合同檔案管理方法匯總十篇

序論：好文章的創作是一個不斷探索和完善的過程，我們為您推薦十篇合同檔案管理方法范例，希望它們能助您一臂之力，提升您的閱讀品質，帶來更深刻的閱讀感受。

篇（1）

關鍵詞 科研項目；合同檔案；管理

科研項目合同檔案是記載科研項目合同履行全部情況的文字資料，具有突出的依據憑證性、形式與內容的規范性程序較高、時效性強等特點，這些特點決定了科研項目合同檔案的特殊性和重要性。科研項目合同檔案是維護合同雙方的合法權益，履行合同和解決糾紛的依據，同時為科研生產、經營管理提供依據和參考，是科研活動不可或缺的重要組成部分，所以我們要重視科研項目合同檔案管理工作，不斷創新工作思路，探索新的管理模式，實現規范化管理。

一 、類別

我所對科研項目合同檔案進行了梳理，根據不同的內容和特點，將我所的科研項目合同主要分為以下幾類：1. 科研生產合同：主要指型號科研、預先研究、裝備生產、維修保障等方面的合同。2. 儀器設備合同：主要指外購儀器設備、非標設備等方面的合同。3. 基本建設合同：主要指工程建設等方面的合同。4. 其他合同：主要指其他類合同。

二、存在的問題

由于科研項目合同檔案種類繁多，又有其特殊性，在收集、整理中容易出現以下一些問題。

（一）歸檔不完整。如合同附件或合同中提到的文件資料，歸檔不全現象時有發生，給合同檔案的管理和利用帶來不便。

（二）合同簽署信息不完整。個別合同沒有合同簽署日期，簽字蓋章信息不完整，影響了合同的準確性和有效性。

（三）存在復印件、圓珠筆書寫等現象。歸檔的合同中，如委托授權書等文件，經常出現復印件現象；簽訂合同時，隨意使用圓珠筆等不耐久字跡材料。

（四）存在歸檔計劃落實性差。出現隨時歸檔或者集中大批量歸檔等現象。

三、管理的方法和措施

檔案部門應及時掌握及歸納科研項目合同檔案管理工作中存在的問題，采取有效的方法和措施，有針對性地改善合同管理工作，不斷提高合同檔案管理水平，滿足企事業單位科研生產經營管理各項工作對檔案管理的要求。

（一）健全制度，落實管理。科研項目合同檔案有別于其他檔案，在收集、整理、歸檔等方面存在很大的差異性，較難和其他項目同時歸檔 ，故我所檔案部門與合同相關的管理部門進行了溝通，在執行檔案管理標準的基礎上，結合檔案管理工作的實際情況，于2012 年起，將我所把合同檔案作為專門檔案進行管理。建立并修訂完善了相關的制度來規范和實施，進一步明確了歸檔計劃、歸檔范圍、歸檔時間和歸檔要求，在合同規范化管理方面取得了一定的成效。從而使合同檔案及時、完整歸檔有了制度保證，為進一步提高合同檔案管理水平提供了堅實的保障。

（二）實現網絡管理體系。根據科研項目合同檔案的特點和要求，實行網絡管理體系，由檔案部門集中統一管理，專門負責收集、整理、管理全所的合同文檔，同時檔案部門負責監督指導各部門的合同管理工作，以確保檔案完整、完全和有效地利用。各部門應分別建立健全合同文檔的形成、積累、整理、歸檔工作體系，并確定一名專門人員負責合同文檔管理。建立合同檔案管理網絡體系，明確職責，強化責任，才能事半功倍；同時進一步深化職能，加強檔案管理與業務部門之間的業務交流和工作溝通，有序開展科研項目合同檔案管理工作。

（三）明確管理程序。我所領導非常重視科研項目合同的制作過程，規定了合同檔案必須如實記載合同簽訂、履行的真實情況。在合同簽訂前，必須將記載的全部內容，經過各相關部門領導的校對審核，由主管的所領導批準，還需要法律顧問室對法律方面審核同意后，方可簽訂合同，對合同檔案的正確性、系統性、完整性負責，程序嚴明，要求明確，進一步降低風險，依法維護單位的合法權益，使合同檔案充分發揮其突出的依據憑證性作用。

四、采取有效的管理措施

館藏檔案質量的好壞、完備與否，取決于檔案的收集整理工作。在利用合同檔案時，要充分發揮合同檔案的寶貴信息，就必須有計劃性地做好收集、整理等工作，同時因地制宜做好科研項目合同的歸檔管理工作，才能積極主動地為全所人員提供利用，使檔案的作用得到充分的發揮。

（一）制定歸檔計劃，主動介入。考慮到有些科研項目合同檔案有其獨特性，正式簽訂后需要辦理免稅等手續。所以，合同簽訂后不能馬上移交歸檔，故建議采用按年度歸檔比較可行。

要做好檔案合同的管理工作，必須制定完備的計劃，每年年初，根據合同檔案管理網絡體系，檔案部門要求各合同管理部門，列出預計當年新簽合同清單，寫明合同名稱，合同數量、金額，合同甲乙方等基本信息，便于檔案人員發揮主觀能動性，配合業務部門有計劃、有目的地開展未簽或新簽的合同或補充協議等的檢查和指導工作，主動介入，保證科研項目合同材料完整、齊全、準確。

（二）歸檔時嚴格把關。由于合同檔案的種類繁多，所以應該根據實際情況，嚴把歸檔質量關，認真做好歸檔接收工作。合同檔案的整理應當由歸檔責任人負責并在歸檔前進行，列出合同歸檔清單，按照所內統一的合同編號進行系統排列。認真檢查，為合同的真實性和完整性負責，檢查時重申歸檔的合同必須為原件，合同的書寫材料必須符合持久性耐久性的要求，合同附件必須完整、準確，合同中提到的相關培訓材料及驗收依據等必須歸檔完整。加強對合同的檔案管理，完整保存與合同相關的證據材料，糾紛一旦發生，可以及時運用檔案記載的內容，依法維護單位的權益，所以，我們必須重視科研項目合同檔案的收集、整理和歸檔工作，嚴把歸檔質量關。

（三）歸檔、組卷工作。對于合同檔案的管理，我所主要借助于信息化管理手段，開發了一個合同管理平臺，增加了一些合同特有的字段和檢索方法，在合同的管理方法上有了一定的突破。各合同管理部門按照要求，隨時錄入新簽合同信息，貼上各部門唯一的條形碼，便于檔案人員及時掌握合同信息，及時開展檢查指導工作。待合同信息完整齊全后，一般于下一年年初，通過合同管理平臺網上移交，檔案部門仔細檢查核對合同信息后掃入條碼，正式組卷。

篇（2）

合同管理是保障建設工程勘察設計有序進行的依據，我國《中華人民共和國合同法》中，對合同管理提出了明確的要求，而且建設工程行業中，也在合同管理方面提出了新的規章、規范，充分發揮合同管理的作用。合同管理措施，是一項重點的工作，與合同應用存在直接的聯系，建設工程勘察設計中，必須全面落實合同管理措施，便于完善合同的實踐應用。

一、建設工程勘察設計的合同管理措施

建設工程中，為了規范勘察設計的方式，促使其符合市場原則，在合同管理中落實《建筑工程勘察設計合同管理辦法》，要求建設工程嚴格按照管理辦法控制勘察設計。建設工程中，既要履行合同管理辦法，又要遵循市場原則，因此重點分析建設工程中，勘察設計合同管理的措施。

1、細化合同管理的辦法

合同管理措施中，需根據建設工程勘察設計的實際情況，細化合同管理的辦法，嚴格劃分勘察設計中的技術責任，利用合同的方式規定相關的權益，同時確保權益的合法性[1]。首先建設工程在勘察設計中，依照規定內容，要求雙方簽訂合同，合同內的條例對工程中的新建、改建等都存在規范性；然后按照建設工程市場的實況，規定合同管理，以免合同中出現違規的內容，確保合同管理的細節部分；最后依照合同中的條例，細化雙方的責任，如果合同雙方提出不同的建議，也可采取書面的形勢進行約束，主要是針對可能發生的糾紛，提前進行規范，保障合同管理措施的可行性，滿足建設工程勘察設計的實踐需求。

2、強化合同管理監督職能

監督職能是合同管理中的有效措施，發揮合同在建設工程勘察設計中的作用。由于建設工程現場的環境、地質不同，所以不同建設工程內，勘察設計的行為、活動存在差異，也就表示合同管理的措施中存有差別，在合同管理中采取監督職能的方法，有利于輔助合同內容，為建設工程勘察設計提供指導策略，促使勘察設計能夠與周圍的自然環境、地質環境保持和諧性[2]。

3、深化合同管理的法規控制

法規控制是勘察設計合同管理中的一項方法，因為建設工程勘察設計中，雙方簽訂合同后，合同已經具有法律效應，采用法規控制的方法管理合同，可以充分發揮行政部門的責任，維護勘察設計現場的秩序。建設勘察設計中出現違法行為時，行政部門可以要求司法機關依照合同進行審判，如果當事人對處罰有異議，也可實行復議或訴訟，表明法規控制管理方法的公平、公正，也能體現出合同的執行權力。目前，各地區建設工程勘察設計中的合同管理，非常重視法規控制的應用，以此來規范合同的管理方法，提高合同管理在建設工程勘察設計中的規范性水平。

二、建設工程勘察設計合同的檔案管理方法

建設工程勘察設計的合同管理，屬于一種委托的行為，具有服務的特性，而公款支付、經濟處理等事務，都是由勘察設計合同進行調解的，為了提高建設工程勘察設計合同管理的水平，需深化檔案管理的工作，積極落實檔案管理方法，服務合同管理措施的應用。

1、收集合同檔案的資料

檔案資料收集，是合同管理的基礎部分，全面收集合同中的資料、內容，考慮到經營業務的影響，合同檔案的收集面臨著一定程度的困難。合同管理中，本身涉及到大量的勘察信息，應該保障勘察設計的真實性，以便確保收集資料的完整性，預防合同丟失或缺陷[3]。建設工程勘察設計中收集合同資料時，積極完善管理工作，合同管理人員需要提高對資料收集的重視度，主動進行合同檔案中的材料收集，按照合同管理的需求，規劃檔案中的材料內容，隨時做好接收資料的準備。

建設工程勘察設計單位，遵循資料收集的相關要求，明確檔案資料的范圍，在合同管理中深化檔案的作用，充分發揮合同管理的實踐價值。一般情況下，建設工程勘察設計中的合同管理，進行收集的材料有：（1）勘察中標時的資料，包括勘察地點、費用以及方案，經相關部門簽字認可的備案資料；（2）勘察登記的所有表格資料；（3）合同中涉及到文件、資料。資料收集完成后，才能保障合同管理的完整性，完善合同的管理過程。

2、歸檔合同管理的資料

合同管理時的歸檔行為，降低了合同管理的困難度。管理人員在歸檔合同資料的過程中，對合同重新進行審視和審查，明確合同中的管理要求。建設工程勘察設計的合同管理中，不僅要管理合同的相關事宜，還要對文件資料進行歸檔處理，文件資料是合同管理中的根本，也是履行合同內容的主要依據。因為勘察設計的合同缺乏制度性的管理，部分合同管理中的資料，仍然留在經辦部門，沒有實現系統性的合同管理，所以采取資料歸檔的方式，實現合同管理的系統化，快速收集分散的合同資料，由管理部門進行收集，以免合同資料管理時出現缺陷。

合同檔案是管理的重要部分，管理人員在歸檔合同資料時，應該檢查合同檔案是否存在資料缺失的情況，確定資料的真實性，存有缺失的合同資料，不能進行歸檔管理，要求經辦人員整理齊全后，重新歸檔，樹立合同資料完整歸檔的意識。

三、建設工程勘察設計合同管理的實踐分析

建設工程勘察設計合同管理的實踐，規范了合同管理的行為，一方面維護合同本身的價值，另一方面規劃合同管理的手段。

1、委托方的合同管理

合同中規定，建設工程勘察設計的委托方，需要向承包方提供工作資料，而且要負責工作資料的真實性。合同管理時，根據委托的內容，執行相關的合同條例。例如：委托的工作是工程勘察，在勘察前期，完成勘察技術的規劃，并且附圖，提供勘察設計中的技術資料。

2、承包方的合同管理

承包方的資質、能力要符合委托方的要求，由建設工程勘察管理部門，篩選符合要求的承包方，由此承包方與委托方建立合同關系。委托方的合同管理中，應該遵循合同的現行標準，承擔相應的設計工作，如承包方違反合同而造成經濟所示，按照合同中的違約規定進行賠償。

3、合同文件的編制管理

建設工程勘察設計中，委托方有可能提出變更要求，此時需針對變更的項目，重新編制合同文件，委托方依照合同中的要求，負責承包方實際工作中的增加費用，嚴謹管理由合同變更引起的費用或責任問題。

4、勘察合同的監督管理

監督管理實踐中，落實勘察設計合同中的內容，監督合同管理的執行力，保障雙方的權益，體現合同管理的實踐職責，完善合同管理中的實踐活動，保障建設工程勘察設計的優質行為。

結束語：

合同管理對建設工程勘察設計具有基礎維護作用，輔助解決勘察設計中的合同糾紛，提供相關的依據。合同管理的工作內容，符合勘察設計的特殊性，在管理措施中實行檔案管理方法，同時結合條例應用，強化合同管理的工作內容，發揮合同管理的作用，體現合同管理措施應用的積極性。

參考文獻：

篇（3）

一井水：合同檔案是按文種劃分的，而企業檔案分類是以工作職能來劃分的，如黨群、行政管理、經營管理、生產技術管理、產品、科研、基建、設備儀器、會計、人事等十大類，每類都可能涉及合同檔案，因此，屬于哪類合同歸到哪類進行管理。

Zhoumingming：合同比較多的單位，把合同單獨設成合同檔案門類比較方便管理。而且，科怡軟件公司已經把合同檔案單純設置了模塊。其目錄按“檔號、合同名稱、合同編號、責任者、甲方、乙方、簽訂日期、金額、備注”等子目錄項來設置，查找方便。

后發制人：如合同數量不是很多、比較零散時，可不單獨設置模塊，將其歸入對應門類便可；如合同數量較多也相對集中，最好另設一個模塊單獨管理。

zzia050406220：比較合理的管理方法就是合同整理時分散到各個類別的檔案中去，像“一井水”所說，屬于哪一類就歸到哪一類去，在管理系統中建立合同數據庫，將合同的基本信息，如編號、名稱、合同對方、合同屬性、金額、履行情況、整理互見號等詳細著錄。既保證原有檔案間聯系，維護其完整性和系統性，又實現了檢索和利用的便捷性。

savvy：還有另外一種方法，那就是實體集中存放，然后，通過檔案管理系統，將相應的條目或者數字檔案放到對應的類別里去。

郭東升：一般說，不將合同入在會計類、人事類。牽涉這兩類的合同一般應入其相關行政管理類、經營管理類。國家檔案局已經出臺了企業檔案實體分類整理規則，應該依照規則結合本企業實際貫徹執行。作為企業，國家為之出臺的分類暫行規則，是本單位制訂分類方案的基本依據。企業應該以此為基本框架，結合單位實際編制本單位的分類方案。

Smxlhy：同意一井水的觀點，合同檔案應歸入相應類別，并區分不同價值來保持文件間有機聯系。

一井水：合同是一類文書的名稱，而不能把它作為一類檔案，企業檔案基本是按照工作職能來分類，每一項工作職能都會形成相關合同檔案，并不需要人為拆散合同，而是按照合同形成部門與內容歸入相關類別即可。如合同檔案再單設一類，那施工合同歸入基建檔案行，歸入合同檔案還行，就不具有唯一性了。

Savvy：我們單位的合同工作由專門部門進行主管，并按季度形成管理報表。合同管理有對應的主管職能部門、規章制度和工作人員，本身已形成獨立的工作體系。確實合同存在多種分類屬性，很多從屬于項目。我們的合同由于分部門保管，也很自然形成了各總部特點的合同檔案。從檔案整理的角度來分析，其實，已經區分了部門(工作職能)和年度，但作為相對獨立的一項工作，把合同檔案單獨管理更為恰當。

郭東升：在企業檔案整理中，同一類目的合同數量多，應該單獨立卷。而不可用形式分類法將其單獨設類。屬于不同類目的合同，應該歸在不同類目里。

馬帥章：合同應與其涉及事項放在一起，保證了某一項工作檔案資料的完整性，也便于在利用合同檔案時根據關鍵詞有效檢索出來。將合同檔案與其所歸屬事項相關資料存放在一起，管理利用都很方便！

Zhoumingming：合同檔案能否單獨設類，主要看是否方便查找利用，不要機械地用傳統管理模式來約束它。對于產生合同數量特別多的單位，如何將合同檔案與其所歸屬的事項相關資料存放在一起呢？

馬帥章：合同數量特別多的意思如何理解呢？即便是特別多的話，依然可以與所歸屬事項資料放在一起，這樣，也便于理解合同內容涉及事項與合同的來龍去脈。單獨將合同拿出來分為一類，可在以下兩種情況應用：一是全部檔案的主體以合同為主，二是所有檔案中合同利用率特高，而其他檔案利用率平平。

小魚兒：針對合同檔案的管理問題，各單位應根據具體情況具體對待。機關事業單位往往合同比較少，大都依據《規則》按文書檔案整理方法進行了歸檔，既保證了文件材料的完整性，查找利用起來也比較方便。企業單位，往往企業合同比較多，可把合同單獨設為一類，便于更好地為企業服務。比如，我們為一民營企業指導，在幫助其制訂分類方案時發現，企業的各種證照、驗資報告利用率比較高，如果分散歸檔不易利用。我們針對企業的具體情況，就把各種證照、驗資報告單列了出來。雖然，不太符合檔案管理的相關規則、規定，但得到了企業的認可。

Savvy：證照、章程、驗資報告使用非常頻繁。這三者一定要單獨和別的文件區分開，我單位采用的是“復印+掃描”雙套制。這類材料都屬于產權檔案。

zhouya1117：1.在合同檔案相對較少的時候，合同檔案自然不必單獨設類，屬于不同類目的合同，應歸檔在不同類目中；可采取雙套制的方式，復印一套合同集中后做成資料，方便查閱利用。2.在合同檔案相對很多的時候，尤其是針對某些特殊系統、特殊單位，就應單獨設置類目對合同檔案進行管理。

郭東升：我贊成合同檔案的管理應該根據實際情況而定的觀點。但我以為，無論合同多少，屬于不同類目的合同，應該歸檔在不同的類目中，即使在合同檔案相對很多的時候。試想，一級類目如果是合同類，行政管理類、生產技術管理類、產品類、設備類、基建類等都要歸為此類了，就會平行類目交叉、上下類目互不從屬，類目混亂不言而喻。

龍正義：如數量比較多，可專門劃為一類；如數量較少，則可歸入文書檔案之中；如是跟某個項目有關，則放入該項目檔案之中，這還是傳統的管理手段。如實現了高度的信息化管理，那所有文件不分種類全部可以大流水排序，所謂的分類只是文件的一個標簽而已。如找某個檔案，通過標題、編號、年度、責任者等要素來檢索，甚至可全文檢索，還可自動相似性排序，跟該文件內容相關的文件都可以自動排列出來。這時，檔案實體如何分類如何排序已經不重要了。

Savvy：近期，我們就遇到很現實的合同管理問題。要求匯總全部合同目錄，正本的保存也在商定保管方案。初步擬訂三種方案，一是高度集中；二是維持部門分別保管；三是分類管理，有統有分。

小刀：匯總合同目錄一由檔案管理部門弄，二或由合同管理部門弄，我們這邊多是合同管理部門弄的，相當詳細。保管方案還是集中管理便于管理，利用上應該也不存在影響因素，是我就選擇高度集中。

亓曉華：據了解，有些單位對部分應歸檔的合同、協議、房屋產權文件等經濟類檔案文件資料歸檔不及時，甚至根本不歸檔，長期滯留在經辦人或單位負責人手中，甚至還有的認為這些資料已無用而銷毀。致使該歸檔的資料流失或殘缺不全，產生諸多危害。要做好合同檔案的管理，我認為，須做到以下五點：1.加強合同檔案歸檔的宣傳工作，規范合同的文本格式，增強職工的檔案意識和法律意識；2.把好合同檔案歸檔的關口，確保合同協議的及時、高效歸檔；3.對歸檔的合同檔案要進行科學、細致的分類，以便查找利用；4.檔案工作人員要改變以往的“等待”歸檔意識，變“被動”為“主動”；5.逐步實現合同檔案管理信息化，進一步加強合同檔案歸檔管理。

月色微涼：本人根據公司情況，做了一個《合同檔案整理指引》。

一、范圍：本指引中的合同是指公司及所屬各單位與其他民事主體簽訂的各類合同。

二、合同整理要求：1.本指引中的合同檔案必須是合同簽訂雙方按合同要求簽字、蓋章已生效的合同；2.各類合同的文本（正、副）及其相關附件資料隨合同一起歸檔；3.合同檔案是公司檔案全宗的重要組成部分，必須由各項目公司的綜合檔案室統一管理，任何部門和個人都不得擅自扣押、丟失、修改、銷毀合同檔案。

三、合同整理方法：1.收集。（1）對方先蓋章的合同：合同簽訂后，由各經辦人拿到行政人事部或綜合管理部蓋章后，由蓋章人即時留存一套合同原件、合同相關附件及合同審批件一同歸檔；（2）我方先蓋章合同：各經辦部門專（兼）職資料員負責對由我方先蓋章的合同跟進直至合同簽訂完畢，在收到雙方蓋章生效的合同原件后，即可歸檔到行政人事部或綜合管理部檔案保管人處；（3）合同履行中如發生合同糾紛，承辦人員應將處理合同糾紛的文件在簽字或生效后，及時向本單位的檔案部門移交歸檔，檔案部門應將這些文件收集齊全后歸入企管類檔案。2.整理。（1）合同檔案實行按件歸檔的方式；（2）合同檔案按年度—保管期限來整理，同一年度、同一保管期限內按時間順序排流水件號，并按件號進行排列、存放。3.確定保管期限。合同檔案的保管期限分為“永久”、“30年”、“10年”、“5年”四個期限，在檔號結構中，用數字分別表示為“1”、“2”、“3”、“4”，即永久為“1”，30年為“2”，10年為“3”，5年為“4”。4.編頁。5.蓋檔號章。（1）合同檔案號的形成：全宗號—分類號—年度—保管期限—件號；（2）蓋檔號章的位置：文件右上角，盡量不要壓蓋原合同內容；（3）填寫檔號章里的內容：類別號為“H”；年度一般以合同里蓋章處的簽訂日期為準；保管期限填寫：“10年”“5年”等；件號以合同在同年度同保管期限下的流水號作為件號。6.信息錄入。將合同基本信息錄入電腦。7.掃描。將整理完畢的合同檔案進行掃描。8.裝盒。（1）統一年度統一保管期限檔案裝一盒，數量多的可以分盒裝，但是件號保持連續；（2）每一盒內部合同檔案裝盒順序：卷內備考表置于盒底，中間是歸檔合同檔案，上面是卷內目錄。9.上架排列。合同檔案裝盒后同一年度同一保管期限的合同順序從上至下從左至右排列。

篇（4）

中圖分類號：G717

文獻標識碼：A

文章編號：1673－2111(2009)04－053－03

作者：胡婭麗，湖南體育職業學院辦公室；湖南，長沙，410014

學籍檔案管理是教學行政管理的重要內容，它對學校領導和教師全面了解學生情況，并及時改進教學管理和教學方法均起著重要作用。教育的進步，高校改革的深化，對學籍檔案管理工作的嚴肅性、準確性和適時性，提出了更新、更高的要求。因此，學籍檔案管理人員要不斷的研究學籍檔案管理過程中的新問題，拓展新的工作途徑，充實新的工作內容，尋找新的管理方法，以適應新形勢的需要。

一、高職院校學籍檔案的主要內容和主要作用

(一)高職院校學籍檔案的主要內容

學籍檔案是學生從入校到畢業分配的整個在校學習過程的原始記錄，是學生在校期間學習、考試、實習和社會實踐等一系列教學活動中直接形成的具有保存與利用價值的文件材料。依據根據《中華人民共和國檔案法》和國家教委《普通高等學校檔案管理辦法》，結合高職院校的實際情況，高職院校學籍檔案主要包括：(1)招生計劃、新生名冊等；(2)在校學生名冊，新生登記表，學生學籍卡片、考試成績卡，學生學籍變更(休學、復學、轉學、轉專業等)的材料；(3)學生職業技能培訓參訓情況和所獲證書統計表；(4)各年級實習計劃和實習單位合同、學生實習情況、實習報告和實習成績；(5)學生獎懲材料：獲獎、評優、處分等；(6)畢業證書和發放登記表：(7)畢業分配單位統計表和簽約單位合同；(8)擴展材料――畢業生跟蹤調查統計情況：使用單位對畢業生質量的意見、畢業生社會滿意度調查、優秀畢業生情況和典型事跡等。

(二)高職院校學籍檔案的主要作用

學籍檔案對個人、學校和社會都具有重大價值。(1)對個人而言，學籍檔案記錄的內容是評價學生在校表現和學習情況的依據。因此，學生在校期間，通過了解學籍制度，可以明確努力的方向、規范自己的行為，并有意識地遵循有關規則，從而促進良好學風的形成。學籍檔案作為學生在校期間真實情況的證明，學校可據此為學生開具相關證明。(2)對學校而言，學籍檔案的建設是學校基礎性建設之一，學籍檔案的管理是學校日常管理的重要部分。好的學籍檔案管理制度可引導教學活動的有序進行，有效降低學校管理成本。?學籍檔案管理工作的規范化、科學化和標準化水平在一定程度上體現著高職院校的教學管理水平。加強學籍檔案的管理，可大大提高職院校的管理水平。(3)對社會而言，學籍檔案是用人單位挑選人才的重要參考依據，學籍檔案的完整性、真實性在一定程度上影響單位對學生的評價。此外，用人單位對畢業學生的反饋情況進行統計分析和評價，可以為學校擬定人才培養方案提供重要依據，有助于促進高職院校向社會輸送全面發展的、社會迫切需要的合格人才。

二、高職院校學籍檔案管理的現狀

高職院校對學籍檔案工作在宏觀上普遍比較重視，現在許多高職院校不僅安排政治素質好、責任心強、學歷高的同志從事檔案管理工作，而且提供了比較完備的硬件設施條件。但是，高職院校學籍檔案管理在微觀的具體管理上，還存在不少問題，主要體現在以下幾點：

(一)學籍檔案自身的問題

1、學籍檔案繁雜：這是由目前高校自身的教育形式決定的。許多高校不僅有學歷教育，還有非學歷教育。學歷教育又分脫產學習的全日制教育和業余學習的成人教育，成人教育又包括大專教育、專升本教育、遠程教育。非學歷教育的名目則更多，如短期培訓、單科教育、證書教育、職業技能認證等。而每個學員的個人檔案又包括新生錄取審批表、登記表、名冊(含照片)、學籍變動檔案(如轉學、休學、復學、轉專業等)、在校各科成績登記表、畢業生登記表、短期學員名冊、成績冊、結業名冊等。如此，學員從入學到畢業所形成的學籍檔案材料就相當繁雜。

2、學籍檔案缺損：高職院校學籍檔案的缺損表現在材料不齊全，不完整。有些學院、分校在填寫學籍檔案材料時，沒有逐一填滿；有的竟然在畢業生名冊上沒有填寫畢業生情況，給日后的學歷核實、查找帶來了困難。

3、學籍檔案模糊：學籍檔案除漏填現象比較嚴重之外，另一個嚴重的問題是填寫時書寫不工整，字跡潦草，而且多處有涂改的痕跡。有的用圓珠筆或鉛筆填寫，時間長了檔案內容往往模糊不清、難以辨認，客觀上削弱了高職院校學籍檔案的憑證效用。

(二)學籍檔案管理問題

1、學籍檔案整理不規范：主要存在以下幾種情況：一是編排混亂，同一學院的檔案材料年度互相穿插：二是組卷、裝訂不規范。組卷沒有嚴格規定，沒有按學院(或分校)、系、專業的層級關系組卷，有時兩、三個系、或幾個專業一起組卷。

2、學籍檔案管理不嚴：在學籍檔案里竟然發現有假材料，還有篡改學籍的現象，嚴重違背檔案真實性的特點。每年開展干部學歷、學位檔案核查，檔案部門就可能發現不少假畢業證書、假證明。這雖然絕大多數是社會上不法分子的行為，但是與高校部門操作不當、管理不嚴也有一定的關系。

3、學籍檔案檢索不先進：高校自2001年實施《高等教育學歷證書電子注冊管理暫行規定》之后，1991年(含1991)以后的學籍全部實行網絡化管理，電腦檢索，查詢十分便利。但1991年前的學籍檔案資料卻仍是手工查找，加上以前的檔案資料雜亂、不規范，使得查找相當困難。

三、對高職院校學籍檔案管理的幾點思考

(一)增強學習意識：既要學習相關的黨的路線、方針、政策和法律法規，以保證工作中能依法辦事，又要掌握計算機技術、統計分析等專業技能；既要堅持孜孜不倦地自學，又要虛心向老同志請教；既要加強理論知識的學習。又要積極參加實踐鍛煉。

(二)增強服務意識：學籍管理工作事關學校的發展和學生的前途，學籍管理工作者必須時刻牢記黨的全心全意為人民服務的宗旨，在工作中擺正心態，絕不能唯利是圖。

(三)增強政治和法律意識：學生學籍管理有著嚴肅性和規范性的特點，學籍管理工作者的一切行為都不能違背黨的路線、方針、政策，不能違背國家的法律法規。同時，必須時刻保持清醒的頭腦，認清學籍管理工作的嚴肅性，自覺抵制不良風氣的影響。

(四)增強創新意識：在學籍管理工作上，一些舊的學籍管理文件、學籍管理方法和學籍管理手段，已經不再適應時展的需要，必須大膽改革。學籍管理工作 者要勇于探索、敢于創新，淘汰不適應要求的舊方法和舊手段，把新的管理方法和手段運用到學籍管理工作中。

(五)增強統計分析意識：學籍管理工作者應該用好統計知識和統計分析手段，及時、真實、準確地為學校有關領導提供有關學生的學習成績分析、教學計劃的調整和完成情況的資料統計以及分析結果，以便領導能采取有效措施，保證教學質量的不斷提高。

(六)運用好現代化技術：學籍管理是一項嚴謹細致的工作，許多信息用手工處理非常困難，為此，可以運用適合實際需要的計算機軟件，并通過計算機網絡技術對學生的學籍進行管理。

四、高職院校學籍檔案的管理辦法

正確認識目前高職院校學籍檔案管理中存在的問題，制定科學的管理方法，就顯得尤為重要。高職院校有關職能部門應切實加強和完善學籍檔案管理工作，著重做好以下幾方面的工作。

(一)不斷完善管理制度

隨著高等教育的不斷發展，學生學籍管理部門必須結合具體情況，對細則進行適當合理的修訂，使之日趨完善。不斷完善管理制度實施細則，對學生提出更高、更符合時展的要求，以便更好地保證學生素質的提高。

(二)做好原始材料的收集與整理

學籍檔案具有周期長、頭緒多、問題雜的特點。為了確保歸檔材料的準確性、真實性，必須從原始材料的收集整理做起。要做好這一工作，要做好以下幾點：一是要重視學籍檔案和檔案工作的重要性，增強責任感，使各部門上報的有關材料、數據準確無誤，真實可信。二是要加強管理，從嚴要求。對各部門教學管理人員，職能處、室與學籍檔案工作有聯系的工作人員，要加強管理，責任到人。明確應該收集什么材料，何時上交，以保質保量，按時完成。三是要建立相應的規章制度，獎懲分明，調動有關工作人員的積極性。四是要根據不同檔案的分類，設計相應的材料收集上報表格，以便及時匯總，歸入檔案。

(三)加強學生考核管理工作

在對學生的考核中，注意健全和完善考核命題制度，加快考試科學化進程；不斷改進考核方法，實行教考分離制度，并實行口試、論文答辯、演講等多種考試形式；加強考試和考場管理的規范性和制度化，對考試中的違紀行為要及時、嚴肅處理；認真組織好集中閱卷登分工作和緩考、補考工作。

(四)做好學生成績管理工作

做好學生平時成績的登載檢查工作，對學生缺考、作弊、補考科目一定要如實記載；對學生各科考核成績要按照教學計劃要求和學籍管理辦法規定進行登記，并載入學生學籍管理檔案；對成績的查詢、修改一定要嚴格履行學籍管理規定的手續。

(五)做好學籍異動工作

在對學生進行學籍異動處理工作中，要嚴格執行學生學籍管理辦法的有關規定。不管是留降級還是退學處理，都必須堅持“教育先行”的主導思想，要把相關處理看作是教育手段，鼓舞學生進步，而不是機械的處罰，讓學生厭學。

篇（5）

二、基層央行合同管理中存在問題的原因分析

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1 電力企業檔案管理工作的主要內容

目前我國的電力企業檔案管理工作中存在不少問題，比如新檔案補充不及時、檔案順序混亂、資料流失等。下文列出了三點電企檔案管理工作的主要內容，列出該內容的主要目的是幫助檔案人員明確工作內容，并有針對性地進行檔案管理工作。

1.1 電力企業資料案卷

我國企業文書立卷的有關規定指出，各個企業必須及時對本企業在某一時期產生的文書資源進行整理，并將其組成規范的案卷。案卷一方面能夠反映企業的成長歷史、真實反映企業的社會面貌，另一方面有利于國家的監督和管理。

1.2 定期歸檔

出于最大程度地實現企業檔案的功能和方便電力企業的各部門工作人員使用檔案資源這兩點目的，電力企業檔案管理部門首先要定期對各部門工作文案進行采集，標上注明。再者對重要內容進行重點管理。最后對檔案進行系統化分類安置，進行一一歸檔。

1.3 對檔案的保護

很多電力企業由于歷史久遠，檔案會隨著時間變化而發生一定的損壞和遺失。針對這一情況，檔案管理人員要利用有效的管理方法對企業檔案進行管理，保證企業檔案的長久性和有效性。

2 對電力檔案安全風險的評估

2.1 在部門內建立專門的評估小組

高度重視電力檔案安全風險的評估工作，為了認真落電力實檔案安全工作的進行，應該進行必要的監督，要在部門之內建立專門的評估小組，小組成員要嚴格挑選，每一個組員的責任意識都需要達到非常高的水平，保證對電力檔案進行安全風險評估工作的時候認真負責，評估小組的所有人員通過分析討論，把評估工作的每一個細節都安排好，每一個人的責任都落實。

2.2 制定合理的評估標準

在評估過程中，想要做到有法可依，就必須要有明確的評估標準，才能保證評估工作科學與合理的進行，在制定評估標準的時候要依據我國法律和行業要求，比如在制定電力行業的檔案保管安全的時候就按照電力管理檔案安全管理原則來進行制定，電力檔案資料的保護和保管，對環境和基礎設備都有嚴格的要求，所以想要構建良好的檔案安全體系，就必須依據我國法律和法規制定合理的措施，以達到保護檔案的目的和要求來進行評估。

2.3 加強對保證評估工作的監督，以確保工作的順利進行

明確評估的目的和方式，按照要求嚴格進行評估，對建設電力檔案館的必備要求進行評估，并且比對現實，以便知曉電力檔案管理中的缺點，對電力檔案安全體系的優化和完善是十分有效的。

3 加強電力企業檔案的現代化管理

如何才能讓檔案管理與時代同步？相信許多的電力企業想知道這個問題的答案。下面我們結合現代化需求，提出四點優化電力企業檔案管理的措施。

3.1 優化檔案管理人員隊伍

其一，電力企業檔案管理工作人員的管理觀念意識在一定程度上影響著企業檔案管理局面，因此要想實現企業檔案的現代化管理，首先要提高檔案管理人員的創新意識。尤其是在人事制度化管理的電力企業現狀下，檔案的管理量日益劇增。檔案管理人員的創新意識能夠在一定程度上改變埋頭苦干的工作方式，取而代之的是敏捷、高效的工作方式。電力企業可以通過會議形式定期對企業檔案管理人員進行新知識傳遞，培養他們的創新意識。或者通過活動的形式宣傳創新思想，提高檔案管理工作人員的工作熱情。通過不時的宣傳和培訓，提高檔案人員的創新意識。

其二，一群高素質的檔案管理人員能夠對企業的檔案進行專業、誠實管理。因此提高檔案管理人員的職業道德素質也是實現檔案現代化管理的重要步驟。電力企業可以在公司內部制定相關獎罰制度，通過獎罰制度提高檔案人員的工作態度和責任意識，訓練他們的樂觀、堅強意志，提高其工作的熱情，增加工作動力，從而提高他們的思想道德品質和職業道德素質。

其三，檔案人員的工作能力也是決定企業檔案管理工作質量的主要因素之一。因此，強化檔案人員的工作技能是優化檔案管理人員隊伍的另一項重要工作。比如時常抽查檔案人員的工作情況，不定期查看檔案設置管理情況。或者進行定期的檔案人員技能培訓，提高企業檔案管理效率和質量。

3.2 運用科技對企業檔案進行信息化管理

其一，檔案的資源網絡體制建設是實現檔案信息化管理的基礎條件。因此電力企業應該使用網絡對各個部門的檔案資源進行分類登錄，并對管理流程進行重組，使得企業資源能夠滿足新科技的要求。比如對于員工業績考核記錄的網絡體制建設，可以在民主、公開的條件下，用網絡編程各個部門以及各個崗位員工的工作任務，同時記錄員工的工作業績情況，這樣不僅能夠讓員工們明確自身職責，還方便企業監督考核員工的工作狀況。

其二，新形勢下的電力企業檔案管理必須以科技理念指導思想，只有這樣才能最大限度開發利用企業檔案資源，使其檔案資源服務于企業的一切生產和發展，促進企業的經濟效益。因此，電力企業應當善于運用科技比如網絡計算機等科技設備，對企業的檔案進行有效長期管理。

3.3 通過合同的形式強化電力企業檔案的現代化管理

在當前這個法制社會體制下，合同是一項重要的、具有強制法律約束的，并且用于保障個人和單位的合法權益的有效形式。同時，合同是當今電力企業行業約束和明確雙方責任和義務的現代化依據和手段。因此電力企業在與其他單位進行工程建設合作或者其他工作合作時，應當結合法律以及企業的經濟利益，簽訂相關的合同，并到相關的權威部門進行蓋章和確立，以保障其項目的相關檔案的統一性、權威性和準確性。同時，電力企業還應通過經濟手段對兩者之間的義務、責任、利益進行明確規定，通過經濟促進合同的有效履行。除此之外，企業還應該與企業內部的合同檔案管理工作人員進行勞動合同權利義務的簽訂，使其在法律的強制約束下，認真、用心、盡職盡責保證合同的安全，從而保障公司整體效益。

3.4 加大投資，切實保護電力企業檔案資源

遵照國家相關檔案保護的規定對企業機密檔案進行保護。首先，電力企業應當加大財力的投入，增加防竊、防寒、防災、防毒蟲等等這些保護設備，避免意外事故造成企業檔案資源的損壞或者流失。其次，針對那些不同載體的重要檔案，企業必須采取加密保護舉措，比如設置專門的安置地點、加防護鎖、身份證驗證、進行檔案備份、法律保護、設置多層密碼等措施進行加強保護。除此之外，電力企業還應當重點落實好檔案中牽連到企業知識產權和企業機密的材料，盡可能保障其檔案的原貌，并且采取科學管理保護方法或者實行電子科技監督技術，以杜絕機密向外泄露的情況發生，保障企業檔案系統的安全。

4 結束語

一方面，一個電力企業只有充分認識到檔案管理的重要性，才能加強企業管理人員的管理，從而提高企業工作效率。另一方面，一個電力企業必須結合時代需求、運用新技術、更新管理理念，才能實現企業檔案的有效管理，促進企業又快又穩發展。

參考文獻

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人事檔案是社會公共信息非常重要的一個組成部分，是跟隨每個人一生，與個人關系最為密切的一種檔案，是我國人事管理制度的一項重要特色。人事檔案不僅是個人身份、學歷、資歷等方面的證據，還與個人工資待遇、社會勞動保障、組織關系緊密掛鉤，具有法律效用，是記載人生軌跡的重要依據。目前出境、計算工齡、工作流動、考研、考公務員、轉正定級、職稱申報、辦理各種社會保險，以及升學等都需要人事檔案。沒有人事檔案，不但辦不了上述事宜，連基本的個人經歷都很難證明，根據國家政策，沒有檔案最直接的影響是無法辦理退休，也領取不了養老金。因為退休年齡不是以戶口本或身份證決定，而是以個人檔案中記載的出生年齡來決定，因此每個人一定要妥善保護好自己的人事檔案。作為檔案管理人員，更加應該盡職盡責，本著對自己的職業負責，對他人負責的態度，做好檔案管理工作。

根據幾年來從事檔案管理工作的經驗，本人談一下對地勘單位人事檔案管理工作的幾點看法。

一、人事檔案管理工作中存在的問題

地勘單位作為一個專業技術性較強的單位，在生產上有別于其他單位，具有特殊性。在檔案管理方面，既存在與其他單位相同的共性，也有自己的個性問題。

（一）檔案管理不夠嚴格

由于地勘單位比較分散，有的單位不在同一座城市，人事檔案管理工作也比較分散。在職稱審批，工資晉級的時候，不僅加大了檔案管理人員的工作量，經常往返于單位所在地和職稱工資審批地兩座城市之間，還容易造成工作中的疏漏。此外，如果條件允許的單位，能夠建立獨立的檔案室，檔案管理人員可以在檔案室整理和查閱檔案；如果條件不允許，檔案的保密性很難保證。尤其一些基層單位沒有制定嚴格規范的檔案借閱手續，容易出現檔案管理中的紕漏。受地勘行業相對閉塞及歷史因素影響，部分職工在行業內部“結親”，有的一家三口或父子同在一個單位工作，還有的祖孫三代都是地勘職工，“裙帶”關系非常嚴重，既容易出現檔案管理人員保管自己或者直系親屬檔案的現象，又容易出現個別人利用職權，對檔案進行修改、圖抹等現象。按照《干部檔案工作條例》中的規定，“任何個人不得查閱或借用本人及直系親屬的檔案，嚴禁涂改、圈劃、抽取、撤換檔案材料。”

（二）檔案作用發揮不大

人事檔案詳實記載了一個人的思想品質、業務水平、個人能力等綜合信息，是選拔優秀人才的第一手資料。如果檔案管理人員不能充分利用人事檔案中的有效信息發現人才、培養人才，優秀人才不能被及時發現和啟用，不僅是一種人才的浪費，更是單位的損失。目前，大多地勘單位的檔案管理人員，通常所學專業并非本崗工作，或者沒有經過專門的崗位培訓，他們對檔案管理工作認識不夠，不懂得如何利用檔案內的有效信息，有針對性的制定人才培養和人才發展計劃，也缺乏主動思考、主動研究檔案管理工作的積極性。基本都是在完成檔案資料建檔工作之后，將檔案直接裝入檔案柜，需要查找資料的時候，再進行查找，平時也不進行整理和研究，僅局限于一種簡單的檔案保管行為，檔案的作用發揮不大。

（三）沒有建立人事檔案管理系統數據庫

簡單的檔案管理方法，早已不適應現代檔案管理工作的需要，更不適合地勘單位這種對專業技術人才需求較大的單位。建立人事檔案管理系統數據庫，已經成為現代檔案管理工作的一部分，也是檔案管理工作未來的發展趨勢。沒有建立檔案管理系統數據庫，是地勘單位在人事檔案管理工作中存在的普遍問題，從總體上看仍處于由文件處理向信息管理系統的過渡階段，缺乏對人事檔案的科學管理，既浪費時間，又增加了檔案管理人員的工作量。建立適合地勘單位發展特點的人事檔案管理系統數據庫，是每一位地勘檔案管理工作人員需要思考和解決的問題。

二、解決辦法

為了防止和減少上述現象的發生，筆者認為地勘單位的人事檔案管理人員，應從以下幾方面做好檔案管理工作。

（一）認真細化，加強監管

首先，對于各單位黨政領導和負責檔案管理人員的人事檔案，應由上一級人事管理部門統一管理，本單位的其他人事檔案由人事部門進行管理。其次，人事檔案管理部門應對所有人事檔案中的重要信息進行檔案備份。作為檔案管理人員，對于一些重要人事信息，尤其是為單位帶來經濟效益的技術人才的檔案信息，應該作為電子文檔進行備份保存。既防止人為篡改檔案資料，又為經常查閱和使用的檔案提供了方便。再次，加強對合同工人事檔案的管理工作。自從2003年以來，隨著全國煤炭形勢好轉，在國際、國內兩個市場的擴張，地勘隊伍對專業技術人才的需求不斷增加，對臨時工、中長期合同工的需求也呈直線上升趨勢，尤其是對中長期合同工的需求加大。往往經過一段時間的培養與鍛煉，這些合同工已經發展成會生產、懂業務的技術工人，可以作為成手使用，但是工期一結束，大多地勘單位便與工人之間解除了勞動合同關系。當地勘單位再次需要這種成手工人的時候，不僅需要花費相當多的時間和精力重新培養，還影響到施工的進程。所以為勞動合同技術工人建立檔案，做好信息儲備，并且通過制定相應的優惠政策，為地勘隊伍保留部分成手勞動合同工人，當地勘隊伍需要這些人的時候，他們能夠馬上上崗工作，這樣對地勘單位和合同工雙方都是一種約束和保障。

（二）利用檔案信息優勢，制定人才培養發展計劃

通過人事檔案可以了解一個人的特長和優勢，地勘單位的檔案管理人員，應該允分利用人事檔案中的有效信息，把專業技術人才作為人才培養和人才發展的戰略重點，為地勘單位更好地培養和發展人才。首先，對專業技術人員和管理人員進行細化和分類。根據分類的特點和需要，有針對性地制定人才培養和人才發展計劃。使不同類型、不同崗位的人才能夠學習、掌握最新的崗位知識，提高他們的業務水平。其次，通過業務培訓，激發各類人才的工作潛力，提升他們對本崗工作的認知與認可程度。通過人才培訓發展工作，增加了工作效率，又發揮了人才效能的最大化，做到人盡其才。尤其現在蓬勃發展的地勘單位對專業技術人才的需求越來越強。根據檔案信息對專業技術人才進行評估，通過制定人才培養發展計劃，既為地勘單位發展培養和儲備了人才，又體現了人事檔案管理工作的成效。

（三）建立人事檔案管理系統數據庫

人事檔案是個人身份、學歷、資歷等方面的證據，如果把人事檔案中的信息資料建成管理系統數據庫，每次查找人事檔案信息的時候，只要通過電腦中的人事檔案管理系統數據庫就能完成。不僅為檔案管理工作人員節省了大量的工作時間，還為人才培養發展計劃提供了方便。尤其象地勘單位這種對專業技術人才要求較高的單位，建立一套完整詳盡的人事檔案管理系統數據庫，不管什么時間，需要什么樣的人才，通過檔案管理系統，都能夠快速、準確的找到第一手資料，為地勘單位人才培養和發展儲備信息。建立數據庫系統是一項長期的任務，要經過由低到高、由單個到群體的循序漸進過程，而且和各單位的具體情況有一定的關系。如領導重視程度，是否統一認識，計算機技術人員同檔案業務人員協同配合，在建數據庫的時候，要面向應用，突出重點，建立“活庫”，并且通過網絡聯接形成開放的分步式數據庫群，這樣才能使自動化系統效率大大提高。

參考文獻：

[1]鄧紹興.完善干部人事檔案工作管理體制的管見.檔案與建設，2008（1）.

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隨著國民經濟的逐步發展，我國社會保險的參保數迅速增加，社會保險檔案管理也將面臨著嚴峻的挑戰，因此做好社會保險檔案管理的根本點是加強創新。只有通過對新時期社會保險檔案管理創新的必要性以及現存的問題分析，將紙介檔案與數字檔案的轉換，才是需要對新時期提出社會保險檔案管理創新的途徑策略。

一、社會保險檔案管理現狀分析

（一）社會保險的參保人數增長迅速

我國社會保險的參保數，增長迅速。2009年底，全國參加城鎮基本養老保險人數為23550萬人，比2008年末增加了1659萬人。參加基本養老保險的農民工人數為2647萬人，比2008年末增加231萬人。根據《國家人權行動計劃（2011－2012年）》指出，到2012年，中國城鎮基本養老保險參保人數超過2．23億，基本醫療保險參保人數超過4億，失業保險參保人數超過1．2億，工傷保險參保人數超過1．4億，生育保險參保人數超過1億。參加農村社會養老保險和企業年金的人數逐年增長。可見，我國社會保險檔案與日俱增，當今社會的發展對社會保險檔案的要求也在提高，需要對社會保險檔案進一步創新。

（二）社會保險經辦機構實施改革計劃

近幾年來，國內社會保險經辦機構全面實施了各種改革計劃，早在2009年最后一次國務院常務會議決定將在2010年內開展全國范圍的城鎮企業職工基本養老保險關系“跨省轉移接續制度”。從2010年7月1日起，流動就業人員基本醫療保險可跨省轉移接續。2011年11月15日，人保部就《社會保險費申報繳納管理規定(草案)》征求意見。根據草案，企業繳納險種從養老、醫療、失業險三項擴至五項，新增工傷和生育險。這些政策改革都為新時期的社會保險事業的進一步發展營造了很大的發展空間以及機遇。

（三）負責社會保險檔案管理的部門分散

我國公民個人社保檔案分散在不同的管理部門中管理。現行社會保障管理體制是分散型的。具體情況是：社保中心管理著養老、醫療、工傷等法定的基本保障檔案；民政局管理著社會救助、社會福利、社會優撫、城市最低生活保障金；商業保險公司管理著公民個人補充保障的一系列保險金。這種現狀造成多頭經辦，政出多門，業務交叉，資源浪費，政令難以統一的局面。由于管理機構分散、不集中，使人們在利用公民個人社保檔案時，存在著許多不便。例如，我們如果需要了解公民個人就業及保險金交納情況，需要到幾個不同的管理機構去了解，這樣就給公民個人和組織在查詢工作中帶來了很大的不便；而且這種分散的管理，使整個社會保障體系出現了許多漏洞，于是就出現了一些奇怪的現象：如“涉保”人死亡以后，其所涉及的個人保險賬戶并未隨之終結，仍有人代領保險金。

（四）社會保險檔案工作缺乏硬指標考核

社保檔案數量巨大，工作環節繁瑣，相對于社會保障工作，社保檔案工作沒有硬指標來考核，也沒有統一的管理辦法和標準，因此讓部分檔案工作者放松了對工作的要求。社會保險的五個險種檔案并非一個部門管理，進而導致不同的開發商參與系統建設，相互之間的互不信任以及人為設置壁壘，或者同一家系統開發商采用了不同的標準和技術架構，導致系統割裂。數據只能采用共享或交換的形式，只有極少數地區實現基本信息的共用。比如2008年1月央視報道深圳農民工的“退保潮”現象，就是因為不同的省市之間不能共享社保繳費信息，從而導致社保對于“候鳥型”的打工者來說只是帶不走、挪不動的“地方糧票”。

（五）社會保險的經辦效率和范圍需要擴大

社會保險覆蓋范圍不斷擴大，經辦管理效率也越來越引起人們的關注。近年來伴隨著生活中網絡的普及和對稅務、銀行等網上業務的接受，熱切期待社會保險經辦業務網際申報模式的實現，而傳統性紙質檔案管理約束將無法從根本上解決參保者要求簡化手續、便捷服務的利益訴求，因而我們應從社會保險事業發展的戰略高度認知社會保險檔案管理問題，再繼續討論介質原始性問題顯然已是過去時了。現今解決檔案數字化的關鍵是討論如何確保數據歸檔前后原始性認證和原始性保證問題。

二、我國社會保險檔案管理系統存在的問題

（一）對社會保險檔案管理工作不夠重視

由于社會保險檔案管理工作是比較新的工作，人們還不是很重視。社會保險工作的重點都集中在擴大基本社會保險的覆蓋面，強化社會保險基金的征繳和確保企業離退休人員基本養老金按時足額發放等方面，忽視了社會保險檔案管理，使社會保險檔案管理工作處于無序狀態，其作用無法得到充分發揮。

（二）社會保險檔案管理體制不規范

由于我國目前的社會保險檔案管理制度缺乏統一的規范和標準，造成歸檔范圍不明確，社會保險文件材料收集不齊全，檔案管理方法不健全等現象時有發生，嚴重影響社會保險檔案管理的規范化、標準化。社會保險檔案專職人員難落實。有些社會保險部門檔案機構不健全，沒有專職或兼職人員管理檔案，即使有，也是臨時抽調，沒有經過專職培訓，嚴重影響社會保險檔案的質量。

（三）社會保險檔案存檔的條件差

由于場地限制和經費不足等問題無法解決，社會保險檔案管理始終未能列入社保經辦機構的議事日程，大多數社保經辦機構至今未設立固定的場所存放檔案，歷年累積的社會保險檔案只能由經辦人員分別保管。由于沒有專有的庫房，只能存放在潮濕的房間里，致使社會保險檔案存在諸多安全因素。這種不規范的檔案管理方式不僅查閱起來非常困難，也給日常經辦工作帶來許多不便。

（四）缺乏專業社保檔案的管理標準和規范

社保檔案管理缺乏國家標準，職工檔案管理仍在執行1992年勞動部與國家檔案局共同制定的《企業職工檔案管理規定》，而該項制度中的部分條款如適用范圍、歸檔范圍、管理形式、交接流轉等規定已經不適應現實工作的需要，亟須修改。在沒有統一標準的情況下，有的制訂了一些社保檔案的地方標準，有的地市制定和公布了醫療保險檔案管理辦法、低保檔案管理辦法，而全國許多地市則沒有建立相關管理標準和規范，造成社保檔案的各地管理方法不統一。在不同專業類別中，管理的規范和水平也不一致。

三、社會保險檔案管理的解決辦法

（一）將紙質檔案轉換成數字檔案存檔

社會保險經辦機構出于業務辦理需要，會在辦理過程中出現大量的紙質材料或證明，各類保單合同、證件掃描件以及各種需要存檔備查的檔案資料，是非常龐大的一個數字。紙質材料保存起來不方便，但是將這些材料進行電腦掃描儲存，就可以將紙質檔案轉變成數字檔案。根據檔案工作的實際需要，可靈活運用，如目錄數據適宜采用文本錄人；全文數據則可以采用圖像掃描錄入；而一些當前常用的數據可制作成光盤。

（二）根據社保檔案類別進行分類管理

根據不同檔案的類型進行分類管理，方便查找、儲存，可以防止檔案的丟失與缺漏。應針對不同門類的檔案，確定不同的歸檔整理方法。首先，確定立卷原則。遵循文件材料的形成規律，保持文件之間的有機聯系，按社保檔案不同價值性質分類，以便于保管和利用。其次，確定歸檔形式。根據各社保經辦單位文件材料形成的類型，確定以“件”或“卷”進行整理、歸檔的文件材料范圍。最后，根據社會保險檔案的保存價值確定“永久”、“長期”和“短期”三種保管期限。

（三）建立全國統籌的社保管理系統，規范標準

建立全國統籌的社保檔案管理體系可以為社會保障事業的進一步發展和不斷完善奠定重要的基礎。以電子政務標準體系和勞動及社會保障標準體系為指導，以投融資與運營模式和項目實施監理模式為依托，按照多層架構的模式將系統自上而下構架成為組件與業務組件、業務運作支撐平臺、IT基礎設施三個層次，樹立以監控及管理、信息安全為主的貫穿三大層次的兩大體系模式。為適應勞動者的流動和工資收入的變動，對每個勞動者按號碼設立檔案卡，并用計算機儲存，記錄公民個人歷年的工資收入情況。在全國設立計算機網絡，對每個勞動者的情況進行追蹤記錄；并建立全國范圍內統一的網絡查詢接口，允許公民定期查詢，同時也可替他們預測，比如退休時可拿到多少養老金，以提高工作的透明度。

（四）在全國統一管理下設分支機構

在國家勞動和社會保障部的領導下成立一個全國統籌的社保檔案管理中心，結束社保檔案管理分散問題，實行高度統一的管理，改變目前政出多門、決策分散、管理混亂的局面，使其成為統一管理全國社保檔案的領導和決策機構，負責擬訂社保檔案的發展規劃、改革計劃、重大決策和有關法規、規章制度，參與制定社保檔案的管理標準和規范。其次，全國統籌的社保檔案管理中心還可以在全國各地設置分支機構，包括地區局、地方辦事處、數據處理中心和項目服務中心。負責公民社保檔案內容的定期增加和更新，并送交國家勞動和社會保障部統一保管。

（五）統一公民社保檔案管理號碼，可供查詢

實行對每個公民發放社會保障號碼的制度，讓公民個人檔案號碼與本人身份證號碼、勞動保險號碼統一起來，由國家勞動和社會保障部的分支機構負責公民個人社保檔案內容的定期增加和更新，送交國家勞動和社會保障部統一保管。從發放的號碼上就可以反映出從什么時候起、在什么地方發的，便于記錄公民的工資收入和保障費的繳納情況，同時便于投保者本人的查詢。

參考文獻：

[1]劉秀紅.做好社會保險檔案管理工作之我見[J].勞動保障世界(理論版),2010(04).

[2]張靜.農村社會養老保險檔案管理的困境及對策分析[J].蘭臺世界,2010(08).

[3]鍋彩虹.淺議社會保險業務檔案管理[J].中小企業管理與科技(下旬刊),2010(04).

[4]張予軍.對檔案工作創新的思考[J].決策探索,2005(06).

本課題為浙江經貿職業技術學院大學生創新一般扶持項目。

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隨著國民經濟的逐步發展，我國社會保險的參保數迅速增加，社會保險檔案管理也將面臨著嚴峻的挑戰，因此做好社會保險檔案管理的根本點是加強創新。只有通過對新時期社會保險檔案管理創新的必要性以及現存的問題分析，將紙介檔案與數字檔案的轉換，才是需要對新時期提出社會保險檔案管理創新的途徑策略。

一、社會保險檔案管理現狀分析

（一）社會保險的參保人數增長迅速

我國社會保險的參保數，增長迅速。2009年底，全國參加城鎮基本養老保險人數為23550萬人，比2008年末增加了1659萬人。參加基本養老保險的農民工人數為2647萬人，比2008年末增加231萬人。根據《國家人權行動計劃（2011-2012年）》指出，到2012年，中國城鎮基本養老保險參保人數超過2.23億，基本醫療保險參保人數超過4億，失業保險參保人數超過1.2億，工傷保險參保人數超過1.4億，生育保險參保人數超過1億。參加農村社會養老保險和企業年金的人數逐年增長。可見，我國社會保險檔案與日俱增，當今社會的發展對社會保險檔案的要求也在提高，需要對社會保險檔案進一步創新。

（二）社會保險經辦機構實施改革計劃

近幾年來，國內社會保險經辦機構全面實施了各種改革計劃，早在2009年最后一次國務院常務會議決定將在2010年內開展全國范圍的城鎮企業職工基本養老保險關系“跨省轉移接續制度”。從2010年7月1日起，流動就業人員基本醫療保險可跨省轉移接續。2011年11月15日，人保部就《社會保險費申報繳納管理規定（草案）》征求意見。根據草案，企業繳納險種從養老、醫療、失業險三項擴至五項，新增工傷和生育險。這些政策改革都為新時期的社會保險事業的進一步發展營造了很大的發展空間以及機遇。

（三）負責社會保險檔案管理的部門分散

我國公民個人社保檔案分散在不同的管理部門中管理。現行社會保障管理體制是分散型的。具體情況是：社保中心管理著養老、醫療、工傷等法定的基本保障檔案；民政局管理著社會救助、社會福利、社會優撫、城市最低生活保障金；商業保險公司管理著公民個人補充保障的一系列保險金。這種現狀造成多頭經辦，政出多門，業務交叉，資源浪費，政令難以統一的局面。由于管理機構分散、不集中，使人們在利用公民個人社保檔案時，存在著許多不便。例如，我們如果需要了解公民個人就業及保險金交納情況，需要到幾個不同的管理機構去了解，這樣就給公民個人和組織在查詢工作中帶來了很大的不便；而且這種分散的管理，使整個社會保障體系出現了許多漏洞，于是就出現了一些奇怪的現象：如“涉保”人死亡以后，其所涉及的個人保險賬戶并未隨之終結，仍有人代領保險金。

（四）社會保險檔案工作缺乏硬指標考核

社保檔案數量巨大，工作環節繁瑣，相對于社會保障工作，社保檔案工作沒有硬指標來考核，也沒有統一的管理辦法和標準，因此讓部分檔案工作者放松了對工作的要求。社會保險的五個險種檔案并非一個部門管理，進而導致不同的開發商參與系統建設，相互之間的互不信任以及人為設置壁壘，或者同一家系統開發商采用了不同的標準和技術架構，導致系統割裂。數據只能采用共享或交換的形式，只有極少數地區實現基本信息的共用。比如2008年1月央視報道深圳農民工的“退保潮”現象，就是因為不同的省市之間不能共享社保繳費信息，從而導致社保對于“候鳥型”的打工者來說只是帶不走、挪不動的“地方糧票”。

（五）社會保險的經辦效率和范圍需要擴大

社會保險覆蓋范圍不斷擴大，經辦管理效率也越來越引起人們的關注。近年來伴隨著生活中網絡的普及和對稅務、銀行等網上業務的接受，熱切期待社會保險經辦業務網際申報模式的實現，而傳統性紙質檔案管理約束將無法從根本上解決參保者要求簡化手續、便捷服務的利益訴求，因而我們應從社會保險事業發展的戰略高度認知社會保險檔案管理問題，再繼續討論介質原始性問題顯然已是過去時了。現今解決檔案數字化的關鍵是討論如何確保數據歸檔前后原始性認證和原始性保證問題。

二、我國社會保險檔案管理系統存在的問題

（一）對社會保險檔案管理工作不夠重視？

由于社會保險檔案管理工作是比較新的工作，人們還不是很重視。社會保險工作的重點都集中在擴大基本社會保險的覆蓋面，強化社會保險基金的征繳和確保企業離退休人員基本養老金按時足額發放等方面，忽視了社會保險檔案管理，使社會保險檔案管理工作處于無序狀態，其作用無法得到充分發揮。

（二）社會保險檔案管理體制不規范

由于我國目前的社會保險檔案管理制度缺乏統一的規范和標準，造成歸檔范圍不明確，社會保險文件材料收集不齊全，檔案管理方法不健全等現象時有發生，嚴重影響社會保險檔案管理的規范化、標準化。社會保險檔案專職人員難落實。有些社會保險部門檔案機構不健全，沒有專職或兼職人員管理檔案，即使有，也是臨時抽調，沒有經過專職培訓，嚴重影響社會保險檔案的質量。

（三）社會保險檔案存檔的條件差

由于場地限制和經費不足等問題無法解決，社會保險檔案管理始終未能列入社保經辦機構的議事日程，大多數社保經辦機構至今未設立固定的場所存放檔案，歷年累積的社會保險檔案只能由經辦人員分別保管。由于沒有專有的庫房，只能存放在潮濕的房間里，致使社會保險檔案存在諸多安全因素。這種不規范的檔案管理方式不僅查閱起來非常困難，也給日常經辦工作帶來許多不便。

（四）缺乏專業社保檔案的管理標準和規范

社保檔案管理缺乏國家標準，職工檔案管理仍在執行1992年勞動部與國家檔案局共同制定的《企業職工檔案管理規定》，而該項制度中的部分條款如適用范圍、歸檔范圍、管理形式、交接流轉等規定已經不適應現實工作的需要，亟須修改。在沒有統一標準的情況下，有的制訂了一些社保檔案的地方標準，有的地市制定和公布了醫療保險檔案管理辦法、低保檔案管理辦法，而全國許多地市則沒有建立相關管理標準和規范，造成社保檔案的各地管理方法不統一。在不同專業類別中，管理的規范和水平也不一致。

三、社會保險檔案管理的解決辦法

（一）將紙質檔案轉換成數字檔案存檔

社會保險經辦機構出于業務辦理需要，會在辦理過程中出現大量的紙質材料或證明，各類保單合同、證件掃描件以及各種需要存檔備查的檔案資料，是非常龐大的一個數字。紙質材料保存起來不方便，但是將這些材料進行電腦掃描儲存，就可以將紙質檔案轉變成數字檔案。根據檔案工作的實際需要，可靈活運用，如目錄數據適宜采用文本錄人；全文數據則可以采用圖像掃描錄入；而一些當前常用的數據可制作成光盤。

（二）根據社保檔案類別進行分類管理

根據不同檔案的類型進行分類管理，方便查找、儲存，可以防止檔案的丟失與缺漏。應針對不同門類的檔案，確定不同的歸檔整理方法。首先，確定立卷原則。遵循文件材料的形成規律，保持文件之間的有機聯系，按社保檔案不同價值性質分類，以便于保管和利用。其次，確定歸檔形式。根據各社保經辦單位文件材料形成的類型，確定以“件”或“卷”進行整理、歸檔的文件材料范圍。最后，根據社會保險檔案的保存價值確定“永久”、“長期”和“短期”三種保管期限。

（三）建立全國統籌的社保管理系統，規范標準？

建立全國統籌的社保檔案管理體系可以為社會保障事業的進一步發展和不斷完善奠定重要的基礎。以電子政務標準體系和勞動及社會保障標準體系為指導，以投融資與運營模式和項目實施監理模式為依托，按照多層架構的模式將系統自上而下構架成為組件與業務組件、業務運作支撐平臺、IT基礎設施三個層次，樹立以監控及管理、信息安全為主的貫穿三大層次的兩大體系模式。為適應勞動者的流動和工資收入的變動，對每個勞動者按號碼設立檔案卡，并用計算機儲存，記錄公民個人歷年的工資收入情況。在全國設立計算機網絡，對每個勞動者的情況進行追蹤記錄；并建立全國范圍內統一的網絡查詢接口，允許公民定期查詢，同時也可替他們預測，比如退休時可拿到多少養老金，以提高工作的透明度。

（四）在全國統一管理下設分支機構

篇（10）

“檔案，是指過去和現在的國家機構，社會組織以及個人從事政治、軍事、經濟、科學、技術、文化、宗教等活動直接形成的對國家和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。”①《中華人民共和國檔案法》從檔案的形成特點和價值特點兩方面定義了國家檔案的本質屬性，為認識國家檔案及各領域的檔案提供了基本依據。檔案的形成特點—直接形成的原始記錄，揭示了檔案的自然屬性，對此人們的認識比較統一。而檔案的價值特點—對國家和社會有保存價值—由于反映了檔案的客觀屬性，人們的認識見仁見智。

在國有制情況下，國有企業沒有自身利益可言，國家需要的檔案就是企業應該保存的，國家認定的檔案價值就是企業檔案的價值依據。在非國有企業成為我國企業主體的今天，現代企業的利益訴求日益明確，對其檔案的價值取向必然發生變化。檔案價值是企業檔案資源建設的動力，決定著企業檔案資源建設策略，是檔案界必須認真研究的問題。

一、前提：現代企業的檔案價值觀

檔案是企業信息資源的基本形式，工業時代保存企業檔案能夠壟斷檔案中沉淀的知識和經驗，增強企業的競爭力。信息技術的發展使知識老化加劇、信息傳播便捷，現在擁有企業檔案已經難以壟斷其中的知識，而且一味地壟斷檔案，將阻斷檔案信息的交流，使企業失去知識的自我更新能力，降低企業的競爭力。

檔案的價值是其內在價值因素與外在客觀需求相互作用的結果，雖然企業檔案的價值毋庸置疑，但是其價值因素及價值量，必然根據企業檔案需求的變化而調整。企業是以提供商品獲取利潤的社會組織，獲得最大利潤是企業的核心價值觀。初創期的企業，其體現為盡快生產產品，完成資本積累；穩定期的企業成進入了市場競爭者的行列，產品品牌與知名度提升，企業需要通過規范化管理，降低成本提高利潤；成熟期的企業處于市場領導者的地位，產品生產達到一定規模，需通過精細化管理與科技創新，進一步發掘利潤空間。不同發展階段的企業獲取最大利潤的方式不同，檔案需求不同，對檔案價值的認識也不同。

處于穩定期或成熟期的現代企業，對檔案資源的客觀需求已經不僅限于指導產品生產，更加注重它在企業科學管理中的標志與輔助作用，進一步提升了現代企業檔案的價值。而且，現代企業的信息化程度較高，企業對資金流、物流的管理都要依靠信息流的帶動，強化了企業管理對檔案信息的依賴性。而知識經濟的生產方式，將檔案提升為現代企業重要的資源與財富。

實行現代企業制度的前提是“產權明晰”，明確檔案價值標準、界定企業檔案的范圍，是“產權明晰”的重要內容，涉及現代企業的根本利益。現代企業必然要根據自身需要，立足于保護企業自身利益、滿足企業的成長與發展，自主確定企業檔案的價值標準。

二、保障：現代企業檔案資源的構成

檔案資源是現代企業競爭力的信息保障，是現代企業規避信息風險、獲取更大利潤的戰略資源。檔案資源構成完整是檔案價值的前提，探究檔案資源構成，全面掌握檔案資源，是企業檔案價值實現的保證。

我國企業檔案工作實踐，為研究現代企業檔案資源構成提供了有效的方法，通過企業職能分析，揭示相關檔案文件的價值與聯系，能夠具體確定企業檔案的范圍，以便在它們形成之時，按照檔案管理的要求實進全程監控，有效地保證了檔案的質量。我國企業檔案管理的這些成功經驗，是目前國際檔案界推崇的檔案管理方法。美國國家檔案與文件局（ARMA）在有關檔案資源的政策中，提倡采用“文件系統分析方法”，即“了解聯邦機構實際是怎樣形成、利用、保管和處置現代辦公室的信息和文件的。仔細考察其具體的工作過程和產生的文件，利用可查到的資料(如機構出版物、網站)編制一系列演示被訪機構工作過程的流程圖”，圍繞“相關機構進行‘文件系統分析’確定實際管理的文件。”②

根據職能活動及工作流程分析，現代企業檔案資源構成分為宏觀和微觀兩個層次。宏觀構成指一個單位檔案資源的種類構成；微觀構成則指一套檔案必備的檔案文件構成。只有兩種構成都齊備，企業檔案資源的價值才可能實現。

（一）宏觀檔案資源建設應重在完善基本職能活動的檔案類別

現代企業檔案資源的宏觀構成必須覆蓋企業全部職能活動，才能提供現代企業需要的各種信息。依據現代企業的基本職能，其檔案宏觀構成應包括以下類別：

1、企業資產檔案，包括有形資產如基本建設、設備儀器和無形資產的檔案；2、資本運作檔案，包括董事會、監事會、股東大會決議，公司“上市”以及企業戰略等重大決策等檔案；3、經營管理檔案，包括招投標文件、各類合同、原材料等檔案；4、企業文化建設檔案，包括社團活動、企業儀式、社會公益慈善活動、其他社會職責等檔案；5、創新研發檔案，包括新產品開發、工藝改革、環境保護與治理、科技獎勵等檔案；6、產品生產檔案，包括產品設計、試制與鑒定、驗收、制造等檔案；7、市場與客戶檔案，包括市場分析、銷售與售后服務、客戶與合作伙伴、競爭對象等檔案；8、行政管理檔案，包括黨委、綜合或企劃部、人力資源、財務、審計、質量、安全、統計等檔案；9、其它管理檔案，如典型團隊或人物、涉外活動、重要紀念活動、突發事件及處理、工業遺產等檔案。

企業職能分為基本職能與輔助職能，就檔案資源建設而言，目前企業檔案宏觀構成中反映輔助職能活動的檔案類別比較齊全，而反映企業基本職能的檔案類別較薄弱，特別是反映現代企業新職能與經營特色的檔案類別少、檔案內容過于概括。例如，許多單位的企業上市及資本運作檔案、董事會與股東大會文件沒有作為檔案管理；各職能活動檔案多為原則性依據文件，缺少細節和操作性內容。而這些正是具有現代企業特色的檔案內容，是企業活動最典型的反映，也是社會共享性最強的企業檔案資源。

（二）微觀檔案資源建設應著力充實反映關鍵過程的文件

根據現代企業經營活動的特點，微觀檔案分為橫向運作與縱向運作兩種形成方式。橫向方式主要體現在管理決策活動檔案的形成。例如，一項投資決策首先要由研發部門提出的建議與研究報告，然后經過財務部門、技術部門、營銷部門進一步分析論證，最終由決策人員“拍板定案”。這類檔案一般由各職能部門的文件組合而成。如，生產管理檔案一般由生產計劃、財務、研發、材料供應等部門的文件組成；經營管理檔案一般包括：生產調度、計量與檢驗、營銷、財務統計等工作形成的各種報告、計劃、合同、協議及內部核算等文件構成。

縱向形成方式主要體現于產品研發、生產等活動檔案的形成，這類活動呈現出相對獨立、循序漸進地運作態勢。以新產品開發項目為例，其檔案微觀構成應包括項目運作全過程的主要文件。如項目建議書、意向書，可行性研究報告、項目合同或協議，以及項目研究、設計、制造、驗收、使用等專業活動形成的主要文件。這些文件雖然來自不同領域和單位，但是它們之間的基礎性和延續性顯而易見，一般以前一階段的檔案文件為基礎，形成后續的檔案文件，只有囊括了項目運作全過程的主要文件，檔案才能客觀地記錄與再現相關活動，成為技術推廣應用的依據。

目前企業微觀檔案資源建設的現狀是，某些類別檔案基礎較好，但整體質量不理想；重要依據和結果檔案較全，中間性、操作性的檔案文件很差。如，制造企業產品設計檔案較全，工藝檔案和檢驗檔案不完整；化工企業設備檔案中隨機文件較全，日常使用維修記錄和生產原始紀錄不完整；企業基建項目的竣工圖齊全，維修、改擴建文件支離破碎；一些企業的行業監管業務檔案較規范，而其他檔案質量較差……。微觀檔案建設的這種“短板”，已經為日后檔案的利用留下隱患，“亡羊補牢”已刻不容緩。

三、關鍵：掌握現代企業的核心檔案資源

企業檔案是一種海量的信息資源，一概實行檔案專業化管理，不僅生成高額的管理成本，而管理效益也值得研究。因此，現代企業檔案資源建設必須突出重點，管好核心檔案資源。現代企業核心檔案資源是企業資產的重要組成部分，是企業創新的軟實力，必須要在企業決策者的參與下，明晰其對象，界定其內容。

企業核心檔案資源指現代企業運營必備的檔案文件，即那些一旦失去企業將無法恢復重建、正常運轉或蒙受重大損失的檔案資源。有一種說法是，如果企業遭遇毀滅性破壞，只要檔案在就能恢復重建。這里說的“檔案”當然是核心檔案資源。信息化環境下的檔案資源尤其脆弱，一旦信息系統或信息設施出問題，電子檔案將瞬間消失，勢必危及企業的生存。“911”事件使企業決策者開始關注檔案實體與信息的安全管理，催生了一系列對核心信息資源實施重點保護的核心文件保護計劃。

如何界定核心檔案資源？ARMA認為應該從“①對本現代企業繼續運轉最為關鍵的那些職責；②各職責對文件保管的要求；③對每項職能至關重要的具體文件。”③的角度加以識別。香港特別行政區政府則明確提出“極重要檔案資源”的概念，即“所記錄的是各政府職能部門在緊急情況或災難時及其后，賴以持續和有效地運作所必須要的資料。”④這兩種定義同一方式，都以保證職能活動的延續為依據。

結合我國現代企業的實際，以下檔案在維系現代企業職能方面具有重要依據作用，是現代企業核心檔案資源的重要組成部分。包括：其一、企業資產、資金及技術資源憑證，如企業營業執照、董事會記錄、黨委會決議、資產憑證、債權債務憑證、專利文件、特許證書以及其他維護自身利益與生產經營權的依據文件等。其二、企業生產經營活動必須的依據性文件，如主要產品的設計文件、技術操作規程或工藝文件、企業標準、重要檢驗數據指標、主要產品的銷售市場、關鍵設備及設施的檔案等。其三、本企業運營管理的規范性文件，如企業制度與重要規定、關鍵崗位技術骨干的資料等。為保證核心檔案價值的實現，它們“必須具備內容、結構和脈絡資料，包括副本、大綱、摘要，任何種類資訊的存貯載體及其檢索工具”并且作為“檔案資源保管系統的一部分”⑤實行檔案專業化管理。

四、重點：企業檔案資源建設不可忽視的內容

我國現代企業檔案資源是在傳統企業檔案資源的基礎建設起來的，受計劃經濟的局限，反映市場經濟活動與現代化管理的檔案信息缺失。現代企業檔案資源建設應該關注市場經濟，特別是國際貿易需要的檔案文件。

（一）企業活動的原始紀錄。如，設備運行記錄、各批次原材料與產品的測試、化驗、檢驗記錄等。原始紀錄的現實作用雖然得到公認，由于其數量巨大、更新快、時效性強，許多企業并沒有它們作為檔案。原始記錄不僅能夠實時地提供豐富、客觀的細節信息，還是準確印證相關活動、反映其規律的可靠憑證，而且也是國際貿易經常要求追溯的憑證性文件。浙江新昌皮爾軸承有限公司為應訴美國商務部的反傾銷調查，短期內提供了包含130萬個數據的應訴材料。內容涉及公司的組織結構、財務制度、出口和國內銷售的詳細交易記錄、468個產品型號的鋼材消耗、工時消耗、電力消耗、包裝、廢品回收五個生產要素的生產成本記錄。⑥如果沒有平時原始記錄的積累，及時提供如此詳細、準確的反傾銷證據是絕對不可能的。為了保障現代企業在國際市場或國際競爭中的利益，企業必須重視原始記錄的科學管理。

（二）市場分析研究文件。為在激烈的市場競爭中穩操勝卷，現代企業必須知己知彼，此信息需求使“競爭情報”變得炙手可熱。有種觀點認為，競爭情報必須來自企業外部，果真如此嗎？情報界權威Kahaner認為“信息是事實性的，……競爭情報則是經過過濾、蒸餾和分析的信息片段的集合。”⑦強調競爭情報與一般信息的區別，在于信息分析與加工的程度。

競爭情報依據的信息分析對象，自然是企業及其對手競爭，在特定產品的開發、設計、制造、營銷等方面的信息。這些信息在現代企業的職能活動，尤其是新產品開發和市場營銷活動中已經大量形成。如市場需求、產品市場占有率等分析報告，不僅是企業營銷活動的重要記錄，也是競爭情報可靠的信息源。決不能因為它們反映了大量的企業的外部信息，而忽視了它們企業檔案的本質。

（三）企業合同文件，即企業形成的對合同雙方具有約束作用的法律文件。如購貨合同、供貨合同、銷售合同、服務合同、用工合同等等。合同是市場經濟基本的法律憑證，由于它具有一次性，一旦履行對合同雙方不再具有約束力，被認為失去了保存價值，因而許多企業沒有將它納入檔案的范圍。市場經濟的發展激發了合同擁有的反映企業經營狀況、鑒證企業信用等功能，成為市場經濟活動中經常需要查閱的原始憑證，特別是在反傾銷活動中舉有不可替代的作用，現代企業應該從長計議，把重要的合同文件納入檔案范圍。

（四）客戶信用管理文件。“信用是承諾在將來某一確定時間付款而獲取資金、物資和服務的能力。”⑧企業客戶管理主要是客戶銷售（賒銷）信用的管理，在外國稱為風險管理。加強客戶信用管理是發達商品經濟的客觀需要，也是現代企業與國際貿易接軌的重要形式。

客戶信用管理即“：企業通過制定信用政策，指導和協調與信用銷售有關的部門，以完成對信用銷售中客戶信息收集和評估、信用額度的授予、債權保障到回收應收賬款各交易環節的管理。”⑨可見，客戶信用管理的基礎是信息，信用信息是否準確、全面、及時，直接影響企業對客戶的判斷和選擇。這些信息既有企業內部生成的信息，也有從外部收集的信息。企業外部信息主要是銀行或其他信用機構的信用評估，企業的內部信息指企業在與客戶長期的交易中，形成的交易記錄和還款情況記錄等。

目前，現代企業已經開始形成客戶檔案，但其內容及管理方法存在較大偏差。在內容上，目前客戶檔案多為客戶名單，缺乏對客戶賒銷狀況的連續記錄；而客戶檔案的管理就更加隨意，無法形成相關信用信息的關聯，更不能及時提供客戶信用能力的可靠憑證，應該按照檔案專業化管理的要求強化客戶檔案管理。

（五）企業社會職責文件，如企業在安全、勞動保護與衛生條件、環境保護與治理活動中形成的重要文件等。它們體現了企業對職工權益的關注、對社會及環境責任的履行，反映了企業的文化與道德建設狀況。當前，社會對企業社會職責的要求不斷提高，70年代國際上興起在確定企業利潤水平時，把員工、企業、社會的利益統籌起來考量的企業社會互利價值觀。例如，在紐約證交所上市的企業都要定期接受供應商對其履行社會責任狀況，如人權、勞工、環境等問題的評估。對企業社會責任的評估目前涉及無公害技術的使用、職工健康安全、預防人身傷亡事故和職業病防治等內容。有些企業社會職責已成形成如《職業安全衛生評價標準（Occu－pationalHealthandSafetyAssessmentSeries18001）》等國際指標，現代企業要走向世界，必須研究這些國際標準，防患于未然及時對相關文件實行檔案管理。

五、多元化：現代企業檔案資源建設策略

隨著企業與環境的發展，海量檔案資源的管理手段與方式日益專業化，管理成本隨之提高。精細化、多元化是現代企業檔案資源建設的重要策略。

（一）多元化的企業檔案鑒定標準與方法

檔案質量直接影響檔案資源建設的效益，海量檔案管理凸現了鑒定在檔案管理中的地位。傳統企業檔案鑒定比較保守、粗放，“重要”或“一般”是鑒定檔案價值普遍運用的尺度，其結果是檔案范圍寬泛，保管期限偏長。例如，占企業檔案數量相當比重的“科技檔案”，以往鑒定結果基本是永久或長期保存，在檔案數量有限的情況下，如果企業還可能接受的話，海量檔案長期管理必將受到現代企業價值觀的質疑。

檔案價值是其內在價值與外在客觀需求相互作用的結果，判斷企業檔案價值涉及各種復雜的因素，而且這些因素又各自存在著變數，檔案價值判斷變得更加復雜。面對飛速增長的電子檔案，企業檔案鑒定的壓力劇增，重建其價值指標體系，是細化與簡化企業檔案資源鑒定的出路。

根據現代企業經營發展的需要，細化企業檔案的價值指標，既要考慮檔案作用的性質又要考慮其作用程度，既要顧及檔案使用頻率又要考察其使用周期，形成多元的檔案價值指標體系，就能幫助我們比較明確、精細地辨別檔案的價值量。

在鑒定方式上，在嚴格控制永久檔案數量的前提下，適應企業檔案價值變化快的特點，應加強檔案價值的周期性鑒定。根據檔案反映的相關技術與活動的更新狀況，及時對檔案實施鑒定，根據鑒定結論及時采取適當方式處置相關檔案，嚴格控制企業檔案資源的存量。

（二）多樣化的檔案實體

檔案是信息及其載體的結合形式，傳統檔案實體已經十分豐富，信息化又創造出更多的檔案實體形式，使企業檔案實體形式更加豐富多彩。在重保管的檔案管理階段，人們曾一次次地試圖統一檔案的實體形式與保管方法，雖然消耗了大量的檔案勞動，但管理效益卻鮮有提高，統一電子檔案實體更加困難重重。因此，應該擯棄“一刀切”的實體形式，針對不同檔案實體，確定各自的保管方法。如，重要檔案憑證應采用兩種實體形式保管以強化其安全性；數量巨大、使用頻繁的技術檔案，從方便利用出發，逐步將紙質實體轉化為磁性或膠片形式以縮小保管空間；海量的原始記錄允許采用數據庫形式留存；……。檔案實體的多樣化與適時調整檔案實體形式，是優化檔案管理、壓縮檔案保管空間，提高企業檔案管理效率的有效措施。

（三）多元化的檔案管理體制

管理體制是檔案工作的組織保證，一般指對檔案實體及檔案機構采用的集中、分散等組織管理形式。企業檔案管理體制必須與現代企業管理體制相適應。當前現代企業管理體制發生了很大變化，一方面，企業成為無主管組織，企業之間靠股權、產權關系維系，企業檔案機構失去了行業歸屬。另一方面，企業內部采取職能分工與項目管理相結合的組織形式。單一的檔案管理體制無法適應現代企業的多元化特點，而且目前很難認定一種最適宜的檔案管理體制，必須綜合考慮現代企業的生產流程、檔案價值、使用狀況、實體形式等因素，分別確定各種檔案最適宜的管理體制。如，核心檔案資源設專人集中管理較為穩妥；對利用者相對穩定的檔案采用單獨管理較為合理；……。現代企業制多元化的檔案管理體，需要依托信息技術將多元管理整合成相對統一的檔案資源網絡，發揮多元化的優勢，實現檔案資源共享。

現代企業檔案資源建設關乎企業的根本利益，必須圍繞自身需要，建立現代企業檔案的價值體系，指導企業檔案資源建設，提高檔案資源對現代企業的貢獻率，進而履行現代企業豐富國家檔案資源的社會責任。

參考文獻：

①《中華人民共和國檔案法》

②李音譯：《知道公司的核心文件保存在哪里嗎》，《外國檔案資源工作動態》2003年第2期。

③賀真：《深圳香港兩地檔案資源意識管窺》，《北京檔案》2003年第6期。

④《香港特別行政區檔案管理守則》第七章。

⑤《香港特別行政區檔案管理守則》第七章。

⑥張偉東：《用檔案應訴國外反傾銷》，《中國檔案》2003年第4期。