數字檔案論文匯總十篇

序論：好文章的創作是一個不斷探索和完善的過程，我們為您推薦十篇數字檔案論文范例，希望它們能助您一臂之力，提升您的閱讀品質，帶來更深刻的閱讀感受。

篇（1）

2數字檔案信息標準尚不健全

目前，影響數字檔案信息安全最大的瓶頸問題就是標準的不健全，造成這一問題原因主要有：首先，從橫向上看，部門與部門、單位與單位之間的藩籬，影響標準的統一性。國家檔案局雖然出臺了《檔案管理軟件功能要求暫行規定》、《全國檔案信息化建設實施綱要》、《電子文件歸檔及電子檔案管理規范》等文件標準，但總體來看，這些標準要求相對比較寬泛，缺乏可操作性，并允許各單位根據實際情況進行再次開發設計，降低了統一的規范性要求。不少單位就自搞一套，而相互間兼容性又不夠，導致數字檔案管理系統的通用性、共享性較差，無法實現單位間檔案信息的無縫交流，甚至出現“信息孤島”現象，如若該單位發生災害等情況時，檔案信息很難恢復重建，嚴重影響數字檔案信息的安全。其次，從縱向上看，不少單位為追求上項目、造聲勢，開發出管理軟件沒有充分考慮信息技術發展帶來的影響，一些看似當前管用、可用的管理系統，若干年后很難保證還可以繼續使用，若要重建或并入其它系統，原有檔案信息的格式多種多樣，很難保證在新系統中全部繼續可用。

3數字檔案信息網絡系統自身的安全漏洞

各種信息網絡系統都不同程度地存在有一些漏洞，給信息管理帶來安全隱患，數字檔案網絡系統也不例外，其自身的安全漏洞嚴重影響著數字檔案信息的安全。其一是網絡通信協議的安全漏洞。多數檔案信息網絡是依托開放的網絡平臺，所使用的網絡通信協議如TCP/IP協議等，也是大家所熟悉的，但這些協議大多帶有安全漏洞。其二是各類軟件的安全漏洞。檔案信息網絡所采用的系統及應用軟件，在開發過程中不可避免地都會存在一些漏洞，有些甚至被故意安置一些后門，這些后門和漏洞極易被黑客所利用，造成對數字檔案信息的擴散、盜取、篡改等，嚴重時可導致整個系統的崩潰與癱瘓。其三是感染病毒。為方便信息查詢和利用，檔案信息網絡系統都提供有用戶登錄功能，有的還能自行下載保存檔案信息，這也為計算機病毒的傳播提供了便捷途徑，加之有些系統的防病毒措施不完善，很容易造成病毒的快速傳播，給數字檔案信息系統造成較大的安全威脅。

4存儲介質的選擇及保存環境不當

數字信息存儲技術快速發展，使得存儲介質的存儲容量不斷翻新，而不同類型的檔案信息對介質的要求也不一樣，因此存儲介質的選擇成為了其中的關鍵。如何選擇存儲介質，也沒有絕對的標準，為了能使數字檔案信息長期安全地保存，應根據數字檔案信息自身的特殊要求，正確選擇符合實際、質量過硬的存儲載體。但有些單位在選擇存儲介質時，沒有全面考慮檔案信息的自身要求，更多由于受經濟承受能力的制約，選擇一些所謂"質優價廉"的產品，對存儲在其中的檔案信息造成極大威脅。存儲數字檔案信息的載體多為光電介質或磁電介質，這些載體對環境的適應力較差，受溫度、濕度、磁場強度等外部因素影響較大。因此，保存數字檔案信息的載體對物理環境的要求比傳統檔案保存環境更加苛刻，應滿足恒溫、恒濕、避免腐蝕性氣體、遠離靜電及磁場干擾等條件。但不少單位缺少這樣的環境條件，只能將這些載體置于普通環境中，這就加快了其老化速度，容易出現各種故障，使存儲在其中的信息讀取不出來。

篇（2）

【關鍵詞】數字檔案館/問題

【正文】

隨著現代信息技術的迅速發展和大量電子文件的產生，數字檔案館的研究和建設成為我國檔案界關注的熱點。數字檔案館與傳統檔案館相比，有著豐富的數字化資源、海量的存儲、便捷的檢索、快速的傳輸、高度的開放、信息的共享等優點，使傳統的檔案館望塵莫及。然而，它也不可避免地存在一些缺陷和不足，有的甚至可能是致命的缺陷。因此，我們應該清醒地認識到數字檔案館存在的缺陷，數字檔案館的建設還存在著諸多的難點和問題亟待深入研究解決。如果對存在的問題視而不見，或掉以輕心，必將給未來的檔案事業留下巨大而無法彌補的遺憾。

1數字檔案的憑證價值問題

檔案的基本價值有兩方面，憑證價值和參考價值，而尤以憑證價值最為重要，雖然，“目前人們對數字化檔案具有參考價值這一點已無疑義，然而，由于一系列技術和立法問題還未解決，數字化檔案目前還不具備法律憑證效力”[1]這無疑使數字檔案的作用大打折扣。因此，確認數字檔案的憑證價值就成為數字檔案館建設中無法回避的難題。目前，主要存在以下幾方面的問題：

1.1認識上的問題。數字檔案不具備“白紙黑字”的直觀性，必須依賴特定的計算機設備加以解讀。數字檔案完全脫離了以往人人對檔案“原件”的認識，從而引起人們對其原始性、可靠性的懷疑。而且，有些數字檔案即使載體保存完好，內容亦可能在無形中丟失，它不像紙質檔案那樣載體與內容“一損俱損，一榮俱榮”。數字檔案與以往其他載體的檔案都不一樣，從甲骨檔案到簡牘檔案再到紙質檔案，只是載體的耐久性有差別，并沒有改變其直觀性，而數字檔案的非人工識讀性與其他載體的檔案有著質的區別。要確認數字檔案的憑證價值，恐怕不僅僅是改變觀念的問題，要真正認識數字檔案，確認其憑證價值，可能還需要走很長的路。

1.2技術上的問題。數字檔案是高新技術的產物，它給人們帶來極大便利的同時，也給人們留下了困惑與難題。其一，數字檔案具有易復制、修改、刪除的特點，使得檔案“原件”的概念變得難以確認。其二，計算機硬、軟件技術不斷更新換代，迫使數字檔案必須不斷適應新的“生存環境”，不斷地變換載體、格式，因而無法通過載體、格式的鑒定來判定其原始性。其三，數字檔案不再具有特定的字跡，人們可以根據需要以不同的字體、字號將其輸出，傳統的字跡鑒定技術無法分辨數字檔案的原始性。其四，數字檔案對背景信息和元數據具有很強的依賴性。“電子文件的背景信息常常與文件內容信息相分離保存，一旦失去背景信息，文件的內容即便仍有意義，但也不再具有憑證價值。元數據是電子文件、電子檔案所特有的，“元數據由于其隱含性而易被忽視，而元數據一旦丟失或破壞，電子文件的原始性就會改變。”[2]

1.3管理制度上的問題。“傳統檔案之所以具有憑證價值，在一定程度上取決于嚴格的管理制度”，而目前“從電子文件的生成到歸檔都缺乏十分規范的程序化管理，缺乏嚴格而科學的標準體系和業務管理制度，一些標準、制度雖已制定，但全面推行尚需時日”[3]而且也有一定的難度。

2數字檔案信息的長期存取問題

數字檔案信息的長期存取問題是數字檔案館建設的一個具體而又棘手的難題。“據報道，美國航空航天局在20年前發射的‘海盜’號火星探測器上的計算機中，已經有20%的數據完全丟失，還有大約4000卷的統計數據因存儲的格式模糊無法讀出，程序員也無法保證將其恢復”。[4]數字檔案信息長期存取所面臨的主要問題有：

2.1存儲的介質材料。“現代介質的存儲設備還不可能解決計算機數據存儲問題”。[5]一般說來，磁盤的壽命是3～5年，光盤也不過30年左右，與能保存千年以上的紙質載體相比，其壽命相差甚遠，而且它還要受到溫度、磁場、記錄存儲格式、硬件配置等多方面的影響，10年前還經常使用的5.25英寸的軟盤，現在已經沒有一臺普通電腦可以讀出來。

2.2機讀語言格式。“計算機語言平均每三個月就會問世一種，而語言之間的互換大部分存在問題。很難想象，若干年以后，我們用現行的機器語言描述的數據，還能百分之百的還原”。[6]

2.3對設備的依賴。數字檔案必須依賴于計算機設備才能讀出，這個特征對其長期存取帶來很多問題：“如設備發生故障、系統癱瘓，電子文件就讀不出來；電子文件對其它設備環境的不兼容性，使其只能在某種設備上處理，而不能在其它設備上處理；不同軟件環境形成的電子文件存貯在載體上，有時難以互換；電子文件加密后，不解密就無法識別；技術設備更新時，不及時解決格式轉換問題，也無法讀取等等”。[7]

3數字檔案的失真問題

“檔案數字化工作的生命線在于其能夠保持檔案原貌”。[8]然而，“就目前的研究水平而言，還難以保質保量地完成館藏檔案數字化的任務。如已研制出的OCR掃描輸入技術，其平均識別率是95%。這對于追求最大程度真實性的檔案來說無疑是致命弱點”。[9]數字化的主要方式是掃描加工，在這一過程中造成數字檔案失真的原因還有以下幾個方面：其一，技術參數選擇不當。針對不同色調、紙質和字跡，有時需調整不同的技術參數，如分辨率、明暗度、對比度等，選擇不當會直接影響掃描的質量，造成信息丟失、圖像模糊或產生額外信息，客觀上造成檔案原貌的改變。其二，工作失誤。檔案掃描是大量的重復勞動，難免有時失誤。如掃錯檔案或打錯順序，或存錯，或在建索引時鏈接錯誤等，如不及時發現，將直接導致數字化檔案失真。其三，轉換過程中的失真。在進行數字檔案的遷移或在提供利用時，往往需要將掃描后形成的圖像文件轉換成另一種格式的文件，如果格式選擇不當，同樣會導致數據發生變化。

4數字檔案信息的安全問題

安全問題是計算機網絡世界最為頭痛的難題，也是數字檔案館中的重大難題之一。數字檔案館雖然被稱之為“館”，但它的存在更仿佛是一個巨大的沒有警察的自由市場，給不法分子帶來可乘之機，主要表現為：其一，計算機病毒。網絡信息安全的最主要的敵人就是計算機病毒。“國外有人估計，現在計算機病毒的傳染每兩個月增加1倍。網絡病毒的泛濫已對計算機網絡系統構成嚴重的威脅”。[10]其二，計算機黑客。由于網絡的加密性和匿名性，使入侵者難以被發現。黑客對信息資源的攻擊，不僅僅是好奇和自我挑戰，程序設計高手可以篡改系統控制參數。其三，有竊取行為的間諜活動，窺視其機密信息進行復制或擴散。其四，有意破壞，摧毀系統的信息處理功能或破壞電子通訊裝置。其五，人為或偶然事故造成的威脅。如工作人員操作失誤而產生的不可預知的事件、網絡系統軟件硬件的故障、電子系統故障引發的系統問題等，所有這些，都使數字檔案信息的安全變得十分“脆弱”。

5數字檔案館建設的諸多技術問題

數字檔案館完全是高新技術、電子設備和計算機網絡技術支撐起來的產物，離開了高新技術的支撐，就沒有了數字檔案館。但是高新技術也給數字檔案館帶來了致命的弱點，真是“成也蕭何，敗也蕭何”。諸多的技術問題成為制約數字檔案館建設的難點。

5.1數字化設備技術條件。網絡系統中的硬件技術之一是必須有足夠的帶寬，以保證快捷地傳輸文本、語音、圖像、影像檔案，以便實現多網互連、高速互訪，實現跨平臺、跨系統、跨語種的互相轉換和鏈接。毫無疑問，足夠的帶寬條件和用戶對網絡信息傳輸的需求將一直是一對矛盾體。

5.2技術難題。數字檔案館是以信息源、網絡、數據庫為基礎的，其相關技術是較復雜較先進并且不斷發展的，它幾乎囊括了計算機網絡技術所需要解決的所有問題，技術密集。如數字化圖像的存儲與壓縮、數據組織技術、信息檢索技術、多語言平臺互換互訪技術、海量信息存儲與調配技術等，既是計算機網絡技術的難關，也是制約數字檔案館建設發展的難題。此外，“數字檔案館的建設和運行需要解決一些特殊問題，為此必須開發應用一系列新技術，如：身份認定、智能檢索、信息隱蔽、數字水印、電子簽章、操作跟蹤、信息加密等，其中有很多技術有創新性”。[11]這些技術也都是不容易解決的問題。

5.3技術過時問題。在飛速發展的IT業中，電腦硬件、操作系統、應用軟件及存儲載體等不斷地被新產品所替代，IT產品是真正的“短命鬼”。雖然絕大多數新產品承諾向下兼容，但其兼容的“代”數在跨越若干年后，舊的數字信息就很難被新的硬件設備和軟件系統讀出。“技術過時”的陰影一直會籠罩著數字信息。專家們提出的解決方案是數據遷移，但遷移卻存在著一個致命弱點，就是每次遷移總會丟失一定的相關信息，這些丟失的信息積累起來會造成數字檔案信息無法準確恢復原貌。

6數字檔案館建設的標準化問題

數字檔案館建設的目的是要使地區檔案館、全國檔案館乃至全世界的檔案館連成一個整體，以實現檔案信息資源共享。這個整體性的數字檔案館事實上是一種基于網絡環境下的數字化檔案信息資源共享的社會檔案館系統，是一個面向對象的分布式的網狀結構模式，是由一個個相對獨立的數字檔案館實體組成的。要對這分散在各地的數字檔案信息資源進行組織控制，就必須要有彼此兼容的硬件環境，要有一致的文件格式、統一的著錄標引標準、數據描述標準、元數據標準、全文數據庫標準等等，這些標準也僅僅是幾個主要的標準。“而實際上，在數字檔案館建設中，標準化是一個體系，是一個系統，因此對于我們來說，如何結合我國實際，迅速建立起一個適合我國數字檔案館建設的標準化體系是擺在我們面前的一個迫切需要解決的新問題”。[12]然而，要解決這個問題并不容易，我們面臨著很多問題：其一，一個嚴峻的事實是我國檔案信息系統沒有相應的具體標準可遵循；其二，有些標準規范要超出檔案工作的范圍，如綜合數據處理格式就需滿足跨行業、跨部門的要求。如何統一是一個很麻煩的問題；其三，與整個檔案工作的標準相銜接的問題；其四，與國際通用標準的接軌問題；其五，由于計算機技術更新速度非常快，每次技術設備的更新，都會對原標準產生相應的影響，因而必須不斷適時修訂標準。

7數字檔案館建設的投入與產出問題

數字檔案館建設存在著投入與產出不協調的問題。如果我們把數字檔案館與數字圖書館作比較，會對這個問題看得更清楚。數字檔案館建設投入的費用是巨大的，而且它的建設費用要遠遠高于數字圖書館的建設費用。由于圖書有復本，許多圖書館保存的圖書都一樣。因而國家圖書館和省市圖書館的部分圖書數字化后，其他圖書館特別是中小型圖書館完全可以坐享其成，不必再花費資金重復建設。而檔案館則不行，全國各個檔案館保存的檔案幾乎都是孤本，因而檔案館在用于檔案數字化的費用上要比圖書館多，如，僅檔案館進行數字化檔案目錄的“工作量約是圖書館的35倍”。[13]但是檔案館的利用人次與圖書館讀者的人數相比卻少得多，“以北京市檔案館和國家圖書館（原北京圖書館）為例，前者年利用人次約四五千人，后者一年的讀者數不少于二百萬人”。[14]兩者相差400倍。“即使一、二史館和中央檔案館三個國家檔案館的年平均利用人次也不過5960人次”，[15]三個館加起來與國家圖書館相比仍相差100多倍。檔案館的利用長期處于低谷已是不爭的事實，就是建成數字檔案館后，這種情況也不會改變多少，因為檔案信息有保密和時效的限制，有利用者的限制，并不會增加太多的利用者，更不可能趕上數字圖書館的讀者人數。事實上，傳統檔案館本來就存在著投入與產出不協調的問題，只不過未引起人們的關注，但是，數字檔案館的建設卻拉大了這種不協調的距離，使這個問題凸現出來。它也成為擺在數字檔案館建設面前很難解決的問題。

8數字檔案中的經濟問題

與其說數字檔案館是高新技術支撐起來的，不如更實際地說是由巨額資金支撐起來的，因為所有的高新技術和設備都將由資金來兌現。數字檔案館的建設與利用，不論對于檔案部門還是利用者，都有很重的經濟負擔，經濟問題可能是困擾數字檔案館建設的根本性難題之一。

8.1檔案部門方面的問題。

8.1.1數字檔案館建設的費用問題。數字檔案館的建設費用是巨大的，開發一個稍具規模的數字檔案館系統，不論是購買軟件和硬件，還是開發專用軟件，還是館藏檔案的數字化工作，都需要花費可觀的人力、財力和時間，這些都需要有強大的經濟實力做后盾。而數字檔案館的建設說到底，仍是以政府投入為主。但國家的綜合國力不可能在短期內發展到較高的水平。因此，資金短缺是建設數字檔案館的最不好解決的難題。檔案館是公益性和社會性的部門，也不能走“以文養文”、“以館建館”之路，即便是想走此路也走不通，正如上文所述的數字檔案館存在著投入與產出的巨大反差，即使對利用者收費，數字檔案館也根本不可能收回投資成本。數字檔案館建設的巨額費用對于本來就經費緊張的檔案部門來說是有相當難度的。而對中西部欠發達地區的大部分市、縣檔案館來說，連維持日常工作的經費都成問題，建設數字檔案館恐怕在相當長的時間內都是可望而不可及的。

8.1.2數字檔案館的使用和維護費用問題。雖然數字檔案館的建設費用巨大，但它并不是一勞永逸的。它的維護和使用的費用并不少于初建的費用。數字檔案館就像一個“無底洞”，需要不斷地投入大量資金來維持其正常運轉。

8.1.2.1平時正常的使用和維護費用。數字檔案館是靠技術支撐起來的，平時正常的使用和維護也需要很大一筆資金才能維持，如通信費、數據使用費和設備維護費等都需要不斷地支出，且費用不低。

8.1.2.2設備更新費用。現代信息處理技術發展迅猛，其軟硬件更新非常快，而在市場經濟利益的強大動因驅使下，更加快了這種更新速度，“錄制、存貯信息的設備、方法及軟件隨著新產品、新方法的問世，正以5-9年的周期更新，新產品、新方法的不斷問世，必將導致原有設備及軟件的淘汰”[16]。數字檔案館要維持正常使用，也必須不斷地更新設備和軟件，但要更新設備和軟件，卻又要花費大量的資金，而且是每隔幾年就要又投入一次。

8.1.2.3數字檔案信息長期存取使用的費用。正如上文所述數字檔案信息長期存取是數字檔案館的一個具體而棘手的難題。而數字檔案館又必須使用數字檔案信息，專家們給出了一個不得已而為之的方案，就是不斷地使數字檔案信息遷移轉錄。但是遷移轉錄的費用是相當可觀的和不可預知的。一般檔案館能否承受這不斷遷移轉錄所需的費用，也是一個既不可預見又不容易解決的難題。

8.1.3向利用者收取數字檔案信息利用費的問題。檔案法規規定檔案館向社會提供利用檔案，可以收取費用。數字檔案館建設投資大，收取一定的費用也是應該的。但是，如何制定收取利用費的收費制度，如標準、數量、繳納程序等，也是數字檔案館建設的難題之一。

8.2利用者方面的問題。利用者的經濟承受能力，也是影響和制約.數字檔案館建設發展的問題之一。數字檔案館需上網閱覽，從目前我國上網所需資費來看，每小時的費用是發達國家的10多倍，而用戶的平均收入又低于發達國家的若干倍。我國80-90%的用戶認為網絡收費過高，通信費難以承受。再一點是下載檔案信息的打印費用，盡管并不是要將所有下載的檔案信息打印出來，就是部分打印也需要承受可觀的打印費。如果再加上數字檔案信息使用費，這些費用加在一起，將會相當高。必將影響利用者對數字檔案館的使用，也將使數字檔案館的建設失去應有的作用和意義；

9數字檔案館法律法規方面的問題

數字檔案館建設中會涉及到許多法律問題，而這些法律問題恰恰又是亟待解決而又難以一時解決的問題。

9.1檔案法規方面的問題。面對數字檔案館產生的新情況、新特點.檔案法規中的一些內容已不適應，而要解決起來仍有一定的難度。如對利用者的身份認證問題，在網上進行借閱限定和身份認證不僅增加技術難度，而且還要增加開支。而對外國利用者來說，由于限制得更嚴格，在網上操作更加困難。數字檔案館是開放的，是不受國界限制的，數字檔案館建設的初衷就是實現檔案信息的社會共享。但如果取消身份認證，那么就等于中外利用者都一樣沒有限制。因此，真要修改完善檔案法規，兼顧到方方面面，還是有相當的難度。

9.2著作權、知識產權、隱私權的保護問題。在數字檔案館的環境下，由于檔案信息通過網絡進行傳遞，它極容易被獲取、被復制、被傳播，對利用者控制的難度加大。原來意義上的著作權、知識產權、隱私權的保護方式對權利人已無法提供有效的保護，著作權、知識產權和隱私權很容易被侵犯。因此，如何對檔案著作權、知識產權和隱私權進行有效保護成為數字檔案館建設面臨的一大挑戰。從技術上說，真正切實可行的保護技術，目前尚屬于極其薄弱的環節。從完善相應法律法規方面說，目前進展緩慢，尚有許多難題不易解決。

9.3數字檔案的法律效用問題。對于數字檔案的法律效用問題，它是數字檔案館建設中一個不能回避的特殊難題。要想讓它得到法律的認可，恐怕還需要相當長的時間。而“如果電子檔案的法律憑證問題得不到解決，數字檔案館的數字化館藏也就失去了利用的價值、存在的意義”。[17]

10數字檔案館的基礎理論問題

數字檔案館的建設必然要受到數字檔案館理論研究的影響和指導。目前，對數字檔案館的研究還處于起步階段，許多認識不相同，統一尚需時日。而且有關數字檔案館的一些基礎理論問題，都是一些不易解決的難題。

10.1數字檔案館的概念問題。自從數字檔案館概念出現以來，“關于數字檔案館的認識并不統一，其定義就有數十種之多，勢必會造成對數字檔案館建設方向把握上的不一致”。[18]觀點不一樣，建設的數字檔案館就不一樣，建設的難易程度、工作流程、服務功能、配套措施、系統邊界和社會影響等等也都會截然不同”。[19]而統一認識或基本統一認識都非一日之功。但這個問題不解決，將對數字檔案館的實踐產生不利影響。

10.2數字檔案館的系統邊界問題。“數字檔案館支持以網絡連接的相關檔案部門的數字化館藏，能夠提供分布于不同地區的檔案信息。然而信息網絡的一個重要特征就是鏈接，這種在技術上可以無限鏈接的情況下，就涉及到了系統的邊界問題”。[20]數字檔案館系統邊界的界定決定著數字檔案館所擁有的功能特性。同時也決定著數字檔案信息在信息中的地位。然而，“在圖書館情報學界，人們討論數字化圖書館時有種傾向，認為因特網就是一個數字圖書館，任何人都可以到這個無所不包的圖書館中查閱文獻、學習知識、合作交流甚至著書立說。這就把數字圖書館的地址空間和信息資源空間定位很廣，其系統邊界也無所不包。它不僅包括了書目文獻管理、信息網絡信息資源的組織與作用，甚至包括檔案館和博物館的信息內容，因此建設規模異常龐大”。[21]數字圖書館的這種“擴張”，使本來就處于“弱勢”地位的檔案信息的地位更加岌岌可危，如果不對數字檔案館的系統邊界給以恰當的界定，并采取相應的技術措施，那么，在不久的將來，數字檔案館將會消失在數字圖書館的海洋里，成為數字圖書館的一部分。

10.3數字檔案的概念問題。數字檔案是數字檔案館生存的基礎。但是目前對數字檔案概念的認識卻并不統一和清晰。其一，對數字檔案概念的研究并未引起檔案界太多的關注；其二，一些對數字檔案概念的認識，大部分都是以傳統的檔案概念為基礎的，仍舊把數字檔案當作電子文件的轉化物來認識，無非是傳統檔案概念在數字時代的翻版。這里暫不說傳統的以文件為屬概念的檔案概念本身就有許多可商榷的地方。單說在數字信息時代文件的概念、檔案概念和其他信息的概念都會受到影響而發生變化，它們之間有互相融合的趨勢。如何區分它們將變得越來越困難。在數字時代的信息網絡環境下，數字文件、數字檔案、數字圖書、數字情報、數字資料、數字文獻籌有什么不同？如何區分它們？如果不能把數字檔案從這些其他數字信息中區分出來，那么數字檔案的概念的存在就將走向消亡，而在數字檔案概念基礎上建立起來的數字館大廈也將隨之傾覆。因此，必須把數字檔案概念從其他數字信息中區別出來，數字檔案館才能生存。但這是一道擺在我們面前的并不容易找到答案的難題。

【參考文獻】

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12段榮婷.我國數字檔案館的研究與建設.中國檔案，2002;6

13劉東斌.數字檔案館與數字圖書館的比較研究.檔案管理，2003;2

14求實.檔案館與圖書館利用對比分析及對策.北京檔案，1999;9

15國家檔案局綜合科教司.從統計數字看1991年度全國檔案事業的發展狀況.檔案學研究，1993;1

17譚zhēng＠①培.數字檔案館建設面臨的問題及其對策.浙江檔案，2002;3

篇（3）

2．檔案整理方式不同。傳統的紙質檔案整理采用手工組卷、分類、編碼和入庫的方式，整理工作費力耗時。數字檔案的整理過程則是在數字檔案管理平臺上進行的，管理人員按照相應的國家標準和行業標準，逐項判定電子文檔本身、運行環境以及電子簽名等的正確性。與傳統檔案整理方式相比，數字檔案整理效率高，文檔的規范性強。但是，整理范圍和內容大為增加，整理工作更為復雜，要求檔案管理人員熟練掌握檔案管理系統的各項功能和整理工作流程。

3．檔案保管方式不同。傳統的項目圖紙等實物檔案，按照卷冊號有序地存放于庫房的檔案排架上，依照檔案庫的防火、防霉、防盜等規定進行保管。數字檔案的安全保管建立在數據中心的系統安全管理、設備操作管理、訪問權限管理、數據備份管理等一系列的安全管理措施之上，側重于防病毒、防攻擊、防災害等數據安全管理，其安全性明顯高于傳統檔案。

4．檔案利用方式不同。傳統檔案利用需要設計人員親自到檔案館借閱，且受限于實體檔案的數量、檔案的借閱情況、檔案館的開館時間等，利用率較低。數字檔案充分利用網絡數據傳輸的便捷性和實時性，隨時為用戶提供瀏覽或下載檔案服務。數字檔案的使用率遠遠高于紙質檔案，使檔案充分發揮出其自身的價值。但是，數字檔案的頻繁訪問也對數字檔案管理在電力工程設計中的應用分析文/周惠平檔案系統的健壯性、數據結構的合理性、檔案編研的科學性，提出了更高的要求。

二、在電力工程設計中加強數字檔案管理的對策

1．加強檔案管理業務平臺建設。檔案管理服務于電力工程設計工作，所以，數字檔案管理平臺不是孤立的，而是與協同設計平臺集成于同一工作平臺。電力設計院的設計人員與檔案管理人員，都使用該平臺進行設計和檔案管理等工作，并通過該平臺實時在線溝通。在協同設計平臺上設計完成的電力工程，其電子檔案基于網絡審核合格后，由檔案管理人員負責接收、整理和網上歸檔。應用檔案管理業務平臺實現在線檔案收集，保證了電子文檔的真實性、及時性和有效性，并能定期對電子文檔進行版本更新，極大地提高了工作效率。

篇（4）

城建檔案數字化不只是將城建檔案信息從傳統載體轉化為數字化載體那么簡單。數字化后形成的城建檔案信息與傳統載體的城建檔案信息內容雖然相同,但畢竟載體形式完全不同,造成管理方式、保管模式和利用手段都不相同。數字化后的城建檔案信息在計算機環境下,通過數據庫管理系統和網絡通信技術等現代化數字信息管理手段進行管理,能夠給城建檔案信息資源帶來更高的管理效率和更大的利用價值。如果對城建檔案數字化建設認識不全面,對計算機信息管理相關功能缺乏清楚的認識;不能按照計算機信息管理系統建設的要求進行規劃,就會造成建設初期因缺乏規劃,無法充分發揮作用。事后還要進行再次建設,從而使投入資源嚴重浪費。

(二)基礎條件限制,對城建檔案數字化水平和質量產生根本的影響

城建檔案數字化工作是一項復雜的系統工程,需要一定的基礎條件作為保證,如人員、技術、設備和經費等。由于受到單位幵展城建檔案數字化工作基礎條件的限制,城建檔案數字化工作的水平必然會受到一定的影響。

(三)城建檔案數字化標準和規范有待細化

在城建檔案工作中,建立城建檔案行業的法律法規及標準規范一直是城建檔案管理的重要工作之一。有關檔案數字化的國家標準目前只有由國家檔案局于2005年4月的《紙質檔案數字化技術規范》和2009年11日的《縮微膠片檔案數字化技術規范》是直接針對檔案數字化工作的。這兩個標準都屬于行業標準,對檔案數字化工作提出了原則性規定,具有一定的指導意義。但是,在實際工作中,僅僅依靠這兩個標準是不夠的。還需要制定符合實際情況的具體標準和規范。比如有關城建檔案數字化工作實施的細則、有關城建檔案數字化的流程及工作要點和質量管理辦法等。以便強化數字化工作中的技術要求和安全保障,這樣才有助于城建檔案數字化工作質量的控制。

(四)城建檔案數字化人員素質有待提高

在城建檔案數字化建設中需要各類專業人員的參與,人員素質的高低直接影響著城建檔案數字化的質量。其中主要的是城建檔案管理人員和城建檔案數字化加工人員的素質對城建檔案數字化工作的影響最大。

(五)安全問題直接影響

城建檔案數字化的質量城建檔案數字化工作中存在著安全問題主要來源于兩個方面,其一是加工過程中對實體城建檔案的安全問題,其二是計算機及網絡安全對城建檔案信息資源安全的影響。在城建檔案數字化加工過程中,很多環節都需要直接接觸城建檔案原件。安全工作不僅在于城建檔案原件的物理安全,也包括城建檔案信息內容的安全,也就是不能泄密。城建檔案數字化加工成果是存儲在計算機數據庫中的,成果的管理和利用需要在計算機系統中和網絡環境下進行,這就涉及到計算機及網絡安全問題。包括:系統的安全、病毒的防范、非法入侵的預防等。

二、城建檔案數字化質量控制中問題的對策

(一)采取措施保障

城建檔案數字化的基礎條件城建檔案數字化離不幵相關基礎條件的保障。沒有良好基礎條件作保障,城建檔案數字化的質量難以提高。基礎條件提高的主要方法是通過城建檔案部門依據國家制定的相關法律法規,積極幵展城建檔案工作,加強城建檔案工作宣傳,獲得社會用戶和各級領導部門支持。目前國家對城建檔案工作十分重視,制定了大量有關城建檔案工作的法律法規。例如《重大建設項目城建檔案驗收辦法》中規定,“項目城建檔案驗收是項目竣工驗收的重要組成部分,未經城建檔案驗收或城建檔案驗收不合格的項目,不得進行或通過項目竣工驗收”。《中華人民共和國行業標準科學技術研究課題城建檔案管理規范》規定“科技管理部門在下達科研計劃時,同時向課題組下達建檔任務。城建檔案部門負責對建檔工作進行監督、指導”。這些要求使得各級領導對城建檔案工作的重視程度加大。

(二)做好城建檔案數字化建設前期調研與組織規劃

1.開展館藏城建檔案情況調研

館藏城建檔案信息調查是開展城建檔案數字化的前期工作之一。主要是對實體館藏城建檔案的管理情況進行洋細調研。進行城建檔案數字化的一個重要目的就是為用戶提供更加方面快捷、高質量的城建檔案信息服務。

2.正確選擇數字化軟件選擇

城建檔案數字化管理軟件是城建檔案數字化工作的一項重要環節。也是城建檔案數字化建設之后,城建檔案部門開展城建檔案管理和服務的基礎。因此,應當根據單位或部門對城建檔案數字化所需要達到的目標,結合各個城建檔案管理軟件開發部門開發的城建檔案管理軟件的技術特性正確選擇。一般應選擇市場上較為成熟的管理軟件。因為這些管理軟件代表了城建檔案數字化管理的最新技術。適合于今后對城建檔案數據資源的遷移和通過網絡進行交換。另外,還應考慮到城建檔案管理部門的規模。在選擇城建檔案管理系統時就應當選擇功能各自獨立,操作時只顯示相關功能界面的軟件。這樣也符合在城建檔案管理和利用時加強城建檔案信息的安全保密的要求。

3.正確確定城建檔案數字化加工范圍

城建檔案數字化建設工作量大,投入資金多。必須按照一定的原則劃定城建檔案數字化加工的范圍。《中華人民共和國行業標準紙質城建檔案數字化技術規范》對城建檔案數字化對象的確定原則是“應當對所要進行數字化的對象按照一定的原則和方法進行確認,只有符合一定要求的紙質城建檔案文獻才能進行數字化。”其中的原則包括:符合國家法律法規的原則、價值性原則。價值原則主要指“應永久或長期保存的、社會利用價值高的城建檔案可列入數字化加工的范圍制定合理的城建檔案數字化加工方案城建檔案數字化加工工作開展之前應該制定合理的加工方案。使參與加工工作的人員了解整個加工工作有哪些階段;明確每一階段要完成的任務、完成每一項任務所需要的設備和質量要求;以及達到要求應采取的措施。加工流程的制定應當根據前期調研所了解的館藏城建檔案情況、城建檔案數字化加工的方式、設備和人員等情況制定。

4.依據國家制定的標準

結合實際設定相應加工標準和參數依據國家制定的標準,結合實際設定符合本單位實際需要的標準和相應參數,建立規章制度是城建檔案數字化質量控制的又一關鍵。目前,國家制定的檔案數字化標準有《紙質檔案數字化技術規范》和《縮微膠片檔案數字化技術規范》。在實際工作中應以國家標準為依據,制定符合本單位實際的城建檔案數字化具體標準和規范以及相應參數。標準和參數的設定應充分考慮到本單位工作情況、數字化管理軟件的功能等。但是,現在的計算機技術已經有了巨大發展,計算機存儲容量發展到T時代;用戶對數字化后的城建檔案原件的利用要求也會有所提高。如果仍然按最低標準參數的設置進行掃描,有可能不利于今后的管理和利用。應當根據城建檔案部門城建檔案數字化基礎條件,用戶需求的情況,對具體城建檔案掃描參數做適當調整。以滿足管理和利用需求為基礎。

5.加強城建檔案從業人員的培訓

提高業務素質城建檔案數字化工作中人員素質的高低直接影響數字化建設的質量。為保證數字化工作能高質量完成。必須在開展工作之前對從業人員進行一定的培訓。參與城建檔案數字化工作的人員一般包括兩部分。一是城建檔案管理人員,二是城建檔案加工人員。針對不同人員應采取不同的培訓內容。對從事城建檔案管理工作多年,特別是對于傳統載體城建檔案的管理,具有一定的管理基礎的城建檔案管理人員的培訓,主要是加強應用新技術設備和城建檔案管理軟件的能力。同時,注重加強城建檔案管理人員的職業道德和責任心的教育。城建檔案數字化加工人員一般都具有一定的計算機操作和數據庫應用能力。針對他們的培訓內容主要是有關城建檔案管理的基本知識,以及數字化加工過程中相關參數和要求控制方法等。使他們能夠依據制定好的數字化加工標準和參數開展工作,減少著錄、分類、掃描等方面的錯誤。同時,加強城建檔案工作安全意識方面的教育。

6.加強城建檔案數字化安全管理制度和方法的制定

工作城建檔案數字化加工過程中應重視安全問題。加強安全管理,防止城建檔案信息在加工過程中受到損害和泄密是做好城建檔案數字化加工工作的重要環節。應從管理和技術兩方面采取措施。首先,加強規章制度的建設。其次,采取措施從技術手段上保證城建檔案的安全保密工作。例如使城建檔案數字化系統服務器和客戶端計算機與外網實現物理隔絕。防止網絡入侵和黑客攻擊;加強計算機病毒的檢查;對城建檔案數據庫進行定期備份。另外,嚴格選拔數字化加工人員。要求參與城建檔案數字化工作的人員具有責任心和較強業務素質。對數字化城建檔案加工和管理中存在的安全隱患有清楚的認識。

(三)做好城建檔案數字化轉換的前期整理工作

城建檔案進行數字化加工的首要工作是對傳統載體城建檔案的整理,這是順利開展城建檔案數字化轉換的前提條件。主要工作包括:城建檔案鑒定、城建檔案修復和城建檔案規范化。城建檔案鑒定主要是依據以確定的城建檔案數字化加工范圍,對具體城建檔案進行鑒定。將具有較高價值、有特色或利用率高、需求大的城建檔案挑選出來,作為數字化加工的對象。

(四)加強城建檔案數字化各環節的登記制度

城建檔案數字化工作環節較多,每一環節的質量都對下一環節和整個加工成果具有重要影響,為保證每一環節工作質量。在加丁.的各環節都應該建立登記制度。例如在城建檔案整理過程結束后填寫《紙質城建檔案數字化加工過程交接登記表》,詳細記錄城建檔案整理后每份文件的起始頁號和頁數。在城建檔案掃描工作結束后應填寫《紙質城建檔案數字化轉換過程交接登記表》,登記掃描的頁數,使實際掃描頁數與城建檔案整理時填寫的文件頁數一致。

(五)加強各個環節檢查、監督、驗收及評估

城建檔案數字化工作幵展過程中,需要對工作流程中各個環節進行檢查、監督、驗收及評估。這是城建檔案數字化質量控制的重要環節,也是保證城建檔案數字化成果質量的關鍵手段。通過檢查和監督可以保證城建檔案數字化工作的各個環節能夠按照預先設定的技術要求正常進行,對出現的問題能夠及時發現并通過調整各項參數等方式加以解決。驗收包括各環節的驗收和總體驗收。各環節的驗收保證了交往下一環節的工作能正常開展。總體驗收是保證加工成果能滿足城建檔案管理和利用的要求。評估工作是對整個數字化過程中,城建檔案的掃描質量、城建檔案信息的真實完整性、城建檔案數字化成果等通過制定評價指標、評價標準等進行綜合測試和評價。

(六)注重城建檔案信息的深層次加工

城建檔案從傳統載體轉化為數字載體的過程中,應注意城建檔案信息的深層次加工問題。不能將城建檔案數字化工作簡單化、形式化。城建檔案數字化的目的是為了更好的管理城建檔案,并為用戶提供更方便的利用條件。在城建檔案數字化加工過程中完善城建檔案著錄信息,是對城建檔案深層次加工的一個重要手段。通常情況下城建檔案著錄主要內容包括:文件名稱、責任者、文號、頁號等。城建檔案數字化中如果僅是將這些信息轉化到數據庫中,就很難滿足用戶的需求。也不能完全體現出數字化后著錄信息對城建檔案工作帶來的更多優勢。城建檔案數字化應充分體現計算機數字庫管理系統對信息管理所帶來的優勢。城建檔案數據庫管理系統通過元數據對城建檔案信息進行描述。可以表現城建檔案文件的來源機構的層次關系,也可以通過主題標引實現城建檔案文件事由方面的集中。因此,在城建檔案數字化加工中應該加強對城建檔案著錄信息的關注度。通過著錄來描述城建檔案文件之間的深層次的聯系。提高城建檔案信息的利用價值。特別是對主題標引信息描述,因為通過主題標引可以增加對城建檔案信息背景的描述,對用戶的檢索具有特別的意義。

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首先我們充分認識到檔案數字化建設的緊迫性

1、檔案數字化，可改善檔案管理工作。只有實現檔案數字化，才能沖破檔案利用的種種局限，使檔案管理部門從封閉走向開放，從檔案的保管和利用職能向信息采集、管理和服務職能轉變，實現檔案信息資源的合理配置、科學管理，為社會提供高效、優質的服務。

2、形勢發展的需求

21世紀是信息化的時代，臨海市政府把數字臨海建設擺在了十分突出的位置，無疑是十分及時和正確的。數字檔案館是數字臨海的重要組成部分，其一，檔案館就是市委、市政府保管和提供利用檔案信息的職能部門。它館藏有數十萬卷檔案資料，數百萬件檔案文件，是本地區最豐富、最有實用價值的信息資源庫，這樣一大批浩如煙海，珍貴的檔案信息資源不能很好地為各級領導和廣大公眾利用，充分實現信息共享，數字臨海就不是真正意義上的數字臨海。所以，要建設數字臨海，首先要建設數字檔案館。其二，檔案載體的更新換代迫切要求檔案館數字化。檔案由原始的甲骨、竹箋、貝葉、絲帛到紙質，發展了幾千年，記錄下了中華文明和世界文明史。近年來，檔案載體逐漸并迅速地被磁盤、磁帶、光盤所取代或更替，電子檔案的出現給檔案館提出了一個亟待解決的課題，那就是電子檔案的收集、保管、保護和利用手段，而解決這個問題的途徑只有一個，那就是檔案館的數字化。目前，檔案館的檔案保管、利用與形勢的發展要求不相應，仍然停留在紙質檔案的管理及較原始的檢索利用水平上，使得絕大部分電子檔案無法采集、收集和提供利用，甚至絕大部分電子檔案已經被清洗、丟失。這是一個極其重大的損失和無可挽回的錯誤。

3、社會強烈需求

當今，人們的時間意識越來越強，領導做出重大決策需要迅速、準確；各職能部門工作查考要求快速及時；社會廣大公眾對檔案信息需要量不斷增加，如婚姻檔案，有一些農村，尤其是僻遠山區的利用者要查閱婚姻檔案十分清便，來回要好幾天，他們迫切要求信息共享。還有一些外商投資者，他們想了解臨海的整體情況，才敢于投資，那么要了解臨海的詳細內容恰恰只有市檔案館才是最全、最新、最直接、最方便的一個場所，特別是我們建立臨海市現行文件查閱中心之后，對各界人士及外商投資查閱信息更為方便，這都迫使檔案館這個信息保管和提供利用的部門必須盡快改變傳統的原始管理、檢索和提供利用的手段，以現代化、多功能的服務措施，使檔案館館藏的信息能及時、方便地提供給各方面的需求者。

二、檔案數字化建設的內容

1、推進檔案數字化，必須提高檔案標準化、規范化水平

目前，檔案信息數字化的現狀是檔案標準化、規范化滯后和應用軟件多亂，這些都嚴重影響了系統整體水平的提高。筆者認為對這一問題取得共識是檔案數字化建設思想上的一次飛躍，它使我們的觀察視野從計算機系統擴大到整個檔案信息管理。檔案信息自動化的內涵包括檔案工作的各個方面和各個環節，其中首要的是檔案業務要規范，檔案標準要建立健全和真正實施。檔案標準和規范本身也是一個系統工程，要推進檔案數字化建設，必須抓好檔案標準化、規范化，掌握好兩者相輔相成、互相促進的辯證關系。

2、數字化建設要著眼于提高系統的整體水平

檔案數字化建設的著眼點應是整個系統，組成系統的縱向和橫向的各個節點都應達到一定水平，并通過網絡加以聯通，這樣才能發揮整體優勢，提高系統的綜合能力。部分節點甚至一個重要節點的障礙，都可能造成系統的梗阻。當然，要求每個節點的裝備水平和應用能力齊頭并進是不現實的，不可能“齊步走”。鼓勵和支持先進單位提高水平，在一些單位進行較高水平的試點，以取得值推廣的經驗，對整個系統是有利的，但其基本出發點就是為了提高系統的整體水平，只有少數先進的節點不可能組成先進的系統。

3、有重點地抓好數據庫建設

目前，我們臨海檔案數字化系統從總體上看仍處于由文件處理向數字管理系統的過渡階段，完成這一步的關鍵在于數據庫建設。開發和建設數據庫系統是國家檔案信息工程的核心和基礎，是工程的主體。數據庫的含義是依托先進的信息技術對檔案進行科學的管理和方便的使用。建立數據庫系統是一項長期的任務，要經過由低到高、由單個到群體的循序漸進過程。經過實踐我們認為建設數據庫經驗中最主要的有：領導重視，統一認識，堅持計算機技術人員同檔案業務人員協同配合；面向應用，建立“活庫”，以利用頻率和使用效率考核數據庫的“活性”；突出重點，由單一庫向系統庫發展等。當前若能把綜合數據庫的完善提高和各單位檔案目標庫建立起來，通過網絡聯接形成開放的分步式數據庫群，將使自動化系統效率大大提高一步。

三、檔案數字化建設的步驟

1、建立檔案數據庫。第一步，輸入文件級目錄。從1997年開始，我們把館藏檔案的文件級目錄輸入數據庫。截止2005年5月，已輸入文件級目錄30萬多條、案卷級目錄1萬多條，我們準備再用1-2年將全部完成。在建立數據庫的過程中，可邊輸入邊打印，一方面補齊卷內文件目錄，另一方面檢驗輸入的正確性，從而確保檔案數據庫的真實性、完整性和有效性。第二步，采用掃描儀、數碼相機等設備，實現原文件信息數字化。臨海市檔案館婚姻檔案、知青檔案、山林土地檔案利用十分頻繁，尤其知青檔案已十分破爛，只有實行數字化，才能確保原件的永久保存。從實踐看，檔案數據庫的建立大大提高了工作效率。如出具無婚姻記錄證明，我館由于實行了數字化管理，雖然保存著1962—2001年10多萬條婚姻檔案，利用者可以隨到隨辦。而靠手工管理的市辦事大廳保存著2001年—2004年不多的婚姻檔案，則需5個工作日。利用者對我館的數字化建設十分滿意。

2、建立了檔案局（館）網站。并與市政務網、公眾網聯網實施資源共享。在互聯網上向政府和社會提供檔案信息查閱，政策法規查詢、舉辦網上展覽，展示本地兩個文明建設的成果；建立網上現行文件查閱中心提供全文查詢，逐步實現政務公開，營造有利于當地市經濟建設和社會發展的良好環境。3、加強電子文件的收集和積累工作。電子文件是未來館藏數字檔案最主要的來源。以前，進館單位只移交紙質檔案和紙質文件目錄，現在我們要求進館單位實行電子文件和紙質文件的歸檔雙軌制，一般將電子文件拷貝兩套，異地保存，并隨紙質文件一并移交檔案館。這樣既推進了機關檔案室的電子化進程，又節省了檔案館建立數據庫的工作量。

4、加大檔案管理軟件推廣力度。電子文件是包括電子文件內容、電子文件載體和電子文件顯示、修改的電子計算機軟硬件平臺的組合。由于種種原因，各進館單位電子文件所依賴的軟硬件平臺不同，這給集成到檔案數據庫造成困難。對此，我們要高度重視，采取積極的措施予以解決。印發電子目錄數據庫結構與交換格式，對案卷級和文件級目錄數據庫結構的字段名稱、類型、長度作出了規定，規范軟件和數據格式，確保數據庫的準確性和有效性。

截止2005年5月，臨海市市鎮兩級機關和企事業單位已有20多家使用了PDE檔案綜合信息管理系統或其它綜合信息管理系統。今后，我們準備加大檔案信息管理系統的推廣力度，對新達標升級的單位要求全部安裝，對已達到各類標準的單位要求在1-2年內全部安裝。另外依托市政府OA網上辦公系統，做到文檔一體化，及時遷移電子文件。隨著系統設備更新、擴充，在不同系統之間交接電子文件，及時對歸檔電子文件進行遷移操作，確保電子文件的有效性。

檔案數字化建設是一項長期而又復雜的任務，不可能一步到位。工作中我們力求分步實施，突出重點，講求實效，持續發展。

參考資料

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1.1完善檔案信息庫建設

檔案信息的計算機網絡應用應該進一步完善檔案信息庫，保障檔案信息的有效管理和充分使用。檔案信息庫作為信息資源的載體應該進一步完善，針對當前檔案信息使用不當的問題應該對不同的信息進行合理的歸類，確保檔案信息的有效提取。檔案信息庫的建設中還應該包括合理的維護工作，檔案信息庫中的信息由于使用頻繁往往會出現一些問題，因此加強檔案信息庫的維護工作十分必要。檔案管理部門應該充分重視和完善檔案信息庫的維護工作，定期對檔案信息進行更新和檢查，確保檔案信息的完整性。檔案信息庫的建設應該始終將如何實現檔案信息的有效服務作為出發點，將如何實現檔案信息的最大化利用列入信息庫建設的考慮因素，保障信息庫建設能夠充分發揮其作用，提高檔案信息的有效利用。

1.2要明確案卷概念和明確組卷規則

過去，案卷有文件“組合體”和“保管單位”的雙重屬性，但在多媒體時代是行不通的。一張光盤可以存貯數百乃至上千個電子案卷，一個案卷的多媒體文件則可能存在于不同的保管單位之中。因此，要肯定電子案卷特殊的存在形式。案卷是全宗內檔案分類的產物，但過去組卷要兼顧文件的聯系和案卷的厚度；因此，應該建立更加科學、嚴謹、詳盡的全宗檔案分類方案，直接作為組卷的基礎和依據。目前，職能管理在機關工作中的地位和作用日益凸顯。檔案作為歷史的真實記錄，應該反映這種情況。同時，文書立卷也是機關工作的組成部分，應該與之融為一體。

1.3運用先進科學技術，應用計算機輔助立卷

無淪是電子文件歸檔，還是完成紙質文件的立卷工作，都需要一個好的文、檔一體化管理系統。一方面，電子案卷的建立是人工不可能實現的；另一方面，要利用計算機替代手工操作，提高立卷工作的質量和效率。例如，利用文書登記的目錄組卷并進行電子文件的自動歸檔，提供可選擇的全宗名稱、年度、機構、職能和保管期限表等著錄項數據，復制生成可修改的案卷題名，進行案卷和卷內文件以及特殊載體檔案的排序并生成檔號，進行各種立卷統計，打印各種目錄、封皮、統計表和交接文據等。可見檔案信息化服務與管理水平將隨著信息化時代的快速發展而不斷提高。

1.4提高檔案管理工作人員的計算機技術水平

檔案信息管理人員的計算機網絡技術水平還有待于進一步提高，能夠更好地為檔案管理工作服務。一方面需要加強檔案信息管理人員的計算機網絡技術培訓工作。計算機網絡技術的應用有效地提高了檔案信息管理的工作效率，有助于提高檔案管理工作的水平。在檔案管理工作人員的計算機網絡培訓中需要進行計算機網絡技術知識的講解和實踐操作，確保工作人員能夠熟練掌握計算機網絡技術，提高檔案工作效率。

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二、電子文件的歸檔與接收

電子檔案的主要來源就是紙質檔案，借助于傳統的方法來收集、處理和鑒定文件，采用一系列的技術手段，促使庫存檔案的數字化得到實現，產生的電子文件符合相關要求。庫存檔案數字化之后，和傳統的紙質文件相比，電子原件可以作為紙質元件的副本使用，因為依然可以有效的編輯和修改形成后的電子文件，同時，在網絡上傳和復制文檔的過程中，人為因素發揮了較大的作用，那么就無法確定它的真實有效以及原始性。因此，在電子文件形成的過程中，就需要形成一份電子文件，將電子文件的靜態和動態數據信息給涵蓋過來，保證電子文件擁有齊全的信息，查詢和辨別起來較為方便，這樣才可以有效增強檔案原始性，在較大程度上提升電子文件的利用程度，同時，電子文件的數據信息方面，也需要對人為干預進行減少，因此，就需要對系統自動提取產生足夠的重視，檔案管理人員如果發現了問題，可以向歸檔人發回。

三、電子檔案的存儲與備份

電子檔案因為過分依賴計算機，那么就不夠穩定，主要原因是計算機的硬件和軟件產品不夠穩定，隨時都可能有意外情況出現，那么就需要科學存儲和備份電子檔案。要嚴格依據技術的發展要求來選擇歸檔各種文件的存儲形式，如文本文件、圖像文件、音頻視頻文件等，可以選擇不同的方式來存儲電子原件，如數據庫存儲、光盤存儲等，在選擇的時候，需要充分兼顧用戶的實際需要。因為計算機的穩定性無法保證，那么在檔案管理中，還有十分重要的一份工作就是電子檔案備份和恢復，這樣才可以保證檔案管理系統的安全和穩定。需要合理有效的備份網絡備份、系統備份和數據庫備份，同時，第三方介質也需要注意存儲，比如可以將專用電腦以及專用的存儲裝置給應用進來，并且不接外網，這樣檔案管理系統的安全性和穩定性方可以得到保證，如果有意外情況出現，借助于備份信息，系統就可以得到有效恢復。

四、電子檔案的檢索和利用

我們需要注意的是，檔案管理工作就是更好的服務于使用者，最終目的就是可以更加方便的檢索和利用電子檔案；在共享檔案管理系統數據時，檔案使用者在對需要的資料進行查找時，可以更加快捷和準確，將信息化的優勢給充分體現出來。和傳統的檔案管理模式相比，電子檔案對于檔案的存在形式是一項根本性的革新，同時，對于檔案的利用和查找方式也造成了很大的改變，可以更好的服務于檔案利用者。同時，電子檔案的維護性管理也需要引起人們的重視。在管理維護方面，主要利用用戶權限來限制；維護下管理包括很多方面的內容，在數據庫管理中，主要是進行一些日常的維護；查詢瀏覽電子原件內各種動態數據信息等等。

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作為檔案信息化,我認為就是在國家檔案行政管理部門的統一規劃組織下,在檔案管理活動中全面應用現代信息、網絡技術,對檔案信息資源進行處置、管理、開發和提供利用服務的過程。據報道,保存大量珍貴檔案文獻的美國國會圖書館將館藏的“大事材料”轉換成了便于下載保存的圖像、文本等形式,通過現代網絡技術進行傳遞與交流,以滿足社會利用者的多樣化需求。而在我國,利用網絡技術環境開展的檔案信息服務方式仍然主要以館藏介紹、目錄查詢等為主;館藏檔案的全息上網、檔案信息的網絡利用在國內較為鮮見。同國外一些國家相比,差距顯得尤為突出,這說明我國目前檔案信息服務的可獲得性水平還有待于提高。因此,《全國檔案事業發展“十五”計劃》明確提出將檔案信息化建設作為今后較長時間內檔案事業發展的戰略重點之一。

一、檔案信息網絡化的必備條件

實現檔案信息網絡是一項復雜的系統工程,必須具備一定的條件才能實現。其主要條件是,一要有儲存和傳輸信息把紙質檔案轉換成數字檔案并傳輸上網的硬件設備;二要有檔案信息上網、利用、組織等系統的法律、法規和規章;三要有過硬的編輯和操作檔案信息的高技術人才。現在就對這三個條件分析如下:

1.1檔案信息網絡基礎設施的配置。檔案信息上網,一要有輸入、輸出的終端設備計算機;二要有儲存、管理檔案信息的中央處理器;三要有編輯檔案信息的管理軟件;四要有將紙質文件轉換成數字信息的掃描輸入器。這是四個基本設備。這四個設備的配置,關鍵就是領導的認識、重視和資金的投入。實現計算機的普及,互聯網的開通,從大環境上講,這些條件容易實現。但對于檔案界這個小環境而言,還擺不上席位,檔案工作的資金完全來源于財政,一些黨政領導對這項工作還沒有足夠的重視,因此,在本來財政資金就困難的情況下,投入就更少,根本就無法購置現代化設備。人為的因素和資金的短缺制約了高科技在檔案管理和利用中的運用,所以許多檔案管理還處于手檢檔案的低級階段。

1.2制定統一的檔案信息網絡化管理規范。第一,檔案信息是一個內容十分豐富,形式極其復雜的信息源。要保證人們輕松、快捷的在網上查檔,就必須在全國范圍內統一上網目錄標準。否則,形式各異的檢索目錄,就會影響利用者快速、準確的查閱檔案。第二,檔案具有保密性,必須建立一個完整的管理體系,對文件的產生到永久保存或銷毀的整個生命周期應進行全程管理,涉及到文件的流程、管理規劃、管理方法以及質量要求,對重要的、保密的程序和數據要加密并備份,隨時進行病毒檢測、制定系統運行安全管理和電子文件管理制度,規范重要的場所(如機房、庫房等)的出入規則,制定保護政策、管理規劃、管理方法以及質量要求,從而建立一個涵蓋檔案信息資源、計算機全部管理活動的目標體系、程序體系和技術方法體系。第三,檔案信息資源保管單位利益的保護,也應有一定的規則。因此檔案信息的編輯、保管、轉載等都需要大量的人力和物力的投入。由于網上用檔、利用者與管理者不直接接觸,該收取的一切費用,就只好在網上進行,這樣就應該建立檔案信息利用收費網站。國家制定統一的收費標準和自動計費軟件。對每次的訪問收費,都必須有一個系統而詳細的規定。這樣才能保證利用和管理人雙方利益均等或不受損失。

1.3建立一支會計算機編輯、會操作計算機網絡的高技術管理人才隊伍。檔案信息化建設是一項長期、全面而又具體的工作,信息化的實現不是檔案館(室)某一部門的工作,也不是單靠幾個計算機技術人員就能實現的,它需要所有檔案人員的積極參與與配合,檔案隊伍素質對檔案工作信息化建設的質量起著關鍵的作用,因此,檔案隊伍計算機技能的提高是目前檔案部門素質教育的重中之重。

二、實現檔案信息網絡化的對策

隨著網上辦公、網上用檔的普及,檔案部門還有許多工作要做,針對網上用檔的條件,我們還必須做好以下幾方面工作,為檔案實現信息網絡化奠定堅實的基礎。

1.加強網上用檔管理理論研究。為了更好地開展網上工作,保證提供系統、完整、真實的電子文件信息給利用者,我們必須加強歸檔電子文件的理論研究,其探討的理論主要包括:(1)用文字處理技術形成的電子文件,歸檔時應有文字存儲格式、屬性和文字處理平臺的說明材料。(2)用掃描儀等設備獲得的圖像電子文件,用計算機輔助設計或繪圖等獲得的圖形電子文件等如何歸檔的理論研究。(3)檔案信息上網后信息如何管理、利用的理論研究。(4)檔案信息源如何系統編輯上網的理論研究等等。

2.加強檔案部門網上辦公先進設備的配置。現階段檔案部門設備十分落后,現代化程度不高。因此,我們要加強宣傳,爭取社會的支持,爭取政府加大對檔案事業的投入。再就是要把檔案事業推向市場,讓檔案體現其經濟價值,把檔案信息作為一種特殊商品經營,增加社會對檔案事業的投入。總之,要采取多種方式來解決檔案資金的不足,以便檔案界配置先進的管理設備。

3.加強檔案管理人才的培養。人才確定事業成敗,檔案事業發展與否,關鍵在人才。網絡時代,檔案管理人才必須重新更新自己的知識,爭做檔案信息網絡管理軟件的編輯開發人才,爭做網絡檔案信息管理人才,爭做網絡檔案信息源組織編研人才和其它載體形式的管理人才。

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1.1管理觀念滯后。在相當長的一段時間內，圖書館檔案的管理都是采用傳統的人工管理模式，這是由于一方面圖書館受到資金及信息等客觀條件的束縛，更重要的是管理層在認識上存在偏差，往往從眼前利益著想，忽略了公共圖書館的服務職能。正是這種管理觀念的滯后，才導致公共圖書館檔案的數字化管理工作一直未能開展。

1.2工作制度缺乏。很多公共圖書館沒有一個檔案管理工作的制度，以至于出現了沒有專業的檔案管理者、管理責任不明、分工不清、管理人員混雜的狀況。在這種情況下，公共圖書館檔案管理工作效率低下，時常出現檔案文件分散、檔案無法準確查詢甚至丟失的現象。

1.3檔案利用率低下。公共圖書館建設的主要目的是方便大眾的需求，然而由于公共圖書館檔案管理受到傳統管理模式的制約，存在一定滯后性和不完備性，因此難以及時地充分地被廣大用戶所利用。究其原因，正是由于檔案資料所涉及的信息太過豐富與廣泛，依靠傳統的管理模式很難快速準確地被用戶所檢索，使得檔案信息利用率極其低下，其價值得不到充分的體現。鑒于上述問題，隨著信息技術的不斷發展，數字化的檔案資料應運而生，它將在一段時間內逐漸取代低效率、高污染的傳統紙質檔案。數字化的檔案資料將成為圖書館檔案的重要組成部分。

2實施圖書館檔案數字化管理的阻礙

2.1資金問題。由于我國很多地區的公共圖書館的條件相對較差，而新型檔案管理模式的運用必須依靠大量的資金投入，購進先進的技術設備。而這對于本身經費不足的公共圖書館來說，成了制約當前公共圖書館數字化建設的最直接的問題。沒有資金的支撐，一切發展都是空談。

2.2技術問題。實施檔案的數字化管理就是利用計算機進行信息的操作、傳輸、存儲、檢索、利用等，它能夠有效地節約時間，實現圖書館用戶的高效辦公，但是，構建這樣的數字平臺受到了相關的技術條件的制約，許多公共圖書館缺乏相關的技術人才，導致數字化工作遲遲未能開展。

2.2.1紙質檔案數字化轉化的規范性問題。紙質檔案數字化加工需要掃描、處理、存儲等工序，此項工作需要有規范化且標準化的技術操作才能保證紙質檔案轉化成數字化產品的質量。因此，公共圖書館需要制定完善的制度，使工作人員在做檔案掃描、圖像處理、圖像存儲等工作時，可以參照標準完成，確保紙質文件的正確轉化。

2.2.2數字化檔案的信息安全問題。隨著全球信息化技術的迅猛發展，在帶給人們巨大利益的同時，也對數字化的檔案信息安全管理造成了很大的技術困擾，主要表現在以下五個方面：（1）管理數字化檔案的計算機硬件出現故障問題。計算機硬件有可能會因為生產廠商、使用年限、外部環境影響等因素而出現硬盤、磁盤、光盤、服務器設備破損等故障，這就會對存儲在計算機上的數字化檔案數據造成一定的破壞或缺失，從而致使數字化檔案信息的長期安全完整存儲受到嚴重威脅。（2）檔案數字化計算機管理軟件出現故障問題。公共圖書館的檔案資源經數字化轉化之后，必須有一個生命力很強大、穩定性很好、可操作性與靈活性較強的數字化檔案管理系統軟件作為支撐。然而，目前實際管理工作中，并沒有一個統一的質量先進、接口靈活、保存數據類型一致、信息能共享的標準化軟件系統，因此，在數字化檔案數據的管理操作過程中，通常出現軟件系統崩潰等故障問題，致使數字關于公共圖書館檔案數字化管理的探討化檔案信息遭到破壞或缺失。（3）檔案數字化管理計算機遭遇網絡黑客或病毒的入侵問題。近幾年網絡安全事件發生較為頻繁，如網絡黑客攻擊、病毒入侵等，一旦計算機遭遇黑客攻擊或病毒入侵，一般都會癱瘓，甚者丟失全部數據，這將是一個非常嚴峻的問題。因此，這方面專業防護的技術問題亟待解決。（4）計算機軟硬件不兼容及系統更換出現故障問題。紙質檔案數字化，是從原來的紙質載體轉移到了磁盤或光盤等新載體上，當原有數字化檔案管理計算機軟硬件或系統過時需要更新（更換）時，就很可能會出現計算機軟硬件不兼容或系統不兼容問題，從而導致計算機出現死機或藍屏等故障，進而丟失數字化檔案數據。（5）管理人員對檔案數字化管理軟件操作不當引起的故障問題。檔案數字化建設與管理在我國還不成熟，很多管理人員并不具備很專業的管理知識，因此，在對計算機數據安全維護的時候，可能會誤刪某些文件或誤點某些不可逆轉的操作程序而致使軟件與計算機出現故障，進而導致數字化檔案信息的缺失。

2.3人才問題。首先，公共圖書館管理人員的老齡化現象較為嚴重，這些管理者在思想上對數字化建設缺乏了解，同時受到身體等原因的限制對于新知識的學習接受的效果并不明顯，對于高科技的運用能力差，因此，對數字化圖書館檔案的管理能力較差。其次，公共圖書館檔案專業化的管理人才奇缺，在人才引進的過程中，也出現了專業人才稀缺的現象，比如信息化管理的技術開發人員和維護人員。很多高校也沒有開設能滿足公共圖書館檔案現代化管理需要的課程，這也是我們所要重視的。最后，由于受到人力資源的限制，很多公共圖書館管理人員身兼數職，一個人精力和專業能力始終有限，不能保證自己在有效的工作時間里準確地錄入相關的檔案信息，從而造成工作失誤。

3實施公共圖書館檔案數字化管理的有效措施

3.1管理觀念與時俱進，多渠道籌集資金。現在，構建數字化的公共圖書館是時展的必然的需求，因此必須重視數字化檔案的管理工作。各地公共圖書館必須設法力爭上級領導對本地公共圖書館檔案數字化建設的資金支持。只有經費及時到位，檔案數字化管理工作才可以順利開展。而且，圖書館如果要獲得長效的發展資金，必須依靠法律、制度和地方性法規、政策的支持才能獲得可持續發展。另外，除了政府部門政策資金方面的支持外，還應該加大對圖書館功能的宣傳，鼓勵更多的人關注圖書館的改革和創新，吸引企業和社會愛心人士的資金，進行相關系統的建設和完善。

3.2合理制定紙質檔案數字化轉化的技術規范。①紙質檔案掃描工作：應該根據幅面的大小、紙張的狀況、頁面顏色、字跡清晰度、是否帶插圖、檔案重要程度等因素合理選擇掃描方式；②掃描后圖像的處理工作：一方面對掃描后圖像的處理應該采用統一的圖像處理軟件進行，另一方面視原紙質檔案紙張大小是否一致、紙張間是否有粘連、是否有裝訂孔等因素來決定圖像的處理流程；③掃描圖像處理完成后的存儲工作：為方便用戶使用，需將處理后圖像按標準格式存儲，一般不同掃描模式掃描處理后的圖像存儲格式都有區別，各地圖書館需事先統一規定好，以方便存儲管理，從而更高效地為用戶服務。

3.3多重技術保障數字檔案長期安全保存。數字化檔案信息的長期保存是公共圖書館在實施數字化檔案管理的過程中最重要的一項內容，必須做到以下幾點：第一，采用必要的加密技術，通過對相關信息設定的變化和編碼保障自身數據庫的安全；第二，購進先進的防火墻技術、操作系統安全內核技術、入侵檢測技術、生物識別技術，而且應該不斷實時更新，確保檔案的安全性；第三，注意計算機、磁盤、光盤等載體的使用期限以及管理軟件系統的實時更新；第四，要注意必須嚴格挑選可靠存儲介質做好信息數據的備份工作，以防計算機癱瘓導致的數據信息缺失。

3.4重視人才培養，提高管理水平。公共圖書館檔案實施數字化管理想要得到長足發展，必須有滿足工作所需的專業技術人才。因此，對既熟悉信息技術又精通檔案管理的復合型人才的培養就顯得極為重要。首先，要加大對現有員工新觀念的養成和新技術的培訓，轉變傳統的工作思想，并能夠熟練運用相關的計算機和網絡信息技術；其次，圖書館在不斷完善的過程中應加強與當地高校的密切配合，為高校圖書館相關專業的學生提供實習基地，以期高校根據公共圖書館實際管理的需要制定培養相關人才的計劃。

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1、信息系統對業務的覆蓋率逐步提高

自上個世紀90年代后，互聯網應用的普及和信息經濟的興起，帶動了電子政務、電子商務和社會信息化的全面發展。

僅從政府角度看，我國電子政務經過十多年的發展，形成了一定規模的信息化基礎設施，建設了大量的電子政務應用系統，正在經歷由傳統運行方式向以網絡為基礎的信息化運行方式轉移的過程。以北京市為例，“十五”期間，全市1186種政府業務，運用信息化實現的有591種，建成726個業務支撐系統，50%的政府業務通過信息化手段實現；各級政府和業務部門高度重視業務應用系統的開發和應用，約90%的市、區政府部門建設了局域網，超過90%的政府部門達到了人均1臺計算機，有90%的政務部門已建成或正在建辦公自動化系統，其中無紙化程度達到50%以上的部門占80%。①

2、基于網絡平臺化的信息共享和業務協同

互聯網技術和應用的快速發展，無論是政府還是企業的信息化，都受到戰略管理和服務客戶的強烈驅動，在不斷地擴展信息化的應用領域和內容，朝著基于統一網絡管理平臺，跨部門信息共享和業務協同的方向發展。

政府各機構在履行經濟調節、市場監管、社會管理和公共服務四項基本職能過程時，正越來越廣泛地采用信息技術來實現。由于應用目標的整體性，要求政府業務系統、政府信息具有集成性和共享性。例如，北京市業已建立了連接各級政府機構政務系統的政務內網平臺，通過信息交換平臺和政務門戶網站，各級各類政府機構可以實現協同辦公和信息共享。又如，北京市東城區首創的網格化城市管理模式，通過綜合的信息化手段，實現了對城市各類基礎部件的綜合管理。再如，“首都之窗”網站群作為政府門戶，正把更加全面的政府公共服務納入到信息化應用范圍。②

企業信息化應用模式早已脫離了個別業務系統孤立應用的階段，步入了企業戰略協同系統應用階段，其中ERP（EnterpriseResourcePlanning，即企業資源計劃）最具代表性。ERP是20世紀90年代提出來的，目前已發展為企業管理信息系統中最為流行的一種形式，幾乎是企業信息化的代名詞。ERP系統以經營資源最佳化為出發點，全面整合企業的供銷存、財務、計劃、質量、制造等核心業務，并最大限度提升企業各項經營資源的應用效率。

實現統一的網絡平臺管理，進行系統協同整合，核心的內容就是要進行應用系統及數據集成，建立可以共享的統一數據管理結構。建立一致的數據規格標準和建立統一的數據管理、應用規則，是實現應用系統和數據集成的主要途徑。如何建設與上述信息化環境配套的電子檔案的統一管理、共享利用的機制、模式，網絡環境下的檔案館如何構建和運作，都是需要深入探討的問題。

3、信息資源戰略成為信息化核心內容

2004年12月國家頒布了《關于加強信息資源開發利用工作的若干意見》，標志著我國的信息化步入了以開發利用信息資源為重心的發展階段，這既是信息化向其本源的回歸，也是我國信息化發展到一定程度的結果。

從國家層面來看，信息資源開發利用，就是借助于信息化手段，為提高政府公共服務能力、增強政府能力建設、推動和諧社會發展為目的，形成政府信息資源、社會信息資源綜合開發利用的局面，同時推動信息資源產業發展，促進我國經濟社會的可持續發展。政務信息資源的開發利用緊緊圍繞政務公開、重大基礎信息庫和重點業務應用系統的建設進行。社會信息資源開發利用重點是強化農業、科技、教育、衛生、社會保障、檔案等領域的公益性開發和利用。同時，國家將研究制定鼓勵信息資源產業發展政策；健全信息資源市場監管制度，完善網絡環境下的著作權保護，提高審批效率，擴大登記備案和事后監督的范圍；研究制定政務信息資源社會化增值開發利用的財政政策和信息資產管理辦法；制定信息資源開發利用標準體系表，優先制定并大力宣傳貫徹信息資源分類、共享、基礎編碼等國家標準；推進公共文獻基礎數據庫建設，積極開展社會化服務。③

從機構層面，信息資源開發利用是信息資源服務于戰略決策、滿足客戶信息需求和提高業務管理信息提供水平的客觀發展需要。從信息化發展的進程上來講，信息系統總是由滿足業務處理、運行需要開始，信息資源的開發利用遵循著數據—信息—知識的過程。機構層面的信息資源開發利用總是從系統集成、數據集成開始，在整合的數據倉庫基礎上進行數據的挖掘和滿足不同需要的數據應用。這實際上類似于我們傳統的檔案管理利用流程，應當把它納入到信息化條件下的檔案管理內容范疇。

二、信息化條件下檔案管理的若干問題

信息化系統正在演化成為各類組織業務運行的基本方式，網絡平臺正逐漸成為政府機構、企業信息運動的支撐平臺。對檔案管理活動而言，各類組織運行平臺的變化，給我們提出了很多基于數字化概念的新問題，這些問題需要我們去深入思考，探索符合信息化特點的新思路和新方法。

1、電子文件長久保存和長期可用問題

人們把以數字化方式記錄的文件，統稱為電子文件。電子文件在性質、形式上與紙質文件的不同，無疑是檔案界最先感受到和最先關注的信息化帶來的變化和影響。由模擬方式轉變成數字化的記錄方式，主要的問題有三個：一是電子文件的長久保存問題，數字化信息復雜多樣的編碼格式、讀寫方法和載體材料，都給電子文件的長久保存帶來困難。二是電子文件的證據力和法律效力問題，這包含了對數字方式所記錄信息的真實性以及獲得、保持信息真實性方式方法的可行性、可信性問題。三是數字化信息與載體的依附關系問題，數字化信息的組織是通過編碼形式完成的，人們處理、傳輸、存儲和顯現數字化信息，要借助能處理這些編碼的信息技術設備間接完成，因此，數字化信息依賴于元數據、數據格式、軟件系統和硬件系統才能夠被處理、存儲和顯現。綜上所述，電子文件的復雜性、變化性、多樣性是過去紙張載體所沒有的。

歸納起來講，目前解決電子文件真實性、長久保存、長期可用的途徑主要有如下幾類方法：一是通過法規約束電子文件格式種類，如我國的《電子文件歸檔與管理規范》所選擇的管理方式，方法就是盡可能地選擇比較通用通行的少量幾種文件格式，通過降低電子文件格式種類繁復性，增加電子文件長期保存的可靠性、可控性。二是通過對電子文件存在的系統相關要素的規范設計和過程控制，以保證電子文件的真實性和可靠性，包括系統地記錄背景數據和規范、控制信息流轉環節等方式。三是提高載體材料壽命或對電子文件處理、存儲、傳遞和應用所依賴的軟硬件環境進行備份的方式。四是分離數字信息的語義表示與格式表示，形成不依賴于特定的通用信息存在形式，不會出現因為數據格式及軟硬件環境的變遷而造成電子文件不可使用的情況，如以XML作為標識規范的方法，等等。

為了解決上述問題，國內外都作了相當多的探討和嘗試。首先，各國都傾注力量，制定系統成套的和普遍適用于各類信息系統的電子文件管理需求規范和檔案系統標準，力求把問題解決在電子文件的形成階段，達到電子文件永久保存的目的。如澳大利亞的國家“數字化保管動議”，通過建立文件管理國家標準、文件管理元數據規范、文件系統設計與實施程序等標準規范，保障電子文件的長久保存。其次，從數字檔案的永久性入手，研究具有長久保存價值的數字檔案的系統化保存、保管方式，如美國國家檔案與文件署（NARA）于1998年開始，耗時6年時間對永久保存電子文件的可能性、保存技術、保存系統的功能需求進行了全面的論證和試驗⑤。第三，研究數字化適用載體在各種狀況下的長久保存問題，如荷蘭2000年啟動了“數字保存試驗”項目，針對政府常用的電子文件類型，進行了遷移、采用XML格式和仿真三種數字保護方法的試驗，評價各種方法的效果、局限性、費用及應用的可能性。第四，在我國，通常采用的方式是，檔案部門站在長久保存的立場，通過歸檔要求的約束，保障電子文件的可靠性，如《CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求》（GB/T17678.1-2-1999）、《電子文件歸檔與管理規范》（GB/T18894－2002）等，省市地方和行業主管機構也制定了相關規范或標準，如建設部的《城建電子文件歸檔與電子檔案管理規范》。

2、多種類型數字化信息的檔案化問題

在電子文件數量快速增長的同時，其種類也日益豐富，包括文本文件、電子報表、電子郵件、圖形、圖像文件、視頻文件、網頁文件、數據庫文件等。數字化信息的復雜多樣，具有傳統紙質文件所不具有的性質，因此，這些數字化信息的檔案化在總體上處于隨機狀態，有些數據累計存儲在業務數據庫中，有些被定期銷毀，有些則被遷移到臨時載體上。如果不能建立系統型的管理規則，很可能造成不可挽回的損失。

導致數字化信息檔案化問題的原因歸納起來有以下幾種情況：

（1）與傳統文件運轉流程無關。長久以來，人們已經形成了紙質文件檔案化的系統化的方法體系，主要是依靠業務流程的自然發展進程，在業務流程終結時，把文件歸檔轉入檔案系統，以備今后工作查考。或者對文件的價值進行鑒定，判別文件對形成者的意義大小以及對社會的意義大小，在規定的時間階段，把分布在各個機構的文件匯集到檔案館集中保存，以長久留存社會記憶，保障社會發展的延續性。久而久之，文件的檔案化形成了對業務運轉流程及其規則的依賴性，當數字化信息因不能納入一般的業務流程，或業務流程因信息化而發生變化時，將會導致電子文件在檔案化過程中范圍的缺失。比如，電子郵件系統已經成為絕大多數政府或企業網絡系統的必備子系統，電子郵件也早已成為人們在進行工作交往時的基本工具，很多國家或組織也都制定了電子郵件的管理制度，但電子郵件的檔案化問題依然處于隨機管理狀態，主要原因就是電子郵件聯系方式的公私性質不容易界定，不容易納入到正常的業務運轉流程之中。

（2）非文本型數據。在紙質檔案管理時期，由于非文本型數據的數據單元不能完整地表達一個事項，數據結構、信息組織方式與文本方式不同，并且很多結構化的數據庫數據經常處在變動之中，無法納入到文本文件的管理體系，往往不進行檔案化處理。信息化的發展，使得電子文件的數量與日俱增，但檔案機構往往比較注重對文本型電子文件的歸檔和收集，對非文本型數據庫數據、多媒體數據的歸檔重視不夠，也沒有切實可行的檔案化措施。而且，檔案界還存在著一個概念誤區，認為數據庫文件本來就有自身的數據結構，并且處在存儲狀態，沒有必要再轉化為所謂的檔案文件。目前，大部分關系型數據庫，都是作為支持業務流程的存儲機制來建設的，從性質上來講，可以認為是“暫存數據”，而且，這些數據往往是隨著業務過程的變化而不斷更新變化的，在結構上又是連續性的，往往不能按事項分塊，不能按傳統檔案管理方式管理。但是，這些數據往往是一個業務系統的核心資源，

支撐著一個機構的業務運行，絕大多數具備檔案價值，如果不盡快建立有效的檔案管理制度，可能會造成比較嚴重的損失。目前，有注意到非文本型數據歸檔的機構，往往采用簡單拷貝、累加存儲的方式，或者以備災數據庫的方式同構備份數據。這些方式可能不能真正解決數量巨大的非文本數據檔案化問題。

（3）網頁類型文件。互聯網的普及，使數量巨大的Web文件存在于流動的網絡信息海洋之中。我國的各類機構為了與外部環境的聯系與溝通，建設屬于機構自己的網站的比率很高。據國務院信息化工作辦公室的資料顯示，到2005年底，我國政府域名（）注冊量達到23752個，政府網站達到11995個，縣級以上門戶網站擁有率達到81.1%，其中部委、省級、地級和縣級政府網站的擁有率分別為96.1%、90.3%、94.9%和77.7%。⑥但由于網頁文件的內容重復率高，數量巨大，各類機構往往都不作檔案化處置。這種情況是否存在檔案缺失的漏洞，也是值得深入研究的。

3、雙軌制與雙套制問題

隨著信息化的深入發展，各類機構的信息系統覆蓋率不斷提高，意味著文件的處理、運行過程的雙軌制越來越趨向于單軌制，這是一個必然的趨勢。但是，在人們的檔案思維中，依然存在著對紙質檔案的心理依賴，充滿了對電子文件的不確信感。這種情形也體現在國家及行業已經頒布的電子文件管理的相關國家標準、行業標準中，規定對于具有長久保存價值的文件，要電子、紙質形式雙套保存。

造成雙套制比較普遍的原因，從根本上講是檔案思維還停留在紙質文件時代，對電子文件及其存在的技術環境還不熟悉、不確信，對電子文件是否能夠長久保存及長期可用缺乏認知。其次，是國家的檔案行政機構缺乏檔案無紙化戰略規劃、制度設計和系統規范，使得對紙質文件依賴成為制度性的選擇。包括我國在內的很多國家，都相繼頒布了《電子簽名法》或相關法律，力求通過法律的形式，確認數字化信息在社會交往和經濟活動中的法律地位及其具有憑證性的條件。《電子簽名法》的意義在于通過法律確定了電子數據可以作為法律憑證，使電子文件具有了與紙質文件同等的證據作用。一般來講，《電子簽名法》主要是規范電子文件的技術條件和應用背景，以保證電子文件在交互過程中的真實性是可確認的，是可以作為證據使用的，但并沒有解決電子文件的長久保存問題。而這方面的規范有賴于檔案管理機構來解決。

雙套制的另一種情形，是國內的各級各類檔案館大量地將紙質檔案拷貝成電子檔案。為使檔案館蘊藏的豐富檔案信息資源能夠提供網絡應用，根據檔案利用需求有選擇地提供目錄定位服務以及部分檔案的原件服務是必要的。如果盲目地無限度地進行檔案的電子化，以此作為數字檔案館建設的成就標志，只能造成巨大的資源浪費。

可以想像，不解決雙套制的問題，是無法推動信息化發展的。信息化發達國家在信息化進程中都強調“無紙化”作為信息化的戰略目標來積極推動，可見它對信息化發展的重要意義。

雙套制或無紙化的解決方案，一定不是單純的技術解決方案，而應該是制度化方案。這個制度化的解決方案，依賴于我國信息化的發展程度，取決于信息系統的業務覆蓋率，特別是網絡應用的覆蓋率。在此基礎上要形成無紙化的全面管理制度，可能包括兩個層面：檔案館層面的和機構層面的。檔案館層面要解決電子文件永久保存的技術條件（載體的可靠性、信息對格式的非依賴性）、文件真實性的制度和管理系統保障規范、電子文件應用的規范。對機構層面，檔案及檔案管理系統提供憑證性、證據性文件的系統認證標準、規范，第三方認證機構的建設等。

4、電子文件運動規律與檔案管理模式選擇

近年來，關于“文件生命周期理論”和“文件連續體理論”的爭論十分引人關注。信息化徹底改變了各類社會活動的時空關系和運行模式，人們需要基于新的社會運行方式，建立新的信息思維，尋找信息運動新規律，以求在準確揭示信息運動規律的基礎上，更好地進行管理。這是這場爭論的意義所在。

“文件生命周期理論”與“文件連續體理論”的實質，是如何看待文件運動的統一性和管理一致性問題。“文件生命周期理論”強調在文件的不同運動階段有著不同的運動特性，強調在不同的階段實施不同的管理措施。而“文件連續體理論”認為文件運動是一個整體，文件運動有著不同的功能軸，文件運動每一個時點，都可能包含一個或多個功能價值取向，因此，管理上不必劃分文件與檔案的階段性。從弗蘭克·厄普沃德對文件連續體模式的四項基本原則看：第一，文件價值的持續性與文件檔案化。主要強調的是文件、檔案的整體觀，這與我國普遍認知的“文件管理與檔案管理一體化”的觀念是相類似的⑦，是“從文件形成到文件作為檔案保存和利用的管理全過程中連貫一致的管理方式”。第二，文件聯系以邏輯聯系為主。這是傳統檔案學的基本原則，檔案的分類、主題方法都是按邏輯組織文件的方法，即使是網絡化條件下，文件分處不同的物理位置，也應堅持這種方法。第三，文件管理制度納入業務活動目標與過程。它強調的是要把文件管理職能制度化地納入業務系統中，應該說“納入”概念在檔案界也并不是新概念。第四，檔案學是隨著組織知識的背景條件變化而變化⑧。這是關于檔案學理論隨著社會發展環境變化的思想，是任何理論都應該具有的素質。歸納起來講，文件連續體理論強調的是文件與檔案是一個整體，不必區別管理，而且從形成階段就應予以制度化的干預。顯然，這一核心思想存在著理論臆斷性。文件的形成是為業務運轉服務的，其首要目的和價值是業務的有效運轉，如果按照文件的歷史價值進行文件系統設計，其結果不僅會削弱文件的真實性、客觀性，而且可能導致業務系統效率的極大降低。信息化發展的進程已經證實，無論是政府或是企業的系統，隨著時間的推移都面臨著系統數據檔案化的問題，在業務系統中建設數據檔案庫，或者是不經檔案價值鑒定，簡單地直接地遷移業務系統數據到檔案庫，其信息質量根本無法保證。況且，由機構檔案室到檔案館的過程，也絕不能是簡單的遷移過程。

作為我國的檔案工作者，在學習國外的理論經驗時，不能采取簡單的“取代”或“覆蓋”等方法，而應該是在考察各種理論的基本背景的前提下，積極汲取各種觀點中的有益成分，構建適合我國的檔案管理可行模式。

網絡技術的發展極大地促進了業務系統的連續性、關聯性，如果不在制度上和文件管理要素上對業務系統提出要求，比如提出元數據要求，就可能使業務系統自然生成的電子文件無法長久保存。所以，文件連續體理論提出的整體系統思想是非常值得借鑒的。我國的電子文件管理中提出的全程管理、前端控制思想，就是對這種理論的合理詮釋。但是，檔案有檔案的價值取向，對電子文件的管理要素的控制，不能取代對檔案價值的判斷和對文件的取舍。特別是在信息膨脹的時代，這一點尤為重要。目前，我國很多地方正在積極建設網絡文件中心。這種熱潮的基本出發點是，對分布在各個機構的業務活動中的電子文件進行集中管理，有的采取集中存儲、集中利用的模式，有的采用備份中心的模式，有的采用存儲目錄、邏輯歸檔的模式。網絡建立的廣泛聯系，為各種模式都提供了支持條件。無論是物理集中，還是邏輯集中，電子文件中心都不能以文件的集中取代文件的檔案化過程。否則，隨著時間的推移，就會出現電子文件的大量堆積的局面。無論采用何種理論模式作為指導，在電子文件運動整體環節中都不能取消“檔案化”的環節。在信息爆炸的時代，這一點尤為重要。

注釋：

①北京市信息化領導小組辦公室：《北京市“十一五”電子政務規劃研究報告》。

②北京市信息化領導小組辦公室：《北京市“十一五”國民經濟與社會信息化發展規劃》。

③⑥《2006年中國信息化發展報告》。

④。