檔案規范化管理匯總十篇

序論：好文章的創作是一個不斷探索和完善的過程，我們為您推薦十篇檔案規范化管理范例，希望它們能助您一臂之力，提升您的閱讀品質，帶來更深刻的閱讀感受。

篇（1）

1 檔案收集和歸檔

1.1 檔案的收集范圍

檔案收集范圍是指反映本單位工作實際、具有查閱和利用價值的各種門類和載體的文件。在履行職務過程中，任何人不得將形成的文件據為己有或者損毀。

1.2 檔案收集的質量要求

為了便于保管和利用，檔案人員應區別不同價值和年度，遵循文件形成規律，保持文件間的有機聯系，按照相應質量標準收集得到的各種門類和載體的歸檔文件和案卷。

1.3 整理歸檔的時間要求

為了便于齊全、完整收集文件材料，應采用隨時和集中等檔案收集方法，保證排列有序，分類存放，有利于查找和利用工作的順利開展。（1）黨務、行政管理文件的整理歸檔應在次年6月底以前完成；（2）科技文件的整理歸檔應在科技活動結束或之后3個月內完成；（3）會計文件檔案在暫由會計機構保管1年，整理歸檔應在次年3月底完成；（4）音像文件整理歸檔應在相關活動結束或之后3個月內完成；（5）電子文件的邏輯歸檔應實時完成，對應紙質文件的物理歸檔在要求時間內完成；（6）重大活動形成文件的整理歸檔應在此活動結束或之后3個月內完成；（7）專業文件的整理歸檔在行業主管部門規定時間內及時完成。

2 檔案整理和分類排列

2.1 整理檔案

在堅持尊重和維護檔案本質特性，保持文件檔案間的聯系，便于保管和利用的原則基礎上，認真做好檔案整理工作。

在文件檔案歸檔前，檔案管理者要進行監督、指導和檢查驗收工作，也要監督和指導歸檔后的統一編目工作。一般情況下，辦公室整理歸檔黨務、行政管理類紙質文件；財會部門整理歸檔會計類文件檔案；相關科室整理其他類型的檔案資料。

2.2 分類排列檔案

一般采用“保管期限-年度”分類法排列文書檔案；按照相應的標準、規范和辦法，合理運用保管期限、年度、發文機構等分類方法排列其他門類和載體的檔案資料。

應按照種類和載體類型的不同，分別排列檔案；按照相應的分類方法排列相同種類和載體的檔案資料。

3 檔案基本編目和保管

3.1 檔案基本編目

檔案基本編目主要包括案卷封面項目、案卷脊背項目以及檔案盒封面和盒脊項目，要填寫齊全相應項目。全宗名稱、類目名稱、案卷題名、時間、“管期限、件（頁數）、檔號等組成了案卷封面項目，全宗號、目錄號、年度、案卷號等組成了案卷脊背項目，全宗名稱、全宗號、年度、保管期限、起止件號（室）、盒號等組成了檔案盒封面和盒脊項目。

用“全宗號-案卷目錄號-案卷號-件、頁（張）號”的方式編制以卷為單位的紙質文書檔案檔號，用“全宗號-年度-保管期限-件號”的方式編制以件為單位的紙質文書檔案檔號，用“類別號-項目號-案卷號-件、頁（張）號”的方式編制科技檔案檔號，按照相關規定編制其他類型檔案資料的檔號。要完整齊全規范填寫卷內目錄、案卷目錄、歸檔文件目錄，要按照《文書檔案著錄細則與機讀目錄數據交換格式》等的規定編制機讀目錄。

3.2 檔案保管

檔案保管應嚴格遵守“集中統一管理”的基本原則。檔案人員應對檔案進行科學管理，檔案庫房內非工作人員不得入內。要建立適宜檔案安全保管保護的相應庫房和柜架，容積要符合遠期發展需要，配備“八防”設備并按照規定進行定期和不定期的維護、演練使用和檢查，并做好記錄。要整齊排放檔案柜架，檔案排列入柜要按照規范進行，并設置有指引標識。

要保持庫房清潔衛生，微小氣候適宜，室內不得擺放非檔案物品。要調控庫房溫度在14℃～4℃、相對濕度在45%～60%之間，監測溫度、濕度頻次在每周4次以上。

4 檔案鑒定銷毀和統計移交

4.1 檔案鑒定銷毀

檔案管理人員要對檔案內容的現實和歷史作用進行正確分析和鑒別，對檔案的保存價值進行準確認定。這要求單位應成立檔案鑒定銷毀工作領導機構，并負責完成此項工作。按照職責要求，檔案管理人員必須參加檔案資料并指導會計檔案、科技檔案的鑒定銷毀工作。

要根據各門類、載體檔案的保管期限和歸檔與不歸檔范圍等規定，鑒定檔案的保存價值。鑒定人員要逐卷逐件分析、研究案卷，完成檔案鑒定工作，根據相關規定寫出鑒定銷毀意見和報告，審查工作由鑒定銷毀工作領導機構成員完成。對于審查符合銷毀的檔案應填寫銷毀清冊，銷毀在主管領導批準后進行。必須在2人以上在清冊上簽字并現場監督銷毀檔案，同時在清冊上詳細記錄銷毀的時間、地點和方法，對存在的問題及時糾正。

4.2 檔案統計和移交

要及時準確記錄檔案資料的各種統計臺帳，對室藏檔案資料情況要及時進行統計，準確記錄其數量變動情況，真正做到數據準確、真實，帳實相符，不得出現錯誤。檔案行政管理部門要求報送的檔案工作報表腰按照要求在規定的時限內完成。調離工作崗位的檔案人員必須按照規定辦理移交手續，交接雙方應清點核對移交目錄，將出現的問題準確記錄在交接清單上并簽字蓋章，并查明原因、分清責任、及時處理，順利完成工作交接工作。

5 檔案保密和利用

5.1 檔案保密

為確保檔案安全，檔案管理和利用人員要嚴格遵守《中華人民共和國檔案法》和《中華人民共和國保密法》等有關規定，不得泄露涉密檔案內容。要嚴格按照檔案利用制度完成檔案的查（借）閱和摘抄、復印工作，為杜絕失泄密現象的發生，檔案資料不得擅自外借或帶出檔案室，不得擅自幫助他人復制和摘抄檔案。檔案利用者應嚴格遵守保密制度，檔案庫房未經許可不得擅自進入，無關的檔案資料不得查閱。要及時處理檔案保密檢查過程中發現的不安全因素，及時追查責任，嚴肅處理遺失和失泄密事件并采取補救措施。

篇（2）

一、實施科研檔案規范化管理的必要性

1、科研檔案管理現狀已嚴重制約了檔案資料價值的充分利用

由于歷史原因及多種影響因素的制約，當前科研單位科研檔案管理存在諸多問題，突出表現在：一是科研檔案歸檔過程中，立卷不明確、分類不準確。二是信息化程度較低，管理手段單一，服務方式較落后。三是科研單位內部科研檔案庫藏條件較差，硬件設施不完備。四是管理人員素質不高，缺少專業知識培訓。因此，必須改變現狀，探求適應現實需要的科研檔案管理與利用的規范化道路。

2、科研檔案資料規范化管理是面對數字信息化建設的必然選擇

當前，隨著科學技術的飛速發展，社會信息化步伐加快，信息的數字化、網絡化越來越普及，科研檔案信息化管理成為檔案事業發展的必然趨勢。科研單位必須快速更新觀念，充分利用好信息化這個武器，走出一條適合科研單位科研檔案信息化管理之路，把科研資料數據文件歸檔電子化，充分利用計算機、掃描儀把紙質檔案數字化，建立全文數據庫，努力提高檔案信息化數據質量，迅速實現檔案工作網絡化，提高現代化管理水平。為利用者創造良好的條件，提高檔案的利用率，更好地服務于經濟建設。

二、科研檔案規范化管理必須遵循的原則

1、要遵循有利于科研檔案保管的原則

對科研檔案進行準確系統地分類，有秩序地排列保管，以及正確地組卷、立卷、制卡等工作顯得十分重要。為便于管理，在整理中還應注意把相關課題盡量集中立卷，與不同保管期限的檔案盡量分開立卷。相關課題相對集中立卷，便于查找，不同保管期限分開立卷，有利于鑒定，這兩者盡可能很好結合起來。

2、要遵循有利于科研檔案保密的原則

科研檔案資料是科研人員設計思想、技術方法和創造力的結晶，是科學技術儲備的一種綜合反映，是國家的資源情報，記載著許多實際的科學技術，甚至涉及國家的機密。因此，在整理科研檔案時，應科學地確定其密級。在不影響有機聯系的前提下，按有關規定，分別按秘密、機密、絕密加以區分，同時還要注意進行密級調整。整理工作的任何一道程序，一個環節，都應做到保密。

3、要遵循有利于科研檔案提供利用的原則

科研檔案收集、整理的最終目的是為了提供利用。因此，在整理檔案資料時，還必須從方便利用來考慮，要進行正確的分類和排列，為迅速地提供利用創造良好的條件。除了制卡、編號、登賬要簡明科學外，還應使檢索工具多樣化。而后，編制出一套完整的、有規律的、系統的科研檔案資料匯編，為更好地開發利用科研檔案資料，創造必要的物質條件。

三、提高科研檔案規范化管理水平的途徑

1、加強對科研檔案工作的領導，強化檔案管理意識

科研檔案工作離不開領導的關心和重視，領導對檔案工作的態度對科研檔案工作的發展是十分重要的。隨著檔案管理工作的不斷深化，主管領導要從思想上高度重視科研檔案的管理工作，既要抓好檔案管理工作的組織體系，還要加強檔案工作的領導、檢查和考核，使科研檔案的管理水平更加規范化、信息化、標準化。

2、建立完善的科研檔案管理制度，確保檔案管理規范

（1）嚴把原始科研資料歸檔質量關。科研檔案是進行科研的重要依據，要搞好科研，必須有完整、準確的科研檔案作為依據。如今的科研檔案管理工作已不僅僅局限于科研材料整理、分類、保管的過程，而應列入研究課題、科研計劃和成果管理的工作之中。科研檔案工作者在各階段都務必要保證形成科研文件材料的完整性、準確性，以此確保科研資料的收集及立卷及時、準確、真實、完整。

（2）建立健全檔案資料管理機制。科研檔案管理應以《科研檔案資料管理條例》及其實施辦法為基礎，根據本單位的實際情況和具體要求，制定相應的檔案管理實施細則，明確本單位檔案的范圍、歸檔的基本要求和基本內容、檔案資料的移交與整理、保存與借閱制度，用完善科學的管理制度作指導，防止檔案資料的流失與泄密，把各項基礎工作落到實處。

(3) 重視科研檔案的著錄和編研。多年來，科研檔案的管理方式一直是以對檔案本身的管理及歸檔工作的管理為主，檔案進入庫房后基本上是被動地提供利用。開展編研工作，使科研檔案轉化為科研檔案信息，變被動服務為主動服務，完善了檔案管理職能，強化了科研檔案部門的作用。另一方面，編研工作的過程相當于對庫存的部分科研檔案進行了一定程度的鑒定工作，讓使用者更加方便、高效地利用，以提高工作效率和管理效率。

3、重視基礎設施建設，改善科研檔案館藏條件，提升檔案管理水平

科研單位應配建規模化的庫房，增強檔案館的收藏能力，同時要具備現代化庫房設施，保證收藏的檔案資料存放符合保管要求，做到分門別類的、整齊、規范、保證室內空氣、溫度、濕度、滿足要求，做好防火、防潮、防盜、防蟲等各項保管工作，不斷提高管理水平，為利用者方便快捷地查找檔案資料創造條件。此外努力實現檔案資料管理現代化，用數字化改變檔案館的傳統服務功能，要在局域內部可實現檔案信息、資料開發利用網絡化，實現檔案信息資源的共享，提高檔案資料利用的管理水平。

篇（3）

檔案管理屬于醫院建設“軟實力”的內容，卻沒有受到足夠的重視、引起足夠的關注。一方面，在檔案管理規范化中出現檔案管理人員缺乏專業知識、檔案管理人員隊伍不穩定的情況，轉崗、工作輪換致使檔案管理人員的隨機性、流動性增大，帶來許多問題與隱患。檔案管理人員的專業知識與技能匱乏，沒有受到專業的訓練，管理素質差異大，降低了檔案管理的效率，延緩了檔案管理規范化的進程。另一方面，檔案室的設備落后，使檔案檢索復雜、耗時且檢索方式單一，影響檔案的使用價值，阻礙檔案管理規范化的發展。

1.2醫院檔案管理制度不健全，檔案安全意識不強

檔案管理工作在醫院管理系統中占有重要位置，但各醫院的風險檔案管理制度并不健全，例如，光片、財務及病例等檔案資料分散于各管理部門，使檔案不完整，缺乏系統性的安全管理。檔案資料的分散，造成風險檔案不能得到持續、全面的后期更新，因此，建立具有統一標準的檔案管理制度非常必要，這對于醫院“軟實力”的提高以及質量安全的改進不可或缺。檔案管理制度不健全降低了檔案管理人員的工作積極性，使其檔案安全意識薄弱，從而導致檔案信息滯后、檔案管理工作落后于醫院建設。

2醫院檔案規范化管理的有效措施

2.1建立完整的風險管理檔案工作組織

醫院組建管理組織，成立以院長為領導的三級管理委員會，制定醫院風險管理政策，對管理工作進行評審和改進；制定醫院風險管理程序，處理與風險管理檔案有關事宜；定期召開會議評估風險，并組織危險因素調查，根據問題發展的態勢，制定出解決方法和改進措施。醫院質量控制部要按照風險管理原則制定調查表或報告，按時向醫院管理委員會報告。

2.2創新管理檔案信息

根據大醫院體系龐大、部門數量多以及科室林立的情況，實現檔案信息化管理是今后發展的必然趨勢，它可以實現檔案管理的規范化和具體化，具有開發性和實用性。為實現現代醫院檔案管理的規范化和價值性，信息化檔案管理可以使檔案資料準確、完整和可信。醫院各部門要根據具體情況，結合自身條件，使用多元化的檔案信息管理手段，使信息化管理既與現代化醫學管理相連接，又形成獨立的信息化管理系統。

2.3完善檔案管理制度

醫院檔案管理必須具有嚴格性，條理清晰，提高醫院檔案管理水平離不開系統完整的檔案管理制度，要制定嚴格明確的規章制度，設立高效合理的管理程序，積極完善檔案管理制度。查找現存管理制度上的缺陷，認真調查檔案信息管理中的漏洞，做好信息的收集、整理工作。根據各個部門的需要，具體情況具體分析，實行多種載體存檔，檔案統一監督，為后期信息檔案的查找、利用與開發打下良好基礎。

2.4提高檔案管理人員的專業素養

醫院風險檔案管理需要較高專業素質的管理人員，以提高檔案管理的效率，進一步推動醫院檔案管理的規范化。例如，在《檔案法》中規定檔案管理人員必須盡職盡責，遵守紀律和規則，與此同時，要不斷提高自己的專業知識。檔案管理人員專業素養的提高，可通過培訓、實行高位責任制以及配合硬件設施建設等形式，提高管理人員的工作積極性，提高其責任心，并定期進行工作總結。

2.5加大資金投入

第一，改進檔案管理環境，安排專門的檔案室，建立獨立的檔案室、閱覽室以及辦公室，設置陳列室、微機室。關注檔案保護，配備全套的保護設備，制定完整的檔案資料保護措施。例如，防火，防潮和防蟲等。檔案管理人員要保持檔案室的清潔、整齊，延長檔案資料的保存時間。第二，更換檔案管理硬件設施，配備計算機、網絡、打印機、掃描儀；安裝防盜門、鐵窗欄、遮陽布；添加溫度計、吸塵器、滅火器；配備檔案柜、密集架等，做到“八防”。

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我局順利晉升為省檔案工作規范化管理省三級單位后，我局加強了對檔案工作的領導，成立了以局長為第一責任人，各科站長為第二責任人的檔案管理領導小組。并將責任層層落實到科（站）、室，由辦公室落實專人負責具體工作，年終進行全面考核，根據考核結果，對管理人員實施獎懲，調動了檔案管理人員的工作積極性，推動了我局檔案管理工作的順利開展。

二、檔案工作規范化管理

結合工作實際，我局設有專門的檔案室1間，并按要求配備了排風扇，溫濕度計、消防器材、照相機、計算機等設施，檔案柜數量基本能滿足需要，能適應檔案工作的發展，落實了防盜、防光、防高溫、防火、防潮、防鼠、防蟲等措施，周圍無安全隱患。檔案管理工作嚴格按照《檔案法》和《實施辦法》的要求進行，文書檔案及時立卷歸檔，無積存；無破損、變質；無拒不向檔案室移交應立卷歸檔的文件材料；無拒不向檔案館移交應當接收進館的檔案；應立卷歸檔的文件材料收集齊全完整。不斷完善檔案的管理、借閱、登記制度，既保證了檔案不丟失、不損壞，有效地保護了密級檔案，又保證了檔案為我局的各項工作服務。至2013年，我局沒有出現私自帶走、留存、轉移、銷毀檔案等違法亂紀現象。

三、檔案管理水平提高

按照區檔案局的要求，我局參加了區檔案局主辦的檔案繼續教育培訓，認真學習貫徹檔案法律法規、文書與檔案管理、檔案工作規范化管理、檔案編研等工作；每季度利用政治學習時間組織全局職工學習檔案法有關內容，以板報、會議、局內文件、訂閱檔案書刊等形式對全局職工進行宣傳教育，提高了全局職工對檔案管理的法規意識和重要性的認識，提高了檔案管理人員的業務素質。

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中圖分類號：C93文獻標識碼： A

一、食品安全監管檔案規范化管理的內涵及意義

1、食品安全監管檔案規范化管理內涵

在了解食品安全監管檔案規范化管理內在之前，我們必需要明確食品安全監管檔案管理的深刻內在。食品安全監管檔案指的是我國實施食品安全監管的有關負責單位，在實行其監管職能的進程中所構成的一系列的文字和聲像等記錄資料。這些文字和影響資料真實反映了全部食品監管進程和食物安全狀況，是總結上一階段食品安全監管狀況，施行下一階段食品安全監管作業的重要依據。規范化管理指的是檔案記載要完好、全面，不能望文生義、不能存在模糊不清的記載，要保證所記載的各項信息的精確真實，要保證檔案中各項記載的完好性和全面性，要詳細反映平常監管作業的真實狀況。

2、食品安全監管檔案規范化管理的作用

檔案規范化管理的施行，可以保證檔案中所記載的各項信息的真實，可以保證將食品安全隱患消滅在未然狀態，也可以保證在食品安全事件發生的第一時間對相關單位進行處理，防止事態擴大化。同時，檔案規范化管理的施行，可以讓社會民眾及時了解有關食品企業的信息，有利于發揮社會民眾的監督效果，保證食品安全監管作業的順暢施行。可以穩步推進食品監管作業的推行。

二、我國目前食品安全的現狀及影響

1、我國目前食品安全問題的現狀

近年來，我國接二連三的爆出社會食品安全問題。“蘇丹紅辣醬”、“紅心鴨蛋”、“瘦肉精”等一系列事件的接連發生，已嚴重地危害了廣大民眾的身體健康和生命安全。2008年發生的國家馳名品牌、免檢產品“三鹿嬰幼兒奶粉事件”更是讓世人震驚。有網友無奈的嘲笑“中國人是要把元素周期表吃個遍啊”。據國家有關部門對水果、大米、嬰幼兒配方乳粉、水產品、蔬菜、鮮肉等10種關乎百姓日常生活的食品的檢測，發現不合格率接近10%。導致食品不合格的因素很多，有些因素直接威脅到我國的食品安全。如：食品添加劑不符合規定、成分含量不符合要求；衛生指標不合格、包裝類食品標簽不規范、水產品重金屬超標問題比較嚴重。

2、目前食品安全問題對我國的影響

食品安全問題直接影響著我國公民的生命和健康安全。食品安全是人類生存和發展的基礎，關系到每個食品消費者的切身利益和社會的穩定，是關系到我國國計民生的一件大事。近年來，我國食品安全事故不斷曝光，食品安全問題愈演愈烈，嚴重影響了我國公民的生命健康，降低了廣大消費者對食品安全的信任程度，已經成為每個消費者的“心頭大患”。同時，食品安全問題也對我國食品產業的發展造成了重大阻礙。不僅我國的公民對于食品行業的信任度降低，而且國外的許多國家也加強了對中國出口食品的檢測，一些國家和地區甚至禁止進口中國食品。這給我國造成了巨大的經濟損失，破壞了我國食品制造業在國際市場上的信譽和形象。

三、加強食品安全監管檔案規范化管理的具體對策

1、加大宣傳力度，為規范化管理營造積極良好的氛圍

當時，在食品安全監管檔案的管理工作中，存在這樣一種表象，即工作人員對檔案的認識不深入，對檔案管理的重要性認識不足，因而，在食品安全監管檔案管理工作中對各種資料的搜集和整理等不夠認真負責，使得檔案歸檔內容不一致，歸檔方式不一致，而且由于不注意保管，使得檔案遺失和損壞表象嚴重。因而，必需要加大宣揚。能夠通過當地的各種平面新聞媒體和電視新聞媒體進行宣傳，為食品安全監管檔案的規范化管理創造良好的言論氛圍和條件，加大對檔案管理中典型的宣傳，讓食品安全監管部門的管理人員和職工充分認識施行規范化管理的重要性。這樣一來，就能強化有關人員對檔案管理工作的認識，讓他們自覺遵守檔案管理有關規定。

2、實施一戶一檔，為規范化管理奠定基礎

食品安全監管部門肩負著對一切食品出產商和運營商施行監管的重任，為了保證每個出產商、運營商都歸入到管轄的范圍以內，對其施行直接監督，也為了響應規范化的管理模式，必需要施行一戶一檔。其指的是將每一個擁有行政許可的單位作為一戶。將該戶的監督次數、結果、投訴等資料進行匯總，構成獨立的案卷目錄。這樣便于隨時了解食品出產和運營商的實踐運營狀況，便于為其監督提供有針對性的材料。可以保證食品安全監管檔案的統一和完整，是施行規范化管理極為要害的一步。

3、對監管檔案文書進行統一印制，保證檔案規范化

為了防止部門檔案管理的紊亂，要印制統一的檔案文書，并明確文檔內容，讓各監管部分依照統一的文書進行檔案記載。因而，應該依照我國現有的食品安全法和許可管理辦法以及各種檢查規定等的法律法規需求，擬定有針對性的檔案管理辦法，包含食品生產加工企業的分類普查檔案表和巡檢記載表，包含食物生產公司的安全承諾書等。并需求相關食品企業仔細填寫這些表格和檔案文書，然后由監管部門做好存檔處理，保證食品安全監管有據可依、有跡可查。

4、明確檔案內容，確保檔案完整統一

為了讓食品安全監管檔案更統一和完整，應該對檔案的內容進行明確規定，規定每份檔案都要包含以下內容：各公司的食物生產或運營許可證的復印件、各公司的營業執照復印件等各種基本證件。還要包含日常安全監管部門的普查和記錄情況，包含平常檢查的有關文書資料和處理資料，以及各種舉報資料、違法亂紀資料等。要將這些資料具體的記錄到檔案內，才能夠保證檔案的完好和統一。

5、明確檔案歸檔程序，提高其管理質量

在食品安全監管部門的檔案管理工作中，還存在部分監管人員不能夠依照歸檔程序進行一致歸檔的做法，影響了檔案標準化管理。因而，必須要進一步清晰檔案歸檔程序，對檔案管理人員進行培訓，讓他們把握準確的歸檔程序。督促他們在實際的工作中依照程序進行操作。要堅持以下程序：初步了解公司信息――填寫公司食品安全情況普查表――填寫日常巡檢登記表（假如發現有食品質量問題，要下達有關的責令改正通知）――填寫復查登記確認表（如沒有質量問題，則無需填寫復查表）。這是檔案歸檔的一般程序，假如在監管部門的實踐監管工作中呈現了涉及重大問題的安全問題，要編撰相應的質量監督重要情況報告上報上級有關部門，并督促公司自查，然后還要仔細填寫各公司質量安全主體職責核查情況表。要確保歸檔程序的規范，提高歸檔質量。

6、提高檔案管理人員的職業素養。

職業素養是檔案管理人員必須具備的基本素質之一，所謂的職業素質更多的是指職業精神。對檔案管理人員來說，必須要對檔案管理工作保持高度的熱忱，只有這樣，才能全身心的投入到工作中。為了培養檔案管理人員的職業精神，應該做到以下幾個方面：

6.1應該引導檔案管理人員正確認識檔案管理工作

檔案管理工作有其特殊性，長年累月的工作會讓很多檔案管理人員喪失工作的熱情，在工作崗位上產生松懈心理，會呈現工作不積極，不愿意積極學習檔案管理新知識的情況。為了克服這一現狀，要加強宣傳和培訓，讓檔案管理人員認識到檔案管理工作的重要性，讓他們清醒認知本身所從事的工作對全社會的重要意義，讓他們建立高度的責任感和使命感，從而鼓勵他們認真對待本身工作，不斷加強自身學習。

6.2加強教育

要經常對檔案管理人員進行職業精神教育，讓他們樹立愛崗敬業的精神，在自己的崗位上腳踏實地的工作、仔仔細細的做事。此外，應該充分發揮模范帶頭作用，要在檔案管理人員中積極尋覓先進個人，以其崇高的職業情操感染其他檔案管理人員，在檔案管理部門構成互助互學的良好氛圍，努力提高檔案管理人員的職業精力層次。

結束語

食品安全一直是心系我國民眾的大事，特別是近些年，隨著毒餃子事件和紅心鴨蛋等突發食品安全事件的爆發，在社會上造成了極其惡劣的影響，嚴重擾亂了正常的社會秩序，給社會民眾造成了精神和身體上的雙重傷害。因此，必須要注重食品安全監管檔案的管理，克服當前檔案管理中存在的不足，實現其規范化管理，為食品安全工作打下堅實的基礎。

參考文獻

[1]胡占坤.淺析我國食品安全的監管問題[J].赤峰學院學報(漢文哲學社會科學版),2014,06:156-158.

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1引言

在機關單位工作過程中形成的歷史記錄，即為機關檔案，它具有重要的保存價值，并對領導決策、職能履行與正確貫徹執行國家方針政策、強化內部管理具有決定性的意義。所以，實現機關檔案管理工作的規范化非常關鍵。鑒于目前我國部分機關檔案管理工作仍舊欠缺規范化，管理水平難以滿足實際需要，還影響到機關單位的正常運轉，因此需要對加強機關檔案規范化管理進行深入思考。

2機關檔案工作規范化管理的作用與意義

檔案是機關單位在業務工作、隊伍建設與管理任務等實踐活動中形成的書面文件、電子媒介或影像資料等原始記錄的統稱，它詳細記錄了機關單位的發展歷程。面對機關單位的新形勢與新要求，應當進一步提高檔案工作規范化的管理水平，有助于促進機關單位工作的進步和發展。第一，機關檔案忠實反映了機關單位工作中獲得的工作成果與艱辛勞動，是機關單位的一筆可貴財富，有利于推動機關單位工作科學發展的步伐。近些年來國家高度重視檔案管理工作，相繼出臺了一系列措施和制度來改進與加強檔案管理工作的規范化。完善的機關檔案能夠引導人們了解機關單位發展的主要歷史脈絡，及時跟進工作當中出現的問題，并且總結有關經驗教訓，屬于豐富的信息資源。第二，機關檔案是指導單位工作的必要依據，檔案的價值在于挖掘并利用信息資料的效益，充分有效地發揮檔案的作用，推動各項機關工作的順利開展。同時具體的單位工作能夠進一步豐富檔案的種類，提高檔案質量，有助于檔案工作更好地建設發展。伴隨我國法治建設的提高與完善，各級機關單位的檔案意識不斷增強，檔案的綜合利用率也在逐年提升，在機關單位的各項工作任務中具有舉足輕重的影響作用，在預防職務犯罪和行政監察監督等業務內容中，機關單位各部門利用檔案信息資源及時歸納和總結經驗，獲取了突出的工作業績。第三，規范化的機關單位檔案管理是提高其工作水平的關鍵保障。隨著我國法律法規的日益完善，機關單位的工作任務也逐漸變得繁重起來，檔案資料的內容大幅度增加。檔案工作還會出現資料收集不夠齊全，制度執行沒有到位，檔案安全存在隱患以及規范化水平有待提升的狀況與現象。這些問題在為機關單位的檔案管理任務施加壓力、帶來挑戰的同時，也為其進一步發展帶來了機遇。所以提高檔案管理規范化水平，充分發揮機關單位服務任務的作用要求，必須實現檔案的規范化管理，為機關單位各項工作的健康有序發展提供有力保障。

3提高機關檔案工作規范化管理的科學途徑

3.1完善現代機關單位檔案的管理體制

從檔案的收集、鑒定、保管與整理等任務中，構建統一的規范化管理系統，加強完善檔案管理制度的規范性。應當明確機關單位涉及的所有需要歸檔的資料信息，由檔案部門統一進行收集和整理，在歸檔環節中應當注重檔案的質量保證，重視歸檔的具體細節例如證件與附件，關注檔案整理的不同時間與資料的先后順序等信息。其中檔案資料的標題需要清楚填寫，且避免任意改動。及時處理有破損或字跡模糊不清的檔案資料，建立細節化明晰的歸檔細則，加強檔案資料信息的完整性、真實性和系統性。

3.2科學分類資源，完善檢索體系

首先要遵循文件材料的整合規律，保持各個文件之間的有機聯系，并且充分體現以人為本的基本原則。其次要做到文件的準確分類和鑒定，使編目、用品、紙張和字跡的規范化更明顯；要看歸檔的查全率、及時率與完整率是否達到了標準。再次，不同的檔案檢索工具構成了互為補充的檢索系統，從不同角度揭示了檔案資料的內容。檢索工具的種類與質量直接關系到檔案的查詢速度與查準率，完善的檢索體系能夠符合不同檢索渠道的要求。通常機關單位需要根據要求來設立和完善各種門類藏書的全部檔案案卷級與文件級的目錄數據庫，按照現實要求設置目錄專題數據資源庫。

3.3引進和利用現代化技術，更新檔案管理規范化模式

檔案管理人員應當利用先進設施與專業技術，對檔案進行電腦目錄輸入、檢索、統計檔案年報的編制、掃描圖紙及重大建設項目的檔案登記任務。為實現機關單位文檔的一體化管理，需要設計一系列適用于本單位實際工作情況的軟件，來確保文檔一體化有效實施。在電子檔案管理方面，對需要永久保存的電子檔案，例如建筑圖紙、重要的文獻材料和資源以及具有法律效力的文件憑證等，都應使用不可擦除型光盤；電子公文存儲歸檔的光盤應該貼有標簽提示。這些都是檔案規范化管理任務中不可或缺的工作，只要奠定好規范化管理的基礎，就可引領檔案管理工作向高效有序的方向發展。

4結語

隨著社會經濟發展和科技進步，機關部門的檔案管理工作需要更加科學與規范化。良好的檔案管理程序可以推動機關單位的工作發展，因此領導者必須注重檔案管理制度的完善，選拔專業化的檔案管理人員，培養高素質的檔案管理人才，加強檔案管理的科學性和實用性，促進檔案管理的規范化進程。

作者:翁亞潔 單位:河北省秦皇島市海港區民政局

參考文獻

[1]冼云嫦.提高機關檔案工作規范化管理的思考[A].《決策與信息》雜志社、北京大學經濟管理學院.“決策論壇——企業管理模式創新學術研討會”論文集（上）[C].《決策與信息》雜志社、北京大學經濟管理學院:,2017(1).

篇（7）

推進事業單位檔案規范化管理，一方面能夠促進事業單位的科學發展，從而在根本上提升事業單位的工作的精細度，規避決策性失誤的情況發生。另一方面，檔案的規范化管理還在一定程度上保存了社會資源與力量，能夠保證事業單位更有效率地開展工作，從而提高事業單位決策的合理性。因此本文將立足于事業單位檔案規范化管理中容易出現的問題，結合實際工作，提出具有參考價值的檔案規范化管理的對策，從而為我國社會各項工作的開展貢獻一份力量。

一、事業單位檔案管理中存在的問題

（一）對檔案管理工作不夠重視。傳統的觀念影響，檔案管理工作一直未受到足夠的重視。一方面，是因為領導層未能全面地認識檔案管理工作，將其當成一個儲存性質的工作，沒有能夠認識到檔案管理工作與事業單位運轉之間的關系，因此在檔案管理工作的投入上較少，無法達到檔案管理工作的要求，造成事業單位檔案管理工作普遍滯后的情況。另一方面，檔案管理工作還受事業單位工作模式的影響，而在事業單位的編制體系中，檔案管理工作也一直處于較為基層的位置，這嚴重影響檔案管理工作的人才交替，導致事業單位中檔案管理工作流于表面。

（二）管理模式不規范。科技的發展也帶動了其他領域工作的革新，相比傳統檔案管理工作，如今檔案管理工作更依賴計算機等高端媒體技術。一方面，計算機依靠其強大的儲存功能與信息處理能力，將事業單位檔案管理工作的效率大大提高了。另一方面，還規避了各種失誤，提升了事業單位檔案工作的精確化管理能力。但技術的革新在事業單位的檔案管理中卻暴露出一些問題，管理模式無法適應新型技術，成為事業單位檔案管理中的主要問題。相關工作人員沒能將多媒體技術完全的納入自身的工作之中，在許多工作環節，依舊使用著落后于新興技術的手段，造成人工與多媒體技術的工作內容重疊，管理模式很大程度上限制了事業單位檔案管理的工作效率，從而造成資源的浪費。

（三）檔案管理制度不健全。檔案管理制度不健全，表現在事業單位檔案管理制度無法全面地涵蓋檔案管理的日常工作，在全面性上有所不足。這主要是由于制定檔案管理制度，在工作的過程中，沒有全面地考察檔案管理工作的流程，因此導致檔案管理制度的制定工作脫離實際，缺乏對相關工作人員的約束能力。除此之外，檔案管理制度缺乏對某些特殊情況的處理方法，導致檔案管理制度無法行使其職能，也給相關工作人員的管理造成一定的影響。

二、事業單位檔案規范化管理的有關對策

（一）強化檔案規范化管理的重視程度。強化事業單位規范化管理的重視程度，首先要從領導層的認識出發。加強部門領導對事業單位檔案管理的重視程度，一方面，能夠提高事業單位檔案管理的力度，重新整合檔案管理部門在事業單位中的資源配比，從而提高檔案管理部門在事業單位中的重要程度，不僅局限于基層工作的位置。另一方面，領導層的重視，是對檔案管理工作的有力的保障，在領導層的支持下，相關工作人員要進一步提升檔案規范化管理的工作水平，從而給事業單位的檔案管理工作提供組織保障。推動檔案管理制度規范化。檔案管理制度的規范化，是提升事業單位檔案規范化管理能力的重要途徑，也是事業單位開展檔案管理工作的基礎。因此要求相關工作人員能夠從實際出發，實事求是地進行檔案管理制度建設。需要從新形勢、新要求出發，針對當前的工作要求，與時俱進，從而推動事業單位檔案管理工作規范化。首先應當做的，是擴充檔案管理制度的內容，在事業單位工作的過程中，更新檔案管理工作的內容，從而增加檔案管理制度的全面性，在合理化的基礎上不斷增加新的制度。除此之外，還需要配合事業單位的總體目標，有側重地完善檔案管理制度，對現有的檔案管理制度進行清理，剔除過時的部分，保證檔案管理制度能夠與時俱進。促進檔案管理模式的規范化。檔案管理模式需要組織建設的保障，要求相關工作人員加強檔案管理信息化建設，配合新型的技術，不斷完善現代化檔案管理模式，從而提高事業單位檔案管理的工作效率。首先，要求相關工作人員建立互聯網檔案管理平臺，將檔案的收集、整理、歸檔工作轉移到互聯網平成。同時，還要針對多媒體技術的特點，不斷完善事業單位檔案管理的運行機制。從而在完善的工作模式下，提升檔案管理工作的深度與廣度。

（二）強化檔案管理體系規范化。進一步健全事業單位管理體系，需要事業單位內部各個部門的配合。加強檔案管理人員的能力建設，是強化檔案管理體系的重要途徑，通過有針對性的崗前培訓工作，能在一定程度上，增強檔案管理人員的專業素養，確保管理人員的素質符合事業單位運轉的需要，并且在工作的過程中，不斷拓展檔案管理工作在事業單位中的業務內容。從而提高事業單位協同體系的建設。

三、結語

綜上所述，檔案管理工作是事業單位合理運轉的核心，因此加強檔案管理規范化建設，能夠有效地提高事業單位的工作能力，使其在社會各項工作中，能夠保證高效地工作，促進事業單位的處理能力。

【參考文獻】

[1]許莉莉.探究事業單位檔案信息化管理的推動思路及舉措[J].黑龍江科技信息，2016（08）：173.

篇（8）

Research on Management of Hospital Archives Standardization Scientific Research

YANG Yi-jun,ZHANG Wei-cai,JIANG Dun-he,DU Shuang-long,LI Liang

(Affiliated Hospital of Qiingdao University, Qingdao 266003,Shandong,China)

Abstract：how to promote and achieve scientific archives standardized management, the role of scientific research in the hospital archives activities, the promotion of research and innovation hospitals, raise academic standards, scientific management has an important significance. This article on how to achieve standardized management research archives are discussed.

Key words：Hospital ;Scientific research archives;Standardization

醫院科研檔案是醫院在長期科研活動中形成的文字材料，是對科研活動的真實記錄，它涵蓋著科研成果、技術專利、學科建設等方面的內容，并對醫院科研工作起著指導、借鑒作用。

1醫院科研檔案的重要性

近年來科技創新日新月異，醫院科研工作同樣碩果累累，作為記錄醫院科研工作的醫院科研檔案也越來越被人重視。隨著科研檔案使用率的不斷提高，如何合理規范的管理、使用科研檔案，更好地為醫院科研工作提供依據和借鑒，對檔案工作提出了要求。

2醫院科研檔案管理現狀分析

2.1科研項目研究時間長，造成科研檔案收集困難。由于科研項目從科研準備到鑒定、申報獎勵、推廣應用需要一個較長的周期，時間跨度大。加之科研檔案的載體（紙質載體、磁盤記錄載體、光盤記錄載體）、形式（如獎狀、證書、獎杯等實物）多樣，歸并整理比較復雜。因此，科研檔案的收集工作有一定的難度。

2.2科研工作者檔案意識不強，造成管理困難。將科研成果整理歸檔是一項功在當代，利在千秋的工作。但是由于部分科研人員對科研檔案促進醫學發展的認識較為片面，一方面認為科研資料自己保管使用起來比較方便，另一方面對科研材料交由醫院檔案科保管心存疑慮，認為科研資料、成果是自己潛心研究所得，理當自己保管。隨著時間的推移，很容易造成科研資料的殘缺不全，給科研檔案收集帶來困難，而科研檔案的規范化管理更是無法保障。

2.3檔案兼職員歸檔意識淡薄，科研檔案規范化管理困難。醫院科研檔案的收集整理歸檔工作主要由醫院科研處負責完成。對于大量繁雜的科研工作來講，收集整理檔案僅僅是科研處工作的"冰山一角"，加之科研檔案的收集整理周期長、跨度大，個別兼職檔案員對許多有保存價值的科研資料無暇顧及，疏于整理，隨著時過境遷，十分容易造成科研檔案的缺失，嚴重影響了科研檔案的系統收集，科研檔案的完整性、系統性以及管理的規范化更是無從談起。

3規范化管理科研檔案的思路

3.1強化科研檔案管理機制，確保科研檔案歸檔率。科研檔案工作是科研管理工作的重要環節，也促進著科研管理工作更好地開展，為此醫院相關科室必須將其納入科研計劃、管理制度和有關人員職責范圍中，要求科研檔案與科研計劃、課題管理、科研成果等工作密切結合。嚴格按照檔案工作"四同步"管理，從科研任務下達--檢查計劃進度--驗收鑒定成果--登記上報評審科技成果，每個階段都應保證檔案材料的同步，建立長效機制，從點點滴滴著手，穩步推動科研檔案管理工作的開展。

3.2提高人員歸檔意識，保證科研檔案質量 科研檔案的收集整理通常是根據科研文件形成規律，保持其有機聯系和便于查考的原則整理的，如開題文件、論文、專著、鑒定材料、成果申報與獲獎材料，科研投資與經費核算材料等。筆者在工作中發現，近年來越來越多與醫院人事、設備、宣傳相關的檔案材料也被科研檔案所使用。因此，一方面科研處應主動尋求相關部門配合，另一方面人力資源處、設備處、宣傳處等相關人員也應樹立全局觀念及歸檔意識，相互協同，共同推進科研檔案質量的不斷提高。

3.3加強科研檔案的信息化建設，促進科研檔案的規范化管理使用為適應檔案管理的現代化、規范化和數字化管理要求，我院自2008年安裝使用了檔案管理軟件，通過將有關科研活動的文獻、數據、課題申報、評獎、獲獎等科研檔案進行數字化處理，使檔案的檢索利用更加快捷、便利，同時為實現科研資源的有效開發利用以及科研檔案資源共享搭建了平臺。科研檔案的規范化管理水平有了進一步提高。

4提高醫院各類檔案管理人員檔案工作素養，保證科研檔案歸檔質量

實現科研檔案規范化管理的目標，作為專職檔案管理人員，不僅應有強烈責任心，更需要有扎實的專業知識、業務水平以及計算機操作能力，并通過不斷總結經驗，提高管理工作水平。其次，兼職檔案員的檔案工作素養、對檔案材料的敏感程度，是實現科研檔案規范化管理重要因素，也決定了檔案收集的質量，因此應定期對兼職檔案員進行培訓，不斷強化兼職檔案人員的歸檔意識、從而保證科研檔案的準確率、完整率。

總之，全面提升醫院醫療技術水平與科研工作密不可分，而科研工作又離不開科研檔案的支撐，因此只有對科研檔案進行更加合理規范的管理，才能為創建醫療與研究為一體的醫院奠定更加堅實的基礎。

參考文獻：

篇（9）

(1)輕檔案管理的形式，重檔案集中統一管理與檔案員崗位技能。檔案規范化管理的測評，并非一個單位一蹴而就之功，而是經過多年努力奮斗的結果，也凝結著幾任領導和歷任檔案員的心血，這種分值宜低不宜高。重在檔案的集中統一管理，各門類的檔案是否齊全完整，檔案員是否熟悉檔案業務并能根據現實要求與時俱進地掌握檔案工作中的新要求、新舉措、新技能，這樣的分值宜高不宜低。

(2)輕業務用房，重庫房管理和檔案保護的實用設施。隨著“大部制”改革的實施和“大機關”的發展趨勢，辦公用房將嚴重不足。以永州市為例，60多個單位集中在市委、市政府大院辦公，大部分單位三、四位工作人員擠在一間辦公室，能有一個房間專門用作檔案室就很不錯了。所以對檔案業務用房的建設只宜提倡，不能強求，否則會嚴重挫傷這些單位領導和檔案員對工作的積極性。重視庫房管理和檔案保護的實用設施，這畢竟是檔案室建設所必需的，更是檔案行政管理部門所重視的，所以必須嚴要求、高標準。

(3)輕檔案管理中的一些過程，重歸檔文件的完整性、編研和電子文件錄入量。由于受編制所限，各基層單位的檔案員90％都是兼職的，對一些檔案管理中的過程應輕測評，占小分；而檔案工作中的關鍵環節，如歸檔文件的完整性、編研材料的齊全性、電子文件的錄入量則應嚴掌握，占大分，畢竟基層檔案室是檔案館檔案資源建設的基礎。

對檔案館規范化管理標準，應堅持“三寬”“三嚴”的原則

篇（10）

所謂健康教育檔案，主要是指通過信息傳播和行為干預等途徑，使個人或群體能夠對衛生保健有一定了解，在樹立健康觀念的同時，能夠對衛生資源進行合理利用的過程。而醫院健康教育檔案則主要指的是在醫院開展各類健康教育活動中所形成的，對于醫院未來發展有保存價值的文字、圖片、表格、音頻、視頻等材料，這些材料記錄了醫院開展健康教育活動的全過程，對于醫院日后此方面工作的開展具有指導和借鑒作用。

二、健康教育檔案規范化管理及其意義

文書檔案、專業檔案、照片檔案和視頻檔案是醫院每次開展健康教育活動過程中必不可少的檔案資料。作為檔案管理人員，需要對活動的進展情況了如指掌，同時要在活動開展的同時，搜集各個階段所形成的基礎性資料，將其分類匯總后編入檔案，然后按照材料的分類建立科學的檢索程序，方便日后查找，這種科學的管理方法就是規范化管理。醫院實施健康教育檔案規范化管理，一方面可以實現檔案資料的有序存放，不僅查找方便，而且還能對未來的活動開展提供一定的指導作用，提高健康教育檔案使用效率，將其價值充分發揮出來；另一方面可以提高醫院的整體管理水平，對醫院的長足發展和進步都有直接影響。所以，做好健康教育檔案規范化管理工作非常重要。

三、醫院健康教育檔案的規范化管理

（一）建立科學的檔案組織機構。就健康教育檔案管理本身而言，主要工作內容就是對健康教育活動中的相關材料進行收集、整理、歸檔利用，這些工作的開展都需要有專門的機構來完成。所以，醫院應該從自身發展角度出發，建立科學的檔案組織機構，為了提高組織機構的權威性，應該由院長擔任組長，分管院長擔任副組長，護理部、醫務部、門診部和客服中心等負責人為組員，從醫院長足發展的角度出發，正確認識健康檔案管理，將其放在適當的位置上，制定切實可行的管理目標，為檔案管理工作的順利開展提供保障。

（二）制定完善的檔案規章制度。任何一項管理工作的開展都需要有健全的規章制度，健康教育檔案管理也不例外。由于檔案管理工作涉及的資料內容種類較多，而且信息量龐大。所以，規章制度的制定一定要具有全面性、系統性和可操作性，除了要將材料的收集時間明確規定，還要將收集方式、收集范圍和收集人員進行合理安排。除此之外，在罰責一章中，還要對損壞、遺失檔案信息的人員給予相應的懲罰。這些具體化的規定可以為醫院健康教育檔案的收集提供可靠的制度保證，促使管理工作達到事半功倍的效果。

（三）改善工作環境，更新檔案設備。盡管當前醫院檔案管理已經實現了數字化、網絡化和智能化，大部分健康教育檔案信息都以數字信息的方式保存，但仍有部分紙質信息檔案，這些檔案如果管理不當，很容易出現損壞。所以，改善檔案庫房的整體環境非常重要，對于紙質的檔案應該注意防蟲、防潮、防火、防霉等，對于聲像資料檔案還應該注意防止高溫接觸，以此來保證信息資料的完整性。除此之外，還要及時更新檔案設備，確保設備的先進性，以此來達到預期的檔案管理效果。

（四）提高檔案管理人員的綜合素質。檔案管理人員綜合素質的高低直接影響檔案管理水平，所以，醫院還要注重健康教育檔案管理人員綜合素質的提升，在日常工作中，應該定期開展檔案管理人員培訓工作，使其能夠對檔案管理各項工作了如指掌。同時要建立科學、完善的獎懲制度，將檔案管理工作效果與管理人員的薪資掛鉤。這樣一來，便可以提高健康教育檔案管理人員工作的積極性和主動性，對于檔案管理效果的提升也具有重要意義，同時對醫院的長足發展也會帶來一定的推動作用。

四、結語

綜上所述，健康教育檔案管理對于當前醫院管理工作而言是一項全新的工作，管理部門若想從根本上實現規范化管理，首要任務就是了解健康教育檔案的內涵，認識健康教育檔案對醫院長久發展的意義，然后在此基礎上結合醫院運營現狀，制定科學、完善的管理制度和管理模式，并確保各項管理工作均能夠得到有效落實。只有這樣，才能夠實現健康教育檔案規范化管理，促進醫院可持續發展目標的順利實現。