檔案儲存管理匯總十篇

序論：好文章的創作是一個不斷探索和完善的過程，我們為您推薦十篇檔案儲存管理范例，希望它們能助您一臂之力，提升您的閱讀品質，帶來更深刻的閱讀感受。

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人們對工作效率的要求隨著社會的不斷進步而隨之提高，如何利用先進的信息技術推動檔案管理工作，從而提升檔案管理效率，是當前醫院檔案管理中亟待解決的重要問題。目前數字化檔案管理系統逐漸應用于醫院的檔案管理工作中，形成一種新型的檔案信息管理形式，將檔案信息與計算機網絡加以連接，構成多種形式的存儲，并能夠實現不同時空間的信息資源共享。

一、醫院檔案管理存儲數字化中的問題

1.缺乏完善的信息化設施。當前由于許多醫院缺乏對檔案管理的重視，沒有足夠的資金投入到檔案的數字化管理中，致使相關信息化設施配置不夠完善。對數字化設備的更新工作醫院往往會忽視掉，經常因為相關設施配套不夠完善而影響到檔案管理數字化的存儲建設工作，也降低了工作的效率。通常情況下，醫院數字化存儲設備主要包括計算機、存儲服務器、放像機以及打印機等設備。由于缺乏完善的配套設施，會出現局域網速過慢、計算機性能落后、檔案信息遺失等問題，對醫院的檔案管理工作帶了一定的不利影響。

2.沒有明確的檔案管理標準。當前一些醫院沒有制定相應的檔案管理標準，各種檔案信息自收集、整理到存儲等環節都沒有規范的參照依據，容易造成檔案信息混亂的狀況。由于醫院檔案內容龐雜，包含各類人群，他們的年齡、病癥各不相同，在檔案數字化存儲的過程中又有聲音、圖片、影像以及文字等多種形態的信息，如果沒有明確的檔案管理規范和標準，檔案的數字化存儲工作也就無法正常開展。

3.檔案數字化的存儲安全性較差。很多醫院對于檔案信息的存儲缺乏安全預防措施，造成醫院檔案信息泄露、遺失或被篡改等，給醫院的檔案管理工作帶來較大的損失。究其原因，一方面醫院對檔案管理的安全性缺乏足夠的重視，沒有制定相應的安全管理制度，檔案管理工作中存在著一定的安全隱患，比如缺乏明確的責任機制、檔案管理人員安全意識不強等。另一方面，一些醫院的檔案管理工作缺乏信息保密意識，在網絡上病人的隱私信息，沒有有效的安全措施，對計算機病毒或黑客攻擊缺乏防備能力，導致信息被篡改或泄露。

二、強化醫院檔案管理存儲數字化的措施

1.健全醫院檔案管理制度。規范和完善醫院檔案管理制度，明確檔案管理存儲數字化的相關標準，從而為醫院管理決策與醫療護理等工作提供必要的參考依據。因此，要保障醫院檔案管理部門在進行檔案信息收集、整理與存儲時，各類信息資源的真實、有效，必須建立較為完整的、系統性較強的檔案歸檔制度和檔案目標管理考核機制。充分利用數字化存儲系統中的檢索和排序功能，對檔案的存儲情況加以實時監控，對其中的存檔錯誤或歸檔不及時等問題，要采取有針對性的措施加以解決。同時，檔案管理工作中要加強合作，有序安排各項工作，以免導致工作混亂或工作重復的情況。

2.強化相關設施的建設工作。數字化的硬件設施是順利開展檔案數字化存儲工作的必要保障，采用先進的信息化、數字化技術，結合醫院自身的檔案管理實際情況，建立靈活且全面的布線結構以及先進的網絡信息系統。配備足夠的計算機、放像機及存儲服務器等設備，建立各個部門間局域網共享機制，使醫院內部資源實現動態鏈接，從而提升資源的利用效率。借助相關數字化存儲軟件，進行檔案管理中的頁面設計、域名申請和維護、存儲空間以及后臺設計等工作，提高檔案管理的工作效率。

3.加強檔案數字化存儲安全預防。檔案信息存儲的安全保護工作對保障檔案管理工作的有效進行具有極大的現實意義，需要加強對這方面的重視。第一，建立和完善相關安全保障制度，對內部檔案管理人員的行為加以約束，并成立相應的責任機構，安排專門的責任人，將每項檔案管理措施落實到實際工作中。第二，加強對系統網絡安全的預防，包括IP地址安全、網關安全、服務器安全等內容，積極采用數字認證、數字簽名等形式增強系統的安全等級，并對客戶端權限加以明確，從而有效避免非法修改、拷貝以及打印等行為。第三，定期對檔案信息資源進行全面的安全檢查，并對安全維護工作加以記錄，對相關數據及時備份，確保系統在任何時候都能滿足工作需要。

綜上所述，醫院要想更好地適應時展的需要，就必須加強檔案管理數字化應用。但在實際工作中存在著諸如存儲缺乏安全性、相關設施不完善等問題。通過對當前醫院檔案管理存儲數字化的研究，針對相關問題提出相應的解決措施，對推動醫院檔案管理工作的開展具有極大的現實意義。

參考文獻

[1]譚新.淺析電子文件對檔案工作的影響及對策[J].黑龍江史志，2009（2）

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隨著互聯網上檔案信息資源類型的日益豐富和數量的大量增加，如何安全有效地存儲這些檔案信息資源，就成為檔案信息資源管理工作者需要面對的實際問題。檔案信息資源固然可以有多種類型的存儲方式，其中，利用互聯網進行網絡云存儲是最具有優勢的存儲方式。網絡云存儲是指通過一定的技術手段和特定載體，將檔案信息資源永久存儲在云端的虛擬空間中的過程。對于檔案信息資源網絡存儲而言，云存儲最大的優勢在于，將各自獨立單位存儲的檔案信息資源，通過網絡變為云存儲系統中的一個組成部分，從而實現多個檔案信息資源管理單位所存儲的檔案信息資源實現云端的網絡存儲與服務。在檔案信息資源管理工作中，如果將大量的檔案信息資源與云環境下的網絡云存儲技術相結合，就可以實現檔案信息資源的高速、海量、穩定、安全存儲，從而為云環境下檔案信息資源的網絡化服務提供基礎條件。云存儲還可以充分節約本地的檔案信息資源存儲空間，從理論上講可以利用互聯網云環境下無限容量的云存儲空間，進行檔案信息資源的短期存儲、中期存儲、長期存儲或永久存儲。由于云終端是迄今為止最為經濟、安全的計算機網絡解決方案，檔案信息資源數據保存在具有專業安全人員保護的云環境中，黑客常用的傳統用戶終端攻擊會失去威脅。因此，云環境下檔案信息資源的集中化管理更容易升級安全保護措施，安全性也更高。

1.2檔案信息資源網絡存儲的意義

在檔案信息資源管理機構所建設和擁有的各種不同類型和數量巨大的檔案信息資源中，并非所有的檔案信息資源都需要予以存儲，需要根據其客觀利用需求為依據，既要考慮其現實利用的價值，更要兼顧其長遠的歷史保存價值和參考利用價值。按照檔案信息資源管理工作中有關檔案信息資源保存期限的規定，檔案信息資源的保存期限可分為無限期的永久保存、16一50年的長期保存和15年以下的短期保存3種。而如會計檔案信息資源的保存期限則分為永久和定期兩大類，其中定期保存包括3年、5年、10年、15年和25年共5個時間檔次。對于具有永久保存價值和長期保存價值的檔案信息資源，為了便于其內在價值可以得到長期地可持續性地有效挖掘、充分研究和開發利用，實現其價值的保值甚至增值，需要在特別安全的措施下予以存儲，而云環境下的網絡存儲即可達到這一目標。在云環境下檔案信息資源的網絡存儲，既包括永久性、長期性、短期性和臨時性不同時間期限的存儲，也包括保密性和共享性不同限制級別的存儲，還包括本地和外地不同地域范圍內的存儲。在實際的檔案信息資源網絡存儲過程中，存在著各種不同類型的存儲方式，其中就有利用互聯網開放存取模式下的網絡開放存儲方式，這也是幾乎零成本的檔案信息資源網絡存儲方式。因此，研究和探討云環境下檔案信息資源網絡存儲的各種方式具有十分重要的現實意義。

2云環境下檔案資源的網絡存儲方式

2.1利用檔案資源網站進行網絡存儲

對于數量巨大的原始檔案信息資源，檔案管理部門可直接利用云環境下的檔案信息資源網站的服務器，相當于代替該部門進行原始檔案信息資源的網絡存儲。利用這種原始檔案資源網站服務器網絡存儲的最大優勢，是可以完全不占用本地計算機的存儲空間。其次，由于檔案信息資源網站所收錄的檔案信息資源數據，無論在其更新頻率、服務范圍、文獻類型、文獻數量和安全保障等方面，都具有很高的可靠性，所以，檔案信息資源的內在質量可以得到充分的保證。另外，檔案信息資源網站由于建設專業化程度較強，因此也可以為用戶提供更加良好的檔案信息資源利用服務。網絡存儲方式在非云環境下，可能會受到檔案信息資源網站穩定性的影響，這樣一來，可能會給那些該網站獨有的檔案信息資源造成無法彌補的損失。而這種情況在云環境下將不復存在，由于所有的檔案信息資源都被存儲在具有安全保障的網絡公共云服務器上，在巨大的網絡存儲空間中，檔案信息資源會越來越豐富。

2.2利用網絡硬盤進行網絡存儲

網絡硬盤簡稱網盤，是一些網絡公司推出的網絡在線信息資源存儲服務，向用戶提供包括檔案信息資源在內的各種文獻信息資源的存儲、備份、訪問、共享等文件管理功能，使用起來十分方便，相當于設置在網絡上的移動硬盤。網絡硬盤的原理是網絡公司將其網絡服務器的硬盤或硬盤陣列中的一部分容量，分享給包括注冊用戶使用。隨著具有網絡存儲功能服務網站的出現和快速發展，網絡硬盤逐漸成為檔案信息資源進行網絡存儲的重要工具。而具有云存儲功能的網絡硬盤的快速發展，又使得網絡硬盤的存儲空間容量記錄也在不斷被刷新。如目前提供初始存儲容量最大的網絡硬盤是“速度盤”，其初始免費永久開放存儲空間的容量為5OOGB，單個文件容量可達ZGB，并可以實現批量巨傳存儲。再如作為云存儲網絡硬盤之.的“115網盤”，單個文件容量可達SGB，目前已經存儲的信息資源容量已經高達145PB，文件數量達到17億件的海量數據。因此，網絡硬盤成為云存儲檔案信息資源的重要工具，特別適用于進行大容量和需要永久存儲的珍貴或重要的檔案信息資源的網絡存儲。檔案管理機構也可以把網絡硬盤看作置于網絡云端上的移動硬盤，無論是在單位或在其他任何地方，只要可以連接到互聯網，就可以管理、下載或巨傳檔案信息資源到網絡硬盤中，而不需要隨身攜帶，更不怕丟失資源。目前，可用于檔案信息資源網絡存儲的網絡硬盤網站已有不少，可供用戶選擇利用。

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二、新農保檔案管理工作現狀分析

在新型農村社會養老保險檔案管理體系中，我國農村參保人數眾多，內容復雜，在農民的養老檔案中涉及到個人參保的詳細個人信息、農民交納的養老保險金額、個人的養老保險賬戶中基金的轉入轉出的管理以及保險關系因變動產生轉移發生接續等內容，都要全面細致地記錄在案，但由于農村人口流動大，情況較復雜，不及時將變動信息提供給社保經辦人員，造成檔案資料一次錄入或缺項，就從此不再有所更改的現象。在檔案信息采集過程中，檔案信息采集不全，使檔案管理資料不詳細，對農村居民養老保險檔案對象統計不全，管理規范和標準也不統一，對資料的歸檔口徑、分類標準、分級管理以及檔案管理的保存期限等事項，經辦人缺乏熟知程度，無規范、無要求地處置檔案資料。

三、加強新農保檔案管理工作的建議

1.制定法律法規，依法治檔新型農村社會養老保險檔案工作，要依據國家的法律法規，求真務實，統一標準，吉林省政府先后頒發了《社會保險業務檔案管理規定（試行）》、《社會保險業務材料歸檔范圍與保管期限》等文件，由社會保障局統一領導，各地區的鄉鎮領導負責，對檔案資料的收集渠道、方式及分類歸檔管理，設立規范管理的檔案管理庫，添置檔案柜、檔案袋及其他相關檔案整理工作的管理要件，進行集中管理并制定相關的檔案管理制度，包括檔案的查詢、保管及銷毀制度，都要有章可循，使檔案工作真正地服務于廣大農村民生。

2.加強宣傳力度，強化檔案管理人員的素質通過新農保的普及宣傳，參保人員更加了解新農保的政策及信息，知曉參保的重要性，促進新農保深入人心。吉林省社會保障局每年舉辦一次組織全省新農保業務檔案培訓，加強社會保障人員的素質，時間定為1-3天，旨在提高檔案管理人員素質，掌握熟練的檔案管理方法和操作技能，使檔案管理人員在管理意識中改變原有的觀念，明確自身所在位置的責任及重要性，意識到養老檔案管理是民生期盼的“放心屋”，提高管理好新農保的責任心，增加他們為民謀福的幸福感，為新農保資料內容完整做好服務工作。同時，減少檔案管理人員的調動頻率，保持檔案管理隊伍的穩定性。

3.加強現代化信息管理，實現檔案信息共享系統，提升檔案管理水平新型農村各具特點，人數多且分散，參保繳費的方式各有不同，且參保期限及享受的待遇保障周期相對較長。農村居民向城鎮流動頻繁，工作單位也處于變動之中，尤其是農村女性由于結婚嫁到男方所在地而將戶口進行遷移，養老保險檔案也隨之變動，提供的檔案信息變動情況不及時，要保證檔案資料完整、準確性，工作量很大。積極推崇通過與政務網絡連接，各地檔案資料通過數據信息平臺實現檔案管理的現代化，完成對農村居民的信息檔案的變更、增加及查詢等功能。檔案管理人員將真實有效的養老保險檔案輸入計算機，在檔案資料管理庫進行統一管理，實現養老信息辦公、資料存檔及對外查詢一體化，保密性強，安全性高，可以有效地防止不法分子對養老保險數據信息進行非法修改，以免農村居民的經濟受到損失。

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第一，健全水務工程檔案歸檔制度，制定行業標準，統一歸檔目錄和組卷格式。水務工程檔案包括參建三方的文件資料，每一方的檔案整理的出發點都是以“我”利用、保障為主，因此對于建設管理方而言，收集上來的施工、監理方的工程資料肯定會出現重復的現象，如合同文件、工程監理、施工招投標資料、施工過程中的工程質量和事故處理記錄等。因此，應根據實際情況，制定滿足自身需求的行業標準，給施工、監理方標準化的歸檔目錄和組卷格式，減少一定數量的水務工程檔案的入庫。

第二，根據“誰建設、誰存檔”原則，實行建設、存檔二合一責任制。筆者所在單位的檔案庫房不僅承擔著局機關水務工程檔案存放的任務，還承擔著水務系統局屬事業單位重大項目、專項資金項目檔案存放的任務。局系統一共有17個局屬事業單位，目前基本每一個局屬事業單位水務工程建設項目的工程檔案都要往局檔案室移交，它是造成檔案庫房面積不能滿足現實需要的主要原因。對于局屬事業單位的水務工程檔案，局機關人員查閱、利用機率很小，只需要建設單位保存參建三方的資料，在一定程度上會大大減少局機關水務工程檔案的入庫數量。

第三，大力開展水務工程檔案電子數字化建設。局屬事業單位的大多數水務工程項目屬于市重大項目，按照要求工程竣工后，建設管理方需要將參建三方的水務工程檔案原件移交市檔案館。因為原件移交進館后，在建設管理方保存的都是一些復印件，紙質復印件和光盤打印件的法律效力是一樣的，因此對于一些需要移交市檔案館的水務工程檔案全面實行數字化，刻錄光盤保存完全可以滿足本單位的利用需求。水務工程檔案電子數字化可以大大減少檔案庫房的庫存空間，一般情況下，一個水務工程檔案都有幾百卷的紙質檔案，將檔案信息轉化為電子數據后，成百上千卷的工程檔案只需用一個小小的移動硬盤、光盤便可以輕松保存。

第四，豐富水務工程檔案的信息檢索內容，建立目錄中心，使其能夠滿足不同人群、不同機構對檔案資源的利用需求。健全水務工程檔案信息檢索內容，增加工程檔案參建三方的內容信息、工程竣工時間、檔案保管單位等，制作局屬事業單位和市檔案館內所有水務工程檔案的目錄，不僅可以釋放局機關檔案庫房的庫存空間，還為檔案利用者提供最大的方便，發揮水務工程檔案的最大價值。

第五，培養和造就一支高素質、穩定的檔案鑒定人才隊伍。檔案管理員要加強自身專業知識學習，不斷提高檔案鑒定能力。在水務工程檔案收集階段，檔案管理員就要對檔案進行鑒定，對于不屬于工程檔案歸檔范圍的文件材料要嚴禁歸檔；在水務工程檔案管理工作過程中，對于一些已經沒有檢索需求、保管價值或者不完整的工程檔案，檔案管理員通過鑒定后，及時將已經失去檔案價值的水務工程檔案銷毀。如果確實不能銷毀，可以將失去檔案價值的水務工程檔案及時清理、轉移，將它們存放到保管成本相對較低的庫房，給未來的水務工程檔案預留一定的庫存空間，以滿足水務工程建設的需要。

參考文獻：

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醫院檔案是醫院在工作活動中形成的公文、電報、薄冊、圖表、書信、日記、錄音、錄像、盤片等各種門類和各種載體檔案。醫院檔案資料是研究和借鑒醫院發展歷史經驗的重要參考資料，對研究醫院的學術、技術進步經驗，推動醫療衛生事業的發展都有重要的參考價值。但是，在當前醫院檔案管理工作中，普遍存在著資料歸檔不系統，歸檔資料不完整、連續性差等現象，嚴重阻礙了醫院檔案管理工作的開展，對醫院整體水平的提高產生了不利影響。

1 醫院檔案管理中存在的問題

1.1 檔案管理格局混亂，管理機構職能不明確

醫院檔案管理一般由設在行政辦公室的綜合檔案室負責。由于歷史的原因和醫院行業管理的要求，綜合檔案室一般只管理文書檔案、科技檔案、會計檔案和部分實物檔案、音像檔案等，而醫療文書檔案、各種檢查影像圖文檔案等分屬各個業務部門管理，形成一個單位多部門管理檔案的格局。

1.2檔案管理制度不健全，檢查考核不落實

在醫院管理中，一般都按照衛生部要求制定了適用于本院的、較為健全的管理制度和各級各類人員工作職責，而涉及檔案管理的制度、職責較少，沒有相關的制度和檢查考核措施。在醫院目標管理考核方案中，一般也沒有將檔案管理納入目標考核。

1.3 檔案意識淡薄，檔案資料收集不全

很多醫院著重收集各種紅頭文件，忽略了其他方面的檔案信息，如醫務活動中形成的各種資料、學術活動的情況報告、發表的各種論文和進行的科研課題等，因此，許多醫院的檔案資料零星不全，不能真實準確地反映歷史；另一方面許多從事醫院檔案工作的人員所學專業與所從事的工作不一致，對檔案知識了解不夠。各種原因導致醫院檔案工作者對檔案管理的責任心不強，使許多重要的檔案材料流失。

1.4 觀念落后，創新意識不強

由于檔案工作效益的滯后性，大多數檔案工作者認為只要立卷、歸檔、鑒定、保管等一系列環節完成后，基本上就“萬事大吉”了。在工作中，習慣于“坐等待收”的服務方式，對遇到新情況、新問題胸中無數，不善于捕捉新信息，難以開創檔案工作的新局面。

1.5 對醫院檔案內容界定不清，管理范圍不明

隨著社會的發展，檔案的內涵和外沿都在發生變化。在醫院，檔案的范圍也從當初的文書檔案、照片檔案、病歷檔案、人事檔案等發展到今天的科研檔案、影像檔案、病理切片檔案、各種設備檢查的圖文檔案、實物檔案、計算機磁盤檔案、計算機數據檔案等。由于對納入檔案管理的內容沒有明確的要求，各醫院根據自己的理解和實踐進行管理，使許多應該納入管理的檔案沒有納入管理。

1.6 檔案管理不能與醫療業務建設同步規劃、同步發展

在醫院近期和遠期規劃中，一般對醫院規模、醫療設備、技術水平、人員結構等都作了比較詳盡的規劃，而對檔案管理、檔案設備投入等考慮較少或完全未納入規劃中，造成檔案管理水平不能與醫療業務同步發展。

1.7 醫院檔案現代化管理手段應用較差

隨著檔案管理的數字化，電子文檔應運而生，這些文檔無論從載體形式、歸檔辦法，還是從本質屬性、來源等方面都與紙質文件有很多不同。另外，檔案管理者缺乏專業培訓，對電子文件整理排序技術、信息安全保護技術、計算機病毒防治技術等，缺乏足夠的應付能力。

2 提高醫院檔案管理水平的處理對策

2.1 完善機構，健全網絡

醫院應設立全院綜合檔案室，配備專職、兼職檔案員，并成立醫院檔案綜合管理領導小組和監督小組，監督指導全院檔案工作的資料收集、立卷歸檔、開發利用等工作；同時，醫院應建立較為規范的各類檔案庫房，并指定專人管理。

2.2 制訂合理的檔案管理制度及相應的考核制度

首先，檔案室要建立完善的規章制度，以減少檔案管理的隨意性，保證檔案管理工作的健康持續發展；其次，要建立有效的激勵機制和考核制度，將檔案管理與部門領導工作實績考核獎懲掛鉤，以促進檔案管理的規范化；并將檔案建設作為各科兼職檔案員的年度考核內容之一，以提高他們的工作熱情，促進檔案事業的完善發展。

2.3 加強檔案管理者的職業道德修養，增強責任心

檔案管理者的職責是維護檔案的完整與安全，應做到不壞、不丟、不散、不亂。不壞是指檔案保管應完好無損，不因各種不利因素而使檔案損壞；不丟指要保證檔案絕對安全，不因工作疏忽而使其遺失或被竊；不散是指檔案保管應相對集中；不亂，就是要求檔案保管整齊規范，有據可循、有目可查。

2.4 重視人才培養，提高人員素質

醫院檔案管理人員的專業知識普遍缺乏，如果再滿足于現有的知識水平，那么醫院檔案的現代化管理就會成為空談。因此，不但要對醫院檔案從業人員進行檔案管理現代化的知識培養，而且要提高檔案意識和法制觀念，同時作為醫院檔案的管理者，也要涉獵醫學書籍，懂得一些醫學常識，這樣在為臨床一線的醫、教、研服務時，會更加得心應手，有的放矢。

2.5 開發利用檔案資源，為醫院工作服務

檔案種類多，收集難度大，利用量大是醫院檔案工作的特點。這些檔案的歸檔時間、地點，各醫院的做法也不一致。不管何種形式，都應按照檔案工作標準化的要求、程序，及時、完整地收集，整理，立卷歸檔。大力開展檔案的編纂工作，編寫各種匯編材料，可以大大減少原始檔案、文件的直接利用，緩解保存與利用之間的矛盾，多角度多層次地為醫療、科研、教學、預防、管理服務。

2.6 掌握計算機操作的技能，建立信息網絡

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檔案行政管理體制是對檔案機構、檔案行政制度、各種檔案行政管理關系的合體，對檔案事業發展具有重要的影響意義。歷史上，我國檔案行政管理模式出現了三次變革，現階段的檔案行政管理體制是“局館合一”。但是“局館合一”的檔案行政管理模式在實行以來一直存在爭議，需要有關人員進一步對這種檔案行政管理模式進行分析和完善。

現階段檔案行政管理模式的爭議

我國現階段對于檔案行政管理模式（局館合一）的應用從1993年以來，一直存在很多的爭議，基本上形成了兩種不同的觀點，一種認為局館合一的檔案行政管理模式的形成受到我國社會主義市場經濟體制的影響，在應用的過程中也體現了我國性質特點和優勢。檔案行政管理模式受這種工作體制的影響實現了檔案失業的發展。局館合一的實行能夠實現兩種職能綜合發展，從而形成一種統一、科學的行政檔案管理體制。另外一種觀點則是認為，局館合一檔案行政管理體制是對原有檔案管理體制的簡化，是政事合一的體現。理論界對檔案行政管理模式認識的對立和各自一方所處的立場存在關聯。

現階段“局館合一”檔案行政管理模式存在的問題

“局館合一”檔案行政管理模式的實行在某種程度上加強了檔案行政管理的工作效率，促進了檔案工作的發展。但是其在運行的過程中也出現了一些共性和趨勢性的問題，具體表現如下：

“局館合一”企業檔案行政管理運行模式設置依據不合理.。我國企業檔案行政管理體制進行了三次變革，“局館合一”檔案行政管理模式是第三次變革，對于這次變革的態度，有關人員的態度不一致。

“局館合一”檔案行政管理模式將精簡結構作為基本改革目標，企業檔案部門的工作較為被動，對檔案工作管理帶來了一些不利的影響。

“局館合一”檔案行政管理模式容易帶來職責不明確。企業檔案行政管理要具有明確的職責和性質，否則就會出現政企不分的情況。“局館合一”檔案行政管理模式是將企業檔案局和企業檔案館職能合并到一個機構來行駛相關的權利。但是在實際中，“局館合一”檔案行政管理模式仍有同一批人員組成，由此出現了同一個企業的同一批人，在同一種場合以不同的身份出現，還需要履行兩種不同的職能。這種職能的劃分和實現在實踐中難以進行嚴格的區分，一旦出現差錯就難以有效解決糾紛。

“局館合一”檔案行政管理模式和行政改革發展目標不一致。現階段我國事業單位存在行政化發展的傾向，事業單位的自身職能被弱化，無法實現自身發展。

“局館合一”檔案行政管理模式實現了政事統一管理，但是在實際運作中常會出現政事不分的情況，尤其涉及到員工員工待遇，企業檔案局和檔案館人員會采用一切手段爭取公務員的身份，和行政改革發展目標發生沖突。

完善我國檔案行政管理體制的策略

加強對企業檔案行政管理的雙重領導。在“局館合一”檔案行政管理模式下，地方各級黨委政府部門，可以對檔案局、檔案館進行雙重領導，將“局館合一”檔案行政管理模式融入到黨委和政府的管理 工作中。

實現企業檔案行政管理和業務管理的分開管理。針對現階段企業檔案局、檔案館發展的行政化，檔案行政管理主體弱化的情況，要實現對企業行政檔案局、檔案館的分開管理，讓不同部門完成不同的工作，從而更好地促進企業檔案行政管理發展。檔案局作為政府部門負責管理行政事務的工作機構，需要有效行使自己的職能。檔案館則是需要發揮出自己對企業行政檔案的安全保管、開發、利用，并要在工作上得到相關檔案局領導的業務指導。

實現“局館合一”檔案行政管理模式的多樣化。在社會主義市場經濟的不斷發展下，檔案的應用不僅局限在國家機關和一些事業單位，而是被人們更廣泛地應用早社會組織中，企業檔案管理所有權實現了多元化的發展，也對檔案行政管理體制提出了多樣化的發展要求。“局館合一”檔案行政管理模式的多樣化發展能夠滿足企業不同主體對檔案管理應用的需求。在社會民營企業、外資企業、股份制企業、混合所有制企業的大量出現下，企業檔案行政管理部門需要加強對社會主體檔案有效利用和監督管理工作中，加強對有價值檔案信息的充分利用。

提升檔案行政管理效率，允許檔案行政管理模式差異化的存在.。我國行政機構的內部機構安排是一種上下對應的模式，下級機關的設置需要和上級機關的設置協調統一，內部機構的設置需要保持一致。但是在實際發展中，市區、縣城政府內部設置的機構和省級設置的機構之間存在一差異。針對這種差別，檔案行政管理也要適當進行調整，因地制宜，從而建立一種適合當地發展的檔案行政管理模式。

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電子文件在記錄文件的時候會使用磁帶或者是磁盤作為記錄的載體，在閱讀或者是查找的時候，以計算機為主，通過計算機處理好文件的傳輸工作。電子文件的類型有很多，如果是按照工作范圍來分，電子文件可以分為兩種，一種是工作人員在日常辦公的時候，處理事物產生的電子文件，例如E-Mail、OA等，而這些文件的形式主要是影像或者是聲音。第二種是與科研有關的文件，這類文件比較有技術性。一般形式是光柵圖等。

1 管理文件中的問題

電子檔案的存儲利用還剛剛起步，在日常的工作中形成的電子文件也越來越多，由此而引起的電子文件的存儲問題越來越受到單位領導的重視，現根據本人在實際工作中遇到的問題及社會上諸多企業在電子文件歸檔管理中的情況，探討電子文件歸檔和存貯管理中普遍存在的一些共性問題：

1.1 電子文件未能完全進行有效地歸檔管理。截至上個世紀90年代初期，企業普遍對電子文件采用軟磁盤作為存儲載體，有了光盤以后，部分數據也以光盤的形式甚至以計算機硬盤的形式存儲電子文件。文件內容也多限于日常管理工作活動，而對于技術性文件、源程序代碼等重要的電子文件，甚至未進行整理、鑒定、歸檔，僅僅把電子文件存儲在課題的項目負責人或者科研人員自己的軟盤或硬盤里。這樣，即使不丟失，日積月累，電子文件亦會泛濫成災，不利于管理和檢索利用。即便存檔，其電子文件和和也未經專門的、具有專業水平的技術人員進行實質性的質量審查，無法確定歸檔文件的有效性及正確性，使后來的文件利用存在很大的缺陷。

1.2 電子文件的版本管理還存在不足之處。科研開發及新產品生產企業，日常工作中的電子文件管理除上級機關下發的文件及本單位的發文之外，更多的是對科研開發的項目或產品的電子文件的管理。但大多數科研開發檔案的源程序代碼及其在開發過程中所形成的電子文檔，都保存在各部門開發人員那里，檔案管理人員很難收集到。客戶在運用過程中出現問題需要進行維護時，開發人員和和自接在客戶的系統上進行更正，而沒有及時更新本企業保存的相應電子文件，工程人員再次進行現場維護時，需要對所出現的同一個問題重復更正，造成人力和財力的浪費，不利于企業對有關項目電子文件的版本管理。

2 儲存技術

2.1 在存貯文件的時候，盡量使用特殊的存儲柜，這樣可以保證電子文件的安全，通常來說，點在文件在存儲的時候，主要是存儲在光介質還有磁介質，因此在存儲的時候，要建立一個與之相符的環境。存放載體的柜子也要有適當的溫濕度，而且存儲的環境也要符合標準。在排放載體的時候，盡量讓其保持直立狀態，而且存儲環境要避光，還不能有大量的灰塵，更要遠離磁場。

2.2 按照國家在檔案管理上的規定，在管理檔案的時候，要有具體的管理原則，但是因為單位的能力不足等問題，很多的管理工作并沒有做到位，甚至在管理電子文件管理的時候，還是使用落后的管理技術。隨著電子檔案的增加，部分管理單位以及認識到有效管理對于電子文件是十分重要的。而且根據本單位的實際情況出臺了相應的管理措施。這些措施都成為管理電子文件的依據。

2.3 某些電子文件屬于技術性文件，而且文件上有源程序，因此在存儲的時候，可以將軟磁盤中的文件轉移到光盤中。如果有條件，還能對文件的版本進行管理。存儲方式的轉移是因為軟磁盤在存儲文件的時候，不適合長期的存儲，在一短時間后，就要復制文件，這樣才能長久的儲存文件。而且在使用的時候，常常會出現誤操作，這對于電子文件的使用非常不利。如果存儲制度完善，而且經濟條件允許，在管理版本文件的時候，可以使用版本管理器。這樣的管理方法要比將文件放在光盤或者是磁盤中更有效。管理器的研發還能保證存儲技術的革新。

2.4 在電子文件數量持續增加的時候，存儲文件就會使用磁盤列陣的方式。通過這種方式能將存儲的成本降低，同時增加了文件的搜索效果。磁盤列陣是將不同類型、不同容量的磁盤連接在一起，這樣在讀取數據的時候，更加快速而且精確。使用磁盤列陣的方式存儲是因為該存儲方式有較多優點：首先，將有限的存儲容量提高，是可以使用的網絡數據也增加。而且數據在存放的時候，有選擇性。從而使數據在吞吐的時候成串。其次使用這種存儲方式可以保證文件能夠快速存儲，即使是多臺的機器也能一同運轉，實現文件高效率傳輸。再次，在檢驗文件的時候有了必要的較驗技術，從而保證存儲的文件都是合理可靠的。最后，將文件放入硬盤中存儲，如果硬盤出現了故障，那么會影響文件，帶來的后果也嚴重。如果能夠把不同的硬盤連接在一起，可以使存儲量增加，這樣可以有效的避免文件的丟失。因為一些文件在存儲的時候，會因為磁盤損壞等原因而丟失，使用這種存儲方式可以保證文件的安全。

以上的幾種特點是很多存儲方式都不具備的，在使用磁盤列陣的方式管理文件的還是有效的。

2.5 加強辦公自動化系統、檔案管理系統及電子文件的安全防護工作。做好辦公自動化系統、檔案管理系統及電子文件的安全防護，首先要抓好信息存儲載體制成材料這個問題，嚴格把好電子文件制成材料質量關，提高電子文件載體的保存壽命，為電子文件的長期保存打下基礎。第二，保證計算機網絡系統的實體安全。實體安全主要指環境和設備的安全。要有專人負責管理應用，有良好的室內環境，保證機器設備和磁介質不會因溫度太高或大幅波動及火災受到致命的傷害。第三，要保證計算機網絡系統的運行安全，可設定登錄限制、使用文件權限和文件屬性等。

2.6 在存儲電子文件的時候，要讓存儲人員有一定的知識，知道存儲的方式，要求工作人員在存儲文件的時候，具有敬業精神。

結束語

由上述可知，將電子文件存儲是一個單位必要的工作，而且在存儲的時候，還要保證有效性，是電子文件能成為單位發展的重要資源，拓展單位的發展空間。盡管在存儲文件的時候，會遇到問題，但是在改革存儲方式之后，也取得較高效果，對于單位的發展有積極的作用。

參考文獻

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中圖分類號：C93 文獻標識碼：A 文章編號：1009-914X（2014）31-0172-01

醫院檔案的管理是醫院管理工作的重要內容之一。但在部分醫院，往往由于重視醫療質量和醫療技術的管理和提高，而勿略了檔案管理的重要性，使其未能充分發揮應有的作用。有鑒于此，筆者總結近年來的工作體會，試從病案、醫療設備檔案、醫院人事檔案等幾個方面管理中所存在的一些常見問題及應對的策略做一淺述，以供同道參考。

1 病案的管理

病案是記錄病人從入院到出院全過程的詳細醫療診治情況的書面記錄，它不僅是臨床醫療、科學研究和教學的重要工具，而且還是國家法律認可的法律文書，具有提供醫學法律依據的法定功效，同時還是醫療保險索賠的必要參考依據。

1.1 病案管理中存在的問題

1.1.1 領導的忽視及機構建設問題：主要體現在病案管理工作人員配置及工作環境等方面上。工作人員不足，則使病案管理工作質量難以保證，進而導致病案信息的準確率下降；工作環境差，則使得病案的存放和借閱均受到影響，致醫務人員經常將病案外借帶回，極易造成病案不能按期歸還，甚至丟失的惡果。

1.1.2 人員素質問題：由于病案管理人員的專業水平與管理能力的不足，不僅使病案管理的質量下降，而且也不能完全滿足服務對象的需求。同時，由于部分醫務人員自身的素質等問題，其書寫的病案質量低下，信息填寫不完整甚至失真等情況時有發生，使病案的實用性大打折扣。

1.1.3 管理問題：由于病案信息不能直接為醫院創造經濟效益，因而醫院領導會疏于管理，加之某些臨床醫務人員的責任心不強，必然會出現這樣或哪樣的問題，使得病案的真實性在醫療糾紛中往往受到質疑。

1.2 對策

1.2.1 強化領導的管理作用：領導的重視是搞好病案管理的關鍵。要建立由院長牽頭，業務院長具體負責，各相關科室主任參加的病案管理和質量檢查小組，定期對病案管理中發現的問題進行研討解決。要充分發揮病案管理委員會的基本職能，使病案管理工作能夠細化、量化、常態化，定期或隨時對病案規范化管理上存在問題進行認真分析，拿出一些切實可行的解決辦法供院領導參考。

1.2.2 改善服務環境，強化硬件建設：盡可能改善病案的存放和借閱環境，最大限度的減少病案遺漏或丟失，確保病案的完整性、連續性和可靠性。同時，要加大病案管理的硬件投入，積極應用計算機等現代化的信息管理系統，提高病案管理的水平和使用效率。

1.2.3 完善病案管理制度：醫院要制訂完善病案管理的各項規章制度，確保病案的歸檔、借閱等均有章可循，杜絕病案歸檔、借閱過程中的種種弊端，更好地實施病案規范管理工作，提高病案信息資源的對外服務質量。[1]

2 人事技術檔案管理

人事技術檔案是單位在管理所屬人員時形成的以每個人為單位而集中保存的一種特殊的專門檔案，是全面考察了解、正確評價和使用人材的重要依據。

2.1 人事技術檔案管理中存在的問題

2.1.1 管理制度和管理方式的相對落后 很多醫院不僅沒有嚴格的人事技術檔案管理制度，而且在管理的方式和手段上仍十分落后，如沒有獨立的檔案室存放資料，沒有配置單獨的計算機和檔案管理軟件，管理人員仍一直采取手工編輯、檢索，致使人事技術檔案材料不能及時歸檔整理。

2.1.2 衛生專業技術檔案的缺失或不完整 衛生技術檔案包括專業技術人員的學歷、學位、繼續教育、進修、專業技術任職材料以及論文、專著、科研成果及各種獎罰資料等，這些資料對專業技術人員的管理、職稱晉升、干部選拔等方面都有十分重要的意義。然而，目前很多醫院尚未建立獨立的衛生專業技術檔案，或雖有建立，但收集歸檔的資料很不完善。[2]

2.2 對策

2.2.1 健全檔案管理制度，改變落后管理方式 要建立完善各種人事技術檔案管理的規章制度，增強服務意識，由被動服務向主動服務轉變，及時對人事技術檔案進行補充、收集、更新，同時，要引進現代化技術和設備進行管理，建立人事技術檔案的信息存儲和檢索系統，實現人事技術檔案資源的合理配置和利用。

2.2.1 建立健全衛生專業技術檔案 衛生專業技術檔案的建立是醫院檔案管理區別于其它單位檔案管理的特點之一，是醫院檔案管理的重要環節。因此，不僅要建立衛生專業技術檔案，而且一定要保證衛生專業技術檔案的全面性、完整性及時效性，進而為醫院在管理、選拔、使用衛生專業技術人員時提供準確及時的信息。

3 醫療設備檔案的管理

醫療設備檔案管理，是指醫療設備在申請、論證、購買到臨床使用、維修養護、報廢的全過程中所產生的各種載體資料的收集、歸納、存貯，它包括各種文字圖紙資料以及照片、光碟、軟件等等。

3.1 醫療設備檔案管理工作存在的問題

3.1.1 歸檔內容的缺失或不完整 由于部分醫院設備科管理人員責任心不強，不能積極主動的與相關設備使用科室進行積極溝通和了解，沒能及時的收集和掌握到相應資料，因而造成歸檔內容的缺失或不完整。

3.1.2 管理手段的滯后 部分醫院不僅沒有配置電腦等現代化的信息收錄設備，甚至還采用原始的手工操作等方法進行醫療設備相關信息的收錄，嚴重制約了醫療設備檔案的管理及使用價值。

3.1.3 檔案使用率不高，使用價值低下 由于醫療設備檔案歸檔的內容不完整，導致其使用率不高，如在設備的購置、更新、維修等方面，因沒有充分的參考利用已有醫療設備檔案，往往導致一些決策性的失誤，帶來不必要的經濟損失，甚至出現重復購置等情況，不僅沒能為臨床提供有效的服務功能，而且還造成了很大的浪費。

3.2 對策

3.2.1 強化歸檔內容的完整性 為保證醫療設備檔案的齊全、準確，必須將設備檔案資料的收集工作與設備的購置管理、設備驗收、安裝調試管理、設備使用管理及設備檢修管理等工作同步進行方可。

3.2.2 加強硬件配置，充分運用現代信息化管理手段 應在盡可能的條件下，對醫院現有的各種醫療設備檔案資料進行智能化管理，淘汰落后的手工操做，進而保證設備檔案資料的完整性、可靠性及時效性，使設備檔案管理水平不斷的得以提高。

3.2.3 充分發揮檔案的使用效率，提高其使用價值 應充分認識到醫療設備檔案在醫療設備論證、購置、使用、維修及醫、教、研等方面的重要作用，不斷提高其使用的效率，進而使其利用價值達到最大化，更好的服務于臨床的需要。

總之，醫院檔案管理是醫院管理的一個十分重要的內容，特別是病案管理、人事檔案的管理及醫療設備檔案的管理等，更是醫院各項管理工作中不可短缺的一個重環節，要不斷提高對醫院檔案管理重要性的認識，健全檔案管理制度，建立現代化的信息管理模式，通過多途徑、多渠道地開發檔案信息資源，滿足醫療、教學、科研工作的需要，實現檔案信息資源的共享，進而使檔案信息資源在醫院現代化發展過程中發揮更大的作用。

篇（9）

檔案管理工作的完善和創新需要不斷進行管理理念和服務方式的創新，促進檔案管理制度建設，促進檔案管理工作的發展與時代特色相結合，從整體上促進檔案管理工作的有效價值的發揮，促進科學發展觀的合理建設。

1 當前檔案管理中存在的問題

近年來我國檔案管理工作得到快速的發展，從總體情況來看，檔案工作的發展需要不斷進行完善和創新。當前我國檔案管理工作不免存在一些問題，有待我們進行積極解決。

檔案管理工作是各項工作開展的可靠的基礎，對于各項工作的開展起著重要的推動作用，因而加強檔案管理工作的有效性，對于單位的經濟效益和社會效益的提升具有重要意義。在檔案管理工作中，部分管理人員的管理意識存在不足，并不能夠實現對檔案資源的充分合理利用，導致檔案信息資源的實際價值未得到有效的發揮，一定程度上局限了檔案資源的開發和利用。當前我國部分單位檔案管理的制度不夠健全和不夠規范對檔案管理工作產生一定影響。尤其是檔案的檔號和案卷標題不符合相關標準，不利于相關人員對檔案進行查找和利用。部分案卷缺少有效的卷內目錄，并且存在嚴重的組卷混亂現象，對檔案的收集和借閱產生嚴重的阻礙。部分單位雖然建立了檔案管理制度，但是在制度的執行上缺乏力度，從而嚴重影響了檔案管理工作的規范有序的進行，對于實際的檔案借閱、保管等管理工作產生一定影響，不利于檔案的實際使用價值的有效發揮。

部分單位檔案管理上缺乏科學合理的檢索方式，導致相關人員進行檔案資料檢索時極為不便。當前傳統的手工檢索方式仍然存在，盡管該檢索方式不但進行形式的創新，但對于檢索服務效率的提高仍然存在一定不足，對于檔案管理工作的完善和發展產生一定的局限性。部分檔案管理人員的專業素養和綜合能力有待提升，工作中的責任心和服務意識存在明顯不足，檔案管理隊伍的整體理論水平缺乏一致性，這些都在一定程度上對檔案管理工作產生嚴重影響，難易滿足時代進步對檔案管理工作所提出的要求。計算機科技及網絡技術的發展，促進了檔案管理工作的發展和創新。但部分檔案管理工作缺乏與科學技術的有機結合，檔案信息的收集和檢索等仍然采用人工操作進行，對于檔案的收集、利用產生嚴重影響，不利于檔案資源實現合理的共享。并且存在部分檔案室的格局不符合國家相關標準，檔案保管的條件簡陋，并且其中的各項防潮防火設施等不符合檔案管理的實際要求，硬件投入不夠，且缺乏足夠的檔案管理經費。

2 提高檔案管理效率的對策

在當前社會經濟發展和科技進步的大環境下，若想要切實提高檔案管理的效率，就應黨不斷進行檔案管理思想意識和管理方式上的創新，促進檔案管理工作服務理念的提高，深入落實國家相關法律政策，結合時代特色進行科學的檔案管理工作，促進檔案資源的利用和開發。就當前我國檔案管理工作實際情況來看，應當從整體上促進檔案管理的規范化，提高檔案管理的有效性。

2.1 提高檔案管理的認識

要充分認識檔案工作對促進企業發展的重要作用，切實增強做好企業檔案工作的使命感和責任感，進一步明確檔案工作是各級領導義不容辭的責任和義務。

2.2 規范檔案管理機制，強化工作責任

建立科學的檔案管理體系，健全檔案管理的規章制度，是檔案管理的關鍵。隨著科學技術的發展，檔案管理手段的更新和管理水平的提高，必須建立與之相應的科學的檔案管理體系，明確職能，將各個門類、不同載體的檔案統一管理，使檔案管理與企業工作同步考核、同步發展。

2.3 實現檔案管理現代化

檔案管理必須適應信息化要求，把電子文件妥善保管起來。特別是信息管理系統、資源管理系統、ERP系統、CAD/CAM系統等。在這種情況下，檔案部門要知難而上，積極參與企業信息化建設，使檔案管理成為信息化管理的一個重要組成部分。

2.4 提高檔案工作人員專業技能和素質及充分調動檔案管理人員工作積極性

提高檔案工作者素質，是加速檔案科技進步，推動檔案事業發展的關鍵。首先要把住人才入口關，注意引進招聘一些有文化專業知識，有專業技術、技能的人才充實檔案隊伍。同時，加強現有人員的繼續教育是目前和今后一段時間內一項刻不容緩的工作任務。

3 對檔案管理工作創新的認識

3.1 創新是社會發展的必然。創新是一個民族進步的靈魂，是一個國家興旺發達的不竭動力。在我國進入全面建設小康社會的新時期，檔案工作作為黨和國家的一項重要事業，也必須根據時代和實踐的發展要求持續發展。要實現檔案事業的可持續發展就必須在檔案管理工作中不斷創新，這也是檔案管理所面臨的社會性、開放性的必然要求。

3.2 創新是檔案事業可持續發展的保障。檔案事業的可持續發展，意味著其社會功能的改善和提高，與經濟社會協調同步發展的同時，重點把人的發展擺到檔案事業發展的中心位置上來。這就需要我們從社會需求的角度來把握檔案事業發展的規模及方向，著力于提高檔案館（室）的工作效率和檔案信息資源的開發利用率，最終使檔案事業與社會建立起相互促進、相互協調的緊密關系。

4 實現檔案管理工作創新的途徑

要想促進檔案管理工作的創新，就需要相關檔案管理人員在實際工作中，不但進行思想觀念上的創新，通過新的管理方式和服務方式的發展，從整體上促進檔案管理工作發展到新的高度。創新是一個民族進步的靈魂，使用一個國家發展的動力，也是檔案管理工作發展的必經之路。檔案管理工作的創新，應當積極樹立現代化的管理意識，充分結合時代特色，實現檔案管理的信息化和網絡化，進而從整體上促進檔案管理工作的發展和創新。在管理方式上，應當不斷充實檔案館的實際館藏內容，提高館藏的質量，不斷對檔案資源進行優化和組織，促使檔案資源逐漸系統化和規范化，以使其更好的為用戶服務，促使檔案管理工作的價值得到充分的發揮。在服務方式的創新上，應當不斷提高檔案服務的主動性和及時性，在工作中，充分考慮用戶的實際需求，促進檔案資源得到合理的利用和開發。

結束語

從宏觀層面來看，檔案管理工作的有效性和創新性對于檔案資源的開發和利用具有重要意義，因而加強檔案管理工作的分析和研究是當前社會發展形勢下檔案管理工作面臨的一項重要任務，加強檔案管理工作的創新滿足時展的需求，是檔案管理工作未來的主要發展趨勢。

參考文獻

[1]夏晴.高校檔案的系統管理[M].南京：南京大學出版社，22.

篇（10）

隨著當前個人貸款數額及住房公積金數目的不斷提升，與住房公積金相關的檔案數目也不斷增加，由此為住房公積金的檔案管理工作帶來了很多困難，也出現了許多不足。怎樣基于當前時代的形勢下增強住房公積金的檔案管理工作，就變成了相關工作人員所要思考的首要問題。以下簡要論述了當前住房公積金檔案管理中存在的不足，并提出相關改進方法，希望可以為增強公積金檔案管理工作作出一些貢獻，貢獻一些思路。

一、當前住房公積金在進行檔案管理工作時存在的不足

（一）管理檔案的相關標準不一致

現今，我國關于管理住房公積金檔案的相關標準并沒有一個統一的要求，許多城市在進行住房公積金管理時，都是根據不斷摸索的經驗來開展工作的。然而，管理公積金檔案的工作原本就是一項新興的操作，在實際流程中缺少能夠參考的良好做法，所以，各個地區實行的管理住房公積金檔案的標準缺少統一性及全面性，導致工作開展較為困難，缺少有針對性的指導。

（二）收錄的公積金檔案不夠全面

當前，住房公積金的管理部門在管理流程及業務形式方面缺少統一的標準規范，就算在同一座城市，不同的地區在管理方面也都存在較大的區別。另外，從事住房公積金檔案管理的人員一般需要處理的事情較多，而人手不足，通常除了直接接手檔案的部門之外，剩余的業務檔案都被分散到住房公積金管理部門下屬的各個小組中，所以，極容易造成收集檔案時出現疏忽、遺漏，為以后的工作造成極大的不便。

（三）從事檔案管理的團隊缺少專業性

許多從事住房公積金檔案管理的從業人員都是由單位臨時選的，一般都不具有管理檔案的相關專業能力，另外，在計算公積金數額，了解貸款業務流程方面，電子設備的操作也不夠熟練，無法整體、細致的對其進行監管。因此，在操作時僅能夠處理部分較為簡單、普通的業務，無法應對復雜的工作。從而在一定層面上限制了檔案價值的發揮，降低了工作效率及質量。

二、造成管理住房公積金出現不足的因素

（一）住房公積金的檔案具有單獨性

對于住房公積金來講，其首要特點就在于時間相對較長。通常，住房公積金的業務貸款一般是由貸款前、貸款中與貸款后構成的，每個公積金的業務貸款都需要歷經幾年，甚至幾十年的期限，從而導致收集住房公積金檔案時存在較多的不穩定因素，動態性較高。同時，住房公積金在內容方面呈現多樣化也是造成管理困難的因素之一。住房公積金通常都會涉及到開戶、提取、變更、繳存、銷戶、圖案管等業務，如此繁多的業務形式也為管理住房公積金的檔案增添了難度。另外，也極容易導致檔案較為混亂，稍不謹慎，就容易導致檔案遺失，為以后的管理工作埋下隱患，嚴重的甚至導致無法挽回的損失。

（二）管理住房公積金檔案的條件較差

當前，很多從事住房公積金業務的企業領導都將注意力投放到開拓住房公積金業務貸款方面，從而忽視了管理住房公積金的工作。許多管理人員將檔案的管理工作看做僅需找人看管，放置在一個固定的區域就可以。上述這種思想方面不重視檔案管理的情況造成管理檔案的從業團隊建設、辦公場所、基礎設備等都較為落后，無法緊跟時展需求，無法符合檔案管理的相關標準。同時也導致管理住房公積金的從業人員不認真對待工作，消極怠工的情況。

三、提高住房公積金檔案管理能力的方法

（一）大力增強培訓工作，增強檔案管理從業人員的專業素養

在進行檔案管理時，應培養一些熟練掌握公積金業務，并且具有檔案管理專業知識的人員，一些有條件的地區還可以在部分高校中進行選拔，挑選一些優秀的檔案專業的學生，進而提高公積金檔案管理的質量及水平。另外，還應加大對原有檔案管理人員的培訓力度，選用因材施教、重視實效的方法，高薪聘請專業的人士進行教學，提高從業人員的專項技能，令其成長為具有管理才能寄綜合技術的復合型人才，確保公積金檔案管理工作順利、高質量的開展，為人們提供更好的服務。

（二）創建統一的規章標準，對檔案管理進行約束

各個階層的檔案管理企業都應在上級主管部門的帶領下，聯系本地的真實情況，創建一系列全面的、科學的管理檔案的規章標準，創建收集檔案、整理檔案的流程，將責任劃分到個人，進而確保管理檔案的工作更加標準。由此可以比較高效的推動檔案的管理工作順利、精準運轉。

（三）增強對檔案管理的認識

想要確保公積金檔案的管理工作順利開展，不但需要部門對管理要求進行規范，并且還需要創建全面的住房保障系統，防止并處理期間出現的問題，創建信用社會的保障。所以，各個階層的住房公積金管理部門都應認真履行自身職能，將檔案的管理工作劃入管理、考核住房公積金系統中，并盡快處理管理檔案過程中出現的不足。另外，處于基層的管理公積金部門還可以與管理檔案的從業人員簽署當前責任制度，把管理檔案的內容進行區分，落實到個人。同時創建相應的獎懲制度，對工作良好、態度積極的員工給予物資獎勵或職位晉升，如果發現消極怠工的管理人員，則責令其改正，并予以處罰，如屢教不改，則開除。通過這樣的方法可以激發員工的工作積極性，進而保證檔案管理的質量。

總結：

總而言之，隨著社會的不斷發展，住房公積金的檔案管理工作也越來越重要，相關人員應端正態度，重視檔案管理工作，通過培訓提高從業人員的專業技能，通過創建標準來提高管理質量，進而為民眾提供更優質的服務，促進社會和諧發展。