檔案管理的基本要求匯總十篇

序論：好文章的創作是一個不斷探索和完善的過程，我們為您推薦十篇檔案管理的基本要求范例，希望它們能助您一臂之力，提升您的閱讀品質，帶來更深刻的閱讀感受。

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關鍵詞：檔案管理；收集整理；分析

相關部門可以采取諸多手段將檔案收集管理質量加以提升，然而從當前的發展形勢來看，加大宣傳力度，增強相關人員的意識，倘若不存在意識，那么久無法付出行動。不僅僅如此，相關部門應當發揮出信息化技術的作用，并建立完善的管理系統，將責任制度落實到位，從而要求不同部門之間加以配合。

1 檔案收集整理的意義

一般情況下，做好檔案工作的手段存在諸多種，然而開展好檔案整理收集工作是關鍵所在。倘若不做好整理工作，那么檔案日后管理也會存在諸多不足之處。顯而易見的是，檔案收集整理工作是必要的。不僅僅如此，檔案收集整理的意義還表現在以下幾個方面：

第一，相關部門在開展檔案收集整理工作的時候，一定要搜尋存在價值的信息。諸多信息的價值都是在前期整理工作中呈現出來的，依據這種信息來看，相關人員需要做好記錄工作，為今后檔案工作可以得到充分的利用提供重要的參考依據；第二，收集整理工作在檔案工作中扮演著重要的角色，倘若沒有收集整理工作，那么就不能形成檔案，這樣也會在某種程度上對檔案的最終形成帶來直接的影響。所以，相關人員應當對收集整理工作引起高度重視；第三，收集整理工作在檔案管理中占有著重要的地位，由于檔案管理最基本的管理方法是對檔案進行收集管理，相關人員在對檔案進行收集管理的時候，應當做好相應的分類、記錄等，所以相關人員一定要做好自己的本職工作，一定要提高收集整理水平。

2 提高檔案收集整理水平的對策

2.1 樹立檔案收集整理意識

當前，仍然有諸多相關人員沒有對檔案收集整理的重要性引起必要的重視，從這些人口來講，收集整理工作并不僅僅代表著檔案管理的核心內容，由于沒有投入很多的精力，這樣在有些時期，檔案收集整理制度不能發揮出充分的價值，如同擺設，這同樣是檔案收集整理質量往往不是主要因素。而正是由于檔案收集整理工作不科學，致使存在價值的檔案信息資源出現流失的情況，從而在某種程度上對檔案管理事業帶來不利影響。所以，相關部門應當加大對人員培養的力度，特別是相關人員一定要對收集整理知識做到熟練掌握，只有這樣才可以促使檔案收集整理工作達到規范化的效果。

2.2 完善檔案收集整理體系、注重突出網絡

不同部門之間需要依據本身的檔案管理系統，并依據具體組織結構設置的具體狀況開展好檔案收集整理系統的建立，而在實際構建的時候，需要傾向于網絡，在基于網絡的時代下，促使檔案收集整理工作面臨著更嚴峻的挑戰，而網絡管理形式可以滿足相關需要。確保檔案收集整理系統不管是在哪一個環節都可以做到有人負責有人配合。

2.3 建立和健全管理制度，落實責任部門

檔案收集工作既要加強宣傳工作，通過多種渠道、多種形成、各種場合適時宣傳檔案知識和檔案法規，增強全員的檔案管理意識，使其自覺的配合好文件資料的收集和歸檔工作，又要制定出一系列的規章制度，為確保檔案資料收集的齊全性、完整性，必須建立嚴格的制度，制定檔案移交歸檔制度，明確檔案歸檔范圍、內容及時間；制定電網建設項目檔案管理、檔案崗位規范和責任落實等制度。

2.4 積極主動上門收集，提高歸檔率

檔案收集工作除了建立健全檔案資料的收集歸檔制度，取得領導重視、各部門配合外，更重要的是專職檔案人員要做到“三勤”即腦勤、手勤、腳勤，愛崗敬業，盡職盡責。檔案員應根據檔案資料來源廣，范圍大的特點，不厭其煩主動上門，跟蹤收集。對于個別不按規定移交的部門，檔案員只要有耐心，經常上門催交，與他們溝通，往往都能收到效果。

2.5 提高服務質量，改變以往被動服務的局面

檔案室是檔案的管理者，同時也是檔案利用者的服務者。檔案管理員要從思想上樹立高度的服務觀念，克服“守攤式”的被動服務觀念，充分發揮助手作用，利用現代化技術提供遠程服務，利用網上信息量大，傳遞速度快的優勢，實F檔案資源共享。加強編研工作，檔案員應熟悉室藏檔案情況，通過對檔案分析研究，對檔案存在的大量信息進行篩選、歸納、綜合、摘編等步驟，編印成各種檔案參考資料，使利用者充分意識到檔案的價值和重要性。要從實際出發，有針對性的編制必要的檢索工具，為單位的安全生產提供服務。

2.6 制定檔案職業道德規范，提高從業者的道德水準

當前科學理性的發展對檔案從業者的職業活動與職業行為有了新的要求，職業行為規范化和理性化，因而，建立一種規則性的職業道德體系就成為各行業的迫切需要。為使檔案職業道德在從業者活動與職業行為中得以落實，檔案部門通常要通過制定規章、制度、守則等紀律來約束從業者。這些條款告訴從業者哪些行為符合職業道德，哪些行為不符合職業道德，同時會說明違反這些規定將帶來的負面影響或將給予失職者的處罰措施。在這里除了考慮將外在的檔案職業道德規范強制性地灌輸到從業者的職業活動中外，還應當關注檔案職業人員的內心需要：他們不僅僅是單調枯燥的“辦公室+庫房”的生活，他們也需要融入社會各行各業的建設中，職業的價值要在與社會的交往過程中體現，一旦從業者的社會滿足感建立起來，他就能看到所從事的檔案職業的價值，并能自覺遵守各項規章制度。

結束語

通過以上內容的論述，可以得知：管好檔案工作的手段不只是一種，收集整理是一定要使用到的手段之一，由于作為基礎性工作，檔案資源僅僅需要前期的收集整理才可以進行歸檔工作，要不然就會出現零散的信息，建立不了完整的檔案。檔案管理工作簡單的說是源于檔案收集工作，檔案收集管理質量會對相關機構帶來直接的影響，這樣就要求相關部門需要對檔案收集管理工作引起必要的重視，從而推動檔案事業的不斷發展。

參考文獻

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我國的人事檔案管理部門是建立在計劃經濟體制下的,很多的人事檔案管理都是由用人單位來保管的.隨著我國經濟體制的建立和改革，流動人口越來越多，很多的單位與個人都不了解人事檔案的基本內容，出現了多人管理的現象，主要體現在兩個方面：第一，分散保管.有的人事檔案保存在過去的單位.有的人事檔案保存在當前的單位，有的人事檔案保存在人才交流部門，甚至有的還保存在個人手上，造成一個單位內的人事檔案處在分散保管的形式.第二，混亂保管.很多單位的人事檔案不僅隸屬于組織、人事、勞動等部門，還隸屬于很多無權保管的部門，導致多人管理的現象.這種人事檔案管理的方法不僅阻礙了人事檔案管理工作的進步與發展，影響其真實與權威性，還阻礙了人才的流動與人力資源的配置.

1.2檔隨人走

目前我國的人事檔案大多數呈現檔隨人走的現象,而這樣現象并不能夠適應現階段市場經濟對人事檔案的基本要求，嚴重阻礙了檔案管理工作的進步，不利于人事檔案的開發與利用.當隨人走的管理方式，造成大部分的人事檔案散布于社會的每一個角落.嚴重影響了人事檔案工作的前進方向和發展.

1.3封閉式管理

目前我國的人事檔案管理的透明度問題受到了很多人的關注與重視，很多媒體也相繼報道出了一些因人事檔案的不透明而對當事人的利益造成損害的案例，這一問題的出項，說明了改革人事檔案管理的必要性.人事檔案是對當事人的個人經歷、工作能力和誠信情況的真實歷史記錄，因此人事檔案應公開化、透明化，若人事檔案過于保密，使得公民對人事檔案有一定的畏懼感，會嚴重阻礙了人事檔案的開發與利用.

1.4手段落后

隨著科學技術的基部與發展，我國的人事檔案在在數字化、網絡化的推動下,手段明顯落后，并不適合現代化技術的需求.部分的單位雖然也在運用計算機進行管理，但其軟件的開發達不到要求，人事檔案管理職員的素質不高，很難熟練使用計算機，造成人事檔案管理的發展并沒有實質性的突破，多數還是手工運行，只是進行簡單的分類，且操作不便，效率低.有的單位只是用計算機進行存儲或是檢索，且存儲量較少，實用性差，對檢索利用的管理有一定的影響，達不到現代化的科學、合理、系統化的管理.

1.5材料、信息不真實

用人單位的人事檔案信息內容完整、準確，是人事檔案部門對人事檔案管理的基本要求，但在實際生活中存在很多的不足，如員工的人事檔案必備資料不完整，包括畢業證書、技能證書等，很多重要的信息找不到，甚至出現鑒別錯誤的問題，將一些手續不全或是有問題的信息進行歸檔，嚴重影響了人事檔案管理信息的真實性.還有的單位對員工的人事檔案信息沒有及時整理并歸檔，造成人事檔案管理的混亂，甚至有的單位并沒有配套的基礎設備，且人事檔案資料隨意放置，且管理環境較為復雜.很多的單位不重視人事檔案管理工作，制度不嚴謹，執行力度不足，人事檔案的轉入、轉出或是查看都不按照相關規定進行，嚴重違反了法律法規.

1.6素質低

隨著人力資源管理的不斷加強，其管理手段也得到了進一步的改革和調整，對管理人員的知識、專業化等提出了更高的要求.但實際與要求之間存在著很大的差距與不足，如管理人員的配備比不足，出現了兼職管理或是無人管理的現象，人事檔案管理人員的素質低，沒有原則性，對人事檔案的認識不足，缺少奉獻的精神，整體的素質低.

2改革與創新

單位的決策人員需要高度重視人事檔案管理的工作，全面掌握檔案管理的基本要求.只有最高領導層高度重視其管理工作，各部門才會主動參與到人事檔案管理工作，表現出員工對人事檔案管理工作的積極性，人事檔案管理人員應真實詳細的記錄員工工作能力和特長興趣等一些基本內容，尤其是職員在單位的工作表現和誠信情況，這對當事人的職業生涯有很大的影響力，它能夠正確判斷員工的人格品行，因此，單位要建立一個完善的人力資源管理制度，就需要從人事檔案管理的改革與創新做起[2].

2.1宣傳

綜合各企業或部門的人事檔案管理實際情況，利用各種手段對其加大宣傳力度，如廣告、報紙、電視或網絡等手段，確定人事檔案在今后工作中的作用和地位.采用宣傳的方法，使公民能夠正確認識到：在市場經濟條件下，不論是單位之間的競爭，還是部門之間的競爭，主要是進行人才競爭.若單位或是部門忽視了人事檔案管理工作，或是不了解人事檔案所蘊藏的人才信息內容，就不會發現并使用人才，及不會在競爭中得到進步和發展.想要增強干部人員的檔案意識，樹立法制、服務觀念，就要將人事檔案管理的工作加入到日常工作中，時時刻刻進行記錄和把握每一個員工的工作表現和能力.

2.2體制

我國的人事檔案已經由“單位檔案”向“社會檔案”的方向轉變，呈現出人事檔案管理工作的社會化的.因為長時間受到社會的計劃經濟制度的約束，人們對人事檔案管理是國家的或是單位的傳統觀念比較根深蒂固，從上學到畢業工作，個人工作的選擇空間很小，造成人事檔案變成了單位檔案.隨著經濟市場的發展，人的屬性也發生了實質性的改變：人是屬于社會的而不是僅屬于某單位或地區的.只是在某時間，個人與部門簽有勞動合同法，存在著勞動關系，若接觸勞動關系，那么人就屬于社會，個人和社會的共同發展的主要條件是人才的流動，因此，切實實行社會化管理的人事檔案管理改革創新，是單位檔案到社會檔案最大轉變.人事檔案管理的制度應以承諾將人事檔案信息與企業的勞動合同分開，才是發展個人流動的前提，才能實現社會化的人事檔案管理.

2.3政策

社會化的管理是人事檔案管理的目標，但創新和決策的層次較高，且需要結合其他的社會創新改革才能夠實現，不能獨自完成，因此，在加強人事檔案社會化的管理制度的前提下，要對其進行政策創新.根據目前的社會發展形勢而言，確定各區域人事管理部門對相關的組織是否對具有人事檔案管理的資格很重要，并進行年審制度，頒發證書.科學、合理性的規范人事檔案的信息，盡量少出現長久或是不合時宜的信息，樹立公開、公正的原則，將人事檔案進行透明化，尊重公民的人事檔案知情權，把人事檔案當作社會信息資料之一,使每一位公民都有維護個人檔案的權利.只有將人事檔案成為透明化，才能充保障人事檔案的當事人合法權利.將行政執法考核的內容加上人事檔案管理歸類，加大考核力度，保證落實各項政策的制度.

2.4真實

人事檔案信息的真實性是對人事檔案的基本要求.人事檔案的真實性主要有兩個方面：第一，客觀性、完整性，這也是最基礎的真實性，人事檔案的客觀完整性，能滿足人事檔案管理人員對職員信息的管理和了解；第二，人事檔案特有的的特性，它不僅能體現人事檔案的價值，還能滿足人事檔案管理人員對職員的選擇和使用.真實性的前提與基礎是第一個方面，第二個方面是對第一個方面的補充和深化.如果人事檔案沒有客觀性與完整性，那么人事檔案就失去了它特有的基礎和權威；若人事檔案的信息沒有真實的特性就會失去它的存在價值和意義.只有這兩個方面相互依存，相互結合，才能體現檔案管理存在的必要性.人事檔案真實性管理是要求人事檔案管理人員需具有政策、責任和創新著三個方面的觀念，針對不同類型的管理人員,采用不同的歸檔制度，特別是能夠反映個人能力、素質水平的資料.

2.5管理進程

網絡計算機的存在為現代化人事檔案的管理工作提供了便捷，人事檔案信息的網絡化，不僅可以進行資源共享，加快檔案透明化的速度，方便當事人的查看，還能真正的發揮人事檔案自身的功能與作用，更好的服務于單位.所以，人事檔案管理的改革可以實行人事檔案網絡化管理，但人事檔案網絡化管理的前提，是人事檔案要進行的電子化.首先將原有的紙質檔案轉換為電子檔案，即將人事檔案內容輸入到計算機內，利用電子化的方法建立個人信息系統.其次在人事檔案電子化后進行網絡化，在保證檔案信息保密的規定基礎上，利用網絡的優勢，將人事檔案內容進行資源共享.檔案信息網絡化是新型的儲存檔案資料的方式，它能夠將不同區域、單位或是載體的人事檔案的資料，用網絡化的方式保存下來，利用網絡形式將信息連接起來，不但能提高人事檔案信息的使用率，還是實現人事檔案信息共享的有效方法[3].

2.6素質教育

對人事檔案管理人員的要求必須專業和知識化，因為這項工作已經向向現代化和科學化的方向進行轉變.因此不但提高了人事檔案管理人員的敬業精神與職業素養，還要求其工作人員必須能夠靈活使用并維護人事檔案當事人的知情權.人事檔案管理人員在工作中不能只聽上級的一面之詞，而隨意錄取或是刪掉某位人力資源管理人員，應嚴格考核，通過競爭、擇優錄取，選拔出真正的人才.此外，還應對管理人員進行相關的職業培訓，提高綜合素質，對今后的職位晉升或是福利待遇上加大關注力度.

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【中圖分類號】R197.32 【文獻標識碼】A 【文章編號】1674-7526(2012)04-0293-01

血站是負責轄區內血液的采集和保障臨床用血的公益性單位。近年來，隨著無償獻血事業的蓬勃發展，血站檔案管理工作的重要新也日益凸顯。特別是我站在2005年通過ISO2000質量體系認證后，血站獻血檔案管理的制度化、系統化也進入了規范發展的軌道。同時，隨著血站計算機網絡管理的普及，也給獻血檔案管理的安全問題注入了新的特點和內容。

1 基本要求

1.1 保障血液質量安全：保障血液質量安全是血站工作的最根本要求，血站在血液質量安全方面不容出現任何閃失。獻血者檔案作為血站整個大質量系統中的最起始階段，是關系血液全面質量管理成敗的基礎環節。因此，獻血者檔案的完整、準確，將成為考量整個采供血流程中“質量第一”原則的最初保障。

1.2 保存獻血過程的記錄 ：目前階段，醫患矛盾日漸突出，各類醫療糾紛層出不窮，作為醫療衛生單位的血站也勢必無法避免的面臨醫患沖突的危險。隨著人們法律知識不斷充實和自我保護意識的增強，以及醫療糾紛和法律訴訟中舉證倒置的實施，血站在糾紛中如何免責是一個非常現實的問題，一份完整、翔實、準確的獻血者檔案必將成為分辨各方責任的重要依據依。獻血者檔案中各項紀錄的原始真實及可追溯性與見證性具有長期甚至永久性的保存價值。

1.3 篩選安全血源的依據：從經血液傳播性疾病的低危人群中采集血液是保證獻血者、受血者身體健康的基本要求，獻血者檔案的各項記錄將有助于從中篩選出健康合格，適于多次獻血的安全血源，也有助于及時掌握獻血者的身體狀況，以便于為其選擇最佳獻血周期提供依據。

2 獻血檔案材料歸檔范圍

獻血者檔案的歸檔范圍應包含整個無償獻血的過程，即從體檢化驗獻血直到血液用于臨床的過程。這其中包括了血站工作中的主要業務科室，應歸檔的獻血者檔案材料包括：無償獻血健康征詢表（包括獻血者姓名、證件號碼、從事職業、聯系方式等基本情況）、體檢記錄、采血記錄、檢驗記錄、成分制備記錄、入庫出庫記錄，血液運輸記錄、各環節質控等。

3 如何管理獻血檔案

3.1 檔案管理人員基本要求：不僅要政治可靠、業務過硬、具有良好職業道德，還要不斷加強自我修養,自覺地抵制來自各方面和各種形式的腐朽觀念、遵守職業道德,從黨和國家的利益出發做好檔案管理工作。作為血站的檔案管理人員，更要有一定的血液專業知識常識，能及時與相關科室溝通，為如何更完整的保存獻血檔案出謀劃策。

3.2 獻血檔案的正確采集是保障獻血檔案完整安全的前提，其具有環環相扣、分散處理、信息共享的特點。這就要求各相關科室人員各司其職，及時準確的記錄整個過程。同時，需各科時間交接的各類原始檔案和數據信息要進行核對，雙方確認無誤后簽字交接。分層把關，相互約束，確保數據來源的準確。

3.3 建立獻血檔案的歸檔和借閱制度，由檔案形成部門負責收集、整理后移交檔案室歸檔，并由檔案管理人員立卷。借閱時根據根據不同層次的借閱人員劃定不同的借閱范圍,對一些記錄有個人隱私的文檔或含保密信息的資料要進行特別管理，確保不失密、不泄密及檔案的完好無損。

總之，要提高血站獻血檔案管理工作水平，還必須借助血站計算機信息化、網絡化管理的優勢，以及相關工作人員共同的努力，以此使得檔案信息能夠被更好的利用，以提高檔案信息化和自動化管理水平，為血站管理提供優質高效的服務。

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關鍵詞：

電子檔案管理；基本要求；完善策略

實現檔案的信息化管理，是現代檔案管理發展的必然趨勢。但由于我國電子檔案管理起步較晚，在電子檔案管理中經常會出現一些問題。這些問題嚴重影響了檔案管理的質量和檔案的調用效率。隨著電子檔案管理逐漸取代了傳統的紙質檔案管理模式，如何在應用電子檔案管理過程中，優化電子檔案管理系統，利用信息技術提高檔案管理工作的效率，已經成為檔案管理領域亟需解決的問題。

1電子檔案管理的基本要求

1.1原始性

電子檔案不同于紙質檔案材料，電子檔案的生成往往是“由實變虛”致使“原始狀態”失真，尤其是在電子檔案的生成、傳輸、接收、儲存的過程中，它既是原始的，又是復制的，它不同于紙質檔案的原始性。各種各類的電子文書檔案，特別是制作磁盤、光盤、磁帶、影像時必須保證電子檔案的原始性。

1.2真實性

電子檔案可被原樣復制，亦可在復印中變質，而且被修改后不會留下痕跡，所以在電子檔案的建立、檢查過程中必須保證其真實性。電子檔案極易失真，這不是電子文件本身的缺陷，而是在形成電子檔案的過程中，采取的方式、方法、軟件、格式不同，因此，信息內容“出錯”的概率會高于傳統檔案。

1.3完整性

電子檔案與其他文書檔案一樣，由于組織機構不同，制言語主、發文、收文、整理的要求亦有所不同；由于行業不同，規格、形式、期限、組盤的方式亦有所不同；由于專業技術水平不同，有關人員知識、技能、方法的標準亦有所不同。而且在基建、設備、科研、房地產等領域，內部文件、外來文件、審批文件、評審驗收文件，經常處于滾動狀態，如不及時整理歸檔，可能會使信息資料失散，造成檔案不完整。

1.4安全性

電子檔案的數據、文字、影像極易被非法操作更改，容易被“黑客”擊傷，可被隨意篡改信息，這些都會直接損害電子檔案的安全性，而且磁盤、磁帶的支持體，也易產生靜電，直接影響信息再現，出現不安全問題，吸引塵埃導致卷曲、磁粉脫離、磨損生霉等。因而，必須保證電子檔案的安全性。

2電子檔案管理存在的問題

2.1原始性問題

傳統的紙質檔案文件的原始性比較容易界定，紙質檔案的原始性能夠通過內容、載體、形式表現出來，人們通過對字跡、印記和紙張材料的技術分析，便能夠判斷檔案的原始性。但電子檔案作為一種虛擬檔案，其本質只是一組數據，基于二進制生成的檔案數據在傳輸時不會發生任何變化，因此根本無法判斷文件的原始性信息。正因如此，電子檔案的原始性判斷成為了電子檔案管理工作中的重點和難點，如何解決電子檔案管理中的原始性問題，顯然已經成為制約電子檔案管理水平發展的關鍵問題。

2.2真實性問題

在電子檔案的管理工作中，必須將紙質檔案通過處理技術處理為完整的電子檔案。在檔案轉錄過程中，極易由于轉錄人員的疏忽大意造成電子檔案失真。一旦電子檔案失真，檔案在使用過程中難以保證真實性，將會給資料參考人員以錯誤的判斷，從而影響檔案質量。由于電子檔案儲存與數據庫中，由于電子文件的可更改和可修改性質，也容易導致部分管理人員為了一己私利篡改電子檔案，使檔案的真實性出現問題。

2.3完整性問題

電子文件主要存儲與數據庫中，但當遇到檔案需要調用時，則會從數據庫中通過拷貝流動到其他媒介中。如果在拷貝和復制過程中程序出現問題，或者設備出現故障，很容易導致電子檔案信息丟失。由于電子檔案的儲存介質為電子設備，因而這些設備比較容易受到環境的影響，導致文件損壞，這也是影響電子檔案完整性的重要因素之一。

2.4安全性問題

網絡安全一直是我國在互聯網建設和發展中的工作重點，但由于互聯網屬于公共信息分享平臺，盡管采取很多措施避免電子檔案受到黑客攻擊，但由于計算機病毒日新月異，很難保證數據在存儲和使用過程中不會受到安全威脅。一旦數據庫被黑客攻擊，數據庫中存儲的數據就會遭到黑客的篡改，影響數據的安全性，給珍貴的檔案帶來不可挽回的損失。

3電子檔案管理的完善策略

3.1電子檔案的形成制度要進一步完善

在形成電子檔案的過程中，必須遵照國家規定的統一格式標準，對于不同媒體電子檔案的接收、存儲、參數指標和載體形式加以規范。同時，對于電子檔案的背景信息和元數據也應一同加以保存，以保證形成的電子檔案具有完整性。

3.2電子檔案要執行更為科學的歸檔制度

要進一步完善電子檔案的管理制度，歸檔制度的完善是必不可少的環節。歸檔是整個文檔管理工作中十分重要的環節，但是不同于紙質檔案的是電子檔案的歸檔還有許多工作要做。需要檢測檔案文件在相應軟硬件環境下的有效性；檢查同電子檔案有關聯的紙質或其他載體形式的文件，以保證內容和相關說明與描述的一致性；電子檔案機讀目錄及相關軟件、說明等也應同時歸檔；電子檔案所使用的存儲載體是否符合要求。同時，檔案管理部門還要對電子檔案的歸檔時間、范圍及歸檔方式做出明確、細致的規定，以維護電子檔案在程序上的合法性與真實性。

3.3建立嚴格的保管制度

電子檔案歸檔后就需要一套嚴格的保管制度以確保其安全。首先，要把住存儲載體的質量關；其次，要規范存儲載體的保管條件，電子檔案的保管應遠離有害氣體與強磁場環境，并建立一個適合磁、光介質保存的物理保管環境，同時保持良好的溫度、濕度環境；再次，加強計算機的病毒檢測，確保保存電子文件的載體不帶病毒，并將載體置于保護狀態。

3.4規范電子檔案的利用制度

規范電子檔案的利用制度，一是對利用過程的制度管理。檔案部門應當以自己的信息安全技術條件為依據，采取適宜的利用方式。在確保提供電子檔案信息完整、真實的基礎上，以電子檔案的密級為根據，進行有效地分層次管理；二是對人員的制度管理。電子檔案利用所涉及到的人員眾多，有利用者、數據系統管理者和電子檔案保管人員等。應以他們各自的分工為依據，對其使用權限進行合理的限制，可根據各種人員的身份、級別、層次及利用目的的差異判斷其可利用檔案信息的內容，決定對其授權的范圍。

綜上所述，電子檔案管理作為現代檔案管理的發展的必然方向，其技術應用和發展影響著我國檔案管理水平的提高和檔案資料的利用效率。想要進一步提高電子檔案管理水平，就要抓住電子檔案管理的基本要求，解決我國電子檔案管理工作中存在的問題，提高我國電子檔案管理的工作水平，在實現對檔案資料的數字化管理的同時，為社會提供更加優質的檔案管理服務，為社會的進步和經濟的發展做貢獻。

作者：賈德鋒 單位：黑龍江慶安縣勤勞鎮農牧業技術綜合服務中心

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工程項目的檔案管理工作人員素質不高，專業的檔案人員緊缺。建筑公司工程項目的文檔保管人員調動頻繁，有些職員剛熟悉工程文檔工作就被調走了，或是辭去文檔收集的工作。工程項目施工單位沒有專職檔案保管人員，各種資料由不同部門的人保管，在工程后期，有些資料簽字手續不完備，需要施工單位或監理人員簽字，但是這些人很難短時間內處理這些事情，延遲了工程文件、檔案整理時間。

（二）管理問題

工程項目的檔案部門長期以來屬于企業的邊緣部門，企業不愿意花高薪聘請專業的檔案管理工作人員，工程項目檔案管理工作發展進度遲緩。建設單位對工程項目檔案的管理理念淡薄，認為工程檔案無法為工程建設產生經濟效益。對工程項目檔案的管理僅局限在“被保管好、不丟失”層面，沒有充分認識到工程檔案是工程建筑公司的重要信息資源、知識資源，能夠為公司創造經濟效益的價值。

（三）技術問題

工程項目檔案是建設公司最寶貴的資源之一，但是當前很多工程項目建設單位仍然以手工操作為主，只是簡單運用office軟件進行文檔輸入，工作效率低下，對相關數據的查找、分析困難重重，遠不能滿足信息時代的要求，工程檔案管理的信息技術的開發和應用已迫在眉睫。工程項目檔案管理不僅需要使用傳統的信息技術，也要逐步建立具備提供多層次、全方位的數據參考的統一平臺。

二、做好工程項目檔案管理的方法

（一）理順工程檔案各參與方的關系

工程項目檔案管理工作涉及多個單位和部門，做好這一工作必須理順工程檔案參與方之間的關系。建設單位要為工程項目的可行性研究準備必要可靠的數據和資料，對招投標文件、施工圖設計、工程監理單位委托、工程驗收文件等準備齊全，嚴格執行，積極協調和設計單位、監理單位與施工單位的關系以保證工程文件、檔。另外勘察、設計、施工、工程監理單位都必須在其資質等級許可的范圍內承攬工程、開展工作。

（二）規范工程文件、檔案填寫的基本要求

工程項目檔案工作能否做到準確與工程文檔填寫的基本要求及其責任是否明確直接相關。檔案是否完整是檔案價值能夠充分實現的前提條件。由于建筑行業的施工是一項長期、繁雜的過程，也是形成工程文件、檔案種類最多、數量最大的重要時期。工程項目文檔的管理必須明確各自的責任劃分，嚴格審核工作開展情況。

（三）建立工程項目檔案管理文化

建立工程項目組織文化可以從以下方面努力：培育良好的工作氛圍，提高組織向心力，明確崗位分工和職責，建立激勵約束機制，提高職員工作熱情，促使員工提升自我工作能力。充分重視挖掘工程檔案的價值，實時更新文檔，根據工程項目建設的進程進行跟蹤服務，定期、不定期地召開工程檔案管理和工程檔案信息資源開發會議，采取有力措施完善現有制度的不足。完善檔案管理的網絡系統，并加強維護，保證交流通暢。

篇（6）

想要采用科學化的管理手段，就需要改變傳統的管理思想，充分的認識到傳統管理的不足，了解科學化管理的重要性，從而樹立起科學化檔案管理的觀念。只有管理理念轉變，才能從根本上進行科學的檔案管理。采用科學化的管理，首先需要進行一定的資金投入，進行檔案室和管理設備的重建，并且開發使用軟件設備管理。加大檔案管理使用的設備和軟件投入，實現檔案管理的現代化建設，從而保證檔案管理的高效性。積極的開發檔案管理的信息化系統，實現檔案的自動化管理，從而節約檔案管理的時間。

（二）轉變管理方式

傳統的檔案管理屬于館藏式管理，在管理中僅僅發揮了保存的作用，檔案的保密性非常好，只有在人動時才會進行檔案的轉移，這種管理方式不使用于現代化的方案管理。在開展科學化的檔案管理時，需要加大對檔案的利用率，實現檔案資源的共享，提供用戶的查詢服務。檔案的管理不單單要進行數量的管理，還要在質量上有所見效，從而提升科學化檔案管理的水平。政府要加大力度支持科學化管理模式的運用，在企業單位中加強計算機建設，發揮科學化管理的作用，充分的發揮檔案的存儲空間。

（三）提升管理人員素質

提升科學化檔案管理水平的重要任務之一，就是提升管理人員的素質。管理人員的素質直接決定了管理的效果。現代化的檔案管理任務重，管理程序復雜，需要檔案管理的人員具有優秀的管理能力和基本的操作技能，并且要掌握科學化管理的技術等，比如利用計算機來整理檔案，對檔案進行準確的分類和歸檔等。對于計算機的使用，管理人員也要熟練的掌握，比如軟件的終端使用、數據庫的錄入、數據庫的管理等，在進行檔案管理時需要對管理人員進行素質培訓，提升其管理能力，從而促進檔案科學化管理的發展。

（四）健全科學化檔案管理制度

每個單位的內部都要建立適合本單位的管理制度，不斷的總結和完善制度，使得檔案管理制度健全。采用責任化制度，符合科學化檔案管理的基本要求。在管理中要明確管理人員的管理責任和任務，并且實行互相監督，多方面的進行檔案管理。在建立制度時需要以國家法律、政府要求作為基本的規范指導，嚴格的執行管理制度，使得科學化的檔案管理順利發展。

篇（7）

專門檔案管理是人們為了有效地收集、加工和利用專門檔案數據和信息而進行的一種社會活動。專門檔案管理的一般規則,是以檔案工作基本原則為指導,充分考慮專門檔案的形成規律和特點以及專門檔案信息用戶的需要等方面的因素來設計的。我們社會的各個行業都有自己的“游戲規則 ”這個規則可以有效地約束和規范相關行為人從事某項工作活動的思想和行為,從而保證組織目標或系統目標的實現。

一 、前端控制規則

專門檔案是一種現實性很強的專業管理工具。它是有關專業管理系統建設與運行的生命線。沒有專門檔案就沒有這些管理系統。為了建立一個良好的現代化的專業信息系統，我們不僅要充分利用各種現代信息技術和正確的開發方法，同時還要注意做好專門檔案的管理工作。

專門檔案的前端控制規則，是一種有效解決專門檔案質量問題，保證其工具意義的必要思想和行為準則。它要求做好以下幾方面的工作：

第一,參與專門文件和記錄的標準化、規范化管理。專門檔案的管理主體必須積極參與有關專業系統開發前的論證和設計工作，幫助系統的設計與開發人員選擇和制定符合專門檔案管理要求的規范和標準。

第二，參與專門文件和記錄的維護管理。專門檔案的管理主體必須積極參與專門文件和記錄的維護管理工作，監督有關人員做好專門文件和記錄的修改工作，以便保證它們的質量和利用價值，防止給日后的專業性活動造成混亂和損失。

第三，參與專門文件和記錄的跟蹤管理活動。我們應當把專門檔案的結果管理模式轉變為過程管理模式，注意利用現代信息技術手段，監控專門文件和記錄的形成過程、平時的存儲保存和加工整序過程、鑒選歸檔過程。

第四，參與專門文件和記錄的管理制度建設。一套專門文件和記錄的管理制度是有效實施專門檔案管理前端控制規則的必要保證，否則，前端控制活動就會流于形式。

二、連續性和整體性規則

專門檔案的管理是一個以實現特定的目標而進行的連續性整體活動過程。從事專門檔案管理必須要堅持連續性和整體性原則。

首先，根據本單位專門檔案的管理目標設計連續性的整體工作方案。在專門檔案的管理實踐中，有關社會主體要根據自身的專門檔案的具體管理目標，制定出相應的專門文檔的管理方案，以便保證整個管理工作有序進行，并保證專門檔案整體管理目標的實現。但是，我們也在實踐中發現，一些單位的專門檔案管理卻選擇了相反的工作步驟，即先派一些專門檔案管理人員去學習有關單位的先進的管理經驗，然后再照搬過來，開展本單位的專門檔案管理方案的設計工作。誠然，學習其他單位的先進管理經驗和管理方案是無可厚非的，但是學習者應當知道所學到的那些專門檔案管理方案是有關單位根據自己的專門檔案管理目標而設計的，而不是根據學習者所在的單位的管理目標設計的。

其次,根據本單位專門檔案管理目標的變動情況修正專門檔案的管理方案。專門檔案管理的連續性和整體性規則就是要求專門檔案的管理者根據管理目標的變化情況，及時對專門檔案的管理方案作出相應的調整和變革。

三、 安全性和效益性規則

專門檔案管理的安全性規則要求專門檔案的管理主體必須保證專門檔案的實體安全,保證專門檔案數據和信息的可存取性,保證專門檔案內容的安全。保證專門檔案的實體安全是安全性規則的最基本要求。專門檔案的實體安全主要有兩個方面的含義，一是專門檔案的數量應當齊全完整，二是專門檔案應當是一個由專門文件和記錄構成的有機體系。保證專門檔案數據和信息的可存取性，也是專門檔案管理安全性規則的一項重要要求。如果專門檔案的內容數據和信息無法正常存取，那么它的可據性和可靠性就無法保證，所以在專門檔案的管理實踐中，必須采取相應的措施，避免無法存取的“死文檔”的出現，保證專門檔案的內容安全，主要涉及兩個方面的基本要求：一是保證需要控制使用的專門檔案內容數據和信息不被非法查閱或訪問，確保專門檔案的內容不失密、不泄密：二是保證專門檔案的內容不含有病毒。

專門檔案管理的效益性規則要求專門檔案的管理主體不要壓制專門檔案合理作用的發揮，不要使專門檔案這種寶貴資源閑置，同時要使投入和效益成正比，否則將會造成這種管理活動的效益低下。如果專門檔案的管理主體通過不適當的管理制度和管理方式，限制和阻礙了專門檔案信息價值的實現，影響了其積極作用的發揮，那么就必然會造成專門檔案管理效益的低下，甚至無效益而言，并最終使這項管理活動失去存在的基礎和前提。

專門檔案的管理必須講求效益，檔案工作者應當通過創造性的勞動和智慧，為專門檔案價值的實現提供更為優質的服務條件。專門檔案管理還要注意投入和效益之間的關系，一旦發現我們的某種管理理念、管理方式、管理方法和手段的經濟投入(包括人、財、物等方面的投入)不能達到預期的良好的管理效益時，就應及時診斷，找出癥結，并采取切實的政改措施。那種追求時髦、不問效果的管理理念和管理方式，必須得到及時糾正，否則就會給國家、集體造成更大的損失。

篇（8）

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2016.18.125

[中圖分類號]R197.323 [文獻標識碼]A [文章編號]1673-0194（2016）18-0-01

0 前 言

醫院檔案是醫院在從事醫療以及其他各項活動中形成的具有保存價值的各種文件、簿冊、圖表、錄音、錄像以及其他不同載體、不同形式的歷史記錄。檔案管理是醫院管理工作中一個重要組成部分。為適應醫療體制的改革與衛生事業的發展，適應醫院檔案管理的規范化、科學化與現代化的時代要求，當前需要提高醫院管理者和職工對檔案管理工作重要性的認識。因此，健全檔案管理制度以及培養檔案管理人才，合理開發利用現代科技技術是加強醫院檔案管理的有效措施。

醫院管理是一個龐大復雜的系統工程，而檔案管理工作是其中的一個重要方面，加強醫院檔案的規范化、科學化，對醫院的建設和發展有著重要意義。本文通過分析當前綜合性醫院檔案管理的現狀，指出檔案管理中存在的諸多問題，并闡述了加強綜合醫院檔案管理的措施。

1 綜合性醫院檔案管理現狀

1.1 綜合性醫院的內部情況

綜合性醫院是集醫療、教學、科研、預防、保健于一體，并且為人民群眾提供醫療服務的機構。綜合性醫院具有專業性、技術性、科室眾多、部門分散等特點，因此，勢必會出現檔案材料分散和其他問題，嚴重影響檔案管理工作以及醫院各項工作的正常運行。

另外，由于醫院管理評審制度不完備，不少綜合性醫院檔案管理資料審查不合格，影響了科技檔案的系統保存和完整性。因此，必須實現醫院管理工作的評審標準化，采取有效手段解決問題。筆者認為，綜合性醫院檔案管理者應著重了解醫院的檔案管理現狀與發展趨勢，針對管理中出現的問題進行合理有效地改革。

1.2 綜合性醫院檔案管理的情況

1.2.1 醫院管理者不夠重視檔案管理

一些醫院管理者只注重醫療技術與醫院的自身經濟利益，往往忽視了醫院的檔案管理。現今，很多管理者以應付審查的心態對待醫院檔案管理工作，這樣不僅使檔案管理人員對工作缺乏積極性，導致出現檔案內容不完整、整理效率低等問題，而且也使醫院工作效率低下。

1.2.2 醫院檔案管理工作制度尚不完善及管理人員能力不高

我國醫院以國家對其具體要求為根據，詳細制定醫院的管理制度以及各部門工作人員的相關職責。但是其中涉及醫院檔案管理方面的制度標準很少，這就導致少部分醫院在對檔案管理工作人員目標考核中，沒有檔案管理質量這一項考核指標。

另外，由于醫院管理者重視培養醫療技術人才，所以檔案管理工作人員較少獲得繼續教育培養的機會，因此他們在無法獲得學習檔案管理工作的知識和方法的基礎上，漸漸認為檔案管理工作不重要，并出現工作不積極的現象，進而導致醫院檔案管理工作處理效率低下，無法達到檔案管理工作的基本要求，使醫院正常工作無法有效規范地進行。

1.2.3 現代化技術落后，檔案管理工作效率低

信息化是當今社會發展的趨勢，計算機網絡技術普遍存在于人們的日常生活之中。在醫院中應用計算機網絡技術更有利于人們的生活，但有很多醫院還未建立完整的信息化管理系統，仍處于傳統手工檔案階段，由于沒有實現信息的資源共享，通過手工統計和抄寫很有可能出現錯誤，這都會影響檔案內容的完整性。

2 綜合性醫院檔案管理的發展對策

2.1 提高醫院領導對檔案管理的認知

醫院領導作為檔案管理決策與督促者，其的重視與支持是做好檔案工作的關鍵。醫院領導首先要深刻認識到檔案管理的重要程度，根據醫院特色完善檔案管理制度并把其歸入醫院日常管理工作的范疇之內。醫院領導不僅從思想上要認可，也要從行動上付諸行動，與其他醫院交流檔案管理經驗，吸取精華，實現檔案管理工作的規范科學化發展。

2.2 引進現代化的管理技術，提高檔案管理人員的素質

應用現代化管理技術，可以更工作人員便捷地查閱和有效利用整個醫院的檔案，不僅省時省力，而且提高了醫院工作的效率。這也是實現現代化醫院檔案管理的途徑之一。另外，醫院檔案管理者工作的科學規范進行，需要檔案管理人員能力和水平的提高，需要其學習新知識、新技術，掌控檔案管理的綜合技術。

2.3 建立信息一體化管理模式

醫院檔案動態管理的掌控需要信息一體化管理，建立各個醫院獨特的檔案檢索系統，合理制定相關標準，保證檔案結構清晰、內容完整，系統明確地記錄、存檔，使檔案利用率得到提高。

3 結 語

由于醫院檔案管理工作對醫院的發展有著直接的影響。因此，只有加強檔案管理工作，保證信息內容全面、使用方便，才能時刻為醫院管理者提供直接參考資料，幫助醫護人員、各個科室得到有效的信息。

主要參考文獻

篇（9）

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2017. 11. 072

[中圖分類號] G271 [文獻標識碼] A [文章編號] 1673 - 0194（2017）11- 0147- 02

0 引 言

檔案管理工作是油田勘探開發研究院的重要組成部分，也是油田勘探開發研究院工作的一項重要內容，在油田勘探開發研究工作過程中，具有著不可或缺的作用，油田勘探開發研究院的檔案管理，促進了油田勘探開發工作的發展。為了將檔案管理在油田勘探開發研究方面起到的作用得到更好的發揮，將油田勘探開發檔案的價值得到最大程度的實現，服務于油田勘探開發研究院的各項工作和發展，筆者將之與油田勘探開發研究院的實際工作進行聯系，研究檔案管理工作的重要性。

1 油田檔案管理概述

油田檔案主要包含油田開發經營生產中，構成的原始記錄、行政文書、人事檔案和重要憑證等。油田檔案對油田發展方向來說，是一種無形的資產，因為油田檔案既將油田開發生產的過程進行記錄，又可以將油田在各個時期的發展情況進行縱向對比。因此只有有效管理油田檔案，才可以提供油田勘探開發的參考。統計檔案、編目檔案、開發利用檔案、檢索檔案、保管檔案、整理檔案和檔案價值鑒定等步驟構成了油田檔案管理的主要工作內容。

在開發油田檔案的過程當中，加工信息和輸出信息這兩項最基本的工作不可缺少。加工信息指的是交由填檔案目錄和文獻進行收集和編制。而輸出信息則指的是，油田檔案的展示、出版、借出和閱覽。

要將油田檔案管理效率進行提高，管理過程中就必須要遵守以下三個原則：

第一，使用現在科學技術手段一體化管理油田檔案，使得檔案利用率得以提高。

第二，管理模式應該根據市場環境變化進行調整。這樣，檔案管理工作可以更好的服務發展油田的企業。

第三，同時使用分布式管理和集中管理兩種模式，在管理過程中要做到細致化，才能使得檔案管理工作的規范和高效獲得保證。

2 油田勘探開發研究院檔案管理工作的重要性

2.1 有利于檔案管理工作隊伍的加強

隨著油田企業生產建O的持續發展，也對油田勘探開發研究院的管理工作提出了更深層次、更高標準的要求。全力實現規范化、標準化和科學化的檔案管理工作，有必要將檔案管理隊伍的綜合素質，在油田勘探開發研究院范圍內進行提高。所以，檔案管理人員要定期的接受油田勘探開發研究院領導的業務培訓，檔案管理工作要達到精通的程度，打好檔案管理工作的基礎。與此同時，還要將檔案管理工作人員的政治素質和覺悟進行提高，檔案人員的保密教育進行加強。這些工作的進行都有利于檔案管理工作隊伍的加強，檔案管理人員的業務素質還可以持續提升。

2.2 有利于檔案資料的規范

檔案管理水平得到提高的前提和基礎條件是公文制作。在檔案資料制作的過程中，首先要選擇較好的公文用紙，尺寸規格幅度都要遵循統一的規范標準。接下來，要統一排版的形式，合理的引用文字，規范使用字體，字跡一定要清楚。只有這樣進行檔案管理的工作，才能達到油田勘探開發研究院和國家規定的要求。油田勘探開發研究院積極開展檔案管理工作，對于檔案資料的規范性有著提高作用。

2.3 有利于檔案管理體制改革

統一且集中地將油田各部門、各層次和各單位形成的全部檔案進行管理，這是油田勘探開發研究院檔案管理工作的基本原則，也是將檔案工作做好的重要前提和基礎，更是檔案相關法律法規對于油田勘探開發研究院檔案管理工作的基本要求。所以，開展檔案管理工作，有助于目前檔案管理模式的改革，統一管理研究院內各門類形成的檔案，將職責進行明確，將崗位進行分配，使得管理得到強化，促進了檔案管理工作和檔案法律法規對油田勘探開發研究院檔案管理工作的相關要求達到符合，有利于檔案管理體制改革，將檔案進行統一管理的工作模式得到實現。

2.4 有利于檔案的收集和整理

檔案管理人員在檔案管理工作中的基本要求是將檔案資料整理工作和收集工作做好，檔案資料收集的方法和方式，是檔案管理人員必須掌握和精通的。全方位的檢查和監督形成檔案的過程，檔案資料要保證從根源上全面準確的收集，檔案管理工作只有這樣進行，才能夠實現比較優秀的檔案準確率、完整率和歸檔率。油田勘探開發研究院檔案管理工作的開展，有利于檔案的收集和整理，使得檔案資料的準確度和完整度都得到了保障。

2.5 有利于提高檔案管理工作的重視程度

油田勘探開發研究院工作的基礎是檔案管理，各級領導和相關工作人員要對檔案管理工作給予高度重視和支持，要有為職工負責、為油田行業發展負責和為歷史負責的責任感和使命感。對檔案管理工作的開展和進行要做到切實的增強，重視和投入檔案管理工作，對于檔案管理工作中的問題，要及時的進行充分的研究并解決，創造良好的工作環境，使得檔案管理工作可以順利的進行。與此同時，對檔案管理工作的資金投入要到位，檔案管理工作的相關硬件要及時進行改善，完備齊全的物質條件是檔案管理工作進行的重要條件之一。油田勘探開發研究院進行檔案管理工作，有利于提高檔案管理工作的重視程度。

3 結 語

綜上所述，做好油田勘探開發研究院的檔案管理工作，有利于檔案資料的規范、檔案管理工作隊伍加強、檔案管理體制改革、檔案的收集和整理。所以，在日常工作中，對于檔案管理工作存在的不足要及時進行注意，采用相應的措施積極的進行改善。除此之外，管理油田檔案還要采取多種綜合的方法，對當前的檔案管理經驗和方法進行不斷的總結和有效持續的創新，使得油田檔案信息的作用得到應有的發揮。

主要參考文獻

篇（10）

所謂的檔案信息化就是指在國家檔案行政管理部門的規劃管理指導下，將現代信息技術、網絡技術等應用到檔案管理實踐活動中去，實現對檔案信息資源的處理、管理以及開發和利用等服務項目的過程，它是一個由以檔案實體保管向檔案實體數字信息化服務模式的轉變，是信息網絡技術與傳統檔案管理模式的融合，符合當前我國檔案信息化建設的根本目標。現階段，我國檔案信息化建設是以國家檔案行政管理部門規劃組織為基礎，通過對現代信息網絡技術的應用，推動檔案信息上網的進程，實現檔案信息資源最優化利用。

一、述當前在信息網絡環境下檔案管理的特點

（一）網絡檔案管理過程中注重雙向收集、利用和交流

網絡檔案管理模式在實際的應用過程中具有一定的優勢，其主要表現在以下幾個方面。首先用戶在使用過程中可以對查詢材料的完整性進行識別，一旦發現檔案材料缺失或者存在問題，用戶會主動向相關的檔案管理部分進行上報，而檔案材料形成部分部門也會及時的完善材料，以滿足客戶的需要。其次檔案工作人員也可以利用網絡技術來了解和掌握用戶在使用過程中的需求，進而結合用戶的需求來不斷完善檔案材料內容，同時檔案工作人員也可以通過對用戶意見的分析來制定針對性檔案信息管理措施。

（二）網絡檔案管理對立卷部門和用戶在使用檔案信息資源過程中的協作性要求較高

在網絡檔案管理以及資源利用過程中，各個相關部門地理位置比較分散，但是網絡技術的應用卻又將這些部門緊緊的聯系在一起，實現了“面對面”交流和辦公，形成了一個網絡化的統一整體。基于此，各立卷部門在進行信息采集、錄入和維護的過程中，應當加強與相關檔案管理部門和用戶等之間的合作和交流。

（三）網絡檔案管理可以為公眾提供及時的信息查詢服務

所有檔案管理工作的最終目的就是實現利用價值，尤其是在社會經濟快速發展的今天，人們對信息的要求越來越高，社會對信息的需求量也在不斷的提升，這就要求網絡檔案管理部門應當與檔案信息用戶之間形成良好合作的關系，滿足其對檔案信息的要求。傳統檔案管理模式在實際應用中存在著一定的缺陷，例如在次年6月以前，文書檔案歸檔工作才能完成，從這可以看出整個檔案整理、立卷以及移交的時間周期比較長，且立卷部門的工作量也比較大，而在這期間將無法為用戶提供更加快捷和方便的檔案查閱服務，從而影響了檔案信息有效的利用。網絡檔案管理則不同，它可以實現信息利用和檔案整理工作同步進行的目標，例如用戶在進行檔案查閱時，在檢索入口輸入要查詢的檔案信息關鍵詞，網絡系統就是將有關的全部信息顯示出來。

二、探究在信息網絡環境下檔案管理的途徑

（一）建立數字檔案館

數字檔案館以現代化信息技術應用為依托，通過數字化手段的應用，實現數字檔案信息的收集和管理，為超大規模、分布式檔案信息資源數字系統的建立提供了基礎。在數字檔案館建立之前，研究人員對電子檔案館、數字化檔案館以及無墻檔案館等進行了分析和研究，以尋求檔案信息化的發展方向。其中電子檔案館是以電子媒介承載檔案信息為基礎，它更為注重單個檔案館對檔案信息資源的服務；而無墻檔案館則是通過電子網絡遠程檢索功能，實現對多個檔案館數字化館藏的信息檢索，它在使用過程中更加注重檔案信息的廣泛性，同時網絡傳輸功能在其應用中也具有十分重要的作用。數字化檔案館與兩者都存在著一定的差異，其更加注重館藏的數字化，它在收集檔案信息的過程中，一方面可以是經數字化處理過的傳統檔案信息，另一方面也可以是通過計算機系統處理后形成的檔案，這些也是數字檔案館建設的必要條件。作為一種科技含量高的數字檔案系統―數字檔案館是當前檔案信息組織的基本模式，通過模擬整個技術的應用，實現了館藏檔案數字化的基本目標。另外在接受檔案文件數據的過程中，可以實現文化流轉的自動化管理；利用大數據庫管理技術，實現了不同檔案館數字化館藏的網絡連接。

（二）創建網絡環境

以服務對象和范圍為參考，可以將檔案網絡化技術建設分為兩個層次，即內網和公眾網。而在信息化檔案建設過程中應當將兩種層次的網絡進行物理隔離，保障其應用過程中的相對獨立性。首先，所謂的內網就是指以支持內部服務的館內網，它的主要工作內容有以下幾點。第一，對采集檔案信息、系統處理完成的檔案信息等進行進一步的組織和存儲；第二，直接想內網用戶有關信息，并未其提供相關的服務，如檢索、演示等；第三，為內部日常辦公提供支持；第四，為政府網和公共網提供一定的檔案信息資源；第五，對網絡、數據信息以及用戶等進行有效的管理。其次，所謂的外網就是指以服務大眾為基礎的公眾網，其工作內容主要包括檔案信息的采集、向互聯網用戶提供服務以及對網絡、數據等進行維護和管理。

三、結語

綜上所述，在我國信息技術快速發展的今天，如何在檔案管理領域中加以利用是當下檔案管理研究過程中應當思考的問題，而這也符合當下我國信息化建設的基本要求，以檔案網絡建設為依托，實現檔案信息資源工程建設，為檔案信息資源最佳化利用目標的實現打下了堅實的基礎，同時也在一定程度上推動了我國的檔案資源數字化發展和進步。

參考文獻：

[1]王萍.電子檔案管理基礎[M].北京：清華大學出版社，2006.

[2]王嵐.無法回避的挑戰必須跨越的顛峰――迎接電子檔案的降臨[J].檔案學通訊，2000，（01）