檔案整理服務要求匯總十篇

序論：好文章的創作是一個不斷探索和完善的過程，我們為您推薦十篇檔案整理服務要求范例，希望它們能助您一臂之力，提升您的閱讀品質，帶來更深刻的閱讀感受。

篇（1）

從宏觀上看，近幾年各地國土資源檔案工作總體上呈現出了良好的發展勢頭，檔案管理體制日趨科學，檔案保管條件不斷改善，檔案干部隊伍思想和業務素質明顯增強，檔案業務建設水平有了較大程度地提高，大多數部門領導對檔案和檔案工作更加重視。這些好的變化，一個方面反映出各機關領導和檔案工作者對檔案工作傾注了大量的辛勤汗水，另一個方面也標志著國土資源檔案工作質量整體上有了一定的提升。但是，從微觀上看，目前國土資源檔案工作的狀況并不容樂觀，還有許多地方需要改進，主要表現在以下幾個方面：

（一）國土資源檔案資料收集欠缺系統性、完整性，降低了案卷質量

國土資源管理工作本身具有政策性法律性強、業務要求高的特點，形成的檔案資料也具有自身特點。比如一套完整的建房檔案，必須包括查勘記錄、審核報批表、定樁放線單、竣工驗收單、違章查處意見等材料。而目前，國土局檔案員大部分都沒有經過專業的檔案知識培訓，對檔案工作的意識淡薄，不太了解檔案的重要性、管檔要求、檔案材料的收集、整理、歸檔、裝訂等業務，對工作中形成的資料不注意收集、整理和保管，而且大多數從事檔案工作的人員身兼數職，對檔案工作的精力投入不足，僅僅認為只是把材料放入檔案盒當成檔案工作，沒有及時整理歸檔，造成檔案資料不齊全，嚴重影響了檔案的管理水平，缺乏完整性、規范性和系統性。

（二）國土局檔案市硬件設施陳舊，設備更新少

國土資源局檔案室大都設施簡陋，狹窄、潮濕，檔案室達不到規范的“七防”要求，并且在檔案防潮、防高溫方面所需的除濕機、空調等價格較高的設備設施就更加缺乏以至于容易造成檔案材料褪色、霉變、蟲蛀，影響檔案的美觀整潔及完整。同時，現階段開展的檔案管理現代化工作的重要手段就是加快信息化進程，使用檔案管理專業軟件，但許多國土局并未配備，缺乏必要的現代化網絡管理設備，給檔案管理工作帶來很多的不便。

（三）檔案管理人員的綜合素質偏低，服務意識不強

檔案工作是一項專業性很強的技術性工作，檔案人員要有較好的專業素質才能勝任檔案管理工作。但個別檔案人員對檔案工作重要性和責任性的認識不夠，存在應付了事的想法。同時，不僅檔案工作人員工作不熱情、上心，就連領導也是常常忽視檔案工作，因此，檔案人員對其本職工作的熱情度持續降低，直接影響了檔案工作的進步。

二、如何規范、完善檔案管理工作

為了提高國土資源所檔案管理工作的水平，使其能更好地適應時展，更好地服務于經濟建設，筆者認為，國土所檔案管理需要從以下幾個方面加以改進。

（一）重視檔案管理工作，加強檔案管理意識

首先，要提高國土資源所全體工作人員的檔案意識，認真學習《檔案法》、《檔案法實施辦法》。檔案人員要有高度的責任感，嚴肅認真的工作態度和全心全意的服務思想。作為檔案人員首先要靠自己，要主動有所為，以貢獻求支持，以效率求發展，努力在平凡的崗位上創造出不平凡的工作業績。其次，利用《檔案法》、《檔案法實施辦法》在全局范圍內展開廣泛加強檔案管理、保護檔案資料的宣傳工作，并不斷加強檔案法制建設，提高對檔案工作重要性的認識，提高全局干部職工的檔案意識。其三，要使每位檔案工作人員清醒地認識到文書立卷歸檔是對歷史、對現實工作負責的一項嚴肅的工作。相關領導要經常過問檔案資料的收集、整理、分類、立卷工作，解決檔案工作中存在的問題和不足，會從人、財、物上對檔案工作給予保障。

（二）加強基礎設施建設，完善檔案保管環境，提高國土所檔案利用率

篇（2）

一、各級領導要努力提高對新時期檔案工作的認識。

提起檔案，一些人就會想到文書檔案、人事檔案。其實，這是極其狹義的、陳舊的理解。檔案是人類活動方方面面的記憶和寶貴財富，不但有文書、人事檔案，還有各行各業的檔案，如企業有基建、設備、產品、科研、會計等檔案；公安機關有戶籍、刑偵等檔案；紀委有案件檔案；學校有學籍、教研檔案；勞動保障也有各種專業檔案……。由此，我們要充分把握檔案及其工作的兩大功能，來服務現實工作、服務社會。一是基礎管理功能。也就是說每個單位必須將本單位的各種檔案材料收集、整理、保存、利用，這是最基礎的管理，這是一個單位有序、高效運作的基本前提，檔案的原始憑證以及法律作用是其他東西無法替代的，這個基礎管理功能、法律憑證作用正是市場經濟不斷深入發展對我們各項工作的必然要求，所以，加強檔案工作也是當今社會講管理、求效益以及轉變經濟增長方式的有效途徑和必然選擇。從這個意義講，重不重視檔案工作，是—個領導有沒有管理意識和能力的表現。二是檔案的文化、歷史積淀功能，任何文化、歷史都要通過檔案這個載體來承傳。任何一個單位、任何一座城市如果沒有檔案的建立和積累，歷史就會變得一片空白，也就是只有“硬件”而沒有“軟件”、沒有底蘊，更談不上對文化、歷史的承傳和發揚。所以，重不重視檔案工作，說到底是—個領導有沒有文化的表現。加強檔案管理工作，對于我市實施文化名市發展戰略、促進文化名市建設有著重要的意義，也可以說是我市文化建設的一項根本性工作。

現在，社會的檔案意識淡薄，缺乏認識，原因也是多方面的：各級黨政機關考核領導的指標、機制缺乏科學性，只考核“熱點、硬件、面上”的，對“冷的、軟的、潛在的”不注意，甚至束之高閣；檔案部門宣傳不夠；社會主義初級階段人們重視物質和硬件、忽視軟件意識濃厚；整個經濟、社會管理處于粗放型管理階段等等。所以對新時期檔案及其工作要有前瞻性的認識，對其基礎管理性、文化和歷史的傳承性、效益潛在和不可估量性、資源不可再生性；不可代替的憑證性；覆蓋社會的廣泛性；載體（紙質、磁盤、光盤等）的可變性；工作的繁雜性都要有一個新的認識，對檔案工作要本著為現實服務、替未來著想、對歷史負責的態度，要以科學發展觀和前瞻性的思維去對待，而絕不能用老眼光、舊思維去處理目前各種檔案事務，要增強做好檔案工作的自覺性。

二、各級檔案部門和檔案工作者要創新工作，突出重點、做好服務。

檔案工作要創新，首先是我們要樹立創新的意識，其次要明確創新的重點：—是要管理創新，推動檔案事業加快發展，必須堅持依法治檔，深入貫徹實施《檔案法》、《廣東省檔案管理規定》，推動檔案工作向著法制化的軌道運行。二是創新工作要圍繞服務大局拓展建檔領域，檔案存在于方方面面，其工作也必然是全方位的，但胡子眉毛一把抓不可能，也沒有這個人力、物力。所以，我們就要以敏銳的眼光去洞察經濟、社會的新發展，去拓展新的建檔領域。如近幾年我市抓的重點工程建設項目檔案，就很有成效。市委市政府提出跨越發展所采取的一個重大措施，就是以大力抓重點工程建設項目來拉動經濟的發展，我們檔案工作就是要及時拓展這一領域加強建檔，把重點工程的可行性研究、報批、立項、設計、勘探、施工、監理、竣工驗收等全過程的材料收集、整理、保管、提供利用，為建設項目順利開展做好檔案服務，這就是立足大局謀服務、圍繞大局拓建檔。三是創新工作要善于采用新技術。社會的發展、科技的進步使檔案及其工作發生了革命性的變化。以前的檔案都是以紙質為載體，而現在不但有紙質為載體的檔案，還有磁盤、光盤、錄音錄像帶等載體的檔案。所以，創新工作就要善用新技術，跟上時代步伐，提高服務水平往往也同采用新技術、改善工作手段連在一起，如我們現在產生于各級機關事業單位的大量電子文件，如何收集、保管、提供利用？就是要采用計算機、網絡等先進設備、技術來收集、數據保管和傳輸提供服務。市檔案局大型網站建成后，我市非性的“紅頭文件”，包括各縣（市）區和省直單位的文件就可以全文上網，使我市廣大干部群眾足不出戶、隨時隨地就可以通過計算機網絡查詢到所需的文件，這就大大提高了我們的工作效率和服務水平。四是創新工作要拓展檔案館服務功能。拓展檔案館服務首先要抓好檔案資源建設，檔案種類少、資源貧乏，服務功能就弱，就很難談拓展服務。拓展檔案館的服務要大力抓好向公共型、開放型轉變，要讓更多的人走進檔案館，查資料、看文件、參觀展覽、查找憑證等等，要將檔案館建成檔案信息中心、青少年愛國主義教育基地和文化休閑的場所。拓展檔案館服務要重點抓好網絡化傳輸技術的應用，無論各單位向檔案館移交歸檔文件，還是檔案館向外提供查詢服務，都要大力應用網絡傳輸技術。拓展檔案館服務要加強檔案的開發利用。檔案的收集、整理、保管最終的目的都是為了利用，所以，各級各部門的檔案工作，都要加強檔案的開發利用，變廢為寶、變歷史資源為文化產品甚至文化商品，并結合推介、宣傳肇慶開發圖片檔案辦好展覽等。

三、各級黨委、政府和各部門要以科學發展觀為指導，推進檔案事業與經濟等各項工作協調發展。

近幾年來，我市檔案工作總體來看是不錯的，取得較大的成績，廣大檔案工作者負出了艱辛的努力，但從“*”回顧的問題來看，還存在一些問題，主要是資金投入嚴重不足，一個縣的檔案事業，一年才二、三萬元的經費，還不如一個家庭的裝修費用，處于一種十分艱難的運作狀態；信息化建設滯后，直屬機關事業單位的檔案信息化與辦公自動化不同步，各縣（市）區檔案館的信息化建設還沒有起步；檔案館庫落后，全市各級檔案館的面積都與省的要求有較大的差距，幾個山區縣都沒有獨立的符合標準的檔案館；專業人才不足等等。這些問題，都反映出檔案事業的發展與我市經濟、社會和各項事業的發展不夠協調，應該引起各級黨委、政府以及各單位領導的高度重視。一要加強領導。各單位都要明確分管的領導，各級分管檔案工作的領導要自覺的把檔案工作列入自己的工作議事日程，各級領導在抓好經濟工作、熱點工作的同時，要以科學發展觀為指導，協調好檔案工作。社會就象—臺機器，無論是大部件還是小鑼絲釘，也無論是看得見的大部件還是隱蔽的小零件，都會產生獨特的不可替代的作用，只有各部件正常，機器才能協調、持續、快速運轉。所以，希望各級領導要多了解檔案工作，多聽取檔案工作匯報，多解決檔案工作的實際困難，多關心檔案干部的思想、政治、工作和生活。當然各級檔案部門和檔案工作者，要克服消極與畏難情緒和依賴思想，積極主動的多請示、多匯報，爭取領導的了解和支持。二要增加投入。《檔案法》明確規定檔案事業要納入社會發展的規劃，各地各單位不但要把檔案事業、工作納入規劃，而且檔案事業發展的經費要有—定的保證，使之與其他事業發展相協調。具體來說，除了正常的辦公經費之外，檔案館的事業經費每卷每年不能少于2元，這是一個最低的限度，也是謝副省長的要求，希望各分管領導做好這件工作的協調。三要配置好人力資源。各級各部門的領導，對檔案部門，要加強計算機和檔案專業人才的配置，以適應檔案工作快速發展的需要。目前各縣（市）區檔案部門已出現嚴重的人才短缺，已直接影響了日常工作的開展，希望各分管領導以高度負責的精神協調好檔案部門人員的配置。

篇（3）

一、各級領導要努力提高對新時期檔案工作的認識。

提起檔案，一些人就會想到文書檔案、人事檔案。其實，這是極其狹義的、陳舊的理解。檔案是人類活動方方面面的記憶和寶貴財富，不但有文書、人事檔案，還有各行各業的檔案，如企業有基建、設備、產品、科研、會計等檔案；公安機關有戶籍、刑偵等檔案；紀委有案件檔案；學校有學籍、教研檔案；勞動保障也有各種專業檔案……。由此，我們要充分把握檔案及其工作的兩大功能，來服務現實工作、服務社會。一是基礎管理功能。也就是說每個單位必須將本單位的各種檔案材料收集、整理、保存、利用，這是最基礎的管理，這是一個單位有序、高效運作的基本前提，檔案的原始憑證以及法律作用是其他東西無法替代的，這個基礎管理功能、法律憑證作用正是市場經濟不斷深入發展對我們各項工作的必然要求，所以，加強檔案工作也是當今社會講管理、求效益以及轉變經濟增長方式的有效途徑和必然選擇。從這個意義講，重不重視檔案工作，是—個領導有沒有管理意識和能力的表現。二是檔案的文化、歷史積淀功能，任何文化、歷史都要通過檔案這個載體來承傳。任何一個單位、任何一座城市如果沒有檔案的建立和積累，歷史就會變得一片空白，也就是只有“硬件”而沒有“軟件”、沒有底蘊，更談不上對文化、歷史的承傳和發揚。所以，重不重視檔案工作，說到底是—個領導有沒有文化的表現。加強檔案管理工作，對于我市實施文化名市發展戰略、促進文化名市建設有著重要的意義，也可以說是我市文化建設的一項根本性工作。

現在，社會的檔案意識淡薄，缺乏認識，原因也是多方面的：各級黨政機關考核領導的指標、機制缺乏科學性，只考核“熱點、硬件、面上”的，對“冷的、軟的、潛在的”不注意，甚至束之高閣；檔案部門宣傳不夠；社會主義初級階段人們重視物質和硬件、忽視軟件意識濃厚；整個經濟、社會管理處于粗放型管理階段等等。所以對新時期檔案及其工作要有前瞻性的認識，對其基礎管理性、文化和歷史的傳承性、效益潛在和不可估量性、資源不可再生性；不可代替的憑證性；覆蓋社會的廣泛性；載體（紙質、磁盤、光盤等）的可變性；工作的繁雜性都要有一個新的認識，對檔案工作要本著為現實服務、替未來著想、對歷史負責的態度，要以科學發展觀和前瞻性的思維去對待，而絕不能用老眼光、舊思維去處理目前各種檔案事務，要增強做好檔案工作的自覺性。

二、各級檔案部門和檔案工作者要創新工作，突出重點、做好服務。

檔案工作要創新，首先是我們要樹立創新的意識，其次要明確創新的重點：—是要管理創新，推動檔案事業加快發展，必須堅持依法治檔，深入貫徹實施《檔案法》、《廣東省檔案管理規定》，推動檔案工作向著法制化的軌道運行。二是創新工作要圍繞服務大局拓展建檔領域，檔案存在于方方面面，其工作也必然是全方位的，但胡子眉毛一把抓不可能，也沒有這個人力、物力。所以，我們就要以敏銳的眼光去洞察經濟、社會的新發展，去拓展新的建檔領域。如近幾年我市抓的重點工程建設項目檔案，就很有成效。市委市政府提出跨越發展所采取的一個重大措施，就是以大力抓重點工程建設項目來拉動經濟的發展，我們檔案工作就是要及時拓展這一領域加強建檔，把重點工程的可行性研究、報批、立項、設計、勘探、施工、監理、竣工驗收等全過程的材料收集、整理、保管、提供利用，為建設項目順利開展做好檔案服務，這就是立足大局謀服務、圍繞大局拓建檔。三是創新工作要善于采用新技術。社會的發展、科技的進步使檔案及其工作發生了革命性的變化。以前的檔案都是以紙質為載體，而現在不但有紙質為載體的檔案，還有磁盤、光盤、錄音錄像帶等載體的檔案。所以，創新工作就要善用新技術，跟上時代步伐，提高服務水平往往也同采用新技術、改善工作手段連在一起，如我們現在產生于各級機關事業單位的大量電子文件，如何收集、保管、提供利用？就是要采用計算機、網絡等先進設備、技術來收集、數據保管和傳輸提供服務。市檔案局大型網站建成后，我市非性的“紅頭文件”，包括各縣（市）區和省直單位的文件就可以全文上網，使我市廣大干部群眾足不出戶、隨時隨地就可以通過計算機網絡查詢到所需的文件，這就大大提高了我們的工作效率和服務水平。四是創新工作要拓展檔案館服務功能。拓展檔案館服務首先要抓好檔案資源建設，檔案種類少、資源貧乏，服務功能就弱，就很難談拓展服務。拓展檔案館的服務要大力抓好向公共型、開放型轉變，要讓更多的人走進檔案館，查資料、看文件、參觀展覽、查找憑證等等，要將檔案館建成檔案信息中心、青少年愛國主義教育基地和文化休閑的場所。拓展檔案館服務要重點抓好網絡化傳輸技術的應用，無論各單位向檔案館移交歸檔文件，還是檔案館向外提供查詢服務，都要大力應用網絡傳輸技術。拓展檔案館服務要加強檔案的開發利用。檔案的收集、整理、保管最終的目的都是為了利用，所以，各級各部門的檔案工作，都要加強檔案的開發利用，變廢為寶、變歷史資源為文化產品甚至文化商品，并結合推介、宣傳*開發圖片檔案辦好展覽等。

三、各級黨委、政府和各部門要以科學發展觀為指導，推進檔案事業與經濟等各項工作協調發展。

近幾年來，我市檔案工作總體來看是不錯的，取得較大的成績，廣大檔案工作者負出了艱辛的努力，但從“*”回顧的問題來看，還存在一些問題，主要是資金投入嚴重不足，一個縣的檔案事業，一年才二、三萬元的經費，還不如一個家庭的裝修費用，處于一種十分艱難的運作狀態；信息化建設滯后，直屬機關事業單位的檔案信息化與辦公自動化不同步，各縣（市）區檔案館的信息化建設還沒有起步；檔案館庫落后，全市各級檔案館的面積都與省的要求有較大的差距，幾個山區縣都沒有獨立的符合標準的檔案館；專業人才不足等等。這些問題，都反映出檔案事業的發展與我市經濟、社會和各項事業的發展不夠協調，應該引起各級黨委、政府以及各單位領導的高度重視。一要加強領導。各單位都要明確分管的領導，各級分管檔案工作的領導要自覺的把檔案工作列入自己的工作議事日程，各級領導在抓好經濟工作、熱點工作的同時，要以科學發展觀為指導，協調好檔案工作。社會就象—臺機器，無論是大部件還是小鑼絲釘，也無論是看得見的大部件還是隱蔽的小零件，都會產生獨特的不可替代的作用，只有各部件正常，機器才能協調、持續、快速運轉。所以，希望各級領導要多了解檔案工作，多聽取檔案工作匯報，多解決檔案工作的實際困難，多關心檔案干部的思想、政治、工作和生活。當然各級檔案部門和檔案工作者，要克服消極與畏難情緒和依賴思想，積極主動的多請示、多匯報，爭取領導的了解和支持。二要增加投入。《檔案法》明確規定檔案事業要納入社會發展的規劃，各地各單位不但要把檔案事業、工作納入規劃，而且檔案事業發展的經費要有—定的保證，使之與其他事業發展相協調。具體來說，除了正常的辦公經費之外，檔案館的事業經費每卷每年不能少于2元，這是一個最低的限度，也是謝副省長的要求，希望各分管領導做好這件工作的協調。三要配置好人力資源。各級各部門的領導，對檔案部門，要加強計算機和檔案專業人才的配置，以適應檔案工作快速發展的需要。目前各縣（市）區檔案部門已出現嚴重的人才短缺，已直接影響了日常工作的開展，希望各分管領導以高度負責的精神協調好檔案部門人員的配置。

篇（4）

在施工項目中，路橋建設檔案管理人員都是一人身兼數職。既要抓路橋建設檔案管理，又要身兼處室文秘、內外勤工作。由于工作人員少，建設項目多，路橋建設檔案管理參差不齊。檔案管理人員在項目竣工的審計決算中，常常為補充資料費盡周折。為了提高路橋建設檔案的管理和服務水平，就要不定期組織檔案管理人員參加業務知識培訓，增強檔案管理人員工作的積極性和主動性，做到工程建到哪里檔案就整理到哪一步，力爭在建設過程中就保證竣工資料完整、準確、系統、規范、齊全、真實，并做到原始資料圖物相符，技術數據真實可靠。提高檔案人員掌握和運用現代化技術的水平，確保檔案人員高質量、高效率地全面完成路橋建設檔案工作。

二、提高竣工資料歸檔的積極性

工程建設中普遍存在著對工程檔案管理工作不太重視的情況，到工程完工即將交工驗收時，才開始應付整理，這給檔案整理帶來很大難度。其主要原因在于工程建設管理過程中，項目經理對建筑工程檔案在思想上重視程度不夠。由于資料整理瑣碎，不產生經濟效益，施工過程中現場又非常繁忙，施工人員絕大部分精力集中在工地，對資料整理一般都是被動應付。要認真進行督導檢查，引起各方面重視，爭取檔案工作與項目建設同步進行，在《經濟責任制考核》上進行約束。把工程資料的歸檔情況，作為對分公司經理及項目經理的一項考核內容。工程資料收集歸檔不及時、不齊全的，與各單位獎金掛鉤，進行扣罰，為搞好檔案管理工作提供保證。

三、強化檔案材料編制工作

按照標準編制工程檔案材料，是施工單位最基本的業務要求。一個施工隊不會編制工程內業材料，就不具備承包工程的資格。工程檔案材料的質量，關鍵在于編制形成過程。公路工程的行業特征決定了其檔案的特殊性，一道工序所需資料就能達10多張甚至20張，那么隨著施工的進展，一個分項下來，其數量之多而雜。如果不在資料產生源頭抓，等工程進展快結束時來收集，資料容易流失，此時編制假資料就會發生。因此，在檔案管理的產生、收集、整理中應把檔案嚴格分類，并把各種類別的產生人、收集人、整理人，分別給予明確，加強對施工技術人員編制檔案材料的訓練，不斷提高編制工程檔案材料的業務水平。工程檔案生成后，制定嚴格的收集整理歸檔制度。檔案管理中千頭萬緒的問題自然就迎刃而解。

四、建立健全工程檔案管理制度

要使檔案工作有序進行，必須從一開始就建立一整套科學、合理、適用和操作性強的項目檔案管理制度，從組織領導、管理體系、職責分工、獎勵處罰等方面作出明確規定，對文件材料的形成、收集、歸檔范圍、分類、整理、立卷歸檔以及竣工文件編制、交接驗收等提出具體要求。所以在工程建設開始，就要向各施工項目分發《中華人民共和國檔案法》、交通部《關于公路工程竣工驗收辦法》、《國家重大建設項目文件歸檔要求與檔案管理規范》、《湖南省公路建設工程 竣工文件編制及檔案管理辦法》，同時發放本企業的項目文件歸檔制度說明，使檔案管理員在收集和編制竣工資料時做到有章可循、標準一致、職責分明。用規范的檔案管理行為來推動檔案管理的規范化，從而有效地控制檔案的歸檔質量。

五、開發利用檔案信息，促進檔案管理工作

做好檔案資料的收集、歸檔工作是為了利用，而更好地開發利用檔案信息，反過來也會促進檔案管理工作。工程技術人員和施工人員對重點工程項目的管理、設計及施工組織的情況最了解，大量的檔案產生于他們手中，他們也是今后利用檔案的主體。通過文件材料收集歸檔將其轉化為檔案信息資源，而這些資源又通過檔案管理人員提供給工程技術人員利用。對于檔案管理人員來說，如果能將檔案信息及時準確地提供給工程技術人員，使他們親身體驗到檔案信息的價值，就會促使他們更積極主動地配合檔案部門做好建檔工作，從而保證工程檔案的完整性，促使檔案管理更上新臺階。

篇（5）

學校檔案是學校教育教學管理的重要組成部分， 它通過對學校各項日常工作中形成的第一手資料，去粗取精、分析歸納、分類編目、整理歸檔而形成，在學校教學、科研和各項管理工作中有重要價值。

一、學校檔案管理存在的主要問題

由于檔案工作效益的滯后性，使檔案的查考利用價值表現得還不那么明顯，檔案工作往往被人們所忽視。在實際工作中，一些學校對檔案工作缺乏長遠的發展規劃，檔案工作的機構設置、人員編制、業務培訓，設備添置、經費開支等基礎性工作擺不上學校發展規劃。學校抓檔案工作也只是開開會，發發文件，領導原則地講上幾句重要性。多數學校還把檔案工作視為軟任務，認為檔案工作只不過是管理承辦過的文件而已，不了解檔案工作的內容、性質和任務，更不了解按照一定的原則、方法管理和研究檔案，充分開發和利用檔案資源。且檔案管理人員大多數是兼職，立卷歸檔不按時，拖拉現象較為普遍，檔案工作長期處于難推動、難管理的被動局面。

二、檔案管理的途徑和措施

（一）做好檔案收集。檔案的收集是檔案管理工作的前提和基礎。要對日常的教育教學活動中形成的資料進行搜集、整理、分類、歸檔，在合理把握檔案材料歸檔的范圍的基礎上制定相應的檔案管理計劃，力爭做到對檔案的搜集有計劃性和實效性，使檔案材料反映出學校工作的全過程。在歸檔的過程中，應按活動的各個階段來搜集材料，使得相關材料準確有序、合理連貫、清晰全面。

（二）健全工作機制。要加強對檔案工作的領導，從組織上保證檔案工作的順利開展，形成各職能部門齊抓共管的局面。研究解決檔案管理工作中所涉及的人財物問題，改善檔案管理條件和工作環境，使檔案工作與學校其他各項管理工作同步發展。規范各類檔案的分類、歸檔要求和管理辦法，使檔案工作做到有章可循，有法可依。定期開展檔案知識培訓，增強學校員工的檔案意識，加強檔案人員自身業務建設。

（三）完善標準規范。檔案業務要規范，檔案標準就要建立健全和真正實施，兩者相輔相成、互相促進。要建設統一的檔案管理平臺和檔案數據庫，實現檔案信息從接受、整理、歸檔、著錄、存儲到開發利用全過程的科學管理，以檔案信息資料的共享來方便使用者。

（四）提升人員素質。檔案管理人員的業務素質水平直接影響檔案管理工作的質量，要注重檔案工作人員的學習培訓，提升專業知識和相關學科知識，著力提高獲取、鑒定、評估、加工、提煉、交流、傳播、調查和營銷檔案信息的能力。

三、提升檔案工作的服務職能

檔案信息來源于學校的各項工作，又服務于學校的各項工作。服務是檔案工作的生命，離開了服務，檔案工作將失去存在的意義和發展的后勁。

（一）樹立服務意識。要樹立“工作就是服務”的觀念，從檔案工作實際出發，更新服務觀念，圍繞學校的中心工作和實際需求，主動、及時地提供有效服務，做到學校各項工作發展到哪里，檔案工作就延伸到哪里、服務到哪里。要牢固樹立建檔為學校教育教學服務的宗旨，自覺把檔案看成學校管理的重要組成部分，通過學校檔案的建立、規范和應用，更好地促進學校工作的發展。

（二）提升服務質量。建立健全職責明確、過程控制、預防為主、持續改進的檔案管理模式，綜合考慮檔案管理業務密切相關的組織結構、程序、過程和資源等各方面的因素，明確檔案管理過程的控制要求，建立預防和處理不符合要求的檔案管理業務的工作機制，一定程度上解決傳統的檔案管理中可能存在的管理不嚴、管理隨意性較大等問題。

（三）創新服務手段。信息載體的有效利用是信息時代背景下檔案服務的必要手段和步驟，要把信息化建設作為檔案管理工作的發展方向。一是提高查詢使用的科學化，對電子檔案進行歸檔、整理，構建管理信息庫和目錄查詢系統，方便檔案查詢。二是對重要紙質檔案，通過掃描、錄入等方式，轉化為數字化檔案信息，逐步實現檔案輔助立卷、目錄編制、數據統計、電子歸檔，提高檔案的利用率。

（四）拓展服務領域。對檔案資料進行重新開發、組合、整理，如利用檔案資料編寫校史和建立校史陳列室，組織新生參觀，向新生展示校風、校貌及學校教育事業發展的軌跡，讓師生了解，激發其愛國愛校熱情；不定期圍繞學校德育工作的內容和要求，組合選題，開拓德育教育新途徑，豐富校園文化內容；還可以將教工中的各類先進人物和事跡的材料，以櫥窗、校史室、報刊以及不同形式的報告會、研討會等進行宣傳、表揚，形成積極向上的良好氛圍。

檔案記錄歷史，影響未來，而連接二者邏輯關系的必要條件是檔案得到有效利用。學校檔案工作要始終圍繞學校中心工作，轉變觀念，拓寬視野，從規范管理入手，不斷提高服務能力，才能激發更大的生機和活力。

參考文獻：

[1] 周明圣主編.教育系統質量管理體系 [M].北京：中國計劃出版社，2003：24.

[2] 王莉.談學校檔案管理現代化建設[J]鎮江高專學報2003，16（4）.

篇（6）

中圖分類號：G25文獻標識碼A文章編號1006-0278（2013）06-237-01

面對新的形勢，高校檔案部門應該與時俱進，開拓進取，針對高校特點，圍繞服務創新做文章，敢于突破那些與時展不相適應的工作觀念和模式，善于用新的思路、新的途徑、新的辦法來解決檔案工作中遇到的新矛盾和新問題，努力為高校的發展提供我們的優質有效的服務，中國夢也是我們檔案工作者的夢。為了更深入起見，本人從服務到創新談點看法。

首先是服務要創新的條件。檔案部門作為一個保密單位，長期處在一個比較封閉的狀態，特別是高校檔案部門與社會上的聯系甚少，由此而形成了保守封閉、按部就班、因循守舊、消極被動的傳統觀念。盡管這些年有了不少改變，但仍不能適應時展要求。我們必須進一步解放思想，突破習慣性思維和經驗思維，大力弘揚緊跟時代、開拓創新的精神，逐步樹立改革意識、科技意識、競爭意識、用戶意識、文化意識、效益意識、法律意識和開放意識，為創新服務打下堅實和良好的思想基礎。

為更好的有效服務于高校中心工作，檔案部門要進一步打破憑證評價，決策參考功能的局限，突出教育、交流、咨詢功能，創新信息傳播、中介服務、文化休閑功能，將單純的保管貯存檔案的場所逐步改造建設成集檔案實體管理和信息加工的基地，檔案科技研究和教育培訓基地、檔案開放利用基地為一體的新型機構。

其次，高校檔案館應該成為進行愛國、愛校教育和研究學習的重要陣地。高校檔案館是學校的歷史寶庫，可根據實際需要，利用館藏和實踐挖掘結合的辦法建起校史室、榮譽室、教學及科研成果展覽室等場所，使之成為學校師生和外來人員了解學校的一個窗口。還可以利用出版畫冊，編寫史志，制作錄音帶、光盤、影視片等形式，開展紀念、宣傳、教育活動。高校檔案館作為文獻資料的匯集地，是信息交流的重要機構，要充分發揮其檔案信息中心的作用，利用現代化技術手段，挖掘、整理和傳遞檔案信息資源，把小文章做大，使“死”檔案變“活”，為教學科研和社會服務。

隨著高校的改革發展和社會的轉型進步，要進一步改變檔案資料門類單一、結構不合理的狀況，檔案收（征）集范圍應該繼續擴大，向教學研究第一線，甚至家庭和個人眼神，增加檔案資料信息儲存量，不斷豐富館藏。檔案人員要熟悉學校工作系統，了解學校中心工作，眼見六路，耳聽八方，一方面挖掘充實調整原有檔案門類的內容，另一方面要注意根據實際情況，建立健全名人檔案、特色檔案、專業檔案、信用檔案和家庭檔案等新的檔案種類。檔案服務內容的創新，還要注重在實現檔案利用“物的傳遞”向“信息傳遞”轉變的同時，也實現向“知識傳遞”的轉變，并發揮檔案部門專業管理、專業技術、專業人才、專業設施裝備等方面的特有優勢，提供多層次、多內容的服務。

再次，為了更好地體現服務的主動性、針對性、廣泛性和開放性，應該實行“擴展服務”，切實轉變服務方式。在實際操作中，從查閱式服務轉向咨詢式服務，從閉門等待服務轉向超前推銷服務，從預約聯系服務轉向跟蹤服務，從提供紙質資料服務轉向電子載體和紙質資料并用服務，從平面服務轉向平面與網絡空間相結合的立體服務，從專門提供利用轉向利用、休閑一體化服務，從檢索工具式服務轉向編研成果式服務。

當今社會科學技術發展日新月異，高校檔案系統必須而且也有條件綜合利用現代化信息技術，包括計算機技術、信息貯存技術、安全保護技術、數據庫技術、網絡通訊技術、多媒體技術，不斷實現技術創新，逐步建立數字化檔案館，實現檔案管理自動化、館藏檔案數字化、信息傳遞網絡化、信息存儲海量化、信息組織標準化和檔案信息共享化。這里著重談一下網絡化問題。高校檔案信息不能“藏在深閨人未知”，要積極進入校園網、局域網和互聯網，建立檔案信息網頁，并不斷對網面內容進行修改、完善、更新充實、從而更加迅速、便捷、大量并且安全地傳播信息。

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科技檔案整理中存在的問題

制度不健全：科技文獻材料產生于科技活動的整個過程，貫穿于每項科技活動的始終，任何一項科研活動的每一個工作程序都會產生反映和記錄其過程或成果的科技文獻材料，經過收集、積累和整理，到該項科技活動結束，全部科技文獻應齊全無缺，經過審查后及時整理歸檔。但由于制度不健全，在某些科研活動中所產生的許多寶貴資料從項目計劃、項目報告、原始記錄、實驗數據等等缺乏跟蹤性紀實的材料積累，也沒有監督措施，使檔案形成不齊全、不完善、不準確，加之醫院人才的流動性頻繁，這些成果往往會被帶走，大量的資料被浪費，對醫院的醫療技術創新和研究工作造成一定損失。

檔案意識淡薄：部分醫務人員缺乏檔案意識，不愿將科技文獻材料歸檔。科技文獻材料的形成記載著醫務科技人員的勞動成果，有一定的價值和使用價值，立卷歸檔后有利于開發和利用，但是仍有部分科技人員思想保守，認為留在自己手里用起來方便，而且比較安全，認識不到檔案工作在醫院管理中的重要性和必要性。致使絕大多數科技文獻材料在現實工作中外流，甚至丟失、損壞，結果影響檔案整理收集。

缺乏科技資料信息資源整體性：科技檔案是醫院重要的信息資源，由于醫學模式的轉變，醫院管理已經由單純的經驗管理向科學化、規范化管理邁進，而忽視科技檔案搜集管理則會失去檔案工作的完整性，醫院信息資源缺乏整合性，跟不上新時期發展的需要，不利于科學管理。

零散文獻材料的收集機制不完善：收集效率不高，對零散科技文獻材料的收集工作不完善，責任不清，相互推諉現象時有發生，部分零散材料遺失，給以后整理利用形成一定難度。不能及時歸檔。

立卷機制不靈活：有價值的文獻得不到足夠的重視和統一收集，造成檔案收集效率不高。只重視醫院文書檔案立卷管理，不強調業務部門主動歸檔，失去了科技檔案的完整性，如有些業務科室在某項科研完成后，未經科技檔案管理部門處理，就向上級部門呈報，不留底稿不存檔，造成歸檔的文獻中只有審批材料。

沒有專職檔案管理人員：由于科技檔案分散管理，大多是兼職檔案員，人員配備隨意，流動性大，他們缺乏檔案管理專業知識，對科技檔案的收集程序概念含糊不清，影響檔案管理水平，思想觀念和管理水平跟不上時代的發展，缺乏創新的活力。加之其他日常事務繁忙，根本沒時間整理檔案，所以很難使檔案整理工作以出色的工作效果使科技人員信任和理解，同時科技人員很難體會到檔案收集歸檔給他們帶來的方便和效益。

改善醫院科技檔案管理的對策

建立完整有效的監管制度：每一項科技活動從提出任務到最終完成任務，盡管經歷著不同的階段，有許多專業工序，但各階段、各工序之間都是相互聯系，一環緊扣一環，缺一不可的。并構成一個有機聯系的統一體。科技活動的這種規律性和嚴密性，決定了反映和記錄這一項科技活動的科技文獻材料，是一個獨立的有機整體，具有成套性，否則就不能真實地客觀地反映一項科技活動的完整面貌。因此，從制度上明確規定科技檔案的歸檔范圍和要求，建立符合實際情況的檔案管理制度，并加以完善實現動態管理和考核，一旦發現遺漏丟失，及時查找補救，確保醫療科技檔案材料整理的完整性，為醫院科技活動服務。

把醫院科技文獻材料的形成、積累和歸檔納入各項管理和制度中：一是納入科技工作程序中。例如：某項科研活動，要按照科研的工作程序，明確規定科研準備階段、研制階段、鑒定驗收階段、上報獎勵階段以及推廣應用階段各自應形成和積累哪些科技文獻材料。二是納入科技工作計劃管理中。每項科研工作在計劃階段都要相應地把有關科技文獻材料的形成、積累列入計劃之中，同科研任務同時下達，同時驗收。三是納入有關人員的責任制中。以強化有關人員的責任感。

發揮各業務部門的協同作用：檔案工作人員應該走出去，和各業務部門相結合，了解和掌握科技活動的計劃、程序和進展，協助和指導他們搞好科技文獻材料的形成、積累、整理和歸檔工作。在對每一項科技活動成果進行鑒定驗收時，檔案人員也應參加驗收幫助把關，這樣對保證科技文獻材料完整、準確、系統的歸檔保存以及歸檔后的進一步整理和有效利用都有重要意義。

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中圖分類號：G47 文獻標識碼：A

The Change of the New Upgraded Universities Teaching Secretarial Work

Abstract The level， efficiency and quality of the teaching management Influenced by the teaching secretary's work ability directly. New Upgraded Universities required the teaching management more and more stringently， and the change of students' quality requires teaching secretarial service to change from prior focus on daily teaching management， file management to the service and communication， which freed teaching secretary from the nanny work to play the role in the communication and serve the people， that is pay more attention to the quality training， the management and practice.

Key words new upgraded universities； teaching management； archives management； service consciousness； change

教學秘書工作在教學管理中應該合理安排每個環節的教學工作，要科學的提高管理效能，能在管理環節的過程中摸索出一套適合現在管理理念和管理方法，這就要求管理人員具有強烈的學習意識，競爭意識，責任意識，服務意識，以及質量意識和法律意識。

1 日常教學管理工作

隨著升本后學生素質的提高和老師要求的提高，教學秘書的日常工作變得日益復雜。以排課為例：課程表是否合理和是否科學將直接關系到學校教學秩序的穩定和教學質量的提高。排課要考慮到教師、上課時間、上課地點及學生的接受能力等等要素之間的協調。新環境要求教學秘書在教學任務的安排中要參與到教研室研討中去，嚴格按照教學計劃執行。在決定教學任務下達給某位老師是要起到協調的作用，把老師上課中遇到的問題上傳給各教研室主任，便于在排課過程中的合理考慮，以避免造成各種資源的浪費。在學生接受能力上遇到的問題時也要及時收集整理并在排課過程中反應給教研室和各位老師，以便在以后的教學工作中能夠改進。

在期末考試工作中，升本前，教學秘書只管安排考試時間地點通知學生考試，通知教師監考，避免各種沖突，保證考試在正常進行就可以了。但是現在在考試的安排過程中就要考慮到學生考試壓力的問題，要一天之內考試的科目不能超過兩門，以便有足夠的時間給學生復習；考場要采用標準考場的排列方法，保證學生隔位隔排，合班考試放在階梯教室考試的人數不能超過六十人，保證考試成績的真實性。在試卷的提交、審核和送印環節嚴格執行教師負責，教研室主任審核制度，教學秘書在這一環節要負責審核試卷的排版和分數等問題。在監考教師的安排過程中要考慮到教師應該參與到自己所任課程的監考，以保證在試卷出現印刷問題或者學生對試題有疑問時，第一時間得到解決。

2 日常教學文件的整理歸檔

一個二級學院的教學檔案是學院教學管理和教學研究工作的歷史記錄，它保證了將來的教學科研工作的有歷可循和有證可查。較之升本前，教學秘書的檔案管理匯編的工作更加的要求細致規范，要嚴格按照規定的目錄整理材料，采用統一的文件分類標準，嚴格區分檔案種類。日常管理類的包括有關的教學規章制度的文件、教學工作文件、授課計劃、授課任務書、校歷；教研室文件包括各類教研室的工作總結、座談會記錄、教研室活動記錄，教學情況調查表、教師考核情況等；學生的檔案包括：學籍類的基本材料，學生的基本情況登記表、學籍卡、成績登記表、試卷、實習材料、畢業論文等等。在收集整理歸檔的過程中由于材料來源的分散，涉及面的廣泛，形式的多樣，這就要求教學秘書要改變傳統的收集模式，適應新形式下的各種類型的檔案材料采用數字信息化的方式，用紙質稿電子稿并存的方式。對材料的保存年限要加以嚴格的區分，按時對材料進行清理。保證材料的真實可靠，為教學秩序的正常運行提供可以依據和查詢的文件保障。

3 教學質量的日常監控

在原有的校級督導組的基礎上成立二級學院督導組，教學秘書不在只是材料的提供者和會議的記錄者的角色，逐漸地參與到督導過程中去，跟隨督導組成員聽課并評價教學效果，定期組織公開課，隨機抽查或集中檢查上課過程中要求教師攜帶的教學文件包括教案、備課筆記、點名課本是否攜帶齊全，學生作業是否布置和批改。了解教材的使用情況，保證教學質量，教學秩序的正常運行。

學期中教學秘書要跟隨督導組成員一起進行期中教學檢查，參與到各教研室教師與學生的座談會中去，聽取學生對教師個人和教師教育方法的意見和建議；教師對學生上課要求和課后拓展要求。并及時地整理出一份總結報告給督導組組長和學院領導，以便更快，更好地把學生和老師的意見落到實處。使之后的教學工作更加地符合教師和學生的要求，增加老師和學生的滿意度，促進教與學的和諧發展。

在學期末，學生評教結束后，教學秘書還要參與到學評教分數的評分計算環節，負責計算學生評教，參與督導組對教師的評教，核算分數，對個教師一年工作基于一個公平合理的評教。

4 服務意識的轉變

教學秘書的工作實質就是服務于人，升本前，教學秘書被戲稱為教師和學生的“保姆”。就是意指教學秘書要考慮到教師和學生的方方面面，解決他們的任何問題，以保障教學秩序的正常進行。但是升本后，隨著學生素質的提高，對教師的教學方法和教學秘書的服務方法提出了更高的要求。

新環境下，要求教學秘書從三方面服務于人，從院系工作上要求秘書要服務于領導，當好領導在教學決策中的參謀和助手的作用，協助領導作出正確的教學決策；

在對教師的服務上，應該秉承一切圍繞以教學為中心的這一點，為教師提供優質的服務，解決他們的合理要求，以教師為本，體現人本關懷。

對學生的服務上要求教學秘書廣泛接觸學生，了解學生在學習上遇到的各種困難收集整理學生遇到的困難整合反饋給領導和任課教師。還要求變被動為主動，教會學生學會看培養計劃和教學計劃，了解學籍學分的管理知識。與其告訴學生應該怎么做，還不如告訴他們應該做什么。

新升格本科院校，由于環境、學生素質、教學要求等的提升，教學秘書的工作要求也愈加嚴謹。教學秘書要考慮到方方面面，端正服務態度，參與到教學質量的監控過程中，收集整理好材料以便歸檔備查。在做好分內工作的同時，也要加強自身素質的培養。注意工作方法，真誠溝通。

參考文獻

[1] 劉燕華.論新形勢下對高校教學秘書素質的要求和隊伍建設.赤峰學院學報（自然科學版），2012.6.

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檔案的收集和整理是很大的工作量，檔案工作者需要做大量繁瑣的工作，如必須要建立檔案材料的收集歸檔制度、索取制度、檢查催要制度、收集登記制度等，要向建檔單位收集歸檔的范圍和要求等。檔案整理是耗時最多、最勞累的工作。檔案工作者必須按照有關規定和要求，將每份收集起來并經過鑒別的檔案進行分類、排序、編號，登記目錄，技術加工，書寫卷名和裝訂成卷，并在此基礎上，不斷對檔案內容進行補充。

隨著社會經濟和信息技術的不斷發展，為跟上時代的步伐，科學地管理檔案，檔案室響應號召，積極地開發檔案管理軟件，以將紙質的庫存檔案輸入計算機。將上萬份的檔案手動輸入計算機，需要檔案工作者有極強的責任心。此外，細心、耐心也是必不可少的，因為檔案問題關系重大，容不得一點馬虎。沒有吃苦耐勞，樂于奉獻的精神，怎么能做好檔案管理工作呢？

二、檔案工作者要了解檔案與相關事物的關系

（一）檔案與信息

信息既不是物質，又不是能量，而檔案由檔案載體和檔案信息構成，因此，檔案是物質。檔案中包含著信息，是重要的信息資源。還有一點應該注意，就是檔案信息絕不僅僅指檔案文字或圖紙、數據等形成者主觀所要表達的信息，還包括檔案載體信息和信息元素排列的結構信息。通過某一個朝代紙質檔案可以獲得該朝代的造紙技術信息，如清代文書書寫的抬頭制度和避諱制度所反映出來的封建文化等信息，同樣題材的畫稿給人們的美感不同等，這些信息也都包含于檔案之中。

（二）對于檔案與文件（文書）

我國傳統的觀點認為，文件沒有歸檔以前稱之為文件，歸檔以后稱之為檔案，并且認為，從文件轉化為檔案要具備三個基本條件：（1）文件必須完成文書處理程序；（2）文件必須具有檔案價值；（3）文件必須經過整理，使文件之間的有機聯系得以構建。

西方的文件生命周期理論認為，文件和檔案同為一個本體，不具有本質的區別。文件從形成保存于本機關到文件中心，再到檔案館是文件整體生命的不同階段，盡管在不同的階段，其價值、結構、保管地點以及管理行為都有所差別，但是更應著眼于文件本體沒有改變。所以從這個角度來說，文件和檔案的關系只是“蘿卜和一筐蘿卜”的關系。

（三）檔案與圖書

檔案與圖書都是文獻的下位類概念，其區別在于：

1.社會功能。檔案與圖書的社會功能不同。圖書主要的社會功能是人類知識的交流，記錄歷史和再現歷史是第二位的；而檔案主要是為了記錄歷史和再現歷史，知識的傳遞和交流是第二位的。

2.檔案直接形成于檔案（文件）內容記述的社會活動之中，具有原始記錄性，而圖書不是。

3.憑證價值是檔案的本質價值，而圖書主要是參考價值。

（四）檔案與情報

按照嚴怡民先生的觀點，被人類破解的信息就是知識，能夠使利用者的知識結構發生變化的那一部分知識才是情報。所以，信息、知識和情報屬于一個家族，都不是物質，這是與檔案的主要區別。但是根據我們前面對檔案的討論，檔案中不但包含著信息，也包含著知識和情報。

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[中圖分類號]G271 [文獻標識碼]A [文章編號]1672-2426（2012）11-0088-03

檔案是人類實踐活動的真實記錄，是社會文明發展的重要見證。檔案工作是一項記錄歷史、傳承文明、服務社會、造福人民的重要工作，也是一項政治性、機要性和服務性較強的工作。黨校是培養黨員領導干部和理論干部的學校，是黨委的重要部門，黨校的檔案工作，與黨政機關、普通高等院校既有共性，又有自身的特殊性。黨校檔案管理工作主要指對黨校系統中的教學、科研、行政事務等活動中形成的各種文字、圖表、聲像等檔案資料進行管理和提供利用服務的過程。黨校檔案真實地反映了黨校發展、變化、教學及管理過程中的每一個環節，是黨校重要的信息資源。

一、黨校檔案管理中存在的主要問題

發現問題是分析問題、解決問題的基礎和前提。《沒有問題就是最大的問題》的作者認為“提出問題的能力是一切能力的核心。”現將黨校檔案管理中存在的問題加以歸納以供研究。

（一）檔案意識淡薄

檔案工作是黨校管理工作中不可缺少和忽視一個重要部分，做好黨校檔案管理工作，一方面可以為黨校教學、科研及其他管理部門提供可靠原始依據，另一方面還能夠為黨校發展和科學決策提供有價值的參考依據。但長期以來，普遍存在對檔案工作意識不強的問題，主要表現為“三多三少”，即宣傳的多，落實的少；“硬件”建設多，“軟件”建設少；立卷歸檔多，開發利用少。一部分人認為檔案工作跟自己關系不大，需要收集整理的只不過是管理承辦過的文件而已，沒有充分意識到檔案在實際工作中所發揮的重要作用。再加上一些檔案管理工作人員對這項工作沒有給予高度重視，工作中缺乏責任感，又沒有扎實的檔案管理理論知識和科技知識，僅僅滿足于保管好文件，能通過檔案部門的年檢就行，對檔案事業在社會發展中的戰略作用和重要意義缺乏足夠的認識。

（二）檔案制度缺失

有不少地方黨校雖然制定了一些檔案管理制度，但大部分都是對紙質檔案特別是文書檔案的收集、整理、歸檔要求有詳細明確的規定，而對其他門類檔案特別是電子檔案的歸檔要求不夠明確。隨著信息時代數字化和網絡化的普及和利用，電子檔案的收集、整理、歸檔也尤為重要，不能簡單地把已形成的電子文件的光盤存放檔案室，因為電子檔案和紙質檔案不僅外形上不同，在記錄格式、載體形式上也有所區別，在處理方法、管理內容上也相差甚遠，必須建立健全電子文件檔案歸檔和管理制度。由于管理制度不完善，黨校系統中的檔案管理工作尚未形成比較系統的工作程序、工作細則，致使檔案收集、整理和分類沒有完整的統一標準。隨著黨校教學、科研工作不斷增添新的內容，培訓任務范圍逐漸擴大，客觀上也使檔案的收集、整理和利用越來越頻繁，檔案管理的要求也越來越高。

（三）收藏技術落后

現在多數黨校都是實行檔案統一管理，集中保管，還有一些地方黨校由于經費投入受限，庫房面積小，室藏種類比較單一，而統一保管大多數是以黨政機關的文書檔案為主，其他門類檔案及實用型檔案比率比較低，不能滿足當前形勢下教學和科研等多方面多層次的利用需要。雖然多數檔案部門已配備了計算機、打印機、掃描儀、數碼相機等現代化設備，但僅僅用于文字處理、目錄注入等方面，實行文檔電子化管理的單位較少。很多黨校都實現了辦公自動化，但對于利用計算機技術來研究開發檔案管理系統的數據處理形式、管理對象、功能實現程序等來看，功能的設計還比較單一，普遍缺乏綜合處理技術能力。

（四）專業素質偏低

目前，黨校檔案管理人員的專業素質參差不齊，經過正規培訓的人員相對較少，非專業改行的人員較多，特別是新世紀以來，既熟悉檔案工作內容，又懂得檔案管理，還能進行檔案管理深層次研究和開發的專業人才十分匱乏；既會紙質檔案管理，又懂電子檔案管理的人才十分稀缺。隨著現代科學技術的發展，尤其是在計算機縮微和光盤技術等在檔案管理中的普遍推廣，對檔案工作人員的素質要求也越來越高。檔案管理人員不僅要有一定的檔案方面的專業知識，還要具備熟練地操作計算機，利用各種相關軟件對新型檔案利用活動進行管理。此外，由于受編制及其工作任務的影響，兼職的檔案員比較多，檔案工作者的文化素質和工作能力參差不齊，再加上頻繁的工作調動，嚴重地影響了檔案工作的開展和檔案隊伍的建設。

（五）開發利用不夠

黨校檔案工作的根本目的在于最大限度地開發利用信息資源，為黨校建設和發展提供服務。目前一些黨校在檔案管理工作依然停留在建檔管檔、看家守攤、你查我找的水平上，重內部管理，輕對外服務，沒有更多地利用、開發檔案信息資源，致使許多比較珍貴、有很高利用價值的檔案材料常年被束之高閣，不能發揮其應用功能。一些檔案管理工作者只是奔忙于檔案的收集、整理、防蟲、清塵等工作，往往忽視編研工作，檔案利用工具仍舊停留在幾套案卷目錄、文件匯編上，服務處于被動狀態。這與當今信息時代提供高質量、高效率信息服務的要求很不適應。

二、黨校檔案管理工作的創新

如何創新黨校的檔案管理工作，更好地為黨校教學、科研、行政管理等方面提供完整、系統的檔案信息資源，服務于各方面工作的需要，是當前我們需要關注的首要問題。為此，創新黨校檔案管理工作要努力做到“五個實現”。

（一）增強檔案意識，實現宣傳教育經常化

增強檔案意識，做好檔案宣傳，是擺在我們面前的首要任務，這也需要黨校全體教職員工的共同參與。應該經常通過報刊、圖片、電視等多種形式廣泛而有效地宣傳，讓黨校全體教職員工了解檔案知識，掌握檔案法律、法規的內容，強化檔案意識，使其在實際工作中不僅能自覺將歸檔材料收集、整理、歸檔，而且還能懂得如何利用檔案為學校和社會服務。檔案管理工作人員不能只呆在檔案室工作，還應對全校專（兼）職檔案工作人員進行培訓和指導，協助他們高質量地完成日常檔案材料的收集和立卷工作。

（二）依法規范管理，實現檔案工作制度化

制度化是做好檔案管理工作的基礎，只有制度化的檔案管理得到貫徹落實，檔案管理工作才能發揮應有的作用。檔案管理的工作任務要分解到位、落實到人，構建檔案的立卷歸檔、保管、利用、保密、統計鑒定、移交等制度，建立健全崗位責任制，檔案工作要列入年度考核計劃，完善檔案管理的獎懲制度，特別是要盡快建立健全電子檔案歸檔管理制度。電子文件來源廣泛，業務管理部門的承辦人在承辦紙質文件的同時，必須保留電子文件存儲介質，將具有保存利用價值的紙質檔案和電子檔案一同歸檔。各級黨校主管部門要加強檔案管理工作的監督、檢查與指導，加強業務培訓，依法規范檔案管理工作，獎懲分明，逐步使檔案管理工作走向科學、規范、健康發展的軌道。

（三）豐富室藏內容，實現檔案管理信息化

如果一個單位館（室）藏檔案不豐富、檔案資源貧乏，就很難發揮檔案所具有的作用。由此可見，豐富館（室）藏、增加檔案信息量是做好檔案提供利用的保證。對黨校檔案工作來說，要加大資金的投入，保證有足夠的庫存空間，增加各種門類檔案的種類，豐富館（室）藏內容。只有館（室）藏豐富了，才能有效地為學校教學、科研提供服務。檔案管理部門要充分應用電子檔案管理系統，充分利用網絡技術，構建信息橋梁。各部門要通過內外網接收黨校相關文件材料，并通過網絡歸檔相關電子材料。這不僅可以大大提高工作效率，工作質量也能上一個大的臺階。此外，還可以與本校的圖書館一起，構建以網絡為基礎的服務平臺，集圖書、檔案為一體，實現檔案管理信息化。

（四）提高人員素質，實現檔案管理科學化

黨校不同于其他普通學校，有它的特殊性。黨校檔案管理是一項涉及面廣，既嚴謹又細致的工作，這項工作要求管理人員首先具有一定的政治素質，不僅要有高度的思想覺悟、政治熱情，而且還要維護黨校檔案管理工作的系統性、完整性、連續性、規范性。其次，要具備良好的職業道德修養，要有全心全意為黨校教學、科研服務的意識，要有愛崗敬業的精神，熱愛檔案事業，關心檔案建設，甘愿默默無聞，致力于服務大局。再者，要有較高的業務水平，掌握一定的專業知識，熟悉自己的業務范圍，要根據工作的性質、特點豐富相應的專業知識，建立與本職工作相適應的知識結構。最后，要大力提高檔案管理人員的信息處理能力，使他們成為既掌握信息理論與信息知識，又能熟練地運用數字化技術來收集、查閱檔案管理的專業人才。