檔案管理意識匯總十篇

序論：好文章的創(chuàng)作是一個不斷探索和完善的過程，我們?yōu)槟扑]十篇檔案管理意識范例，希望它們能助您一臂之力，提升您的閱讀品質，帶來更深刻的閱讀感受。

篇（1）

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A

人類社會的每一次進步和發(fā)展都里離不開創(chuàng)新，正式因為創(chuàng)新才使人類社會發(fā)展到今天的水平。創(chuàng)新使科學技術不斷發(fā)展，創(chuàng)新使社會不斷進步，創(chuàng)新使人類物質文明和精神文明不斷提高。檔案工作作為整個社會活動中重要的組成部分，同樣離不開創(chuàng)新。

1樹立創(chuàng)新意識

人類活動和動物本能活動的區(qū)別在于人類活動都是由目的、有計劃、有意識的活動，也正是是人類在這些活動中強烈的創(chuàng)新意識，才使得社會不斷向前前進，因此，創(chuàng)新行為首選要創(chuàng)新行動。創(chuàng)新意識的培養(yǎng)是一個長期的過程，貫穿于檔案管理工作的全部過程。檔案管理工作創(chuàng)新，要解放思想實事求是，努力實現(xiàn)主觀和客觀的統(tǒng)一，客服教條主義、經(jīng)驗主義的禁錮，要立足新形勢找差距，著眼新世紀求發(fā)展，在轉變觀念上下功夫，努力形成一種鼓勵創(chuàng)新，大膽開拓的良好氛圍，使創(chuàng)新真正成為每一名檔案工作者的自覺行動，樹立創(chuàng)新意識。

2培養(yǎng)創(chuàng)新思維

有了創(chuàng)新意識還不夠，還要善于開發(fā)和利用創(chuàng)新思維。只有用科學的思維方式投入創(chuàng)新活動，才能產生理想的創(chuàng)新成果，如果要把創(chuàng)新成果比作寶庫，那么創(chuàng)新思維是開啟寶庫大門的鑰匙。

2.1創(chuàng)新思維的培養(yǎng)

創(chuàng)新思維不是生而有之與生俱來的，需要在生活實踐中不斷培養(yǎng)，在培養(yǎng)過程中，它會受到社會環(huán)境和自身文化，思想素質等因素的影響。因此，要利用有利條件培養(yǎng)檔案工作者的創(chuàng)新思維。

要樹立敬業(yè)精神。敬崗愛業(yè)，是發(fā)展思維能力的動力。一個人對事業(yè)熱愛，對工作迷戀，必然促使他思考問題，勇于提出改進工作的意見和設想，而且不滿足于一得之功，一己之見，從而不斷進行探索和創(chuàng)新。檔案工作是一項既重要又寂寞的工作，需要檔案工作者具有強烈的敬業(yè)精神，勤勤懇懇，默默無聞，在平凡的崗位上創(chuàng)造出不平凡的業(yè)績。

要積累豐富的知識和經(jīng)驗。因為知識和經(jīng)驗可以使人產生廣泛的聯(lián)想，從思想靈活敏銳，進而迸發(fā)出創(chuàng)新靈感的火花。一個專業(yè)工作者如果知識貧乏，經(jīng)驗不足，面對新情況新工作問題，就很難作出準確的判斷，提出妥善解決的辦法，更談不上工作有所改進和創(chuàng)新。

要建立合理的思維能力結構，能使思維功能得到科學、充分發(fā)揮。心理學認為，從思維過程來看，思維能力的結構是由思維的分析管理，綜合能力，比較能力，抽象能力與概括能力所組成，這五種能力構成合理的思維網(wǎng)絡互聯(lián)、互補、互助，形成完整的思維運動過程。

要養(yǎng)成獨立思考的習慣，善于獨立思考問題，不做思想上的懶漢，不墨守成規(guī)陋習，這是做好一切工作的重要條件，也正是進行創(chuàng)新活動的必要前提。

2.2創(chuàng)新思維在檔案工作中的運用

創(chuàng)新思維作為一種思想方法，在檔案管理中大有用武之地，它可以體現(xiàn)在檔案管理的各個方面。

檔案宏觀管理上的創(chuàng)新。檔案宏觀管理包括檔案工作的方針政策、法律法規(guī)和和發(fā)展方向的制定和執(zhí)行，檔案工作的宏觀決策以及人員素質的培養(yǎng)等等。這些帶全局性的工作都需要經(jīng)常提出新思路、新方法、解決新問題。在此談五個方面的創(chuàng)新：

（1）實現(xiàn)由近到遠的創(chuàng)新，既把完成近期工作目標定在適應未來發(fā)展的基礎上；

（2）實現(xiàn)由小到大的創(chuàng)新，即走出檔案工作單純是檔案工作部門的誤區(qū)，把檔案工作定位在全社會各項事業(yè)發(fā)展之必須的基礎上，樹立大檔案的思想格局；

（3）實現(xiàn)由淺到深的創(chuàng)新，即檔案不斷要保管好，更要利用好。把檔案工作的重點放在開發(fā)利用，全方位為社會搞好深層次服務的基礎上；

（4）實現(xiàn)由低到高的創(chuàng)新，即把檔案工作的著眼點放在檔案現(xiàn)代化管理水平高，檔案工作人員素質好的基礎上；

（5）實現(xiàn)由單一向全方位的創(chuàng)新，即改變過去單純面向機關的現(xiàn)象，逐步做到保管和開發(fā)利用多種信息資源，特別是加強特色檔案的征集、保管和開發(fā)利用工作。

檔案工作流程創(chuàng)新。檔案從收集、整理、鑒定、保管到利用，都有一套緊密項鏈的流程，每個流程的科學性、技術性都很強。伴隨著科學技術的發(fā)展，檔案載體已呈多樣化趨勢。在紙質檔案基礎上，出現(xiàn)了大量的電子檔案。同紙質檔案相比，電子檔案具有方便，準確、高效率等特點，但在收集、鑒定、使用、管理諸方面卻仍存在一些值得探索有的新課題，需要勇于創(chuàng)新，加以完善和解決，如電子檔案的利用管理，包括使用權限的審核、拷貝的提供與回收，利用中的安全等問題，采取通訊傳輸?shù)募用芴幚怼⒉欢ㄆ诟鼡Q密碼鑰匙，跟蹤監(jiān)控等方式予以有效控制。

操作技巧上的創(chuàng)新。檔案工作的每一項流程每一載體介質都具有復雜多樣的操作技巧，即便是一般的收發(fā)、裝訂等日常事務，也有個技巧的問題。

篇（2）

調查發(fā)現(xiàn)我國許多學校的檔案管理工作存在諸多問題，管理漏洞百出，一旦需要查找相關檔案時，往往是無從尋找。究其原因，主要原因之一就是學校的管理層對學校檔案管理工作的重要性認識不夠，對學校檔案管理的重視程度不夠。許多學校的管理層片面地認為學校作為教書、育人的場所，只要做好育人和相應的科研工作就足夠了，從而忽視了學校的檔案管理工作，沒有意識到檔案管理對于總結學校的教育經(jīng)驗，積累和探索學校的教育方法，維護學校的教師和學生的合法權益和人力資源檔案等方面的重要作用[1]。由于學校管理層的不重視，因此導致了學校的檔案管理工作松散，即使學校有負責檔案管理工作的人員，也由于領導不聞不問，加上建設資金投入不足、硬件設施落后、人員培訓力度差、待遇同比教師或其它崗位差，因此工作積極性不高，思想動態(tài)不穩(wěn)定，檔案材料不能及時整理、歸檔，從而導致了檔案管理混亂的局面。

（二）學校檔案管理中服務意識差管理水平落后

學校的檔案管理人員業(yè)務水平普遍不高，服務意識較差，不能適應現(xiàn)代學校檔案管理的需要。學校檔案管理工作長期處于手工階段，不能與時俱進，信息化程度低，管理方式和檔案建設手段還比較落后，工作效率低、準確性和完整性差。由于學校檔案管理工作不受重視，人事檔案管理缺乏專業(yè)的人才，缺乏培訓學習機制，相互之間對于人事檔案管理的經(jīng)驗交流少，導致了管理人員業(yè)務水平不能適應管理的需要。

（三）學校檔案管理的檔案收集、歸檔意識差

通常學校的大量經(jīng)費和人力資源都投入到學校基礎設施建設、購置教學設備設施與教學之中，往往忽視了對學校檔案管理工作中的基礎設施建設與檔案管理中人力資源的投入。在學校管理中，一些管理人員由于檔案建設制度不健全、檔案管理人員緊張，因此在檔案建設管理時通常將重要的檔案文件放置于個人手中，認為方便查找。這就造成了檔案丟失或檔案被破壞的隱患，不利于檔案管理。學校檔案管理的收集和檔案歸檔意識較差，一些教職工甚至不愿意將檔案交規(guī)學校管理，這既有教職工檔案歸檔意識差的原因，另一方面也因為高校檔案管理水平較差，甚至有檔案丟失的情況出現(xiàn)，因此也導致教職工對于學校的檔案管理信心不足，不愿將檔案交規(guī)學校保管。

二、強化學校檔案管理服務意識的對策

（一）加強學校檔案管理的服務意識

觀念是行動的重要引導。要強化學校檔案管理中的服務意識，從而提高學校檔案管理的整體水平，首先應當增強檔案意識，轉變思想，增強檔案管理意識和檔案管理中的服務意識。增強檔案意識是做好學校檔案工作的前提，要強化學校檔案管理，不能僅僅要求檔案管理專員加強服務，而應當從全員入手，要求學校的各個崗位、各個部門都通力配合，樹立全員檔案意識，協(xié)助檔案管理專員做好檔案管理工作。首先檔案管理在機關工作中的重要性，應當?shù)玫綄W校教職工的認同，要徹底擯棄檔案工作可有可無的思想，要將檔案工作當成重要的學校管理任務來執(zhí)行。其次，學校檔案管理與各個職能部門之間的協(xié)作關系應當明確。檔案管理的根本是為了各個部門、各個機關傳遞、儲存信息服務的，是大家儲存信息、利用信息的手段和窗口。檔案管理辦公室應當定期給各個業(yè)務部門或教職工培訓檔案歸檔和檔案收集的講座，使大家了解檔案管理員的工作職責，和大家主動提交檔案的意識。

（二）強化學校檔案管理中主動服務意識

當前學校的檔案管理和檔案服務中，主要還是被動服務。檔案工作的服務方式和服務需求使檔案管理常常被動地為教職工等服務，即當教職工有了檔案查詢或檔案借閱等的需要時，才上門找檔案管理人員要求服務。這種被動的檔案服務管理有待進一步深化和改革。要提高學校檔案管理中的服務意識和服務水平，首先應當強化學校檔案管理中主動服務意識。檔案管理人員應當主動服務，積極主動地為檔案使用人員著想，積極創(chuàng)造便利的服務條件，主動提供檔案服務。如主動為需要檔案的教職工或學生提供咨詢服務、答疑服務和查閱服務等。強化主動服務的觀念，需要檔案管理人員進一步提高服務水平，在檔案查找和檔案利用、檔案歸檔、檔案歸還上下功夫，提高檔案查準率和查全率。積極主動地創(chuàng)造檔案服務條件，提高檔案管理水平，主動為學校管理層的決策和學校教學服務以及學生服務，主動提供多種服務，使檔案管理工作轉化成教學資源，從而使檔案管理工作產生良好的社會效益。

（三）強化學校檔案管理中的信息化服務水平

在數(shù)字化信息化的發(fā)展和廣泛應用的社會背景下，檔案管理工作既面臨機遇也迎來了挑戰(zhàn)，檔案管理數(shù)字化已經(jīng)成為時展的需要和大勢所趨。在學校的檔案管理中建立檔案管理數(shù)字化系統(tǒng)也需要各個部門的通力配合，才能建設成高效的檔案管理數(shù)字化的系統(tǒng)。檔案管理數(shù)字化系統(tǒng)包括檔案數(shù)字化采集系統(tǒng)和檔案數(shù)字化查閱系統(tǒng)以及檔案日常管理系統(tǒng)，各個系統(tǒng)應當相互協(xié)調，相互適應。數(shù)字化采集系統(tǒng)不準確、不及時勢必影響檔案數(shù)字化查閱系統(tǒng)對信息的準確、快速獲取；同理，日常管理系統(tǒng)跟不上數(shù)字化采集系統(tǒng)的需要，不能及時分類管理采集系統(tǒng)收集的檔案也造成檔案數(shù)字化查閱系統(tǒng)的使用效率。檔案管理的信息化的根本目的是為了給教職工提供更方便快捷的檔案服務，因此學校檔案管理中不僅要提高信息化建設，更要提高信息化服務水平。

（四）強化學校檔案管理中的服務接待水平

要做好學校檔案管理工作，檔案管理人員首先應當具備愛崗敬業(yè)、為師生服務的態(tài)度和決心。檔案接待工作是學校檔案管理的主要任務和檔案管理的根本目的。因此，要做好檔案接待工作首先應當具備一顆熱愛這個工作崗位的心[4]。其次，在日常工作崗位中要用良好的儀表儀容和文明禮貌的用語服務教職工和學生，要耐心細致地解答師生的提問。當前我國許多政府或公共服務部門存在許多“門難進、臉難看、話難聽、事難辦”的不良現(xiàn)象，引起了老百姓的極大不滿和強烈反感。學校的檔案管理部門作為為學校師生服務的部門，應當高度重視檔案管理中的服務接待工作，應當充分發(fā)揮檔案接待工作的服務性質，為師生提供優(yōu)質的服務和禮貌的用語，以及專業(yè)的檔案管理服務，使師生能夠在接觸檔案管理時感受到溫暖和便捷。

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二、高校檔案管理工作在服務方面存在的問題和不足之處

（一）高校檔案管理工作的服務意識不足

在服務意識上，大部分高校的檔案管理工作，仍然停留在“自己上門，自找自查”的方式上，即需要檔案信息查閱與使用的師生，必須自己跑到學校的檔案室，然后自己在檔案室眾多的文件中進信息查找，根本就沒有體現(xiàn)出檔案管理工作人員的工作價值與崗位責任。出現(xiàn)這一問題的原因，筆者認為主要受到了三個方面的影響：一是高校檔案管理工作人員自身工作意識、責任意識、服務意識的不足，沒有想到為需求者提供什么服務；二是高校管理層對高校檔案管理工作的服務要求不明確，導致檔案室工作人員在服務上不知道從何下手；三是高校師生對檔案管理工作的服務沒有積極的提出個人建議，助長了檔案室管理人員不作為的氣焰。

（二）高校檔案管理工作的服務管理不到位

服務管理主要指的是對高校檔案管理工作人員為檔案信息需求者提供的服務效率與服務質量的管理，由于高校領導對高校檔案管理工作的不重視，高校管理層對檔案管理工作的服務管理也就不到位，具體體現(xiàn)在三個方面：一是沒有有針對性的對高校檔案管理工作的服務方式、服務質量進行管理；二是對高校檔案管理工作的服務管理過于形式化，通常就是走個過場式的看一下，只有在領導明確要求檢查的時候，才對檔案室管理人員作出要求，然后“表演“一下；三是在培訓檔案管理工作人員的服務思路方面的工作不落實，沒有具體的對檔案管理工作的服務管理作出正確的指導。因此，上述三個原因導致了高校檔案管理工作的服務管理不到位，導致檔案管理人員不能夠為師生提供高質量的服務。

（三）高校檔案管理工作的服務方式單一

以目前高校檔案管理工作的服務方式來看，主要還是以人工服務為主，一定的計算機信息查詢服務為輔，當然，這一情況還是針對某些已經(jīng)進行了檔案信息電腦輸入、檢索服務的高校而言，一部分根本就沒有用上計算機技術的檔案管理工作，就只有檔案管理人員的單一指導服務。檔案管理人員的服務能力是有限的，由于實體檔案數(shù)量多，檔案信息量大，所以檔案室管理人員所提供的服務也比較局限，只能給檔案信息需求者指出一個大概的查詢范圍，然后由需求者自己去查找；有些將檔案信息輸入到電腦中的高校，在信息的輸入量上也比較有限，主要是重要的檔案文件，且應用到的計算機技術，通常只是簡單的信息輸入、編輯、目錄制定、內容檢索的服務，對需求者的幫助不大。

（四）高校檔案管理工作的服務研究工作未開展

高校檔案管理工作的服務質量與服務效率始終不能得以提升，在很大程度上，是由于高校檔案管理工作的服務研究工作沒有具體落實，而導致這一情況出現(xiàn)的原因，則是高校管理層對檔案管理工作不重視，對檔案管理工作的服務管理不到位，且檔案管理人員對服務存在懶惰心理，自身的工作意識與責任意識不高，不對師生主動積極的提供檔案查閱服務。高校檔案管理工作的服務研究，應當由高校管理層、檔案管理人員、相關專家共同努力，致力于對高校檔案管理工作的服務理念與服務方式完善，不僅要研究如何提升檔案管理人員的服務意識，同時也要研究如何更好的將信息技術、網(wǎng)絡技術結合到高校檔案管理工作中，為師生提供更加便捷、高效的檔案信息查詢功能。

三、提升服務意識，加強高校檔案管理工作的合理策略

（一）加強高校檔案管理工作人員的工作意識與責任意識教育

高校檔案管理工作效率的提升，首先應該強化的，就是高校檔案管理工作人員的工作意識與責任意識，只有檔案管理工作人員明確了自身工作任務的重要性，清晰的認識到了自身所肩負的責任，才會使檔案管理人員在工作上轉變懶惰的服務意識，積極主動的為師生提供檔案管理服務，并通過多種手段來提高檔案管理工作的效率，不斷的縮短師生查閱檔案信息所需要的時間，提高師生查閱檔案的效率，在自身工作崗位上發(fā)光發(fā)熱。

（二）完善高校檔案管理工作制度與加強監(jiān)管力度

高校檔案管理工作，應當建立起一套完善的工作制度，主要包括檔案的收集模式、檔案的質量考評模式、檔案信息提供的服務模式，以及檔案管理人員的監(jiān)管模式。通過高校檔案管理工作制度的不同模式，形成有層次、有順序的檔案管理工作的管理，進而提高檔案管理工作的服務質量。另外，還要對檔案管理工作的監(jiān)管力度進行加強，糾正以往高校管理人員對檔案管理工作的忽視問題，采取正確、合理的管理措施來推動那檔案管理工作的進步。

（三）創(chuàng)新高校檔案管理工作的服務思路與服務方式

高校檔案管理工作的服務思路也應該不斷完善與創(chuàng)新，一是要加強的檔案管理工作人員對服務的理解，二是向檔案管理工作人員展示部分高校先進的服務形式，三是明確提出檔案管理工作人員在服務方面的改進要求，促使檔案管理人員的服務思路得以完善。其次是要對檔案管理工作的服務方式進行創(chuàng)新，要擺脫單一的人工查找服務，多利用計算機技術與網(wǎng)絡信息技術等，并設計與提供檔案資料共享、宣傳教育等服務，在服務方式上獲得師生的認可和喜愛。

（四）加深國內外高校的檔案管理工作的服務經(jīng)驗交流與學習

國外高校的檔案管理工作與國內這方面的工作相比，要遠遠領先于國內高校，這主要是國外高校對檔案管理工作十分看重，因為他們將學校的發(fā)展和檔案作為一種榮譽，鼓勵師生進行檔案查閱與收集提供，不斷豐富了館藏；并且，國外高校還有充足的管理人員進行檔案管理、分類排列、指引查閱，以及信息輸入與資源共享服務等，這是我國高校尚無法達到的。因此，要加深國內外高校的檔案管理工作的服務經(jīng)驗交流與學習，取長補短，不斷完善我國高校的檔案管理工作的服務思路與創(chuàng)新服務形式，在人力資源與信息資源上保障檔案信息管理工作的正常有序開展。

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一是立足制度抓落實。根據(jù)檔案裝訂、登記、查詢、保管、保密、移交等環(huán)節(jié)，制定符合上級主管部門工作實際的檔案管理制度，強化檔案服務登記記錄，并依照臺賬資料比對考核細則，加強對檔案管理人員的日常考評。

二是立足業(yè)務抓管理。將檔案管理充分運用到用地、地籍、、執(zhí)法及日常公文運轉等實際工作中，全面提升檔案為業(yè)務工作服務的綜合水平。

三是立足平時抓質量。對日常工作形成的具有查考利用價值的文件、圖紙、圖表、測算、聲像等文件資料及時整理歸檔，切實把好歸檔資料質量關，階段性工作形成的資料及時裝訂成冊，全年性的工作平時重在整理，年終或次年初裝訂成冊。

四是立足服務抓創(chuàng)新。立足我中心服務宗旨、提高服務管理創(chuàng)新機制與新辦法，再檔案的實際管理和使用過程中充分發(fā)揮檔案電子化管理優(yōu)勢，為了提高檔案調閱、借用查詢工作效率，開發(fā)了網(wǎng)絡版的檔案查詢管理系統(tǒng)。我服務中心在標準化檔案室的建設中，打破了以往分類存儲檔案浪費空間的老做法，采用科學化、集約化的管理模式，將所有檔案編號入盒，按順序入柜，極大的節(jié)省了檔案柜空間，實現(xiàn)了科學化、精細化的管理要求。同時，為了提高檔案入柜、調閱、借用查詢的效率，自行開發(fā)了檔案查詢管理系統(tǒng)，該系統(tǒng)采用B/S模式，使檔案室的管理不受空間限制。系統(tǒng)設置了檔案資料類型、入檔時間、檔案資料所屬時間、檔案盒號、檔案柜號等項目的精確、模糊和區(qū)間查詢方式，可以輕松準確的查詢到檔案所在位置。該系統(tǒng)也具有很好的統(tǒng)計功能，同時系統(tǒng)還具有檔案入柜登記和借用登記功能。現(xiàn)代科學技術的廣泛應用不斷提高檔案利用價值，提高工作效率。

2 推進檔案管理規(guī)范化、制度化、科學化

我中心結合工作實際，積極采取有效措施，推進檔案管理規(guī)范化、制度化、科學化，不斷深化檔案工作在服務中心工作的具體運用和服務作用，全面提升案管中心的服務品質，取得了良好的效果。

一是全面謀劃部署。中心領導高度重視，組織成立了專門的領導小組，將檔案工作與其他工作整體推進，把檔案考評納入年底服務中心的考評范圍內。同時，結合獎懲制度，充分調動本中心人員的主動性與積極性，形成了人人參與檔案規(guī)范化建設的良好氛圍。

二是加強學習培訓。在抓好專職檔案工作人員培訓的同時，我中心及時將最新的有關檔案工作的管理規(guī)范、要求、歸檔方式對各部門進行專門培訓，使全體工作人員充分認識檔案工作的重要性，對檔案工作熟知熟會，按時、保質、保量交接檔案，做到無縫對接。

三是更新硬軟件設備。按照上級檔案管理工作要求，我中心專門為檔案室購置了電腦、打印機、復印機、傳真機、碎紙機、除濕器等硬件設備，做到文件電子、紙質雙層管理，實現(xiàn)卷卷有登記，使檔案管理軟、硬件水平得到大幅提升。

四是深化管理應用。我中心規(guī)范服務檔案借閱制度，做到借時有登記，還時有簽收，防止檔案遺失、錯亂。同時充分發(fā)揮檔案的信息資源功效，加強服務檔案為中心業(yè)務服務的作用，確保檔案利用率不斷增加，利用內容不斷豐富，有力地推動了服務中心工作的全面發(fā)展。

3 進一步完善服務中心檔案管理條件

為進一步完善檔案管理條件，我中心還購置了高規(guī)格的防磁柜、除濕機等設施，并為檔案室配備了設備器材和辦公用具、檔案裝具等，從物力和財力上給予了有力的支持和保障。針對原有的文書、會計、專業(yè)檔案裝具不夠規(guī)范，實物、照片整理不夠全面等問題，中心檔案人員加班加點將2002年以來室藏全部六大類上幾百卷檔案全部重新進行了規(guī)范化整理，專設了目錄柜，整齊規(guī)范，排列有序，形成了紙質、電子兩套檢索工具，查閱十分方便。

我中心依托上級綜合檔案管理系統(tǒng)，對2002～2013年永久和長期檔案全部進行了數(shù)字化錄入存儲，完成了室藏文書（永久和長期）及會計、實物、聲像、基建等所有門類檔案的數(shù)字化管理工作，共完成近千件紙質文書檔案的數(shù)字化處理，紙質文書檔案數(shù)字化上萬頁；還建立了案卷級數(shù)據(jù)庫條目、文件級及全文數(shù)據(jù)庫條目，形成了圖像文件和文本文件兩套數(shù)據(jù)，為用足用活檔案資料提供了快捷通道，實現(xiàn)了室藏文書檔案的電腦檢索查閱，使檔案利用方式從根本上發(fā)生了轉變。

4 嚴把“三關”，不斷提升檔案工作質量和服務水平

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學校的檔案包含了本校師生和其他工作人員的基本信息、社會實踐、教學成果等一系列資料，對學校師生以后的就業(yè)和晉升有著重要的作用，因此，學校的相關人員必須對學校檔案管理給予足夠的重視。現(xiàn)階段，我國居民對于知識的重視程度不斷加深，學校的學生日益增多，學科資料、學生信息、檔案資料等也越來越多，這給學校的資料管理人員造成了極大的困難。針對這些問題，進行研究分析。借此平臺，與各位相關研究人員切磋討論。

一、學校檔案管理的作用

1.記錄學校發(fā)展史

一般來說，人的記憶是有限的，所以有時候需要利用文字來記錄過去時間內發(fā)生的事情。學校檔案的功能就在于此。學校的檔案應記載著自學校建立以來所發(fā)生的各個重大事項，包括教學、科研、學生檔案、教師履歷等等，是整個學校運行過程中不可缺少的一部分。學校檔案一般以文字或者電子圖像的形式，記載了學校發(fā)生的重要事件，蘊含了大量可靠的信息。伴隨著時間的流逝，許多事情只能通過學校的檔案來查詢獲得。

2.為決策提供依據(jù)

學校檔案記錄了學校的發(fā)展歷程，匯集了學校的知識成果、教育經(jīng)驗等，可以為學校的各種決策提供依據(jù)，具有極大的價值。主要體現(xiàn)在以下兩個方面：第一，教學管理作為學校工作的核心，引起了學校相關部門的強烈重視。在對本校的教師進行教學質量評估的過程中，需要對參與教學評估的教師的、研究發(fā)明、就業(yè)情況等一系列教育成果進行調查對比，而這些程序的進行主要是依據(jù)學校的現(xiàn)存檔案來實現(xiàn)的。第二，學校的領導決定了學校的運營軌跡，但是大多數(shù)學校領導層的任期都具有一定的時間限制，他們只是學校某一時間段的參與者，對于學校的具體狀況并不十分清楚。為了保證工作的順利展開，學校的領導階級必須通過查閱學校檔案來了解學校的發(fā)展與前景。并在此基礎上，做出正確的決策，促進學校的發(fā)展。

二、現(xiàn)階段我國學校檔案管理中存在的問題

受過去舊式思想觀念的影響，現(xiàn)階段我國大多數(shù)學校并不能真正的意識到檔案管理的重要性。因此，在平時的工作中，并沒有許多學校對檔案管理給予應有的重視，導致很多麻煩的產生。例如：在現(xiàn)實的學校管理中，許多工作人員由于缺乏對學校檔案管理的足夠重視，所上交的材料不及時或者材料內容不健全，導致學校的年立檔歸卷無法按時完成，給以后學校工作的展開帶來了極大的不便。

2.學校檔案管理中硬件設施較差

目前，我國學校的檔案管理人員仍處于舊式的檔案管理服務意識中，不能適應新時期的學校檔案服務管理。過去，學校的檔案管理工作長期處于手工操作進行歸檔的階段，方式比較落后，管理效率較差。隨著科技的發(fā)展，計算機技術不斷進步，舊式的管理方式早已不能滿足日益發(fā)展的社會的需要，必須對其進行技術的革新。為更好地保管檔案，學校應配備較為先進的計算機設備與相關軟件，對學生檔案實行集中管理。對于紙質的檔案，也應注重防潮、防蛀、防火等，使學校的檔案可以長期保存。

3.缺乏專業(yè)的檔案管理人員

由于缺乏對學校檔案的認知度，一些學校并沒有按照相關規(guī)定設置專門管理學校檔案的職位，而是讓學校的教師或者學生來兼職，致使學校的檔案管理工作出現(xiàn)了大量的問題。一方面，這些兼職人員并不是檔案管理專業(yè)出身，對于檔案管理流程并不十分了解，缺乏對于檔案管理的專業(yè)素養(yǎng)。有的兼職人員甚至沒有經(jīng)過一些適當?shù)呐嘤枺箤W校的檔案管理工作存在著較大的不確定性。另一方面，這些檔案管理人員平時還忙于其他的工作，并沒有多余的時間來進行學校檔案管理工作方面的培訓，更沒有多余的時間與精力來管理學校的檔案。

三、如何更好的強化學校檔案管理中的服務意識

思想是一切行動的前提和基礎，只有從根本上轉變觀念，才能最終體現(xiàn)在行動上。因此，要想強化學校檔案管理的服務意識，就必須首先從思想上轉變觀念，增強學校對于檔案管理的重視程度。這不僅僅要求檔案的管理人員重視檔案的管理，同時也要求學校其他人員對于檔案管理給予充分的配合。更重要的是，學校相關領導應準確認識到檔案管理對于學校發(fā)展的重要性，通過自己的實際行動，為全體師生樹立一個良好的榜樣。同時，學校應對檔案管理的重要性進行宣傳講解，讓全體師生了解到學校的檔案管理與他們自身的利益息息相關。由于檔案管理的目的是為學校的各個部門、機構提供有用的信息，所以，學校各個職能部門之間的默契配合也是對學校檔案進行有效管理的重要條件。針對這種情況，學校應定期對各個部門進行檔案管理的培訓，使大家明確了解自己的職責，增加各個部門之間的默契度，提高學校的工作效率。

2.強化學校檔案管理的信息化服務水平

隨著我國經(jīng)濟的不斷發(fā)展，越來越多的人認識到了知識的重要性，紛紛選擇走進學校充實自己。為給越來越多的學生提供更好的學習環(huán)境，我國大多數(shù)學校選擇擴充自己的學校規(guī)模。學生數(shù)量不斷增多，學校規(guī)模不斷擴大，導致學校的檔案越來越厚，給學校的檔案管理人員帶來了一定程度的困難。很明顯，舊式的檔案管理模式已不再適應日益發(fā)展的社會的需要。近幾年來，計算機技術快速發(fā)展，給我國學校檔案管理工作帶來了極大的方便。檔案管理數(shù)字化主要包括檔案數(shù)字化信息采集、檔案數(shù)字化查閱系統(tǒng)與檔案日常管理系統(tǒng)三個方面。這三個系統(tǒng)之間相互影響，相互聯(lián)系。如果其中一個系統(tǒng)出現(xiàn)差錯，勢必會影響其他兩個系統(tǒng)的正常運行。例如：檔案數(shù)字化信息采集系統(tǒng)出現(xiàn)錯誤，信息采集的不準確、不及時，勢必會影響檔案數(shù)字化信息查閱系統(tǒng)對于所收集信息的快速反應。檔案日常管理系統(tǒng)也由于檔案數(shù)字化信息采集系統(tǒng)所采集信息的失誤，不能及時有效地對所采集的信息進行歸類整理。這嚴重違背了學校進行檔案管理的初衷，降低學校的工作效率。

3.提高檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)

學校的檔案管理工作瑣碎，涉及面廣，牽扯人員眾多，任務量重。現(xiàn)階段，我國大多數(shù)學校并沒有配備專門的管理人才對于學校的檔案進行管理，不能滿足學校對于檔案管理的要求。針對這一現(xiàn)象，學校應聘請專業(yè)的檔案管理人員對學校檔案實行嚴格的監(jiān)管，并定期對學校檔案管理人員進行專業(yè)的檔案管理培訓，不斷加強學校檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)，提高檔案管理人員的業(yè)務能力，為學校全體師生提供更好的服務，進而提高整個學校工作效率。值得注意的是，在對檔案管理人員進行業(yè)務培訓時，不僅要加強對檔案管理人員專業(yè)理論知識和先進技術實際操作能力的培訓，還應注重對于檔案管理人員的思想教育，增強檔案管理人員的職業(yè)道德。此外，為提高學校的檔案管理效率，學校還可以建立激勵制度，對于表現(xiàn)突出的檔案管理人員進行適當?shù)莫剟睢?/p>

總體來說，隨著人們對于知識的重視程度不斷加強，越來越多的人選擇再一次走進校園，充實自己。學校為適應現(xiàn)階段的發(fā)展需求，不斷擴大學校的規(guī)模。不斷增加的學生數(shù)量，不斷發(fā)展的學校進程，導致學校的檔案資料越來越厚重。這給我國學校的檔案管理工作造成了極大的困難，必須采取一系列積極有效的措施去解決這些問題，提高學校的辦公效率，給全校師生提供方便。目前，我國學校的檔案管理工作中存在著包括學校對檔案管理重視度欠缺、學校檔案管理中硬件設施較差、缺乏專業(yè)的檔案管理人員等幾個方面的問題。針對這些問題，通過一系列的研究分析，對如何才能更好的強化學校檔案管理工作中的服務意識進行了大量的討論，提出應在增強學校對于檔案管理的重視程度的基礎上，利用計算機技術，強化學校檔案管理的信息化服務水平。同時，應對檔案管理人員進行定期的培訓，使其緊跟時代的發(fā)展潮流，提高檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)，更好地為全校師生服務。

參考文獻

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[2]劉麗萍.學校檔案管理中服務意識的強化[J].赤子，2014（9）：174

篇（6）

電力檔案是電力工程建設的真實歷史記錄和反映,是工程建設和竣工驗收的必備條件,更是投產后管理、運行、檢修、改建和擴建的重要依據(jù)。電力檔案作為電力科技的詳細資料,對整個電力的運營和維護都有著重要的現(xiàn)實意義,如果電力檔案科學、規(guī)范、詳細、信息化程度高,就會對今后的電力運營與維護起到很好的促進作用,反之,則會給這些工作帶來很大的麻煩,造成不必要的損失。

1　增強服務創(chuàng)新意識

增強服務創(chuàng)新意識,需要檔案部門檔案工作者解放思想,更新觀念,多渠道,全方位地為利用者服務。

電力企業(yè)作為知識型,技術密集型的企業(yè),電力安全生產和經(jīng)營建設的發(fā)展對企業(yè)檔案工作提出了更新,更高的要求,企業(yè)的檔案提供,利用亦發(fā)生了深刻地轉變,因此,電力企業(yè)檔案管理工作應一切以企業(yè)的安全生產,經(jīng)營管理為中心,批準檔案工作為企業(yè)服務的切人點。做到把正確的信息,在正確的時間,以正確的方式,傳遞給正確的對象。首先,檔案工作者必須改變那種“躲進小樓成一統(tǒng),管它春夏與秋冬”埋頭業(yè)務,把自己的工作僅限于本單位,不與外界交流的狹隘做法,要以積極的姿態(tài)主動迎接挑戰(zhàn),吸取一切有益的做法,將檔案工作做得更好。其次,要對以往的檔案服務工作進行反思,只有反思才會有進步,才會有發(fā)展。要客觀地實事求是地總結檔案服務工作發(fā)展的歷史和現(xiàn)狀,既充分肯定成績,又看到存在的不足和問題,并正確分析取得成績和存在問題的原因,認清創(chuàng)新意識在檔案服務工作發(fā)展中的重要作用,再次,要與相關專業(yè)或其他專業(yè)進行比較,取其精華,去其糟粕,認真地學習文博。圖書事業(yè)服務工作的發(fā)展經(jīng)驗,從中得到有益的啟示,同時,也要注重學習各地檔案部門服務創(chuàng)新的先進經(jīng)驗,從而增強危機感和緊迫感,積極主動地迎接挑戰(zhàn),更好地創(chuàng)新檔案服務工作。

2　拓展服務創(chuàng)新途徑

2.1變被動服務為主動服務

檔案服務工作要想有活力,要想有生命力,必須擺脫“看攤守堆”的被動局面,想利用者急,送利用者之需,圍繞電力企業(yè)中心工作,主動開展服務,一是要破除“甘當配角”的觀念,主動深入到各項活動中層示檔案工作的風采,檔案工作是服務性工作,在電力企業(yè)中僅是個配角,同時,檔案的效用是隱形的,信息是潛在的,不容易引起領導的重視和支持及社會的關注和理解,因此,需要破除“等,靠,要”等舊的思想觀念,敢于創(chuàng)新,爭取主動,變“配角”為“主角”。積極奮發(fā)向上,以突出的貢獻爭取領導的重視和關懷,以優(yōu)質的服務贏得企業(yè)的支持和配合,二是要密切關注當前的電力工作重點和今后的發(fā)展方向,針對當前正在和將要解決的重要問題,有預見性地開展服務。作為電力企業(yè),隨著電網(wǎng)和電源建設的快速發(fā)展,各種新技術,新設備,新工藝不斷投入應用,在此過程中,大量的工程圖紙,科技資料形成檔案。我們知道,任何一項科研技術成果都離不開對前人或他人研究成果的借鑒與汲取,如果企業(yè)開展檔案信息跟蹤服務,把過去的,現(xiàn)有的,別人的技術成果匯集起來,經(jīng)過綜合分析整理,精心加工,匯集起來,就可以及時幫助技術人員解決重要的工程技術問題。三是檔案人員要具有敏銳的思想,善于快速捕捉有用的信息,及時找準服務的切入點,提供有效服務,并且及時了解和把握檔案對維護權益的作用,學會適時提供檔案,使電力企業(yè)的資產,財產免遭不必要的損失。

2.2拓寬服務領域,完善服務功能

檔案工作無論從收集,整理,檢索,利用等每個環(huán)節(jié),始終都蘊含著“服務”這個主體,電力企業(yè)檔案工作必須立足于這個主體,緊緊圍繞電力改造發(fā)展這一大局,深入開展多形式,全方位的服務活動。一是拓寬服務領域,擴大檔案工作的影響,改變過去”檔案是保密的,僅限于本單位使用”的觀點,對于一些不保密的技術文件等,可進行開架閱覽,對外單位需要的檔案信息,在不違反規(guī)定和不影響檔案安全的情況下,可進行有償服務。比如,可在檔案室的基礎上建立信息中心,實現(xiàn)檔案,圖書,資料信息一體化管理,最大限度地發(fā)揮信息的作用,還可將檔案館建設成為“電力企業(yè)成就展覽中心”,“電力科技教育基地”,或利用資源優(yōu)勢,開展企業(yè)圖片展,各項事業(yè)成就展以及編研各類資料等等,不斷練就服務的內功。增強電力檔案服務工作的感召力。而是建立開放的,現(xiàn)代的電力企業(yè)檔案工作體系,適應電力企業(yè)發(fā)展的需要,拓寬服務渠道,改善服務功能,變從屬性為主動性和預見性,樹立”大檔案”觀念,服務到電力企業(yè)的經(jīng)營發(fā)展,服務到領導的決策中去。要選好主動服務的突破口,越是重要的項目和工作,檔案工作就延伸到那兒,檔案信息就提供到那里,越是人們關注的事情,檔案工作越要居身其中。同時,要進一步開放利用檔案信息資源,要用前瞻的眼光來研究利用者潛在的需求,為利用者提高超前服務。只有這樣,檔案工作才能在服務企業(yè)中進一步擴大其影響,檔案信息才能成為“源頭活水”。三是適應我國鍵人世貿組織的新形勢以及從根本上改變粗放型經(jīng)濟發(fā)展方式的要求,做好檔案服務工作,為電力在中國,在東南亞以及更大范圍,更廣領域,更高層次上參與國際經(jīng)濟技術合作和競爭提供有效服務。總之,檔案服務工作要圍繞建立現(xiàn)代企業(yè)制度,加強企業(yè)管理,推動科技進步,開展廠務公開,企業(yè)戰(zhàn)略調整和企業(yè)的法律事務等方面開展主動服務。

2.3以現(xiàn)代化管理方法為主要服務手段

提高檔案利用效率,必須改革傳統(tǒng)的手工方式,代之于現(xiàn)代化管理方法和手段來提高檔案信息傳遞速度,實現(xiàn)真正意義上的信息共享。要在充分利用現(xiàn)有的現(xiàn)代化管理方法(諸如目標管理,質量管理等)和手段(計算機,縮微,光盤等)基礎上,引進市場鏈,需求側等其他專業(yè)先進的管理方法和手段,提高服務質量和水平。

2.4營造以人為本的服務氛圍

堅持以人為本,加快培育造就一支責任心強,業(yè)務精,有干勁,會管理的檔案專業(yè)人才隊伍。檔案工作的服務對象是人。一個吸引人的檔案部門不僅在于室藏檔案所蘊含的信息量,更重要的還在于其軟硬環(huán)境能體現(xiàn)出一種“以人為本”的氛圍,讓利用者消除陌生感,感到舒適方便,讓檔案部門“門前冷落鞍馬稀”成為歷史,讓具有非凡價值的檔案不再“養(yǎng)在深閨無人識”。使檔案作真正成為人們必需的信息資源,使檔案室成為人們想去,愿意去的地方。

3　提高服務創(chuàng)新能力

篇（7）

    1.企業(yè)要從戰(zhàn)略發(fā)展的高度考慮檔案信息化向題

    從歷史經(jīng)驗來看，檔案絕不單單是企業(yè)運行情況相關資料的‘儲藏室”、“保管箱”，檔案替理也不應是流水帳式的簡單管理，對于檔案的管理理應成為企業(yè)運行管理中很重要的一個環(huán)節(jié)。大多數(shù)企業(yè)領導已經(jīng)充分認識到，開發(fā)利用檔案信息資源是進行科學決策和管理的根本需要，但各企業(yè)實際情況不同，如何建設并利用好這樣一個管理咨詢信息系統(tǒng)，不同企業(yè)應靈活處理;全面提高檔案利用效率，最大限度地滿足企業(yè)各部門對檔案利用需求，不但需要企業(yè)高層領導的高度重視并積極協(xié)調，更需要企業(yè)領導具備戰(zhàn)略的眼光和務實的作風，將檔案信息化建設納入企業(yè)信息化總體規(guī)劃之中，將檔案建設納人企業(yè)內部各部門的崗位職責范圍之內，有計劃、有組織、有安排，做到層層落實，項目清晰，并應當投人甲定資金予以支持。

    2.企業(yè)檔案信息化管理的主要內容

    企業(yè)檔案的信息化管理是在信息時代背景下產生的檔案理論與實踐，以檔案資源信息化為核心內容的新時期檔案管理信息化理論和工作體系逐漸形成和發(fā)展并指導著具體工作。其主要內容包括:

    (1)檔案資源技術信息化。檔案資源信息化是檔案資源和檔案各項管理過程，通過信息系統(tǒng)加工和計算機網(wǎng)絡的傳輸保存，將原有不同載體的檔案資源轉化成數(shù)字化信息，實現(xiàn)檔案資源的合理配置與有序、進行信息化有效開發(fā)利用，實現(xiàn)檔案資源的社會共享。其主要內容包括:一是檔案信息資源建設，即通過數(shù)字化、網(wǎng)絡化技術手段，建立起各類規(guī)范化、標準化、可共享的目錄數(shù)據(jù)庫;二是檔案基礎平臺建設，包括檔案網(wǎng)絡建設和管理系統(tǒng)開發(fā)應用，建立檔案信息資源共享的技術支撐平臺，實現(xiàn)檔案信息傳輸?shù)木W(wǎng)絡化和檔案信息資源的共享化。

    (2)檔案管理方法科學化。檔案借巡匡作方法科學化，就是根據(jù)信息社會的特點和檔案工作的客勸珠見律進行合理的組織計劃和控制。白然科學和社會科學的最新研究成果運用到檔案管理中，如在系統(tǒng)論、控制論等的指導下作出正確的決策。此外，管理方法的科學化還包括正確恰當?shù)剡\用經(jīng)濟手段和行政手段按照管理對象的實際和它自身固有的規(guī)律來決定采用叨隆手段，以及使用這些手段乃至最終用法律形式來保證。管理方法的科學化是旁彬勢下管理現(xiàn)代化的核心。

    (3)管理人員素質酬弋化。信息時代檔案種類和載體的多樣化、檔案管理方法的不斷改革，對檔案管理人員在業(yè)務知識、科學技術知識及管理操作能力等各方面都提出了新的更高的要求。檔案管理人員除了應具備廣博的知識外，還要有一個結構合理的人才群體。檔案管理人員要有一個合理的比例，有較好的知識結構、年齡結構、素質結構等。

    (4)檔案月賂的社會化。隨著社會檔案意識的增強及檔案效益的顯現(xiàn)，檔案利用從用戶對象上正在發(fā)生著明顯的變化，非官方組織與社會公眾對檔案的利用不斷增長，經(jīng)濟活動利用明顯上升。隨著檔案進一步開放、電子文檔的實行，檔案利用將出現(xiàn)跨地域、跨行業(yè)的局面，突破時空界限，真正實現(xiàn)資源共享。

    3．抓住機遇，全面推進企業(yè)檔案信息化建設

    企業(yè)檔案信息化建設正面臨著難得的發(fā)展機遇，而且現(xiàn)代信息化技術的發(fā)展也提供了十分優(yōu)越的客觀條件，因此，必須統(tǒng)籌謀劃，精心實施，在秉承傳統(tǒng)工作的基礎上，做好以下幾點:

    (1)建立健全制度，規(guī)范檔案管理。企業(yè)檔案部門要把握信息化帶來的企業(yè)管理的新思維、新模式，樹立創(chuàng)新意識，運用先進的技術手段，實現(xiàn)企業(yè)檔案制度創(chuàng)新。建立健全適應企業(yè)信息化環(huán)境下的檔案管理制度，保證企業(yè)檔案工作在企業(yè)信息化環(huán)境下扎實有序發(fā)展，完善企業(yè)檔案的收集范圍，及時調整和擴展企業(yè)檔案信息的接收范圍，尤其提男腸些對企業(yè)可持續(xù)發(fā)展具有潛在價值的文字材料;建立電子文件的歸檔辦法，完善企業(yè)文件材料的歸檔制度;建立數(shù)字化檔案信息管理和利用制度，保障電子檔案信息的數(shù)據(jù)儲存及利用的安全。

    (2)更新觀念，多渠道開辟檔案信息資源。對企業(yè)發(fā)展至關重要的檔案信息要格外予以重視，適當勿二大檔案收集對象和收集范圍，不僅要收集與檔案關系密切的各種資料，對枚關企業(yè)生產經(jīng)營決策的信息資料也要注意收集。同時，企業(yè)檔案的收集要充分利用現(xiàn)代通信電子手段，從收集信息的深度和廣度兩個方面加以拓展，檔案保管重點要轉向企業(yè)自身形成的材料和與企業(yè)經(jīng)營有直接關系的文件。

    要以市場為導向，挖掘各種適銷對路的檔案信息。如：企業(yè)為了定價，就必須知道市場狀況;為了制定促銷策略，就必須了解產品銷售周期性及市場競爭狀況;為了發(fā)掘新產品，就必須全面了解生產廠家，如此等等。如果檔案人員能在這些方面為企業(yè)及時提供真實、詳細的檔案資料(數(shù)據(jù)、文字、圖表等)，就會為企業(yè)的正確決策提供有力的支持，其為企業(yè)提供的服務就是高級的信息服務。

    (3)加強檔案人才隊伍建設，建設好檔案管理工作軟環(huán)境。社會的發(fā)展、科技的進步一方面給檔案管理理論、管理模式、檔案工作領域和工作手段與工作方法帶來強烈沖擊，另一方面又對檔案管理人員的素質提出新的更高的要求，因此，提高檔案管理人員的素質，是加速檔案工作利技進步、推動檔案事業(yè)利學發(fā)展的關鍵。為適應檔案管理信息化建設的需要，必須對在崗檔案工作人員不斷開展多渠道、多形式的崗位培訓，讓管理檔案的專業(yè)人員歷經(jīng)時間積累和沉淀的能力，就會讓檔案為社會各界有效利用，并適應檔案信息化建設的要求。

    要確立檔案信息化建設所需人才隊伍建設的標準，明確培養(yǎng)目標和方向，完善檔案信息化人才隊伍培養(yǎng)的制度與機制，加快檔案復合型人才培養(yǎng)，對不合理的崗位設置應及時予以調整，對做出突出貢獻的檔案管理人員給予表彰獎勵;要挑選一批思想政治覺悟高，業(yè)務能力強，熱愛檔案事業(yè)，具有一定企業(yè)管理業(yè)務水平的人員充實到檔案隊伍中來。

    (4)加強理論知識學習，增強責任感和使命感。檔案工作者自身要不斷提升專業(yè)素質，開拓思路，勇于進取，超前介人企業(yè)管理流程，全方位參與企業(yè)信息化建設，將自身有機融人到信息系統(tǒng)中，使檔案工作與五處業(yè)設計、生產、施工、管理等工作流程想銜接，以加強對企業(yè)各種類型文件材料運行的監(jiān)控。檔案工作者還要積極參與國際質量認證體系的貫標活動，實現(xiàn)文件、檔案的制度化、規(guī)范化管理，主動配合企業(yè)計算機人員，建立和完善企業(yè)檔案自動化系統(tǒng)。同時還必須積極主動地從各個渠道獲取及綜合處理各類信息，并編制出有一定水平的綜合性、專題性的報告，供企業(yè)決策者分析和判斷，提高服務水平。

    (5)積極推進，盡快實現(xiàn)檔案管理數(shù)字化。檔案管理數(shù)字化是一項艱巨而又緊迫的任務。檔案工作者不能觀望等待，要主動出擊。首先，在行文不規(guī)范的企業(yè)中，盡快完善文件制度，為各種機讀檔案目錄的建立及管理軟件的編制做準備;其次，根據(jù)企業(yè)館藏特點，結合行業(yè)通用標準，及時編制出索引工具，以實現(xiàn)檔案的自動化檢索功能。

篇（8）

廣播電視系統(tǒng)是非常重要的傳統(tǒng)宣傳媒體，工作范圍非常廣泛。檔案管理工作主要是記錄人們學習、工作中的一些信息，廣播電視系統(tǒng)檔案管理工作主要是負責記錄廣播電視系統(tǒng)發(fā)生的一些事情，對于電臺管理人員作為正確無誤的決策具有重要的參考作用，由此可見廣播電視系統(tǒng)檔案管理工作的重要性。但是當前，廣播電視系統(tǒng)檔案管理工作仍然存在很多問題，并沒有發(fā)揮其應有的作用，因此非常有必要進行創(chuàng)新和改革。下面是筆者對提高廣播電視系統(tǒng)檔案管理工作。

1.目前廣播電視系統(tǒng)檔案管理工作中出現(xiàn)的主要問題

1.1 缺乏檔案意識

現(xiàn)代社會到處都布滿了計算機網(wǎng)絡，隨著計算機網(wǎng)絡的廣泛應用，廣播電視涉及到的領域也大大拓寬，增加了很多載體，廣播電視系統(tǒng)工作的過程中產生的信息量也越來越多。然而，因為各種因素的影響，很多廣播電視系統(tǒng)工作者的檔案意識發(fā)生了很大改變，并未充分認識到檔案的保存價值、利用價值，這樣非常不利于檔案管理工作的順利開展。

1.2 檔案管理工作落后

當前，廣播電視臺并未制定科學、完善的管理制度，很多工作者并沒有意識到檔案信息的潛在價值，認為只需要好好保管檔案就可以了，開發(fā)利用程度較低。有的廣播電視臺工作中仍然采用的是傳統(tǒng)的手工操作方式，一些開發(fā)的檔案資料很可能是一些過時、落后的資料。尤其是新聞部門工作者，一般都只是注重當時攝錄、采編一些記載有歷史事件的照片及攝像資料，平時并沒有好好保管以及利用。

2.提高廣播電視檔案管理工作創(chuàng)新意識的措施

2.1 轉變傳統(tǒng)的檔案管理觀念

相對于企事業(yè)單位或者其他機關單位而言，廣播電視系統(tǒng)檔案門類更多，集合了文件資料、聲像、各種圖表、照片以及音相等于一體，信息資源較多，而且具有獨特的開發(fā)利用價值。廣播電視系統(tǒng)檔案管理工作者一定要深入認識檔案管理工作，轉變傳統(tǒng)的管理理念，建立檔案是生產力的先進思想觀念，充分重視檔案的保存價值以及開發(fā)價值。同時應該宣傳檔案管理工作，使廣播電視臺其他工作人員掌握更多關于檔案管理的相關法律法規(guī)知識，提高他們的檔案管理意識，自覺、主動參與到檔案管理工作中。

2.2 不斷完善檔案管理工作制度

檔案管理工作對于廣播電視宣傳工作的發(fā)展具有極其重要的意義。為了提高廣播電視系統(tǒng)檔案管理工作效果，首先，必須做好檔案管理工作的組織領導，將檔案管理工作職責具體分配給分管領導，而且明確專職、兼職檔案管理人員，制定科學的責任制度，確保檔案管理工作的順利開展。同時，應該加大對于檔案管理工作的投入，盡可能完善綜合檔案室所需的設施、設備，為順利開展檔案管理工作提供充足的物質基礎保障。其次，非常有必要打造一支綜合素質較高的檔案管理工作人員隊伍，盡可能優(yōu)先選擇一些具有較強責任心、事業(yè)心，專業(yè)素質較高的年輕干部，而且實際工作中也應該定期組織員工進行專業(yè)知識培訓以及業(yè)務培訓，如果有條件的話，也可以組織優(yōu)秀的檔案管理工作人員到外地進行參觀、交流學習，拓寬他們的視野，轉變檔案管理人員的檔案管理工作理念，及時更新他們的檔案知識結構，提高他們的業(yè)務技能。另外，應該根據(jù)廣播電視臺的實際情況不斷完善檔案管理工作相關的管理規(guī)章制度，包括檔案資料利用制度、檔案工作制度、檔案資料借閱制度、檔案資料保管制度、檔案資料收集制度等。

2.3 不斷創(chuàng)新檔案管理方法，將檔案信息的利用價值充分發(fā)揮出來

廣播電視系統(tǒng)的檔案信息資料數(shù)量以及內容相對于其他行業(yè)以及部門而言高出很多，廣播電視系統(tǒng)的工作性質直接決定了其檔案信息內容具有多樣性、廣泛性的特點，因此檔案管理工作中，不僅應該認真貫徹落實國家出臺的檔案管理法律法規(guī)制度，同時應該根據(jù)本單位實際的檔案管理工作現(xiàn)狀及未來發(fā)展狀況不斷創(chuàng)新檔案收集、檔案整理、檔案保管、檔案開發(fā)利用等一系列工作，激發(fā)出檔案管理工作的活力，提高檔案管理水平。為此應該從以下幾方面著手：①廣泛、全面收集。想要做好檔案管理工作，首先一定要收集全面、廣泛的檔案信息資料，收集雖然是檔案管理的基礎工作，但是涉及到的范圍較廣，工作難度較大，因此收集整理檔案資料的過程中，應該結合廣播電視系統(tǒng)自身的特點采用有機結合平時收集、隨時收集、階段性收集、特殊收集等多種收集方式，盡可能避免出現(xiàn)丟失文件資料的情況，保證檔案管理資料的完整性、全面性。②加強檔案管理。廣播電視行業(yè)主要包括新聞宣傳、電影、廣播電視技術轉播等幾大模塊，各模塊之間應該是緊密聯(lián)系的關系，但是實際工作中卻是各自為政，管理比較隨意，為此，檔案管理工作過程中，應該堅持“統(tǒng)分結合、條塊為主”的工作原則建立一套自上而下、分工合作的檔案管理系統(tǒng)，集合檔案收集、檔案整理、檔案歸檔、檔案安全管理、檔案開發(fā)利用等多個功能。③提高檔案的開發(fā)利用率。廣播電視系統(tǒng)的檔案資料比較豐富，而且門類比較繁多，但是開發(fā)利用程度低，為此應該在遵守檔案管理法律法規(guī)的基礎上建立一套資源共享、開放性的檔案利用系統(tǒng)。

3.結束語

綜上所述，當前廣播電視系統(tǒng)的檔案管理工作現(xiàn)狀并不是非常理想，廣播電視臺應該高度重視檔案管理工作，進一步認識檔案管理，根據(jù)廣播電視系統(tǒng)的實際特點建立完善的檔案管理制度，不斷創(chuàng)新檔案管理方法，有效提高檔案管理工作水平。

參考文獻

[1]李雷紅. 廣播電視系統(tǒng)檔案管理工作創(chuàng)新意識初探[J]. 辦公室業(yè)務?科學管理與決策，2013.

篇（9）

1.現(xiàn)代高校檔案管理中存在的憂患

A.工作人員思想觀念陳舊，檔案館藏的種類比較單一

據(jù)調查顯示，目前我國高校檔案管理人員的思想觀念比較傳統(tǒng)、陳舊，具體檔案館藏的種類也比較單一。由于受傳統(tǒng)思想的影響，過去高校檔案管理的意義在于為政治服務，很少有現(xiàn)代的服務意識。傳統(tǒng)高校檔案管理工作的方式仍以行政為主，根本沒有將其納入現(xiàn)代科學管理和法制管理的軌道。這主要是人為因素的影響，同時也是管理人員思想觀念陳舊的具體表現(xiàn)；此外，從高校的檔案庫藏現(xiàn)狀看，有關科研、教學以及那些時代信息含量高的資料所占的比例非常小，而行政方面的信息資料卻比較多。自《檔案法》頒布實施以后，雖然高校檔案館藏種類有所增多，但是仍不能滿足現(xiàn)代高校發(fā)展的需求。

B.管理方式和手段有待進一步改進

從實踐來看，在目前我國許多高校檔案管理工作中仍然采用著傳統(tǒng)的手工方式，在網(wǎng)絡技術如此發(fā)達的今天，其自動化程度依然不高。究其原因，主要表現(xiàn)在以下兩個方面：高校檔案管理工作人員的業(yè)務素質普遍偏低，缺乏工作積極性，因此很難發(fā)揮主觀能動性去為學校的發(fā)展貢獻力量。由于沒有這種主動服務的意識，因此成為檔案管理工作的桎梏；由于管理人員的素質較低，再加上現(xiàn)代化的辦公設備配備不到位，因此現(xiàn)代網(wǎng)絡信息技術和手段很難在高校檔案管理工作中得到廣泛的應用和推廣，從而限制了高校檔案管理的價值體現(xiàn)。

C.高校檔案管理保密工作面臨新的挑戰(zhàn)

由于現(xiàn)代高校管理中的領域比較多，從而增大了檔案的保密管理難度。隨著社會經(jīng)濟不斷發(fā)展，各級黨委政府和教育部門下發(fā)的高密文件、高校領導和專家擬定的學校發(fā)展規(guī)劃和決策性文件以及各種社會輿論信息材料等，使高校檔案管理的層面逐漸多元化，從而使高校檔案管理的保密工作難度增大；隨著計算機網(wǎng)絡技術的不斷應用和推廣，高校檔案資源之間的共享日漸頻繁，同時也使檔案保密管理工作變得更加復雜。從目前來看，現(xiàn)代高校都在踐行著開放合作的教育理念，高校之間通過網(wǎng)絡的聯(lián)系和交流，不斷加強彼此之間的檔案資源共享。雖然多元化的交流形式值得提倡，但在此過程中也不可避免地造成了高校檔案資料信息的不斷泄露，從而加大了高校檔案管理工作的難度。

2.傳統(tǒng)憂患意識對現(xiàn)代高校檔案管理工作的啟示

基于以上對目前我國高校檔案管理中普遍存在的問題分析，筆者認為，傳統(tǒng)憂患意識對現(xiàn)代高校檔案管理工作以深刻的啟迪，主要表現(xiàn)在以下幾個方面：

A.轉變傳統(tǒng)觀念，提高管理人員的綜合素質

自以上分析可知，現(xiàn)代高校檔案管理工作人員的綜合素質普遍偏低，而且受傳統(tǒng)思想觀念的影響比較嚴重，在現(xiàn)有的狀態(tài)下很難實現(xiàn)管理工作的創(chuàng)新。因此應首先轉變傳統(tǒng)思想觀念，不斷提高綜合素質，跟上現(xiàn)代高校發(fā)展的步伐。具體做法是：要加強領導重視。高校領導應正確認識到檔案管理工作的意義，必須在檔案管理人才隊伍的建設和人才培養(yǎng)上加大資金投入力度，從根本上改變檔案工作誰都能做、可有可無、做好做壞一個樣的錯誤觀念；建立健全激勵機制，充分調動工作人員的積極性。要建立健全競爭機制和考核制度，將檔案管理人員的綜合素質納入績效考核之中，把工作的實績與職稱的評聘和工資的提升掛鉤，從而充分調動管理人員的積極性和創(chuàng)造性；檔案管理工作人員應當不斷提高自身的思想修養(yǎng)和專業(yè)技能。提高管理人員的思想修養(yǎng)和業(yè)務水平是現(xiàn)代高校檔案管理工作實現(xiàn)新突破的重要基礎和保障。對高校檔案管理工作人員而言，要努力做好以下三個方面的工作：應熟練掌握檔案管理各個環(huán)節(jié)的具體管理方法；要能掌握現(xiàn)代檔案網(wǎng)絡化管理的知識，并熟練運用計算機等網(wǎng)絡設備；要做全能型人才，不但懂得社會科學方面的知識，而且還懂得自然科學方面的知識，既有人文素養(yǎng)，又有創(chuàng)新意識與能力。因此，不斷轉變傳統(tǒng)的思想觀念，提高管理人員的綜合素質，成為實現(xiàn)高校檔案管理工作現(xiàn)代化的關鍵。

B.充分利用現(xiàn)代計算機技術，加快檔案管理數(shù)字化建設進程

信息化時代的到來，不僅加快了社會發(fā)展的進程，而且使人類社會各個領域的工作方式也發(fā)生了根本性變化。隨著全球化進程的不斷加快，計算機網(wǎng)絡信息技術和多媒體技術逐漸被應用于各個領域，高校檔案管理也不例外。從實踐來看，檔案作為高校的主要信息資源，也正在向著數(shù)字化方向快速發(fā)展。據(jù)筆者所知，辦公自動化（OfficeAutomation，簡稱OA）系統(tǒng)可以使高校檔案管理更加現(xiàn)代化，這主要表現(xiàn)在四個方面：辦公自動化能實現(xiàn)檔案信息資源的共享。利用OA系統(tǒng)對檔案信息進行處理后，檔案的管理升級為體系管理；檔案管理效率大大提高。OA系統(tǒng)強大的信息處理能力使文件資料的收集、儲存、分類、統(tǒng)計以及查閱等都變得方便、快捷；檔案資料的傳遞速度與安全性提高。利用OA系統(tǒng)，能夠避免傳統(tǒng)信息管理過程中的種種弊端，通過網(wǎng)絡傳遞更加快速、安全；電子文件的保存比較穩(wěn)定。較之于紙質文件的保存壽命而言，電子文件可以通過郵箱、U盤以及硬盤等保存，受環(huán)境影響較小，保存比較穩(wěn)定。因此，充分利用現(xiàn)代計算機技術，加快檔案管理數(shù)字化建設進程勢在必行。

C.建立和完善檔案資料信息保障體系

建立和完善檔案資料信息保障體系，應做好兩方面的工作：檔案信息存儲時，要加強檔案資料信息安全及計算機網(wǎng)絡安全使用意識，采取有效的措施和管理技術，認真做好身份認證與密碼管理工作，加強對檔案管理系統(tǒng)的實時監(jiān)控；同時還要對辦公設備安裝殺毒軟件，以免出現(xiàn)木馬和中毒問題；檔案信息利用時，要堅持利用與保密并重的管理原則，必要時可對網(wǎng)上內容設置訪問權限。只有通過加強以上具體環(huán)節(jié)的管理，建立和完善檔案資料信息保障體系，才能為高校檔案管理工作的正常運行保駕護航。

[1]陳 丹.高校檔案管理基礎工作與檔案管理現(xiàn)代化[J]黑龍江科技信息.2011.30

[2]苗麗娟.高校檔案管理保密工作的重要性[J]科技與生活.2010.13

篇（10）

醫(yī)院檔案是歷史的見證。醫(yī)院檔案是聯(lián)系過去、現(xiàn)在和未來的信息紐帶，記錄著醫(yī)院興衰發(fā)展的歷史，從不同角度全面客觀地反映不同歷史時期、不同背景條件下的重大事件、重要人物、重要工作等，通過檔案我們可以探尋歷史發(fā)展的軌跡和規(guī)律。

醫(yī)院檔案是醫(yī)院管理工作的憑據(jù)。醫(yī)院檔案為醫(yī)院現(xiàn)代化管理提供了可靠依據(jù)，使醫(yī)院管理在現(xiàn)代醫(yī)學模式轉變中，由單純經(jīng)驗型、粗放型向科學型、集約型轉變，隨著我國市場經(jīng)濟模式的初步建立，醫(yī)院的建設與發(fā)展處在一個非常的時期，醫(yī)院檔案也增添了新的內容，是醫(yī)院宏觀管理與微觀管理的第一手信息，檔案能為決策者提供適當?shù)睦硇运伎迹龠M醫(yī)療技術水平和醫(yī)療服務質量不斷提高，增強醫(yī)院的競爭實力。

醫(yī)院檔案是醫(yī)學科學研究的基礎和條件。醫(yī)院檔案有利于醫(yī)學科研成果的開發(fā)、推廣和應用。在臨床、教學、科研工作中，要想取得更多的科研成果，就必須擁有大量充分可靠的資料。醫(yī)院檔案在醫(yī)學活動中為總結前人經(jīng)驗準備了資料，為后人推動醫(yī)學事業(yè)的發(fā)展創(chuàng)造了條件。

醫(yī)院檔案是維護醫(yī)患雙方權益的法律依據(jù)。醫(yī)院檔案不僅涉及醫(yī)院本身歷史發(fā)展的全貌，更涉及廣大人民群眾就醫(yī)看病的醫(yī)療文書檔案、病理切片資料、X線攝片、各種檢查圖文資料等，關系到人民群眾的健康和醫(yī)學科學的發(fā)展。隨著醫(yī)療法律法規(guī)的不斷完善，醫(yī)院檔案是醫(yī)院活動中維護醫(yī)患雙方利益的法律依據(jù)，對于處理醫(yī)療糾紛、維護醫(yī)院穩(wěn)定的工作秩序具有不可替代的作用。

醫(yī)院檔案是進行宣傳教育的生動資料。醫(yī)院檔案包括在醫(yī)院建設和發(fā)展中產生的全部資料和反映醫(yī)院興衰的各種載體材料，如文書檔案、科技檔案、財會檔案、病歷檔案、基建檔案、設備檔案、人物檔案，以及照片、錄音帶、錄像帶、光盤等各類聲像資料，為醫(yī)院宣傳教育提供了生動的素材。

醫(yī)院檔案也是醫(yī)院文化的重要體現(xiàn)。醫(yī)院檔案承載著精神文明的優(yōu)秀成果，對精神文明的傳承、創(chuàng)新和發(fā)展具有重要作用，是醫(yī)院精神文明建設與醫(yī)院文化建設的重要內容。

二、切實加強醫(yī)院檔案管理

領導重視是檔案管理工作的關鍵。領導重視是檔案管理的前提，醫(yī)院領導必須率先增強檔案意識，從根本上改變檔案工作可有可無、質量優(yōu)劣無關大局的認識，切實把檔案管理納入重要議事日程，作為醫(yī)院發(fā)展的重要內容來抓，與醫(yī)院業(yè)務建設同步規(guī)劃、同步發(fā)展，使之更好地服務于醫(yī)院建設和發(fā)展。

增強全員檔案意識是發(fā)揮檔案價值作用的前提。檔案管理是醫(yī)院管理的重要組成部分，檔案記述了人們改造客觀世界和改造主觀世界的實踐過程，具有不可替代的重要價值。醫(yī)院必須廣泛宣傳檔案工作的重要性，大力提倡樹立科學的檔案觀，增強醫(yī)院干部職工的檔案意識，使全院職工認識檔案的重要性，認識檔案與自己日常工作和生活的密切關系。

圍繞醫(yī)院中心工作開展業(yè)務是提升檔案價值作用的重點。檔案部門要積極運用多種形式和載體做好檔案業(yè)務，為醫(yī)院管理工作起到有力的后盾作用。醫(yī)院檔案工作者必須密切關注醫(yī)院建設發(fā)展大局，關心醫(yī)院中心工作，做到醫(yī)院中心工作開展到哪里，檔案工作就延伸到哪里，變被動為主動、變滯后為超前、變封閉為開放，以無處不在的檔案服務體現(xiàn)檔案工作的價值作用。