檔案管理與檔案服務匯總十篇

序論：好文章的創作是一個不斷探索和完善的過程，我們為您推薦十篇檔案管理與檔案服務范例，希望它們能助您一臂之力，提升您的閱讀品質，帶來更深刻的閱讀感受。

篇（1）

[中圖分類號]G271

[文獻標識碼]A

[文章編號]1672—5158（2013）02—0398—01

當前檔案工作者的重要使命就是開發和利用檔案信息資源，不斷創新檔案服務機制，積極主動地為經濟建設主戰場服務，為全面建設小康社會服務。要通過計算機網絡為用戶提供服務，并加強各項事務管理，促使檔案管理現代化。

一、提高創新服務手段

1、建立檔案館（室）網頁，開展網上利用服務。隨著檔案館（室）內部局域網的建立，檔案部門將充分利用企事業單位的網站制作自己的網頁，積極組織上網數據和信息，使檔案管理服務系統聯上企事業單位網站，實現檔案信息的網上檢索，為用戶提供更好的服務。

目前，國內許多單位檔案館（室）利用互聯網開展的網上服務，已成為為社會和單位提供檔案利用服務的一種重要形式。檔案工作者要以網站為基礎，進涉加快檔案信息資源數據庫建設，尤其是電子文件全文數據庫建設，在網站上實現電子文件的實時管理與利用，實現檔案信息資源數字化、數據庫化，檔案信息服務利用網絡化，檔案管理工作自動化，檔案信息管理法制化。如：輸入目錄管理數據庫，在網上公開部分檔案目錄，方便查詢檢索；檔案棺（室）與宣傳部門密切配合，可以將本單位重大活動中形成的新聞錄像檔案數字化并及時歸檔，建立數字化視頻檔案數據庫，以便于宣傳和利用。

2、建立“電子文件（檔案）數據管理中心”。檔案館（室）與企事業單位信息管理部門可加強密切配合，建立“電子文件（檔案）數據管理中心”。該中心設在企事業單位檔案館（室），是企事業單位信息資源庫的重要組成部分。電子文件（檔案）數據管理中心集中管理網站內各單位的歸檔電子文件，并在網站上提供有限制性或非保密電子文件查詢、利用服務，實現電子文件信息資源共享。其優點是覆蓋面廣，內容豐富，利用率高。

3、電子文件的自動上傳收集。目前在單機上形成的電子文件的收集工作，已成為檔案管理部門不容忽視的問題。與傳統紙質檔案收集有很大差異的是，許多電子文件的形成通過下載和上傳就完成了，因此，檔案部門可以改變傳統工作模式，在網頁上建立電子文件自動上傳的工作窗口，在第一時間將其收集到，并在檔案館（室）的服務器上歸檔。

例如：為了方便下級或管理部門、互聯網上用戶通過網站傳送自己單位非保密的檔案全文，檔案館（室）自行開發了“電子文件全文自動上傳歸檔系統”。該軟件可以利用身邊聯入網站的計算機，足不出戶就可將電子文件全文自動上傳到檔案服務器歸檔，而不需跑到檔案館（室），也不必交任何光盤或軟盤。

4、開展在線服務。傳統的檔案利用方式，如到檔案部門利用檔案、參加檔案展覽、閱讀檔案復制件或公布件，特別是到檔案部門利用檔案原件的方式，在信息化時代里必然要發生變化，至少是部分變化。社會的全面信息化改變了人們工作、學習和生活的環境，使人們更注重信息的時效n生，希望通過信息系統、信息網絡及時準確地獲得多種信息。因此，被動的、手工式的檔案提供利用方式必然逐步被主動的、現代化的檔案服務方式所代替。

檔案部門可以在網頁上通過匯編相應的專題、提供數據庫查詢、電子信箱等服務方式，讓利用者與檔案涫（室）利用電子郵件在網上進行快速通訊，進行信息交流，回答服務對象對檔案材料真實性與保存價值的咨詢，提供查詢和資信服務。

5、開展現行文件閱覽服務。隨著改革開放的不斷深入，到檔案館（室）查閱黨政機關及有關部門制定的文件的人員逐年增多。公民出于維護自身合法權益、投資興業等需要，希望能夠更加便捷地了解到有關政策信息。為適應新形勢發展要求，進一步轉變工作職能，提高工作效率，密切黨和政府與人民群眾的聯系，維護廣大人民群眾的根本利益，要求各級檔案館（室）做好現行文件資料的接收工作，搞好現行文件資料的閱覽服務。

二、大力開發檔案的服務領域

1、信息服務的社會化、多主體。由主要為企事業單位內的對象服務轉化為社會全方位服務，已成為檔案管理者的共識。這是因為檔案部門既要面對黨政機關、企事業單位等一切社會活動中利用或可能利用檔案信息的組織和個人，又要針對性地為特殊利用者提供特定服務。信息化社會中，人們對各類信息的需求日益迫切。隨著科學技術的發展，人們從事的科學研究和生產建設、行政管理活動變得越加復雜，越離不開信息服務。對檔案信息的單一需求必然將被對檔案、文件、圖書、情報檢索資料的綜合需求所代替。

2、興辦服務實體，發展檔案產業。處于信息化社會的今天，從信息資源開發的角度看，檔案人員不再單純是檔案的保管員，還應是檔案信息財富的擁有者和提供者；檔案館（室）也不再是單純的收藏機構，還是檔案信息的聚集中心、交流中心和信息技術的用戶。知識經濟時代檔案館（室）的改革創新方向就是走信息化道路，在為社會提供檔案信息服務的基礎上，創建檔案信息服務產業，建立以檔案信息搜集、加工、貯存、檢索、服務為主要內容的工作實體。

對于檔案信息的開放和開發，檔案工作者應當樹立服務意識和產業意識，面向經濟建設主戰場主動出擊。如在匯編專題信息方面：開發科技信息，幫助企業引進開發先進技術產品；開發經濟信息，為企業結構調整服務；開發市場信息，為企業提供營銷機會；開發法律信息，為企業維護合法權益服務；開發房地產信息，為城市改造和建設服務等。

篇（2）

一、前言

信息資源在信息時代的地位越來越重要，檔案管理工作關系著信息資源的存儲、傳輸、運用，重視檔案管理工作，提高信息資源的利用效率，是實現信息資源共享的有效途徑。對檔案管理的創新和對檔案服務模式的研究，尤其加強檔案管理的信息化和數字化，對提高檔案管理工作有著積極的現實意義。

二、檔案管理與服務模式現狀

第一，檔案管理工作守舊，缺乏創新。檔案是重要的信息資源的歸類和整理，傳統的檔案管理僅僅重視對信息資源的分類整理過程，忽視對檔案管理過程的高效性和時效性，且檔案的有效利用和后續維護等重視程度較低。第二，檔案管理制度不完善，缺乏統一標準。檔案管理人員的工作沒有科學的制度約束，檔案的整理和收集沒有統一的標準，導致檔案管理的效率較低，時間成本較高。第三，檔案的信息化、集成化程度低，現代技術應用并未普及。檔案的管理仍沿襲傳統的人工管理的方式，增加用人成本，智能化信息資源管理效率并不高。第四，檔案管理忽視以檔案內容為服務宗旨。存在著隨意管理的現象，檔案管理的信息內容存在盲目性、重復性，服務模式與現代檔案管理進程相脫節。檔案管理和服務模式存在諸多的問題，創新管理思路和改善服務模式是現代化檔案管理的要求，是信息資源社會的必然要求。

三、檔案管理創新思路

（一）檔案學理論研究。檔案學是檔案管理的遵循依據，對檔案學的理論研究，突破傳統的理論框架，尋求現代社會的檔案學理論基礎，為檔案管理提供最為全面、科學的理論支撐。一方面，國家應對檔案學做好統籌的理論研究，理論研究重點向以解決檔案實際管理工作的問題傾斜，并研究檔案管理中全局和細節的關系，突出微小信息資源對整合資源的作用。另一方面，社會轉型期也要求檔案管理升級轉型，改變傳統的檔案管理模式，建立一套與現代社會相適應的檔案管理理論，指導檔案管理工作。同時，檔案管理理論研究重點由人工管理向智能管理轉變，突出知識對檔案管理的重要性。（二）轉變檔案管理思想。想要檔案管理創新，就需要轉變檔案管理思想，從意識層面重視對檔案管理的創新工作，提高對檔案管理的重視程度。第一，打破傳統陳舊的檔案管理舊觀念。第二，明確檔案管理是個智能的信息資源管理過程，是個動態的信息資源管理，從歸檔開始，涉及的檔案人員等環節都需要智能化。第三，檔案管理工作是一個企業、一個部門的重要工作，領導層應將檔案管理工作上升為機構運轉的重要戰略工作，突出檔案管理中的信息資源的利用和共享作用，同時鼓勵檔案管理工作人員創新管理思路，把檔案管理工作融入企業部門的運營背景中。（三）創新檔案管理體制。檔案管理制度是檔案管理的約束和指導。創新檔案管理體制，可以從以下幾個方面著手：其一，明確規定檔案管理的目標和原則，但管理制度的內容要簡潔明了，可操作性強，改變過去冗長、復雜的制度內容。其二，管理制度突出高效性，管理重點放在重要檔案信息資源的整合上，對管理工作的各個環節有明確的制度約定，檔案管理人員的職責明確，避免出現一人多崗的現象。其三，檔案管理要人性化，建立完善的檔案管理人員的獎懲考核制度，提高檔案管理人員的積極性，培養人員的檔案管理的責任意識。（四）規范檔案管理工作。檔案管理實際工作中，需要遵循一套標準的、規范的工作流程。規范檔案的管理工作需要規范管理工作各個環節，確保檔案管理工作的階段性和系統性相吻合。首先，檔案資料的編寫需要充分優化，前期的整合和收集工作需要在機構運行基礎上，對涉及到的重要信息進行分類整理，檔案信息之間的鏈接也要突出層次性。同時，制定工作細則，檔案提檔和查閱需要規范登記流程，借閱需要按照要求的證件和證明才能執行，保證檔案的安全性。其次，檔案的立案和歸檔工作設置統一的標準，不僅僅是為了檔案立案的美觀性，也是為了后期查看翻閱的方便，快速。（五）建立電子文檔中心。信息時代講究信息的數字存儲、自動獲取功能，數字化和自動化是檔案管理的必然發展趨勢，為了實現檔案管理的智能化，只有通過運用現代技術，利用計算技術推動檔案管理現代化進程。首先，信息的載體、傳輸、存儲可以應用計算機技術并在計算機系統平臺實現，減少人工抄寫、歸檔的工作量。例如，可以建立電子文檔中心，在平臺內設置用戶權限，擁有權限才能登錄平臺使用檔案信息資源，在該平臺上，可以實現信息資源有效傳輸和資源共享，既能發揮信息集成的中心效應又能達到信息公開的目的，在一定程度上簡化了檔案信息獲取的流程。其次，加大對檔案管理的機械設備投入，不僅僅是軟件系統的引入，硬件設備也要與軟件相配套。（六）創新檔案管理模式。首先，建立起數字化檔案管理模式。就現階段看來，身份認證技術、數據庫技術、數字加密技術以及掃描技術是比較具有代表性的數字化技術。在檔案管理中應用數字化技術則能夠將文章信息資料轉變為數字化檔案信息，從而能夠及時補充、更新以及整合信息資料，從而達到提高檔案管理效率與質量的目的。其次，建立起自動化檔案管理模式。自動化檔案管理模式的建設是創新檔案管理的重要內容之一，當前電子標簽、數碼掃描識別以及OCR識別是較為典型的自動化技術。建立起自動化檔案管理則能夠實現檔案信息的自動采集、篩選、檢索以及提取關鍵詞等，并且還能自動處理以及批量處理檔案信息資料。再者，建立起體系化檔案管理模式。體系化主要包括了檔案管理內部流程一體化、部門銜接一體化以及檔案文檔一體化等。主要是利用數據融合技術、數據庫技術以及數據集成技術來提高檔案信息數據的兼容性與通用性。此外，應當建立起互動化的檔案管理模式。在以往的檔案管理中，往往每個檔案信息只對應一份信息，互動較為缺乏，而通過建立起互動化的檔案管理模式則能夠有效優化檔案管理的系統工作并且有利于服務質量的提高。（七）提高檔案管理人員素質。檔案管理人員是檔案管理的執行者，檔案管理人員的專業素質關系著檔案管理的有效性，提高檔案管理人員的素質迫在眉睫。首先，鼓勵檔案管理人員解放思想、大膽創新，勇于打破傳統的管理模式，轉變思想觀念，培養他們的管理意識。同時，擴寬檔案管理人員層次性。過去的檔案管理人力資源配置并不合理，聘用的是較為年長、知識結構較窄的作為管理員。因此需要突出管理員的專業化，隨著高校的檔案學構建，學科的專業性逐漸凸顯，檔案管理人才應逐漸走進檔案管理崗位中。

四、服務模式研究

（一）用戶需求為導向。檔案管理的服務內容是多層次的、跨領域的。檔案管理的服務不僅僅是檔案簡單的歸類、整理、立案，服務內容應以用戶的需求為導向，才能實現檔案管理的社會效應。過去的檔案服務屬于被動式工作，檔案資源存在的有無決定了用戶享有的信息資源的可能性，若無該檔案信息，用戶則無法享受到該信息資源。因此，應改變服務內容，變被動為主動，才是檔案的服務功能，了解掌握檔案受眾的人群結構，有針對性根據用戶的需求調整服務內容，補充和彌補檔案資源。并對用戶的需求進行整理和歸納，把用戶的需求分為差異性和共同性，用需求導向來促使服務的模式創新。（二）創新服務方式。信息資源的公開和信息資源的共享是檔案服務的一項重要內容，通過創新服務方式，達到信息資源的循環使用的時效性。首先，改變重視檔案管理，輕視檔案利用的觀念。對檔案的附屬價值應提高認識，建立引導式的檔案服務理念。其次，檔案信息資源應及時公開，并實現有效的動態跟蹤，尤其是圖書檔案資源在庫信息的更新，提高檔案資源的利用率。再次，增加檔案館藏之間的相互聯系，實現資源的相互補充，同時服務兼具人性化和科學性，利用電子導航和系統超鏈接的方式實現對信息資源的共享。（三）科學技術為依托。服務手段的創新主要以科學技術為依托。首先，強化對檔案信息管理的網絡建設，擴充檔案信息管理的載體，實現檔案信息資源的流動性和公開化。其次，改變傳統的紙質服務模式，借閱、登記等流程實現數字化和電子化，檔案的服務利用更快捷方便。另外，運用科學技術，對檔案資源的客觀實際情況優化整合，通過開發新的功能板塊，增加服務項目業務，讓檔案服務向著有特色、多層次、多元化的方向發展，滿足檔案用戶的多方需求。（四）優化檔案管理流程與業務標準。首先，重構企業檔案管理業務流程。其次，對于檔案管理的服務內容以及功能范圍應當進行積極拓展，從而不斷提高檔案管理的服務水平與質量。再者，應當積極整合檔案管理的各種信息資源以及軟硬件建設，不斷加快構建檔案管理信息化平臺的步伐。此外，應當加大引進具有活力以及先進性的新生力量并加強檔案管理信息化安全保障措施來重組檔案管理組織架構。再者，還可以根據用戶需求制定個性化與專業化的服務項目。在對用戶需求進行正確掌握與了解的基礎上，對各類用戶需求的特性與共同點進行分析與研究，從而有針對性、有目的性地歸納整理檔案信息資源，讓檔案管理更具有現代化與專業化性質。（五）深化層次編研。檔案資料的編研是檔案管理的重要內容之一，因此非常有必要對編研工作進行深入研究與創新。首先，應當全面優化檔案的原始信息，并對該類信息數據進行全面、系統的處理，尤其是要做好分類與匯總有價值信息的工作。其次，因為檔案資料種類多樣、內容復雜而且數量龐大，所以在進行編研時可以采用優先級的方式來編研檔案資料。再者，在編研檔案資料時，應當聘請具有豐富經驗的專業人員來完成，以確保編研的科學性與合理性。此外，還需定期將國家出臺相關指導性文件編研與匯總到檔案資料庫中。

五、結束語

總而言之，在市場經濟競爭日漸激烈的今天，時展需要創新，而以往的檔案管理以及服務模式已難以滿足當前檔案市場發展的要求，所以，在確保檔案管理工作質量的基礎上應當積極探索以及創新檔案管理工作，盡可能做到檔案體制創新、方法創新、服務模式的創新，并且不斷加大對新型檔案管理服務模式的開發力度，不斷推動檔案管理工作適應與時俱進的時代要求。

【參考文獻】

[1]楊虹.對事業單位檔案管理的創新思路的探討[J].科技資訊,2010(34):125-125.

[2]鞏穎勤.企業檔案管理創新工作的思考[J].河南理工大學學報(社會科學版),2008,9(3):342-345.

[3]陶亞坤.關于民營企業檔案管理體制創新的思考[J].蘭臺世界,2006(11S):12-12.

[4]張薇娣,張薇婭.新形勢下科技檔案管理模式創新研究[J].太原城市職業技術學院學報,2009(9):151-153.

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【關鍵詞】

企業檔案；管理創新；服務模式

1.檔案創新和服務理論概述

1.1企業檔案管理創新研究綜合國內外關于檔案管理創新的研究，總結出檔案管理創新指的是依據于社會變化和市場變化趨勢，對人才，業務和技術進行優化調整，注重以知識創新和技術創新，以滿足企業檔案管理的發展需求，并且能夠滿足用戶檔案服務需求，最終實現經濟效益和社會服務目標。這個過程，就是檔案管理信息資源創新的過程。①創新首先是檔案管理理念的創新。首先是改革常規傳統的檔案工作管理理念，要重新樹立新意識和新思想。一是服務大局的理念；二是改革與開放的理念；三是競爭與協作的理念。②檔案管理機制的創新。檔案管理機制的創新指的是，對于新形勢下的企業檔案管理工作的特點與規律要進行積極探索，同時要逐步建立起有利于檔案開發和利用的創新管理機制，還可對檔案工作者的積極性進行深入挖掘，最終實現檔案管理機制的創新。具體內容是：一是建立檔案信息資源收集網絡；二是建立科學的崗位目標責任制；三是獎懲機制，充分提高檔案管理工作者的積極性與熱情；四是建立健全企業檔案管理的各項規章制度。

1.2企業檔案服務模式現代化的企業檔案管理模式，應依據于檔案管理發展趨勢，在利用者不斷變化需求的基礎上，做到服務理念的及時更新，服務內涵的及時深化，服務范圍的及時拓展，同時引進新成果和改善服務手段，這是現代化企業檔案管理模式的主要內容。①檔案服務模式要創新內容：一是創新服務職能；二是創新服務方式；三是創新服務主體；四是創新服務手段；五是創新服務環境；六是創新服務質量；七是創新服務條件；八是創新服務群體合作方式。②我國目前檔案模式創新的具體措施：一是對網站功能進行完善，開展網上利用服務；二是普遍建立電子文檔中心；三是在整合資源的基礎上，共享檔案信息資源。

2.企業檔案管理創新

2.1創新企業檔案管理理念企業檔案管理工作要想保持活力和升級，就要不斷創新，尤其在信息化和現代化的今天，企業檔案管理工作必須要開拓創新和與時俱進，在進行各項檔案管理工作過程中，充分融入新觀念和新方式，能更好的服務與企業的生產經營活動。因此，實現檔案管理工作的創新首先是思想觀念的創新，具體要求是：（1）要樹立檔案工作服務大局的認識觀。新的經濟形勢下，黨和國家的中心任務就是以經濟建設為主要目標，這要求企業檔案管理工作也應該以促進企業經濟發展為工作重點，要以服務大局為檔案工作的基本定位，對檔案信息資源進行有效開發與利用，全面系統的為企業經濟發展和長效發展做出貢獻。（2）改革傳統的檔案管理思想。創新企業檔案管理工作的另一手段是，要加大對檔案工作的改革力度，管理工作中的守舊和自我封閉的思想要予以剔除，同時建立一個與市場經濟相適應，并符合企業檔案管理自身發展的運行管理機制，并且在做好安全保密的前提下，可以適當擴大企業檔案管理工作的開放范圍，使企業檔案工作能走進企業內部工作人員實際工作中，這不僅使檔案的社會服務化功能可以充分發揮，還能夠增強檔案管理在企業管理中的影響力。

2.2創新檔案管理機制（1）首先建立檔案信息資源收集網站。建立檔案信息資源收集網絡，主要是因為在社會全面發展和信息化不斷提高的背景下，檔案管理工作由于涉及面廣和信息量大等特點，如果僅僅依靠檔案管理工作部門的日常工作，并不能全面，及時準確的收集到檔案相關資料信息。因此，可以建立檔案信息資源收集網絡，對社會各個部門和各個單位力量充分利用，形成多種渠道，有效收集檔案信息。（2）企業檔案的各項規章制度要建立健全。創新企業檔案管理，在管理機制上進行時重點，因此可以對當前企業檔案工作的特點和規律進行深入研究，在充分調動檔案管理工作者積極性的基礎上，要建立以工作目標管理為中心的檔案部門考核機制，建立此考核機制不僅是對檔案工作質量和完成情況進行考核，其最終目標還是推動企業檔案管理的創新。另外，還要在建立工作規章制度管理機制的前提下，對檔案工作的最終目標，還有兼職檔案員在檔案工作中的責任都要做到明確規定，還要對評價檔案活動效果的方式方法進行綜合考慮，從而制定出科學合理的考核方法，對檔案管理相關人員進行總評。

3.檔案管理功能服務模式創新

3.1我國當前的企業檔案服務模式創新的具體措施

3.1.1完善網站功能目前各大企業在檔案服務模式的創新中，普遍開展網上利用服務，并對網站功能進行完善。這是隨著檔案館內部局域網的建立鞏固，企業檔案部門將充分利用網站，進行自己網頁的制作，并且還對上網數據和信息進行積極組織，不僅使檔案管理服務系統與政府網站緊密相聯，還能實現檔案信息的完善檢索功能。

3.1.2建立電子文檔中心建立電子文檔中心，主要是對各單位的電子文檔進行集中歸檔，然后通過建立的檔案網站，可以對登錄用戶提供有限制性和非保密性文件查詢利用等功能服務，這在發揮信息中心和信息公開場所作用的同時，還能實現電子文檔的自動上傳收集和整理的功能，最終實現電子文件信息資源共享的目的。它的優點在于包括較為廣泛的覆蓋面，內容豐富的檔案和利用率較高。而且，建立電子文檔中心的另一優勢還在于，能有效減少中小企業因必須購買網絡版檔案管理軟件，所帶來的經濟壓力。

3.2創新檔案服務能力（1）檔案信息服務能力的創新。在企業檔案服務模式中，檔案信息服務占有重要地位。對檔案信息服務能力進行創新，要求對檔案信息資源進行主動開發，對于檔案服務項目和專題服務可做到超前策劃。其中在主動提供檔案信息服務時，要清楚檔案的的家底，還要有精準的服務方向，要了解自己企業員工需要的檔案信息服務屬于什么類型，而檔案部門能提供什么類型的信息服務，此外還要積極研究，加工和開發檔案信息，可以主動為各企業單位提供經過提煉的，深層次和高質量的檔案數據信息；并根據自己內部員工需求和社會需求，對檔案文化產品進行精心策劃。（2）檔案部門遠程服務能力的創新。為了滿足現代化企業的發展要求，檔案信息服務需要有更高的標準。因此，在實現檔案服務模式中，可充分融入信息技術，為檔案信息服務實現方便快捷的目的，提供了堅實的技術保障。與此同時，在加強檔案資源建設的時候，可以充分利用信息技術，還可充分利用現代化網絡優勢，可以有效提高檔案部門遠程服務能力的重要力量。

3.3深化層次編研企業檔案管理工作的重要內容之一，還包括檔案資料的編研。其中，檔案資料主要針對的是企業日常工作和實際的數據及運行需要等諸多方面的內容，因此，要進行檔案資料的編研，就需要對檔案原始信息進行充分優化，以及全面系統的整理原始數據，特別是注意有價值信息的匯總處理與分類處理，這不僅確保了檔案資料編研工作的順利進行，還與企業整體利益相符，有利于企業良好穩定的發展。基于此，在進行深化檔案資料層次編研工作時，要注意三個方面的內容。（1）由于檔案資料具有數量繁多，內容龐雜和種類多樣等特點，深化層次編研時，要以優先級的方式進行檔案資料的編研處理。（2）要考慮到企業檔案資料是與企業切身利益密切相關的，在深化層次編研時，可聘請經驗豐富的檔案專家協同進行，這對檔案資料編研的合理性與科學性可形成有效保證。（3）在具體編研處理的過程中，對于企業檔案資料庫中，應定期編研匯總那些來自企業管理部門和國家行業協會的指導性文件。

4.結語

文章對企業檔案管理創新與服務模式進行研究探討，主要是在企業實施信息化建設的新形勢下，把握住信息管理和知識管理中的主要目標，同時要求企業檔案管理者，不斷研究新問題和新方法，并及時更新檔案管理工作，建立健全檔案管理的服務模式，最終使檔案管理工作與企業發展相協調，最終實現企業跨越式發展的總體戰略目標。

【參考文獻】

［1］李秀云.企業檔案管理創新與服務模式分析[J].技術與市場，2013（06）.

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中圖分類號： G271 文獻標識碼： A 文章編號：

檔案管理信息平臺是一個覆蓋有關單位的一體化綜合平臺，使檔案信息實現縱向貫通、橫向集成和高度共享。檔案管理信息平臺深化應用后，將實現檔案信息傳輸網絡化、檔案管理自動化和檔案信息利用在線化，充分發揮檔案部門的信息服務功能，注重電子文件管理、檔案管理先進理論的具體應用和國際標準的貫徹實施，融合思想理念創新與技術方法創新，最終實現電子數據的共享利用和綜合應用，為企業生產、管理提供決策服務，真正實現檔案管理水平質的飛躍。

一、從服務手段上來革新

1.1建立檔案室網頁，開展網上利用服務。

隨著檔案室內部局域網的建立，檔案部門將充分利用企事業單位的網站制作自己的網頁，積極組織上網數據和信息，使檔案管理服務系統聯上企事業單位網站，實現檔案信息的網上檢索，為用戶提供更好的服務。

國內許多單位檔案室利用互聯網開展的網上服務，已成為為社會和單位提供檔案利用服務的重要形式之一。檔案工作者要以網站為基礎，進一步加快檔案信息資源數據庫建設，尤其是文件全文數據庫建設，在網站上實現電子文件的實時管理與利用，實現檔案信息資源數字化、數據庫化，檔案信息服務利用網絡化，檔案管理工作自動化，檔案信息管理法制化。

1.2建立“電子檔案數據管理中心”。

檔案室與企事業單位信息管理部門可加強密切配合，建立“電子檔案數據管理中心”。該中心設在企事業單位檔案室，是企事業單位信息資源庫的重要組成部分。電子檔案數據管理中心集中管理網站內各單位的歸檔電子文件，并在網站上提供有限制性或非保密電子文件查詢、利用服務，實現電子文件信息資源共享。其優點是覆蓋面廣，豐富，利用率高。

電子文件的自動上傳收集。目前在單機上形成的電子文件的收集工作，已成為檔案管理部門不容忽視的。與傳統紙質檔案收集有很大差異的是，許多電子文件的形成通過下載和上傳就完成了，因此，檔案部門可以改變傳統工作模式，在網頁上建立電子文件自動上傳的工作窗口，在第一時間將其收集到，并在檔案室的服務器上歸檔。

1.3 開展在線服務。

傳統的檔案利用方式，如到檔案部門利用檔案、參加檔案展覽、閱讀檔案復制件或公布件，特別是到檔案部門利用檔案原件的方式，在信息化里必然要發生變化，至少是部分變化。社會的全面信息化改變了人們工作、和生活的環境，使人們更注重信息的時效性，希望通過信息系統、信息網絡及時準確地獲得多種信息。因此，被動的、手工式的檔案提供利用方式必然逐步被主動的、現代化的檔案服務方式所代替。 檔案部門可以在網頁上通過匯編相應的專題、提供數據庫查詢、電子信箱等服務方式，讓利用者與檔案室利用電子郵件在網上進行快速通訊，進行信息交流，回答服務對象對檔案材料真實性與保存價值的咨詢，提供查詢和資信服務。 二、服務領域上的擴展

2.1信息服務的多樣化、多主體。

由主要為企事業單位內的對象服務轉化為社會全方位服務，已成為檔案管理者的共識。這是因為檔案部門既要面對黨政機關、企事業單位等一切社會活動中利用或可能利用檔案信息的組織和個人，又要針對性地為特殊利用者提供特定服務。信息化社會中，人們對各類信息的需求日益迫切。隨著技術的，人們從事的科學和生產建設、行政管理活動變得越加復雜，越離不開信息服務。對檔案信息的單一需求必然將被對檔案、文件、圖書、情報檢索資料的綜合需求所代替。

2.2 興辦服務實體，發展檔案產業。

處于信息化社會的今天，從信息資源開發的角度看，檔案人員不再單純是檔案的保管員，還應是檔案信息財富的擁有者和提供者；檔案室也不再是單純的收藏機構，還是檔案信息的聚集中心、交流中心和信息技術的用戶。知識檔案室的改革創新方向就是走信息化道路，在為社會提供檔案信息服務的基礎上，創建檔案信息服務產業，建立以檔案信息搜集、加工、貯存、檢索、服務為主要的工作實體。對于檔案信息的開放和開發，檔案工作者應當樹立服務意識和產業意識，面向經濟建設主戰場主動出擊。如在匯編專題信息方面：開發信息，幫助引進開發先進技術產品；開發經濟信息，為企業結構調整服務；開發市場信息，為企業提供營銷機會；開發信息，為企業維護合法權益服務；開發房地產信息，為城市改造和建設服務等。

2.3加強橫向聯合，實現信息資源共享。

隨著信息時代的發展，人類的知識和信息總量在急劇增長，面對浩瀚繁雜的情報，任何一個文獻部門都不可能將所有知識和信息全部加以收集、整理、加工、保存和利用。因此，必須打破檔案、圖書、情報等部門各自為政的局面，建立一個完整的社會信息系統，實行一體化管理，充分發揮整體優勢。而建立聯合目錄，實行資源共享，正是建立社會信息系統的前提條件和核心內容之一。

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十報告中指出：“堅持走中國特色新型工業化、信息化、城鎮化、農業現代化道路，推動信息化和工業化深度融合、工業化和城鎮化良性互動、城鎮化和農業現代化相互協調，促進工業化、信息化、城鎮化、農業現代化同步發展。”信息化，滲入工業化、城鎮化和農業現代化，以推動工業化、城鎮化和農業現代化發展。可見，以中國特色信息化道路來實現社會信息化、促進社會高度發展，信息化已提升為一個戰略目標。

那么，起著憑證作用的檔案管理，因檔案對社會的發展具有重大的參考價值，其信息化水平對社會的發展十分重要。但是目前檔案信息化建設仍處于初級階段，信息化水平不高，而隨著社會的發展，檔案信息量在極速膨脹，這給檔案管理服務工作帶來了極大的挑戰。檔案信息化建設涉及對檔案信息資源收集、整理、管理并提供利用服務等工作內容，是一項復雜的、長期的信息系統工程。雖然在《全國檔案信息化建設實施綱要》的指導下，檔案信息化建設工作取得了一定的成效，但是由于客觀原因，檔案信息化建設工作還面臨著許多問題。

一、缺少統一的檔案規范化、標準化管理制度。

目前各級檔案部門的信息化建設基本上都是根據自身的業務需求進行基礎建設、數據建庫、系統開發、檔案數字化等工作，沒有統一的規范和標準，導致檔案信息多樣化，檔案的字段信息、存儲格式、存儲方式都有較大的區別，這給日后進行檔案資源優化、資源整合、信息共享帶來極大的困難。

二、缺少檔案數據共享接口。

由于各級檔案部門網絡軟硬件水平參差不齊，信息化水平不一致，檔案層次保管的技術問題未能得到較好的處理，導致各檔案管理系統之間缺少數據交換、數據共享接口，以致出現 “信息孤島”，不利于檔案信息資源的集中化管理。

三、誤把檔案信息化等同于檔案信息電子化保管。

目前很多檔案部門的信息化建設還停留在基礎數據電子化的管理階段，只是進行檔案目錄、內容錄入，實物數字化掃描等基礎工作，即是只注重檔案信息的存儲方式，對于檔案利用網絡化、開放化方面的建設較少，導致檔案管理信息未能實現與相關業務銜接，檔案查詢、檔案利用未能實現快捷化、多元化、便民化。

四、缺乏周密的信息安全保障措施。

在檔案信息化建設方面，檔案部門缺乏安全可靠的網絡與通訊技術，缺乏周密的信息安全保障措施，檔案信息資源的安全遭受到各種攻擊以及病毒的威脅。同時沒有真正實施有效的檔案信息數據備份和災難恢復機制，以抵御自然災害和危及檔案安全的突發性事件，確保檔案信息的絕對安全。

五、信息技術人才缺乏，信息管理水平有待提高。

許多檔案部門都缺乏現代高技術人才，大部分檔案人員雖然具有扎實的紙質檔案管理能力，但是現代化管理技術水平偏低，信息管理業務水平有待提高。

隨著社會的不斷發展，各種信息的不斷膨脹，人類對信息的管理進行全方位的創新，創造出一種新興的高技術――云計算。云計算具有強大的計算功能、先進的虛擬化技術、可靠的存儲技術、良好的交互性能和豐富的終端設備，實現了信息化理論、技術和實踐上的重大突破，為新時期的信息化展現了美好的前景。目前，正處于中國云計算發展的起飛階段，做為社會發展憑證記錄的檔案管理，若能采用先進的云計算技術，將大大加快檔案信息化建設的腳步。那么，如何運用先進的云計算技術進行檔案管理呢？筆者認為可以從以下幾方面開展：

一、建立完善的檔案規范化、標準化管理制度，建設“檔案云”平臺。

檔案部門想通過云計算優化檔案信息化建設，首先要結合檔案信息與云計算特點，建立一套完善的檔案規范化、標準化管理制度，建設“檔案云”平臺，通過“檔案云”平臺真正實現檔案信息資源共享，解決“信息孤島”問題。同時根據管理制度與云計算服務提供商協商制定檔案管理、利用所需要的應用服務，根據檔案的安全、保密級別確定“公有云”和“私有云”的服務對象及內容。

二、運用“私有云”實現檔案信息資源共享，提高檔案信息資源利用效率。

云計算具有強大的服務功能，能提供可靠安全的數據存儲方式，實現數據共享，同時屏蔽數據來源，為用戶提供跨多數據庫一站式檢索訪問。利用云計算的智能共享性，可將不同區域、不同部門的不同數據結構的檔案數據集合成為一個整體，實現各級檔案部門、不同領域之間的檔案信息的相互共享，提供統一的訪問接口，完成用戶的檔案檢索需求。

三、利用云計算優化檔案信息資源處理，提供開放式檔案服務。

隨著社會的不斷發展，檔案部門需要處理的檔案數據將越來越多，管理將越來越困難，數據處理速度將會遇到極大的挑戰。利用云計算超強的計算、分析能力，可以智能地分配和優化檔案信息資源，加快檔案數據的處理和檢索利用速度，從而以更快、更經濟的方式解決海量檔案數據處理問題。同時利用云計算通過互聯網、3G網絡為社會提供統一的開放式檔案信息資源平臺，檔案利用者不僅可以隨時隨地的查閱檔案資料，而且還可以通過不同的終端設備進行查閱，比如智能手機、平板電腦等，大大地提高了檔案的利用效率。

四、利用云計算提高系統安全性能，保障檔案信息資源的安全。

利用云計算將檔案數據集中存儲，通過云數據中心對數據進行統一管理、分配資源、控制安全，執行數據安全實時監控，有效的保證網絡安全，保證檔案信息資源的安全訪問。同時嚴格管理各級用戶權限，確保滿足不同權限用戶的訪問需求。同時利用云存儲實現檔案數據異地備份，做好災備工作，保障檔案信息資源的安全。

五、利用云計算降低檔案信息基礎設施的維護成本。

檔案信息基礎設施是檔案信息系統能穩定運行、持續發展的支撐。計算機硬件、軟件技術的不斷發展、創新，檔案數據量的不斷增加，為了跟上信息時代的步伐，提高檔案信息資源的訪問速度，改進管理方式，檔案部門經常被迫升級各種數字化設備、檔案信息管理系統、服務器、數據庫系統等基礎設施，這都是一筆不小的開銷。通過購買云服務，這些基礎設施的維護都將由云計算服務提供商代為解決，從而降低檔案部門信息化設施的維護成本。

六、利用云計算提高檔案工作人員的信息技術管理水平。

利用云計算加強檔案信息化建設，將會給檔案部門帶來一種全新的檔案管理工作方式和服務理念。這種全新的工作方式需要相關的信息技術要求，需要檔案工作人員提升自身的信息技術知識，提高網絡認知能力和計算機操作能力，才能更好的使用云計算服務社會。

實現信息資源集中化管理、智能化共享、分布式利用是信息化的發展趨勢。為提高憑證作用，促進社會的發展，讓檔案管理信息化搭上云計算這趟高鐵，集中管理好日益膨脹的檔案信息，拓展及優化檔案的服務，實現檔案管理的社會價值。

【參考文獻】

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2.地質資料檔案的使用價值。首先，地質資料具有三個鮮明特點：其一，地質資料是上游產品。地質資料是上游產品主要體現在其價值伴隨經濟增長而增長。若社會發展進步快，則對礦產資源的需求量大，從而使得對地質資料信息的需求量就越大；反正，則其使用價值變小。其次，地質資料是多環節產品。地質資料檔案是多環節產品的原因有幾點：（1）形成周期長；（2）投入成本高；（3）專業技術強。無論哪一個礦床的地質資料形成都需要一個漫長的過程，每一個技術環節都是極其復雜的，其都具有不同的使用價值。三是潛在價值大。通過在原有的地質資料檔案上的探究，進一步加強工作力度便能得到地質成果。綜上所述，地質工作越來越受到人們的重視，地質資料的需求決定了其社會地位和價值。

二、地質資料檔案社會化服務的現狀

伴隨信息技術的飛速發展和在全國各行業中的應用，“數字國土”正被逐漸推廣。《圖文地質資料數據庫》項目改變了地質資料的存儲方式，人們可以更為方便的對相關資料進行查閱。國務院《關于加強地質工作的決定》頒布后，國土部門首先對涉密資料進行逐步清理。建立、建全地質資料網絡服務體系；成果地質資料電子文件匯交格式等一系列的配套文件，為開展地質資料的社會化服務提供了充分的政策依據、技術標準和規范。

三、地質資料檔案社會化服務存在問題及解決對策

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1.基本活動方面

(1)從傳統檔案收集向檔案知識積累拓展。建立數字檔案館系統與主要業務系統(包括工程項目系統、創新管理系統、客服知識庫等)的接口與集成，全部實現數據自動歸檔導入；通過業務流程分析，確定每項主要業務活動中會產生哪些文件，哪些文件有價值，應該歸檔，從而制定更為詳細、具體的文件材料歸檔范圍；制定外部信息收集范圍與程序；建立隱性知識顯性化(文檔化)的制度與方法，即確定哪些員工的哪些方面的隱性知識應該以何種方式進行顯性化，形成文檔；采用內容管理技術，全面推進企業內各種信息、知識的整合與集成，建立公司統一的知識庫。

(2)從傳統檔案整理向檔案知識組織發展。建立以職能活動為分類標準的主分類體系、以信息類型為分類標準的輔分類體系，逐漸取代原來的分類方案，主分類體系。輔分類體系按照信息類型依次分為：制度與流程、模版與表格、行政公文、最佳實踐與案例、計劃與總結、合同與協議、策劃與方案、會議材料、出版物、資質與證書、調研與咨詢報告、媒體報道、行業資訊、培訓課件與資料、技術圖紙、其他，共計16項類目。

(3)從傳統檔案鑒定向檔案知識評價創新。采用宏觀鑒定論，根據機構的級別、職能活動的重要性對文件進行批處理式的鑒定，將高層機構在重要職能活動中形成的文件定為長久保存，將低級別機構在不重要的職能活動中形成的文件定為無需保存或短期保存。與檔案形成者、利用者合作，共同鑒定檔案價值。通過對利用情況的統計與對用戶反饋信息的掌握，研究將一些檔案的保管期限降低的可行性。

(4)從傳統檔案服務向檔案知識服務過渡。將檔案信息集成到省公司的統一搜索之中，為其他業務系統提供插件式服務，將檔案知識服務融入企業工作流程，例如將檔案知識服務融入到公文起草環節；以珠海分公司為試點，打通檔案管理系統與知識管理系統之間的接口，將檔案信息轉化為知識資源，供知識管理系統調用；繼續做好年鑒編纂，圍繞公司核心業務、中心工作與戰略決策，選擇并實施編研項目。

2.支撐活動方面

(1)營造促進檔案管理的企業文化。組織對各部門負責人、主要業務員工的檔案知識管理培訓，提高全員的檔案知識意識；檔案部門經常以彩信或短信的形式將檔案工作情況發給各位員工了解，推動檔案工作的發展；在公司網站、數字檔案館系統上，一組檔案開發利用案例，提高公司員工對檔案價值的重視；倡導“信息傳遞價值”、“知識創造價值”的企業文化氛圍，打造成功的學習型組織。

(2)建立完善的檔案管理組織與制度體系。廣東移動建立了一套以省公司檔案管理室為中心的，包括各市公司檔案室，各部門、各項目專兼職檔案管理人員在內的檔案知識管理組織體系，并組織修訂了知識管理工作制度、崗位職責、考核指標體系，使形成、積累文件，文件歸檔、知識貢獻成為全員職責，這些為RMBKS的實施提供了充分的組織保障。

(3)實施檔案人員的知識轉型。公司組織對全省專職、兼職檔案人員有關RMBKS的專題培訓，積極參加移動通信系統內部的垂直交流與省內其他企事業單位的橫向交流。同時，公司成立了內部檔案工作協作組，針對檔案知識管理熱點難點、檔案信息化等專題組織研討。

(4)構建先進的數字檔案館系統。增加數字檔案館的內容管理功能，實現對各業務系統產生的各種各類數據、文檔等的自動獲取、充分集成；建設知識門戶功能，形成統一的對外服務界面。借助數字檔案館系統，廣東移動實現了檔案借閱、賦權的短信審批，打造出了7×24(每周7天，每天24小時)的檔案館，實現檔案管理由“紙質化無紙化無址化”的轉變。數字檔案館系統的總體架構如圖2所示。

3.基于知識服務的檔案管理的總體成效

(1)檔案知識資源體系基本建成。自2009年起，公司文件歸檔率接近100％；企業內部以文檔為載體的顯性知識歸檔、收集率達到100％；企業外部與公司經營戰略、主要業務相關的信息收集達到80％以上；內部知識型員工的隱性知識顯性化(文檔化)達到50％以上；完成了數字檔案館系統與所有主要業務系統的接口或集成，基本實現了各種信息、知識的集成；數字檔案館系統新增了內容管理功能，基本建成了公司的知識文檔庫。

(2)檔案開發利用體系初步形成。2005-2010年，省公司檔案利用平均為8465卷件次／年，利用人次平均為39478人次／年；檔案利用覆蓋率達到90％，用戶滿意度達到80％以上；平均每年完成3冊以上檔案編研成果；平均每年為公司核心業務、中心工作和戰略決策提供2次專題性檔案知識服務。

(3)省市公司全部通過“國家二級”評審。2008年11月5日，省公司順利通過企業檔案管理“國家二級”評審。2010年9月，全省各市公司100％通過企業檔案管理“國家二級”評審。2011年1月，廣東移動成為廣東省首批檔案管理示范單位。

基于知識服務的檔案管理模式的創新之處

1.理念與模式的創新

(1)從知識資產的角度重新認識檔案。在傳統觀念中，檔案是“歷史記錄”，人們更多地將其視為“故紙維”、“舊資料”。而RMBKS使人們充分地認識到，檔案作為一種顯性知識的載體、隱性知識顯性化的工具，是企業重要的信息資源和知識資產。良好的檔案管理可以有效地支持公司業務運轉、有力地推動企業戰略落實。

(2)體現以用戶為中心的理念。RMBKS實行“用戶需要什么，我們就收集什么”的檔案知識積累原則，從用戶的習慣出發進行檔案知識組織，尊重用戶的判斷開展檔案知識評價，實行“用戶想怎樣用，就讓用戶怎樣用”的檔案知識服務原則，充分體現了以用戶為中心、以需求為導向的理念。

(3)實現從檔案實體管理向檔案信息管理、檔案知識管理的過渡。RMBKS從傳統的對檔案實體的關注，轉移到了對檔案所蘊含的信息、知識的關注；用先進

的信息技術、知識技術取代了傳統的手工管理技術；從為用戶提供淺層的、零散的檔案實體查閱、復制等服務，提升到了提供深層的、系統的信息、知識服務，從而實現了從檔案實體管理向檔案信息管理、檔案知識管理的過渡。

(4)實現文檔一體化、圖書情報檔案一體化。RMBKS強調運用文件生命周期理論、文件連續體理論和信息全生命周期理論，對文件運動和文件管理實行全過程管理和前端控制，而且強調檔案管理與業務流程集成，將文件生成、歸檔與利用等活動，嵌入業務流程中，從而真正實現了文件、檔案一體化管理。RMBKS強調將企業外部的信息(圖書情報)也納入檔案知識資源范疇，一并管理，完全實現了圖書、情報和檔案一體化管理。

2.業務與制度的創新

(1)對歸檔與收集范圍的拓展。RMBKS不囿于傳統檔案的概念，將一些非正式的文件材料、企業外部的信息、文檔化的隱『生知識納入檔案知識資源范疇，納入文件歸檔與檔案收集范圍，大大拓展了傳統的歸檔與收集范圍。

(2)對檔案分類方案的豐富。RMBKS提出了以職能活動為分類標準的主分類體系、以信息類型為分類標準的輔分類體系的概念與方案，是對傳統檔案單一分類方案的豐富。

(3)對檔案鑒定制度的創新。RMBKS尊重用戶對檔案的知識價值的認識與判斷，強調檔案形成者、利用者參與檔案價值鑒定的過程，是對傳統檔案鑒定制度的創新。

(4)對檔案服務體系的變革。RMBKS的檔案知識服務相對于傳統檔案服務在服務理念、服務主體、服務方式、服務手段、服務策略、服務過程、服務時效等方面具有革命性的創新。

3.技術與方法的創新

(1)檔案管理系統功能的強化與完善。相對于傳統檔案管理軟件而言，RMBKS大大增強了業務系統數據的導人與歸檔、外部信息的篩選與抓取、異構數據的集成管理、全圖文檢索、關鍵詞搜索、RSS訂閱、知識推送等方面的功能，使得RMBKS具有內容管理、知識管理的功能和特征。

(2)各種新技術在檔案管理中的應用。RMBKS應用了內容管理、智能、統一搜索平臺等先進技術，也使得檔案知識門戶、電子文件管理元數據等技術得到相應的完善。

基于知識服務的檔案管理模式的推廣意義

1.可以提升企業核心競爭力

RMBKS將檔案視為信息資源和知識資產進行管理，強調充分實現檔案的知識價值；RMBKS應用先進的技術，創新和拓展檔案管理的各項業務環節，使之能更好地提供檔案信息、知識服務，滿足員工的需求，支撐核心業務的運轉，從而可以大大提升企業的核心競爭力。

2.可以提高檔案工作的地位與作用

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在當前用戶需求日益多元化和教育手段日益更新的今天，開放大學只有在學籍檔案方面對管理和服務進行創新，才能更好地優化傳統的檔案服務模式，對服務進行深化和拓展。

一、從管理方面探究開放大學學籍檔案管理的創新策略

1.對管理流程進行創新。在準備階段，制訂畢業審核方案，對畢業生成績的和審核的時間以及畢業審核報告的形勢和畢業審核通知的等均需做好準備，并及時保存文件、方案、通知等。到了實施階段，主要是通過初審、復審以及終審，對數據進行審核和校對，并制作和發放畢業證書。但是必須保證信息的準確性，嚴禁存在任何錯誤。在上報環節，主要是整理好學生數據之后及時上報到有關主管部門。而在存儲環節，要根據建檔要求，將畢業生的成績單清晰地打印出來，并貼上照片，按照要求將其整理歸檔后送交檔案室進行保存。

2.從管理制度上進行創新。在學籍檔案管理中，注重管理流程創新的同時還應在管理制度上進行創新，盡可能地提升檔案管理人員工作的積極主動性，確保所建立的考核機制將工作目標作為管理的核心，從而更好地評價工作完成的情況，并不斷完善現有管理機制，明確檔案管理的目標和方針，確保檔案管理成效的評價更具多元化，從而更加靈活地考核管理的成效。

3.從管理技術上進行創新。這里主要是加強計算機信息技術的應用，盡可能地摒棄傳統的手工模式，利用計算機技術構建學籍檔案信息系統，集檢索和編研以及統計為一體，提升學籍檔案工作效率與信息開發效益，傳播各種信息資源，這對提升學籍檔案的使用率具有十分重要的作用。所以我們必須將學籍檔案信息資源的共享作為目標，加強建設的力度，著力提高學籍檔案資源的信息化建設水平。而在此基礎上，還應加強學籍檔案網絡建設，盡可能地為學生提供交互式和開放式的學籍檔案管理平臺，使其更好地對有關信息進行檢索，實現檔案資源的共享。

二、從服務方面探究開放大學學籍檔案服務的創新策略

開展管理工作十分重要，但是要想優化管理，就需要將管理上升到服務的層次上來，因而在注重上述管理工作的同時，還應提供多元化的服務，促進服務的創新。

1.在服務意識方面進行創新。始終堅持客戶第一的意識，在法律許可的范圍內，應給廣大師生和社會上的一些學籍檔案信息的等提供支持。由于學籍檔案中所記錄的內容較為重要和特殊，因而其具有較強的嚴肅性和神秘感，所以在學籍檔案資源的開發和研究方面難以形成一定的氛圍，進而對其加工和利用的難度較大。因此，管理人員必須樹立客戶第一的意識，盡可能地開放學籍檔案服務平臺，滿足不同群體客戶的需求，并想方設法調動學籍檔案管理人員的工作積極性，從而更好地促進學籍檔案服務水平的提升。

2.在服務模式方面進行創新。主要是對歸檔材料實施數字化的處理，尤其是易損和利用率較高的檔案材料，應加強對其的數字化處理，并及時建立學籍檔案數據存儲中心，將檔案數字材料存入數據庫中，從而促進學籍檔案服務模式的創新。而在此基礎上建立網絡平臺，完善其檢索功能，就能使客戶更好地利用這一資源。另外，高校要不斷完善學籍檔案管理標準和規范，并對這些資源進行網絡備份，從而確保數據資料的安全性。

3.在服務手段上進行創新。首先是制作網頁，并將學籍檔案信息及時錄入，以便于對學籍檔案信息進行檢索，從而更好地促進服務水平的提升。其次是建設電子文檔中心，對各種學籍信息進行歸檔處理，方便客戶對電子文件的查詢和利用，實現電子文件信息資源的共享。再次是加強對資源的整合，打破傳統的獨立格局，將信息系統變得更加開放和更具共享性，實現對學籍檔案的一體化管理，盡可能地將系統的整體優勢發揮出來，從而更好地實現資源的共享，促進學籍檔案服務水平的提升，并加強對經驗教訓的總結，在服務手段上贏得客戶的認可和青睞。

三、結語

綜上所述，開放大學的學籍檔案管理是一項十分重要的工作，為了更好地促進管理水平的提升，還應從傳統的管理理念上轉移到服務理念上來，并對管理模式、服務方式等進行不斷創新和發展，才能更好地為客戶提供更加優質高效的服務。

參考文獻：

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改革開放之前的秘書工作，只是整理紙質的公文檔案，伴隨著計算機技術的快速發展，公文檔案的管理工作也發生了很大的發展，如今已朝“一體化”的方向發展，在公文檔案中實現了“文檔一體化”的管理模式。什么是“文檔一體化”，實際上是從公共服務中心秘書工作和檔案管理的角度出發，把公共服務中心的公文從生成、制發到歸檔管理的過程中，在公共服務中心中，實現文檔生成一體化，這樣就可以實現公共服務中心信息資源的共享。

1.1紙質檔案的標準與裝訂規范問題

傳統的公文規范標準是利用紙為媒介，也可以使用印刷紙或者復印紙，一般常用紙張的型號為A4紙；但也有B5紙在公文中出現。在裝訂時，從規范上來說是從紙的左側裝訂，在裝訂時不要出現漏頁、壞釘或者脫落的現象。對于紙張質量一般沒有明確的規定，因此，有些公文容易出現質量差、耐折度低的特點，這樣的質量容易使公文保存時間不長，就出現發黃的現象。

1.2公文版設計與附件要求規范問題

公文版的設計規范，有利于促進“公共服務中心文檔一體化”的實現，也有利于公共服務中心實現秘書工作和檔案管理部門的互相銜接。但是，在公共服務中心的日常工作中，秘書往往沒有足夠的重視。不去關心公文中存在著的文字內容的錯誤，也沒有秘書去關心公文的抄送內容和抄發單位；這些問題的出現，容易給文件的歸檔管理帶來很大的麻煩，也加大了公共服務中心對公文檔案操作的難度。雖然，在我國對于公文的附件也做出了相應的規定，但是，在公文制發過程中，在公共服務中心還需要正確處理。

1.3檔案的規范程序與文種利用問題

我國的相關規范，已經具體的規定對公文檔案的管理要求，但在實際工作中，秘書人員還是常常出現將“決定”和“意見”、“通知”與“通告”這樣相近的詞混淆。其中，在公共服務中心的公文中，混淆率最高的是“請示”與“報告”，在許多場合中，本應該使用“請示”，卻使用了“報告”；在應該使用“報告”的情況下，卻使用了“請示”，出現最嚴重的是，還出現將這兩個文種互相結合的現象，但是在日常工作中，經常會出現這樣的狀況，就可能留下隱患。

1.4公文原稿與規范編號問題

在公共服務中心，對公文進行處理的過程中，要進行原稿的收集和整理工作。在公文辦理的過程中，還存著公文的辦理過程的規范，例如在進行歸檔時，只有公文的定稿，并沒有保留原稿或者修改稿。這從某種程度上來說，應該說修改稿并不完善，特別是那些經過領導批示的公文，這些公文對歷史，具有很高的存檔價值。另外，對于需要歸檔的材料，要及時進行復印，這樣會保證在公文檔案管理工作中，避免出現失誤。

2.加強對檔案管理的處理措施

針對公共服務中心秘書工作的檔案管理工作的問題，進行分析，需要積極采取積極地的措施進行解決。

2.1秘書對檔案管理要樹立質量管理意識

在公共服務中心中，為了做好秘書工作和檔案的管理工作，首先，秘書要提高對檔案管理工作的管理意識。只有提高了管理意識，才能在對待公文檔案工作的環節，管理檔案的工作人員，都要求他們要樹立穩定的檔案管理模式上，檔案的管理質量必須是第一觀念，同時，嚴格要求自己，做好自身的檔案管理工作，對秘書崗位的責任和義務都要明確。

2.2秘書與檔案管理的規范標準

在秘書工作中，對檔案管理，要熟悉我國的相關法律和規范，例如，對公共服務中心的《檔案法》等的管理規范，在公共服務中心的機關公文進行處理時，常常需要遵循相關規范所制定的公文格式、原則、收發程序、行文規則以及公文管理的要求和歸檔工作等內容。這就要求秘書要認真的學習，并熟練掌握，才能保證檔案管理工作的規范標準。

2.3公文檔案管理要建立組織機構

在公共服務中心中，要實現公文的全過程管理，就需要通過理順公共服務中心的管理體制，健全組織機構以及建設優秀的隊伍等方式來加強管理。秘書工作和檔案管理要求秘書必須具備專業性和技術性，使他們成為優秀的秘書人員。

2.4公文檔案管理與公文辦理程序

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現階段的測繪檔案利用

現階段我國正處于實現工業化、城鎮化與信息化的歷史進程中。測繪檔案首先為城市信息化提供城市電子政務與行業信息化建設、社區信息化、城市電子商務與智能交通、城市公眾信息服務等保障。其次，影響我國經濟社會發展的一個“瓶頸”一資源問題，即水源、能源、土地等問題，測繪檔案在土地詳查、資源勘探、農業水利建設、能源開發等諸多方面發揮著重要作用。第三，在環境災害監測、“三防”體系建設、抗災與災后重建等方面，測繪檔案的保障作用愈加顯現。第四，隨著電子政務信息化體系的建設，測繪檔案作為基礎資源廣泛應用于政府管理決策平臺建設、社會公共管理事業建設等領域。

通過對最近幾年測繪檔案的提供利用統計分析研究，有以下特點與趨勢值得我們思考：

1.模擬紙質測繪檔案的提供量總體呈下降趨勢。模擬紙質測繪檔案由于現勢性差、更新周期慢、產品單一，難以滿足計算機輔助設計應用，隨著信息時代的到來，其應用將逐漸減少。

2.數字測繪檔案的廣泛使用是必然趨勢。數字測繪檔案具有現勢性好，產品類型多樣化，更新周期快，便于計算機輔助設計，可以方便實現噴繪紙質地圖，適應性強等特點。隨著社會信息化水平的提高，“數字地球”理念深入人心，各地“數字城市”框架建設全面鋪開，政府決策部門使用數字測繪檔案建設管理決策平臺，都增加了對數字測繪檔案的需求。另一方面，政府正在加大基礎測繪事業的發展，大力推進數字測繪檔案的共建共享工作，對社會公益性事業實行測繪成果無償提供使用，促進測繪成果在政府科學決策、社會公共管理事業方面的支撐保障作用，可以預見，數字測繪檔案在社會各領域利用的增長空間是非常大的。

3.信息化建設戰略的實施是現階段數字測繪檔案需求不斷增長的重要因素，與此同時促進了測繪事業特別是地理信息產業的發展。隨著政府公共管理的信息化、電子政務的發展，數字測繪檔案應用已延伸到社會管理、公共安全管理、應急管理等全新的領域，與以往狹窄的領域差異可謂巨大。如廣東省完成的應急管理系統建設、抗震系統建設、地質災害及氣象預警預報系統建設等政府公共管理服務、輔助決策平臺，其中，數字測繪檔案成果是基礎框架、底層，支撐了上層業務的運行。

4.測繪檔案提供利用與國家實施的一系列項目特別是重大項目建設的數量呈正相關分布。一系列重大項目的實施帶動了測繪檔案提供數量的快速增長，兩者的關聯性大大增強，呈現周期性變化。第一，重大項目建設由于經濟周期的影響，啟動的建設項目數量有其周期性；第二，不同性質的重大建設項目測繪檔案的需求差別很大；第三，測繪檔案的利用也有其應用的周期性。這決定了測繪事業的發展要深度融合到經濟社會的建設中，大力生產能滿足社會急需的測繪檔案。

測繪檔案服務管理體系建設研究

測繪檔案的管理與服務是一個系統的公共服務工程，即提供豐富、可靠、適用的測繪檔案，包括提供模擬地形圖產品、基礎地理信息數據產品以及其他標準或非標準的測繪檔案。筆者認為測繪檔案服務體系建設應考慮以下幾個方面：

1.重視測繪檔案管理與服務工作

測繪檔案管理與服務是國際社會普遍認同的一項重要公益性事業，政府應給予重視與財政支持。現今的測繪檔案管理與服務已非傳統的手工作業，隨著計算機技術與測繪技術的深度融合，高檔計算機、大型服務器、磁帶庫、磁盤陣列、大型繪圖儀，以及遙感圖像處理、地理信息系統、數據庫管理等工具已經成為測繪檔案工作不可缺少的工具，沒有公共財政的支持難以適應現代測繪事業的發展，難以發揮對經濟社會建設的保障支撐作用。

2.館藏檔案資源數字化

測繪檔案館保存著大量不同年代的測繪檔案，這些地圖檔案是我國測繪科技發展的真實記載，亦是測繪文化的歷史沉淀。由于年代久遠或被重復提供查閱利用，這些地圖檔案存在磨損或失真的危險。通過利用數字化技術將地圖檔案資料轉化為數據資源形式，實現檔案資料基于電子文件的形式進行查閱和提供，避免頻繁使用檔案原件，這對科學長遠地保存地圖檔案資料和方便使用是十分重要的，也順應了數字檔案館所主張的檔案管理信息化的新趨勢。

3.檔案服務管理信息化

(1)檔案目錄數據庫與元數據庫是信息化管理的基礎性資源，檔案目錄數據庫主要實現檔案資源管理的問題，元數據庫主要實現檔案資源利用的問題，屬于信息資源目錄體系。信息資源目錄體系是支撐信息資源的開發利用的重要技術基礎，作為信息資源共享與交換的基本手段，必將在今后的政務、商務以及面向公眾的信息服務中發揮更大的作用。測繪檔案是基于地理位置服務的信息資源，可根據空間特性，構建基于網絡化的測繪檔案目錄和元數據系統，實現目錄信息資源的空間可視化表達、檢索方式的多樣化，促使傳統的條目式目錄向圖文一體化轉變，單一滯后的交流方式向多樣的網絡化模式轉變。

(2)完善測繪成果副本與目錄匯交機制，覆蓋國家級、省級、市縣級的測繪檔案目錄與交換體系的建立，是實現跨行

業、跨部門的數據交換機制的重要基礎與途徑，屬于測繪事業共建共享與社會信息化的組成部分。

(3)檔案管理與服務系統的開發：建立相關的規范、制度、標準與流程，實現歸檔與服務的信息化、智能化，能快速、準確滿足用戶的需求。

4.實現測繪檔案由檔案管理機構向信息服務機構轉變

測繪檔案事業作為基礎公益性事業，提供公共服務，追求最大的社會效益是測繪檔案管理服務機構的核心價值與主題。信息社會的發展要求檔案管理工作從檔案實體管理轉到信息管理上來，樹立開放的服務理念，改變“重藏輕用”的觀念，捕捉社會需求信息，進行測繪檔案的深層開發，如在測繪檔案的基礎上開發各種專題應用、編研測繪檔案成果、開展人文教育以傳承測繪文化等，通過多種形式、多種渠道向社會各界提供測繪檔案信息服務，做信息的服務者，而不僅是保管者。

5.加強測繪檔案專業學術研究

以往的測繪服務模式偏地圖生產輕服務，測繪檔案專業學術薄弱，缺少與檔案行業和系統內的學術交流活動和聯系，測繪和檔案學會中未設置涵蓋測繪科技檔案技術的委員會。今后必須關注測繪檔案專業學術研究，培養研究氛圍，創造條件，讓更加的人參加到這個體系中來。