齡結構存在普遍偏大的狀況。有些年齡較大的檔案管理人員知識更新不夠及時,仍然拘泥于傳統的檔案管理模式,對信息化的檔案管理可能會感覺力不從心。因為對檔案管理設備和檔案管理軟件研究不夠深入,操作熟練程度不夠等原因,在管理過程中容易造成檔案數據意外刪除等丟失毀損情況,構成檔案信息的安全隱患。
二、加強檔案信息安全的舉措
(一)加強制度建設,提高檔案安全管理意識
首先,單位領導要充分認識到檔案信息安全管理的重要性,制定相應的檔案信息安全管理制度,與檔案管理人員簽訂檔案安全管理責任承諾書,安排專門檔案管理人員對所有檔案信息進行保密管理,規范檔案信息的保密審查程序和公開程序,確保做到公開的檔案信息不,的檔案信息不公開。同時,要完善檔案信息安全防范機制,嚴格禁止其他計算機對檔案管理系統網絡的接入和訪問,的檔案信息不允許與互聯網聯接,的計算機要設置專用密碼,在轉為非計算機時要按照《保密法》的規定對存儲硬盤進行拆除。
(二)不斷提高檔案安全管理技術,做好電子檔案的異質備份工作
首先,提升檔案安全管理技術是保障檔案信息安全的有效途徑,要定期對管理檔案的計算機設備進行殺毒軟件的升級,及時對病毒進行掃描和查殺,避免木馬程序和黑客惡意侵入檔案管理系統。同時,定期對檔案管理設備如計算機設備、打印機、復印設備等進行檢查,確保各種檔案管理設備的正常使用。其次,承載電子數據檔案的存儲設備有別于傳統的檔案載體文件,對它的讀取必須依靠必要的硬件設備和閱讀軟件才能夠實現,對這些電子文件檔案同時轉化為其他類型的載體就成為必要。做好電子檔案的異質備份工作,就可以防止隨著技術的發展出現現有的電子檔案因為缺乏相應的閱讀設備和軟件而不能順利讀取的尷尬局面。異質備份的常見方法主要有:將網絡下載文件轉變成紙質文檔;將紙質文檔通過掃描等手段轉換成電子文檔;將現有的電子照片通過拷貝等形式制作成多份備查等。
(三)優化檔案管理人員結構,提高檔案安全防范意識
檔案管理的信息化對檔案管理人員的素質提出了更高要求,要優化檔案管理人員結構,建立形成梯隊的復合型檔案管理隊伍。檔案管理人員不但要熟悉檔案管理方面的業務知識以及相關的檔案管理法規,還要對計算機操作、互聯網知識等現代化的科技知識做到熟練掌握。這就要求我們必須要建立健全檔案管理人員的管理制度,對檔案管理人員的配備、流入流出等規定嚴格的程序,明確各類管理人員的工作職責和違反規定造成檔案安全信息不當泄露應承擔的責任。要定期對檔案管理人員進行業務知識和檔案信息安全管理方面的培訓,提高他們的安全防范意識和防范技能水平。
一、信息化的內涵、信息資源的性質及信息的安全問題
“信息化”一詞最早是由日本學者于20世紀六十年代末提出來的。經過40多年的發展,信息化已成為各國社會發展的主題。
信息作為一種特殊資源與其他資源相比具有其特殊的性質,主要表現在知識性、中介性、可轉化性、可再生性和無限應用性。由于其特殊性質造成信息資源存在可能被篡改、偽造、竊取以及截取等安全隱患,造成信息的丟失、泄密,甚至造成病毒的傳播,從而導致信息系統的不安全性,給國家的信息化建設帶來不利影響。因此,如何保證信息安全成為亟須解決的重要問題。
信息安全包括以下內容:真實性,保證信息的來源真實可靠;機密性,信息即使被截獲也無法理解其內容;完整性,信息的內容不會被篡改或破壞;可用性,能夠按照用戶需要提供可用信息;可控性,對信息的傳播及內容具有控制能力;不可抵賴性,用戶對其行為不能進行否認;可審查性,對出現的網絡安全問題提供調查的依據和手段。與傳統的安全問題相比,基于網絡的信息安全有一些新的特點:
一是由于信息基礎設施的固有特點導致的信息安全的脆弱性。由于因特網與生俱來的開放性特點,從網絡架到協議以及操作系統等都具有開放性的特點,通過網絡主體之間的聯系是匿名的、開放的,而不是封閉的、保密的。這種先天的技術弱點導致網絡易受攻擊。
二是信息安全問題的易擴散性。信息安全問題會隨著信息網絡基礎設施的建設與因特網的普及而迅速擴大。由于因特網的龐大系統,造成了病毒極易滋生和傳播,從而導致信息危害。
三是信息安全中的智能性、隱蔽性特點。傳統的安全問題更多的是使用物理手段造成的破壞行為,而網絡環境下的安全問題常常表現為一種技術對抗,對信息的破壞、竊取等都是通過技術手段實現的。而且這樣的破壞甚至攻擊也是“無形”的,不受時間和地點的約束,犯罪行為實施后對機器硬件的信息載體可以不受任何損失,甚至不留任何痕跡,給偵破和定罪帶來困難。
信息安全威脅主要來源于自然災害、意外事故;計算機犯罪;人為錯誤,比如使用不當,安全意識差等;“黑客”行為;內部泄密;外部泄密;信息丟失;電子諜報,比如信息流量分析、信息竊取等;信息戰;網絡協議自身缺陷,等等。
二、我國信息化中的信息安全問題
近年來,隨著國家宏觀管理和支持力度的加強、信息安全技術產業化工作的繼續進行、對國際信息安全事務的積極參與以及關于信息安全的法律建設環境日益完善等因素,我國在信息安全管理上的進展是迅速的。但是,由于我國的信息化建設起步較晚,相關體系不完善,法律法規不健全等諸多因素,我國的信息化仍然存在不安全問題。
1、信息與網絡安全的防護能力較弱。我國的信息化建設發展迅速,各個企業紛紛設立自己的網站,特別是“政府上網工程”全面啟動后,各級政府已陸續設立了自己的網站,但是由于許多網站沒有防火墻設備、安全審計系統、入侵監測系統等防護設備,整個系統存在著相當大的信息安全隱患。美國互聯網安全公司賽門鐵克公司2007年發表的報告稱,在網絡黑客攻擊的國家中,中國是最大的受害國。
2、對引進的國外設備和軟件缺乏有效的管理和技術改造。由于我國信息技術水平的限制,很多單位和部門直接引進國外的信息設備,并不對其進行必要的監測和改造,從而給他人入侵系統或監聽信息等非法操作提供了可乘之機。
3、我國基礎信息產業薄弱,核心技術嚴重依賴國外,缺乏自主創新產品,尤其是信息安全產品。我國信息網絡所使用的網管設備和軟件基本上來自國外,這使我國的網絡安全性能大大減弱,被認為是易窺視和易打擊的“玻璃網”。由于缺乏自主技術,我國的網絡處于被竊聽、干擾、監視和欺詐等多種信息安全威脅中,網絡安全處于極脆弱的狀態。
4、信息犯罪在我國有快速發展趨勢。除了境外黑客對我國信息網絡進行攻擊,國內也有部分人利用系統漏洞進行網絡犯罪,例如傳播病毒、竊取他人網絡銀行賬號密碼等。
5、在研究開發、產業發展、人才培養、隊伍建設等方面與迅速發展的形勢極不適應。
造成以上問題的相關因素在于:首先,我國的經濟基礎薄弱,在信息產業上的投入還是不足,尤其是在核心和關鍵技術及安全產品的開發生產上缺乏有力的資金支持和自主創新意識。其次,全民信息安全意識淡薄,警惕性不高。大多數計算機用戶都曾被病毒感染過,并且病毒的重復感染率相當高。
除此之外,我國目前信息技術領域的不安全局面,也與西方發達國家對我國的技術輸出進行控制有關。
三、相關解決措施
針對我國信息安全存在的問題,要實現信息安全不但要靠先進的技術,還要有嚴格的法律法規和信息安全教育。
1、加強全民信息安全教育,提高警惕性。從小做起,從己做起,有效利用各種信息安全防護設備,保證個人的信息安全,提高整個系統的安全防護能力,從而促進整個系統的信息安全。超級秘書網
2、發展有自主知識產權的信息安全產業,加大信息產業投入。增強自主創新意識,加大核心技術的研發,尤其是信息安全產品,減小對國外產品的依賴程度。
3、創造良好的信息化安全支撐環境。完善我國信息安全的法規體系,制定相關的法律法規,例如信息安全法、數字簽名法、電子信息犯罪法、電子信息出版法、電子信息知識產權保護法、電子信息個人隱私法、電子信息進出境法等,加大對網絡犯罪和信息犯罪的打擊力度,對其進行嚴厲的懲處。
4、高度重視信息安全基礎研究和人才的培養。為了在高技術環境下發展自主知識產權的信息安全產業,應大力培養信息安全專業人才,建立信息安全人才培養體系。
教育部在《2003-2007年教育振興行動計劃》中提出要“實施教育信息化工程”,經過幾年的努力,我國高校信息化建設取得了巨大的成就,大多數高校都建立了各自的信息網絡,信息化水平在不斷提高。但是從目前情況看,高校信息化仍存在諸多不足,信息化建設仍任重道遠。
一、高校信息化建設對高校發展的推動作用
近年來高校信息化建設進行得如火如荼,信息化使學校的管理更為便捷高效,學生的學習效果明顯提高,資源和成本得到有效的利用,浪費得到遏制,對高校的發展起到了極為重要的作用,引發了教育教學的重大變革。
1.促進了教學模式的豐富和發展
以課堂與老師為中心的傳統教學模式受到信息化的沖擊,網絡、電子課件、多媒體設備等先進的現代化技術不斷在教學活動中得到運用,輔助教學手段的豐富使得教學過程更為生動,教學效果明顯提高。課堂不再是老師單純的板書和講授,整個授課過程更具生動性、互動性和啟發性,課堂技術含量和知識量都大幅提高,教學質量進步明顯。
2.優化了人才培養模式,提高了培養人才的素質
高數量、高質量的教學資源、信息資源的共享和傳播,使得高校教育更為靈活,學生學習更為自主。學生可以獲取更多的信息和資源,增強處理信息的能力,進一步促進其信息素養與自身創新能力,人才培養模式從注重知識傳授轉變為培養學生的自主學習能力和自主創新能力,并進一步促使知識價值的轉化。信息化的發展對培養新型創新的高素質人才起到了強力的催化作用。
3.保障了教育規模的擴大和教育效益的提升
隨著高等教育大眾化時代的到來,高校教育規模不斷擴大,師資、教學場地等教學資源的不足是困擾各個高校的一大問題,通過網絡化和信息化來進行教學容量的擴充成為解決問題的有效手段。許多高校通過信息化的發展實現了對本校教育資源的最大優化,提高了辦學效益和辦學質量。
4.提高了教學管理水平和工作效率
許多高校利用信息化建設提高了學校管理層面的辦公自動化水平,加快了學校管理業務流程的合理重組和管理職能的轉變,服務進一步突出,許多日常管理工作更為快捷,提高了工作效率,形成了高效的、充滿活力的新型管理機制。
二、高校信息化建設面臨的主要問題
1.思想觀念上認識不到位,缺少統一規劃和長遠目標
當前,數字化、信息化應用不斷進入企業、政府乃至家庭的各方各面。為適應社會的發展,作為社會科技進步的前沿陣地,高校紛紛開始建設高效發達的信息網絡應用體系。然而許多高校信息化建設沒有長遠規劃,資金投入只是以滿足現有的應用為目標,由于信息產業的更新換代極為迅速,信息化建設投入的后備資金不足,勢必造成升級和維護的困難,使信息化建設難以可持續發展。
(1)對信息化理解不深,未能統籌規劃
教育信息化是項龐大的系統工程,要求全校各個部門協調統一,全局考慮,進行信息化的建設,這樣全校資源才能有效共享,提高各項工作的效率。而許多高校的信息化建設沒有統一思想和認識,缺乏合理規劃和組織協調,信息化設備的配置不平衡。信息系統的開發由校內各部門根據業務分工不同自行組織實施,各系統采用的技術架構和技術實現方案差異很大,造成一些關鍵性的數據和代碼缺乏統一的標準,系統之間的信息共享非常困難,影響了信息化資源的有效利用。各種應用系統各自為政,顯得零亂和低效。
(2)制度和政策不健全
信息化建設應是項長久的可持續發展的工程,需要建立與之配套的規章制度和政策方針,而許多高校都沒有建立完善的關于信息化工程的規章制度,對于信息化建設過程中的管理、使用和維護缺乏相應的政策和規定,使得信息化建設難以規范,信息化成果不能有效利用。
(3)缺乏統一的強有力的校級信息化管理機構
校園信息化建設無論從基礎設施論證、規劃和建設,還是相應制度、政策制訂和日常管理都涉及學校的各個方面,這不僅需要一個強有力的技術支持部門,而且需要管理部門、業務部門和學術機構的密切配合和參與。因此成立專門機構來組織和管理整個學校的信息化工作對于從組織和制度上保障校園信息化工程的順利實施是非常必要的。而我國大多數高校缺少這樣一個強力的管理部門。
2.規劃不合理,重硬件輕維護,重建設輕應用現象突出
高校信息化過程中普遍出現的一大問題是建成易,維護難。在建設過程中偏重于硬件設施的建設,在初始的硬件和軟件建設建成后,是否能有效利用卻是無人問津。有些部門缺少技術人員和維護人員,無力進行相應的后續更新和維護管理,空有一流的設備,卻發揮不出其應有的作用。
我國高校的信息化建設現階段還處于從軟硬件基礎設施建設向信息化應用的過渡階段,許多高校投入巨資興建起信息網絡,開發或購買了大量應用軟件,建設成了很好的基礎平臺,但對硬件系統和軟件系統卻不能物盡其用。多數高校主要的軟件應用平臺有教務管理系統、學生管理系統、財務管理系統等辦公自動化系統,它們存在的普遍問題是各自為政,自成體系,不能有效共享。真正能應用于網絡教學和管理的高信息化配套建設還很薄弱。
我國大多數高校對信息化建設不重視,學校投入大量資金進行各項開發建設,但用于建設的資金分配卻不甚合理。有統計資料表明:高校投入資金的47%用于購買硬件,40%用于購買軟件,9%用來開發,只有4%計劃用來培訓。“重建設,輕應用”現象十分突出,造成了購買來的計算機半數以上沒有充分利用而處于閑置狀態。這使我國高校普遍存在一個突出問題:一方面資金利用不合理,一方面卻又陷入建設和維護經費不足的窘境。
3.忽視人力資源建設
我國高校許多部門信息技術力量都比較薄弱,信息化系統的應用能力和維護能力較差,需要進行大量的培訓和教育,但許多高校對于人力方面的建設做得極為不夠。一方面學校沒有形成固定的長期的培訓模式,另一方面由于沒有相應的激勵機制,有些教師、管理人員和學生對參加相關培訓積極性不高。造成了許多高校的師資隊伍和管理人員跟不上信息化的節奏,信息化素養不高,應用效率較低。致使主要的應用開發和維護工作仍嚴重依賴于校外公司技術力量或校內學生,導致項目生命周期短,可維護性差且維護費用高。因此,為充分利用信息化資源,促進信息化工作穩步、協同、有序的發展,必須建立切實有效的運行機制,加強培訓和人力資源建設。
三、加強理念建設是高校信息化建設的關鍵
空有優秀的技術人員是無法解決信息化建設中的各種問題的,在高校推進信息化的發展過程中,仍然存在許多落后和陳舊的理念,嚴重影響著信息化建設的發展。高校信息化建設過程中出現的問題追根溯源要從源頭,從思想觀念上來提高認識,全民動員,這樣才能解決。理念的差異造成各個高校信息化建設的發展程度和信息化的利用效率各不相同。以往在高校的信息化建設中,主要突出基礎設施的建設,卻忽視了高校各級人員的思想觀念和相關理念,致使信息化建設中出現各種問題。因此必須加強信息化建設中的理念建設,提高高校各層次人群的信息化素養,使人們的思想觀念能適應信息化建設的需要。
1.領導者的理念:要與時俱進,把握信息化趨勢
高校信息化建設是個巨大的工程,需要投入大量的人力、物力和財力,因此幾乎每個高校信息化建設的規劃和部署都是由校級領導親自把關。信息化建設中,領導是關鍵,不但制定建設規劃,設定建設基準,對設備、資源、人力和培訓等進行詳細的規劃,而且要組織制定各項規章制度,使信息化建設后的管理和使用能有章可循,其目的是保障信息化成果能合理使用和有效使用。因此領導的理念必須緊跟時代步伐,大局觀強,對信息化的發展趨勢要有清楚的認識,并能從自身做起,學習先進的信息化理論,這樣才能統攬全局,高瞻遠矚,全盤規劃,制定適合自己學校的信息化建設方案和長遠目標。
現在許多高校提出了建立專門的校級信息化管理機構,設立對學校辦學目標、策略理解透徹,對信息化建設能全程負責的首席信息官CIO,使信息化發展能統籌規劃、集中建設。這種設想的提出,也反映了需要加強領導者的理念建設,信息化建設需要具有先進理念的領導者。2.教師的理念:要緊跟時代步伐,充分掌握和利用信息化技術為教學科研服務
信息獲取能力、識別能力、接受能力、存儲能力、評價能力、利用能力以及創造能力已成為信息時代教師必備的信息能力。而有的教師卻忽視信息素養的培養,信息意識較弱,觀念陳舊,他們排斥用多媒體系統來上課,不愿使用網上教學系統和科研系統,信息能力低下,主要表現為缺乏信息檢索知識和計算機運用能力。如果抱著這種傳統的觀念,不認可信息化的優勢,或是因教學、科研繁忙不愿花時間學習信息技術,寧愿采用傳統的方式進行學習研究,必將對信息化的發展產生巨大的阻力,在一定程度上也會阻礙自身能力的發展。產生這種現象的原因是教師對信息化的理解不深,不能看到信息化能帶來的好處。因此學校應加強對這些教師的信息化理念的培養,著重提供各種培訓和體驗活動,使其能體會到現代信息化對教學科研的幫助,并頒布各項條例鼓勵或規定其使用信息技術,使其從思想理念上認可信息化,并利用信息技術為自己服務。教師在信息化過程中從傳統向現代化轉化,要循序漸進。
3.學生的理念:要充分理解信息化帶來的便利,自覺學習信息化技術
學生作為高校的主體,學習上已不再單純依賴書本和黑板,現化化教學信息手段的應用使學生的學習有了更大的自主性和靈活性,也使得學生的學習效率大幅提高。當前高校一卡通的實行,大量信息終端的設立,使傳統的學習生活中融入了大量的信息化內容,對學生信息化素質的要求也越來越高。高校學生現階段對信息化知識的學習態度呈兩極分化態勢:一極對信息化持積極態度,他們從思想上認識現代化信息手段的重要性,對信息化理論的學習有迫切要求,利用各種途徑學習信息化知識;而另一極則仍以傳統的書本學習為主,思想上認為只要從書本中學習相關專業知識即可,沒有認識到信息化的優勢,不愿投入精力進行現代化電子信息技術相關知識的學習。
學生是善于接受新事物的群體,信息化帶來的便利很容易使他們從理念上重視信息化資源的使用。但同時也要給以合適的引導,使他們摒棄不良的網絡習慣和網上誘惑,使信息網絡能成為他們學習和生活的工具。因此要合理引導他們利用學校信息化資源,將大量的學習資源、校內公告及時在網絡上公布,以此培養學生的信息化熱情,正確引導他們從學習互聯網知識到通過互聯網學習的過程,將信息網絡及技術變成自覺學習、自我發現、自我探索的工具。在高校學生中應培養這樣一種理念:應像看書寫字一樣利用信息網絡,不知如何利用網上信息,就等于成為了高校中的“文盲”。
4.管理人員的理念:應著重培養服務的意識,自覺利用信息化辦公平臺
高校管理人員是校園信息化系統使用的主體,網上辦公是信息化建設的一個基本目標。不同于教師階層,我國多數高校的管理人員仍存在素質不高,層次參差不齊等問題,許多人員信息化水平較低,習慣于按傳統的手工模式進行日常辦公。因此加強教育和培訓是十分重要的。尤其是要加強管理人員在觀念上對信息化的理解,在理念上跟上學校和社會信息化的步伐,培養辦公人員的信息化意識,使其能對工作領域內的信息化應用提出合理化建議,從而實現效率的提高和成本的節約。高校管理人員的服務精神在信息化建設過程中應起貫穿和指導作用。
5.技術人員的理念:應加強服務意識,樹立合作意識,強調管理和維護
專業技術人員能緊跟科技發展的步伐,在建設和維護中發揮著主導作用。但他們建設的出發點基本停留在技術層面,而對各部門實際的需求卻不能很好地把握。因此與一般技術人員不同,高校信息化技術人員要培養服務意識,加強與校內各個部門和實際使用者的交流和合作,深入調研,了解各部門的實際需求,根據學校的實際情況,加強創新性和務實性,綜合考慮技術層面和實際應用的需要進行相應的設計和建設。同時要明確信息化建設是“三分建設,七分管理和維護”這一理念,強調有效的維護和管理才能使信息化建設成果發揮出應有的作用。
四、結束語
大力進行信息化建設是高校發展的必然趨勢,一方面,飛速發展的現代信息社會對人才培養的模式、人才的素質等提出了更高更新的要求,需要高等學校培養出更多適應現代社會需要的人才。另一方面,高等教育本身需要以變革求生存,以創新求發展,突破傳統教育模式的束縛,走向教育現代化。這兩方面都需要以教育信息化作為支撐,教育信息化是我國高等學校進一步發展的必由之路。
信息化要發展,理念要先行,信息化理念的建設是高校信息化建設中的重要方面,信息化的發展依賴于理念的進步,樹立正確的信息化理念,才能促進信息化建設合理有序地發展。各高校要從思想觀念上提高對信息化建設的認識,加強教育和培訓工作,每個人都要把信息化技術作為自己工作學習中的重要工具,不斷學習和更新自身的信息化知識,解決相關的信息化問題,充分發揮信息化系統的優勢,利用信息化系統為自己、學校服務。
參考文獻:
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二、加強建設信息化科技檔案信息
首先,要突破傳統的檔案觀念,認識到建設信息化氣象科技檔案的重要性,積極的應用先進的信息技術以及網絡技術提供氣象科技信息服務給社會。這不僅是社會對氣象部門提出的要求,也是其自身發展的需求。其次,相關職能部門要提早制定氣象科技檔案信息化的建設規劃,確定其信息化建設的方向、目標以及要求,并且增加投入與其信息化建設規劃中。接著,氣象科技檔案充分利用網絡為社會服務。建立并完善局域網中氣象科技檔案網頁,進而更好的宣傳其工作以及更好的進行氣象科技檔案信息服務。后期持續對網絡內容進行豐富,為社會提供更加全面的查詢和利用服務。最后,氣象科技檔案信息化建設需要重新整合和定位其管理的業務流程、管理模式等,就需要檔案和計算機專業人員應用信息化觀念、技術、設備以及方法完成工作。可是當前在氣象科技檔案信息化建設的過程中缺乏既懂計算機技術,又掌握現代檔案管理基本知識,還能熟練應用網絡、熟練應用檔案管理軟件的人才,而這些人才可以存儲、編輯、檢索、利用氣象科技檔案。明確氣象科技檔案信息化建設的目標。首先是實現數字化和網絡化的氣象科技檔案信息,接著是實現接收、傳遞儲存、提供利用氣象科技檔案信息一體化,然后實現高度共享氣象科技檔案信息。也就是可以通過網絡查閱檔案館開放的檔案,超越了時間、空間、文件數量的限制,還也可以更具不用用戶的需求,提供個性化的服務。
實施氣象檔案信息化建設,還需要數字化原有館藏的傳統載體的檔案,也就是掃描、加工以及處理館藏的傳統載體檔案,進而實現其數字化,此項工作需要耗費大量的資源,包括人力資源、物力資源以及財力資源。此時,一定要及時的歸檔正在形成的電子文件,避免將來也要對正在形成的檔案資源數字化。如果沒有做好這樣工作,不僅不能專注精力數字化原有的館藏資源,還忽視了正在形成的電子文件,這是人力、物力、財力資源的雙重浪費。隨著不斷增強的電子文件功能和不斷膨脹的數量,如果缺乏相同的紙質文件歸檔,就可能導致檔案的斷檔。所以可以明確一個時間,以此為開始,不僅歸檔紙質氣象科技檔案文件,也歸檔電子氣象科技檔案文件,所以要實現整體的信息化建設。而檔案管理人員也要積極參與其歸檔工作,切實提出可行的氣象科技檔案管理和歸檔意見。雖然當前產生了大量的電子文件,可是紙質文件更具法律和憑證作用,所以在歸檔的時候既包括電子文件,也包括紙質文件。氣象科技檔案的信息化建設可以提高氣象科技檔案工作的標準化程度。為了提供更好的服務給用戶,需要應用統一的數據格式和元數據標準。當前,氣象科技檔案信息包括文本、圖像、音頻、視頻等,只有統一標準,制作規范,才能有效的儲存、管理和使用氣象科技檔案信息資源。此外,當前都是電子政務,需要依照統一的標準和規范接受、歸檔和管理電子公文以及文檔。當前,信息技術不斷發展,為了促使新舊設備以及系統之間可以兼容,長期的保存數字資源,也需要依照嚴格的標準信息化建設氣象科技檔案。
二、云計算應用于管理會計信息化的優勢
云計算是一種集靈活、高效、低成本、節能等優勢于一體的全新計算模式,將它與管理會計信息系統結合,能夠減少企業成本和提升企業會計信息系統靈活性,是未來企業信息化發展的方向。云計算和管理會計信息系統的結合具有以下優勢:
(一)降低企業管理會計信息化建設成本
傳統的企業會計信息化建設不僅需要建設大量的基礎設施,還需要支付高昂的信息化軟件安裝、維護費用,并耗費大量的企業人力成本。將云計算應用于企業管理會計信息系統,企業可按照自身需求向云計算的服務供應商購買軟件服務,按使用量付費,不必為機房、服務器、存儲硬盤和處理器等基礎設施投入大量資金。另外,軟件的安裝、系統的維護均可由服務供應商解決,大大降低企業的管理會計信息化建設成本。
(二)實現內部協同:企業內部管理更加高效
管理會計要發揮規劃、決策、控制、評價等職能,一切都要以信息為依據。如果沒有信息化作支撐,財務會計等相關信息就很難應用于管理會計。當今世界是一個大數據世界,收集、分析好這些數據,使企業決策更加科學,必須借助云計算平臺。如中興通訊等企業建立的全球財務管理體系,通過使用共享服務中心實現了建立“戰略決策支持、業務支持與核算共享服務”三方協同的財務管理模式,使財務和業務高度協同,不僅降低了企業的運行成本、還規避了企業內部的財務風險,促進了企業會計工作從核算會計逐步向管理會計轉型,使企業內部管理更加高效。
(三)實現外部協同:經濟活動主體間的信息傳遞更加便捷
傳統企業會計信息化建設下,各經濟活動主體相對獨立,企業很難同外部機構產生協同效應。眾所周知,企業的會計信息不僅僅只依賴企業經濟活動這一種來源,還需要客戶、供應商、銀行、稅務機構、證券市場、金融市場、相關企業等其他來源。云計算下的管理會計信息系統具備廣泛的接入功能,將大大改變信息傳遞方式、提升信息傳遞速度,使信息在經濟活動主體間傳遞更加便捷。云計算使網上報稅、銀行對賬、審計、交易、企業與上下游企業和用戶之間的會計信息系統集成成為可能,從而提升了會計信息的附加價值,更有利于會計人員利用會計信息開展與管理會計職能相關的工作。
(四)提高會計人員工作效率
云計算應用于管理會計信息系統給會計人員帶來的最大便利就是利用信息系統快捷地獲取信息數據和計算信息數據,使大部分會計人員從繁瑣的記賬、算賬等日常性事務中解放出來,從而將主要精力投入到企業的戰略決策、投融資分析、經營管理、績效評價等領域,有效降低企業財務成本。此外,軟件服務供應商的專業團隊保障系統安全性、全方位負責操作培訓、軟件升級、故障解決等服務事項,企業不再需要安排專業技術人員對系統等進行維護和管理。云計算帶來的這些變化,將使會計人員工作效率大大提高。
三、云計算應用于管理會計信息化應注意的關鍵問題
將云計算應用于管理會計信息化應注意幾個關鍵問題,包括:信息安全性、服務供應商、會計人員職業能力、企業會計部門職能和機構變更、對傳統會計模式的挑戰等。
(一)信息安全性
目前,我國近85%的企業不愿將公司的會計信息放在公共云上,主要考慮因素是信息安全性。信息技術再發達,網絡、云端和用戶端依然會受到各種安全風險和威脅。會計信息在用戶端與云端的傳遞過程中可能被第三方截取而丟失,甚至被非法使用和惡意篡改;存放在云端的會計信息也可能泄露、丟失或被篡改。這些信息可能涉及商業機密,關系到企業的生存與發展。因此,如何全面保證信息安全性是云計算運用于管理會計信息系統的前提。
(二)服務供應商
客戶以云計算方式使用會計軟件生成的電子會計資料歸客戶所有,服務供應商應當在技術上保證客戶會計資料的安全、完整。基于云計算的管理會計信息系統建設對軟件服務供應商有很大的依賴性,服務供應商的專業能力直接影響到系統的應用成效。如果服務供應商的專業水平和服務質量無法滿足企業會計的需求,不僅會對企業的戰略決策、投融資等產生破壞性影響,甚至會影響到企業的日常經營管理。
(三)會計人員職業能力
我國會計人才隊伍結構失衡問題日益凸顯,呈現出初級人才供過于求、中級人才相對不足、高級人才嚴重緊缺的不合理結構。從業人員中,傳統的核算型會計占據了大多數,而真正能為企業創造價值的高級管理型會計人才缺口近300萬。會計人員的職業能力能否滿足云計算下的企業管理會計信息化建設要求,成為一個重要的關注點。
(四)企業會計部門職能和機構變更
云計算應用于管理會計信息系統后,會計工作人員工作效率將大下提高,大多數的企業會計工作人員將由核算會計轉型至管理會計,企業精細化管理程度將得到顯著提升。隨著管理會計信息化的不斷深入發展,企業會計部門面臨著職能和內部機構的變更。
(五)對傳統會計模式的挑戰
云計算下企業的數據和資源不再存放于終端(本地計算機),而進入云端(互聯網的數據中心),這對資產確認的“存在性”認定等傳統會計模式提出了挑戰。網絡環境的開放性、虛擬性、交互性、匿名性,使傳統會計業務確認、計量和報告需要提供合法、有效的會計憑證的模式受到了嚴重的挑戰。
四、云計算應用于管理會計信息化的實施路徑優化
目前,我國管理會計信息化尚處于起步階段,僅有部分信息化程度較高的集團公司建立了管理會計信息系統,而且管理會計信息化水平相對較低,實際運用中很難滿足企業需求。
(一)完善相關法律法規
第四屆中國信息安全法律大會于2013年11月在上海舉行,中國云計算安全政策與法律工作組在會上了《中國云計算安全政策與法律藍皮書(2013)》,為規劃國家云計算戰略提出法律改革框架,為企業發展云計算服務疏理法律遵從模式。筆者認為,云計算應用于管理會計信息化建設對傳統會計提出了一系列挑戰,有必要在《會計法》中針對“云計算下信息化建設的安全風險規制”等云計算內容進行增補;有必要結合云計算下管理會計信息化建設的實際,對有關企業會計的規則中的“收入區分與確認”、“成本計量與配比”、“數據或資源等資產確認”等進行適當調整;建議在即將的《財政部關于全面推進管理會計體系建設的指導意見》中,加入利用云計算推進管理會計信息系統建設的內容。
(二)加強會計信息安全管理
云計算一方面能夠加快企業管理會計信息化進程,另一方面會計信息安全問題也對云計算軟件服務供應商提出了高要求。盡管服務供應商一般都能提供較高的數據安全機制,但并不能保證企業會計信息的絕對安全。會計信息在用戶端、信息傳輸的網絡通道、云端,在存儲時、傳輸時、使用時都有可能面臨安全威脅。因此加強會計信息安全管理尤為重要,加強會計信息安全管理也是消除企業安全顧慮、全面推進云計算應用于管理會計信息系統、從源頭上防止出現“信息孤島”的重要途徑。服務供應商要從網絡、設備等方面下功夫保障會計信息安全:一方面要研發高信息安全技術軟件,另一方面要從日常維護、軟件升級等服務方面保障會計信息資料安全、完整。大多數的安全風險是人為引起,企業信息安全管理的重點在用戶方面,應加強對用戶的審計監控,及時處理因為用戶操作不當或蓄意為之而造成的會計信息安全事故。
(三)鼓勵企業建立財務共享服務中心
在當前我國管理會計發展相對滯后的背景下,鼓勵企業建立財務共享服務中心(SSC)是加快會計職能從核算到管理決策的轉變、推進管理會計信息化的一條有效路徑。SSC自20世紀80年代推出以來,迅速獲得企業和用戶的青睞,已經被廣泛應用于企業運營管理中。世界財富500強中有超過85%的企業已經建立或正在建立SSC。當前我國一些大型企業集團也建立了SSC,如中興通訊、中國電信、海爾、華為、聯想等企業已經實施財務共享。SSC通過實現財務制度標準化、財務人員集中化、財務管理流程化和網絡化等,建立了高效低成本的運作流程,使更多財務人員從繁瑣的日常性事務中解放出來,為企業經營管理和戰略決策提供高質量的財務決策支持,促進企業的管理會計有效發展。財政部于2013年12月印發的《企業會計信息化工作規范》中,明確提出:分公司、子公司數量多、分布廣的大型企業、企業集團應當探索利用信息技術促進會計工作的集中,逐步建立財務共享服務中心。地方財政部門應加強與相關部門、服務供應商的協調與合作,通過政策引導、技術支持、財政補貼等手段,鼓勵有條件的企業將管理會計信息化需求納入企業信息化規劃,先行建立SSC,再逐步引入至云計算平臺下,從而帶動本地區管理信息化水平的全面提升。
二、借助于網絡為美術教學提供豐富的信息
在教學過程中,網絡為美術教學提供了更為廣闊的交流平臺,以及豐富大量的信息。我們“可以自由地進入世界上任何一個博物館,點擊任何一幅畫,點擊任何一位藝術家,都會有源源不斷的圖象和音響資料涌入你的眼簾,點中任何一個詞句,都會鏈接到層出不窮的解釋與新的文本的生成……昂貴沉重的畫冊和零碎失真的幻燈片將有可能成為一種輔助教學參考,藝術史的學生將在課堂上通過互聯網直接進入世界各國的著名博物館,在那里欣賞作品,觀看和聆聽藝術編年史,和著名的藝術史專家進行網上可視對話……”在信息收集的過程中,教師不僅僅自己收集信息給學生看,更重要的是引導學生自己自主學習。開闊學生的眼界,讓他們自主判斷、自由探索,非常有助于培養他們的創造性思維和自主學習的能力。
三、借助于網絡加強師生互動
二、企業內部審計信息化的約束因素
但是,從總體上說,目前我國事業單位內部審計工作還存在一些問題,其中一個重要的方面就是內部審計工作的信息化水平不高,需要進一步完善,從而更好地發揮內部審計工作在規范企業經濟行為方面的作用。當前制約我國企業內部審計工作的信息化的因素主要有以下幾個方面:
1.領導重視程度不夠,對內審工作信息化的意義缺乏充分認識。
我國企業內部審計工作信息化建設多年來一直難以有效推進,多年來企業內部審計工作信息化仍然處于起步階段,存在組織結構不完善,制度建設滯后等諸多問題,導致這些問題的一個重要原因就是認識上存在問題。一些企業領導雖然知道信息化有好處但是總覺得實現內部審計信息化需要的投資太多,而且回報慢,因此缺乏推進企業內部審計信息化的內在動力,使得企業內部審計信息化缺少資金支持和精神動力,信息化建設動作緩慢。目前雖然一些企業已經開始嘗試內部審的信息化建設,但是絕大多數依舊停留在較低層次的電子數據處理方面,與真正的信息化還有較大的差距。
2.審計人員的水平有待提高。
審計工作本身就是一項專業性很強的工作,對工作人員的素質有較高的要求。內部審計信息化要求企業內部審計員工具有較高的計算機水平,能夠熟練進行計算機軟件操作,因此企業內部審計工作人員不僅要學好審計專業本身的知識還要掌握現代計算機技術。但是當前我國還缺少這樣的復合型人才。從我國企業的情況來看,絕大部分的審計工作人員都難以達到這種標準。因為我國多數企業的審計人員就是財務系統的工作人員,而財務人員一般都是會計專業出身,他們往往缺少計算技術相關的知識,因此難以勝任內部審計信息化的重任。
3.缺乏有效的信息系統設計和實施方法。
內部審計工作涉及許多方面,是一個復雜的系統,因此,在信息化條件下與之相對應的內部審計信息系統也是一個復雜的系統。當前,我國內部審計部門的電腦雖然已經與互聯網實現連接,但是能夠適應企業內部審計工作的應用軟件卻十分有限,從而導致企業內部審計工作難以實現不同部門、不同審計項目等之間的信息交流與共享,使得企業內部審計工作效率低下,難以充分發揮內審工作的作用。因此,當前信息系統設計和實施方法的缺乏是阻礙企業內部審計信息化的一個重要因素,必須大力解決。
4.理論建設滯后。
內部審計信息化與其它各種工作一樣需要理論進行指導,理論是行動的指南,只有在科學先進的理論指導下,才能使工作得以順利有效推進,反之,則會阻礙實踐活動的開展。我國內部審計信息化建設存在著理論滯后的情況。多年來該領域的研究一直跟不上現實審計信息化工作的發展要求,最近幾年,隨著國家的重視程度增加,該領域的研究學者有所增加,所以相應的推動了內部審計信息化理論工作的進步,提出了一些針對性較強的理論方法,對當前的審計工作起到了有力的推動作用。但是這些研究相關研究依舊顯得稀少而零散,一直沒有形成一個完整的理論體系,這種情況阻礙了我國企業內部審計信息化工作的開展。
三、加強我國企業內部審計信息化的措施
內部審計工作是我國監督體系的重要組成部分,企業內部審計工作承擔著確保企業經濟活動合法地進行,防止經濟犯罪和滋生的重任。經過多年的努力,我國企業的內部審計工作已經取得了很大的進步,內部審計制度日益完善,組織結構不斷得到改進,但我們還要進一步完善。
1.提高認識水平。
內部審計是一項具有很大意義的工作,如果充分發揮內審工作的作用可以有效地促進企業健康穩定發展。因此作為企業及其管理人員來講必須轉變觀念,大力推進內部審計信息化建設。首先企業管理層要充分認識到在內部審計中推行信息化的重要意義,為在企業中順利推行提供必要保障。其次還要加強員工的培訓,使得企業各個部門員工理解支持內部審計工作,提高信息化在企業中全面實行。
2.提升審計人員素質。
首先要努力加強專業素養,樹立在學習中工作、在工作中學習的理念,切實掌握經營活動中的理論知識和實踐經驗,努力提高解決審計工作中出現的新情況、新問題的能力,準確把握審計工作轉型的基本內涵、原則要求和重要意義,切實增強工作的主動性和針對性。將事業單位經濟管理、控制和體制改革等實施中存在的問題及時反映給行政負責人及上級主管部門,當好領導的參謀,真正做好內審工作,服務于內部經營管理。其次,要擴大自己的知識范圍,不能在固守本專業,在信息化背景下尤其要重視對計算機技術的學習,努力提高自身的計算機技術水平,以適應內部審計信息化的發展趨勢。從審計部門來說,需要設計一套有效的內部審計人員選拔、考核的制度,同時加大審計人員的培訓力度,注重提高內部審計工作人員計算機技術和信息技術水平,建立針對審計人員的獎懲機制,充分發揮事業單位內部審計人員的主觀能動性,從而提高審計人員工作的積極性。
3.制定內部審計信息化實施計劃。
首先,要認真研究設計內部審計信息系統的構建方案,確定信息系統由哪些子系統構成,各系統之間如何連接。其次,要合理確定軟硬件的配置,同時規定計算機的工作方式。第三建立內部審計信息化工作平臺。吸收現代管理理念,整合企業內部審計資源,努力嘗試根據企業內部審計工作的具體情況自主開發應用軟件,審計工作平臺主要包括數據庫、門戶體統、審計系統、管理系統、監控系統等。
二、加強城建檔案信息化建設的對策
(一)積極開發城建檔案信息化軟件。在工作中,要根據實際情況的需要積極開發適用于城建檔案信息化建設的軟件技術,建立安全穩定的信息軟件系統。在進行信息化處理過程中,要把安全、穩定和保密放在第一位,確保歸檔的數據和信息不被破壞和損毀。對于檔案,要采取嚴格的安全保護措施,一律不得與網絡連接;對于非文件,即使在網上查詢,也要采取身份確認、防火墻、數據備份等安全防護措施,既防止別人盜用信息又可以有效地防范計算機病毒侵入造成數據破壞,確保軟件系統和和數據的安全。
(二)實現城建檔案信息管理規范化。在城建檔案信息管理實踐中,首先要不斷完善城建檔案信息化規范體系,建立管理、業務、技術三個層面的操作標準與規范,盡快制定《城建檔案信息化管理與操作規范》、《城建檔案信息化技術保障細則》等規章制度,為城建檔案數字化管理提供制度保障。其次,要適應時代和社會發展的需要,積極探索網絡環境下的保護知識產權與保障用戶公平使用的辦法。再次,要建立城建檔案信息化建設評估體系,以評促建、以評促改,通過對城建檔案信息化建設與管理的評估來推動城建檔案信息管理規范化的落實。