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大數據這個詞語近些年來廣泛地被提及。其通常被廣泛的用來指與信息技術的快速發展與創新有關的大量數據，說明了我們現在正處于一個知識爆炸和擁有海量信息存儲的時代。在這種情況下檔案的管理模式發生了非常重大的變化。其中一個重要的變化是運用大數據時代的網絡信息技術進行檔案的管理，使檔案的管理工作更加科學化、系統化、快捷化。但是我們想要應用好這種新型檔案的管理模式，就要對大數據時代檔案管理模式的特征、存在的問題、管理的方法進行認真的研究，并且在今后的工作中不斷地總結經驗，更好地為檔案管理工作服務。
一、大數據時代檔案管理模式的特征
（一）對資源種類多的檔案進行科學數據管理。大數據時代檔案管理模式的特征是檔案數據資源的種類繁多、業務量巨大，但是必須要進行科學管理。其主要可以從兩個方面得以體現。第一，各個檔案管理部門需要把過去眾多的紙質檔案運用計算機全部的轉換為現在的大數據網絡檔案，其業務量非常的巨大。第二，隨著這種大數據的管理模式，檔案的數據資源量會呈現出幾何式的增長速度，需要對它們進行科學數據管理會花費掉大量的時間與精力的，體現了這種新形勢下檔案管理工作的復雜性和持久性。（二）提高檔案資源利用效率。大數據時代檔案管理模式的特征是檔案資源利用效率的提高。在大數據時代運用網絡科技的技術特點下，通過歸納、分析、整理、總結等方式，檔案管理的利用效率會得到明顯的提高。從這個角度來說，這種新型檔案管理模式的建立對于人們在未來的生活與工作中更好地利用檔案打下了一個良好的基礎。
二、大數據時代檔案管理模式的問題
（一）存在技術瓶頸。大數據時代檔案管理模式的問題是這種新型檔案管理模式的建立存在著技術上的瓶頸。比如：第一，庫房資源就是一個嚴重的技術瓶頸。設計出怎樣的一種軟件及在這種軟件下具有多大的庫房資源可以滿足未來的檔案資源儲存需要，這些都是我們需要認真考慮的問題。第二，傳統的檔案信息資源與現代的大數據信息存儲、存儲的方式、內容、要點等進行怎樣的銜接，這種新型的檔案管理模式在當前的市場經濟中進行怎樣的應用，這些問題都需要我們在今后的實踐工作中運用科學有效的方法來加以解決。（二）法律法規不完善。大數據時代檔案管理模式的問題是法律法規不完善。目前中國還沒有一部關于大數據時代下檔案管理模式的法律法規，這對新型檔案管理模式的未來發展與完善是非常不利的。比如：進入大數據時代檔案管理模式的穩定性問題、安全性問題、監督問題、網絡檔案管理信息的準入問題等等，都需要法律法規的保障。（三）檔案管理部門的義務和職能有待加強。大數據時代檔案管理模式的問題是檔案管理部門的職能與義務需要加強。在大數據時代檔案的種類越來越多、分工越來越細、管理難度越來越大，因此需要檔案管理部門的工作人員加強自己的業務水平和職業道德，對檔案進行科學的管理。比如：有許多的人員從事的是關于國家重要工程的項目研究工作，對于他們的檔案進行管理時需要格外認真和小心，在日常的生活與工作中注意自己的言行不要對他們的個人檔案信息進行任何的泄露，否則很有可能會危害到國家安全和他們負責項目的進度。
三、大數據時代檔案管理模式的方法
從總體而言，在大數據時代進行檔案的管理工作需要我們運用發展的眼光來進行管理理念與工作流程的突破與創新，形成一種科學、高效、便捷、安全、充滿活力的新型檔案管理機制。想要實現這一目標，建立起具有開放性、服務性、標準性的新式檔案管理模式，需要采用一些具有針對性的方法來加以完成。（一）完善檔案資源管理體系。在大數據時代檔案管理模式的方法是完善檔案管理的體系。原因是，具有完善管理體系的檔案管理部門可以使檔案的管理工作呈現出標準化和科學化，保障存儲檔案資源信息的完整與安全，使這些檔案的所有者可以放心地把檔案放在現有的儲存地點。想要完成這一目標，我們可以從以下幾個方面來進行工作。第一，在檔案管理部門內建立一個統一的檔案管理信息中心，對于所管理的檔案進行集中的信息登記。第二，按類別對所管的檔案進行不同類別與地點的保存。第三，運用遠程連接系統把檔案管理信息中心與各個類別的檔案室進行有效的信息鏈接。第四，加強對于檔案管理部門業務人員的技術培訓工作、使他們具有良好的素養進行大數據時代檔案管理的操作。第五，加強對于檔案管理人員的職業道德與精神品質的培訓工作，使他們能夠熱愛自己的崗位、并且遵守崗位的職業道德和行為準則。第六，建立起檔案管理工作的嚴格獎懲辦法，對于在管理工作中出現的嚴重瀆職和泄密行為進行嚴肅的查處，并且進行點名的通報。通過這種方式可以更好地對檔案管理人員進行教育，使其守法認真的進行工作。（二）加強檔案資源防護力度。在大數據時代檔案管理模式的方法是加強檔案資源的防護力度。原因是，網絡科技的飛速發展為檔案管理工作既帶來非常大的便利、同時也帶來了非常大的挑戰。其主要的挑戰是網絡黑客的盛行導致資源信息的攻擊問題與竊取問題越來越嚴重，現在這已經成為一個世界性的難題。所以，在大數據時代檔案管理模式的建立需要運用專業的防護軟件對這些檔案資源進行保護。其具體由以下幾種措施。第一，對于負責具體檔案管理的計算機系統要多設立幾道防火墻有效地對于干擾行為進行攔截。第二，我們也可以通過設立出多個虛假檔案信息資源管理中心，并且對于真實的檔案信息資源中心采用網絡隱藏的方式躲避網絡攻擊和信息竊取行為。第三，對于保存的檔案信息進行數據資料的多種備份工作，保證存儲的檔案信息不會因為各種意外情況而導致數據信息丟失，更好地保障檔案信息資源的安全。（三）進行檔案管理服務創新。在大數據時代，檔案管理模式的方法是進行檔案管理服務的創新。雖然，檔案管理具有明顯的社會性，尤其是一些政府部門的專業檔案管理機構在這一點上表現的最為明顯。但是，從市場經濟的角度來分析，檔案管理機構也是一個市場主體，想要進行更好的生存和發展需要有良好的服務作為保障。比如：開展微笑服務，避免出現過去那種事難辦、臉難看的行為發生。進行良好的本人信息查詢與檔案電子周轉工作，防止檔案遺失或者是部分內容在進行電子傳遞時因為各種情況導致部分檔案信息丟失情況的發生。（四）進行檔案資源管理法律法規的建設。在大數據時代檔案管理模式的方法是進行檔案資源管理法律法規的建設工作，從法律法規上對檔案資源管理工作進行保障。比如：建立專業的檔案信息資源管理法來對檔案資源管理工作的方方面面進行詳細的法律條文列舉。同時各個地方還要出臺檔案管理的相關規定細則條例，嚴格約束工作人員的行為。除此之外，這些法律與具體檔案管理的條文需要在實踐運用中針對出現的新情況和產生的新問題不斷地進行修正與完善，全面地保障我國的檔案管理工作在大數據時代可以得到有序的發展。
四、結論
在大數據時代，對于檔案管理模式呈現出的新變化問題進行認真的研究工作，可以有效地保障檔案管理工作健康有序地運行。
【參考文獻】
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檔案以保存、提供利用為主要責任，面對收集、整理、鑒定、保管、檢索和利用等任務。當前數字化高度發展的情況下，各行各業都面臨管理上的巨大挑戰，檔案行業也不例外。隨著我國信息化建設的快速發展和推進，新型電子檔案產生并逐步完善，有取代傳統紙質檔案的趨勢，無論是個人檔案或者集體檔案，檔案承擔著記載信息、傳承信息以及提供保存、檢索供社會利用的責任，落實好檔案管理工作十分重要，而在信息社會中如何把握機遇迎接挑戰，是檔案管理工作者面對的重要課題。
1 電子檔案的定義
電子檔案是隨著信息化社會的出現和發展應運而生的新生檔案類型，關于它的定義尚未形成絕對的統一，本文選取了幾個比較有代表性的定義來闡釋電子檔案的含義：
學者張雪香在論文《高校電子檔案管理》一文中指出，要避免簡單的將電子檔案等同于電子文件，她認為電子檔案比較確切的定義，是指“國家機構、社會組織或個人在社會活動中，于數字設備及環境中直接形成以數碼形式記錄到磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計算機系統閱讀、處理并可在通信網絡上傳輸的有檔案價值的文件”。即電子檔案是借助計算機系統生成、利用和保存的檔案文件。
學者孫笑一則通過特征來闡釋電子檔案的定義，他提到電子檔案具有實體的虛擬化，手段的數字化、網絡化、多媒體化，時效性強、周期短，具有交互性和個性化，加工標準化、信息海量化和檢索的智能化等特征。
孫麗茹則采用了國家檔案局在《電子檔案移交與接收辦法》（檔發[2012]7號）中的定義，即電子檔案是指在處理公務過程中形成的對國家和社會具有保存價值并歸檔保存的電子文件。
綜上，本文認為電子檔案對應的是我們通常說的紙質檔案，指可以通過計算機磁盤等載體進行存儲的電子文件的集合。
2 電子檔案管理現狀
檔案管理電子化進程必然是個長期持續的過程，當不可否認這也是必然趨勢，電子檔案較之于傳統紙質檔案優勢明顯，但在轉型過程中也會出現一些必須要面對的問題，本章從電子檔案的優勢劣勢和電子檔案管理目前可能存在的問題2方面談談我國電子檔案管理現狀。
2.1 電子檔案管理優勢
電子檔案相比于傳統的紙質檔案管理優勢主要體現在：1）降低人力成本，減輕人力負荷。電子檔案的載體是數字載體，信息采集和上傳也可以通過計算機軟硬件完成；2）更利于保存和檢索利用。紙質檔案的保存對空間及空間條件要求很高，電子檔案更容易保存，利用計算機系統也更容易檢索利用；3）管理方式更加靈活。電子檔案信息修改更加方便，為有序、數字化現代化管理提供了條件。
與此同時，不可否認電子檔案在帶來諸多方便，使得檔案管理效率提高，但也存在一些不容忽視的短板。比如檔案文件的真實性和數據保存的安全性問題。電子檔案容易修改增刪，真實性的保障有賴互聯網技術的提高；電子檔案數據安全問題也不容小覷，互聯網的數據有可能遭遇病毒、黑客襲擊等，電子檔案存儲在終端也面臨這樣的隱患。
2.2 電子檔案管理存在的問題
電子檔案既有優勢又有劣勢，但檔案管理電子化是不可逆轉的必然趨勢，在這種大形勢下，要明確電子檔案管理發展方向，有必要先對目前電子檔案管理存在的問題作一了解。
2.2.1對檔案管理重視程度不夠，意識淡薄
檔案管理屬于我們所說的冷門專業，崗位也屬于偏邊緣的崗位，目前我國很多有關部門對于檔案管理這一工作并不重視，甚至認為可有可無，不需要花費精力在這一項工作上，使得檔案管理工作人員也抱著隨意的態度對待工作，這是一個不良循環，而電子檔案管理需要運用大量先進的科學技術，意識問題和管理理念是根本對問題。
2.2.2綜合型專業人才匱乏
檔案工作者對檔案管理的專業性自不必說，但既懂檔案管理知識也懂信息技術，的綜合性專業人才匱乏，給電子檔案管理工作高效進行帶來了挑戰。
2.2.3相關法律法規不完善
互聯網知識產權問題還處于起步階段，電子檔案管理法律法規尚未形成體系，有關電子檔案管理的專門規則條例極少，統一適用性對法律較少。
3 電子檔案管理發展方向
當今社會，社會經濟發展高速，時展日新月異，知識經濟逐漸興起；大數據時代帶來了海量的數據資源，革新了各行各業的常規模式，現代化技術手段強勢來襲。利用現代化技術進行檔案管理的意義不言而喻，而隨著新技術的逐步滲透，人員管理、檔案管理側重點等都必須同步協調發展，本章將從3個方面談一談我國電子檔案管理的發展方向。
3.1 管理理念和管理意識向著現代化、電子化方向發展
隨著技術的不斷發展和信息社會的高速運轉，電子檔案管理也將朝著現代化的方向發展。變革的開始首先是理念的變革，正確認識當前檔案管理大環境，電子檔案管理的必要性和優劣勢，樹立良好的管理理念，積極了解形勢、環境的變化，促進電子檔案管理向著現代化方向發展。
3.2 電子檔案管人才向著專業化趨勢發展
電子檔案管理人員愈加專業化。檔案管理工作處于不斷的發展中以適應新形勢需要，人員專業化很重要。電子檔案管理不僅涉及到檔案管理的專業化知識，對從業人員計算機知識、互聯網技術應用、相關法律條文等方面的能力素質也有很高的要求。電子檔案管理起步至今，到逐漸發展，慢慢取代傳統紙質檔案還有很長的路要走，其中管理人才向著專業化發展是不可忽略的重要方向。
3.3 多機構、跨部門合作，共同創造安全可靠的互聯網大環境
良好的互聯網大環境對提高電子檔案管理安全性很有幫助，這就需要多部門通力合作，構建完善的檔案應用機制，構建完善的電子檔案管理計算機信息系統，充分考慮到潛在的一些安全性問題，采取相應的措施。如正規殺毒，防范黑客攻擊；歸檔規范化，管理程序化；完善相應的法律法規，借助法律機構職能作用確保電子檔案的安全性。
4 總結
綜上所述，檔案管理工作不是簡單的體力勞動，需要專業的理論知識指導和與時俱進的現代化技術手段輔佐，不斷發展創新，探求更加高效、便于利用的管理方法，子檔案正是科學技術快速發展的產物，對管理及保護工作提出更高的要求，需要進一步建立健全完善的電子檔案管理體系和安全保護機制，做好檔案管理工作從傳統向電子化進程的轉變，做好電子檔案的維護工作，加強相關專業從業人員的技能培訓，不斷提高電子檔案管理水平，保障電子檔案信息的安全。
參考文獻
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1.1 社會保險檔案管理不夠規范。雖然大多數社會經辦機構對社會保險檔案的重要性有較高認識，但是由于沒有科學的管理方法可遵循、沒有先進的管理經驗可借鑒，加之社會保險檔案體系不健全，管理條件落后，缺少相應的軟硬件設施和安全防護設施，致使社會保險檔案管理不規范。同時由于經辦社會保險的機構多，造成社會保險檔案多頭管理，社會保險檔案案卷不統一、不連續、不完整。
1.2 人們對社會保險檔案作用的重要性認識不高。當前，人們對社會保險檔案作用的認識度較低，理解度基本為零，絕大多數人民群眾都未能意識到社會保險檔案工作的重要性，導致了社會保險檔案從源頭收集就存在著不小的困境。
1.3 社會保險檔案管理分散多頭管理現象嚴重。我國現行社會保障管理體制是分散型的，是多部門多機構管理。公民個人社會保險檔案分散在不同的管理部門中管理。社會保險檔案由于涉及的面比較廣泛，造成不一樣的社會保險檔案分屬不一樣的經辦機構，經辦機構內部的檔案存放在不同的業務科室，由于一個人的保險資料保存在不一樣的機構或科室，且管理辦法各異，查找起來相當困難。就當前而言，具體情況是人社部門管理的養老、醫療、工傷、生育等法定的基本保障檔案也在各自的經辦部門管理;衛生部門管理著基本醫療保險檔案;民政部門管理著社會救助、社會福利、社會優撫、城市最低生活保障金檔案;商業保險部門管理著公民個人補充保障的一系列保險金檔案。這種現狀造成多頭經辦、政出多門、業務交叉、資源浪費、政令難以統一的局面。而且由于這種分散的管理，使整個社會保障體系出現了許多漏洞，于是就出現了一些奇怪的現象，如“涉保”人死亡以后，其所涉及的個人保險賬戶并未隨之終結，仍有人代領保險金，并且相當嚴重。
1.4 缺乏統一的社會保險檔案管理規范和標準。目前，我國檔案行政管理部門還未對社會保險檔案工作作出明確規定，在歸檔范圍、管理形式、交接流轉等方面還未制定統一的標準要求。社會保險檔案直接關系到個人的關系流動、轉接，一個參保人員從辦理參保手續到離退休以及中間失業等享受社會保險的各項待遇，要經過諸多環節，辦理有關手續，填寫保險卡及有關表格，作為最原始的資料存入個人檔案。伴隨人才的合理流動，還要辦理保險關系轉移和基金的轉入轉出手續等，這些詳細的個人檔案記載，都將是今后支付社會保險待遇的重要依據。2009年，最后一次國務院常務會議決定在2010年內開展全國范圍的城鎮企業職工基本養老保險關系“跨省轉移接續制度”;從2010年7月1日起，流動就業人員基本醫療保險可跨省轉移接續。這就要求社會保險檔案管理需要具有相當大程度上的統一性，不僅是市和轄市區之間的統一，而且是全國、省、市、縣從上到下的統一。而目前的實際情況是社會保險的五個險種檔案并非一個部門管理，進而導致不同的開發商參與系統建設，相互之間的互不信任以及人為設置壁壘，或者同一家系統開發商采用了不同的標準和技術架構，導致系統割裂信息不能共享。
1.5 社會保險檔案管理人員不專且專業知識水平偏低。社會保險檔案種類多、數量大，不同種類檔案的歸檔、分類和保存都需要專業的知識和技術支撐。從社會保險檔案管理人員配備現狀來看，檔案管理人員不專，兼職現象嚴重，而且檔案管理專業知識水平及學歷不高，嚴重影響著社會保險檔案管理的水平。
2 加強社會保險檔案管理的對策
2.1 進一步完善社會保險檔案立法，建立完善的社會保險檔案管理法律法規體系。雖然我國已經建立了一系列社會保險檔案管理的法律法規制度，基本保證了檔案工作有法可依、有章可循，但隨著我國保險種類的增多，以及對養老方式觀念的改變，應根據新時期社會保險檔案事業發展的客觀要求，結合新時期社會保險檔案工作中出現的新情況、新問題及時加以規定。健全有關檔案管理制度，完善社會保險檔案從業資格管理與培訓等檔案人員的制度，加強對檔案工作監督等內容，完善法律責任的具體規定。
2.2 增強管理意識，加強社會保險檔案隊伍建設，建立定期監督檢查制度。社會保險檔案管理工作政策性強、專業性強，對從事檔案管理的工作人員的素質要求也很高。應增強領導干部和檔案管理經辦人員的管理意識，加強對業務人員的檔案法制教育和專業業務培訓，嚴格檔案從業人員準入制度，建立業務過硬、責任心強的社會保險檔案管理隊伍，督促單位負責人依法履行對本單位檔案工作負有的職責，并建立定期監督檢查制度，建立檢查結果公告制度，使違法單位與個人及時整改，以推進社會保險檔案管理工作逐步走上制度化、規范化、標準化發展軌道。
2.3 加強社會保險檔案信息系統管理工作。目前大多數檔案室仍在沿用傳統的手工操作的模式，查找資料費時費力，數據統計困難且不準確。地方政府應結合本地區的實際情況，利用推廣應用數據庫技術、網絡技術等現代化科學手段，有針對性地開發信息系統，完善社會保險業務檔案信息管理工作，實現信息資源的共享與整合，培養專業檔案管理工作隊伍，通過業務檔案管理信息系統，依靠科技力量提升工作質量和服務水平。確保為參保單位和個人提供檔案信息查詢服務，并接受監督。社會保險業務檔案管理是支撐養老保險制度健康運行的一項十分重要的基礎性工作，只有依法加強和規范檔案管理，才能不斷提高經辦能力和管理水平，以推動新時期社會保險經辦工作的標準化和規范化，實現社會保險事業可持續健康發展。
2.4 正確定位社會保險檔案管理工作。檔案是人類在社會實踐活動中直接形成的原始歷史記錄，產生于國家機構、社會組織和個人的社會實踐活動。進入后保管時代之后，社會公眾對檔案的認識已經不再僅僅是行政機構的產物，而更多的是一種社會記憶、文化記憶。社會保險檔案正是在個人參與社會保險這一社會實踐活動中形成的記錄，它不僅具有證明價值、參考價值，也是我國社會保險工作開展過程中產生的文化印記，加強社會保險的檔案管理，是深化社會保險改革的需要，是社會保險業務本身的必然要求，也是記錄社會保險事業的有力憑證。
2.5 加強社會保險檔案人員業務培訓。組織社會保險檔案人員參加業務培訓，提升其政治素養、專業素養和文化素養，培養和造就一大批講理想、講道德、掌握現代科學技術知識和現代管理知識的復合型社會保險檔案管理人才，加快社會保險檔案管理現代化進程，為社會保險檔案管理事業可持續發展提供人才保證。
2.5.1 加強培訓要注重提高社會保險檔案人員的政治素養。社會保險檔案人員隊伍應該是政治頭腦非常敏銳的群體，其工作應在正確的政治方向、堅定的政治立場、鮮明的政治觀點、嚴肅的政治紀律、高度的政治敏銳性指引下進行。否則，就會墜入社會保險檔案工作的誤區。
2.5.2 加強培訓要注重提高社會保險檔案人員的專業素養。社會保險檔案管理人員要具備相應的專業知識水平，系統地學習和掌握《檔案法》、《檔案保管制度》、《檔案利用制度》、《檔案工作保密制度》、《檔案材料歸檔制度》等制度;明確檔案工作職責和任務，以及歸檔的范圍及整理要求;學習《檔案人員崗位責任制》和考核、獎懲制度，具有較全面扎實的實踐技能。因為檔案是一種知識載體，社會保險檔案管理人員要發揮社會保險檔案的社會效益，只有熟悉和掌握檔案專業理論知識，并具有一定的廣度和深度，這樣在實際工作中才能發現新情況，解決新問題。
1 高校學生檔案管理現狀
（1）管理機構不統一。2008年9月教育部和國家檔案局聯合頒布了《高等學校檔案管理辦法》，首次明確將“學生類”檔案與其他十類檔案一同納入高校檔案實體管理體系。然而，在實際工作中，由于學生檔案的產生部門多，內容復雜，高校專職檔案人員數量較少，學生檔案管理工作尚不能由檔案部門獨立完成。目前，學生檔案管理在實際運作中分屬于學生管理部門、學校各院系、或是教務部門、檔案部門，各高校由于實際情況不同，在學生檔案的管理中，各部門所承擔的任務，角色輕重各有不同。
（2）管理方式不規范。學生檔案的流動性強，它不歸高校檔案部門長期或永久保存，因此不少高校并不重視學生檔案工作。此外，上級檔案行政部門的評估工作通常也不涉及學生檔案，這就使學生檔案管理工作缺少規范化、標準化指導。
①材料收集不齊全。學生類文件材料的歸檔范圍包括高等學校培養的學歷教育學生的高中檔案、入學登記表、體檢表、學籍檔案、獎懲記錄、黨團組織檔案、畢業生登記表等。然而，在實際工作中，高校接收到的新生檔案材料內容參差不齊，究其原因，新生來自于全國各地，各省市對學生檔案的標準要求不同，導致新生檔案內容多寡的地區差異。學生在校期間，學生檔案雖然由學生部門或檔案部門保存，但材料的收集、整理工作涉及學校的多個部門，由于一些高校尚未制定學生檔案管理的相關制度規范，造成學生材料的收集沒有統一的標準，一些社會實踐、畢業論文等反映學生能力的材料沒有歸入檔案。
②“棄檔”現象普遍存在。近年來畢業生回母校查詢個人檔案、補辦學籍檔案等情況非常多。究其原因，一些畢業生在臨近畢業時由于沒有找到合適的工作，往往會將檔案留在畢業院校，按有關規定，學校可代為保管檔案1年～2年，過期后會根據學生原戶口所在地將其檔案寄往當地人才市場，也有一些學校沒有將檔案寄出，將其存放在學校的某個部門。很多畢業生不知道自己的檔案究竟在哪兒，因為沒有及時轉遞檔案或是找不到檔案，造成工齡斷檔或是無法晉級等，給個人帶來很大麻煩。
（3）管理手段落后。目前，各高校學籍檔案的數字化管理已全面展開，而學生檔案的數字化建設則相對滯后，各高校還沒有統一的大學生檔案管理應用軟件，大部分高校仍采用傳統的手工操作。學籍檔案雖然是學生檔案中最重要的部分，但是學生的社團活動、社會實踐、發明專利等體現學生能力和個性的紙質檔案卻無法進行數字化檢索和利用，只能通過人工查找，不僅效率低，而且容易造成檔案的損壞和丟失。
2 高校學生檔案管理存在問題的原因
（1）制度規范不完善。當前，我國大部分高校檔案管理水平不高，沒有健全和完善的管理制度。多數高校尚未制定學生檔案的管理規范及制度、學生檔案管理的工作流程等，制度規范的不完善造成學生檔案材料內容不完整、不規范，常常會出現檔案材料漏、亂、錯、假的情況，為學生將來就業、職稱晉升、考評等方面帶來一定影響。
（2）學生檔案意識薄弱。大學生檔案知識匱乏、檔案關注度低、檔案意識淡薄是普遍存在的現象，很多學生對檔案沒有形成正確的認識，對檔案管理法律法規、大學生檔案基本材料內容和大學生檔案功能的認知相當有限，沒有把檔案同個人未來的工作、生活緊密聯系到一起，這也是造成“棄檔、丟檔”現象的原因之一。
（3）檔案管理人員責任心不強。隨著學生畢業，學生檔案將轉至工作單位或戶口所在地的人才流動服務機構，實際保留在學校的只是學籍部分的內容，因此很多檔案人員不太重視對學生檔案的管理。有些學校，在新生入學時將學生檔案送至檔案部門集中保存，待臨近畢業時突擊整理，很多檔案材料沒有及時歸檔，這勢必影響學生檔案的質量，對學生將來就業產生不利。
3 改善高校學生檔案管理的對策
（1）完善相關制度規范。學生類檔案涉及的學生檔案材料內容廣泛、復雜，為保證學生檔案的質量，各高校檔案部門應在《高等學校檔案實體分類法》與《高等學校檔案工作規范》以及《高等學校檔案管理辦法》基礎上，結合學校的實際情況制定具體的實施細則，對學生檔案的收集、鑒定、整理、保管、轉遞、利用等環節作出規范性的規定，增強檔案管理的可操作性，逐步實現學生檔案管理制度化、標準化，確保學生檔案歸檔材料規范、齊全、完整。
（2）提高師生的檔案意識。學校檔案管理部門應采用各種措施通過各種渠道宣傳學生檔案的重要性，一方面輔導員要加強對學生檔案意識的教育，另一方面檔案機構可以通過講座、培訓、選修課等形式對學生宣講檔案的重要性，同時也可利用檔案網站、校園廣播、校報等校園媒介宣傳學生檔案的內容、價值等，從而提高學生的檔案意識，使學生充分認識到學生檔案是人事檔案的前身，它在未來工作和生活中起著重要的憑證作用，無論是考研、出國、工作調動、轉正定級、工齡計算、職稱申報等都離不開檔案，檔案是自己權益的最好保障。
