檔案管理的基本知識匯總十篇

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0 引言

檔案管理工作能否順利進行會受到檔案管理工作人員素質的較大影響。對檔案管理工作人員的基本素質已有法律明文規定，“忠于職守、遵紀守法、專業技術過硬是檔案管理工作人員的必備基本素質”（《檔案法》第九條部分內容）[1]。概括來講，檔案管理相關基本知識、從業人員思想覺悟以及工作能力是從業人員需要提高自身素質的出發點。

1 基本知識

當前，我國大部分檔案管理從業人員的文化程度都不高，對專業知識的掌握也不夠靈活，狹窄的知識面以及水平較低的計算機和外語能力，都造成了當前的檔案管理工作不能適應社會的發展，正所謂“基礎不牢，地動山搖”。新形勢下，多方位的復合型人才是適應行業發展、滿足社會需求的人才特質。

新時期對檔案管理工作人員知識方面的要求有以下幾點：專業知識要扎實，這是對工作人員最基本的要求，也是從業人員做好其他要求的基本要素；知識結構要合理，為適應需求的快速變化，從業人員僅掌握相關專業知識是不夠的，還需要對計算機及外語知識有更深刻的了解；實踐功底深厚，檔案管理是一項十分繁瑣且需要極大耐心的工作，如果從業人員缺少豐富的實踐經驗可能會在復雜的工作程序中出現紕漏。

為提高工作效率，從業人員還需要學習計算機網絡技術的相關知識，掌握傳真機、復印機等設備的使用方法。為依法開展檔案管理工作，從業人員還必須要學習相關的法律知識。

2 思想方面

檔案管理較強的專業性就要求從業人員必須有高度的工作責任感以及良好的職業道德。熱愛本職工作、忠于職守是每一位檔案管理工作人員都必須具有的基本職業素養。從業人員還需要樹立正確的價值觀和人生觀，對待檔案管理工作勤勤懇懇，真心實意為企業生產服務，在平凡的崗位中貢獻自己的一份力量。

在新形勢下，檔案管理人員要以科學發展觀為工作指導思想，不斷與時俱進、解放思想、更新觀念，從傳統的檔案管理向現代新型檔案管理轉變[2]。相對于注重檔案保存的傳統檔案管理，現代檔案管理更傾向于對檔案實體的開發、利用，同時也由注重檔案的憑證到更注重檔案信息的內容。

檔案管理的根本目的是為了使企業獲得長遠利益，因此，能使檔案管理工作保持長久活力的主要推動因素是對檔案的利用。這也是檔案管理工作對社會的最大貢獻，通常也常作為檔案管理工作合格程度的一個評價指標。

3 工作能力

傳統的檔案管理工作偏向于檔案的保存，隨著需求的不斷變化，檔案保存工作從檔案管理的主要部分變為現代檔案管理的基本工作，這也對工作人員的工作能力提出了新的要求。工作能力是對從業人員素質的重要評價指標，檔案管理人員應具有不斷創新，團結合作的能力。

3.1 創新能力

創新是一個民族進步的靈魂，是社會持續發展的不竭動力。為實現檔案管理工作的可持續發展，從業人員的創新能力就非常重要[3]。工作人員的創新體現在對優良傳統的繼承以及工作新方法的運用。為提高工作人員的服務水平，定期的組織員工培訓，使員工的自主服務意識加強，加快員工創新能力的培養。

再者，檔案管理工作要本著“為人民服務”的宗旨，立足社會、服務大眾才是工作人員創新的動力源泉。因此，檔案管理人員應加強對檔案內容的分析，全方位的將有價值的信息和知識揭示出來，從而提高檔案信息的利用率。

3.2 團隊協作能力

二十一世紀是團隊成功的時代，特別是檔案管理工作的復雜性決定了從業人員僅靠單打獨斗是不現實的。對那些個人難以決定或者完成的檔案保存或利用工作都需要幾個人的通力協作。檔案管理部門的每項工作都應該有盡量多的工作人員參與進來，個人的參與、團隊的協作能保證工作的順利進行[4]。

檔案管理面對的對象都是不可再生的信息資源，一旦在檔案的收集、保存或者利用等任一環節出現問題都會對檔案管理工作造成極大的影響。因此，團隊工作的方式也是互相監督、互相學習的過程。一個團隊中有經驗的工作人員會讓新員工明白什么是檔案管理工作的基本要求，而他們也會從這些新鮮血液中感受到年輕的激情和創新意識。共同參與、通力協作是檔案管理工作持續保持活力的重要因素之一。

3.3 業務能力

檔案管理手段和技術的不斷豐富，這也對從業人員提出了“一專多能”的高要求，從業人員業務能力的重要性也受到了多方面的關注。

從業人員業務能力的根本體現是過硬的業務技能。過硬的業務技能主要指工作人員對其負責的工作部分操作流程非常熟悉，且不會出現紕漏。事實上，當前的許多檔案管理工作人員都不能做到這一點。

在檔案收集工作中，要保證收集資料的齊全必須要保證資料的“三性”：科學性、原始性以及可理解性。資料的科學性主要指的是檔案資料邏輯上的科學性，檔案管理工作的質量將直接受到檔案資料的科學合理性的影響[5]。邏輯科學性的保持需要保證相關部門移交資料的齊全，由于待收集資料的內容來源于多個方面，可能還有相異形式的出現，因此，資料收集的規范性是非常必要的。記錄性同原始性的完美結合是檔案資料的本質特征，保證檔案資料的原始性也是一項非常重要的工作。原件原稿的檔案保持是檔案絕對原始性的要求，除非不方便復制、要求保密性特別強的檔案，一般來說，檔案的原始性都指的是相對原始性[6]。具有相對原始性的檔案范疇不僅僅包括絕對原始檔案，還包括絕對原始檔案的復制資料、影音文件及圖書。

4 職業素養

本文對職業素養的討論主要包括兩個方面，分別是職業道德和對自我提高的態度。

在當今社會，從事各行各業的工作人員都要有一個基本的職業道德，對于檔案管理工作尤為重要。檔案管理的加強職業道德建設，是檔案管理和有關企業和事業單位的實際需要。但是，長期以來，檔案部門工作時常會有一些文件丟失，也可出現檔案資料不全現象，甚至有些檔案管理人員不知道基礎知識的檔案。因此，加強檔案管理的職業道德是非常必要的。通常，檔案管理職業道德主要體現在兩個方面，保證檔案的完整安全性以及在日常工作中遵紀守法。

為適應行業的發展，工作人員必須時刻不忘充電，提高自身的工作能力。對此，從業人員要積極參加單位組織的各項培訓，在實踐中提高自己，在交流中鍛煉自己的業務技能。工作中要對新生事物充滿濃厚興趣，在興趣中學習，在學習中進步，不斷更新思想和知識，保持與時俱進。

5 結語

從四個方面對檔案管理工作人員應具有的素質進行了探討，從業人員的職業素養尤為重要。從本質上講，任何行業的發展動力都來源于從業人員素質的不斷提高。特別是當今時代對人才的重視，擁有了人才優勢就等于擁有了競爭力和持續前進的動力。綜上，傳統檔案管理向現代檔案管理的發展需要高素質的從業人員，檔案管理人員素質的提高具有十分重大的意義。

參考文獻：

[1]潘淑娟.對高等學校檔案管理工作人員素質現狀的思考[J].工會論壇(山東省工會管理干部學院學報)，2009(5).

[2]鄭春宏.淺議如何做好檔案管理工作[J].中小企業管理與科技(上旬刊)，2010(10).

[3]何暉，劉健.淺談提高檔案管理人員政治思想水平的重要性及檔案日常管理[J].中國集體經濟，2010(9).

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1.當前高校檔案人員的素質狀況

檔案人員的素質是指檔案工作者在崗位上所必須具備的知識、技能及各種基本素養等的總和。概括地說就是從事檔案工作必須具備的基礎知識、基本技能、政治素養、道德素養、管理能力及分析處理問題的基本能力等。檔案人員綜合素質的高低直接影響著檔案業務工作的效率、水平和質量，因而對檔案工作整體效能的發揮有著無可替代的作用。然而，如今很多高校的檔案人員素質達不到要求。

1.1 業務水平不高，專業知識貧乏

檔案工作是一項專業性很強的工作，檔案人員應接受專業的教育培訓，掌握專業知識，才能勝任此項工作。但目前大部分高校檔案人員實際情況是業務水平不高，專業知識貧乏。高校專職檔案人員中，很多都未接受過任何檔案專業教育或培訓。另外，很大一部分更是非專業學歷人員較多，他們多半路出家，來自其它專業，這就使得他們的檔案專業知識貧乏，業務水平不高，其中不少人還停留在傳統的專業知識和觀念上，不能運用現代高新技術工具，缺乏信息開發應用能力和敏銳的信息意識，這一現狀極大地制約了檔案工作的創新與發展，嚴重制約著高校檔案各項工作的順利開展。

1.2職業情感淡薄，主觀能動性不強

當前，在高校中有些檔案工作者事業心不強，職業情感淡薄，奉獻意識與敬業精神欠缺，不注重職業道德修養，業務上不精益求精，缺乏知識更新的主動性與自覺性。加之檔案工作的性質要求是細致、嚴謹、環節多、程序多、耗時多，所以在完成工作的過程中時間的彈性非常大，使原本工作的思想會在很大程度上造成是“干良心活”的陰影，檔案管理工作者特有的工作性質和工作環境給從業人員的“惰性”提供了生存的溫床。原因是高校專職檔案工作人員不多，而且工作環境相對封閉，在完成檔案收集工作這一環節后，和外面人員接觸的時間大大減少，“說起來重要，做起來次要，忙起來不要”這是檔案工作者真實工作狀況。

1.3 制度的不統一，檔案人員素質低

某些高校沒有制定統一的立卷歸檔制度，對納入檔案管理的內容也沒有明確的要求和統一的管理標準和模式，僅僅是根據自己的理解和實踐在進行管理，使許多應該納入管理的檔案沒有納入管理，同時，還有些高校在目標管理考核方案中，尚未將檔案管理納入目標考核，致使檔案收集效率不高，檔案不齊全。另外， 檔案管理人員學歷偏低、知識面較窄、不具備專業技能等因素也是影響檔案管理工作效率低、缺乏創新與活力的重要因素

2.高校檔案人員的素質要求

2.1 要有較高的專業素質

檔案工作人員應該安心奉職工作，熱愛檔案事業，有較強的事業心，懂得文書學、檔案管理學、檔案文獻編纂學、檔案保護技術學、中外檔案史等檔案專業基本知識，熟悉黨和國家有關檔案工作的各項法規和方針政策，熟悉上級檔案行政管理部門的各種業務規定，熟悉高校內部自己所從事的業務工作；能把檔案專業法規、政策和檔案專業基本知識以及其他專業知識靈活運用于自己的工作實際，熟練完成自己的業務工作。

2.2 要有較高的職業道德修養

檔案人員的職業道德在檔案領域中的具體體現，主要包括以下幾個方面。不為名利，甘為人梯、熱心服務。檔案工作的職業活動，社會職責，工作對象和工作手段決定了它本身是一項服務性，條件性的工作。其出發點和最終目的在于為社會主義現代化服務，為社會廣義物質文明和精神文明服務，此外，檔案工作是為各項工作提供條件的。 因此，要求檔案專業人員必須具有為“人梯”，熱心服務的思想，想利用者之所想，急利用者所急，千方百計為利用者提供報務。

2.3 計算機的基本知識和操作技能

隨著計算機網絡技術在行政工作、業務工作中的普遍應用，電子文件與電子檔案在各單位形成和使用的文件中所占比例越來越大，使電子檔案在檔案管理工作中的地位與重要性日益顯現。檔案工作者如果知識貧乏、老化、單一，面對新情況、新問題就很能難有所突破。為了提高檔案信息工作的工作效率和工作質量，提高檔案信息工作的現代化水平，高校的檔案信息部門基本上都已應用了計算機管理，并且正在向著更深層次的應用方向發展，如光盤技術、多媒體技術等等。這些都要求高校檔案信息管理人員必須掌握必要的計算機知識和熟練的操作技能。

2.4 具備高度的法治觀念

檔案管理工作，要求工作人員必須嚴格遵紀守法。而嚴格執行法律的規定，必須嚴格遵守國家法律和檔案法規，嚴明黨的紀律，嚴格規范自己的行為。必須牢固樹立法律意識，全面提高法律知識水平，并把法律的規定運用到日常業務中去，時刻依照法律規范自身的行為，自覺接受社會監督和法律的約束。許多檔案記載著學校、老師或學生的機密。因此，檔案專業人員必須具有嚴格的保密觀念和良好的習慣。正確處理好保密與利用的關系。以確保學校檔案的安全。

2.5 要努力培養自己的綜合性知識

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一、高校保衛檔案工作現狀

高校保衛部門是學校的行政職能部門，擔負著學校公共秩序、安全防范、消防和交通安全的管理工作。隨著社會治安形勢的日益嚴峻，高校保衛部門的任務也相繼加重；保衛干部編制少，任務重，平時加班加點超負荷運轉在高校保衛部門普遍存在；保衛部門領導在重視落實各項安全保衛工作的同時，往往忽視了對保衛檔案工作的管理。因此，從保衛檔案工作的現狀來看，還存在許多問題。檔案意識淡薄。保衛部門的領導對檔案工作重視不夠，把檔案工作作為一項簡單的服務性輔助工作，對檔案的日常管理工作過問太少，平時組織學習時也很少涉及檔案方面的內容。因此，許多保衛干部的檔案意識非常淡薄，檔案材料不會主動上交，時間長了往往造成檔案材料遺失等現象。

1、檔案管理人員缺乏檔案基本知識。為了適應高校保衛工作的新形勢，上級公安等部門經常組織保衛干部開展治安、消防管理方面的理論培訓，而從未開展過保衛檔案管理方面的理論培訓。因此，保衛檔案的管理人員普遍缺乏檔案管理的理論知識，為保衛檔案管理的實際操作帶來了困難，不利于保衛檔案的規范化管理。

2、檔案材料不規范。對檔案材料的收集不及時、不全面，許多檔案往往都置留在各科室或保衛干部手中；對保衛檔案的整理不科學，沒有嚴格按照《保衛組織文件材料立卷歸檔管理辦法》操作；對檔案的存與毀不能做出正確的鑒定，給檔案的存放和保管帶來了許多問題。

3、管理設施不全，管理手段落后。高校保衛部門普遍沒有檔案庫房，大多是辦公室兼庫房。同時，存放保衛檔案的檔案柜也不多，造成檔案材料的堆積，不利于檔案的利用和保管。科技論文。科技論文。保衛檔案的管理技術手段也相當落后，缺乏計算機、網絡等現代化管理手段。

4、管理制度不健全。高校保衛部門普遍沒有制訂檔案管理制度，對歸檔范圍、歸檔時間、歸檔要求以及檔案的借閱等主要環節都沒有明確的管理規定，檔案管理缺乏有效的措施。

二、加強高校保衛檔案建設的途徑

1、領導重視是加強保衛檔案建設的關鍵。保衛部門領導一定要意識到保衛檔案工作的重要性，加強對保衛檔案的建設，重視檔案的收集、整理、歸檔、鑒定、保管、利用等各個環節的工作，組織協調好檔案管理員與各科室之間的關系，經常督促、檢查各科室檔案的歸檔情況，保證保衛檔案及時、完整地歸檔。

2、建立健全保衛檔案工作的各項規章制度。加強保衛檔案規范化、制度化建設，保衛部門應制定出檔案管理工作的各項規章制度。如在歸檔方面，制定出歸檔制度，規定歸檔范圍、歸檔時間、歸檔要求等，避免檔案的遺失。保衛檔案兼有公安檔案的性質，政治性、保密性強，因此，在檔案的保管和利用方面，必須制定出檔案保管和借閱的規定，規定借閱不同級別的檔案需要辦理不同的審批或借閱手續，以確保檔案及時歸還和利用的保密性。

3、加強對檔案管理員的培訓。科技論文。檔案管理員是指直接從事檔案具體管理工作的人員，其基本職責是負責檔案的收集、整理、保管、提供利用、文獻編撰、統計等工作。根據《檔案法》的規定“檔案工作人員應當忠于職守、遵守紀律、具備專業知識。”因此，保衛檔案的管理員，不僅要具備良好的思想素質，而且要有一定的檔案專業知識。加強保衛檔案的管理和建設，必須加強對檔案管理員有關檔案專業知識的培訓，提高檔案管理員的理論水平。保衛部門可以通過各種途徑，如由省高校保衛工作研究學會牽頭，邀請檔案管理的專業人員，開展知識講座，組織檔案管理員實地參觀學習等，努力提高檔案管理員的業務能力。

4、加強對保衛檔案法律、法規的宣傳教育，增強全體保衛干部的檔案意識。保衛部門領導、檔案管理員應加強對《檔案法》、《保衛組織文件材料立卷歸檔管理辦法》等法律、法規的宣傳教育。通過宣傳教育，一方面使廣大保衛干部了解檔案管理的基本知識，懂得保衛檔案收集、整理、立卷歸檔等的基本方法，在實際工作中加以應用；另一方面使廣大保衛干部充分認識到檔案管理的重要性，增強檔案管理意識，形成人人參與管理的思想，從而對促進檔案建設起到積極的作用。

5、加強對保衛檔案現代化管理設施的投入。隨著現代化管理手段的不斷更新，計算機、網絡等現代化管理手段在高校保衛工作中的使用已成現實，如何將現代化管理手段運用到保衛檔案管理中，是當今高校保衛部門的一個新課題。保衛部門領導一方面要加強對保衛檔案建設的經費和現代化設施的投入，增加管理人員編制，更新管理設備，建立必要的庫房；另一方面要組織人員到兄弟檔案部門參觀學習，引進和推廣各種現代化管理技術，使保衛檔案管理逐步趨于現代化。

參考文獻:

[1]汪小琴.加強高校檔案管理規范建設的思考[J].

安徽大學學報(哲學社會科學版).2004,(6):150-153.

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轉變觀念是加強煤炭企業電子檔案建設的根本途徑。各級煤炭企業領導首先要從思想上高度重視，要把電子檔案建設做為企業管理的一項重要內容，使企業的長遠發展規劃與電子檔案建設同步發展，礦井質量標準化建設與電子檔案建設同步運作，企業內部職工培訓計劃與電子檔案人員培訓同時進行。要從人員上、資金上、設施上全方位的給予支持。

加強培訓是提高煤礦企業檔案管理人員素質和專業技能的根本保證。現代化、數字化檔案建設需要高技能型人才去支撐。所以,檔案管理人員在具備檔案管理基本知識的同時，還要全面掌握計算機應用、數字化技術、現代網絡技術等相關知識。系統的掌握和運用現代化檔案管理知識，提高業務技能。加強隊伍建設，要培養和引進一批高技能人才，構建一支知識結構合理的檔案管理人員隊伍，確保電子檔案建設正常發展。

規范體系是促進煤礦企業電子檔案發展的必然趨勢。煤礦企業檔案管理要有一個科學先進的管理體系作保證，需要從幾個不同的方面進行有益嘗試和探索。首先，要根據數字化礦井建設的要求，根據礦井“六大系統”建設的內容，在礦井生產、安全監測監控、自動化控制等方面建立電子檔案信息生成體系，使生產管理過程中產生的電子檔案信息經過分級篩選后能夠自動生成，并轉輸到電子檔案系統；其次是要根據煤炭企業信息管理的特點，建立以工區和機關科室為基本單位，以專職管理部門為中心的綜合管理體系，對各種檔案信息采取終端集中管理的體制；三是要完善電子檔案信息公開、網站（頁）建設與檔案信息安全管理體系，形成有效的電子檔案建設激勵約束機制。提高信息安全意識，防止失密、泄密檔案信息的事件發生，確保檔案數據庫的安全。

軟件開發是促進煤礦企業電子檔案發展的技術支撐。在軟件開發方式上要按照國家標準，結合煤炭企業的自身特點，采取與科研單位和高等院校合作等多種形式進行研發。在軟件開發范圍上，一方面要重點加強系統軟件的開發，同時，還要加強音像檔案技術的開發和研究，建立科學、規范的音像檔案錄入、保存和電子檔案異地備份庫，促進數字檔案館室建設。

本文作者：楊周鎖作者單位：寶雞秦源煤業有限公司辦公室

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中圖分類號：TD327.3文獻標識碼：A文章編號：1009-914X（2015）38-0168-01

醫療保險作為我國社會保障制度的重要組成部分，當人們受到重大傷害或重大疾病之后，國家給予他們一定的經濟幫助，減輕居民的經濟負擔。醫療保險檔案是對參保單位和參保人員繳費、享受醫療保險各項待遇的真實情況的反應，是支付各種醫療保險待遇的唯一依據，所以醫療保險檔案管理的工作對居民生活有著重要的影響。

一、醫療保險檔案管理的現狀

1、對醫療保險檔案管理不夠重視，缺少對醫療保險檔案管理重要性的正確認識。隨著醫療保險參保人數的逐年增加，導致醫療保險檔案的數量也急劇增長，因為醫療保險檔案工作比較復雜，有些領導對醫療保險檔案管理不夠重視，缺少資金的投入導致人員配備不足，導致檔案缺失的現象比較明顯。業務員對醫療保險檔案管理意識薄弱，認為檔案管理對自己沒有意義而松懈。

2、醫療保險檔案的材料沒有收集齊全，醫療保險檔案是參保過程中具有保存價值是醫保事業的真實記錄和歷史反應。但是由于人員調動時沒有及時交接，導致有些檔案不完整甚至丟失。

3、對醫療保險檔案沒有專業的管理和統一的標準。每個地區的醫療保險檔案管理不一致，那些資料需要歸檔，怎樣歸檔；那些資料需要分類，怎樣分類。目前尚沒有一個統一的規范。所以很容易造成檔案的遺失或者歸檔錯誤的情況發生。

4、醫療保險檔案管理人員沒有進行過專業培訓，檔案管理水平比較低。目前醫療保險大多為兼職人員，并沒有接受過專業的檔案管理的訓練，缺少檔案管理的基本知識，另外他們的業務水平低，所以在管理檔案是缺少責任心，直接影響檔案管理的工作。

二、醫療保險檔案管理的必要性

醫療保險作為我國社會保證體系的重要組成部分，是對未來不確定疾病或意外的一種幫助制度，醫療保險制度的建設是由國家立法，強制實施的。醫療保險檔案是在醫保過程中形成的文字、電子文檔等具有保存價值的原始記錄。醫療保險是參保人員重要的原始資料，更是參保人員享受醫療保險各項待遇的重要依據，很多人對于醫療保險檔案管理工作存在很多誤區，他們認為沒有必要成立醫療保險檔案管理部門。其實，醫療保險檔案管理對我們的身體健康有著重要的作用。電子文件的管理形式優于傳統的檔案管理方式。

對醫療檔案有一個科學的管理能夠有效提升管理水平，只有做好醫療保險檔案管理的開發，并且充分利用它進行工作，才能實現檔案管理工作的價值而且可以為醫療保險檔案管理打下堅實的基礎。所以，要對醫療保險檔案管理有一個標準，使其具有科學性、及時性和準確性，保證檔案的真實性和完整性，可以使醫療保險檔案管理規范化、信息化和專業化。

醫療保險作為一項民生工程，涉及面廣，政策性、專業性強，工作環節多，業務管理繁雜。所以醫療保險檔案管理的發展具有舉足輕重的作用。一方面可以給領導提供依據，醫療保險檔案管理主要是基金的管理，建立系統的、規范的醫保檔案管理體制，不僅可以為數據統計、會計核算和基金收支提供詳細的資料，而且對于建立科學、高效的醫療保險基金管理提供有力的信息支持。因為醫療保險成立時間短還有很多不切實際的問題，需要不斷地完善有關的政策，方便成立和群眾的需求相適應的的制度，醫療保險檔案管理便為領導的決策提供了資料。另一方面可以為參保單位和參保人員提供服務。醫療保險檔案能清楚的寫明參保單位和參保個人的參保情況、費用記錄和年限計算依據。其中，現金結報資料作為基金支付的重要憑證，能夠為參保人查閱提供方便；政策宣傳資料為參保人員了解醫療保險參保辦法及享受的待遇做了詳細的介紹。這些檔案能夠讓參保人員學習一般知識、了解醫保信息并且可以為維護自身權益提供直接憑據。

三、醫療保險檔案管理的措施和辦法

1、提高對醫療保險檔案管理的程度。對檔案管理的高度重視是保障檔案管理工作順利進行的基礎和前提，在平時的管理中，需要加強宣傳和教育檔案管理的重要性，讓領導和員工意識到檔案管理的重要性，檔案管理水平不斷提高。

2、提高檔案管理人員的管理技術水平。因為目前檔案管理的人員很多是兼職人員，管理水平都比較低，所以要對檔案管理人員進行培訓。一方面讓他們掌握基本的法律和專業知識，使他們的管理能力不斷提高，可以完成復雜的醫療保險檔案管理的工作。另一方面，還要對他們進行思想教育工作，讓他們端正自己的工作態度。要為醫療保險檔案管理打造一支高水平、高素質的隊伍。

3、要對檔案管理工作方法進一步完善。我們要盡可能的利用各種先進技術來改善檔案管理的方法。例如，在醫療保險檔案管理中，一方面我們可以投入大量的微機設備，這樣我們可以為各種先進技術的應用提供必要的硬件設備。另一方面我們要應用各種技術和相應的軟件的開發，這樣可以建立一個醫療保險檔案管理的工作平臺。通過對檔案管理工作方法的改進，實現了對檔案檢索、統計以及借閱管理的自動化，在很大程度上提高了檔案管理的效率。

4、要對檔案管理制度進一步完善。我們應該從實際出發，根據《檔案法》和《保密法》等，對檔案管理制度進一步完善。因此，我們科以在以后的檔案管理中，可以對檔案的收集、存檔、保管、整理和移交有章可循，工作流程清晰，不僅提高了工作效率，而且還能保證檔案管理的質量。

5、要積極推進檔案管理的信息化建設。傳統的檔案管理是由工作人員手工收集、整理，不僅工作量大，而且效率低。這就要求我們極力發展檔案管理信息化建設，來提高檔案管理的效率和水平。這就要求檔案管理人員必須熟練掌握和運用計算機軟件，這樣不僅減少了工作人員的工作量，而且也便于參保人員的查詢。

四、總結

綜上所述，我們在醫療保險檔案管理中存在著一系列的問題，我們在解決這些問題時要堅持科學、合理、有序的原則，還要國家相關部門統籌兼顧，強化引導，建立一個交流的平臺，可以提高醫療保險檔案管理的工作效率。

參考文獻

[1]張素芹.城鎮居民基本醫療保險檔案管理工作思考[J].黑龍江史志，2014-05.

[2]玄雄彪.關于醫療保險檔案管理的重要性思考[J].赤子（中旬），2014-07.

[3]賈麗敏.城鎮居民基本醫療保險檔案信息化建設的思考[J].電子技術與軟件工，2014-10.

[4]林素梅.醫療保險檔案的收集與整理[J].上海檔案，2002-05.

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公路檔案是一種信息資源，也是一種社會公共資源。如何使公路檔案工作與時俱進，更好地為社會主義現代化建設服務，是擺在我們公路管理機構面前的一項重大而緊迫的任務。目前，在公路檔案管理和利用過程中，還明顯存在以下幾個問題，影響了公路檔案整體效益的發揮。

1 公路交通檔案管理存在的問題

1、對檔案管理認識不足。檔案管理意識的缺乏，是檔案工作發展的一大制約因素，直接影響檔案資料的收集和整理。有的單位沒有重視資料的整理歸檔，有的單位對重大事件不注重積累和保存原始資料及證明材料，還有的單位對容易散失、遺漏的資料不積極追索。時過境遷，造成珍貴檔案資料的殘缺、丟失、變質、失去檔案價值，使人非常痛心。

2、管理人員只注重管理形式而不注重檔案管理。真實的檔案資料是對公路的歷史記載，更是一種重要的資源。然而在公路的管理中，不少管理人員只注重管理上的形式，而不重視檔案的及時性，認為檔案資料就那么回事，走過場，走形式。這些行為極大地影響了公路交通管理和服務質量，甚至整個行業的形象。

3、檔案管理機構不盡完善和規范。完整的檔案管理機構是檔案工作的有力保證，也是檔案管理工作的必備條件。但很多公路交通部門缺乏專業機構，由不同的人兼職檔案管理工作，因為受到各人本職工作的影響，使檔案管理機構和兼職檔案人員的職責形同虛設，貌似負責的人很多，而實際上無人負責，形成檔案管理工作放任自流。

4、檔案法的宣傳與普及不夠。少數領導檔案意識淡薄，重視不夠，導致檔案資料的管理只是停留在簡單的收集、整理，未能夠形成系統化、條理化、規范化的檔案材料系統。

2 提高檔案管理水平的對策

2.1 加大檔案人才的培養，努力提高公路檔案人員的綜合素質

1、檔案專業工作人員的政治素質必須具備社會上各類專業工作人員所應共同具備的基本政治素質，即堅持四項基本原則，熱愛黨，熱愛社會主義，熱愛祖國和人民，堅決執行黨和國家的各項法律和各項方針政策，講道德，守紀律，不為名，不為利，不計較個人利益，有獻身精神。由于檔案工作具有一定的機密性和較強的政治性，因此，檔案專業工作人員尤應具備守口如瓶、嚴守國家秘密的政治素質。同時，檔案工作的服務性特點還特別要求檔案專業工作人員應具有良好的為人民服務的精神。

2、檔案專業工作人員應該安心本職工作，熱愛檔案事業，有較強的事業心，懂得文書學、檔案管理學、檔案文獻編纂學、檔案保護技術學、中外檔案史等檔案專業基本知識，熟悉黨和國家有關檔案工作的各項法規和方針政策，熟悉上級檔案行政管理部門的各種業務規定，熟悉自己所從事的業務工作；能把檔案專業法規、政策和檔案專業基本知識以及其他專業知識靈活運用于自己的工作實際，熟練完成自己的業務工作。

3、檔案工作人員必須具有中等以上文化水平，除了掌握檔案學基本知識以外，還要掌握與自己所從事的專業工作相近的其他專業知識，例如，檔案管理人員應該掌握一定的歷史知識、古漢語知識和與檔案內容有關的其他專業知識或與業務工作有關的科學技術知識；檔案行政管理人員應該掌握一定的領導學、管理學、圖書館學、情報學等知識。只有掌握具備了相關的專業知識，才能更好地從事檔案工作。

4、面對經濟和科技的發展，檔案人員的素質必須提高，以業務素質提高為重點，對檔案專業知識進行學習，對現有的檔案人員，可以通過委培、進修、培訓，不斷拓寬知識面，加強與公路建設相關學科的學習，掌握管理項目檔案所需要的相關知識和計算機管理檔案的技能及一定外語水平.使檔案工作者能更好地為高速公路交通行業服務。

2.2 應加大檔案現代化管理的投入始之逐步走向正軌

1、資金、人才等制約著檔案科學化。首先，應投入大量的精力關心和支持這一事業，沒有資金，應想方設法創造條件投入資金；沒有設備，應千方百計配備先進設備；沒有管理人才，應積極培養、選拔高素質的專業人才；把檔案現代化管理納入本單位工作計劃，列入本單位考核指標進行考核。其次，各級領導，尤其主管檔案工作的領導，要經常過問此項工作，每年至少要研究一兩次檔案工作的重大事項、重要問題，定期聽取檔案工作匯報，了解檔案工作現狀，提出要求，下達任務，指導檔案部門依法開展工作，幫助解決工作中實際存在的困難。再次，要有宏觀指導的總體思路，實現發展戰略上的創新，微觀動作上管理內涵和技術手段的創新，這對公路交通檔案事業無疑具有重要意義。

2、改進和完善檔案功能。使其記錄內容全面、客觀、動態。對檔案的功能應進行重新定位：一是對檔案的原有重要部分應該予以保留；二是檔案的內涵要進一步豐富和擴大，以便使所具有的功能更加適合單位對信息的需求，從而更好地為單位服務。

3、采用信息化管理手段。信息化是當今社會發展的一大趨勢，它對檔案工作提出了新的要求，那就是盡可能地運用當代科技新成果和管理新手段，提高檔案工作的效率和水平，以盡快實現檔案信息化管理。目前，國外檔案管理很多已使用計算機，就是在國內，使用計算機輔助管理檔案的也越來越多。實現人事檔案計算機輔助管理勢在必行。

4、提高整個社會的檔案意識，檔案工作者自身是關鍵。這要求檔案工作者要樹立起社會意識。檔案是歷史的記錄，經驗的總結，它源于實踐，并為實踐服務。檔案工作的根本目的就是為了充分利用發揮檔案的作用價值，滿足社會經濟發展的需要。因此，只有積極開發利用檔案更好地為經濟建設和社會服務，為本單位各項工作服務，最大限度地滿足本單位各項工作的需要，在維護國家、集體和單位利益的過程中有所作為，才能提高檔案工作的社會地位和影響。

總之，在新的歷史條件下檔案工作必須要緊緊聯系時展要求，要從觀念上更新采取有效措施，積極探索檔案現代管理模式，促進社會主義和諧社會建設。

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（一）政治素質。政治素質是檔案管理人員的首要素質。檔案管理是一項嚴肅的政治工作，它要求檔案工作人員必須具備較高的思想政治素質。即堅持四項基本原則，堅決執行黨和國家的各項方針政策，并遵紀守法。同時，檔案工作具有一定的機密性，要求工作人員必須具備守口如瓶、嚴守國家秘密的政治素質。另外，檔案工作的服務性特點還特別要求檔案工作人員自覺樹立為人民服務、不熱衷名利、不計個人得失的奉獻精神。

（二）業務素質。檔案管理作為綜合性較強的工作崗位，專業工作人員必須具備一定的綜合文化知識和熟練的業務技能。如要掌握文書學、檔案管理學、檔案文獻編纂學、檔案保護技術學、中外檔案史等方面的基本知識，熟悉黨和國家有關檔案工作的各項法規、方針政策等，熟悉上級檔案行政管理部門的各種業務規定；應具備經濟、法律、外語等學科的文化知識，熟練掌握現代信息技術；能把檔案政策法規和專業知識靈活運用于實際，熟練完成業務工作。

（三）能力素質。一是協調能力。要做好檔案工作，檔案管理人員要經常與有關部門打交道，這就需要發揮綜合協調能力，以達到各部門檔案管理的協調統一。二是管理能力。檔案工作不僅包括對檔案實體的管理，還包括對檔案事業的管理，要求檔案人員認真研究管理學理論，學習現代管理的新知識、掌握現代管理的新技能，特別是高新技術管理手段在檔案工作中的具體運用。三是學習能力。檔案工作人員只有經常參加系統的知識更新學習與繼續教育培訓，不斷擴展知識面，提高學歷層次，才能適應檔案管理工作新形勢、新需求。四是開發能力。當前，檔案信息資源的開發和利用是檔案管理的一項重要工作，也是檔案利用的拓寬與深化。檔案工作人員要積極采取現代化的管理手段，及時、準確、高效地開發檔案信息資源，以提供更好的檔案服務。

二、檔案管理人員整體素質存在的主要問題

（一）部分檔案工作人員的思想道德素質較低，對工作缺乏事業心和責任心。部分檔案工作者自認為經濟收入、物質條件和社會地位與一些行業相差甚遠，思想上形成極大反差，道德觀念也發生了動搖，導致事業心不強，職業情感淡薄，奉獻意識與敬業精神欠缺，不注重提高職業道德修養，業務上不精益求精，缺乏知識更新的主動性與自覺性，嚴重影響了檔案管理水平的持續提升。

（二）部分檔案工作人員專業知識匱乏，業務素質不高。近年來，雖然檔案管理隊伍中本科以上學歷人員在不斷增多，但真正具有檔案專業學歷的人員微乎其微，大多都是半路出家，要通過自學和一定的工作實踐才能對檔案專業知識有所了解，不少單位的檔案管理人員中，具有中高級專業技術職稱的人數所占比例偏低。檔案工作人員的素質不高，直接影響了新技術、新方法在檔案管理中的使用和推廣，極大阻礙了檔案事業的持續發展。

（三）管理方法陳舊，缺乏創新意識。由于很多單位對檔案管理隊伍建設的重視程度較低，很少提供外出交流學習的機會，工作人員的檔案管理方法無法得到及時更新，服務效率持續低下。有些單位的檔案管理人員老化，思想懈怠、因循守舊、不思進取，甚至不能熟練操作計算機，仍然采用手工檢索、人工操作等原始手段，使檔案管理的工作創新舉步維艱。

三、提高檔案管理人員綜合素質的幾點建議

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即以地方政府的名義向所屬的行政事業單位直接委派會計人員。在這種形式下，委派對象大多是單位的財會負責人、主管會計，管理方式大多采用直接管理，即對會計人員的人事檔案、職務晉升、工作調動等實行集中統一管理，會計人員獨立，并實行在單位之間定期輪崗制度。

2 “財務集中制”形式

即在基層成立行政事業單位財務會計核算中心，在保持各單位資金所有權、使用權，財務自主權、審批權不變的前提下，各單位不再設置會計機構，不配備會計人員，只設報賬員，將招考來的會計的行政關系等轉到核算中心，割斷了會計人員與其服務單位的人事隸屬關系和經濟利益關系，將會計核算權從單位行政管理權分離出來，取消各單位的銀行賬戶，統一進行會計核算、報送財務報告，保管會計檔案等財務活動，實行“集中管理，分戶核算”，融會計服務與監督管理為一體。

3 目前，會計委派制下會計檔案管理存在的一些問題，主要表現為：

3.1 有的會計核算中心沒有或不及時向委托單位移交會計檔案

這不符合《檔案法》特別是《會計檔案管理辦法》的規定。《會計檔案管理辦法》第六條明確指出：“當年形成的會計檔案，在會計年度終結后，可暫由會計機構保管一年，期滿之后，應當由會計機構編制移交清冊，移交本單位檔案機構統一保管”。會計核算中心成立后形成的會計檔案是委托單位委托被委托單位進行會計核算而形成的，盡管會計檔案的實體由于保管單位的變更而變更，但他的所有權仍是委托單位，屬于委托單位全宗的一個門類，應當保持一個單位全宗的完整性和連續性。

3.2 紙質會計檔案與存儲會計數據的磁介質檔案沒有同步歸檔

會計工作由傳統的手工記賬形式到運用電子計算機形式記賬，會計核算形式發生了變化，財政部頒發的《會計電算化工作規范》第四章第七條明確指出：“電算化會計檔案，包括存儲在計算機硬盤中的會計數據、其他磁性介質或光盤存儲的會計數據和計算機打印出來書面形式的會計數據。”《會計基礎工作規范》第四十五條規定：“實行會計電算化的單位，有關電子數據、會計軟件資料等應當作為會計檔案進行管理。

”保證電子檔案的原始性、真實性、完整性、安全性。然而實際工作中，會計委派制核算的地區或部門，基本都實行了電算化會計，形成大量的磁介質會計檔案都保存在會計核算中心，即便是定期向委托單位移交會計檔案的核算中心，也只移交紙質會計檔案。

3.3 會計工作與會計檔案管理相脫節

會計檔案是會計核算的產物，它產生于會計業務工作中，是會計工作的延伸，也是會計工作的終結。但在實際工作中，會計委派制管理下的會計人員對會計業務非常熟練，經常參加會計業務的培訓和學習，但對檔案知識，特別是對會計檔案規范化整理標準知之甚少，也沒有參加過會計檔案管理的培訓與學習。各單位普遍重會計業務，輕會計檔案管理。在各單位制定的會計制度中突出強調了會計業務，卻忽視制訂詳細的具有可操作性的會計檔案管理制度，沒有把會計檔案的規范化管理納入會計人員崗位職責中。在會計人員上崗前，沒有邀請檔案專業人員講授會計檔案管理的基本知識與操作技能，造成會計檔案管理質量不高，封面內容填寫不全，裝訂不整齊，有的分類、排列不規范，無目錄等現象，使整理出的會計檔案沒有達到規范化標準，更談不上科學管理。

3.4 會計檔案管理制度亟待完善

制度不健全勢必造成管理無章可循。不少會計核算中心并沒有制定較為完善的會計檔案立卷、歸檔、保管等制度，對會計檔案的歸檔范圍、歸檔時間，整理標準，移交等問題沒有作出具體的可操作性強的規定。只突出強調了會計業務工作，忽視了會計檔案管理，沒有把會計檔案規范化管理納入會計人員崗位責任制中，也沒有配備專人管理會計檔案。

4 針對會計檔案管理的上述問題，我認為，醫院財務方面應做好以下幾個方面的工作：

4.1 加強會計檔案管理，理順會計檔案管理體制

實行委派制管理的會計檔案，應嚴格按照《檔案法》、《會計法》、《會計檔案管理辦法》等有關規定，明確會計檔案的所有權是委托單位，將委托單位的會計檔案整理規范，在核算中心暫保管一年，期滿后編制會計檔案的案卷目錄，連同打印出的紙質會計檔案和存儲會計數據的磁介質會計檔案，向委托單位的檔案機構移交。

4.2 加強會計人員崗位培訓，提高會計檔案的案卷質量

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對檔案專業人員來說，做好工程項目檔案管理是一項很有挑戰性的工作，這既有工程項目本身專業性、復雜性的原因，也有檔案專業人員自身的原因。

一是“檔案員”代替不了“資料員”。在工程建設項目中，“五大員”是必備的，且需具有相應的資格證書。所謂“五大員”，即“資料員、施工員、安全員、材料員、質檢員”，其中，對資料員的一般要求如下：必須具備一定的建筑專業知識、檔案專業知識及操作計算機建筑應用軟件的能力；能看懂一般工業與民用建筑施工圖，能編制修改工程竣工圖；了解各種施工技術并正確填寫各種施工記錄、隱蔽工程記錄及竣工技術資料表格等。根據以上要求，檔案專業人員從事“資料員”工作往往是不能勝任的。在實際工作中，檔案員除了具體的組卷整理工作外，更注重的是宏觀上的管理，即規章制度的建立和執行。而資料員則更注重微觀上的效果，即直接形成和掌握現場施工技術資料。資料員兼職檔案員的工作容易，而檔案員兼職資料員的工作則難，專業的差異和工作重點的不同，造成檔案專業人員在進入工程項目檔案管理這個行業時顯得尤為困難，而做好工程項目檔案管理工作更是難上加難。

二是檔案專業人員在工程項目檔案管理中“話語權”不足。在工程建設項目中，檔案管理的難點和重點是如何保證文件材料的形成質量，在檔案專業術語中叫做“前端控制”。在實際工作中，由于檔案員不了解施工技術規范和要求，對資料員形成的施工技術資料只是被動接收，前端控制原則往往也只體現在對紙張、字跡的要求上，對施工技術資料的內容則缺乏判斷能力，從而也使得檔案工作人員的專業水準大打折扣，也直接導致了“檔案員”這一職位的可有可無，用人單位往往直接以“資料員”取而代之。在薪酬待遇上，資料員也會高出檔案員許多，在崗位定義上，資料員為“技術類”，檔案員則為“文職類”。種種的差異，導致檔案員在工程項目檔案管理中“話語權”不足，縱然有“三納入、四參加”制度作為保障，但也經常淪為簽字、蓋章的工具。

在工程項目檔案管理中，檔案員往往會淪為弱勢群體，歸根結底，還是由專業的差異性決定的。要想認真做好工程項目檔案管理工作，在熟知檔案管理知識的同時，檔案工作人員一定要了解工程建設項目的基本知識，對工程施工技術資料的內在質量要有基本的判斷能力，把檔案管理專業知識融入工程項目檔案管理之中，苦練內功。只有這樣，檔案專業人員才能變被動為主動，打破工程項目檔案管理工作的困境，不斷提高自身的專業能力和管理水平。

（摘自《檔案界》網站 作者單位：珠海中冶基礎設施建設投資有限公司）

篇（10）

目前，會計委派制下的會計檔案管理存在的主要問題如下：

一是有的會計核算中心沒有或未及時向委托單位移交會計檔案，不符合《會計檔案管理辦法》的規定。《會計檔案管理辦法》第6條明確指出，“當年形成的會計檔案，在會計年度終結后，可暫由會計機構保管一年，期滿之后，應當由會計機構編制移交清冊，移交本單位檔案機構統一保管”。會計核算中心成立后形成的會計檔案是委托單位委托被委托單位進行會計核算而形成的，盡管會計檔案的實體由于保管單位的變更而變更，但其所有權仍是委托單位，屬于委托單位全宗的一個門類，應當保持一個單位全宗的完整性和連續性。

二是紙質會計檔案與存儲會計數據的磁介質檔案沒有同步歸檔。會計工作由傳統的手工記賬形式到運用電子計算機形式記賬，會計核算形式發生了變化，財政部頒發的《會計電算化工作規范》第四章第7條明確指出：“電算化會計檔案，包括存儲在計算機硬盤中的會計數據、其他磁性介質或光盤存儲的會計數據和計算機打印出來書面形式的會計數據。”《會計基礎工作規范》第45條規定，“實行會計電算化的單位，有關電子數據、會計軟件資料等應當作為會計檔案進行管理”。然而實際工作中，會計委派制核算的地區或部門，基本都實行了電算化會計，形成的大量磁介質會計檔案都保存在會計核算中心，即便是定期向委托單位移交會計檔案的核算中心，也只移交紙質會計檔案。

三是會計工作與會計檔案管理脫節。會計檔案是會計核算的產物，它產生于會計業務工作之中，是會計工作的延伸，也是會計工作的終結。但在實際工作中，會計委派制管理下的會計人員對會計業務非常熟練，經常參加會計業務的培訓和學習，但對檔案知識，特別是會計檔案規范化整理標準知之甚少，也沒有參加過會計檔案管理的培訓與學習。各單位普遍重會計業務，輕會計檔案管理。在各單位制定的會計制度中突出強調了會計業務，卻忽視了制定詳細的具有可操作性的會計檔案管理制度，沒有把會計檔案的規范化管理納入會計人員崗位職責中。在會計人員上崗前，沒有邀請檔案專業人員講授會計檔案管理的基本知識與操作技能，造成會計檔案整理質量不高，封面內容填寫不全，裝訂不整齊，有的分類、排列不規范，無目錄等現象，使整理出的會計檔案沒有達到規范化標準，更談不上科學管理。

四是財政部門與檔案行政管理部門缺乏必要的溝通與合作。由于會計委派制是近些年來新型的管理模式，其業務主要接受同級財政部門的監管。然而從其成立至今，無論財政部門還是檔案部門都沒有對新管理模式下會計檔案的管理作出具體的要求和規定，檔案部門也沒有主動地介入其中進行業務指導與監督。財政部門只強調會計業務規范與否，而對會計檔案規范與否少有問津，使會計委派制下的會計檔案基本屬于“失控”狀態。

五是會計檔案管理制度不完善。制度不健全勢必造成管理無章可循。不少會計核算中心并沒有制定較為完善的會計檔案立卷、歸檔、保管等制度，對會計檔案的歸檔范圍、歸檔時間，整理標準，移交等問題沒有作出具體的可操作性強的規定。只突出強調了會計業務工作，忽視了會計檔案管理，沒有把會計檔案規范化管理納入會計人員崗位責任制中，也沒有配備專人管理會計檔案。

針對會計管理體制改革給會計檔案管理帶來的問題，筆者認為應強化以下方面工作：

一要加強會計檔案管理，理順會計檔案管理體制。實行委派制管理的會計檔案，應嚴格按照《檔案法》、《會計法》、《會計檔案管理辦法》等有關規定，明確會計檔案的所有權是委托單位，將委托單位的會計檔案整理規范，在核算中心暫保管一年，期滿后編制會計檔案的案卷目錄，連同打印出的紙質會計檔案和存儲會計數據的磁介質會計檔案，向委托單位的檔案機構移交。

二要加強會計人員崗位培訓，提高會計檔案的案卷質量。會計人員是會計檔案整理的第一責任人。會計人員對會計檔案規范化整理的熟知、熟練程度，決定了會計檔案案卷質量的高低。因此，必須將會計檔案管理及操作技能的培訓，納入會計人員崗前培訓，從會計檔案整理的基礎業務學起，使其熟練掌握會計檔案管理的基本知識與操作技能，進而從源頭上做好會計檔案的整理規范工作。