法律檔案管理匯總十篇

序論：好文章的創(chuàng)作是一個不斷探索和完善的過程，我們?yōu)槟扑]十篇法律檔案管理范例，希望它們能助您一臂之力，提升您的閱讀品質(zhì)，帶來更深刻的閱讀感受。

篇（1）

長期以來，病歷的管理與利用多停留在經(jīng)驗和習(xí)慣要求的層面上，其實病歷作為醫(yī)務(wù)人員在醫(yī)療活動過程中形成的文字、符號、圖表、影像等資料的總和，它除了要受相關(guān)醫(yī)療衛(wèi)生技術(shù)規(guī)范的約束，還應(yīng)該受到《中華人民共和國檔案法》及相關(guān)法規(guī)的調(diào)整， 所以病歷檔案的管理與利用，它必須依法管理。

1病歷檔案管理的重要性

病歷檔案是一種特殊的檔案，它既有檔案的共同屬性—原始性、真實性和準確性。又有自己的專業(yè)特殊性[1]：一是病歷檔案的完整性與連續(xù)性。以一個患者的治療過程所形成的全部文字、數(shù)據(jù)及圖像材料構(gòu)成一個立卷單位。二是病歷檔案的直接責(zé)任者為若干醫(yī)療工作者。病歷檔案載體材料的記錄、填制、分析、診斷和拍片化驗均由醫(yī)生完成，除此而外的任何單位或個人均無法成為病歷材料的責(zé)任者。三是一個病人入院到出院即構(gòu)成一件病歷檔案。四是病歷檔案產(chǎn)生和形成很快、數(shù)量大，是臨床、教學(xué)、科研和醫(yī)院管理不可缺少的資料，是醫(yī)療事故糾紛、法律訴訟中的法定證據(jù)，也是溝通協(xié)調(diào)醫(yī)患關(guān)系、體現(xiàn)患者的知情權(quán)和醫(yī)療權(quán)的重要手段。依據(jù)病歷檔案，醫(yī)師可迅速正確診斷與治療患者，醫(yī)院亦可據(jù)之申請醫(yī)保給付、理清法律責(zé)任等。

2病歷檔案的依法管理

病歷檔案的依法管理應(yīng)該包括兩個方面的內(nèi)容，即病歷形成過程中的依法管理和病歷形成后的依法管理[2]。

2.1病歷形成過程中的依法管理

病歷是病人接受醫(yī)務(wù)入員病情詢問、檢查、診斷、治療、護理以及疾病發(fā)生、發(fā)展和轉(zhuǎn)歸等診療過程的原始記錄，能為醫(yī)療教學(xué)、科研和醫(yī)療管理提供重要的信息資料，在某些涉及人身傷害、健康保險的刑事、民事案件審理及發(fā)生醫(yī)療糾紛時，病案還是一份具有法律效用的原始材料或作為證明案件真實情況的證據(jù)，特別當(dāng)最高人民法院在《關(guān)于民事訴訟證據(jù)的若干規(guī)定》中明確規(guī)定醫(yī)療糾紛的民事訴訟實行舉證責(zé)任倒置后，病歷更是醫(yī)院或醫(yī)務(wù)人員證明自己無過錯的主要和重要的證據(jù)材料。

2.2病歷形成后的依法管理

病歷是醫(yī)務(wù)人員對病人診治過程的書面記載，因此，病歷書寫的主體必須是有關(guān)法規(guī)規(guī)定的人員。顯然這里的醫(yī)務(wù)人員指的是取得醫(yī)師執(zhí)業(yè)證書并對病人實施診治的人員，不是病人的經(jīng)治醫(yī)師或未參加病人檢查、治療的醫(yī)務(wù)人員不得書寫病歷。病歷的內(nèi)容應(yīng)該符合客觀、真實、準確的要求，在臨床醫(yī)療中許多醫(yī)務(wù)人員也為病人書寫了病歷，但由于缺乏與病歷相關(guān)的法律問題的知識導(dǎo)致形成的病歷存在許許多多的法律缺陷，如醫(yī)師“敷衍了事，未仔細詢問病史，憑主觀臆斷編造病史或為使其診斷成立，故意歪曲事實”或“編造虛偽檢查、操作”甚至“涂改編造搶救記錄、修改有診療失誤的病案”等等，這樣的病歷無論是作為醫(yī)療、教學(xué)、科研的原始資料還是作為訴訟的證據(jù)其價值和作用都大打折扣。衛(wèi)生部在《病歷書寫基本規(guī)范》第三條中明確指出:“病歷書寫應(yīng)當(dāng)客觀、真實、準確。”病歷記錄的客觀、真實準確，表面上是對病歷內(nèi)容的要求，實質(zhì)上是對醫(yī)務(wù)人員的執(zhí)業(yè)要求。這體現(xiàn)在《執(zhí)業(yè)醫(yī)師法》第二十三條、第三十七條的規(guī)定中:醫(yī)師“不得隱匿、偽造醫(yī)學(xué)文書及有關(guān)資料”，否則要承擔(dān)相應(yīng)的法律責(zé)任。

2.2病歷形成后的依法管理

病歷的書寫應(yīng)按規(guī)定時限完成并符合相關(guān)衛(wèi)生法規(guī)、規(guī)章的要求醫(yī)師每天要診治許多病人，如若不是每次診治后及時記錄，則有可能造成記憶的遺漏或混淆，萬一有醫(yī)療糾紛發(fā)生或訴訟發(fā)生再去補寫，其真實性和可信度必將受到懷疑，因此，病歷及時完成是保證病歷公證性的前提。《病歷書寫基本規(guī)范》對各種情況下病歷書寫時限做了詳細明確的規(guī)定，如規(guī)定:“住院志、入院記錄應(yīng)當(dāng)于患者入院后24小時內(nèi)完成;24小時內(nèi)出、入院記錄應(yīng)當(dāng)于患者出院后24小時內(nèi)完成;24小時內(nèi)入院死亡記錄應(yīng)當(dāng)在患者死亡后24小時內(nèi)完成;首次病程記錄應(yīng)當(dāng)在患者入院8小時內(nèi)完成;死亡記錄應(yīng)在患者死亡后24小時內(nèi)完成”等等，這些對病歷書寫時限的具體規(guī)定是病歷書寫時必須遵守的。除時限問題外，《病歷書寫基本規(guī)范》還具體規(guī)定了以下幾個方面的內(nèi)容:①病歷的涂改、修改的規(guī)定:“書寫過程中出現(xiàn)錯字時，應(yīng)當(dāng)用雙線劃在錯字上，不得采用刮、粘、涂等方法掩蓋或去除原來的字跡”;“上級醫(yī)務(wù)人員有審查修改下級醫(yī)務(wù)人員書寫的病歷的責(zé)任。修改時，應(yīng)當(dāng)注明修改日期，修改人員簽名，并保持原記錄清楚、可辨，醫(yī)囑不得涂改，需要取消時，應(yīng)當(dāng)使用紅色墨水標注‘取消’字樣并簽名，這些規(guī)定，解決了我國病歷書寫中長期存在的對于如何進行涂改的不統(tǒng)一、不規(guī)范的作法，明確了什么是病歷的的合法涂改，為判斷病歷涂改的合法與否提供了標準。②體現(xiàn)在病歷中有關(guān)知情同意的規(guī)定:“特殊檢查治療等醫(yī)療活動應(yīng)當(dāng)由患者本人簽署同意書;患者不具備完全民事行為能力時，應(yīng)當(dāng)由其法定人簽字;患者因病無法簽字時，應(yīng)當(dāng)由其近親屬簽字，沒有近親屬的，由其關(guān)系人簽字;為搶救患者，在法定人或近親屬、關(guān)系人無法及時簽字的情況下，可由醫(yī)療機構(gòu)負責(zé)人或者被授權(quán)的負責(zé)人簽字”、“因?qū)嵤┍Ｗo性醫(yī)療措施不宜向患者說明情況的，應(yīng)當(dāng)將有關(guān)情況通知患者近親屬，由患者近親屬簽署同意書，并及時記錄。”這方面的規(guī)定與我國的相關(guān)法律法規(guī)相銜接、相一致[3]。

3法律知識缺乏造成醫(yī)患糾紛[3]

我國正逐步進入法制社會，依法行醫(yī)是每個醫(yī)務(wù)人員應(yīng)該自覺遵守的準則。每個醫(yī)務(wù)人員應(yīng)該認真學(xué)習(xí)《執(zhí)業(yè)醫(yī)師法》、《藥品管理法》、《傳染病防治法》、《獻血法》、《母嬰保健法》等等，針對醫(yī)務(wù)人員所立的各項法律、法規(guī)。用各種法律條例規(guī)范自己的職業(yè)行為與道德規(guī)范，提高自己遵法的自覺性，這樣有利于保護自己和醫(yī)院不受損失[4]。例如，從對車禍肇事類病歷的書寫就可以反映出個別醫(yī)生自我保護意識不夠，遇到車禍病人不分主次，一律診斷為“車禍”。是司機酒后駕車撞傷病人還是病人因意外，精神失常、故意滋事或其它原因撞車，應(yīng)從病歷記載中有所反映。應(yīng)考慮病歷記載對肇事雙方負責(zé)，對醫(yī)生本人負責(zé)，更應(yīng)對醫(yī)院負責(zé)。以便為交警，司法部門調(diào)查立案提供可靠的證據(jù)，并為當(dāng)事的雙方爭得法律上的主動。

參考文獻

[1]劉寧，孫素玲.關(guān)于病案書寫中潛在性法律問題的探討[J].中國醫(yī)院管理，2001，21(3):45-46

篇（2）

個人信用檔案管理的法律關(guān)系實則是以個人信用檔案為核心在征信機構(gòu)、個人信用檔案主體、信用檔案信息提供者、信用檔案使用者之間形成的多重法律關(guān)系，這種法律關(guān)系的內(nèi)容體現(xiàn)為法律上的權(quán)利和義務(wù)，因此法律關(guān)系主體的權(quán)利與義務(wù)是立法的重點①。由于目前我國沒有個人征信法起草的計劃，最有可能盡快出臺的全國性征信法規(guī)仍是《征信管理條例》。因此，筆者將結(jié)合《征信管理條例》(征求意見稿)，具體闡述對個人信用檔案管理法律關(guān)系主體的規(guī)制，并對《征信管理條例》(以下簡稱《條例》)提出改進意見。

一、對個人信用征信機構(gòu)的規(guī)制②

個人信用征信機構(gòu)，指經(jīng)有關(guān)部門批準成立的，專門從事采集、存儲、加工處理信用信息，提供信用檔案和其他信用咨詢服務(wù)的組織。它是獨立于信用交易雙方的第三方，具有中介性質(zhì)。

目前，我國現(xiàn)有的法律體系中，對征信機構(gòu)的管理，以地方政府規(guī)章或部門規(guī)章為主，尚沒有法律位階較高的專門法對征信機構(gòu)的從業(yè)資格、經(jīng)營范圍進行監(jiān)管。征信機構(gòu)設(shè)立無序、混亂。筆者認為應(yīng)從以下方面對征信機構(gòu)的義務(wù)做出規(guī)范。

1.尊重個人信用檔案主體權(quán)利的義務(wù)

征信機構(gòu)應(yīng)充分保障公民對自己的個人信用檔案信息的知情權(quán)、異議權(quán)。這在《條例》中也有所規(guī)定，“第四十條 信息主體認為其信息存在錯誤、遺漏的，有權(quán)向征信機構(gòu)提出異議，要求更正。征信機構(gòu)應(yīng)當(dāng)按照國務(wù)院征信業(yè)監(jiān)督管理部門的規(guī)定受理異議申請，并在收到異議申請之日起20個工作日內(nèi)完成對異議信息的核查和處理，書面答復(fù)異議申請人。個人提出異議申請，征信機構(gòu)未按照前款規(guī)定辦理的，該信息主體有權(quán)以書面方式要求該征信機構(gòu)一次性刪除其全部信息。”但是《條例》中缺少了對征信機構(gòu)通知、確認等義務(wù)的規(guī)定，通過立法要求征信機構(gòu)記錄信息主體不良信用信息時，即負面信用信息將被列入‘黑名單’時，征信機構(gòu)應(yīng)通知本人，并核實信息的真實性、完整性與準確性。美國信用檔案管理中，對于負面信息入庫，一般會有2-3次的友情提醒。

2.對個人信用檔案信息規(guī)范化管理的義務(wù)

在個人信用檔案信息收集時，首先須有特定的、合法的目的，并且需要依照法律規(guī)定的途徑和方式進行，不得以欺騙或其他違反法律規(guī)定的手段取得他人信息。《條例》中第十五條也體現(xiàn)了“合法收集的原則”，但是卻沒有對“限制收集”做出明確的規(guī)定，應(yīng)盡快完善。限制收集是指，將需收集的個人信息限制在最小的范圍內(nèi)，盡可能不收集或者收集最少的個人信息，即可收集可不收集的信息，采取不收集的原則。

在個人信用檔案使用時應(yīng)采用限制原則。征信機構(gòu)利用個人信用檔案，應(yīng)通知個人信用檔案主體，并征得個人信用檔案主體的同意，法律規(guī)定的除外。征信機構(gòu)還應(yīng)對信用檔案申請使用者的身份、使用目的進行嚴格的把關(guān)，以保證信用檔案的使用在法律規(guī)定的范圍內(nèi)。這在《條例》中也有所體現(xiàn)。

《條例》第十七條規(guī)定，征信機構(gòu)對所收集的信息應(yīng)當(dāng)客觀、及時進行整理、保存和加工，不得歪曲、篡改，并應(yīng)當(dāng)采取必要、合理的措施以確保信息的及時更新。這正是征信機構(gòu)保障個人信用檔案信息準確性、真實性的義務(wù)。信用信息真實、準確是個人信用檔案發(fā)揮作用的生命線。因此征信機構(gòu)在收集信用信息時，就應(yīng)按照法定的程序征集、審查，制定相關(guān)的內(nèi)部操作機制與校對機制，保證信用信息處理前后一致。

《條例》第二十三條規(guī)定，征信機構(gòu)應(yīng)當(dāng)建立健全征信信息保密管理制度，建立信息查詢內(nèi)部分級管理制度，在信息收集、整理、保存、加工和使用過程中確保信用信息不被泄露。征信機構(gòu)的工作人員應(yīng)嚴格遵守保密制度，不得擅自查詢或越權(quán)查詢該機構(gòu)擁有的信息，不得泄露在業(yè)務(wù)工作中獲悉的信息。這對征信機構(gòu)的安全保護義務(wù)起到很好的法律規(guī)范作用。

3.保持獨立、公正的義務(wù)

信用信息對個人關(guān)系重大，信用信息的公正性就顯得尤其重要。如果征信機構(gòu)受某種利益的左右，信用檔案信息失去了公正、客觀性，不僅不能服務(wù)于社會，提高經(jīng)濟運行效率;相反還會貽害于人，成為擾亂市場的一個根源。因此，征信機構(gòu)作為獨立于市場交易的第三方，應(yīng)客觀、公正地收集信用信息，提供信用信息服務(wù)。不應(yīng)受到除法律以外的政府、企業(yè)或個人的干涉。《條例》中對于這點并沒有提出，筆者認為在總則或征信機構(gòu)的一般規(guī)則中應(yīng)有所體現(xiàn)。

二、對個人信用檔案主體的保護

個人信用檔案主體，就是指其信用信息被征信機構(gòu)收集、處理和利用的人，即被征信人。對于個人信用檔案主體的稱呼，美國使用的是“消費者”，而歐盟使用的則是“數(shù)據(jù)主體”。一般而言，個人信用檔案主體應(yīng)當(dāng)為個人(即自然人)，而不包括法人或其他組織。

整個信用檔案管理流程是圍繞個人信用信息展開的，個人信用檔案的建立又是以個人信用信息在一定范圍內(nèi)公開為前提的，因此不可避免地會涉及到個人信用檔案主體的隱私問題，這也是個人信用檔案立法的焦點。《條例》對個人信用檔案主體的保護，從“總則”中的基本原則到“分則”中的具體規(guī)則都有體現(xiàn)。但是筆者認為《條例》對于個人信用檔案主體的保護是不全面的，隨著個人權(quán)利空間的逐步拓展和權(quán)利種類的漸趨細化，與個人信用檔案有關(guān)的個人權(quán)利不僅包括隱私權(quán)，還有可能涉及個人的信用權(quán)、自由權(quán)、姓名權(quán)、名譽權(quán)等多種人格權(quán)。因此應(yīng)充分明確個人信用檔案主體的信息權(quán)。

為了有效規(guī)避公民信息在經(jīng)濟社會中可能受到的侵犯，我國個人信用檔案立法應(yīng)強調(diào)個人信用檔案主體享有以下信息權(quán)利③:

個人信用信息同意權(quán)，是指個人信用檔案主體決定其信息是否被該征信機構(gòu)征收，基于何種目的、以何種方式在什么范圍被處理、利用的權(quán)利。《條例》也規(guī)定除了行政機關(guān)、司法機關(guān)以及法律、法規(guī)授權(quán)的具有管理公共事務(wù)職能的組織已經(jīng)依法公開的信息和其他已經(jīng)公開的信息外，征信機構(gòu)收集、保存、加工個人信息應(yīng)當(dāng)直接取得信息主體的同意。

個人信用信息知情權(quán)，是指個人信用檔案主體有權(quán)知道其信用信息處理情況。個人信息知情權(quán)是實現(xiàn)個人信息權(quán)其他方面的基礎(chǔ)，因為只有個人信用檔案主體才會對自身的信息存在高度的敏感性，最容易發(fā)現(xiàn)個人信用信息中的錯誤，能積極主動更改錯誤信息和已過時信息，從而保證收集和使用信用信息的準確性和完整性。《條例》第三十九條中的“信息主體有權(quán)按照國務(wù)院征信業(yè)監(jiān)督管理部門的規(guī)定向征信機構(gòu)查詢自己的信用檔案。信用檔案應(yīng)包括信用信息、信用信息來源和信用信息查詢記錄”正體現(xiàn)了這一點。

個人信用信息更正權(quán)，是指個人信用檔案主體發(fā)現(xiàn)其信用信息不正確、不完整、未更新，可要求有關(guān)征信機構(gòu)更正、補充的權(quán)利。個人信用信息更正權(quán)的賦予，既是個人信用信息知情權(quán)演繹和發(fā)展的必然邏輯，也是實現(xiàn)對個人隱私權(quán)保護的有效制度安排。

個人信用信息刪除權(quán)，是指個人信用檔案主體要求征信機構(gòu)刪除其信息的權(quán)利。在個人信用檔案管理中，對確認為錯誤的信息，征信機構(gòu)非法儲存、超范圍儲存、逾期儲存?zhèn)€人信用信息的，個人信用檔案主體均有權(quán)要求予以刪除。

應(yīng)該說《條例》中以上規(guī)定對公民的信息更正、刪除、保密權(quán)的保護是比較完善的，但是對異議處理完畢以后除了書面答復(fù)個人信用檔案主體外，還應(yīng)免費提供一份信用檔案，以保證個人信用檔案主體了解自己的異議處理的最終情況。

個人信用信息救濟權(quán)，當(dāng)個人信用檔案主體的權(quán)利受到侵害時，應(yīng)獲得事后的民事、行政、司法上的補救。《條例》第四十一條規(guī)定，信息主體認為征信機構(gòu)、信用信息提供者和信用信息使用者侵害其合法權(quán)益的，可以向國務(wù)院征信業(yè)監(jiān)督管理部門投訴。救濟制度可以啟動個人信用檔案主體對征信機構(gòu)、信用信息提供者、信用檔案使用者的監(jiān)督程序，使我國對個人信用檔案主體的保護制度更加完善。

個人信用信息封鎖權(quán)，是指個人信用檔案主體對其信用信息的準確性向征信機構(gòu)提出異議，在異議未解決期間，個人信用檔案主體有權(quán)要求征信機構(gòu)以一定方式暫停信息繼續(xù)處理和利用。另外，當(dāng)雙方對信用資料的正確性發(fā)生爭議，征信機構(gòu)又無充足理由證明的情況下，也必須對該信用信息進行封鎖，不能予以提供。這是《條例》中所欠缺的，筆者認為有必要增加。個人信用檔案信息的封鎖權(quán)可以保障異議處理期間，公民的合法權(quán)益。

三、對信用檔案信息提供者的規(guī)制

個人信用檔案信息提供者，是指為征信機構(gòu)提供其掌握的關(guān)于公民的信用信息的社會組織或個人，如銀行、保險公司，公共服務(wù)部門(如水、電、氣)等。

信用信息的正確性、及時性、完整性很大程度上依賴信用信息提供者的行為規(guī)范，但我國對于信用信息提供者約束的法律條款少之又少。對于征信法律關(guān)系中重要的當(dāng)事人之一，如何對其行為進行規(guī)范，明確其法律責(zé)任，是一個值得深入探討的課題。

筆者認為，信用檔案信息提供者的義務(wù)應(yīng)包括類似于征信機構(gòu)義務(wù)的方面，因為他們都涉及到信用檔案信息的傳輸環(huán)節(jié)。要保證信用信息的準確性、完整性和及時性，對信用信息保密，應(yīng)當(dāng)告知信息主體該信息特定的提供對象和提供該信息可能產(chǎn)生的不利后果，并取得信息主體的書面同意等。

四、對個人信用檔案使用者的規(guī)制

個人信用檔案使用者，是指利用征信機構(gòu)為其提供的個人信用檔案進行授信、雇傭等活動的個人或機構(gòu)。當(dāng)前社會中，信用檔案使用者往往也正是個人信用檔案信息的提供者，如諸多的商業(yè)銀行、保險公司。

筆者認為，個人信用檔案信息使用者的義務(wù)主要應(yīng)該有④:

一是使用目的限制。個人信用檔案信息的使用者，只有在法律允許的范圍內(nèi)或取得個人信用檔案主體的授權(quán)后才可使用。

二是信用檔案信息來源披露義務(wù)。信用檔案信息使用者根據(jù)信用檔案信息，做出不提供服務(wù)或拒絕交易的決定后，有義務(wù)以口頭或書面的形式，告知個人信用檔案主體關(guān)于做出決定的依據(jù)或原因，并且提供出具信用檔案征信機構(gòu)的聯(lián)系方式，還應(yīng)清楚、全面地告知個人信用檔案主體提出異議的權(quán)利和途徑，這樣一方面有利于信息主體及時向征信機構(gòu)查證征信機構(gòu)所收集的自身信息的準確性、全面性和及時性，另一方面還可以及時發(fā)現(xiàn)和制止某些不法行為，如身份盜竊行為。

《條例》對信用信息使用人也進行了使用限制，并規(guī)定了侵害的法律責(zé)任。但是對使用范圍定位的缺失，不能不說是一種缺憾。筆者認為，應(yīng)出臺相關(guān)的法律法規(guī)對信用信息披露進行約束，可將個人信用檔案信息的披露限制在以下方面:

一是金融機構(gòu)、保險機構(gòu)等向公民提供相關(guān)業(yè)務(wù)服務(wù)時，調(diào)查其信用狀況，以判斷其支付能力與償還能力;二是有關(guān)政府機構(gòu)做出行政許可時的調(diào)查;三是潛在雇主需要了解個人誠信情況，以便做出是否雇傭的決定;四是個人信用檔案主體申請查詢本人的信用記錄或授權(quán)他人使用;五是法律、法規(guī)規(guī)定可以披露的。

注釋:

①吳國干.個人信用征信基本法律關(guān)系探略[J]. 湖北社會科學(xué)，2008(8):131-134.

篇（3）

1 企業(yè)檔案存在的問題

隨著目前市場經(jīng)濟的進一步發(fā)展，我國經(jīng)濟體制發(fā)生了深刻的變化，一些國有企業(yè)破產(chǎn)、重組、兼并或轉(zhuǎn)制，民營企業(yè)、合資企業(yè)、外商、個體工商戶等新的經(jīng)濟組織逐漸成為我國經(jīng)濟發(fā)展的重要組成部分，和職工就業(yè)的主題。然而在國有企業(yè)轉(zhuǎn)制、破產(chǎn)和兼并重組等過程中，企業(yè)身份轉(zhuǎn)變和檔案管理問題日益突出，主要表現(xiàn)在：一是企業(yè)職工檔案管理不規(guī)范，經(jīng)過破產(chǎn)、轉(zhuǎn)制的國有企業(yè)職工檔案疏于管理，有的職工檔案去向不明或存在隨意涂改等現(xiàn)象。更有甚是，一些新的經(jīng)濟組織不重視企業(yè)職工檔案的建立和保管，不能及時更新、補充新產(chǎn)生的職工的個人材料，導(dǎo)致職工的檔案不準確、不完善。二是企業(yè)職工檔案被分散保管。部分國有企業(yè)破產(chǎn)后職工被分流，但是職工檔案沒有被帶走，一些民營企業(yè)或外資企業(yè)只保存本單位職工錄用以后形成的檔案，職工錄用之前的檔案有的在原企業(yè)保管，有的隨破產(chǎn)企業(yè)檔案一起交由綜合企業(yè)管理部門或破產(chǎn)企業(yè)的主管部門保管。總之，職工的檔案被分割，形成了不完整的職工個人檔案，導(dǎo)致職工個人履歷斷檔，不能完整反映職工個人工作經(jīng)歷。三是部分企業(yè)職工檔案管理不規(guī)范、保管存在安全隱患。有些企業(yè)職工檔案被裝在破舊木柜中或麻袋中堆放在倉庫角落，既沒有防火、防潮措施更沒有防盜設(shè)備，檔案丟失、損壞現(xiàn)象嚴重。四是借閱和傳遞手續(xù)不規(guī)范。部分單位和企業(yè)在職工檔案的借閱和傳遞方面存在不規(guī)范的現(xiàn)象，有的職工可以隨意帶走檔案，借閱無借條，調(diào)轉(zhuǎn)無手續(xù)和回執(zhí)，有些企業(yè)因不同意職工調(diào)轉(zhuǎn)或其他理由隨意扣押或涂改職工檔案，致使職工檔案形成“棄檔”或“死檔”。企業(yè)檔案管理的缺失或錯誤，直接導(dǎo)致職工在辦理退休、養(yǎng)老、住房公積金等事宜時無法提供完整的法律依據(jù)，致使職工或企業(yè)利益受損，或有甚是導(dǎo)致企業(yè)和職工對簿公堂。

2 檔案是企業(yè)法律舉證的重要依據(jù)

企業(yè)在經(jīng)濟運作之中總要發(fā)生各種糾紛，且以經(jīng)濟債務(wù)糾紛與侵權(quán)糾紛居多，做好企業(yè)檔案管理它將為企業(yè)各項綜合業(yè)務(wù)、研究工作的開展創(chuàng)造必要條件，對規(guī)避和抵御各種風(fēng)險起到一定的必備作用。企業(yè)要想順利發(fā)展減少經(jīng)濟運作中的麻煩與損失，要想勝券在握，就必須在平時的企業(yè)管理中謹慎、細致的保存好，既有時效性又有真實性，較為翔實完整的企業(yè)檔案，才能在各種經(jīng)濟糾紛中立于不敗之地。而我國現(xiàn)行的司法理念可以概述為“告訴制”，即民不告官不究，且是“誰主張，誰舉證”。然對經(jīng)濟糾紛而言，從民法審判角度，原被告都可以舉證、質(zhì)證，對證據(jù)的確認，采信，直接關(guān)系到審判的結(jié)果。所以原被告方在審理過程中，誰能完成舉證責(zé)任是致關(guān)一環(huán)。對原告來說是維權(quán)的重要手段，對被告來說是有力的抗爭，對法官來說是尋求公正判決的合理支點，一經(jīng)采信證據(jù)，就會依據(jù)法判決。所以，企業(yè)在應(yīng)對各種有關(guān)經(jīng)濟和其他糾紛司法案件中，如能尋找出有力的證據(jù)材料，特別是有關(guān)文件、物證、人證、影像資料、錄音帶等等，既可以還原事實真面目，又能給法院斷案依法做出公正、公平、合理的判決，維護權(quán)益、討回公道。因此，從某方面來說做好企業(yè)特別是國有企業(yè)的檔案管理，對維護企業(yè)和員工的利益來說是至關(guān)重要的，同時還是法律舉證的重要依據(jù)之一。

3 用法制意識搞好企業(yè)檔案管理

3.1 企業(yè)檔案管理融入法制意識的重要性和方法

既然企業(yè)檔案是企業(yè)處理各種糾紛的重要法律依據(jù)，因此企業(yè)檔案管理人員就要嚴格按照國家有關(guān)法律、法規(guī)要求妥善做好企業(yè)檔案管理，在形成檔案之初就要樹立法制意識，本著實事求是的態(tài)度和證據(jù)的角度進行收集、整理、管理企業(yè)檔案。但企業(yè)管理千頭萬緒怎么從法律證據(jù)的角度管理企業(yè)檔案呢？這就要求企業(yè)檔案管理人員要弄清楚證據(jù)存在的基本要素。企業(yè)管理雖然表面非常發(fā)雜，但萬變不離其宗，不論業(yè)務(wù)經(jīng)營、技術(shù)研究、行政管理、人力資源、財務(wù)資金，企業(yè)文化、企地關(guān)系等等，都離不開企業(yè)檔案、文印收發(fā)、簽章蓋印、信函交寄等等這些事務(wù)性的工作。所以取證、索證無時不有，就看從領(lǐng)導(dǎo)到普通職工有沒有法制意識與覺悟。所以企業(yè)機關(guān)文秘人員特別是檔案管理人員要對身邊的小事、碎事留個心眼，事事都要考慮周詳，做事特別是重要事項要留下痕跡，要有原始憑證 、文件記錄保存的習(xí)慣；要有程序制度逐級辦理的手續(xù)履行；要有回執(zhí)、查詢的記錄原始材料，特別是保留好原始件的孤本作為；要有當(dāng)事人的墨跡、影像、聲音、照片、字據(jù)等等這些都是證據(jù)的基本要素，一句話：證據(jù)要的是原汁原味，這是最關(guān)鍵要素。

3.2 做好企業(yè)檔案管理的基礎(chǔ)性工作

企業(yè)應(yīng)嚴格執(zhí)行《檔案法》的各項規(guī)定，健全檔案管理制度，認真負責(zé)地為職工記錄、整理、保管好檔案材料，定期督促、檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時整改，保證職工檔案資料的齊全、完整和真實。要加強對檔案管理人員的素質(zhì)培養(yǎng)，定期參加地方檔案行政部門組織知識培訓(xùn)，加強檔案人員職業(yè)道德和愛崗敬業(yè)教育，使檔案人員在執(zhí)行政策、規(guī)范操作上適應(yīng)企業(yè)需求，從而全面提高檔案管理水平。

3.3 加強企業(yè)職工檔案管理，實現(xiàn)檔案規(guī)范化管理，確保企業(yè)職員的合法權(quán)益得到保障

為了企業(yè)職工檔案規(guī)范化的管理，筆者建議地方檔案行政部門、勞動人事保障部門應(yīng)從實際出發(fā)，是否聯(lián)合制定一個企業(yè)職工檔案管理的規(guī)定或?qū)嵤┮庖姡徽撈髽I(yè)規(guī)模的大小，都必須建立統(tǒng)一、標準和規(guī)范的職工檔案管理體系，有條件的企業(yè)可以進行檔案信息化的管理。每年要定期對轄屬企業(yè)進行一次嚴格的職工檔案執(zhí)法抽查，對職工檔案達不到要求的，要根據(jù)《檔案法》的要求進行相應(yīng)的經(jīng)濟處罰。必須做到不手軟，不走過場，以法辦事。

4 案例分析說明

勞動爭議案。安陽市某煤炭企業(yè)始建于1969年，李某自建礦初被招進該企業(yè)工作，并任該企業(yè)工會副主席職務(wù)。該企業(yè)規(guī)定領(lǐng)導(dǎo)干部到達53歲期退居二線，正職降為副職、副職降為管理人員。由于該單位職工檔案管理不嚴，為了拖延退居二線日期，李某托關(guān)系借出自己的檔案并私自涂改了招工日期和自己的真實年齡。按照身份證真實年齡2011年李某該退居二線，但是李某說自己檔案年齡不到退居二線年齡拒絕退居二線。結(jié)果，該煤炭企業(yè)按照李某身份證年齡給予了退居二線降低了李某工資待遇處理，為此李某依據(jù)檔案年齡不到退居二線年齡為由將該煤炭企業(yè)告上了法庭。法院經(jīng)過調(diào)查取證一審認為：該員工省份證年齡到達該煤炭企業(yè)規(guī)定的退居二線的年齡但招工表和檔案年齡不到退居二線年齡，判令公司收回讓李某退居二線降低工資待遇的決定。該公司不服一審判決，上訴二審。上訴審理時，該公司從檔案中找到李某涂改招工表和檔案的認證和物證，請求法庭支持。二審認定舉證事實有效撤銷一審判決，重新判令退居二線降低工資待遇決定有效，贏得了官司的勝訴。

5 結(jié)束語

企業(yè)檔案管理關(guān)系到企業(yè)和員工的根本利益，所以用科學(xué)積極的態(tài)度去搞好企業(yè)檔案管理，并將法制意識融入到企業(yè)檔案管理中，是全面貫徹落實科學(xué)發(fā)展觀、實現(xiàn)以人為本、維護企業(yè)利益的重要保障和根本舉措。

參考文獻

篇（4）

中圖分類號：F301 文獻標識碼： A DOI編號： 10.14025/ki.jlny.2016.23.086

1當(dāng)前農(nóng)村國土資源檔案管理存在的主要問題

現(xiàn)如今社會逐漸向著信息化的社會轉(zhuǎn)變，及時、準確并快捷地得到信息是完善各項工作的最終目標。檔案資源的使用者對于檔案資源信息的基本要求也是一樣。若農(nóng)村國土資源的檔案管理相關(guān)部門一直使用效率極低而且原始的手動記錄與管理模式，這將會造成資源管理部門在社會快速發(fā)展的整體面前無法穩(wěn)步發(fā)展甚至難以立足。隨著計算機技術(shù)日漸普及，技術(shù)也不斷的成熟，電子形式的檔案已經(jīng)成為檔案記錄的普遍模式。電子檔案是有著信息和載體能夠相互分離、能夠進行信息傳遞的載體，有著大容量存儲和易修改內(nèi)容等較方便的優(yōu)勢與特點。因此，農(nóng)村國土資源檔案的管理部門應(yīng)緊跟時代步伐，充分的適應(yīng)當(dāng)今檔案記錄工作的形勢與前進方向。

由于檔案方面工作的法律法規(guī)得到了逐步的完善，依法進行檔案管理的工作環(huán)境逐漸變好，因此從事檔案管理的工作人員將面臨較為難能可貴的發(fā)展機遇。農(nóng)村國土資源檔案對按照法律治理土地、對土地進行合理開發(fā)，在土地問題糾紛上進行調(diào)節(jié)、農(nóng)村的土地承包的問題、對于土地利用的規(guī)劃以及土地租金的繳納、土地使用稅款的繳納等多種方面都發(fā)揮著十分重要的作用。尤其最近頒布了新的土地管理法案，農(nóng)村國土資源管理中的制度與方式都發(fā)生了特別大的變化，對農(nóng)田的保護、土地利用的方向、國土資源部門相關(guān)負責(zé)人的工作方向、在礦產(chǎn)方面的管理等工作都得到了提升，農(nóng)田的保護、農(nóng)田的開發(fā)與利用、土地的審批、實施征用土地等各種方面的工作都頒布了新的條例以及規(guī)章制度，從而形成的農(nóng)村國土資源方面的文件檔案數(shù)目日益增長。要如何開發(fā)與利用這些內(nèi)容繁雜而又豐富的農(nóng)村國土資源檔案已成為檔案管理部門所負責(zé)的工作中的一個大問題。

新時期對于農(nóng)村國土資源檔案管理工作者的整體素質(zhì)有了更高的要求。新興的技術(shù)推進了產(chǎn)業(yè)的發(fā)展，但是管理人員的技術(shù)問題決定了本項工作的進展。現(xiàn)代化的國土資源檔案的技術(shù)層面逐漸提高，對于管理者的要求也相對變高，學(xué)歷與技術(shù)的要求隨之得以提高，因此工作節(jié)奏應(yīng)與現(xiàn)代化的發(fā)展趨勢相適應(yīng)。同時崗上的工作人員要進行周期性的組織專業(yè)培訓(xùn)，以便熟練掌握現(xiàn)如今的工作操作系統(tǒng)。

2加強農(nóng)村國土資源檔案管理業(yè)務(wù)的措施

2.1業(yè)務(wù)基礎(chǔ)建設(shè)亟需加強

針對當(dāng)今農(nóng)村土地資源檔案的管理部門所制定的目標，將基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè)扎實的建設(shè)好。一方面，在農(nóng)村國土資源管理工作之中，要形成規(guī)范化的檔案、檔案的整理需要系統(tǒng)化、檔案的保護需要科學(xué)化、檔案的管理方式需要現(xiàn)代化。另一方面，要積極對電子檔案管理的新辦法進行探索，在電子檔案的檔案管理的范圍中添加、形成、積累、歸檔、保管和提供利用等各環(huán)節(jié)，并進一步納入檔案管理部門的監(jiān)督管理的工作中。

2.2加強系統(tǒng)建設(shè)

處于辦公自動化的時代，想要加快土地資源的現(xiàn)代化與信息化，就必須充分地利用計算機保存、計算、互聯(lián)網(wǎng)的多種功能，加速檔案信息系統(tǒng)的建立。建設(shè)電子影像形式的檔案數(shù)據(jù)庫，意在對于電子影像檔案的維護與管理，與此同時將其具有地籍管理信息的土地進行登記，將提出申請的材料文件進行掃描記錄，完成申請登記之后，便可以直接生成地籍電子影像檔案，同時形成紙質(zhì)與電子兩份數(shù)據(jù)進行存檔。

2.3運用現(xiàn)代科技手段，全方位提升檔案管理的現(xiàn)代化整體素質(zhì)

不僅要著重于檔案管理部門的基礎(chǔ)工作，更要重點提升檔案管理的技術(shù)水準與科技含量。農(nóng)村國土資源檔案的管理工作人員要積極研發(fā)或引進較先進的管理信息系統(tǒng)，認真學(xué)習(xí)國內(nèi)外新技術(shù)與裝備配置，不斷更新對檔案現(xiàn)代化管理所必須的掃描儀、功能刻錄機、電腦等具有科技含量的辦公設(shè)備，運用現(xiàn)代設(shè)備去探索對農(nóng)村國土資源檔案進行轉(zhuǎn)錄、存檔與管理。在辦公樓的建設(shè)方面需要合理規(guī)劃，實用與科技結(jié)合，著重規(guī)劃農(nóng)村國土資源檔案管理相關(guān)的工作環(huán)境，如果條件允許可以運用庫房自動化監(jiān)控以保證安全系統(tǒng)、保證庫房的溫度與濕度適應(yīng)資料保存，以免其受到傷害。

2.4法制宣傳教育工作要積極開展

在宣傳形式上可以有多種多樣，對《檔案法》可以加大力度進行宣傳與教育工作。領(lǐng)導(dǎo)與干部職工的參與性要高，并且要做到具有主人翁意識，這樣才能讓下屬受到鼓舞；依法治檔要在每一個工作流程中提及，牢記規(guī)章制度，依法治檔要落實在每一個工作環(huán)節(jié)中。

篇（5）

一、辦公室檔案管理原則及要求

檔案管理工作必須遵循服從、嚴謹、高效以及合作的相關(guān)原則，才能夠準確客觀和及時地完成相關(guān)工作，更好地發(fā)揮檔案管理工作職能，為辦公室的其他業(yè)務(wù)及管理打好基礎(chǔ)。

（一）準確，客觀地記錄辦公室相關(guān)內(nèi)容。檔案管理工作是辦公室經(jīng)營管理作業(yè)鏈中的紐帶，檔案管理如果不能夠準確地收集、整理辦公室關(guān)鍵信息，也就無法為單位領(lǐng)導(dǎo)等提供決策幫助，則檔案管理工作就不能很好地發(fā)揮紐帶作用。做到檔案管理工作的基本要求，則檔案管理必須具備全局觀念，具備責(zé)任心并正確地理解辦公室的經(jīng)營戰(zhàn)略與發(fā)展策略，不偏不倚地對資料進行整理、對會議內(nèi)容等進行記錄，確保信息真實有效，才能夠合理地協(xié)調(diào)下級部門及人員工作，進而促進辦公室管理的更好實現(xiàn)。

（二）嚴謹，一絲不茍精準服務(wù)。現(xiàn)代辦公室管理強調(diào)效率，檔案管理工作需要對多元化的信息進行記錄、傳達，并協(xié)調(diào)相關(guān)部門及人員完成相關(guān)工作。在這個過程中，檔案管理工作必須嚴謹認真，遵循嚴謹性原則，一絲不茍地完成相關(guān)工作，才能夠更好地服務(wù)辦公室管理。要想做到檔案管理工作的嚴謹性原則，就必須關(guān)注細節(jié)。辦公室管理關(guān)注精細化或精準化管理，檔案管理工作同樣如此。合格的檔案管理，必須關(guān)注細節(jié)，并且及時準確地根據(jù)管理層要求對相關(guān)工作進行輔助、協(xié)調(diào)，以確保檔案管理工作職能得到合理發(fā)揮。現(xiàn)代辦公室檔案管理在工作中必須保持警惕，對工作中的細節(jié)進行充分地記錄與分析，見微知著，并在動態(tài)環(huán)境中尋找規(guī)律，才能夠不斷提升檔案管理的勝任力。此外，辦公室檔案管理工作人員必須堅持嚴謹?shù)脑瓌t，對辦公室的內(nèi)部信息及資料等進行妥善保管，對文件進行保密管理，不對任何人泄露文件信息，并在本職工作范圍內(nèi)嚴格地按照檔案管理工作原則與辦公室要求從事相關(guān)工作，不可以越權(quán)行事，也不可以利用職務(wù)便利謀求不正當(dāng)利益。

（三）利用信息手段提升檔案管理效率。在辦公室檔案管理追求信息化與高效率的背景下，檔案管理工作必須做到高效率，才能夠滿足辦公室檔案管理者與其他業(yè)務(wù)的需求。由此可見，高效原則是檔案管理工作的重要原則之一。要想做到檔案管理工作的高效原則，檔案管理需要較好地掌握現(xiàn)代檔案管理工作的基本技巧，靈活運用現(xiàn)代化信息技術(shù)及其他管理工具，進而提升檔案管理工作的效率，更好地促進其職能的發(fā)揮。這就需要檔案管理工作人員持續(xù)保持學(xué)習(xí)意識，對檔案管理工作相關(guān)的知識與技能進行不斷地積累與運用。全面了解辦公室檔案管理工作的特性與具體要求，并正確恰當(dāng)?shù)剡\用相關(guān)技術(shù)，更高效的完成檔案管理崗位工作。

（四）合作，正確傳遞合理協(xié)調(diào)。檔案管理不是被動地接受文檔并保存，而是需要與其它科室進行溝通、文件收集并最終完成歸檔。在這個過程中，辦公室檔案管理人員必須與其它科室的人員進行溝通與合作，確保檔案管理能夠了解內(nèi)外部信息，并協(xié)調(diào)相關(guān)工作順利地進行。要做到檔案管理工作的合作原則要求，檔案管理人員必須保持合作意識，并加強人際交往與溝通能力，以客觀的立場和態(tài)度，對檔案管理相關(guān)工作進行處理。

二、 辦公室檔案管理存在的共性問題

（一）歸檔不及時。辦公室檔案歸檔不及時，與辦公室及其他科室的相關(guān)業(yè)務(wù)進度等脫節(jié)比較嚴重。甚至在部分業(yè)務(wù)完全結(jié)束后，辦公室（檔案室）才會收錄全部的醫(yī)療服務(wù)信息，而沒有在進行中不斷地更新檔案。特別是一些急救檔案存在信息缺損或不完全等情況，后續(xù)也很難補齊，則出現(xiàn)醫(yī)療糾紛等很難提供完整、準確的有效文檔。在這個階段已經(jīng)無法找到完整的文檔資料，這不僅影響檔案管理的效率，還會影響信息的完整性。建立在檔案管理基礎(chǔ)上的一些辦公室研究、分析等也就會因此出現(xiàn)一定問題。

（二）檔案管理不規(guī)范。辦公室檔案管理質(zhì)量不高，包括資料不全、資料內(nèi)容混亂。甚至，非常多的辦公室檔案管理中，檔案管理人員由辦公室人員兼任，他們往往只是簡單地對文檔進行整理、編號后保存，而不具備對資料進行分類的檔案管理能力。例如，在某辦公室的檔案管理中，檔案室并不上鎖，單位其他科室工作人員等都可以自由進入。這就使得檔案混亂不堪，并且經(jīng)常出現(xiàn)編號錯亂、丟失等情況，嚴重影響檔案管理效果。

（三）權(quán)責(zé)不明。辦公室檔案管理中，權(quán)責(zé)不明確。辦公室工作人員或者其他科室人員都可以隨意借調(diào)辦公室相關(guān)文檔，其后的歸還等也并不及時，這就影響了辦公室檔案完整性，同時也可能造成文檔信息外泄，這也是非常嚴重的問題。甚至出現(xiàn)檔案中機密信息泄露的情況，然而部分醫(yī)療機構(gòu)內(nèi)部并不具備調(diào)用檔案的醫(yī)護人員，患者等可以拍攝或者影印檔案，這是嚴重違反檔案管理保密性原則的。而由于檔案管理責(zé)任不明確，責(zé)任的追究與處罰就會出現(xiàn)新的問題。

三、改善辦公室檔案管理效率的方法建議

（一）改善檔案管理組織設(shè)置。辦公室檔案管理應(yīng)該設(shè)置專門的辦公室檔案管理部門與崗位，分別由不同的人員進行檔案信息的收集、歸檔、錄入、核對、更新、修改等工作，提升檔案管理的及時性。同時，還需要對檔案管理制度進行完善，對于借調(diào)檔案資料等具體情況，進行授權(quán)約束，避免檔案管理中的機密信息外流等。

督促建立一個上下貫通、左右銜接的檔案收集工作網(wǎng)絡(luò)體系，明確主管領(lǐng)導(dǎo)、檔案人員的職責(zé)范圍，保證檔案收集工作層層有人管。明確將檔案收集工作納人辦公室責(zé)任人崗位職責(zé)、工作計劃和工作程序中，讓負責(zé)人支持和理解工程檔案的收集工作。明確專人負責(zé)檔案的收集、整理、歸檔工作，保證檔案齊全、完整、準時地移交檔案部門。

（二）不斷提高檔案管理者業(yè)務(wù)素養(yǎng)。檔案管理者可以通過職業(yè)培訓(xùn)班參加專業(yè)技能培訓(xùn)，提升對檔案管理工作原則性與靈活性認知的同時，為更好地做到兩者統(tǒng)一創(chuàng)造內(nèi)在條件。檔案管理者需要不斷提升個人素質(zhì)和職業(yè)勝任力，更靈活地完成檔案管理工作。這就要求檔案管理者真正做到正確認識崗位工作及職業(yè)要求，針對自身素質(zhì)存在的不足進行及時的改進，確保檔案管理者能夠在較好的勝任力基礎(chǔ)上從事本職工作。同時，檔案管理者需要因時而動，靈活應(yīng)變，在動態(tài)環(huán)境下，更好地尊重職業(yè)道德，運用工作技巧，恰當(dāng)?shù)靥幚硐嚓P(guān)工作，發(fā)揮崗位職能。檔案管理者工作勝任力的培養(yǎng)，還應(yīng)該兼顧檔案管理職業(yè)道德與檔案管理業(yè)務(wù)處理、人際關(guān)系、協(xié)調(diào)能力等綜合素質(zhì)建設(shè)。

（三）增加現(xiàn)代化技術(shù)手段的運用。針對當(dāng)前辦公室建設(shè)的檔案管理效率差并且有效性不突出的問題，本文認為符合辦公室立體化、動態(tài)化的特點，辦公室檔案管理中也需要借助信息技術(shù)手段進行改進。在一般單位的檔案管理中，可以在原始檔案基礎(chǔ)上，進一步建立數(shù)字檔案編號制度，將檔案關(guān)鍵信息或者關(guān)鍵詞錄入其中，方便后續(xù)管理。在檔案歸檔中，如果發(fā)現(xiàn)手工記錄的檔案信息不完整、字跡不清等，則需要及時核查，在檔案庫中對信息進行補充登記，確保信息完整。

【參考文獻】

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一、辦公室檔案管理原則及要求

檔案管理工作必須遵循服從、嚴謹、高效以及合作的相關(guān)原則，才能夠準確客觀和及時地完成相關(guān)工作，更好地發(fā)揮檔案管理工作職能，為辦公室的其他業(yè)務(wù)及管理打好基礎(chǔ)。

（一）準確，客觀地記錄辦公室相關(guān)內(nèi)容。檔案管理工作是辦公室經(jīng)營管理作業(yè)鏈中的紐帶，檔案管理如果不能夠準確地收集、整理辦公室關(guān)鍵信息，也就無法為單位領(lǐng)導(dǎo)等提供決策幫助，則檔案管理工作就不能很好地發(fā)揮紐帶作用。做到檔案管理工作的基本要求，則檔案管理必須具備全局觀念，具備責(zé)任心并正確地理解辦公室的經(jīng)營戰(zhàn)略與發(fā)展策略，不偏不倚地對資料進行整理、對會議內(nèi)容等進行記錄，確保信息真實有效，才能夠合理地協(xié)調(diào)下級部門及人員工作，進而促進辦公室管理的更好實現(xiàn)。

（二）嚴謹，一絲不茍精準服務(wù)。現(xiàn)代辦公室管理強調(diào)效率，檔案管理工作需要對多元化的信息進行記錄、傳達，并協(xié)調(diào)相關(guān)部門及人員完成相關(guān)工作。在這個過程中，檔案管理工作必須嚴謹認真，遵循嚴謹性原則，一絲不茍地完成相關(guān)工作，才能夠更好地服務(wù)辦公室管理。要想做到檔案管理工作的嚴謹性原則，就必須關(guān)注細節(jié)。辦公室管理關(guān)注精細化或精準化管理，檔案管理工作同樣如此。合格的檔案管理，必須關(guān)注細節(jié)，并且及時準確地根據(jù)管理層要求對相關(guān)工作進行輔助、協(xié)調(diào)，以確保檔案管理工作職能得到合理發(fā)揮。現(xiàn)代辦公室檔案管理在工作中必須保持警惕，對工作中的細節(jié)進行充分地記錄與分析，見微知著，并在動態(tài)環(huán)境中尋找規(guī)律，才能夠不斷提升檔案管理的勝任力。此外，辦公室檔案管理工作人員必須堅持嚴謹?shù)脑瓌t，對辦公室的內(nèi)部信息及資料等進行妥善保管，對文件進行保密管理，不對任何人泄露文件信息，并在本職工作范圍內(nèi)嚴格地按照檔案管理工作原則與辦公室要求從事相關(guān)工作，不可以越權(quán)行事，也不可以利用職務(wù)便利謀求不正當(dāng)利益。

（三）利用信息手段提升檔案管理效率。在辦公室檔案管理追求信息化與高效率的背景下，檔案管理工作必須做到高效率，才能夠滿足辦公室檔案管理者與其他業(yè)務(wù)的需求。由此可見，高效原則是檔案管理工作的重要原則之一。要想做到檔案管理工作的高效原則，檔案管理需要較好地掌握現(xiàn)代檔案管理工作的基本技巧，靈活運用現(xiàn)代化信息技術(shù)及其他管理工具，進而提升檔案管理工作的效率，更好地促進其職能的發(fā)揮。這就需要檔案管理工作人員持續(xù)保持學(xué)習(xí)意識，對檔案管理工作相關(guān)的知識與技能進行不斷地積累與運用。全面了解辦公室檔案管理工作的特性與具體要求，并正確恰當(dāng)?shù)剡\用相關(guān)技術(shù)，更高效的完成檔案管理崗位工作。

（四）合作，正確傳遞合理協(xié)調(diào)。檔案管理不是被動地接受文檔并保存，而是需要與其它科室進行溝通、文件收集并最終完成歸檔。在這個過程中，辦公室檔案管理人員必須與其它科室的人員進行溝通與合作，確保檔案管理能夠了解內(nèi)外部信息，并協(xié)調(diào)相關(guān)工作順利地進行。要做到檔案管理工作的合作原則要求，檔案管理人員必須保持合作意識，并加強人際交往與溝通能力，以客觀的立場和態(tài)度，對檔案管理相關(guān)工作進行處理。

二、辦公室檔案管理存在的共性問題

（一）歸檔不及時。辦公室檔案歸檔不及時，與辦公室及其他科室的相關(guān)業(yè)務(wù)進度等脫節(jié)比較嚴重。甚至在部分業(yè)務(wù)完全結(jié)束后，辦公室（檔案室）才會收錄全部的醫(yī)療服務(wù)信息，而沒有在進行中不斷地更新檔案。特別是一些急救檔案存在信息缺損或不完全等情況，后續(xù)也很難補齊，則出現(xiàn)醫(yī)療糾紛等很難提供完整、準確的有效文檔。在這個階段已經(jīng)無法找到完整的文檔資料，這不僅影響檔案管理的效率，還會影響信息的完整性。建立在檔案管理基礎(chǔ)上的一些辦公室研究、分析等也就會因此出現(xiàn)一定問題。

（二）檔案管理不規(guī)范。辦公室檔案管理質(zhì)量不高，包括資料不全、資料內(nèi)容混亂。甚至，非常多的辦公室檔案管理中，檔案管理人員由辦公室人員兼任，他們往往只是簡單地對文檔進行整理、編號后保存，而不具備對資料進行分類的檔案管理能力。例如，在某辦公室的檔案管理中，檔案室并不上鎖，單位其他科室工作人員等都可以自由進入。這就使得檔案混亂不堪，并且經(jīng)常出現(xiàn)編號錯亂、丟失等情況，嚴重影響檔案管理效果。

（三）權(quán)責(zé)不明。辦公室檔案管理中，權(quán)責(zé)不明確。辦公室工作人員或者其他科室人員都可以隨意借調(diào)辦公室相關(guān)文檔，其后的歸還等也并不及時，這就影響了辦公室檔案完整性，同時也可能造成文檔信息外泄，這也是非常嚴重的問題。甚至出現(xiàn)檔案中機密信息泄露的情況，然而部分醫(yī)療機構(gòu)內(nèi)部并不具備調(diào)用檔案的醫(yī)護人員，患者等可以拍攝或者影印檔案，這是嚴重違反檔案管理保密性原則的。而由于檔案管理責(zé)任不明確，責(zé)任的追究與處罰就會出現(xiàn)新的問題。

三、改善辦公室檔案管理效率的方法建議

（一）改善檔案管理組織設(shè)置。辦公室檔案管理應(yīng)該設(shè)置專門的辦公室檔案管理部門與崗位，分別由不同的人員進行檔案信息的收集、歸檔、錄入、核對、更新、修改等工作，提升檔案管理的及時性。同時，還需要對檔案管理制度進行完善，對于借調(diào)檔案資料等具體情況，進行授權(quán)約束，避免檔案管理中的機密信息外流等。督促建立一個上下貫通、左右銜接的檔案收集工作網(wǎng)絡(luò)體系，明確主管領(lǐng)導(dǎo)、檔案人員的職責(zé)范圍，保證檔案收集工作層層有人管。明確將檔案收集工作納人辦公室責(zé)任人崗位職責(zé)、工作計劃和工作程序中，讓負責(zé)人支持和理解工程檔案的收集工作。明確專人負責(zé)檔案的收集、整理、歸檔工作，保證檔案齊全、完整、準時地移交檔案部門。

（二）不斷提高檔案管理者業(yè)務(wù)素養(yǎng)。檔案管理者可以通過職業(yè)培訓(xùn)班參加專業(yè)技能培訓(xùn)，提升對檔案管理工作原則性與靈活性認知的同時，為更好地做到兩者統(tǒng)一創(chuàng)造內(nèi)在條件。檔案管理者需要不斷提升個人素質(zhì)和職業(yè)勝任力，更靈活地完成檔案管理工作。這就要求檔案管理者真正做到正確認識崗位工作及職業(yè)要求，針對自身素質(zhì)存在的不足進行及時的改進，確保檔案管理者能夠在較好的勝任力基礎(chǔ)上從事本職工作。同時，檔案管理者需要因時而動，靈活應(yīng)變，在動態(tài)環(huán)境下，更好地尊重職業(yè)道德，運用工作技巧，恰當(dāng)?shù)靥幚硐嚓P(guān)工作，發(fā)揮崗位職能。檔案管理者工作勝任力的培養(yǎng)，還應(yīng)該兼顧檔案管理職業(yè)道德與檔案管理業(yè)務(wù)處理、人際關(guān)系、協(xié)調(diào)能力等綜合素質(zhì)建設(shè)。

（三）增加現(xiàn)代化技術(shù)手段的運用。針對當(dāng)前辦公室建設(shè)的檔案管理效率差并且有效性不突出的問題，本文認為符合辦公室立體化、動態(tài)化的特點，辦公室檔案管理中也需要借助信息技術(shù)手段進行改進。在一般單位的檔案管理中，可以在原始檔案基礎(chǔ)上，進一步建立數(shù)字檔案編號制度，將檔案關(guān)鍵信息或者關(guān)鍵詞錄入其中，方便后續(xù)管理。在檔案歸檔中，如果發(fā)現(xiàn)手工記錄的檔案信息不完整、字跡不清等，則需要及時核查，在檔案庫中對信息進行補充登記，確保信息完整。

【參考文獻】

[1]劉淑仙.關(guān)于如何提高辦公室檔案管理工作效率的思考[J].人力資源開發(fā)，2015（12）.

篇（7）

doi：10.3969/j.issn.1004-7484（x）.2014.03.640 文章編號：1004-7484（2014）-03-1703-01

醫(yī)院檔案管理歷來是醫(yī)院管理工作中的一個重要組成部分，尤其是醫(yī)院病歷檔案資料是提高醫(yī)療技術(shù)，開展科研教學(xué)的重要參考資料，是奠定醫(yī)院長遠發(fā)展的寶貴歷史資料。隨著新的醫(yī)療體制的改革不斷深入，我國相關(guān)醫(yī)療糾紛法律的不斷完善，人們的法律也意識也在提高。醫(yī)院檔案管理中的病歷檔案管理已成為處理醫(yī)療糾紛、鑒定醫(yī)療事故的重要證據(jù)和維權(quán)依據(jù)。如何在新形勢下做好醫(yī)藥檔案管理工作，既符合醫(yī)院診療法規(guī)的要求、又為醫(yī)療糾紛提供客觀的病案法律證據(jù)，同時為醫(yī)院檔案工作做到更加完善[1]。本文就醫(yī)院醫(yī)療糾紛檔案管理工作探討分析如下。

1 醫(yī)院醫(yī)療糾紛檔案管理工作的重要性

隨機選取本院自2005年2月至2011年10月發(fā)生的各類醫(yī)療糾紛事件15例，分析歸來原因，以此探討檔案管理工作在應(yīng)對醫(yī)院醫(yī)療糾紛中的重要性。其中經(jīng)鑒定為手術(shù)醫(yī)療事故隱患5例，包括骨科手術(shù)中應(yīng)用鋼板、固定螺絲斷裂后查詢醫(yī)療器械許可證、有效期及合格證等記錄檔案不全或缺失4例；手術(shù)后患者出現(xiàn)并發(fā)癥死亡，但病歷記錄中搶救記錄和死亡時間記錄錯誤引發(fā)糾紛1例；另外10例醫(yī)療糾紛查看病歷檔案顯示：病案管理中病歷患者名字入院前后不一致，出現(xiàn)姓氏或名字錯誤及張冠李戴現(xiàn)象3例；醫(yī)生病程記錄與護理病歷記錄不一致，出現(xiàn)自相矛盾現(xiàn)象2例；病案中輔助檢查單丟失或記錄不全，給病案管理留下隱患2例；病案中出現(xiàn)病歷記錄不完整，包括臨床上級醫(yī)師查房記錄、患者病情輕重記錄出現(xiàn)前后不一，并且與上次病情記錄相差巨大，埋下醫(yī)療糾紛隱患2例；病案內(nèi)容中出現(xiàn)私自修改及涂改現(xiàn)象，引發(fā)醫(yī)療糾紛1例。由此，在病案管理中，任何一點差錯記錄、缺失均會引起醫(yī)療糾紛，并且不能提供合格地病案作為法律依據(jù)均會引起醫(yī)療糾紛，給醫(yī)院造成不必要的損失。所以，在醫(yī)改深化的新形勢下廣大醫(yī)務(wù)人員及病案管理工作人員對做好病歷檔案管理工作起到關(guān)鍵，尤其在面臨醫(yī)療糾紛時檔案管理工作的重要性顯得更為突出。

2 醫(yī)院檔案管理工作現(xiàn)狀

2.1 法律意識淡薄，醫(yī)院檔案管理未得到重視 在當(dāng)前醫(yī)療改革的深化新形勢下，醫(yī)務(wù)人員不再是單純地診療、救死扶傷的工作，而是既要規(guī)范診療措施，同時還要符合相關(guān)法律規(guī)定。現(xiàn)行的我國法律規(guī)定中《關(guān)于民事訴訟法證據(jù)的若干規(guī)定》文件中提到的“醫(yī)療事故爭議訴訟無過錯的適用舉證責(zé)任倒置”進行判決。明確表明所有醫(yī)療機構(gòu)具有在相關(guān)醫(yī)療事故爭議中提供自己的診療證據(jù)來證明自己在全部醫(yī)療活動中的合法化、合理化[2]。而現(xiàn)實具體臨床工作中部分醫(yī)護人員法律意識淡薄，缺乏自我保護意識，不能為自己的治療措施提供切實的證據(jù)，尤其是醫(yī)院檔案管理未得到重視，在病案記錄及保存中缺乏相應(yīng)的制度保障，沒有按照醫(yī)院檔案管理相關(guān)法律去建立保存制度，不能為醫(yī)療糾紛提供法律依據(jù)，給醫(yī)院或個人造成不可估量的損失。

2.2 檔案管理工作人員素質(zhì)有待提高 我國普遍存在檔案管理工作人員不足，尤其在醫(yī)院的病案管理人才更加匱乏。目前多數(shù)醫(yī)院尤其基層醫(yī)院的檔案管理人員基本都是醫(yī)護人員兼職或其他非醫(yī)療專業(yè)人員在進行病案管理工作。這些人員相對缺乏醫(yī)療專業(yè)的檔案管理知識，對病歷等檔案管理的基本整理、錄入及保存等工作專業(yè)素質(zhì)欠缺，知識老化及學(xué)歷層次普遍較低。同時在醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)層在人才培養(yǎng)中忽視檔案管理人才培養(yǎng)，導(dǎo)致檔案管理審核、歸檔及保存缺失，在很大程度上制約和影響病案管理質(zhì)量的提高和檔案管理工作長遠發(fā)展。在面臨醫(yī)療糾紛時提供出不規(guī)范的病案檔案，出現(xiàn)對醫(yī)療機構(gòu)不利的法律證據(jù)。

2.3 檔案管理制度缺失，病案質(zhì)量偏低 由于缺乏相關(guān)的檔案管理工作人員，缺乏相關(guān)病案管理經(jīng)驗，尤其是醫(yī)師及護士忙于診療措施，缺乏對病案重要性的認識，法律意識淡薄，出現(xiàn)病案書寫不規(guī)范、記錄不完整、醫(yī)囑記錄不詳細等問題，同時檔案管理者保密性不強，病案資料隨意讓患者復(fù)印使用，尤其目前還沒統(tǒng)一的病案管理模式歸屬于統(tǒng)一、規(guī)范的檔案管理模式，出現(xiàn)對病歷檔案管理缺乏必要的技術(shù)指導(dǎo)，容易給醫(yī)院檔案管理帶來醫(yī)療糾紛法律依據(jù)。

3 做好醫(yī)院醫(yī)療糾紛檔案管理工作的措施

3.1 依法建立完善的檔案管理工作制度 病案管理中的病歷檔案是醫(yī)療糾紛中唯一的提供真實、有效及合法的法律依據(jù)。隨著我國法制健全，人們的法律意識及維權(quán)意識日益增強。因此必須建立完善地檔案管理工作制度，并且依照相關(guān)法律及條例依法對病歷等檔案進行管理。其管理內(nèi)容包括病歷中各種醫(yī)囑、記錄、輔助檢查依據(jù)及患者病情分析等完整地病案。尤其衛(wèi)生部、中醫(yī)藥管理局于2010年3月頒布了《病歷書寫基本規(guī)范》[3]，全面、系統(tǒng)、具體的就病歷書寫的基本要求、基本格式、基本內(nèi)容；各級醫(yī)師應(yīng)記錄的內(nèi)容查房記錄和責(zé)任；完成各項記錄的時限規(guī)定等做了詳細、明確的規(guī)定。臨床醫(yī)師及領(lǐng)導(dǎo)階層應(yīng)在檔案管理部門制定詳細規(guī)章制度并嚴格執(zhí)行。否則在發(fā)生醫(yī)療糾紛時，就無法舉證以證明自己有無過失。

3.2 加強法律知識培訓(xùn)，提高檔案館者法律意識 檔案管理著各種相關(guān)法律、法規(guī)學(xué)習(xí)與教育，檔案管理人員應(yīng)該認識到隨著《執(zhí)業(yè)醫(yī)師法》、《醫(yī)療事故處理條例》及相關(guān)配套文件的頒布，在我國醫(yī)療衛(wèi)生行業(yè)形成健全地的法律、法規(guī)體系。依法約束廣大醫(yī)務(wù)人員及檔案管理者，增強保密性[4]。所以在工作中應(yīng)自覺遵守法律制度，健全檔案管理制度體系，制定適合本單位的檔案管理措施。

3.3 強化醫(yī)務(wù)人員病案書寫規(guī)范及防范醫(yī)療糾紛的法律意識 結(jié)合本院實際情況，采取不同的學(xué)習(xí)方式，提高醫(yī)務(wù)人員法律意識，健全病案管理機構(gòu)和三級質(zhì)控體系，制定適合本單位的管理措施，對病歷檔案書寫、保管及使用等各個環(huán)節(jié)都要嚴密監(jiān)控，核查管理制度，并防患于未然。同時，充分發(fā)揮中、高級職稱的檔案管理人員的業(yè)務(wù)骨干作用，經(jīng)常指導(dǎo)下級醫(yī)師，不斷提高病歷書寫質(zhì)量和技術(shù)水平，使每位患者的病歷書寫更規(guī)范，記錄更完整，能體現(xiàn)本單位的診療水平及檔案管理水平[5]。杜絕因書寫漏洞或管理不善導(dǎo)致醫(yī)療糾紛隱患。

4 小 結(jié)

醫(yī)院檔案管理工作在相關(guān)法律法規(guī)規(guī)定中依法保護就診者的病歷資料，并且具有長期保管的法律義務(wù)。因此，在醫(yī)院醫(yī)療糾紛檔案管理工作中具有雙重性，即是一種科研資料，又是患者病情就診的詳細錄的書面材料，尤其在發(fā)生醫(yī)療糾紛時，為法庭提供舉證倒置的法律依據(jù)。而且這類法律文書不像普通文件一樣，到期了就銷毀。對醫(yī)院檔案管理類文件，也均應(yīng)長期保存，以對醫(yī)務(wù)人員提供學(xué)習(xí)資料及科研總結(jié)，也有利于醫(yī)院醫(yī)療糾紛的解決。

參考文獻

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[2] 劉宇娟.病案管理如何適應(yīng)醫(yī)療糾紛的新形勢[J].中國病案，2005，6（12）：20.

篇（8）

（二）各民生檔案管理部門的工作。從各民生部門的檔案管理具體工作來看，主要是做一些文書檔案的整理工作，并且各部門之間沒有具體的管理民生檔案配套管理制度，而實際民生檔案的單位比較多，工作內(nèi)容豐富，造成了部分民生檔案分散保存，由于沒有具體的管理制度，部分部門不能及時整理出檔案，不利于檔案的集中管理工作。

（三）民生檔案管理工作人員。從各個單位的民生管理人員來看，由于管理制度的缺少及民生檔案部門的復(fù)雜性，大部分工作人員不具備專業(yè)知識，檔案人員的成分復(fù)雜，業(yè)務(wù)水平參差不齊。檔案管理人員并沒有足夠的民生檔案意識，不能做好及時的工作管理與監(jiān)督。

二、民生檔案管理工作的問題

（一）民生檔案相關(guān)法律制度不健全。從我國民生檔案相關(guān)法律法規(guī)現(xiàn)狀來看，我國的檔案法律意識淡薄，管理人員沒有認識到民生檔案管理工作的重要性，并且全民沒有形成一種良好的公民和社會群體自覺守法、共同維護檔案管理秩序的意識。嚴重缺少民生檔案相關(guān)法律法規(guī)制度，在現(xiàn)有的法律法規(guī)中，缺少對民生檔案管理工作的具體工作的規(guī)定，沒有比較完備的專門的民生檔案管理法規(guī)和制度，并且社會民生工作越來越復(fù)雜，相關(guān)法規(guī)不能有效地實現(xiàn)與實際情況相同步，造成我國現(xiàn)有法規(guī)比較落后。

（二）民生檔案工作管理分散。由于民生檔案涉及的內(nèi)容很廣泛，民生檔案管理部門也很復(fù)雜，加之缺少統(tǒng)一的管理規(guī)定與工作制度，民生檔案工作形成了各自管理、多種工作制度的情形，有的部門甚至脫離組織的管理，根據(jù)實際工作自行制定管理辦法，處于無人管理的狀態(tài)。

（三）民生檔案信息整合資源不合格。主要原因一是工作人員素質(zhì)不高，不能按照專業(yè)規(guī)定順利完成民生檔案信息資源的整合工作。二是大部分部門只重視檔案的形式，而忽視檔案的具體內(nèi)容，花費大量人力、物力在建檔階段，而忽略信息資源的質(zhì)量。三是各個部門缺少嚴格的民生檔案管理工作體系，沒有統(tǒng)一的給你工作章程遵循及相關(guān)的監(jiān)督核查制度。

三、民生檔案管理工作的創(chuàng)新方案

（一）建立健全民生檔案法律制度體系。（1）健全民生檔案管理的法規(guī)制度體系主要是對民生檔案管理部門具體工作的規(guī)定，由于民生檔案種類較多，內(nèi)容豐富，檔案行政管理部門要根據(jù)不同的行業(yè)和部門的實際情況，與各行業(yè)主管部門共同探討，增加各個部門的交流，聯(lián)合制發(fā)與實際相符的民生檔案管理的規(guī)范性文件，并根據(jù)實際情況與集中管理相結(jié)合修訂早期的關(guān)于社區(qū)檔案、企業(yè)職工檔案的法律規(guī)定，從各個角度完善民生檔案管理的法規(guī)制度體系。從而使得民生檔案管理工作有法可依、有法可循。（2）通過各種方式提高全民的檔案意識，爭取政府對民生檔案工作的重視與支持，以此來切實解決民生檔案工作中存在的人員匱乏、資金短缺、庫房緊張等實際問題，通過政府支持構(gòu)建完善的檔案管理工作監(jiān)督體系，保障檔案管理相關(guān)法律法規(guī)的實施。通過專門的檔案管理工作的的學(xué)習(xí)及宣傳，提高全民的檔案意識，做到人民的事情人民自己監(jiān)督，各部門工作人員要嚴格遵守民生檔案法規(guī)制度，共同推進依法管理民生檔案工作的進程，有利于法律法規(guī)的貫徹與實施。

篇（9）

中圖分類號:F284文獻標志碼:A文章編號:1673-291X(2009)15-0198-02

建筑施工企業(yè)工程項目多、施工工期長、涉及面廣,工程檔案從現(xiàn)實材料到立卷歸檔有一個漫長的周期,檔案工作成效和質(zhì)量難于保證,也拉長了建筑企業(yè)從工程開工到工程竣工的經(jīng)濟周期,影響了建筑企業(yè)的經(jīng)濟收益。如何有效開展工程項目施工現(xiàn)場的檔案工作,促進建筑企業(yè)合情合理合法獲取最大限度的經(jīng)濟效益,是困擾建筑施工企業(yè)管理工作的難題之一。結(jié)合在建筑企業(yè)的工作實踐,筆者認為,要做好工程項目施工現(xiàn)場的檔案管理工作,爭取企業(yè)經(jīng)濟效益,必須準確把握和執(zhí)行法律法規(guī)及管理規(guī)范,切實做到“及時學(xué)習(xí)領(lǐng)會”、“認真貫徹落實”、“切實嚴格執(zhí)行”三個方面。

一、及時學(xué)習(xí)領(lǐng)會好法律法規(guī)和行業(yè)規(guī)范,為企業(yè)獲取經(jīng)濟效益提供信息支持

建筑施工企業(yè)有其特殊的行業(yè)特點,加之建設(shè)工地分散、點多面廣,給工程檔案的收集、整理增加了困難,企業(yè)開展檔案管理工作的難度不小,給企業(yè)爭取經(jīng)濟效益增加了難度。

建設(shè)項目的報建、開工、施工、結(jié)算、驗收等各個環(huán)節(jié),以及建設(shè)工程竣工資料的編制、結(jié)算的確認、建設(shè)項目的創(chuàng)優(yōu)申報都離不開工程資料。工程項目的質(zhì)量保修、經(jīng)濟糾紛的處理與解決,建筑施工企業(yè)的生存、發(fā)展和壯大,同樣離不開工程資料。建設(shè)項目施工過程中的資料積累,形成了建筑企業(yè)的工程檔案。從一定的意義上來說,工程檔案對于建筑施工企業(yè)的生產(chǎn)管理全過程,都起到至關(guān)重要的憑證和證據(jù)作用。如果工程項目施工現(xiàn)場的檔案管理工作存在問題,例如,檔案收集不及時、歸檔不完整等等,勢必造成工作重復(fù),影響工期,增加工程成本。

檔案法律法規(guī)和管理規(guī)范,是政府和建設(shè)、檔案主管部門對建筑企業(yè)檔案管理工作的強制要求,同時也是企業(yè)開展檔案工作的指引。法律法規(guī)和行業(yè)規(guī)范,可以使檔案管理工作規(guī)范化和常規(guī)化。因此,學(xué)習(xí)好、領(lǐng)會好檔案法律法規(guī)和行業(yè)規(guī)范,是做好建筑施工企業(yè)檔案工作的關(guān)鍵。對于每一個檔案管理文件或行業(yè)規(guī)范的出臺,我們都要認真研讀,加強理解,準確領(lǐng)會把握規(guī)范、制度和管理文件的主要內(nèi)容及其精神要點。企業(yè)和檔案工作人員只有正確領(lǐng)會、透徹理解了法律法規(guī)和管理規(guī)范的實質(zhì),才有可能正常開展工作。

首先,建筑施工企業(yè)的檔案工作人員要及時知悉檔案法律法規(guī)的頒布和行業(yè)規(guī)范的實施,及時開展工作。其次,企業(yè)在具體執(zhí)行法律法規(guī)和行業(yè)規(guī)范過程中,要結(jié)合企業(yè)的實際,落實貫徹文件的具體部署。在施工過程中,要求報送的資料必須及時報送,應(yīng)該備案的資料必須及時備案。由我司總承包施工建設(shè)的廣東電信廣場,在多年的施工建設(shè)過程中,先后經(jīng)歷了三次工程檔案歸檔標準的變更。每一次工程檔案歸檔標準變更后,項目部都及時組織檔案工作人員學(xué)習(xí)領(lǐng)會和理解新標準,并根據(jù)新標準的要求進行工程檔案的編制、備案和歸檔,確保了三次工程檔案歸檔標準變更的順利過渡和實施,檔案管理工作中減少了大量的重復(fù)工作,為企業(yè)節(jié)省了不少的人工成本,爭取到了可觀的經(jīng)濟效益。

二、認真貫徹落實好法律法規(guī)和行業(yè)規(guī)范,為企業(yè)獲取經(jīng)濟效益提供政策保證

做好建筑施工企業(yè)檔案管理工作,在學(xué)習(xí)領(lǐng)會檔案法律法規(guī)和行業(yè)規(guī)范的基礎(chǔ)上,還必須抓緊抓好檔案法律法規(guī)和行業(yè)規(guī)范在實際工作中的貫徹落實。建筑施工企業(yè)和檔案工作人員要把握好重點,了解檔案管理部門及建設(shè)主管部門出臺管理文件或規(guī)范的目的和要求,認真做好檔案法律法規(guī)和行業(yè)規(guī)范的傳達貫徹和落實工作。在工程資料收集和工程檔案管理工作中,檔案工作人員要以檔案法律法規(guī)和行業(yè)規(guī)范作為開展工作的依據(jù)。在施工現(xiàn)場的具體工作實踐中,要使檔案管理部門及建設(shè)主管部門出臺管理文件或規(guī)范的目的和要求真正體現(xiàn)、落實在管理的每一個環(huán)節(jié),力爭工程資料收集和歸檔一次成功,為順利推進下一階段的工程施工創(chuàng)造條件,減少誤工、延期等不利因素造成的工程成本,為企業(yè)爭取時間、創(chuàng)造效益。

貫徹落實檔案法律法規(guī)和行業(yè)規(guī)范,建筑施工企業(yè)和檔案工作人員還要緊緊圍繞企業(yè)生產(chǎn)管理這一中心,結(jié)合施工現(xiàn)場的實際條件,充分發(fā)揮人的能動性和積極性。要克服工作中的困難,嚴格貫徹落實檔案法律法規(guī)和行業(yè)規(guī)范,不打折扣,保證工程資料和檔案工作的質(zhì)量。要力爭施工現(xiàn)場工程資料一次合格,減少重復(fù)工作,為工程竣工后的項目創(chuàng)優(yōu)、工法申報、企業(yè)資質(zhì)申請等工作打好基礎(chǔ),為企業(yè)創(chuàng)造間接利潤,獲取經(jīng)濟效益。

貫徹落實檔案法律法規(guī)和行業(yè)規(guī)范,不僅要依靠發(fā)揮檔案工作人員的工作能動性和積極性,還要有檔案組織機構(gòu)的推進和監(jiān)督。設(shè)立專門的檔案管理部門,配備檔案管理兼職人員,是比較符合建筑企業(yè)檔案管理工作的做法。一方面,建筑企業(yè)的生產(chǎn)管理基本上在施工現(xiàn)場進行,90%以上的工作量可以在施工現(xiàn)場完成。另一方面,建筑施工企業(yè)有其便利條件,就是按照施工現(xiàn)場人員配備要求及工程資料收集歸檔的工作需要,施工現(xiàn)場都配備了專職的資料員。按照一人兩職責(zé)的要求,將專職資料員設(shè)置為兼職檔案工作人員,要求資料員在做好施工資料的同時,按照檔案法律法規(guī)和管理規(guī)范,做好工程檔案的收集歸檔工作。作為國有大型建筑企業(yè),我司設(shè)立了專門的綜合檔案室,負責(zé)工程資料及工程檔案工作的開展、推進和監(jiān)督工作。在人員設(shè)置上,綜合檔案室只設(shè)專職檔案工作管理人員一名,其他全部均為兼職檔案工作人員(即在施工現(xiàn)場的資料員)。這也是我司結(jié)合企業(yè)具體實際,貫徹國家檔案集中統(tǒng)一管理基本原則而建立的一種檔案工作管理模式,它符合建筑企業(yè)業(yè)務(wù)工作的特點和需要,減少了檔案歸檔過程中的重復(fù)工作。實踐證明,我司的做法,較好地促進了施工現(xiàn)場的資料收集和工程檔案管理工作,為企業(yè)節(jié)約了大量的人工成本,間接創(chuàng)造了經(jīng)濟效益。

三、切實嚴格執(zhí)行好檔案法律法規(guī)和行業(yè)規(guī)范,為企業(yè)獲取經(jīng)濟效益保駕護航

工程資料的準確性,對于工程施工過程及生產(chǎn)管理的重要性不言而喻。工程資料特別是工程檔案上的錯誤,對于施工企業(yè)將會是毀滅性的打擊。因此,建筑施工企業(yè)要在及時學(xué)習(xí)領(lǐng)會、認真貫徹落實的基礎(chǔ)上,至關(guān)重要的一點,就是必須切實嚴格執(zhí)行檔案法律法規(guī)和行業(yè)規(guī)范。也只有這樣,法律法規(guī)和管理規(guī)范的威力及作用才能充分發(fā)揮,否則就會成為一紙空文。因此,起著推動和監(jiān)督作用的檔案管理部門,要對工程資料嚴格把關(guān),做好審核工作,并將相關(guān)資料及時歸檔。建筑企業(yè)要根據(jù)建筑形勢的發(fā)展變化,根據(jù)檔案管理的工作要求以及施工現(xiàn)場的實際,不斷調(diào)整工作方式方法,針對工作中出現(xiàn)的新問題,要采取新思路、新辦法、新措施加以解決。

切實嚴格執(zhí)行檔案法律法規(guī)和管理規(guī)范,為企業(yè)爭取經(jīng)濟效益,一是要注意處理好生產(chǎn)管理與檔案工作的關(guān)系。建筑企業(yè)的生產(chǎn)管理與企業(yè)開展檔案管理工作是異途同歸的兩個方面,兩者相得益彰、互為促進。以檔案法律法規(guī)和管理規(guī)范為工作依據(jù),做好、管好施工現(xiàn)場檔案資料管理工作,正確處理好企業(yè)生產(chǎn)管理與檔案工作管理的關(guān)系,不僅不會削弱企業(yè)生產(chǎn)管理的力度,而且有助于促進企業(yè)的生產(chǎn)管理工作,促進企業(yè)“向管理要效益”。

二是要注重發(fā)揮好工程檔案資料的真實憑證的作用。施工現(xiàn)場的檔案管理工作,要以檔案法律法規(guī)和管理規(guī)范為依據(jù),為工程項目管理提供準確數(shù)據(jù),及時有效地為企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營和管理服務(wù)。工程檔案資料具有參考借鑒價值,對工程技術(shù)的推廣和應(yīng)用有啟迪助推作用。如,在生產(chǎn)管理過程中甲乙雙方就工程量產(chǎn)生意見分歧或發(fā)生經(jīng)濟糾紛、合同糾紛,工程檔案還可作為原始憑證,為建筑企業(yè)“作證”,作為甲乙雙方確認工程量的證據(jù),為企業(yè)爭取經(jīng)濟效益。

三是要高度重視信息技術(shù)環(huán)境下檔案信息的安全工作。要抓緊抓好檔案法律法規(guī)和管理規(guī)范學(xué)習(xí)和貫徹落實,抓好檔案工作隊伍的教育管理和檔案崗位責(zé)任制的落實。對于特殊的工程項目特別是軍事、銀行等保密工程,要加強對檔案工作人員的保密意識教育,增強人員責(zé)任意識,不斷推進檔案管理工作制度化和規(guī)范化,切實做好特殊工程資料的收集、歸檔和保密工作。避免因工程泄密或工程檔案資料泄密,造成不必要的法律訴訟成本,間接為企業(yè)爭取經(jīng)濟效益。

四是要加強與建設(shè)主管部門和檔案管理部門的工作溝通,做好與質(zhì)監(jiān)、安全、建協(xié)等部門的溝通和聯(lián)系。按照各專項工程的要求,以檔案法律法規(guī)和管理規(guī)范為標準及依據(jù),分類做好消防、城建等分項資料,及時收集整理歸檔,為工程項目的分步分項驗收及早做好準備工作,減少因分步驗收緊急做資料趕任務(wù)而發(fā)生的加班工資,減少人工費用。

在現(xiàn)行的建筑企業(yè)運作機制下,企業(yè)檔案管理特別是施工現(xiàn)場的檔案管理工作不能循規(guī)蹈矩、墨守成規(guī),必須在學(xué)習(xí)領(lǐng)會好、貫徹落實好、高效執(zhí)行好檔案法律法規(guī)和行業(yè)規(guī)范的基礎(chǔ)上,及時解決施工現(xiàn)場檔案管理工作中的實際問題,不斷深化創(chuàng)新管理方式方法,推進管理工作逐步發(fā)展完善,一定會扭轉(zhuǎn)施工現(xiàn)場檔案管理工作的被動局面,建筑企業(yè)獲取最大經(jīng)濟效益的目標一定會得以實現(xiàn)。

參考文獻:

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篇（10）

中圖分類號：D923.2 文獻標識碼：A 文章編號：1009-914X（2017）12-0331-01

【前言】我國不動產(chǎn)的所屬權(quán)需要建立在依法登記的前提下，只有在經(jīng)過依法登記的情況下不動產(chǎn)物權(quán)的建立、變更、轉(zhuǎn)讓和注銷才能產(chǎn)生法律效力。我國的不動產(chǎn)機構(gòu)的主要工作任務(wù)就是將不動產(chǎn)歸屬權(quán)進行登記，形成不動產(chǎn)登記檔案管理系統(tǒng)。

不動產(chǎn)登記檔案不僅包括不動產(chǎn)登記本，還有各種與之相關(guān)的文件、圖表和網(wǎng)上登記信息等內(nèi)容，包括文字信息，圖表信息，聲像影像等，記錄載體包括紙張、光盤等。因為不動產(chǎn)登記檔案的復(fù)雜繁瑣，所以不動產(chǎn)統(tǒng)一登記檔案管理的工作并不輕松。

一、我國當(dāng)前不動產(chǎn)的特點

1.不動產(chǎn)在固定機構(gòu)進行統(tǒng)一登記

不動產(chǎn)，顧名思義，就是指自然性質(zhì)上或者法律規(guī)定上不可移動的財產(chǎn)。因為不動產(chǎn)的位置不可隨意改變，不動產(chǎn)的登記體現(xiàn)出唯一性的原則，所以在一個區(qū)域內(nèi)的不動產(chǎn)統(tǒng)一登記只由固定的機構(gòu)進行登記。不動產(chǎn)的統(tǒng)一固定登記更有利于不動產(chǎn)登記檔案的統(tǒng)一管理。

2.具備法律效力

我國對于不動產(chǎn)的登記都有明文規(guī)定，不動產(chǎn)登記檔案的管理一般由行政主管部門負責(zé)，不動產(chǎn)登記一般都是在政府機構(gòu)進行注冊，改正等。由行政機構(gòu)所認證的登記，登記信息作為原始憑證被登記部門保存，形成的不動產(chǎn)登記檔案受到法律保護，具備法律公信力。

3.檔案格式要求嚴格規(guī)范

不動產(chǎn)登記檔案是可變的。隨著不動產(chǎn)政策的調(diào)整改變，不動產(chǎn)登記流程會改變，不動產(chǎn)登記檔案也會隨著改變。不動產(chǎn)登記主要采取文本形式，對不動產(chǎn)登記格式有著嚴格要求，檔案的記錄必須嚴謹、規(guī)范、準確、詳細。不動產(chǎn)登記檔案可以在法庭上作為法律文件，具有法律效力，所以登檔案的格式必須嚴謹規(guī)范，避免因為內(nèi)容模糊而造成糾紛。

4.檔案保存時效長

隨著不動產(chǎn)所屬人的變動，不動產(chǎn)登記檔案也會隨之改變，但是登記檔案的法律效力是不會改變的。不動產(chǎn)登記檔案的時效期非常長，有效地保證了不動產(chǎn)的物權(quán)保護，使不動產(chǎn)的權(quán)屬問題得到穩(wěn)妥的保障。

二、我國不動產(chǎn)統(tǒng)一登記檔案管理的現(xiàn)狀

1.檔案的準確性欠缺

不動產(chǎn)登記檔案是具備法律效力的，登記工作中最重要的任務(wù)就是保證數(shù)據(jù)的真實性和準確性，登記檔案的準確性直接關(guān)系到登記者的法律權(quán)益。登記檔案準確性的欠缺也會導(dǎo)致行政部門的誠信危機，對行政部門的執(zhí)法過程造成阻礙。目前，我國一些地區(qū)仍存在不動產(chǎn)檔案登記管理不嚴謹?shù)默F(xiàn)象，檔案信息缺失，資料數(shù)據(jù)模糊等現(xiàn)象。

2.不動產(chǎn)登記管理檔案資料數(shù)據(jù)庫不完善

由于技術(shù)問題，不動產(chǎn)登記管理檔案資料數(shù)據(jù)庫經(jīng)常會出現(xiàn)連接錯誤，比如一棟別墅完成變更所屬權(quán)后，所屬權(quán)在數(shù)據(jù)庫上仍然顯示不動產(chǎn)的所屬人是變更前的所屬人。這些錯誤對不動產(chǎn)登記的后續(xù)工作產(chǎn)生的消極影響，阻礙了不動產(chǎn)登記檔案管理的開展。

3.檔案管理技術(shù)落后，沒有實行現(xiàn)代化

檔案管理的數(shù)字化對檔案的管理工作來說是個提高管理準確性和便捷性的新方式，檔案管理的信息化能夠提高檔案管理的效率。現(xiàn)在部分地區(qū)的不動產(chǎn)登記檔案管理過于依賴紙質(zhì)文件，信息化水平低，管理技術(shù)落后。

4.檔案的存放雜亂

國家規(guī)定不動產(chǎn)的登記要合法規(guī)范，最重要的目的還是為了人民。規(guī)范的不動產(chǎn)登記會為群眾提供便利，減輕負擔(dān)。但是，一些地區(qū)的不動產(chǎn)登記檔案存放雜亂，多處存放，群眾在查詢時非常不方便。

三、改變當(dāng)前不動產(chǎn)登記檔案管理方面缺陷的策略

1.不動產(chǎn)的登記行為進行規(guī)范化、標準化

對當(dāng)前的不動產(chǎn)登記機構(gòu)進行整合統(tǒng)一，規(guī)范不動產(chǎn)登記檔案文件的書寫，規(guī)范不動產(chǎn)登記檔案管理，提高不動產(chǎn)登記檔案數(shù)據(jù)的真實性和準確性。促進行政部門工作的嚴謹性，提高行政部門的社會公信力，推動不動產(chǎn)統(tǒng)一登記檔案管理的后續(xù)工作順利進行。

2.完善檔案管理資料數(shù)據(jù)庫，應(yīng)用現(xiàn)代化技術(shù)

優(yōu)化不動產(chǎn)登記檔案信息資源數(shù)據(jù)庫，緊隨現(xiàn)代科技發(fā)展，運用二維碼等信息技術(shù)將不動產(chǎn)登記檔案管理進行優(yōu)化，整合。使不動產(chǎn)登記檔案管理變成一張條理清晰的信息網(wǎng)。在各部門之間實現(xiàn)便捷交流，為不動產(chǎn)登記的后續(xù)工作提供技術(shù)支持。

3.對資源進行優(yōu)化整理，對不動產(chǎn)登記檔案進行高效管理

引進先進的管理理念，建立不動產(chǎn)統(tǒng)一登記檔案管理制度，對不動產(chǎn)資源進行合理有效地規(guī)劃，進行高效管理，減少在管理過程中耗費的人力和物力資源。

三、對當(dāng)前新常態(tài)下不動產(chǎn)統(tǒng)一登記檔案管理的反思

建立起不動產(chǎn)登記檔案管理制度，使不動產(chǎn)登記成為更加高效且規(guī)范的機構(gòu)，這是一個革故鼎新的過程。在這個過程中要制定目標，逐步地進行實施，將行動落實到實處，規(guī)范管理機制，形成規(guī)范的不動產(chǎn)登記管理流程，不僅為群眾提供便利，更為行政機構(gòu)提高了社會公信力。當(dāng)前我國提出的政策，正為我國不動產(chǎn)統(tǒng)一登記檔案管理提供了創(chuàng)新的平臺，這是一個機遇，要把握得當(dāng)才能為不動產(chǎn)登記檔案管理的高效化提供強勁的動力。

參考文獻

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