會計檔案管理匯總十篇

序論：好文章的創作是一個不斷探索和完善的過程，我們為您推薦十篇會計檔案管理范例，希望它們能助您一臂之力，提升您的閱讀品質，帶來更深刻的閱讀感受。

篇（1）

會計檔案是指會計憑證，會計賬簿和財務報告等會計核算專業材料，是記錄和反映單位經濟業務的重要史料和證據。具體包括：

（一）會計憑證類：原始憑證，記賬憑證、匯總憑證，其他會計憑證；

（二）會計賬簿類：總賬，明細賬，日記賬，固定資產卡片，輔助賬簿，其他會計賬薄；

（三）財務報告類：月度、季度、年度財務報告，包括會計報表、附表、附注及文字說明，其他財務報告；

（四）其他類：銀行存款余額調節表，銀行對賬單，其他應當保存的會計核算專業資料，會計檔案移交清冊，會計檔案保管清冊，會計檔案銷毀清冊；

二、會計檔案管理中存在的問題

（一）會計檔案保管不規范

有些單位的會計檔案未按要求歸入單位綜合檔案室保管，而是由會計人員自行保管；有些單位沒有成立綜合檔案室，各類檔案分別由具體工作人員保管；有些單位雖設有專職檔案管理人員，但未接收會計檔案；有些單位由于領導不了解《會計檔案管理辦法》，要求會計人員自行保管會計檔案；還有個別單位由于檔案箱不足，將會計檔案裝入紙箱中，放在會計室的柜頂上或任意堆放。

（二）會計檔案立卷不規范

有些單位會計憑證裝訂后沒有封粘，或者已封粘但在封粘處沒有會計人員簽章，會計憑證裝訂封皮項目填寫不全；有些單位的會計憑證、會計賬簿、會計報表以及會計文件資料混亂放置，活頁賬簿沒按統一標準填寫封面，會計報表各月份分散存放。會計檔案移交時雙方沒有按冊清點，沒有移交清單，沒有按照永久、定期兩類分別保管，不僅查找非常困難，而且銷毀檔案也不及時，造成會計檔案積累過多，無處存放。

三、會計檔案管理存在問題的解決措施

（一）加強會計檔案管理，理順會計檔案管理體制

由單位檔案機構統一管理的會計檔案，應嚴格按照會計檔案整理的有關規定，明確會計檔案的所有權是單位，單位會計機構將會計檔案整理規范，在會計機構暫保管1年，期滿后編制會計檔案案卷目錄，移交本單位檔案機構統一保管；未設立檔案機構的，應當在會計機構內部指定專人保管。出納入員不得兼管會計檔案。

（二）規范會計檔案立卷

裝訂會計憑證必須使用會計憑證裝訂封皮，封粘裝訂線，并在封粘處加蓋會計人員印章。封皮表面的有關內容必須逐項填寫齊全。裝訂完畢必須按月份的先后順序放入會計檔案（憑證）盒中，必須認真逐項填寫檔案盒面上的內容。年度終了必須封賬，活頁賬簿必須將空白賬頁取出，已設置會計科目但無業務發生的賬頁則應保留。必須按賬頁編號順序填寫“目錄”及“賬簿使用登記表”，與賬簿一并裝訂。裝訂后要將裝訂線封粘，由會計人員在封粘處加蓋印章。移交本單位檔案機構保管的會計檔案，原則上應當保持原卷冊的封裝。個別需要拆封重新整理的，檔案機構應當會同會計機構和經辦人員共同拆封整理，以分清責任。年度終了必須將會計報表逐頁編制序號，分別填寫“會計檔案卷內目錄”和“會計備考表”。

（三）規范會計檔案保管

已建立綜合檔案室的單位，財會部門應按綜合檔案室的要求辦理相關手續，將會計檔案移交綜合檔案室保管。未建立綜合檔案室的單位，會計檔案暫由財會部門妥善保管，但要由專人負責。要配置專用箱柜及防盜、防火、防霉、防蛀設施。對已離任的會計人員，其會計檔案應交本單位綜合檔案室或財會部門保管，不得自行存放。對已終止會計核算業務的單位或部門，其會計檔案應交上級檔案室保管。凡未移交的單位或個人，應立即辦理移交手續。

（四）規范會計檔案保管的期限管理和銷毀管理

各單位會計檔案的保管期限要嚴格按照《會計檔案管理辦法》的規定執行。會計檔案的保管期限，從會計年度終了后的第一天算起，會計檔案的保管期限分為永久、定期兩類。定期保管期限分為3年、5年、10年、15年、25年5類。會計檔案保管期滿需銷毀時，由本單位會計檔案管理部門提出銷毀意見，會同財會部門共同鑒定，嚴格審查后，編造會計檔案銷毀清冊。機關和事業單位報本單位領導批準后銷毀；企業單位經企業領導審查，報經上級主管部門批準后銷毀。對于其中未了結的債權債務的原始憑證，應單獨抽出另行立卷，由會計檔案保管部門保管到結清債權債務為止。各單位按規定銷毀會計檔案時，應由會計檔案保管部門和財會部門共同派員監銷。監銷人在銷毀會計檔案前，應認真清點核對，銷毀后，應在銷毀清冊上簽名蓋章，并將監銷情況報告單位領導。

（五）加強會計人員崗位培訓，提高會計檔案的案卷質量

會計人員是會計檔案整理的第一責任人。會計人員對會計檔案規范化整理的熟知、熟練程度，決定了會計檔案案卷質量的高低。因此，必須將會計檔案管理及操作技能的培訓，納入會計人員上崗前的培訓中，從會計檔案整理的基礎業務學起，使其熟練掌握會計檔案管理的基本知識與操作技能，進而從源頭上做好會計檔案的整理規范工作。

（六）完善會計檔案管理的各項規章制度，嚴格辦理會計檔案移交手續

實行會計委派制的地區和部門，除了建立會計檔案立卷、歸檔、安全、保密等管理制度外，還應根據《會計檔案管理辦法》、《會計電算化工作規范》，結合實際，制定會計檔案的歸檔范圍、歸檔時間、分類大綱、保管期限表、移交時間等，確保會計檔案收集的齊全完整。在向委托單位移交檔案時，交接雙方的監交人、會計人員、報賬員、檔案員應同時辦理交接手續，并加蓋公章，清點會計檔案是否齊全完整、賬目是否相符，案卷整理質量是否規范。交接憑據應一式三份，雙方單位各自保留一份，存檔一份。

（七）加大會計檔案的監管力度

結合實際，進一步細化會計檔案的分類、組卷、排列、編頁、案卷目錄、裝訂、移交等操作規程。在各項會計業務檢查中，將會計檔案的規范化管理納入其中，以加大對會計工作的整體性和連續性的檢查與監督。

參考文獻：

[1]《中華人民共和國檔案法》.

篇（2）

2.會計檔案保護國家利益不受侵犯。改革開放給經濟建設帶來了生機和活力。但由于原有法律法規還不完善,一些單位和個人利用政策上的漏洞,巧立名目,隨意提高開支,鋪張浪費,使國家財政收入大大流失。而會計檔案將這些違反國家財經法紀的情況真實地記錄下來,及時發現問題,阻止腐敗的產生、蔓延,打擊經濟領域的不法行為,解決經濟糾紛,從而確保國家的經濟利益。

二、電算化下會計檔案管理的內容

電算化會計檔案管理是非常重要的會計基礎工作,單位必須加強對會計檔案管理工作的領導,建立和健全會計檔案的立卷、歸檔、保管、調閱和銷毀管理制度,并由專人負責管理;對電算化會計檔案管理要做好防磁、防火、防潮和防塵工作,重要會計檔案應準備雙份,存放在兩個不同的地點;采用磁性介質保存會計檔案,要定期進行檢查,定期進行復制,防止由于磁性介質損壞,而使會計檔案丟失;通用會計軟件、定點開發會計軟件、通用與定點開發相結合會計軟件的全套文檔資料,以及會計軟件程序,視同會計檔案保管,保管期截止該軟件停止使用或有重大更改之后的五年。

三、電算化下會計檔案管理存在的一些問題

1.會計檔案載體。電算化會計雖已實施,但因為實施時間不長,財會人員和單位領導對會計電算檔案的組成內容不甚了解,缺乏管理會計檔案的經驗,很多單位只是將打印出的紙質檔案存檔,而沒有將存儲在計算機中的會計信息備份在磁性介質上歸檔保存,從而影響會計檔案的完整性。

2.會計載體本身性質帶來的問題。電算化會計檔案需在一定的系統內才可視,因此目前許多企業因為沒有將會計軟件的版式及軟件系統很好地保存,導致在電算化軟件升級后,不同版本下的會計數據不能被調用;《會計檔案管理辦法》第十二條規定:采用計算機進行會計核算的單位應當保存打印出紙質會計檔案,并對保存期限作了規定,但目前由于一些單位受條件限制,沒有配備激光打印機或噴墨打印機,還在使用老的針式打印機,致使打印輸出的紙介質會計檔案達不到規定的保存期限;沒有按照國家檔案局規定的庫房管理制度標準,建立專門的電算化會計檔案保護制度;未選擇質量優良的磁盤介質進行會計檔案數據備份,未實行備用盤與存儲盤分離存放,導致電子數據因此損壞或丟失。

3.會計檔案管理制度不完善。由于電算化會計檔案更易在不知不覺的情況下被修改,因此在沒有及時修訂單位的會計檔案管理制度,沒有制定相應的會計電算檔案保管人員職責情況下,會計檔案的人為破壞和自然損壞現象在所難免。

4.缺乏必要的計算機維護、網絡安全人才。眾所周知,電算化下的檔案管理涉及到軟件、系統安全、維護等一系列專業的問題,但目前一般單位都僅僅對以前的會計人員進行一定的軟件設施建設。

提供環境清潔與溫濕度穩定適宜的專用會計檔案存放倉庫;配備具有高清晰度打印能力的激光或噴墨打印機,以它們作為輸出紙質會計檔案的工具:選用功能符合本單位實際業務的電算化培訓,然后就去操作系統,在一定層面上而言,會計人員僅學會了操作,而管理與維護對他們而言就非常陌生,由此導致的結果與損失也非同小可。

四、如何改善電算化下的會計檔案管理

1.完善會計軟件

最好是具有檔案管理輔助功能的電算化軟件;強化系統的安全防護功能,如有聯網,注意進行定期的補丁維護,避免因電腦安全或網絡安全,導致會計檔案泄密或被人為惡意修改。

2.完善電算化下會計檔案管理各項制度

(1)建立電算化會計檔案的歸檔制度。會計電算化系統開發和使用的全套文檔資料及軟件程序,都應視同會計檔案保管;會計數據在未打印成書面形式輸出之前,應妥善保管并保留副本,記賬憑證、總分類賬、現金日記賬和銀行存款日記賬應打印輸出,并按照有關稅務、審計等管理部門的要求,及時打印輸出有關賬簿、報表。

(2)建立電算化會計檔案的保管制度。根據國家檔案局的標準,建立電算化會計檔案保管制度:選擇優質的磁盤介質進行會計檔案數據備份,備用盤與儲存盤分離存放;做好防壓、防塵、防光、防腐蝕工作;按分類和一定順序對數據磁盤、光盤的著錄等電子會計檔案進行編號,標明時間和文件內容,制作檔案管理文件卡片。

(3)建立嚴格的借用手續制度。查閱會計檔案,需經財務部門負責人批準,按照檔案管理的有關規定,辦理借閱手續;外單位查閱本部門會計檔案,要有單位介紹信,并經主管領導、財務部門負責人批準。

篇（3）

企業中建立良好的企業檔案是非常重要的，會計檔案反應著一個企業的經濟業務，并為今后的發展提供者很好的依據。但是在企業中我們發現，往往忽視企業會計檔案的整理，這就是公司財務的失職，檔案管理的好壞反映著一個人的財務的素質，所以我們要做好檔案的管理。另外，檔案是一門很重要的學問，我們需要仔細的去研究、探索，并不是像整理衣服那么簡單，除了歸類還有很多是需要我們去做的，另外，提高公司的財務的水平，我們就必須要做好會計檔案的管理，以便公司的發展，更好的適應現代化企業發展的需要。

1會計檔案管理中存在的問題

11會計檔案保管不規范保存好會計檔案是今后整理的關鍵，所有的信息都在這里面了，但是我們發現有的企業的會計檔案的管理還是很粗放的，責任不明確，有的是交由檔案室管理，有的直接交由會計自己管理，這就容易發生偏差，領導對檔案管理的流程也不是很熟悉。首先領導要明白檔案管理的條例，明確檔案管理的具體的人員，我們要有具體的科室人員來對企業的會計的檔案進行歸納和保存，切不可隨意的堆放。

12會計檔案立卷不規范企業雖然有相應的管理人員，但是還是缺乏對會計檔案整理的流程的具體的認識，有的公司雖然是有相應的會計的憑證，但是沒有進行仔細的粘貼，或者出現了會計信息不完整的情況，這個都會對之后的工作產生影響。另外，會計的憑證、會計的相關的賬簿和報表都應該是分開的，不能隨意的亂放，每個會計報表都是要按照一定的時間進行保存的，我們還要分時短期的、永久的，這都是我們需要注意的問題，另外還要對會計檔案進行有效及時的歸納，以免耽誤了時間。

13紙質會計檔案與存儲會計數據的磁介質檔案管理不同步。企業出現了兩者不同步的現象，會對之后的審核或者校對造成很大的困難，工作能在同一時間進行的我們要在統一時間進行，如果出現了兩者不同的現象，此時我們需要馬上的校對。磁盤或者電子要保存好，另外有的企業的電子已經不能適應現代社會的需要，此時我們就要將企業的這些軟件進行及時的更新，并且進行仔細的保存，兩者而統一。

14會計檔案資料收集不全在進行會計檔案的整理的時候，我們除了對憑證、賬簿進行歸檔，還需要對有關這個會計的所有的資料進行有效的歸檔，為今后的查詢提供良好的基礎。

2解決會計檔案管理存在問題的措施

21加強會計檔案管理，理順會計檔案管理體制實行委派制管理單位的會計檔案，應嚴格按照《檔案法》、《會計法》、《會計檔案管理辦法》等有關規定，明確會計檔案的所有權是委托單位，將委托單位的會計檔案整理規范，在核算中心暫保管1年，期滿后編制會計檔案案卷目錄，連同打印的紙質會計檔案和存儲會計數據的磁介質會計檔案，向委托單位的檔案機構移交。

22規范會計檔案立卷，裝訂會計憑證必須使用會計憑證裝訂封皮，封粘裝訂線，并在封粘處加蓋會計人員印章。封皮表面的有關內容必須逐項填寫齊全。裝訂完畢必須按月份的先后順序放入會計檔案（憑證）盒中，必須認真逐項填寫檔案盒面上的內容。年度終了必須封賬，活頁賬簿必須將空白賬頁取出，已設置會計科目但無業務發生的賬頁則應保留。必須按賬頁編號順序填寫“目錄”及“賬簿使用登記表””與賬簿一并裝訂。裝訂后要將裝訂線封粘，由會計人員在封粘處加蓋印章。年度終了必須將會計報表逐頁編制序號，分別填寫“會計檔案卷內目錄”和“會計移交清冊”。

23規范會計檔案保管如果在企業的內部，我們已經做好了相應的檔案的管理的科室，我們就要做好相關的手續，確保每一次移交會計檔案的過程都是符合公司的流程，確保移交的檔案是正確的，如果企業沒有設立專門的科室，而是由個人負責，那么我們就需要為個人提供最基本的檔案的存放的柜子，并且確保存放的地方是安全的，并且要辦理相關的移交手續。

24規范會計檔案保管的期限管理和銷毀管理，各單位會計檔案的保管期限要嚴格按照《會計檔案管理辦法》的規定執行。會計檔案保管期滿需銷毀時，由本單位會計檔案管理部門提出銷毀意見，會同財會部門共同鑒定，嚴格審查后，編造會計檔案銷毀清冊。機關和事業單位報本單位領導批準后銷毀；企業單位經企業領導審查，報經上級主管部門批準后銷毀。對于其中未了結的債權債務的原始憑證，應單獨抽出另行立卷，由會計檔案保管部門保管到結清債權債務為止。各單位按規定銷毀會計檔案時，在進行立卷移交的時候，我們要有專門的人員對其進行負責，并且要進行核對，在銷毀之前，要有專門的人員對其進行監督并且在冊子上進行蓋章，并且將具體的情況報告給上級。

篇（4）

會計檔案收集是會計檔案工作的基礎性工作，它要求收集會計憑證、會計賬簿、會計報表和其他會計核算資料，這些都是記錄經濟發展和業務情況的重要指標，是會計檔案工作的基礎。因此，在此階段，檔案管理人員要熟悉會計檔案的收集范圍，根據會計檔案工作要求，規整重要檔案，以備后用。

1.2會計檔案形成與保管階段

會計檔案形成與保管是會計檔案管理的重點。在收集與整理會計資料后，要對會計檔案進行整理立卷，并按要求裝訂成冊。把會計檔案放在財務資產保管部保存1年，期滿后，由財務資產部編制移交清冊，然后由檔案機構統一保管。會計檔案要放在干燥防水的地方，并遠離易燃品堆放地，此外，還要注意防蟲蛀，保持清潔衛生。

1.3會計檔案移交階段

《會計檔案管理辦法》規定：“財務部門和經辦人必須按期將應當歸檔的會計檔案全部移交檔案管理部門，不得自行封閉保存。”因此，檔案部門要嚴格遵照國家法律規定，按期點收，不得找借口托辭。財務資產部門要將保存滿1年的會計檔案即時移交給檔案管理部門，并做好交接手續，及時編制好會計檔案移交清冊。

1.4會計檔案借閱階段

《會計檔案管理辦法》規定：“當年會計檔案，在會計年度終了后，可暫由單位的財務部門保管1年。”企業要加強會計檔案管理，避免出現會計檔案丟失的現象。因此，財務部門要建立嚴格的會計檔案借閱制度。內部人員借閱會計檔案的管理標準：內部人員查閱會計檔案，需經財務部門負責人批準，按照檔案管理有關規定，辦理借閱手續。填寫會計檔案借閱審批表，注明借閱人姓名、時間和會計檔案名稱，經由會計機構負責人、檔案管理部門負責人簽字，可提供復印件，并在專設的登記簿上登記。外部單位借閱、查詢會計檔案時，除執行內部借閱條款外，還要借閱單位出據介紹信，并由負責人簽字方可借閱。借閱人歸還會計檔案時，會計檔案管理人員要認真檢查檔案的完好性，仔細核實有無涂改、損壞情況，防止會計檔案在流動過程中散失、缺損、抽換或任意銷毀，確保會計檔案的安全性和完整性，避免秘密文件丟失、泄密。

1.5會計檔案銷毀階段

會計檔案銷毀是會計檔案管理的最后一個階段。在該階段，企業要按照一定原則和標準，對會計檔案的鑒定和銷毀做出明確要求，對過期的會計檔案進行價值估算，并銷毀沒有價值的會計檔案。檔案管理部門要提出鑒定意見，和財務部門共同組成鑒定工作小組，對檔案逐冊、逐頁進行鑒定，對確無保管價值的會計檔案編制銷毀清冊。銷毀情況形成書面文件和銷毀清冊一同存入檔案。

2會計檔案的管理策略

第一，結合財務管理實際需求，建立完善的會計管理機制，以全面規制會計工作內容，從而保證會計工作流程的規范性、有效性。第二，把所有經濟活動都歸入會計監督管控的范圍，按照制度要求，保持會計檔案工作特色，實施精細化、電子化管理模式，嚴控會計檔案歸口，確保會計檔案的真實性、有效性、準確性和時效性。第三，企業要做好教育和專業培訓工作，努力提高會計檔案管理人員的素質和專業水平，以保證會計管理工作有效進行。

3會計檔案管理創新實踐

3.1會計檔案電子化、信息化革新

紙質檔案仍然是當今會計檔案的主要載體，但是，隨著電算化的跨躍，財務系統軟件從遠光到FMIS，再到ERP、財務管控系統等多系統并行，將會計電子檔案的推行提上日程。依據會計檔案管理的最新要求，2014年，財務資產部協同財務管控組，將成立以來的全部賬目編制成電子檔案，以電子檔案盒為載體，設立內部局域網管理，對電子檔案進行專項管理，滿足會計電子檔案異地、防災存儲的要求。在地市沒有服務器網絡的情況下，實現對以前年度會計信息進行電子查詢，為查詢紙質檔案起到“衛星定位”的作用。

3.2優化人員配置，確保會計檔案專業專職管理

財務資產部設置會計檔案管理崗位，配備專業財務人員負責會計檔案管理，在保證會計檔案質量的同時，提升會計檔案管理水平。注重會計檔案人員的職業素質和業務水平，要求會計檔案管理人員必須具備會計從業資格證書，大學專科及以上學歷，且有5年以上會計工作經驗，政治表現好，具有良好的道德品行。建立會計崗位輪換制，采用A、B崗機制確保會計檔案管理有序進行，工作銜接流暢，財務管理職能進一步強化。

3.3重視業務水平，加強培訓管理

會計檔案管理人員除應兼顧財務會計專業和文書檔案專業知識外，還要具備計算機方面的專業知識。因此，對會計檔案管理人員的專業素質要求也相對高于其他崗位。定期或不定期地對會計檔案管理人員進行專業培訓，提高其業務能力和道德素質，使其能勝任檔案管理工作。

篇（5）

第二條 國家機關、社會團體、企業、事業單位和其他組織(以下統稱單位)管理會計檔案適用本辦法。

第三條 本辦法所稱會計檔案是指單位在進行會計核算等過程中接收或形成的，記錄和反映單位經濟業務事項的，具有保存價值的文字、圖表等各種形式的會計資料，包括通過計算機等電子設備形成、傳輸和存儲的電子會計檔案。

第四條 財政部和國家檔案局主管全國會計檔案工作，共同制定全國統一的會計檔案工作制度，對全國會計檔案工作實行監督和指導。

縣級以上地方人民政府財政部門和檔案行政管理部門管理本行政區域內的會計檔案工作，并對本行政區域內會計檔案工作實行監督和指導。

第五條 單位應當加強會計檔案管理工作，建立和完善會計檔案的收集、整理、保管、利用和鑒定銷毀等管理制度，采取可靠的安全防護技術和措施，保證會計檔案的真實、完整、可用、安全。

單位的檔案機構或者檔案工作人員所屬機構(以下統稱單位檔案管理機構)負責管理本單位的會計檔案。單位也可以委托具備檔案管理條件的機構代為管理會計檔案。

第六條 下列會計資料應當進行歸檔：

(一)會計憑證，包括原始憑證、記賬憑證;

(二)會計賬簿，包括總賬、明細賬、日記賬、固定資產卡片及其他輔賬簿;

(三)財務會計報告，包括月度、季度、半年度、年度財務會計報告;

(四)其他會計資料，包括銀行存款余額調節表、銀行對賬單、納稅申報表、會計檔案移交清冊、會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊、會計檔案鑒定意見書及其他具有保存價值的會計資料。

第七條 單位可以利用計算機、網絡通信等信息技術手段管理會計檔案。

第八條 同時滿足下列條件的，單位內部形成的屬于歸檔范圍的電子會計資料可僅以電子形式保存，形成電子會計檔案：

(一)形成的電子會計資料來源真實有效，由計算機等電子設備形成和傳輸;

(二)使用的會計核算系統能夠準確、完整、有效接收和讀取電子會計資料，能夠輸出符合國家標準歸檔格式的會計憑證、會計賬簿、財務會計報表等會計資料，設定了經辦、審核、審批等必要的審簽程序;

(三)使用的電子檔案管理系統能夠有效接收、管理、利用電子會計檔案，符合電子檔案的長期保管要求，并建立了電子會計檔案與相關聯的其他紙質會計檔案的檢索關系;

(四)采取有效措施，防止電子會計檔案被篡改;

(五)建立電子會計檔案備份制度，能夠有效防范自然災害、意外事故和人為破壞的影響;

(六)形成的電子會計資料不屬于具有永久保存價值或者其他重要保存價值的會計檔案。

第九條 滿足本辦法第八條規定條件，單位從外部接收的電子會計資料附有符合《中華人民共和國電子簽名法》規定的電子簽名的，可僅以電子形式歸檔保存，形成電子會計檔案。

第十條 單位的會計機構或會計人員所屬機構(以下統稱單位會計管理機構)按照歸檔范圍和歸檔要求，負責定期將應當歸檔的會計資料整理立卷，編制會計檔案保管清冊。

第十一條 當年形成的會計檔案，在會計年度終了后，可由單位會計管理機構臨時保管一年，再移交單位檔案管理機構保管。因工作需要確需推遲移交的，應當經單位檔案管理機構同意。

單位會計管理機構臨時保管會計檔案最長不超過三年。臨時保管期間，會計檔案的保管應當符合國家檔案管理的有關規定，且出納人員不得兼管會計檔案。

第十二條 單位會計管理機構在辦理會計檔案移交時，應當編制會計檔案移交清冊，并按照國家檔案管理的有關規定辦理移交手續。

紙質會計檔案移交時應當保持原卷的封裝。電子會計檔案移交時應當將電子會計檔案及其元數據一并移交，且文件格式應當符合國家檔案管理的有關規定。特殊格式的電子會計檔案應當與其讀取平臺一并移交。

單位檔案管理機構接收電子會計檔案時，應當對電子會計檔案的準確性、完整性、可用性、安全性進行檢測，符合要求的才能接收。

第十三條 單位應當嚴格按照相關制度利用會計檔案，在進行會計檔案查閱、復制、借出時履行登記手續，嚴禁篡改和損壞。

單位保存的會計檔案一般不得對外借出。確因工作需要且根據國家有關規定必須借出的，應當嚴格按照規定辦理相關手續。

會計檔案借用單位應當妥善保管和利用借入的會計檔案，確保借入會計檔案的安全完整，并在規定時間內歸還。

第十四條 會計檔案的保管期限分為永久、定期兩類。定期保管期限一般分為20xx年和30年。

會計檔案的保管期限，從會計年度終了后的第一天算起。

第十五條 各類會計檔案的保管期限原則上應當按照本辦法附表執行，本辦法規定的會計檔案保管期限為最低保管期限。

單位會計檔案的具體名稱如有同本辦法附表所列檔案名稱不相符的，應當比照類似檔案的保管期限辦理。

第十六條 單位應當定期對已到保管期限的會計檔案進行鑒定，并形成會計檔案鑒定意見書。經鑒定，仍需繼續保存的會計檔案，應當重新劃定保管期限;對保管期滿，確無保存價值的會計檔案，可以銷毀。

第十七條 會計檔案鑒定工作應當由單位檔案管理機構牽頭，組織單位會計、審計、紀檢監察等機構或人員共同進行。

第十八條 經鑒定可以銷毀的會計檔案，應當按照以下程序銷毀：

(一)單位檔案管理機構編制會計檔案銷毀清冊，列明擬銷毀會計檔案的名稱、卷號、冊數、起止年度、檔案編號、應保管期限、已保管期限和銷毀時間等內容。

(二)單位負責人、檔案管理機構負責人、會計管理機構負責人、檔案管理機構經辦人、會計管理機構經辦人在會計檔案銷毀清冊上簽署意見。

(三)單位檔案管理機構負責組織會計檔案銷毀工作，并與會計管理機構共同派員監銷。監銷人在會計檔案銷毀前，應當按照會計檔案銷毀清冊所列內容進行清點核對;在會計檔案銷毀后，應當在會計檔案銷毀清冊上簽名或蓋章。

電子會計檔案的銷毀還應當符合國家有關電子檔案的規定，并由單位檔案管理機構、會計管理機構和信息系統管理機構共同派員監銷。

第十九條 保管期滿但未結清的債權債務會計憑證和涉及其他未了事項的會計憑證不得銷毀，紙質會計檔案應當單獨抽出立卷，電子會計檔案單獨轉存，保管到未了事項完結時為止。

單獨抽出立卷或轉存的會計檔案，應當在會計檔案鑒定意見書、會計檔案銷毀清冊和會計檔案保管清冊中列明。

第二十條 單位因撤銷、解散、破產或其他原因而終止的，在終止或辦理注銷登記手續之前形成的會計檔案，按照國家檔案管理的有關規定處置。

第二十一條 單位分立后原單位存續的，其會計檔案應當由分立后的存續方統一保管，其他方可以查閱、復制與其業務相關的會計檔案。

單位分立后原單位解散的，其會計檔案應當經各方協商后由其中一方代管或按照國家檔案管理的有關規定處置，各方可以查閱、復制與其業務相關的會計檔案。

單位分立中未結清的會計事項所涉及的會計憑證，應當單獨抽出由業務相關方保存，并按照規定辦理交接手續。

單位因業務移交其他單位辦理所涉及的會計檔案，應當由原單位保管，承接業務單位可以查閱、復制與其業務相關的會計檔案。對其中未結清的會計事項所涉及的會計憑證，應當單獨抽出由承接業務單位保存，并按照規定辦理交接手續。

第二十二條 單位合并后原各單位解散或者一方存續其他方解散的，原各單位的會計檔案應當由合并后的單位統一保管。單位合并后原各單位仍存續的，其會計檔案仍應當由原各單位保管。

第二十三條 建設單位在項目建設期間形成的會計檔案，需要移交給建設項目接受單位的，應當在辦理竣工財務決算后及時移交，并按照規定辦理交接手續。

第二十四條 單位之間交接會計檔案時，交接雙方應當辦理會計檔案交接手續。

移交會計檔案的單位，應當編制會計檔案移交清冊，列明應當移交的會計檔案名稱、卷號、冊數、起止年度、檔案編號、應保管期限和已保管期限等內容。

交接會計檔案時，交接雙方應當按照會計檔案移交清冊所列內容逐項交接，并由交接雙方的單位有關負責人負責監督。交接完畢后，交接雙方經辦人和監督人應當在會計檔案移交清冊上簽名或蓋章。

電子會計檔案應當與其元數據一并移交，特殊格式的電子會計檔案應當與其讀取平臺一并移交。檔案接受單位應當對保存電子會計檔案的載體及其技術環境進行檢驗，確保所接收電子會計檔案的準確、完整、可用和安全。

第二十五條 單位的會計檔案及其復制件需要攜帶、寄運或者傳輸至境外的，應當按照國家有關規定執行。

第二十六條 單位委托中介機構記賬的，應當在簽訂的書面委托合同中，明確會計檔案的管理要求及相應責任。

第二十七條 違反本辦法規定的單位和個人，由縣級以上人民政府財政部門、檔案行政管理部門依據《中華人民共和國會計法》《中華人民共和國檔案法》等法律法規處理處罰。

第二十八條 預算、計劃、制度等文件材料，應當執行文書檔案管理規定，不適用本辦法。

第二十九條 不具備設立檔案機構或配備檔案工作人員條件的單位和依法建賬的個體工商戶，其會計檔案的收集、整理、保管、利用和鑒定銷毀等參照本辦法執行。

第三十條 各省、自治區、直轄市、計劃單列市人民政府財政部門、檔案行政管理部門，新疆生產建設兵團財務局、檔案局，國務院各業務主管部門，中國總后勤部，可以根據本辦法制定具體實施辦法。

第三十一條 本辦法由財政部、國家檔案局負責解釋，自20xx年1月1日起施行。1998年8月21日財政部、國家檔案局的《會計檔案管理辦法》(財會字[1998]32號)同時廢止。

會計檔案主要特點會計檔案是指會計憑證、會計賬簿、財務會計報告等會計核算專業資料。它是記錄和反映經濟業務的重要史料和證據。會計檔案是國家檔案的重要組成部分，也是各單位的重要檔案，它是對一個單位經濟活動的記錄和反映，通過會計檔案，可以了解每項經濟業務的來龍去脈;可以檢查一個單位是否遵守財經紀律，在會計資料中有無弄虛作假、違法亂紀等行為;會計檔案還可以為國家、單位提供詳盡的經濟資料，為國家制定宏觀經濟政策及單位制定經營決策提供參考。

與文書檔案、科技檔案相比，會計檔案有它自身的特點，主要表現在三個方面：

篇（6）

一、背景簡述

計算機在會計領域的普及和應用，使得企事業單位的會計核算系統越來越多地被計算機所取代，會計電算化成為會計工作的發展方向，成為促進會計基礎工作規范化和現代化的一種重要手段。為適應會計工作規范化、現代化的客觀要求，伴隨著電算化會計產生的與傳統形式的會計檔案既相互配合，又密切聯系的全新的電算化會計檔案管理成為會計工作發展的一個新的研究課題。

二、會計電算化下會計檔案管理新特點

要了解電算化下會計檔案管理的新特點，首先要明白會計電算化是什么。國內外對會計電算化定義可一般表述為：以電子計算機為主的當代電子技術和信息技術應用到會計實務中的簡稱，是用電子計算機代替人工記賬、算賬、報賬，以及部分替代人腦完成對會計信息的分析、預測、決策的過程。通過對電算化會計的明確定義，筆者結合電算化應用的硬件基礎以及電算化規范，總結出以下幾點電算化會計檔案管理的新特點：

（1）會計檔案的載體本身發生了變化。根據1999年1月1日起施行的《會計檔案管理辦法》規定，采用電子計算機進行會計核算的單位，不僅要電子會計數據，而且應當保存打印出的紙質會計檔案，這就使得電算化會計檔案擁有了雙重的會計檔案載體，即傳統意義上的會計檔案與包括存儲在計算機硬盤中的會計數據、以其他磁性介質或光盤存儲的會計數據等形式在內的電子會計檔案。

（2）載體本身性質帶來的新的特點。由于不具備傳統會計檔案的直觀可視性，電算化下的電子會計檔案必須在特定的計算機硬件與軟件系統環境中才可視；電子檔案易被修改；電子檔案的保存，受到載體本身的質量、存放環境、存儲信息有效期等因素的影響。

（3）電算化操作流程及電算化信息系統維護要求帶來的會計檔案涉及范圍的新特點。在傳統的手工操作條件下，從原始憑證的制作到會計報表的編制，都是靠人工完成的，因而具有保存價值的檔案資料僅指那些反映經濟業務的會計憑證、會計賬簿、會計報表及有關的附屬資料。實行會計電算化以后，所有的會計核算業務都是通過計算機來完成的。由于計算機是一種特殊的操作工具，財務人員首先需要設計能被計算機識讀的程序文件、數據結構文件以及各種代碼，然后才能借助計算機進行會計核算。處理。由于這些程序文件、數據結構文件以及各種代碼既是使電算化會計信息系統能夠運行的前提條件，又是保證電算化會計信息系統正常運轉的故障維護查詢資料，因而這些資料雖然不是會計核算活動的產物，沒有具體的數據和表格，但是由于沒有它們的支持，整個會計核算過程就無法進行，所以必須作為電算化會計檔案的特殊部分予以保存。

（4）電算化會計系統對人員的素質與系統安全操作提出了新需要。電算化會計檔案管理要求所從事人員不僅要熟悉會計核算工作的各項專門方法，還必須同時掌握必要的計算機操作和維護知識；而對系統安全性，則更因為網絡與計算機本身的原因而提高，同時也對個人安全操作使用提出了新的需要。

三、會計電算化下檔案管理存在的問題及成因分析

結合電算化下檔案管理的新特點，作者歸納實際電算化會計檔案管理存在的一些問題：

（1）會計檔案載體：電算化會計雖已實施，但因為實施時間不長，財會人員和單位領導對會計電算檔案的組成內容不甚了解，缺乏管理會計檔案的經驗，很多單位只是將打印出的紙質檔案存檔，而沒有將存儲在計算機中的會計信息備份在磁性介質上歸檔保存，從而影響會計檔案的完整性。

（2）會計載體本身性質帶來的問題：電算化會計檔案需在一定的系統內才可視，因此目前許多企業因為沒有將會計軟件的版式及軟件系統很好地保存，導致在電算化軟件升級后，不同版本下的會計數據不能被調用；《會計檔案管理辦法》第十二條規定：采用計算機進行會計核算的單位應當保存打印出紙質會計檔案，并對保存期限作了規定，但目前由于一些單位受條件限制，沒有配備激光打印機或噴墨打印機，還在使用老的針式打印機，致使打印輸出的紙介質會計檔案達不到規定的保存期限；沒有按照國家檔案局規定的庫房管理制度標準，建立專門的電算化會計檔案保護制度；未選擇質量優良的磁盤介質進行會計檔案數據備份，未實行備用盤與存儲盤分離存放，導致電子數據因此損壞或丟失。

（3）會計檔案管理制度不完善：由于電算化會計檔案更易在不知覺的情況下被修改，因此在沒有及時修訂單位的會計檔案管理制度，沒有制定相應的會計電算檔案保管人員職責情況下，會計檔案的人為破壞和自然損壞現象在所難免。

（4）缺乏必要的計算機維護、網絡安全人才：眾所周知，電算化下的檔案管理涉及到軟件、系統安全、維護等一系列專業的問題，但目前一般單位都僅僅對以前的會計人員進行一定的培訓，然后就去操作系統，在一定層面上而言，會計人員僅學會了操作，而管理與維護對他們而言就非常陌生，由此導致的結果與損失也非同小可。

有果必有因，筆者根據自己企業的實際電算化會計操作與規范要求，對以上問題發生的原因作出以下可能的判斷；

（1）對會計電算化本身理解的偏差：許多企業的會計人員，僅僅將電算化看成自動運算做帳的工具，而忘記了它本身所應包含的管理會計分析、預測、決策等功能，從而心理上缺乏對會計電算化檔案管理的重視。

（2）尚未引起有關部門的重視：不論是檔案管理部門還是檔案形成部門，對歸檔工作重視不夠，檔案部門缺乏必要的措施及相應的業務指導，造成檔案形成部門交什么、交多少都任其自然的狀況，嚴重妨礙了電子文件、數據的歸檔。

（3）缺乏明確的規章制度：由于沒有完善的、針對電子文件的制度規范，電算化會計檔案的歸檔工作處于無序狀態。歸檔時仍舊沿襲手工管理時的老做法，只歸檔紙質文件，而且是將原來用手工記錄的賬簿、報表，改成了用計算機打印出來的賬簿、報表。

四、如何改善電算化下的會計檔案管理

（1）完善硬件設施建設

提供環境清潔與溫濕度穩定適宜的專用會計檔案存放倉庫；配備具有高清晰度打印能力的激光或噴墨打印機，以它們作為輸出紙質會計檔案的工具：選用功能符合本單位實際業務的電算化會計軟件，最好是具有檔案管理輔助功能的電算化軟件；強化系統的安全防護功能，如有聯網，注意進行定期的補丁維護，避免因電腦安全或網絡安全，導致會計檔案泄密或被人為惡意修改。

（2）完善電算化下會計檔案管理各項制度

a、建立電算化會計檔案的歸檔制度：會計電算化系統開發和使用的全套文檔資料及軟件程序，都應視同會計檔案保管；會計數據在未打印成書面形式輸出之前，應妥善保管并保留副本，記賬憑證、總分類賬、現金日記賬和銀行存款日記賬應打印輸出，并按照有關稅務、審計等管理部門的要求，及時打印輸出有關賬簿、報表。

b、建立電算化會計檔案的保管制度：根據國家檔案局的標準，建立電算化會計檔案保管制度：選擇優質的磁盤介質進行會計檔案數據備份，備用盤與儲存盤分離存放；做好防壓、防塵、防光、防腐蝕工作；按分類和一定順序對數據磁盤、光盤的著錄等電子會計檔案進行編號，標明時間和文件內容，制作檔案管理文件卡片。

c、建立嚴格的借用手續制度：查閱會計檔案，需經財務部門負責人批準，按照檔案管理的有關規定，辦理借閱手續；外單位查閱本部門會計檔案，要有單位介紹信，并經主管領導、財務部門負責人批準。

d、建立電算化檔案定期備份制度：電算會計檔案應定期將會計數據備份到磁性介質，并設立備查登記簿，提供備份時間、數量、保管方式等備份細節信息；同時由于磁性介質的特殊性，管理人員必須對這些會計電算檔案進行定期檢查、復制，以防止會計信息損壞。

e、建立電算化軟件內的會計檔案管理多用戶、分權限調用制度。對電算化會計檔案的各項內容要規定不同的使用權限。普通數據，可較大范圍共享；涉及單位機密的數據，僅供一定需要的人員使用；而設計原程序文件、數據結構文件等，則只有主管人員或程序開發人員才能使用。通過這樣設置，保證電子檔案的安全性，減少人為修改的可能。

（3）提高會計部門人員素質，完善人員配置結構

由于電算化會計，不僅僅是要實現傳統會計的功能，更有其他利用計算機高速度計算、分析能力的功能，所以必須相應增加專業人才，加強對電子檔案的管理，為提供更有效的會計信息打好基礎；同時電算化軟件維護及系統安全的要求較高，這也需要會計部門相應增加一定數量的電腦高級人才，維護日常運作，開發更合理、高效的軟件。

（4）提高思想重視程度。實現會計電算化的企業單位，有關領導應當高度認識對電算化會計檔案資料進行科學化管理的重要性，并督促有關制度的建立。現今不少實現會計電算化的企業單位，對會計檔案資料的管理仍局限于手工管理階段的經驗，因此，應當進一步提高電算化會計檔案管理者的素質，把磁性介質檔案資料的管理落到實處。

五、電算化下會計檔案管理展望

電算化會計檔案作為會計檔案的一部分，它與傳統形式的會計檔案相互配合、密切聯系。如果說傳統形式的會計檔案是電算化會計檔案的基礎，那么電算化會計檔案就是電算化獨特的個性，它代表著未來會計規范化、現代化的發展方向，因此要充分發揮電算化會計的強大功能，必須做好電算化會計檔案管理這一基礎會計工作。

參考文獻：

1.張前，《電算化環境對會計檔案的影響及管理要求》，《交通財會》，2001年第10期

2.李新惠，《電算化會計檔案應注意的問題》，《檔案管理》，2002年5月

3.郭利萍，《電算化會計檔案制度的建立》，《檔案管理》，2002年5月

4.部莉君、趙偉，（會計電算化對會計的相關影響），《現代審計與會計》，2001年第12期

5.支華，《會計電算化下的會計檔案管理工作》，《財務與會計》，2002年9月

篇（7）

會計檔案作為專門檔案的一種，除了具有原始性、記錄性、文化性、信息性、知識性、有機聯系性、憑證性、真實性等一般屬性以外，還具有自身的一些特征，主要包括專業性、時序性、平衡性、規范性、責任性、公開性等。其中，專業性主要源于會計專業活動，時序性主要源于會計檔案的形成次序，平衡性主要源于多種形式會計檔案的相互符合，這三個屬性歸屬所有會計檔案，而規范性、責任性、公開性則為上市公司會計檔案的特征。

1．規范性。對于我國上市公司，《證券法》、《會計法》、《審計法》、《公司法》、《會計檔案管理辦法》等相關法規已經對其會計檔案生成和管理的規范性作出了具體的規定。實行會計電算化以后，監管部門一般采用強化生成和修改權限、限定統一軟件或文件格式、指定權威媒體等方式來規范電算化會計檔案的管理。

2．責任性。上市公司會計檔案無論在形成程序還是信息內容方面都必須嚴格符合相關法規和客觀事實，它直接關系到成千上萬投資機構和個人的利益，間接關系到證券市場的穩定乃至整個國家的經濟秩序。為此，各上市公司都從健全相關管理制度、明確目標責任、完善內控系統等方面強化會計檔案的管理責任。一般來說，財務部門對會計檔案內容的準確、完整承擔直接的責任，而檔案部門對會計檔案的安全保管、利用負責。在公司外部，國家往往通過嚴格的會計立法、審計立法、市場監管立法等建立和健全管理制度，任何個人和法人的相關違法行為均將受到嚴懲。

3．公開性。普通公司的會計檔案是有一定的私密性的，而作為一家上市公司，首先必須對公眾投資者負責，這也就決定了你必須放棄原來的私密性，轉而公開你的會計檔案，接受公眾(不論是否股東)的監督。一般來說，對于公眾應公開會計報表，而對于審計和監管部門則公開全部會計檔案。

二、我國上市公司會計檔案管理的主要問題

自20世紀80年代后期，我國證券市場起步，上市公司就已存在會計檔案管理不善的問題。因為當時上市公司數量不多且證券市場管理極不規范，該類問題還未受到足夠的重視。隨著證券市場的發展，問題的嚴重性越來越凸現出來。近年來，我國上市公司中發生的與會計檔案有關的案件層出不窮，比較著名的有銀廣夏、藍田股份的虛假陳述案，通海高科、麥科特的股票發行欺詐案等，而且都是采用會計檔案造假的方式虛構利潤以騙取貸款、融資以及證券市場交易差價。下面我們就來分析一下我國上市公司會計檔案管理的主要問題。

1．上市公司對會計檔案管理態度的二重性。一些上市公司以為，只要季報、半年報、年報等按時編制完成，會計檔案的作用就不大了，有的甚至無專門的檔案館(室)而由控股公司的檔案館(室)代管，會計檔案被看成是累贅。與這一現象形成鮮明對比的是，上市公司在財務造假或利潤操控時卻非常“重視”會計檔案。上市公司麥科特通過偽造出口設備融資租賃合同、材料和產品購銷合同、進出口發票和海關印章等手段，于1997年虛構利潤0．4億港元，1998年虛構利潤0．38億港元，1999年虛構利潤0．13億港元,2000年虛構利潤0．93億港元。麥科特如此“重視”會計檔案就是為了上市融資。

2．會計檔案的保管期限不當。關于會計檔案保管期限的問題應該區別對待：有的上市公司存在無意或有意(掩蓋違法犯罪事實)提前銷毀或隱匿會計檔案的問題。如上市公司圣方科技在2006年年初的一則董事會公告中稱，公司價值1．1億元的二號發電機組被公安機關確認為涉案贓物，而公司8年前用來收購發電機組的1．16億元配股募集資金去向不明。公司關于收購該發電機組的會計檔案全部遺失。也有的上市公司存在超期保管會計檔案的問題，給公司帶來不必要的負擔。需要特別強調的是，現有的會計檔案最低保管期限(會計憑證15年)小于《刑法》和《民法通則》的最長訴訟時效(20年)，而過早地銷毀會導致相關司法取證的困難。

3．會計檔案的相對獨立性難以保障。這包含會計檔案本身的相對獨立性以及會計檔案管理機構的相對獨立性兩部分。它們理應是超然于各種利益因素之外的。然而，當前上市公司普遍存在內部人及利益關聯者通過對會計檔案的干預和控制來牟取私利的現象。這種現象發生在會計檔案收集――保管――利用的各個環節上，甚至影響到上市公司的監事會、獨立董事以及公司外的審計機構和監管機構。在銀廣夏造假事件中，銀廣夏通過虛構交易對象、偽造銷售合同及出口報關單、虛開增值稅發票、偽造免稅文件和金融票據等手段，虛構巨額利潤達7．45億元。深圳中天勤會計師事務所卻出具了無保留意見的審計報告，關聯利益機構肆意拉抬股價，整個事件完全是一場徹頭徹尾的騙局。

4．會計檔案信息開發利用不足。美國檔案學者謝倫伯格系統地闡述了檔案的“雙重價值論”，認為檔案具有兩種不同的價值，一是對原形成機關的第一價值，具體體現為行政管理價值、法律價值、財務價值和科技價值；二是對其他機關和個人利用者的第二價值，具體包括證據價值和情報價值。從上市公司角度，充分開發利用會計檔案的第一價值可以更多更好地創造財富。而對于第二價值來說，證券法規禁止上市公司用來牟取私利，要求上市公司及時面向公眾會計檔案信息。這兩方面目前上市公司的表現均不佳，主要原因既有管理素質的問題也有道德和法律責任的問題。

三、完善上市公司會計檔案管理的措施和建議

1．更新認識，推進制度建設。加強學習和調研，認識會計檔案對公司、公眾和監管部門的重要作用，嚴格按照法律法規的規定進行會計檔案整理和保管。在公司內部，應設立獨立的檔案管理部門，其負責人的任免也應報請檔案行政管理部門核準，甚至可由檔案行政管理部門直接委派。獨立董事除了具有適當的法律和經濟資質外，還應具有適當的檔案監管素質，再強化監事會的監督職能，以此制衡財務和檔案部門的工作。另外，上市公司的董事長、總經理、董事會秘書也應納入會計檔案責任人的行列。

在公司外部，首先建議改由證監會或證交所委托會計師事務所對上市公司進行審計，從中挖掘信息、尋找問題。這樣可以打破會計師事務所和上市公司之間的畸形委托關系，保證會計師事務所地位的獨立性，便于其公正、客觀地開展工作，審計費用可由監管部門統收統支，也可由證交所各會員單位的會費或由投資者保護基金中支付。其次，還應適當增加證監會法律、財會和檔案專業人員數量，強化人員專業素質，并充分發揮各級財政部門和檔案行政部門的監督指導作用。最后，還應該強化對檔案管理人員法律責任的追究制度。上市公司會計檔案的完整性、安全性一旦出現問題，無論檔案人員是工作失誤還是違法犯罪，均應以立法形式嚴厲追究責任。

2．保證會計檔案適當的保管期限。《會計檔案管理辦法》規定的會計檔案保管期限為最低保管期限。保管期滿但未結清的債權債務原始憑證和涉外及其他未了事項的原始憑證，不得銷毀，應當單獨抽出，保管到事項完結時為止。單獨抽出的會計檔案，應當在銷毀清冊的備注欄內和保管清冊的相關欄內列明。正在項目建設期間的建設單位，其保管期滿的會計檔案也不得銷毀。另外，考慮到《刑法》和《民法通則》的訴訟時效以及調查取證的延時，應將會計檔案的最低保管期限適當調整為22～25年，使之更好地為社會主義法制建設服務。

3．加強會計檔案的信息資源開發利用。會計信息的潛在利用價值必須通過利用實踐來實現，除傳統的查閱、展覽、制發副本及證明、目錄信息、咨詢等服務方式以外，建議檔案人員積極主動地開展主題編研，采用靜態分析、趨勢分析和同業對比等財務分析技術，深入進行數據挖掘工作，這樣既方便公司管理層及公眾的利用又可能發現一些隱藏較深的問題。根據電子會計檔案逐漸普及以及信息時代的效率要求，各上市公司還應改革并加強會計檔案的編目、檢索等工作，推行實用、高效的會計檔案檢索、分析以及決策支持系統，不斷提高會計檔案利用的服務效率和質量，并強化相關網絡信息資源的開發利用。另外，建議將檔案管理作為上市公司信息資源管理的核心，推行文檔一體化，完善前端控制和后端監管。

參考文獻：

篇（8）

第三條各級人民政府財政部門和檔案行政管理部門共同負責會計檔案工作的指導、監督和檢查。

第四條各單位必須加強對會計檔案管理工作的領導,建立會計檔案的立卷、歸檔、保管、查閱和銷毀等管理制度,保證會計檔案妥善保管、有序存放、方便查閱、嚴防毀損、散失和泄密。

第五條會計檔案是指會計憑證,會計賬簿和財務報告等會計核算專業材料,是記錄和反映單位經濟業務的重要史料和證據。具體包括：

(一)會計憑證類：原始憑證,記賬憑證、匯總憑證,其他會計憑證。

(二)會計賬簿類：總賬,明細賬,日記賬,固定資產卡片,輔助賬簿,其他會計賬薄。

(三)財務報告類：月度、季度、年度財務報告,包括會計報表、附表、附注及文字說明,其他財務報告。

(四)其他類：銀行存款余額調節表,銀行對賬單,其他應當保存的會計核算專業資料,會計檔案移交清冊,會計檔案保管清冊,會計檔案銷毀清冊。

第六條各單位每年形成的會計檔案,應當由會計機構按照歸檔要求,負責整理立卷,裝訂成冊,編制會計檔案保管清冊。

當年形成的會計檔案,在會計年度終了后,可暫由會計機構保管一年,期滿之后,應當由會計機構編制移交清冊,移交本單位檔案機構統一保管；未設立檔案機構的,應當在會計機構內部指定專人保管。出納入員不得兼管會計檔案。

移交本單位檔案機構保管的會計檔案,原則上應當保持原卷冊的封裝。個別需要拆封重新整理的,檔案機構應當會同會計機構和經辦人員共同拆封整理,以分清責任。車船使用稅按年征收、分期繳納。納稅期限由省、自治區、直轄市人民政府確定。

第七條各單位保存的會計檔案不得借出。如有特殊需要,經本單位負責人批準,可以提供查閱或者復制,并辦理登記手續。查閱或者復制會計檔案的人員,嚴禁在會計檔案上涂畫、拆封和抽換。

各單位應當建立健全會計檔案查閱、復制登記制度。

第八條會計檔案的保管期限分為永久、定期兩類。定期保管期限分為3年、5年、10年、15年、25年5類。

會計檔案的保管期限,從會計年度終了后的第一天算起。

第九條本辦法規定的會計檔案保管期限為最低保管期限,各類會計檔案的保管原則上應當按照本辦法附表所列期限執行。

各單位會計檔案的具體名稱如有同本辦法附表所列檔案名稱不相符的,可以比照類似檔案的保管期限辦理。

第十條保管期滿的會計檔案,除本辦法第十一條規定的情形外,可以按照以下程序銷毀：

(一)由本單位檔案機構會同會計機構提出銷毀意見,編制會計檔案銷毀清冊,列明銷毀會計檔案的名稱。卷號、冊數、起止年度和檔案編號、應保管期限、已保管期限、銷毀時間等內容。

(二)單位負責人在會計檔案銷毀清冊上簽署意見。

(三)銷毀會計檔案時,應當由檔案機構和會計機構共同派員監銷。國家機關銷毀會計檔案時,應當由同級財政部門、審計部門派員參加監銷。財政部門銷毀會計檔案時,應當由同級審計部門派員參加監銷。

(四)監銷人在銷毀會計檔案前,應當按照會計檔案銷毀清冊所列內容清點核對所要銷毀的會計檔案了銷毀后,應當在會計檔案銷毀清冊上簽名蓋章,并將監銷情況報告本單位負責人。

第十一條保管期滿但未結清的債權債務原始憑證和涉及其他未了事項的原始憑證,不得銷毀,應當單獨抽出立卷,保管到末了事項完結時為止。單獨抽出立卷的會計檔案,應當在會計檔案銷毀清冊和會計檔案保管清冊中列明。

正在項目建設期間的建設單位,其保管期滿的會計檔案不得銷毀。

第十二條采用電子計算機進行會計核算的單位,應當保存打印出的紙質會計檔案。

具備采用磁帶、磁盤、光盤、微縮膠片等磁性介質保存會計檔案條件的,由國務院業務主管部門統一規定,并報財政部、國家檔案局備案。

第十三條單位因撤銷、解散、破產或者其他原因而終止的,在終止和辦理注銷登記手續之前形成的會計檔案,應當由終止單位的業務主管部門或財產所有者代管或移交有關檔案館代管,法律、行政法規另有規定的,從其規定。

第十四條單位分立后原單位存續的,其會計檔案應當由分立后的存續方統一保管,其他方可查閱、復制與其業務相關的會計檔案；單位分立后原單位解散的,共會計檔案應當經各方協商后由其中一方代管或移交檔案館代管,各方可查閱、復制與其業務相關的會計檔案。單位分立中未結清的會計事項所涉及的原始憑證,應當單獨抽出由業務相關方保存,并按規定辦理交接手續。

單位因業務移交其他單位辦理所涉及的會計檔案,應當由原單位保管,承接業務單位可查閱,復制與其業務相關的會計檔案,對其中未結清的會計事項所涉及的原始憑證,應當單獨抽出由業務承接單位保存,并按規定辦理交接手續。

第十五條單位合并后原各單位解散或一方存續其他方解散的,原各單位的會計檔案應當由合并后的單位統一保管；單位合并后原各單位仍存續的,其會計檔案仍應由原各單位保管。

第十六條建設單位在項目建設期間形成的會計檔案,應當在辦理竣工決算后移交給建設項目的接受單位,并按規定辦理交接手續。

第十七條單位之間交接會計檔案的,交接雙方應當辦理會計檔案交按手續。

移交會計檔案的單位,應當編制會計檔案移交清冊,列明應當移交的會計檔案名稱、卷號,冊數,起止年度和檔案編號、應保管期限、已保管期限等內容。

交接會計檔案時,交接雙人應當按照會計檔案移交清冊所列內容逐項交接,并由交接雙方的單位負責人負責監交。交接完畢后、交接雙方經辦人和監交人應當在會計檔案移交清冊上簽名或者益章。

篇（9）

會計檔案是指會計憑證、會計賬簿、財務會計報告等會計核算專業資料，是記錄和反映經濟業務的重要史料和證據。會計檔案有形成范圍廣泛、檔案類別穩定、外在形式多樣等特點，在企業管理中發揮著無可替代的作用，是解決糾紛、打擊犯罪的重要依據，是企業前景預測的重要史料，是總結經驗、改進工作方法的指南針。近年來國家各級企事業單位、社會團體日益重視會計檔案管理工作，隨著會計電算化的逐步推行，會計檔案管理外延逐步延伸，會計檔案管理模式，已由單一的紙質管理模式轉變為紙質檔案和磁性介質檔案共存模式。

盡管越來越多的企業重視檔案管理，但是仍然存在許多問題，與企業的發展不協調，無法充分發揮應有的作用，成為企業發展過程中亟待解決的課題。

一、目前企業會計檔案管理存在的問題

隨著社會的發展，企業會計檔案管理問題日益顯現，成為制約企業基礎管理工作發展的瓶頸。一是認識不足、重視不夠。許多企業認為作為企業財務會計部門的工作就是要按規定設置賬簿，進行核算，出具財務報告，整理檔案是可有可無的，以致不設置專兼職檔案管理人員，忽視會計材料的收集、整理和歸檔，財務業務與檔案管理嚴重脫節。二是定義不清、管理缺失。有些企業認識到了會計檔案管理的重要性，也設置了專兼職檔案管理人員，但是對會計檔案的定義不是十分清楚，造成歸檔不全面。由于對檔案管理知識和信息化管理知識的缺乏和重視，以及專業人才的嚴重不足，造成在事件回溯和證據采集過程中丟失有力的依據和資料，嚴重影響了檔案的完整性。三是人員素質不高、管理不到位。一方面，會計從業人員的檔案管理素質不高。會計檔案的收集和整理直接與會計從業人員打交道，會計從業人員的資料收集和整理直接關系到會計檔案整理的質量。另一方面，會計檔案管理人員的素質不高。會計檔案管理崗位屬于專業技術崗位，作為專業會計檔案管理人員熟悉檔案管理流程和管理要求，熟練掌握管理技能是最基本的技術要求。多數企業對所屬人員的專業、相關培訓和教育均未給予應有的重視，以致企業會計檔案收集不完整，檔案管理混亂，查詢不方便，甚至遺失等。四是制度不完善、管理不規范。據相關部門調查顯示目前多數企業在會計檔案管理方面沒有建立一整套立卷、歸檔、保管、借閱和銷毀等管理制度，會計檔案管理、檔案信息化管理工作無章可循。企業會計檔案管理的信息化管理制度缺乏，造成紙質檔案和電子檔案嚴重脫節，數據不一致，管理不同步，給檔案管理工作帶來了很大麻煩。

二、加強企業會計檔案管理的對策

針對企業會計檔案管理中存在的問題，筆者認為應該在以下方面加強管理。首先要加強領導，明確責任、提高認識。會計檔案管理不僅是檔案管理的組成部分，更是財務工作的重要環節，各企業應依法加強會計檔案管理工作，明確責任，確定職責。其次要明確定義、細化管理。為全面系統的做好企業檔案管理工作，企業培訓部門需適時組織培訓或者引進專業人才積極配合檔案管理部門對本企業檔案管理工作準確定位。檔案管理部門要明確會計檔案管理的內容，通過“6s”管理、“精細化管理”、“貫標體系建設”等方式加強對企業會計檔案的基礎管理，可以通過課題的形式進行攻關，實現檔案管理的深層次探索，從而形成適應現代企業制度發展要求的管理模式。再次要加強培訓，提高素質。財務會計部門各崗位是企業財務會計檔案整理的第一崗位，財務人員是會計檔案資料整理的第一人，直接關系到檔案整理的質量。各企業單位應重視和加強對本企業會計檔案管理人員的專業知識的培訓，不斷提高會計檔案管理知識和操作技能，招聘、吸收具有計算機知識和信息資源管理專業方面知識的員工從事企業檔案管理工作，熟悉會計工作的基本流程、基本規律和要求，熟練掌握

計檔案信息資源管理技能，監督指導本企業財務部門做好會計檔案的收集、整理、移交和利用等工作。最后要完善制度，規范管理。會計檔案管理作為企業管理的重要組成部分，制度體系建設是檔案管理最基礎的工作，必須按照《會計法》和《檔案管理辦法》等法律法規的要求并結合自身實際建立健全本單位的檔案管理制度，明確檔案立卷、歸檔、移交、借閱、保管、安全、銷毀等一系列手續，保證有章可循。如對檔案的立卷、歸檔和移交要嚴格按照規定的時間、規定的格式和規定的要求進行。保管期滿銷毀的時候，必須由檔案管理機構和財務部門共同提出銷毀意見，報請單位負責人審批，編制銷毀清冊并詳細列明檔案項目等等。實行會計電算化和實現檔案信息化管理的企業要同步建立健全檔案信息化管理制度，進一步推進企業會計電算化、辦公自動化和檔案信息化的融合，明確流程，規范管理。

三、總論

會計檔案是國家檔案的重要組成部分，是企業的重要檔案，是對一個企業經濟活動的記錄和反映。通過會計檔案可以了解企業業務信息，可以檢查企業的遵紀守法行為，還可以為上級乃至國家制定決策提供參考等。會計檔案管理是一項系統性工作，需要企業在發展中不斷更新、不斷完善，只有充分認識會計檔案管理工作在企業發展中的重要地位和作用，加強監管，規范管理，提高從業人員的素質，才能保證為信息使用者提供高質量的資料。

篇（10）

會計檔案是重要的經濟檔案，是國家檔案工作的重要組成部分，也是各單位的重要檔案之一， 會計檔案是記錄和反映一個單位經濟業務的重要史料和證據，會計檔案管理是會計工作的重要組成部分。然而，會計檔案管理作為財務管理的最后一個環節，往往容易被忽視，形成財務管理工作的一個薄弱環節，直接影響了單位財務管理的質量和水平。因此，加強會計檔案管理進一步提高會計檔案的管理水平，充分發揮會計檔案在各項事業中的重要作用。

1 會計檔案的特點及其作用

1.1 會計檔案的特點

1、來源的廣泛性。會計檔案來源于具有獨立會計核算的單位。因此，凡是實行獨立經濟核算、財務收支的單位都會形成會計檔案。

2、整體性。一個會計年度產生的會計憑證、會計賬簿、會計報表等，他們之間相互聯系，有了憑證，才有賬簿；有了賬簿，才有報表，這是一個不可分割的整體，保持會計檔案的整體性，是管理好會計檔案的基礎。

3、形成過程的嚴密性。會計核算是利用設置賬戶、復式記賬、填制和審核憑證、登記賬簿、成本核算、財產清查和會計報表等一系列專門方法，對會計對象進行連續、系統、完整地記錄、反映和監督。因此，會計核算的嚴密性也就決定了會計檔案形成過程的嚴密性。

4、規律性。一個會計年度所形成的會計憑證、會計賬簿、會計報表等，要反映某項經濟活動時，從業務發生到結束上報，能連續不斷地記錄，便于進行正確的計算和綜合分析，經濟業務活動之間相互制約、緊密聯系、環環相扣，這種內在的規律性，遠遠超過了其它檔案。

1.2 會計檔案的作用

1、會計檔案直接影響經濟工作。會計檔案是預測、決策經濟情況，開展會計分析的重要依據，真實、完整的會計檔案是反映、監督、參與經營管理的重要信息資源，國家利用各企事業、機關的會計檔案反映的數據逐級匯總，可以考核國民經濟各部門有關計劃和預算的執行情況，從而制訂更適應國家經濟建設的計劃和決策；還可以利用會計檔案提供的原始數據，科學地預測未來，制訂最優化的管理方案，以最低的成本獲取最大的經濟效益。

2、會計檔案保護國家利益不受侵犯。改革開放給經濟建設帶來了生機和活力，但由于原有法律法規還不夠完善，一些單位和個人利用政策上的漏洞，巧立名目，鋪張浪費，使國家財政收入大大流失。而會計檔案將這些違反國家財經法紀的情況真實地記錄下來，及時發現問題，阻止腐敗的產生、蔓延、打擊經濟領域的不法行為，解決經濟糾紛，從而確保國家的經濟利益。

2 我校會計檔案管理工作現狀

裝訂會計憑證使用會計憑證裝訂封皮，封粘裝訂線，并在封粘處加蓋會計人員印章。封皮表面的有關內容逐項填寫齊全，裝訂完畢按月份的先后順序放入會計檔案（憑證）盒中，認真逐項填寫檔案盒面上的內容。年度終了會計賬簿按賬頁編號順序填寫“目錄”及“賬簿使用登記表”，與賬簿一并裝訂。會計報表逐頁編制序號，填寫“會計檔案卷內目錄”。按照高等學校檔案要求在左上角蓋上全宗號、目錄號、案卷號印章，并填寫內容，一年會計年度一個案卷號。 當年會計檔案，在會計年度終了后，由財務部門保管一年，第二年年初移交學校檔案保管部門歸檔，原則上應當保持原卷冊的封裝。個別需要拆封重新整理的，綜合檔案室會同會計部門和經辦人員共同拆封整理，以分清責任。同時會計檔案保管期滿，需要銷毀時，會計檔案管理部門提出銷毀意見，會同財務會計部門共同鑒定，嚴格審查后，編造會計檔案銷毀清冊，嚴格按照《會計檔案管理辦法》的規定執行。對于其中未了結的債權債務的原始憑證，應單獨抽出，另行立卷，由會計檔案保管部門保管到結清債權債務時為止。

3 會計檔案管理工作中存在的問題

1、對會計檔案管理工作的重要性認識不夠 。單位領導和財務人員對財務檔案工作缺乏充分的認識，只注重內部財務項目的實施，輕會計檔案管理，存在會計業務與會計檔案管理相脫節的現象。

2、會計檔案管理制度不夠健全。首先是對會計檔案的管理不夠重視，認為會計檔案只是綜合檔案管理的一部分，因而在制度建設中沒有建立一整套會計檔案管理制度。

3、會計檔案裝訂、立卷、歸檔不規范。有些單位不能及時裝訂會計憑證，或長時間放在一個紙盒里；會計憑證裝訂封皮項目填寫不全，或將會計憑證、會計報表等資料混亂放置；會計檔案移交時雙方沒有按冊清點，沒有移交清單，沒有按照永久、定期兩類分別保管。造成日后工作中不僅查找非常困難，也影響了單位經濟預測目標的困難。

4 完善會計檔案管理工作的對策

1、統一思想，加強領導，提高檔案管理的重要性認識，規范管理。需嚴格按照《會計檔案管理辦法》第四條規定：“各單位必須加強對會計檔案管理工作的領導，保證會計檔案妥善保管、有序存放、方便查閱，嚴防毀損、散失和泄密”。單位的領導及檔案人員要加強會計檔案管理的意識，從法律的高度來依法加強管理，使會計檔案管理走上法制化的軌道。

2、健全會計檔案管理各項規章制度。要做好財務檔案管理工作，必須根據《會計檔案管理辦法》、并結合工作實際，建立和健全一整套檔案管理制度。如我單位綜合檔案管理辦法實施以來，先后制定了《財務檔案工作人員職責》《財務檔案保管制度》、《財務檔案移交、銷毀制度》等，進一步規范學校會計檔案資料的收集、整理、歸檔、保存、利用等各項工作程序、使會計檔案管理工作有章可循。