電子檔案電子化匯總十篇

序論：好文章的創(chuàng)作是一個(gè)不斷探索和完善的過(guò)程，我們?yōu)槟扑]十篇電子檔案電子化范例，希望它們能助您一臂之力，提升您的閱讀品質(zhì)，帶來(lái)更深刻的閱讀感受。

篇（1）

2在我國(guó)至今還沒(méi)有建立一個(gè)達(dá)到數(shù)據(jù)交換的機(jī)讀目錄檔案系統(tǒng)，檔案信息系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)建設(shè)形式各行其是，層次不一，規(guī)范性、開(kāi)發(fā)性、服務(wù)性、共享性較差，不能適應(yīng)檔案信息資源共享的要求。

3標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化工作有待提高。檔案信息管理電子化的前提是基礎(chǔ)工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。但由于歷史原因，館室藏檔案業(yè)務(wù)基礎(chǔ)差，案卷質(zhì)量不高，特別是各類(lèi)檔案的著錄細(xì)則相容性不強(qiáng)，系統(tǒng)軟件移植性差；檔案自動(dòng)化工作尚無(wú)統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，僅著眼于某一個(gè)館或某個(gè)專(zhuān)業(yè)系統(tǒng)，無(wú)法全面實(shí)施、推廣統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，這也制約了檔案信息工作電子化。

4檔案的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、組織工作程序標(biāo)準(zhǔn)未從計(jì)算機(jī)信息處理技術(shù)特點(diǎn)和發(fā)展考慮，越來(lái)越多的歸檔“文件資料”是磁盤(pán)、光盤(pán)，現(xiàn)行的檔案整理、分類(lèi)方法、著錄標(biāo)準(zhǔn)及有關(guān)規(guī)定已不能完全適應(yīng)。

5檔案信息管理人員的素質(zhì)有待提高。實(shí)現(xiàn)檔案信息電子化，首先要有現(xiàn)代化的人，管理人員要有較高的知識(shí)層次和先進(jìn)技術(shù)水平，不能僅僅滿(mǎn)足于一般的計(jì)算機(jī)操作。從目前看，許多檔案部門(mén)缺乏現(xiàn)代高技術(shù)人才，其中檔案、信息處理復(fù)合型人才就更奇缺，大部分檔案人員現(xiàn)代技術(shù)水平偏低，甚至有現(xiàn)代文盲現(xiàn)象。盡管引進(jìn)了現(xiàn)代化設(shè)備，仍不能充分發(fā)揮作用，就談不上檔案信息電子化了。

二、檔案信息電子化的發(fā)展趨勢(shì)

辦公自動(dòng)化、無(wú)紙化等事物的出現(xiàn)，使檔案的生成方式發(fā)生很大變化，諸如文件的起草、簽發(fā)、催辦、歸檔等運(yùn)作過(guò)程在計(jì)算機(jī)和通訊線(xiàn)路中進(jìn)行，這樣檔案的前身必須以機(jī)讀文件為主要形態(tài)，那么檔案也自然以機(jī)讀形式存在，這些檔案的利用方式與紙質(zhì)載體檔案的利用方式有很大差異。這種變化預(yù)示著檔案工作者將面對(duì)更多的機(jī)讀形式以磁盤(pán)為載體的檔案。廣大信息檢索者關(guān)心的是信息的內(nèi)容，這些信息可能來(lái)自不同的機(jī)讀形式的檔案中，把這些檔案信息綜合系統(tǒng)地提供出來(lái)是檔案工作者義不容辭的責(zé)任。不失時(shí)機(jī)地提供有價(jià)值的檔案信息，必須有一個(gè)“去粗取精，去偽存真”的過(guò)程，使得機(jī)讀形式的檔案信息具有系統(tǒng)性、真實(shí)性、有價(jià)值性，用戶(hù)才能獲得更為完善的服務(wù)。由此看來(lái)，檔案信息電子化是檔案利用工作發(fā)展的必然趨勢(shì)。三、檔案信息電子化的益處

所謂檔案信息電子化，就是以館室藏檔案資料紙質(zhì)或機(jī)讀形式的為主要物質(zhì)對(duì)象，用微機(jī)對(duì)檔案文獻(xiàn)進(jìn)行收集、篩選和不同層次的加工，使之轉(zhuǎn)化成為微機(jī)軟件形式的二次文獻(xiàn)信息供人們利用的過(guò)程。其益處有：

1可充分利用和發(fā)揮現(xiàn)有微機(jī)的潛能，提高利用率。目前，大多數(shù)基層檔案館室對(duì)計(jì)算機(jī)的應(yīng)用單一，開(kāi)發(fā)功能簡(jiǎn)單，有的僅僅用于檔案著錄或文件打字貯存，利用的低效率造成人力、物力、財(cái)力和時(shí)間的極大浪費(fèi)，使現(xiàn)代化設(shè)備不能盡其用。

2縮短二次文獻(xiàn)信息的加工時(shí)間，提高檔案信息的時(shí)效性。手工信息加工工作模式是：選題—選材—編輯—出版，這條“慢工出細(xì)活”的工作方式，即從文件資料形成到開(kāi)發(fā)“二次文獻(xiàn)信息”時(shí)間長(zhǎng)，造成信息失效，嚴(yán)重影響了檔案信息的應(yīng)用價(jià)值。檔案信息電子化，編者可直接利用機(jī)讀形式的檔案，利用電腦的功能完成信息加工工作程序，快捷地出版二次文獻(xiàn)。

篇（2）

2在我國(guó)至今還沒(méi)有建立一個(gè)達(dá)到數(shù)據(jù)交換的機(jī)讀目錄檔案系統(tǒng)，檔案信息系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)建設(shè)形式各行其是，層次不一，規(guī)范性、開(kāi)發(fā)性、服務(wù)性、共享性較差，不能適應(yīng)檔案信息資源共享的要求。

3標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化工作有待提高。檔案信息管理電子化的前提是基礎(chǔ)工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。但由于歷史原因，館室藏檔案業(yè)務(wù)基礎(chǔ)差，案卷質(zhì)量不高，特別是各類(lèi)檔案的著錄細(xì)則相容性不強(qiáng)，系統(tǒng)軟件移植性差；檔案自動(dòng)化工作尚無(wú)統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，僅著眼于某一個(gè)館或某個(gè)專(zhuān)業(yè)系統(tǒng)，無(wú)法全面實(shí)施、推廣統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，這也制約了檔案信息工作電子化。

4檔案的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、組織工作程序標(biāo)準(zhǔn)未從計(jì)算機(jī)信息處理技術(shù)特點(diǎn)和發(fā)展考慮，越來(lái)越多的歸檔“文件資料”是磁盤(pán)、光盤(pán)，現(xiàn)行的檔案整理、分類(lèi)方法、著錄標(biāo)準(zhǔn)及有關(guān)規(guī)定已不能完全適應(yīng)。

5檔案信息管理人員的素質(zhì)有待提高。實(shí)現(xiàn)檔案信息電子化，首先要有現(xiàn)代化的人，管理人員要有較高的知識(shí)層次和先進(jìn)技術(shù)水平，不能僅僅滿(mǎn)足于一般的計(jì)算機(jī)操作。從目前看，許多檔案部門(mén)缺乏現(xiàn)代高技術(shù)人才，其中檔案、信息處理復(fù)合型人才就更奇缺，大部分檔案人員現(xiàn)代技術(shù)水平偏低，甚至有現(xiàn)代文盲現(xiàn)象。盡管引進(jìn)了現(xiàn)代化設(shè)備，仍不能充分發(fā)揮作用，就談不上檔案信息電子化了。

二、檔案信息電子化的發(fā)展趨勢(shì)

辦公自動(dòng)化、無(wú)紙化等事物的出現(xiàn)，使檔案的生成方式發(fā)生很大變化，諸如文件的起草、簽發(fā)、催辦、歸檔等運(yùn)作過(guò)程在計(jì)算機(jī)和通訊線(xiàn)路中進(jìn)行，這樣檔案的前身必須以機(jī)讀文件為主要形態(tài)，那么檔案也自然以機(jī)讀形式存在，這些檔案的利用方式與紙質(zhì)載體檔案的利用方式有很大差異。這種變化預(yù)示著檔案工作者將面對(duì)更多的機(jī)讀形式以磁盤(pán)為載體的檔案。廣大信息檢索者關(guān)心的是信息的內(nèi)容，這些信息可能來(lái)自不同的機(jī)讀形式的檔案中，把這些檔案信息綜合系統(tǒng)地提供出來(lái)是檔案工作者義不容辭的責(zé)任。不失時(shí)機(jī)地提供有價(jià)值的檔案信息，必須有一個(gè)“去粗取精，去偽存真”的過(guò)程，使得機(jī)讀形式的檔案信息具有系統(tǒng)性、真實(shí)性、有價(jià)值性，用戶(hù)才能獲得更為完善的服務(wù)。由此看來(lái)，檔案信息電子化是檔案利用工作發(fā)展的必然趨勢(shì)。

三、檔案信息電子化的益處

所謂檔案信息電子化，就是以館室藏檔案資料紙質(zhì)或機(jī)讀形式的為主要物質(zhì)對(duì)象，用微機(jī)對(duì)檔案文獻(xiàn)進(jìn)行收集、篩選和不同層次的加工，使之轉(zhuǎn)化成為微機(jī)軟件形式的二次文獻(xiàn)信息供人們利用的過(guò)程。其益處有：

1可充分利用和發(fā)揮現(xiàn)有微機(jī)的潛能，提高利用率。目前，大多數(shù)基層檔案館室對(duì)計(jì)算機(jī)的應(yīng)用單一，開(kāi)發(fā)功能簡(jiǎn)單，有的僅僅用于檔案著錄或文件打字貯存，利用的低效率造成人力、物力、財(cái)力和時(shí)間的極大浪費(fèi)，使現(xiàn)代化設(shè)備不能盡其用。

2縮短二次文獻(xiàn)信息的加工時(shí)間，提高檔案信息的時(shí)效性。手工信息加工工作模式是：選題—選材—編輯—出版，這條“慢工出細(xì)活”的工作方式，即從文件資料形成到開(kāi)發(fā)“二次文獻(xiàn)信息”時(shí)間長(zhǎng)，造成信息失效，嚴(yán)重影響了檔案信息的應(yīng)用價(jià)值。檔案信息電子化，編者可直接利用機(jī)讀形式的檔案，利用電腦的功能完成信息加工工作程序，快捷地出版二次文獻(xiàn)。

篇（3）

2在我國(guó)至今還沒(méi)有建立一個(gè)達(dá)到數(shù)據(jù)交換的機(jī)讀目錄檔案系統(tǒng)，檔案信息系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)建設(shè)形式各行其是，層次不一，規(guī)范性、開(kāi)發(fā)性、服務(wù)性、共享性較差，不能適應(yīng)檔案信息資源共享的要求。

3標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化工作有待提高。檔案信息管理電子化的前提是基礎(chǔ)工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。但由于歷史原因，館室藏檔案業(yè)務(wù)基礎(chǔ)差，案卷質(zhì)量不高，特別是各類(lèi)檔案的著錄細(xì)則相容性不強(qiáng)，系統(tǒng)軟件移植性差；檔案自動(dòng)化工作尚無(wú)統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，僅著眼于某一個(gè)館或某個(gè)專(zhuān)業(yè)系統(tǒng)，無(wú)法全面實(shí)施、推廣統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，這也制約了檔案信息工作電子化。

4檔案的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、組織工作程序標(biāo)準(zhǔn)未從計(jì)算機(jī)信息處理技術(shù)特點(diǎn)和發(fā)展考慮，越來(lái)越多的歸檔“文件資料”是磁盤(pán)、光盤(pán)，現(xiàn)行的檔案整理、分類(lèi)方法、著錄標(biāo)準(zhǔn)及有關(guān)規(guī)定已不能完全適應(yīng)。

5檔案信息管理人員的素質(zhì)有待提高。實(shí)現(xiàn)檔案信息電子化，首先要有現(xiàn)代化的人，管理人員要有較高的知識(shí)層次和先進(jìn)技術(shù)水平，不能僅僅滿(mǎn)足于一般的計(jì)算機(jī)操作。從目前看，許多檔案部門(mén)缺乏現(xiàn)代高技術(shù)人才，其中檔案、信息處理復(fù)合型人才就更奇缺，大部分檔案人員現(xiàn)代技術(shù)水平偏低，甚至有現(xiàn)代文盲現(xiàn)象。盡管引進(jìn)了現(xiàn)代化設(shè)備，仍不能充分發(fā)揮作用，就談不上檔案信息電子化了。

二、檔案信息電子化的發(fā)展趨勢(shì)

辦公自動(dòng)化、無(wú)紙化等事物的出現(xiàn)，使檔案的生成方式發(fā)生很大變化，諸如文件的起草、簽發(fā)、催辦、歸檔等運(yùn)作過(guò)程在計(jì)算機(jī)和通訊線(xiàn)路中進(jìn)行，這樣檔案的前身必須以機(jī)讀文件為主要形態(tài)，那么檔案也自然以機(jī)讀形式存在，這些檔案的利用方式與紙質(zhì)載體檔案的利用方式有很大差異。這種變化預(yù)示著檔案工作者將面對(duì)更多的機(jī)讀形式以磁盤(pán)為載體的檔案。廣大信息檢索者關(guān)心的是信息的內(nèi)容，這些信息可能來(lái)自不同的機(jī)讀形式的檔案中，把這些檔案信息綜合系統(tǒng)地提供出來(lái)是檔案工作者義不容辭的責(zé)任。不失時(shí)機(jī)地提供有價(jià)值的檔案信息，必須有一個(gè)“去粗取精，去偽存真”的過(guò)程，使得機(jī)讀形式的檔案信息具有系統(tǒng)性、真實(shí)性、有價(jià)值性，用戶(hù)才能獲得更為完善的服務(wù)。由此看來(lái)，檔案信息電子化是檔案利用工作發(fā)展的必然趨勢(shì)。

三、檔案信息電子化的益處

所謂檔案信息電子化，就是以館室藏檔案資料紙質(zhì)或機(jī)讀形式的為主要物質(zhì)對(duì)象，用微機(jī)對(duì)檔案文獻(xiàn)進(jìn)行收集、篩選和不同層次的加工，使之轉(zhuǎn)化成為微機(jī)軟件形式的二次文獻(xiàn)信息供人們利用的過(guò)程。其益處有：

1可充分利用和發(fā)揮現(xiàn)有微機(jī)的潛能，提高利用率。目前，大多數(shù)基層檔案館室對(duì)計(jì)算機(jī)的應(yīng)用單一，開(kāi)發(fā)功能簡(jiǎn)單，有的僅僅用于檔案著錄或文件打字貯存，利用的低效率造成人力、物力、財(cái)力和時(shí)間的極大浪費(fèi)，使現(xiàn)代化設(shè)備不能盡其用。

2縮短二次文獻(xiàn)信息的加工時(shí)間，提高檔案信息的時(shí)效性。手工信息加工工作模式是：選題—選材—編輯—出版，這條“慢工出細(xì)活”的工作方式，即從文件資料形成到開(kāi)發(fā)“二次文獻(xiàn)信息”時(shí)間長(zhǎng)，造成信息失效，嚴(yán)重影響了檔案信息的應(yīng)用價(jià)值。檔案信息電子化，編者可直接利用機(jī)讀形式的檔案，利用電腦的功能完成信息加工工作程序，快捷地出版二次文獻(xiàn)。

篇（4）

一、電子檔案的優(yōu)缺點(diǎn)

1.優(yōu)點(diǎn)。一是操作方便、傳遞快捷。電子文件在形成檔案之前的修改很方便，并且修改后不會(huì)留下痕跡，保證了文件頁(yè)面的整潔；電子檔案具有統(tǒng)一格式，在對(duì)電子檔案進(jìn)行檢索時(shí)方便快捷；電子檔案的傳遞不受時(shí)間和空間的限制，可以從一個(gè)終端傳遞給其它若干終端，所用時(shí)間很短。二是存儲(chǔ)空間大，節(jié)省了大量紙張，攜帶方便。現(xiàn)在光盤(pán)等存儲(chǔ)設(shè)備的容量越來(lái)越大，使得電子檔案的存儲(chǔ)越來(lái)越方便，同時(shí)也節(jié)省了大量紙張，節(jié)約了資源，保護(hù)了環(huán)境。三是具有資源共享的特點(diǎn)。不同使用者可以在不同終端同時(shí)閱讀和使用，實(shí)現(xiàn)了資源的共享。四是表現(xiàn)形式多樣。計(jì)算機(jī)多媒體技術(shù)的應(yīng)用推動(dòng)了電子檔案形態(tài)的多樣化發(fā)展，文字、圖形、聲音、影像等都成為電子檔案的內(nèi)容，這就是電子檔案的多媒體集成性，使得電子檔案比紙質(zhì)檔案更加全面、生動(dòng)、形象。五是復(fù)制不影響文件質(zhì)量。紙質(zhì)文件在進(jìn)行復(fù)制時(shí)容易造成清晰度下降等問(wèn)題，而電子檔案的復(fù)制就不會(huì)存在這種問(wèn)題。

2.缺點(diǎn)。第一，由于電子文件容易被刪減和修改，而且不留任何痕跡，因此文件的真實(shí)性問(wèn)題難以確定。電子文件容易修改既是它的優(yōu)點(diǎn)也是缺點(diǎn)，輸入者在輸入過(guò)程中無(wú)法留有自己的筆跡，單位負(fù)責(zé)人也無(wú)法在文件上簽發(fā)，這就使得文件容易被更改，真實(shí)性得不到保證。第二，由于電子文件傳遞的方便快捷性、網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)的開(kāi)放性，如果電子檔案得不到有效保護(hù)就很容易被他人竊取，造成數(shù)據(jù)外泄，給單位造成嚴(yán)重的損失。

二、電子檔案的整理與保護(hù)方法

1.完善管理體制，統(tǒng)一管理標(biāo)準(zhǔn)。由于我國(guó)的電子檔案管理法律法規(guī)還沒(méi)有形成完整的體系，因此相關(guān)部門(mén)應(yīng)該針對(duì)出現(xiàn)的問(wèn)題，從我國(guó)實(shí)際出發(fā)，借鑒國(guó)外經(jīng)驗(yàn)，制定具有較強(qiáng)針對(duì)性和可操作性的電子檔案管理體制，統(tǒng)一電子文檔的管理標(biāo)準(zhǔn)，具體包括以下方面：（1）風(fēng)險(xiǎn)管理體制，主要指建立電子檔案風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估和安全等級(jí)管理機(jī)制；（2）災(zāi)害管理體制，主要指災(zāi)害的預(yù)警、突發(fā)事件的應(yīng)急處理和資料的備份等制度；（3）人員管理體制，主要指對(duì)相關(guān)人員的安全意識(shí)和能力培訓(xùn)、崗位責(zé)任和安全審查等制度；（4）系統(tǒng)安全體制，主要指機(jī)器設(shè)備的安全檢測(cè)、網(wǎng)絡(luò)安全管理等制度。

2.對(duì)電子檔案進(jìn)行設(shè)置和處理，防止電子檔案被隨意更改。要通過(guò)更高級(jí)的技術(shù)對(duì)電子文檔進(jìn)行設(shè)置和相關(guān)處理，強(qiáng)化電子檔案的安全性。主要包括以下方面：第一，檔案使用的環(huán)境監(jiān)測(cè)技術(shù)。檔案運(yùn)行的全過(guò)程都要有監(jiān)控設(shè)備的全程監(jiān)控，防止電子文檔的外傳。第二，簽署技術(shù)。目前電子文件的簽署技術(shù)主要包括證書(shū)式數(shù)字簽名和手寫(xiě)式數(shù)字簽名。證書(shū)式數(shù)字簽名是發(fā)送方利用自己的不公開(kāi)密鑰對(duì)發(fā)出文件進(jìn)行處理，接收方運(yùn)用相關(guān)原理進(jìn)行解密，獲取相關(guān)資料；手寫(xiě)式數(shù)字簽名是指用生物測(cè)定技術(shù)來(lái)驗(yàn)證簽署人和他的簽名之間的關(guān)系，通過(guò)密碼技術(shù)把簽名與文件聯(lián)系起來(lái)。第三，加密技術(shù)。是指通過(guò)數(shù)學(xué)的或物理的手段，保護(hù)電子信息在存儲(chǔ)設(shè)備中和傳輸過(guò)程中的安全，防止信息泄漏的技術(shù)，主要包括計(jì)算機(jī)密鑰和防復(fù)制軟盤(pán)技術(shù)。第四，身份驗(yàn)證技術(shù)。指通過(guò)靜態(tài)密碼、動(dòng)態(tài)口令或生物識(shí)別等對(duì)操作者身份進(jìn)行識(shí)別的技術(shù)。

3.嚴(yán)格執(zhí)行電子檔案的使用審批程序。電子文件歸檔保存之后要嚴(yán)格執(zhí)行使用審批程序，以保證電子文檔的安全性：若內(nèi)部人員使用需要經(jīng)過(guò)檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，做好使用記錄并簽名，歸還時(shí)檔案管理部門(mén)人員做好相應(yīng)檢查，確認(rèn)文件完好再歸檔；若外單位使用需要對(duì)使用單位進(jìn)行審核，簽訂相關(guān)使用協(xié)議，雙方負(fù)責(zé)人各自簽名，并派相關(guān)人員監(jiān)督使用過(guò)程，若有復(fù)制，使用后要完全刪除，原文檔需要完整歸還。通過(guò)嚴(yán)格的使用審批程序可以降低電子文檔保存過(guò)程中的安全風(fēng)險(xiǎn)，提高電子檔案的管理水平。

4.強(qiáng)化檔案管理人員素質(zhì)培養(yǎng)，提高管理水平。目前由于檔案管理人員知識(shí)水平不高或法律安全意識(shí)不夠造成的電子檔案的問(wèn)題時(shí)有發(fā)生，這就需要檔案管理部門(mén)做好職位分析，聘用知識(shí)水平高、安全意識(shí)強(qiáng)的人員進(jìn)行檔案的整理和保管，同時(shí)還要對(duì)檔案管理人員進(jìn)行崗位培訓(xùn)，強(qiáng)化檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)技能和安全意識(shí)，提高檔案管理水平。

檔案電子化推動(dòng)著檔案信息化的發(fā)展，電子檔案在得到廣泛應(yīng)用的同時(shí)也出現(xiàn)了一些問(wèn)題。因此在進(jìn)行電子檔案的整理和保存的時(shí)候要加以保護(hù)，通過(guò)加強(qiáng)電子檔案管理制度等切實(shí)維護(hù)電子檔案的安全性和完整性，實(shí)現(xiàn)檔案電子化的健康和持續(xù)發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

[1]李宇紅.談電子檔案的保護(hù)管理措施[J].黑龍江檔案，2012（5）

篇（5）

所謂檔案電子化，就是用微機(jī)對(duì)檔案文獻(xiàn)進(jìn)行篩選和不同層次的加工，使之轉(zhuǎn)化成為微機(jī)軟件形式的二次文獻(xiàn)供人們利用的過(guò)程。它主要包括電子文書(shū)、電子信件、電子報(bào)表、電子圖紙等等。與紙質(zhì)文件比較，電子文件具有以下特點(diǎn)：電子文件不再是直觀(guān)的紙質(zhì)文件，它需要借助現(xiàn)代辦公設(shè)備才能閱讀利用；電子文件可以直接由計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代辦公設(shè)備迅速地處理和傳遞；電子文件的利用是可共享的，也不再受時(shí)間和距離的影響；電子文件的保存條件和環(huán)境要求與紙質(zhì)檔案不同，它對(duì)保存場(chǎng)地的面積要求不高，而對(duì)環(huán)境的溫濕度、防磁性等條件的要求很高。

二、檔案信息電子化的益處

從長(zhǎng)遠(yuǎn)看，檔案信息電子化建設(shè)涉及的不是檔案管理工作的某一部分或是某個(gè)局部，而是對(duì)整個(gè)管理工作起到牽一發(fā)而動(dòng)全身的作用。具體地說(shuō)，檔案電子化的益處主要有以下方面：可充分利用和發(fā)揮現(xiàn)有微機(jī)的潛能，提高利用率，減少人力、物力、財(cái)力和時(shí)間的極大浪費(fèi)，使現(xiàn)代化設(shè)備得到物盡其用；縮短二次文獻(xiàn)信息的加工時(shí)間，提高檔案信息的時(shí)效性，檔案信息電子化，編者可直接利用機(jī)讀形式的檔案，利用電腦的功能完成信息加工工作程序，快捷地出版二次文獻(xiàn)；檔案信息電子化，還可實(shí)現(xiàn)一次投入，多次產(chǎn)出，信息成果可多份拷貝，這樣就擴(kuò)大了檔案信息的社會(huì)影響，拓寬了服務(wù)范圍。

三、檔案信息電子化的必然性

檔案信息的電子化建設(shè)是順應(yīng)潮流、適應(yīng)時(shí)展的新舉措、新要求。檔案作為一種原生的信息資源，其重要性正日益凸顯出來(lái)。

第一，檔案電子化，可改善檔案管理工作。只有實(shí)現(xiàn)檔案電子化，才能沖破檔案利用的種種局限，使檔案管理部門(mén)從封閉走向開(kāi)放，從檔案的保管和利用職能向信息采集、管理和服務(wù)職能轉(zhuǎn)變，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的合理配置、科學(xué)管理，為社會(huì)提供高效、優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

第二，形勢(shì)發(fā)展的需求。21世紀(jì)是信息化的時(shí)代，一般檔案館都藏有數(shù)十萬(wàn)卷檔案資料，數(shù)百萬(wàn)件檔案文件，是本地區(qū)最豐富、最有實(shí)用價(jià)值的信息資源庫(kù)，這樣一大批浩如煙海，珍貴的檔案信息資源不能很好地為各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和廣大公眾利用，充分實(shí)現(xiàn)信息共享，就失去了檔案留存的意義。近年來(lái)，檔案載體逐漸并迅速地被磁盤(pán)、磁帶、光盤(pán)所取代或更替，電子檔案的出現(xiàn)給檔案館提出了一個(gè)亟待解決的課題，那就是電子檔案的收集、保管、保護(hù)和利用手段，而解決這個(gè)問(wèn)題的途徑只有一個(gè)，那就是檔案信息的電子化建設(shè)。

第三，社會(huì)強(qiáng)烈需求。當(dāng)今，人們的時(shí)間意識(shí)越來(lái)越強(qiáng)，領(lǐng)導(dǎo)做出重大決策需要迅速、準(zhǔn)確；各職能部門(mén)工作查考要求快速及時(shí)；社會(huì)廣大公眾對(duì)檔案信息需要量不斷增加，那么要了解這些詳細(xì)內(nèi)容恰恰只有檔案館才是最全、最新、最直接、最方便的一個(gè)場(chǎng)所，這就迫使檔案館這個(gè)信息保管和提供利用的部門(mén)必須盡快改變傳統(tǒng)的原始管理、檢索和提供利用的手段，以現(xiàn)代化、多功能的服務(wù)措施，使檔案館館藏的信息能及時(shí)、方便地提供給各方面的需求者。

四、積極應(yīng)對(duì)檔案信息電子化帶來(lái)的影響

電子文件是計(jì)算機(jī)文字處理系統(tǒng)中的最后一個(gè)文本，沒(méi)有草稿與印稿的區(qū)別，也沒(méi)有正本與副本的差異，甚至文件與檔案之間很難劃定一條人為的界限。它給檔案管理工作造成的影響與沖擊必將是全面而深刻的。這些課題是電子文件能否轉(zhuǎn)化為檔案的關(guān)鍵，也是賦予檔案本質(zhì)屬性新的內(nèi)涵的客觀(guān)需要。為此，檔案界應(yīng)采取如下對(duì)策：

第一，做好歸檔電子文件的技術(shù)處理工作，實(shí)施電子文件管理戰(zhàn)略。也就是說(shuō)，通過(guò)采取技術(shù)處理，將已歸檔的電子文件改為“只讀性”文件，即只能讀不能寫(xiě)的不可更改的文件，從而識(shí)別和保護(hù)電子文件的原始結(jié)構(gòu)，保證電子文件的可靠性，使之與紙質(zhì)文件一樣發(fā)揮社會(huì)效用。

第二，解決好電子文件的保存問(wèn)題。以化學(xué)磁性材料為載體的電子文件，從理論上講能夠長(zhǎng)期保存，因?yàn)樗淖x出是無(wú)接觸式的，不存在磨損。電子文件記錄在介質(zhì)層上的被密封在塑料保護(hù)層內(nèi)，不怕外界磁場(chǎng)的影響，不會(huì)直接受到空氣中的灰塵、水分及有害氣體的侵害。但是，由于電子文件形成的時(shí)間短，缺乏實(shí)際貯存的驗(yàn)證，所以，電子文件中原始的長(zhǎng)期保存問(wèn)題是有待檔案工進(jìn)行深入研究和探討的重要課。目前，對(duì)于長(zhǎng)久保存的電子文件，需要定期進(jìn)行復(fù)制，以防止損失。

第三，檔案人員知識(shí)結(jié)構(gòu)的變革迫在眉睫。我國(guó)檔案人員要適應(yīng)電子化建設(shè)的發(fā)展，適應(yīng)新技術(shù)的需要，加快檔案人員知識(shí)結(jié)構(gòu)的變革，多途徑、多層次培養(yǎng)人才，是檔案工作迎接技術(shù)革命最根本的對(duì)策。

篇（6）

創(chuàng)新會(huì)計(jì)檔案電子化管理，提高會(huì)計(jì)檔案利用水平

（一）完善硬件設(shè)施建設(shè)，提高會(huì)計(jì)電子檔案的利用率傳統(tǒng)的財(cái)務(wù)查賬，首先從財(cái)務(wù)系統(tǒng)中查找到賬務(wù)憑證號(hào)，然后再到檔案室按號(hào)尋找相關(guān)的資料憑證，辦公地點(diǎn)如若相距較遠(yuǎn)，那么查賬將極為不便，還會(huì)影響查賬效率。因此，要提高會(huì)計(jì)檔案利用率，必須配備現(xiàn)代化檔案管理設(shè)備，如互聯(lián)網(wǎng)設(shè)備、掃描儀、計(jì)算機(jī)等；同時(shí)應(yīng)建立會(huì)計(jì)檔案查詢(xún)系統(tǒng)，該系統(tǒng)要與財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)鏈接，這樣查賬時(shí)需要哪個(gè)憑證的原始檔案就直接調(diào)閱那個(gè)原始檔案，實(shí)現(xiàn)檔案管理與財(cái)務(wù)系統(tǒng)有機(jī)結(jié)合，會(huì)計(jì)電子檔案的利用將更加高效更加快捷，從而提高會(huì)計(jì)電子檔案的利用率。

（二）利用數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)接口，實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)信息標(biāo)準(zhǔn)化隨著會(huì)計(jì)信息化的不斷加強(qiáng)和普及，會(huì)計(jì)信息需要形成統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，這個(gè)問(wèn)題急需解決，實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)信息標(biāo)準(zhǔn)化的關(guān)鍵是什么呢？就是實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)接口的標(biāo)準(zhǔn)化。由于數(shù)據(jù)格式標(biāo)準(zhǔn)XBRL，能提供數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)接口，從而實(shí)現(xiàn)了不同軟件之間數(shù)據(jù)的轉(zhuǎn)換。XBRL的操作平臺(tái)并不固定，而且是開(kāi)放式的，還具備國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)。運(yùn)用XBRL能整合企業(yè)內(nèi)部系統(tǒng)，統(tǒng)一會(huì)計(jì)信息，對(duì)于來(lái)自不同技術(shù)、平臺(tái)、軟件的商業(yè)信息數(shù)據(jù)可以實(shí)現(xiàn)自由交換和可靠放心的提取，重新組合底層的元數(shù)據(jù)形成新的財(cái)務(wù)報(bào)表，與新的會(huì)計(jì)制度和表格要求相適應(yīng)，提供有效的工具實(shí)現(xiàn)報(bào)表數(shù)據(jù)的再利用、傳遞和存儲(chǔ)，從而避免了一些問(wèn)題出現(xiàn)，如財(cái)務(wù)軟件相同而版本不同或財(cái)務(wù)軟件不同均要提供數(shù)據(jù)接口的問(wèn)題，可見(jiàn)，不管什么企業(yè)其系統(tǒng)環(huán)境如何，只要XBRL被采取，不僅不同數(shù)據(jù)之間的轉(zhuǎn)換完好無(wú)損有保障，而且保證了財(cái)務(wù)報(bào)告數(shù)據(jù)的標(biāo)準(zhǔn)絕對(duì)統(tǒng)一。該方案數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)接口的充分利用，確保了不同數(shù)據(jù)之間轉(zhuǎn)換毫無(wú)損傷。該方案通過(guò)XBRL技術(shù)，不僅擴(kuò)大了電子化會(huì)計(jì)檔案的數(shù)據(jù)范圍，而且把標(biāo)準(zhǔn)接口符合標(biāo)準(zhǔn)的數(shù)據(jù)進(jìn)行了歸納匯總，實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)信息數(shù)據(jù)即統(tǒng)一又?jǐn)?shù)出一源。

（三）構(gòu)建信息平臺(tái)，加快會(huì)計(jì)檔案管理的信息化步伐當(dāng)前各單位現(xiàn)有的財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)存在很多問(wèn)題，如單據(jù)連貫性不強(qiáng)、管理不夠規(guī)范等。對(duì)此各單位應(yīng)建立會(huì)計(jì)檔案管理信息平臺(tái)，該平臺(tái)應(yīng)易于檔案管理人員操作，數(shù)據(jù)信息安全保密，傳遞單據(jù)連貫可視，分配權(quán)限規(guī)范合理，會(huì)計(jì)電子檔案時(shí)刻都在為單位的經(jīng)營(yíng)管理業(yè)務(wù)服務(wù)，各種電子單據(jù)的采用，使各種業(yè)務(wù)的紙質(zhì)單據(jù)在不斷減少。當(dāng)下單位的財(cái)務(wù)系統(tǒng)和業(yè)務(wù)系統(tǒng)已完全融合，正在推廣應(yīng)用身份認(rèn)證系統(tǒng)，公章、簽名都已經(jīng)電子化，單位的會(huì)計(jì)電子檔案管理的信息化正趨向完善。

（四）促進(jìn)數(shù)據(jù)集成，加快財(cái)務(wù)檔案精簡(jiǎn)的步伐隨著各種系統(tǒng)應(yīng)用的進(jìn)一步深入和拓展，通過(guò)數(shù)據(jù)接口向FMIS集成數(shù)據(jù)的系統(tǒng)越來(lái)越多，如FMIS系統(tǒng)通過(guò)ERP來(lái)自動(dòng)集成銷(xiāo)售數(shù)據(jù)等。目前，為了使各業(yè)務(wù)系統(tǒng)產(chǎn)生的數(shù)據(jù)達(dá)到集成要求，必須細(xì)化各業(yè)務(wù)操作系統(tǒng)的流程，實(shí)現(xiàn)與實(shí)際流程的徹底匹配。對(duì)于FMIS系統(tǒng)中自動(dòng)集成來(lái)的數(shù)據(jù)，凡是能查詢(xún)到的，原始憑證就無(wú)需再附加，只需把數(shù)據(jù)出處注明即可，從而使憑證數(shù)量精簡(jiǎn)，原始憑證實(shí)現(xiàn)電子化，達(dá)到工作效率提高的目的。

篇（7）

（一）有利于提高檔案管理工作效率

時(shí)代的發(fā)展，科技的進(jìn)步，運(yùn)用計(jì)算機(jī)進(jìn)行檔案的電子化管理具有占用空間小、儲(chǔ)存信息量大、應(yīng)用能力強(qiáng)、檢索速度快等特點(diǎn)，能及時(shí)、大量地提供檔案信息，節(jié)省檔案管理人員時(shí)間，使檔案管理工作的效率得到全面的提升。

（二）能夠?yàn)楣芾頉Q策提供可靠的信息

檔案是一種資源，地方的發(fā)展和單位所開(kāi)展的業(yè)務(wù)都被檔案真實(shí)的記錄。制定決策時(shí)，除了要結(jié)合當(dāng)前實(shí)際，還要借鑒和參考以前的決策，通過(guò)對(duì)之前決策的分析和對(duì)比，制定幾個(gè)可選方案，優(yōu)中選優(yōu)，從而選出最佳的可行性方案，同時(shí)也可以有效避免錯(cuò)誤決策的重復(fù)出現(xiàn)。檔案管理信息化建設(shè)改變了以往翻查大量紙質(zhì)檔案的局面，節(jié)省了檔案查找的時(shí)間，降低出錯(cuò)率，使查找資料更加方便快捷，為管理決策提供可靠的信息。

（三）有利于為科研工作提供智能化服務(wù)

計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的快速發(fā)展和廣泛應(yīng)用，檔案電子化在快速分析方面的優(yōu)勢(shì)尤為突出，此外，在進(jìn)行綜合研究上，也表現(xiàn)出其獨(dú)特的優(yōu)越性。雖然前期需要一定的投資和時(shí)間，但可以為今后的工作帶來(lái)巨大的效益。網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用使得遠(yuǎn)程服務(wù)成為可能，使資源共享得以實(shí)現(xiàn)，信息二次編著的時(shí)間也大幅減少，信息服務(wù)變得更加智能化和人性化，服務(wù)質(zhì)量和服務(wù)效率也明顯提高。

2 檔案管理電子化的特點(diǎn)及優(yōu)點(diǎn)

檔案記錄了單位日常工作的方方面面，在單位業(yè)務(wù)發(fā)展上有著不容忽視的作用。檔案管理不再是以前單純的紙質(zhì)媒體，而是多種檔案管理手段的綜合應(yīng)用，在收集、檢索和應(yīng)用等檔案功能發(fā)揮作用的時(shí)候，檔案管理的現(xiàn)代化也就體現(xiàn)出了對(duì)比傳統(tǒng)檔案管理方式的優(yōu)勢(shì)。

檔案管理的電子化，即計(jì)算機(jī)和多媒體化。電子檔案對(duì)比傳統(tǒng)檔案的優(yōu)勢(shì)體現(xiàn)在很多方面：一是在收集檔案方面。電子檔案更容易接收和存儲(chǔ)檔案信息，而且不需要占用物理空間，只需要存儲(chǔ)在電子設(shè)備中，這比傳統(tǒng)的檔案管理方式在時(shí)間和空間上有明顯的優(yōu)勢(shì)；二是在選擇檔案方面。電子化的檔案比傳統(tǒng)檔案更加方便和快捷，可以隨時(shí)從電子設(shè)備上抽調(diào)出來(lái)，便于查詢(xún)利用。三是在處理檔案方面。如檔案需要進(jìn)行綜合處理或者修改數(shù)據(jù)，電子檔案隨時(shí)隨地都可以進(jìn)行，遇到特殊或緊急情況，傳統(tǒng)檔案不能滿(mǎn)足迅速發(fā)展的社會(huì)需要。

但電子檔案的保管具有難度較大、范圍廣泛、要求嚴(yán)格以及成本高昂等特點(diǎn)。首先，要確保電子檔案安全。安全是電子檔案保管的首要任務(wù)。其次，要做好全程控制。電子檔案的保管是全面、系統(tǒng)的保管，是一種對(duì)過(guò)程的管理。再次，要做好前端控制。在文件生產(chǎn)之前就采取控制措施，能有效的預(yù)防影響電子文件安全的因素，確保其真實(shí)、完整、可讀。

3 檔案管理電子化的現(xiàn)狀及主要問(wèn)題

（一）對(duì)檔案管理電子化的重視程度不足

首先是規(guī)范化問(wèn)題。目前，電子化檔案管理的方式還不夠規(guī)范，沒(méi)有統(tǒng)一的管理制度作為制約，這就導(dǎo)致有的檔案管理者在處理電子檔案時(shí)存在隨意性，造成檔案的錯(cuò)誤、遺失和泄露。其次是缺乏資金支持。檔案管理電子化需要一定的資金及時(shí)間投入，一些單位沒(méi)有與時(shí)俱進(jìn)的思想理念，不能夠?qū)⒃O(shè)備配備齊全，或者設(shè)備達(dá)不到應(yīng)有的標(biāo)準(zhǔn)。另外，計(jì)算機(jī)的軟件沒(méi)有定期更新，導(dǎo)致一些檔案數(shù)據(jù)出現(xiàn)錯(cuò)誤，也會(huì)給檔案管理帶來(lái)不必要的麻煩，影響檔案管理電子化的發(fā)展。

（二）缺乏專(zhuān)業(yè)的電子化檔案管理人才

檔案電子化管理是結(jié)合當(dāng)前現(xiàn)代化的計(jì)算機(jī)技術(shù)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為一體的管理，電子文件的登記、立卷、歸檔、著錄、檢索、信息網(wǎng)絡(luò)傳遞和安全利用都是在計(jì)算機(jī)上實(shí)現(xiàn)的，這就要求檔案管理者不僅要具備檔案管理方面的豐富經(jīng)驗(yàn)及相關(guān)素質(zhì)，還要具備一定的電子技術(shù)能力以及管理能力。檔案管理者要熟悉電子檔案的全程規(guī)范管理，還要掌握計(jì)算機(jī)系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)知識(shí)。然而目前，具備全面能力及素質(zhì)的檔案管理人員還相對(duì)缺乏。

4 提高電子化檔案管理水平的途徑

（一）轉(zhuǎn)變思想觀(guān)念，樹(shù)立電子化管理意識(shí)

新的檔案載體呈現(xiàn)出的特點(diǎn)，要求檔案管理者轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)管理理念，在實(shí)體檔案管理方法的基礎(chǔ)上加以創(chuàng)新。首先，制定電子檔案收集、整理、保管、利用等相關(guān)制度，對(duì)電子檔案的管理加以約束。其次，加強(qiáng)檔案管理電子化的宣傳力度，提高檔案管理者對(duì)電子檔案的重視程度，使檔案管理者習(xí)慣使用電子設(shè)備處理龐大的檔案數(shù)據(jù)。提高檔案管理者電子檔案保管意識(shí)，改變傳統(tǒng)的檔案保管理念，做好備份、維護(hù)數(shù)據(jù)庫(kù)等工作，時(shí)刻保持警惕，防止檔案遺失或泄露，使檔案管理人員能夠跟進(jìn)檔案管理電子化的進(jìn)程。

（二）強(qiáng)化電子化硬件建設(shè)，確保電子化管理的實(shí)現(xiàn)

實(shí)現(xiàn)檔案管理的電子化，不僅僅需要依靠人們觀(guān)念的革新和檔案從業(yè)人員掌握應(yīng)有的現(xiàn)代化管理理念與技術(shù)，也需要確保檔案管理電子化中所需要的設(shè)備和工具。隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展，極大的提高了工作效能，實(shí)現(xiàn)了檔案資料管理的無(wú)紙化和科學(xué)化辦公，為檔案管理的信息化建設(shè)提供了技術(shù)保障。為了強(qiáng)化和加快檔案管理的電子化發(fā)展，需要單位管理者高度重視檔案工作，加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作各個(gè)方面的投入，改善現(xiàn)有的檔案存儲(chǔ)環(huán)境和處理數(shù)據(jù)的局限性，購(gòu)置一些有助于檔案信息化建設(shè)的硬件，并及時(shí)更換老舊的電子存儲(chǔ)設(shè)備，應(yīng)用最新的軟件，保證電子設(shè)備的運(yùn)行能夠配合日常檔案管理工作的需要，確保檔案信息數(shù)據(jù)應(yīng)用及時(shí)和有效，真正的把檔案管理的電子化落到實(shí)處。

（三）培養(yǎng)檔案管理電子化的創(chuàng)新型人才

檔案管理電子化對(duì)檔案管理者提出了更高的要求，需要檔案管理者不僅要具備檔案管理的相關(guān)知識(shí)，還要熟練掌握各種檔案軟件的操作和應(yīng)用，因此建立復(fù)合型的檔案管理隊(duì)伍，提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)，也是檔案管理電子化的重要環(huán)節(jié)。從管理單位角度，應(yīng)有計(jì)劃地對(duì)檔案管理人員進(jìn)行計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)、檔案軟件等方面信息化技能培訓(xùn)，提升檔案管理人員綜合分析處理檔案信息數(shù)據(jù)的能力。檔案管理人員應(yīng)立足本職工作，強(qiáng)化自我學(xué)習(xí)意識(shí)，積極參與教育培訓(xùn)，不斷更新專(zhuān)業(yè)知識(shí)，提高自身的業(yè)務(wù)素質(zhì)和工作水平，以適應(yīng)檔案事業(yè)的發(fā)展。

（四）增強(qiáng)電子檔案信息和數(shù)據(jù)的安全性

電子設(shè)備比起傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案雖然方便快捷，但電子設(shè)備一旦出現(xiàn)故障，對(duì)檔案信息和數(shù)據(jù)具有毀滅性的損害。因此，安全對(duì)于檔案信息來(lái)說(shuō)極為重要。首先，要從檔案管理人員入手，提高檔案管理人員的安全意識(shí)。增強(qiáng)檔案管理人員綜合分析處理數(shù)據(jù)、維護(hù)檔案信息的能力，以及遇到電子存儲(chǔ)設(shè)備故障應(yīng)該如何應(yīng)對(duì)等方面的知識(shí)。其次，是提高電子檔案存儲(chǔ)設(shè)備的時(shí)效性，及時(shí)更新維護(hù)，注意檔案存儲(chǔ)設(shè)備的安全性，處理檔案的電腦不得連網(wǎng)，不得隨意插入U(xiǎn)盤(pán)等，避免病毒的侵害。

5結(jié)語(yǔ)

篇（8）

在互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代的大背景下，將一個(gè)單位的檔案管理工作從原有的模式中解放出來(lái)，對(duì)于提高一個(gè)單位檔案管理能力具有強(qiáng)烈的現(xiàn)實(shí)意義。然而在檔案管理電子化的過(guò)程中，由于缺乏相關(guān)經(jīng)驗(yàn)，也暴露出許多問(wèn)題。本文將分析當(dāng)納管理現(xiàn)代化與電子化的優(yōu)勢(shì)與特點(diǎn)，并結(jié)合實(shí)際，提出改進(jìn)方案，促進(jìn)一個(gè)單位檔案管理工作的高效性與合理性。

1 現(xiàn)代化和電子化檔案管理的特點(diǎn)及優(yōu)點(diǎn)

1.1 高效性

相比傳統(tǒng)的檔案管理模式，電子化檔案管理運(yùn)用先進(jìn)的信息技術(shù)，將檔案管理工作提升到新的層次。如今檔案管理工作更依賴(lài)計(jì)算機(jī)等高端媒體技術(shù)。一方面，計(jì)算機(jī)依靠其強(qiáng)大的儲(chǔ)存功能與信息處理能力，將一個(gè)單位檔案管理工作的效率大大提高了。另一方面，電子化檔案管理?yè)碛袩o(wú)可比擬的數(shù)據(jù)加工能力，有效規(guī)避了各種失誤，尤其在處理在處理特殊緊急情況時(shí)，電子化檔案管理表現(xiàn)出方便快捷的特征，提升了一個(gè)單位檔案工作的精確化管理能力。[1]

1.2 綜合性

現(xiàn)代化及電子化檔案管理工作并非摒棄傳統(tǒng)的檔案管理方式，而是將舊的檔案管理模式融合到電子化檔案管理模式之中。例如，如今檔案管理工作不僅依靠紙質(zhì)媒體，還運(yùn)用多媒體技術(shù)，從而強(qiáng)化了一個(gè)單位的綜合管理能力，在檔案收集、檢索、應(yīng)用方面，都有很大的提升。同時(shí)，相比傳統(tǒng)的檔案管理模式，現(xiàn)代化及電子化檔案管理模式優(yōu)勢(shì)還表現(xiàn)在處理檔案的效率與能力上，都遠(yuǎn)遠(yuǎn)的由于傳統(tǒng)檔案管理模式，從而表現(xiàn)出巨大的應(yīng)用潛力，將檔案功能在一個(gè)單位中發(fā)揮到極致。

1.3 便攜性

依靠紙質(zhì)媒體的傳統(tǒng)檔案管理模式，已經(jīng)無(wú)法適應(yīng)當(dāng)今社會(huì)的發(fā)展。依靠計(jì)算機(jī)多媒體技術(shù)的現(xiàn)代化及電子化檔案管理模式，能夠克服傳統(tǒng)檔案管理模式不適宜攜帶的缺點(diǎn)。[2]同時(shí)，傳統(tǒng)檔案管理模式在檔案文件轉(zhuǎn)移中，容易出現(xiàn)丟失與損壞的情況，因此使一個(gè)單位的工作處理速度大打折扣。而電子檔案擁有便于攜帶的優(yōu)點(diǎn)，能夠通過(guò)網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)迅速的處理數(shù)據(jù)。此外，電子化檔案管理的優(yōu)勢(shì)還表現(xiàn)在強(qiáng)大的儲(chǔ)存于檢索功能上，依靠計(jì)算機(jī)的檔案管理工作，免去了對(duì)物理空間的需要，只需要儲(chǔ)存在便于攜帶的電子設(shè)備中，就能隨時(shí)的進(jìn)行查詢(xún)與檢索。

2 檔案管理中存在的問(wèn)題

2.1 對(duì)檔案管理工作不夠重視

受傳統(tǒng)的觀(guān)念影響，檔案管理工作一直未受到足夠的重視。一方面，是因?yàn)轭I(lǐng)導(dǎo)層未能全面的認(rèn)識(shí)檔案管理工作，將其當(dāng)成一個(gè)儲(chǔ)存性質(zhì)的工作，沒(méi)有能夠認(rèn)識(shí)到檔案管理工作與一個(gè)單位運(yùn)轉(zhuǎn)之間的關(guān)系，因此在檔案管理工作的投入上較少，無(wú)法達(dá)到檔案管理工作的要求，造成一個(gè)單位檔案管理工作普遍滯后的情況。另一方面，檔案管理工作還受一個(gè)單位的工作模式的影響，而在一個(gè)單位的編制體系中，檔案管理工作也一直處于較為基層的位置，這嚴(yán)重影響檔案管理工作的人才交替，導(dǎo)致一個(gè)單位中檔案管理工作流于表面。

2.2 管理模式不規(guī)范

科技的發(fā)展也帶動(dòng)了其他領(lǐng)域工作的革新，但技術(shù)的革新在一個(gè)單位的檔案管理中卻暴露出一些問(wèn)題，管理模式無(wú)法適應(yīng)新型技術(shù)，成為一個(gè)單位檔案管理中的主要問(wèn)題。相關(guān)工作人員沒(méi)能將多媒體技術(shù)完全的納入自身的工作之中，在許多工作環(huán)節(jié)，依舊使用著落后于新興技術(shù)的手段，早成人工與多媒體技術(shù)的工作內(nèi)容重疊，管理模式很大程度上限制了一個(gè)單位檔案管理的工作效率，從而造成資源的浪費(fèi)。[3]

2.3 檔案管理制度不健全

檔案管理制度不健全，表現(xiàn)在一個(gè)單位檔案管理制度無(wú)法全面的涵蓋檔案管理的日常工作，在全面性上有所不足。這主要是由于制定檔案管理制度，在工作的過(guò)程中，沒(méi)有全面的考察檔案管理工作的流程，因此導(dǎo)致檔案管理制度的制定工作脫離實(shí)際，缺乏對(duì)相關(guān)工作人員的約束能力。除此之外，檔案管理制度缺乏對(duì)某些特殊情況的處理方法，導(dǎo)致檔案管理制度無(wú)法行使其職能，也給相關(guān)工作人員的管理造成一定的影響。

3 提高檔案管理水平的有效措施

3.1 檔案保存查詢(xún)實(shí)現(xiàn)電子化

檔案保存查詢(xún)功能電子化是提高檔案管理水平的有效措施。首先，要將檔案的內(nèi)容進(jìn)行整理錄入，將傳統(tǒng)檔案的紙質(zhì)文檔轉(zhuǎn)化為電子文檔。相比紙質(zhì)文檔，電子文檔的特點(diǎn)是更易保存、方便查詢(xún)。因此實(shí)現(xiàn)檔案保存查詢(xún)功能的電子化，還需要相關(guān)工作人員大量的錄入工作，能夠?qū)n案進(jìn)行及時(shí)、有序的分門(mén)別類(lèi)，從而有利于一個(gè)單位開(kāi)展工作的需要。[4]

3.2 建立完善的檔案管理制度

完善檔案管理制度，是提升一個(gè)單位檔案規(guī)范化管理能力的重要途徑，也是一個(gè)單位開(kāi)展檔案管理工作的基礎(chǔ)。因此要求相關(guān)工作人員能夠從實(shí)際出發(fā)，實(shí)事求是的進(jìn)行檔案管理制度建設(shè)。需要從新形勢(shì)、新要求出發(fā)，針對(duì)當(dāng)前的工作要求，與時(shí)俱進(jìn)，從而推動(dòng)一個(gè)單位檔案管理工作電子化。首先應(yīng)當(dāng)做的，是擴(kuò)充檔案管理制度的內(nèi)容，在一個(gè)單位工作的過(guò)程中，更新檔案管理工作的內(nèi)容，從而增加檔案管理制度的全面性，在合理化的基礎(chǔ)上不斷增加新的制度。除此之外，還需要配合一個(gè)單位的總體目標(biāo)，有側(cè)重的完善檔案管理制度，對(duì)現(xiàn)有的檔案管理制度進(jìn)行清理，剔除過(guò)時(shí)的部分，保證檔案管理制度能夠與時(shí)俱進(jìn)。同時(shí)，還能保證一個(gè)單位的內(nèi)部工作人員的積極性，按照檔案管理制度，落實(shí)現(xiàn)代化檔案管理的工作。

3.3 加強(qiáng)檔案電子化管理的重視程度

加強(qiáng)一個(gè)單位電子化管理的重視程度，首先要從領(lǐng)導(dǎo)層的認(rèn)識(shí)出發(fā)。加強(qiáng)部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)一個(gè)單位檔案管理的重視程度，一方面，能夠提高一個(gè)單位檔案管理的力度，重新整合檔案管理部門(mén)在一個(gè)單位中的資源配比，從而提高檔案管理部門(mén)在一個(gè)單位中的重要程度，不僅局限于基層工作的位置。另一方面，領(lǐng)導(dǎo)層的重視，是對(duì)檔案管理工作的有力的保障，在領(lǐng)導(dǎo)層的支持下，相關(guān)工作人員要進(jìn)一步的提升檔案電子化管理的工作水平，給一個(gè)單位的檔案管理工作提供資金及技術(shù)的支持。

3.4 形成檔案管理的網(wǎng)絡(luò)體系

在檔案管理的電子化的轉(zhuǎn)型過(guò)程中，需要建立與之對(duì)應(yīng)的網(wǎng)絡(luò)體系，一方面，健全的平臺(tái)是一個(gè)單位檔案管理的基礎(chǔ)，從而使檔案信息更加權(quán)威、專(zhuān)業(yè)。另一方面，利用互聯(lián)網(wǎng)的開(kāi)放性與平等性，能夠讓一個(gè)單位內(nèi)的檔案管理工作人員更好的參與進(jìn)現(xiàn)代化檔案管理工作中。加強(qiáng)檔案管理人員的能力建設(shè)，是強(qiáng)化檔案管理體系的重要途徑，通過(guò)有針對(duì)性的崗前培訓(xùn)工作，能在一定程度上，增強(qiáng)檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)，確保管理人員的素質(zhì)符合一個(gè)單位運(yùn)轉(zhuǎn)的需要。[5]

4 結(jié)語(yǔ)

一個(gè)單位檔案管理工作現(xiàn)代化及電子化是順應(yīng)時(shí)代的發(fā)展，也一定程度上反映了一單位檔案管理工作的未來(lái)發(fā)展方向。因此要求相關(guān)工作人員在開(kāi)展檔案管理的工作中，能夠?qū)⑾冗M(jìn)的信息技術(shù)融入到自身的工作中來(lái)，從而更好地適應(yīng)社會(huì)的發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

[1]崔儒佼.芻議事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)代化及電子化發(fā)展[J].黑龍江科技信息，2016，07：157.

[2]邊俊士，張偉.醫(yī)院信息化與醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化現(xiàn)狀分析[J].中國(guó)當(dāng)代醫(yī)藥，2012，02：165-166.

篇（9）

隨著社會(huì)技術(shù)的不斷發(fā)展，信息化革命已經(jīng)席卷了社會(huì)生活的各個(gè)方面，數(shù)字檔案因它獨(dú)特的優(yōu)勢(shì)，更加適宜會(huì)計(jì)檔案管理部門(mén)自身的發(fā)展需求。

1 會(huì)計(jì)檔案電子化發(fā)展的必要性

1.1 會(huì)計(jì)檔案管理部門(mén)自身發(fā)展的需求

互聯(lián)網(wǎng)+時(shí)代的到來(lái)，使得檔案管理部門(mén)由以往單一、有型的數(shù)據(jù)管理模式向現(xiàn)實(shí)和虛擬館藏相結(jié)合的模式轉(zhuǎn)變，在對(duì)檔案的收集管理方面也由傳統(tǒng)的單一渠道向多渠道、多載體、多接受地點(diǎn)等方向進(jìn)行轉(zhuǎn)變。這樣做，不但對(duì)數(shù)據(jù)的收集和整理工作有了更加全面而高效的手段，還能夠提升服務(wù)質(zhì)量，提升了檔案信息服務(wù)的工作效率。

1.2 會(huì)計(jì)檔案用戶(hù)對(duì)于信息化數(shù)據(jù)的需求

大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來(lái)，使得數(shù)據(jù)量變得非常龐大，隨之而來(lái)的，是數(shù)據(jù)價(jià)值密度的降低。用戶(hù)想要在海量數(shù)據(jù)中，尋找對(duì)于自己有用的數(shù)據(jù)，就必須依托檔案網(wǎng)站，這樣用戶(hù)在查詢(xún)數(shù)據(jù)時(shí)才更有針對(duì)性，用起來(lái)也更加的高效。由于現(xiàn)在對(duì)于信息的實(shí)效性要求越來(lái)越高，用戶(hù)想要獲得精準(zhǔn)、新穎和全方位的信息，就需要檔案信息擺脫時(shí)間和空間的限制，為普通大眾開(kāi)放更加高效的檔案查詢(xún)系統(tǒng)，而這，無(wú)疑要依托現(xiàn)代互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的發(fā)展，將會(huì)計(jì)檔案信息進(jìn)行電子化、數(shù)字化。

2 會(huì)計(jì)檔案電子化試點(diǎn)或?qū)ⅰ皵U(kuò)圍”現(xiàn)狀研究

2.1 會(huì)計(jì)檔案電子化試點(diǎn)在企業(yè)內(nèi)部的應(yīng)用

近幾年來(lái)，隨著信息技術(shù)的發(fā)展，會(huì)計(jì)檔案電子化已經(jīng)成為未來(lái)發(fā)展的必然趨勢(shì)。西門(mén)子公司作為會(huì)計(jì)檔案電子化管理的十點(diǎn)，受到了財(cái)政部、國(guó)家檔案局的高度重視。這說(shuō)明在未來(lái)，會(huì)計(jì)檔案電子化不但會(huì)包含內(nèi)部會(huì)計(jì)原始憑證，還會(huì)向外部原始憑證進(jìn)行擴(kuò)展。到現(xiàn)在為止，對(duì)于會(huì)計(jì)檔案電子化試點(diǎn)工作的展開(kāi)主要是圍繞單位內(nèi)部的原始憑證，使用范圍還非常有限，僅僅在原始憑證、記賬憑證、賬簿和銀行回單等小范圍進(jìn)行實(shí)驗(yàn)。在醫(yī)院中，由于檔案保管期限較長(zhǎng)，有些檔案甚至要保存25年，數(shù)據(jù)量非常大，銷(xiāo)毀工作需要在院領(lǐng)導(dǎo)的審查后才能執(zhí)行，因此，會(huì)計(jì)檔案電子化勢(shì)在必行。但是試點(diǎn)工作的展開(kāi)并不順利，需要借鑒下其他行業(yè)的優(yōu)秀成果。下面，我們將以中國(guó)聯(lián)通和中國(guó)電信兩家廣東分公司會(huì)計(jì)檔案電子化試點(diǎn)工作開(kāi)展的狀況進(jìn)行分析。

在電信公司工作開(kāi)展過(guò)程中，已經(jīng)基本實(shí)現(xiàn)了電子憑證、電子賬簿等方面的應(yīng)用。在實(shí)驗(yàn)過(guò)程中，電信公司相關(guān)負(fù)責(zé)人介紹，未來(lái)在電信部門(mén)，將會(huì)把會(huì)計(jì)檔案電子化試點(diǎn)工作范圍擴(kuò)大到更大的范圍，包括銀行對(duì)賬單、銀行余額調(diào)節(jié)表、總賬、日記賬、固定資產(chǎn)卡片及其他會(huì)計(jì)檔案等方面，這對(duì)未來(lái)電信公司會(huì)計(jì)檔案工作會(huì)產(chǎn)生巨大的影響，會(huì)使得內(nèi)部業(yè)務(wù)產(chǎn)生更大的推動(dòng)作用，使得企業(yè)內(nèi)部的業(yè)務(wù)、財(cái)務(wù)等相關(guān)信息的處理更加便捷而高效。

為了實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)檔案電子化的閉環(huán)控制，建立長(zhǎng)效的檔案管理機(jī)制，聯(lián)通相關(guān)負(fù)責(zé)人認(rèn)為，會(huì)計(jì)檔案電子化試點(diǎn)工作需要以檔案電子化為工作重心，逐步實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)發(fā)票、銀行回單等的電子化，這樣能夠提高檔案管理的效率，實(shí)現(xiàn)公司上下生產(chǎn)過(guò)程的集約化和經(jīng)濟(jì)化的發(fā)展。

2.2 會(huì)計(jì)檔案電子化試點(diǎn)在電子發(fā)票方面的應(yīng)用

當(dāng)下，會(huì)計(jì)檔案電子化試點(diǎn)工作已經(jīng)席卷了現(xiàn)代社會(huì)的各個(gè)行業(yè)，例如在保險(xiǎn)農(nóng)業(yè)利用電子化會(huì)計(jì)檔案，能夠簡(jiǎn)化發(fā)票聯(lián)次，對(duì)公司的工作展開(kāi)產(chǎn)生了極大的便利。利用網(wǎng)絡(luò)優(yōu)勢(shì)，實(shí)現(xiàn)發(fā)票在線(xiàn)開(kāi)具，若互聯(lián)網(wǎng)不發(fā)達(dá)的地區(qū)，可以取消保費(fèi)發(fā)票的記賬聯(lián)。到目前為止，保險(xiǎn)業(yè)務(wù)中仍然存在著大量的保費(fèi)發(fā)票聯(lián)次的現(xiàn)象，主要以一式三聯(lián)、一式四聯(lián)為主要形式，導(dǎo)致?lián)Q算保費(fèi)發(fā)票的成本非常高。在未來(lái)，取消財(cái)務(wù)聯(lián)，簡(jiǎn)化發(fā)票的聯(lián)次必將是未來(lái)發(fā)展的趨勢(shì)，若能將電子發(fā)票和電子商務(wù)納入會(huì)計(jì)檔案電子化試點(diǎn)工作，這些問(wèn)題將會(huì)迎刃解決。

篇（10）

一、檔案管理電子化實(shí)施中存在的問(wèn)題

（一）沒(méi)有統(tǒng)一的檔案管理系統(tǒng)。當(dāng)前我國(guó)檔案還處于紙質(zhì)檔案和電子檔案共存發(fā)展的局面下，在當(dāng)前檔案網(wǎng)絡(luò)建設(shè)過(guò)程中，還沒(méi)有統(tǒng)一的檔案管理系統(tǒng)，不僅建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)缺乏統(tǒng)一性，而且沒(méi)有數(shù)據(jù)交換的機(jī)讀目錄檔案系統(tǒng)，這就對(duì)檔案開(kāi)發(fā)、服務(wù)和共享等工作的開(kāi)展帶來(lái)較大的制約影響，無(wú)法真正意義上實(shí)現(xiàn)檔案資源的共享。

（二）不具備通用性。長(zhǎng)期以來(lái)我國(guó)檔案一直采用紙質(zhì)載體的管理模式，檔案管理電子化起步較晚，在建設(shè)過(guò)程中還存在許多問(wèn)題，不具備通用性，各單位不僅使用的計(jì)算機(jī)型號(hào)和規(guī)格不統(tǒng)一，而且所選用的檔案管理軟件也存在較大的差異，這就導(dǎo)致各單位之間的資源在共享過(guò)程中面臨著較大的難題。另外，當(dāng)前檔案管理系統(tǒng)軟件開(kāi)發(fā)存在一定的滯后性，當(dāng)前還沒(méi)有開(kāi)發(fā)出來(lái)一個(gè)能夠共同完成文件檢索和管理所有文檔檔案信息的軟件，不利于檔案信息管理中快速編輯的實(shí)現(xiàn)，也給我國(guó)檔案管理電子化的發(fā)展帶來(lái)了較大的阻礙。

（三）檔案管理缺乏標(biāo)準(zhǔn)性和規(guī)范性。檔案管理電子化的實(shí)現(xiàn)，需要從強(qiáng)化檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化的工作入手。但當(dāng)前檔案管理中，長(zhǎng)期以來(lái)對(duì)紙質(zhì)檔案管理缺乏重視，這也使檔案管理整體質(zhì)量不高，缺乏規(guī)范性，各類(lèi)檔案著錄細(xì)則缺乏相容性，而且系統(tǒng)軟件移植性也較差，不同的檔案管理系統(tǒng)都是針對(duì)自身的需求來(lái)對(duì)檔案信息進(jìn)行歸納管理，從而導(dǎo)致檔案管理缺乏標(biāo)準(zhǔn)性和規(guī)范性。

（四）檔案管理人員的素質(zhì)有待提高。在檔案管理電子化實(shí)施過(guò)程中需要由具有較強(qiáng)綜合素質(zhì)的檔案管理人才的支持。檔案管理人員不僅要具備專(zhuān)業(yè)的檔案管理知識(shí)，而且能夠?qū)τ?jì)算機(jī)進(jìn)行操作，掌握各類(lèi)先進(jìn)的技術(shù)。但在當(dāng)前許多檔案管理部門(mén)中，檔案管理人員整體技術(shù)水平較低，復(fù)合型人才缺乏，部分人員對(duì)接技術(shù)接受能力較差，因此即使配置了現(xiàn)代化的檔案管理設(shè)備，也無(wú)法有效的發(fā)揮出設(shè)備的重要作用，這對(duì)檔案管理電子化的實(shí)現(xiàn)帶來(lái)了較大的影響。

二、檔案管理電子化實(shí)現(xiàn)的路徑

（一）加強(qiáng)檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化。在推進(jìn)檔案管理電子化的過(guò)程中，主要問(wèn)題不是硬件設(shè)備的不完善，而是軟件的功能與單位的實(shí)際工作不一致，使用中有許多不便的地方，存在檔案標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化滯后和應(yīng)用軟件太多太亂等問(wèn)題，對(duì)整體應(yīng)用水平的提高帶來(lái)了較大的不利影響。要推進(jìn)檔案電子化建設(shè)，必須考慮檔案工作的各個(gè)方面和細(xì)節(jié)，做到檔案標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化，才能發(fā)揮系統(tǒng)的作用。

（二）建立電子檔案的資源共享平臺(tái)。建立統(tǒng)一、完善的電子檔案管理制度的目的，是為了使電子檔案信息能夠更好地被人們所利用，能夠更好的進(jìn)行資源的共享。因此，建立電子檔案的資源共享平臺(tái)就成了目前電子檔案管理工作迫在眉睫、亟待解決的問(wèn)題。例如，可以在單位內(nèi)部的局域網(wǎng)服務(wù)器上建立一個(gè)專(zhuān)門(mén)的區(qū)域，為電子檔案的共享提供平臺(tái)，并按部門(mén)或者檔案的類(lèi)型對(duì)其進(jìn)行分類(lèi)、整理，并按分類(lèi)的結(jié)果編寫(xiě)檔案目錄，把相關(guān)的檔案放在相應(yīng)的目錄之下，并對(duì)不同等級(jí)設(shè)置不同的訪(fǎng)問(wèn)權(quán)限，在為查詢(xún)者提供便利、提高工作效率的同時(shí)，還能夠確保資源的安全性、準(zhǔn)確性及可靠性。

（三）重視檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)。檔案管理電子化實(shí)施過(guò)程中，需要以檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)作為重要的核心和基礎(chǔ)。通過(guò)構(gòu)建檔案信息數(shù)字庫(kù)，形成檔案信息數(shù)據(jù)集合，以此來(lái)推動(dòng)檔案管理電子化的實(shí)現(xiàn)。在具體實(shí)施過(guò)程中，檔案管理軟件開(kāi)發(fā)人員需要加強(qiáng)與檔案管理人員的溝通和聯(lián)系，對(duì)檔案數(shù)據(jù)收集來(lái)源進(jìn)行我，并針對(duì)不同檔案信息的來(lái)源和類(lèi)型來(lái)對(duì)檔案進(jìn)行數(shù)字化處理和歸檔，為后續(xù)檔案的開(kāi)發(fā)利用奠定良好的基礎(chǔ)。另外，在檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)過(guò)程中，還需要針對(duì)當(dāng)前計(jì)算機(jī)軟件和硬件平臺(tái)的快速發(fā)展變化情況，做數(shù)據(jù)庫(kù)內(nèi)容結(jié)構(gòu)的完善工作。

（四）加強(qiáng)對(duì)電子檔案管理人員的培養(yǎng)。在檔案管理電子化建設(shè)過(guò)程中，對(duì)檔案管理人員提出了更高的要求。這就需要積極引進(jìn)即懂計(jì)算機(jī)技術(shù)又懂檔案專(zhuān)業(yè)知識(shí)的復(fù)合型人才，同時(shí)加強(qiáng)對(duì)現(xiàn)有檔案管理人員的培訓(xùn)，加大培訓(xùn)的投入力度，努力提高檔案管理人員的計(jì)算機(jī)專(zhuān)業(yè)技能，增強(qiáng)自身的專(zhuān)業(yè)知識(shí)的積累，能夠熟練操作各種先進(jìn)的檔案電子管理的設(shè)備，加快推進(jìn)檔案管理電子化目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。